INSTRUKCJA KANCELARYJNA -...

Załączniki do zarządzenia Nr 43

Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2003 r.

w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów

zakładowych w izbach celnych i składnic akt w urzędach celnych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną

w administracji celnej

Załącznik Nr 1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

I. Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej.

§ 1. Instrukcja kancelaryjna zwana dalej „instrukcją” określa:

1) zasady postępowania, niezbędne dla zapewnienia sprawnego i szybkiego wykonywania czynności kancelaryjnych;

2) typowe, powtarzające się czynności kancelaryjne oraz tryb postępowania z aktami w toku bieżącej pracy;

3) obieg dokumentów od momentu ich wpływu z zewnątrz lub powstania wewnątrz komórki organizacyjnej do czasu przekazania ich do archiwum

zakładowego lub składnicy akt.

§ 2. Użyte w niniejszej instrukcji określenia oznaczają:

1) akta sprawy - dokumentacja (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierająca dane, informacje, wnioski itp., które

są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy;

2) czystopis - tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu przez wystawcę;

3) dokument - akt mający charakter dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych

(orzeczenie, świadectwo, itp.);

4) kancelaria - miejsce przyjmowania, ewidencjonowania, rozdziału i wysyłki korespondencji przez upoważnionego pracownika lub zespół

pracowników;

5) komórka macierzysta - komórka organizacyjna, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie danej sprawy w

administracji celnej;

6) komórka organizacyjna - komórka powołana do wykonywania określonych zadań, wymienionych w regulaminach organizacyjnych izb celnych i

urzędów celnych t.j.: wydział, referat, wieloosobowe stanowisko pracy, jednoosobowe stanowisko pracy, sekcja;

7) pieczątka urzędowa - stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, wpływu, do podpisu itp.;

8) pieczęć urzędowa - pieczęć okrągła z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym;

9) poczta elektroniczna - narzędzie informatyczne służące do przesyłania informacji;

10) pracownik - funkcjonariusz celny, jak i pracownik nie będący funkcjonariuszem celnym;

11) przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymane i

nadawane telegramy, telefony, teleksy i telefaksy;

12) punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z jej

załatwieniem;

13) registratura - miejsce rejestracji spraw i przechowywania akt spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych do czasu przekazania ich do

archiwum zakładowego, składnicy akt lub na makulaturę;

14) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie;

15) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych;

16) teczka aktowa (spraw) - teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw

ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną;

17) wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt;

18) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący pod względem treści całość z pismem przewodnim (zszyte,

sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.);

19) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt;

20) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu

akt.

§ 3. Prace kancelaryjne w administracji celnej wykonują:

1) kancelarie w izbach celnych i urzędach celnych;

2) sekretariaty komórek organizacyjnych;

3) registratury w komórkach organizacyjnych.

II. System kancelaryjny, wykaz akt, podział akt (dokumentacji) na kategorie archiwalne.

§ 4.1. W administracji celnej obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

2. Systemowi rejestracji, o którym mowa w ust. 1, podlegają tylko sprawy, a nie poszczególne pisma dotyczące tych spraw. Dopuszcza się możliwość

użytkowania elektronicznych systemów w tym obszarze.

3. Rzeczowy wykaz akt stanowi rzeczową klasyfikację dokumentów powstających w toku działalności administracji celnej i zawiera ich kwalifikację

archiwalną.

4. Rzeczowy wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej, która wynika z rzeczowości a nie ze struktury organizacyjnej. Całość zadań

administracji celnej podzielona jest na 9 klas pierwszego rzędu oznaczonych symbolami jednocyfrowymi od 0 do 9.

5. W ramach klas, o których mowa w ust. 4, został wprowadzony podział na klasy drugiego rzędu, oznaczone symbolami dwucyfrowymi (np. od 00 do

09, od 10 do 19 itd,) powstałymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9. Klasy drugiego rzędu obejmują hasła

bardziej szczegółowe, które z kolei dzielą się na hasła trzeciego, czwartego i dalszych rzędów, powstałe również przez dodanie kolejnych cyfr od 0 do 9

w zależności od potrzeb.

6. Klasy końcowe wykazu akt zawierające kwalifikację archiwalną odpowiadają rzeczowym teczkom aktowym.

7. Akta tematycznie jednorodne występujące w różnych komórkach organizacyjnych posiadają te same symbole liczbowe i hasła klasyfikacyjne.

Wyróżniać je powinny tylko symbole literowe lub cyfrowe stanowiące skrót nazwy lub oznaczenie danej komórki organizacyjnej.

§ 5.1. Rzeczowy wykaz akt ustala kategorię akt dla komórki macierzystej i komórki innej.

2. Przez użyte w rzeczowym wykazie akt określenie "komórka inna" należy rozumieć komórkę organizacyjną, w której występują akta o tym samym

haśle, co w komórce macierzystej, lecz stanowią materiał pomocniczy lub przesłany do wiadomości.

§ 6.1. Każda komórka organizacyjna powinna sporządzić dla własnego użytku wyciąg z rzeczowego wykazu akt, zawierający hasła występujące w jej

działalności, zaakceptowane przez kierownika komórki.

2. Wyciągi, o których mowa w ust. 1, powinny obejmować wybrane z wykazu akt administracji celnej odpowiednie dla potrzeb poszczególnych

komórek symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną.

3. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej, w zależności od potrzeb, może:

1) zawierać nowe pozycje, utworzone przez bardziej szczegółową rozbudowę tematyczną;

2) obejmować pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu (nie dotyczy komórek macierzystych).

4. Jeden egzemplarz wyciągu z wykazu akt otrzymuje do wiadomości archiwum zakładowe lub składnica akt.

5. Zmiany w wykazie akt, polegające na przekształceniu, ustaleniu, lub dodaniu nowych symboli i haseł pierwszego i drugiego rzędu mogą być

wprowadzone przez Ministra Finansów w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych.

§ 7.1. W przypadku rozbudowy przez komórkę organizacyjną pozycji z wykazu akt o klasy dalszego rzędu, niż wymienione w rzeczowym wykazie akt

- obowiązują oznaczenia kategorii archiwalnych i okresów przechowywania jak dla klasy podstawowej, która jest rozbudowywana.

2. Przykładowa rozbudowa powinna przedstawiać się następująco:

- 083 - formularze

- 0830 - formularze - sprawy ogólne B5 B5 Bc

- 0831 - formularze - racjonalizacja B5 B5 Bc

- 0832 - formularze - ujednolicanie B5 B5 Bc

- 0833 - formularze - ustalanie wzorów wielkości B5 B5 Bc

§ 8.1. Powstająca w administracji celnej dokumentacja dzieli się pod względem jej wartości archiwalnej na dwie kategorie:

1) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwaną dalej "dokumentacją archiwalną";

2) dokumentację posiadającą czasową wartość praktyczną, zwaną dalej „dokumentacją niearchiwalną”.

2. Dla oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych używa się symbolu „A". Materiały tej kategorii archiwum zakładowe izby celnej, przekazuje do

właściwego archiwum państwowego po upływie 25 lat.

3. W urzędach celnych akta kategorii „A" zostały zastąpione kategorią „B25", ze względu na to, że urzędy te nie wytwarzają dokumentacji archiwalnej.

Urzędy celne prowadzą składnice akt. W uzasadnionym przypadku archiwum państwowe może uznać urząd celny za wytwarzający materiały

archiwalne, wówczas w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym kategorię „B25” zastępuje się kategorią „A” i w tym urzędzie działa

archiwum zakładowe.

4. Dla oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej używa się następujących symboli:

1) symbolu "B" - z dodaniem cyfr arabskich określających termin ich przechowywania w archiwach zakładowych i składnicach akt administracji

celnej. Symbolem tym oznacza się akta o czasowym znaczeniu praktycznym, które po ustalonym okresie przechowywania mogą ulec brakowaniu, po

uprzednim uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego; w szczególnie uzasadnionych przypadkach, archiwum państwowe może dokonać

zmiany kwalifikacji tych akt;

2) symbolu "BE" z dodaniem cyfr arabskich określających termin przechowywania dokumentacji. Symbolem tym oznacza się akta, które po upływie

okresu przechowywania w archiwum zakładowym podlegają ekspertyzie; ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może

dokonać zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji;

3) symbolu "Bc" dla oznacza akt manipulacyjnych, posiadające krótkie znaczenie praktyczne, mogą one ulec brakowaniu po pełnym ich

wykorzystaniu; brakuje się je w komórce organizacyjnej, bez przekazywania dla archiwum zakładowego lub składnicy akt, jednak za wiedzą i zgodą

pracownika prowadzącego archiwum zakładowe lub składnicę akt. Tryb brakowania akt kat. "Bc" przeprowadza się na zasadach uzgodnionych z

właściwym archiwum państwowym.

§ 9. Okres przechowywania dokumentacji, o której mowa w § 8 ust. 3 liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku,

następującego po roku w którym nastąpiło ostateczne zakończenie sprawy.

III. Rejestrowanie i znakowanie spraw, zakładanie teczek.

§ 10.1. Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw. Dopuszcza się prowadzenie spisu spraw w formie elektronicznej, w tym za

pomocą komputerowego edytora tekstu WORD lub arkusza kalkulacyjnego EXCEL.

2. Sprawę rejestruje się tylko jeden raz, na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną

komórkę. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy i dołączone jest do akt według kolejności wpływu,

chyba że jest to skarga do NSA, pismo wszczynające postępowanie procesowe bądź wniosek o wzruszenie decyzji w trybie nadzwyczajnym.

3. Przepis ust. 2 nie dotyczy kancelarii.

4. Spis spraw prowadzi się w registraturze oddzielnie dla każdej teczki (segregatora akt) przewidzianej w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

5. Akta spraw powinny być ułożone chronologicznie począwszy od daty zapoczątkowania sprawy do jej zakończenia.

§ 11.1. Znak sprawy, o którym mowa w § 10 ust. 2, jest jej stałą cechą rozpoznawczą. Znak sprawy składa się z:

1) cyfrowego numeru identyfikacyjnego oznaczającego izbę celną, urząd celny, oddział celny;

2) symbolu literowego oznaczającego wydział, referat, wieloosobowe i jednoosobowe stanowisko pracy oraz sekcję;

3) liczbowego symbolu hasła według wykazu akt;

4) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;

5) dwucyfrowej końcówki roku, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw.

2. Cztery pierwsze człony znaku sprawy powinny być oddzielone od siebie kreskami poziomymi, natomiast piąty powinien być oddzielony od

czwartego kreską ukośną.

3. Dopuszcza się umieszczanie na końcu znaku (po oznaczeniu roku) numeru rejestracji komputerowej pisma lub inicjałów prowadzącego sprawę. Od

oznaczenia roku - numer rejestracji komputerowej lub inicjały oddziela się ukośną kreską.

§ 12.1. Dla komórek organizacyjnych izb celnych wprowadza się następujące symbole:

1) dla izby celnej numer identyfikacyjny - określony w przepisach odrębnych;

2) dla wydziałów, referatów, wieloosobowych i jednoosobowych stanowisk pracy - oznaczenie literowe wynikające z regulaminu organizacyjnego izby

celnej.

2. Numer identyfikacyjny izby celnej należy oddzielić kreskami poziomymi od liczby rzymskiej działu oraz oznaczenia literowego wydziału, referatu,

wieloosobowego stanowiska pracy.

3. Cyfrowy numer identyfikacyjny izby celnej należy oddzielić kreskami poziomymi od oznaczenia literowego wydziału, referatu, wieloosobowego i

jednoosobowego stanowiska pracy.

4. Przykładowy znak sprawy:

140000-KA-163-10/04

Poszczególne znaki oznaczają:

140000 - Izba Celna w Warszawie

KA - Wydział Kadr i Szkolenia (w przypadku nadania mu symbolu literowego „KA”)

163 - sprawa dotycząca dojazdów do pracy

10 - kolejny numer sprawy w spisie spraw

04 - rok 2004.

§ 13. 1. Oznaczenia symboli identyfikacyjnych urzędów celnych, oddziałów celnych wynikają z przepisów odrębnych. Oznaczenia symboli

identyfikacyjnych referatów, sekcji, samodzielnych stanowisk pracy wynikają z regulaminów urzędów celnych.

2. Przepisy § 12 stosuje się odpowiednio.

§ 14.1. Znak sprawy wpisuje pracownik w lewym górnym rogu pisma pod nazwą izby celnej, urzędu celnego, oddziału celnego.

2. Registratury w poszczególnych komórkach organizacyjnych prowadzą wyznaczeni pracownicy. W razie potrzeby mogą być prowadzone registratury

wspólne dla kilku komórek organizacyjnych. W takich przypadkach prowadzenie registratury należy powierzyć jednemu z pracowników nakładając na

niego odpowiedzialność za porządek w registraturze.

3. W komórkach organizacyjnych (sekretariatach), gdy zachodzi potrzeba, mogą być prowadzone dodatkowe rejestry, księgi, skorowidze lub inne

pomoce ewidencyjne w układzie odpowiadającym wymogom bieżącej działalności, co nie zwalnia w żadnym przypadku od prowadzenia spisu spraw

dla poszczególnych teczek.

4. Kierownik komórki organizacyjnej może zarządzić zaniechanie rejestracji niektórych rodzajów akt spraw kategorii B i Bc, jeżeli przy prawidłowej

organizacji registratury dadzą się łatwo usystematyzować bez potrzeby ich rejestrowania. W takich przypadkach akta spraw układa się w teczkach

założonych według wykazu akt w porządku chronologicznym.

§ 15. Nie podlegają rejestracji:

1) publikacje (dzienniki urzędowe, gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.);

2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;

3) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

§ 16. Zlecone imiennie pracownikowi do opracowania sprawy otrzymują znaki spraw właściwej rzeczowo komórki organizacyjnej, nawet gdy

pracownik otrzymujący sprawę nie wchodzi w skład tej komórki.

§ 17. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki (segregatory) i nowe spisy spraw. Sprawy niezakończone rejestruje się w nowym spisie

spraw, czyniąc odpowiednią adnotację w spisie spraw za rok ubiegły. W razie potrzeby niektóre teczki (segregatory) akt i spisy spraw można prowadzić

przez dłuższy okres. Dotyczy to spraw, których charakter wymaga, aby łączono je przez dłuższy okres np. teczka zawierająca akta organów

kolegialnych, których kadencja trwa kilka lat itp. W takim przypadku w symbolu sprawy - po oznaczeniu roku, w którym sprawę zarejestrowano po raz

pierwszy - stawia się ukośną kreską i dodaje oznaczenie kolejnego roku załatwienia sprawy.

§ 18.1. Każda teczka z aktami powinna zawierać na okładce następujące oznaczenia:

1) na środku u góry - Izba Celna lub Urząd Celny oraz nazwa komórki organizacyjnej;

2) w lewym górnym rogu - znak akt złożony z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła według wykazu akt;

3) w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną akt, a w przypadku akt kategorii B również okres ich przechowywania;

4) na środku - oznaczenie akt, to jest pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o rodzaj materiałów zawartych w teczce;

5) pod tytułem - datę roczną (przed przekazaniem do archiwum lub składnicy uzupełnia się o daty dzienne złożenia pierwszej i ostatniej sprawy w

danym roku);

6) numer tomu, jeśli akta o tym samym symbolu obejmują kilka teczek.

2. Wzór opisu okładki teczki aktowej określa załącznik nr 2 do instrukcji. Opis dotyczy przypadku, gdy w teczce zgromadzono akta z całego roku

kalendarzowego.

§ 19.1. W przypadku przechowywania akt w segregatorach należy umieścić na ich grzbietach oznaczenia, podane w § 18 ust. 1 pkt 1-4. W momencie

przekazywania akt kategorii A i B do archiwum zakładowego lub składnicy akt, należy przełożyć zawartość segregatora do teczki wiązanej, na okładce

której należy umieścić pełne oznaczenie - zgodnie z ustaleniami określonymi w § 18 ust. 1.

2. W przypadku konieczności wznowienia sprawy w następnym roku, która została ostatecznie załatwiona w poprzednim roku i odłożona do właściwej

teczki, należy ją wyjąć, a w spisie spraw pod właściwym numerem odnotować: "przeniesiono do teczki symb. ...." rejestrując akta jednocześnie w spisie

spraw na rok bieżący z nadaniem im nowego znaku. W tym przypadku do oznaczenia znaku sprawy zasady określone w § 11 stosuje się odpowiednio.

IV. Obieg korespondencji z wyłączeniem poczty elektronicznej.

§ 20. Obieg korespondencji powinien być bezpośredni, to znaczy pismo powinno być kierowane bezpośrednio do miejsca przeznaczenia i przechodzić

tylko przez niezbędne punkty zatrzymania.

§ 21. Korespondencja wewnętrzna powinna być przekazywana pomiędzy komórkami organizacyjnymi za pokwitowaniem odbioru, bez pośrednictwa

kancelarii. W przypadku lokalizacji komórek organizacyjnych w innych siedzibach przekazywanie korespondencji odbywa się za pośrednictwem

kancelarii.

§ 22. Obieg korespondencji powinien być następujący:

1) kancelaria - przyjmuje korespondencję z zewnątrz, a także przesyłki odebrane z urzędu pocztowego, z Urzędu Przewozu Poczty, przyniesione z

punktu wymiany korespondencji oraz z komórek organizacyjnych znajdujących się poza główną siedzibą izby lub złożone przez interesantów,

dokonując ich rozdziału na poszczególne komórki organizacyjne, część korespondencji przedkładając do dekretacji dyrektorowi izby lub naczelnikowi

urzędu;

2) sekretariaty komórek organizacyjnych lub upoważnione osoby odbierają za pokwitowaniem korespondencję wpływającą z kancelarii, a następnie

rozdzielają ją na wydziały, referaty i stanowiska pracy, część korespondencji przedkładając do dekretacji dyrektorowi izby;

3) upoważniony pracownik - załatwia sprawę merytorycznie;

4) upoważniony pracownik - podpisuje czystopis;

5) kancelaria - wysyła podpisane, zakopertowane i zaadresowane czystopisy pod wskazane adresy.

V. Obieg korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej.

§ 23. 1. Pocztą elektroniczną w administracji celnej należy przesyłać dokumenty powstające w jednostkach lub komórkach administracji celnej.

2. W celu szybkiego przekazywania informacji, za pośrednictwem poczty elektronicznej należy przesyłać w szczególności:

1) informacje sygnalizujące zapowiedzi zmian lub wejście w życie nowych przepisów prawnych;

2) zapytania, wyjaśnienia, interpretacje obowiązujących przepisów;

3) protokoły, notatki ze spotkań, materiały informacyjne;

4) informacje bieżące, komunikaty;

5) tabele statystyczne, wykazy, zestawienia;

6) zaproszenia, zawiadomienia, listy uczestników spotkań itp.

3. Dokument oryginalny, podpisany przez upoważnioną osobę, na podstawie którego dokonano wysyłki wersji elektronicznej umieszcza się w aktach

jednostki lub komórki, w której powstał dany dokument oryginalny z zastrzeżeniem ust. 4.

4. W przypadku wysyłania za pośrednictwem poczty elektronicznej dokumentów kwalifikowanych w administracji celnej do kategorii A lub kategorii

BE, należy oprócz dokumentu przesłanego drogą elektroniczną dodatkowo wysłać do adresata również oryginał dokumentu.

5. Przekazywane pocztą elektroniczną informacje powinny być skierowane do określonego odbiorcy bądź grupy odbiorców, z ewentualnym

wykorzystaniem opcji „DW - do wiadomości” lub „UDW - ukryte do wiadomości”.

6. Przekazywane pocztą elektroniczną informacje powinny posiadać oznaczenie stopnia ważności „Ważność - niska, normalna, wysoka” oraz charakter

informacji „normalny, poufny”. Wiadomość o charakterze „poufny” nie jest informacją poufną w rozumieniu ustawy o ochronie informacji

niejawnych.

7. Dla sprawnego przepływu informacji stosuje się program obsługi klienta poczty elektronicznej, który automatycznie rejestruje pocztę wchodzącą i

wychodzącą w porządku chronologicznym. Dopuszcza się stosowanie innych rejestrów dotychczas obowiązujących w danej jednostce lub komórce

organizacyjnej, przy czym w ewidencji powinny być umieszczone niezbędne informacje do identyfikacji nadawcy, adresata, treści korespondencji.

8. Kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej może podejmować decyzje o wyłącznie elektronicznym obiegu niektórych dokumentów bez

dokonywania ich wydruków (w tym przypadku również obowiązuje rejestracja wysyłanego dokumentu).

§ 24. 1. Każde stanowisko pocztowe musi być zabezpieczone hasłami uniemożliwiającymi dostęp do komputera osób niepowołanych.

2. Dostępne konta wykorzystuje się tylko do celów służbowych.

3. Przed przystąpieniem do pracy należy przeprowadzić kontrolę antywirusową komputera i dyskietek.

4. Użytkownicy kont pocztowych powinni systematycznie tworzyć kopie archiwalne dokumentów i usuwać z dysku twardego komputera pliki, które

niepotrzebnie zajmują miejsce. W pracach związanych z wydzielaniem danych (plików) do skasowania, należy kierować się kryterium ich praktycznej

przydatności.

5. Zabezpieczone kopie układa się w kolejności chronologicznej i przechowuje w jednostce lub komórce organizacyjnej, która je wytworzyła.

§ 25. W sprawach dotyczących obiegu korespondencji w izbach celnych i urzędach celnych postanowienia § 21-22 stosuje się odpowiednio.

VI. Odbiór korespondencji.

§ 26.1. Upoważniony pracownik odbiera korespondencję z urzędu pocztowego, z punktu wymiany korespondencji, z Urzędu Przewozu Poczty i

niezwłocznie doręcza ją do kancelarii. Stałe upoważnienie do odbioru korespondencji w izbie celnej podpisuje dyrektor izby, a w urzędach celnych,

oddziałach - odpowiednio naczelnicy urzędów, kierownicy oddziałów.

2. Korespondencję nadesłaną po godzinach pracy lub w dni wolne od pracy, może odebrać dyżurny jednostki organizacyjnej, który doręcza ją

bezpośrednio do kancelarii po rozpoczęciu w niej pracy. W przypadku przesyłek kierowanych do kierowników jednostek imiennie z adnotacją na

kopercie "pilne" lub "bardzo pilne" należy je dostarczyć do adresatów niezwłocznie.

3. Kancelaria przyjmuje całą korespondencję. W przypadkach, gdy tego wymaga charakter sprawy lub sposób jej załatwienia, korespondencję, a także

uzupełniającą dokumentację (zaświadczenia, rachunki, faktury itp.) mogą przyjmować bezpośrednio sekretariaty, o których mowa w § 3 pkt 2 lub

upoważnieni pracownicy. Po potwierdzeniu odbioru na kopii pisma należy niezwłocznie przekazać je do kancelarii w celu umieszczenia pieczątki

wpływu. Nie dotyczy to pism niejawnych oraz przesyłek zawierających pieniądze, papiery lub przedmioty wartościowe.

4. Przy odbiorze wszystkich przesyłek należy sprawdzić stan opakowania w szczególności, gdy jest to przesyłka wartościowa. W przypadku

stwierdzenia naruszenia jej zawartości należy sporządzić protokół, podając w nim rzeczywistą zawartość przesyłki. Protokół, po podpisaniu przez

doręczającego przesyłkę, należy przekazać kierownikowi komórki organizacyjnej, której ta przesyłka dotyczyła w celu nadania sprawie dalszego biegu

i zgłoszenia przez kancelarię reklamacji do dostarczającego tę przesyłkę.

5. Na żądanie doręczającego korespondencję (przesyłkę) wydawane jest pokwitowanie odbioru.

VII. Otwieranie i sprawdzanie korespondencji wpływającej.

§ 27.1. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem niejawnych i wartościowych oraz adresowanych imiennie do pracowników, jeżeli na

kopercie znajduje się napis "do rąk własnych" oraz opatrzonych zastrzeżeniem "Nie otwierać", "Przetarg" lub innym podobnym. Kierownik jednostki

może zastrzec sobie prawo do osobistego otwierania pism innych niż wyżej wymienione.

2. W przypadku otwarcia koperty nieoznaczonej klauzulą korespondencji niejawnej, a zawierającej pismo o charakterze niejawnym , kancelaria

postępuje z tymi pismami zgodnie z obowiązującymi w tym przedmiocie przepisami.

3. Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić, czy:

1) nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;

2) do pisma została dołączona, podana w nim ilość załączników.

4. Każdą stwierdzoną niezgodność należy zanotować na piśmie lub na kopercie, którą dołącza się do pisma. Brak załączników należy również

odnotować na piśmie.

5. Jeżeli wpływające pismo dotyczy dwu lub więcej spraw należących do zakresu działania różnych komórek organizacyjnych, należy kierować je do

tej komórki, do której należy sprawa podstawowa, a w razie trudności w dokonaniu oceny - pierwsza sprawa poruszona w danym piśmie. Komórka,

która otrzyma ww. pisma, przekazuje następnie sprawę do załatwienia wg właściwości rzeczowej innej komórce, w formie poświadczonej kserokopii

tego pisma.

6. Otrzymane przy pismach pieniądze, papiery wartościowe, znaczki pocztowe lub inne przedmioty wartościowe kancelarie przekazują do kas izb

celnych lub urzędów celnych za potwierdzeniem odbioru na pismach obok pieczątki wpływu, a pisma wraz z kopertą przekazują właściwym

komórkom organizacyjnym. O załączonych luzem znaczkach skarbowych należy umieścić stosowną adnotację obok pieczątki wpływu, a znaczki

dołączyć do przekazywanego właściwej komórce organizacyjnej pisma.

7. Koperty dołącza się do następującej korespondencji:

1) niejawnych, wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia;

2) dla których obowiązuje termin prekluzyjny (np. odwołania);

3) w których brak jest nazwiska, adresu nadawcy lub daty pisma;

4) mylnie skierowanych;

5) w razie niezgodności zapisów na kopertach z ich zawartością lub gdy koperta zawiera załącznik bez pisma przewodniego.

8. Na każdym piśmie wpływającym do komórki organizacyjnej kancelaria umieszcza w lewym górnym rogu pieczątkę wpływu korespondencji z datą, a

jeśli jest to niemożliwe - w innym wolnym miejscu.

9. Pieczątki wpływu korespondencji nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach, czasopismach, prospektach, drukach do wypełnienia

i zwrotu po ich wypełnieniu do nadawcy oraz innych drukach nie wymagających merytorycznego załatwienia.

10. Kancelaria ewidencjonuje korespondencję wpisując ją do "kontrolki wpływu pism i przesyłek", której wzór stanowi załącznik nr 3 do instrukcji, w

dwóch egzemplarzach, z których jeden łącznie z korespondencją przekazuje kompetentnej komórce organizacyjnej, drugi po potwierdzeniu przyjęcia

korespondencji, przechowuje w porządku chronologicznym w aktach kancelarii.

11. Faksy, należy niezwłocznie doręczać adresatom. Ewidencję wychodzących i przychodzących faksów wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do

instrukcji prowadzą komórki, w których do tego celu zainstalowano odpowiednie urządzenia.

12. Korespondencję mylnie skierowaną komórka organizacyjna zwraca natychmiast do kancelarii, która przekazuje ją zgodnie z właściwością.

VIII. Przeglądanie i dekretacja korespondencji wpływającej.

§ 28.1. Wpływającą korespondencję należy rozdzielić na poszczególne komórki organizacyjne w oparciu o obowiązujący zakres działania w

jednostkach administracji celnej.

2. Kancelaria dokonuje rozdziału korespondencji w czasie możliwie najkrótszym od jej odbioru. W pierwszej kolejności należy doręczyć

korespondencję kierownikowi jednostki organizacyjnej.

3. Korespondencję do poszczególnych komórek organizacyjnych dostarcza się w specjalnych teczkach lub pojemnikach z odpowiednim napisem np:

korespondencja wpływająca, symbol komórki, numer telefonu i numer pokoju na podstawie wykazu korespondencji sporządzonego w dwóch

egzemplarzach. Oryginał wykazu przekazuje się wraz z korespondencją do adresata, a potwierdzoną kopię przechowuje się w kancelarii.

4. Dekretujący korespondencję umieszcza ewentualną dyspozycję odnośnie terminu i sposobu załatwienia sprawy.

IX. Załatwianie spraw.

§ 29.1. Przy pisemnym załatwianiu spraw należy przestrzegać następujących zasad:

1) w odpowiedzi podaje się datę i znak sprawy, której ta odpowiedź dotyczy;

2) adresy pisze się w pierwszym przypadku;

3) każde pismo oznacza się znakiem sprawy;

4) pod treścią z lewej strony należy podać ilość załączników;

5) w przypadku, gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub podmiotom, pod treścią pisma należy wymienić adresatów.

2. Szczególną formą załatwiania spraw jest tak zwane załatwianie odręczne. Załatwianie sprawy "odręcznie" polega na sporządzeniu przez pracownika

bezpośrednio na piśmie zwięzłej odpowiedzi bez kopii lub na sporządzeniu notatki wskazującej sposób załatwienia sprawy. Pismo załatwione

odręcznie wychodzi na zewnątrz w formie jaką nadał mu pracownik (rękopis, maszynopis lub wydruk komputerowy). Przy odręcznym, ostatecznym

załatwianiu sprawy, należy odnotować w odpowiednich rubrykach spisu spraw, datę wysłania pisma i informacje, dokąd je wysłano i sposób

załatwienia sprawy oraz pozostawić w aktach sprawy kserokopię pisma załatwionego odręcznie.

3. Pismo odręczne powinno zawierać poza treścią:

1) nazwę instytucji;

2) skrót "Odr.", umieszczony u góry;

3) adres;

4) datę;

5) liczbę załączników;

6) podpis pracownika upoważnionego do podpisywania z podaniem stanowiska służbowego i nazwiska;

7) dyspozycje co do sposobu wysłania pisma (polecony, express, za pośrednictwem załóg lotniczych lub inne).

§ 30. Ostateczne załatwienie sprawy pracownik odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty jej załatwienia oraz skrót -

„OZ” - ostatecznie załatwione, lub „OZ - Odr.” - „ostatecznie załatwione - odręcznie”.

X. Sporządzanie czystopisów.

§ 31.1. Przy sporządzaniu czystopisów należy przestrzegać następujących zasad:

1) czystopisy pism wychodzących na zewnątrz administracji celnej sporządza się na blankietach korespondencyjnych z odpowiednim nadrukiem.

Wzory nadruków zawiera załącznik nr 5 do instrukcji. Pism wewnętrznych nie należy opatrywać znakiem godła państwowego, z wyjątkiem pism

mających charakter decyzji, np. awansowanie na stanowisko. Dopuszcza się komputerowe wykonywanie nadruków oraz umieszczanie w stopce strony

numeru telefonu (telefaksu);

2) czystopisy decyzji administracyjnych skierowanych do stron postępowania sporządza się na blankietach korespondencyjnych z nadrukiem

zawierającym oznaczenie organu celnego tj: Dyrektor Izby Celnej lub Naczelnik Urzędu Celnego. Wzory nadruków zawiera załącznik nr 6 do

instrukcji;

3) format papieru powinien być dostosowany do wielkości tekstu;

4) w dacie pisma podaje się tylko rok i miesiąc; dzień miesiąca wpisuje odręcznie podpisujący.

2. Czystopisy nie mogą zawierać poprawek.

3. Przy sporządzaniu odpisu należy zachować wszelkie istotne cechy pisma, z którego sporządza się odpis. Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po

prawej stronie nad tekstem umieszcza się napis „Odpis”. Jeżeli odpis sporządza się z odpisu - napis „Odpis z odpisu”.

4. Jeżeli na oryginale znajduje się odciśnięta pieczęć, na odpisie umieszcza się litery "MP" oraz wpisuje się pełną treść pieczęci.

5. Pod tekstem sporządzonego odpisu należy podać klauzulę "za zgodność z oryginałem" oraz nazwisko, imię i stanowisko służbowe stwierdzającego

zgodność, a także datę.

6. Każdy czystopis powinien być starannie sprawdzony przez pracownika opracowującego sprawę. Pracownik parafuje kopię czystopisu przez

odciśnięcie pieczątki urzędowej.

7. Zasady określone w niniejszym rozdziale stosuje się odpowiednio do pracowników przygotowujących czystopisy w poszczególnych komórkach

organizacyjnych oraz pracowników odpowiedzialnych za nadzór nad nimi.

8. Postanowienia niniejszego rozdziału mają zastosowanie również do korespondencji prowadzonej w językach obcych. Za tłumaczenia pism

odpowiadają tłumacze.

XI. Podpisywanie pism, umieszczenie pieczęci urzędowych.

§ 32.1. Uprawnienia w zakresie podpisywania pism określają regulaminy wewnętrzne komórek organizacyjnych służby celnej oraz karty zakresów

obowiązków i uprawnień pracowników.

2. Podpisujący wpisuje na oryginale i kopii datę oraz umieszcza swój podpis w obrębie napisu maszynowego lub pieczątki określającej stanowisko

służbowe oraz imię i nazwisko. Dopuszcza się powołanie przed imieniem i nazwiskiem stopnia służbowego.

Przykłady podpisywania:

1) podpis osoby aprobującej:

Dyrektor Izby Celnej w ....

- podpis -

(imię i nazwisko);

2) podpis w zastępstwie:

Dyrektor Izby Celnej w ....

wz. określenie stanowiska służbowego

- podpis -

(imię i nazwisko);

3) podpis z upoważnienia

"Z upoważnienia dyrektora izby celnej"

określenie stanowiska służbowego

imię i nazwisko.

4. W przypadku podpisywania większej ilości pism tej samej treści do różnych adresatów oraz na dalszych kopiach, podpis odręczny może być

zastąpiony przez fac simile nazwiska, które przystawia sekretariat po okazaniu przez pracownika pisma opatrzonego własnoręcznym podpisem.

5. Na pismach posiadających charakter dokumentów o znaczeniu prawnym, zaświadczeniach, decyzjach, orzeczeniach, umowach, poleceniach wypłat,

sprawozdaniach, informacjach, pismach do władz zwierzchnich, urzędów i instytucji współpracujących, środków masowego przekazu , pismach

kierowanych za granicę oraz na pismach niejawnych nie wolno umieszczać fac simile.

6. Urzędową pieczęć okrągłą umieszcza się tylko na dokumentach zawierających rozstrzygnięcie sprawy oraz na zaświadczeniach o odbyciu

przeszkolenia w zakresie informacji niejawnych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 lutego 1999r. w

sprawie wzoru zaświadczenia stwierdzającego odbycie przeszkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych (Dz.U. Nr 18, poz. 166).

XII. Wysyłanie korespondencji.

§ 33.1. Pisma przeznaczone do wysłania przygotowują poszczególne komórki organizacyjne w zakresie własnego działania w przypadku braku

sekretariatów, o których mowa w § 3 pkt 2 instrukcji.

2. Czynności związane z przygotowaniem pism do wysłania polegają na:

1) sprawdzeniu, czy pismo jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączone są wszystkie załączniki;

2) zaadresowaniu i kopertowaniu przesyłek listowych z podaniem pocztowego znaku kodowego, z wypełnieniem zwrotnego poświadczenia odbioru;

3) zgrupowaniu pism przeznaczonych do wysyłki w specjalnej teczce zbiorczej wraz ze sporządzonym w tym celu wykazem i doręczeniu ich do

kancelarii; kancelaria zobowiązana jest do potwierdzenia przyjęcia korespondencji na w/w wykazie.

3. Korespondencję przeznaczoną do wysyłki z izby celnej, z wyjątkiem pilnej, poszczególne komórki organizacyjne doręczają do kancelarii nie później

niż do godz. 930, pozostałą korespondencję nie później niż do godz. 1100. W urzędach celnych i oddziałach celnych godziny doręczenia ustalają

naczelnicy/kierownicy tych jednostek, dostosowując je do warunków miejscowych.

4. Kancelaria zobowiązana jest do ekspedycji korespondencji w dniu otrzymania jej z komórek organizacyjnych, po wykonaniu następujących

czynności:

1) segregacji pism przeznaczonych do wysłania;

2) umieszczeniu na kopertach odcisków stempli izby celnej oraz stempla "opłata pocztowa skredytowana";

3) frankowaniu w przypadku przesyłek przy pomocy maszyny do frankowania, lub umieszczeniu opłaty pocztowej w formie znaczków;

4) zapisu:

- listy polecone - w książce pocztowej,

- listy zwykłe - w kartach doręczeń zwykłych przesyłek

pocztowych (sumarycznie).

5. W izbach celnych i urzędach celnych sposób podziału wysyłki na listy polecone i zwykłe ustalają dyrektorzy lub naczelnicy tych jednostek

dostosowując je do warunków miejscowych.

6. Korespondencję wysyła się listami zwykłymi lub poleconymi, a w przypadkach uzasadnionych za zwrotnym poświadczeniem odbioru.

7. Telefaksy przekazuje się adresatowi natychmiast po ich otrzymaniu.

8. Kancelaria powinna posiadać aktualne rozdzielniki wydawnictw urzędowych tj.:

Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego, dzienników urzędowych.

9. Pisma kierowane przez poszczególne komórki organizacyjne do Ministerstwa Finansów, tej samej izby celnej lub do tego samego urzędu celnego,

kancelaria wysyła w miarę możliwości w jednej kopercie.

10. W odniesieniu do korespondencji o charakterze informacji niejawnych, w tym stanowiących tajemnicę państwową stosuje się zasady określone w

rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 26 lutego 1999r. w sprawie sposobu przyjmowania,

przewożenia, wydawania i ochrony materiałów (Dz. U. Nr 18, poz. 168).

XIII. Przechowywanie akt.

§ 34.1. Akta spraw ułożone w kolejności wpływu w których nie podjęto żadnych działań, pracownicy powinni przechowywać w teczkach z napisem

"do załatwienia", natomiast akta spraw w toku załatwiania w teczkach z napisem "terminarz".

2. Akta spraw załatwionych przechowuje się w wiązanych teczkach lub segregatorach założonych zgodnie z wyciągiem z ogólnego wykazu akt w

kolejności symboli liczbowych wykazu akt. Wewnątrz teczek, segregatorów akta powinny być ułożone w kolejności liczb porządkowych spisu spraw

danej teczki, a w ramach spraw chronologicznie tzn. kolejno przybywające karty danej sprawy winny być wkładane pod karty wcześniejsze, tak by w

ostateczności pismo rozpoczynające sprawę znalazło się na wierzchu sprawy, a rozstrzygnięcie na jej spodzie.

3. Teczki lub segregatory spraw zakończonych powinny być opisane zgodnie z postanowieniami zawartymi w § 18 ust. 1 instrukcji.

4. W przypadku wyjęcia akt z teczki lub segregatora należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać w treści znak sprawy, jej

przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta lub nazwę i adres jednostki, do której akta wysłano i termin

zwrotu.

5. Akta spraw zakończonych przechowuje się w komórce macierzystej przez okres dwóch lat.

6. Akt nie należy zszywać ani sklejać.

XIV. Ogólne zasady postępowania z dokumentami niejawnymi.

§ 35.1. Zasady postępowania z dokumentami (materiałami) niejawnymi stanowiącymi tajemnicę służbową, którym nadano klauzulę tajności

„Zastrzeżone” zawierają:

1) Instrukcja Nr 5/IN z dnia 7 marca 2002r. w sprawie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą

„zastrzeżone” w komórkach organizacyjnych i Zakładzie Obsługi Ministerstwa Finansów;

2) Szczegółowe wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „Zastrzeżone” w Izbach Celnych i podległych Urzędach

Celnych - opracowane przez Pełnomocników Ochrony Informacji Niejawnych i zatwierdzone przez Dyrektorów Izb Celnych.

2. Zasady postępowania z dokumentami (materiałami) niejawnymi, stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową, którym nadano klauzulę tajności:

„Ściśle Tajne”, „Tajne”, „Poufne” zawierają:

1) ustawa z 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.);

2) rozporządzenie Rady Ministrów z 9 lutego 1999r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych

(Dz. U. Nr 18, poz. 156 z późn. zm.);

3) rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 lutego 1999r. w sprawie podstawowych wymagań bezpieczeństwa systemów i sieci

teleinformatycznych (Dz. U. Nr 18, poz. 162);

4) rozporządzenie Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 26 lutego 1999r. w sprawie sposobu oznaczan ia

materiałów, w tym klauzulami tajności, oraz sposobu umieszczania klauzul na tych materiałach (Dz. U. Nr 18, poz. 167 z późn. zm.);

5) zarządzenie Nr 2 Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2002r. w sprawie szczególnych zasad organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków

ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych.

XV. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego lub składnicy akt.

§36.1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego na druku, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do instrukcji,

sporządzonego w 3-ch egzemplarzach dla akt kategorii B i w 4-ch egzemplarzach dla akt kategorii A. Dwa egzemplarze spisów akt kategorii B, a trzy

egzemplarze spisów akt kategorii A przeznaczone są do archiwum zakładowego, ostatnie egzemplarze spisów przeznaczone są dla komórki

przekazującej akta. Jeden egzemplarz spisu akt kategorii A, archiwum zakładowe przesyła do użytku służbowego właściwego archiwum państwowego.

Spis zdawczo-odbiorczy podpisuje kierownik komórki przekazującej akta lub osoba przez niego upoważniona oraz pracownik prowadzący archiwum

zakładowe lub składnicę akt.

2. Komórki organizacyjne przekazują do archiwum zakładowego lub składnicy akt akta wyłącznie kompletnymi rocznikami. Akta potrzebne do pracy

bieżącej w komórce organizacyjnej wypożycza się z archiwum zakładowego lub składnicy po ich formalnym przekazaniu.

3. Akta przekazywane do archiwum zakładowego lub składnicy akt powinny być uporządkowane. Przez uporządkowanie rozumie się:

1) wyłączenie wtórników i usunięcie części metalowych oraz ponumerowanie stron akt kat. A;

2) ułożenie akt wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w § 10 ust. 5 instrukcji;

3) opisanie teczek zgodnie z postanowieniami § 18 ust. 1;

4) ułożenie teczek w porządku ustalonym w wykazie akt.

4. Do akt przekazywanych do archiwum zakładowego lub składnic akt należy dołączyć związane z nimi pomoce ewidencyjne (rejestry, skorowidze,

kartoteki itp.).

5. Akta przekazuje się w teczkach wiązanych.

XVI. Kontrola pracy biurowej.

§ 37.1. Nadzór i kontrola czynności kancelaryjnych wykonywanych przez pracowników należy do obowiązków kierowników jednostek i kierowników

komórek organizacyjnych administracji celnej.

2. Obowiązki kierownika w zakresie nadzoru i kontroli polegają na badaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej oraz postanowień

zawartych w "Rzeczowym Wykazie Akt" przez pracowników i udzieleniu im wskazówek w tym zakresie.

3. Kontrola polega na sprawdzeniu stosowania instrukcji kancelaryjnej w zakresie:

1) terminowość i prawidłowość załatwiania sprawy;

2) prawidłowości obiegu pism i dokumentów;

3) prawidłowość rejestrowania i znakowania pism;

4) prawidłowość prowadzenia rejestrów kancelaryjnych, spisów spraw oraz teczek akt;

5) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego lub składnicy akt.

XVII. Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej bądź ustania działalności jednostki organizacyjnej

służby celnej.

§ 38.1. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej, akta spraw zakończonych kierownik zlikwidowanej lub będącej w likwidacji komórki

przekazuje do archiwum zakładowego lub składnicy akt, zaś akta spraw będących w toku przekazuje następcy prawnemu.

2. W przypadku braku kierownika jednostki, o którym mowa w ust. 1, kierownik jednostki organizacyjnej wyznacza osoby odpowiedzialne za

właściwe przekazanie spraw.

W przypadku braku następcy prawnego wszystkie akta przekazuje się do archiwum zakładowego lub składnicy akt z zachowaniem postanowień

zawartych w Rozdziale XV.

3. W sytuacji ustania działalności jednostki organizacyjnej służby celnej postępowanie z aktami określa § 11 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia

16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów

archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

Załącznik Nr 2

RZECZOWY WYKAZ AKT

SPIS TREŚCI

Strona

0 ZARZĄDZANIE

00 Organy kolegialne 4

01 Organizacja. Akty normatywne 4

02 Planowanie i sprawozdawczość 6

03 Statystyka 7

04 Normalizacja 7

05 Pomoc prawna, sprawy procesowe oraz skargi i wnioski 8

06 Sprawy prasowe, wydawnictwa, informacje 9

07 Współdziałanie z instytucjami krajowymi i zagranicznymi 10

08 Biurowość, archiwum zakładowe 13

09 Kontrola administracji celnej 14

1 KADRY

10 Zasady polityki kadrowej i płacowej 15

11 Zatrudnienie i płace 15

12 Ochrona pracy 16

13 Szkolenia zawodowe 17

14 Wnioski racjonalizatorskie 18

15 Dyscyplina pracy 18

16 Sprawy socjalno-bytowe 19

17 Ubezpieczenia 19

18 Ewidencja osobowa 20

19 Sprawy ochrony i obrony 21

2 ŚRODKI RZECZOWE

20 Podstawowe zasady zaopatrzenia w środki rzeczowe 22

21 Inwestycje i generalne remonty 22

22 Administracja nieruchomościami 22

23 Zwierzęta służbowe 23

24 Gospodarka materiałowa 23

25 Zaopatrzenie 24

26 Transport i łączność 24

27 Ochrona mienia 24

3 FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ

30 Podstawowe zasady 24

31 Sprawy finansowe 25

32 Dokumenty i urządzenia księgowe 26

33 Rachuba płac 27

34 Inwentaryzacja 27

4 POLITYKA CELNA I POSTĘPOWANIE W SPRAWACH CELNYCH

40 Taryfy celne 27

41 Zwolnienia od cła towarów przywożonych/wywożonych przez przedsiębiorstwa,

instytucje i urzędy polskie oraz placówki państw obcych

31

42 Zwolnienia od cła rzeczy przywożonych/ wywożonych przez osoby fizyczne 34

43 Zwolnienia od cła towarów powracających 36

44 Zwolnienia od cła towarów służących do reklamy i akwizycji 36

45 Zwolnienia z cła towarów przeznaczonych na imprezy międzynarodowe 36

46 Postępowanie w sprawach dotyczących towarów zatrzymanych lub zajętych na

podstawie przepisów prawa celnego

37

47 Procedura odprawy czasowej, uszlachetniania czynnego i biernego, przetwarzania pod

kontrolą, dopuszczenia do obrotu, wywozu towarów i składu celnego

38

48 Zwrot i umorzenie należności celnych 44

49 Opłaty w sprawach celnych 44

5 SKŁADY I AGENCJE CELNE

50 Składy celne 45

51 Agencje celne 46

6 Dozór celny i postępowanie w sprawach celnych

60 Organizacja systemu kontroli przewozu lub wywozu towarów. 47

61 Tranzyt 49

62 Kontrola celna przywozu lub wywozu towarów dokonywanego przez osoby prawne 50

63 Kontrola celna w ruchu osobowym 51

64 Postępowanie w sprawach celnych 51

65 Zapobieganie i zwalczanie przestępczości celnej, granicznej i dewizowej 53

66 Kontrola środków przewozowych i ich wyposażenia 53

67 Ograniczenia w przywozie towarów z zagranicy lub wywozie za granicę 55

68 Powtórna kontrola celna 56

7 INFORMATYZACJA SŁUŻBY CELNEJ

70 Sprawy organizacyjno-prawne informatyki 57

71 Organizacja prac nad strategią informatyzacji 57

72 Organizowanie i nadzór nad prowadzeniem projektów systemów informatycznych 57

73 Zapewnienie jakości w projektach informatycznych 58

74 Zarządzanie konfiguracją 58

75 Eksploatacja, nadzór i utrzymanie systemów informatycznych 59

76 Budowa infrastruktury technicznej 59

77 Serwis sprzętu komputerowego, teleinformatycznego i łączności 59

8 LABORATORIA CELNE

80 Wykonywanie ekspertyz i innych badań specjalistycznych 59

81 Współpraca ze specjalistycznymi laboratoriami krajowymi i zagranicznymi 59

82 Wytyczne dla izb celnych i laboratoriów celnych w sprawach poboru próbek oraz

przeprowadzania badań towarów

60

9 POBÓR PODATKÓW

90 Podatek od towarów i usług 60

91 Podatek akcyzowy 60

92 Szczególny Nadzór Podatkowy 62

- 12 -

W uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może uznać urząd celny za wytwarzający materiały archiwalne i wówczas kategorię „B25”

zamienia się na kategorię „A” w uzgodnieniu z tym archiwum

Kategoria archiwalna akt

Symbole klasyfikacji

akt

Hasła klasyfikacyjne akt W komórce

merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

0 ZARZĄDZANIE

00 Organy kolegialne

000 Kierownictwo Izby Celnej A - Bc Regulamin prac, protokoły z

posiedzeń, materiały na obrady

001 Komisje stałe i doraźne A B25 Bc j.w.

002 Konferencje i narady

organizowane przez jednostki

administracji celnej

A B25 Bc Referaty, protokoły, wnioski

003 Udział w zewnętrznych

konferencjach, seminariach

BE5 B5 Bc W przypadku czynnego

uczestnictwa protokoły klasyfikuje

się do kategorii A. Kopie

protokołów, notatki, sprawozdania z

udziału itp. oraz realizacja

wniosków zgłaszanych na naradach

innych organów

004 Narady pracownicze A B25 Bc Referaty, protokoły, wnioski itp.

oraz ich realizacja

005 Posiedzenia zespołu

Kierowniczego Urzędu Celnego

- B25 Bc j.w.

006 Obsługa organizacyjno-techniczna

organów kolegialnych

B2 Bc Bc

01 Organizacja.

Akty normatywne

010 Organizacja Izb Celnych i

Urzędów Celnych

0100 Organizacja Izb Celnych A B5 Bc Statuty, regulaminy organizacyjne,

schematy, podział zadań i czynności

i kompetencje itp.

0101 Organizacja Urzędów Celnych B5 B25 Bc Akty erekcyjne, schematy,

regulaminy organizacyjne, rzeczowy

i terytorialny zakres działania,

tworzenie i znoszenie terenowych

jednostek i komórek

organizacyjnych administracji

celnej, projekty, opinie własne i

innych władz

011 Organizacja przejść granicznych A - Bc Projekty, opinie oraz wykazy przejść

nie obsługiwanych przez organy

celne

012 Teczki metrykalne jednostek

organizacyjnych administracji

celnej

A B25 Bc

013 Organizacja pracy podstawowej A B5 Bc Dotyczy uprawnień w zakresie

działalności administracji celnej

014 Protokoły zmian na stanowiskach BE5 B5 Bc Protokoły zdawczo odbiorcze wraz

ze spisami przekazywanych akt

015 Zbiory aktów normatywnych

0150 Zbiory akt normatywnych władz

nadrzędnych

B10 B10 Bc

0151 Zbiór decyzji dyrektora Izby A B10 Bc Wytyczne, wyjaśnienia, instrukcje,

- 13 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

Celnej komunikaty itp. rejestruje się i

przechowuje w odpowiednich

klasach rzeczowych.

02 Planowanie i sprawozdawczość Obejmuje opisowe i cyfrowe plany i

sprawozdania dotyczące spraw

celnych, finansowych,

inwestycyjnych, etatów,

zatrudnienia, funduszu płac,

współpracy z zagranicą itp.

020 Wytyczne Izby Celnej A B5 Bc

021 Plany perspektywiczne i

sprawozdania z ich wykonania

0210 Izby Celnej A B5 Bc

0211 Urzędu Celnego B5 B25 Bc

0212 Komórek organizacyjnych B2 B2 Bc

0213 Zbiorcze A B5 Bc

022 Plany roczne i sprawozdania z ich

wykonania

W tym bilans okresu księgowego

0220 Izby Celnej A B25 Bc


0222 Komórek organizacyjnych B2 B2 Bc

0223 Zbiorcze A B5 Bc

023 Plany okresowe i sprawozdania z

ich wykonania

0230 Izby Celnej B5 B5 Bc


0232 Komórek organizacyjnych Bc Bc Bc

0233 Zbiorcze B5 B5 Bc

024 Analizy Do analiz zalicza się również

materiały przesyłane przez izby

celne do Ministerstwa Finansów

0240 Analizy problemowe w zakresie

działalności Służby Celnej

A B25 Bc

0241 Analizy obrotu towarowego z

zagranicą

B5 B5 Bc

0242 Analizy dotyczące prognozowania

i realizacji dochodów z ceł i

podatków

B5 B5 Bc

0243 Inne analizy B5 B5 Bc

03 Statystyka

030 Statystyka przywozu i wywozu

towarów

B5 B5 Bc

031 Badania statystyczne statystyki

publicznej

B5 Bc Bc Sprawozdania

032 Badania statystyczne statystyki

celnej

B5 B5 Bc

033 Końcowe opracowania

statystyczne

A B25 Bc

034 Analityczne opracowania

statystyczne

BE10 BE10 Bc

035 Źródłowe materiały do badań

statystycznych

B5 B5 Bc Ankiety, karty statystyczne,

dokumenty celne

- 14 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

04 Normalizacja

040 Badania metod i techniki

wydajności pracy oraz ocena

stosowania systemów

A B5 Bc

041 Instrukcja i wytyczne dotyczące

ujednolicenia (normalizacji)

A B5 Bc

05 Pomoc prawna, sprawy

procesowe oraz skargi i wnioski

050 Opinie prawne

0500 Opinie prawne do projektów

aktów normatywnych

Ministerstwa Finansów

B5 B5 Bc


aktów normatywnych innych

resortów, urzędów

B5 - Bc


porozumień i umów

międzynarodowych

B5 - Bc

0503 Inne opinie prawne B5 - Bc

051 Sprawy procesowe Również ewidencja, rejestry karne

0510 Akta spraw B10 B10 Bc Okres przechowywania liczy się od

daty uprawomocnienia orzeczenia

0511 Skargi do NSA B10 B10 Bc

0512 Pomoc prawna B10 B10 Bc Obejmuje również ewidencje,

rejestry, zbiory skarg

0513 Materiały dotyczące spraw

procesowych i postępowania w

tym zakresie

B10 B10 Bc

0514 Sprawy po wyroku B10 B10 Bc

0515 Sprawy procesowe przed sądami

powszechnymi

B10 B10 Bc

052 Orzeczenia i zarządzenia w

postępowaniu w sprawach karnych

skarbowych

0520 Zasady postępowania

mandatowego

B5 B5 Bc

0521 Wymierzone mandaty karne B5 B5 Bc

053 Nadzór nad dochodzeniem w

sprawach o przestępstwa skarbowe

i wykroczenia skarbowe

sprawowany w toku postępowania

przygotowawczego

B5 - Bc

054 Wytyczne i opinie w sprawach

stosowania KKS

B5 B5 Bc

055 Porady i pomoc prawna B5 B5 Bc Z wyjątkiem pomocy prawnej w

sprawach karnych skarbowych i

zajęć w postępowaniu celnym

056 Skargi i wnioski Z wyjątkiem wniosków

racjonalizatorskich

0560 Skargi i wnioski załatwione

bezpośrednio

A B25 Bc

0561 Skargi i wnioski przesyłane do

załatwienia według właściwości

B5 B5 Bc

0562 Analiza skarg i wniosków A B25 Bc

0563 Ewidencja skarg i wniosków A B25 Bc Okres przechowywania liczy się od

daty ostatniego wpisu

057 Umowy cywilnoprawne A B25 Bc

- 15 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

06 Sprawy prasowe, wydawnictwa,

informacje

060 Programy wydawnictw A - Bc

061 Teki wydawnicze A

B10 Bc Dla każdego tytułu (książki, skryptu,

biuletynu itp.) prowadzi się

oddzielną teczkę obejmującą kartę

wydawniczą, umowy i opracowania

autorskie i redukcyjne, opinie i

recenzje, projekty graficzne - 2

egzemplarze, wydawnicze oraz

opinie o wydanym tytule.

062 Wykonania poligraficzne własnych

wydawnictw

B2 B2 Bc

063 Informacje własne A B25 Bc w tym konferencje prasowe

064 Wycinki prasowe A B25 Bc dot. administracji celnej

065 Organizowanie i obsługa

konferencji prasowych

B2 B2 Bc

07 Współdziałanie z instytucjami

krajowymi i zagranicznymi

Sprawy ogólne nie związane

bezpośrednio z aktami innych klas

070 Współpraca z krajowymi

organizacjami i instytucjami

0700 Współpraca z Sejmem i Senatem A B25 Bc Do kat. A należy zakwalifikować

opracowania administracji celnej

przygotowane dla tych instytucji

oraz korespondencję merytoryczną z

tymi organami, pozostałe akta - kat.

B5

0701 Współpraca z ministerstwami i

centralnymi urzędami

administracji rządowej

A B25 Bc

0702 Współpraca z instytucjami kontroli

państwowej

A B25 Bc

0703 Współpraca z organami

administracji terenowej i

samorządami lokalnymi

A B25 Bc

0704 Współpraca z partiami

politycznymi i związkami

zawodowymi

B5 B5 Bc

0705 Współpraca z przedsiębiorstwami

transportu międzynarodowego

B5 B5 Bc

0706 Umowy o współpracę z policją,

prokuraturą, urzędami

skarbowymi, sądami, Strażą

Graniczną i innymi.

A B25 Bc

0707 Współpraca między jednostkami

organizacyjnymi Służby Celnej

B5 B5 Bc

0708 Współpraca z jednostkami

naukowo-badawczymi

BE10 B10 Bc

0709 Korespondencja dotycząca

wymiany informacji z policją,

prokuraturą, urzędami

skarbowymi, sądami i Strażą

Graniczną i innymi

B5 B5 Bc

071 Współpraca z zagranicą

- 16 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

0710 Porozumienie międzynarodowe w

sprawach celnych dwustronne,

wielostronne i programy

współpracy

A B10 Bc

0711 Współpraca dwustronna w

sprawach celnych

A B10 Bc

0712 Współpraca wielostronna w

sprawach celnych

A B10 Bc

0713 Międzynarodowe posiedzenia grup

ekspertów celnych

A B10 Bc

0714 Umowy i porozumienia innych

resortów zawierające zagadnienia

celne

B5 - Bc

072 Współpraca z zagranicą

0720 Współpraca w zakresie organizacji

i kontroli obrotu z zagranicą

towarami, technologiami i

usługami o znaczeniu

strategicznym, a także dla

utrzymania międzynarodowego

pokoju i bezpieczeństwa państwa

A B5 Bc

0721 Wspólnoty Europejskie A Bc Bc

0722 EFTA A - Bc

0723 ONZ A - Bc

0724 Światowa Organizacja Celna A - Bc

0725 Światowa Organizacja Handlu A - Bc

073 Współpraca z

przedstawicielstwami

dyplomatycznymi

0730 Współpraca z polskimi

przedstawicielstwami za granicą

A - Bc

0731 Współpraca z obcymi

przedstawicielstwami w Polsce

A - Bc

074 Wymiana delegacji zagranicznych

0740 Materiały informacyjne z pobytów

służbowych funkcjonariuszy za

granicą

A B5 Bc

0741 Obsługa zagranicznych delegacji B5 B5 Bc

0742 Życzenia z okazji świąt

państwowych i innych oraz

podziękowania za gratulacje

Bc Bc Bc

08 Biurowość, archiwum

zakładowe

080 Normatywy kancelaryjne i

archiwalne

A B25 Bc Instrukcje kancelaryjne, wykazy akt

itp,

081 Lokale i urządzenia biurowe B2 B2 Bc Sprawy organizacyjne; nie dotyczy

gospodarki lokalami

082 Pomoce i materiały biurowe z

wyjątkiem formularzy

B2 B2 Bc Sprawy organizacyjne; nie dotyczy

zaopatrzenia

083 Formularze B5 B5 Bc Racjonalizacja, ujednolicenie

opracowywania i ustalanie wzorów,

wielkości i zatwierdzenie

084 Ewidencje plombownic, pieczęci i

pieczątek

A B10 Bc Obejmuje również zbiór odcisków

- 17 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

085 Ewidencja urządzeń

poligraficznych i sprzętu

technicznego

B10 B10 -

086 Terminarze i informatory Bc Bc Bc Obejmuje również stałe rozdzielniki

zarządzeń itp.

087 Dowody doręczeń opłat

pocztowych itp.

Bc Bc Bc

088 Ewidencja zasobu archiwum

zakładowego

A B25 - Spisy zdawczo-odbiorcze, wykazy

spisów, protokoły oceny

dokumentacji niearchiwalnej, spisy

materiałów archiwalnych

przekazywanych do archiwum

państwowego, spisy dokumentacji

niearchiwalnej brakowanej.

089 Udostępnianie akt B2 B2 Bc Karty udostępnienia

09 Kontrola administracji celnej

090 Zadania i metody kontroli A B5 Bc Opracowania własne

091 Kontrola instytucjonalna A B25 Bc Tematyka, protokoły, zarządzenia

pokontrolne, sprawozdania z ich

wykonania itp.

092 Kontrola funkcjonalna A B25 Bc j.w.

093 Kontrola NIK i innych organów

kontrolnych

A B25 Bc Protokoły, zarządzenia pokontrolne,

sprawozdania z ich wykonania itp.

094 Książka kontroli B10 B10 - Okres przechowywania liczy się od

daty ostatniego wpisu

095 Informacje służb kontroli

wewnętrznej

B5 B5 - Informacje kwartalne o

przeprowadzonych kontrolach,

stwierdzonych usterkach itp.

096 Materiały dotyczące kontroli

instytucjonalnych i

funkcjonalnych

B5 B5 Bc Informacje o przedmiocie kontroli,

zarządzeń pokontrolnych, ich

wykonania itp.

097 Audyt wewnętrzny

0970 Zasady i metody audytu

wewnętrznego

B5 B5 Bc Opracowania własne


przeprowadzany zgodnie z planem

A B25 Bc Programy, sprawozdania, notatki

informacyjne dot.

Przeprowadzanych czynności itp.


przeprowadzany poza planem

A B25 Bc j.w.

0973 Analizy A B25 Bc

0974 Materiały dotyczące audytu

wewnętrznego

B5 B5 Bc Informacje o przedmiocie audytu

wewnętrznego, sporządzonych

sprawozdaniach i wydawanych

wnioskach w sprawie usunięcia

stwierdzonych uchybień itp.

1 KADRY

10 Zasady polityki kadrowej i

płacowej

A B10 Bc Opracowania własne

11 Zatrudnienie i płace

110 Zapotrzebowanie i werbunek B2 B2 Bc

111 Zatrudnienie - sprawy ogólne B5 B5 B5

112 Przeszeregowanie i awanse B5 B5 Bc Po załatwieniu składa się do akt

osobowych danego funkcjonariusza

- 18 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

(klasa 1880)

113 Kadra rezerwowa B5 B5 Bc

114 Gospodarka etatami i funduszem

płac

A B5 Bc Wykazy i zestawienia

115 Delegacje i przeniesienia służbowe B3 B3 Bc

116 Umowy o prace zlecone

1160 Ze składką na ZUS B50 B50 -

1161 Bez składki na ZUS B5 B5 -

12 Ochrona pracy

120 Przepisy o higienie i

bezpieczeństwie pracy

A B25 Bc Przepisy zewnętrzne: „B10”

121 Wypadki przy pracy Protokoły, zawiadomienia, rejestr

wypadków, karty wypadków,

oświadczenia, orzeczenia.

1210 Wypadki w drodze do pracy i z

pracy

B10 B10 Bc

1211 Analiza wypadków przy pracy i w

drodze do pracy i z pracy

A B25 Bc

1212 Wypadki śmiertelne przy pracy A B25 Bc

1213 Wypadki w trakcie pełnienia

służby

A B25 Bc

1214 Wypadki związane z służbą A B25 Bc

1215 Analiza wypadków w służbie i

związanych ze służbą

A B25 Bc

1216 Ocena ryzyka zawodowego na

stanowiskach służby / pracy

A B25 Bc

122 Społeczne przeglądy warunków

pracy

B5 B5 Bc Protokoły posiedzeń komisji

bezpieczeństwa i higieny pracy,

ustalenia i wnioski z przeglądów,

analizy i oceny

123 Ochrony zdrowia i pracy B5 B5 Bc

124 Szczepienia ochronne B5 B5 Bc

125 Badania lekarskie B5 B5 Bc

126 Szkolenia z zakresu bhp B3 B3 Bc

13 Szkolenia zawodowe

130 Zasady i programy szkolenia A B25 Bc Opracowania własne

131 Szkolenia w służbie

przygotowawczej

j.w

1310 Szkolenie praktyczne B5 B5 Bc Protokoły egzaminacyjne i

świadectwa ukończenia szkoleń –

kat. B 50

1311 Zasadnicze kursy celne B10 B10 Bc Jak w 1310

1312 Praktyka zawodowa B2 B2 Bc

132 Doskonalenie zawodowe

1320 Szkolenie wewnętrzne B2 B2 Bc

1321 Kursy doskonalące B5 B5 Bc Jak w 1310

1322 Kursokonferencje B2 B2 Bc

1323 Samokształcenie kierowane B2 B2 Bc

1324 Kursy z zakresu nauki języków

obcych

B5 B5 Bc

133 Kursy specjalistyczne B5 B5 Bc

- 19 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

134 Szkolenie rezerwy kadrowej na

stanowiska kierownicze

B5 B5 Bc

135 Kształcenie w szkołach

1350 Kształcenie w szkołach

pomaturalnych

B5 B5 Bc

1351 Kształcenie w szkołach wyższych B5 B5 Bc

1352 Kształcenie na studiach

podyplomowych

B5 B5 Bc

1353 Studia doktoranckie B5 B5 Bc

136 Szkolenie zlecane jednostkom

spoza administracji celnej

B3 B3 Bc Jak w 1310

137 Szkolenia i praktyki osób spoza


B5 B5 Bc

138 Pomoce szkoleniowe B2 B2 Bc

139 Wykładowcy B5 B5 Bc

14 Wnioski racjonalizatorskie A B25 Bc Rozpatrywanie, ocena i realizacja

wniosków

15 Dyscyplina pracy

150 Dowody obecności B3 B3 Bc Listy obecności Dokumenty

dotyczące zwolnień lekarskich B5

151 Książki służby B5 B5 Bc

152 Odpowiedzialność dyscyplinarna B3 B5 Bc

153 Urlopy wypoczynkowe B3 B3 Bc

154 Urlopy macierzyńskie i

wychowawcze

B5 B5 Bc

155 Urlopy szkoleniowe i

okolicznościowe

B5 B5 Bc W ramach urlopów

okolicznościowych mieści się

również opieka nad dzieckiem –

uprawnienie wynikające z ustawy

Kodeks pracy.

156 Urlopy dodatkowe B3 B3 Bc

157 Urlopy bezpłatne i zdrowotne B5 B5 Bc

158 Ewidencja delegacji służbowych B5 B5 Bc

159 Zezwolenia na dodatkowe

zatrudnienie

B2 B2 Bc

16 Sprawy socjalno-bytowe

160 Środki finansowe na cele socjalne B5 B5 Bc Przydział środków finansowych,

rachunki, rozliczenia itp.

161 Zaopatrzenie rzeczowe

pracowników

B3 B3 Bc Bufety, stołówki itp.

(umundurowanie, odzież ochronna -

klasa 240 i 241)

162 Sprawy mieszkaniowe B5 B5 Bc Dotacje, przydziały itp.

163 Dojazd do pracy Bc Bc Bc

164 Wczasy pracownicze B2 B2 Bc Krajowe, zagraniczne

165 Kolonie i obozy młodzieżowe B2 B2 Bc Krajowe, zagraniczne

166 Organizowanie wypoczynku po

pracy i w dni wolne od pracy

B2 B2 Bc

167 Opieka nad emerytami, rencistami

i inwalidami

B2 B2 Bc

168 Przydział pokoi gościnnych Bc Bc Bc

169 Oświata i kultura B2 B2 Bc Świetlice, czytelnictwo, sport,

imprezy kulturalne, obchody itp.

17 Ubezpieczenia

170 Przepisy ubezpieczeniowe

B5 B5 - Instrukcje i wyjaśnienia ZUS i

zakładów ubezpieczeniowych

- 20 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

171 Legitymacje ubezpieczeniowe B5 B5 Bc Rejestry, skorowidze do rejestrów,

sprawy duplikatów itp.

172 Dowody uprawniające do zasiłków

chorobowych, rodzinnych,

pogrzebowych itp.

B5 B5 Bc

173 Wnioski o emerytury i renty B2 B2 Bc Okres przechowywania liczy się od

daty przyznania emerytury lub renty

174 Zbiorcze ubezpieczenia w

zakładzie ubezpieczeniowym

B10 B10 Bc Okres przechowywania liczy się od

momentu wygaśnięcia umowy

ubezpieczeniowej

18 Ewidencja osobowa

180 Akta osobowe BE50 B50 Bc Odrębne teczki dla poszczególnych

pracowników

181 Ochrona danych osobowych B10 B10 Bc Plany i sprawozdania z kontroli,

protokoły kontroli, korespondencja

182 Wtórniki dokumentów osobowych

przekazanych innym urzędom i

instytucjom

B50 B50 Bc j.w.

183 Pomoce ewidencyjne akt

osobowych

B50 B50 Bc Skorowidze, karty personalne itp.

184 Legitymacje służbowe B5 B5 Bc

185 Protokoły zniszczeń legitymacji

służbowych

B5 B5 Bc

186 Paszporty B10 - Bc

187 Przepustki dla pracowników B5 B5 Bc

188 Inne sprawy osobowe

1880 Odznaczenia i wyróżnienia B5 B5 Bc Po załatwieniu składa się do akt

osobowych danego funkcjonariusza

1881 Nagrody i premie pracowników B10 B10 Bc Jak w klasie 1880

1882 Zapomogi B5 B5 Bc

1883 Wojskowe sprawy pracowników B5 B5 Bc

1884 Sprawy rozjemcze BE5 B5 Bc

1885 Upoważnienia do prowadzenia

pojazdów służbowych

B5 B5 Bc

1886 Zaświadczenia o zatrudnieniu B5 B5 Bc

19 Sprawy ochrony i obrony

190 Ochrona informacji niejawnych Okresy przechowywania regulowane

odrębnym trybem

1900 Akta postępowania

sprawdzającego

Akta postępowania sprawdzającego

w sprawie dopuszczenia do

informacji niejawnych,

poświadczenia osób dopuszczonych

do informacji niejawnych, rejestry,

korespondencja. Okres

przechowywania liczy się od daty

wygaśnięcia upoważnienia do

informacji niejawnych

1901 Nadzór nad ochroną informacji

niejawnych

Protokoły kontroli, sprawozdania,

oceny

191 Obrona cywilna Okresy przechowywania regulowane

odrębnym trybem

192 Sprawy obronności Okresy przechowywania regulowane

odrębnym trybem

2 ŚRODKI RZECZOWE

- 21 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

20 Podstawowe zasady

zaopatrzenia w środki rzeczowe

A B25 Bc

21 Inwestycje i generalne remonty

210 Ogólne wytyczne A 25 Bc

211 Dokumentacja prawno-techniczna BE10 - Bc Okres przechowywania liczy się od

daty przekazania lub utraty obiektu

212 Przetargi na wykonawstwo

inwestycyjne i generalne remonty

B5 B5 Bc Zapytania ofertowe, analizy badań

rynkowych, oferty, dokumentacje

negocjacji, kontrakty

213 Wykonawstwo inwestycyjne i

kapitalnych remontów

B5 B5 B

214 Inwestycje realizowane przez inne

resorty na rzecz administracji

celnej

B5 B5 Bc

215 Ruchome środki trwałe BE5 B5 - Urządzenia, maszyny itp. dla każdej

grupy lub każdego środka prowadzi

się odrębną teczkę obejmującą

zapotrzebowanie, umowy, protokoły

odbioru itp. Okres przechowywania

teczek u użytkownika liczy się jak w

klasie 211

216 Zaopatrzenie inwestycyjne B5 B5 Bc Sprawy nie objęte klasami 23-27

22 Administracja

nieruchomościami

220 Nabywanie i zbywanie

nieruchomości

A B25 Bc Dokumentacja prawno-techniczna.

Okres przechowywania liczy się od

przekazania lub utraty obiektu

221 Przydział i najem lokali dla

jednostki organizacyjnej


daty utraty lub przekazania obiektu

222 Najem i przydział nieruchomości i

lokali innym osobom prawnym i

prywatnym

B5 B5 Bc Umowy najmu, czynsze i inne

sprawy lokalowe

223 Eksploatacja nieruchomości i

lokali

B2 B2 Bc Konserwacja, bieżące remonty,

ogrzewanie, oświetlenie, utrzymanie

czystości

224 Świadczenia innych resortów na

rzecz urzędów celnych

B5 B5 Bc

225 Podatki i opłaty publiczne B10 B10 Bc Deklaracje, wymiary podatkowe itp.

z wyjątkiem dowodów księgowych

23 Zwierzęta służbowe B5 B5 Bc Zapotrzebowanie, odbiór,

ubezpieczenie itp.

24 Gospodarka materiałowa

240 Umundurowanie B5 B5 Bc Zamówienia, przydział, odbiór itp.

241 Odzież ochronna B5 B5 Bc j.w.

242 Znaki urzędowe (plombownice,

pieczęcie itp.)

B5 B5 Bc j.w.

243 Druki ścisłego zarachowania B5 B5 Bc

244 Inne materiały B5 B5 Bc j.w.

245 Magazynowanie i użytkowanie B5 B5 Bc Gospodarka materiałowa

246 Gospodarka odpadami B2 B2 Bc Złom, makulatura itp.

25 Zaopatrzenie

250 Dostawcy krajowi B5 B5 Bc

- 22 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

251 Dostawcy zagraniczni B5 B5 Bc

252 Ranking wiarygodności

potencjalnych dostawców i

usługobiorców

B5 B5 Bc

253 Zapytania ofertowe i postępowanie

przetargowe

B5 B5 Bc

254 Negocjacje kontraktowe B5 B5 Bc

26 Transport i łączność

260 Eksploatacja własnych środków

transportowych

B2 B2 Bc

261 Użytkowanie obcych środków

transportowych

B2 B2 Bc

262 Dokumentacja prawno-techniczna B5 B5 Bc Okres przechowywania liczy się od

momentu sprzedaży lub likwidacji

263 Eksploatacja środków łączności B2 B2 Bc Telefony, radio, stacje

dyspozytorskiej itp.

264 Środki transportowe B2 B2 Bc

27 Ochrona osób i mienia

270 Ochrona osób i mienia B5 B5 Bc

271 Ochrona przeciwpożarowa B2 Bc Bc

272 Ubezpieczenia majątkowe B10 B10 Bc Od ognia, kradzieży,

odpowiedzialności cywilnej,

autocasco itp. Okres

przechowywania liczy się od

ekspiracji ubezpieczenia

3 FINANSE

I KSIĘGOWOŚĆ

30 Podstawowe zasady

300 System finansowy A B25 Bc

301 System księgowości A B25 Bc Obejmuje również sprawy

mechanizacji księgowości

302 Plan kont A B25 Bc Księgowość izb celnych i urzędów

celnych

31 Sprawy finansowe

310 Realizacja planów dewizowych B5 B5 Bc

311 Zobowiązania długoterminowe

według umów i orzeczeń

B10 B10 Bc

312 Korespondencja w sprawie

wydatków budżetowych

B3 B3 Bc

313 Korespondencja w sprawie

dochodów budżetowych

B5 B5 Bc

314 Likwidacja towarów B5 B5 Bc

315 Dochodzenie i rozliczanie

należności celnych i podatków

oraz dłużnicy organów celnych

3150 Egzekucja należności celnych i

podatków

B5 B5 Bc

3151 Zabezpieczenie jednostkowe


B5 B5 Bc W tym ich zmiany

3152 Zabezpieczenie generalne i

ryczałtowe należności celnych i

podatkowych

B5 B5 Bc W tym ich zmiany, rejestry

3153 Odsetki za zwłokę w zapłacie B5 B5 Bc

- 23 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach


3154 Odsetki płacone przy zwrocie

należności celnych

B5 B5 Bc

3155 Ułatwienia w spłacie należności

celnych oraz umorzenie tych

należności ze względu na sytuację

dłużnika

B5 B5 Bc

3156 Baza dłużników organów celnych B5 B5 Bc

3157 Dochodzenie, ulgi w spłacie i

umarzanie należności cywilno-

prawnych

B5 B5 Bc

3158 Upomnienia i egzekucja

administracyjna kosztów

postępowania wymierzonych przez

izby celne

B5 B5 Bc

3159 Inne sprawy z zakresu

dochodzenia i rozliczania


oraz dłużników organów celnych

B5 B5 Bc

316 Wzory podpisów i numery

rachunków

B5 B5 Bc

317 Sprawy kasowe B5 B5 Bc

318 Druki ścisłego zarachowania B5 B5 Bc Potwierdzenia dokonania operacji

na drukach ścisłego zarachowania

32 Dokumenty i urządzenia

księgowe

320 Rozrachunki i rozliczenia z

bankami

B5 B5 Bc Karty kontowe, wyciągi bankowe,

dokumenty dołączone do wyciągów

bankowych

321 Rozrachunki i rozliczenia z innymi

instytucjami

B5 B5 Bc

322 Urządzenia księgowe

3220 Dzienniki zbiorcze obrotów B5 B5 Bc

3221 Konta syntetyczne i analityczne B5 B5 Bc

3222 Inne urządzenia księgowe B5 B5 Bc

33 Rachuba płac

330 Dokumentacja płac B5 B5 Bc Dekrety, zaszeregowania itp.

331 Dokumentacja potrąceń płac B5 B5 Bc Zajęcia sądowe, odszkodowania,

kary, równoważniki za godziny

nadliczbowe

332 Listy płac B50 B50 Bc

333 Karty zbiorcze wynagrodzeń B50 B50 - Imienne karty

334 Zaświadczenia o płacach Bc Bc - Kopie zaświadczeń o wysokości

płac lub rejestry tych zaświadczeń

34 Inwentaryzacja

340 Ogólne zasady A B25 Bc Własne wytyczne

341 Spisy i protokoły remanentowe B5 B25 -

342 Zestawienie resortowe

(zbiorcze) wyników powszechnej

inwentaryzacji

A B25 -

343 Sprawozdania z przebiegu

inwentaryzacji i różnice

inwentaryzacyjne

B5 B5 -

344 Wycena i przecena B10 B10 Bc

- 24 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

4 POLITYKA CELNA I

POSTĘPOWANIE W

SPRAWACH CELNYCH

40 Taryfy celne

400 Wnioski o wprowadzenie zmian w

taryfie celnej

B10 B5 Bc

401 Nomenklatury taryf celnych

4010 Nomenklatura Systemu

Zharmonizowanego oraz

Nomenklatura Scalona UE -

współpraca międzynarodowa

A - Bc

4011 Polska Scalona Nomenklatura

Towarowa Handlu Zagranicznego

(PCN)

A - Bc

402 Wyjaśnienia do taryfy celnej

(Rozporządzenie Ministra

Finansów)

A - Bc

403 Taryfa celna i inne środki taryfowe

(zmiany do taryfy, projekty,

opinie)

BE5 - Bc

404 Wytyczne do stosowania taryf

celnych

4040 Wytyczne do stosowania taryfy

celnej dla osób fizycznych i

prawnych

BE5 B5 Bc

4041 Wytyczne dla urzędów celnych

dotyczące taryfy celnej i innych

środków taryfowych

BE5 B5 Bc

4042 Wiążąca Informacja Taryfowa

(WIT)

B10 B5 Bc

4043 Odwołania od decyzji (WIT) B10 B5 Bc

4044 Materiały dotyczące prezentacji za

granicą taryfy celnej

BE5 - Bc

4045 Studia nad taryfami celnymi

państw obcych

B5 - Bc

4046 Pozwolenia dotyczące środków

taryfowych

B5 B5 Bc

4047 Odwołania z zakresu środków

taryfowych

B5 B5 Bc

4048 Opłata celna dodatkowa B5 B5 Bc

4049 Odwołania od decyzji z zakresu

opłaty celnej dodatkowej

B5 B5 Bc

405 System preferencji celnych

4050 Informacje z zakresu stosowania

reguł pochodzenia towarów

B5 B5 Bc

4051 Wiążąca informacja o

Pochodzeniu Towarów (WIP)

B5 B5 B5

4052 Odwołania od decyzji (WIP) B5 B5 Bc

4053 Decyzje w sprawie pozwoleń dla

eksporterów do potwierdzania

pochodzenia na fakturze

B5 B5 Bc

4054 Odwołania od decyzji w sprawie

pozwoleń dla eksporterów do

potwierdzania pochodzenia na

B5 B5 Bc

- 25 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

fakturze

4055 Weryfikacja dowodów

pochodzenia w handlu

preferencyjnym oraz dokumentów

dotyczących wartości celnej

B5 B5 Bc

4056 Nowelizacja umów o wolnym

handlu oraz wyjaśnienia do reguł

pochodzenia w handlu

preferencyjnym i

niepreferencyjnym

B10 - Bc

406 Wartość celna towarów B5 B5 Bc

407 Ochrona Praw Własności

Intelektualnej

4070 Współpraca z organizacjami

międzynarodowymi w zakresie

ochrony praw własności

intelektualnej (WCO, WTO,

WIPO)

BE5 B5 Bc

4071 Współpraca z przedstawicielami

podmiotów gospodarczych -

właścicieli praw własności

intelektualnej

BE5 B5 Bc

4072 Decyzja w sprawie wniosku o

ochronę praw własności

intelektualnej

BE5 B5 Bc

4073 Odwołania dotyczące zatrzymań

towarów podrobionych lub

pirackich

B5 B5 Bc

4074 Inne zagadnienia dotyczące

ochrony praw własności

intelektualnej

B5 B5 Bc

408 Dozór i kontrola funkcjonowania

celnego systemu kontroli towarów

strategicznych

B5 B5 Bc Wytyczne i materiały przeznaczone

dla administracji celnej z zakresu

właściwości rzeczowej

409 Zasady i tryb stosowania pozwoleń

na przywóz i wywóz opłat od

pozwoleń i zwolnień od tych opłat

A B10 Bc

41 Zwolnienia od cła towarów

przywożonych/ wywożonych

przez przedsiębiorstwa,

instytucje i urzędy polskie oraz

placówki państw obcych

410 Zasady zwolnień od cła A B10 Bc


przywożonych/wywożonych przez

przedsiębiorstwa, instytucje i

urzędy polskie

B5 B5 Bc


przywożonych/ wywożonych przez

przedstawicielstwa instytucji

zagranicznych w Polsce

4120 Zwolnienia od cła dla

dyplomatycznych

przedstawicielstw, misji i urzędów

B5 B5 Bc

- 26 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

konsularnych

4121 Zwolnienia od cła rzeczy

przewożonych /wywożonych w

ramach bezzwrotnej pomocy przez

rządy obcych państw lub

międzynarodowe organizacje

B5 B5 Bc

4122 Zwolnienia do cła rzeczy

przeznaczonych do użytku

służbowego międzynarodowych

przedsiębiorstw lub zagranicznych

instytucji mających siedzibę w

Polsce

B5 B5 Bc

4123 Zwolnienia od cła materiałów

wojskowych przywożonych /

wywożonych przez uczestników

ćwiczeń wojskowych

organizowanych w Polsce

B5 B5 Bc


sprowadzanych /wywożonych

przez kościelne osoby prawne i

związki wyznaniowe

B5 B5 Bc


otrzymywanych bezpłatnie przez

jednostki budżetowe

B5 B5 Bc

415 Zwolnienia od cła niektórych

towarów zgodnie z przepisami

prawa celnego i umów

międzynarodowych

4150 Zwolnienia od cła środków

farmaceutycznych i artykułów

sanitarnych przeznaczonych do

badań naukowych i

rejestracyjnych

B5 B5 Bc

4151 Zwolnienia od cła sprzętu

ratowniczo-gaśniczego

B5 B5 Bc

4152 Zwolnienia od cła samolotów w

lotnictwie cywilnym o masie

własnej przekraczającej 12 ton

B5 B5 Bc

4153 Zwolnienia od cła urządzeń

obsługi ruchu lotniczego

B5 B5 Bc

4154 Zwolnienia od cła produktów

rybołówstwa morskiego

B5 B5 Bc

4155 Zwolnienia od cła innych towarów B5 B5 Bc


przywożonych / wywożonych

przez przedstawicielstwa i firmy

zagraniczne nie korzystające z

przywilejów dyplomatycznych

B5 B5 Bc


będących środkami trwałymi i

stanowiących przedmiot wkładu

niepieniężnego zagranicznego

podmiotu

B5 B5 Bc

418 Zwolnienia od cła rzeczy B5 B5 Bc

- 27 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach


przez organizatorów lub

uczestników imprez

międzynarodowych


przywożonych /wywożonych

przez osoby fizyczne

1% akt spraw indywidualnych z

każdego typu wyłącza się

przykładowo do kat. "A"


przywożonych /wywożonych przez

podróżnych

B5 B5 Bc



przez personel przedstawicielstw

dyplomatycznych, misji i urzędów

konsularnych

B5 B5 Bc



przez osoby przesiedlające się



przez osoby fizyczne będące w

rozumieniu prawa dewizowego

osobami zagranicznymi

B5 B5 Bc



przez osoby fizyczne będące w

rozumieniu prawa dewizowego

osobami krajowymi

B5 B5 Bc

423 Zwolnienia od cła w

przygranicznym ruchu

turystycznym

B5 B5 Bc



przez osoby pracujące na

terytorium sąsiedniego państwa

B5 B5 Bc



przez członków załóg morskich

B5 B5 Bc



przez pełniących służbę na granicy

z wyłączeniem członków obsługi

statków morskich

B5 B5 Bc

427 Zwolnienia od cła artykułów

konsumpcyjnych w środkach

przewozowych

B5 B5 Bc


przesłanych w małych przesyłkach

pocztowych

B5 B5 Bc


powracających


- 28 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

powracających


powracających - przywożonych

przez osoby prawne i innych

jednostek nie posiadających

osobowości prawnej

B5 B5 Bc


powracających - przywożonych

przez osoby fizyczne

B5 B5 Bc


służących do reklamy i akwizycji

440 Wzory, próbki i modele B3 B3 Bc

441 Materiały reklamowe B3 B3 Bc

45 Zwolnienia z cła towarów

przeznaczonych na imprezy

międzynarodowe

450 Targi B3 B3 Bc

451 Wystawy B3 B3 Bc

452 Inne imprezy B3 B3 Bc

46 Postępowanie w sprawach

dotyczących towarów

zatrzymanych lub zajętych na

podstawie przepisów prawa

celnego

1% spraw indywidualnych z



460 Rozstrzygnięcia w sprawie

towarów zatrzymanych lub

zajętych

4600 Postępowanie w związku z

zakazem przywozu towarów

B5 B5 Bc

4601 Postępowanie w sprawie towarów

zajętych w związku z

ograniczeniem obrotu

B5 B5 Bc

4602 Postępowanie w sprawie

zatrzymania towarów w związku z

innymi przyczynami

B5 B5 Bc


zajętych w celu zabezpieczenia

długu celnego

B5 B5 Bc

4604 Koszty postępowania celnego

dotyczące zabezpieczenia lub

zajęcia towarów

B5 B5 Bc

4605 Koszty cofnięcia towarów za

granicę, sprzedaży, zniszczenia lub

likwidacji

B5 B5 Bc

4606 Nadzwyczajny tryb wzruszania

decyzji ostatecznych

B5 B10 Bc


zatrzymanych

B5 B5 Bc Ewidencja, akta itp.


zajętych

B5 B5 Bc Ewidencja, akta itp. w przywozie,

wywozie i przewozie

463 Postępowanie w sprawie

określenia kwoty długu celnego w

przypadku gdy towar nie został

zatrzymany lub zajęty

B5 B5 Bc

- 29 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

464 Zrzeczenie się towaru na rzecz

Skarbu Państwa

B5 B5 Bc

465 Zniszczenie towaru B5 B5 Bc

466 Przepadek towaru w postępowaniu

celnym

B5 B5 Bc

47 Procedura odprawy czasowej,

uszlachetniania czynnego i

biernego, przetwarzania pod

kontrolą celną, dopuszczenia do

obrotu, wywozu towarów i

składu celnego

jak w klasie 42

470 Procedura odprawy czasowej

4700 Pozwolenie na korzystanie z

procedury odprawy czasowej

B5 B5 Bc

4701 Zabezpieczenie na poczet długu

celnego od towarów objętych

procedurą odprawy czasowej

B5 B5 Bc

4702 Odprawa czasowa z całkowitym

zwolnieniem od cła

B5 B5 Bc

4703 Odprawa czasowa z częściowym

zwolnieniem od cła

B5 B5 Bc

4704 Procedura odprawy czasowej z

zastosowaniem karnetów ATA

B5 B5 Bc

4705 Odwołania w zakresie procedury

odprawy czasowej

B5 B5 Bc

4706 Nadzwyczajne tryby wzruszania


B5 B5 Bc

4707 Procedura uproszczona B5 B10 Bc


procedury odprawy czasowej

B5 B5 Bc

471 Procedura uszlachetnienia

czynnego


procedury uszlachetniania

czynnego

B5 B5 Bc



procedurą uszlachetniania

czynnego

B5 B5 Bc

4712 Procedura uszlachetniania

czynnego w systemie zawieszeń

B5 B5 Bc

4713 Zwolnienia z zabezpieczenia w

procedurze uszlachetniania

czynnego

B5 B10 Bc


czynnego w systemie ceł

zwrotnych

B5 B5 Bc



uszlachetniania czynnego

B5 B5 Bc W tym w sprawie zwolnienia z

zabezpieczenia

4717 Sprawy dotyczące powstawania

długu celnego w procedurze

uszlachetniania czynnego

B5 B5 Bc

4718 Nadzwyczajne tryby wzruszania B5 B5 Bc

- 30 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach




czynnego

B5 B5 Bc


biernego



biernego

B5 B5 Bc


biernego w celu przetworzenia

B5 B5 Bc


biernego w celu naprawy towaru

krajowego

B5 B5 Bc



uszlachetniania biernego

B5 B5 Bc



B5 B5 Bc



biernego

B5 B5 Bc

473 Przetwarzanie towarów pod

kontrolą celną


procedury przetwarzania pod

kontrolą celną

B5 B5 Bc



procedurą przetwarzania pod

kontrolą celną

B5 B5 Bc

4732 Procedura przetwarzania pod

kontrolą celną

B5 B5 Bc



przetwarzania pod kontrolą

B5 B5 Bc



B5 B5 Bc


procedury przetwarzania pod

kontrolą celną

B5 B5 Bc

474 Procedura dopuszczenia towarów

do obrotu

4740 Procedura dopuszczenia do obrotu B5 B5 Bc W tym JDA SAD wraz z

załącznikami

4741 Weryfikacja zgłoszeń celnych B5 B5 Bc W zakresie reguł pochodzenia

towaru, taryfikacji, wartości celnej

4742 Weryfikacja zgłoszeń celnych B5 B5 Bc W zakresie innym niż reguł

pochodzenia towarów, taryfikacji,

wartości celnej

4743 Odwołania w zakresie weryfikacji

zgłoszeń celnych

B5 B5 Bc

4744 Procedura uproszczona B5 B5 Bc W tym powiadomienia, zgłoszenia

celne uzupełniające wraz z

- 31 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

załącznikami


dopuszczenia do obrotu

B5 B5 Bc



B5 B5 Bc


procedury dopuszczenia towarów

do obrotu

B5 B5 Bc

475 Procedura wywozu towarów

4550 Procedura wywozu towarów B5 B5 Bc



wywozu

B5 B5 Bc



B5 B5 Bc


procedury wywozu

B5 B5 Bc

476 Procedura składu celnego


procedury składu celnego

B5 B5 Bc


4762 Odwołanie od procedury składu

celnego

B5 B5 Bc



B5 B5 Bc

4764 Zabezpieczenia z tytułu

wprowadzenia towarów do składu

celnego

B5 B5 Bc

4765 Uregulowanie sytuacji towarów

złożonych w składzie celnym

B5 B5 Bc

4766 Usunięcie towarów ze składu

celnego

B5 B5 Bc


procedury składu celnego

B5 B5 Bc

4768 Kontrola procedury składu celnego B5 B5 Bc

477 Sprawy związane z określeniem

kwoty wynikającej z długu

celnego.

B5 B5 Bc

48 Zwrot i umorzenie należności

celnych

1% akt spraw indywidualnych z



480 Zwrot należności celnych B5 B5 Bc

481 Umorzenie należności celnych B5 B5 Bc



B5 B5 Bc

483 Inne zagadnienia dotyczące zwrotu

lub umorzenia należności celnych

B5 B5 Bc

49 Opłaty w sprawach celnych

490 Opłaty manipulacyjne B5 B5 Bc

491 Opłaty manipulacyjne dodatkowe B5 B5 Bc

492 Opłaty za przechowywanie

towarów w magazynie celnym lub

depozycie urzędu celnego

4920 Opłaty za przechowywanie B5 B5 Bc

- 32 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

towarów w magazynie celnym

4921 Opłaty za przechowywanie

towarów w depozycie

B5 B5 Bc

493 Opłaty za wydawanie pozwoleń B5 B5 Bc

5 SKŁADY I AGENCJE CELNE

50 Składy celne

500 Pozwolenia na prowadzenie składu

celnego

5000 Wydanie pozwolenia na

prowadzenie składu celnego


momentu wygaśnięcia pozwolenia

5001 Zabezpieczenia z tytułu

prowadzenia składu celnego

B5 B5 Bc

5002 Zmiany pozwoleń na prowadzenie

składu celnego

B5 B5 Bc Jak w klasie 5000

5003 Przeniesienie na inną osobę praw i

obowiązków prowadzącego skład

celny

B5 B5 Bc

501 Cofanie pozwoleń na prowadzenie

składu celnego

5010 Cofnięcie pozwolenia na



5011 Wygaśnięcie pozwolenia na



502 Odwołania i skargi

5020 Odwołania w sprawach wydania

pozwoleń dotyczących

prowadzenia składu celnego

B5 B5 Bc

5021 Odwołania w sprawach składu

celnego

B5 B5 Bc

503 Inne sprawy dotyczące składów

celnych

5030 Nadzór i kontrola prawidłowego

funkcjonowania składów celnych i

stosowania procedury składu

celnego

B5 B5 Bc

5031 Wyjaśnienia, opinie, informacje w

zakresie tematyki składu celnego

B5 B5 Bc

51 Agencje celne

510 Potwierdzenie przyjęcia kaucji

gwarancyjnej

B5 B5 Bc W tym rejestr

5100 Zmiana/uzupełnienie

potwierdzenia przyjęcia kaucji

gwarancyjnej

B5 B5 Bc

5101 Wycofanie kaucji gwarancyjnej B5 B5 Bc Np. w przypadku rezygnacji agencji

z dalszej działalności

511 Agencje celne działające na terenie

właściwości miejscowej danej izby

B5 B5 Bc Rejestr tzw. „dawnych akt

założycielskich” tzn. potwierdzenie

przyjęcia kaucji gwarancyjnej, KRS,

NIP, REGON, druki LOK-

informujące o powstaniu, zmianie,

likwidacji punktu usługowego

agencji celnej

512 Inne sprawy związane z agencjami

celnymi

- 33 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

5120 Nadzór i kontrola prawidłowości

funkcjonowania agencji celnych

B5 B5 Bc

5121 Kontrola procedur uproszczonych

w agencjach celnych

B5 B5 Bc

5122 Wykaz agentów celnych

działających na terenie

właściwości miejscowej danej izby

celnej

B5 B5 Bc Wykaz zawierający również wzory

podpisów

5123 Inne sprawy dotyczące agencji

celnych

Bc Bc Bc

513 Wpis na listę agentów celnych B5 - Bc Archiwizacja następuje łącznie z

symbolem klasy 517, który

powoduje, iż osoba jest skreślona z

listy, z wyjątkiem gdy nie dokonano

wpisu.

514 Zmiana wpisu na listę agentów

celnych

B5 - Bc Archiwizacja następuje łącznie z

symbolem klasy 517, który

powoduje, iż osoba jest skreślona z

listy.

515 Zawieszenie agenta celnego w

czynnościach

B5 - Bc

516 Inne sprawy dotyczące agentów

celnych

Bc Bc Bc

517 Skreślenie agenta celnego z listy

agentów celnych

B5 Bc Bc


wpisu na listę agentów celnych

B5 B5 Bc Archiwizacja następuje łącznie z

symbolem klasy, której dotyczy

odwołanie.

6 DOZÓR CELNY

I POSTĘPOWANIE

W SPRAWACH CELNYCH

60 Organizacja systemu kontroli

przywozu lub wywozu towarów

600 Zasady organizacji systemu

kontroli towarów w ruchu

osobowym i towarowym z

zagranicą

A B5 Bc

601 Magazyny celne, miejsca

wyznaczone i uznane przez organ

celny

6010 Tworzenie magazynów celnych.

Wydawanie pozwoleń

B5 B5 Bc


prowadzenie magazynu celnego

B5 B5 Bc

6012 Dozór i kontrola magazynów

celnych

B5 B5 Bc

6013 Miejsca wyznaczone lub uznane

przez organy celne

B5 B5 Bc

602 Organizacja obrotu pocztowego B5 B5 Bc

603 Wolne obszary celne i składy

wolnocłowe

6030 Wolne obszary celne i składy

wolnocłowe

BE10 B10 Bc Akta dotyczące danego woc bądź sw

i wszystkie pisma dotyczące tego

woc archiwizowane są łącznie, z

- 34 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

wyłączeniem pozycji 6031

6031 Odwołania dotyczące wolnych

obszarów celnych

B5 B5 Bc

6032 Dozór i kontrola prawidłowości

funkcjonowania wolnych

obszarów celnych i składów

wolnocłowych

BE10 B10 Bc

6033 Inne sprawy dotyczące wolnych

obszarów celnych i składów

wolnocłowych

BE10 B10 Bc

6034 Wprowadzenie towaru do wolnego

obszaru celnego lub do składu

wolnocłowego

B5 B10 Bc

604 Zgłoszenia celne przesyłek

pocztowych

B5 B5 Bc

605 Przyjęcie towarów pod dozór celny B5 B5 Bc

606 Zgłoszenia celne z urzędu.

Zastępcze wykonywanie decyzji

urzędu celnego

B5 B5 Bc

607 Uczestnictwo przedsiębiorstw

przewozowych, spedycyjnych i

kontrolnych w postępowaniu w

sprawach celnych. Powoływanie

rzeczoznawców i biegłych

B5 B5 Bc

61 Tranzyt

610 Wspólna Procedura Tranzytowa

6100 Wspólna Procedura Tranzytowa B5 B5 Bc W tym rejestr wydanych pozwoleń

6101 Gwarancje we wspólnej

procedurze tranzytowej

B5 B5 Bc W tym poświadczenia przyjęcia

gwarancji TC - 31

611 Procedura tranzytu z

zastosowaniem karnetu TIR

6110 Procedura tranzytu z

zastosowaniem karnetu TIR

B5 B5 Bc

6111 Stałe lub czasowe pozbawianie

korzystania z postanowień

Konwencji TIR

B5 B5 Bc

612 Inne rodzaje tranzytu

6120 Tranzyt lotniczy B5 B5 Bc

6121 Tranzyt kolejowy B5 B5 Bc

6122 Tranzyt morski B5 B5 Bc

6123 Inne rodzaje tranzytu B5 B5 Bc


614 Pozwolenia na zwolnienie z

obowiązku złożenia

zabezpieczenia przy przewozie

towarów w ramach procedury

tranzytu

B5 B5 Bc W tym rejestr pozwoleń

615 Naruszenie terminu lub warunku

ustalonego przy objęciu towarów

procedurą tranzytu

B5 B5 Bc

616 Usunięcie spod dozoru celnego

towarów objętych procedurą

tranzytu

B5 B5 Bc

617 Inne zagadnienia dotyczące B5 B5 Bc

- 35 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

procedury tranzytu

618 Nadzwyczajne środki wzruszania


B5 B5 Bc

62 Kontrola celna przywozu lub

wywozu towarów

dokonywanego przez osoby

prawne

620 Technika wymiaru i poboru ceł A B10 Bc Ustalenia własne kat.A

621 Kontrola wykorzystania pozwoleń


przywozu

B5 B5 Bc


wywozu

B5 B5 Bc

622 Uprawnienia do dokonywania

przed organami celnymi czynności

przewidzianych przepisami prawa

celnego

B5 B5 Bc

623 Kontrola wykorzystania

kontyngentów taryfowych

B5 B5 Bc

624 Opakowania wielokrotnego

użytku, palety i kontenery

B5 B5 Bc

63 Kontrola celna w ruchu

osobowym

630 Kontrola celna przesyłek

towarowych

B5 B5 Bc

631 Graniczna kontrola dewizowa B5 B5 Bc

632 Kontrola celna warunków

stosowania zwolnień celnych

B5 B5 Bc

633 Zwolnienia od rewizji celnej B5 B5 Bc

634 Sprawy depozytowe

6340 Depozyty pieniężne B5 B5 Bc

6341 Depozyty rzeczowe B5 B5 Bc

6342 Depozyty wartościowe B5 B5 Bc

64 Postępowanie w sprawach

celnych

640 Postępowanie celne dotyczące

preferencyjnego i

niepreferencyjnego pochodzenia

towarów

6400 Odwołania B5 B5 Bc

6401 Nadzwyczajny tryb wzruszenia

decyzji ostatecznej

B5 B5 Bc

6402 Świadectwa potwierdzające

preferencyjne i niepreferencyjne

pochodzenie towarów

B5 B5 Bc

6403 Inne wnioski B5 B5 B5 W tym również wnioski o uznanie

zgłoszeń celnych za nieprawidłowe

w części dot. zastosowania stawek

celnych

641 Postępowanie celne w sprawach

dotyczących taryfikacji towarów



decyzji ostatecznej

B5 B5 Bc

- 36 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

6412 Inne wnioski B5 B5 B5 W tym również wnioski o uznanie


w części dot. taryfikacji towaru

642 Postępowanie celne w sprawach

dotyczących wartości celnej



decyzji ostatecznej

B5 B5 Bc

6422 Inne wnioski B5 B5 Bc W tym również wnioski o uznanie


w części dot. wartości celnej towaru

65 Zapobieganie i zwalczanie

przestępczości celnej, granicznej

dewizowej

650 Organizacja zapobiegania i

zwalczania przestępczości celnej,

granicznej dewizowej oraz

naruszeń przepisów odrębnych

BE10 B10 Bc

651 Meldunki specjalne urzędów

celnych

BE5 B5 Bc

652 Meldunki organów ścigania B5 B5 Bc

653 Sprawy przestępstw celnych i

granicznych dewizowych, sprawy

naruszeń odrębnych przepisów

kierowane do innych właściwych

urzędów

B5 B5 Bc

654 Korespondencja w sprawach

dochodzeń karnych skarbowych i

dochodzeń o naruszenie odrębnych

przepisów prowadzonych przez

inne organa

B5 B5 Bc

655 Informacja kontroli celnej B5 B5

66 Kontrola środków

przewozowych i ich wyposażenia

660 Kontrola środków przewozowych

w żegludze morskiej

B5 B5 Bc


w ruchu lotniczym

B5 B5 Bc

662 Kontrola kontenerów B5 B5 Bc Również w komunikacji "łamanej"


w żegludze śródlądowej

B5 B5 Bc


w ruchu kolejowym

B5 B5 Bc

665 Kontrola w przewozach

pocztowych

B5 B5 Bc


w ruchu drogowym

B5 B5 Bc

667 Ubezpieczenie pojazdów

samochodowych

B2 B2 Bc Ubezpieczenia pojazdów

rejestrowanych w kraju i za granicą

668 Zezwolenia na wykonanie

międzynarodowych przewozów

drogowych.

W tym wykazy szczegółowe

sprzedanych kart drogowych wraz z

dowodem

6680 Decyzje wymierzające opłaty za

naruszenie warunków

B5 B5 Bc

- 37 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

wykonywania międzynarodowego

transportu drogowego


nałożenia przez organ celny kar

pieniężnych przy naruszeniu

przepisów wynikających z ustawy

o transporcie drogowym

B5 B5 Bc


procedury TIR

6690 Zmiana pozwolenia na korzystanie

z procedury TIR

B

5

B

5

Bc


korzystanie z procedury TIR

B

5

B

5

Bc

67 Ograniczenia

w przywozie towarów

z zagranicy lub

wywozie za granicę

670 Środki polityki handlowej (ustawa

o administrowaniu obrotem,

antydumping, ustawy ochronne,

subwencje)

B5 B5 Bc

671 CITES i ochrona gatunkowa

zwierząt i roślin

B5 B5 Bc


ochrony gatunkowej zwierząt

B5 B5 Bc


ochrony gatunkowej roślin

B5 B5 Bc

672 Ograniczenia ze względu na

ochronę dóbr kultury

B5 B5 Bc


ochronę życia i zdrowia ludzi

(substancje trujące, żywność,

środki farmaceutyczne, przepisy

sanitarne)

B5 B5 Bc

674 Ograniczenia obrotu zwierzętami

(przepisy weterynaryjne i hodowla

zwierząt, przepisy fitosanitarne)

B5 B5 Bc


bezpieczeństwo publiczne (obrót

bronią)

B5 B5 Bc


ochronę środowiska (odpady,

azbest)

B5 B5 Bc

677 Kontrola jakości i bezpieczeństwa

produktów (dozór techniczny,

bezpieczeństwo produktów,

standaryzacja)

B5 B5 Bc

678 Inne ograniczenia - w tym polityka

rolna

B5 B5 Bc

68 Powtórna kontrola celna

680 Organizacja systemu powtórnej

kontroli celnej

BE5 B5 Bc

681 Powtórna kontrola celna B5 B5 Bc

- 38 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

prowadzona z inicjatywy własnej

organu celnego


prowadzona na zlecenie innego

organu celnego

B5 B5 Bc


wykonywana na zlecenie innych

instytucji

B5 B5 Bc


wykonywana w ramach realizacji i

międzynarodowej pomocy w

sprawach celnych

B5 B5 Bc

7 INFORMATYZACJA

SŁUŻBY CELNEJ

70 Sprawy organizacyjno-prawne

informatyki

700 Wewnętrzne akty prawne dot.

informatyzacji

A B5 Bc w tym opinie, recenzje

itp.

projekty kat. B5

701 Analiza aktów prawnych na

potrzeby informatyzacji

B5 B5 Bc

702 Wymiana informacji B5 B5 Bc korespondencja

71 Organizacja prac nad strategią

informatyzacji

710 Zmiany strategii informatyzacji B10 B5 Bc

711 Monitorowanie strategii

informatyzacji

B5 B5 Bc korespondencja z zewnętrznymi

ośrodkami informatyzacji

712 Opracowania dot. strategii

informatyzacji

BE5 B5 Bc do kat. A należy zakwalifikować

wewnętrzne opracowania na temat

strategii informatyzacji


72 Organizowanie i nadzór nad

prowadzeniem projektów

systemów informatycznych

720 Zawieranie i prowadzenie umów

na wykonanie systemów i aplikacji

B5 B5 Bc

721 Zakupy systemów

informatycznych

B5 B5 Bc umowy

722 Zakupy sprzętu komputerowego B5 B5 Bc

723 Oprogramowanie B5 B5 Bc projekty systemów informatycznych

724 Prace przygotowawcze do podjęcia

projektów informatycznych

B5 B5 Bc

725 Gwarancje B5 B5 Bc na prawidłowe funkcjonowanie

sprzętu komputerowego i

oprogramowania

726 Rozpoznanie rynku usług

informatycznych

B5 B5 Bc korespondencja

73 Zapewnienie jakości w

projektach informatycznych

730 Metodologia projektowania

systemów informatycznych

B5 B5 Bc

731 Kontrola jakości oprogramowania B5 B5 Bc

74 Zarządzanie konfiguracją

740 Testy akceptacyjne B5 B5 Bc notatki, protokóły, oceny,

- 39 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

korespondencja

741 Testy konfiguracji B5 B5 Bc

742 Centralny model danych BE5 B5 Bc do kat. A należy zakwalifikować

własne opracowania.

Pozostała dok. kat B5

743 Zarządzanie dokumentacją B5 B5 Bc

75 Eksploatacja, nadzór i

utrzymanie systemów

informatycznych

751 Administracja bazy danych

systemów

B5 B5 Bc

752 Bezpieczeństwo danych i

systemów

B5 B5 Bc notatki, korespondencja

76 Budowa infrastruktury

technicznej

760 Poczta elektroniczna i sieć WAN B5 B5 Bc instrukcja eksploatacji,

korespondencja

761 Budowa sieci LAN BE5 B5 Bc do kat. A należy zakwalifikować

własne opracowania.

Pozostała dok. kat. B5

762 Rozbudowa i modernizacja sieci

LAN

BE5 B5 Bc jak w klasie 761

763 Budowa systemu

telekomunikacyjnego

BE5 B5 Bc jak w klasie 761

764 Budowa systemów

teletechnicznych

BE5 B5 Bc jak w kasie 761

77 Serwis sprzętu komputerowego,

teleinformatycznego i łączności

B5 B5 Bc

8 LABORATORIA CELNE

80 Wykonywanie ekspertyz i

innych badań specjalistycznych

B5 B5 Bc

81 Współpraca ze specjalistycznymi

laboratoriami krajowymi i

zagranicznymi

810 Współpraca z krajowymi

laboratoriami specjalistycznymi

B5 B5 Bc

811 Współpraca z zagranicznymi

laboratoriami specjalistycznymi

B5 B5 Bc

82 Wytyczne dla izb celnych i

laboratoriów celnych w

sprawach poboru próbek oraz

przeprowadzania badań

towarów

BE5 B5 Bc

9 POBÓR PODATKÓW

90 Podatek od towarów i usług

900 Orzecznictwo w sprawach podatku

od towarów i usług

9000 Decyzje w sprawie ustalenia lub

określenia podatku od towarów i

usług

B10 B10 Bc Decyzje, rejestry decyzji

9001 Decyzje w sprawie zaniechania

poboru podatku

B10 B10 Bc Jak wyżej

9002 Odwołania B10 B10 Bc Wnioski, decyzje, rejestr decyzji

91 Podatek akcyzowy

- 40 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

910 Akta podatkowe w sprawach

podatku akcyzowego

B10 B10 Bc Deklaracje, zeznania, informacje,

wezwania

911 Orzecznictwo w sprawach podatku

akcyzowego

9110 Decyzje w sprawach podatku

akcyzowego

B10 B10 Bc Obejmuje rejestr decyzji i decyzje,

okres przechowywania należy liczyć

od końca roku kalendarzowego w

którym decyzja została dostarczona

9111 Decyzje w sprawie zaniechania

poboru podatku akcyzowego

B10 B10 Bc j.w

9112 Decyzje w sprawie umorzenia

zaległości podatkowych lub

odsetek za zwłokę

B10 B10 Bc j.w.

9113 Decyzje w sprawie odroczenia

terminu płatności podatku

B10 B10 Bc j.w.

9114 Decyzje w sprawie rozłożenia na

raty zapłaty podatku lub zaległości

podatkowych wraz z odsetkami za

zwłokę

B10 B10 Bc j.w.

9115 Decyzje w sprawie orzeczenia

odpowiedzialności podatkowej

osób trzecich

B10 B10 Bc j.w.

9116 Odwołania B10 B10 Bc Wnioski, decyzje, rejestr decyzji

9117 Kontrola podatku akcyzowego B10 B10 Bc Akta spraw związanych z kontrolą

podatku akcyzowego

912 Znaki skarbowe akcyzy B10 B10 Bc

9120 Decyzje w sprawie znaków

skarbowych akcyzy

B10 B10 Bc

9121 Dystrybucja znaków skarbowych

akcyzy

B10 B10 Bc

9122 Wydawanie zaświadczeń

związanych ze znakami

skarbowymi akcyzy

B10 B10 Bc

9123 Sprawozdawczość związana ze

znakami skarbowymi akcyzy

B10 B10 Bc

92 Szczególny Nadzór Podatkowy

920 Ewidencje i Bazy Danych

9200 Ewidencja akt weryfikacyjnych B10 B10 Bc

9201 Ewidencje przyrządów i

materiałów wykorzystywanych

przy wykonywaniu szczególnego

nadzoru podatkowego

B10 B10 Bc Ewidencje, zawiadomienia o

zaginięciu plombownic,

dokumentów pracowników

Szczególnego Nadzoru

Podatkowego

9202 Rejestr potwierdzeń zamówień na

zakup spirytusu

B10 B10 -

9203 Rejestr oparafowań B10 B10 - Dla każdego rodzaju oparafowań

prowadzi się odrębny rejestr

9204 Rejestr ewidencji znaków

skarbowych akcyzy

B10 B10 Bc

9205 Ewidencja spraw przekazanych

organom ścigania

B10 B10 Bc Dot. naruszenia ustawy o

oznaczaniu wyrobów znakami

akcyzy, o ochronie zdrowia przed

następstwami używania tytoniu oraz

naruszania innych przepisów

- 41 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

9206 Ewidencja spraw przekazanym

kolegiom ds. wykroczeń przy

sądach rejonowych

B10 B10 Bc Ewidencja własna

9207 Przydział zadań służbowych, ich

realizacja

B5 B5 Bc Książka przydziału służby;

miesięczna karta przydziału zadań

służbowych

9208 Rejestr prowadzonych postępowań

karnych skarbowych

B10 B10 Bc

9209 Wykaz podmiotów gospodarczych

prowadzących sprzedaż wyrobami

akcyzowymi wg rejonów

B10 B10 Bc

921 Wykonywanie Szczególnego

Nadzoru Podatkowego w

jednostkach przemysłu

spirytusowego, zużycie spirytusu

w innych podmiotach

gospodarczych

9210 Zagadnienia ogólne B5 B5 Bc Zewnętrzne przepisy, wytyczne, itp.

9211 Akta weryfikacyjne B10 B10 - Dla poszczególnych akt

weryfikacyjnych podmiotów

prowadzi się odrębne teczki

9212 Akta poszczególnych jednostek B10 B10 Bc Dokumentacja wykonywanych

czynności, dokumentacja

przeprowadzonych kontroli,

korespondencja przychodząca i

wychodząca. Dla każdej jednostki

prowadzi się odrębną teczkę

922 Wykonywanie szczególnego

nadzoru podatkowego w przemyśle

winiarskim

9220 Zagadnienia ogólne B5 B5 Bc Jak przy klasie 9210

9221 Akta weryfikacyjne B10 B10 - Jak przy klasie 9211

9222 Akta poszczególnych jednostek B10 B10 Bc Jak przy klasie 9212


nadzoru podatkowego w przemyśle

piwowarskim





nadzoru podatkowego w

gorzelniach rolnych




9243 Kwartalne sprawozdanie z

wyników osiągniętych przez

gorzelnie

B5 B5 Bc


nadzoru podatkowego w zakresie

stosowania skarbowych znaków

akcyzy - banderol


9251 Ewidencja przeprowadzonych B10 B10 - Ewidencja komputerowa

- 42 -



akt


merytorycznej

w in-

nych

Uwagi

Izba

Celna

Urząd

Celny

komór-

kach

kontroli stosowania znaków

skarbowych akcyzy

9252 Rejestry protokołów B10 B10 Bc Rejestry i protokoły oznaczania

znakami skarbowymi akcyzy,

kontroli stanu zapasów

podlegających oznaczaniu znakami

akcyzy

9253 Nadzorowanie realizacji

obowiązku nakładania banderol

legalizacyjnych

B5 B5 - Dokumentacja związana z nabyciem

banderol

9254 Nadzór nad likwidacją wyrobów

akcyzowych podlegających

obowiązkom oznaczania

banderolami

B5 B5 - Pisma zewnętrzne dot. likwidacji

wyrobów akcyzowych, kopie

protokołów likwidacyjnych

9255 Wyniki kontroli stosowania

znaków skarbowych akcyzy –

informacje miesięczne i kwartalne

B5 B5 Bc Sprawozdania, analizy, informacje


Nadzoru Podatkowego w stosunku

do oleju opałowego i napędowego


9261 Ewidencja podmiotów B10 B10 Bc

9262 Rejestry protokołów B10 B10 Bc Rejestry i protokoły

9263 Wyniki kontroli – informacje i

sprawozdania

B5 B5 Bc Jak przy klasie 9255


Nadzoru Podatkowego w kasynach

gry i salonach gier na automatach




9273 Wyniki kontroli – informacje i

sprawozdania

B5 B5 Bc Jak przy klasie 9255

Załącznik Nr 3

INSTRUKCJA

W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWÓW ZAKŁADOWYCH W IZBACH CELNYCH I SKŁADNIC AKT W

URZĘDACH CELNYCH ORAZ ZASAD POSTĘPOWANIA Z MATERIAŁAMI ARCHIWALNYMI I DOKUMENTACJĄ

NIEARCHIWALNĄ W ADMINISTRACJI CELNEJ

- 43 -

I. Przepisy ogólne.

§ 1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwów zakładowych i składnic akt w

jednostkach organizacyjnych administracji celnej oraz tryb postępowania z dokumentacją jawną przekazywaną do archiwów zakładowych i składnic

akt, zasady przechowywania,

udostępniania i przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania.

§ 2. Archiwa zakładowe funkcjonują w izbach celnych. W uzasadnionym przypadku właściwe terytorialnie archiwum państwowe może uznać

urząd celny za wytwarzający materiały archiwalne, wówczas w tym urzędzie działa archiwum zakładowe.

§ 3. W urzędach celnych i ośrodkach szkolenia funkcjonują składnice akt.

§ 4. Użyte w niniejszej instrukcji określenia oznaczają:

1) jednostka organizacyjna – izby celne, urzędy celne i ośrodki szkolenia;

2) komórka organizacyjna – komórka powołana do wykonywania określonych zadań, wymienionych w regulaminach organizacyjnych izb

celnych i urzędów celnych;

3) oznaczenia kategorii dokumentacji:

a) symbol „A” oznacza, że są to materiały archiwalne, mające znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej dotyczącej

działalności państwa polskiego, jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego,

b) symbol „B”, z dodaniem cyfr arabskich określających termin ich przechowywania w archiwum lub składnicy akt - oznacza

dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.

Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego, po utracie przez

dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danej jednostki organizacyjnej lub dla celów kontrolnych,

c) symbol „Bc” - oznacza dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu przekazywana

jest na makulaturę,

d) symbol „BE” - oznacza dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie. Ekspertyzę

przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji.

II. Zakres działania i personel archiwów zakładowych i składnic akt.

§ 5. Archiwa zakładowe gromadzą materiały archiwalne kategorii „A” i dokumentację niearchiwalną kat. „B”.

§ 6. Do zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt należy:

1) przyjmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki;

2) przechowywanie i zabezpieczanie przyjętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;

3) udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym;

4) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po

uzyskaniu zgody właściwego terytorialnie archiwum państwowego;

5) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych kategorii „A” do archiwum państwowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami

(nie dotyczy składnic akt);

6) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego przygotowania akt do archiwum zakładowego lub składnicy.

§ 7. Za całokształt pracy archiwów zakładowych i składnicy akt odpowiedzialny jest personel

wyznaczony przez kierowników jednostek organizacyjnych.

§ 8. Personel archiwów oraz składnic akt powinien posiadać co najmniej wykształcenie średnie i

ukończony kurs archiwisty.

§ 9. Personel archiwów zakładowych oraz składnic akt powinien znać dobrze strukturę organizacyjną danej jednostki, jak również instrukcję w

sprawie obsługi kancelaryjnej izb celnych i urzędów celnych oraz rzeczowy wykaz akt administracji celnej.

§10.1. Sprawozdanie z działalności archiwów zakładowych oraz składnic akt personel składa przełożonemu lub osobie sprawującej bezpośredni

nadzór nad danym archiwum zakładowym oraz składnicą akt do końca roku kalendarzowego za rok poprzedni. Sprawozdanie powinno być

sporządzone w dwóch egzemplarzach i zawierać w szczególności:

1)ilość materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przyjętych z

poszczególnych komórek organizacyjnych;

2) ilość dokumentacji udostępnianej i wypożyczonej;

3) ilość dokumentacji niearchiwalnej wybrakowanej;

4) ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego.

- 44 -

2. Drugi egzemplarz sprawozdania przekazuje się do wiadomości właściwego terytorialnie archiwum państwowego wraz z kompletem spisów zdawczo

odbiorczych dokumentacji kat. „A”.

3. Przy sprawozdaniach z działalności składnic akt, przepisu ust. 2 nie stosuje się.

III. Warunki lokalowe archiwów zakładowych, składnic akt.

§11. Wielkość lokalu uzależniona jest między innymi od zakresu działania danej jednostki organizacyjnej, ilości i rodzaju zgromadzonej

dokumentacji, przyrostu rocznego materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.

§12. Archiwa zakładowe powinny posiadać odpowiednie pomieszczenia biurowe umożliwiające pracę personelowi oraz osobom korzystającym z

dokumentacji na miejscu.

§13. W jednostkach organizacyjnych o znacznym zakresie działania składnice akt powinny składać się z pokoju biurowego, magazynu tj.

składnicy i składu makulatury. Pokój biurowy powinien być urządzony w sposób umożliwiający udostępnienie dokumentacji na miejscu.

§14. Magazyny archiwalne powinny być:

1) suche, dobrze wietrzone, równomiernie ocieplone w ciągu całego roku;

2) nie narażone na bezpośrednie działanie promieni słonecznych;

3) odpowiedniej wielkości zapewniającej rezerwę miejsca na regałach;

4) wyposażone w sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności w pomieszczeniach, która powinna wynosić : temperatura 16°- 18° C,

wilgotność 55% - 65%;

5) wyposażone w regały metalowe, ustawione rzędami biegnącymi prostopadle do okien, w odległości nie mniejszej niż 70 centymetrów między

nimi. Regały powinny być opatrzone kolejnymi cyframi rzymskimi a półki na każdym regale cyframi arabskimi, każdy regał powinien posiadać

oznaczenie złożonych na nich akt;

6) wyposażone w sprzęt gaśniczy (gaśnice proszkowe), który powinien być sprawdzany w terminach gwarantujących jego pełną sprawność,

7) zabezpieczone przez okratowanie okien, obicie drzwi blachą i zaopatrzenie ich w zamki antywłamaniowe.

§15. Pomieszczenie nie może być ogrzewane za pomocą pieców żelaznych lub innych urządzeń grzewczych stwarzających zagrożenie pożaru.

§16. Palenie tytoniu w pomieszczeniach jest zabronione.

§17. Prawo wstępu do magazynów archiwów posiada tylko personel, ich bezpośredni przełożeni oraz upoważnieni przedstawiciele organów

kontrolnych, za okazaniem upoważnienia.

§18. Po zakończeniu pracy pomieszczenia są zamykane i plombowane. Plombowanie nie dotyczy sytuacji w przypadku zamontowanego

elektronicznego systemu alarmowego.

IV. Przejmowanie dokumentacji przez archiwa zakładowe i składnice akt.

§19. Akta przekazywane do archiwów lub składnicy akt powinny być uporządkowane przez komórkę organizacyjną w której powstały. Przez

uporządkowanie rozumie się:

1) ułożenie akt wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w instrukcji kancelaryjnej (sprawami według spisu spraw w teczce, a w obrębie akt

sprawy chronologicznie);

2) opisanie teczek przez umieszczenie na tytułowej (wierzchniej) stronie napisów:

a) na środku u góry – nazwy jednostki i komórki organizacyjnej,

b) w lewym górnym rogu – znaku akt złożonego z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła z wykazu akt,

c) w prawym górnym rogu – kategorii archiwalnej akt, a w przypadku kategorii „B” lub „BE” również okresu ich

przechowywania,

d) na środku – tytuł akt (hasła według wykazu akt z bliższym określeniem zawartości teczki),

e) pod tytułem – daty skrajne, to jest daty założenia pierwszej i ostatniej sprawy, w danym roku kalendarzowym,

f) numer tomu, jeśli akta o tym samym symbolu obejmują kilka teczek,

3) akta kategorii „A” powinny znajdować się wyłącznie w teczkach wiązanych;

4) z teczek akt kategorii „A” należy usunąć wszystkie części metalowe i ponumerować poszczególne zapisane strony;

5) arkusze o wymiarach większych od formatu A-4 powinny być zgięte równolegle do brzegów pozostałych kart;

6) w razie braku w teczce niektórych akt, czy kart, osoba przekazująca dokumentację sporządza pisemne oświadczenie, w którym podaje jakich

akt brak, z jakiej przyczyny i termin uzupełnienia.

- 45 -

§20. Poszczególne komórki organizacyjne przekazują do archiwów zakładowych lub składnic akt, akta w układzie zgodnym z wykazem akt, na

podstawie spisów zdawczo - odbiorczych, sporządzonych odrębnie dla akt kategorii „A” i „B”.

§21. Spisy zdawczo - odbiorcze dla akt kategorii „A” sporządza się w czterech egzemplarzach, a dla akt kategorii „B” w trzech egzemplarzach,

jeden egzemplarz spisów kategorii „A” i „B” przeznaczony jest dla komórki organizacyjnej przekazującej akta, pozostałe egzemplarze przeznaczone są

dla archiwum lub składnicy akt.

§22. Spisy zdawczo - odbiorcze powinny być podpisane przez osobę przekazującą akta i kierownika komórki organizacyjnej oraz przez

kierownika składnicy akt lub archiwum zakładowego przejmującego akta. Przyjęcie akt potwierdza pracownik archiwum zakładowego lub składnicy

akt.

§23. 1. Kierownik archiwum zakładowego może odmówić przejęcia akt w przypadkach:

1) ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo - odbiorczym;

2) stwierdzenia, że przekazywane akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami.

2. O przyczynach odmowy przyjęcia akt kierownik archiwum lub składnicy akt zawiadamia bezpośredniego przełożonego.

V. Przechowywanie i ewidencja dokumentacji.

§24. W archiwach zakładowych lub składnicach akt, dokumentację układa się na regałach pionowo, systemem bibliotecznym, od lewej ku

prawej stronie lub ułożone poziomo (teczki zapakowane w paczki o wysokości około 15 cm) od dołu ku górze w kolejności sygnatur.

§25. W archiwach zakładowych jedna część magazynu (lub osobny magazyn) powinna być przeznaczona dla akt kategorii „A”, a druga dla

dokumentacji archiwalnej kategorii „B”. Nie dotyczy składnic akt.

§26. Ewidencję dokumentacji w archiwach zakładowych lub składnicach akt, zwane dalej „pomocami ewidencyjnymi”, stanowią :

1) spisy zdawczo – odbiorcze Pu-A-30 według wzoru określonego w załączniku nr 1 do instrukcji;

2) wykaz spisów zdawczo – odbiorczych Pu-A-31 według wzoru określonego w załączniku nr 2 do instrukcji;

3) spisy dokumentacji przekazywanej do zniszczenia Pu-A-33 według wzoru określonego w załączniku nr 3 do instrukcji, łącznie z protokółami

brakowania dokumentacji niearchiwalnej Pu-A-34 według wzoru określonego w załączniku nr 4 do instrukcji i zgodami na jej brakowanie

wydanymi przez właściwe archiwum państwowe;

4) karty udostępnienia akt Pu-A-32 według wzoru określonego w załączniku nr 5 do instrukcji,

5) protokóły stwierdzające brak lub uszkodzenie dokumentacji;

6) spisy zdawczo – odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do właściwych archiwów państwowych Pu-A-39 według wzoru

określonego w załączniku nr 6 do instrukcji.

§27. Pomoce ewidencyjne, z wyjątkiem kart udostępniania akt, stanowią kategorię „A” i przechowuje się je w oddzielnych teczkach.

§28. Dokumenty stanowiące ewidencję dokumentacji przechowuje się w archiwum zakładowym wieczyście w oddzielnych teczkach. Karty

udostępnienia akt otrzymują kolejne numery i w kolejności tych numerów przechowuje się je przez okres dwóch lat od daty zwrotu akt.

§29. Otrzymane spisy zdawczo – odbiorcze rejestruje się w wykazie spisów zdawczo – odbiorczych i nadaje kolejne numery z tego wykazu.

Jeden egzemplarz spisów zdawczo – odbiorczych przechowuje się w kolejności numerów zgodnie z ich rejestracją w wykazie spisów, a drugi w teczce

prowadzonej oddzielnie dla poszczególnych komórek jednostki organizacyjnej.

§30. Archiwa zakładowe i składnice akt mogą stosować inne pomoce ewidencyjne jak np. : inwentarze kartkowe lub książkowe, kartoteki,

skorowidze do inwentarzy, indeksy oraz inne pomoce archiwalne, zgodnie z wymogami stawianymi przez archiwa państwowe.

VI. Udostępnianie dokumentacji.

§31. 1. Dokumentacja przechowywana w archiwach zakładowych lub składnicach akt może być udostępniana na miejscu pracownikom, za

zgodą kierownika komórki organizacyjnej, która akta wytworzyła, a w przypadku jeżeli komórka już nie działa to kierownika komórki w której

prowadzone jest archiwum zakładowe lub składnica akt.

2. Udostępnienie akt dla celów innych niż służbowe odbywa się za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej.

§32. W uzasadnionych przypadkach dokumentacja może być wypożyczona (bez możliwości dalszego jej przekazywania innym osobom, bądź

jednostkom organizacyjnym) na ściśle określony termin, za zgodą kierownika danej jednostki organizacyjnej. W razie konieczności przekazania

dokumentacji innym osobom, bądź jednostkom organizacyjnym, może ono nastąpić za zgodą i poprzez archiwum lub składnicę, które akta udostępniły.

§33. Wypożyczenia dokumentacji dokonuje wyłącznie personel danego archiwum lub składnicy akt.

§34. Wypożyczenie dokumentacji odbywa się na podstawie karty udostępnienia akt. Potwierdzania zwrotu akt na karcie udostępnienia akt

dokonuje wyłącznie personel w obecności osoby oddającej akta.

- 46 -

§35. Wypożyczający dokumentację ponosi pełną odpowiedzialność za całość akt i zwrot ich w wyznaczonym terminie. Personel obowiązany jest

sprawdzić stan akt przy ich zwrocie.

§36. W miejsce wypożyczonych akt wkłada się zakładkę do akt.

§37. Wypożyczenie pojedynczych pism z teczek jest niedozwolone.

§38. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń wypożyczonej dokumentacji personel danego archiwum zakładowego lub składnicy akt

sporządza protokół, który podpisuje wypożyczający dokumentację, jego bezpośredni przełożony i kierownik archiwum zakładowego lub składnicy akt.

Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce brakujących akt, drugi przechowuje się w specjalnie na ten cel

założonej teczce, a trzeci przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, która akta wypożyczała w celu wyjaśnienia okoliczności sprawy i

ustalenia osoby odpowiedzialnej.

§39. Korzystanie z akt w archiwach lub składnicach akt odbywa się pod nadzorem personelu.

§40. Poszukiwanie akt w magazynach archiwalnych przeprowadza wyłącznie personel.

§41. Każdy korzystający z dokumentacji na miejscu, w archiwach lub składnicach akt, wpisuje się do ksiąg udostępniania akt.

VII. Wydzielanie, ocena i brakowanie dokumentacji

§42. W drugim półroczu każdego roku personel archiwów zakładowych i składnic akt dokonuje przeglądu i wydzielenia dokumentacj i. Przez

wydzielenie rozumie się:

1) wyłączenie materiałów archiwalnych kategorii „A” podlegających przekazaniu do archiwum państwowego;

2) wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął;

3) wyłączenie dokumentacji podlegającej ekspertyzie kategorii „BE”.

§43. Wydzielenia dokumentacji, dokonuje na wniosek pracownika danego archiwum lub składnicy akt, komisja powołana przez kierownika

jednostki organizacyjnej.

§44. W skład komisji wchodzą:

1) pracownik archiwum lub składnicy akt;

2) bezpośredni przełożony pracownika archiwum lub składnicy akt;

3) przedstawiciel komórki organizacyjnej, której akta podlegają brakowaniu lub przekazaniu do archiwów państwowych.

§45. Do zadań komisji należy:

1) typowanie materiałów archiwalnych kategorii „A” do przekazania do archiwów państwowych;

2) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” do zniszczenia, względnie ustalenia innego okresu przechowywania;

3) sporządzania protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B” oraz spisu tych akt.

§46. Komisja nie może zmienić kwalifikacji dokumentacji zaliczonej do materiałów archiwalnych kategorii ”A” w wykazie akt, może natomiast

przekwalifikować w uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym dokumentację niearchiwalną kategorii „B” do kategorii „A” oraz zmienić

termin przechowywania dokumentacji niearchiwalnej kategorii „B”.

§47. Dokumentację przeznaczoną do wybrakowania, należy wydzielić i przechowywać w kolejności umieszczenia jej w spisie przesłanym do

właściwego archiwum państwowego, do czasu otrzymania zgody na jej zniszczenie.

§48. Protokół brakowania dokumentacji wraz ze spisem dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, komisja przedkłada kierownikowi danej

jednostki organizacyjnej lub osobie przez niego upoważnionej, w celu uzyskania akceptacji.

§49. Jeden egzemplarz protokółu oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, należy

przesłać do właściwego archiwum państwowego w celu uzyskania zgody na dokonanie zniszczenia akt.

§50. Właściwe terytorialnie archiwum państwowe może przeprowadzić ekspertyzę archiwalną wybrakowanej dokumentacji, zażądać zmiany

kwalifikacji akt i przeprowadzenia nowego brakowania. Od decyzji właściwego archiwum państwowego służy prawo odwołania do Naczelnego

Dyrektora Archiwów Państwowych.

§51. Właściwe terytorialnie archiwum państwowe wydaje w dwóch egzemplarzach zgodę na brakowanie dokumentacji. Jeden egzemplarz

pozostaje w archiwum zakładowym lub składnicy akt, przy spisie wybrakowanej dokumentacji, drugi przeznaczony jest dla instytucji dokonującej

niszczenia akt.

§52. Po otrzymaniu zgody właściwego archiwum państwowego na wybrakowanie dokumentacji należy:

1) wyłączyć z niej wszystko, co nadaje się do powtórnego użytku np. teczki, segregatory;

2) wyłączyć wszystko, co czyni makulaturę niezdatną do przerobu na papier np. części metalowe, celofanowe, drewniane itp.

§53. Personel archiwów zakładowych lub składnic akt, po uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego i wybrakowaniu akt dokonuje

adnotacji w spisach zdawczo – odbiorczych o zniszczeniu tej dokumentacji.

- 47 -

VIII. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

§54. Materiały archiwalne przechowuje się w archiwach zakładowych przez 25 lat, zgodnie z postanowieniem zawartym w rozporządzeniu

Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu

przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

§55. Po upływie okresu przechowywania w archiwach zakładowych materiały kategorii „A” są przekazywane do właściwego terytorialnie

archiwum państwowego.

§56. 1. Materiały kategorii „A” przekazuje się na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych, sporządzonych w trzech egzemplarzach i

podpisanych przez kierownika jednostki organizacyjnej oraz kierownika archiwum zakładowego. Dwa egzemplarze spisu przeznaczone są dla

właściwego archiwum państwowego, jeden zatrzymuje archiwum zakładowe.

2. Do spisów materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego należy dołączyć inne pomoce archiwalne oraz informację

zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne.

§57. Materiały archiwalne, przed przekazaniem do właściwego archiwum państwowego należy uporządkować i zabezpieczyć zgodnie z

rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz

zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

§58. Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego ponosi jednostka organizacyjna

przekazująca akta.

IX. Kontrola archiwum zakładowego i składnic akt

§59. Archiwa państwowe sprawują nadzór nad stanem i sposobem przechowywania dokumentacji w jednostkach organizacyjnych administracji

celnej i dokonują kontroli.

§60. Z przeprowadzonej kontroli archiwów zakładowych lub składnic akt, przedstawiciele państwowej służby archiwalnej sporządzają protokoły

i wydają zalecenia pokontrolne, do realizacji których zobowiązana jest dana jednostka organizacyjna. Protokół z kontroli przedkłada się kierownikowi

jednostki organizacyjnej.

§61. Kontrole archiwów zakładowych i składnic akt mogą prowadzić również przedstawiciele Najwyższej Izby Kontroli i prokuratury.

X. Postanowienia końcowe.

§62. W przypadku ustania działalności jednostki organizacyjnej, postępowanie z dokumentacją określa § 11 rozporządzenia Minis tra Kultury z

dnia 16 września 2002r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania

materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

§63. W przypadku utraty materiałów archiwalnych albo włamania do pomieszczeń archiwów lub składnic akt, kierownik danej jednostki

organizacyjnej zobowiązany jest do powiadomienia właściwej jednostki Policji.

§64. Z chwilą rozwiązania stosunku pracy lub służby z osobą prowadzącą archiwum zakładowe lub składnicę akt, powinno nastąpić

INSTRUKCJA KANCELARYJNA -...

Documents

Transcript of INSTRUKCJA KANCELARYJNA -...