Instrukcja Kancelaryjna UAM
Transcript of Instrukcja Kancelaryjna UAM
1
INSTRUKCJA KANCELARYJNA UAM
1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1.1. Celem instrukcji jest ustalenie zasad sprawnego wykonywania prac kancelaryjnych,
ujednolicenie czynności oraz stosowanie racjonalnych metod pracy biurowej.
1.2. Przedmiotem instrukcji są czynności związane z obiegiem akt od chwili wpływu bądź
powstania aŜ do momentu przekazania ich do archiwum lub na makulaturę. Ustala ona
zasady tworzenia, przesyłania, ewidencjonowania, przechowywania i przekazywania
akt do Archiwum UAM oraz korzystania z akt złoŜonych w Archiwum UAM.
1.3. Postępowanie z aktami tajnymi i poufnymi oraz szczegółowy tryb postępowania w
sprawach skarg i wniosków regulują odrębne przepisy.
2. OKREŚLENIE PODSTAWOWYCH POJĘĆ STOSOWANYCH W INSTRUKCJI
2.1. Akta sprawy - wszelkiego rodzaju dokumenty - pisma, księgi, dokumentacja
finansowa, prawna, statystyczna, fotograficzna, nagrania dźwiękowe, filmy
i inne zawierające dane, które mogą być istotne przy rozpatrywaniu sprawy.
2.2. Czystopis - tekst dokumentu lub pisma w postaci ostatecznej, przygotowanej do
podpisu przez referenta.
2.3. Jednostka organizacyjna UAM - Wydział i inna jednostka wymieniona w Statucie
UAM §§ 7-26. W rozumieniu niniejszej instrukcji rangę jednostki
organizacyjnej posiadają równieŜ: administracja UAM oraz działy czy
stanowiska podlegające bezpośrednio Rektorowi UAM jak Inspektorat BHP
czy Radca Prawny.
2.4. Komórka organizacyjna UAM - Instytut, katedra, działy administracji centralnej i
inne powstałe w wyniku podziału jednostek organizacyjnych UAM.
2.5. Komórka macierzysta (merytoryczna) - jednostka lub komórka organizacyjna, do
której zadań naleŜy merytoryczne opracowanie danego rodzaju spraw i
która powinna posiadać całość zasadniczych materiałów dotyczących tego
rodzaju spraw.
2.6. Poprzedniki - akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie.
2.7. Referent sprawy - pracownik, który załatwia sprawę merytorycznie tzn. opracowuje
pismo i przygotowuje wniosek do decyzji kierownictwa.
2 2.8. Registratura - miejsce rejestracji spraw i przechowywania akt spraw zakończonych,
lecz potrzebnych jeszcze do pracy bieŜącej poszczególnych komórek
organizacyjnych UAM. Registraturę prowadzą poszczególni referenci.
W razie potrzeby moŜna prowadzić registratury wspólnie dla kilku
referentów lub całej jednostki czy komórki organizacyjnej.
2.9. Spis spraw - chronologiczne zestawienie spraw rejestrowanych, które prowadzi się dla
kaŜdej teczki spraw oznaczonej w wykazie akt kat. A oraz kat. B z więcej
niŜ 3 letnim okresem przechowywania.
2.10. Sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy wymagający podjęcia czynności administracyjnych.
2.11. Teczka obiegowa - okładka przeznaczona do zabezpieczania akt sprawy będącej w
toku załatwiania.
2.12. Teczka spraw - oprawa słuŜąca do gromadzenia i przechowywania akt spraw
oznaczonych tym samym symbolem klasyfikacyjnym wg wykazu akt UAM.
2.13. Terminatka - urządzenie do przechowywania akt spraw wymagających terminowego
załatwienia.
2.12. Wykaz akt UAM - jednolita dla wszystkich komórek organizacyjnych UAM rzeczowa
klasyfikacja akt powstałych w toku działalności Uczelni obejmująca hasła
klasyfikacyjne - tytuły teczek akt, ich symbole cyfrowe oraz kategorię
archiwalną.
2.13. Wpływ - kaŜde pismo wpływające do UAM.
2.14. Załącznik - dokument lub inne pismo dołączone do pisma przewodniego w danej
sprawie.
3. SYSTEM KANCELARYJNY I PODSTAWOWE OGNIWA APARATU
KANCELARYJNEGO UAM
3.1. W uczelni obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym
rzeczowym wykazie akt.
3.2. Podstawowymi ogniwami aparatu kancelaryjnego UAM są:
- Kancelaria Główna
- Sekretariaty Rektora i Prorektorów
- Sekretariat Dyrektora Administracyjnego UAM
- Sekretariaty jednostek organizacyjnych UAM (dziekanaty, sekretariaty Biblioteki
Głównej , Wydawnictwa itd.)
- Sekretariaty komórek naukowo-dydaktycznych (instytutów, samodzielnych
katedr, studiów itd.)
- Registratury.
3
4. OBIEG AKT
4.1. Obowiązuje bezpośredni obieg akt, tzn. pismo winno zostać skierowane do punktu
przeznaczenia bezpośrednio, jedynie z zachowaniem niezbędnej drogi słuŜbowej.
4.2. Typowy obieg akt jest następujący:
- Kancelaria Główna przyjmuje wszystkie wpływy dostarczone przez pocztę,
przyniesione z własnych i obcych jednostek organizacyjnych, jak równieŜ złoŜone
przez interesantów oraz dokonuje ich rozdziału.
- Sekretariaty - otrzymują wpływy z Kancelarii Głównej, przedstawiają je do
wglądu kierownictwu i rozdzielają na poszczególne komórki organizacyjne lub
stanowiska pracy.
- Kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej - przegląda wpływy, ew.
zamieszcza dyspozycje dot. załatwienia i przydziela pisma właściwym
referentom.
- Registratura (referent) - rejestruje sprawę.
- Referent - załatwia sprawę, sporządza koncept odpowiedzi i czystopis.
- UpowaŜniony pracownik - podpisuje czystopis.
- Kancelaria Główna wysyła podpisane czystopisy pod wskazanymi adresami.
4.3. Obieg akt odbywa się w zasadzie bez pokwitowania. Za pokwitowaniem w ksiąŜce
doręczeń lub na kopii przesyła się akta waŜniejszych spraw oraz przesyłki poufne,
polecone i wartościowe.
4.4. Akta sprawy w toku załatwiania przesyła się w oddzielnej teczce obiegowej, oznaczonej
nazwiskiem referenta, nazwą jednostki i komórki organizacyjnej. Sprawy pilne naleŜy
przesyłać w specjalnych teczkach z napisem "Pilne" w kolorze czerwonym.
4.5. Akta w obiegu wewnętrznym między jednostkami organizacyjnymi zlokalizowanymi w
tym samym gmachu przesyła się bez pośrednictwa Kancelarii Głównej.
4.6. W korespondencji między jednostkami organizacyjnymi UAM mieszczącymi się w
róŜnych budynkach pisma naleŜy przekazywać wyznaczonej osobie zbierającej pocztę
(kierownikowi obiektu, portierowi itp.), która przekazuje je do Kancelarii Głównej. Nie
naleŜy w tym wypadku korzystać z pośrednictwa poczty.
5. ZASADY PRZYJMOWANIA I PRZESYŁANIA WPŁYWÓW PRZEZ KANCELARIĘ
GŁÓWNĄ
4 5.1. Kancelaria Główna nie prowadzi rejestru wpływów za wyjątkiem:
- poczty poleconej
- listów za potwierdzeniem odbioru
- przesyłek ekspresowych
- przesyłek wartościowych
- paczek
- rachunków
5.2. Urzędnik kancelarii odciska na kopercie pieczątkę wpływu wraz z datą. W przypadku
konieczności otwarcia pisma pieczątkę odciska się w prawym górnym naroŜniku z
podaniem jednostki organizacyjnej, do której pismo winno być skierowane. Pieczątki
wpływu nie odciska się na załącznikach, dokumentach, ksiąŜkach, czasopismach,
dziennikach urzędowych, prospektach i innych drukach nie nadających się do dalszego
załatwiania. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i
wartościowe, Kancelaria Główna sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan
opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, pracownik Kancelarii Głównej
sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i Ŝąda
od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki
uszkodzonej.
5.3. Kancelaria Główna rozdziela wpływy według następującej kolejności:
- dla Rektora - wpływy adresowane bezpośrednio, wpływy z Ministerstwa Edukacji
Narodowej i od Ministra Nauki, pisma adresowane do UAM o ile wymagają
załatwienia na szczeblu Rektoratu,
- dla Prorektorów - pisma adresowane bezpośrednio,
- dla Dyrektora Administracyjnego - pisma adresowane bezpośrednio i pisma
adresowane do UAM o ile dotyczą spraw administracyjnych,
- dla jednostek organizacyjnych UAM - wpływy adresowane bezpośrednio do tych
jednostek oraz ich pracowników,
- skargi i wnioski nie adresowane bezpośrednio naleŜy kierować do wyznaczonego
pracownika Sekretariatu Rektora.
5.4. Pisma oznaczone jako pilne, ekspresowe, telegramy, telefonogramy itp. naleŜy
niezwłocznie przekazać właściwym adresatom.
5.5. Kancelaria Główna otwiera wpływy tylko wtedy, gdy zaadresowane są do UAM bez
określenia konkretnego adresata. JeŜeli po otwarciu przesyłki okaŜe się, Ŝe zawiera ona
pismo tajne lub poufne doręcza się ją bez dalszego rozpakowywania z adnotacją o
przyczynie otwarcia stosownie do przepisów o przesyłkach tajnych i poufnych.
Podobnie postępuje się przy przesyłkach wartościowych.
5 5.6. W przypadku otwarcia wpływu przez Kancelarię Główną koperty dołącza się do
następujących wpływów:
- odwołań od decyzji władz Uczelni
- pism w sprawach sądowych, arbitraŜowych oraz tych administracyjnych, z
którymi wiąŜe się termin prekluzyjny
- pism nadesłanych z zagranicy
- pism, w których brak jest nazwiska oraz adresu nadawcy
- poleconych oraz dostarczanych za dowodem doręczenia
- załączników przesyłanych bez pisma przewodniego
- skarg i wniosków
- przesyłek ekspresowych.
5.7. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się
bezzwłocznie do urzędu pocztowego.
5.8. Na Ŝądanie składającego Kancelaria Główna wydaje potwierdzenie otrzymania wpływu.
6. ODBIÓR KORESPONDENCJI PRZYCHODZĄCEJ (WPŁYWÓW)
6.1. Sekretariaty jednostek organizacyjnych odbierają i otwierają wpływy z Kancelarii Głównej,
za wyjątkiem wpływów adresowanych imiennie.
6.2. Sekretariaty, kierownicy i referenci wszystkich jednostek organizacyjnych UAM przyjmują
równieŜ w ustalonych godzinach pisma składane bezpośrednio przez interesantów.
6.3. W poszczególnych jednostkach organizacyjnych wpływy dekretuje kierownik, który:
- zatrzymuje wpływy załatwiane przez niego osobiście,
- wyłącza wpływy mylnie skierowane i przesyła je natychmiast do właściwych
jednostek,
- przydziela pozostałe wpływy do załatwienia poszczególnym pracownikom lub
komórkom organizacyjnym oraz umieszcza dyspozycje dotyczące sposobu
załatwienia sprawy, terminu załatwienia sprawy, aprobaty załatwienia sprawy
bądź podpisania czystopisu.
6.4. JeŜeli wpływ dotyczy dwóch lub większej ilości spraw naleŜących do zakresu działania
róŜnych jednostek naleŜy go skierować do jednostki właściwej w sprawie podstawowej.
W przypadku trudności w klasyfikacji decyduje pierwsza sprawa poruszona w piśmie.
6.5. Wpływy przejrzane i zwrócone przez kierownika pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z
dekretacją.
7. REJESTROWANIE I ZNAKOWANIE SPRAW
6 7.1. Rejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw i nadaniu jej znaku. Nie
prowadzi się spisów spraw, dla których przewidziana jest specjalna forma rejestracji
(rejestr, kartoteka).
7.2. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego w danej sprawie pisma
otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz uczelni wszczynającego sprawę.
KaŜde nowe pismo dotyczące sprawy juŜ zarejestrowanej otrzymuje nadany jej znak i
dołącza się do niego wszystkie poprzedniki (akta sprawy).
7.3. Rejestrowanie sprawy naleŜy w zasadzie do obowiązków referenta sprawy. W jednostkach,
które prowadzą wspólną registraturę rejestrowanie spraw naleŜy do pracownika
prowadzącego registraturę.
7.4. Spisy spraw prowadzi się oddzielnie dla kaŜdej teczki przewidzianej w Wykazie akt UAM.
Spisy spraw prowadzi się w zasadzie w układzie chronologicznym. MoŜna jednak w
przypadku duŜej ilości spraw jednego rodzaju (jak np. zaświadczenia studenckie)
prowadzić spis według układu alfabetycznego, zachowując jednak w ramach liter układ
chronologiczny.
7.5. Znak sprawy składa się z następujących elementów:
- symbolu literowego komórki organizacyjnej,
- numeru teczki tzn. symbolu cyfrowego oznaczającego hasła klasyfikacyjne teczki
spraw wg wykazu akt UAM,
- numeru sprawy w spisie spraw danej teczki,
- dwóch końcowych cyfr roku kalendarzowego lub akademickiego.
Przykładowy zapis znaku:
KO - 1040 1/87
Tzn. KO - Dział Kadr i Organizacji, 1040 - zasady zatrudniania nauczycieli
akademickich, sprawa 1 w r. 1987.
JeŜeli sprawy rejestruje się w spisie prowadzonym w układzie alfabetycznym numer
spisu spraw - trzeci element składowy znaku sprawy poprzedza się odpowiednią literą
alfabetu. Np. WHO - 4213 K 7/87 lub WHO - 4213 K 7/87/88 tzn. Dziekanat Wydziału
Historycznego - zaświadczenia w sprawach osobowych studentów - sprawa 7 pod
literą K (np. studenta Kaczmarka) w r. 1987 lub r. akad.1987/88.
7.6. Przy rejestracji spraw zainicjowanych przez daną jednostkę organizacyjną (tzn. gdy
pierwsze pismo w tej sprawie powstało w jednostce przechowującej akta sprawy) w
spisie spraw w rubryce "od kogo wpłynęło" naleŜy wpisać "ex officio" (z urzędu).
7.7. JeŜeli sprawa rozpoczęta w roku ubiegłym nie została załatwiona i załatwienie jej przypada
na rok następny nie naleŜy rejestrować jej ponownie w roku bieŜącym. O ile jednak w
7 roku bieŜącym napłynie następne pismo w tej sprawie naleŜy przenieść akta sprawy do
nowej teczki rejestrując ją ponownie z odpowiednią adnotacją w dawnej i nowej teczce.
7.8. KaŜda jednostka i komórka organizacyjna Uczelni dokonuje wyboru przewidzianych w
Wykazie akt haseł klasyfikacyjnych spraw właściwych do prowadzenia wg zakresu
własnych kompetencji i zakłada teczki aktowe zaopatrując je w odpowiedni symbol i
hasło. Teczki zakłada się w miarę powstawania spraw.
7.9. JeŜeli w obrębie roku w danej teczce załoŜonej zgodnie z Wykazem akt nagromadzi się
niewielka liczba spraw, moŜna załoŜyć teczkę pod hasłem wyŜszego stopnia, tzn.
bardziej ogólnym - pod warunkiem jednak, Ŝe w jednej teczce będą przechowywane
akta tylko jednej kategorii archiwalnej (A lub B).
7.10. Nowe teczki aktowe i nowe spisy spraw dla kaŜdej teczki zakłada się w zaleŜności od
potrzeby, najlepiej na rok akademicki lub kalendarzowy. W przypadku małej ilości
spraw oznaczonych tym samym symbolem klasyfikacyjnym dopuszczalne jest
prowadzenie jednej teczki przez okres kilku lat. W przypadku wielkiej ilości spraw
oznaczonych tym samym symbolem klasyfikacyjnym naleŜy tworzyć teczki o grubości
nie przekraczającej 5 cm.
8. FORMY ZAŁATWIANIA SPRAW
8.1. Sprawy naleŜy załatwiać w sposób najprostszy, w zaleŜności od potrzeby w formie
ustnej, pisemnej, telefonicznej, lub telegraficznej.
8.2. Ustnie załatwiać naleŜy przede wszystkim sprawy przedstawione ustnie (bezpośrednio
lub telefonicznie) przez interesanta. Ustną formę naleŜy z reguły stosować przy
załatwianiu spraw między poszczególnymi jednostkami (komórkami) organizacyjnymi
UAM, sporządza się wówczas notatkę komunikującą treść sprawy, sposób załatwienia,
nazwisko osoby zainteresowanej, datę i podpis referenta. Notatkę sporządza się równieŜ
z czynności przeprowadzonych poza siedzibą Uczelni, jeŜeli nie jest przewidziana dla
takich czynności forma protokółu, jeŜeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje
mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.
8.3. Sprawy przedstawione w sposób pisemny załatwia się zawsze pisemnie.
8.4. Najprostszym sposobem pisemnego załatwienia sprawy jest załatwienie odręczne, które
polega na sporządzeniu przez osobę załatwiającą sprawę odpowiedzi bezpośrednio na
przedstawionym piśmie bez sporządzania kopii odpowiedzi (np. Wydanie opinii, zgody
itp.). Akta sprawy zwraca się właścicielowi lub przekazuje do właściwego adresata w
tej samej formie, w jakiej trafiły do załatwienia. MoŜna sporządzić krótką notatkę dla
terminatki w celu kontroli biegu sprawy w przyszłości.
8.5. Przy opracowywaniu pisemnych odpowiedzi naleŜy przestrzegać następujących zasad:
8 - kaŜdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem. JeŜeli otrzymane pismo dotyczy
dwu lub więcej spraw naleŜących do zakresu działania róŜnych jednostek
organizacyjnych UAM, referent sporządza odpowiednie wyciągi i kieruje je do
właściwych jednostek, o czym czyni adnotację w oryginale.
- kaŜda odpowiedź winna być zaopatrzona w znak sprawy własny oraz datę i znak
pisma adresata (o ile adresatem jest instytucja).
- adresy pisze się w pierwszym przypadku.
- W przypadku, gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom
lub osobom, pod treścią pisma wymienia się adresatów. W przypadku, gdy do
pisma mają być dołączone załączniki, naleŜy je poniŜej treści pisma kolejno
wymienić i na kaŜdym z nich w prawym górnym rogu wpisać znak pisma
podstawowego i kolejny numer załącznika.
- Specjalne wskazówki dotyczące sposobu wysłania pisma (polecony, pilny, za
dowodem doręczenia itp.) winny znajdować się nad adresem.
- Na ostatniej kopii pracownik opracowujący pismo winien umieścić swoje inicjały.
8.6. W uzasadnionych przypadkach moŜna niektóre sprawy załatwiać telefonicznie lub
telegraficznie sporządzając odpowiednią notatkę do akt.
8.7. W kaŜdej jednostce organizacyjnej opracowującej projekty okólników, zarządzeń itp.
powinien znajdować się aktualny ich rozdzielnik zawierający wykaz odbiorców i liczbę
wysyłanych egzemplarzy w takiej ilości, aby nie zachodziła potrzeba ponownego ich
przepisywania i powielania na niŜszych szczeblach organizacyjnych.
9. PODPISYWANIE PISM
9.6. Podpisujący umieszcza swój podpis w obrębie maszynowego podpisu lub pieczątki
zawierającej nazwę jego stanowiska słuŜbowego oraz imię i nazwisko. Podpis powinien
być pełny, skróty (parafy) mogą być umieszczane tylko na kopiach. Nie naleŜy
stosować facsimili.
9.7. Uprawnienia do podpisywania korespondencji wychodzącej z UAM uregulowane
zostaną odrębnym zarządzeniem.
10. TERMINY ZAŁATWIANIA SPRAW
10.1. KaŜde pismo winno być zarejestrowane i przekazane niezwłocznie a najpóźniej w
ciągu 3 dni do osoby uprawnionej do wydania decyzji.
10.2. Regułą jest niezwłoczne załatwianie spraw.
10.3. Sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego winny być załatwione w terminie
14 dniowym.
9 10.4. W sprawach wymagających decyzji organów kolegialnych odpowiedź naleŜy wysłać
niezwłocznie a najdalej w ciągu 14 dni od daty podjęcia decyzji przez organ kolegialny.
10.5. Sprawy przekazane do uzgodnienia czy zaopiniowania naleŜy traktować jako pilne.
10.6. Dopilnowanie realizacji wyznaczonych terminów załatwiania spraw naleŜy do
obowiązków referentów i sekretariatu. Sekretariat jest obowiązany bieŜąco informować
kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej o sprawach, które nie zostały
załatwione w terminie. Kierownik komórki lub jednostki organizacyjnej podejmuje
określone decyzje w tym zakresie.
10.7. JeŜeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest moŜliwe:
- naleŜy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi
terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu
postępowania administracyjnego,
- gdy w konkretnej sprawie nie stosuje się przepisów wymienionych w poprzednim
punkcie, naleŜy zwrócić się do Kierownika z wnioskiem o przesunięcie terminu,
podając przyczyny uniemoŜliwiające załatwienie sprawy w wyznaczonym terminie
oraz zaproponować nowy termin jej załatwienia
10.8. Kierownik jednostki organizacyjnej przeprowadza raz w miesiącu kontrolę
terminowości obiegu i załatwiania spraw.
11. WYSYŁANIE PISM
11.1. Pisma przeznaczone do wysłania przygotowuje sekretariat jednostki organizacyjnej,
który sprawdza czy pismo jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączono
wymienione załączniki, a w razie stwierdzenia braków uzupełnia je lub zwraca pismo
referentowi do uzupełnienia.
11.2. Pisma pojedyncze, o ile treść na to pozwala, wysyła się bez kopert , składając je i
sklejając tak, aby widoczna była część pisma zawierająca nazwę i adres adresata oraz
nadawcy, jak równieŜ znak sprawy.
11.3. Pisma wysyłane w kopertach winny być zaopatrzone w pieczątkę nadawcy umieszczoną
w lewym górnym rogu koperty. Pod pieczątką naleŜy umieścić znak sprawy. O ile są
szczególne dyspozycje dotyczące wysłania pisma, naleŜy umieścić je nad adresem (np.
polecony, ekspres, za dowodem doręczenia itp.). Pisma bez szczególnych oznaczeń
wysyła się jako korespondencję zwykłą.
11.4. Pisma kierowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
11.5. Wszelkie pisma wychodzące z UAM wysyła Kancelaria Główna, która uiszcza
przewidziane przepisami opłaty.
1011.6. Kancelaria Główna prowadzi rejestr wszystkich pism wychodzących na zewnątrz
UAM.
11.7. Telegramu i przesyłki ekspresowe wysyła się natychmiast po przekazaniu ich do
Kancelarii Głównej. Pozostałe przesyłki wysyłane są tego samego dnia o ile zostaną
przekazane do Kancelarii Głównej do godz. 1400.
12. PRZECHOWYWANIE AKT
12.1 Referenci przechowują akta (pisma) do załatwienia w specjalnych teczkach
oznaczonych napisem "do załatwienia". Akta do załatwienia układa się w kolejności
wpływów (najdawniej otrzymane pisma na wierzchu). Poza kolejnością załatwia się
sprawy pilne.
12.2 Sprawy w toku załatwiania (wyczekujące na odpowiedź lub uzupełnienie, wymagające
wznowienia w odpowiednim terminie itp.) przechowuje się w terminatce. Terminatką,
zaleŜnie od ilości przechowywanych spraw moŜe być specjalna teczka, oddzielna półka
w szafie lub cała szafa. Terminatkę prowadzi referent lub pracownik prowadzący
registraturę, który w oznaczonym terminie wyłącza akta z terminatki i przekazuje do
dalszego załatwienia. JeŜeli do oznaczonego terminu nie nadejdzie konieczna do
ostatecznego załatwienia sprawy odpowiedź, referent sporządza monit.
12.3 Akta spraw ostatecznie zakończonych przechowuje się w teczkach prowadzonych wg
Wykazu akt UAM. Po zamknięciu sprawy naleŜy pisma sprawy uporządkować w
kolejności chronologicznej, po zamknięciu teczki naleŜy uporządkować sprawy w
kolejności liczb porządkowych spisu spraw danej teczki od pierwszego numeru na
górze.
12.4 Materiały archiwalne (oznaczone symbolem "A") naleŜy przechowywać w teczkach
wiązanych. Nie naleŜy tych akt dziurkować i przechowywać w segregatorach lub
skoroszytach.
12.5 KaŜda teczka zawierająca sprawy zakończone winna być opisana w sposób
następujący:
- na środku u góry: Uniwersytet im. A.Mickiewicza,
- poniŜej: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej i ew.
stanowiska pracy,
- w lewym górnym rogu: symbol teczki aktowej poprzedzony symbolem jednostki
organizacyjnej,
- w prawym górnym rogu: kategoria archiwalna wg Wykazu akt UAM,
- na środku teczki: tytuł teczki tzn. hasło klasyfikacyjne wg wykazu akt,
11- podtytułem akt: daty skrajne akt (data rozpoczęcia pierwszej sprawy i
zakończenia ostatniej).
12.6. W przypadku wyjęcia (wypoŜyczenia) akt z teczki wystawia się kartę zastępczą, którą
wkłada się na ich miejsce do teczki.
12.7. Akta spraw zakończonych przechowuje się w komórkach macierzystych
(merytorycznych) przez okres trzech lat, a następnie przekazuje do Archiwum UAM lub
na makulaturę (akta kat. B 2 moŜna przekazać na makulaturę po 2 latach).
13. OCENA ARCHIWALNA AKT
13.1. Akta spraw zakończonych dzielą się pod względem wartości archiwalnej na
- materiały archiwalne posiadające wartość trwałą, wieczystą - oznaczone
symbolem "A",
- dokumentację niearchiwalną posiadającą wartość czasową - oznaczoną symbolem
"B".
13.2. Materiały archiwalne (kat. A) przechowywane są na stałe w Archiwum UAM.
13.3. Dokumentacja niearchiwalna po określonym okresie czasu zostaje przekazana na
makulaturę. Oznacza się ją symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich określających
termin jej przechowywania w registraturach i Archiwum UAM. Okres przechowywania
liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego
po utracie praktycznego znaczenia materiałów. Symbolem Bc oznacza się dokumentację
manipulacyjną, która powinna być brakowana (przekazana na makulaturę) w
komórkach organizacyjnych UAM bez przekazywania jej Archiwum UAM. Symbolem
BE oznacza się dokumentację, która po upływie określonego czasu podlega ekspertyzie.
Ekspertyzę przeprowadza Archiwum UAM, które dokonuje ostatecznej kwalifikacji
tych materiałów.
13.4. Kwalifikacja archiwalna akt powstałych w toku działalności uczelni określona została w
Wykazie akt UAM.
14. PRZEKAZYWANIE AKT DO ARCHIWUM UAM
14.1. Przekazywanie akt do Archiwum UAM winno odbywać się systematycznie według
ustalonego odrębnie harmonogramu. Za prawidłowe przygotowanie i przekazanie akt
do Archiwum UAM odpowiadają kierownicy sekretariatów jednostek organizacyjnych
UAM, a w przypadku jednostek administracji centralnej - kierownicy działów.
14.2. Do Archiwum UAM przekazuje się akta kategorii A oraz kategorii B o dłuŜszym niŜ 3
lata okresie przechowywania na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt. Zasadą jest
sporządzanie odrębnych spisów dla akt kat. A oraz akt kat. B. Spis sporządzony w 3
12egzemplarzach (2 egz. zostają w Archiwum UAM) winien być podpisany przez
pracownika, który spis sporządził oraz kierownika jednostki lub komórki
organizacyjnej, która akta przekazuje.
14.3. Akta przekazywane do Archiwum UAM winny być uporządkowane w następujący
sposób:
- wszystkie jednostki archiwalne (teczki, koperty, księgi i in.) winny być opisane
zgodnie z punktem 12.5. niniejszej instrukcji,
- na początku kaŜdej teczki winny znajdować się spisy spraw,
- teczki winny być ułoŜone w porządku symboli klasyfikacyjnych Wykazu akt
UAM i w takiej kolejności spisane,
- do teczek naleŜy dołączyć wszelkie pomoce ewidencyjne (skorowidze, kartoteki
itd.),
- wewnątrz teczki akta winny być uporządkowane zgodnie z punktem 11.3.
niniejszej instrukcji,
- akta winny być przechowywane w registraturach i przekazywane do Archiwum
UAM w teczkach wiązanych, za wyjątkiem akt osobowych wszelkiego rodzaju,
które naleŜy przekazywać do Archiwum UAM w kopertach A/4. O ile jednak
teczka osobowa zawiera duŜą ilość dokumentów, których przełoŜenie do koperty
moŜe spowodować zniszczenie, naleŜy je pozostawić w teczce wiązanej.
14.4. Przekazywanie akt do Archiwum UAM winno odbywać się w sposób następujący:
- jednostka lub komórka organizacyjna zgłasza wniosek o przekazanie akt do
Archiwum UAM wraz z ich spisem na dwa tygodnie przed uzgodnionym z
Archiwum terminem przekazania,
- w tym czasie Archiwum UAM dokonuje ekspertyzy akt w zakresie właściwości
ich uporządkowania i prawidłowości kwalifikacji archiwalnej. W razie
stwierdzenia nieprawidłowości pracownicy jednostki organizacyjnej
przekazującej akta zobowiązani są dokonać poprawek i uzupełnień w określonym
terminie,
- po przewiezieniu akt Archiwum UAM sprawdza zgodność stanu ilościowego i
jakościowego przejmowanej dokumentacji ze spisem, a następnie potwierdza
przyjęcie na spisie.
15. BRAKOWANIE AKT W JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH UAM
15.1. Jednostki organizacyjne UAM brakują (wydzielają na makulaturę) akta własne
zakwalifikowane wg wykazu akt do kat. Bc, B/2 i B/3.
1315.2. Wydzielenia dokumentacji przeznaczonej do brakowania dokonuje komisja złoŜona
z kierownika komórki organizacyjnej i 2 pracowników (w mniejszych komórkach
organizacyjnych - osoba odpowiedzialna za całość dokumentacji).
15.3. Komisja sporządza spis przeznaczonych do brakowania akt i przekazuje go do
Archiwum UAM, które załatwia centralnie dla wszystkich jednostek Uczelni
zezwolenia na przekazanie akt do zbiornicy makulatury.
15.4. Niedopuszczalne jest przekazywanie akt na makulaturę bez wiedzy Archiwum UAM
i zgody Archiwum Państwowego. KaŜdy referent odpowiada za całość dokumentacji
prowadzonej przez siebie sprawy. Niszczenie materiałów archiwalnych podlega
sankcjom przewidzianym w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym.
15.5. W celu uniknięcia nieuzasadnionego niszczenia materiałów archiwalnych zobowiązuje
się wszystkie registratury do przekazywania do Archiwum UAM z początkiem kaŜdego
roku akademickiego spisu zakładanych teczek.
15.6. Po uzyskaniu zezwolenia jednostki organizacyjne UAM wywoŜą wybrakowane akta na
makulaturę we własnym zakresie.
16. UDOSTĘPNIANIE AKT PRZEZ ARCHIWUM UAM
16.1. Archiwum UAM udostępnia jednostkom organizacyjnym UAM ich akta własne na
zasadzie:
- wglądu w pracowni Archiwum UAM,
- wypoŜyczenia na okres dwóch tygodni.
16.2. Akta udostępnia się na podstawie zakładki wypełnionej w następujący sposób:
- sygnatura akt wg numeru spisu zdawczo-odbiorczego nadanego przez Archiwum
UAM przełamanego przez numer pozycji Ŝądanej teczki w spisie
- tytuł teczki
- nazwa jednostki lub komórki organizacyjnej wypoŜyczającej akta
- pieczęć jednostki organizacyjnej
- podpis referenta
16.3. Akta wypoŜyczane poza teren Archiwum UAM wpisuje się do księgi wypoŜyczeń.
16.4. Zasady udostępniania dokumentacji archiwalnej dla celów naukowo-badawczych oraz
dla celów administracyjnych osobom i instytucjom nie związanym z UAM określa
"Regulamin korzystania ze zbiorów Archiwum UAM".
17. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1417.1. Nadzór ogólny nad realizacją instrukcji kancelaryjnej sprawuje Rektor UAM oraz
upowaŜniona przez niego osoba.
17.2. Nadzór szczegółowy sprawują kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych.
1
5Z
ałączn
ik nr 1
d
o Instrukcji
Ka
ncela
ryjnej
KA
RT
OT
EK
A W
PŁY
WU
WAś
NIE
JSZ
YC
H P
ISM
Uwagi
Pokwitowanie
Z dnia
znak
P i s m o o t r z y m a n e
Od kogo
WPŁYW w dniu .................................................... r. do .................................................................. Karta .......... (oznaczenie komórki organizacyjnej)
l.p.
16Załącznik nr 2 do Instrukcji Kancelaryjnej
BLANKIET LISTOWY WG NORMY PKN PN-60/F - 9202
Nazwa i adres
wystawcy pisma
Adresat
(miejsce pieczątki wpływu)
Wasze pismo z dnia: Wasz znak: Nasz znak: Data:
Sprawa:
Treść pisma
Podpis wystawcy pisma
Załączniki:
Symbol nazwiska referenta
sporządzającego czystopis (na
ostatniej kopii)
17Załącznik nr 3 do zarządzenia Rektora UAM Nr 59/2000/01 z dnia 9.01.2001
WYKAZ SYMBOLI JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH UAM
RN REKTOR
BN Biuro Rektora
RN Sekretariat Rektora
NZ Samodzielne Stanowiska ds. Rewizji
NW Dział Współpracy z Zagranicą
NB Inspektorat Bezpieczeństwa i Higieny Pracy
NO Samodzielne Stanowisko ds. Ochrony PrzeciwpoŜarowej
NG Stanowisko Głównego Specjalisty ds. WdroŜeń i Osiągnięć Naukowo-
Badawczych
NS Samodzielne stanowisko d/s kontaktów z gospodarką
NR Radcy Prawni
NM Samodzielne stanowisko d/s obronnych i obrony cywilnej
NN Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych oraz Kancelaria Tajna
NJ Samodzielne Stanowiska ds. Projektów Międzynarodowych
NP Biuro Promocji Zawodowej studentów i Absolwentów UAM
DN Dział Nauczania
WN Dział Nauki i Współpracy z Gospodarką
WA Dział Głównego InŜyniera ds. Aparatury Naukowej i Zaopatrzenia
Laboratoryjnego
KO Dział Kadr i Organizacji
DA DYREKTOR ADMINISTRACYJNY
DA Sekretariat Dyrektora
DOC Dom Pracy Twórczej w CiąŜeniu
AS Dział Socjalny
ASO Ośrodki Wypoczynkowe
AM Główny Specjalista ds. Zarządzania Nieruchomościami Uczelni
AZ Główni Specjaliści ds. Zamówień Publicznych
AOB Specjalista ds. Ochrony Obiektów
GAK Kancelaria Główna
DG ZASTĘPCA DYREKTORA DS. ADMINISTRACYJNO-GOSPODARCZYCH
GA Dział Administracyjno-Gospodarczy
18 GAM Collegium Maius
GZ Dział Zaopatrzenia
DS Domy Studenckie
KI Samodzielna Sekcja Inwentaryzacji
DT ZASTĘPCA DYREKTORA DS. TECHNICZNYCH
TT Dział Techniczny
TI Dział Inwestycji
TW Warsztaty Konserwacyjno-Naprawcze
DM ZASTĘPCA DYREKTORA DS. INWESTYCJI NA MORASKU
MI Zespół inŜynierów nadzorujących budowę na Morasku
DK KWESTOR
KF Dział Finansowy
KK Dział Księgowości i Kosztów
KM Dział Ewidencji Majątku
KS Dział Płac i Stypendiów
WB WYDZIAŁ BIOLOGII
WBO Dziekanat
BIA Instytut Antropologii
BIE Instytut Biologii Eksperymentalnej
BIM Instytut Biologii Molekularnej i Biotechnologii
BIO Instytut Biologii Środowiska
BSD Studium Doktoranckie Biologii
WC WYDZIAŁ CHEMII
WCO Dziekanat
WZB Zespół Dydaktyczny Chemii Fizycznej i Teoretycznej
WZC Zespół Dydaktyczny Chemii Nieorganicznej
WZE Zespół Dydaktyczny Chemii Ogólnej i Analitycznej
WZA Zespół Dydaktyczny Chemii Organicznej i Bioorganicznej
WZT Zespół Dydaktyczny Technologii chemicznej i badań materiałów
WZD Zespół ds. Zaplecza Technicznego
CZF Zakład Chemii Fizycznej
CZP Zakład Chemii Ogólnej
CZT Zakład Chemii Teoretycznej
CZC Zakład Fizyki Chemicznej
19 CZG Zakład Fotochemii
CZŁ Zakład Krystalografii
CZA Zakład Chemii Analitycznej
CZY Zakład Chemii Koordynacyjnej
CZE Zakład Chemii Metaloorganicznej
CZD Zakład Dydaktyki Chemii
CZW Zakład Katalizy Heterogenicznej
CZU Zakład Kinetyki i Katalizy
CZG Zakład Magnetochemii
CZJ Zakład Technologii Chemicznej
CZR Zakład Ziem Rzadkich
CZN Zakład Stereochemii Organicznej
CZI Zakład Fizycznej Chemii Organicznej
CZO Zakład Spektrochemii Organicznej
CZM Zakład Spektrochemii Masowej Związków Organicznych
CZL Zakład Chemii Bioorganicznej
CZS Zakład Syntezy i Struktury Związków Organicznych
CZX Zakład Analizy Wody i Gruntów
CZZ Zakład Technologii Uzdatniania Wody
CAA Zakład Chemii Alkaloidów
CBN Zakład Chemii Bionieorganicznej
CZK Zakład Chemii Kwantowej
CSM Zakład Chemii Supramolekularnej
CZB Zakład Biochemii
CLA Laboratorium Aparaturowe i Środowiskowe Laboratorium Unikalnej Aparatury
Chemicznej
CSD Studium Doktoranckie Chemii
WP Rzecznik Patentowy
WF WYDZIAŁ FILOLOGII POLSKIEJ I KLASYCZNEJ
WFO Dziekanat
FIK Instytut Filologii Klasycznej
FIP Instytut Filologii Polskiej
FKS Katedra Filologii Słowiańskiej
WZ WYDZIAŁ FIZYKI
ZDA Zespół dydaktyczny – I Pracownia Fizyczna
20 ZDB Zespół dydaktyczny – II Pracownia Fizyczna
ZDE Zespół dydaktyczny – Pracownia Elektroniki
ZDK Zespół dydaktyczny – Pracownia Komputerowa
ZDM Zespół dydaktyczny – Pracownia Metodyki Nauczania Fizyki
ZDL Zespół dydaktyczny – Fizyczne Laboratorium Mikrokomputerowe
ZDC Zespół dydaktyczny – Pracownia Elektroniki Cyfrowej
WZO Dziekanat
ZIA Instytut Akustyki
ZIF Instytut Fizyki
WKA Obserwatorium Astronomiczne
USF Pracownia Uniwersyteckie Studio Fimowe
WH WYDZIAŁ HISTORYCZNY
WHO Dziekanat
HIE Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej
HIH Instytut Historii
HIS Instytut Historii Sztuki
HIP Instytut Prahistorii
HIW Instytut Wschodni
WM WYDZIAŁ MATEMATYKI I INFORMATYKI
WMO Dziekanat
ZMA Zakład Algebry i Teorii Liczb
ZMF Zakład Analizy Funkcjonalnej
ZMM Zakład Analizy Matematycznej
ZMD Zakład Dydaktyki Matematyki
ZMG Zakład Geometrii i Topologii
ZMI Zakład Lingwistyki Informatycznej i Sztucznej Inteligencji
ZML Zakład Logiki Matematycznej
ZMY Zakład Matematyki Dyskretnej
ZMN Zakład Metod Numerycznych
ZMO Zakład Optymalizacji i Sterowania
ZMS Zakład Rachunku Prawdopodobieństwa i Statystyki Matematycznej
ZMR Zakład Równań RóŜniczkowych
ZMT Zakład Teorii Aproksymacji
ZMZ Zakład Teorii Funkcji Rzeczywistych
21ZMB Zakład Teorii Obliczeń
ZMU Zakład Teorii Przestrzeni Funkcyjnych
MPA Zakład Arytmetycznej geometrii Algebraicznej
MCK Centrum Kryptologii
MDS Studium Doktoranckie Matematyki
MPS Studium Podyplomowe Matematyki
WG WYDZIAŁ NAUK GEOGRAFICZNYCH I GEOLOGICZNYCH
WGO Dziekanat
GIC Instytut Badań Czwartorzędu i Geoekologii
GIK Instytut Geografii Fizycznej i Kształtowania Środowiska Przyrodniczego
GIP Instytut Geografii Społeczno-Ekonomicznej i Gospodarki Przestrzennej
GIT Instytut Geologii
GKM Archiwum Map
GPK Wydziałowa Pracownia Komputerowa
GDE Wydziałowa Pracownia Dydaktyki Geografii i Edukacji Ekologicznej
GCT Centrum Turystyki i Rekreacji
GCE Centrum Edukacyjne Ochrony Środowiska i ZrównowaŜonego Rozwoju
WS WYDZIAŁ NAUK SPOŁECZNYCH
WSO Dziekanat
SIF Instytut Filozofii
SIK Instytut Kulturoznawstwa
SIN Instytut Nauk Politycznych i Dziennikarstwa
SIP Instytut Psychologii
SIS Instytut Socjologii
SKM Pracownia Komunikacji Multimedialnej
WN WYDZIAŁ NEOFILOLOGII
WNO Dziekanat
NIA Instytut Filologii Angielskiej
NIG Instytut Filologii Germańskiej
NIR Instytut Filologii Romańskiej
NIS Instytut Filologii Rosyjskiej
NKG Katedra Glottodydaktyki i Translatoryki
NIL Instytut Językoznawstwa
NKB Katedra Orientalistyki
22 NKS Katedra Skandynawistyki i Bałtologii
WP WYDZIAŁ PRAWA I ADMINISTRACJI
WPO Dziekanat
KPM Katedra Prawa Cywilnego, Handlowego i Ubezpieczeniowego
KPC Katedra Postępowania Cywilnego
KPK Katedra Prawa Karnego
KPW Katedra Postępowania Karnego
KPS Katedra Kryminalistyki
KPZ Katedra Prawa Pracy i Prawa Socjalnego
KPN Katedra Prawa Administracyjnego i Nauki o Administracji
KPA Katedra Postępowania Administracyjnego
KPF Katedra Prawa Finansowegp
KPG Katedra Prawa Rolnego
KPD Katedra Publicznego Prawa Gospodarczego
KPT Katedra Teorii i Filozofii Prawa
KPB Katedra Prawa Międzynarodowego Publicznego i Organizacji Międzynarodowych
KPL Katedra Prawa Konstytucyjnego
KPH Katedra Doktryn Polityczno- Prawnych i Filozofii
KPU Katedra Historii Ustroju Państw
KPJ Katedra Prawa Rzymskiego i Historii Prawa Sądowego
KPE Katedra Nauk Ekonomicznych
WE WYDZIAŁ STUDIÓW EDUKACYJNYCH
WEO Dziekanat
EZD Zakład Dydaktyki Ogólnej
EZH Zakład Historii Wychowania
EZO Zakład Oświaty Dorosłych
EZM Zakład Metodologii Pedagogiki
EZP Zakład Pedagogicznych Problemów MłodzieŜy
EZR Zakład Pedagogiki Porównawczej
EZS Zakład Pedagogiki Specjalnej
EZJ Zakład Pedagogiki Społecznej
EZL Zakład Pedagogiki Szkolnej
EZW Zakład Pedagogiki Szkoły WyŜszej
23 EZI Zakład Podstaw Wychowania i Opieki
EZA Zakład Psychopatologii Dziecka
EZC Zakład Resocjalizacji
EZK Zakład Socjologii Edukacji
EZT Zakład Technologii Kształcenia
EZN Zakład Penitencjarystyki
EZE Zakład Polityki Oświatowej i Edukacji Obywatelskiej
EZG Zakład Pedeutologii
EZZ Zakład Promocji Zdrowia i Psychoterapii
EZU Zakład Kształcenia Ustawicznego
EPE Pracownia Edukacji Ekologicznej
EPI Pracownia Edukacyjnych Zastosowań Informatyki
EPF Pracownia Filozofii Edukacji
EPP Pracownia Form Przestrzennych
WT WYDZIAŁ TEOLOGICZNY
WTO Dziekanat
TZB Zakład nauk Biblijnych
TZP Zakład Teologii Patrystycznej
TZH Zakład Historii Kościoła
TZD Zakład Teologii Fundamentalnej i Dogmatycznej
TZM Zakład Teologii Moralnej i Duchowości
TZE Zakład Teologii Ekumenicznej
TZF Zakład Filozofii Chrześcijańskiej
TZA Zakład Teologii Pastoralnej
TZC Zakład Wychowania Chrześcijańskiego
TZK Zakład Prawa kanonicznego
JEDNOSTKI MIĘDZYWYDZIAŁOWE
XSO Studium Nauczania Języków Obcych
XSF Studium Wychowania Fizycznego i Sportu
JEDNOSTKI OGÓLNOUCZELNIANE
XBU Biblioteka Uniwersytecka
XWI Ośrodek Informatyki
XWN Wydawnictwo Naukowe
24 XAR Archiwum UAM
XMU Muzeum Uniwersytetu
JEDNOSTKI POZAWYDZIAŁOWE
XKP Instytut Pedagogiczno-Artystyczny w Kaliszu
XCP Kolegium Polonicum w Słubicach
NKJ Kolegium Języków Obcych
XSA Studium Języka Angielskiego dla Pracowników UAM
XSN Studium Języka Niemieckiego dla Pracowników UAM
XOA Ośrodek Współpracy z Alliance Française
XTJ Szkoła Tłumaczy i Języków Obcych UAM (STIL UAM)
XBB Biblioteka Brytyjska UAM
XCA Biblioteka i Czytelnia Austriacka
XOB Ogród Botaniczny
XSE Stacja Ekologiczna UAM w Jeziorach
XCO Centrum Studiów Otwartych
XCU Centrum badawcze Ultraszybkiej Spektroskopii Laserowej
XEŁ Ekspedycja Archeologiczna „Łekno”
XCE Collegium Europaeum Gnesnense w Gnieźnie
25Załącznik nr 4 do Instrukcji Kancelaryjnej
FORMULARZ SPISU SPRAW W TECZCE
Rok Referent Symbol komórki org. Oznaczenie teczki Tytuł teczki wg wykazu akt
DATA OD KOGO
WPŁYNĘŁA
L.P.
Sprawa
(krótka treść)
Znak pisma Z dnia
Wsz
częci
a sp
raw
y
Ost
atec
zne
zała
twie
nie
UWAGI (sposób
załatwienia)
26Załącznik nr 5 do Instrukcji Kancelaryjnej
FORMULARZ SPISU ZDAWCZO-ODBIORCZEGO AKT PRZEKAZYWANYCH DO
ARCHIWUM UAM
Pieczęć jednostki przekazującej akta
Spis zdawczo-odbiorczy akt przekazanych do Archiwum UAM nr .............x)
L.P.
Znak
teczki
Tytuł teczki
Daty skrajne
od - do
Kategoria
akt
Liczba
teczek
Miejsce przechowywania akt w archiwum
Data zniszczenia
lub przekazania
do AP 1 2 3 4 5 6 7 8
Spis sporządził: akta odebrał:
(pieczęć i podpis) (pieczęć i podpis)
data:
27Załącznik nr 6 do Instrukcji Kancelaryjnej
FORMULARZ SPISU AKT WYBRAKOWANYCH NA MAKULATURĘ
Pieczęć jednostki
organizacyjnej
Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej
na makulaturę lub zniszczenie
L.P.
Nr i lp spisu
zdawczo-odbiorczego
Symbol z wykazu
Tytuł teczki Daty skrajne Liczba tomów
Uwagi
1 2 3 4 5 6 7
(Podpis kierownika jednostki)
data
28Załącznik nr 7 do Instrukcji Kancelaryjnej
Nazwa i adres jednostki organizacyjnej
(pieczęć)
PROTOKÓŁ OCENY
DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ
Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji)
...........................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................
...........................................................................................
dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę
lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ..................... m.b. i stwierdziła, Ŝe stanowi
ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej,
oraz Ŝe upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt
lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.
Przewodniczący Komisji .......................................................
Członkowie Komisji .......................................................
(podpisy) .......................................................
.......................................................
.......................................................
29Załącznik nr 8 do Instrukcji Kancelaryjnej
NAPIS NA TECZCE AKTOWEJ
Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu
Nazwa jednostki i komórki organizacyjnej
Znak akt: Kategoria akt:
Tytuł akt (wg wykazu akt)
daty skrajne
Sygnatura akt: x)
x) wypełnia Archiwum UAM
30Załącznik nr 9 do Instrukcji Kancelaryjnej
ZAKŁADKA ARCHIWUM UAM
ZAKŁADKA
Sygn: _________________________
Tytuł: _________________________
_______________________________
_______________________________
Komórka organizacyjna _____________________________________________________
_________________________________________________________________________
Data ___________________________
Podpis (pieczęć)
31
Załącznik nr 10 Do Instrukcji Kancelaryjnej
KARTA ZASTĘPCZA DO TECZKI SPRAW
................................................. Nazwa jednostki organizacyjnej
................................. dnia ....................r. (miejscowość)
........................................................... (komórka organizacyjna - stanowisko pracy)
K A R T A Z A S TĘP C Z A
Pismo (sprawę) ................................................................ z dnia .......................................... w
sprawie ..............................................................................................................................
wypoŜyczono - przekazano ................................................................................................... w celu
.................................................................................................................................... z terminem
zwrotu (załatwienia) do dnia .............................................................................
Podpis