Innowacyjność w zarządzaniu kapitałem ludzkim

Optymalizacja kosztowa. My wiemy jak.

– najlepsza firma doradztwa podatkowego według „Dziennika Gazety Prawnej”

– największa firma doradztwa podatkowego według „Rzeczpospolitej” pod względem przychodów

– najlepszy doradca podatkowy w kategorii podatki dochodowe w Polsce (ranking „Dziennika Gazety Prawnej”)

Sprawdź rozwiązania, jakie proponuje Zespół Human Capital EY

Nasze doradztwo obejmuje m.in. następujące zagadnienia:

• Funkcja HR jako partnera biznesu

• Wynagrodzenie członków zarządu

• Jak zaoszczędzić na składkach ZUS

• Podwyżki dla pracowników bez zwiększania kosztów personalnych

• Opodatkowanie akcji pracowniczych

• Niższy podatek od premii rocznych

• Rozliczenia podróży służbowych

• Delegowanie pracowników i zagraniczne podróże służbowe

• Usługi imigracyjne

• Świadczenia pracownicze

• Używanie samochodów służbowych na cele prywatne

Na kolejnych stronach prezentujemy szczegóły dotyczące wybranych rozwiązań.

MICHAŁ GRZYBOWSKI

1

Funkcja HR jako partnera biznesu

Nasz zespół, w skład którego wchodzą specjaliści z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, eksperci podatkowi oraz doświadczeni prawnicy, skupia się na kompleksowej pomocy organizacjom w zakresie:

• HR audit,

• HR due diligence,

• executive compensation,

• strategii HR.

HR audit

Niezależny raport z przeglądu polityk i praktyk funkcjonujących w dziale HR prezentujący analizę i rekomendacje, który pozwoli Państwu m.in.:

• porównać efektywność funkcjonujących procesów HR z najlepszymi praktykami rynkowymi,

• zwiększyć efektywność wypłacanych stałych i zmiennych składników wynagrodzenia w zakresie spójności z celami firmy, wpływu na przyciągnięcie, motywację i utrzymanie pracowników oraz zgodności z prawem pracy,

• wykorzystać możliwości optymalizacji podatkowej dla systemów wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych,

• poznać plan działania dotyczący wdrożenia ewentualnych usprawnień.

W przypadku audytu przeprowadzanego w ramach doradztwa transakcyjnego - HR due diligence - raport skupia się na analizie silnych i słabych stron organizacji z perspektywy funkcji HR. Prezentuje on potencjalne ryzyko i szanse związane z transakcją, zarówno w zakresie kosztów i oszczędności, jak i zachodzących procesów i stosowanych praktyk.

Executive compensation

Usługi w zakresie analizowania, projektowania i wdrażania systemów dla kluczowych pracowników w firmie pozwolą:

• zapewnić, że cele właścicieli będą powiązane z celami osób zarządzających,

• zaoferować nowoczesne instrumenty motywacyjne, efektywne prawnie i podatkowo,

• stworzyć pakiet wynagrodzeń spójny z lokalną praktyką rynkową i korzystający z najlepszych wzorców ze świata,

• właściwie wycenić i księgowo ująć program,

• możliwie najmniejszym kosztem dostosować politykę wynagrodzeń do regulacji dla branży finansowej (CRD4 i powiązane).

Wzrost znaczenia kapitału ludzkiego w budowaniu wartości przedsiębiorstwa, a jednocześnie dążenie organizacji do poprawienia efektywności procesowej i kosztowej, powoduje, że firmy coraz częściej odczuwają konieczność optymalizacji systemów i narzędzi odpowiadających za zarządzanie zasobami ludzkimi.

2

Wynagrodzenie członków zarządu

Czy umowa o pracę to jedyna właściwa podstawa wynagradzania członków zarządu?

Czy wynagrodzenia kadry zarządzającej muszą być przedmiotem wysokich obciążeń PIT i ZUS?

Jeśli dotychczas:

• nie dostosowali Państwo struktury wynagradzania kadry zarządzającej do celów biznesowych firmy i konkurencyjnych rozwiązań stosowanych na rynku,

• nie zastąpili Państwo drogiego i nieefektywnego sposobu wynagradzania kadry zarządzającej rozwiązaniami przynoszącymi korzyści dla członków zarządu i oszczędności dla spółki,

a chcieliby Państwo:

• osiągnąć istotne oszczędności finansowe, jednocześnie motywując kluczowe osoby w firmie konkurencyjnym wynagrodzeniem,

• dostosować strukturę wynagradzania członków zarządu do charakteru i specyfiki zadań przez nich realizowanych,

proponujemy Państwu skorzystanie z naszych rozwiązań.

Nasi eksperci pomogą Państwu:

• poznać możliwości alternatywnych form wynagradzania członków zarządu i podjąć decyzję w tym zakresie,

• zaprojektować strukturę wynagradzania członków zarządu ograniczającą obciążenia z tytułu PIT i ZUS,

• opracować wzory odpowiednich uchwał oraz klauzul normujących zasady współpracy z kadrą zarządzającą,

• wdrożyć strukturę wynagradzania zwiększającą konkurencyjność kadry zarządzającej.

3

Jak zaoszczędzić na składkach ZUS

Jak nieznacznie zmieniając sposób wypłaty oszczędzić pracownikowi i firmie znaczne kwoty składek?

Jak poradzić sobie z kłopotliwym administrowaniem składkami przy oddelegowaniach?

Jeśli dotychczas:

• poza pensją bazową zapewniają Państwo pracownikom świadczenia pozapłacowe, takie jak abonamenty medyczne, dopłaty do wypoczynku, sportu, dojazdy do pracy, odprawy,

• wysyłacie Państwo pracowników w delegacje polskie i zagraniczne,

a chcieliby Państwo:

• nie płacić składek pracownika i firmy, o ile nie jest to konieczne,

• zmniejszyć obciążenia i ryzyko związane z raportowaniem ZUS przy oddelegowaniach,

• zwiększyć poczucie bezpieczeństwa po stronie spółki i pracownika,

proponujemy Państwu skorzystanie z naszych rozwiązań.

Nasi eksperci pomogą Państwu:

• poznać sprawdzone, a czasami niedoceniane możliwości obniżenia podstawy wymiaru składki,

• zarządzić procesami ZUS w sposób, który zmniejszy obciążenia administracyjne i koszty firmy.

4

Jak dać pracownikom podwyżki nie zwiększając kosztów personalnych?

Obecna sytuacja ekonomiczna zmusza wiele firm do zamrożenia budżetów wynagrodzeń. To sprawia, że tracą swoich najlepszych pracowników, którym konkurencja mogła zaoferować korzystniejsze warunki finansowe.

Nie musi jednak tak być!

Czy Państwa pracownicy przygotowują analizy, raporty, prezentacje, projekcje, strategie, oferty, broszury, opinie, briefy…? To uprawnia do zastosowania 50 proc. kosztów ze względu na korzystanie/rozporządzanie prawami autorskimi.

Wdrożenie nowej struktury wynagradzania pozwala zwiększyć wynagrodzenie netto i satysfakcję pracowników. Pracodawca zachowuje też kontrolę nad stworzonymi przez pracowników utworami.

10 proc. budżetu wynagrodzeń to średnie oszczędności z tytułu funkcjonowania nowej struktury. Wdrożenie tego systemu wynagradzania u jednego z naszych klientów przynosi ponad 8 mln złotych oszczędności rocznie!

5

Opodatkowanie akcji pracowniczych

Płać podatek w wysokości 19 proc., zamiast 32 proc.

Czy Państwa pracownicy otrzymują akcje spółki polskiej lub zagranicznej? Akcje takie, pod pewnymi warunkami, mogą być opodatkowane podatkiem 19 proc., zamiast stawką progresywną do 32 proc.

Warunkiem przesunięcia momentu podatkowego jest by:

• obejmowane lub nabywane akcje były akcjami firm, których siedziba znajduje się na terenie Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego,

• akcje były przyznane na podstawie uchwały walnego zgromadzenia akcjonariuszy spółki (mimo zmiany w przepisach warunek ten pozostaje nadal niejasny).

Jeśli pracownicy posiadają akcje spółek z UE lub EOG, albo inne papiery wartościowe, jesteśmy przekonani, że warto sprawdzić czy dochody z tego tytułu mogą korzystać z niskiego podatku w wysokości 19 proc.

Na Państwa życzenie możemy kompleksowo przeanalizować możliwość zastosowania niskiego podatku, minimalizując ryzyko podatkowe.

6

Zapłać niższy podatek od premii rocznych

Polskie ustawodawstwo daje możliwość traktowania premii rocznych wypłacanych pracownikom i członkom zarządu w sposób preferencyjny. Nie jako przychodu opodatkowanego progresywną skalą podatkową z maksymalną stawką 32 proc. i obciążonego składkami ZUS pracownika i pracodawcy, ale przychodu z kapitałów pieniężnych podlegającego tylko 19 proc. opodatkowaniu. Tego typu korzystne opodatkowanie możliwe jest w przypadku premii pieniężnych (bonusów), które mogą być traktowane jako wynikające z realizacji instrumentu finansowego.

Korzyści dla spółki

• Niższa stawka podatkowa - możliwość wypłaty wyższych bonusów netto nawet w czasach, gdy budżety płac są obcinane

• Brak składki zdrowotnej i ZUS na takich bonusach - oszczędność dla spółki i pracowników

• Brak poboru zaliczki od wypłacanego bonusu - zapłata podatku następuje dopiero w zeznaniu rocznym (do 30 kwietnia kolejnego roku)

• Zwiększenie motywacji i retencji pracowników

• Atrakcyjność pracodawcy dla nowych pracowników

• Bezpieczeństwo dla spółki i pracowników - możliwość potwierdzenia poprzez uzyskanie wiążących interpretacji ministerstwa finansów i/lub ZUS (PIT, koszty spółki i składki na ubezpieczenia społeczne)

Jak to działa - 3 kroki1. W spółce pracodawcy/spółce z grupy tworzony/

modyfikowany jest regulamin premiowania - bonus pieniężny jest strukturyzowany w taki sposób aby spełniał definicję instrumentu pochodnego dla celów podatku PIT.

2. Pracownik otrzymuje uprawnienie do takiego instrumentu pochodnego, który realizuje się w przypadku spełnienia określonych warunków.

3. W momencie realizacji instrumentu, pracownik otrzymuje bonus pieniężny, który jest opodatkowany 19 proc. stawką w zeznaniu rocznym w kolejnym roku.

Nasze wsparcie

Pomożemy Państwu ocenić możliwe do osiągnięcia korzyści. Stworzymy dla Państwa odpowiedni program premiowy lub dostosujemy obecny program do wymogów optymalizacji.

Pomożemy uzyskać wiążące interpretacje potwierdzające prawidłowość podejścia. Mamy duże doświadczenie w projektowaniu takich programów i 100 proc. skuteczność w uzyskiwaniu pozytywnych interpretacji w takich i podobnych projektach.

Harmonogram

Implementacja tego rozwiązania może zająć od ok. 3,5-5 miesięcy, ponieważ minister finansów ma 3 miesiące na wydanie interpretacji.

Niezależnie od tego kiedy planujecie Państwo wypłacić bonusy, warto już teraz spotkać się i opracować plan działania by nie płacić więcej podatków niż to konieczne.

7

Rozliczenia podróży służbowych

Czy Państwa pracownicy odbywają podróże służbowe?

Jeśli napotykają Państwo problemy związane z:

• ustalaniem wysokości diet za podróże krajowe i zagraniczne,

• rozliczeniami kosztów podróży na podstawie wydatków pracowników,

• właściwą kwalifikacją diet, ryczałtów i zwracanych kwot dla celów PIT/ZUS,

proponujemy Państwu skorzystanie z naszych rozwiązań.

Nasi eksperci pomogą Państwu:

• wprowadzić lub uporządkować zasady rozliczeń z pracownikami z tytułu podróży służbowych,

• zoptymalizować rozliczenia PIT/ZUS w sytuacji, gdy wypłacane świadczenia przekraczają limity określane w przepisach.

8

Delegowanie pracowników i zagraniczne podróże służbowe

Kompleksowe wsparcie na każdym etapie procesu

Czy Państwa organizacja oddelegowuje pracowników za granicę lub często wysyła ich w podróże służbowe?

Czy w Państwa firmie pracują osoby oddelegowane z zagranicy?

Czy są Państwo pewni, że korporacyjne polityki mobilności zostały odpowiednio zastosowane? Czy podatki oraz składki ZUS są płacone tam, gdzie naprawdę są należne i w prawidłowych terminach i wysokości?

Nieprawidłowe podejście do rozliczeń tych ważnych osób w kraju macierzystym i goszczącym może mieć bardzo negatywne i daleko idące konsekwencje. Odpowiednie zrozumienie i zarządzenie procesem pozwoli uniknąć niemiłych niespodzianek oraz kosztów.

DlaczegoHumanCapital?

Osobisty kontakt

i partnerska współpraca

Dzielenie się najnowszą

wiedzą i globalna obsługa

Efektywna kosztowo obsługa

Zrozumienie celów

biznesowych

Całościowe spojrzenie na procesy

Doświadczony zespół

ekspertów

Zespół ekspertów zarządzanych przez nagradzanego w rankingach najlepszego doradcę podatkowego

w Polsce - dobry kontakti skuteczna współpraca

z organami skarbowymi

Procesy – ich koordynacja i pomoc w efektywnym zarządzeniu nie

tylko w kwestiach podatku dochodowego od osób fizycznych

oraz w zakresie ubezpieczeń społecznych, ale również usługi

dotyczące wymogów pozwoleń na pracę/pobyt, wpływ na obciążenia

CIT, VAT, etc.

Zrozumienie celów biznesowych klientów i wspieranie ich na

każdym etapie procesu, tak, aby ułatwić podejmowanie decyzji i ich

skuteczne wdrażanie w życie

Współpraca zarówno z naszymi klientami – osobami kontaktowymi z działów global mobility/HR oraz samymi migrującymi pracownikami

Jakość i spójność podejścia, oszczędność czasu i problemów dla naszych klientów, bezpłatne informowanie klientów o zmianach legislacyjnych, najnowszych interpretacjach, wyrokach ważnych dla działów HR/płac, seminaria i regularne spotkania z klientami

Doświadczenie, ustrukturyzowane procesy, opracowane metodyki i najnowsze technologie

9

Całościowa obsługa oddelegowania • Wsparcie na etapie planowania oddelegowania

- wskazanie wpływu rozwiązań na wszystkie podatki i obciążenia (PIT, ZUS, CIT, VAT, etc.)

• Pomoc w przygotowaniu dokumentacji przed oddelegowaniem (list oddelegowania, umowa między spółkami pozwalająca zaliczać wydatki do kosztów uzyskania przychodów w CIT, formularze ZUS, NIP-3, etc.)

• Konsultacja z pracownikiem i/lub pracodawcą na początku, w trakcie i po zakończeniu oddelegowania (entry/in-year/exit briefing)

• Obsługa podatkowa i ZUS w obu krajach; pomoc w kontaktach z organami skarbowymi zarówno pracownikom, jak i płatnikowi (wdrożenie podatku hipotetycznego, szczególne wymogi PIT-11 dla pracowników migrujących; ORD-W1)

• Przygotowanie rozliczenia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą w ramach polityki wyrównywania podatkowego (tax equalization/protection)

Zaufało nam ponad 2 tysiące klientów, dzięki czemu w skali globalnej pomogliśmy ponad 130 tysiącom oddelegowanych pracowników.

10

Usługi imigracyjne

Przekraczając granice pamiętaj o sprawach imigracyjnych

Czy w Państwa firmie pracują cudzoziemcy?

Czy Państwa podejście do kwestii imigracyjnych uwzględnia ograniczenia i ryzyko podatkowe?

Międzynarodowe transfery pracownicze stanowią duże wyzwanie dla firm. Zróżnicowane i zmieniające się przepisy powodują niepewność i poczucie zagrożenia. Nasze doświadczenia oraz globalna sieć kontaktów sprawia, że jesteśmy w stanie rozwiązać te problemy i zapewnić pełną obsługę kwestii związanych z procedurami imigracyjnymi.

Specjaliści EY to eksperci z zakresu prawa i podatków, dzięki czemu nasza pomoc obejmuje szeroki aspekt kwestii związanych z zatrudnieniem. W rezultacie poprzez zintegrowane podejście eliminujemy dodatkowe koszty i ryzyko.

Nasza pomoc w zakresie spraw imigracyjnych obejmuje między innymi:

• planowanie i opiniowanie konkretnych oddelegowań,

• uzyskiwanie odpowiednich dokumentów imigracyjnych (np. rejestracja pobytu, wizy, zezwolenia na pracę),

• bezpośrednią asystę osobom delegowanym w kontaktach z urzędnikami,

• monitorowanie i informowanie o zmieniających się przepisach.

11

Świadczenia pracownicze

Opodatkowanie świadczeń pracowników jest ostatnio przedmiotem zainteresowania zarówno pracodawców i pracowników, jak i organów podatkowych.

Jeśli Państwa pracownicy mają możliwość korzystania z:

• samochodów służbowych na cel prywatny,

• dojazdów do pracy,

• imprez i spotkań integracyjnych,

• pakietów medycznych,

• ubezpieczeń na życie,

• szkoleń (np. kursów językowych),

• paczek okolicznościowych,

• dofinansowania rozrywki i wypoczynku,

• nagród dodatkowych,

proponujemy skorzystanie z naszych rozwiązań.

Nasi eksperci przedstawią Państwu rozwiązania, które:

• zapewnią bezpieczeństwo rozliczeń, w tym przygotują spółkę do ewentualnej kontroli podatkowej lub ubezpieczeniowej,

• przyniosą oszczędności poprzez wdrożenie optymalnych podatkowo sposobów rozliczeń.

Jeśli dopiero planują Państwo udostępnienie pracownikom wyżej wymienionych świadczeń, proponujemy sprawdzenie naszych rozwiązań przed wdrożeniem polityki świadczeniowej.

12

Używanie samochodów służbowych na cele prywatne

Czy Państwa pracownicy mają prawo używania samochodów służbowych do celów prywatnych?

Czy w umowie lub porozumieniu z pracownikiem określili Państwo szczegółowe zasady korzystania z tego prawa?

Jeśli dotychczas:

• nie przyjęli Państwo oficjalnych zasad/polityki udostępniania i wykorzystywania samochodów dla celów służbowych i prywatnych,

• nie uwzględniają Państwo w podstawie opodatkowania/ZUS pracowników nieodpłatnych świadczeń z tytułu wykorzystania samochodów na cele prywatne,

proponujemy skorzystanie z naszych rozwiązań.

Nasi eksperci pomogą Państwu:

• podjąć decyzję, w jakim zakresie wykorzystanie samochodów stanowi nieodpłatne świadczenie dla pracowników,

• uporządkować zasady udostępniania i wykorzystania samochodów służbowych (wdrożenie lub aktualizację polityki samochodowej),

• wprowadzić mechanizmy generujące oszczędności w zakresie PIT i ZUS,

• opracować skuteczną i efektywną metodę ustalania wartości świadczenia na potrzeby PIT i ZUS,

• wprowadzić odpowiednie zmiany do umów o pracę i regulaminów wynagradzania,

• zapewnić właściwe ujęcie tego typu świadczenia w rozliczeniach podatku VAT.

13

Zespół Human Capital EY

Michał GrzybowskiPartnerNajlepszy doradca podatkowy w kategorii podatki dochodowe w Polsce (ranking „Dziennika Gazety Prawnej”, 2013)michal.grzybowski@pl.ey.com tel. +48 22 557 89 39

Marek JarockiDyrektor marek.jarocki@pl.ey.com tel.+48 22 557 72 75

Karol RaźniewskiDyrektor karol.razniewski@pl.ey.com tel.+48 22 557 71 93

Eliza SkotnickaStarszy menedżer eliza.skotnicka@pl.ey.com tel.+48 22 557 75 03

Tomasz SochaStarszy menedżer tomasz.socha@pl.ey.com tel.+48 22 557 70 19

Katarzyna TomalakStarszy menedżer katarzyna.tomalak@pl.ey.com tel.+48 71 375 10 74

Przemysław KarwackiMenedżer przemyslaw.karwacki@pl.ey.com tel.+48 32 760 77 57

Jan KondrusikMenedżer jan.kondrusik@pl.ey.com tel.+48 22 557 70 11

Rafał TołwińskiMenedżer rafal.tolwinski@pl.ey.com tel.+48 22 557 79 41

Witold WidurekMenedżer witold.widurek@pl.ey.com tel.+48 22 557 72 26

Patrycja ZalasińskaMenedżer patrycja.zalasinska@pl.ey.com tel.+48 22 557 73 16

EY | Assurance | Tax | Transactions | Advisory

O firmie EY

EY jest światowym liderem rynku usług profesjonalnych obejmujących usługi audytorskie, doradztwo podatkowe, doradztwo biznesowe i doradztwo transakcyjne. Nasza wiedza oraz świadczone przez nas najwyższej jakości usługi przyczyniają się do budowy zaufania na rynkach kapitałowych i w gospodarkach całego świata. W szeregach EY rozwijają się utalentowani liderzy zarządzający zgranymi zespołami, których celem jest spełnianie obietnic składanych przez markę EY. W ten sposób przyczyniamy się do budowy sprawniej funkcjonującego świata. Robimy to dla naszych klientów, społeczności, w których żyjemy i dla nas samych.

Nazwa EY odnosi się do firm członkowskich Ernst & Young Global Limited, z których każda stanowi osobny podmiot prawny. Ernst & Young Global Limited, brytyjska spółka z odpowiedzialnością ograniczoną do wysokości gwarancji (company limited by guarantee) nie świadczy usług na rzecz klientów. Aby uzyskać więcej informacji, wejdź na www.ey.com/pl

EY, Rondo ONZ 1, 00-124 Warszawa

© 2014 EYGM Limited. Wszelkie prawa zastrzeżone.

SCORE: 003.01.14

ey.com/pl

Niniejsza publikacja została sporządzona z należytą starannością, jednak z konieczności pewne informacje zostały podane w skróconej formie. W związku z tym publikacja ma charakter wyłącznie orientacyjny, a zawarte w niej dane nie powinny zastąpić szczegółowej analizy problemu lub profesjonalnego osądu.

Ernst & Young nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Zalecamy, by wszelkie przedmiotowe kwestie były konsultowane z właściwym doradcą.