FAQ - integracja Idea Cloud z usługami Tax Care

Aktywacja usług Tax Care w Idea Cloud

1. Ile kosztuje Chmura Faktur i kto może z niej korzystać?Chmura Faktur jest całkowicie bezpłatną usługą Tax Care, z której mogą korzystać wszyscy klienci będący przedsiębiorcami i posiadający dostęp do bankowości elektronicznej Idea Cloud. Chmura Faktur, jest dostępna w zakładce Księgowość.

2. W jaki sposób mogę zacząć korzystać z Chmury Faktur?W celu skorzystania z Chmury Faktur należy wejść w zakładkę Księgowość [1], a następnie wybrać usługę, z której chcemy skorzystać. W celu integracji Chmury Faktur należy zweryfikować widoczny adres e-mail oraz po akceptacji wymaganych zgód przejść do drugiego kroku, klikając przycisk Dalej [2].

- 2 - - 3 -

Spis treściAktywacja usług Tax Care w Idea Cloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1. Ile kosztuje Chmura Faktur i kto może z niej korzystać? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32.. W jaki sposób mogę zacząć korzystać z Chmury Faktur? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33. Czy do aktywacji Chmury Faktur mogę użyć inny adres e-mail niż ten podany podczas zakładania konta

w Idea Banku? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44. Posiadam już konto w Chmurze Faktur. W jaki sposób połączyć je z Idea Cloudem? . . . . . . . . . . . . . 45. Otrzymałem komunikat, że aktywacja usług Tax Care nie powiodła się. Co zrobić w takiej sytuacji? 4

Korzystanie z Chmury Faktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51. Jak wystawić pierwszą fakturę? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52. Jak wystawić korektę faktury? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53. Czy mogę wystawiać noty korygujące w Chmurze Faktur? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74. Jak wystawić fakturę zaliczkową? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85. Czy mogę wystawić kilka zaliczek do jednego zamówienia? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106. Jak wystawić fakturę końcową? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107. Czy mogę odbierać dokumenty od kontrahentów za pomocą Chmury Faktur? . . . . . . . . . . . . . . . . . 118. Czy mogę wygenerować raport miesięczny z podziałem na dokumenty wystawione i otrzymane? 119. Ile dokumentów mogę wysyłać poprzez Chmurę Faktur? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1210. Otrzymuję faktury w formie papierowej. Czy mogę je dodać do Chmury Faktur? . . . . . . . . . . . . . . . 1211. Czy mogę usunąć dokument księgowy z Chmury Faktur? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1312. Regularnie wystawiam powtarzalne faktury. Czy mogę utworzyć szablon takiego dokumentu? . . 1413. Czy mogę wystawiać fakturę w obcej walucie? Jaki kurs mam zastosować? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1414. Jak przy użyciu Chmury Faktur mogę sprawdzić czy kontrahent, któremu chcę wystawić fakturę, jest

płatnikiem VAT? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1415. Generowanie JPK_VAT w Chmurze Faktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Zmiany w Idea Cloud po integracji z Tax Care . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171. Gdzie znajdę wcześniej wystawione faktury? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172. Czy faktury wystawione wcześniej przez moduł Księgowość zostaną automatycznie przeniesione do

Chmury Faktur? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173. Czy faktury w Chmurze Faktur będą oznaczać się jako opłacone, zgodnie z otrzymanymi płatnościami

na konto w w Idea Banku? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174. W jaki sposób faktury wystawione w Chmurze Faktur wpływają na wykres Cash Flow na pulpicie Idea

Cloud? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175. Czy za faktury wystawione w Chmurze Faktur będzie można uzyskać premię w promocji ,,Premiowanie

za bankowanie”? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176. W jaki sposób można opłacić faktury kosztowe? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

1

2

Korzystanie z Chmury Faktur1. Jak wystawić pierwszą fakturę? W Chmurze Faktur możesz wystawiać faktury i rachunki, które są dostępne w obrocie krajowym i zagranicznym. Są to m.in.: Faktura VAT, Faktura VAT zaliczkowa i końcowa, Faktura VAT marża, Faktura korygująca, Proforma, Eksport towarów / Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów, Eksport usług / Wewnątrzwspólnotowe Świadczenie Usług, Rachunek/Faktura, Nota korygująca.

Po zarejestrowaniu się i uzupełnieniu danych firmy możesz wystawiać dokumenty sprzedażowe. Jeśli chcesz ustawić indywidulane parametry, tj.: dodać konto bankowe, ustawić numerację dokumentów, dodać logo, zdefiniować domyśle ustawienia faktury oraz dane na wydruku, przejdź do zakładki Ustawienia księgowe > Ustawienia faktury.

2. Jak wystawić korektę faktury?Chmura Faktur umożliwia wystawienie korekty do Faktury VAT lub Faktury/Rachunku. Aby wystawić korektę przejdź do szczegółów dokumentu i  naciśnij Korekta [1]. Podczas wystawiania korekty wyświetlany jest bieżący podgląd dokumentu korygowanego, co jest dużym ułatwieniem.

- 4 - - 5 -

Na podany adres e-mail zostanie wysłany kod aktywacyjny, który należy wpisać w odpowiednie pole w drugim kroku [1]. Po akceptacji wymaganych zgód i  oświadczeń należy kliknąć przycisk Aktywuj [2]. W  Centrum Informacji pojawi się wiadomość o powodzeniu integracji.

3. Czy do aktywacji Chmury Faktur mogę użyć innego adresu e-mail niż ten, który podałem podczas zakładania konta w Idea Banku?

Adres e-mail podany w procesie aktywacji usług Tax Care nie musi być taki sam jak ten, który został użyty podczas zakładania konta w  Idea Bank. Należy jednak pamiętać, że na wskazany adres e-mail zostanie wysłany kod aktywacyjny, który będzie wymagany w drugim kroku aktywacji.

4. Posiadam już konto w Chmurze Faktur. W jaki sposób połączyć je z Idea Cloudem?Jeśli posiadasz konto w  Chmurze Faktur, połącz je z  bankowością Idea Banku, wpisując w  zakładce Księgowość adres e-mail użyty przy rejestracji w Chmurze Faktur. Korzyści z połączenia tych usług to między innymi automatyczny status płatności faktur oraz możliwość wykonania przelewu bezpośrednio z poziomu podglądu faktury.

5. Otrzymałem komunikat, że aktywacja usług Tax Care nie powiodła się. Co zrobić w takiej sytuacji?

Aktywację można powtórzyć. Najlepszym rozwiązaniem jest podjęcie próby aktywacji później. Najczęstszą przyczyną braku poprawnej aktywacji jest powtórzenie adresu e-mail, który jest już powiązany z innym klientem. Jedno konto użytkownika Chmury Faktur może być połączone tylko z jednym dostępem do bankowości Idea Cloud. W przypadku pytań prosimy o kontakt z infolinią Banku (tel.: 22 101 10 10 - Koszt połączenia wg taryfy operatora.).

2

1

1

3. Czy mogę wystawiać noty korygujące w Chmurze Faktur?Tak, jest taka możliwość. Dostępna jest ona po wejściu w szczegóły otrzymanego dokumentu.

Nota korygująca jest dokumentem, który wystawia nabywca towarów lub usług do otrzymanej faktury, która zawiera błędne dane nabywcy.

Aby wystawić notę korygującą, przejdź do szczegółów dokumentu otrzymanego i wybierz Nota korygująca [1].

Następnie zmodyfikuj pozycje faktury, które chcesz skorygować. W  części Pozycje faktury po korekcie [1] zostały skopiowane pozycje z  dokumentu pierwotnego. Na nich możesz zmienić wartości, usunąć [2] lub dodać [3] nowe usługi/towary.

Po wystawieniu dokumentu, korekta nadpisze się na dokument pierwotny. Aby zobaczyć fakturę przed korek-tą, przejdź do szczegółów korekty i naciśnij Dokument pierwotny [4]– faktura pierwotna rozwinie się poniżej.

- 6 - - 7 -

1

2

3

4

1

Wybierz Kontrahenta a następnie w polu Wartość zamówienia [1] wprowadź wartość całego zamówienia. Na-stępnie w części Wartość wpłaconej zaliczki [2] wprowadź wysokość zaliczki, jaką otrzymałeś od kontrahenta. W polu Data zapłaty [3] wybierz datę otrzymania zaliczki.

- 9 -

4. Jak wystawić fakturę zaliczkową?

Faktura zaliczkowa wystawiana jest w związku z rozliczeniem otrzymanych zaliczek przyporządkowanych do określonej dostawy mającej nastąpić w przyszłości.

Fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy towaru lub usługi. Faktura zaliczkowa może być wystawio-na nie prędzej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności, jednak ze względu na brak możliwości przewidzenia uregulowania zapłaty lepszym rozwiązaniem jest wystawienie faktury zaliczkowej po otrzymaniu płatności. W Chmurze Faktur zaliczkę można wystawić dopiero po otrzymaniu płatności.

Jeśli chcesz wystawić fakturę zaliczkową, naciśnij Wystaw dokument. Następnie z  listy faktur wybierz typ Faktura VAT Zaliczkowa.

1

2

3

- 8 -

- 10 - - 11 -

5. Czy mogę wystawić kilka zaliczek do jednego zamówienia?

Tak, aby wystawić kolejną zaliczkę do zamówienia, należy przejść do szczegółów pierwszej zaliczki i wybrać Więcej opcji, a następnie Wystaw ponownie [1].

W polu Wartość wpłaconej zaliczki wpisz wartość zaliczki, jaką obecnie otrzymałeś oraz datę.

6. Jak wystawić fakturę końcową?

Aby wystawić fakturę końcową, należy mieć wcześniej wystawioną fakturę zaliczkową. Przejdź do Wystaw dokument, a następnie z listy faktur wybierz typ Faktura VAT Końcowa.

Wybierz Kontrahenta [1] oraz z listy faktury zaliczkowe [2], do których chcesz wystawić fakturę końcową.

7. Czy mogę odbierać dokumenty od kontrahentów za pomocą Chmury Faktur?

Chmura Faktur oprócz wystawiania dokumentów umożliwia ich otrzymywanie. Jeśli Twój kontrahent jest użytkownikiem Chmury Faktur, to po wystawieniu faktury dla Ciebie zobaczysz ją w  zakładce Dokumenty otrzymane. Wszystkie nowo otrzymane dokumenty, których jeszcze nie odebrałeś, są wyróżnione na liście – pogrubione. Razem z fakturą możesz otrzymać od kontrahenta wiadomość, która będzie widoczna po na-jechaniu na ikonkę dymku [3].

8. Czy mogę wygenerować raport miesięczny z podziałem na dokumenty wystawione i otrzymane?

W ramach Chmury Faktur jest możliwość generowania raportów pokazujących sumarycznie przychody i wy-datki. Dodatkowo można wygenerować raport w rozbiciu na poszczególnych kontrahentów lub w rozbiciu na poszczególne produkty czy kategorie. Wszystkie raporty dostępne są z poziomu zakładki Raporty.

1

1

2

3

9. Ile dokumentów mogę wysyłać poprzez Chmurę Faktur?

Nie ma limitu wystawienia i wysłania dokumentów.

10. Otrzymuję faktury w formie papierowej. Czy mogę je dodać do Chmury Faktur?

Tak, jest taka możliwość dla dokumentów otrzymanych. Aby to zrobić, należy wejść w zakładkę Dokumenty otrzymane i kliknąć w pole z napisem „Kliknij tutaj, aby dodać dokumenty”. Jednocześnie możesz dodać 5 pli-ków typu PDF, JPG, PNG o maksymalnym rozmiarze 2.0 MB.

Po dodaniu dokumentów uzupełnij ich dane, aby uwzględniały się na listach oraz w raportach - w tym celu przejdź do szczegółów dokumentu i naciśnij Uzupełnij dane [2].

11. Czy mogę usunąć dokument księgowy z Chmury Faktur?

W przypadku dokumentów wystawionych można je usunąć, jeśli nie zostały wysłane i odebrane.

W przypadku dokumentów otrzymanych zawsze jest możliwość usunięcia takiego dokumentu. Aby to zrobić, należy wejść w szczegóły dokumentu i kliknąć przycisk Usuń. Dokumenty usunięte trafiają do „kosza”, dzięki czemu po usunięciu z listy dokumentów otrzymanych możesz je szybko wyszukać [1] i przywrócić [2], używa-jąc dodatkowego filtru Usunięte [3].

- 12 -

1

3

2

- 13 -

1

2

15. Generowanie plików JPK_VAT w Chmurze Faktur

Chmura Faktur umożliwia wygenerowanie JPK_VAT z uwzględnieniem dokumentów krajowych, które zostały wystawione i odebrane. Dokumenty wystawione zostaną automatycznie uwzględnione w pliku. W przypadku dokumentów otrzymanych należy zaznaczyć te, które powinny być wykazane w JPK_VAT. Dokumenty wysta-wione dotyczące obrotu krajowego automatycznie zostaną uwzględnione w JPK_VAT.

Jeśli dokument został zeskanowany lub wysłany na dedykowany mail, należy uzupełnić jego dane, takie jak: numer dokumentu, nazwa kontrahenta, data wystawienia. Następnie należy przydzielić kategorię – na podsta-wie wybranej kategorii dokument zostanie zaliczony do środków trwałych lub pozostałych nabyć [1]. Następ-nie należy uwzględnić dokument w JPK i wskazać wartość netto oraz wartość VAT, które zostaną wykazane w JPK_VAT [2].

Jeśli wybierzesz VAT 50% – ze wskazanej wartości netto i VAT zostanie wyliczona wartość 50% netto oraz 50% VAT [3]. Natomiast w Odwrotnym obciążeniu należy wskazać stawkę VAT 23% lub 8 %, według której zo-stanie obliczone odwrotne obciążenie [4]. Wartość będzie wyliczona od wskazanej kwoty netto.

Po uwzględnieniu wszystkich dokumentów, które mają zostać wykazane w JPK_VAT, należy wygenerować plik, pobrać go, a następnie wysłać przy użyciu aplikacji Klient JPK 3.0.

- 14 - - 15 -

12. Regularnie wystawiam powtarzalne faktury. Czy mogę utworzyć szablon takiego dokumentu?

Tak, jest możliwość tworzenia stałych szablonów jako dokumentów zdefiniowanych. Wystawiając dokument należy rozwinąć pole z dodatkowymi danymi i zaznaczyć Dokument zdefiniowany.

13. Czy mogę wystawiać fakturę w obcej walucie? Jaki kurs mam zastosować?

Jest możliwość wystawienia faktury w obcej walucie. System sam dokonuje przeliczeń na podstawie tabeli kursów publikowanych przez Narodowy Bank Polski obowiązującej dla konkretnej daty wystawienia (kurs na dzień poprzedzający datę wystawienia dokumentu).

Zmiana waluty dostępna jest w polu Rodzaj waluty.

14. Jak przy użyciu Chmury Faktur mogę sprawdzić czy kontrahent, któremu chcę wy-stawić fakturę, jest płatnikiem VAT?

W szczegółach wystawionego dokumentu mamy możliwość sprawdzenia czy kontrahent jest płatnikiem VAT. Po wejściu w fakturę należy kliknąć ikonkę Odśwież [1] przy Statusie VAT.

1

1

3

2

4

Aby wygenerować JPK_VAT przejdź do Chmura Faktur JPK i wskaż miesiąc [1], za który chcesz wygenerować plik oraz wybrać cel złożenia. Jeśli generujesz JPK pierwszy raz za dany miesiąc, wybierz Nowy [2], zaś jeżeli dokonujesz korekty, wybierz Korekta.

2

1

Zmiany w Idea Cloud po integracji z Tax Care1. Gdzie znajdę wcześniej wystawione faktury?

Wszystkie wystawione wcześniej faktury zostaną załączone do wiadomości Wprowadzenie bezpłatnej Chmury Faktur, którą wyślemy do Ciebie przez Centrum Informacji w Idea Cloud.

2. Czy faktury wystawione wcześniej przez moduł Księgowość zostaną automatycznie przeniesione do Chmury Faktur?

Tak, po połączeniu bankowości Idea Cloud z  Chmurą Faktur wszystkie dotychczasowe faktury zostaną automatyczne zaimportowane do Chmury Faktur.

3. Czy faktury w  Chmurze Faktur będą oznaczać się jako opłacone, zgodnie z otrzymanymi płatnościami na konto w Idea Banku?

Przelewy przychodzące będą weryfikowane pod względem dopasowania z  wystawionymi fakturami w Chmurze Faktur. Aby faktura automatycznie odznaczyła się jako opłacona, muszą zostać spełnione warunki:

• Tytuł przelewu zawiera numer faktury wystawionej w Chmurze Faktur,

• Waluta przelewu jest zgodna z walutą wskazaną na fakturze,

• Kwota przelewu dokonywanego w celu opłacenia danej faktury jest równa kwocie brutto podanej na tej fakturze w polu „Suma”, a dla rachunków w wierszu „Suma”.

4. W jaki sposób faktury wystawione w Chmurze Faktur wpływają na wykres Cash Flow na pulpicie Idea Cloud?

Informacja o wystawieniu dokumentu kosztowego lub dochodowego będzie zamieszczana na wykresie Cash Flow. W zależności od typu dokumentu wykres będzie prezentował:

• wartość dodatnią dla dokumentów dochodowych.

• wartość ujemną dla dokumentów kosztowych.

Wykres „Analiza przychodów i kosztów” będzie prezentował tylko dokumenty, których termin płatności jest późniejszy od daty bieżącej.

5. Czy za faktury wystawione w  Chmurze Faktur będzie można uzyskać premię w ramach promocji ,,Premiowanie za bankowanie”?

Tak, za faktury wystawione i opłacone w Chmurze Faktur, tak samo jak do tej pory za faktury wystawione w  module Fakturowanie, można otrzymać premię zgodnie z  Regulaminem Promocji „Premiowanie za bankowanie”.

- 16 - - 17 -

6. W jaki sposób można opłacić faktury kosztowe?

Za pomocą zakładki Dokumenty otrzymane można dokonywać płatności za wydatki. Aby opłacić wydatek, musi mieć on status nieopłacony. W celu opłacenia faktury za pomocą przelewu z bankowości Idea Cloud należy wybrać fakturę, którą planujemy opłacić.

Po naciśnięciu Płatność IB [1] w  szczegółach danej faktury automatycznie zostanie ukazana formatka przelewu w bankowości Idea Cloud.

W przelewie podstawią się wszystkie niezbędne dane takie jak:

a. Numer dokumentu [1];

b. Dane kontrahenta [2];

c. Numer konta kontrahenta – jeśli w danych kontrahenta numer konta nie jest wprowadzony, możesz go dodać podczas generowania przelewu [3];

d. Kwota [4].

W celu dokonania zapłaty należy wybrać Wykonaj przelew [5].

1

1

5

3

4

2

- 18 - - 19 -

Materiał ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi oferty ani propozycji nabycia w rozumieniu przepisów art. 66 Kodeksu

cywilnego. Stan na dzień 16.01.2019 r.

Idea Cloud to system Bankowości Internetowej Idea Bank S.A. Idea Bank Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, ul. Przyokopowa 33,

01-208 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział

Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000026052, REGON 011063638, NIP 5260307560,

której kapitał zakładowy wynosi 156 803 962 zł (opłacony w całości).