Eksploatacja zasobów Eksploatacja zasobów informatycznych informatycznych przedsiębiorstwaprzedsiębiorstwa

Cz.2.Cz.2.Koszty funkcjonowania IT Koszty funkcjonowania IT

w przedsiębiorstwiew przedsiębiorstwie

Zarządzanie finansowe IT Zarządzanie finansowe IT

Koszty związane z IT (cykl życia)Koszty związane z IT (cykl życia)

Koszt nabycia zasobów,Koszt nabycia zasobów,Dobór elementów systemu,Dobór elementów systemu,Bezpośrednie koszty nabycia,Bezpośrednie koszty nabycia,Dodatkowe koszty nabycia,Dodatkowe koszty nabycia,

Koszt utrzymania zasobów,Koszt utrzymania zasobów,Bieżące koszty funkcjonowania,Bieżące koszty funkcjonowania,Koszty awarii,Koszty awarii,

Koszt likwidacji zasobówKoszt likwidacji zasobów..

Koszty związane z IT (alokacja)Koszty związane z IT (alokacja)

Koszty bezpośrednie,Koszty bezpośrednie,Akwizycji,Akwizycji,Utrzymania,Utrzymania,Likwidacji,Likwidacji,

Koszty pośrednie,Koszty pośrednie,

Koszty dodatkoweKoszty dodatkowe..

Źródła informacji o finansach ITŹródła informacji o finansach IT

KsięgowośćKsięgowośćZapisy księgowe,Zapisy księgowe,Zestawienia,Zestawienia,Analizy,Analizy,

Informacje wewnętrzne działu ITInformacje wewnętrzne działu ITInformacje do budżetowania IT,Informacje do budżetowania IT,Plany rozwojowe,Plany rozwojowe,Sprawozdania.Sprawozdania.

Księgowość – podstawowe Księgowość – podstawowe źródło informacji o kosztachźródło informacji o kosztach

Księgowość „klasyczna”,Księgowość „klasyczna”,

Metoda MPK (Miejsce Powstawania Metoda MPK (Miejsce Powstawania

Kosztów),Kosztów),

Metoda Metoda Cost Centers CC Cost Centers CC (Centra (Centra

Kosztów),Kosztów),

Podejście Podejście Cost Carriers CCa Cost Carriers CCa (Nośniki (Nośniki

Kosztów).Kosztów).

Podejście klasycznePodejście klasyczne

Koszty księgowane są w grupach kosztowych (konta Koszty księgowane są w grupach kosztowych (konta

analityczne) bez wyraźnego podziału na źródła kosztów,analityczne) bez wyraźnego podziału na źródła kosztów,

Nie ma możliwości bezpośredniego określenia poziomu Nie ma możliwości bezpośredniego określenia poziomu

kosztów generowanych przez IT,kosztów generowanych przez IT,

Tworzy się specjalne raporty wyszukujące i zestawiające Tworzy się specjalne raporty wyszukujące i zestawiające

odpowiednie koszty,odpowiednie koszty,

Często konieczne jest tworzenie dodatkowego Często konieczne jest tworzenie dodatkowego

oprogramowania (czasami „protez”) dla procesu tworzenia oprogramowania (czasami „protez”) dla procesu tworzenia

zestawień,zestawień,

Często przenoszenie informacji do arkuszy kalkulacyjnych.Często przenoszenie informacji do arkuszy kalkulacyjnych.

Podejście MPKPodejście MPK

Oprócz księgowań „klasycznych” tworzy się Oprócz księgowań „klasycznych” tworzy się

zapisy na osobnych kontach (lub subkontach) zapisy na osobnych kontach (lub subkontach)

zawierających informacje o MPK,zawierających informacje o MPK,

Różny poziom automatyzacji wykorzystania,Różny poziom automatyzacji wykorzystania,

Łatwiejsze do analizy niż metoda klasyczna,Łatwiejsze do analizy niż metoda klasyczna,

Pozwala na identyfikację źródła kosztu,Pozwala na identyfikację źródła kosztu,

Przyspieszenie prac związanych z Przyspieszenie prac związanych z

budżetowaniem.budżetowaniem.

Metoda Metoda Cost CentersCost Centers (Centra (Centra Kosztów)Kosztów)

Całość systemu księgowego oparta na Całość systemu księgowego oparta na

strukturze kosztowej,strukturze kosztowej,

Na każdym poziomie planu kont zaszyte Na każdym poziomie planu kont zaszyte

są informacje o CC,są informacje o CC,

Obecnie często implementowana w Obecnie często implementowana w

systemach księgowych (klasy ERP),systemach księgowych (klasy ERP),

Bardzo zbliżona do MPK (Bardzo zbliżona do MPK (MPK to „krajowa” MPK to „krajowa”

wersja Cost Centers).wersja Cost Centers).

Podejście Podejście Cost CarriersCost Carriers

Jest uszczegółowieniem podejścia Cost Jest uszczegółowieniem podejścia Cost

Centers,Centers,

Oprócz wyodrębniania centrów Oprócz wyodrębniania centrów

generujących koszty, prowadzi się analizę generujących koszty, prowadzi się analizę

nośników kosztów,nośników kosztów,

Bardzo przydatne przy planowaniu Bardzo przydatne przy planowaniu

budżetu oraz przy poszukiwaniu budżetu oraz przy poszukiwaniu

oszczędności.oszczędności.

„„Bezpłatne” usługi wewnętrzne Bezpłatne” usługi wewnętrzne IT???IT???

Podejście: Podejście: „…wykonają to pracownicy właśni, więc nie „…wykonają to pracownicy właśni, więc nie

poniesie się żadnych kosztówponiesie się żadnych kosztów…”…” Powszechne podejście wielu polskich menedżerów,Powszechne podejście wielu polskich menedżerów,

Cytat z pracy dyplomowej studenta WZiE PG, 2004 rok,Cytat z pracy dyplomowej studenta WZiE PG, 2004 rok,

Nie tylko dodatkowe prace zlecane własnym Nie tylko dodatkowe prace zlecane własnym

pracownikom generują koszty, ale również prace pracownikom generują koszty, ale również prace

rutynowe, codzienne,rutynowe, codzienne,

Koszty usług wewnętrznych są mierzalne i Koszty usług wewnętrznych są mierzalne i

muszą być określane i kontrolowane.muszą być określane i kontrolowane.

Analiza kosztów IT – przykład (1)Analiza kosztów IT – przykład (1)

Cele i założenia:Cele i założenia: Poszukiwanie alternatywnych rozwiązań dla Poszukiwanie alternatywnych rozwiązań dla

alokacji zasobów (zmniejszenie kosztów),alokacji zasobów (zmniejszenie kosztów), Wykazanie celowości (bądź jej brak) dla Wykazanie celowości (bądź jej brak) dla

planowanych działań,planowanych działań, Analiza trzyletnia (określenie TCO „Total Cost of Analiza trzyletnia (określenie TCO „Total Cost of

Ownership” na trzy najbliższe lata),Ownership” na trzy najbliższe lata),

Ograniczenia:Ograniczenia: Brak danych MPK, CC, CCa,Brak danych MPK, CC, CCa, Brak dostępu do niektórych danych – utajnienie,Brak dostępu do niektórych danych – utajnienie, Wprowadzanie nowej struktury zarządzania,Wprowadzanie nowej struktury zarządzania, Wdrażanie nowego systemu FK.Wdrażanie nowego systemu FK.

Analiza kosztów IT – przykład (2)Analiza kosztów IT – przykład (2)

Dane wejściowe:Dane wejściowe:„„Zrzuty” zapisów prowadzonych na Zrzuty” zapisów prowadzonych na

klasycznych kontach księgowych (w klasycznych kontach księgowych (w formacie tekstowym) dotyczące lat formacie tekstowym) dotyczące lat poprzednich i okresów bieżących,poprzednich i okresów bieżących,

Informacje dodatkowe dotyczące finansów Informacje dodatkowe dotyczące finansów IT,IT,

Projekt schematu zarządzania,Projekt schematu zarządzania,Wizja rozwoju i zmian planowanych w Wizja rozwoju i zmian planowanych w

przedsiębiorstwie.przedsiębiorstwie.

Analiza kosztów IT – przykład (3)Analiza kosztów IT – przykład (3)

Przyjęta metoda postępowania:Przyjęta metoda postępowania: Obróbka danych wejściowych,Obróbka danych wejściowych, Wygenerowanie zestawienia odpowiednich Wygenerowanie zestawienia odpowiednich

kosztów za lata ubiegłe oraz okresy bieżące,kosztów za lata ubiegłe oraz okresy bieżące, Określenie poziomu kosztów bieżących,Określenie poziomu kosztów bieżących, Predykcja kosztów na najbliższe lata,Predykcja kosztów na najbliższe lata, Określenie Określenie TCOTCO na trzy lata, na trzy lata, Określenie alternatywnych wariantów alokacji Określenie alternatywnych wariantów alokacji

zasobów i związanych z nimi kosztami,zasobów i związanych z nimi kosztami, Analiza wariantów rozwiązań,Analiza wariantów rozwiązań, Wnioski, zalecenia wspomagające proces Wnioski, zalecenia wspomagające proces

decyzyjny.decyzyjny.

Analiza kosztów (TCO)– przykład (4)Analiza kosztów (TCO)– przykład (4)

Historia: Predykcja:LATA: 2001 2002 2003 2004 (I, II) 2004 RAZEM 2005 2006 2007

1. Zakupy sprzętu1A.(Z uwzględnieniem wzrostu zatrudnienia)1.1. SIEĆ

1.1.1. Serwery1.1.2. Akcesoria sieciowe1.2. PC1.3. Drukarki1.4. Akcesoria1.5. InneAMORTYZACJA(Z uwzględnieniem wzrostu zatrudnienia)Koszty sprzętu - amortyzacja(Z uwzględnieniem wzrostu zatrudnienia)2. Zakupy oprogramowania2A.(Z uwzględnieniem wzrostu zatrudnienia)

2.1. Oprogramowanie - serwery2.2. Oprogramowanie - PC2.5. Inne - nierozbite

Analiza kosztów (TCO) – przykład (5)Analiza kosztów (TCO) – przykład (5)

Historia: Predykcja:LATA: 2001 2002 2003 2004 (I, II) 2004 RAZEM 2005 2006 2007

3. Koszty zatrudnienia IT3A.(Z uwzględnieniem wzrostu zatrudnienia)3.1. Administratorzy3.2. Deweloperzy4. Świadczenia pracownicze4A.(Z uwzględnieniem wzrostu zatrudnienia)4.1. Administratorzy4.2. Deweloperzy5. Koszty połączeń WAN6. Usługi obce(Z uwzględnieniem wzrostu zatrudnienia)6.1. Usługi obce - sprzęt6.2. Usługi obce - oprogramowanie6.3. Usługi obce inne (procentowy udział działu IT)6.3.1. Administratorzy6.3.2. DeweloperzyCAŁKOWITY KOSZT UTRZYMANIA SYSTEMU IT(Z uwzględnieniem wzrostu zatrudnienia)

Analiza kosztów IT – przykład (6)Analiza kosztów IT – przykład (6)Zestawienie ofert outsourcinguZestawienie ofert outsourcingu

FIRMY

OFERTY

Najtańsza [zł netto]

Inna propozycja [zł netto]

Najtańsza [zł netto]

Inna propozycja [zł netto]

Najtańsza [zł netto]

Inna propozycja [zł netto]

KolokacjaMiejsce 2 szafy rackMiejsce 1 szafa rackŁącze 2mb/sŁacze 1,5mb/s16 adresów ipZabezpieczenia (dmz)Administracja (XX serwerów)Administarcja bazami danychMonitoringZdalny dostępPrzywrócenie po awariiSLA, kary umowneDzierżawa XX serwerówKoszt instalacji

Koszt miesięczny eksploatacji

Koszt miesięczny eksploatacji z administracją bazami danych

Firma 1 Firma 2 Firma 3

Analiza kosztów IT – przykład (7)Analiza kosztów IT – przykład (7)Porównanie kosztówPorównanie kosztów

- zł

1 000 000 zł

2 000 000 zł

3 000 000 zł

4 000 000 zł

5 000 000 zł

6 000 000 zł

7 000 000 zł

8 000 000 zł

9 000 000 zł

2004 2005 2006 2007 SUMA

Lata

Ko

szty

KOSZT UTRZYMANIA SYSTEMU IT bez DC KOSZTY IT RAZEM (najtańsze DC, wersja podstawowa)

KOSZTY IT RAZEM (najtańsze DC, wersja pełna)