Dokument wydrukowany 17 marca 2015, nadzorowany w · PDF fileSamodzielne stanowisko ds....

Dokument wydrukowany 17 marca 2015, nadzorowany w bazie informacyjnej UGP. Przed każdorazowym użyciem sprawdzić w bazie aktualność dokumentów.

Urząd Gminy Polkowice

KSIĘGA JAKOŚCI Wydanie XII 27.02.2015 r.

Załącznik Nr 1 do procedury

Nr Q 4.2.3 00 E

KARTA ZMIAN

Nr zmiany

Data wprowa-

dzenia zmiany

Określenie zmiany

1. 2. 3.

URZĄD GMINY POLKOWICE

Strona 3 z 36

27.02.2015 r. KSIĘGA JAKOŚCI

Wydanie XII

ROZDZIAŁ I .......................................................................... 6

PRZEDMIOT I ZAKRES KSIĘGI JAKOŚCI. ............................... 6

ROZDZIAŁ II......................................................................... 7

OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA GMINY ................................... 7

ROZDZIAŁ III ....................................................................... 9

URZĄD GMINY POLKOWICE .................................................. 9

ROZDZIAŁ IV ..................................................................... 11

SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ ...................................... 11 4.1. Informacje ogólne – wyłączenia................................................................................... 11

4.2. Wymagania dotyczące dokumentacji............................................................................ 12

4.2.3. Nadzór nad dokumentami ......................................................................................... 13

4.2.4. Nadzorowanie zapisów .............................................................................................. 14

ROZDZIAŁ V ...................................................................... 15

ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA ............................... 15 5.1. Zaangażowanie kierownictwa ................................................................................... 15

5.2. Orientacja na klienta................................................................................................. 16

5.3. Polityka jakości ......................................................................................................... 16

5.4. Planowanie jakości ................................................................................................... 18

5.5. Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja ........................................................ 18

5.6. Przegląd zarządzania ................................................................................................ 19

ROZDZIAŁ VI ..................................................................... 21

ZARZĄDZANIE ZASOBAMI .................................................... 21


Strona 4 z 36


Wydanie XII

6.1. Zaopatrywanie w zasoby ..........................................................................................21

6.2. Zasoby ludzkie......................................................................................................... 21

6.3. Infrastruktura ......................................................................................................... 22

6.4. Środowisko pracy .................................................................................................... 22

ROZDZIAŁ VII.................................................................. 23

REALIZACJA USŁUGI ............................................................ 23 7.1. Planowanie realizacji usługi ................................................................................... 23

7.2. Procesy związane z klientem............................................................................... .....23

7.2.1. Określenie wymagań dotyczących usług świadczonych przez Urząd...................... 23 7.2.2. Przegląd wymagań dotyczących usługi .................................................................. 24 7.2.3. Komunikacja z klientem ........................................................................................ 24

7.4. Zakupy ...................................................................................................................... 25

7.5.1. Działania usługowe ............................................................................................... 26

7.5.3. Identyfikacja i identyfikowalność .......................................................................... 26 7.5.4. Własność klienta…………….……………………………………………………....26 7.6. Nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów ...................................... 27

ROZDZIAŁ VIII................................................................... 29

POMIARY, ANALIZA I DOSKONALENIE ................................. 29 8.1. Pomiary i monitorowanie .......................................................................................... 29

8.2. Audit wewnętrzny ...................................................................................................... 30

8.2.3. Monitorowanie i pomiary procesów i usług............................................................ 30

8.3. Nadzór nad niezgodnościami .................................................................................... 32

8.4. Analiza danych.......................................................................................................... 33

8.5. Doskonalenie............................................................................................................. 33

8.5.2. Działania korygujące i zapobiegawcze ..................................................................... 34 DOKUMENTY POWOŁANE..................................................... 36


Strona 5 z 36


Wydanie XII

Rozdział I Przedmiot i zakres Księgi Jakości

Księga Jakości Urzędu Gminy Polkowice przedstawia sposób spełnienia przez Urząd Gminy Polkowice wymagań określonych w normie PN-EN ISO 9001: 2009. Księga została opracowana zgodnie z wymaganiami punktu 4.2.2 normy. Pełni ona rolę swoistej mapy systemu, dostarczającej pełnych informacji o celach i Polityce Jakości Urzędu Gminy Polkowice, jego organizacji, procesach i wzajemnych powiązaniach między nimi, o wyłączeniach poszczególnych punktów normy nie mających zastosowania w urzędzie. Przedstawia zakres ustanowionego Systemu Zarządzania Jakością oraz regulującą go dokumentację. W swojej konstrukcji księga odnosi się do kolejnych wymagań normy PN-EN ISO 9001: 2009, opisując sposób w jaki zostały one spełnione oraz sposób przełożenia normy do specyfiki pracy Urzędu Gminy Polkowice. Księga jakości jest dokumentem powszechnie dostępnym dla każdego. Znajduje się w sieci wewnętrznej i Biuletynie Informacji Publicznej. Zakres systemu zarządzania jakością obejmuje wykonywanie zadań administracji publicznej dla społeczności lokalnej. Wdrożony system obejmuje wszystkie wydziały i biura oraz wszystkich pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych. Księga jakości jest dokumentem nadzorowanym. Sposób nadzoru jest określony w procedurze nadzoru nad dokumentami.


Strona 6 z 36


Wydanie XII

Rozdział II

Ogólna charakterystyka gminy

Gmina Polkowice liczy ponad 26 000 mieszkańców, z tego 22 000 żyje w mieście Polkowice, a pozostali zamieszkują w 15 sołectwach. Ziemia Polkowicka wchodzi w skład trzech regionów: Wzgórz Dalkowskich, Doliny Szprotawy i Wysoczyzny Lubińsko – Chocianowskiej. Polkowice leżą w centrum Legnicko-Głogowskiego Okręgu Miedziowego. Miasto i gmina zajmują obszar 167,4 km2.

Historia miasta sięga epoki brązu, kiedy to na terenie dzisiejszych Polkowic istniała prasłowiańska osada kultury łużyckiej.

W 1265 r. osada otrzymała prawa miejskie i od tamtego czasu pojawiła się w dokumentach jako civitas, zyskując kolejne przywileje w postaci prawa do jarmarków i targów oraz warsztatów rzemieślniczych i handlu. Wówczas też zaczęto rozbudowywać miasto, które otoczono murami obronnymi.

Druga wojna światowa spowodowała zniszczenie i wyludnienie Polkowic, które utraciły przez to prawa miejskie.

W 1967 r., po odzyskaniu praw miejskich, Polkowice rozpoczęły nowy etap rozwojowy, związany z przemysłem miedziowym.

Przełomowym okresem dla miasta było powstanie w 1990 r. samorządu, który dzięki uporowi ludzi i nadziei na lepsze życie, zapoczątkował nowy rozdział w historii Polkowic. Nastąpiło przyśpieszenie rozwoju ekonomicznego, społecznego i kulturalnego miasta, wzrosło też jego znaczenie jako centrum subregionu.

Dogodne położenie Polkowic na krajowych szlakach komunikacyjnych, a także tych, które łączą Polskę z zachodnimi sąsiadami, sprawiło że stały się one atrakcyjnym miejscem dla małych i dużych inwestorów z kraju i zagranicy. Na terenie gminy znajdują się kopalnie KGHM „Polska Miedź” S.A.: ZG "Polkowice – Sieroszowice", ZG "Rudna" i w części terenu gminy - ZG "Lubin" oraz powiązane z nim kapitałowo podmioty gospodarcze.

Świadomość faktu, że zasoby surowca naturalnego w przyszłości zostaną wyczerpane, skłoniła gremia samorządowe Polkowic do podjęcia inicjatyw ekonomicznych wykraczających poza przemysł górniczy. W 1997 r. Rada Ministrów ustanowiła w Polkowicach na 91 ha podstrefę Legnickiej Specjalnej Strefy Ekonomicznej, w której powstały największe inwestycje regionalne: Royal Europa Sp. z o.o., VOLKSWAGEN Motor Polska Sp. z o.o., Sitech Sp. z o.o., NG2 S.A., CCC Factory Sp. z o.o. i SANDEN Manufacturing Polska Sp. z o.o. Polkowice są ładnym, zadbanym miasteczkiem, w którym z roku na rok powstają obiekty usługowe. Aquapark wraz z hotelem, baseny zewnętrzne, obiekty sportowe, sklepy i lokale gastronomiczne są przykładami dynamicznego rozwoju usług w Polkowicach.

Efektem perspektywicznej i dalekowzrocznej polityki rozwoju było powstanie i realizacja Strategii Zrównoważonego Rozwoju Gminy Polkowice.


Strona 7 z 36


Wydanie XII

Lata przyszłe - oparte na Strategii Rozwoju Zrównoważonego Gminy Polkowice – to lata dynamicznego rozwoju gospodarczego gminy. Polkowice stały się wielofunkcyjnym subregionalnym ośrodkiem gospodarczym, powstało wiele miejsc pracy, nastąpił wszechstronny rozwój usług, etc. W V kadencji samorządu gminnego, zgodnie z Polityką Jakości Urzędu Gminy Polkowice, głównym celem działania administracji gminnej było kreowanie wysokiej jakości życia mieszkańców gminy Polkowice poprzez wsparcie finansowe i organizacyjne rozwoju i funkcjonowania takich dziedzin, jak: opieka społeczna, oświata, służba zdrowia, kultura, sport i rekreacja.

W VI kadencji działania władz gminy skupiały się na utrzymaniu wysokiego standardu świadczonych usług i spełnienia oczekiwań społecznych mieszkańców naszej gminy. Stworzono sprzyjające warunki dla aktywizacji mieszkańców i realizowania przez nich różnych projektów oraz ponoszenia odpowiedzialności za wspólne dobro. Ukonstytuowały się jednostki pomocnicze gminy – osiedla. Dotychczasowa konsekwentna, wytężona praca, dbałość o jakość zarządzania publicznymi sprawami będą kontynuowane w obecnej VII kadencji, tak aby przedsięwzięcia służące rozwojowi nadal przebiegały sprawnie i przynosiły dobre efekty.


Strona 8 z 36


Wydanie XII

Rozdział III

Urząd Gminy Polkowice

W Urzędzie Gminy Polkowice mają siedzibę władze gminy: Rada Miejska w Polkowicach i Burmistrz Polkowic. Burmistrz wykonuje swoje zadania przy pomocy urzędu. Burmistrz powierzył prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu: Zastępcom Burmistrza, Skarbnikowi Gminy, Sekretarzowi Gminy i Dyrektorowi Gabinetu Burmistrza. Schemat struktury organizacyjnej Urzędu Gminy Polkowice jest załącznikiem nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Polkowice. W strukturze organizacyjnej Urzędu Gminy Polkowice ustalono pięć pionów zarządzania. W pionie podległym Zastępcy Burmistrza ds. Gospodarczych funkcjonują:

Wydział Eksploatacji i Utrzymania, Wydział Ochrony Środowiska i Obszarów Wiejskich, Wydział Planowania Przestrzennego i Architektury i Wydział Inwestycji i Remontów.

W pionie Zastępcy Burmistrza ds. Społecznych funkcjonują: Wydział Oświaty i Spraw Społecznych, Wydział Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami i Wydział Organizacji Pozarządowych.

W pionie Dyrektora Gabinetu Burmistrza- Pełnomocnika ds. Gminnego Banku Kadr funkcjonują:

Gabinet Burmistrza, Rzecznik prasowy, Wydział Inicjatyw Gospodarczych i Rynku Pracy, Wydział Współpracy Europejskiej i Funduszy Zewnętrznych i Wydział Komunikacji Społecznej.

W pionie Sekretarza Gminy – Pełnomocnika ds. systemu jakości funkcjonują: Biuro Rady Miejskiej, Wydział Organizacyjny i Kadr, Wydział Spraw Obywatelskich, Urząd Stanu Cywilnego, Wydział Administracyjno-Gospodarczy, Gminne Centrum Zarządzania Kryzysowego Archiwum Zakładowe i Wydział Informatyki.

W pionie Skarbnika Gminy funkcjonują: Wydział Budżetu i Finansów, Biuro Zamówień Publicznych, Samodzielne stanowisko ds. finansowych i Koordynator ds. pomocy publicznej”.

Bezpośrednio Burmistrzowi podlegają: Doradca,


Strona 9 z 36


Wydanie XII

Pełnomocnik ds. inwestycji strategicznych, Pełnomocnik ds. osób starszych i niepełnosprawnych, Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych, Administrator bezpieczeństwa informacji, Biuro Audytu Wewnętrznego i Kontroli i Służba Bhp.

Urząd jest jednostką budżetową, przy pomocy której Burmistrz Polkowic realizuje gminne zadania publiczne, a także zadania z zakresu administracji rządowej wynikające z ustaw oraz porozumień zawartych z innymi jednostkami administracji publicznej. Burmistrz kieruje bieżącymi sprawami gminy oraz reprezentuje ją na zewnątrz. Jest kierownikiem urzędu oraz zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych gminy.

Funkcjonowanie urzędu jest oparte na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności służbowych i indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych zadań oraz kontroli zarządczej. Urząd jest pracodawcą w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy i pracodawcą samorządowym w rozumieniu art. 4 pragmatyki samorządowej, którą jest ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych.

Organizację i zasady funkcjonowania urzędu określają:

Statut Urzędu Gminy Polkowice,

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Polkowice.


Strona 10 z 36


Wydanie XII

Rozdział IV System Zarządzania Jakością

4.1. Informacje ogólne – wyłączenia W Urzędzie Gminy Polkowice został ustanowiony, udokumentowany, wdrożony system zarządzania jakością oparty na modelu procesowym według PN-EN ISO 9001: 2009. System ten jest utrzymywany i doskonalony. Obejmuje on wszystkie procesy niezbędne do osiągnięcia celów jakości. Zgodnie z podejściem systemowym są one wzajemnie ze sobą powiązane i wzajemnie oddziałują na siebie. Procesy zostały zidentyfikowane w przepisach prawnych dotyczących zakresu działania gminy i prawnych form działania administracji gminnej. Procesy obejmują: zarządzanie działaniami, zaopatrywanie w zasoby, realizację wyrobu i pomiary uzyskanych wyników. Mając na względzie charakter działań wspólnych dla wszystkich lub większości wydziałów/biur, określono procesy główne realizowane przez Urząd Gminy Polkowice, wynikające z zadań organu wykonawczego gminy określonych w art. 30 i kompetencji burmistrza wynikających z art. 33 ust. 3, 4, 5 i art. 39 ustawy marca o samorządzie gminnym - zwaną dalej ustawą o samorządzie gminnym oraz procesy wspomagające.

Powyżej: Mapa procesów kluczowych i procesów wspomagających w Urzędzie Gminy Polkowice

P

D

A

C

Przygotowanie odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych

WYMAGANIA I OCZEKIWANIA LOKALNEJ WSPÓLNOTY SAMORZĄDOWEJ

PROCES ZARZĄDZANIA GMINĄ POLKOWICE OPARTY NA OBOWIĄZUJĄCYCH PRZEPISACH PRAWNYCH

Przygotowanie decyzji administracyjnej na wniosek w sprawie indywidualnej

Audit i kontrola

wewnętrzna

Audyt I

GŁOS KLIENTA

Procesy wspomagające

Załatwianie skarg i wniosków zgłoszonych do Burmistrza

Audity Proces komunikacyjny

Szkolenia

DOSTARCZONE USŁUGI, SPEŁNIENIE WYMAGAŃ I OCZEKIWAŃ KLIENTÓW URZĘDU, ZADOWOLENIE

Przygotowanie projektu uchwały Rady Miejskiej

Udostępnienie informacji publicznej na wniosek Udostępnienie informacji publicznej na wniosek w celu jej ponownego wykorzystania

Udzielenie odpowiedzi na wniosek komisji Rady Miejskiej

Przygotowanie i wydanie projektu zarządzenia Burmistrza/Kierownika Urzędu


Strona 11 z 36


Wydanie XII

Wyłączenia Następujące wymagania PN-EN ISO 9001: 2009 nie mogą być stosowane ze względu na charakter organizacji:

p. 7.3 Projektowanie i rozwój, p. 7.4. Zakupy,

p. 7.5.2 Walidacja procesów produkcji i dostarczania usługi.

Uzasadnienie p. 7.3: Wykonując uchwały Rady Miejskiej w Polkowicach, Burmistrz Polkowic realizuje swoje ustawowe zadania przy pomocy urzędu. Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym burmistrz jest organem wykonawczym gminy. Świadczenie dla społeczności lokalnej usług o charakterze administracyjnym i bytowym w ramach przepisów ustawowych - to główne zadanie Urzędu Gminy Polkowice.

Zakres działania i zadania gminy zawarte są w ustawie o samorządzie gminnym będącej ustawą ustrojową. Ponadto przepisy prawne określające zadania jednostek organizacyjnych gminy zawarte są w przepisach prawa materialnego, a sposób załatwiania indywidualnych spraw obywateli w prawie procesowym – ustawie - Kodeks postępowania administracyjnego zwanej dalej KPA (patrz: zasoby informacyjne procesów) i ustawie Ordynacja podatkowa. Ustawy stanowione są, zgodnie z polskim porządkiem prawnym, przez parlament. Urząd nie ma bezpośredniego wpływu na ich projektowanie, weryfikację lub wprowadzanie zmian. Wyłączenie p. 7.3 dotyczącego projektowania i rozwoju według PN-EN ISO 9001: 2009 nie wpływa na zdolność urzędu do świadczenia usług lokalnej wspólnocie samorządowej w sposób zgodny z przepisami prawa.

p. 7.4.: W Urzędzie Gminy Polkowice nie dokonuje się zakupów mających istotny i bezpośredni wpływ na jakość realizowanych produktów. p. 7.5.2:

Procesy produkcyjne nie są w Urzędzie Gminy Polkowice realizowane, natomiast procesy usługowe świadczone dla wspólnoty samorządowej są weryfikowane i monitorowane w trakcie ich realizacji. Nie mają zatem zastosowania, w przypadku urzędu, ustalenia dotyczące procesów „specjalnych” - to jest takich, których wyników nie można zweryfikować podczas bieżącego monitorowania.

4.2. Wymagania dotyczące dokumentacji System Zarządzania Jakością został udokumentowany w Polityce Jakości Urzędu Gminy Polkowice, Księdze Jakości Urzędu Gminy Polkowice, procedurach i mapach procesów wraz z częściami opisowymi oraz innej dokumentacji niezbędnej dla prawidłowego przebiegu procesów.

Mapy procesów określają zarówno ich sekwencje jak i wzajemne oddziaływania. Procesy w urzędzie są zaplanowane i realizowane w warunkach nadzorowanych w oparciu o informacje zawarte w częściach opisowych (właściciele, parametry, mierniki).


Strona 12 z 36


Wydanie XII

Celem procesu jest dostarczenie wyrobu klientowi zewnętrznemu lub wewnętrznemu zgodnie z jego wymaganiami i oczekiwaniami. Wyrób procesu powinien stanowić odpowiedź na konkretną potrzebę danego klienta. Może nim być wytwór materialny, intelektualny, usługa lub dowolna ich kombinacja. Kryteriami oceny procesu są: szybkość, koszty, dokładność, jakość, zadowolenie klienta, elastyczność. Identyfikację procesu stanowią: nazwa procesu, właściciel procesu, wejście, wyjście, wartość dodana, stosowane mierniki oceny. Podejście procesowe zakłada, że najistotniejszą rolę odgrywa klient. Przyjęto strategię zorientowaną na klienta, a za główny wyznacznik skuteczności systemu uznano spełnienie jego wymagań.

Zasoby informacyjne procesów (dokumentacja: dokumenty i zapisy) są określone ogólnie na mapach, natomiast szczegółowo – w częściach opisowych. Działania niezbędne do osiągania zaplanowanych wyników oraz ciągłego doskonalenia procesów prowadzone są zgodnie z cyklem Deminga (PDCA).

4.2.3. Nadzór nad dokumentami Dokumenty ustanawiają sposób i zasady postępowania. Dokumenty mogą być zawsze zmienione. (np. w wyniku nowelizacji ustawy).

W celu zapewnienia, że dokumentacja mająca wpływ na jakość jest aktualna, zrozumiała i dostępna we wszystkich miejscach, gdzie jest to wymagane, a dokumenty nieaktualne

Dlaczego?

Co?

Jak ?

Zaplanuj

Określenie problemu

Analiza problemu

Identyfikacja przyczyn

Planowanie przeciwdziałań

Wdrożenie Zrób

Potwierdzenie wyników Sprawdź

Standardyzacja Działaj


Strona 13 z 36


Wydanie XII

usuwane z miejsc, w których były stosowane, wdrożona została i jest utrzymywana procedura Q 4.2.3.00 „Nadzór nad dokumentami”. W Urzędzie Gminy Polkowice, w ramach wewnętrznej sieci informatycznej, udostępnione są dokumenty w wersji elektronicznej. Nadzór nad dokumentami w wersji elektronicznej sprawowany jest zgodnie z zarządzeniem Kierownika Urzędu Gminy Polkowice w sprawie prowadzenia własnych baz danych. Łatwy i szybki dostęp do aktualnych przepisów prawnych zapewnia urzędnikom program obsługi prawnej LEX.

4.2.4. Nadzorowanie zapisów Zapisy są specjalnym rodzajem dokumentów, gdyż dostarczają dowodów zgodności z wymaganiami i dowodów skuteczności działania systemu zarządzania jakością, są dowodem w sprawie. Zapisy nie mogą zostać zmienione. Nadzór nad zapisami odbywa się według procedury, jak niżej.

Zapisy identyfikowane są i specyfikowane w częściach opisowych procesów lub procedurach systemowych (np. zapisy z auditów wewnętrznych). Istniejąca udokumentowana specyfikacja zapisów określa miejsce (proces) powstania zapisu, osobę odpowiedzialną za nadzór nad zapisem/zapisami oraz za dysponowanie nimi. Natomiast, miejsce, czas i sposób przechowywania określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, zwane dalej instrukcją kancelaryjną.

Nadzór nad zapisami dokumentującymi realizację wymagań PN-EN ISO 9001: 2009 w zakresie procesów, procedur: auditów wewnętrznych, działań korygujących i przeglądów zarządzania - sprawuje Pełnomocnik ds. Systemu Jakości.

Właściciele procesów, każdy w swoim zakresie, sprawują nadzór nad zapisami powołanymi w częściach opisowych procesów, stosując się do instrukcji kancelaryjnej oraz do KPA, które określają z jakich elementów składać się mają poszczególne zapisy powstające w trakcie realizacji procesów, a więc: wezwanie (art. 54), ustne wniesienie podania do protokołu (art. 63 § 3), protokół z czynności postępowania (art. 68 § 1, 69), wezwanie na rozprawę administracyjną (art. 91), decyzja administracyjna (art. 107), ugoda (art. 117), postanowienie (art. 124), zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi (art. 238 i art. 239).


Strona 14 z 36


Wydanie XII

Rozdział V

Odpowiedzialność kierownictwa

5.1. Zaangażowanie kierownictwa W październiku 2000 r. Zarząd Gminy Polkowice podjął decyzję o wprowadzeniu w Urzędzie Gminy Polkowice systemu zarządzania jakością. Podejmując taką decyzję uznano, iż poprzez opisanie procesów i ustanowienie procedury, zostaną podjęte działania poprawiające funkcjonowanie Urzędu Gminy Polkowice. System zarządzania jakością stał się narzędziem strategii urzędu. W działalności naszego urzędu, w ujęciu organizacji, ogromną rolę spełniają czynniki ludzkie, techniczne i organizacyjne. System ten stanowi specyficzny środek nadzoru nad tymi czynnikami. Nadzór ten musi być udokumentowany w celu prewencji wadliwości. System zarządzania jakością to konkretny, uporządkowany zbiór przepisów, zasad i procedur oraz reguł o charakterze organizacyjnym, administracyjnym, technicznym i personalnym stanowiący gwarancję sprawnego działania.

Została ustanowiona Polityka Jakości Urzędu Gminy Polkowice, w której podano generalny cel dotyczący jakości. Cel ten podlega aktualizacji co 4 lata.

Najwyższe kierownictwo Urzędu Gminy Polkowice w osobach: burmistrza,

zastępców burmistrza, sekretarza,

skarbnika, dyrektora Gabinetu Burmistrza

przynajmniej raz w roku organizuje spotkanie, na którym informuje dyrektorów wydziałów i kierowników biur urzędu o konieczności spełniania wymagań klientów zgodnie z zatwierdzoną przez Burmistrza Polkowic Polityką Jakości Urzędu Gminy Polkowice i obowiązującym prawem.

Zgodnie z procedurą podaną na stronach 19 i 20 niniejszej księgi, raz w roku odbywa się przegląd zarządzania, z którego są utrzymywane zapisy.

Kierownictwo Urzędu Gminy Polkowice zapewnia dostępność do niezbędnych zasobów do realizacji procesów, tj. środki finansowe, kompetentny personel, infrastrukturę i odpowiednie środowisko pracy.


Strona 15 z 36


Wydanie XII

Burmistrz wydał zarządzenie w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Polkowice i jednostkach organizacyjnych gminy Polkowice. Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań określonych w szczególności w Strategii Rozwoju Zrównoważonego Gminy Polkowice oraz budżecie gminy Polkowice w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

5.2. Orientacja na klienta Trwający proces demokratyzacji zmienił w zasadniczy sposób postrzeganie klienta przez urzędników i zapoczątkował proces usprawnienia funkcjonowania urzędu poprawiający jego wizerunek w oczach mieszkańców gminy. Stosowanie norm ISO w codziennej pracy, ich filozofii ukierunkowanej na klienta uświadomiło urzędnikom, że:

- klient nie zależy od nas urzędników, ale my od niego,

- klient jest najważniejszą osobą w organizacji, niezależnie czy zjawia się osobiście, pisze, czy telefonuje,

- obsługiwanie klienta, to nie odrywanie nas od pracy, ale właśnie tej pracy sens i cel.

W części opisowej procesów zidentyfikowano klientów urzędu gminy, których wymagania zostały określone i są spełniane w ramach obowiązującego prawa w Polsce i ustanowionej Polityki Jakości Urzędu Gminy Polkowice. W celu podniesienia jakości obsługi klienta ustanowiono w Urzędzie Gminy Polkowice standardy obsługi klienta.

5.3. Polityka jakości Burmistrz Polkowic ustanowił odpowiednią do celu istnienia organizacji Politykę Jakości Urzędu Gminy Polkowice, zawierającą zobowiązanie do spełnienia wymagań i ciągłego doskonalenia skuteczności systemu zarządzania jakością i tworzącą ramy do ustanowienia i przeglądu celów dotyczących jakości oraz cele strategiczne organizacji. Polityka została zakomunikowana w urzędzie i jest przeglądana pod względem jej przydatności zgodnie z procedurą nadzoru nad dokumentami.

Na początku każdej kadencji burmistrz ustanawia nową politykę jakości tożsamą z aktualną polityką rozwoju gminy Polkowice. Jest ona modyfikowana o działania jakie gmina zrealizowała dla społeczności lokalnej w minionej kadencji i wskazuje na nowe cele przyjęte do realizacji w bieżącej kadencji.


Strona 16 z 36


Wydanie XII


Strona 17 z 36


Wydanie XII

5.4. Planowanie jakości Wdrożenie systemu zarządzania jakością wiązało się ze zmianą strategii działania organizacji, polegającą na kształtowaniu świadomości i odpowiedzialności za jakość pracy na każdym stanowisku pracy. Przyjęto zasadę, że jakość ma być działaniem planowym i celowym, a nie dziełem przypadku.

W ramach przyjętej Polityki Jakości Urzędu Gminy Polkowice zostały zidentyfikowane procesy realizowane przez urząd. Wyszczególnione procesy zostały tak opracowane, aby dawały wartość dodaną określającą wymierne i możliwe do zrealizowania cele i standardy. Planowanie jakości jest spójne ze wszystkimi innymi wymaganiami systemu jakości i dokumentami funkcjonującymi w urzędzie. Metody, procesy i działania oraz niezbędne zasoby prowadzące do spełnienia wymagań wynikających z ustanowionego i utrzymywanego systemu zarządzania jakością zostały zaplanowane, określone i udokumentowane w dokumentach systemu zarządzania jakością: na mapach i w częściach opisowych procesów oraz w niniejszej Księdze Jakości Urzędu Gminy Polkowice.

Wszelkie zmiany, mogące mieć wpływ na spójność systemu, są przeglądane i akceptowane przez Pełnomocnika ds. Systemu Jakości, który pełniąc jednocześnie funkcję Sekretarza Gminy posiada odpowiednie kompetencje i uprawnienia udokumentowane w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Polkowice, jak również wynikające z upoważnienia Burmistrza Polkowic. W razie zmiany Polityki Jakości zmianie ulegają również cele z niej wynikające. W czasie tworzenia projektów zmian dokumentacji uwzględnia się w miarę możliwości opinię zainteresowanych stron. Wprowadzaniem zmian w dokumentach ISO (opracowaniem i zatwierdzaniem) zajmują się osoby zgodnie z procedurą nadzoru nad dokumentami.

5.5. Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja Organizację i zasady funkcjonowania urzędu określa Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Polkowice nadany przez burmistrza w drodze zarządzenia.

Burmistrz Polkowic wyznaczył przedstawiciela kierownictwa, który jest jego Pełnomocnikiem ds. Systemu Jakości i określił odpowiedzialność i uprawnienia Pełnomocnika, które obejmują:

zapewnienie, że procesy potrzebne w systemie zarządzania jakością są ustanowione, wdrożone i utrzymywane,

przedstawianie najwyższemu kierownictwu sprawozdań dotyczących funkcjonowania systemu zarządzania jakością i wszelkich potrzeb związanych z doskonaleniem,

zapewnienie upowszechnienia w całej organizacji świadomości dotyczącej wymagań klienta.

W urzędzie ustanowiony został system komunikacji wewnętrznej obejmujący informacje i dane związane z funkcjonowaniem i efektywnością systemu zarządzania jakością, a także obiegu innych istotnych dla funkcjonowania urzędu informacji. Określone zostały rodzaje informacji i danych, formy i częstotliwość przekazu oraz ich adresaci.


Strona 18 z 36


Wydanie XII

W ramach komunikacji wewnętrznej omawiane są wymagania klienta i funkcjonowanie systemu zarządzania jakością. Komunikacja wewnętrzna dotycząca systemu zarządzania jakością odbywa się zgodnie z dokumentami nadzorowanymi Procedurą Q 4.2.3 00 oraz zapisami nadzorowanymi według ustaleń niniejszej księgi. Procedury nadzoru nad dokumentami i zapisami są procedurami wspomagającymi proces komunikacji wewnętrznej. Cyklicznie odbywają się zespoły kierownicze, podczas których przedstawiciel najwyższego kierownictwa przekazuje dyrektorom i kierownikom informacje i zadania do realizacji. Dyrektorzy i kierownicy odpowiadają za przekazanie tych informacji podległym pracownikom. Z tych spotkań utrzymywane są zapisy. Notatki ze spotkań Zespołów Kierowniczych są udostępnione pracownikom w sieci wewnętrznej- folderze p.t. Notatki z zespołów kierowniczych. Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji. Obieg akt między wydziałami odbywa się za pośrednictwem kancelarii lub poczty elektronicznej za wyjątkiem pojedynczych przesyłek, wymagających natychmiastowego doręczenia. W urzędzie obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

Wprowadzono usługę ePUAP (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) - ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do komunikacji obywateli z jednostkami administracji publicznej w ujednolicony, standardowy sposób, zbudowana w ramach projektu ePUAP-WKP (Plan Informatyzacji Państwa). Usługodawcami są jednostki administracji publicznej oraz instytucje publiczne (zwłaszcza podmioty wykonujące zadania zlecone przez państwo).

Platforma udostępnia usługodawcom infrastrukturę technologiczną do świadczenia usług obywatelom (usługobiorcom). Wśród usług oferowanych przez ePUAP jest Profil Zaufany, umożliwiający składanie pism elektronicznych ze skutkiem prawnym bez konieczności stosowania podpisu kwalifikowanego oraz oparty o SAML mechanizm pojedynczego logowania (single sign-on), który umożliwia stosowanie tego samego konta ePUAP do logowania się na stronach różnych usługodawców.

Założenia wprowadzenia ePUAP:

zachowanie jawności, otwartości oraz neutralności technologicznej interfejsów systemów teleinformatycznych,

dążenie do jak największej standaryzacji formatów danych wymienianych pomiędzy instytucjami publicznymi a usługobiorcami oraz pomiędzy samymi instytucjami publicznymi,

jednolity dostęp do usługi bez ponoszenia znaczących kosztów.


Strona 19 z 36


Wydanie XII

5.6. Przegląd zarządzania W celu utrzymania zakładanej wymaganiami PN-EN ISO 9001: 2009 efektywności systemu zarządzania jakością najwyższe kierownictwo Urzędu Gminy Polkowice dokonuje raz w roku kompleksowego przeglądu zarządzania. W zależności od potrzeb burmistrz lub pełnomocnik może zwołać dodatkowe spotkanie związane z przeglądem zarządzania lub przeglądem pewnych jego elementów. W uzasadnionych przypadkach burmistrz lub pełnomocnik może zaprosić do uczestnictwa w przeglądzie także osoby spoza kierownictwa. Wykonywany przez kierownictwo przegląd zarządzania prowadzony jest w oparciu o dokumentację przygotowaną przez pełnomocnika i odbywa się według procedury opisanej poniżej. Burmistrz lub pełnomocnik, z tygodniowym wyprzedzeniem, powiadamia najwyższe kierownictwo o planowanym przeglądzie, przekazując uprzednio przygotowane materiały do przeglądu, na które składają się następujące dane wejściowe:

sprawozdanie zbiorcze z auditów wewnętrznych,

zbiorcza informacja dotycząca stopnia zadowolenia klientów Urzędu Gminy Polkowice ze świadczonych usług opracowana według ustalonej ankiety,

zbiorcza informacja dotycząca satysfakcji pracowników opracowana według ustalonej ankiety,

dane dotyczące wyników funkcjonowania procesów i zgodności wyrobu,

ocena działań zapobiegawczych i korygujących w odniesieniu do polityki oraz celów jakości (polegająca na stwierdzeniu czy działania takie były potrzebne, a jeżeli tak, to czy wdrożono je z efektywnym skutkiem),

wnioski pokontrolne z kontroli wewnętrznych i zewnętrznych,

informacja o skuteczności wdrożonego systemu kontroli ryzyka operacyjnego,

sprawozdanie z realizacji planu szkoleń oraz informacja z oceny szkoleń,

sprawozdania z audytów,

działań podjętych w następstwie wcześniejszych przeglądów zarządzania.

Efektem przeprowadzonego przeglądu są dane wyjściowe, które stosownie do okoliczności mogą spowodować nowelizację zasad działania związaną z:

systemem jakości (określeniem ewentualnych potrzeb udoskonalenia),

polityką i celami jakości (czy i jakie zmiany należy wprowadzić),

potrzebą przeprowadzenia działań korygujących i zapobiegawczych,

przydziałem zasobów finansowych, materiałowych i kadrowych dla usprawnienia wdrożonego systemu jakości (dane do projektu budżetu gminy na rok następny).

Każdy wykonany przegląd kończy się protokołem (zapisem) zawierającym plan poprawy jakości na dany rok, który jest omawiany na spotkaniu Zespołu Kierowniczego. Treść planu poprawy jakości jest zawarta w notatce sporządzonej ze spotkania. Notatki są przesyłane


Strona 20 z 36


Wydanie XII

pocztą elektroniczną do dyrektorów/kierowników oraz zamieszczane w sieci wewnętrznej w folderze notatki z Zespołów Kierowniczych, a plan poprawy jakości jako odrębny dokument w folderze Dokumenty ISO. Oryginał protokołu z przeglądu przechowywany jest u pełnomocnika zgodnie z zasadami dotyczącymi nadzoru nad zapisami.


Strona 21 z 36


Wydanie XII

Rozdział VI Zarządzanie zasobami

6.1. Zaopatrywanie w zasoby Zakres realizowanych przez gminę zadań określają ustawy. W celu realizacji tych zadań organizacja określiła potrzebne zasoby, m.in. poprzez ustalenie struktury organizacyjnej, która przyporządkowuje poszczególne zadania merytorycznym komórkom poprzez wyodrębnienie: poziomów (wg hierarchii) i pionów zarządzania (wg meritum), ich komórek organizacyjnych i poszczególnych stanowisk pracy.

W celu doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością oraz spełnienia wymagań klientów w Urzędzie Gminy Polkowice zostały określone i zapewnione odpowiednie zasoby ludzkie, infrastruktura i właściwe środowisko pracy.

6.2. Zasoby ludzkie Wymagania jakie musi spełniać zatrudniony w urzędzie personel wynikają z ustawy o pracownikach samorządowych i ustawy – Prawo aktach stanu cywilnego. Natomiast wymagania kwalifikacyjne określa rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich. Szczegółowe wymagania kwalifikacyjne pracowników określa regulamin wynagradzania oraz opisy stanowisk pracy sporządzone dla stanowisk urzędniczych, w tym kierowniczych stanowisk urzędniczych. Szkolenia są procesem wspomagającym w administracji. Burmistrz Polkowic wprowadził do stosowania politykę szkoleniową Urzędu Gminy Polkowice, która ma na celu stworzenie sprzyjających warunków i wspieranie działań w kierunku długofalowego rozwoju zawodowego pracowników Urzędu Gminy Polkowice dla zapewnienia profesjonalnej realizacji zadań gminy, jak również efektywnego wykorzystania zasobów ludzkich oraz optymalnego wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na podnoszenie kwalifikacji pracowników. Na podstawie zapotrzebowań złożonych przez bezpośrednich przełożonych pracowników opracowywany jest corocznie plan szkoleń. W uchwale budżetowej zabezpieczone są środki finansowe przeznaczone na realizację zadania związanego z podnoszeniem kwalifikacji pracowników. Oceny szkolenia dokonuje pracownik, po zakończeniu szkolenia, na formularzu „Karta oceny szkolenia”, natomiast oceny efektów szkolenia dokonuje bezpośredni przełożony pracownika na formularzu „Karta oceny efektów szkolenia”. Zapisy dotyczące wykształcenia i przebytego szkolenia pracowników urzędu są utrzymywane i przechowywane w Wydziale Organizacyjnym i Kadr. Nad zapewnieniem utrzymywania świadomości pracowników odnośnie wagi działań zmierzających do poprawienia jakości, czuwają dyrektorzy wydziałów/kierownicy biur i najwyższe kierownictwo urzędu poprzez odbywanie cyklicznych spotkań z personelem, w


Strona 22 z 36


Wydanie XII

ramach których omawiane są problemy dotyczące jakości. Spotkania te są dokumentowane. Zapisy stanowią notatki z zespołów kierowniczych. Szkolenia i podnoszenie kwalifikacji zawodowych sprawiają, iż personel jest świadomy istoty i ważności realizowanych przez siebie zadań oraz tego jak swoją wiedzą i pracą przyczynia się do osiągania celów dotyczących jakości.

6.3. Infrastruktura Przepisy prawa określają wymagania dotyczące zapewnienia właściwej infrastruktury, czyli przestrzeni do pracy i bezpośredniej obsługi klientów, wyposażenia technicznego, jak: sprzęt informatyczny i oprogramowanie narzędziowe oraz ewentualne usługi pomocnicze: Rozdział 6 ustawy Prawo budowlane, Dział X, Rozdział III ustawy. Kodeks pracy, rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

6.4. Środowisko pracy W celu zapewnienia właściwych warunków pracy wdrożone są przepisy Działu X Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe Wydane zostały okólniki Burmistrza Gminy Polkowice w sprawie: powołania zespołu powypadkowego Urzędu Gminy w Polkowicach, Instrukcji Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Urzędu Gminy w Polkowicach, zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok oraz zarządzeń: Burmistrza Polkowic w sprawie instrukcji BHP przy obsłudze komputera i drukarki i Kierownika Urzędu Gminy w sprawie ustalenia arkusza analizy i oceny ryzyka zawodowego. Przeprowadzane są badania środowiska pracy przez pracownika ds. bhp, który na bieżąco informuje pracodawcę o stwierdzonych zagrożeniach, przekazuje wnioski ze wskazaniami usuwania tych zagrożeń oraz sporządza i przedstawia okresowe analizy stanu bhp zawierające propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy.


Strona 23 z 36


Wydanie XII

Rozdział VII Realizacja usługi

7.1. Planowanie realizacji usługi W Urzędzie Gminy Polkowice zidentyfikowano i opracowano kluczowe procesy usługowe w sposób umożliwiający ich realizację w warunkach spełniających określone w normie PN-EN ISO 9001: 2009 wymagania. Planowanie i przygotowanie usług realizowane jest poprzez:

identyfikację klientów procesów,

określenie wymagań klientów procesów, czyli celów jakości,

określenie uczestników procesów,

identyfikację zasobów niezbędnych do realizacji procesów,

przypisanie do procesów dokumentacji prawnej i niezbędnych zapisów,

wyniki analiz monitoringu percepcji klientów odnośnie świadczonych usług. Powyższe dane zawarte są w dokumentach systemu zarządzania jakością: procesach i księdze jakości.

7.2. Procesy związane z klientem

7.2.1. Określenie wymagań dotyczących usług świadczonych przez Urząd Gminy Polkowice Wymagania klienta odnośnie zakresu realizowanych przez gminę zadań zawarte są w art. 6 i 7 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. Są to wymagania mające na celu zaspokojenie szeroko pojętych potrzeb zbiorowego klienta gminy - społeczności lokalnej. Natomiast wymagania klienta dotyczące sposobu świadczenia usług przez urząd są określone w KPA. Zasady ogólne kodeksu, takie jak: praworządności, uwzględniania z urzędu interesu państwowego i społecznego oraz słusznego interesu obywateli, dochodzenia prawdy obiektywnej, pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa i samorządu terytorialnego, pogłębiania świadomości i kultury prawnej obywateli, udzielania pomocy prawnej stronom i innym uczestnikom postępowania, czynnego udziału stron w postępowaniu, przekonywania, szybkości i prostoty, nakłaniania do ugody stron, które mają sporne interesy w sprawie, pisemności, dwuinstancyjności, trwałości decyzji ostatecznych na forum administracyjnym, prawomocności decyzji ostatecznych, sądowej kontroli legalności decyzji administracyjnych, a także szczegółowe regulacje gwarantują bardzo znaczną ochronę praw stron (klientów) w postępowaniu administracyjnym.


Strona 24 z 36


Wydanie XII

W ramach podejścia procesowego uszeregowano te wymagania w formie zidentyfikowanych procesów kluczowych, mających zasadnicze znaczenie dla efektywnej realizacji zadań przez Urząd Gminy Polkowice. Podejście to umożliwiło w wielu przypadkach dalsze przeanalizowanie wymagań klientów w formie bardziej zindywidualizowanej, co oznaczało w efekcie konieczność ich parametryzacji i wyrażenia w formie możliwej do pomiaru. Określono cele jakości ściśle związane z wymaganiami klientów i podano je w dokumentacji procesowej, która zawiera zarówno wymagania wyartykułowane jak i niewyartykułowane przez klientów, ale niezbędne do realizacji procesów, jak i wymagania wynikające z przepisów prawa. Wyniki badań ankietowych dotyczące postrzegania jakości usług urzędu gminy przez klientów pozwalają określać wymagania bezpośrednio przez nich wyspecyfikowane.

7.2.2. Przegląd wymagań dotyczących usługi Urząd Gminy Polkowice jest organizacją, przy pomocy której Burmistrz Polkowic realizuje swoje ustawowe zadania. Wymagania klienta dotyczące usługi muszą być zgodne z zakresem działania gminy. Burmistrz będąc organem administracji samorządowej przestrzega z urzędu właściwości rzeczowej i miejscowej. Właściwość rzeczową organu administracji ustala się na podstawie przepisów o zakresie jego działania. Natomiast właściwość miejscową organu określa się według miejsca jej położenia (art.:19, art. 20 i art. 21 kpa).

W ramach codziennych czynności kierownictwa, podczas dekretacji korespondencji, odbywa się przegląd wymagań dotyczących usługi. Zapis stanowi: symbol wydziału, parafka, data i ewentualna uwaga zapisana na piśmie. Wymagania dotyczące usługi, a także rozwiązanie rozbieżności między wymaganiami klienta a przepisami prawa oraz zdolności spełniania określonych wymagań określa Dział II KPA - Postępowanie.

Rejestracja spraw do załatwienia polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z wykazem rzeczowym akt lub do rejestru kancelaryjnego. Pracownik, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim przed przystąpieniem do załatwiania - rejestruje się jako nową sprawę. Zapisy z tych przeglądów oraz z działań z nich wynikających są utrzymywane.

7.2.3. Komunikacja z klientem W celu zapewnienia skutecznej wymiany informacji pomiędzy Urzędem Gminy Polkowice a jego klientami wdrożono odpowiednie ustalenia, w ramach których:

udostępnione są informacje wizualne w holu urzędu, które ułatwiają klientom dotarcie do urzędników właściwych dla załatwienia określonych spraw,

w holu urzędu wyłożone są „karty usług”, w których dokładnie sprecyzowano, gdzie i jakie usługi są świadczone dla klientów,


Strona 25 z 36


Wydanie XII

zapewniono łączność telefoniczną/fax, pocztę elektroniczną i ePUAP umożliwiającą

nawiązanie kontaktu klientom z urzędem gminy i urzędu z klientami,

utworzono urzędowy publikator teleinformatyczny - Biuletyn Informacji Publicznej w ramach internetowego serwisu informacyjnego gminy Polkowice,

wprowadzono ankiety dla klientów (w wersji papierowej i elektronicznej), na podstawie których przeprowadzane są analizy postrzegania przez społeczność lokalną poziomu jakości usług świadczonych przez urząd,

ustalono stałe terminy przyjmowania interesantów przez Burmistrza Polkowic, jego zastępców, Sekretarza Gminy oraz radnych Rady Miejskiej w Polkowicach,

zabezpieczono właściwą ilość tablic informacyjnych, na których zamieszczane są informacje urzędu i innych instytucji,

wydawana jest co dwa tygodnie gazeta lokalna - „Gazeta Polkowicka” zawierająca informacje o wydarzeniach w gminie i jej instytucjach.

Urząd Gminy Polkowice realizuje prawo każdego mieszkańca do dostępu do informacji publicznej.

Prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienie do:

uzyskania informacji publicznej, w tym uzyskania informacji przetworzonej w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego,

wglądu do dokumentów urzędowych ,

dostępu do posiedzeń Rady Miejskiej w Polkowicach i jej komisji. Prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienie do niezwłocznego uzyskania informacji publicznej zawierającej aktualną wiedzę o sprawach publicznych. Udostępnienie informacji następuje poprzez:

ogłaszanie informacji w Biuletynie Informacji Publicznej,

udostępnianie na wniosek informacji publicznej, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej.

Informacja publiczna, która może być niezwłocznie udostępniona, jest udostępniana w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej bez pisemnego wniosku. Informacja publiczna jest również udostępniana poprzez wyłożenie lub wywieszenie w miejscach ogólnie dostępnych.


Strona 26 z 36


Wydanie XII

7.3. Projektowanie i rozwój – wyłączenie stosowania normy.

7.4. Zakupy - wyłączony

7.5.1. Działania usługowe

Nadzorowanie działań Działania usługowe w Urzędzie Gminy Polkowice realizowane są w warunkach nadzorowanych. Nadzór ten polega na:

udostępnieniu informacji o rodzaju i zasadach świadczenia usług w: Polityce Jakości Urzędu Gminy Polkowice, Księdze Jakości Urzędu Gminy Polkowice, opisach procesów kluczowych oraz kartach usług dla klientów,

zabezpieczeniu niezbędnej, nadzorowanej dokumentacji wszędzie tam, gdzie jest ona niezbędna dla realizacji usługi,

zarządzaniu ryzykiem, w ramach którego dokonuje się identyfikacji, analizy, monitorowania i reakcji na ryzyko,

wdrożeniu zasad monitorowania satysfakcji klientów oraz narzędzi do analiz i pomiarów (ankiety + wykorzystanie arkusza kalkulacyjnego do przetwarzania danych).

7.5.2.Walidacja procesów i dostarczania usługi – wyłączenie stosowania normy.

7.5.3. Identyfikacja i identyfikowalność Efektem wykonania usługi przez urząd gminy jest dokument nadzorowany zgodnie z procedurą Q 4.2.3 00 lub zapis (patrz: nadzorowanie zapisów). Każdy dokument jest rejestrowany, posiada swój status w postaci daty i autoryzacji osoby upoważnionej. Zapis dokumentujący realizację określonego działania związany jest ściśle z przebiegiem procesu, posiada znak sprawy będący jej stałą cechą rozpoznawczą. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. Zarówno dokumenty, jak i zapisy są wymienione w częściach opisowych procesów.

Uchwały Rady Miejskiej w Polkowicach i zarządzenia Burmistrza Polkowic oraz zarządzenia kierownika Urzędu Gminy Polkowice są identyfikowane wg ich numerów i dat.

7.5.4. Własność klienta „Nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawnienia informacji dotyczącej jego osoby.” Art. 51 ust. 1 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej Własnością klienta są dane osobowe i inne informacje związane z prowadzonym postępowaniem administracyjnym, podatkowym i egzekucyjnym. Własność klienta jest otoczona szczególną ochroną zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, ustawą Ordynacja podatkowa - Dział VII Tajemnica skarbowa, zarządzeniem


Strona 27 z 36


Wydanie XII

Burmistrza Polkowic w sprawie wprowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych. Własnością klienta jest dokumentacja, którą powierza urzędowi w celu umożliwienia załatwienia określonej sprawy. Pracownik sporządza na miejscu kopie dokumentów, które uwierzytelnia – dzięki czemu zminimalizowane jest prawdopodobieństwo zagubienia lub uszkodzenia oryginalnej dokumentacji klienta. Jeżeli przepisy wymagają oryginalnych dokumentów: wypisów urodzeń, małżeństw, zgonów, oświadczeń woli, orzeczeń sądowych, faktur i innych, to w razie ich zagubienia, uszkodzenia lub zniszczenia urzędnik sporządza odpowiedni protokół. Klient jest powiadamiany niezwłocznie o tym przypadku pisemnie z podaniem przyczyn zdarzenia oraz propozycją dalszego załatwienia sprawy. Podobne postępowanie dotyczy kopii dokumentów dostarczonych przez klienta. Odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną klientowi przez pracownika urzędu ponosi gmina.

Określony w instrukcji kancelaryjnej tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w urzędzie.

7.6. Nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów Urząd Gminy Polkowice posiada archiwum zakładowe mieszczące się w ratuszu oraz archiwum Urzędu Stanu Cywilnego, które znajduje się w budynku USC, wchodzące w skład archiwum zakładowego. W archiwum zakładowym przechowywana jest dokumentacja powstająca w organach samorządu gminnego zgodnie z przepisami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Przechowywanie ksiąg stanu cywilnego regulują przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów. Z przepisów tych wynika, iż pomieszczenie, w którym są przechowywane księgi stanu cywilnego powinno być wyposażone m.in. w urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza. Archiwa zostały wyposażone w urządzenia pomiarowe – w termometry mierzące temperaturę powietrza i higrometry za pomocą, których mierzona jest wilgotność powietrza. Eksploatowane są one zgodnie z instrukcją obsługi dołączoną przez producenta do urządzenia pomiarowego. Optymalne parametry wilgotności i temperatury zawiera instrukcja archiwalna, która określa również częstotliwość dokonywania pomiarów, tworzenia i utrzymywania zapisów. W przypadku ujawnienia przy dokonywaniu rutynowych pomiarów temperatury i wilgotności faktu uszkodzenia termometrów i higrometrów, przyrządy te zostaną zastąpione nowymi.


Strona 28 z 36


Wydanie XII

W Wydziale Ochrony Środowiska i Obszarów do pomiaru obwodów drzew stosuje się przymiar sztywny posiadający świadectwo legalizacji lub też świadectwo wzorcowania.

Gmina Polkowice jest gminą, na terenie której prowadzona jest eksploatacja rud miedzi i zgodnie z art. 64 ust. 5 ustawy prawo geologiczne i górnicze opiniuje Plany Ruchów Zakładów Górniczych prowadzonej działalności górniczej w granicach administracyjnych gminy. Urząd Gminy Polkowice posiada urządzenia pomiarowe: akcelerometry i laserowy wskaźnik wychyleń, którymi mierzy przyspieszenia drgań gruntów, fundamentów i budynków lub elementów konstrukcyjnych, na którym jest zastabilizowany czujnik.

Urządzenia te nie podlegają Głównemu Urzędowi Miar. Są one kalibrowane co dwa lata przez Główny Instytut Górnictwa w Katowicach na zlecenie Urzędu Gminy Polkowice. Zapisy z kalibrowania są utrzymywane. Urządzenia pomiarowe są włączone na stałe i są odczytywane poprzez modemowe połączenia z programem komputerowym oraz za pomocą dyskietki. Urządzenia są serwisowane przez producenta: Główny Instytut Górnictwa w Katowicach. Jest do nich dołączona instrukcja obsługi. Pracownicy zostali przeszkoleni z zakresu obsługi akcelerometrów i laserowego wskaźnika wychyleń.


Strona 29 z 36


Wydanie XII

Rozdział VIII Pomiary, analiza i doskonalenie

8.1. Pomiary i monitorowanie Stopień zadowolenia klienta – zarówno zewnętrznego, jak i wewnętrznego jest istotną miarą wskazującą na ile Urząd Gminy Polkowice jest w stanie zaspokoić wymagania lokalnej wspólnoty samorządowej. Istotne jest również, aby urząd gminy spełniał - jako organizacja, wymagania pracowników - w myśl zasady: „jeżeli pracownicy uważają, iż firma czy instytucja nie traktuje ich należycie, to nie widzą powodu, dla którego mieliby się troszczyć o klienta...” [R. Berry]. Na potrzeby systemu zarządzania jakością opracowano i wdrożono procesy monitorowania, pomiaru, analizy i doskonalenia zapewniające: zgodność świadczonych usług administracyjnych z przepisami prawa, zgodność sytemu zarządzania jakością z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001: 2009, doskonalenie skuteczności systemu zarządzania jakością w Urzędzie.

Mając świadomość stałego wzrostu oczekiwań Klientów usług administracyjnych oraz zmieniających się standardów zarządzania administracją publiczną w Polsce, Urząd Gminy Polkowice prowadzi co roku badania satysfakcji Klientów zewnętrznych. Do badania percepcji klientów stosowana jest ankieta (patrz: „Komunikacja z klientem” na stronach 24 i 25 księgi). Raz w roku odbywa się również badanie ankietowe klienta wewnętrznego, którym jest pracownik urzędu. Informacje uzyskane z ankiet mają charakter danych statystycznych pozwalających wnioskować o postrzeganiu przez wspólnotę samorządową pracy Urzędu Gminy Polkowice oraz poziomie zadowolenia pracowników z warunków pracy w urzędzie.

Innym narzędziem badania satysfakcji klienta jest analiza wpływających do urzędu skarg i wniosków dokonywana na bieżąca oraz zbiorczo raz w roku.

Analiza informacji zwrotnej od klientów wpływającej do urzędu, w formie pisemnej lub uzyskanej w trakcie rozmów z klientem, dokonywana jest na bieżąco.

W urzędzie została wprowadzona kontrola zarządcza stanowiąca ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań określonych w szczególności w Strategii Rozwoju Zrównoważonego Gminy Polkowice oraz budżecie gminy w sposób zgodny z prawem, efektywny i oszczędny i terminowy. Do obowiązków dyrektorów wydziałów i pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy należy m.in. zapewnienie skuteczności kontroli zarządczej i doskonalenie działań.

Wyniki analiz stanowią dane wejściowe do przeglądu zarządzania. Uzyskane dane wykorzystywane są do celów doskonalenia systemu zarządzania jakością.


Strona 30 z 36


Wydanie XII

8.2. Audit wewnętrzny W celu zapewnienia, że wyniki działania Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Gminy są zgodne z ustalonymi wymaganiami, przeprowadzane są audity wewnętrzne zgodnie z udokumentowaną Procedurą Nr Q 8.2.2 00 „Audit wewnętrzny”.

W Urzędzie wykonywane są planowe audity wewnętrzne. Wyniki auditów są zapisywane, rejestrowane i przekazywane zainteresowanym właścicielom procesów, którzy w przypadku stwierdzonych niezgodności podejmują działania korygujące mające na celu usunięcie niezgodności. Działania zapobiegawcze uruchamia się wówczas, gdy przeciwdziałamy wystąpieniu potencjalnych niezgodności. W przypadku drobnych uchybień, niedociągnięć stwierdzonych w czasie badania auditowego i stwierdzonych jako spostrzeżenia zaleca się dokonanie korekcji, czyli usunięcia uchybień prostymi działaniami. Na bieżąco prowadzony jest rejestr spostrzeżeń.

Wyniki auditów są poddawane analizie i podejmowane są działania poauditowe w celu doskonalenia efektywności funkcjonowania systemu zarządzania jakością, a przez to zapewnienia poziomu jakości spełniającego oczekiwania klienta. Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością odpowiada za opracowanie i przedłożenie do zatwierdzenia Burmistrzowi Polkowic planu wewnętrznych auditów jakości na rok przyszły w terminie do końca stycznia. Całość działań związanych z planowaniem, przeprowadzaniem i koordynacją czynności poauditowych nadzoruje Pełnomocnik ds. Systemu Jakości. Podczas cyklicznych przeglądów zarządzania wyniki auditów wewnętrznych są analizowane i oceniane pod kątem funkcjonowania systemu zarządzania jakością.

8.2.3. Monitorowanie i pomiary procesów i usług Zidentyfikowane w Urzędzie Gminy procesy mają przyporządkowane wymierne parametry, które są monitorowane przez właścicieli.

Ze względu na charakter pracy urzędu, przy pomocy którego organ wykonawczy gminy burmistrz wykonuje swoje zdania, podlegając przepisom prawa, parametrem szczególnym jest czas realizacji procesu mierzony od momentu zarejestrowania sprawy, do momentu przekazania klientowi wyniku działań procesowych.

KPA w Dziale I, Rozdz. 7 art. 35 § 3 określa czas załatwiania sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego, jako nie dłuższy niż miesiąc (dotyczy to wydawania decyzji administracyjnych, rozpatrywania skarg i wniosków). Natomiast sprawy szczególnie skomplikowane powinny być załatwiane najdłużej w ciągu dwóch miesięcy.

W sprawach innych, szczególnie takich, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego (np. zbierania dowodów), urząd gminy musi działać niezwłocznie, to znaczy w terminie krótszym niż miesiąc. Na podstawie spisów spraw zbierane są informacje o czasie trwania procesu, np. przygotowanie decyzji administracyjnej. Oceniany jest średni czas trwania procesu w odstępach rocznych, oceniane są możliwości skrócenia czasu. Zapisy z monitoringu tworzą i przechowują właściciele procesów.


Strona 31 z 36


Wydanie XII

Efekt spełnienia wymagań klienta w zakresie poziomu świadczonych usług badany jest za pomocą ankiet.

Wydawane przez organy gminy decyzje, zarządzenia, zaświadczenia – spełniają kryterium zgodności z prawem, które jest jednocześnie kryterium przyjęcia w rozumieniu p. 8.2.4 PN- EN ISO 9001: 2009. Dowodami spełnienia tych kryteriów są pisemne uzasadnienia zgodności z prawem i ze stanem faktycznym zawarte w dokumentach na wyjściu z procesów.

Właściciele procesów (kierownicy merytorycznych komórek urzędu gminy) prowadzą monitoring decyzji, od których się odwoływano oraz tych decyzji, które uchylono, zmieniono lub stwierdzono ich nieważność (patrz: Dział II, Rozdz.13 KPA). Również protokoły z kontroli wewnętrznej urzędu i zewnętrznej stanowią materiał wykorzystywany do przeprowadzania pomiarów procesów i usług. Poprzez przeprowadzanie auditów wewnętrznych, dokonywanie analizy mierników oraz stosowanie Procedury nadzoru nad dokumentami i zapisami istnieje możliwość ciągłego pomiaru i monitorowania wszystkich procesów, które potwierdzają zdolność do spełniania zamierzonych w nich celów. W przypadku, gdy urząd nie osiąga zamierzonych celów, podejmowane są działania korygujące/zapobiegawcze. Kierownictwo wprowadziło w urzędzie standardy, które określają kompetencje kierownictwa oraz dyrektorów wydziałów/kierowników biur do podpisywania dokumentów, określając zasady sporządzania pism urzędowych oraz wprowadzając symbolikę komórek organizacyjnych. Pomocnym elementem jest ustalanie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określanie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.

Do obowiązków dyrektorów wydziałów/kierowników biur i pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy należy monitorowanie ryzyka z zakresu realizowanych zadań.

Z wszystkich wykonywanych czynności urząd dokonuje i utrzymuje zapisy.

8.3. Nadzór nad niezgodnościami Gmina nie może swymi działaniami wchodzić w konflikt z szeroko pojętym interesem państwa, nie może również prowadzić działalności sprzecznej z interesem społeczności lokalnej. Wykonywanie zadań przez organy gminy podlega dwupłaszczyznowej kontroli. Pierwsza sprawowana jest przez społeczność lokalną, druga wynika z nadzoru państwowego nad działalnością gminy. Rada Miejska w Polkowicach będąca organem stanowiącym gminy kontroluje działalność Burmistrza Polkowic oraz gminnych jednostek organizacyjnych, powołując w tym celu komisję rewizyjną. Bezpośrednią formą społecznego wpływu na działalność władz samorządowych jest instytucja referendum. Inną formą wpływu obywateli na rozstrzygnięcia władz samorządowych, która nie ma wyraźnych uregulowań prawnych są konsultacje społeczne, jak również badanie opinii społecznej, bowiem wykonywanie zadań przez gminę w celu


Strona 32 z 36


Wydanie XII

zadowolenia społeczności gminnej musi być zgodne z prawem, jak i z oczekiwaniami społecznymi, czy też z interesem jednostki.

W polskim porządku prawnym prawidłowość działania administracji badana jest w ramach instytucji nadzoru i kontroli sprawowanych w formie prawem przewidzianej przez powołane ustawami podmioty. Niezgodne z punktu widzenia klienta lub prawa: decyzje, postanowienia lub zaświadczenia wydane przez urząd gminy podlegają trybowi odwoławczemu lub zażaleniu zgodnie z KPA (Dział II, Rozdz. 10 i 11). Nienależyte, zdaniem klienta, wykonanie usługi, naruszenie praworządności lub przewlekłe i biurokratyczne załatwianie spraw może być przedmiotem skargi. Postępowanie w tym zakresie reguluje Dział VIII, Rozdz. 2 KPA.

Organami nadzoru na działalnością gminy zgodnie z Rozdziałem 10 ustawy o samorządzie gminnym jest Prezes Rady Ministrów i wojewoda, a w zakresie spraw finansowych regionalna izba obrachunkowa. Wszystkie uchwały Rady Miejskiej podlegają nadzorowi wojewody pod względem legalności. Burmistrz przedkłada regionalnej izbie obrachunkowej uchwały budżetowe. Uchwały organu gminy sprzeczne z prawem są nieważne. Organ nadzoru, wszczynając postępowanie w sprawie stwierdzenia nieważności uchwały lub w toku tego postępowania, może wstrzymać wykonanie uchwały. Nadzór i kontrolę nad przyjmowaniem skarg i wniosków przez organy gminy sprawuje Prezes Rady Ministrów i wojewoda (Rozdział 6 KPA). Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych określa instrukcja kancelaryjna i procedura obiegu przesyłek. Poza kontrolą instancyjną (w trybie nadzoru i w trybie odwoławczym) oraz kontrolą społeczną, organizacja, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, podlega również kontroli sprawowanej przez podmioty niezawisłe od administracji publicznej oraz instytucje kontroli usytuowane w systemie administracji publicznej. Kontrola w tych przypadkach sprowadza się do badania i oceny działalności organizacji. Wyniki tej oceny zawarte są w protokołach kontroli i zaleceniach pokontrolnych jednostek kontrolujących. Każda kontrola zewnętrzna odnotowana jest w księdze kontroli znajdującej się w Biurze Audytu Wewnętrznego. Biuro Audytu Wewnętrznego zajmuje się kontrolą finansową, administracyjną i zarządczą urzędu oraz finansową jednostek organizacyjnych gminy. W 2010 r. Burmistrz Polkowic wydał zarządzenie w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Polkowice i jednostkach organizacyjnych gminy Polkowice, w którym wymieniono elementy składowe kontroli zarządczej. Wszystkie te elementy przyczyniają się do sprawowania nadzoru nad wyrobem niezgodnym.

W merytorycznie odpowiedzialnych komórkach organizacyjnych urzędu prowadzone są i utrzymywane zapisy dotyczące zarówno charakteru powstałych niezgodności, jak i podejmowanych działań korygujących.


Strona 33 z 36


Wydanie XII

8.4. Analiza danych Urząd Gminy Polkowice określa, zbiera i analizuje dane będące wynikiem monitorowania i pomiaru oraz pochodzące z innych źródeł w celu wykazania przydatności i skuteczności systemu zarządzania jakością. Analiza danych zawartych w specjalnych ankietach, wyłożonych w budynkach urzędu dostarcza informacji dotyczącej zadowolenia klienta. Analiza danych zawartych w ankiecie badającej satysfakcję pracowników dostarcza informacji dotyczącej poziomu satysfakcji pracowników urzędu. Przeprowadzane w urzędzie audity wewnętrzne informują o zgodności z wymaganiami dotyczącymi usługi. Analiza danych z przeprowadzonej kontroli zarządczej ma na celu sprawdzenie:

zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; skuteczności i efektywności działania; wiarygodności sprawozdań; ochrony zasobów; przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; efektywności i skuteczności przepływu informacji; zarządzania ryzykiem.

Analiza danych stanowi materiał do przeglądu zarządzania przeprowadzanego przez najwyższe kierownictwo, które bada właściwości i trendy procesów i usług w oparciu o niezgodności i uruchamia działania zapobiegawcze.

8.5. Doskonalenie Urząd prowadzi ciągłe doskonalenie skuteczności zgodnie z zasadą PDCA Systemu Zarządzania Jakością. Podstawą doskonalenia organizacji urzędu są wyniki analiz:

danych dotyczących realizacji Polityki Jakości Urzędu Gminy Polkowice, danych dotyczących realizacji planu poprawy jakości na dany rok, wyników auditów wewnętrznych, danych pochodzących ze składanych skarg i wniosków, wyników zrealizowanych działań korygujących i zapobiegawczych sporządzanych w

ramach przeglądu zarządzania, wyników kontroli zarządczej.

8.5.2. Działania korygujące i zapobiegawcze Ustanowiono i wdrożono udokumentowaną procedurę Nr Q 8.5 00 ”Działania korygujące i zapobiegawcze”, której celem jest zapewnienie, że są badane przyczyny występowania


Strona 34 z 36


Wydanie XII

niezgodności i podejmowane działania korygujące w celu wyeliminowania lub zmniejszenia do minimum możliwości pojawienia się kolejnych niezgodności i weryfikacja efektów przeprowadzonych działań korygujących i zapobiegawczych. Procedura obejmuje swym zakresem:

działania korygujące, które wynikają z ujawnienia niezgodności,

działania zapobiegawcze, polegające na analizie danych pozwalających na identyfikację niezgodności potencjalnych (a więc takich, które jeszcze nie nastąpiły, a istnieje realna możliwość ich wystąpienia). Stosowane w ramach działań korygujących i zapobiegawczych podejście ciągłego doskonalenia (PDCA) – gwarantuje, że prowadzone są one w sposób planowany i systematyczny oraz że każdy etap tych działań jest nadzorowany,

korekcję, czyli bieżące usuwanie drobnych uchybień. Urząd Gminy Polkowice w sposób systematyczny doskonali system zarządzania jakością poprzez ciągłe monitorowanie systemu, nadzorowanie i realizację polityki jakości, celów wydziałowych, procesów, przedstawioną wyżej analizę danych, a także poprzez stosowanie procedury „Działania korygujące i zapobiegawcze”.

Podczas przeglądu zarządzania jakością dane dotyczące skuteczności działań korygujących i zapobiegawczych są poddawane ocenie jako dowód doskonalenia procesów realizowanych w Urzędzie.

IDENTYFIKACJA

PROCESÓW, SEKWENCJI, WZAJEMNYCH

ODDZIAŁYWAŃ, KRYTERIA I METODY

(punkt 4.1 a, b, c)

WDROŻENIE PLANOWANIA

(punkt 4.1 d)

MONITOROWANIE, POMIARY & ANALIZA

PROCESÓW (punkt 4.1 e)

WDROŻENIE DZIAŁAŃ CIĄGŁEGO

DOSKONALENIA (punkt 4.1 f)

PLANUJ WYKONAJ

SPRAWDŹ DZIAŁAJ Cykl ciągłego doskonalenia Deminga

z punktu widzenia normy ISO 9001:2008 (punkt 4.1 Wymagania ogólne)


Strona 35 z 36


Wydanie XII

Dokumenty powołane

1) PN EN ISO 9001: 2009 „Systemy zarządzania jakością. Wymagania”, 2) Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r.- kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z

2013 r. poz. 267), 3) Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502),

4) Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z późn. zm.),

5) Ustawa z dnia 29 września 1986 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2011 r. Nr 112, poz. 1264 z późn. zm.),

6) Ustawa z dnia 8 marca1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.),

7) Ustawa z dnia 9 czerwca 2011 r. Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. Nr 161, poz. 981 późn. zm.),

8) Ustawa z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529 z późn. zm.),

9) Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2013 r. poz. 1409 z późn. zm.),

10) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182),

11) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.),

12) Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2014 poz. 782),

13) Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.),

14) Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2013 r. poz. 235),

15) Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 poz.1202),

16) Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 poz. 885 z późn. zm.),

17) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67),


Strona 36 z 36


Wydanie XII

18) Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie

bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973 z późn. zm.),

19) Okólnik Nr 13/11 z dnia 30 marca 2011 r. w sprawie powołania zespołu powypadkowego Urzędu Gminy w Polkowicach,

20) Okólnik Nr 106/98 Burmistrza Gminy Polkowice z dnia 7 grudnia 1998 r. w sprawie Instrukcji Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Urzędu Gminy w Polkowicach,

21) Okólnik Nr 51/99 z dnia 31 maja 1999 r. w sprawie zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok,

22) Zarządzenie Nr 462/03 Burmistrza Polkowic z dnia 16 października 2003 r. w sprawie instrukcji BHP przy obsłudze komputera i drukarki,

23) Zarządzeniem Nr 17/13 Kierownika Urzędu Gminy Polkowice z dnia 22.05.2013 r. w sprawie prowadzenia własnych baz danych.

24) Zarządzenie Burmistrza Polkowic Nr 910/08 z dnia 2 kwietnia 2008 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Polkowice,

25) Zarządzenie Kierownika Urzędu Nr 21/09 z dnia 2 lipca 2009 r. w sprawie ustalenia arkusza analizy i oceny ryzyka zawodowego,

26) Zarządzenie Nr 2387/10 Burmistrza Polkowic z dnia 10 września 2010 r. w sprawie wprowadzenia „Polityki szkoleniowej Urzędu Gminy Polkowice”,

27) Zarządzenie Nr 2424/10 Burmistrza Polkowic z 6 października 2010 r. w sprawie wprowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych,

28) Zarządzenie Nr 808/12 Burmistrza Polkowic z dnia 9 lutego 2012 r. w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Polkowice i jednostkach organizacyjnych gminy Polkowice,

29) Procedura Nr Q 4.2.3 00 „Nadzór nad dokumentami”,

30) Procedura Nr Q 8.2.2 00 „Audit wewnętrzny”, 31) Procedura Nr Q 8.5 00 „Działania korygujące i zapobiegawcze”.

Dokument wydrukowany 17 marca 2015, nadzorowany w · PDF fileSamodzielne stanowisko ds....

Documents

Transcript of Dokument wydrukowany 17 marca 2015, nadzorowany w · PDF fileSamodzielne stanowisko ds....