SPIS TREŚCI1. Wiadomości podstawowe.

1.1. Czym jest Access?1.2. System zarządzania bazą danych umożliwia tworzenie:

2. Obsługa bazy danych.2.1. Otwieranie bazy danych. 2.2. Zamykanie bazy danych.2.3. Ustawianie, zmiana i usuwanie hasła bazy danych.2.4. Tabele.

2.4.1. Tworzenie tabel.2.4.2. Tabela w widoku projektu.2.4.3. Typy pól danych.

2.5. Kwerendy.2.5.1. Tworzenie kwerend.

2.6. Formularze.2.7. Raporty.2.8. Tworzenie nowego raportu.2.9. Makra.2.10. Moduły.

3. Podsumowanie.3.1. Zalety: 3.2. Wady:

4. Bibliografia.

Cel i przeznaczenie pracy.

Celem powstania pracy było praktyczne sprawdzenie umiejętności tworzenia baz danych w programie MS Access.

Podstawowym przeznaczeniem tej pracy dyplomowej jest użytkowanie jej przez pedagogów i pracowników Gimnazjum nr 28 w Łodzi.

1. Wiadomości podstawowe.

1.1. Czym jest Access?

Program Microsoft Access jest systemem zarządzającym relacyjnymi bazami danych, pracującym w środowisku Windows. Access umożliwia gromadzenie danych dowolnego typu oraz ich obróbkę, sortowanie, porządkowanie i tworzenie raportów na temat określonych (potrzebnych) informacji.

Zaawansowani użytkownicy Access mają możliwość projektowania własnych aplikacji zarządzających bazami danych za pomocą języka Access Basic (jest to odmiana języka Microsoft Visual Basic).

Baza danych ma sformalizowaną strukturę opartą na tabelarycznym zestawieniu cech obiektu. W tabeli stanowiącej bazę danych każdy wiersz jest przeznaczony do zapisu informacji o jednym tylko obiekcie. Wiersz w tabeli jest nazywany rekordem (ang.record - notatka, zapis). W każdym wierszu, (czyli rekordzie) znajduje się ta sama liczba komórek, która jest równa liczbie kolumn w tabeli. Kolumny tabeli bazy danych są nazywane polami. Każde pole przeznaczone jest do opisu jednej, charakterystycznej cechy. Tabelaryczna forma zapisu informacji powoduje, że wszystkie rekordy są złożone z tej samej liczby pól. W konsekwencji każdy obiekt jest opisany przy użyciu tego samego zbioru cech charakterystycznych.

1.2. System zarządzania bazą danych umożliwia tworzenie:

Tabel – struktur służących do przechowywania danych. Relacji – powiązań pomiędzy poszczególnymi tabelami. Kwerend (zapytań) –struktur umożliwiających wybieranie z bazy danych

rekordów określone przez użytkownika kryteria, a także wykonywanie na tych rekordach operacji.

Perspektyw – czyli wirtualnych tabel składających się z jednej lub więcej tabel rzeczywistych. Perspektywę uważa się za wirtualną ponieważ sama nie przechowuje żadnych danych a jedynie pobiera je z tablic.

Formularzy – struktur służących do przedstawienia na ekranie zawartości rekordów. Formularz jest komputerowym blankietem, na którym wyświetlana jest zawartość wybranego przez użytkownika rekordu. Formularze są stosowane zarówno do przeglądania istniejących rekordów, jak i do wyświetlania nowych. Mogą być też stosowane do drukowania zawartości bazy danych.

Raportów – struktur służących do wyświetlania i drukowania wyciągów z bazy danych. Raporty mogą zawierać podsumowania i inne obliczenia wykonywane na zawartości wybranych pól.

Makropoleceń – zapisu sekwencji często wykonywanych operacji, które następnie mogą być odtwarzane, na przykład przez jednorazowenaciśnięcie kombinacji klawiszy.

Modułów (procedur) – struktur programowych pisanych we własnym, dla danego systemu, języku programowania.

Jest wiele programów będących systemami zarządzania bazami danych. Najbardziej znane z nich to: dBaze, FoxPro, Paradox. W systemach tych wymienione wyżej struktury są z reguły zapisywane na dysku komputera w oddzielnych plikach.

MS Access różni się od tych systemów przede wszystkim tym, że wymienione wyżej struktury składające się na bazę danych, a więc tabele, formularze, raporty itp., są zapisywane w jednym pliku dyskowym.

2. Obsługa bazy danych.

2.1. Otwieranie bazy danych.

W celu otwarcia bazy danych należy z menu Plik programu MS Access wybrać opcję Otwórz lub nacisnąć przycisk, spowoduje to otwarcie okna dialogowego Otwórz. Następnie należy odnaleźć plik z bazą danych i kliknąć na przycisku Otwórz (rys. 1).

Rys. 1. Okno dialogowe Otwórz.

W przypadku omawianej bazy danych Gimnazjum pojawi się monit o podanie hasła, gdyż baza została takowym zabezpieczona (rys. 2). Standardowo zostało ustawione hasło o treści: „gim28”. Uwaga: Przy pierwszym otwarciu bazy należy bezwzględnie i bezzwłocznie zmienić standardowe hasło na własne (o tym jak to zrobić i o zasadach tworzenia haseł w kolejnych rozdziałach).

Rys. 2. Okno dialogowe wprowadzania hasła.

Po otwarciu bazy otwiera się okno Bazy danych (rys. 3).

Rys. 3. Okno Baza Danych

Okno bazy danych jest głównym elementem interfejsu Accessa. Na pasku tytułowym widać nazwę otwartej bazy danych. Okno przedstawia wszystkie obiekty bazy danych: tabele, kwerendy, formularze, raporty, makra, moduły. Poszczególne typy obiektów można przeglądać w oknie Baza danych, klikając odpowiedni przycisk kategorii obiektu.

2.2. Zamykanie bazy danych.

Otwartą bazę danych można zamknąć poprzez: Naciśnięcie kombinacji klawiszy: Ctrl+W, Ctrl+F4, lub Alt+F4, Wybranie polecenia Zamknij z menu Plik, Kliknięcie na przycisku zamykania w prawym górnym rogu okna.

2.3. Ustawianie, zmiana i usuwanie hasła bazy danych.

a) Aby zabezpieczyć bazę danych hasłem należy wybrać Ustaw hasło bazy danych z menu Narzędzia –Zabezpieczenia. Wpisujemy hasło w pole wyświetlonego okienka dialogowego, następnie naciskamy klawisz Tab i wpisujemy jeszcze raz hasło (rys. 4),

klikamy OK i niespodzianka, Access wyświetla nam następujący komunikat (rys.5.):

Przyciski obsługi obiektów

Rys. 4.

Kategorie obiektów bazy

danych

Rys. 5.

Wykonujemy powyższe instrukcje (patrz rys. 1.), następnie postępujemy jak w pierwszej części podpunktu a) i mamy bazę zabezpieczoną hasłem!

b) Aby zmienić hasło bazy danych należy również otworzyć ją w trybie wyłączności i postępować podobnie jak przy ustawianiu hasła, wybierając z menu: zmień hasło bazy danych.

c) Chcąc usunąć hasło tradycyjnie uruchamiamy bazę w trybie wyłączności, następnie postępujemy podobnie jak przy zmianie hasła, z tą różnicą, że z menu wybieramy: usuń hasło bazy danych.

Krótko o zasadach tworzenia haseł:

Minimalna długość hasła powinna wynosić 8 znaków, Hasło powinno składać się z kombinacji liter i cyfr, Należy zmieniać hasło przynajmniej raz w miesiącu, Bezwzględnie nie wolno:

używać nazw własnych, dat urodzin dzieci, małżonka itp., zapisywać hasła pod klawiaturą, na monitorze lub innych ogólnie

dostępnych miejscach; najlepiej w ogóle nie zapisywać tylko zapamiętać,

zapomnieć hasła!

2.4. Tabele.

Tabele są podstawową strukturą w bazie danych. Ze względu na to, że Access zapisuje wszystkie elementy bazy w jednym pliku dyskowym nie ma możliwości utworzenia tabeli oderwanej od jakiejkolwiek bazy danych.

2.4.1. Tworzenie tabel.

Chcąc utworzyć nową tabelę, w oknie dialogowym Bazy danych, na zakładce Tabele wybieramy Nowy (rys. 3). Pojawia się okno dialogowe Nowa tabela (rys. 6), w którym mamy możliwość wybrania sposobu, w jaki możemy utworzyć tabelę.

Rys. 6. Nowa tabela

Poszczególne pozycje na tej liście mają następujące przeznaczenie:

Widok Arkusza danych – wybranie tej opcji powoduje wyświetlenie pustej tabeli złożonej z 20 pól i 30 rekordów. Uzyskaną w ten sposób tabelę można modyfikować poprzez zmianę pól, usuwanie bądź dodawanie rekordów (rys. 7).

Widok Projekt – jest to zasadniczy sposób tworzenia tabeli, którego omówieniem zajmiemy się później.

Kreator tabel – umożliwia tworzenie tabel w oparciu o predefiniowane wzorce, stosowane zwykle w typowych bazach danych.

Importuj tabelę – umożliwia utworzenie tabeli w otwartej bazie na podstawie informacji zawartych w zewnętrznym źródle danych (inne bazy Accessa, arkusze kalkulacyjne Exel i Lotus, pliki tekstowe z danymi rozdzielonymi tabulatorami lub średnikami, pliki baz danych zapisane w formatach dBaseIII-V, FoxPro, Paradox, bazy ODBC.

Połącz tabele – wybranie tej opcji powoduje uruchomienie kreatora umożliwiającego utworzenie tabeli mającej połączenie z zewnętrznym źródłem danych. Zewnętrzne źródła danych mogą być zapisane w formatach podanych w poprzednim punkcie.

Rys. 7. Nowa tabela – widok arkusza danych.

Rys. 8. Kreator tabel.

2.4.2. Tabela w widoku projektu.

Tworzenie tabeli w widoku projektu jest zasadniczym sposobem tworzenia tabeli, ponieważ pozwala zdefiniować typy pól danych, ich rozmiar, format danych i wiele innych parametrów.

Tworzenie nowej tabeli w widoku projektu jest następujące: na zakładce Tabele okna dialogowego Bazy danych wybieramy Nowy, następnie w oknie dialogowym Nowa tabela wybieramy Widok projekt (rys. 6). Otwiera się pusta tabela widoku projektu. Podstawowa deklaracja nowej tabeli musi posiadać nazwy pól, typy danych oraz należy zdeklarować klucz główny. Brak klucza podstawowego powoduje, że nie będzie można danych z tabeli powiązać z danymi z innych tabel. W omawianej bazie danych Gimnazjum nr 28 poszczególne pola wypełniono w następujący sposób (rys. 9):

Rys. 9.

2.4.3. Typy pól danych.

Domyślnym typem pól jest tekst. Zwykle w tabeli są przechowywane różne typy danych: teksty, liczby, daty itp. Trzeba zmienić typy poszczególnych pól, tak aby odpowiadały potrzebom (rys. 10).

Rys. 10.

Dopuszczalne typy pól.

W dolnej części okna tabeli (rys. 9) widać kartę Ogólne, na której wyświetlane są szczegółowe informacje dotyczące pola. Można określić między innymi rozmiar

pola (ilość znaków), format, regułę poprawności i inne. Informacje dotyczące charakterystyki poszczególnych wartości Access wyświetla w oknie obok( rys. 9).

Mając w ten sposób przygotowaną tabelę można zacząć wprowadzać dane. Jest kilka sposobów na wypełnienie pustej tabeli. Zależy to od tego, w jaki sposób powstaje baza. Można wpisywać mozolnie dane do pojedynczych rekordów tabeli lub formularza, jest to dobry sposób, gdy rekordy wpisujemy w miarę powolnego napływu danych. W przypadku, gdy mamy do wprowadzenia jednorazowo większa ilość rekordów ta metoda jest bardzo uciążliwa, nie mamy jednak wyboru, gdy nie posiadamy danych zapisanych w formie elektronicznej. Natomiast, gdy dane do wprowadzenia zostały już kiedyś zapisane (np. Word lub Exel) możemy uprościć wprowadzanie danych kopiując dane pojedynczych rekordów bezpośrednio do tabel bazy danych lub kopiować te rekordy najpierw do arkusza utworzonego w programie Exel. Następnie takie dane można zaimportować do tabeli w Accessie. W taki sposób została utworzona omawiana baza danych. Polecenie służące do importu danych z zewnątrz znajduje się w menu Plik (rys. 11).

Rys. 11. Import danych.

Dalej wskazujemy plik, z którego chcemy importować dane, wybieramy konkretne dane do importu, określamy czy tabela posiada nagłówek, wskazujemy miejsce, w którym mamy zamiar umieścić dane (może to być nowa tabela lub ta którą utworzyliśmy wcześniej). Nasrępnie określamy nazwy pól, ustawiamy klucz podstawowy i podajemy nazwę dla tabeli. Klikamy na Utwórz i mamy dane wprowadzone do tabeli.

2.5. Kwerendy.

Kwerendy czyli zapytania o informacje interesujące użytkownika, skierowane do bazy danych. Służą do znajdywania w bazie danych rekordów o określonych przez nas kryteriach np. znalezienie wszystkich uczniów z określonego rejonu, bądź klasy.

2.5.1. Tworzenie kwerend.

Aby utworzyć kwerende, w otwartej bazie danych wybieramy zakładkę kwerendy i klikamy na przycisku Nowy. Na ekranie zostanie wyświetlone okno dialogowe Nowa kwerenda (rys. 12). Tworzenie kwerendy prześledzimy na przykładzie kwerendy wybierającej uczniów wg klsy stworzonej na potrzeby omawianej bazy danych.

Rys. 12. Nowa kwerenda

Mamy do wyboru cztery kreatory typowych kwerend oraz możliwość samodzielnego tworzenia kwerendy w widoku Projekt. My wybieramy Kreator prostych kwerend i klikamy na przycisku Ok. W pierwszym oknie kreatora z listy Tabele/kwerendy wybieramy Tabela:gim28. Na liście dostępne pola wybieramy interesujące nas pozycje: Imię, Nazwisko, Drugie imię, Nr. Ewidencyjny, Płeć, Klasa, Adres, Data urodzenia, Telefon, Miejsce urodzenia, Imię ojca i matki, Rejon i klikamy na przycisku Dalej (rys. 13).

Rys. 13.

W ostatnim oknie kreatora wpisujemy nazwę dla kwerendy i możemy już utworzyć kwerendę. Należy jednak przeprowadzić małą modywikację, gdyż nie określiliśmy jeszcze kryteriów według których będziemy wybierać rekordy. Zaznaczamy więc opcję Modyfikuj projekt kwerendy i klikamy Utwórz (rys.14).

Rys. 14.

Otwiera nam się kwerenda w widoku projektu (rys . 15).

Rys. 15. Kwerenda wybór wg klasy w widoku projektu.

Wpisujemy kryteria wyboru (tutaj: “Podaj kod klasy”) w odpowiednią rubrykę (“klasa”).Możemy także określić sposób sortowania rekordów i które pola mają być wyświetlane. Następnie klikamy na przycisk Uruchom (!) na pasku zadań i mamy gotową kwerędę, podajemy szukany parametr. (rys. 16). Po wpisaniu kodu klasy otrzymujemy spis rekordów odpowiadających podanemu kryterium (rys. 17).

Rys. 16.

Rys. 17. Wybór wg klasy: klasa 2a

2.6. Formularze.

Formularze stosowane są zarówno do przeglądania istniejących rekordów, jak i do wprowadzania nowych. Mogą być też stosowane do drukowania zawartości bazy danych.

Formularz mogą zawierać następujące obiekty zwane też formatami:

Pola związane z danymi przechowywanymi w poszczególnych tabelach bazy danych.

Opisy pól danych umożliwiające poprawne posługiwanie się formularzem. Elementy graficzne poprawiające czytelność formularza i jego etykietę. Przyciski związane z poleceniami lub makropoleceniami służące do

obsługi baz danych.

Formularze tworzymy klikając na karcie formularze polecenie Nowy.Powoduje to otwarcie okna dialogowego Nowy formularz, umożliwiającego wybranie sposobu tworzenia formularza (rys. 18).

Rys. 18. Wybór sposobu tworzenia formularza.Najlepszym sposobem tworzenia formularzy jest Kreator. Musimy określić

kilka parametrów nowego formularza takich jak: źródło danych dla formularza, określenie pól, typ i styl formularza.

Korzystając z formularzy można wykonywać wszystkie czynności, które można również wykonywać na tabelach.

2.7. Raporty.

Tabela, formularz, kwerenda – wszystkie te elementy mogą być wydrukowane, ale obiektem bazy danych najbardziej nastawionym na wydruk są raporty. Tworzy się je wtedy, gdy z wszystkich informacji w bazie danych chcemy wydzielić pewien fragment i to w dodatku w układzie ułatwiającym dokonanie podsumowań i analiz. Raporty można przeglądać na ekranie lub drukować.

2.8. Tworzenie nowego raportu.

Podobnie jak w przypadku innych elementów bazy danych przy tworzeniu nowego raportu najlepiej skorzystać z Kreatora raportów. Na karcie Raporty klikamy Nowy, w pojawiającym sie oknie dialogowym wybieramy Kreator raportów, poniżej wybieramy źródło danych, na którym ma być oparty raport i klikamy Ok (rys. 19).

Rys. 19.

Pola, których zawartość ma być ujęta w raporcie przenosimy z listy Dostępne pola na listę Wybrane pola. Po przeniesieniu pól z jednej tabeli można z listy Tabele/Kwerendy wybrać następną tabelę lub kwerendę. My wybraliśmy pola z kwerendy: wybór wg klasy, chcąc stworzyć raport poazujący w przystępny sposób dane uczniów z wybranej klasy i nazwisko wychowawcy tej klasy. Klikamy na przycisku Dalej (rys. 20).

Rys. 20. Kreator raportów – wybór pól.

Pojawia się okno w którym wybieramy sposób wyświetlania rekordów. Ponieważ chcemy aby na początku raportu wyświetlane było nazwisko wychowawcy wybieramy według wychowawcy i klikamy Dalej (rys. 21).

Rys. 21.

W następnym oknie określamy grupowanie rekordów. Chcemy aby na górze raportu wyświetlany był kod klasy, pod spodem imię i nazwisko wychowawcy, a poniżej dane o uczniach tej klasy (rys 22).

Rys. 22. Grupowanie na raporcie.

Klikamy na przycisku Dalej i w kolejnym oknie kreatora raportów określamy sposób sortowania rekordów. Wybieramy sortowanie rosnące , najpierw wg naziska ucznia, potem imienia i nr ewidencyjnego. Następne okno dialogowe umożliwia wybranie układu raportu i orientacje strony. Wybieramy układ Wyrównaj do lewej 1, orientacje poziomą strony i zaznaczamy opcję Dostosuj szerokość pola... . Dalej wybieramy styl arkusza raportu. W ostatnim oknie dialogowym wybieramy nazwe dla raportu i klikamy na przycisku Utwórz. Otrzymujemy raport, który nie spełnia do końca naszych wymagań i nie jest zbyt czytelny (rys. 23). Aby poprawić wygłąd raportu zaznaczamy go na karcie raporty i klikamy na przycisku Projekuj. Otwiera się raport w widoku projektu (rys. 24). Możemy zmieniać nazwy , położenie i wiele innych parametrów pól, wstawiać elementy graficzne, itp. Przykładowy wygląd raportu po odpowidnich modyfikacjach przedstawia rysunek 24.

Rys. 23. Przykład raportu

Rys. 23. Powyższy raport w widoku pojektu.

Rys. 24. Ten sam raport po małych modyfikacjach.

Tak przygotowany raport nadaje się już do druku. Można to zrobić klikając na ikone drukarki na pasku zadań lub wybierając Drukuj z menu Plik. Drugi sposób pozwala mieć wpływ na ustawienia wydruku, takie jak: wybór drukarki, ustawienia strony, liczba kopii, zakres wydruku.

2.9. Makra.

Makro jest akcją lub zestawem akcji, z których każda wykonuje określoną operację, taką jak otwarcie formularza lub wydrukowanie raportu. Makra pomagają zautomatyzować często wykonywane zadania. Można na przykład uruchamiać makro drukujące raport, gdy użytkownik klika przycisk polecenia.

2.10. Moduły.

Moduł jest zbiorem deklaracji i procedur języka Visual Basic for Applications przechowywanych razem jako jedna całość. Istnieją dwa podstawowe typy modułów: moduły klasy i moduły standardowe. Każda procedura w module może być procedurą typu Function lub procedurą typu Sub.

3. Podsumowanie.

3.1. Zalety:

Obsługa bazy danych: niezłe możliwości dla niewielkiej bazy - możliwość definiowania zasad integralności danych (uwzględnianie tylko tych wierszy w których sprzęgane pola obu tabel są równe, uwzględnianie wszystkich rekordów z jednej tabeli i tylko tych rekordów z tabeli drugiej dla której

związane pola są równe i odwrotnie (złączenie lewostronne prawostronne)); kasowanie kaskadowe powiązanych rekordów; rozbudowane typy danych, obiekty OLE, , migawki.

Projektowanie aplikacji: język 4GL o zadowalających możliwościach. Automatyzacja pracy: bardzo duże możliwości wykorzystania programów

automatyzujących projektowanie (kreatorów). Otwartość: filtry do większości użytecznych formatów, łączność przez

ODBC, możliwość wykorzystania DLL, DDE i OLE . Ekonomia: świetny stosunek wydajności do ceny.

3.2. Wady:

Obsługa bazy danych: brak prawdziwych transakcji, ograniczenia wielkości bazy, niedoskonały wielodostęp, niedoskonała autoryzacja dostępu.

Projektowanie aplikacji: trudności w oddzieleniu kodu aplikacji od danych.

Otwartość: nie przenośność na inne platformy.

Program Microsoft Access jest doskonałym narzędziem przy niewielkich rozmiarach danych. Bazy stworzone w tym narzędziu mogą być wykorzystane zarówno do użytku domowego jak i w małych firmach. Zintegrowanie programu bazodanowego z innymi aplikacjami Microsoft takimi jak Word czy Exel powoduje, że MS Access jest łatwy w obsłudze i przyjemny w użytkowaniu. Można go dzięki temu polecić nie tylko zaawansowanym projektantom baz danych ale i początkującym użytkownikom komputerów.

4. Bibliografia.

Tomasz Nabiałek – “ABC ... Accessa ‘2001” Krzysztof Kuciński – “Obsługa komputera – krok po kroku 2000/2001” Tomasz Dranka, Robert Klecha, Krzysztof Krupa – “Elementarz obsługi

Komputera na rok 2001/2002” Krzysztof Kuciński – “Poznajemy Accessa 2000” Zdzisław Dec, Robert Konieczny – “ABC obsługi komputera” Dariusz Boratyn - "Microsoft Office Access 97"