CAPITULO III - Atlantic International...
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AUTOMATIZACION DE UNIDADES DE INFORMACION
_________________________________________________________________________
AIDA LEONOR CABRALESUB2624HLS6469
Noviembre 2005
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INTRODUCCION
El advenimiento de la sociedad de la información, apoyada en el progreso de las
telecomunicaciones y de las nuevas tecnologías de la información, ha producido profundos
cambios en los modos de producción debido a que los procesos necesarios para la
generación de bienes se conciben como procesos de alto consumo de información.
Inmersas en los cambios mencionados, y para adaptarse a ellos, las bibliotecas han
emigrado a partir de los años sesenta, de estructuras tradicionales hacia estructuras
automatizadas primero, e híbridas después, con el fin de evolucionar hacia la constitución
de la biblioteca digital, potencialmente apta para facilitar el acceso universal a los recursos
de información.
Los países desarrollados han generado, en esta dirección, una serie de proyectos
que, según observa Mary Bolin (1993), se concentraron, en las décadas de los setenta y de
los ochenta, en la conversión retrospectiva del catálogo de la biblioteca y en la generación
de catálogos en línea de acceso público (OPAC). Estas iniciativas constituyeron,
especialmente en el área de la educación superior, la clave para avanzar hacia una nueva
dimensión en el intercambio de información y la conformación de redes.
Los países en desarrollo, por el contrario, afrontan en la actualidad, bajo la
influencia de una diversidad de factores externos e internos, el desafío de poner a
disposición de la comunidad académica local e internacional los fondos de sus bibliotecas
universitarias mediante un adecuado proceso de conversión retrospectiva de los catálogos,
con el objetivo de acompañar, como motores propulsores de la transferencia de
información, los profundos cambios estructurales y funcionales a los que se hallará
sometida la universidad en los inicios del milenio.
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Las tecnologías de la información están siendo el catalizador del progreso y
evolución constante de la biblioteca tradicional hacia la denominada biblioteca digital, de
manera que están consiguiendo cambiar las relaciones entre los usuarios y el acceso a la
información con el objeto de satisfacer sus necesidades. El alto nivel de automatización
que presentan algunas bibliotecas y su objetivo por conseguir una biblioteca digital con
contenidos electrónicos, plantea un entorno complejo en el que se requieren determinados
niveles de coordinación y control que permitan disponer de procesos dinámicos que sean
eficientes y eficaces, aunque la realidad demuestra que el grado actual de automatización
sitúa a la biblioteca en una concepción híbrida, pues conviven en un mismo entorno,
elementos digitales y materiales. En este orden de cosas, se intenta demostrar la necesidad
de utilizar sistemas de flujo de trabajo en el entorno de esta nueva concepción de
biblioteca, para llevar a cabo la automatización de sus procesos. Estos sistemas se
caracterizan por las posibilidades de integración de todos los componentes que forman los
procesos y por su independencia del hardware y software.
I PARTE
AUTOMATIZACION DE LA BIBLIOTECA
AUTOMATIZAR SIGNIFICA REORGANIZAR
La automatización de una biblioteca constituye tan sólo un medio y no un fin en sí misma.
Por ello es conveniente reflexionar sobre lo que le espera de la automatización y sobre los
objetivos de la misma. La introducción de un sistema automatizado en una biblioteca
puede contribuir a la consecución de los siguientes objetivos:
Mejorar la gestión de la biblioteca para ofrecer nuevos servicios
Ampliar la difusión y el uso de los recursos que están repartidos por el centro
Ahorrar tiempo aprovechando la catalogación realizada por otras bibliotecas
Ofrecer servicios y recursos mediante la cooperación con otras bibliotecas
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Ofrecer a los usuarios nuevos instrumentos y oportunidades para aprender, investigar
y documentarse
La automatización de la biblioteca, o la sustitución de un sistema ya instalado, es un
proceso complejo que exige una buena planificación, ya que introducirá bastantes cambios
en la organización y el funcionamiento de la misma. Los resultados podrían estar muy
alejados de las expectativas si no se parte de una planificación rigurosa y una organización
adecuada del trabajo, teniendo en cuenta los problemas que pueden surgir.
Es preciso prever en la planificación cómo se va a realizar el paso de un sistema manual a
otro automatizado y cómo se va a informar a los usuarios del mismo. Es fundamental
informarles sobre este proyecto: por qué se quiere automatizar, qué cambios entrañará el
nuevo sistema, qué formación van a recibir, etc. Conviene dar información periódica sobre
el desarrollo del proyecto por medios formales e informales. La comunicación interna
juega un papel esencial ya que será más fácil implicar a las personas bien informadas que a
personas totalmente ajenas al proceso.
La información en sí misma no organizará la biblioteca; tan sólo constituirá una buena
ocasión para revelar problemas y para aportar soluciones, para intentar hacer una reflexión
crítica y constructiva que permita reorganizar las funciones y las diferentes tareas, así
como introducir las mejoras. En las bibliotecas es necesario que esta reflexión considere,
asimismo, una serie de criterios pedagógicos fundamentales. En cualquier proceso de
automatización de una biblioteca es importante seguir algunas orientaciones prácticas fruto
de la experiencia de otras bibliotecas cuando se han enfrentado a procesos similares.
SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE BIBLIOTECAS
MARCO REFERENCIAL
Antecedentes
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Para América Latina, el primer sistema automatizado que se usó en las bibliotecas y
centros de información fue el sistema MICROISIS, desarrollado por UNESCO, en 1975 y
que contaba con la gran ventaja de ser gratuito, lo que para las bibliotecas de América
Latina, y de todos los países con economías emergentes era esencial, pues generalmente las
bibliotecas de estos países no cuentan con grandes presupuestos para adquirir sistemas de
información costosos. Este sistema permite ingresar a una base de datos la información
bibliográfica de los acervos bibliográficos y documentales. El sistema de recuperación de
la información es bastante limitado y carece de muchos módulos necesarios para hacer
efectiva la administración de la información bibliográfica y documental, y además no
permitía administrar automatizadamente el módulo de circulación, o sea el módulo de
préstamos automatizado como lo permiten una gran variedad de sistemas de
automatización hoy en día.
MicroIsis
El software CDS/ISIS (Computarizad Documentation System/Integrated Set of
Information System), es un sistema computarizado que permite construir y administrar
bases de datos bibliográficas, facilitando el almacenamiento y recuperación de la
información. Una de las ventajas que ofrece es su capacidad de manejar un número
ilimitado de bases de datos, cada una de las cuales puede contener datos totalmente
diferentes. Una característica particular de este software es que está diseñado para trabajar
en campos de longitud variable que pueden ser opcionales y repetibles. Este sistema ofrece
facilidades para:
-Definir bases de datos
-Entrar registros en una determinada base de datos
-Modificar, corregir o borrar registros existentes
-Recuperar registros por su contenido mediante un completo lenguaje de recuperación
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-Presentar los registros en pantalla de acuerdo a requerimientos específicos
-Clasificar los registros
-Imprimir catálogos parciales o generales e índices
-Exportar e importar archivos parciales o totales
-Desarrollar aplicaciones particulares
A partir de su creación en 1975 este software ha sufrido muchas modificaciones generando
ya varias versiones (actualizaciones), algunas de sus versiones son las siguientes: MicroIsis
3.0, 3.07, 3.7, y la última CDS/ISIS, la cual es en ambientes gráficos, siendo las anteriores
versiones en ambiente MSDOS.
La variedad de estos sistemas de automatización es tan grande que para efectos de este
trabajo solamente citaré algunos de ellos:
-Universidad de Northwestern (1979), NOTIS Versión 3, En el año 1979, la Biblioteca
Nacional de Venezuela "Daniel Cosio Villegas" obtiene el sistema NOTIS Versión 3 de la
Universidad de Northwestern (Sistema en Línea Totalmente Integrado de Northwestern)
dándose inicio en Venezuela al procesamiento automatizado, el cual se lleva a cabo de
acuerdo con las reglas de catalogación y normas de intercambio de información
internacionalmente adoptadas.
-Alejandría (1988), Desde el año 1998, la Biblioteca "Sonia Quijada" de la Universidad
de Oriente Núcleo de Nueva Esparta, adquirió un sistema automatizado llamado
"Alejandría", el cual permite buscar información en la base de datos, la cual contiene
13.000 referencias bibliográficas.
Para brindar un mejor servicio y una fácil recuperación de la información bibliográfica, el
usuario puede realizar consultas remotas a la Base de Datos, utilizando varios tipos de
formas: La Forma Autor-Título-Materia que, como su nombre lo indica, permite hacer
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búsquedas por Autor, Título y Materia y la Forma General que permite hacer consultas
remotas utilizando diversos campos de la Base de Datos y operadores de búsquedas
booleanas.
Además de la Forma Autor-Título-Materia y la Forma General le podemos brindar también
la Forma de solo Tesis e Información de Usuarios mediante la cual los usuarios autorizados
pueden solicitar la información que el sistema maneja sobre cualquier usuario o grupo de
usuarios, incluyendo la información de préstamos y de eventuales contratos para la
recuperación de información.
-Proyecto de Automatización de la Biblioteca del Museo Arqueológico Nacional de
México (1999) IBERMARC, En el año 1999, la biblioteca del Museo Arqueológico
Nacional de México incorporó un software llamado "Sistema Automatizado de Gestión
Bibliotecaria", el cual reúne las siguientes características: Programa informático de
gestión documental capaz de gestionar la información propia de una biblioteca. Capaz de
generar y admitir registros bibliográficos, de autoridades y fondos en formato normalizado
de intercambio (IBERMARC), y que esté de acuerdo con la norma ISO 2709 y con todas
las normas internacionales establecidas que afectan a esta clase de producto y que se
encuentran, relacionadas en el Proyecto de Automatización de la Biblioteca del Museo
Arqueológico Nacional de México.
Además de los incluidos en el párrafo anterior, cuenta con capacidad suficiente para crear,
almacenar y gestionar más de 200.000 registros bibliográficos, más los de autoridades y
fondos, interfaz amigable, capacidad para integrarse en redes y para intercambio de
registros normalizados, ocho licencias de usuario, posibilidad de realizar búsquedas
simples y complejas así como de ofrecer productos impresos y en soporte informático.
-"Jusbiblio"(2000) En el año 2000, la Biblioteca "Jorge Carpizo" del Instituto de
Investigaciones Jurídicas de la Universidad Nacional Autónoma de la ciudad de México,
implantó un sistema automatizado llamado "Jusbiblio", con el fin de brindar un mejor
servicio a los usuarios y mejorar de manera sustancial la captura, corrección, actualización
de la información y consulta de bases de datos. El sistema lleva a cabo, diferentes tareas
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tales como: los procesos de catalogación y clasificación del material bibliohemerográfico,
así como permite la consulta y recuperación de la información contenida en nuestras bases
de datos.
OTROS EJEMPLOS DE AUTOMATIZACION DE LOS SERVICIOS
BIBLIOTECARIOS
-Desde el año 2001, la Biblioteca de la Facultad de Ciencias de la Universidad Nacional de
Ingeniería de Lima (Perú), cuenta con un sistema automatizado con terminales para las
consultas bibliográficas y para el control de préstamos de libros usando los códigos de
barras, los mismos que están registrados en libros y carnets de lectores.
El procedimiento de atención es el siguiente: primero el usuario efectúa la consulta
bibliográfica respectiva en una terminal de computadora. Si existen ejemplares disponibles
del título en referencia, procede a solicitarlo. Finalmente, antes de entregar el libro se leen
los códigos de barras del libro y del carnet mediante un scanner del terminal de control de
préstamos. De este modo queda registrado automáticamente el préstamo para su control
posterior.
-Para el año 2002, la Biblioteca de la Universidad Católica de Temuco (México), cuenta
con un sistema automatizado de préstamo y un catálogo electrónico en línea, utilizando
ambos el programa para manejo de bases de datos CDS-ISIS para ambiente MS-DOS; en
él se ingresa la información bibliográfica de manera separada para libros, revistas,
documentos y tesis, contando actualmente con más de 45.000 registros en total. Como
plataforma de conexión se utiliza una red Novell versión 3.12 para 50 usuarios montada en
un equipo IBM PC SERVER modelo 325, contando hoy 35 estaciones de trabajo
interconectadas a través de la red institucional y por intermedio de ésta a la Intranet y a la
red mundial Internet dando acceso a bases de datos en línea suscritas por el sistema de
bibliotecas.
LOS SERVICIOS DE OCLC
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Fundada en 1967, OCLC Centro Computarizado de Servicios Online para Bibliotecas, es
una organización sin fines de lucro dedicada a través de un sistema de membresías a
proporcionar servicios automatizados de información a las bibliotecas para engrandecer el
acceso a los servicios de información del mundo, de esta manera reduciendo los costos de
la información. OCLC cuenta con más de 57,548 miembros-bibliotecas en 96 países y
territorios alrededor del mundo, quienes usan sus servicios para localizar, adquirir,
catalogar, prestar y preservar los materiales de las bibliotecas.
Investigadores, estudiantes, profesores, académicos, y bibliotecarios profesionales, y otras
personas en la búsqueda de información usan los servicios de OCLC para obtener
información bibliográfica, abstractos, e información a texto completo cuando la necesitan.
OCLC y sus bibliotecas miembros en forma cooperativa producen y mantienen WorldCat-
Catálogo Unificado Online de OCLC. La membresía en OCLC es una aventura
cooperativa única, la que proporciona a las bibliotecas acceso a una gran variedad de
servicios y bases de datos, incluyendo el WorldCat. Todas juntas las bibliotecas
miembros de OCLC conforman el consorcio de bibliotecas más grande del mundo.
OTRAS CONSIDERACIONES SOBRE LA AUTOMATIZACION DE
BIBLIOTECAS
Implantación y administración de los sistemas automatizados en las bibliotecas
académicas
Puesto que la mayor parte de los sistemas computarizados en las bibliotecas académicas
hoy en día se encuentran en etapas de desarrollo o de operación inicial durante las cuales
son frecuentes las mejoras, es difícil hacer una separación clara entre la función de
desarrollo y la función administrativa o de dirección. El desarrollo, la administración y las
operaciones se enlazan y en muchos casos las realiza el mismo personal.
Esta situación cambiará con el paso del tiempo, pero por el momento es acertado
considerar que los sistemas de las bibliotecas automatizadas se caracterizarán por la
inestabilidad y el cambio durante los próximos años. Sin embargo, en estas
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consideraciones no se pretende distinguir entre las funciones de desarrollo y de
administración, sino que labor dará en forma sencilla algunos de los factores que deben
considerar los bibliotecarios y los administradores cuando consideren, como lo harán en
forma inevitable, la introducción de sistemas computarizados en sus bibliotecas o en
ampliación de las operaciones mecánicas existentes.
En primer lugar se explorarán los enfoques alternativos a la automatización de las
bibliotecas. Después, se tratará sobre algunos de los elementos importantes que pertenecen
a un programa exitoso, tales como la creación de una organización, un personal y un
servicio. La selección de proyectos específicos y el asunto de los costos se mencionarán
también.
El enfoque en espera de aparición de los nuevos avances
El enfoque se basa en la hipótesis de que prácticamente todos los sistemas bibliotecarios
computarizados se encuentran en una etapa experimental o de investigación y desarrollo
con una justificación económica cuestionable, y de que no es necesario ni económico para
las bibliotecas emprender un trabajo de desarrollo difícil y costoso. Los que abogan por
este enfoque sugieren que la automatización de las bibliotecas no es una carrera por llegar
a la Luna y dicen que es lógico esperar hasta que los pioneros hayan desarrollado algunos
sistemas normalizados, útiles y económicos que pueden instalarse y operarse en otras
bibliotecas a un costo razonable.
Para muchas bibliotecas, especialmente las más pequeñas, esta es una posición razonable
que adoptar durante los próximos años. Es un enfoque cauteloso que reduce al mínimo los
costos y los riesgos. Es distinto en el caso de las bibliotecas más grandes, ya que no toma
en consideración el hecho de que pronto, para poder manejar las cargas de trabajo
crecientes, tendrán que desarrollar su capacidad de seleccionar, adaptar, aplicar, operar y
mantener sistemas que fueron desarrollados en otras partes. El desarrollo de esta
capacidad tomará tiempo y será más difícil debido a la ausencia de interés y actividad
previa de automatización dentro de la institución que lo está adaptando. Los costos se
pospondrán, y talvez se reduzcan debido a que los últimos en iniciar podrán ahorrarse parte
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del proceso, como es el caso de los países en los que la revolución se produjo en forma
tardía.
Sin embargo, será necesario actuar con valor y astucia política para que un administrador
de biblioteca pueda mantener su posición frente a las presiones de automatización que
provienen de todos los sectores, tanto internos como de fuera de la institución.
Un error básico en el enfoque a esperar el desarrollo es la consideración de que llegará el
momento en la situación de la automatización de las bibliotecas se haya estabilizado de tal
forma que uno pueda entrar en el campo con confianza. Esto probablemente no se dará en
muchos años, si es que llega a suceder algún día, porque con cada nuevo avance existe otra
promesa a la vuelta de la esquina. ¿Cuánto tiempo puede esperar-separar que el sistema
sea perfecto y se pueda “enchufar” fácilmente?, y ¿cómo se reconoce este sistema cuando
se le vea?. Existe el peligro real de quedarse a la zaga si se permanece en esta posición, y
una gran biblioteca podría encontrarse con que es difícil recuperar el terreno perdido.
El enfoque directo a favor de un sistema total
Este enfoque hacia la automatización de las bibliotecas se basa en la hipótesis de que,
puesto que una biblioteca es una unidad operacional total y todos sus diferentes operadores
están interrelacionadas, la lógica de la situación demanda que se considere como una
unidad por parte de los diseñadores de sistemas; por ello, es necesario diseñar un sistema
único integrado o total que incluya todas las operaciones que se pueden manejar
mecánicamente en la biblioteca. Tal sistema debería hacer un uso más eficiente y
económico de la capacidad de la computadora. Esto no requiere que todo sistema esté
diseñado e implantado todo al mismo tiempo, sino que permite el tratamiento de cada tarea
como una serie de módulos, en los que cada uno puede implantarse por separado, aún
cuando se haya diseñado como parte de un conjunto. Varias grandes bibliotecas han
escogido este método y, si bien se ha realizado mucho progreso, estos esfuerzos están
todavía en etapa de desarrollo. El sistema de la Universidad de Chicago es el más
avanzado.
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A diferencia del enfoque evolucionista que considera que mucho se puede logar con
fondos locales, personal de la organización, procesamiento por lotes y hasta una segunda
generación de computadoras, el enfoque del sistema total debe basarse en equipo complejo
en línea así como en el procesamiento por lotes. Este equipo es costoso; también complejo
y requiere de un personal capacitado y experimentado en sistemas y de expertos
programadores para diseñar, implantarlo y operarlo en forma efectiva. Puesto que los
costos de desarrollo que implica este enfoque son considerables, y rebasan los recursos
disponibles aun de las mayores bibliotecas, las bibliotecas que están intentando este
método han buscado y recibido apoyos financieros importantes de agencias que otorgan
subvenciones.
El enfoque de los sistemas totales tiene la lógica a su favor: se enfoca hacia la meta
correcta y la meta se alcanzará en última instancia. La dificultad principal, sin embargo, es
la selección del momento para hacerlo. Los diseñadores de estos sistemas intentan
brincarse el proceso de desarrollo pasando directamente a una etapa intermedia en la cual
los diversos sistemas manuales antiguos serían convertidos en sistemas computarizados en
línea o procesos de lotes, y la experiencia y el conocimiento adquirido de esta forma se
utilizaría para llevar el diseño de un paso más adelante hacia un sistema total, refinado,
usando tanto las técnicas de proceso de lote como en línea. El problema es que ni
entendemos totalmente los sistemas manuales actuales ni las implicaciones de los nuevos
sistemas avanzados. Estamos tratando de rebasar las fronteras tanto de la automatización
de esas bibliotecas como de la tecnología computarizada. Tal vez se gane la apuesta, pero
es muy dudoso que los primeros modelos de un sistema bibliotecario total resulten viables
económica y técnicamente. Lo más que se puede esperar es que funcionen lo
suficientemente bien para servir de prototipos para modelos posteriores.
Si bien los intentos audaces para realizar un sistema total promoverán sin duda la causa de
la automatización de las bibliotecas en general, las bibliotecas pioneras tal vez sufran
graves fracasos en el proceso y el administrador prudente debería sopesar cuidadosamente
los riesgos y ventajas de este enfoque para su biblioteca en particular.
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El enfoque de la evolución hacia un sistema total
Este enfoque consiste básicamente en un punto de vista conservador, a largo plazo, del
problema de la automatización de una biblioteca grande y compleja. La meta final es la
misma que en el caso del enfoque de sistemas totales descrito en la sección anterior, pero
el método para alcanzar el objetivo es diferente. En el enfoque de sistemas totales, los
objetivos se definen, las misiones para realizar estos objetivos se diseñan y se
computadorizan, pero lo general en una serie de módulos. En el enfoque evolucionista, la
biblioteca pasa de sistemas tradicionales manuales : sistemas mecánicos cada vez más
complejos, por etapas sucesivas, para lograr un sistema total con el menor gasto de
esfuerzo y dinero y la menor interrupción de las operaciones y de los servicios actuales.
En la primera etapa, la biblioteca emprende el diseño y la implantación de una serie de
sistemas básicos para computarizar varios procedimientos usando su propio personal y su
equipo disponible. Esto es una operación en cierta forma interna y la idea básica es elevar
el nivel de operación (circulación, adquisiciones, entradas a catálogo, etc.) a partir de los
sistemas manuales existentes a sistemas mecánicos económicos y sencillos hasta lograr
computarizar partes importantes de los sistemas convencionales.
En el proceso la biblioteca tendrá que crear un personal capacitado, un departamento o
unidad de procesos de datos con un presupuesto definido, algo de equipo y un espacio para
poder trabajar. En resumen, la capacidad interna para realizar trabajo con sistemas
complejos. Durante esta primera etapa, la biblioteca trabajará con equipo probado y
paquetes de programas-la tercera generación con programas de tiempo compartido y en
línea se están afinando y preparando para su uso en situaciones operativas reales.
En algún momento la biblioteca misma, los programas y el equipo de computación así
como el estado de la técnica de automatización de la biblioteca habrán avanzado a tal
punto que será factible emprender la tarea de rediseñar los sistemas sencillos de la primera
etapa y transformarlos en un nuevo sistema integrado durante la segunda etapa en la que se
aprovecharán los diseños y la experiencia operativa obtenida con los sistemas anteriores.
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Cómo crear la capacidad para la automatización
Sin tomar en consideración el enfoque seleccionado, existen ciertos prerrequisitos para
tener éxito en un esfuerzo por lograr la automatización, y estos requisitos pueden agruparse
bajo la rúbrica de “crear capacidad”. Para crear esta capacidad se necesita tiempo y dinero.
Consiste en personal, equipo, espacio, una organización con un presupuesto definido y una
cierta cantidad de conocimiento que puede adquirirse por lo general mediante la
realización de una serie de proyectos.
El éxito depende en gran medida de qué tan bien se usen estos recursos, es decir, de la
estrategia global de la naturaleza y selección del momento de los varios movimientos que
se hacen. Mucho ya se ha dicho en cuanto a la creación de la capacidad en la sección
sobre los enfoques hacia la automatización, y lo que sigue no es sino una ampliación de
algunos puntos presentados y una recapitulación de otros.
Puesto que no se hace nada sin la gente, se desprende que la concentración, capacitación y
mantenimiento de personal competente es el único elemento más importante en el esfuerzo
de automatización de la biblioteca. El número de personas de sistemas bibliotecarios
capacitado y experimentado es todavía extremadamente pequeño en relación con las
necesidades de la demanda creciente. Para atraer un bibliotecario con conocimiento en
computación experimentado y aun para retener uno sin experiencia que tenga un buen
potencial, las bibliotecas tienen que pagar más de lo que pagan a los miembros de aquel
personal que cuenta con una experiencia comparable en otras líneas de trabajo
bibliotecario. Esto es simplemente la ley de la oferta y de la demanda. Para atraer gente
del campo de la computación se necesitarán, de la misma forma, salarios más altos.
Además, el personal de sistemas de la biblioteca, debido a la velocidad del desarrollo en el
campo y la forma en que nuevas invenciones se comunican tendrá que recibir más tiempo
y fondos para cursos de capacitación y para viajes y participación a conferencias que el
resto del personal.
La cuestión de quién realiza la automatización de las bibliotecas-los bibliotecarios o los
expertos en computación. Existen muchos bibliotecarios que han adquirido la experiencia
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necesaria en computación y muchos especialistas en computación que han adquirido el
conocimiento necesario de las funciones de la biblioteca.
La clave real del problema reside en seleccionar gente que se comprometa totalmente con
la automatización de la biblioteca cualesquiera que sean sus antecedentes. La gente de
computación que se encuentra en comisión temporal puede tener un desempeño deficiente
debido a que su compromiso profesional es hacia el mundo de la computación más que
hacia las bibliotecas.
Un grupo de automatización de bibliotecas puede incluir varios tipos diferentes de
personas con clases y niveles muy diferentes de calificación. El director o el administrador
del proyecto preferentemente debería ser un bibliotecario creativo y experimentado que
haya adquirido experiencia con equipos y técnicas de proceso de datos electrónicos y que
tenga una idea general del estado global de la técnica de la automatización de las
bibliotecas, incluyendo su potencial y dirección de desarrollo.
Existen varios niveles de analistas y programadores de sistemas para bibliotecas y el
número y el tipo necesario dependerá del enfoque y de la etapa de un esfuerzo de
automatización de una biblioteca en particular. El factor crítico no es el número sino la
calidad. Hay muchos casos donde uno o dos especialistas en sistemas creativos y
dinámicos han logrado con mucho los esfuerzos de grupos mayores, tanto en calidad como
en la cantidad de su trabajo. Algunos de los trabajos de automatización de bibliotecas más
efectivos fueron realizados por personas que combinaran las capacidades del analista de
sistemas con las del experto programador y que pueden realizar un proyecto completo por
sí mismos. Una biblioteca que tiene una o dos personas de sistemas de este tipo, realmente
capaces, y si se les permite realizar su trabajo al máximo, se encuentra en buen camino
para lograr el éxito en la automatización.
Organización
Cuando la actividad de la automatización en la biblioteca ha progresado hasta un punto en
que el departamento de sistemas está integrado por varios profesionales y empleados
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permanentes, puede ser aconsejable hacer un lugar permanente para el departamento en
una estructura organizacional normal de la biblioteca. El mejor arreglo puede ser formar
una unidad o departamento separado en igualdad con los departamentos tradicionales tales
como adquisiciones, catalogación y servicios al público.
Este departamento de sistemas tendría dos funciones: desarrollar nuevos sistemas y operar
sistemas ya implantados; y unirla, para obtener una economía y una eficiencia óptimas, la
mayor parte de los equipos de proceso de datos de la biblioteca así como del personal de
sistemas. Requeriría de un espacio adecuado propio y –sobre todo-un presupuesto regular,
de tal forma que los programas permanentes y de largo plazo puedan desarrollarse y
sostenerse en algo más que base ad hoc.
Existen otras ventajas de tener un departamento o unidad de sistemas establecido.
Proporciona un sentido de identidad y un espíritu al personal; permite que trabajen en
forma más efectiva con otros departamentos y ser aceptados por ellos como un hecho
permanente en la biblioteca, lo que disminuye la resistencia a la automatización. No nos
engañemos: el grupo de sistemas será una parte creciente y permanente del personal de la
biblioteca, porque no existe algo así como un sistema estable, terminado. (Hay un dicho en
el mundo de la computación que afirma “si funciona, es obsoleto”.
La unidad de sistemas debe ser flexible y creativa. No debe preocuparse tan sólo por
operaciones rutinarias ni sumergirse en su carga de trabajo diaria, como es demasiado
frecuentemente el caso con los departamentos tradicionales., que pierden, en consecuencia,
su capacidad de ver sus operaciones con claridad e innovar. Parte del esfuerzo de sistemas
debe dedicarse a sistemas operacionales, pero otra parte debe enfocarse hacia la
formulación y el desarrollo de nuevos proyectos. El personal creativo no debe
desperdiciarse realizando operaciones rutinarias.
Costos
El precio de realizar un trabajo de desarrollo original en el campo de la automatización de
la biblioteca es extremadamente alto, tanto, que en la mayor parte de los casos dicho
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trabajo no puede emprenderse sin un apoyo importante proveniente de fuentes externas.
Aun cuando el apoyo financiero esté disponible, la institución tiene que contribuir con una
parte considerable del costo total de cualquier esfuerzo de desarrollo, y este costo no es
solamente una cuestión de dinero; requiere la asignación de los recursos humanos
limitados de la biblioteca. A principios de la automatización de las bibliotecas, se enfocó
la atención hacia el alto costo de la computadora y de los equipos periféricos. El costo de
los programas del funcionamiento del sistema de la programación tendía a subestimarse.
La experiencia ha mostrado, sin embargo, que los costos de programas son iguales o más
elevados que los costos del equipo.
El desarrollo de los sistemas, es decir los que no tienen antecedentes, es el tipo más costoso
de automatización de biblioteca, y la mayoría de las bibliotecas tendrán que seleccionar
cuidadosamente las áreas en las cuales realizan su trabajo original.
Para las bibliotecas que se contentan con adoptar sistemas existentes, los costos del
esfuerzo del sistema, mientras sigan siendo altos, son considerablemente inferiores y los
riesgos se reducen también. Estos costos, sin embargo, tal vez tendrán que ser cubiertos
totalmente por la institución, puesto que es improbable que fuentes externas de
financiamiento se puedan obtener para este tipo de trabajo.
La justificación de los sistemas bibliotecarios computarizados basada solo en los costos
sigue siendo difícil porque los sistemas mecánicos no solamente reemplazan a los sistemas
manuales sino que por lo general realizan un mayor número de actividades diferentes; por
ello, es muy difícil compararlos con los antiguos sistemas manuales, que por lo común no
realizaban el trabajo en forma adecuada como se suponía que lo hacían y cuyos costos de
operación con frecuencia eran desconocidos. En términos generales, y cuando menos a
corto plazo, los sistemas computarizados no ahorran dinero a una institución si se incluyen
todos los costos de desarrollo e implantación. Proporcionarán registros y sistemas mejores
y más confiables, son esenciales para permitir que las bibliotecas puedan manejar entradas
y cargas de trabajo incrementadas.
Fases históricas del desarrollo de sistemas
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A principios de los años sesenta diversas bibliotecas tanto en Norteamérica como en el
Reino Unido comenzaron a experimentar con ordenadores. En los Estados Unidos gran
parte de este trabajo fue llevado a cabo en bibliotecas especializadas y universitarias. En
1961 H. P. Luhn de IBM desarrolló un programa para producir índices de palabras claves
en los títulos de los artículos que aparecían en Chemical Abstracts, y la Douglas Aircraft
Corporation comenzó a producir fichas catalográficas por ordenador. En el Reino Unido
de las bibliotecas públicas han estado siempre tan presentes en el desarrollo de sistemas
automatizados por las universitarias y especializadas. En 1965 los distritos metropolitanos
de Londres fueron reorganizados y los bibliotecarios jefes se enfrentaron al problema de
producir un catálogo colectivo de sus fondos.
A mediados de los años sesenta la Library of Congreso (LC) de Estados Unidos comenzó
ha experimentar en la producción de registros MARC (legibles por máquinas). En Gran
Bretaña, la British Nacional Bibliography (BNB) cooperó en el desarrollo de la estructura
de registro MARC y hoy en día muchos países de todo el mundo utilizan este formato en la
producción de sus bibliografías nacionales.
A comienzos de los años sesenta muchas bibliotecas comenzaron ha utilizar sistemas
informáticos del centro de que dependían y a desarrollar sistemas locales, generalmente
generados e implantados por personal del centro de cálculo.
Los años sesenta presenciaron un gran crecimiento de los servicios cooperativos y de los
servicios compartidos de las bibliotecas. En el Reino Unido de los mayores sistemas de
cooperación aparecidas tras las inversiones iniciales de OSTI fueron, BLCMP (Library
Services Ltd.) (anteriormente Briminganm Libraries Co-operative Automation Project) y
SWALCAP (South-Western Academic Libraries Co-operative Automation Project).
A mediados de los años setenta diversos organismos como la Biblioteca Nacional de
Medicina estadounidense, la Lockheed Missiles Corporation comenzaron a ofrecer
servicios de consultas en línea de terminales remotos sobre una gran variedad de revistas e
índices legibles por computadoras. A finales de los años setenta diversas bibliotecas
comenzaron a complementar las facilidades informáticas recibidas del centro de que
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dependían con un mini ordenador instalado en la biblioteca. Este mini ordenador podía
utilizarse para diversas funciones siendo la más popular el acceso en línea a los ficheros de
un sistema automatizado de circulación y préstamos.
Otra tendencia de los años ochenta y noventa es el desarrollo de paquetes de programas y
equipos, que pueden utilizarse conjuntamente, o no, con los ficheros bibliográficos
centralizados de la entidad que se trate.
Muchos de los autores opinan que en un futuro no muy lejano, los bibliotecarios resultarían
afectados por la automatización, no de sus propios procesos sino de la industria editorial.
Muchos escritores en los últimos años han desarrollado escritos y publicaciones sobre la
probable evolución del sistema CESS (Comprehensive Electronic Service System). En el
que se prevé una condición de los procesos tradicionales de transacción bibliográfica y los
crecientes sistemas avanzados de oficina.
Estudio de viabilidad
Antes de instalar o utilizar una computadora en las bibliotecas deben encargarse un estudio
formal que asegure la viabilidad del nuevo sistema. Los términos del estudio deben ser
definidos por el personal bibliotecario involucrado y los límites, sean de tiempo,
económicos, de personal o políticos también deberán ser identificados. En teoría el estudio
de viabilidad no debe ser realizado por una sola persona, sino por un grupo que incluiría
bibliotecarios y personal con experiencia en informática, aunque probablemente algunos
miembros del equipo necesitaran dedicarle más tiempo que otros.
Uno de los primeros pasos del estudio es establecer, independientemente del sistema
existente, las necesidades de información y los objetivos ideales del sistema. Las técnicas
utilizadas para reunir este tipo de datos se basan en cuestionarios, entrevistas, y
observaciones directas y las técnicas apropiadas a escoger dependerán del tamaño y del
carácter de la biblioteca o centro de documentación que se trate.
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El paso siguiente en el estudio es obtener información suficiente sobre el sistema que se
esté utilizando, sea o no automatizado para compararlo con el nuevo sistema y determinar
sus interrelaciones con el resto de la biblioteca y con el organismo de que forma parte. Las
características del sistema utilizado que deben ser identificadas y documentadas son:
formatos utilizados, información grabada, tamaño de fichero, métodos y frecuencias del
proceso, participación del personal, participación de los usuarios y costes.
Durante la redacción del estudio suele recomendarse también la visita de ciertos miembros
de la plantilla a otras bibliotecas similares que utilizan sistemas automatizados parecidos al
investigado. Estas visitas no solo dan ideas sobre los equipos utilizados y su forma de
trabajar, sino que proporcionan también una oportunidad de discusión sobre el conjunto del
sistema y con suerte la cristalización de las ideas si se utiliza toda la información recogida,
será posible definir las necesidades del sistema y perfilar las posibles soluciones.
Al final el estudio de viabilidad debe redactarse un informe para su presentación al comité
gestor pertinente. Un informe de este tipo debe contener:
Una breve descripción general del sistema actual
El mejor método para ofrecer la solución y al menos un método alternativo
Una descripción del trabajo a desarrollar
El coste del sistema actual y un coste propuesto
Los beneficios de los nuevos sistema
Implicación de los distintos niveles de las bibliotecas espacios necesarios y política
institucional.
Análisis, diseño y especificaciones
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La fase de análisis es una continuación más profunda del trabajo de investigación llevado a
cabo durante el estudio de viabilidad, un examen crítico del sistema puede basarse en las
cuestiones, ¿qué?, ¿por qué?, ¿cómo? ¿dónde?, ¿cuándo?, y ¿quién?.
La fase de diseño se supone una evaluación crítica de los resultados del análisis y de
soluciones alternativas propuestas durante el estudio de viabilidad debe ser realizada en
profundidad. Las diversas soluciones pueden suponer la adscripción a un sistema de
cooperación bibliotecaria, la recepción de servicios de un proveedor especializado, la
adquisición de un paquete de programa que corran en el ordenador del organismo al que
pertenezca, la adquisición de un microordenador y los programas necesarios para trabajar
en la biblioteca o el encargo de un programa especial para ella. El siguiente paso del
diseño depende mucho del tamaño de la biblioteca, de la función a informatizar, de la
solución adoptada, del dinero disponible, etc.
En muchos casos el mejor acercamiento es el contacto con los proveedores potenciales
mediante una petición de ofertas. Conseguir del proveedor el mejor trato para la
organización cuando este ha de basarse en una combinación de precio, tiempos,
competencia técnica, experiencia previa, fiabilidad, tamaño, status financiero y de
potencial proveedor.
La información que debe incluir la oferta es:
Una introducción de objetivos y alcance
Facilidades existentes o proyectadas para participar en el nuevo sistema, si es
apropiado.
Descripción general de sistema o equipo requerido, según el apéndice de las
especificaciones.
Un calendario para el cumplimiento del contrato.
Una lista de requisitos obligatorios y deseables.
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Datos sobre la información requerida al proveedor y fecha en la cual debe
proporcionarla.
El principal resultado de la fase de diseño es un informe que especifique hasta el máximo
las funciones, automatizadas o no del nuevo sistema, esto se suele conocer como
especificaciones del sistema.
Los usuarios
Planificar e implantar con éxito un sistema técnicamente bueno no asegura
automáticamente éxito. Bibliotecas similares que instalan sistemas parecidos pueden
obtener resultados muy diversos que dependen de la reacción del personal y los usuarios a
través del acceso en línea del catálogo de las bibliotecas o de la consulta, entonces habrá
que ofrecerles una información asistida por ordenador.
Los nuevos sistemas se implantan a menudo en las bibliotecas con el fin de mejorar los
servicios al usuario, por lo tanto resulta muy importante que los lectores de la biblioteca los
conozcan. Las técnicas para promocionar los nuevos servicios o mejorar el existente
abarcan la edición de una hoja informativa, la publicación de los medios adecuados y la
realización de demostraciones generales.
Los objetivos y los costos de implantación del nuevo sistema también deben ser conocidos
por el usuario.
Seguramente cualquier sistema nuevo se disonara para satisfacer necesidades. Sin
embargo en muchos casos puede parecer necesaria la presencia de intermediarios por no
estar el sistema suficientemente orientado a los usuarios.
EXPERIENCIA ESPECIFICA DE UN PROYECTO DE AUTOMATIZACION:
Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño” (1996), y el de la Biblioteca
“Profesor Jesús Subero” del mismos instituto
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MARCO METODOLÓGICO
Según la estrategia es investigación de campo, definida en Manual de Trabajo de Grado del
Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" (1996) como "el análisis sistemático
de un determinado problema con el objeto de describirlo, explicar sus causas y efectos,
comprender su naturaleza y elementos que lo conforman, o predecir su ocurrencia".
Teniendo como finalidad la investigación de campo, recolectar datos a través de los
individuos que conforman la comunidad de personas que son motivo al estudio.
Este proyecto se describe según su modalidad como: "Proyecto factible" ya que las
instituciones cuenta con los recursos para la implementación del mismo.
Proyecto factible, caso específico, el de la Biblioteca “Profesor Jesús Manuel Subero”
del Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño, Extensión Porlamar”:
Según su nivel como: Descriptivo, ya que en el se describen cada uno de los procesos
vinculados con el control de la información referente al control, manejo y acceso del
material bibliográfico de la biblioteca del Instituto Universitario Politécnico "Santiago
Mariño" Extensión Porlamar.
El desarrollo del Sistema Automatizado para el control del servicio de prestamos y el
proceso de consultas a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto
Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar comprendió según el
propósito, un estudio aplicado, el cual permite, conocer más cerca del tema. Partiendo de
este punto es de gran importancia para la formulación de posibles investigaciones con
mayor nivel de expansión y terminar en la proposición viable de un problema práctico, en
este caso es el de corregir la falta de un Sistema Automatizado para el control de
préstamos del material bibliográfico.
"El análisis sistemático de un determinado problema con el objeto de describirlo, explicar
sus causas y efectos, comprender su naturaleza y elementos que lo conforman, o predecir
su ocurrencia". Manual de Trabajo de Grado del Instituto Universitario Politécnico
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"Santiago Mariño" (1996), la investigación de campo contempla, recolectar datos por
medio de personas que son motivo al estudio, en este caso el personal que labora en la
Biblioteca y a la población docente del Instituto Universitario Politécnico "Santiago
Mariño" Extensión Porlamar. También se recolectarán datos partiendo desde el sistema
actual y determinando los requerimientos del sistema propuesto.
En le estudio del sistema se describen cuales son los componente de entrada y salida del
Sistema Automatizado, de que forma se deben procesar estos componentes y definir las
variables que interviene al momento de arrojar específicos reportes o resultados.
Técnica e Instrumentos para la Recolección de Datos
Esta es imprescindible para obtener información en cuanto a las características del sistema
actual y recoger información necesaria para el estudio y alcance de los objetivos del
sistema propuesto. Estas entrevistas no estructuradas serán hechas en forma de
conversación técnica, a las personas que laboran en la Biblioteca del Instituto Universitario
Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar. Cabe destacar que estas entrevistas son
muy útiles ya que tienen una gran flexibilidad al estructurar y realizar las preguntas, y
permiten llegar a una mayor profundidad y amplitud sobre el tema.
Se aplicará en esta investigación de forma simple no participante, ya que Según (Méndez,
C, 1988:) "Resulta útil y viable cuando se trata de conocer hechos o situaciones que de
algún modo tienen un cierto carácter público, o que por lo menos no pertenecen
estrictamente a la esfera de las conductas privadas...", En este sentido, la observación se
aplicará con el fin de extraer información del proceso directamente.
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La investigación documental complementa el desarrollo de este sistema logrando
información a través de material bibliográfico, según Rivas, J. 1992, la misma se define
como: "Aquella cuya estrategia está basada en el análisis de los datos, obtenidos de
diferentes fuentes de información, tales como informes de investigación, libros,
monografías, y otros materiales informáticos (películas, cintas grabadas, dibujos,
fotografías, etc.)".
Se utilizaron los siguientes instrumentos para la recolección de datos:
Para las entrevistas no estructuradas, Según Kendall (1997) se usara: "Para el enfoque no
estructurado sugerimos al menos un breve guión que incluya muchas preguntas, redactadas
precisamente en la forma que serán preguntadas"
Guía de observación, que es algo parecido a un cuestionario personal del que observa la
situación, este permite recopilar datos para obtener información de la situación observada.
Técnicas para el Análisis de los Datos
La Técnica de Modelado de Objetos, será la metodología para el análisis y diseño la cual
consiste en construir un modelo de un dominio de aplicación. Se tomo esta metodología ya
que promueve un excelente análisis de los requisitos del problema, genera un diseño limpio
y como resultado un sistema con mayor mantenibilidad. Además esta metodología ha sido
utilizada para otros Sistemas y los resultados han sido satisfactorios.
La técnica de modelado de objetos (OMT) es el nombre que se da a una metodología que
combina tres puntos de vista para el modelado de sistemas; a saber, el modelo de objetos,
el modelo dinámico y el modelo funcional. El modelo de objetos representa los aspectos
estáticos, estructurales "de datos" del sistema. El modelo dinámico representa los aspectos
temporales, de comportamiento "de control" del sistema. El modelo funcional representa
los aspectos transformacionales "de función" del sistema. Un procedimiento típico de
software contiene esos tres aspectos: utiliza estructuras de datos (modelo de objetos)
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secuencia las operaciones en el tiempo (modelo dinámico) y trasforma valores (modelo
funcional).
Las tres clases de modelos desglosan el sistema en puntos de vista ortogonales que se
pueden representar y manipular empleando una notación uniforme. Los distintos modelos
no son completamente independientes, pero cada modelo puede ser examinado y
comprendido por sí mismo en gran parte. Las interconexiones entre los distintos modelos
son limitadas y explícitas.
SISTEMAS DE INFORMACION
Según Laudon (1996): Un sistema de información es "un conjunto de componentes
interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y distribuyen la información para
apoyar la toma de decisiones, el control, análisis y visión en una institución".
Según Senn (1992): un sistema de información es :
Un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de
una empresa o negocio. Un sistema de información interactúa con el recurso humano, el
cual está formado por las personas que utilizan el sistema, y el equipo computacional: el
cual es el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar.
Según Montilva (1992):
Un sistema de información es un sistema caracterizado porque: (1) es abierto, interactúa
con su ambiente mediante el intercambio de información y se adapta a las necesidades del
ambiente que los contiene; (2) es un sistema hombre – máquina, permite el uso de
máquinas (computadoras) que automatizan los procesos rutinarios de transformación los
cuales son controlados y dirigidos por el hombre; (3) su entrada esta constituida por datos
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y su salida por información, el proceso de transformación de datos constituye la función
esencial del sistema de información.
Actividades de un Sistema de Información
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento,
procesamiento y salida de información.
Entrada de Información
Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para
procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales
son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las
automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o
módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas
magnéticas, las unidades de disquete, los códigos de barras, los escáner, la voz, los
monitores sensibles al tacto, el teclado y el Mouse, entre otras.
Almacenamiento de Información
El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una
computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información
guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en
estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son
los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o disquetes y los discos
compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Información
Es la capacidad del sistema de información para efectuar cálculos de acuerdo con una
secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos
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introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta
característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que
puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que
un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que
contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
Salida de Información
La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información
procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las
impresoras, terminales, disquetes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters,
entre otros. Es importante aclarar que la salida de un sistema de información puede
constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe
una interfase automática de salida.
Los sistemas de información cumplen tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:
1. Automatización de procesos operativos.
2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Se puede decir que los sistemas de información son muy importantes dentro de una
organización, porque aparte que facilita el trabajo de muchas personas, proporciona
información útil y precisa que es de gran ayuda para los gerentes de las organizaciones al
momento de tomar decisiones.
Tipos de Sistemas de Información
Los sistemas de información son desarrollados de acuerdo a diferentes propósitos, las
necesidades de la organización y de los niveles organizacionales de la misma. Cada uno de
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estos sistemas difieren en sus características y cada uno tiene un objetivo fundamental para
lograr satisfacer las necesidades de un sistema dentro de una organización.
Actualmente los sistemas de información pueden ser de diferentes tipos, entre los cuales
están:
1. Sistemas Transaccionales o Sistemas de Procesamiento de Datos.
2. Sistemas de información Gerencial.
3. Sistemas de Apoyo a las Decisiones.
4. Sistemas Expertos.
Sistemas Transaccionales o de Procesamiento de Datos
Según Kendall (1997): los sistemas transaccionales son "sistemas de información
computarizados desarrollados para procesar gran cantidad de datos para transacciones
rutinarias".
Los sistemas transaccionales son también conocidos como sistemas de procesamiento de
datos. Un sistema de procesamiento de datos es aquel que es capaz de capturar, almacenar,
actualizar, procesar y recuperar datos o información, teniendo en cuenta que los datos son
números, símbolos o cualquier cosa que represente algo. Los datos por lo general están en
bruto, es decir, no se encuentran en un formato utilizable, y debemos procesarlos de alguna
manera para que se conviertan en información útil. Estos sistemas de información
básicamente tienen como finalidad mostrar información procesada, de manera rápida, la
cual es importante para el trabajo diario de la empresa.
A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que
automatizan tareas operativas de la organización.
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Con frecuencia son el primer tipo de sistemas de información que se implanta en las
organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización; son
intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y
poco sofisticados. Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través
de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior.
Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y
palpables.
Sistemas de información Gerencial
Según Kendall (1997): "los sistemas de información gerencial no reemplazan a los
sistemas de información transaccional, sino que todos los sistemas de información
gerenciales incluyen procesamiento de transacciones"
Estos sistemas de información son una extensión de un sistema de información
transaccional, ya que también están en la capacidad de generar información para la toma de
decisiones.
Sistemas de Apoyo a las Decisiones
Según Kendall (1997): "un sistema de apoyo a las decisiones se aparta del sistema de
información gerencial tradicional, en que enfatiza el apoyo a la toma de decisiones en
todas sus fases, aunque la decisión actual todavía es del dominio del tomador de
decisiones."
Los sistemas de apoyo a las decisiones deben estar hechos a la medida de la persona que lo
utiliza, proporcionándole la información especifica que el tomador de decisiones requiera
para realizar su labor.
Sistemas Expertos
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Según Kendall (1997): "un sistema experto captura en forma efectiva y usa el
conocimiento de un experto para resolver un problema particular experimentado en una
organización."
Los sistemas expertos, a diferencia de los sistemas de apoyo a las decisiones, selecciona la
mejor solución a un problema, es decir, no interviene un tomador de decisiones en el
proceso de buscar la mejor solución.
Flujo de Información
El flujo de la información representa cómo cambian los datos y el control a medida que se
mueven dentro de un sistema. Los objetos de entrada se transforman para intercambiar
información (datos / control), hasta que se transforman en información de salida. A lo largo
de este camino de transformación (o caminos), se puede introducir información adicional
de un almacén de datos. (Por ejemplo, un archivo en disco o memoria intermedia). Las
transformaciones que se aplican a los datos son funciones o subfunciones que debe realizar
un programa. Los datos y control que se mueven entre dos transformaciones (funciones)
definen la interfaz de cada función.
Los datos que son procesados por el sistema, es decir, los resultados deben ser
almacenados de alguna manera para poder tener la información disponible al momento de
realizar consultas y reportes pertinentes. Esto se puede lograr mediante la utilización de
una base de datos, la cual es un conjunto de archivos que se encuentran organizados de tal
manera que permitan un almacenamiento eficiente de los datos, manteniéndolos precisos y
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consistentes, asegurando que los datos puedan estar disponibles fácilmente para las
aplicaciones futuras.
Bases de Datos
Según Martin (1997): una base de datos es "una colección de datos interrelacionados,
almacenados en conjunto sin redundancia perjudicial o innecesaria; su finalidad es la de
servir a una aplicación o más, de la mejor manera posible."
Según Batson (1996) dice: "una base de datos independiente almacena en un sistema de
archivos local, y el manejador de base de datos para accesarla reside en la misma
maquina."
Según la Enciclopedia Microsoft Encarta (2002): una base de datos "es cualquier conjunto
de datos organizados para su almacenamiento en la memoria de un ordenador o
computadora, diseñado para facilitar su mantenimiento y acceso de una forma estándar.
Los datos suelen aparecer en forma de texto, números o gráficos."
Según González (1995):
Una de las tareas más importantes en el desarrollo de un sistema de información es el
referente al modelaje y diseño de la base de datos. El modelaje se refiere a la técnica que
permite interpretar los requerimientos de información de una organización; obteniéndose
así un esquema conceptual el cual se transforma en un conjunto de estructuras relacionales
y mecanismos que aseguran la integridad de una base de datos. Esta transformación se
conoce como diseño de una base de datos.
Por otra parte, se puede decir que no es posible construir un sistema de información sin una
arquitectura de datos flexibles y el hecho de no construir sistemas de información
integrable significa negarle a la empresa la posibilidad de utilizar la información. Un
sistema de manejo o gestión de base de datos tiene como objetivo fundamental almacenar
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datos en forma flexible de tal manera que cualquier usuario o aplicación pueda servirse de
ella, además; permite independizar las aplicaciones de la estructura física de los datos de
manera que ese gran almacén pueda aumentar su dimensión sin afectar los programas
existentes, ese almacén recibe el nombre de base de datos.
El contenido de una base de datos se logra al combinar información proveniente de
diferentes fuentes, hacia una fuente común de manera tal que los usuarios tengan acceso a
ellas y a aquellos datos con posibilidad de redundancia sean eliminados o al menos
minimizados y así coordinar efectivamente la información para lograr la mayor utilidad
posible para la organización.
Objetivos de una Base de Datos
Para que una base de datos sea efectiva debe cumplir con una serie de objetivos. Siguiendo
a estos objetivos Kendall (1997), los resume de la siguiente manera:
1. Asegurarse que la base de datos pueda ser compartida entre los usuarios de una
diversidad de aplicaciones.
2. Mantener datos que sean precisos y consistentes.
3. Asegurarse que todos los datos sean requeridos para las aplicaciones actuales y futuras
estén fácilmente disponibles.
4. Permitir que la base de datos evolucione y que las necesidades de los usuarios crezcan.
5. Permitir que los usuarios construyan su vista personal de los datos sin preocuparse de la
forma en que estén físicamente guardados los datos.
La actualización de una base de datos tiene ventajas significativas, las cuales son:
1. Posee una estructura flexible, ya que puede adaptarse a las necesidades de los usuarios y
sus aplicaciones.
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2. Proporciona integridad de los datos.
3. Minimiza la redundancia de los datos, es decir, que los datos no están repetidos.
A pesar de las ventajas de utilizar una base de datos, estas también tienen sus desventajas,
la más resaltante es que los datos se encuentran almacenados en un solo lugar, por lo que
corre el riesgo que se pierdan los datos totalmente, lo que a su vez conlleva a que se
realicen respaldos preventivos de la información, para prevenir esa perdida total de los
datos.
Tipos de Bases de Datos
Cuando se desarrolla un sistema de información hay que tener presente los tipos de base de
datos.
Según Laudon (1993):
Existen distintos modos de organizar la información y representar las relaciones entre los
datos en una base de datos. Los sistemas de bases de datos usan uno de los tres modelos
lógicos de bases de datos para hacer el seguimiento de las entidades y relaciones. Los tres
modelos lógicos de bases de datos son: el jerárquico, de redes y el relacional.
Bases de Datos Jerárquicas
Las bases de datos jerárquicas utilizan el modelo jerárquico el cual relaciona las entidades
por medio de una relación superior / subordinado o padre / hijo.
Bases de Datos de Red
Las bases de datos de red utilizan el modelo de red y es análogo al modelo jerárquico,
excepto que una entidad pueda tener más de un padre. Esta capacidad introduce el uso de
un tipo adicional de relación entre los datos.
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Bases de Datos Relacionales
Las bases de datos relacionales utilizan el modelo relacional y es en la actualidad el más
popular en los sistemas de manejo de una base de datos, puesto que es conceptualmente
sencillo y comprensible por los diseñadores de sistemas de información debido a que
manejan tablas de dos dimensiones llamadas relaciones.
Date (1996) señala: "una base de datos relacional es una base de datos percibida por el
usuario como una colección de relaciones normalizadas de diversos grados que varia con el
tiempo."
Según la Enciclopedia Microsoft Encarta (2002): una base de datos relacional es:
Un tipo de base de datos o sistema de administración de bases de datos, que almacena
información en tablas (filas y columnas de datos) y realiza búsquedas utilizando los datos
de columnas especificadas de una tabla para encontrar datos adicionales en otra tabla. En
una base de datos relacional, las filas representan registros (conjuntos de datos acerca de
elementos separados) y las columnas representan campos (atributos particulares de un
registro). Al realizar las búsquedas, una base de datos relacional hace coincidir la
información de un campo de una tabla con información en el campo correspondiente de
otra tabla y con ello produce una tercera tabla que combina los datos solicitados de ambas
tablas. En otras palabras, una base de datos relacional utiliza los valores coincidentes de
dos tablas para relacionar información de ambas.
Características de las Bases de Datos Relacionales:
1. Cada archivo contiene un solo tipo de registro.
2. Los campos no tiene orden específico.
3. Cada campo tiene un solo valor.
4. Los registros no tienen orden específico.
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5. Los registros poseen un campo identificador único llamado clave primario.
Para realizar el sistema propuesto se empleó específicamente el modelo relacional el cual
representa los datos mediante una colección de tablas, cada una de las cuales tiene un
número de columnas con nombres únicos donde el usuario de la base de datos puede
consultar dichas tablas y realizar actualizaciones en las mismas.
Todo sistema de información de gran magnitud debe estar combinado a una base de datos
y lenguajes de consultas, para realizar las operaciones de inserción, modificación,
eliminación y actualización de la información requerida por cualquier usuario que las
necesite en un momento determinado.
Normalización
Para que la base de datos sea consistente, y no presenten problemas de redundancia e
inconsistencia de los datos, debido al gran volumen de información que se puede llegar a
almacenar en la base de datos, se deben realizar normalizaciones que según Kendall (1997)
"es la transformación de vistas de usuario complejas y almacenes de datos a un concepto
de estructuras de datos estables y mas pequeñas", es decir, se transforma los datos
complejos que muestran los usuarios en tablas simples y manejables para el programador y
para el computador.
La normalización de las tablas de una base de datos, implica el establecimiento de los
atributos por medio del cual se establecerán las relaciones entre las tablas, las relaciones
pueden ser uno a uno (1 – 1), uno a muchos (1 – M) y muchos a muchos (M – M). Con las
relaciones lo que se busca es descomponerlas principalmente para luego buscar la forma
como se puedan relacionar entre sí con el mínimo de redundancia de los datos. La
normalización abarca tres (3) formas normales:
Primera Forma Normal
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Se refiere a la eliminación de todos los grupos repetidos, es decir, identificar los datos de
una tabla que guarden relación directa con otros datos, por lo tanto, se hace más fácil
almacenarlos en una misma tabla, evitando así utilizar otra tabla para guardarlos.
Segunda Forma Normal
Se refiere a las dependencias funcionales, es decir, que un atributo dependa funcionalmente
de otro almacenado en la misma tabla, en ese caso se procede a separarlos en tablas
diferentes, manteniendo la relación uno entre uno y otro a través de un atributo llamado
campo clave.
Tercera Forma Normal
Elimina cualquier dependencia transitiva, es decir, cuando hay atributos que no son
campos claves, y son dependientes de otros atributos que tampoco son campos claves.
Una vez realizadas las tres (3) formas de normalización a las tablas de la base de datos, se
obtienen unas tablas bastantes consistentes, que poseen una buena estructura y que van a
conformar una base de datos consistente y segura.
Determinación de Términos Básicos
Atributos:
Propiedades o características de una entidad.
Campo:
Componente de una tabla que contiene un elemento especifico de información, como por
ejemplo un número de cédula. Un campo se representa como una columna o celda en una
hoja de datos.
Conjunto:
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Es una colección de entidades ordenadas de alguna forma lógica.
Clave Principal:
Se usa para hacer referencia a registros específicos de una tabla desde otra tabla. También
se puede decir cuando uno o mas campos se identifican de manera única en cada registro
de una tabla.
Datos:
Es una entidad simple o hecho aislado que por si solo no representa nada.
Entidades:
Son aquellos objetos que fluyen por el sistema y ocasionan los cambios en el mismo, es
decir, los componentes de un sistema.
Información:
Es un conjunto de datos que una vez procesados tienen significado para la persona que se
interesa por ella.
Normalizar:
Minimizar la redundancia de información en una base de datos relacional mediante la
creación de tablas que manipulen información confiable y libre de errores.
Procesamiento:
Someter a ciertos datos a un proceso de transformación para la obtención de la información
esperada.
Registros:
Un conjunto de datos acerca de una persona, lugar o algún otro elemento.
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Replica:
Es una copia de una base de datos, incluyendo sus tablas, consultas, formularios, informes,
macros y módulos. Los cambios en los datos de una tablas replica se aplican a las demás
replicas y diseño principal.
Relación:
Es la unión de dos campos claves, para establecer combinaciones entre tablas.
Tablas:
Son aquellas que contienen los registros o campos claves de una base de datos.
Tipos de Datos:
Atributo de una variable o campo que determina que tipo de datos puede contener.
Toma de Decisión:
Es un proceso de selección entre diferentes alternativas de acción para escoger la que
mejor resulta al problema o conflicto.
Identificación de Clases de Objeto:
La representación de las clases se hace a través de rectángulos en cuyo interior se ingresa
el nombre de la clase, esto se efectúa para aquellas clases con mayor relevancia.
Principio del formulario:
Nombre de la Clase
Final del formulario
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Identificación de las Asociaciones:
Una asociación describe un grupo de enlaces con estructura y semántica comunes. Las
asociaciones y los enlaces suelen aparecer como verbos en la definición del problema. Las
asociaciones describen un conjunto de enlaces potenciales, al igual que las clases describen
un conjunto de objetos potenciales. Las asociaciones son inherentemente bidireccionales.
Estas, suelen implementarse en los lenguajes de programación como punteros que van de
un objeto hasta otro. La notación OMT para las asociaciones es una línea entre clases y se
trazan los enlaces como líneas entre objetos.
Identificación de Atributos:
Cada clase y objeto debe tener representación de los atributos de la siguiente forma:
Escenarios:
Definido como la construcción de una secuencia de sucesos entre el usuario y el sistema,
que muestra el posible comportamiento del sistema, las principales interacciones, los
formatos de visualización y el intercambio de información.
Diagrama de Flujo de Sucesos:
En este diagrama se grafican y demuestran los sucesos que existen entre las clases, sin
tomar en cuenta la secuencia en la cual ocurren.
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Diagrama de Estado:
Es un diagrama que muestra los posibles estados de cada clase de objeto que tenga un
comportamiento dinámico.
Un suceso produce Transición entre Estados.
Diagrama de Flujo de Datos (D F D)
Son utilizados para realizar de forma rápida la implementación técnica del Sistema
Automatizado, pues permite mayor facilidad en la compresión de las entradas, las salidas,
los flujos de datos y el funcionamiento de los subsistemas. La simbología de los D F D se
muestra a continuación:
Proceso:
Grafica la transformación de las entradas en salidas, su representación grafica es un
círculo.
Almacén:
Muestra el lugar donde se almacenan o guardan los datos, su representación grafica es un
rectángulo con los lados abiertos.
Flujo:
Describe el movimiento de la información de una parte a otra, generalmente salen o entran
de los procesos, su representación grafica es una flecha.
RESULTADOS DE LA EXPERIENCIA DEL PROCESO DE AUTOMATIZACION
DE LA BIBLIOTECA “Profesor Jesús Manuel Subero”
Análisis del Sistema
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Modelos de Objetos
Identificación de clase de objetos
.El modelo de objetos debe ser conciso en la representación adecuada de solo aquellos
objetos que sean importantes o imprescindibles en el desarrollo de la aplicación, por ello
en este modelo serán excluidos aquellos que sean comunes para cualquier aplicación es
decir aquellos que son predeterminados del lenguaje, solo se resaltaran las clases que
definen el sistema de control de prestamos y consulta a ficheros de la biblioteca "Prof.
Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión
Porlamar.
Preparación de un diccionario de datos.
En el diccionario de datos se describen las clases y objetos del sistema de control de
prestamos y consultas a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto
Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar la biblioteca "Prof. Jesús
Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión
Porlamar, como se emplean, que pueden hacer y por que lo hacen, lo cual es explicado a
continuación:
Personas: Almacena los datos de todas las personas vinculadas al sistema.
Usuarios: contiene la información de aquellas personas que se sirven del sistema para
realizar sus consultas y pedir prestados el material bibliográfico de la biblioteca "Prof.
Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión
Porlamar.
Operadores: Almacena la información del personal encargado de manejar el sistema, estos
se clasificaran según el nivel de acceso que ellos posean, y serán los responsables de
realizar todas las actividades de prestamos y control del sistema automatizando la
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biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago
Mariño" Extensión Porlamar
Textos: Guarda la información de los textos disponibles en la biblioteca "Prof. Jesús
Manuel Subero" del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión
Porlamar
Prestamos: Son todos los datos donde se guardan cada uno de los procesos en los cuales se
ha hecho entrega de un texto bibliográfico a cualquier usuario.
Multa: Almacén de datos de los usuarios que han tomado textos bibliográficos en préstamo
y que no han realizado la entrega de estos en el tiempo estipulado por la biblioteca.
Identificación de Clases
Atributos y Operaciones de la Clase Persona.
Clase: Personas
Atributos:
Cedula Nombre.
Apellido
Operaciones:
Incluir
Atributos y Operaciones de la Clase Usuario.
Clase: Usuarios
Atributos:
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43
Cedula Nombre.
Apellido Escuela
Estado
Operaciones:
Incluir Habilitar Consultar Reporta
Atributos y Operaciones de la Clase Operador.
Clase: Operador
Atributos:
Cedula Nombre.
Apellido Dirección
Teléfono Sexo
Password Nivel de Acceso Login Estado
Operaciones:
Incluir Habilitar
Modificar Consultar
Reporta
Atributos y Operaciones de la Clase Texto.
Clase: Textos
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Atributos
Cota Dewey
Titulo Autor
Costo Donado por Paginas Editorial
Ciudad Año Edición
Edición N° ISBN
Fecha de Ingreso Reserva
Estado
Operaciones
Incluir Modificar Consultar Reportar
Atributos y Operaciones de la Clase Prestamos.
Clase: Prestamos
Atributos
Cedula Cota
Código Préstamo Código Operador
Tipo Entrega
F. Préstamo F. Vencimiento
Operaciones
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Incluir Consultar
Modificar Reporta
Atributos y Operaciones de la Clase Multa.
Clase: Multa
-------------
Atributos
Cedula Código Multa
Fecha de Multa Fecha Cancelado
Cancelado
Operaciones
Incluir Consultar Reportar Cerrar
Atributos de la clase consulta a Ficheros
Clase: Consulta a Ficheros
---------
Atributos:
Titulo Cota
Autor Paginas
Editorial
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Operaciones:
Consultar
Emitir Consulta
Modelo Dinámico
Con la finalidad de mostrar el comportamiento del Sistema Automatizado en todos sus
aspectos cambiantes, se realiza el Modelo Dinámico. Este modelo permite conocer las
operaciones que realiza el Sistema Automatizado, con su respectivo orden y secuencia. En
el modelo dinámico se consta de una serie de operaciones, las cuales son: a) La
identificación de escenario, b) Formato de Interfaz, c) Identificación de sucesos y d)
Diagrama de Estado.
Preparación de Escenarios
Escenarios: Operador Incluye Usuario.
1. El Operador ingresa los datos del Usuario.
2. Se verifica que los datos estén correctos.
3. Se guardan los datos del Usuario.
Escenarios: Operador Incluye Texto.
1. El Operador ingresa los datos del Texto.
2. Se verifica que los datos estén correctos.
3. Se guardan los datos del Texto.
Escenarios: Operador Incluye otro Operador.
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1. El Operador ingresa los datos del otro Operador.
2. Se verifica que los datos estén correctos.
3. Se guardan los datos del Operador.
Escenarios: Operador Tramita Préstamo.
1. El Operador ingresa los datos del Texto.
2. El Operador ingresa de Usuario.
3. Se verifica que el Texto este disponible.
4. Se verifica que el Usuario este Habilitado.
5. Se guardan los datos del Préstamo.
Escenarios: Operador Recibe Entrega.
1. El Operador incluye los datos de la Entrega que esta Recibiendo.
2. El Operador observa si la entrega es tardía.
3. El Operador comunica al Usuario que tiene Multa o esta Deshabilitado
5. Se guardan los datos de Entrega.
Escenarios: Operador Modifica Usuario.
1. El Operador selecciona a un Usuario.
2. El Operador selecciona dato de Usuario que Desea Modificar.
3. El Operador modifica dato de Usuario
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4. Se guardan los datos nuevos del Usuario.
Escenarios: Operador Modifica Operador.
1. El Operador selecciona a un Operador.
2. El Operador selecciona dato de Operador que Desea Modificar.
3. El Operador modifica dato de Operador.
4. Se guardan los datos nuevos del Operador.
Escenarios: Operador Modifica Texto.
1. El Operador selecciona a un Texto.
2. El Operador selecciona dato de Texto que Desea Modificar.
3. El Operador modifica dato de Texto.
4. Se guardan los datos nuevos del Texto.
Escenarios: El Operador Realiza Consultas.
1. El Operador selecciona la consulta que desea realizar.
2. La consulta le es mostrada al Operador.
Escenarios: Operador realiza Reporte.
1. El Operador selecciona Reporte.
2. El Reporta le es mostrado al Operador.
Escenarios: Usuario Realiza Consulta
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El Usuario Ingresa los Datos de la Búsqueda
El Resultado se le muestra al usuario
Identificación de Sucesos
Al finalizar los escenarios del Sistema Automatizado, se prosigue a identificar los objetos
emisores y receptores de cada uno de los sucesos. Primero se procede a realizar un
diagrama de flujo de sucesos, donde se resume los sucesos ocurridos entre las clases, sin
tomar en cuenta la secuencia en que ocurren. Después se realizara el diagrama de
seguimiento de sucesos, el cual representa a cada objeto como una línea vertical y a cada
suceso como una flecha horizontal, dirigida desde el objeto emisor hasta el receptor.
Diagramas de Estado
En el diagrama de estado se representan los sucesos que envía y recibe un objeto,
reprensándose en un grafo en donde los nodos ser los estados y los arcos son líneas
dirigidas que actúan como las transacciones entre los estados.
Modelo Funcional
Es el modelo donde se describen los aspectos del Sistema Automatizado que tratan las
transformaciones de los valores del sistema, sin tomar en cuenta cuando y como ocurren,
se estudia la parte funcional del Sistema.
Se debe realizar la identificación de los valores de entrada y salida, y luego se procede a
construir los Diagramas de Flujo de Datos; para la construcción del Modelo funcional.
Identificación de los valores de Entrada y Salida
Se refiere a los parámetros de los sucesos, que se intercambian entre el sistema y el mundo
real, es decir, las entradas son aquellos sucesos que la persona genera y la salida la genera
el sistema para la satisfacción de la persona.
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PARTE II
PRINCIPALES REGISTROS BIBLIOGRAFICOS Y EJEMPLOS DE FORMATOS
DE HOJAS DE CAPTURA DE DATOS BIBLIOGRAFICOS
REGISTRO MARC
Es imposible hoy en día leer una revista bibliotecológica, asistir a una conferencia o aún
sostener una conversación informal con otros bibliotecarios sin escuchar las frases
“formato Marc” o “compatible con Marc”. Muchos bibliotecarios profesionales no han
tenido oportunidad de tomar cursos formales donde se expliquen los temas más
importantes de la automatización de bibliotecas y el papel desempeñado por MARC, aún
cuando los sistemas automatizados serán parte importante de sus bibliotecas.
¿Qué significa MARC?
¿Qué es un registro MARC? Un registro MARC es un registro catalográfico legible por
machina (Machina-Readable Cataloging)
¿Y qué es un registro legible por máquina?
Legible por máquina: “Legible por máquina” significa que un tipo particular de máquina,
una computadora, puede leer e interpretar los datos contenidos en un registro catalográfico.
Registro catalográfico
Un registro catalográfico es un registro bibliográfico, o sea, la información que
tradicionalmente se presenta en una ficha de catálogo de biblioteca. Un registro puede
incluir (no necesariamente en este orden): 1) una descripción del item, 2) asiento principal
y los asientos secundarios, 3) los encabezamientos de materia y 4) la clasificación o
signatura topográfica. (Los registros MARC contienen con frecuencia mucha información
adicional)
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1) Descripción: 1) Descripción: los bibliotecarios compilan la descripción
bibliográfica de los materiales mediante la aplicación de las Reglas de
Clasificación Angloamericanas, 2ª.ed. revisión 2002. Esta “descripción”
presente las secciones (compuestas por párrafos) de cada ficha, incluyendo:
el título, la mención de responsabilidad, la mención de edición, los detalles
específicos del material, la información sobre la publicación, la descripción
física, la serie, las notas y los números normalizados.
2) Asiento principal y asientos secundarios: Las RCAA2 contienen también
reglas para determinar cuales serán los “puntos de acceso” a la información
del registro (a los cuales llamamos habitualmente “asientos principales” y
“asientos secundarios”; y para establecer la forma que éstos adoptarán. Los
puntos de acceso son los puntos de recuperación de datos del catálogo de la
biblioteca que los usuarios necesitarán buscar para localizar los materiales.
Dicho de otra manera, las reglas de las RCAA2 se utilizan para contestar
preguntas tales: ¿debe haber, en el caso de un libro en particular, más de un
asiento de autor, y más de un título?, ¿debe anotarse el título de la serie?,
¿cómo debe escribirse el nombre del autor?, ¿debe un ítem (sin autor)
asentarse bajo título?.
3) Encabezamientos de materia (asientos secundarios temáticos): El
bibliotecario usa la lista de Sears (Sears List of Subject Headings), la Lista
de Encabezamientos de la Biblioteca del Congreso (LCSH) u otras listas
normalizadas es importante para asegurar la consistencia y para garantizar
que todos los materiales que tratan sobre un tema se asienten bajo un
encabezamiento y se encuentren en un mismo lugar en el catálogo.
Por ejemplo, si la lista indica que todos los libros sobre gatos deben
asentarse bajo el encabezamiento GATOS; la aplicación de este
encabezamiento autorizado elimina la posibilidad de que unos libros se
asienten bajo GATOS y otros bajo FELINOS. Aún cuando un libro se titule
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Todo sobre felinos, el encabezamiento de materia será GATOS, de esa
forma todos los libros sobre ese tema se encontrarán en un solo lugar para
que el usuario los pueda localizar. El usuario no tendrá que imaginar todos
los sinónimos posibles de la palabra que busca.
4) Signatura topográfica: El bibliotecario utiliza los esquemas de
clasificación del Sistema Decimal de Dewey o de la Biblioteca del
Congreso (LC) para seleccionar la signatura topográfica de un ítem. El
propósito de dicha signatura es colocar juntos en los estantes los materiales
sobre un mismo tema. La mayoría de los materiales se subarreglan en orden
alfabético por autor. La segunda parte de la signatura topográfica, que
representa generalmente el nombre del autor, sirve para facilitar dicho
subarreglo.
¿Porqué es necesario un Registro MARC?
¿Porqué no puede una computadora leer una ficha de catálogo?
No es posible producir un catálogo automatizado con tan sólo incorporar en una
computadora la información contenida en las fichas del catálogo. La computadora
necesitará algunos recursos para poder interpretar la información de un registro
catalográfico. Un registro MARC contiene una guía de “claves codificadas” de los datos
que incluye, las cuales preceden a cada elemento de información bibliográfica.
El espacio designado para cada uno de estos elementos de información bibliográfica se
denomina “campo”. Los registros, en forma de archivos sencillos de computadora, pueden
contener un número fijo de campos y cada campo un número fijo de caracteres.
Sin embargo, para facilitar la adecuada catalogación de los libros y otros materiales de la
biblioteca, es necesario que una estructura óptima de los archivos permita que los registros
contengan un número ilimitado de campos y que los campos tengan una longitud también
ilimitada. Esta flexibilidad es necesaria debido a que no todos los títulos tienen la misma
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longitud (La túnica en comparación con Alexander y el día terrible, horrible, malo y muy
malo). Algunos libros son parte de una serie y requieren un campo para dicha
información, mientras que otros no contienen una mención de serie; por su parte los
materiales audiovisuales tienen una descripción física mucho más larga (5 fotobandas :
sonido, col. : 35 mm. + manual del maestro), que la de los libros (403 p. : il. ; 22 cm.).
La computadora no puede contar con que cierto tipo de información comenzará y
terminará en la misma posición en cada registro; por ejemplo, la mención de
responsabilidad no siempre iniciará en el 146º. Carácter del registro o terminará en la 207ª.
posición. Debido a esto cada registro MARC contiene una pequeña “tabla de contenido”
del registro que se ajusta a una norma definida.
“Señaladores” de los datos: La computadora debe tener los elementos necesarios para
poder leer e interpretar un registro bibliográfico. Los cuadros mostrados a continuación
ponen de manifiesto la información que los “señaladotes” deben transmitir.
Si los registros bibliográficos han sido marcados en forma adecuada y guardados en un
archivo de computadora, se pueden preparar programas de computación que provean
signos de puntuación y estructuren la información en forma correcta par ala impresión de
juegos de fichas catalográficas o para el despliegue de dicha información en una pantalla
de computadora. Se pueden preparar programas que busquen y localicen ciertos tipos de
información dentro de campos específicos, y que desplieguen también listas de materiales
que cumplan ciertos criterios de búsqueda.
¿Por qué se necesita una norma? Cada bibliotecario podría diseñar su propio método de
organización de información bibliográfica, pero con ello podría estar aislando a su
biblioteca, limitando sus opciones y embarcándose en un enorme trabajo. La aplicación de
las normas MARC evita la duplicación de esfuerzos y permite que las bibliotecas
compartan sus recursos de la mejor forma. La decisión de utilizar MARC hace posible que
las bibliotecas obtengan información catalográfica previsible y confiable. Si una biblioteca
desarrollara un sistema propio que no utilizara registros MARC, no podría obtener las
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ventajas que ofrece una norma amplia aplicación cuyo principal propósito es promover la
transmisión e intercambio de la información.
La aplicación de las normas MARC permite a las bibliotecas utilizar sistemas comerciales
de automatización de bibliotecas para administrar sus operaciones. Existen numerosos
sistemas, disponibles para bibliotecas de todos tamaños, diseñados para trabajar con el
formato MARC. Estos sistemas son mantenidos y mejorados por los distribuidores, por lo
que las bibliotecas pueden beneficiarse con los adelantos de la tecnología de computación.
Las normas MARC permiten también que las bibliotecas reemplacen un sistema por otro
con la seguridad de que sus datos continuarán siendo compatibles.
MARC 21: La Biblioteca del Congreso de Washington sirve como repositorio oficial de
las publicaciones de los Estados Unidos de América y constituye una fuente primaria de
registros catalográficos de publicaciones de los Estados Unidos y de publicaciones
internacionales. Cuando la Biblioteca del Congreso comenzó a usar computadoras en la
década de los sesenta, desarrolló el formato LC MARC, como un sistema de aplicación de
números, letras, símbolos en registros catalográficos que permitiera marcar diviersos tipos
de información. El formato original LCMARC se transformó en MARC 21 y ha llegado a
ser la norma utilizada por la mayoría de los sistemas bibliotecarios automatizados. El
formato bibliográfico MARC 21 (así como su documentación oficial) es preservado por la
Biblioteca del Congreso; y se publica bajo el título MARC 21 Format for Bibliographic
Data.
La comparación de un mismo registro en versiones con información textual y con etiquetas
MARC hace evidente la compactación de datos que permite realizar el uso del formato
MARC 21. Se trata de un asunto de espacio para almacenar. Observar el cuadro siguiente.
El formato MARC 21 utiliza “260” “Sa” “Sb” y “Sc” para marcar el campo que contiene
los datos de publicación, en vez de almacenar en cada registro las palabras “área de
publicación”, “lugar de publicación”, “nombre del editor” y “fecha de publicación”. Esta
regla convencional permite utilizar de manera más eficiente el espacio de memoria de la
computadora.
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REGISTRO BIBLIOGRAFICO CON SEÑALADORES TEXTUALES
"SEÑALADORES" DATOS
Asiento principal, nombre personal con un solo apellido:
El nombre: Arnaz, Jaime.
Area del título y mención de responsabilidad, título seleccionado para generar asiento secundario bajo "Ma..."
Título propiamente dicho:
Mención de responsabilidad:
Mapaches y maizal /
Jaime Arnaz.
Area de la edición: Mención de edición: 1a ed.
Area de publicación, distribución, etc.: Lugar de publicación:Nombre del editor:
Fecha de publicación:
Tegucigalpa:Editorial Universal deAmérica Central,c1987.
Area de la descripción física: Paginación:Material ilustrativo:Tamaño:
25 p. :il. col.;26 cm.
Area de las notas: Sumario: Mapaches comen
abundantemente en un maizal.
Asientos secundarios: Encabezamiento temático: Mapaches.
Signatura topográfica local: 599.74 ARN
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56
Número del código de barras local: 8009
Precio local: $15.00
El mismo registro con etiquetas MARC
"SEÑALADORES" DATOS
100 1# $a245 10 $a
$c
250 ## $a
260 ## $a
$b$c
300 ## $a$b$c
520 ## $a
650 #1 $a
900 ## $a
901 ## $a
903 ## $a
Arnaz, Jaime.Mapaches y maizal / Jaime Arnaz. 1a ed.
Tegucigalpa : Editorial Universal de América Central,
c1987. 25 p. : il. col. ;
26 cm.
Mapaches comen abundantemente en un maizal. Mapaches.
599.74 ARN
8009
$15.00
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EJEMPLO DE UN REGISTRO MARC DE LAS COLECCIONES
BIBLIOGRAFICAS DE LA BIBLIOTECA DEL CONGRESO DE LOS ESTADOS
UNIDOS DE AMERICA A TRAVES DE SU CATALOGO EN LINEA
The Library of Congress>> Go to Library of Congress Authorities
DATABASE: Library of Congress Online Catalog
YOU SEARCHED: Title = cien años de soledadSEARCH RESULTS: Displaying 1 of 21.
Cien años de soledad / Gabriel García Márquez.
LC Control Number: 94213916 00000802nam 2200253 a 450001349872000519941007144126.7008940929s1991 sp 000 1 spa 035__ |9 (DLC) 94213916906__ |a 7 |b cbc |c orignew |d 3 |e ncip |f 19 |g y-gencatlg955__ |a lc09/lc11 09-29-94 to lc05 10-05-94; lc05 10-05-95; lc03 10-
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58
300__ |a 456 p. ; |c 23 cm.4900_ |a Narrativa Mondadori7400_ |a 100 años de soledad.922__ |a ap991__ |b c-GenColl |h PQ8180.17.A73 |i C5 1991 |p 00023173980 |t
Copy 1 |w BOOKS
CALL NUMBER: PQ8180.17.A73 C5 1991Copy 1
-- Request in: Jefferson or Adams Bldg General or Area Studies Reading Rms
-- Status:c.1 Charged: Due - (Internal Loan)
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Las Bibliotecas permiten el uso de material bibliográfico, y gracias a ello, la población
estudiantil puede tener un fácil acceso a la información que necesite, para la realización de
investigaciones. En la biblioteca de I. U. P. "Santiago Mariño", los métodos actualmente
aplicados en el antes mencionado préstamo, no cubren las expectativas actuales de los
usuarios que se benefician del servicio.
Las Bibliotecas a nivel mundial, con la finalidad de ser más eficientes y agilizar los
procesos de control de préstamo bibliográfico, en la actualidad se automatizan todos los
procesos que en ellas se ejecutan. Con la elaboración del Sistema Automatizado para el
Control de Prestamos del Material Bibliográfico de la Biblioteca del Instituto Universitario
Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Porlamar, se establecieron las siguientes
conclusiones:
Conclusiones
Debido a la necesidad de mejoras en los sistemas de control de datos y a la pérdida de
tiempo que significa llevar este control manual, la implantación del sistema automatizado
para controlar el servicio de préstamos y el proceso de consultas a ficheros de la biblioteca
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59
"Prof. Jesús Manuel Subero" del instituto universitario politécnico "Santiago Mariño"
extensión Porlamar, se traduce en una mejora significativa en la calidad de este servicio.
El hecho de que el sistema maneje el registro de los textos mediante la codificación
decimal Dewey, hace que nuestra biblioteca se coloque a la altura de los estándares de
operatividad de otras bibliotecas automatizadas que se rigen por el mismo sistema de
codificación, la restricción del uso de este servicio a personas que no estén registradas en el
hará que el material bibliográfico este mas seguro, ya que este solo podrá ser consultado
por personas que estén registradas en el sistema y a su vez no presenten multas, ya que con
el control de multas implícito en el sistema es mucha fácil y efectivo el control de aquellos
estudiantes que presentan multas, esto remarcado con la posibilidad de obtener reportes
impresos de textos, multas, usuarios y personal, lo cual hace mas fácil la tarea de
verificación del material que posee la biblioteca
En consecuencia al creciente aumento de la necesidad de automatización, la implantación
del sistema automatizado para controlar el servicio de préstamos y el proceso de consultas
a ficheros de la biblioteca "Prof. Jesús Manuel Subero" del instituto universitario
politécnico "Santiago Mariño" extensión Porlamar, permite a los encargados de la
biblioteca contar con una poderosa herramienta de trabajo la cual aminorara su carga y
hará mas fácil el cumplimiento de sus funciones
Recomendaciones
El sistema necesita de un mínimo de requerimientos para funcionar correctamente, antes de
proceder a la instalación y puesta en marca de la aplicación, se deben tomar en cuenta
todas estas variables que serán fundamentales para el correcto funcionamiento del sistema.
Los usuarios del sistema deberán ser adiestrados correctamente por el por el Desarrollador
de la Aplicacion Dávila José Gregorio.
REFERENCIAS
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60
Referencias de Fuentes Bibliográfícas
Anders, Vicky. (1992). Automated retrival systems in libraries. Greenwood Press.
García M., Angel. (1999). Automatización de bibliotecas. Madrid: Arco/Libros.
Asociación Nacional de Bibliotecarios. (1971). Automatización de catálogos. Madrid:
Asociación Nacional de Bibliotecarios.
Senn, James (1993). Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Segunda Edición.
México: Editorial Mc Graw Hill.
Yacoub, Fidel (2001). Centro de Información Centralizado y Automatizado para el
Desarrollo del Estado Nueva Esparta. Trabajo de Grado no Publicado, Instituto
Universitario Politécnico Santiago Mariño Extensión Porlamar, Porlamar.
Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" (2.001). Manual de Trabajo Especial
de Grado. Tercera Edición. Caracas: Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño.
Baca, Gabriel (1996). Evaluación de Proyectos. Tercera Edición. Colombia: Editorial Mc
Graw Hill.
Garcia, Fidel (2001). Sistema Automatizado de Procesamiento de Datos para el Calculo de
la Biomasa en la Zona Costera del Oriente Venezolano. Trabajo de Grado no Publicado,
Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño Extensión Porlamar, Porlamar.
Kendall, K (1991). Análisis y Diseño de Sistemas. Segunda Edición. México: Editorial
Prentice Hill.
Rumbaugh, J. (1994). Object Modeling Technique. Segunda Edición. Estados Unidos:
Editorial Addison-Wesley Iberoamericana
Referencias de Fuentes Electrónicas
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61
Alejandría (2.002). [Pagina Web en línea], Disponible: http:// alejandriahacer.ula.ve
[Consulta: Diciembre 2002]
Instituto de Investigaciones Jurídicas de la Universidad Autónoma de México (2.002).
[Pagina Web en línea], Disponible: http:// www.bibbliojuridica.org/ [ Consulta: Noviembre
2.002]
Universidad Católica de Temuco (2.001). [Pagina Web en línea], Disponible: http://
www.uct.cl/index.php3 [Consulta: Noviembre 2.002]
Universidad De Oriente Núcleo Nueva Esparta UDONE (2.002). [Pagina Web en línea],
Disponible: http:// 150.186.88.108/alexandr/formas/bc_udone/index.htm [Consulta:
Noviembre 2.002]
Microsoft Encarta (2.002). Enciclopedia ENCARTA [Libro en CD]
CUESTIONARIO PARA REVISAR EL VALOR DEL DOCUMENTO PARA AIU
1-Yo tengo una página de cobertura similar al ejemplo de la página 89 0 90 del
Suplemento
2-Yo incluí una tabla de contenido con la página correspondiente para cada componente.
3-Yo incluí el abstracto del documento (exclusivamente para la Tesis)
4-Yo seguí el contorno propuesto en la página 91 0 97 del Suplemento con todos los títulos
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62
5-Yo usé referencias a través de todo el documento según el requisito de la página 92 del
suplemento.
6-Mis referencias están en orden alfabético al final según el requisito de la página 92 del
suplemento
7-Cada referencia que mencioné en el texto se encuentra en mi lista o viceversa
8-Yo utilicé una ilustración clara y con detalles para defender mi punto de vista
9-Yo utilicé al final apéndices con gráficos y otros documentos de soporte
10-Yo utilicé varias tablas y estadísticas para aclarar mis ideas más científicamente
11-Yo tengo por lo menos 50 páginas de texto (15 en ciertos casos) salvo si me pidieron lo
contrario
12-Cada sección de mi documentos sigue una cierta lógica (1,2,3)
13-Yo no utilicé caracteres extravagantes, dibujos o decoraciones
14-Yo utilicé un dibujo sencillo, claro y accesible para todos
15-Yo utilicé Microsoft Word (u otro programa similar para chequear y eliminar errores de
gramática
16-Yo no violé ninguna ley de propiedad intelectual al copiar materiales que pertenecen a
otra gente
17-Yo afirmo por este medio que lo que estoy sometiendo es totalmente mi obra propia
Aida Leonor Cabrales
-Justificación de la elaboración del documento “Automatización de Unidades de
Información”
Las unidades de información: archivo, bibliotecas, y centros de documentación han
ocupado siempre un lugar preponderante en las sociedades avanzadas, y ahora en día con
el advenimiento de la “era de la información”, son centros importantes aún en las
sociedades de los países emergentes alrededor del mundo. Su importancia se centra en el
hecho que son las instituciones encargadas de preservar la memoria histórica de las
naciones, para las futuras generaciones. Los pueblos sin historia son las sociedades más
problemáticas y violentas. Es por eso que las bibliotecas, archivos y centros de
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documentación deben ser siempre prioridad en las agendas públicas de los gobiernos para
beneficiar el bien común de sus sociedades.
La automatización de la Biblioteca de la Asamblea Legislativa “Dr. y Pbro. Isidro
Menéndez”, ha sido un proceso que se ha realizado por partes, ya que el estado de la
colección bibliográfica no permitía el enfoque integral de la automatización. Es un
proceso continuo que inició en 1998, y ha contado con el apoyo técnico del informático a
quien se le adjudicó la compra del sistema de automatización “SIAB”, el personal se ha
capacitado gradualmente también. En la capacitación del personal han influido dos
componentes importantes, a) la Asamblea Legislativa constituyó un centro de capacitación
informática para todo el personal de la Institución. Con estas capacitaciones sobre los
paquetes comerciales de procesadores de textos e Internet se ha logrado la comprensión de
la informática y de sus paquetes procesadores de texto, b) la capacitación del programa
SIAB propiamente dicho ha sido realizada por el Lic. Alfredo Martínez, creador del
programa y esta capacitación se ha enfocado directamente en el trabajo que se necesita
realizar con el programa para lograr el registro de todos los materiales bibliográficos con
que cuenta la Biblioteca.
-Experiencias vividas en términos de la “automatización de la Biblioteca de la
Asamblea Legislativa de El Salvador “Dr. y Pbro. Isidro Menéndez”.
La automatización, organización y administración de la Biblioteca de la Asamblea
Legislativa de El Salvador “Dr. y Pbro. Isidro Menéndez”, ha sido muy satisfactoria a
pesar de haber presentado muchos retos importantes. Cabe destacar que el reto más
importante ha sido saber manejar la burocracia del Primer Órgano del Estado Salvadoreño,
la falta de capacitación profesional bibliotecológica del personal, y las ineficiencias
tecnológicas, sobre todo en el campo de la informática. Pero a pesar de estos retos se ha
logrado la automatización completa de la biblioteca. La biblioteca en términos de
automatización cuenta con un programa cuya plataforma es totalmente en Internet,
contando así con una página Web a través de la página Web de la Asamblea Legislativa, la
cual ofrece a sus usuarios un catálogo en línea. La Biblioteca también posee una
hemeroteca virtual la cual cuenta con 15000 documentos a texto completo con fotografías
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sobre el quehacer nacional, tomados de las páginas Web de los dos periódicos más
importantes del país La Prensa Gráfica y El Diario de Hoy. También la Biblioteca utiliza
el sistema de préstamos totalmente automatizado. Tecnológicamente es una de las mejores
bibliotecas del país, así como también por la alta calidad académica de su acervo
bibligráfico.
-El tema de la “automatización de las unidades de información” tiene implicaciones
regionales y mundiales.
Las implicaciones regionales del tema sobre “la automatización de unidades de
información” son muy importantes, porque las bibliotecas que logran automatizarse
pueden servir como modelo de un proceso de automatización en una biblioteca del Estado,
la cual poseía en el momento del inicio del proceso de automatización muchas
limitaciones, tanto de recursos informáticos como de personal capacitado para llevar a
cabo este proyecto. También se contaba con un acervo bibliográfico muy desactualizado
en términos de las colecciones especializadas. Todas estas limitaciones con el pasar de los
años se han ido superando poco a poco. Todavía contamos con algunos problemas pero
tenemos la confianza que Dios nos ayudará a superarlos todos, y podremos servir de
modelo para otras instituciones nacionales y regionales, sobre todo para las bibliotecas de
los países emergentes con similares limitaciones y problemas que los nuestros.
Las implicaciones mundiales, sobre el tema de “la automatización de unidades de
información”, son aquellas en las que la población mundial puede tener acceso al catálogo
en línea de nuestra biblioteca a través de nuestra página Web, y así conocer nuestro acervo
bibliográfico. Nuestro catálogo en línea cuenta con el valor agregado de ofrecer a sus
usuarios una tabla de contenido bastante completa en cada uno de los registros
bibliográficos que lo componen. Este aspecto es muy importante para nosotros porque
pensamos que con sólo leer la tabla de contenido estamos contribuyendo en cierta manera a
la educación de nuestros usuarios, ya sean estos cercanos o remotos, ya que la herramienta
de Internet es la herramienta por excelencia para promover la mundialización.
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-Las ventajas y desventajas de contar con lineamientos para la “automatización de
unidades de información”
Las ventajas de contar con lineamientos para la “automatización de unidades de
información” es que se pueden compartir con otras bibliotecas o unidades de información
que estén llevando a cabo un proceso de automatización de bibliotecas, ya que a nivel
regional, y local es muy beneficioso. Este proyecto puede multiplicarse en las unidades de
información nacionales y regionales ya que todas cuentan con recursos, y actitudes
personales en las líneas de mando horizontal que son muy similares.
Las desventajas son muy pocas porque realizar un proyecto de automatización de unidades
de información beneficia al conglomerado social circundante, ya que provee a la población
con información valiosa para su formación profesional y personal utilizando herramientas
que permiten la transferencia y recuperación de la información de una manera eficiente y
ordenada. Las desventajas es que son procesos largos, los cuales tiene que ser constantes y
ser llevado a cabo por personas que tienen la capacidad de nunca perder el horizonte de un
rumbo difícil y algunas veces frustrante.
-Conclusiones
Contar con unidades de información automatizadas, organizadas y bien administradas es
una gran ventaja para una institución y para una sociedad, ya que en ellas se resguarda el
conocimiento humano que conlleva a mejorar los niveles de formación académica y
profesional de los ciudadanos, además las unidades de información son las instituciones
que resguardan la memoria histórica de las naciones, cuyo valor es incalculable para el
bien común de las sociedades. Conocer la historia de su país es contribuir a levantar la
autoestima de sus habitantes, lo cual produce ciudadanos más felices, y menos proclives a
la violencia, lo cual es el mal endémico de nuestros tiempos.
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-Opiniones personales
Mi opinión personal sobre contar con lineamientos sobre “la automatización de unidades
de información”, es que sin estos lineamientos no sería posible elaborar un proyecto de
automatización de cualquier tipo de unidad de información. Para lograr llevar a cabo este
proyecto es preciso elaborar los lineamientos completos de las actividades que conllevaran
a lograr este fin. Para mí es importantísimo elaborar proyectos con lineamientos
adecuados para lograr superar las dificultades y limitaciones que se encuentran en el largo
camino de la automatización de una unidad de información, pero el logro de este fin es
sumamente satisfactorio porque se llega a contar con herramientas que con mucha más
facilidad ayudan a resolver las necesidades de información de sus usuarios, contribuyendo
de esta manera al desarrollo económico y social de las naciones.
INDICE
Páginas
Introducción 2, 3,
I PARTE
Automatización de la biblioteca: Automatizar significa reorganizar 3, 4,
Sistemas automatizados de bibliotecas : Marco referencial 4,
Antecedentes 4,
Microisis 4, 5, 6,
IBERMARC 6, 7,
Otros ejemplos de automatización de los servicios bibliotecarios 7,
Los servicios de OCLC 8,
Otras consideraciones sobre la automatización de bibliotecas 8,
Implantación y administración de los sistemas automatizados en las 8,bibliotecas académicas
El enfoque en espera de aparición de los nuevos avances 9,
El enfoque directo a favor de un sistema total 10,
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El enfoque de la evolución hacia un sistema total 11, 12,
Cómo crear la capacidad para la automatización 12, 13, 14,
Organización 14,
Costos 15,
Fases históricas del desarrollo de sistemas 16, 17,
Estudio de viabilidad 17, 18,
Análisis, diseño y especificaciones 18, 19, 20,
Los usuarios 20,
Experiencia específica de un proyecto de automatización : 20, 21, 22, 23,Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño” (1996) , yEl de la Biblioteca “Profesor Jesús Subero” del mismo Instituto
Páginas
Sistemas de información 23,
Actividades de un sistema de información 24,
Entrada de información 24,
Almacenamiento de información 24
Procesamiento de información 24, 25,
Salida de información 25,
Tipos de información 25, 26,
Sistemas tradicionales o de procesamiento de datos 26,
Sistemas de información gerencial 27,
Sistemas de apoyo a las decisiones 27,
Sistemas expertos 27,
Flujo de información 28,
Bases de datos 28,
Objetivos de una base de datos 29,
Tipos de bases de datos 30,
Bases de datos jerárquicas 30,
Bases de datos de red 31,
Bases de datos relacionales 31,
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Características de las bases de datos relacionales 31,
Normalización 32,
Primera forma normal 32,
Segunda forma normal 33,
Tercer forma normal 33,
Determinación de términos básicos 33, 34, 35,
36, 37,
Resultados de la experiencia del proceso de automatización dela Biblioteca “Profesor Jesús Manuel Subero” 37,
Análisis del Sistema 37,
Modelo de objetos 37,
Identificación de clase de objetos 37, 38, 39,
40, 41, 42,
43, 44, 45,
PARTE II Páginas
Principales registros bibliográficos y ejemplos de formatos de hoja Captura de datos bibliográficos 45,
Registro MARC 45,
Registro catalográfico 46,
Descripción 46,
Asiento principal y asientos secundarios 46,
Encabezamientos de materia (asientos secundarios temáticos) 46,
Signatura topográfica 47,
¿Porqué es necesario un Registro MARC? 47,
¿Porqué no puede una computadora leer una ficha de catálogo? 47, 48,
“Señaladores” de los datos 48,
¿Por qué se necesita una norma? 48,
MARC 21 49,
Registro bibliográfico con señaladotes textuales 49,
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El mismo registro con etiquetas MARC 50, 51,
Ejemplo de un registro MARC de las colecciones bibliográficas 51, 52, 53De la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de AméricaA través de su Catálogo en Línea
Conclusiones y recomendaciones 53, 54,
Referencias de fuentes bibliográficas 54, 55,
Cuestionario para revisar el valor del documento para AIU 56,
Justificación de la elaboración del documentos “Automatización 56, 57De Unidades de Información”
Experiencias vividas en términos de la “automatización de la Biblioteca 57, 58,de la Asamblea Legislativa de El Salvador “Dr. y Pbro. Isidro Menéndez”
El tema de la “automatización de las unidades de información” tiene 58,Implicaciones regionales y mundiales
Las ventajas y desventajas de contar con lineamientos para la 59,“automatización de unidades de información”
Conclusiones 59,
Opiniones personales 59, 60,
Índice 60, 61, 62,
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