Budowa struktur dla właściwego przekazu i odbioru informacjiBudowa struktur dla właściwego przekazu i

odbioru informacji

Urząd elektroniczny

URZĄD ELEKTRONICZNY –zastosowanie Internetu i innychtechnologii informatycznych przez urzędy i instytucje publiczne

• CEL: zwiększenie efektywności funkcjonowania urzędu

Koncepcja obsługi klienta24 x 7 x 365

(24 godziny na dobę x 7 dni w tygodniu x 365 dni w roku)

Narzędzia urzędu elektronicznego

• BAZY DANYCH informacje skatalogowane w bazach danych• OPROGRAMOWANIE rozwiązania informatyczne do zarządzania

informacjami w bazach danych• WITRYNA INTERNETOWA publikacja informacji na ogólnodostępnych

stronach www• POCZTA ELEKTRONICZNA środek komunikacji: przekazywanie i

odbieranie informacji między urzędem a społecznością lokalną

ZAPLECZE TECHNICZNE

PROCEDURY DZIAŁANIA

WYSZK0LONYPERSONEL

Witryna internetowa urzędu

Witryna internetowa jest przedewszystkim wizytówką urzędu i miasta /gminy / powiatu.

• informuje• doradza• pomaga w rozwiązywaniu problemów• usprawnia obsługę administracyjną

Koncepcje witryn internetowych urzędu

Trzy podstawowe typy witryninternetowych urzędu miasta:

• wirtualny folder• wirtualny urząd• portal miejski

Wirtualny folder

• przeniesienie folderu informacyjnego do Internetu

• podstawowe informacje na temat miasta / powiatu / gminy oraz informacje kontaktowe

• główny cel – prezentacja miasta / powiatu / gminy dla mieszkańców i gości

Wirtualny folder - przykład

Rzgów www.gminarzgow.pl

Wirtualny folder – zalety i wady

ZALETY

• obecność w Internecie

WADY

• jednostronny przepływ informacji• witryna rzadko aktualizowana• brak rozwiązań interaktywnych –

witryna statyczna• nie usprawnia obsługi

administracyjnej

• szczególny nacisk na prezentację urzędu miasta / gminy / powiatu (struktura, kompetencje i zadania, kontakty)

• opis procedur i sposobu załatwiania spraw urzędowych dla mieszkańców i przedsiębiorców (formularze do ściągnięcia)

• docelowo – możliwość załatwiania spraw przez Internet

• ogólne informacje na temat miasta / gminy / powiatu

Wirtualny urząd

Wirtualny urząd - przykład

Sopot www.sopot.pl

Sposób przekazu informacji

Sposoby przedstawiania spraw, którymizajmuje się urząd:

• lista konkretnych spraw• pogrupowanie spraw zgodnie z

istniejącą strukturą urzędu

• pogrupowanie spraw w grupy tematyczne

Grupowanie tematyczne

Szczecin www.szczecin.pl

Badanie eObywatel

Badanie eObywatel, I-Metria S.A.

• preferowane formy kontaktu z urzędem

• formularze w wersji elektronicznej• skłonność do kontaktowania się z

urzędem przez pocztę elektroniczną• skłonność do załatwiania spraw przez

Internet• skłonność do dokonywania płatności

podatków i opłat lokalnych przez Internet

Preferowane formy kontaktu z urzędem

Formularze przez Internet

Korzystanie z poczty elektronicznej

Sprawy urzędowe przez Internet

Podatki i opłaty lokalne przez Internet

Inne wyniki

• Czy przedsiębiorcy ściągaliby formularze ze stron urzędu?

TAK – 92%• Czy przedsiębiorcy szukają informacji

o zamówieniach publicznych na witrynach urzędu?

TAK – 21%• Czy przedsiębiorcy chcieliby

otrzymywać pocztą e-mail informacje o aktualnych zamówieniach publicznych?

TAK – 82%

Portal miejski

• informacje na witrynie nie dotyczą tylko funkcjonowania urzędu, lecz szeroko pojętego życia miasta – rozbudowana część informacyjna witryny

Portal miejski - przykład

Toruń www.torun.pl

Portal miejski

• wychodzenie z oraz wspieranie najróżniejszych inicjatyw miejskich (np. wspieranie przedsiębiorczości, wzrost zatrudnienia, edukacja, bezpieczeństwo publiczne)

Portal miejski - przykład

Poznań www.city.poznan.pl

Portal miejski

• może stanowić interaktywne forum lokalne:

- silna integracja witryny ze stronami innych organizacji i instytucji regionalnych i lokalnych

- współpraca przy tworzeniu strony z innymi instytucjami lokalnymi (instytucje kulturalne, szkoły, urzędy pracy itp.)

- szerokie zastosowanie rozwiązań interaktywnych (sondy, czaty)

Portal miejski - zalety

ZALETY

• koncentracja informacji z różnych źródeł na jednej witrynie

• budowanie przyjaznego wizerunku urzędu i całego miasta w oczach mieszkańców i gości

• tworzenie forum lokalnego poprzez angażowanie różnych instytucji do tworzenia witryny

• może prowadzić do cennych wspólnych inicjatyw

Portal miejski - wady

WADY

• większy koszt związany z bardziej złożonymi rozwiązaniami informatycznymi i regularną aktualizacją informacji

Etapy tworzenia projektu internetowego

1. Wybór strategii2. Opracowanie koncepcji serwisu3. Realizacja techniczna koncepcji4. Wypełnianie serwisu treścią5. Testowanie serwisu6. Promocja serwisu7. Aktualizacja i rozbudowa serwisu

Zaangażowany zespół

• nie tylko dział informatyczny• konieczność zaangażowania

najwyższych władz lokalnych• udział firm zewnętrznych

Koszty

• Koszt wykonania serwisu• Wynagrodzenie i inne koszty

związane z zatrudnieniem osoby odpowiedzialnej za aktualizację serwisu lub koszty firmy zewnętrznej

• Hosting – koszt utrzymania serwisu na serwerze

Promocja witryny

Zapewnienie odpowiednio dużego zainteresowania witryną wśród jej grupdocelowych – mieszkańców, przedsiębiorstw i gości.

• Adres strony• Wyszukiwarki• Bannery i e-mailing

• Promocja projektu internetowego wśród jego głównych beneficjentów i uczestników

PRAWDZIWE ZAANGAŻOWANIE I FAKTYCZNE KORZYŚCI

Rozwiązania techniczne

• wybór technologii do stworzenia witryny

• narzędzia interaktywne• nawigacja• wygląd graficzny

Strony statyczne

• Każda strona jest zamkniętym dokumentem napisanym w języku HTML

• Serwis statyczny składa się z wielu takich elementów powiązanych ze sobą

Strony dynamiczne

• Strony generowane są na bieżąco przez serwer

• Serwis składa się z dwóch uzupełniających się części: szablon graficzny i nawigacyjny oraz treść przechowywana w bazach danych

Strony dynamiczne – przykład

BIP Gdańsk bip.gdansk.pl

Strony dynamiczne - przykład

BIP Gdańsk bip.gdansk.pl

Panel administracyjny

• narzędzie do samodzielnego zarządzania zawartością serwisu

• informacje przechowywane w bazach danych

• dostęp dla uprawnionych osób online

Panel administracyjny - przykład

Rozwiązania interaktywne

• Poczta elektroniczna• Forum i grupy dyskusyjne• Sondy i opinie• Komunikacja w czasie rzeczywistym -

czat

INTERAKTYWNOŚĆ = przekaz dwukierunkowy

Poczta elektroniczna

Sopot www.sopot.pl

Forum dyskusyjne

Sopot www.sopot.pl

Sondy i opinie

Płock www.plock.pl

Ankiety

Nawigacja po witrynie

Jeśli użytkownik ma kłopot ze znalezieniem czegoś na witrynie, to wina twórcy, a nie użytkownika.

SCHEMAT NAWIGACYJNY – cała logicznastruktura powiązań między UKŁAD NAWIGACYJNY – układ narzędzi nawigacyjnych na stronie www

• prostota i intuicyjność• zasada 3 kliknięć• personalizacja – podział na grupy celowe

Prezentacja graficzna serwisu

• kolorystyka• obecność elementów graficznych i

zdjęć• odpowiednia długość stron• dobór rodzaju i wielkości czcionki• technologia Flash (animacje) i pliki

multimedialne• dostosowanie do różnych

przeglądarek i rozdzielczości ekranu

Bezpieczeństwo i prywatność

• zabezpieczenia przed dostępem osób trzecich

• ochrona danych osobowych

PRZERWA