Adrianna Choczaj , Iwona Jasińska,

Marcela Jamroz, Patrycja Bojar

Audyt Funduszy Unijnych

Co to są Fundusze Unijne?

Unia Europejska, jako organizacja międzynarodowa,

rozporządza własnym budżetem, z którego finansowane sądziałania mające na celu rozwiązywanie wspólnych

problemów.

To, na co Unia Europejska przeznacza fundusze, jest ściśle

powiązane ze strategią jej rozwoju.

Szczegółowy plan wydawania unijnych funduszy, zwany

Wieloletnimi Ramami Finansowymi, określany jest nie

rzadziej niż raz na 5 lat, a w praktyce co siedem lat.

Skąd pochodzą pieniądze na Fundusze

Europejskie?

Budżet Unii Europejskiej tworzą głównie dochody

pochodzące z państw członkowskich.

Budżety roczne są ustalane w granicach wyznaczonych przez

długoterminowy plan finansowy, zwany także perspektywąfinansową Unii Europejskiej.

Obecny plan finansowy będzie funkcjonował do 2020 roku.

Struktura Funduszy Europejskich

Pięć głównych funduszy wspiera rozwój gospodarczy

wszystkich krajów Unii zgodnie z celami strategii Europa

2020. Są to:

Europejski Fundusz Rozwoju Gospodarczego

Europejski Fundusz Społeczny

Fundusz Spójności

Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów

Wiejskich

Europejski Fundusz Morski i Rybacki

Zasady działania Funduszu Europejskiego Zasada partnerstwa- partnerstwo oznacza celowy proces, w którym biorą udział instytucje uczestniczące w

realizacji projektu na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym oraz partnerzy, na wszystkich etapach realizacji polityki spójności UE, tj. programowania, wrażania, monitorowania i ewaluacji. Wszyscy uczestnicy tego procesy wzajemnie się uzupełniają, a dzięki współpracy powstaje efekt synergii i wartość dodana.

Zasada dodatkowości (współfinansowania i dodatkowości)- Finansowanie z europejskich funduszy strukturalnych nie może zastępować krajowych wydatków państw członkowskich. Celem jest wyznaczenie realnych, ale ambitnych celów w zakresie strukturalnych wydatków publicznych, tak aby zagwarantować, że wkład z funduszy strukturalnych rzeczywiście stanowi wartość dodaną.

Zasada subsydiarności- władze wyższego szczebla podejmują działania tylko wtedy, gdy cele nie mogązostać zrealizowane w sposób wystarczający przez władze niższego szczebla. Instytucje unijne realizują zadania dopiero, gdy regiony lub kraje członkowskie nie mogą skutecznie wykonać ich samodzielnie.

Zasada decentralizacji- wynika z zasady subsydiarności i ma na celu umocnienie roli samorządów regionalnych i lokalnych w realizacji i wykorzystaniu Funduszy Europejskich. W wielu dziedzinach zdecentralizowanie kompetencji znacznie zwiększa ich efektywność tak pod względem kosztów, jak i jakości usług i przybliżenia ich obywatelowi.

Zasada koncentracji- polega na wspieraniu ze środków unijnych działań, które mają największe znaczenie dla rozwoju Unii oraz zwiększenia jej spójności społeczno-gospodarczej czy terytorialnej.

Zasada programowania - pomoc przeznaczona jest na trwałe rozwiązywanie problemów w danej gałęzi gospodarki lub regionie, co w praktyce oznacza konieczność formułowania wieloletnich planów rozwoju gospodarczego i wykorzystania środków publicznych.

Wymiar terytorialny polityki regionalnej - Fundusze Europejskie mają na celu wspieranie rozwoju terytoriów określonych nie tylko administracyjnie, ale powiązanych funkcjonalnie, o podobnych cechach społeczno-gospodarczo-przestrzennymi i jednolitymi celami rozwoju.

Na co wydawane są Fundusze

Europejskie?

W strategii Europa 2020 zostały określone cele i priorytety rozwoju Unii Europejskiej. Na tej podstawie wyznaczono tzw. Polityki horyzontalne:

Zrównoważony rozwój- Unia stara się dbać o to, by rozwój gospodarczy Europy nie odbywał się kosztem środowiska naturalnego.

Równość szans- Przedsięwzięcia współfinansowane ze środków europejskich powinny być zgodne z polityką równości szans.

Społeczeństwo informacyjne- Realizacja polityki społeczeństwa informacyjnego polega na upowszechnianiu nowoczesnych technologii informacyjnych w życiu codziennym obywateli, przedsiębiorstw i administracji publicznej.

Procentowa alokacja funduszy europejskich w Polsce w ramach poszczególnych Programów Operacyjnych

Największe kwoty Polska zainwestuje w infrastrukturę transportową(drogową i kolejową), ale największy wzrost wydatków nastąpi w sferze innowacyjności i wsparcia przedsiębiorców. Nadal finansować będziemy

inwestycje w ochronę środowiska i energetykę, a także projekty z dziedziny kultury, edukacji, zatrudnienia czy przeciwdziałania wykluczeniu

społecznemu.

Na czym polega audyt funduszy unijnych?

Przeprowadzenie audytu ma na celu sprawdzenie czy

działania, których dotyczą poniesione wydatki, rzeczywiście

zostały zrealizowane oraz czy wnioski o płatność są zgodne z

wymaganiami zawartymi w umowie i poparte odpowiednimi

dokumentami finansowymi.

Audyt ma prowadzić do stwierdzenia wiarygodności danych

zawartych w przedstawionych dokumentach związanych z

realizowanym projektem.

Zakres audytu

Cel: Celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego jest uzyskanie

informacji przez beneficjenta oraz instytucję wypłacającą środki, że

projekt jest realizowany prawidłowo.

Audyt zewnętrzny ma prowadzić do stwierdzenia wiarygodności

danych - zarówno liczbowych, jak i opisowych, zawartych w

przedstawionych przez beneficjenta dokumentach związanych z

realizowanym projektem.

Stwierdzenie wiarygodności danych ma charakter:

Bezpośredni - badanie ksiąg rachunkowych

Pośredni - badanie działającego systemu kontroli wewnętrznej.

Co obejmuje audyt funduszy unijnych? Audyt zewnętrzny projektów unijnych obejmuje:

- sprawdzenie czy beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte,

- sprawdzenie czy beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i z obowiązującymi przepisami prawa,

- sprawdzenie czy beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo-księgowym,

- sprawdzenie prawidłowości przeprowadzenia procedury przetargowej (jeśli dotyczy),

- audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i

prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej,- analizę terminowości uzyskiwania środków na realizację projektu,

- sprawdzenie wniosków beneficjentów o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu,

- sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta,

- weryfikację sposobu monitorowania projektu (osiągania celu projektu),- sprawdzenie sposobu archiwizacji dokumentacji z realizowanym projektem

Wybór audytora

W celu zapewnienia odpowiedniej jakości audytu należy zlecić go jednostkom lub podmiotom, które zatrudniają osoby o odpowiednich kwalifikacjach w zakresie przeprowadzania audytu oraz funkcjonowania poszczególnych funduszy unijnych wspierających rozwój Polski.

Przez podmioty posiadające odpowiednie umiejętności w ww. zakresie rozumie się:- podmioty uprawnione do badania sprawozdań finansowych, - osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez organizację, - osoby posiadające międzynarodowe uprawnienia audytora wewnętrznego,- osoby posiadające zaświadczenie o zdaniu egzaminu na audytora wewnętrznego.

Uregulowania prawne Biegły rewident, sporządzając dokumentację z audytu wykorzystywania środków unijnych, powinien uwzględniać w szczególności:

1) oczekiwania od audytu wynikające z przepisów unijnych oraz z polskich przepisów i wytycznych (np. wytycznych Ministerstwa Gospodarki i Pracy do ramowego audytu wydatków kwalifikowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Funduszy Spójności -maj 2005 r.), 2) wymogi międzynarodowe standardów rewizji finansowej,

3) międzynarodowe standardy audytu,

4) postanowienia wydanych przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów norm wykonywania zawodu biegłego rewidenta i postanowienia Kodeksu etyki zawodowej,

5) ustalenia umowy o przeprowadzenie audytu wykorzystywania środków unijnych.

Jak wygląda kontrola?

Sprawdzenie odbywa się poprzez badanie, czy księgi

rachunkowe wraz z dowodami księgowymi, wnioski o

płatność sporządzone na podstawie dokumentów

potwierdzających poniesienie wydatków i sprawozdania z

realizacji projektu odpowiadają we wszystkich istotnych

aspektach wymogom programu, a także czy prawidłowo,

rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i

majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia

ww. dokumentów.

Procedury

- faza planowania (analiza ryzyka, program zadania

audytowego, przygotowanie ścieżki audytu, zaplanowanie

testów zgodności i testów rzeczywistych),

– faza wykonywania (wykonywanie zaplanowanych czynności

audytowych),

– faza sprawozdawczości (sprawozdanie wstępne, narada

zamykająca i sprawozdanie końcowe).

Przykład

Ważne: Zakres

audytu, który zleca

beneficjent, powinien

zostać przedstawiony

w zaproszeniu do

złożenia oferty - przy

czym jest on

bezpośrednio

związany z właściwąwyceną usługi.

Rezultaty prowadzonego audytu

Audytor ma za zadanie przygotowanie opinii i raportu z

audytu. Dokumenty te są następnie przekazywane do

instytucji wdrażającej oraz archiwizowane w dokumentacji,

która dotyczy projektu. Upoważnione organy kontrolne

mogą wystąpić o udostępnienie tych dokumentów do ww.

instytucji. Dodatkowo jednostka, która została poddana

audytowi ma prawo do odniesienia się do tych dokumentów.

Szczeble kontroli funduszy a) dostarczenie kierownikowi jednostki racjonalnego zapewnienia, że realizacja projektów finansowanych z funduszy strukturalnych przebiega zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, oraz z zawartymi umowami i wnioskami o dofinansowanie projektu

b) uzyskanie racjonalnej pewności, że projekty są wykonywane zgodnie z obowiązującymi w jednostce procedurami, a w szczególności: z procedurą realizacji projektów finansowanych z funduszy strukturalnych, ustalonym obiegiem dokumentów finansowo-księgowych, procedurą udzielania zamówieńpublicznych

c) uzyskanie racjonalnej pewności, iż określone w jednostce mechanizmy kontrolne są realizowane i są skuteczne.

Audytor wewnętrzny bada w szczególności:

– czy prowadzona jest odrębna ewidencja księgowa dla projektu

– czy wydatki są ponoszone z wyodrębnionego rachunku bankowego

-kwalifikowalność wydatków, zwłaszcza w aspekcie stosowania ustawy

Prawo zamówień publicznych i sposób ich dokumentowania

– zgodność kwot ujętych we wnioskach o płatność z dokumentami

księ- gowymi, zapisami księgowymi, wyciągami bankowymi

– zgodność realizacji projektu z zawartą umową, np. harmonogram

realizacji projektu, wskaźniki realizacji celów projektu: wskaźniki

produktu i wskaźniki rezultatu

– terminowość i rzetelność składanych sprawozdań

– prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych

– archiwizowanie dokumentacji związanej z realizacją projektu.

Opinia audytora

Wyróżniamy cztery rodzaje opinii, które mogą zostać wydane przez audytora:

1) opinia pozytywna - projekt został zrealizowany zgodnie z zasadami i przepisami prawa, a znalezione błędy są mało istotne,

2) opinia negatywna – projekt został zrealizowany niezgodnie z przepisami prawa bądź łamał zasady udzielonej pomocy, a ustalone w nim błędy mówiąo niezrealizowaniu projektu,

3) opinia warunkowa - audytor z różnych powodów nie jest w stanie dokonaćaudytu całego projektu i wydaje opinię warunkową tylko do tego obszaru, który został zbadany bądź gdy powodzenie projektu zależy od spełnienia rekomendacji audytora

4) brak opinii - wstrzymanie się od wydania opinii o projekcie jest podejmowane w sytuacji gdy audytor nie może przeprowadzić zadania audytowego zgodnie z powszechnie uznanymi standardami.

Analiza ryzyka audytowego

Ryzyko jest nieodłączną częścią każdej działalności

człowieka. Można je zaobserwować w polityce, prawie,

medycynie, kulturze, nauce oraz w ekonomii. Należy je

postrzegać jako niebezpieczeństwo, niepewność, możliwośćnieosiągnięcia postawionego sobie celu, czy zakładanych

wcześniej rezultatów.

Ryzyko w standardach audytu

wewnętrznego Ryzyko to prawdopodobieństwo wystąpienia dowolnego

zdarzenia, działania lub braku działania, którego skutkiem może

być szkoda w majątku lub wizerunku danej jednostki, lub które

przeszkodzi w osiągnięciu wyznaczonych celów i zadań.

Ocena ryzyka polega na identyfikacji obszarów ryzyka i jego

analizie. Analiza pomaga uszeregować obszary ryzyka pod

względem ich ważności dla działalności jednostki. Audyt

wyodrębnia obszary ryzyka i w każdym ze zidentyfikowanych

obszarów ryzyka wskazuje zadania audytowe do wykonania w

organizacji.

Przy ocenie zagrożenia ryzykiem należy wziąć pod uwagę:

– wiarygodność i rzetelność informacji finansowych i

operacyjnych,

– skuteczność i efektywność działań operacyjnych,

– ochronę aktywów,

– zgodność z prawem, przepisami i umowami.

Analiza ryzyka dotyczy metody oceny podatności systemu

lub grupy systemów na czynniki ryzyka. Dzięki niej

następuje określenie wartości ryzyka i przypisanie ich do

zadań audytowych. Zadania z największymi wartościami

ryzyka uwzględniane są do realizacji w planie rocznym

audytu.

Metody analizy ryzyka

Wyróżnia się szacunkowe, matematyczne i mieszane metody analizy ryzyka.

Szacunkowe - ryzyko jest oceniane na podstawie doświadczenia audytorów, tworzone są listy rankingowe, w których przypisuje siępoziom ryzyka dla każdego wcześniej wybranego zadania audytowego. Określa się ilość zadań audytowych, które należy skorygować.

Matematyczne - przy ocenie ryzyka stosowane są wzory matematyczne. Wykorzystywany jest często do obliczeń przyjęty algorytm i arkusz kalkulacyjny.

Mieszane (metoda opracowana przez Biuro Audytu Wewnętrznego Ministerstwa Finansów) - audytor przypisuje wagę czynnikom ryzyka. Suma wag musi wynosić 100%. Czynnik ryzyka musi wynosićprzynajmniej 10%. Ocena ryzyka odbywa się według skali 1 – oznacza niskie natężenie ryzyka, 2 – średnie, 3 – wysokie, 4 – bardzo wysokie. Oblicza się ryzyko ważone jako iloczyn każdego czynnika wyniku oceny ryzyka i przypisanej wagi.

Wady i zalety poszczególnych metod

Szacunkowe - metody wymagają dużego doświadczenia zawodowego audytorów. Powinno w nich uczestniczyć kilku audytorów w celu zachowania obiektywizmu. Wadą metod jest trudność w precyzyjnej ocenie ryzyka i subiektywizm, przez który łatwo podważyć wyniki. Nie ma także możliwości porównania wyników w różnych okresach przeprowadzanych przez różnych audytorów. Zaletąnatomiast jest łatwość ich stosowania.

Matematyczne - metody te są pracochłonne, jednak część pracy jest wykonywana jednorazowo przy tworzeniu modelu i wprowadzaniu danych. Zaletą jest możliwość porównywania wyników w kolejnych okresach czasowych i dostarczanie dobrze udokumentowanych argumentów. Do wad zaliczyć można dużą kosztowność tych metod i konieczność ciągłego uaktualniania.

Mieszane - przypisanie wag ryzyka odbywa się po uwzględnieniu opinii kierownika jednostki i komórki audytowanej. Ustalenie poziomu ryzyka ważonego dla każdego procesu w obszarze odbywa się poprzez zsumowanie w ramach procesu wyliczonych wartości ryzyka ważonego i podzielenie przez ilośćocenianych czynników. Możliwe subiektywne przypisanie wag ryzyka i błąd w obliczeniach, dlatego obliczenia powinny być sprawdzone przez innego audytora.

Przy wyborze odpowiedniej metody analizy ryzyka należy uwzględnić:

– rodzaj informacji, którą należy zgromadzić,

– stosowane w określonych metodologiach oprogramowania lub inne licencje ze względu na koszt ich zastosowania,

– dostępność wymaganej informacji,

– ilość dodatkowych informacji niezbędnych do osiągnięcia wiarygodnego wyniku łącznie z kosztem ich uzyskania,

– opinie innych użytkowników na temat przydatności danej metody w zwiększeniu efektywności audytu,

– gotowość kierownictwa do zaakceptowania danej metody określania sposobu i zakresu przeprowadzanych audytów.

Przykład realizacji zadania audytowego

projektu finansowanego z funduszy unijnych Na wykonanie zadania audytowego pt.: „Realizacja projektów

finansowanych z funduszy strukturalnych” przewidziano łącznie 30 dni, z tego: – faza planowania: 5 dni (analiza ryzyka, program zadania audytowego, przygotowanie ścieżki audytu, zaplanowanie testów zgodności i testów rzeczywistych), – faza wykonywania: 20 dni (wykonywanie zaplanowanych czynności audytowych), – faza sprawozdawczości: 5 dni (sprawozdanie wstępne, narada zamykająca i sprawozdanie końcowe).

Podczas przeprowadzania zadania audytowego zastosowano następujące techniki audytowe: zapoznawanie się z dokumentami, uzyskiwanie wyjaśnień i informacji od pracowników audytowanych komórek organizacyjnych oraz od innych pracowników, wizje lokalne. Podczas przeprowadzania zadania audytowego wykorzystano następujące dokumenty robocze: – program pracy, – program zadania audytowego, –ścieżkę audytu, – protokoły przyjęcia wyjaśnienia, pisma służbowe

Audytor wewnętrzny będzie wykonywał testy: – przeglądowe: ścieżkęaudytu - diagram, – zgodności: przeprowadzenie postępowania o

udzielenie zamówienia publicznego – m.in. ogłoszenia, SIWZ, protokół

z postępowania, przesłanie informacji do właściwej instytucji, składanie

sprawozdań, wnioski o płatność, ewidencja księgowa, wyciągi

bankowe i faktury, dokumenty finansowo-księgowe – opisywanie

faktur, realizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego, oznakowanie

dokumentów – promocja i reklama.

Testy zgodności są przeprowadzane dla uzyskania wystarczających

dowodów pozwalających odpowiedzieć na pytanie „jak jest?”

Testowanie polega na określeniu i doborze reprezentatywnej próbki

operacji, zbadaniu jej, porównaniu wyników z oczekiwaniami i

dokonaniu ekstrapolacji wyników na badaną populację

Przykład :Port Lotniczy Gdynia Kosakowo

Dziękujemy za uwagę

Źródła :

http://ksiegowosc.infor.pl

R. Krzemień, K. Winiarska, Audyt wewnętrzny w pytaniach i

odpowiedziach komentarze, InfoAudit Sp.z o.o., Warszawa

2004

K. Czerwiński, Audyt wewnętrzny, InfoAudit Sp. z o.o.

Warszawa 2004

Podręcznik audytu wewnętrznego w administracji

publicznej, Ministerstwo Finansów, marzec 2003

https://europa.eu/european-union/topics/regional-policy_pl

http://www.roedl.com/pl/pl/uslugi/doradztwo_w_zakresie_pomocy_publicznej/fundusze_unijne_2014_2020_w_polsce.html

http://msp.katowice.eu/DotacjeUE/ABCFunduszyUE/Pages/ZasadyDzialaniaFunudszy.aspx

https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/zasady-dzialania-funduszy/czym-sa-fundusze-europejskie/#Zasady%20dzia%C5%82ania%20Funduszy%20Europejskich