Archiwizacja dokumentów. Proces, zasady i przepisy...

ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected]

www.forprogress.com.pl

Archiwizacja dokumentów. Proces, zasady i przepisy prawne.

Autor: Sławomir Korzecki Warszawa, 23.02.2016 r



Archiwizacja to proces tworzenia, zabezpieczania i klasyfikowania zbiorów dokumentów. Dokumenty dzielą się na:

Co to jest archiwizacja?

materiały archiwalne - charakteryzują się wartością historyczną; dotyczą między innymi rozwoju państwa, stosunków z innymi państwami, rozwoju gospodarki, polityki, życia społecznego w tym kultury, nauki, sztuki, a także spraw wyznaniowych, dokumentację niearchiwalną - w odróżnieniu od materiałów archiwalnych, posiada jedynie wartość praktyczną.



Archiwizacja dokumentów - przebieg procesu

Odpowiednio przygotowane i oznaczone dokumenty są przechowywane przez jednostkę organizacyjną przez określony w latach czas, a po upływie obowiązujących okresów materiały archiwalne przekazywane są do archiwum państwowego do przechowywania wieczystego.

Pozostałe akta zaklasyfikowane jako nieaktualne lub niepotrzebne materiały niearchiwalne przekazywane są do zniszczenia i stają się zwykłą makulaturą.

Materiały archiwalne wytworzone w toku działalności instytucji państwowych oraz samorządowych jednostek organizacyjnych tworzą państwowy zasób archiwalny, a instytucji niepaństwowych - niepaństwowy zasób archiwalny.



Klasyfikacja dokumentów

Wytwarzana w organizacji dokumentacja klasyfikowana jest według następujących kryteriów podziału:

1) kryterium wartości archiwalnej dokumentacji, 2) kryterium podziału dokumentacji ze względu na nośnik, 3) kryterium dostępności do dokumentacji osób trzecich.



Klasyfikacja dokumentów - pierwsze kryterium

Stosując kryterium wartości archiwalnej dokumentacji oraz jej przydatności do celów praktycznych dokumenty klasyfikuje się nadając im oznaczenie literowe:

„A” - kategoria archiwalna dokumentacji obejmująca materiały archiwalne, posiadające wartość historyczną, niepodlegające zniszczeniu i przechowywane wieczyście;

„B” - kategoria archiwalna dokumentacji niearchiwalnej



Klasyfikacja dokumentów - drugie kryterium

Drugie kryterium podziału dokumentacji jest zależne od nośnika, na którym dokumentacja została umieszczona.

W wielu organizacjach nadal głównym nośnikiem dokumentów jest papier. Nowoczesne trendy, związane miedzy innymi z wdrażaniem systemów workflow, wymuszają jednak elektroniczne utrwalanie dokumentacji.

Firmy outsourcingowe zajmujące się archiwizacją dokumentów świadczą m.in. usługi ich digitalizacji. Wszystkie papierowe dokumenty są skanowane i zapisywane na serwerach firmy świadczącej usługi, a właściciel dokumentacji, po zalogowaniu się przez szyfrowane kanały, ma do niej stały dostęp z poziomu przeglądarki internetowej.



Klasyfikacja dokumentów - trzecie kryterium

Zgodnie z trzecim kryterium dostępności do dokumentacji osób trzecich dokumentację dzieli się na:

jawną (nie objętą klauzulą tajności)

niejawną (nie może być ona udostępniana osobą trzecim), która z kolei dzieli się na dokumentację:

• ściśle tajną,

• tajną,

• poufną,

• zastrzeżoną.



Przed przekazaniem dokumentów papierowych do archiwum zakładowego, państwowego lub podnajmowanego, podlegają one właściwemu uporządkowaniu, które przebiega wieloetapowo:

Archiwizacja papierowa

1) opis, ewidencja i zabezpieczenie techniczne dokumentów

2) prawidłowe ułożenie dokumentów w teczkach (chronologicznie i według numerów spraw)

3) wykonanie podziału rzeczowego teczek 4) przekazanie dokumentów do archiwum na podstawie

spisów zdawczo-odbiorczych w ilości czterech egzemplarzy dla materiałów archiwalnych i trzech dla materiałów niearchiwalnych.



Cele procesu archiwizacji papierowej

Zachowywanie dokumentów od przypadkowej utraty, odtworzenie kopii dokumentu w przypadku jego skasowania, zniszczenia bądź zagubienia.

W przypadku roszczeń klientów zarchiwizowane dokumenty stanowią podstawę reklamacji.

Zarchiwizowane dokumenty stanowią podstawę do wyciągania wniosków odnośnie ulepszenia jakości oferowanych usług przez spółkę.

Usuwanie nieużywanych dokumentów z czynnego użycia. Niszczenie dokumentów. Aspekt prawny - obowiązek niszczenia niektórych dokumentów

wynika wprost z odpowiednich ustaw regulujących przetwarzanie określonych informacji.

Aspekt bezpieczeństwa - znaczna część dokumentacji niearchiwalnej zawiera poufne informacje, które nie powinny znaleźć się w posiadaniu osób nieuprawnionych.

Aspekt ekonomiczny - zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej jest dużo tańsze niż jej gromadzenie i przechowywanie.



Archiwizacja elektroniczna

Zeskanowane dokumenty, a także dokumenty, które powstały w wersji elektronicznej, powinny być odpowiednio przechowywane i udostępniane. To bardzo ważny aspekt budowy archiwum elektronicznego. Przechowywanie i udostępniania plików polega na zarządzaniu dokumentami, które są chronione kryptograficznie przed niepowołanym dostępem, a jednocześnie ich znalezienie jest natychmiastowe. Również dla dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej, istnieją, określone przepisami prawa, zasady ich uporządkowania przy przekazywaniu do archiwów państwowych (głównie: art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej).



Cele procesu archiwizacji elektronicznej

Skrócenie czasu poświęcanego na wyszukiwanie

dokumentów przez pracowników.

Optymalizacja wykorzystania powierzchni w magazynie

(archiwum papierowym).

Minimalizacja kosztów zatrudnienia poprzez

wprowadzenie nowoczesnych technologii.



Najważniejsze akty prawne regulujące postępowanie z dokumentacją:

Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 poz. 1446);

Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie

klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów

państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. poz. 1743);

Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 maja 2006 r. w sprawie

szczegółowych zasad i trybu gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz

udostępniania materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji (Dz.

U. Nr 98, poz. 680);

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 roku w sprawie

niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206 poz. 1517);

Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie

szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518);

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 roku w sprawie

wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono

materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206 poz. 1519).


www.forprogress.com.pl 15-7-7

Dziękuję za uwagę

Sławomir Korzecki

Archiwizacja dokumentów. Proces, zasady i przepisy...

Documents

Transcript of Archiwizacja dokumentów. Proces, zasady i przepisy...