Szymon Grabaski

Analiza XYZ w gospodarowaniu zapasamiWstp

Gospodarka magazynowa i zwizane z ni sterowanie zapasami od zawsze stanowi due zainteresowanie kierownictwa firm, ktre posiadaj wasne magazyny. Jest to najczciej zwizane zzamroeniem znacznej czci kapitau obrotowego, precyzyjnym okrelaniem zapasw bezpieczestwa oraz ekonomiczn wielkoci zamwienia. Wymienione problemy doczekay si opracowania szczegowych procedur, czasami bardzo zaawansowanych z wykorzystaniem wspomagania komputerowego, bardzo czsto podstawowe analizy s czci zintegrowanego systemu zarzdzania magazynem (WMS). Systemy te jednak ze wzgldu na swoj cen, s czsto dobrem nie osigalnym dla wielu maych firm handlowych. W takim wypadku podstawowych analiz moemy dokona posugujc si arkuszem kalkulacyjnym Excel. Najczciej spotykan analiz wykorzystywan do usprawnienia pracy magazynu jest analiza ABC i zwizany z ni podzia materiaw (zapasw) na poszczeglne grupy A, B i C wymagajce mniejszej bd wikszej uwagi dziau zaopatrzenia przy realizacji procesu zamwie i/lub wyborze dostawcy. Przeprowadzenie analizy ABC pozwala rwnie na odpowiednie wertykalne i horyzontalne rozmieszczenie zapasw w magazynie. Odpowiednie rozmieszczenie zapasw w magazynie np. na podstawie czstotliwoci pobra, bdzie skutkowao ograniczeniem prac manipulacyjno-transportowych. Efektem bdzie poprawa sprawnoci caego systemu magazynowania.

Analiza XYZ jest specjalnym dynamicznym rozszerzeniem statycznej analizy ABC. Wyniki przeprowadzonej analizy pozwalaj podzieli zapasy na grupy pod ktem dokadnoci prognozy i/lub regularnoci popytu/zapotrzebowania na okrelone grupy materiaowe. Wyrniamy trzy grupy materiaowe, ktre moemy nastpujco scharakteryzowa:

grupa materiaowa X, wykazuje sta wielko popytu/zapotrzebowania a jedynie niewielkimi okresowymi wahaniami, co daje du dokadno prognozowania, grupa materiaowa Y wykazuje umiarkowane wahania popytu/zapotrzebowania, co umoliwia redni dokadno prognozowania,

grupa materiaowa Z wykazuje nieregularny popyt/zapotrzebowanie, co umoliwia ma dokadno prognozowania.Wyznaczone grupy materiaowe X, Y i Z pozwalaj na podjcie odpowiedniej decyzji przy obliczaniu wielkoci zamwienia, co jest niezmiernie wane przy produktach o krtkim cyklu ycia produktu. Precyzyjne okrelenie fazy cyklu ycia produktu, wyrniamy 5 faz: faz wprowadzenia na rynek, wzrostu intensywnoci sprzeday, dojrzaoci produktu, nasycenia rynku oraz spadku sprzeday, pozwoli na wyeliminowanie ryzyka z zaleganiem duych iloci produktw na magazynie iproblemw wynikajcych z rozliczeniem zwrotw lub niszczeniem produktw, ktre nie zostay sprzedane. Z tego typu sytuacj moemy mie do czynienia, gdy naszym kontrahentem jest producent z zagranicy.Charakterystyka problemu

Analizujemy przedsibiorstwo handlowe, hurtowni zajmujce si sprzeda produktw zakupionych u kontrahentw midzynarodowych. Przedsibiorstwo aby zapewni cigo dostaw do swoich odbiorcw na terenie kraju posiada wasny magazyn. Dzia zakupw odpowiedzialny jest za analiz rynku i realizacj odpowiednich zakupw w celu utrzymania odpowiedniego zapasu produktw w magazynie w celu zabezpieczenia cigoci sprzeday. W danym przedsibiorstwie wczeniej posugiwano si jedynie analiz ABC do okrelenia trybu zamwie dla odpowiednich grup materiaowych oraz odpowiedniego horyzontalnego i wertykalnego rozoenia produktw na magazynie co podnioso sprawno orodka magazynowania.Zarzd przedsibiorstwa chcc podnie rentowno przedsibiorstwa, zleci dziaowi zakupw opracowanie analizy XYZ w celu lepszej kontroli nad realizowanymi zamwieniami, co w oczach zarzdu przyniesie korzyci w postaci mniejszych strat wynikajcych z zalegania produktw na magazynie i ich niszczenia.

Rozpatrujemy grup 20 produktw, w celu przeprowadzenia analizy musimy zna sprzeda zpoprzednich miesicy. Warto w tym miejscu zaznaczy, e im wicej szeregw czasowych bdziemy znali tym przeprowadzona analiza bdzie dokadniejsza. Dla czci produktw nie bdziemy dysponowali pen histori.Algorytm postpowaniaAnaliza XYZ skada si z trzech podstawowych etapw:

ustalenia wspczynnika rozproszenia zapotrzebowania dla poszczeglnych produktw,

sortowania materiaw wg wzrastajcego wspczynnika rozproszenia,

graficznego przedstawienia wynikw z podziaem na klasy X, Y, Z.Kady z tych etapw wymaga przeprowadzenia innych oblicze lub operacji w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Etap pierwszy skada si z ustalenia wspczynnika rozproszenia, w celu jego odliczenia musimy dysponowa redni arytmetyczn, ktra jest stosunkiem wartoci globalnej badanej cechy do liczebnoci zbiorowoci. redni arytmetyczn w szeregu szczegowym dla populacji generalnej N-elementowej wyznaczamy jako:

,

(1)

gdzie:

xi - warto cechy w okresie i, dla i=1,2,,n;N - liczebno populacji generalnej.

rednia arytmetyczna jest wypadkow wartoci cechy dla wszystkich jednostek zbiorowoci, jest to rwnie najczciej stosowana charakterystyka dla przedstawienia przecitnego poziomu badanej cechy. Kolejnym etapem jest wyznaczenie odchylenia standardowego s(x). Odchylenie standardowe wyznacza si jako pierwiastek kwadratowy z wariancji (dla populacji generalnej), ktra jest redni arytmetyczn z kwadratw odchyle wartoci cechy od wartoci redniej.

,

(2)

gdzie:

xi - warto cechy w okresie i, dla i=1,2,,n;

- rednia arytmetyczna;N - liczebno populacji generalnej.

Odchylenie standardowe mierzy przecitne zrnicowanie wartoci cechy wok redniej arytmetycznej. Ostatnim elementem wymagajcym oblicze jest wspczynnik rozproszenia zapotrzebowania (), ktry obliczamy za pomoc wzoru:

,

(3)

gdzie:

- rednia arytmetyczna;s(x) odchylenie standardowe populacji.

Kolejne etapy postpowania to sortowanie od najmniejszego do najwikszego oraz podzia na grupy materiaowe. Przyjmuje si, nastpujcy podzia:

materiay grupy X [0%,10%] i s to produkty o duej dokadnoci prognozowania, materiay grupy Y [10%,25%] i s to produkty o redniej dokadnoci prognozowania,

materiay grupy Z [25%,] i s to produkty o maej dokadnoci prognozowania.

Naley pamita, i podane wyej przedziay s umownymi i w zalenoci od specyfiki przedsibiorstwa lub brany mona nimi swobodnie sterowa. Zasada stosowania pozostaje jednak ta sama. Po wyznaczeniu grup materiaowych moemy przyj odpowiedni strategi przy dokonywaniu zamwie konkretnych produktw. Analizujc wyniki analizy XYZ oraz wczeniej przeprowadzonej analizy ABC w przedsibiorstwie moemy przyj odpowiednie deterministyczne lub stochastyczne metody ustalania zapotrzebowania. Zestawiajc odpowiednie zalecenia wzgldem grup materiaowych ABC i XYZ otrzymujemy dziewi pl, ktre jednoznacznie wskazuj drog postpowania (Tabela 1).Tabela 1 Zestawienie metod postpowania, zarzdzania cyklem zaopatrzenia w odniesieniu do poszczeglnych klas materiaowych. Tablica uwzgldnia zalecenia wzgldem wynikw analizy ABC i XYZ.Regularno zapotrzebowania

Warto

zapotrzebowaniaWysoka XYniska

Z

wysoka A

Deterministyczne metody ustalania wielkoci zapotrzebowania i realizacja zamwie uwzgldniajce wybr odpowiedniego dostawcyDziaania porednie pomidzy grup materiaow XA i ZC uwzgldniajce rodzaj produktu, specyfik brany oraz faz cyklu ycia produktu.Stochastyczne metody ustalania zapotrzebowania uzupeniajcego i realizacja zada zgodnie z zapotrzebowaniem uwzgldniajce wybr odpowiedniego dostawcy

B

Deterministyczne metody ustalania wielkoci zapotrzebowania i realizacja zada zgodnie ze stanem oraz zapotrzebowaniemStochastyczne metody ustalania wielkoci zapotrzebowania i realizacja zada zgodnie ze stanem oraz zapotrzebowaniem

niska CDeterministyczne metody ustalania zapotrzebowania, realizacja zada zaopatrzeniowych zgodnie z potrzebami, automatyczne zamwienia u staych dostawcwStochastyczne metody ustalania zapotrzebowania, realizacja zada zaopatrzeniowych zgodnie z potrzebami, automatyczne zamwienia u staych dostawcw

rdo: Opracowanie wasne na podstawie: Z. Korze, Logistyczne systemy transportu bliskiego i magazynowania, Tom II, Biblioteka Logistyka, ILiM, Pozna 1999, s. 259.

Konstrukcja arkuszaPrzystpujc do realizacji analizy XYZ naley najpierw odpowiednio przygotowa dane wejciowe. Wygenerowane dane w postaci tabelarycznej, najczciej z systemu ksigowego lub WMS musz zosta odpowiednio przygotowane, tak aby unikn bdw w toku oblicze. Dane wyjciowe omawianego przykadu przedstawia rys. 1.Rys. 1. Dane wejciowe analizowanego przykadu z oznaczeniem kodu produktu, opisem oraz historyczn sprzeda za 2010 rok.rdo: opracowanie wasne.

Przy przetwarzaniu wygenerowanych wczeniej danych z innego systemu musimy usun zera z komrek, w ktrych nie byo sprzeday. Najlepiej dokona tego zaznaczajc caa tablic danych, z ktrych chcemy usun zera i skorzysta z polecenia Zamie, ktr znajdziemy wzakadce Edycja. W oknie polecenia Zamie wystarczy wpisa w linii znajd: 0 a w zamie nie wpisujemy niczego. Usunicie zer z tablicy danych wyjciowych spowoduje, i przy obliczaniu redniej arytmetycznej nie bdziemy liczyli pustych okresw. Jeeli nasze dane wyjciowe przedstawione s ze znakami -, a moe si tak zdarzy, gdy programy czsto rejestruj zejcie ze stanu magazynowego musimy, korzystajc z polecenia Zamie rwnie je usun. Tak przygotowana tablica jest gotowa do dalszych oblicze. Przygotowany arkusz naley nazwa np.: Dane.Rozwizanie problemu

Przystpujc do rozwizania naley w pierwszej kolejnoci przekopiowa dane do nowego arkusza i nazwa, np.: Obliczenia. W ten sposb bdziemy mieli pewno, e w przypadku le wpisanej funkcji lub omykowo wykasowanej kolumnie bdziemy mieli dane wejciowe w drugim arkuszu. Przystpujc do oblicze naley utworzy cztery nowe kolumny. Pierwsz nazwa: rednia arytmetyczna, a kolejne odpowiednio: odchylenie standardowe, (wspczynnik rozproszenia zapotrzebowania) oraz Grupy XYZ. Do tak przygotowanego arkusza w komrce P9 wstawiamy funkcj REDNIA oraz zaznaczamy obszar analizowanych danych, w tym przypadku zakres komrek od (D9:09) rys. 2.

Rys. 2. rednia arytmetyczna w analizie XYZ.rdo: opracowanie wasne.

Po otrzymaniu wyniku w komrce P9 moemy zastosowa dan funkcj w pozostaych komrkach w kolumnie P. Najszybciej mona to wykona przytrzymujc krzyyk pojawiajcy si wprawym dolnym naroniku komrki i przecigajc na dane komrki.

Kolejny etap to obliczenie odchylenia standardowego. Arkusz kalkulacyjny zawiera 4 rne funkcje do obliczenia odchylenia standardowego. My wykorzystamy do oblicze odchylenie standardowe populacji, ktre nawet w przypadku, gdy mamy jednoelementowy szereg czasowy pozwoli na wyznaczenie odchylenia standardowego. W przypadku maych prb, do ktrych nie wtpliwie zalicza si rwnie nasz szereg czasowy skadajcy si z 12 elementw mona stosowa odchylenie standardowe dla maych prb. Wtedy jednak musimy pamita aby nie rozpatrywa jednoelementowych szeregw czasowych. W celu obliczenia odchylenia standardowego naley wkomrce Q9 wstawi funkcj: ODCH.STANDARD.POPUL oraz zaznaczy zakres komrek (D9:O9). Wyniki tej operacji zawiera rys. 3.

Rys. 3. Odchylenie standardowe populacji w analizie XYZ.rdo: opracowanie wasne. W celu otrzymania odchylenia standardowego w komrkach kolumny Q naley przecign funkcj na dany zakres komrek. Jak moemy zauway w komrce Q12 jako wynik odchylenia standardowego otrzymalimy 0, a nie jak wczeniej wspomniano dzielenie przez zero.Ostatnim etapem oblicze jest ustalenia wspczynnika rozproszenia zapotrzebowania dla poszczeglnych produktw (). W tym celu naley obliczy iloraz z odchylenia standardowego iredniej arytmetycznej. Wynik wyraony jest w procentach i odzwierciedla zdolno jego prognozowania. W celu obliczenia ilorazu naley w komrce R9 wpisa nastpujce rwnanie: =Q9/P9. Rwnanie naley odpowiednio zaadaptowa do pozostaych produktw. Wyniki powyszego dziaania przedstawia rys. 4, kolumna R.

Rys. 4. Wspczynnik rozproszenia zapotrzebowania w analizie XYZ.rdo: opracowanie wasne.

Dysponujc wskanikiem moemy przystpi do drugiego kroku algorytmu analizy XYZ, sortowania danych. Dane naley przesortowa od najmniejszego do najwikszego. Przy wykonywaniu operacji naley pamita aby zaznaczy odpowiedni zakres komrek, tak aby przesortowa wszystkie dane, wcznie z numerami kodw. W tym celu naley rozpocz zaznaczanie obszaru sortowania od komrki R9 i zakoczy zaznaczanie na komrce B28. Skorzysta z opcji sortuj od A-Z - rys. 5.

Rys. 5. Sortowanie wspczynnika rozproszenia w analizie XYZ.rdo: opracowanie wasne.

Ostatnim etapem analizy XYZ jest ustalenie podziau na grupy materiaowe. Podzia ten bdzie punktem wyjcia do przyjcia odpowiedniej strategii zarzdzania zapasami i zamwieniami. Podzia na grupy mona otrzyma automatycznie poprzez zastosowanie funkcji JEELI wraz z dodatkowymi funkcjami zagniedonymi JEELI i ORAZ. W celu uzyskania wikszej przejrzystoci wynikw wprowadzono warunkowe formatowanie komrek. W celu uzyskania odpowiedniej klasyfikacji wprowadzono funkcj w komrce S9:=JEELI(R9=0%;"nieklasyfikowany";JEELI(ORAZ(R9>0%;R910%;R9