35 Trucos para Microsoft WordPor:Ariel Palazzesi @ mircoles, 26 de abril de 2006 Nota vista 97736 vecesMicrosoft Word es el procesador de texto ms utilizado en este momento. Este programa, adems de servir para de introducir texto, imgenes y dibujos nos permite trabajar con ellos aplicndoles formatos, estilos y diseos para que tomen una apariencia profesional, atributos que antes estaban reservados solo a programas de diseo.Esta cantidad de nuevas funciones incorporadas a los procesadores de texto, y a Microsoft Word en particular, hace que no todos los usuarios aprovechen a fondo las caractersticas que incorporan.A lo largo de este artculo veremos como sacar provecho de estas opciones, haciendo hincapi en las funciones que puedan resultar tiles a la mayora de los usuarios.

1) Abrir archivos: Si necesitamos abrir varios archivos, podemos usar las teclas CTRL y A (o CTRL y F12) para acceder directamente al cuadro de dialogo correspondiente, evitando usar la barra de herramientas o el men.

2) Guardar documento: Existen dos opciones dentro del men para guardad documentos: Guardar y Guardar Como. Podemos acceder directamente a ellas presionando CTRL y G (o ALT, Mays. y F2) para la primera y ALT, Mays. y F12 para la segunda opcin.

3) Cerrar documentos: Como en el truco anterior, podemos cerrar rpidamente el documento actual presionando CTRL y R (o CTRL y F4). Si el documento no ha sido salvado, aparecer el cuadro de dialogo que nos permite salvar los cambios antes de cerrarse.

4) Documento en blanco: Para comenzar a trabajar en un documento nuevo, la forma mas fcil y veloz es presionar CTRL y U.

5) Imprimir: Las teclas CTRL y P (o CTRL, Mays. y F12) nos llevan directamente al cuadro de opciones Imprimir (Figura 1).

6) Aplicar ttulos: Para aplicar rpidamente el formato de titulo (uno de los tres posibles), podemos presionar simultneamente CTRL, Mays. y 1 (o 2 o 3) y el texto seleccionado tomara ese formato.

7) Cambiar maysculas: Si queremos que una porcin del texto este en maysculas, minsculas o con la primer letra de cada palabra en maysculas y el resto en minsculas, seleccionamos el texto deseado y presionamos Mays. y F3. Cada vez que hagamos esto, el texto ira cambiando de formato, rotando entre esas tres posibilidades.

8) Centrar prrafos: Para centrar rpidamente el prrafo en que se encuentra el cursor, simplemente presionamos a la vez las teclas CTRL y T.

9) Introducir comentarios: Al igual que Microsoft Excel, Word permite la inclusin de comentarios en el documento. La forma rpida de ingresarlos es (teniendo el cursor de escritura en la posicin que queremos aparezca el comentario) presionar CTRL, ALT y A.

10) Copiar, cortar y pegar: Como en casi todas las aplicaciones que funcionan en Windows, se puede copiar, cortar o pegar texto con las combinaciones de teclas CTRL y C para copiar, CTRL y X para cortar (o Mays y Supr), y CTRL y V para pegar.

11) Copiar formato: si lo que queremos es copiar el formato del texto que tenemos en el portapapeles (previamente copiado con CTRL y C) a la seleccin de texto actual, podemos presionar CTRL, Mays y C. El texto seleccionado tomara el formato sin ser reemplazado.

12) Poner en Negrita: Si deseamos cambiar el formato de la fuente con la que esta escrito el texto seleccionado para que aparezca en negrita, la forma ms eficiente es presionar CTRL y N.

13) Subrayar: Para subrayar texto, en lugar de usar la barra de herramientas es ms rpido presionar CTRL y S.

14) Pasar a cursiva: De la misma manera que en los dos trucos anteriores, si queremos poner en cursiva (itlica) la fuente de la celda actual, basta con presionar simultneamente CTRL y K.

15) Texto normal: para quitar todos los atributos especiales del texto seleccionado (negrita, cursiva, etc.) Presionamos CTRL y Espacio (o CTRL, Mays. y Z)

16) Cambiar fuentes: para acceder al cuadro de dialogo que permite el cambio de fuente (y de sus caractersticas especiales) podemos presionar CTRL y M (o CTRL, Mays. y M)

17) Fuente Symbol: Aquellos que utilizan Microsoft Word para redactar documentos con temas cientficos o matemticos, pueden utilizar las teclas CTRL, Mays. y Q para convertir el texto seleccionado a la fuente Symbol.

18) Deshacer: Los atajos de teclado para deshacer la ltima accin en Word son CTRL y Z, o bien ALT y Retroceso.

19) Rehacer: Si deseamos rehacer algn cambio que hemos deshecho, presionamos CTRL e Y.

20) Espaciado de prrafos: Para cambiar el espaciado del prrafo en el que se encuentra el cursor, podemos evitar usar el men presionando CTRL y 1 para un espaciado normal, CTRL y 5 para un espaciado de 1,5 lneas, CTRL y 2 para espacio de dos lneas y CTRL y 0 para espacio entre prrafos.

21) Informacin sobre el sistema: Muchas veces queremos conocer datos del hardware de nuestro ordenador ( o sobre el software instalado en el) y recurrimos a programas especficos, sin conocer que desde Microsoft Word simplemente presionando CTRL, ALT y F1 accedemos a una muy pormenorizada informacin sobre estos temas, como se puede ver en la figura 2).

22) Notas: En cualquier momento, podemos escribir una nota al pie mediante las teclas ALT, CTRL y O o bien al final del documento si presionamos ALT, CTRL y L

23) Seleccionar todo: Cuando necesitemos seleccionar todo el texto del documento usemos CTRL y E.

24) Crculos y cuadrados: Cuando usamos la herramienta elipse o rectngulo, es muy difcil lograr crculos o cuadrados perfectos, a menos que mantengamos presionadas las teclas CTRL y ALT mientras dibujamos.

25) Lneas: Para dibujar lneas verticales o con una inclinacin de 45 grados, debemos trazarlas manteniendo presionada la tecla Mays..

Figura 1. Figura 2.

26) Incrustar Fuentes TrueType: Con frecuencia, cuando llevamos un documento de Word de un ordenador a otro, nos encontramos con que las fuentes que utilizamos al crear el documento en nuestro ordenador no estn instaladas en el ordenador de destino, haciendo que partes del texto no se visualicen correctamente. Podemos solucionar esto si incrustamos las fuentes en nuestro documento, de forma que viajen dentro de el y no tengamos problemas. Para hacerlo, seleccione Guardar como/Herramientas/Opciones al grabar. Una vez desplegada la ventana de opciones, seleccione Incrustar Fuentes TrueType. Tambin podremos decidir si incrustamos la fuente completa o solo los caracteres que utilizamos. Esto ltimo es interesante para no hacer el documento demasiado pesado si solo usamos un par de caracteres no estndar. (Figura 3)

27) Proteccin antivirus en macros de Word: Una de las formas de entrada de los virus en nuestro ordenador son las macros que incluyen algunos archivos y que se ejecutan nada ms abrirlos. Las macros son pequeos programas en Visual Basic Para Aplicaciones. Tanto Excel como Word tienen la posibilidad de incluirlas en sus documentos y hojas de clculo respectivamente por lo que corremos el riesgo de que al ir abrir un documento de Word o un libro de Excel incluyan algn virus. En el caso de Word, generalmente no utilizamos Macros, as que se puede evitar este riesgo deshabilitndolas por defecto. Para ello, debemos ir al men Herramientas / Macro / Seguridad y seleccionar el nivel que queramos de proteccin: alto, medio o bajo.

28) Herramienta de contar palabras: La barra de herramientas "Contar Palabras" (Figura 4) permite actualizar fcilmente el conteo de palabras en un documento sin tener que ir al cuadro de dilogo "Contar palabras". Adicionalmente, con "Contar Palabras" tienes ms flexibilidad al poder contar las palabras de los encabezados y pies de pgina en tu documento.Para activar esta funcin, en el men Ver, elige Barra de herramientas y despus Contar Palabras.

29) Personalizar documentos con una marca de agua: Si ests trabajando en un documento en Microsoft Word Office XP, puedes aplicar una marca de agua como fondo a cada pgina, fcil y rpidamente. Esto servir para que si alguien fotocopia tus documentos impresos puedas identificarlos mediante la marca. Para hacerlo, hay que ir al Men "Formato. En el. Se escoge la opcin "Fondo" y luego "Marca de agua impresa". En la nueva ventana esta la opcin de insertar una imagen o un texto como fondo al documento

30) Traduccin rpida de una palabra (o frase): Algo que no todo el mundo sabe es que se puede utilizar Word (Office XP) para realizar traducciones. Efectivamente, Word ofrece una herramienta fcil de manejar y de gran utilidad. Para utilizarla, debemos acceder al Men "Herramientas", escoger la opcin "Idioma" y luego ir a Traducir". Automticamente se activa el Panel de Tareas "Traducir" (figura 5), all esta la opcin de escribir el texto que deseamos traducir, seleccionar el tipo de diccionario entre las diferentes opciones o simplemente traducir en lnea a travs de Internet. Esta ltima opcin permite traducir entre idiomas al documento completo.

31) Desactivar etiquetas inteligentes: A muchos usuarios de Word le resultan incmodos los marcadores que aparecen sobre algunas palabras, llamados etiquetas inteligentes, que reconocen nombres, fechas, horas, lugares, nmeros de telfono y direcciones de email. Para desactivarlas, seleccione Herramientas / Opciones de Autocorreccin y haga clic en la pestaa Etiquetas Inteligentes. Vace las casillas "Etiquetar texto con Etiquetas Inteligentes" y "Mostrar botones de Accin de Etiquetas Inteligentes" y haga clic en OK. (Puede activar o desactivar individualmente las funciones de Etiqueta Inteligente marcando o vaciando las casillas de la lista de Reconocedor).

Figura 3. Figura 4.

Figura 5.

32) Imprimir varias pginas en una hoja: Cuando es necesario imprimir un documento extenso para dar una revisin rpida a aspectos tales como el diseo de las pginas o la consistencia de los ttulos resulta un verdadero desperdicio de papel, tiempo y dinero imprimir cada pgina en una hoja de papel. Sin embargo, Word permite acomodar varias pginas en una misma hoja. Para ello, oprima las teclas CTRL y P, escoja el nmero de pginas que quiere imprimir en cada hoja en la casilla Pginas por hoja (mximo 16) y d clic en Aceptar (Figura 6). Eso imprime vistas en miniatura de las pginas.

33) Trabajar a pantalla completa: En ciertos momentos es til que el documento de Word en el que est trabajando ocupe todo el espacio de la pantalla. Al seleccionar la opcin Pantalla completa del men Ver, todas las barras y mens de Word desaparecen, y nicamente queda el documento. Para regresar a la forma de trabajo normal, oprima la tecla ESC (o d clic en el botn flotante Cerrar pantalla completa). Si solo necesita utilizar momentneamente alguna herramienta, lleve el cursor al borde superior de la pantalla para que se despliegue la barra de mens.

34) Imprimir varios archivos sin tener que abrirlos: Word nos permite imprimir varios documentos al mismo tiempo, y ni siquiera tenemos que abrirlos. Para ello, haremos clic en el men Archivo, seleccionaremos Abrir, y luego marcaremos todos los documentos que necesitamos imprimir (se pueden escoger ms de uno oprimiendo CTRL antes de dar clic en ellos) Por ultimo, hacemos clic derecho en uno de los archivos y escogemos Imprimir.

35) Imagen en varias pginas: Si deseamos, por diseo o requisito, que aparezca una misma imagen en todas las pginas que vayamos creando en un documento de Word y queremos evitar el estar acomodando cada pagina (y no nos queden iguales), podemos seguir los siguientes pasos para hacerlo fcilmente:

1.- En el documento de Word agregamos un cuadro de texto en la posicin donde se desea insertar el dibujo o la imagen.2.- Insertamos la imagen que desees en l.3.- En la barra de dibujo hacemos clic en el botn: Dibujo.4.- Escogemos el men de: Ordenar.5.- Hacemos clic en la opcin: Detrs del texto.6.- Seleccionamos el dibujo y vamos al men: Insertar.7.- Elegimos Autotexto en el submen: Autotexto.8.- Escribimos un nombre corto, ejemplo: "ttt".9.- Damos clic en el botn: Agregar.10.- Cuando terminamos de escribir en esa pgina y pasamos a la siguiente solo tecleamos el texto agregado (en el ejemplo "ttt") y pulsamos la tecla: F3.

Figura 6.

El puntero secreto de Word: Probablemente se encuentre entre los usuarios de Word que desconocen que se puede cambiar el cursor del mouse dentro de los documentos de este programa. En efecto, si presionamos las teclas CTRL, ALT y + (del teclado numrico) veremos que la forma del cursor se transforma en un smbolo que recuerda sospechosamente al logo de Microsoft Office. Para volver el cursor del mouse a su forma habitual, tan slo tendremos que volver a pulsar las mismas teclas. Vers cmo se abre un cuadro de dilogo de personalizar teclado. Haz clic en cerrar el puntero volver a su forma habitual.

Auto escritura: Muchas veces queremos probar como quedan diferentes fuentes o formatos de textos, etc. sobre un texto extenso, y no queremos escribir una pgina solamente para hacer una prueba. En estos casos, podemos escribir solamente =rand () al principio de un documento nuevo de Word, y aparecer escrito un prrafo completo (ver figura 7). Si queremos modificar la longitud del texto, podemos poner dos parmetros (nmeros) dentro del parntesis, algo como =rand(12,5). Experimenta un poco para ver los resultados. Este es un truco a mitad de camino entre lo meramente til y lo divertido.

Figura 7.

Crear una tabla de contenidoCorresponde a: Microsoft Office Word 2007Mostrar todoOcultar todoLas tablas de contenido se crean eligiendo los estilos de ttulo, como por ejemplo Ttulo 1, Ttulo 2 y Ttulo 3, que se desea incluir en las mismas. Microsoft Office Word busca los ttulos que tienen el estilo elegido, aplica formato y sangra al texto del elemento en funcin del estilo de texto e inserta la tabla de contenido en el documento.Microsoft Office Word 2007 ofrece una galera con varias tablas de contenido para elegir. Marque las entradas de la tabla de contenido y, a continuacin, haga clic en el estilo de la tabla de contenido que desee en la galera de opciones. Office Word 2007 crea automticamente la tabla de contenido a partir de los ttulos que haya marcado.Qu desea hacer?

Marcar elementos para una tabla de contenido Crear una tabla de contenido Eliminar una tabla de contenido

Marcar elementos para una tabla de contenidoLa manera ms sencilla de crear una tabla de contenido es utilizar los estilos de ttulo(estilo del encabezado: formato que se aplica a un ttulo. Microsoft Word tiene nueve estilos integrados diferentes: Ttulo 1 a Ttulo 9.) integrados. Tambin se puede crear tablas de contenido basadas en los estilos personalizados que haya aplicado. O bien, se puede asignar niveles de tabla de contenido a elementos de texto especficos.Marcar elementos utilizando los estilos de ttulo integrados1. Seleccione el ttulo al que desea aplicar un estilo de ttulo. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en el estilo que desee.

Por ejemplo, si seleccion texto al que desea aplicar un estilo de ttulo principal, haga clic en el estilo denominado Ttulo 1 en la galera de estilos rpidos.Notas Si no encuentra el estilo apropiado, haga clic en la flecha para expandir la galera de estilos rpidos. Si el estilo que desea no aparece en la galera de estilos rpidos, presione CTRL+MAYS+W para abrir el panel de tareas Aplicar estilos. Bajo Nombre de estilo, haga clic en el estilo que desea usar.Marcar elementos de texto concretosSi desea que la tabla de contenido incluya texto que no tiene formato de ttulo, puede utilizar este procedimiento para marcar elementos de texto especficos.1. Seleccione el texto que desea incluir en la tabla de contenido. 2. En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Agregar texto.

3. Haga clic en el nivel en que desea etiquetar la seleccin como, por ejemplo, Nivel 1 para mostrar un nivel principal en la tabla de contenido. 4. Repita los pasos 1 a 3 hasta haber etiquetado todo el texto que desea que aparezca en la tabla de contenido.Volver al principioCrear una tabla de contenidoUna vez marcados los elementos de la tabla de contenido, puede generarla.Crear una tabla de contenido a partir de los estilos de ttulo integradosUtilice este procedimiento si cre un documento utilizando estilos de ttulo.1. Haga clic en el lugar donde desee insertar la tabla de contenido, normalmente al principio del documento. 2. En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido y, despus, haga clic en el estilo de la tabla de contenido que desee.

NotaPara ver ms opciones, haga clic en Insertar tabla de contenido para abrir el cuadro de dilogo Tabla de contenido.Crear una tabla de contenido a partir de los estilos personalizados aplicadosSiga este procedimiento si ya ha aplicado elementos personalizados a sus ttulos. Puede especificar la configuracin de estilos que desea que utilice Word cuando genere la tabla de contenido.1. Haga clic en el lugar en el que desee insertar la tabla de contenido. 2. En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido y, despus, haga clic en Insertar tabla de contenido. 3. Haga clic en Opciones. 4. En Estilos disponibles, busque el estilo que haya aplicado a los ttulos del documento. 5. En Nivel de TDC, junto al nombre del estilo, escriba un nmero del 1 al 9 para indicar el nivel que desea que represente ese estilo de ttulo. Nota Si slo desea utilizar estilos personalizados, elimine los nmeros de nivel de TDC de los estilos integrados, como por ejemplo, Ttulo 1.6. Repita los pasos 4 y 5 para cada estilo de ttulo que desee incluir en la tabla de contenido. 7. Haga clic en Aceptar. 8. Elija una tabla de contenido adecuada al tipo de documento: Documento impresoSi va a crear un documento que se leer en formato impreso, cree una tabla de contenido en la que cada uno de sus elementos incluya tanto el ttulo como el nmero de la pgina en la que aparece dicho ttulo. Los lectores pueden ir a la pgina que desean. Documento en pantallaSi el documento se va a leer en pantalla en Word, puede aplicar formato de hipervnculo a los elementos de la tabla de contenido, de manera que los lectores puedan ir al ttulo correspondiente haciendo clic en l en la tabla de contenido.9. Para utilizar uno de los diseos disponibles, haga clic en un diseo en el cuadro Formatos. 10. Seleccione las dems opciones de tabla de contenido que desee utilizar. Actualizar la tabla de contenidoSi agreg o quit ttulos u otros elementos de tabla de contenido en el documento, puede actualizar rpidamente la tabla de contenido.1. En la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en Actualizar tabla.

2. Haga clic en Actualizar slo los nmeros de pgina o en Actualizar toda la tabla. Volver al principioEliminar una tabla de contenido1. En la ficha Referencias del grupo Tabla de contenido, haga clic en Tabla de contenido.

2. Haga clic en Quitar tabla de contenido.

Crear una tabla de contenidoCorresponde a: Microsoft Office Word 2003Mostrar todoOcultar todoLa manera ms sencilla de crear una tabla de contenido es utilizar los formatos de nivel de esquema(nivel de esquema: formato de prrafos que puede utilizar para asignar un nivel jerrquico (Nivel 1 a Nivel 9) a los prrafos del documento. Por ejemplo, despus vez asignados los niveles de esquema, puede trabajar con el documento en la vista Esquema o en el Mapa del documento.) o estilos de ttulo(estilo del encabezado: formato que se aplica a un ttulo. Microsoft Word tiene nueve estilos integrados diferentes: Ttulo 1 a Ttulo 9.) integrados. Si ya utiliza los formatos de nivel de esquema o estilos de ttulo integrados, siga estos pasos:1. Haga clic en la posicin en la que desee insertar la tabla de contenido. 2. En el men Insertar, elija Referencia y haga clic en ndices y tablas. 3. Haga clic en la ficha Tabla de contenido. 4. Para utilizar uno de los diseos disponibles, haga clic en un diseo en el cuadro Formatos. 5. Seleccione las dems opciones de tabla de contenido que desee. Si no utiliza los niveles de esquema o estilos integrados, siga uno de estos procedimientos:Crear una tabla de contenido a partir de los niveles de esquema 1. En el men Ver , elija Barras de herramientas y haga clic en Esquema. 2. Seleccione el primer ttulo que deba aparecer en la tabla de contenido. 3. En la barra de herramientas Esquema, seleccione el nivel de esquema que desee asociar al prrafo seleccionado. 4. Repita los pasos 2 y 3 para cada ttulo que desee incluir en la tabla de contenido. 5. Haga clic en la posicin en la que desee insertar la tabla de contenido. 6. En el men Insertar, elija Referencia y haga clic en ndices y tablas. 7. Haga clic en la ficha Tabla de contenido. 8. Para utilizar uno de los diseos disponibles, haga clic en un diseo en el cuadro Formatos. 9. Seleccione las dems opciones de tabla de contenido que desee. Crear una tabla de contenido a partir de los estilos personalizadosSi ya ha aplicado estilos personalizados a los ttulos, puede especificar la configuracin de estilo que Microsoft Word debe utilizar cuando genere la tabla de contenido.1. Haga clic en la posicin en la que desee insertar la tabla de contenido. 2. En el men Insertar, elija Referencias y haga clic en ndices y tablas. 3. Haga clic en la ficha Tabla de contenido. 4. Haga clic en Opciones. 5. En Estilos disponibles, busque un estilo que haya aplicado a los ttulos del documento. 6. En Nivel de TOC, a la derecha del nombre del estilo, escriba un nmero del 1 al 9 para indicar el nivel que desee que represente ese estilo de ttulo. Nota Si slo desea utilizar estilos personalizados, quite los nmeros de nivel TDC de los estilos integrados como, por ejemplo, Ttulo 1.7. Repita los pasos 5 y 6 para cada estilo de ttulo que desee incluir en la tabla de contenido. 8. Haga clic en Aceptar. 9. Para utilizar uno de los diseos disponibles, haga clic en un diseo en el cuadro Formatos. 10. Seleccione las dems opciones de tabla de contenido que desee. Crear una tabla de contenido a partir de las entradas marcadasUtilice el cuadro Marcar tabla de contenido para insertar campos(campo: conjunto de cdigos que indican a Microsoft Word que inserte texto, grficos, nmeros de pgina y otro material en un documento automticamente. Por ejemplo, el campo DATE inserta la fecha actual.) TDC en el documento. 1. Seleccione la primera parte del texto que desee incluir en la tabla de contenido. 2. Presione ALT+MAYS+O. 3. En el cuadro Nivel, seleccione el nivel y haga clic en Marcar. 4. Para marcar entradas adicionales, seleccione el texto, haga clic en el cuadro Entrada y, a continuacin, en Marcar. Tras agregar las entradas, haga clic en Cerrar. 5. Haga clic en la posicin en la que desee insertar la tabla de contenido. 6. En el men Insertar, elija Referencia y haga clic en ndices y tablas. 7. Haga clic en la ficha Tabla de contenido. 8. Haga clic en el botn Opciones. 9. En el cuadro Opciones de tabla de contenido, active la casilla de verificacin Campos de elementos de tabla. 10. Desactive las casillas de verificacin Estilos y Niveles de esquema. Notas Para crear una tabla de contenido de un marco(marcos: subventana con nombre de una pgina de marcos. El marco aparece en un explorador Web como una de varias zonas de una ventana en las que es posible mostrar las pginas. El marco se puede desplazar y cambiar el tamao y puede tener un borde.) Web, elija Marcos en el men Formato y haga clic en Tabla de contenido en marco. Una tabla de contenido en un marco Web slo puede crearse a partir de los estilos de ttulo integrados. Si trabaja con un documento maestro,haga clic en Expandir subdocumentos en la barra de herramientas(barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el men Herramientas y, a continuacin, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Esquema antes de generar o actualizar la tabla de contenido.