”Budowanie projektu dla organizacji pozarządowych

Paweł AntoniewiczZąbkowice Śląskie, 5-6 grudnia 2011

Zadanie realizowane przez LGD „QWsi” w ramach działania 4.31 Funkcjonowanie LGD, nabywanie umiejętności i

aktywizacja PROW 2007-2013 dofinansowany z krajowych środków publicznych i środków pochodzących

z Europejskiego Funduszu Rolnego na Rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich w ramach PROW 2007-2013

Pytanie!

Czym jest projekt?

Podstawowe pojęcia i definicje

SEKWENCJA

NIEPOWTARZALNYCH

ZŁOŻONYCH

I ZWIĄZANYCH ZE SOBĄ DZIAŁAŃ

MAJĄCYCH WSPÓLNY CEL PRZEZNACZONYCH DO WYKONANIA W WYZNACZONYM TERMINIE

BEZ PRRZEKRACZANIA USTALONEGO BUDŻETU ZGODNIE Z ZAŁOŻONYMI WYMAGANIAMI

Źródło: R. Wysocki, R. McgaryEfektywne zarządzanie projektamiHelion 2005

Podstawowe pojęcia i definicjeWniosek – dokument przedkładany przez

projektodawcę/wnioskodawcę do sponsora/grantodawcy celem uzyskania środków finansowych na realizację.

Wniosek - zawiera informacje, które posłużą z jednej strony jako kryterium przy wyborze projektu do finansowania, z drugiej stanowią podstawę umowy zawieranej pomiędzy sponsorem a projektodawcą.

Przykłady projektów:

• zajęcia dla dzieci w świetlicy wiejskiej, • modernizacja Biblioteki,• przegląd filmowy,• koncert,• cykl szkoleń,• warsztaty komputerowe dla seniorów,• badanie stowarzyszeń – analiza potrzeb szkoleniowych,• budowa budynku świetlicy wiejskiej, budowa skweru, placu zabaw,• festyn dla mieszkańców, • impreza sportowa,

Dlaczego warto planować:• Robienie błędów na papierze a nie w realnych działaniach

(mniej bolesne)

Zmusza do myślenia o przyszłości (sytuacje rzadziej nas zaskakują)

Pomaga ustalić następny krok (wiemy co nas czeka)

Lepiej kontrolujemy własne działania (są bardziej spójne i konsekwentne)

Chroni nas przed katastrofą (reagujemy na pierwsze symptomy trudności)

Ułatwia współpracę (wszyscy wiedzą czego się powinni trzymać)

Pozwala efektywnie gospodarować energią ludzi i innymi zasobami

Analiza problemów

ANALIZA PROBLEMÓW/POTRZEB

1. Analiza problemów polega na identyfikacji negatywnych aspektów bieżącej sytuacji oraz ustaleniu związków przyczynowo - skutkowych pomiędzy istniejącymi problemami.

2. Wszystkie projekty zaczynają się od problemu/potrzeby Nie ma problemu/potrzeby - nie ma projektu.

3. Analiza problemów jest pierwszym etapem tworzenia projektu, w wyniku którego otrzymujemy analizę istniejącej sytuacji problemowej.

POTENCJALNE BŁĘDY W ANALIZIE PROBLEMÓW

1. Nieumiejętne wyznaczenie głównego problemu.2. Opisywanie braków (określenie „niedostępnych rozwiązań”).3. Brak związków przyczynowo-skutkowych.4. Problem nie dotyczy mieszkańców lub regionu.5. Brak wskaźników do zmierzenia problemu.6. Opisywanie problemów nierealnych lub nieistniejących.7. Brak związku pomiędzy problemem a konkretnym programem/sponsorem.8. Problemy są sztucznie wygenerowane.

Precyzyjne wskazanie problemu stanowi jeden z krytycznych czynników powodzenia projektu. Jest punktem wyjścia do formułowania celu, który ma być pozytywnym obrazem problemu, działań i rezultatów. Dlatego należy zwrócić uwagę, by problem społeczny był opisany szczegółowo, z użyciem konkretnych danych i podaniem źródeł ich pochodzenia.

Określenie celów

OKREŚLENIE CELÓW

Na tym etapie należy zdefiniować cele projektu – czyli pokazać konkretną pozytywną zmianę obecnej negatywnej sytuacji.

Na tym etapie powinniśmy wyznaczyć cel główny (ogólny) oraz cele szczegółowe naszego projektu.

Cel =

•stan, który chcemy osiągnąć• proces, który chcemy uruchomić

Cel to rozwiązanie problemu !!!

CEL powinien być:S pecific (konkretny)M easurable (mierzalny)A cceptable (akceptowalny)R ealistic (realistyczny)T imed (terminowy)

Dobrze zdefiniowany cel

• Jest konkretny – określa tak dokładnie jak to tylko możliwe co zamierzamy osiągnąć;

• Ustala efekt końcowy a nie działania;

• Odpowiada oczekiwaniom grup lub organizacji;

• Jest wymierny – musimy wiedzieć kiedy zostanie osiągnięty oraz ocenić postęp na drodze do celu;

• Ma docelowy termin;

• Jest wykonalny w czasie jakim dysponujesz;

• Mieści się w obszarze naszego oddziaływania;

Cel ogólny projektu powinien wynikać bezpośrednio ze zdiagnozowanych problemów, jakie projektodawca chce rozwiązać dzięki realizacji przedsięwzięcia. Musi on być ściśle powiązany z diagnozą – uzasadnieniem, przedstawionym we wniosku i nie może dotyczyć innych obszarów niż te, które zostały opisane.

Cele szczegółowe powinny w bezpośredni sposób wpływać na realizację projektu poprzez wyjaśnienie jak zostanie zrealizowany cel ogólny.

Opis celów szczegółowych jest rozbiciem celu ogólnego

na zestaw celów cząstkowych, koniecznych i wystarczających do osiągnięcia celu ogólnego. Cele cząstkowe powinny opisywać stan docelowy a nie działania jako takie.

Rezultaty

• produkty - produkty materialne i usługi, które otrzymujemy/wytwarzamy w trakcie realizacji projektu.

• rezultaty – pokazuje rzeczywiste osiągnięcia efekty/zmiany jakie nastąpiły w wyniku zrealizowanego projektu.

• oddziaływania – konsekwencje danego projektu wykraczające poza bezpośrednie i natychmiastowe efekty projektu.

Jak definiujemy efekty (rezultaty) „twarde” i rezultaty „miękkie”?

Główną funkcją rezultatów jest zmierzenie na ile cel ogólny i cele szczegółowe projektu zostały zrealizowane (kiedy będziemy mogli powiedzieć, że problem został rozwiązany a projekt zakończył się sukcesem?).

Planowanie działań/zadań

Na tym etapie planowania należy określić zakres realizowanego projektu.

Na tym etapie powinniśmy również wyznaczyć zadania, podzadania i działania stanowiące konkretne kroki przybliżające nas do osiągnięcia celów projektu

Zadania

Działania, które mają spowodować osiągnięcie zaplanowanych celów i

rezultatów projektu.

Przykłady działań w projekcie:

• zatrudnienie trenera do realizacji warsztatów, • wynajęcie sali na warsztaty,• wynajęcie sceny na festyn dla mieszkańców,• osoba prowadząca festyn dla mieszkańców,• poczęstunek dla uczestników festynu,• druk pocztówek, • zakup zdjęć na pocztówki, • koordynacja projektu,• prowadzenie księgowości,• …..

Opisywane działania powinny być, zgodne z chronologią zadań wskazaną w Budżecie i w Harmonogramie realizacji projektu.

Opis działań pozwala sponsorowi ocenić jest sposób osiągania celu. Projektodawca przedstawia, jakie działania podejmie, aby osiągnąć rezultaty i zrealizować nakreślony wcześniej cel projektu oraz cele szczegółowe. Powinien pamiętać o logicznym powiązaniu zidentyfikowanego problemu i wynikającego z niego celu z działaniami jakie do niego doprowadzą.

Zasoby

Opis wszystkich zasobów, które mogą być zaangażowane w projekt:• zasoby ludzkie - typ pracy do wykonania, stanowisko / funkcja, wymiar czasu pracy, doświadczenie, umiejętności, • praca własna – ile osób? Jak ją wycenić? W ramach, których zadań? • zasoby lokalowe i sprzętowe – miejsca do realizacji działań, niezbędny sprzęt – czy posiadamy? Czy możemy wynająć nieodpłatnie? Ile to będzie kosztować? • grunt, działka, etc. – kto jest właścicielem ziemi, na której chcemy realizować projekt? Jakie musimy wykonać uzgodnienia?• inne zasoby – jakie????

Harmonogram działań

Na tym etapie układamy w logiczny ciąg następstw wszystkie zadania opisane w naszym projekcie.

Harmonogram możemy przedstawić w formie opisowej oraz graficznej.

HARMONOGRAM DZIAŁAŃ - ZASADY TWORZENIA

1.Sporządzenie listy głównych działań.2.Podział działań. Wszystkie spisane działania powinno się podzielić na poddziałania, a te z kolei na zadania. 3.Ustalenie kolejności działań. Wcześniejszy podział działań na mniejsze jednostki wymaga ich ułożenia w odpowiedniej kolejności. Ważne jest przy tym określenie ich wzajemnej zależności. Przeprowadzenie jednych działań wymaga bowiem ukończenia innych.

4.Ustalenie początku, czasu trwania i końca działań.

HARMONOGRAM DZIAŁAŃ - ZASADY TWORZENIA

1.Wskazanie głównych działań. Po określeniu czasu trwania mniejszych działań, można określić ramy czasowe całego projektu.2.Określenie kamieni milowych. Na tym etapie wskazuje się działania, które mają zasadnicze znaczenie dla całego projektu i których zrealizowanie przyczynia się do osiągnięcia konkretnych efektów projektu. 3.Definiowanie doświadczenia. Ten etap stanowi okazję do sprawdzenia, na ile nasze doświadczenie i posiadane zasoby umożliwiają nam realizację projektu.4.Podział obowiązków. W ostatnim kroku konstruowania harmonogramu określamy odpowiedzialność poszczególnych członków zespołu za przydzielone im obowiązki.

Harmonogram projektuOPIS ZADANIA I II III IV V VI VII

Zarządzanie/koordynacja

Badania/analizy

Promocja

Cykl szkoleń

Festyn

Wyjazd dla dzieci

Rozliczenie

Wykres Gantt’a

Najlepszy mechanizm do wizualizacji planowania terminówDaje jasny i prosty obraz przebiegu procesu w czasie,

Układ zdarzeń na wykresie przedstawiany jest najczęściej w wersji planowanejplanowanej przed rozpoczęciem działania oraz rzeczywistejrzeczywistej nanoszonej na wykres wraz z upływem czasu,

Za pomocą wykresu Gantt’a można nie tylko planować i kontrolować wykonanie planu, ale także poprzez zastosowanie odpowiedniego systemu oznaczeń uwzględniać zmienność przebiegu wykonania zadania.

Wykres Gantt’a

Budżet

W budżecie wyliczamy koszty jakie będą związane z realizacją poszczególnych zadań i działań.

Budżet projektu powinien bezpośrednio wynikać z opisanych wcześniej działań, zadań i ich etapów.

2009

Kategoria wydatku jedn. miary. ilość cena wartość

Zadanie 1. Zarządzanie projektem       101 550,00

Koordynator/ka (1 etat + pochodne) m-c 2 5 600,00 11 200,00

Koordynatorzy/ki regionalni (3/4 etat+ pochodnex4osoby) m-c 8 4 000,00 32 000,00

Pracownik/ca ds. rekrutacji i szkoleń m-c 2 3 000,00 6 000,00

Pracownik/ca ds.finansowo-sprawozdawczych m-c 2 3 500,00 7 000,00

Pracownik/ca ds. promocji, informacji i administrowania www m-c 2 3 000,00 6 000,00

Służba bhp dla pracowników projektu zgodnie z wymogami art.237 kodeksu pracy m-c 1 300,00 300,00

Ewaluacja szt 0 0,00 0,00

Wynagrodzenia ekspertów do szkoleń pracowników godzina 0 0,00 0,00

Szkolenie pracowników i kadry merytorycznej - wdrażanie projektu osobodzień 0 0,00 0,00

Szkolenie pracowników i kadry merytorycznej - szkolenie dotyczące równości płci osobodzień 0 0,00 0,00

Koszty przejazdu na spotkania Grupy Sterującej limit 1 700,00 700,00

Koszty noclegu i wyżywienia - spotkania Grupy Sterującej limit 1 1 400,00 1 400,00

Zadanie 2. SEMINARIA

Wynagrodzenia ekspertów (2 os. x 200zł x 6 seminariów x 9 godzin każde (4 godziny seminaium i 5 godzin warsztatu))

Wynajem Sali (6 seminaiów x 9 godzin każde x 100zł)

catering (na 6 seminariów x 1500zł)

noclegi ekspertów (2 osoba x 200zł x 2 doby x 6 seminariów

Zadanie 3. Szkolenie animatorów (3-dniowe)

Wynagrodzenia trenerów (4 szkol.x18godz.)

Koszty noclegu i wyżywienia, przerw kawowych(4 szkolx21osx2doby) (20 uczestników+trener)

Koszty przejazdów animatorów (2przejazdyx4szkol.x20osxśr.40zł)

Zadanie 4. Działania animacyjne

Animatorzy (umowa cywilno-prawna) 20os x 70zł x 200 szt x 2 lata

Przejazdy animatorów 20 os x 1000zł

Zadanie 5. Szkolenia liderów

Wynagrodzenia trenerów(32 szkol.x12 godz.)

Koszty noclegu i wyżywienia, przerw kawowych (32 szkol.x16os.)

Wynajem Sali (32 szkol.x12 godz.)

Zwrot kosztów przejazdu na szkolenie

opieka nad dziećmi (32 szkolenia x 500zł)

Zadanie 6. Szkolenia specjalistyczne

wynagrodzenia trenerów (24 szkol.x12 godz.x150 zł)

koszty noclegu i wyżywienia, przerw kawowych (24 szkol.x16 os.x250zł)

wynajem Sali(24 szkolx12 godz.x25 zł)

zwrot kosztów przejazdu

opieka nad dziećmi (24 szkolenia x 500zł)

Zadanie 7. Usługi doradcze

usługa doradcza

Zadanie 8. Wyjazd studyjny

koszt transportu autokar (1000 km w dwie strony + jeżdzenie na miejscu wizyty x 5,50zł kilometr) x 2 wizyty

noclegi i wyżywienie 30 os x 500zł x 2 wizyty

wykładowcy/prezentacje 3 os x 150zł

opiekun/przewodnik grupy 1 osoba

wstępy 30 os x 32zł x 2 wizyty

Zadanie 10.Kampania informacyjno-promocyjna ekonomii społecznej i zatrudnienia w sektorze ekonomii społecznej na Dolnym Śląsku przez pokazanie dobrych praktyk w ramach projektu

Spot telwizyjny z dobrymi praktykami

Opracowanie treści publikacji "Dobre Praktyki Dolnego Śląska w ekonomii społecznej" (zlecenie)

Opracowanie graficzne publikacji "Dobre Praktyki Dolnego Śląska w ekonomii społecznej"(zlecenie)

Korekta, redakcja publikacji "Dobre Praktyki Dolnego Śląska w ekonomii społecznej"(zlecenie)

Przygotowanie do druku publikacji "Dobre Praktyki Dolnego Śląska w ekonomii społecznej" (zlecenie)

Druk publikacji "Dobre Praktyki Dolnego Śląska w ekonomii społecznej"

Film "Dobre praktyki Dolnego Śląska w ekonomii społecznej"

Festiwal ekonomii społecznej - wynajem namiotów i ławek (14 kompletów x 150zł

Festiwal - zespół (gwiazda wieczoru) 1 usługa x 14000zł

Festiwal - występy towarzyszące kabaret, występy zespołów folk, (limit 6000zł)

Festiwal - obsługa techniczna, sprzątanie, informacja dla wystawców (9 osób x 250zł)

Festiwal - Ochrona (6 osób x 200zł)

Festiwal - osoba prowadzaca (1 osoba x 1500)

Festwal - organizacja kącika dla dzieci

Festiwal - osoba prowadząca zajęcia dla dzieci (1 os x 700zł)

Festiwal - scena z nagłosnieniem i światłem

Festiwal - koszty transportu sprzetu (450km x 3zł)

Festiwal - TOI-TOI (8 szt x 200zł)

Festiwal - zaplecze medyczne (karetka)

Festiwal - wyżywienie/catering dla wystawców 200 porcji x 15zl

Festiwal - nagrody w loterii

Festiwal - najem dużego namiotu do gastronomii (150 osobowego)

Powielenie płyt z filmem i okładka z nadrukiem (800 szt)

• Koszty pośrednie – to wszystkie koszty nie związane bezpośrednio z realizacją zadań merytorycznych, ale niezbędne dla zrealizowania projektu i osiągnięcia celu,

• Koszty pośrednie wynikają z wytycznych sponsora,

• Wkład własny – wykazywany jest w budżecie, • Może dotyczyć wkładu finansowego lub

pozafinansowego (rzeczowego) np. udostępnienie sal, sprzętu, praca nieodpłatna wolontariuszy,

Finalnym etapem pracy nad budżetem jest:• zweryfikowanie poprawności obliczenia kosztów, • Zweryfikowanie kwalifikowalności kosztów,• Sprawdzenie kwoty całkowitej,

• Zweryfikowaniem kompletności kosztów,

Zarządzanie projektem

DEKALOG KIEROWNIKA PROJEKTU1. Nie masz celu? Nie masz projektu!2. Mieć plan jest niczym. Planować jest wszystkim.3. Każdy projekt uczy nas czegoś nowego.4. Nie wymyślaj tego, co już wymyślono.5. Każdy w zespole jest tak samo ważny, jak Ty.6. Nie obwiniaj - poprawiaj.7. Zarządzając projektem, zarządzaj jego atomami.8. Stosuj zasadę KISS (Keep it Stupid & Simple) .9. Stosuj zasadę „co z tego wynika?”.10. Przyrzeknij, co zrobisz – zrób, co przyrzekłeś.

Strategiczne zadania kierowników projektu:

- rekrutacja odpowiednich uczestników projektu,- przedstawienie zespołowi ramowego programu zadań,- zachowanie jasnej wizji projektu,- koordynowanie działań,- negocjowanie z przełożonymi, a szczególnie ze sponsorem - projektu,- bycie mediatorem konfliktów,- określanie niezbędne zasoby,

Strategiczne zadania kierowników projektu:

- ustalenie etapów pracy,- zarządzanie budżetem,-dbanie o to, żeby każdy wnosił jak najwięcej i czerpał korzyści,- utrzymywanie jednolitego kierunku prac,- dbanie by cele projektu zostały osiągnięte na czas i zgodnie z wyznaczonym budżetem.

PRAWA KIEROWNIKA PROJEKTU

PRAWO 1 DECYZYJNOŚĆPRAWO 2 WYZNACZANIE ZADAŃ W ZESPOLEPRAWO 3 DYSPONOWANIE ŚRODKAMI PROJEKTUPRAWO 4 KOMUNIKOWANIE SIĘ Z PARTNERAMI PROJEKTUPRAWO 5 NADZOROWANIE PRACPRAWO 6 „ZATRUDNIANIE” CZŁONKÓW ZESPOŁUPRAWO 7 USTALANIE PRIORYTETÓWPRAWO 8 „WYWRACANIE” PROJEKTU

Jak pisać wniosek...

Z doświadczeń innych...

Zasada 1 - unikaj rutynyZasada 2 – poznaj partnera/ sponsoraKto daje – jaki jest charakter instytucji?Na co daje – jakie działania są priorytetowe?Komu daje – jakie instytucje mają największe szanse? Komu już dał – jaki jest „rozkład” instytucji

(geograficznie, branżowo...)?Jakie stawia warunki – formalne, merytoryczne?

Zasada 3 – zrozum sponsora Postaraj się zrozumieć cele sponsora i pomóż mu je

zrealizować. Nikt nie przyznaje grantów dla samej przyjemności

rozdawania pieniędzy lecz aby realizować własne cele. Generalnym celem sponsora jest inicjowanie ZMIAN

(trwałych). Twoje pomysły, cele, metody powinny odpowiadać celom,

strategii, misji sponsora. Dla zrozumienia intencji sponsora zapoznaj się z zasadami

konkursu grantowego (za co będą oceniać wniosek).

Zasada 4 – bądź kreatywnyGeneruj pomysły – szukaj rozwiązań.Dobry pomysł to solidna podstawa dobrej

pracy.Programy pomocowe szukają nowych

impulsów (pomysłów) na stare problemy.Zadziwiające pomysły, tytuły, ciekawe

połączenia przykuwają uwagę.

Zasada 5 – bądź zrozumiały Pamiętaj o komunikacji interpersonalnej. Nie ma rzeczy oczywistych, jasnych i zrozumiałych dla

wszystkich. Czytający Twój wniosek na pewno nie wie tego, co ty wiesz. Czytający na pewno nie wie, co z czego wynika. Czytający może nie wiedzieć, czy piszący wie, co z czego

wynika. Pamiętaj, że czasem każda część wniosku czytana jest przez

różne osoby, które nie mają wglądu w całość projektu.

Zasada 6 – bądź obiektywnyPo napisaniu aplikacji, zastanów się (spójrz na wniosek

okiem obserwatora) czy jest on:Wyczerpująco opisany,Spójny i realny,Wiarygodny i zgodny ze zdrowym rozsądkiem,Dobrze „opakowany” – ładnie i czytelnie napisany,

zawiera klarowne załączniki, dostarczony w estetycznej formie, etc.,

Napisany zrozumiale.

Zasada 7 – buduj zaufanie i wiarygodnośćPostaw na wiarygodność nie tylko wniosku, ale również organizacji.Wiarygodność budujemy poprzez: Zaprezentowanie, że wykonawcy mają właściwe kompetencje; Wskazanie na dotychczasowe osiągnięcia, które gwarantują kolejny

sukces; Współpracę z partnerami. Partnerzy uwiarygodniają naszą organizację

oraz projekt – jego ważność dla wielu instytucji; Prezentację siły organizacji – dotychczasowe działania finansowane ze

środków własnych i zewnętrznych; Spójność projektu – umiejętność widzenia „całości”; Konstruowanie realnego budżetu (oddającego prawdziwe wartości: nie

zawyżony i nie zaniżony); Wygląd wniosku – stylistyka, język, schludność dokumentów,

uporządkowanie ...

Zasada 8 – przestrzegaj regułZasady formalne zawsze muszą być dotrzymane.Wypełnienie formularza zgodnie z oczekiwaniami

(jeśli piszą, że Arialem, to piszemy Arialem, itd.).Załączniki – zadbajmy o wszystkie wymagane

załączniki (obowiązkowo) i te, które uwiarygodniają nas lub nasz projekt (dodatkowe).

Zasada 9 – rzetelny budżet: Zgodny z opisem działań, Zgodny rachunkowo (częsty błąd!), Wyrażony we właściwej walucie, Uwzględniający zasady naliczania VAT-u (lub nie naliczania), Czytelny i jasny, Uwzględniający ograniczenia i warunki sponsora.

Dziękuje za uwagę

Kontakt

Paweł Antoniewiczkom 508 801 850e-mail p.antoniewicz@eko.org.plSkype: paweldfe