Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji

Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego

Zarządzanie projektami IVT

Staże i praktyki zagraniczne dla osób

kształcących się i szkolących zawodowo

Projekt systemowy w obszarze edukacji w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Kapitał Ludzki

Priorytet 3 – Wysoka jakość systemu oświaty Działanie 3.4 – Otwartość systemu oświaty w kontekście uczenia się przez całe życie Poddziałanie 3.4.2 – Upowszechnienie uczenia się przez całe życie

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl

Analiza merytoryczna i finansowa raportu przez FRSE

Zatwierdzenie (lub odrzucenie) raportu końcowego przez FRSE

Pismo od FRSE powiadamiające o zakończeniu projektu

Płatność bilansująca (do 20% grantu)

Przygotowanie i złożenie raportu końcowego do FRSE (Mobility Tool)

REALIZACJA PROJEKTU (ew. raporty ad hoc)

Przekazanie I transzy na realizację projektu (max. 80% grantu)

Podpisanie umowy finansowej z FRSE

Kontraktowanie

(…) Akceptacja projektu do realizacji

PO

DSTAW

OW

E F

AZY Z

AR

ZĄ

DZA

NIA

PR

OJEK

TEM

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl

REALIZACJA PROJEKTU Cele i strategia projektu

Współpraca z partnerem

Rekrutacja uczestników

Przygotowanie pedagogiczne, kulturowe

i językowe

Realizacja staży

Monitorowanie przebiegu staży

Raporty uczestników

Ewaluacja staży/projektu

Certyfikacja

Upowszechnianie rezultatów projektu

Bie

żąca e

walu

acja

pro

jektu

Bie

żąca e

walu

acja

pro

jektu

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl

PARTNERSTWO

Komunikacja w grupie partnerskiej

W przypadku współdziałania z organizacjami pośredniczącymi należy

szczegółowo opisać zasady współpracy np. osobna umowa

o współpracy uwzględniająca m.in.:

aktywny udział w projekcie wszystkich partnerów

programu stażu, ostateczne terminy staży

kwestie opieki na miejscu oraz ew. wsparcia językowego

monitoring realizacji programu staży, certyfikacja uczestników

Sprawowanie kontroli nad partnerstwem Beneficjent

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl

UCZESTNICY

Odpowiedni do tematyki projektu, charakterystyki opisanej we wniosku

Wybrani w drodze rekrutacji w oparciu o jasne i przejrzyste kryteria znane

potencjalnym uczestnikom (rozmowy kwalifikacyjne, formularze zgłoszeniowe,

ankiety, testy, komisja rekrutacyjna)

Dokumentacja dot. rekrutacji (regulamin rekrutacji, procedura odwoławcza,

protokół, lista rankingowa, deklaracja udziału w projekcie itd.)

Przestrzeganie zasady równości szans kobiet i mężczyzn

Oświadczenie dot. przestrzegania zasady równości szans (zał. X)

Brak możliwości ponownego wyjazdu tej samej osoby w ramach projektu IVT

Umowy o staż (= umowy dwustronne)

Przygotowanie kulturowo – językowo – pedagogiczne

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl

PRZYGOTOWANIE językowe, kulturowe

i pedagogiczne

Związane z treścią merytoryczną projektu (uwzględniające specyfikę projektu) – bardzo ważna jest JAKOŚĆ przygotowania

Dopasowane do oczekiwań/profilu/potrzeb uczestników projektu

Przeprowadzone przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach

Przygotowanie językowe – z naciskiem na słownictwo zawodowe

Przygotowanie kulturowe - zaznajomienie uczestnika projektu z kulturą i obyczajami kraju przyjmującego na staż

Przygotowanie pedagogiczne - warsztaty interpersonalne, szkolenie dot. komunikacji międzykulturowej i funkcjonowania w kraju o odmiennej kulturze

Część przygotowania można przeprowadzić w kraju stażu – kurs językowy, program kulturowy

Ewaluacja programu przygotowania

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl

EWALUACJA PROJEKTU

Ewaluacja jest nierozłączną częścią procesu zarządzania projektem

Powinna być prowadzona na wszystkich etapach

Beneficjent decyduje o wyborze obszaru i metodach ewaluacji; wymaga

indywidualnego podejścia

Prowadzona za pomocą różnorodnych metod w zależności od projektu:

ankiety, kwestionariusze, wywiady indywidualne, grupowe, obserwacja,

analiza dokumentów i wykorzystanie wyników

Muszą być spełnione podstawowe zasady:

Planowanie ewaluacji

Zbieranie i analiza danych

Interpretacja danych

Raport z ewaluacji

Poradnik dla Beneficjentów leonardo.org.pl/Publikacje

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl

UPOWSZECHNIANIE REZULTATÓW

Upowszechnianie rezultatów nie samego projektu

Najpierw powstaje rezultat potem upowszechnianie

Rezultat: produkt, metoda, doświadczenie

Odbiorcy: grupa docelowa, grupa pośrednia, odbiorcy potencjalni

(kto w przyszłości może z tego skorzystać)

Harmonogram upowszechniania: w trakcie trwania projektu i po

jego zakończeniu

Zaangażowanie uczestników projektu

Poradnik dla Wnioskodawców leonardo.org.pl/Publikacje

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl

POPRAWNA REALIZACJA PROJEKTU

Osiągnięcie wyznaczonych celów określonych we wniosku i (ewentualnie) w

formularzu zmian

Satysfakcja wszystkich uczestników

Prawidłowe oznaczanie dokumentacji projektu - logotypy

Wypełnienie zobowiązań umowy:

zgodny zakres,

zgodny harmonogram,

stosowane zasady LdV i ogólne wytycznych.

Bieżący monitoring i ocena projektu

Efektywne zarządzanie finansami

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl

WIZYTY MONITORUJĄCE

Wizyty u wybranych beneficjentów w trakcie realizacji projektu – zbieranie

informacji o jakościowych i ilościowych aspektach zarządzania projektem

Zagadnienia

Postęp realizacji a cele projektu

Uczestnicy

Partnerstwo

Zarządzanie projektem

Harmonogram

Program przygotowania

Program stażu

Monitorowanie i ewaluacja

Walidacja i certyfikacja

Wymiar europejski

Współpraca z FRSE

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl

PYTANIA I WĄTPLIWOŚCI

Staż jest rozumiany jako pobyt ciągły za granicą, a przerywanie stażu i powrót

do kraju jest działaniem niedozwolonym

Ponowny udział osób, które już raz uczestniczyły w stażu w ramach programu

LdV jest działaniem niedozwolonym

Program przygotowania kulturowo - językowego nie może się odbywać

kosztem czasu przeznaczonego na staż zawodowy; przygotowanie/program

kulturowy może być realizowane wyłącznie poza godzinami stażu

Program merytoryczny stażu powinien być realizowany przez 5 dni w tygodniu

(tydzień odnosi się do co najmniej pełnych pięciu dni roboczych) przez co

najmniej 6 – 8 h dziennie

Wymiany opiekunów podczas trwania stażu – kategoria zarządzanie

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl

PYTANIA I WĄTPLIWOŚCI cd.

Tłumaczenie umowy o staż wraz z załącznikami – koszty zarządzania; umowa o

staż w języku angielskim dostępna na stronie www projektu

Koszty zajęć rozrywkowych tj. wyjście na basen/do kina/na kręgle są

nieuprawnione

W żadnej kategorii wydatków (zarządzanie, utrzymanie, przygotowanie)

nie wolno przekraczać limitu przyznanego pojedynczemu uczestnikowi

W stażach, które początkowo miały się odbyć w kraju droższym,

a w rezultacie odbyły się w kraju tańszym uznaje się stawkę kraju tańszego, a

w stażach, które początkowo miały się odbyć w kraju tańszym, a w rezultacie odbyły się w droższym pozostaje stawka kraju tańszego

Kierowanie korespondencji do opiekuna projektu, ze wskazaniem numeru

projektu

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji | www.frse.org.pl

METODY ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW

Strona internetowa

http://pokl.frse.org.pl/staze-i-praktyki

Szkolenia dla beneficjentów

Konsultacje telefoniczne, e-mailowe z pracownikami FRSE

Konsultacje w siedzibie FRSE

Wizyty monitorujące i kontrolne