1

Metodologia przygotowania projektów

Projekt „Wzrost potencjału sektora społecznego w powiecie jarosławskim poprzez inicjowanie partnerskiej współpracy”

2

BRAK PIENIĘDZY TO NIE BARIERA...BARIERY RZECZYWISTE:

BRAK INFORMACJIBRAK UMIEJĘTNOŚCIBRAK WIEDZYBRAK DOŚWIADCZEŃBRAK CHĘCIBRAK WIARY W SUKCESBARIERY BIUROKRATYCZNE

3

...A TAKŻE ....

Nieznajomość kontekstu merytorycznego programu, z którego ubiegamy się o dofinansowanie

Nieznajomość „słów kluczy” Nieznajomość zasad polityk Unii Europejskiej Trudności montaży finansowych Brak odpowiednich komórek organizacyjnych Nieznajomość zasad zarządzania projektem

4

•PROJEKT (działanie unikalne): projekt to unikalny, ograniczony proces z określonym celem, który jest różny od innych procesów i który jest ograniczony w zakresie czasu (początek i koniec) finansów personelu

DEFINICJE

5

Projekt jest:• Konkretnym działaniem w specyficznym

sektorze/obszarze

• Realizowany przez ludzi w organizacjach (prywatnych lub publicznych)

• Skrępowany ograniczonymi zasobami (czas, finanse, ludzie)

• Posiada konkretny opis celów i priorytetów

• Posiada konkretny budżet i harmonogram

• Zaplanowany, wykonany i skontrolowany

Główne różnice pomiędzy programem i projektem:

6

•PROGRAM (strategia):

program natomiast stanowi tło strategiczne dla projektów, jest znacznie szerszy, określa ogólne wytyczne i zasady w przypadku funduszy strukturalnych zawiera priorytety i działania.Projekty finansowane przez UE muszą pasować do odpowiedniego programu (strategii).

DEFINICJE

7

Główne różnice pomiędzy programem i projektem:

• Program jest:• Ramą dla polityki działania w specyficznym sektorze/obszarze• Realizowany przez ludzi w organizacjach (prywatnych lub publicznych)• Działaniem wieloletnim z możliwościami dostosowawczymi• Opisem celów i priorytetów dla sektora/obszaru• Specyficznym określeniem warunków dla działań lub projektów• Zestawem warunków dla implementacji (sterowanie, płatności, kontrola) • Zaplanowany, wykonany i skontrolowany

8

•UCZESTNICY: Osoby lub instytucje zainteresowane wynikami projektu z finansowego lub intelektualnego punktu widzenia

•CYKL PROJEKTU: całe „życie” projektu: od początkowego pomysłu do zakończenia stanowi strukturę dla konsultacji z uczestnikami określa kluczowe decyzje, wymogi informacyjne i zakres odpowiedzialności – przemyślane decyzje w kluczowych etapach trwania projektu ocena: w celu wyciągnięcia doświadczeń do wykorzystania przy tworzeniu przyszłych programów i projektów

DEFINICJE

9

RODZAJE PROJEKTÓW

MIĘKKIE - obejmuje takie działania jak warsztaty, szkolenia, seminaria, studia wykonalności.TWARDE - inwestowanie w infrastrukturę, np. wyposażenie dla ochrony środowiska. Projekty te koncentrują się na sferze technologiczno-technicznej.Projekty „miękkie” mogą być częścią projektów „twardych” jeżeli dotyczą procesu przygotowawczego i wdrażającego projekt.

10

WARTOŚĆ DODANA

•Przez wartość dodaną rozumie się:

Osiągnięcie dodatkowych rezultatów takich jak wyższe lub uzupełniające kwalifikacje

Osiągnięcie rezultatów innych niż osiągane w ramach dotychczasowych działań realizowanych bez wsparcia funduszy, które są mierzalne oraz wykazanie czy istnieje związek między tymi rezultatami a wsparciem z funduszy

Utworzenie dodatkowej liczby nowych miejsc pracyDostarczenie usług, które byłyby nieosiągalne bez wsparcia z funduszy

11

WARTOŚĆ DODANA

Wsparcie dotychczasowej działalności projektodawcy odzwierciedlającej priorytety programów operacyjnych, które bez wsparcia z funduszy zostałyby poważnie ograniczone lub przełożone w czasie

Inwestycje w całkowicie nowe oraz innowacyjne działania, których nie udałoby się zrealizować przy wykorzystaniu wyłącznie własnych środków projektodawcy

Zwiększenie liczby osób mających dostęp do szkoleń, zatrudnienia subsydiowanego, kształcenia ustawicznego i innych form wsparcia (w przypadku EFS)

12

ETAPY PROJEKTOWANIA Z DOFINASOWANIEM Z ŚRODKÓW UE

13

METODOLOGIA BUDOWANIA PROJEKTU

Najważniejsza zasada przy budowaniu projektu ze środków strukturalnych UE mówi:

NIE MA PROBLEMU - NIE MA PROJEKTU !!!

14

Logika projektu

15

Pełny Cykl Projektu

Identyfikacja

Opracowanie

Ocena

Evaluacja

Realizacja i M onitoring

Negocjacje I Finansowanie

Nowe pomysły na p rojekty

16

STUDIUM WYKONALNOŚCIZDEFINIOWANIE

PROJEKTU

Dopasowanie optymalnego źródła dofinansowania z UE.

Analiza dostępnych środków pomocowych pod kątem zgodności projektu z wytycznymi poszczególnych programów.

Wybór programu zapewniającego maksymalizację szans na otrzymanie środków.

WYBÓR FUNDUSZU POMOCOWEGO

PRZYGOTOWANIE WNIOSKU

ORGANIZACJA FINANSOWANIA

REALIZACJA PROJEKTU

Wypełnienie formularza,

skompletowanie wymaganych załączników;

kontrola całości wniosku pod kątem formalnym i merytorycznym;

złożenie wniosku we właściwej instytucji;

monitorowanie przebiegu konkursu.

WYPŁATA ŚRODKÓW

17

MATRYCA LOGICZNA jako praktyczne narzędzie

planowaniaSystematyczna i logiczna prezentacja wyników głębokiej analizy projektu/programu

odzwierciedlenie zależności przyczynowych pomiędzy różnymi poziomami

umożliwienie oceny stopnia osiągnięcia celów

ustalenie, jakie założenia poza samym projektem/programem mogą wpłynąć na jego powodzenie

18

MATRYCA LOGICZNA

LOGIKAPOZIOMA

Logika interwencji

Obiektywnie weryfikowalne wskaźniki

Źródła weryfikacji

Założenia

Cele strategiczne

Cel projektu

Rezultaty

Działania • Środki • Koszt

• LOGIKA • PIONOWA

• Warunki wstępne

19

Aby mieć pomysł na projekt powinieneś:

- zapoznać się szczegółowo z dokumentami programowymi,- zapoznać się z wszystkimi strategiami i programami lokalnymi w Twoim regionie,- przypomnieć sobie o dobrych projektach z przeszłości, o których słyszałeś lub które realizowałeś.

20

Aby mieć pomysł na projekt powinieneś:

• wyzwolić w sobie posiadany potencjał, wiedzę i umiejętności,•znaleźć odpowiednich ludzi, którym też na czymś zależy,• zorganizować zaplecze i środki zapewniające sprawną implementację

21

Aby wypełnić wniosek projektu powinieneś:

•znać odpowiedni Program Operacyjny,•znać priorytet,•znać działanie,•znać schemat pomocy,•posiadać instrukcję wypełniania wniosku,•posiadać Podręcznik dla projektodawców,•posiadać specjalny program komputerowy.

22

„OPAKOWANIE”PROJEKTU

Musimy pamiętać, że tylko wniosek będzie przedmiotem oceny Komisji Kwalifikacyjnej

•1. Maksimum treści przy użyciu minimalnej ilości słów (pisanie krótko i na temat)•2. Krótkie zdania i prosty język (nie komplikujmy życia sobie i innym)•3. Dostrojenie języka aplikacji do języka dokumentów programowych i zaleceń

23

NAJWAŻNIEJSZE ZASADY WYPEŁNIANIA WNIOSKU

Korzystamy z oryginalnych formularzyzachowujemy układ stron i całą zawartośćwypełniamy używając prostego języka, nie specjalistycznego, chyba, że jest to koniecznezapisujemy tylko tyle miejsca ile wyznaczono - zwięzłość i prostota wypowiedziwypełniamy komputerowo wypełniamy w języku polskim

24

RADY DLA UBIEGAJĄCYCH SIĘ O DOTACJE

Przeanalizuj, na co sponsor przeznacza środki

Połóż nacisk na te walory, którymi szczególnie jest zainteresowany sponsor

Przedstaw projekt w sposób jasny i jednoznaczny,

Dokładnie przestrzegaj instrukcji formularza aplikacyjnego

25

PISZĄC PROJEKT ODPOWIEDZ NA NASTĘPUJĄCE PYTANIA:

–Czy projekt wpisuje się w i jest zgodny z obowiązującymi dokumentami programowymi ( NPR, PWW, SOP, ZPORR a także planami rozwoju oraz strategiami regionalnymi i lokalnymi)?–Czy projekt jest spójny z innymi programami i/lub projektami, które były lub są wdrażane dla tej samej grupy docelowej/na tym samym obszarze?–Czy projekt jest zgodny z zasadami i regulacjami dotyczącymi wdrażania funduszy strukturalnych?–Czy uzasadnienie realizacji projektu jest rzetelne, wystarczające i wynika ze zrozumienia rzeczywistej, zidentyfikowanej i opisanej potrzeby?

26

PISZĄC PROJEKT ODPOWIEDZ NA NASTĘPUJĄCE PYTANIA:

–Czy wszystkie działania i koszty podlegające wsparciu FS spełniają warunek kwalifikowalności?–Kim są partnerzy projektu i jaki jest ich udział w realizacji (w tym finansowaniu) projektu? –Czy cel(e), rezultaty i produkty projektu są sformułowane precyzyjnie i logicznie? –Czy ustanowiono efektywny system monitoringu i oceny (wskaźniki produktów, rezultatów i oddziaływania wraz ze źródłami weryfikacji)?

27

PISZĄC PROJEKT ODPOWIEDZ NA NASTĘPUJĄCE PYTANIA:

–Czy projekt jest wykonalny pod względem organizacyjnym (kierownictwo i zespół projektowy, organizacja i koordynacja działań, przepływ informacji)? –Czy projekt charakteryzuje się „świeżym” podejściem do rozwiązania problemu?–Czy i w jaki sposób wyniki projektu zapewniają osiągnięcie wartości dodanej?–Czy kosztorys i plan finansowania projektu są bezbłędne, rzetelne i wykonalne? Czy źródła finansowania są zidentyfikowane i wiarygodne?

28

PISZĄC PROJEKT ODPOWIEDZ NA NASTĘPUJĄCE PYTANIA:

–Czy projekt jest trwały pod względem ekonomicznym?

–Czy projekt uwzględnia politykę równości szans?

–Czy projekt jest zgodny z polityką ochrony środowiska naturalnego?

–Czy projekt ma sprecyzowany i wykonalny harmonogram realizacji?

–Czy projekt zawiera wykonalny plan promocji?

29

PISZĄC PROJEKT ODPOWIEDZ NA NASTĘPUJĄCE PYTANIA:

–Czy zidentyfikowano i opisano wszystkie czynniki zewnętrzne, w tym elementy ryzyka, mogące mieć wpływ na wyniki projektu?

–Czy wniosek jest przejrzysty, prosty i zrozumiały?

–Czy wniosek jest kompletny i zawiera wszystkie wymagane załączniki?

–Czy projekt jest gotowy do realizacji natychmiast po zatwierdzeniu wniosku?

30

DOBRY PROJEKT JEST:

konkretny ważny realistyczny na czasie odpowiednio zaadresowany

PAMIĘTAJ, ŻE POCZĄTKIEM PROCEDURY JEST PROJEKT, A KOŃCEM SPRAWOZDANIE

!!!

31

STANDARDOWA STRUKTURA WNIOSKU

wnioskodawca numer konta bankowego nazwa projektu osoba odpowiedzialna za realizację planowana data rozpoczęcia i

zakończenia projektu opis projektu zamierzone cele projektu oczekiwane rezultaty

32

STRUKTURA WNIOSKU C.D.

możliwości powielenia doświadczeń i rezultatów projektu

podmioty objęte projektem całkowite koszty projektu wkład własny i inne źródła finansowania kwota wnioskowana szczegółowy kosztorys stosowne opinie i rekomendacje

33

• realizacja działania rozpoczęta przed podpisaniem umowy o

udzieleniu dotacji

• kwota dotacji przekracza limit wysokości danej dotacji

• stosowanie nieprawidłowych formularzy programowych

• wybrani wykonawcy nie byli akredytowani

• brak odpowiedniej liczby załączników

• brak podpisów i potwierdzenia „za zgodność z oryginałem” dołączonych kopii

• brak kopii umów z wykonawcami

• brak uzasadnienia wyboru wykonawców,

• nieaktualny dokument rejestrowy (ważny 3 miesiące)

• brak aktualnego sprawozdania finansowego

• niewłaściwy kurs Euro

• brak dyskietki z elektroniczną wersją wniosku

Najczęstsze nieprawidłowości:

34

Zarządzanie i Ewaluacja

35

“Zarządzanie Projektem

jest zastosowaniem wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik w działaniach

projektu, służących zaspokojeniu lub przekroczeniu potrzeb i oczekiwań

wszystkich jego uczestników”. • projekty są zgodne z i przyczyniają się do

osiągnięcia celów polityki UE • projekty odpowiadają uzgodnionej strategii i

grupom docelowym • projekty są wykonalne, spełniają cele i są

realistycznie osiągalne • korzyści wygenerowane przez projekty są

trwałe.

36

Podstawowy Cykl Projektu

Cykl projektu jest przydatnym sposobem na zrozumienie różnorodnych faz, przez które przejdzie prawdopodobnie każdy z projektów. Takie samo podejście zastosujesz zajmując się prostym pomysłem na projekt w swojej własnej organizacji, czy też złożonym projektem wspieranym przez kilku zewnętrznych donorów, bądź instytucji finansowych. Niektórzy ludzie uważają, że prościej jest myśleć o krokach, które podejmujesz generując i wdrażając projekt jak o procesie linearnym (a nie cyklu). Nie ma sposobu złego czy dobrego. Powinieneś przyjąć podejście, które jest dla ciebie najwygodniejsze. Każdy projekt przechodzi zwykle przez kilka faz.

37

Punkt Wyjścia

Kroki, które podejmujemy od momentu rozpoczęcia do zakończenia projektu bardzo często nazywane są ‘cyklem projektu’. Cykl projektu może zostać rozbity na 3 komponenty:

Generowanie Projektu, Realizację Projektu, Ewaluację Projektu.

38

Punkt Wyjścia

Generowanie Projektu można, ponownie, rozbić na 4 fazy:

Identyfikację Projektu, Opracowanie ProjektuOcenę Projektu oraz Negocjowanie Projektu/Decyzje.

39

Ocena projektu

Jest ściśle związana z opracowywaniem projektu. Zabezpiecza ona rygorystyczną

ocenę propozycji projektu i w razie potrzeby jej dostosowanie

40

Negocjowanie projektu

decyzje o pozwoleniach prawnych, ostatecznych przygotowaniach pod

względem zasobów, funduszy i sposobu realizacji projektu.

41

Realizacja projektui monitoring

projekt jest realizowany w uzgodniony sposób, odbywają się kontrole okresowe

w celu zapewnienia realizacji zgodnej z planem

42

Ewaluacja projektu

rezultaty projektu podlegają ocenie,generowane są kolejne pomysły na

projekty.

43

Pełny Cykl Projektu

44

Kroki w Identyfikacji Projektu

Krok 1 Stworzenie zarysu projektu i jego ogólnych celów Krok 2 Przedyskutowanie i uzasadnienie projektu wewnętrznie

oraz z kluczowymi uczestnikami Krok 3 Identyfikacja kluczowych dokumentów dot. polityki

(Rozporządzenia UE i programy) Krok 4 Identyfikacja celów i rezultatów projektuKrok 5 Identyfikacja wyników, nakładów i założeńKrok 6 Ukończenie wstępnego opisu projektu (np. przy użyciu

matrycy logicznej)Krok 7 Wstępne oszacowanie kosztów projektu i finansowaniaKrok 8 Nawiązanie kontaktu z potencjalnymi donorami projektu• Kroki te zostały wyznaczone tak, jak gdyby były prostym

procesem linearnym. W rzeczywistości, niektóre z nich mogą zostać podjęte wcześniej od pozostałych, lub w tym samym czasie. Na przykład, Kroki 6 i 7 mogą być prowadzone jednocześnie, czy też Krok 3 może się pojawić o znacznie później.

45

Ewaluacja projektu

Metody ewaluacyjne stosowane w fazie strukturyzacji:

1. Analiza SWOT

2. Matryca logiczna

3. Metaplan

4. Mapa oddziaływania

46

Ewaluacja projektu

Metody ewaluacyjne stosowane w fazie obserwacji

1. Wywiady

2. Kwestionariusze

3. Zogniskowane wywiady grupowe

4. Studia przypadków

5. Obserwacja uczestnicząca (bycie uczestnikiem)

6. Dane z systemu monitoringu

47

Ewaluacja projektu

Metody ewaluacyjne stosowane w fazie analizy

1. Grupy porównawcze

2. Systemy informacji geograficznej

3. Modele makroekonomiczne

4. Metody statystyczne

48

Ewaluacja projektu

Metody ewaluacyjne stosowane w fazie oceniania efektów

1. Panel ekspertów

2. Analiza wielokryteriowa

4. Analiza kosztów i korzyści

5. Analiza kosztów i efektywności

49

Ewaluacja projektu

Czym jest ocena (ewaluacja)?

przez ocenę (ewaluację) polityki, programu lub projektu należy rozumieć określenie wartości polityki, programu lub projektuw odniesieniu do wcześniej zdefiniowanych kryteriów i w oparciu o odpowiednie informacje.

50

Ewaluacja projektu

Po pierwsze, instytucja oceniająca ma odpowiedzieć na pytanie?

czy program (projekt) okazał się sukcesem czy też porażką.

51

Ewaluacja projektu

Po drugie

niezbędne jest przedstawienie przez instytucję zamawiającą odpowiednich kryteriów, precyzujących zakres przedmiotowy, przestrzenny i czasowy oceny (ewaluacji).

52

Ewaluacja projektu

Po trzecie

niezbędne są informacje zebrane przez zespół oceniający, które po analizie będą stanowić podstawę do określenia wartości programu (projektu).

53

Ewaluacja projektu

Standardy oceny (ewaluacji)

- użyteczność

- wykonalność

- poprawność

- stosowność

54

Powodzenie projektu – wybrane czynniki

Powodzenie projektu – wybrane czynniki

Strony dotrzymują swoich zobowiązań

Projekt adresuje rzeczywiste problemy

grupy docelowej

Dobre / staranne planowanie

Kompetentny i zmotywowany zespół

Zdolność organizacyjnaPłeć i grupa społeczno-

ekonomiczna benficjentów jasno zidentyfikowane

Powodzenie projektu

Efektywne zarządzanieprojektem

Należyta reprezentacjaróżnych interesów

przez udział

Sprawiedliwa alokacja kosztów oraz korzyści

między kobiety i mężczyzn