Forum edukacyjne

Dobre praktykiPOIG działanie 4.2

Jolanta Rola-Zawadzka

8 czerwca 2009

Przedstawienie firmy

Firma SUPERBET: Z sektora MSP (zatrudnia 35 osób) Zlokalizowana w woj. mazowieckim, powiat

łosicki, wieś Zakrze Spółka Jawna – firma rodzinna Branża – produkcja wyrobów betonowych

Droga do POIG

1. Program PHARE 2003 – Wstęp do jakości.2. Krajowy program "Kierunki działań rządu

wobec sektora małych i średnich przedsiębiorstw od 2003 do 2006" dofinansowanie na uzyskanie certyfikatu ISO 9001:2000.

3. Program PHARE 2003 - Program Technologie Informatyczne dla Przedsiębiorstw p.t. "Przygotowanie do wdrożenia zintegrowanego informatycznego systemu zarządzania klasy ERP".

Droga do POIG 4. Fundusz Dotacji Inwestycyjnych w ramach

PHARE 2003 Rozwój i Modernizacja Przedsiębiorstw w Oparciu o Nowe Technologie projekt pt. "Modernizacja przedsiębiorstwa poprzez zakup komputerów oraz wdrożenie nowoczesnej technologii IT".

5. Fundusz Dotacji Inwestycyjnych w ramach PHARE 2003 Rozwój i Modernizacja Przedsiębiorstw w Oparciu o Nowe Technologie projekt pt. . "Modernizacja logistyczna procesu produkcji i dystrybucji”.

Droga do POIG6. SPOWKP lata 2004-2006 działanie 2.1 Wzrost

konkurencyjności małych i średnich przedsiębiorstw poprzez doradztwo i zrealizowaliśmy projekt pt. "Poprawa konkurencyjności firmy poprzez wdrożenie i certyfikację systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 14001 i ISO 18001”.

7. SPOWKP lata 2004-2006 działanie 2.3 Wzrost konkurencyjności małych i średnich przedsiębiorstw poprzez inwestycje na realizację projektu pt. "Modernizacja procesu produkcji w oparciu o innowacyjną technologię formowania wyrobów".

Czas na duży projekt

POIG działanie 4.2.

Stymulowanie działalności B+R przedsiębiorstw oraz wsparcie w zakresie wzornictwa przemysłowego.

Projekt pt. „ Rozbudowa firmy SUPERBET

w oparciu o innowacyjną technologię

produkcji”.

Czas na duży projekt

Planowane rezultaty:Wdrożenie nowego produktu objętego prawem własności przemysłowej

Wzrost potencjału produkcyjnego o 30%Wzrost zatrudnienia o 2 etatyOgraniczenie negatywnego oddziaływania na środowisko naturalne i poprawa warunków BHP

Utworzenie własnego laboratorium B+R

Nasze żelazne zasady

Pozyskanie dotacji to poezja,

realizacja to proza,

a rozliczanie to dramat,

który czasem przechodzi

w tragedię.

Nasze żelazne zasady

Projekt rozlicza się już od chwili jego pisania,

bo trzeba sensownie i realnie ustalić: koszty projektu, harmonogram realizacji, wskaźniki produktu i rezultatu.

Nasze żelazne zasady

Poznać dokładnie zasady rozliczania przed przystąpieniem do realizacji projektu.

Szczególnie uważać, gdy rozpoczyna się realizację projektu przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie.

Nasze żelazne zasady

Dotrzeć do najistotniejszych informacji, których brak uniemożliwi rozlicznie projektu:Okres kwalifikowalności wydatków (nie podlega zmianom), Rozpoczęcie realizacji robót (nie może nastąpić przed okresem kwalifikowalności wydatków), Co uznaje się za dzień rozpoczęcia robót,    Co uznaje się za dzień zakończenia robót.

Nasze żelazne zasady

Dobrze przygotować projekt, aby realizować zadania zgodnie

z harmonogramem zawartym w umowie.

Poznać możliwości dokonania zmian w harmonogramie.

Nasze żelazne zasady

Prawidłowo prowadzić dokumentację związaną z projektem:

Dokumentacja potwierdzająca wybór dostawcy (udowadnia, że beneficjent dokonał wyboru w sposób

przejrzysty i najefektywniejszy ekonomicznie), Faktury zakupu – kluczowe dokumenty do rozliczenia,

Dokumenty potwierdzające dokonanie przelewu (płatności trzeba dokonywać przelewami), Protokół odbioru lub dowód przyjęcia środka

trwałego (dokument potwierdzający fizyczne nabycie danego dobra).

Nasze żelazne zasady

Dokumentacja potwierdzająca wybór dostawcy:

- zebrać 3 oferty i wybrać najkorzystniejszą oraz stworzyć protokół uzasadniający wybór,

-w chwili składania zamówienia wszystkie oferty muszą być aktualne,

- w przypadku zakupu środków trwałych używanych konieczne są dokumenty potwierdzające, iż dany środek w ostatnich 7-miu latach nie był finansowany ze środków publicznych. Spełnienie tego wymogu staje się często problematyczne, zwłaszcza gdy sprzedający zlikwidował działalność.

Nasze żelazne zasadyFaktury zakupu powinny:- określać podstawę ich wystawienia (nr umowy, zamówienia),

- treść faktury powinna dokładnie odpowiadać konkretnemu zadaniu z harmonogramu zadań. (możliwe jest wystawianie faktur na zaliczki i faktur proforma),

- posiadać wpisaną pełną dekretację (ujęcie dowodu w księgach rachunkowych),

- być sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym, co potwierdza podpis z datą,

Nasze żelazne zasadyFaktury zakupu powinny:- zapewniać zgodność dokumentów z formalno-prawnymi

wymaganiami: (prawidłowe nazwy dostawcy i odbiorcy, poprawne adresy dostawcy i odbiorcy, prawidłowe NIP-y dostawcy i odbiorcy lub ich odpowiedniki zagraniczne, prawidłowe daty, numery dokumentów księgowych, podane kwoty brutto, netto oraz kwoty VAT,

- być odpowiednio opisane (tytuł projektu, numer umowy i data zawarcia umowy, numer zadania, informacja o współfinansowaniu ze środków unijnych, dla faktur w walutach obcych kurs z dnia dokonania płatności i z dnia dokonania księgowania).

Nasze żelazne zasadyDokumenty potwierdzające dokonanie

przelewu:

Muszą w łatwy sposób identyfikować wydatki związane z projektem.

Odbiorca i tytuł przelewu ściśle musi wynikać z faktury, zgodnie z którą dokonywany jest przelew. Wszelkie zapłaty muszą być wykonane „co do grosza”.

Zapłata nie powinna być wcześniejsza niż data wpływu faktury i data sprawdzenia jej pod względem formalnym, merytorycznym).

Nasze żelazne zasady

Wydzielić subkonto, z którego będą wykonywane przelewy, aby w łatwy sposób identyfikować wydatki związane z projektem.

Nasze żelazne zasady

Protokół odbioru lub dowód przyjęcia środka trwałego

   musi wynikać z umowy na dostawy (wykonawstwo lub usługi) i korespondować z zakresem projektu wskazanym we wniosku.

Nasze żelazne zasady

Wszystkie dokumenty rozliczeniowe muszą mieć daty w terminach danego działania, zgodnie z harmonogramem i kosztorysem przyjętym w umowie dotacyjnej - rozpoczęcie i zakończenie realizacji projektu.

Nasze żelazne zasady

W określonym terminie składać wnioski o płatność – zgodnie z Umową o dofinansowanie, co nie jest łatwe, gdy w grę wchodzi Generator wniosku o płatność.

Żeby dramat rozliczania projektu nie stał się tragedią trzeba: osiągnąć założone cele i wskaźniki w założonych terminach i

wielkościach zapewnić trwałość projektu przez wymagany czas nie dokonywać zasadniczych zmian w projekcie w okresie

trwałości projektu przechowywać dokumentację projektu przez okres trwałości

projektu poddawać się kontrolom przez wszystkie uprawnione

instytucje, zgodnie z Umową o dofinansowanie. Wykonywać zalecenia pokontrolne wymaganym terminie Informować opinię publiczną o fakcie otrzymania

dofinansowania

Praktyczne rady Pisanie wniosku o dofinansowanie powierzyć pracownikom

firmy, którzy dobrze znają jej specyfikę, problematykę oraz potrzeby,

Korzystanie z punktów konsultacyjnych przy RIF, w których bezpłatnie udzielana jest przedsiębiorcom pomoc (pracują bardzo kompetentne i życzliwe osoby),

Korzystanie ze szkoleń organizowanych przez RIF-y z zakresu pisania wniosków o dotacje,

Wyznaczenie szefa projektu odpowiedzialnego za jego realizację i rozliczenie, który jest obowiązany znać szczegółowo wszystkie dokumenty dotyczące programu i koordynować pracę wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu oraz rozstrzygać wszystkie wątpliwości,

Praktyczne rady

Korzystanie z opinii Promotora, Oznakowywanie całej dokumentacji dotyczącej projektu

pieczątką POIG i poddanie jej szczególnemu nadzorowi szefa projektu i pracowników przez niego upoważnionych,

Regularne czytanie Umowy o dofinansowanie przez szefa projektu, żeby dotrzymać wszystkich warunków umownych i uniknąć przeoczenia jakiegoś terminu .

Praktyczne rady

Jeśli jednak, mimo dobrego przygotowania, pojawi się błąd w dokumentacji, warto wiedzieć, iż często można go poprawić, nie tracąc szans na prawidłowe rozliczenie całego projektu. Trzeba je odpowiednio wcześnie wyłapywać i poprawiać.

Sugestie

Warto starać się o środki unijne na rozwój firmy i mimo wielu trudności, które trzeba pokonać przy aplikowaniu, warto podjąć ten wysiłek.

Pocieszeniem jest fakt, że rozliczanie każdej następnej dotacji jest łatwiejsze od poprzedniej, bo procentuje zdobyte doświadczenie.

Życzę wielu sukcesów w zdobywaniu unijnych środków na rozwój firmy i jak najmniej kłopotów przy ich rozliczaniu.

DZIĘKUJĘZA UWAGĘ

Jolanta Rola-Zawadzkajrz@superbet.com.pl