Post on 01-Jan-2016
description
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………1
Ośrodek Przetwarzania InformacjiInstytucja Wdrażająca Działanie 13.1 PO IiŚ
Poznań, 16 – 17 kwietnia 2012 r.
Dobre praktyki w realizacji projektów w ramach XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………2
Szkolenie jest finansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz
budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura
i Środowisko
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………3
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
Dobre praktyki, powtarzające się błędy
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………4
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
Proces weryfikacji wniosków o płatność w OPI
Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność
Dobre praktyki stosowane przez Beneficjentów
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………5
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
Proces weryfikacji wniosków o płatność w OPI
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………6
Proces weryfikacji wniosków o płatność w OPI
Zgodnie z przyjętymi zasadami określonymi w instrukcjach wewnętrznych OPI ocena wniosków o płatność przebiega w trzech etapach.
Etap A oceny (pracownicy ZOW) – przede wszystkim polega na weryfikacji części sprawozdawczej wniosku o płatność oraz weryfikacji zgodności zadeklarowanych
wydatków z zakresem rzeczowym umowy o dofinansowanie.
Etap B oceny (pracownicy ZWR oraz ZWR II) – przede wszystkim polega na weryfikacji formalnej i finansowej wniosku o płatność oraz weryfikacji prawidłowości zadeklarowanych wydatków pod względem merytoryczno-rachunkowym, a także z uwzględnieniem zgodności wydatków z zawartymi umowami z wykonawcami oraz
zakresem finansowym umowy o dofinansowanie.
Etap C (pracownicy DF-K) – przede wszystkim polega na weryfikacji dostępności środków przeznaczonych na finansowanie i współfinansowanie realizowanych w Działaniu 13.1 PO IiŚ projektów oraz na weryfikacji, czy dokonano zwrotu kwot
przypisanych do zwrotu
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………7
Proces weryfikacji wniosków o płatność w OPI
Uproszczony schemat oceny wniosku o płatność
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
Wpływ WOP
Rejestracja WOP
Etap A
Etap B
Przekazanie WOP
do oceny
Etap B
Etap A
Wynik
oceny
Etap C
Uwagi do WOP
Wynik
oceny
Akceptacja WOP
Wypłata środków
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………8
Proces weryfikacji wniosków o płatność w OPI
Zgodnie z przyjętymi zasadami określonymi w instrukcjach wewnętrznych OPI ocena wniosków o płatność przebiega w trzech etapach.
Wyłącznie wnioski o płatność, które uzyskały pozytywny wynik oceny na etapach A ORAZ B trafiają do etapu C oceny.
Ocena na każdym z etapów prowadzona jest przy zachowaniu zasady „dwóch par oczu”.
Dowodem przeprowadzenia oceny jest wypełniona w odpowiednich częściach lista sprawdzająca do oceny wniosku o płatność.
Wypłata zaakceptowanych środków następuje w momencie dostępności środków zgodnie z
Terminarzem płatności środków europejskich w 2012 roku.
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………9
Proces weryfikacji wniosków o płatność w OPI
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………10
Proces weryfikacji wniosków o płatność w OPI – wypłata kolejnej transzy zaliczki po wykazaniu wydatków
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich wykazanie przez beneficjenta we wnioskach o płatność złożonych do instytucji weryfikującej wydatków kwalifikowalnych na co najmniej 70% wartości dotychczas przekazanych transz zaliczek, uprawnia beneficjenta do otrzymania kolejnej transzy zaliczki, nawet przed zatwierdzeniem danego wniosku.
W zawieranych z Beneficjentami umowach uwzględniane są zapisy uprawniające Beneficjentów do otrzymania kolejnej transzy zaliczki po
wykazaniu wydatków na co najmniej 70% wartości przekazanych transz.
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………11
Proces weryfikacji wniosków o płatność w OPI – wypłata kolejnej transzy zaliczki po wykazaniu wydatków
W przypadku spełnienia przesłanek uprawniających Beneficjenta do otrzymania kolejnej transzy zaliczki przed zatwierdzeniem wniosku o płatność
IW przeprowadza tzw. wstępną ocenę wniosku o płatność.
Ocena wstępna prowadzona jest na dwóch etapach według opracowanego przez IW fragmentu listy sprawdzającej do oceny wniosku o płatność
Wstępny Etap B oceny (pracownicy ZWR oraz ZWR II) – przede wszystkim polega na weryfikacji formalnej i finansowej wniosku o płatność pod kątem zajścia
przesłanek uprawniających Beneficjenta do otrzymania kolejnej transzy zaliczki przed zatwierdzeniem wniosku
Wstępny Etap C (pracownicy DF-K) – przede wszystkim polega na weryfikacji dostępności środków przeznaczonych na finansowanie i współfinansowanie
realizowanych w Działaniu 13.1 PO IiŚ projektów
Po zakończeniu oceny wstępnej wniosek kierowany jest do oceny pełnej, trójetapowej (etapy A, B oraz C)
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………12
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………13
Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność Zagadnienia ogólne
Brak prawidłowego monitorowania terminu na rozliczenie środków zaliczkowych;
Brak monitorowania dostępnych na kontach Beneficjenta środków zaliczkowych możliwych do wykorzystania i rozliczenia;
Brak uzgadniania z IW terminów/optymalnych terminów składania wniosków o płatność/uzupełnień do wniosków o płatność;
Nieprawidłowa kategoryzacja wydatków
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………14
Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność Wzór wniosku o płatność
Niewłaściwe oznaczenie rodzaju wnioskowanej płatności w punkcie 6;Niewłaściwie wpisane dane w tabeli 9 wniosku (dane z dokumentów źródłowych, kwota kwalifikowalna, kwalifikowalna wartość podatku VAT, brak umowy z wykonawcą);Stosowanie w tabeli 9 wniosku formuł obliczeniowych bez nakładania dodatkowych warunków w zakresie zaokrągleń;Brak odznaczania w tabeli 9 dokumentów – zgodnie z pismem IW OPI-DI/320-WM-605-9/10 z 29.12.2010Brak wykazywania WSZYSTKICH zadań określonych w Harmonogramie Realizacji Projektu w tabelach 12 oraz 13 wniosku;Wskazywanie w tabelach 12 i 13 wniosku nieaktualnych na dzień składania wniosku danych i wartości;Nie uwzględnianie w kolumnie 5 tabeli 13 wniosku niekwalifikowalności/tymczasowej niekwalifikowalności poniesionych wydatków;
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………15
Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność Wzór wniosku o płatność
Wskazywanie w tabeli 17 wniosku danych, które nie wynikają bezpośrednio z obowiązującej umowy o dofinansowanie, bez jednoczesnego wskazania informacji na temat sposobu wypełnienia tabeli w oparciu o wiarygodne dane;Wskazywanie w punkcie 19 wniosku osoby, która nie składa bieżącego wniosku; Brak wypełnienia punktu 20 wniosku;
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………16
Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność Wzór wniosku o płatność
Dotyczy punktu 6. wniosku
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
7. Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem łącznie: ……….....…….…………….. 3 370 000,00
w tym rozliczających zaliczkę………………………………………………………………………………… 3 250 000,00
w tym przedstawionych do refundacji………………………………………………………………………… 0,00
8. Wnioskowana kwota łącznie: …………………………..………………………………….…..… 0,00
w tym zaliczka 0,00
w tym refundacja 0,00
* Niepotrzebne skreślić
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………17
Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność Wzór wniosku o płatność
Dotyczy punktu 9. wniosku
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………18
Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność Wzór wniosku o płatność
Dotyczy punktu 9. wniosku
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………19
Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność Wzór wniosku o płatność
Dotyczy punktu 13. wniosku
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
13. POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU
Zadania / kontrakty / obiekty / elementy odrębnego odbioru / elementy
rozliczenia określone założone w harmonogramie realizacji projektu
dołączonym do umowy o dofinansowaniu
Wydatki przypisane zadaniom (…) określonym
w aktualnym harmonogramie realizacji projektu
Wydatki poniesione od początku realizacji projektu
% realizacji
ogółem kwalifikowalne ogółem kwalifikowalne
1 2 3 4 5 6=(5/3)*1001. Przygotowanie projektu; opracowanie dokumentacji technicznej 2 000 000,00 2 100 000,00 2 000 000,00 2 100 000,00 100,00
2. Roboty budowlane25 000 000,00 20 000 000,00 10 000 000,00 9 000 000,00 85,00
3. Zarządzanie projektem 450 000,00 450 000,00 500 000,00 450 000,00 100,00
4. Działania informacyjno-promocyjne600 000,00 600 000,00 200 000,00 200 000,00 33,33
OGÓŁEM 28 050 000,00 23 150 000,00 12 500 000,00 11 750 000,00 50,76
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………20
Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność Wzór wniosku o płatność
Dotyczy punktu 13. wniosku
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
13. POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU
Zadania / kontrakty / obiekty / elementy odrębnego odbioru / elementy
rozliczenia określone założone w harmonogramie realizacji projektu
dołączonym do umowy o dofinansowaniu
Wydatki przypisane zadaniom (…) określonym
w aktualnym harmonogramie realizacji projektu
Wydatki poniesione od początku realizacji projektu
% realizacji
ogółem kwalifikowalne ogółem kwalifikowalne
1 2 3 4 5 6=(5/3)*1001. Przygotowanie projektu; opracowanie dokumentacji technicznej 2 000 000,00 2 100 000,00 2 000 000,00 2 100 000,00 100,00
2. Roboty budowlane25 000 000,00 20 000 000,00 10 000 000,00 9 000 000,00 85,00
3. Zarządzanie projektem 450 000,00 450 000,00 500 000,00 450 000,00 100,00
4. Działania informacyjno-promocyjne600 000,00 600 000,00 200 000,00 200 000,00 33,33
OGÓŁEM 28 050 000,00 23 150 000,00 12 500 000,00 11 750 000,00 50,76
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………21
Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność Dokumentacja towarzysząca
Nie załączanie wypełnionego wzoru określonego przez IW przewidzianego dla wydatków niekwalifikowalnych objętych wnioskiem (wersja elektroniczna ORAZ papierowa);Nie załączanie kopii zawartych umów z wykonawcami, pracownikami/dokumentów potwierdzających wprowadzone zmiany w umowach;W przypadku umów zawartych po rozstrzygnięciu postępowania prowadzonego zgodnie z ustawą Pzp brak kopii druku ZP-1/2/PNNie załączanie wypełnianego narastająco wzoru określonego przez IW przewidzianego dla zestawienia umów dla zadań objętych projektem;Niespójności podczas opisywania dokumentów w stosunku do dokumentów źródłowych, danych przedstawianych w tabeli 9 wniosku;W przypadku dokumentów dotyczących Sprzętu i wyposażenia w ramach kosztów inwestycyjnych Projektu błędne wskazywanie informacji w zakresie zestawienia rzeczowo-wartościowego i pozycji z protokołów odbioru;
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………22
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
Dobre praktyki stosowane przez Beneficjentów
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………23
Dobre praktyki stosowane przez Beneficjentów
Stały kontakt z Opiekunem projektu;Podejmowanie konsultacji w sytuacjach niestandardowych/problemowych przed wykazaniem we wniosku o płatność;Informowanie IW w piśmie przewodnim/oświadczeniu o sytuacjach niestandardowych znajdujących się we wniosku;Odnoszenie się do każdej ze zgłoszonych wątpliwości IW w piśmie przewodnim do składanej korekty/uzupełnień;Załączanie do wniosków rozliczających transze/transzę zaliczki wyciągów bankowych zawierających wszystkie transakcje od wpływu transzy zaliczki na konta zaliczkowe;W przypadku załączania kopii dokumentów OT – przedstawianie zestawienia, gdzie numery OT przyporządkowane są do konkretnych faktur/dokumentów równoważnych i pozycji z faktur/dokumentów równoważnych;Informowanie w piśmie przewodnim o sposobie wypełnienia tabeli 17 wniosku
Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność
Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………24
Dziękuję za uwagę!
Ośrodek Przetwarzania InformacjiAl. Niepodległości 188b
Warszawawww.poiis.opi.org.pl