Dobre praktyki w realizacji projektów w ramach XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ

Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, ………1

Ośrodek Przetwarzania InformacjiInstytucja Wdrażająca Działanie 13.1 PO IiŚ

Poznań, 16 – 17 kwietnia 2012 r.

Dobre praktyki w realizacji projektów w ramach XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ


Szkolenie jest finansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz

budżetu państwa w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura

i Środowisko


Rozliczenia projektów i weryfikacja wniosków o płatność

Dobre praktyki, powtarzające się błędy



Proces weryfikacji wniosków o płatność w OPI

Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność

Dobre praktyki stosowane przez Beneficjentów



Zgodnie z przyjętymi zasadami określonymi w instrukcjach wewnętrznych OPI ocena wniosków o płatność przebiega w trzech etapach.

Etap A oceny (pracownicy ZOW) – przede wszystkim polega na weryfikacji części sprawozdawczej wniosku o płatność oraz weryfikacji zgodności zadeklarowanych

wydatków z zakresem rzeczowym umowy o dofinansowanie.

Etap B oceny (pracownicy ZWR oraz ZWR II) – przede wszystkim polega na weryfikacji formalnej i finansowej wniosku o płatność oraz weryfikacji prawidłowości zadeklarowanych wydatków pod względem merytoryczno-rachunkowym, a także z uwzględnieniem zgodności wydatków z zawartymi umowami z wykonawcami oraz

zakresem finansowym umowy o dofinansowanie.

Etap C (pracownicy DF-K) – przede wszystkim polega na weryfikacji dostępności środków przeznaczonych na finansowanie i współfinansowanie realizowanych w Działaniu 13.1 PO IiŚ projektów oraz na weryfikacji, czy dokonano zwrotu kwot

przypisanych do zwrotu




Uproszczony schemat oceny wniosku o płatność


Wpływ WOP

Rejestracja WOP

Etap A

Etap B

Przekazanie WOP

do oceny

Etap B

Etap A

Wynik

oceny

Etap C

Uwagi do WOP

Wynik

oceny

Akceptacja WOP

Wypłata środków



Zgodnie z przyjętymi zasadami określonymi w instrukcjach wewnętrznych OPI ocena wniosków o płatność przebiega w trzech etapach.

Wyłącznie wnioski o płatność, które uzyskały pozytywny wynik oceny na etapach A ORAZ B trafiają do etapu C oceny.

Ocena na każdym z etapów prowadzona jest przy zachowaniu zasady „dwóch par oczu”.

Dowodem przeprowadzenia oceny jest wypełniona w odpowiednich częściach lista sprawdzająca do oceny wniosku o płatność.

Wypłata zaakceptowanych środków następuje w momencie dostępności środków zgodnie z

Terminarzem płatności środków europejskich w 2012 roku.



Proces weryfikacji wniosków o płatność w OPI – wypłata kolejnej transzy zaliczki po wykazaniu wydatków

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich wykazanie przez beneficjenta we wnioskach o płatność złożonych do instytucji weryfikującej wydatków kwalifikowalnych na co najmniej 70% wartości dotychczas przekazanych transz zaliczek, uprawnia beneficjenta do otrzymania kolejnej transzy zaliczki, nawet przed zatwierdzeniem danego wniosku.

W zawieranych z Beneficjentami umowach uwzględniane są zapisy uprawniające Beneficjentów do otrzymania kolejnej transzy zaliczki po

wykazaniu wydatków na co najmniej 70% wartości przekazanych transz.



Proces weryfikacji wniosków o płatność w OPI – wypłata kolejnej transzy zaliczki po wykazaniu wydatków

W przypadku spełnienia przesłanek uprawniających Beneficjenta do otrzymania kolejnej transzy zaliczki przed zatwierdzeniem wniosku o płatność

IW przeprowadza tzw. wstępną ocenę wniosku o płatność.

Ocena wstępna prowadzona jest na dwóch etapach według opracowanego przez IW fragmentu listy sprawdzającej do oceny wniosku o płatność

Wstępny Etap B oceny (pracownicy ZWR oraz ZWR II) – przede wszystkim polega na weryfikacji formalnej i finansowej wniosku o płatność pod kątem zajścia

przesłanek uprawniających Beneficjenta do otrzymania kolejnej transzy zaliczki przed zatwierdzeniem wniosku

Wstępny Etap C (pracownicy DF-K) – przede wszystkim polega na weryfikacji dostępności środków przeznaczonych na finansowanie i współfinansowanie

realizowanych w Działaniu 13.1 PO IiŚ projektów

Po zakończeniu oceny wstępnej wniosek kierowany jest do oceny pełnej, trójetapowej (etapy A, B oraz C)




Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność


Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność Zagadnienia ogólne

Brak prawidłowego monitorowania terminu na rozliczenie środków zaliczkowych;

Brak monitorowania dostępnych na kontach Beneficjenta środków zaliczkowych możliwych do wykorzystania i rozliczenia;

Brak uzgadniania z IW terminów/optymalnych terminów składania wniosków o płatność/uzupełnień do wniosków o płatność;

Nieprawidłowa kategoryzacja wydatków



Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność Wzór wniosku o płatność

Niewłaściwe oznaczenie rodzaju wnioskowanej płatności w punkcie 6;Niewłaściwie wpisane dane w tabeli 9 wniosku (dane z dokumentów źródłowych, kwota kwalifikowalna, kwalifikowalna wartość podatku VAT, brak umowy z wykonawcą);Stosowanie w tabeli 9 wniosku formuł obliczeniowych bez nakładania dodatkowych warunków w zakresie zaokrągleń;Brak odznaczania w tabeli 9 dokumentów – zgodnie z pismem IW OPI-DI/320-WM-605-9/10 z 29.12.2010Brak wykazywania WSZYSTKICH zadań określonych w Harmonogramie Realizacji Projektu w tabelach 12 oraz 13 wniosku;Wskazywanie w tabelach 12 i 13 wniosku nieaktualnych na dzień składania wniosku danych i wartości;Nie uwzględnianie w kolumnie 5 tabeli 13 wniosku niekwalifikowalności/tymczasowej niekwalifikowalności poniesionych wydatków;




Wskazywanie w tabeli 17 wniosku danych, które nie wynikają bezpośrednio z obowiązującej umowy o dofinansowanie, bez jednoczesnego wskazania informacji na temat sposobu wypełnienia tabeli w oparciu o wiarygodne dane;Wskazywanie w punkcie 19 wniosku osoby, która nie składa bieżącego wniosku; Brak wypełnienia punktu 20 wniosku;




Dotyczy punktu 6. wniosku


7. Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem łącznie: ……….....…….…………….. 3 370 000,00

w tym rozliczających zaliczkę………………………………………………………………………………… 3 250 000,00

w tym przedstawionych do refundacji………………………………………………………………………… 0,00

8. Wnioskowana kwota łącznie: …………………………..………………………………….…..… 0,00

w tym zaliczka 0,00

w tym refundacja 0,00

* Niepotrzebne skreślić





13. POSTĘP FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU

Zadania / kontrakty / obiekty / elementy odrębnego odbioru / elementy

rozliczenia określone założone w harmonogramie realizacji projektu

dołączonym do umowy o dofinansowaniu

Wydatki przypisane zadaniom (…) określonym

w aktualnym harmonogramie realizacji projektu

Wydatki poniesione od początku realizacji projektu

% realizacji

ogółem kwalifikowalne ogółem kwalifikowalne

1 2 3 4 5 6=(5/3)*1001. Przygotowanie projektu; opracowanie dokumentacji technicznej 2 000 000,00 2 100 000,00 2 000 000,00 2 100 000,00 100,00

2. Roboty budowlane25 000 000,00 20 000 000,00 10 000 000,00 9 000 000,00 85,00

3. Zarządzanie projektem 450 000,00 450 000,00 500 000,00 450 000,00 100,00

4. Działania informacyjno-promocyjne600 000,00 600 000,00 200 000,00 200 000,00 33,33

OGÓŁEM 28 050 000,00 23 150 000,00 12 500 000,00 11 750 000,00 50,76


Powtarzające się błędy w składanych wnioskach o płatność Dokumentacja towarzysząca

Nie załączanie wypełnionego wzoru określonego przez IW przewidzianego dla wydatków niekwalifikowalnych objętych wnioskiem (wersja elektroniczna ORAZ papierowa);Nie załączanie kopii zawartych umów z wykonawcami, pracownikami/dokumentów potwierdzających wprowadzone zmiany w umowach;W przypadku umów zawartych po rozstrzygnięciu postępowania prowadzonego zgodnie z ustawą Pzp brak kopii druku ZP-1/2/PNNie załączanie wypełnianego narastająco wzoru określonego przez IW przewidzianego dla zestawienia umów dla zadań objętych projektem;Niespójności podczas opisywania dokumentów w stosunku do dokumentów źródłowych, danych przedstawianych w tabeli 9 wniosku;W przypadku dokumentów dotyczących Sprzętu i wyposażenia w ramach kosztów inwestycyjnych Projektu błędne wskazywanie informacji w zakresie zestawienia rzeczowo-wartościowego i pozycji z protokołów odbioru;




Stały kontakt z Opiekunem projektu;Podejmowanie konsultacji w sytuacjach niestandardowych/problemowych przed wykazaniem we wniosku o płatność;Informowanie IW w piśmie przewodnim/oświadczeniu o sytuacjach niestandardowych znajdujących się we wniosku;Odnoszenie się do każdej ze zgłoszonych wątpliwości IW w piśmie przewodnim do składanej korekty/uzupełnień;Załączanie do wniosków rozliczających transze/transzę zaliczki wyciągów bankowych zawierających wszystkie transakcje od wpływu transzy zaliczki na konta zaliczkowe;W przypadku załączania kopii dokumentów OT – przedstawianie zestawienia, gdzie numery OT przyporządkowane są do konkretnych faktur/dokumentów równoważnych i pozycji z faktur/dokumentów równoważnych;Informowanie w piśmie przewodnim o sposobie wypełnienia tabeli 17 wniosku



Dziękuję za uwagę!

Ośrodek Przetwarzania InformacjiAl. Niepodległości 188b

Warszawawww.poiis.opi.org.pl

Dobre praktyki w realizacji projektów w ramach XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ

Documents

Transcript of Dobre praktyki w realizacji projektów w ramach XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ