Zakres działalności Działu Obiegu i Archiwizacji Dokumentów (DOAD)

DOAD

EZD

KANCELARIA

ARCHIWUM

CYFROWE ARCHIWUM

DOKUMENTÓWw ramach

POWER 3,5

Schemat działań wdrożeniowych EZD na PG

08.11.2016UG + PUW +

PG

Podpisanie umowy trójstronnej

Styczeń 2017Przyjęcie i wdrożenie

zmian dot. infrastruktury technologicznej

Maj/Czerwiec 2017

Instalacja i Konfiguracja EZD

Schemat działań wdrożeniowych EZD na PG

Lipiec 2017Marzec 2018

Przyjęcie i wdrożenie zmian otoczenia

prawnego do uruchomienia EZD

W trakcie wdrożenia

Realizacja EZD i jego integracja z innymi

systemami

Otoczenie osobowe i prawne

Otoczenie osoboweKoordynator Czynności

Kancelaryjnych

Główny Koordynator Systemu EZD

Administrator Techniczny Systemu EZD

Zespół EZD

Koordynatorzy EZD w jednostkach PG

Rektorska Komisja ds. Systemu EZD

Otoczenie prawne

Otoczenie prawne

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja archiwalna

JRWA

Otoczenie technologiczne

KANCELARIA

Skanery

Drukarki kodów kreskowych

Czytniki kodów kreskowych

Oprogramowanie OCR

Skrytki i regały dla składu

chronologicznego

SEKRETARIATY

Czytniki kodów kreskowych

Drukarki/etykieciarki

WYBRANI PRACOWNICY

Podpisy kwalifikowane

SERWEROWNIA

Serwery i macierze

Oprogramowanie serwerowe

Lokalizacja Kancelarii

RPW - Rejestr Przesyłek Wpływających

Koperta

Kod kreskowy

SKAN w EZD

Jednostka (wyznaczona osoba/

konto wirtualne)

Otwieranie i analiza(par. 5 ZR 8/2018 określa rodzaje przesyłek, które nie są otwierane przez KG)

Przekazywanie w EZD

Skanowanie i opisywanie metadanych w systemie EZD ( Zał. 2 ZR 8/2018 wykaz korespondencji niepodlegającej skanowaniu)

P – pełne odwzorowanieN – niepełne odwzorowanieBrak odwzorowania

Integracje z zewnętrznymi systemami oraz obszary wymiany dokumentacji elektronicznej

EZD

ePUAP

PEF

eZamówienia

eDoręczenia

Projekty badawcze

Zamówienia publiczne

Jednostki administracji

publicznej

Elektroniczne faktury

BIP

Statystyka dotycząca systemu EZD

Rok 2017 Rok 2018Rok 2019

(do 31.05.2019 r.)

Liczba przeszkolonych pracowników w danym roku

430 403 29

Elektroniczne pisma Rok 2017 Rok 2018Rok 2019

(do 31.05.2019 r.)

Korespondencja wychodząca poprzez platformę ePUAPz Kancelarii Głównej PG

46 112 72

Korespondencja przychodząca poprzez platformę ePUAPdo Kancelarii Głównej PG

271 334 191

Schematy

Wsparcie w ramach systemu EZD

zdalna pomoc

Digitalizacja w liczbach:

• 82 787 skanów

• 1,09 TB danych

• 2 265 plików pdf w EZD

Dodatkowe zadania:

• współpraca z innymi jednostkami PG

• pomoc przy wydawnictwach PG

• skanowanie dla czytelników

Archiwum

Zintegrowany Program Rozwoju Politechniki Gdańskiej„POWER 3.5” – cyfrowe archiwum dokumentów

Cele i etapy digitalizacji

Ochrona i zabezpieczenie materiałów archiwalnych przed uszkodzeniem lub utratąUdostępnianie oraz popularyzacja zasobu archiwalnego

O wyselekcjonowaniu do digitalizacji decydują:

czas wytworzeniaobecny stan zachowania

kategoria archiwalnawartość z punktu

widzenia historycznego

• Selekcja materiałów archiwalnych

• Przygotowanie i opracowanie

• Digitalizacja właściwa

• Tworzenie katalogów i nazewnictwo plików

• Kontrola jakości plików cyfrowych

• Zabezpieczenie wzorcowych kopii cyfrowych

• Udostępnianie użytkowych kopii cyfrowych

Kontakt

Katarzyna Zygmunt

tel. +48 58 348 66 92kom. +48 797 307 170

doad@pg.edu.pl

https://pg.edu.pl/dzial-obiegu-i-archiwizacji-dokumentow