Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

60
Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce Marek Kowalczyk MANDARINE Project Partners

description

Projekty publiczne w Polsce nie są efektywnie zarządzane, czego dowodzą przedstawione w prezentacji dane. Są dwie główne grupy przyczyn: 1) opóźnienia po stronie wykonawców i 2) opóźnienia po stronie administracji. Przyczyną dodatkową jest 3) brak skutecznej dyskusji o tym stanie rzeczy. Łańcuch krytyczny jest najlepszą znaną odpowiedzią na problem 1). Jednodniowy czas reakcji (wdrożony m.in. w Japonii) — odpowiedzią na problem 2), a m.in. narzędzia myślowe Goldratta — na problem 3). Jednak są dwie znaczne przeszkody do wdrożenia tych rozwiązań: a) łańcuch krytyczny jest zmianą paradygmatu, ale przede wszystkim b) ze swojej natury biurokracja nie jest zainteresowana zwiększaniem efektywności; jak napisał bowiem Ludwig von Mises: "Jest powszechnym złudzeniem, że sprawność agend rządowych mogą podnieść specjaliści ds. efektywności oraz ich metody naukowego zarządzania". Dzieje się tak, ponieważ biurokracja nie posiada obiektywnej miary skuteczności działania i dlatego polega na przestrzeganiu (arbitralnych) reguł. W takiej sytuacji pojawia się problem zachęt, a — jak zauważył Goldratt — "powiedz mi, jak mnie mierzysz, a powiem Ci, jak będę się zachowywać". Konkluzją prezentacji jest to, że aby doprowadzić do efektywności należy zminimalizować sferę zarządzania biurokratycznego, czyli w maksymalnym stopniu urynkowić życie publiczne. Inaczej wszelkie próby podnoszenia efektywności w sektorze publicznym (w tym wprowadzanie łańcucha krytycznego) będą co najwyżej nieszkodliwym dziwactwem grona zapaleńców. Prezentacja wygłoszona 2014-03-27 na spotkaniu Reformy dla Polski https://www.facebook.com/events/759445304079613/?ref=22 Autor: Marek Kowalczyk, prezes MANDARINE Project Partners http://mandarine.pl

Transcript of Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

Page 1: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w PolsceMarek Kowalczyk MANDARINE Project Partners

Page 2: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

1.Co zmienić? 2.Na co to zmienić? 3.Jak spowodować zmianę?

Ideas are not solutions!

Page 3: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Sukces projektu

Właściwe rzeczy Robić właściwie

Ważny problem

Dobre rozwiązanie

Dobry plan wdrożenia

Dobre wykonanie

Page 4: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Zakres

Czas Koszty

(nie wyczerpując ludzi)

Page 5: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Page 6: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

© 2009 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Page 7: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

© 2009 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Page 8: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

© 2009 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Page 9: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

© 2009 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Page 10: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

----------------------------------------------------------------------------- 1 ------------------------------------------------------------------------- Agrotec Polska Sp. z o.o. & OBET sp. z o.o.

„Skuteczność projektów pomocy technicznej Funduszu Spójności 2004-2006 dla realizacji inwestycji kolejowych; poszukiwanie rekomendacji dla poprawy skuteczności wdrażania projektów kolejowych w sektorze

transportu POIiŚ 2007-13”

Raport końcowy

PROJEKT

Zamawiający

Ministerstwo Rozwoju Regionalnego ul. Wspólna 2/4

00-926 Warszawa

Wykonawca:

Konsorcjum projektowe

Warszawa, marzec 2012 r.

Page 11: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

„Skuteczność projektów pomocy technicznej Funduszu Spójności 2004-2006 dla realizacji inwestycji kolejowych; poszukiwanie rekomendacji dla poprawy skuteczności wdrażania

projektów kolejowych w sektorze transportu POIiŚ 2007-13” – Raport końcowy

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------- 69 ------------------------------------------------------------------------- Agrotec Polska Sp. z o.o. & OBET sp. z o.o.

Wykres 3.2.3 Terminy realizacji projektów przygotowawczych ISPA/FS naniesione na oś czasu

grud

zień

00

styc

zeń

01

luty

01

mar

zec

01

kwie

cień

01

maj

01

czer

wie

c 01

lipie

c 01

sierp

ień

01

wrz

esie

ń 01

paźd

ziern

ik 0

1

listo

pad

01

grud

zień

01

styc

zeń

02

luty

02

mar

zec

02

kwie

cień

02

maj

02

czer

wie

c 02

lipie

c 02

sierp

ień

02

wrz

esie

ń 02

paźd

ziern

ik 0

2

listo

pad

02

grud

zień

02

styc

zeń

03

luty

03

mar

zec

03

kwie

cień

03

maj

03

czer

wie

c 03

lipie

c 03

sierp

ień

03

wrz

esie

ń 03

paźd

ziern

ik 0

3

listo

pad

03

grud

zień

03

styc

zeń

04

luty

04

mar

zec

04

kwie

cień

04

maj

04

czer

wie

c 04

lipie

c 04

sierp

ień

04

wrz

esie

ń 04

paźd

ziern

ik 0

4

listo

pad

04

grud

zień

04

styc

zeń

05

luty

05

mar

zec

05

kwie

cień

05

maj

05

czer

wie

c 05

lipie

c 05

sierp

ień

05

wrz

esie

ń 05

paźd

ziern

ik 0

5

listo

pad

05

grud

zień

05

styc

zeń

06

luty

06

mar

zec

06

kwie

cień

06

maj

06

czer

wie

c 06

lipie

c 06

sierp

ień

06

wrz

esie

ń 06

paźd

ziern

ik 0

6

listo

pad

06

grud

zień

06

styc

zeń

07

luty

07

mar

zec

07

kwie

cień

07

maj

07

czer

wie

c 07

lipie

c 07

sierp

ień

07

wrz

esie

ń 07

paźd

ziern

ik 0

7

listo

pad

07

grud

zień

07

styc

zeń

08

luty

08

mar

zec

08

kwie

cień

08

maj

08

czer

wie

c 08

lipie

c 08

sierp

ień

08

wrz

esie

ń 08

paźd

ziern

ik 0

8

listo

pad

08

grud

zień

08

styc

zeń

09

luty

09

mar

zec

09

kwie

cień

09

maj

09

czer

wie

c 09

lipie

c 09

sierp

ień

09

wrz

esie

ń 09

paźd

ziern

ik 0

9

listo

pad

09

grud

zień

09

styc

zeń

10

luty

10

mar

zec

10

kwie

cień

10

maj

10

czer

wie

c 10

lipie

c 10

sierp

ień

10

wrz

esie

ń 10

paźd

ziern

ik 1

0

listo

pad

10

grud

zień

10

2001/PL/16/P/PA/005 - WOD

2001/PL/16/P/PA/005 - UOD

2001/PL/16/P/PA/005 - RK

2004/PL/16/C/PT/006 - WOD

2004/PL/16/C/PT/006 - UOD

2004/PL/16/C/PT/006 - RK

2006/PL/16/C/PA/002 - WOD

2006/PL/16/C/PA/002 - UOD

2006/PL/16/C/PA/002 - RK

2002/PL/16/P/PA/012 - WOD

2002/PL/16/P/PA/012 - UOD

2002/PL/16/P/PA/012 - RK

2002/PL/16/P/PA/009 - WOD

2002/PL/16/P/PA/009 - UOD

2002/PL/16/P/PA/009 - RK

2002/PL/16/P/PA/008 - WOD

2002/PL/16/P/PA/008 - UOD

2002/PL/16/P/PA/008 - RK

2004/PL/16/C/PT/005 - WOD

2004/PL/16/C/PT/005 - UOD

2004/PL/16/C/PT/005 - RK

2006/PL/16/C/PA/001 - WOD

2006/PL/16/C/PA/001 - UOD

2006/PL/16/C/PA/001 - RK

2004/PL/16/C/PA/002 - WOD

2004/PL/16/C/PA/002 - UOD

2004/PL/16/C/PA/002 - RK

TERMIN REALIZACJI PROJEKTU - WEDŁUG DANYCH Z WOD

TERMIN REALIZACJI PROJEKTU - WEDŁUG DANYCH Z UOD

TERMIN REALIZACJI PROJEKTU - WEDŁUG DANYCH Z RK

2010200920082007200620052004200320022001

Źródło: dane sprawozdawcze nt. realizowanych projektów (opracowanie własne)

Page 12: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

„Skuteczność projektów pomocy technicznej Funduszu Spójności 2004-2006 dla realizacji inwestycji kolejowych; poszukiwanie rekomendacji dla poprawy skuteczności wdrażania

projektów kolejowych w sektorze transportu POIiŚ 2007-13” – Raport końcowy

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------- 71 ------------------------------------------------------------------------- Agrotec Polska Sp. z o.o. & OBET sp. z o.o.

W ramach poniżej wymienionych projektów przygotowawczych ISPA/FS nie wszystkie kontrakty zostały zakończone i rozliczone w okresie kwalifikowalności wydatków:

• 2004/PL/16/C/PT/006,

• 2006/PL/16/C/PA/002,

• 2002/PL/16/P/PA/009,

• 2002/PL/16/P/PA/008,

• 2004/PL/16/C/PT/005,

• 2004/PL/16/C/PA/002.

Na poniższym wykresie przedstawione zostało opóźnienie liczone w miesiącach pomiędzy deklarowanymi przez PKP PLK S.A. w WOD terminami rozpoczęcia realizacji projektów, a faktycznymi terminami rozpoczęcia ich realizacji.

Wykres 3.2.3 Liczba miesięcy opóźnienia pomiędzy deklarowanym terminem rozpoczęcia projektu (z WOD), a faktycznym terminem rozpoczęcia realizacji projektu (z raportu końcowego z realizacji projektu przygotowawczego)

5,0

10,5

18,1

22,0

27,0

30,0

32,4

33,6

42,8

2004/PL/16/C/PT/006

2004/PL/16/C/PA/002

2002/PL/16/P/PA/009

2004/PL/16/C/PT/005

2006/PL/16/C/PA/001

2001/PL/16/P/PA/005

2006/PL/16/C/PA/002

2002/PL/16/P/PA/012

2002/PL/16/P/PA/008

Źródło: dane sprawozdawcze nt. realizowanych projektów (opracowanie własne)

Zakładane przez PKP PLK S.A. w WOD terminy rozpoczęcia realizacji projektów okazywały się być niemożliwe do zrealizowania. W każdym z ocenianych projektów wystąpiło opóźnienie w tym zakresie. Naturalną konsekwencją powyższego był fakt, iż terminy zakończenia realizacji projektów deklarowane w WOD również ulegały przekroczeniu (wykres 3.2.4).

Page 13: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

„Skuteczność projektów pomocy technicznej Funduszu Spójności 2004-2006 dla realizacji inwestycji kolejowych; poszukiwanie rekomendacji dla poprawy skuteczności wdrażania

projektów kolejowych w sektorze transportu POIiŚ 2007-13” – Raport końcowy

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------- 72 ------------------------------------------------------------------------- Agrotec Polska Sp. z o.o. & OBET sp. z o.o.

Wykres 3.2.4 Liczba miesięcy opóźnienia pomiędzy deklarowanym terminem zakończenia realizacji projektu (z WOD), a faktycznym terminem zakończenia realizacji projektu (z raportu końcowego z realizacji projektu przygotowawczego)

1,0

25,3

27,8

30,4

36,5

43,6

67,5

73,6

77,1

2004/PL/16/C/PT/006

2004/PL/16/C/PA/002

2006/PL/16/C/PA/001

2006/PL/16/C/PA/002

2004/PL/16/C/PT/005

2002/PL/16/P/PA/012

2001/PL/16/P/PA/005

2002/PL/16/P/PA/009

2002/PL/16/P/PA/008

Źródło: dane sprawozdawcze nt. realizowanych projektów (opracowanie własne)

Jednym z istotniejszych zestawień w zakresie analizy opóźnień w projektach przygotowawczych ISPA/FS jest liczba miesięcy liczona od momentu przyznania dofinansowania na realizację projektu (pierwsza decyzja KE przyznająca dofinansowanie) do rozpoczęcia realizacji prac w projekcie. Szczegóły przedstawia poniższy wykres.50

Wykres 3.2.5 Liczba miesięcy pomiędzy przyznaniem dofinansowania (pierwsza decyzja KE przyznająca dofinansowanie) na realizację projektu, a faktycznym terminem rozpoczęcia realizacji projektu (z raportu końcowego z realizacji projektu przygotowawczego)

0,03

9,1

20,3

20,5

21,1

26,9

28,4

29,6

49,2

2004/PL/16/C/PT/006

2004/PL/16/C/PA/002

2006/PL/16/C/PA/001

2001/PL/16/P/PA/005

2004/PL/16/C/PT/005

2002/PL/16/P/PA/009

2002/PL/16/P/PA/012

2006/PL/16/C/PA/002

2002/PL/16/P/PA/008

Źródło: dane sprawozdawcze nt. realizowanych projektów (opracowanie własne)

50 Należy uściślić, iż pierwsze decyzje KE przyznające dofinansowanie w niektórych projektach zakładały późniejsze niż data przyznania dofinansowania rozpoczęcie realizacji projektu. Ponadto w przypadku, gdy wydawane były decyzje zmieniające (modyfikujące pierwszą decyzję KE przyznającą dofinansowanie) przyjmowane w nich były zaktualizowane harmonogramy rozpoczęcia realizacji projektu.

Page 14: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

DLACZEGO PROJEKTY SIĘ OPÓŹNIAJĄ?

Page 15: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

„Skuteczność projektów pomocy technicznej Funduszu Spójności 2004-2006 dla realizacji inwestycji kolejowych; poszukiwanie rekomendacji dla poprawy skuteczności wdrażania

projektów kolejowych w sektorze transportu POIiŚ 2007-13” – Raport końcowy

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------- 79 ------------------------------------------------------------------------- Agrotec Polska Sp. z o.o. & OBET sp. z o.o.

Poniżej zamieszczono szczegółowe opisy problemów oraz ich wpływu na projekty przygotowawcze ISPA/FS. Opis problemów pozwala ustalić, z czego faktycznie wynika brak pełnego i terminowego wykorzystania środków w ramach projektów przygotowawczych ISPA/FS. Problemy uszeregowano od najczęściej do najrzadziej występujących.

1. Opóźnienia w wykonywaniu prac przez wykonawcę

Opóźnienia w wykonywaniu prac przez wykonawcę jako przyczyna generalnych przesunięć w harmonogramie projektu pojawiła się w prawie wszystkich projektach ISPA/FS (poza jednym). Opóźnienia takie mogą mieć różne przyczyny, np. może to wynikać z dużego zakresu rzeczowego kontraktu. W sytuacji, gdy zakres kontraktu jest bardzo szeroki, wystąpienie nawet drobnego problemu (np. w zakresie pozyskiwania danych, czy oczekiwania na decyzje administracyjne) powoduje, iż wykonawca kontraktu odnotowuje opóźnienia względem zakładanego harmonogramu. W projektach objętych badaniem zdarzały się sytuacje, w których wykonawcy nie zawsze mieli bezpośredni wpływ na powstawanie opóźnień w kontraktach. Zdarzało się, że na skutek czynników zewnętrznych (np. zmiana prawa) występowały problemy, które powodowały opóźnienia wykonawcy w realizowanym kontrakcie.

Ponadto często kontrakty realizowane w ramach ISPA/FS były wieloetapowe, przy czym etapy były ze sobą powiązane i od siebie zależne. Pojawienie się opóźnienia w pierwszych etapach/zadaniach w kontrakcie, powodowało opóźnienia w realizacja całego kontraktu (np. gdy w ramach pierwszych etapów miały zostać opracowane produkty wykorzystywane w etapach następnych).

Jak wykazano w innych fragmentach niniejszego raportu, jeden z kluczowych problemów powodujących opóźnienia w realizacji projektów przygotowawczych ISPA/FS to zbyt krótkie harmonogramy przewidziane na realizację kontraktów. Na w/w problem składa się też konieczność rozliczenia projektu przygotowawczego ISPA/FS zgodnie z okresem kwalifikowalności wydatków (w innym wypadku, kontrakt rozliczany po tym terminie będzie musiał być zapłacony ze środków własnych PKP PLK S.A., co z kolei obniża efektywność udzielonego wsparcia z UE). W wielu projektach przygotowawczych ISPA/FS pojawiała się konieczność „gonienia terminów”, tak by móc zrealizować cały projekt w okresie kwalifikowalności wydatków.

Wykonawcy kontraktów mierzyli się także z problem związanym z utrudnionym pozyskaniem danych niezbędnych do realizacji kontraktu (temu zagadnieniu poświęcony został odrębny fragment w niniejszym rozdziale – pkt 10). Opóźnienia w przekazywaniu danych niezbędnych do opracowania SW mogły powodować opóźnienia w realizacji kolejnych kontraktów.

Powstawanie opóźnień w przygotowaniu dokumentacji mogło też wynikać z problemów z terminowością i jakością prac powierzonych do realizacji podwykonawcy przez generalnego wykonawcę (żaden wykonawca, z którym prowadzone były wywiady pogłębione, nie wskazał co prawda tego problemu w swoim kontrakcie, niemniej jednak problem ten wymieniali pracownicy PKP PLK S.A.).

W kontrakcie 2004/PL/16/C/PT/006 dokumentacja projektowa i przetargowa przekazywana była przez wykonawcę z opóźnieniem. Dokumentacja była wielokrotnie zwracana wykonawcy do poprawy, co w konsekwencji niekorzystnie wpłynęło na terminowość realizacji umów (pomimo, iż zamawiający prowadził stały monitoring działań wykonawcy dokumentacji oraz prowadzone były

Page 16: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

© 2009 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

TRUDNOŚCI OBIEKTYWNE?

Page 17: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

© 2010 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

"17

Page 18: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

„Skuteczność projektów pomocy technicznej Funduszu Spójności 2004-2006 dla realizacji inwestycji kolejowych; poszukiwanie rekomendacji dla poprawy skuteczności wdrażania

projektów kolejowych w sektorze transportu POIiŚ 2007-13” – Raport końcowy

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------- 96 ------------------------------------------------------------------------- Agrotec Polska Sp. z o.o. & OBET sp. z o.o.

12. Niska użyteczność dokumentów, które były przekazane wykonawcom do celów projektowych

W dwóch projektach zdarzyła się sytuacja, w których to dokumenty przygotowawcze będące w posiadaniu PKP PLK S.A. i przekazane Wykonawcom w celu ich wykorzystania do opracowania dokumentacji projektowej były nieaktualne.

W przypadku projektu 2002/PL/16/P/PA/008 opóźnienie w realizacji etapu I (tj. weryfikacja istniejącego SW dla odcinka Warszawa — Białystok) oraz II (tj. opracowanie SW dla odcinka Białystok – Sokółka) wynikało z podjęcia decyzji przez Wykonawcę kontraktu o konieczności sporządzenia nowego SW dla całego odcinka Warszawa - Białystok — Sokółka, ze względu na to, iż poprzednie SW z 2001 r. po weryfikacji przez Wykonawcę, okazało się nieaktualne i nieprzydatne.

W przypadku wykonawcy jednego z kontraktów w projekcie 2006/PL/16/C/PA/001 dokumenty pozyskiwane z Zakładu Linii Kolejowych (należących do spółki PLK) były nieaktualne (np. dane związane z inwentaryzacją obiektów inżynieryjnych na linii).

13. Niekorzystne warunki atmosferyczne na etapie wykonywania zdjęć lotniczych i prac geologicznych

W celu przeprowadzenia prac projektowych niezbędne jest wykonanie prac w terenie, np. badania geologiczne. W projekcie 2006/PL/16/C/PA/002 na skutek niekorzystnych warunków atmosferycznych, powstało opóźnienie w harmonogramie realizacji etapów pośrednich w kontrakcie na wykonanie prac projektowych. Niekorzystne warunki atmosferyczne nie wpłynęły jednak na ostateczny termin wykonania całego dzieła.

Z doświadczenia ekspertów uczestniczących w Panelu wynika, iż opisywany problem może mieć wpływ na opóźnienie prac projektowych nawet do kilku lub kilkunastu tygodni.

14. Konieczność przeprowadzenia dodatkowych badań geotechnicznych

Utrudnienie związane z koniecznością przeprowadzenia dodatkowych badań geotechnicznych pojawiła się w jednym z analizowanych projektów. W projekcie 2001/PL/16/C/PA/005 konieczne okazało się przeprowadzenie badań geotechniczno-geologicznych na szerszą od przewidywanej skalę, ze względu na pojawienie się na etapie projektowania tzw. gruntów nienośnych. Takie sytuacje mają charakter losowy i są naturalnym ryzykiem w trakcie przygotowania do realizacji infrastrukturalnych projektów liniowych.

Dotyczy to także występowania np. stanowisk archeologicznych, czy też pozostałości po niewybuchach wojennych. Czynniki te stanowią swoiste ryzyko projektowe, z którym wszystkie strony zaangażowane w realizację projektu muszą się liczyć. W omawianych projektach nie stanowiły one kluczowego problemu, na co wskazuje ich niewielka skala, między innymi dlatego, iż większość inwestycji leży na tych samych, już użytkowanych liniach.

Uczestnicy panelu ekspertów wskazali natomiast na inny problem. Często w trakcie prowadzenia robót budowlanych w projektach infrastrukturalnych pojawiają się trudności związane z jakością

Page 19: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

„Skuteczność projektów pomocy technicznej Funduszu Spójności 2004-2006 dla realizacji inwestycji kolejowych; poszukiwanie rekomendacji dla poprawy skuteczności wdrażania

projektów kolejowych w sektorze transportu POIiŚ 2007-13” – Raport końcowy

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------- 107 ------------------------------------------------------------------------- Agrotec Polska Sp. z o.o. & OBET sp. z o.o.

zrealizowany zgodnie z pierwotnymi terminami, to realizacja projektu inwestycyjnego mogłaby rozpocząć się w obecnej perspektywie programowania (w pełnym zakresie).

Nazwa projektu: 2002/PL/16/P/PA/008 Przygotowanie projektu modernizacji linii kolejowej E 75, odc. Warszawa - Sokółka

W związku z problemami i opóźnieniami w realizacji projektu ISPA, projekt POIiŚ 7.1-22 został podzielony na dwa projekty 7.1-22.1 i 7.1-22.2. Projekt POIiŚ 7.1-22.2 jest realizowany w obecnej perspektywie i ma na celu uaktualnienie i uzupełnienie przygotowanej w ramach projektu ISPA dokumentacji, tak, by umożliwiała realizację projektu inwestycyjnego 7.1-22.1 jeszcze w obecnej perspektywie. Sprawniejsze i terminowe przygotowanie projektu ISPA pozwoliłoby na szybsze rozpoczęcie realizacji projektu inwestycyjnego.

3.2.5 Podsumowanie

W każdym z projektów przygotowawczych ISPA/FS objętych badaniem wystąpiły opóźnienia w terminach realizacji. Każdy projekt ISPA/FS trwał w rzeczywistości dłużej niż zakładano na etapie UOD średnio o ok. 60%.

Jak wynika z uszczegółowionych opisów poszczególnych problemów, najczęściej opóźnienia i trudności w projektach wynikały z następujących przyczyn:

• zmiany zakresu projektu (wprowadzenie prędkości 200 km/h, zmiany wynikające z oszczędności poprzetargowych, zmiany wynikające w wymogów DOŚU),

• zmiany przepisów prawa (warunków pozyskiwania DOŚU dostosowujące polskie prawodawstwo do przepisów unijnych w 2008 r., nowelizacja ustawy o transporcie kolejowym z 2007 r. tzw. „specustawa kolejowa”),

• opóźnienia w wykonywaniu prac przez wykonawcę,

• długotrwałe postępowania administracyjne i pozyskiwanie decyzji (środowiskowych, lokalizacyjnych i budowlanych,

• długotrwałe procedury udzielania zamówień, (protesty oferentów, liczne zapytania do treści dokumentacji przetargowej, unieważnienia postępowania ze względu na błędy i nieścisłości w specyfikacji uniemożliwiające zawarcie umowy z wykonawcą, długa ocena złożonych ofert).

Większość zidentyfikowanych powyżej czynników powodujących opóźnienia ma charakter zewnętrzny tj. niezależny od instytucji uczestniczących w procesie wdrażania ISPA/FS (zmieniające się prawodawstwo, niedostosowanie prawodawstwa do wymogów UE). Wśród tych „głównych ram” problemowych funkcjonował zarówno beneficjent (PKP PLK S.A.) jak i wykonawcy realizujący na jego zlecenie kontrakty.

Jednocześnie wyżej wymienione problemy występujące najczęściej są właśnie tymi, które w największym stopniu powodowały występowanie poważnych (tj. długotrwałych) opóźnień w projektach przygotowawczych.

Page 20: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

© 2009 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

LUDZIE ROBIĄ TO SPECJALNIE?

Page 21: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

© 2009 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

LUDZIE SĄ DOBRZY

Page 22: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

© 2009 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

CZY LUDZIE WIEDZĄ, ŻE PROJEKT MOŻE SIĘ OPÓŹNIĆ?

Page 23: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

© 2009 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

CZY JEST KARA ZA OPÓŹNIENIE PROJEKTU?

Page 24: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

© 2009 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

CO ROBIĄ LUDZIE, GDY WIEDZĄ, ŻE MOGĄ SIĘ

SPÓŹNIĆ I BĘDZIE KARA?

Page 25: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

© 2010 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

"25

Ludzie dodają rezerwy

Page 26: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

© 2009 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

MOŻE REZERWY SĄ ZA MAŁE?

Page 27: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

© 2010 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Rezerwy są marnowane

"27

Page 28: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Syndrom studentaPrawo ParkinsonaPunkty integracjiWspółdzielenie zasobówBłędne miary postępu pracZła wielozadaniowość

Page 29: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

http://mandarine.pl

Egza

min

Syndrom studenta

Page 30: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

http://mandarine.pl

Błędne miary postępuZablokowane

zadanie

1010 1010 10

10

10

30

Wg EVM ich rozpoczęcie poprawia wskaźnik terminowości projektu

Page 31: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Organizacja, przebieg i zarządzanie inwestycją budowlaną

1

Metoda

Wartości Wypracowanej EVM dr hab. Mieczysław Połoński prof. SGGW

Page 32: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Syndrom studentaPrawo ParkinsonaPunkty integracjiWspółdzielenie zasobówBłędne miary postępu pracZła wielozadaniowość

Page 33: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

1.Co zmienić? 2.Na co to zmienić? 3.Jak spowodować zmianę?

Ideas are not solutions!

Page 34: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

ŁAŃCUCH KRYTYCZNY

Page 35: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Oszczędność

Page 36: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

ObserwujPlanuj

Działaj

Page 37: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

ObserwujPlanuj

Działaj

Page 38: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

ObserwujPlanuj

Działaj

Page 39: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

ObserwujPlanuj

Działaj

Page 40: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

ObserwujPlanuj

Działaj

Page 41: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

ObserwujPlanuj

Działaj

Page 42: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

ObserwujPlanuj

Działaj

Page 43: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

ObserwujPlanuj

Działaj

Przeplanuj

Page 44: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

J

Ukończenie najdłuższego łańcucha

Zużycie bufora

projektu

Page 45: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Page 46: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Page 47: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

ILE DNI POZOSTAŁO DO ZAKOŃCZENIA ZADANIA?

Page 48: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Page 49: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

FOT.:

JU

PITE

R IM

AGES

Realizacja projektów zwykle przeciąga się. Nowe podejście do zarządzania ich realizacją pozwala skończyć zadania nawet o połowę wcześniej, jeśli tylko menedżer zmieni podejście do zarządzania czasem.

KONIEC PROJEKTU PRZED TERMINEM? TAK, GDY INACZEJ PLANUJESZ CZAS

Z A R Z Ą D Z A N I E P R O J E K TA M I _

T E K S T > Marek Kowalczyk

Page 50: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. http://mintbooks.pl

Page 51: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Systemowe przyczyny opóźnień w projektach Łańcuch krytyczny

Opóźnienia generowane przez administrację Reakcja w jeden dzień

Brak rzetelnej dyskusjiTeoria integralna

Dynamika spiralna Cynefin

Narzędzia myślowe

Page 52: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

24© 2007 TOCICO. All rights reserved.

TOCICO 2007 Conference

Contractors can be chosenby quality history, proposals

and cost

Contractor canMake quicker

decision

Public works finishearlier

ImplementOne Day Response

Project

Contractors haveeffective informationduring constructions

Contractor managementunderstand status

Contractors canchoose the bit

Contractors gethigher quality

record

Have moreadvantage in thegovernment bit

Contractor canMake a effective

proposals

Governmentsupervisors get moreflexible for change

Public works wiillprovide good quality infractruture while

supporting government financialdifficulty turnaround

Contractors makeprofit

Tax incomeincrease

Enhance competancyof government

supervisors

Realize economiceffect ealier

Governmentsupervisors aremore motivated

Make Tax payers/residenthappy

Contractors arehappy

Quality of publicwork law

implementation

Win Win

Win

One Day Response projectOne Day Response project

Page 53: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Prawie zawsze ludzie, którzy dokonali fundamentalnego odkrycia nowego paradygmatu byli albo bardzo młodzi lub zupełnie nowi w dziedzinie, której paradygmat zmienili

— Thomas Kuhn

Page 54: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

1.Co zmienić? 2.Na co to zmienić? 3.Jak spowodować zmianę?

Ideas are not solutions!

Page 55: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

http://mandarine.plhttp://mandarine.pl© 2009-2013 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Zarządzanie zmianą

6. Czy uda się pokonać przeszkody?

7. Czy uda się uzgodnić szczegółowy przebieg wdrożenia?

8. Czy uda się poradzić z ryzykami wdrożenia?

Jak spowodować zmianę?

3. Czy kierunek, w którym idzie rozwiązanie jest OK?

4. Czy szczegóły rozwiązania są OK?

5. Czy uda się uniknąć negatywnych skutków?

Na co to zmienić?

0. Czy w ogóle jest jakiś problem?

1. Na czym polega problem?

2. Czy mam wpływ na problem?

Co zmienić?

9. Czy czuję się komfortowo? Co powiedzą ludzie? Itd. Pozamerytoryczne

Ludzie przyzwyczajają się do długotrwałych bolesnych problemów i przestają widzieć je jako negatywne

Dobre rozwiązania są przedwcześnie

odrzucane

Plany wdrożeniowe

mają luki

Poruszane za wcześnie

Page 56: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Sprzedaż odbywa się w bólu

“— David Sandler

Page 57: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Jest powszechnym złudzeniem, że sprawność agend rządowych mogą podnieść specjaliści ds. efektywności oraz ich metody naukowego zarządzania

— Ludwig von Mises

Page 58: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Powiedz mi, jak mnie mierzysz, a powiem Ci, jak będę się zachowywać

— Eliyahu Goldratt

Page 59: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl© 2011-2014 MANDARINE Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

CARTHAGO DELENDA

ESTQED

Page 60: Efektywne zarządzanie projektami (publicznymi) w Polsce

http://mandarine.pl

Marek KowalczykManaging Partner / Prezes Zarządu

(+48) 501 670 625(+48) 22 652 [email protected]

MANDARINE Sp. z o.o.pl. Inwalidów 1001-552 Warszawawww.mandarine.pl

Przyspieszamy projekty