P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 1 z 204
Podręcznik użytkownika systemu EZD PUW
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 2 z 204
Spis treści
1 System EZD PUW – wprowadzenie ................................................................................................................. 6
1.1 System EZD PUW w administracji publicznej .......................................................................................... 6
1.1.1 Cele realizacji przedsięwzięcia .......................................................................................................... 6
1.1.2 Historia powstania i rozwoju systemu EZD PUW ............................................................................. 7
1.1.3 Uwarunkowania prawne .................................................................................................................. 8
1.2 System EZD PUW w liczbach ................................................................................................................... 9
1.2.1 Partnerzy PUW oraz obecny stan wdrożeń ...................................................................................... 9
2 Interfejs użytkownika ................................................................................................................................... 13
2.1 Panel pracy użytkownika ....................................................................................................................... 13
2.1.1 Strona główna panelu ..................................................................................................................... 13
2.1.2 Moduł foldery ................................................................................................................................. 16
2.1.3 Moduł Kancelaria ............................................................................................................................ 17
2.1.4 Moduł Rejestry ............................................................................................................................... 17
2.1.5 Moduł Spis spraw ........................................................................................................................... 18
2.1.6 Moduł Raporty ................................................................................................................................ 20
2.1.7 Moduł Wyszukiwanie...................................................................................................................... 20
3 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez Kancelarię ......................................................... 23
3.1 Rozdzielenie wpływów .......................................................................................................................... 23
3.2 Przyjmowanie kopert ............................................................................................................................ 23
3.3 Kreator koszulki ..................................................................................................................................... 25
3.4 Kod kreskowy ........................................................................................................................................ 29
3.5 Uzupełnianie metadanych ..................................................................................................................... 30
3.6 Skład chronologiczny ............................................................................................................................. 32
3.6.1 Rejestrowanie nowych dokumentów w składzie chronologicznym ............................................... 32
3.6.2 Wypożyczanie/Zwracanie/Wyrejstrowanie dokumentów ze składu chronologicznego – czynności
pracownika kancelarii .............................................................................................................................. 34
3.6.3 Wyrejestrowanie omyłkowo zarejestrowanego dokumentu ......................................................... 41
3.6.4 Poprawianie opisów numerów technicznych ................................................................................. 41
3.6.5 Ponowny wydruk kodów kreskowych ............................................................................................ 42
3.7 Rejestrowanie kopert ............................................................................................................................ 42
3.8 Podgląd korespondencji ........................................................................................................................ 51
3.9 Zwrotki................................................................................................................................................... 52
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 3 z 204
3.10 Raporty ................................................................................................................................................ 58
4 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez mniejsze Punkty Kancelaryjne (sekretariaty) ... 59
4.1 Uzupełnianie metadanych oraz opis pism otrzymanych z Głównego Punktu Kancelaryjnego ............. 59
4.2 Przekazywanie pism do dekretacji ........................................................................................................ 59
4.3 Rejestracja wpływów dostarczonych bezpośrednio (fax, e-mail) ......................................................... 59
5 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez Wojewodę, Wicewojewodę, Dyrektora
Generalnego, Dyrektorów Wydziałów ............................................................................................................ 61
5.1 Zapoznanie się z treścią i zawartością koszulki ..................................................................................... 61
5.2 Dekretowanie korespondencji .............................................................................................................. 62
5.3 Akceptacja pism .................................................................................................................................... 62
5.4 Akceptacja wielostopniowa – przygotowanie pism do podpisu Wojewody, Wicewojewody, Dyrektora
Generalnego ................................................................................................................................................ 63
6 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez kierownika oddziału oraz pracownika
merytorycznego ............................................................................................................................................... 72
6.1 Tworzenie nowej koszulki ..................................................................................................................... 72
6.2 Dodanie załączników i pism z szablonu ................................................................................................. 74
6.3 Dodawanie notatek do akt sprawy ....................................................................................................... 75
6.4 Dodawanie opinii do akt sprawy ........................................................................................................... 76
6.5 Uzupełnianie metadanych ..................................................................................................................... 77
6.6 Rejestracja spraw .................................................................................................................................. 77
6.7 Błędna rejestracja sprawy ..................................................................................................................... 80
6.8 Przenoszenie spraw do innego symbolu JRWA .................................................................................... 81
6.9 Metryka sprawy ..................................................................................................................................... 86
6.10 Zakańczanie / Zawieszanie / Wznawianie spraw ................................................................................ 90
6.11 Wiązanie pism ze sprawą .................................................................................................................... 91
6.12 Dekretacja pism ................................................................................................................................... 94
6.13 Udostępnianie akt w sprawie .............................................................................................................. 96
6.14 Doudostępnienie ............................................................................................................................... 102
6.15 Cofnięcie udostępnienia .................................................................................................................... 102
6.16 Powiadomienia o zmianach w koszulce ............................................................................................ 103
6.17 Grupowe przekazywanie pism z możliwością jednoczesnego udostępniania dokumentów ............ 105
6.18 Szablony obiegu ................................................................................................................................ 108
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 4 z 204
6.19 Dodanie etykiet ................................................................................................................................. 113
6.20 Porównywanie dokumentów ............................................................................................................ 116
6.21 Akceptacja dokumentów................................................................................................................... 118
6.22 Obsługa dokumentu wrażliwego ....................................................................................................... 121
6.23 Podpisanie dokumentów .................................................................................................................. 122
6.24 Weryfikacja składanych dokumentów .............................................................................................. 123
6.25 Wydruk uwierzytelnienia podpisu elektronicznego .......................................................................... 124
6.26 Umieszczenie formuły uwierzytelnienia podpisu elektronicznego pod treścią dokumentu
stworzonego za pomocą add-ina .............................................................................................................. 124
6.27 Przygotowanie wysyłki (list tradycyjny) ............................................................................................ 124
6.28 Wygenerowanie rozdzielnika ........................................................................................................... 129
6.29 Korespondencja Zbiorcza .................................................................................................................. 130
6.30 Korespondencja osobista/międzyresortowa ................................................................................. 136
6.31 Korespondencja osobista wysyłana przez pracownika merytorycznego ...................................... 140
6.32 Drukowanie kopert/etykiet na innym stanowisku niż rejestracja wysyłki .................................... 142
6.33 Rejestrowanie wychodzących maili/faxów.................................................................................... 144
6.34 Tworzenie list adresatów ............................................................................................................... 145
6.35 Import adresatów .......................................................................................................................... 148
6.36 Prowadzenie rejestrów .................................................................................................................. 150
6.37 ePismo ........................................................................................................................................... 158
6.38 Dodatkowe informacje o dokumentach ........................................................................................ 159
6.39 eKorespondencja ........................................................................................................................... 159
6.40 Zamówienie wypożyczenia dokumentu ze składu chronologicznego przez pracownika .............. 166
6.41 Ustawianie zastępstw .................................................................................................................... 167
7. Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez pracownika archiwum ............................... 170
7.1 Przekazywanie spraw prowadzonych w systemie EZD do Archiwum Zakładowego .......................... 170
7.2 Weryfikacja i przyjmowanie spraw przez Archiwum Zakładowego .................................................... 174
7.3 Ponowne przekazanie spraw na stan archiwum zakładowego ........................................................... 178
7.4 Zarządzanie sprawami zarchiwizowanymi .......................................................................................... 179
7.5 Raport stanu archiwum ....................................................................................................................... 180
7.6 Archwizacja spraw pracownika .......................................................................................................... 180
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 5 z 204
7.7 Archwizacja spraw pracownika .......................................................................................................... 181
8 Zasady bezpieczeństwa związane z pracą w systemie EZD PUW ............................................................... 182
9 Wsparcie dla użytkowników – procedura przekazywania zgłoszeń do HelpDesk PUW ............................. 182
10 „Porady dnia” dla użytkowników systemu EZD PUW ............................................................................... 182
11 Słownik pojęć ............................................................................................................................................ 201
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 6 z 204
1 System EZD PUW – wprowadzenie
EZD to skrót od Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją.
Z pomocą szczegółowego wyjaśnienia pojęcia przychodzą zapisy Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z
dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz
instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Zgodnie z zapisami § 2. pkt 13):
System EZD to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający
wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz
gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.
System EZD PUW to system do Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu
Wojewódzkiego.
1.1 System EZD PUW w administracji publicznej
1.1.1 Cele realizacji przedsięwzięcia
Realizacji każdego przedsięwzięcia przyświecają określone cele. Fundamentalnym celem wdrożenia EZD
PUW w urzędzie jest usprawnienie jego funkcjonowania. System umożliwia kompleksowe załatwianie i
rozstrzyganie spraw w postaci elektronicznej oraz wsparcie prowadzenia spraw prowadzonych w postaci
tradycyjnej. Jest to jednak tylko jeden z celów i korzyści, jakie osiągają urzędy.
Transparentność działania urzędów i urzędników
Jedna z największych korzyści wynikających z wdrożenia systemów EZD w administracji. Przejrzystość
działań osiągana poprzez odzwierciedlenie wszystkich czynności wykonywanych przez urzędników w trakcie
załatwiania spraw, to nie tylko korzyść dla klientów administracji, którzy w ten sposób mają możliwość
zapoznania się ze sposobem załatwiania sprawy, ale także narzędzie urzędów kierownictwa do zarządzania
urzędem. Doświadczenie wskazuje, że urzędy, w których EZD obowiązuje jako podstawowy system
kancelaryjny, funkcjonują sprawniej, podnosząc kulturę organizacyjną pracy, a urzędnicy z poczuciem
większej odpowiedzialności realizują powierzone zadania.
Realizowanie korespondencji pomiędzy podmiotami w postaci elektronicznej
Realizowanie korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi wyłącznie w postaci elektronicznej,
poprzez system EZD PUW, który jest zintegrowany z e-PUAP, pozwala na uzyskiwanie realnych
oszczędności kosztów wysyłki i skrócenie czasu jej doręczania - wysyłanych jest od kilkunastu do
kilkudziesięciu tysięcy miesięcznie dokumentów pomiędzy jednostkami administracji publicznej.
Uruchomienie korespondencji wewnętrznej w urzędzie w postaci elektronicznej
Wymiana korespondencji w postaci elektronicznej, zarówno pomiędzy urzędami, jak i komórkami organizacyjnymi urzędu (wewnątrz urzędu), przekłada się na zredukowanie liczby wytwarzanych dokumentów papierowych, co również stanowi źródło oszczędności.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 7 z 204
Interoperacyjność
Interoperacyjność na poziomie operacyjnym uzyskiwana jest poprzez automatyczną komunikację pomiędzy
urzędami poprzez ePUAP oraz inne platformy regionalne. Dzięki elektronizacji procedur administracyjnych
powstaje możliwość korzystania z zasobów informacyjnych Państwa, celem upraszczania procedur
administracyjnych i odciążania obywateli od przenoszenia informacji pomiędzy urzędami w postaci
papierowej.
Reużywalność, czyli ponowne wykorzystanie
System EZD PUW jest wspólną wartością urzędów z niego korzystających. Fundamentem przedsięwzięcia
EZD PUW jest ponowne wykorzystanie produktów wytwarzanych przez polską administrację w ramach
realizowanych zadań publicznych. Dotyczy to także wytwarzanych innych produktów niż sam jednolity
system, takich jak procedury, dokumentacja, aplikacje oraz współdzielenie bazy wiedzy tworzonej dzięki
współpracy pomiędzy wieloma urzędami. –Przedsięwzięcie EZD PUW to sieć wartości współpracujących ze
sobą urzędów i wykorzystywanie wspólnie wypracowywanych rozwiązań.
Statystyki
Dzięki jednolitości systemu EZD PUW funkcjonującego w jednostkach administracji publicznej RP, możliwe
jest generowanie i przechowywanie danych statystycznych dot. jego funkcjonowania w administracji
i wpływu na rozwój e-administracji. Możliwe jest dokonywanie analizy porównawczej wg różnych
kryteriów (m.in. liczba użytkowników, dokumentów elektronicznych, naturalnych i skanowanych, liczba
wysyłek i podpisów itp.).
1.1.2 Historia powstania i rozwoju systemu EZD PUW
Początki przygody z dokumentem elektronicznym w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim sięgają roku 2006.
Rok 2010 był rokiem przełomowym. Wtedy to na mocy polecenia i wytycznych Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji prowadzony był pilotaż, na mocy którego po raz pierwszy w Podlaskim
Urzędzie Wojewódzkim został zatrzymany dokument papierowy i rozpoczęto dokumentowanie spraw w
postaci elektronicznej. Wtedy też w urzędzie powstał system EZD PUW.
Kolejna ważna data to 20 stycznia 2011 r. przełom dla rozwoju EZD, przede wszystkim ze względu na
wejście w życie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów wprowadzającego nową instrukcję kancelaryjną.
Rok 2006 - Początki prac z elektronicznym dokumentem w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim
Rok 2010 powstanie nowego systemu EZD autorstwa PUW i pod jego wyłączną
kontrolą, którego właścicielem jest Skarb Państwa
od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2010 - pilotażowe wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania
dokumentacją w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim
Rok 2011:
- wejście w życie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów wprowadzającego nową instrukcję kancelaryjną,
- Wojewoda Podlaski wskazał, iż system EZD będzie podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu
załatwiania i rozstrzygania spraw w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 8 z 204
Styczeń 2012 roku EZD PUW funkcjonuje, jako podstawowy system odzwierciedlający przebieg załatwiania
spraw, w urzędach wojewódzkich w Krakowie oraz Opolu.
pierwszy kwartał 2012 roku - rozpoczęto prace przygotowawcze do pilotażowego wdrożenia systemu EZD
w kilku jednostkach administracji zespolonej województwa podlaskiego oraz małopolskiego
od połowy 2011 roku do dzisiaj ... - EZD PUW został wdrożony już w kilkudziesięciu urzędach – kilkadziesiąt
tysięcy urzędników pracuje w jednolitym systemie na terenie całego kraju, a kolejne urzędy przygotowują
się do wspólnego przedsięwzięcia.
1.1.3 Uwarunkowania prawne
W polskim systemie prawnym można wyróżnić kilka aktów prawnych zawierających regulację dla rynku
informatycznego i dla infrastruktury informacyjnej państwa.
Do aktów takich zalicza się przede wszystkim:
● ustawę o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tzw. „ustawę
o informatyzacji”),
● ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
● ustawę o podpisie elektronicznym,
● ustawę o elektronicznych instrumentach płatniczych,
● ustawę o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z aktami wykonawczymi,
● ustawa o dostępie do informacji publicznej,
● ustawę - Kodeks postępowania administracyjnego,
● ustawę - Ordynacja podatkowa,
● rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych
wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
● rozporządzenie Prezesa Rady Ministra w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów
elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i
kopii dokumentów elektronicznych.
Zgodnie z ustawą z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania
publiczne i w myśl art. 3 wspomnianej ustawy dokument elektroniczny to stanowiący odrębną całość
znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na
informatycznym nośniku danych.
● ustawa z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania
publiczne,
● ustawa z dnia 10 stycznia 2014r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów
realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 9 z 204
Historia regulacji:
● Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie
sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych.
● Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r.
w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów
elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych.
1.2 System EZD PUW w liczbach
1.2.1 Partnerzy PUW oraz obecny stan wdrożeń
Każda instytucja, która wdraża system EZD PUW, na podstawie porozumienia podpisanego z Wojewodą
Podlaskim, zyskuje status Partnera.
Poniżej znajduje się lista Partnerów w podziale na typ instytucji, wraz z informacją o dacie zawarcie
porozumienia i stanie wdrożenia.
LP. NAZWA INSTYTUCJI DATA ZAWARCIA POROZUMIENIA
STAN WDROŻENIA
URZĘDY WOJEWÓDZKIE
1. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie 19.07.2011 Wdrożono jako system podstawowy
2. Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu 27.07.2011 Wdrożono jako system podstawowy
3. Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie 07.09.2011 Wdrożono jako system podstawowy
4. Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku 14.09.2011 Wdrożono jako system podstawowy
5. Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie 15.09.2011 Wdrożono jako system podstawowy
6. Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach 19.09.2011 Wdrożono jako system podstawowy
7. Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie 14.11.2011 Wdrożono jako system podstawowy
8. Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi 13.03.2012 Wdrożono jako system podstawowy
9. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie 25.04.2012 Wdrożono jako system podstawowy
10. Dolnośląski Urząd Wojewódzki we Wrocławiu 06.06.2012 Wdrożono jako system podstawowy
11. Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach 20.08.2012 Wdrożono jako system podstawowy
12. Lubuski Urząd Wojewódzki w Gorzowie Wielkopolskim 13.09.2012 Wdrożono jako system podstawowy
13. Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu 07.10.2014 Trwają prace wdrożeniowe
MINISTERSTWA
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 10 z 204
1. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego 01.06.2012 Wdrożono jako system podstawowy
2. Ministerstwo Edukacji Narodowej 26.02.2013 Wdrożono jako system podstawowy
3. Ministerstwo Zdrowia 21.03.2013 Wdrożono jako system podstawowy
4. Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji 21.08.2013 Wdrożono jako system podstawowy
5. Ministerstwo Skarbu Państwa 24.02.2014 Wdrożono jako system podstawowy
6. Ministerstwo Finansów 17.06.2014 Wdrożono jako system podstawowy
7. Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju 04.08.2014 Trwają prace wdrożeniowe
8. Ministerswto Środowiska 26.01.2015 Trwają prace wdrożeniowe
9. Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi 02.02.2015 Trwają prace wdrożeniowe
10. Ministerstwo Spraw Zagranicznych 24.06.2015 Trwają prace wdrożeniowe
ARCHIWA
1. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych 04.07.2012
Wdrożono w zakresie wdrożenia EZD PUW w wybranych archiwach państwowych
2. Archiwum Państwowe w Olsztynie 24.08.2012 Wdrożono jako system wspierający
3. Archiwum Państwowe w Szczecinie 05.02.2013 Wdrożono jako system wspierający
4. Archiwum Państwowe w Lublinie 11.10.2013 Wdrożono jako system wspierający
5. Archiwum Państwowe w Koszalinie 04.09.2014 Trwają prace wdrożeniowe
6. Archiwum Państwowe w Kielcach 04.09.2014 Trwają prace wdrożeniowe
UCZELNIE WYŻSZE
1. Uniwersytet Warszawski Wydział Historyczny 02.03.2012 Wdrożono do celów edukacyjnych
2. Uniwersytet w Białymstoku 26.03.2012 Wdrożono do celów edukacyjnych
3. Uniwersytet Warszawski 15.11.2012 Wdrożono do celów edukacyjnych
4. Uniwersytet Pedagogiczny im. Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie
30.12.2013 Wdrożono do celów edukacyjnych
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 11 z 204
5. Szkoła Główna Handlowa w Warszawie 10.06.2014 Wdrożono jako system podstawowy
6. Politechnika Białostocka 05.01.2015 Trwają prace wdrożeniowe
7. Uniwersytet Gdański 08.04.2015 Trwają prace wdrożeniowe
8. Uniwersytet Warszawski 04.05.2015 Trwają prace wdrożeniowe
URZĘDY CENTRALNE
1. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów 10.11.2011 Wdrożono w zakresie testowym
2. Komenda Główna Straży Granicznej 06.08.2012 Wdrożenie testowe
3. Główny Urząd Geodezji i Kartografii 19.09.2012 Wdrożono jako system podstawowy
4. Rządowe Centrum Legislacji 27.09.2012 Wdrożono jako system podstawowy
5. Rzecznik Praw Obywatelskich 12.11.2012 Wdrożono jako system podstawowy
6. Krajowy Zarząd Gospodarki Wodnej 07.03.2013 Wdrożono jako system podstawowy
7. Centrum Informatyczne Edukacji 05.07.2013 Wdrożono jako system wspierający
8. Urząd do Spraw Cudzoziemców 12.07.2013 Trwają prace wdrożeniowe
9. Rzecznik Praw Pacjenta 18.07.2013 Wdrożono jako system podstawowy
10. Narodowy Bank Polski 29.07.2013 Porozumienie w zakresie transferu wiedzy
11. Główny Urząd Miar 02.09.2013 Trwają prace wdrożeniowe
12. Urząd Transportu Kolejowego 01.10.2013 Wdrożono jako system podstawowy
13. Dyrekcja Generalna Lasów Państwowych 05.11.2013 Wdrożono do celów testowych
14. Urząd Patentowy RP 17.12.2013 Trwają prace wdrożeniowe
15. Rzecznik Praw Dziecka 11.02.2014 Wdrożono jako system podstawowy
16. Kancelaria Prezydenta 01.08.2014 Wdrożono jako system wspierający
17. Narodowy Fundusz Zdrowia - Oddział w Białymstoku 19.01.2015 Wdrożono jako system podstawowy
18. Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa 19.01.2015 Wdrożenie testowe
19. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych 19.01.2015 Trwają prace wdrożeniowe
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 12 z 204
20. Narodowe Centrum Nauki 24.03.2015 Wdrożono do celów testowych
21. Izba Celna w Białymstoku 24.04.2015 Trwają prace wdrożeniowe
22. Narodowy Fundusz Zdrowia - Oddział Warmińsko-Mazurski w Olsztynie
30.06.2015 Trwają prace wdrożeniowe
23. Główny Urząd Nadzoru Budowlanego 06.07.2015 Trwają prace wdrożeniowe
24. Narodowe Archiwum Cyfrowe 08.09.2015 Trwają prace wdrożeniowe
25. Agencja Nieruchomości Rolnych 16.09.2015 Trwają prace wdrożeniowe do celów testowych
26. Narodowy Fundusz Zdrowia 09.10.2015 Trwają prace wdrożeniowe
27. Narodowe Centrum Nauki 13.10.2015 Trwają prace wdrożeniowe
SAMORZĄDY
1. Urząd Miasta Gdańsk 13.07.2015 Trwają prace wdrożeniowe
2. Urząd Miasta Łódź 15.07.2015 Trwają prace wdrożeniowe
3. Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego 17.07.2015 Trwają prace wdrożeniowe
4. Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego 17.07.2015 Trwają prace wdrożeniowe
5. Urząd Miejski w Sokółce 12.10.2015 Trwają prace wdrożeniowe
POZOSTALI PARTNERZY
1. Sąd Okręgowy w Białymstoku 24.08.2015 Trwają prace wdrożeniowe
2. SP ZOZ Ministerstwa Spraw Wewnętrznych w Białymstoku 08.09.2015 Trwają prace wdrożeniowe
Na mocy porozumień Wojewody Podlaskiego zawartych z innymi wojewodami system EZD
PUW został wdrożony na dzień dzisiejszy w 13 urzędach wojewódzkich: Małopolskim,
Opolskim, Pomorskim, Warmińsko-Mazurskim, Świętokrzyskim, Lubelskim, Mazowieckim,
Łódzkim, Zachodniopomorskim, Lubuskim, Dolnośląskim oraz Śląskim i jest wdrażany w
Wielkopolskim. Obecnie prowadzone są wdrożenia jednolitego systemu EZD PUW
w administracji zespolonej poszczególnych województw.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 13 z 204
2 Interfejs użytkownika
2.1 Panel pracy użytkownika
2.1.1 Strona główna panelu
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 14 z 204
Główna strona systemu EZD jest podzielona na trzy części:
W górnej części aplikacji znajduje się informacja o użytkowniku zalogowanym w systemie.
W lewej części znajduje się menu aplikacji, które kieruje do poszczególnych modułów systemu:
Moduł Pism
Moduł Kancelarii
Moduł Etykiet
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 15 z 204
Moduł Rejestrów
Moduł Spisu Spraw
Moduł Raportów
Moduł Wyszukiwania
Po prawej stronie głównego widoku znajduje się część robocza, która zmienia się w zależności od wybranej
opcji z menu.
Na stronie głównej panelu znajduję się:
Lista pism do odbioru
Funkcja „Sprawdź zastępców” - Lista
użytkowników, którzy mogą zastąpić
zalogowanego pracownika;
Osoby zastępowane – lista użytkowników,
których może zastąpić zalogowany
pracownik.
Skrót do listy pism w realizacji
Funkcja umożliwiająca ustawienie
przypomnienia o terminie realizacji
danego dokumentu.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 16 z 204
Panel umożliwiający dotarcie do pism/spraw o różnym statusie, które są dostępne danemu
pracownikowi.
Umożliwia wyszukiwanie po kodzie
kreskowym korespondencji,
wychodzącej, pism itp.
Umożliwia wyszukanie dokumentu po znaku
sprawy, sygnaturze pisma, nr RPW lub
identyfikatora koszulki.
Przydatne linki
2.1.2 Moduł foldery
Wykaz pism/spraw do odbioru, zadekretowanych od innych
pracowników systemu EZD.
Wykaz pism/spraw aktualnie realizowanych.
Lista pism/spraw, które zostały zadekretowane do innego pracownika.
Lista pism/spraw, które zostały zakończone.
Spis dokumentów, które zostały udostępnione do zapoznania się z ich
treścią, bez konieczności dodania przez odbiorcę wkładu własnego
(opinii, notatki, pisma).
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 17 z 204
Moduł Kancelaria umożliwia wykonywanie podstawowych czynności kancelaryjnych.
Spis dokumentów, które stanowią wkład wydziału wspierającego
załatwienie sprawy w komórce merytorycznej.
Lista pism/spraw, które zostały udostępnione innym użytkownikom.
W widoku znajdują się wszystkie koszulki w folderze Nowe/
W realizacji.
W widoku znajdują się tylko te grupy koszulek, dla których został
ustawiony, co najmniej jeden dokument do podpisu.
W widoku znajdują się tylko te grupy koszulek, dla których termin
realizacji/zakończenia sprawy został przekroczony lub wypada na datę
bieżącą.
Przyciski „Wszystkie”, „Do podpisu”, „Przeterminowane” znajdują się w folderze Nowe/W realizacji.
2.1.3 Moduł Kancelaria
Służy do rejestrowania wszystkich wysyłanych kopert z urzędu.
Umożliwia przeglądanie korespondencji wychodzącej,
zarejestrowanej w danym dniu, hurtowej rejestracji wysyłki, a także
podsumowania liczby wysłanej, niewysłanej oraz anulowanej
korespondencji.
Umożliwia wygerenerowanie wykazu przesyłek wychodzących dla
Poczty Polskiej, który stanowi potwierdzenie nadania
korespondencji.
2.1.4 Moduł Rejestry
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 18 z 204
Moduł umożliwia przeglądanie spraw zarejestrowanych w systemie EZD. Sprawy są zhierarchizowane
według symboli i haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt. Pracownik ma dostęp do
dokumentów wynikający z nadanych uprawnień.
Moduł umożliwiający zarządzanie rejestrami w systemie EZD.
Wyszukiwanie korespondencji wychodzącej / drukowanie etykiet
adresowych korespondencji wychodzącej.
Zarządzanie listami grup adresatów.
Służy do wyświetlania wykazu dokumentów zadekretowanych przez
wskazanego użytkownika.
Umożliwia wysyłanie wiadomości do innych użytkowników systemu
EZD.
Służy do zarządzania rezerwacjami zasobów instytucji np. salą
konferencyjną, samochodem służbowym, laptopem. (Stary moduł
systemu EZD. W najnowszej wersji zastąpi go moduł „Kalendarz”).
Służy do zarządzania rezerwacjami zasobów instytucji np. salą
konferencyjną, samochodem służbowym, laptopem.
Umożliwia przerejestrowanie sprawy do innej teczki JRWA oraz
zmianę prowadzącego sprawę.
Umożliwia dostęp do innych rejestrów np. CRSiW, RWP.
2.1.5 Moduł Spis spraw
Po użyciu ikonki „Spis spraw” system uruchamia nowy widok z dostępem do wykazu wszystkich symboli
i haseł klasyfikacyjnych, dla których zostały założone sprawy w danym roku w wybranej komórce
organizacyjnej.
Aplikacja umożliwia także dostęp do spraw zarejestrowanych w latach poprzednich.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 19 z 204
Aby wyszukać zarejestrowaną sprawę w latach wcześniejszych należy wybrać rok, w którym sprawa została
zarejestrowana.
Aby dokonać wyboru symboli i hasła klasyfikacyjnego należy wskazać odpowiednią pozycję z wykazu.
Możliwość filtrowania spraw.
Wygeneruje się spis spraw w formie tabeli:
Spis spraw zawiera informacje w jakiej formie jest prowadzona dana sprawa:
Zielony pasek po lewej stronie oznacza, iż sprawa prowadzona jest w formie elektronicznej.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 20 z 204
Moduł umożliwiający generowanie raportów/rejestrów, użytecznych w pracy punktu kancelaryjnego.
Czerwony pasek po lewej stronie oznacza, iż sprawa prowadzona jest w formie papierowej.
Spis spraw zawiera także informacje dotyczące statusu każdej sprawy zarejestrowanej w tym spisie,
wskazując etap załatwienia sprawy.
Sprawa zakończona
Sprawa zawieszona
Sprawa przekazana archiwum zakładowemu
Brak
oznaczenia
paskiem
Sprawa się toczy
2.1.6 Moduł Raporty
2.1.7 Moduł Wyszukiwanie
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 21 z 204
Moduł umożliwia wyszukiwanie Spraw, Pism, Wpływów zarejestrowanych w systemie, według zadanych
kryteriów.
Możliwość wyszukiwania zależna jest od nadanych uprawnień. Osoba wyszukująca może mieć wgląd do
spraw swoich, całego oddziału, wydziału. W przypadku pracownika Kancelarii, po nadaniu uprawnienia
Reader 44 – możliwy jest odczyt wszystkich wpływów.
Możemy określić następujące kryteria wyszukiwania według:
-sprawy, do której należy pismo:
-koszulki oraz jej atrybutów:
-etapu obiegu koszulki:
-wpływu dokumentu:
- nadawcy wpływu:
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 22 z 204
- dokumentu – jego nazwy i daty utworzenia:
Wyniki wyszukiwania możemy pogrupować klikając w odpowiedni tytuł kolumny:
Aby wyszukać pismo/sprawę należy w wyszukiwarce wypełnić, co najmniej dwa atrybuty, które stanowią
warunek wyszukiwania:
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 23 z 204
Aby skutecznie rejestrować korespondencję należy rozdzielać ją zgodnie z przeznaczeniem, a kolejne
wpływy rejestrować stosując podział na poszczególne komórki organizacyjne.
Funkcjonalność umożliwia weryfikację kompletności przekazywanych listów poleconych zgodnie z Nr. R,
z listą obejmującą rejestr przesyłek poleconych, udostępnioną w elektronicznym pliku, przekazanym
pocztą elektroniczną z Poczty Polskiej. Aby opcja była aktywna, należy nadać uprawnienie
„Przyjmowanie przesyłek PP 182”.
3 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez Kancelarię
3.1 Rozdzielenie wpływów
3.2 Przyjmowanie kopert
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 24 z 204
Aby zweryfikować kompletność przekazanych listów poleconych należy wczytać listę ze spisem numerów R,
zapisaną w formacie xml dostarczoną wcześniej przez operatora pocztowego. Wówczas pojawi się lista
z numerami R.
Następnie należy zeskanować kod kreskowy R. z danej przesyłki poleconej, Jeśli nr jest na liście zostanie on
wyświetlony w kolumnie „Numer nadania potwierdzone” Każdy potwierdzony numer R zostanie opatrzony
następującym komunikatem :
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 25 z 204
Funkcjonalność „Kreator koszulki” umożliwia zarejestrowanie przesyłki wpływającej w rejestrze
przesyłek wpływających, poprzez dołączenie i wygenerowanie Nr RPW, będącego unikalnym
identyfikatorem wpływu wraz z metadanymi opisującymi przesyłkę. Z kreatora koszulki korzystamy w
sytuacji, gdy zarejestrowany dokument nie będzie posiadał odwzorowania cyfrowego.
Jeżeli zeskanowany zostanie numer, którego nie ma na liście wyświetli się następujący komunikat:
3.3 Kreator koszulki
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 26 z 204
Aby przejść do formularza Kreatora koszulki należy z poziomu strony głównej przejść do sekcji Kancelaria i
kliknąć Kreator koszulki.
W nowym widoku należy wskazać osobę, na której konto zostanie przekazana nowoutworzona koszulka.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 27 z 204
UWAGA!
Tytuł/nazwa musi być dwuwyrazowa, nadana intuicyjnie oraz określać zawartość rejestrowanego
dokumentu.
Następnie należy uzupełnić metadane dokumentu.
Należy wyszukać i wybrać adresata (pojawi się w lewym górnym rogu), lub w przypadku nowego adresata
wprowadzić dane ręcznie oraz uzupełnić informacje o piśmie. Wprowadzone dane należy zatwierdzić
przyciskiem . System wygeneruje etykietę z numerem RPW, którą należy nakleić na pierwszą
stronę dokumentu.
Wybrana osoba pojawi
się w okienku „Wybrani
pracownicy”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 28 z 204
Po kliknięciu rejestruj koszulka z zarejestrowaną przesyłką automatycznie trafi na konto osoby, która
została wcześniej wybrana ze struktury organizacyjnej. Na koncie pracownika kancelarii znajdzie się
w folderze Przekazane.
W widoku koszulki znajdować się będzie informacja o numerze RPW. Dokument zawsze będzie miał nazwę
„Dokument wpływający z dnia…”, nie podlega edycji.
Pojawi się również komunikat o tym, że dokument nie został odwzorowany cyfrowo.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 29 z 204
Kod kreskowy używany jest podczas hurtowej rejestracji dokumentów, w celu zaewidencjonowania ich
w rejestrze przesyłek wpływających, zaznaczenia typu odwzorowania cyfrowego oraz ulokowania
w systemie EZD.
3.4 Kod kreskowy
Z poziomu strony głównej należy przejść do sekcji Kancelaria, do zakładki Kod kreskowy. Pierwszą
czynnością przy rejestracji wpływu jest wybór osoby, do której zostanie przekazany.
Kolejną czynnością jest wybór daty otrzymania pisma przez podmiot. Domyślnie data ustawiona jest na
dzień bieżący.
Wybrać typ odwzorowania dokumentu:
Pełne – jeśli dokument zostanie
w pełni zeskanowany.
Brak – w przypadku, gdy dokument
nie zostanie odwzorowany cyfrowo.
Niepełne – jeśli dokument zostanie
zeskanowany częściowo.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 30 z 204
Metadane to zestaw usystematyzowanych informacji, ułatwiających wyszukiwanie, kontrolę,
przechowywanie oraz zarządzanie dokumentacją. Zestaw metadanych posiada każda sprawa, którą
zakłada się i w ramach której kompletuje się dokumenty elektroniczne powiązane z realizacją tej sprawy.
Następnie korzystając z przycisku , system wygeneruje tyle nr RPW ile jest podane
w polu „Liczba kodów”.
3.5 Uzupełnianie metadanych
Na stronie głównej należy przejść do sekcji Kancelaria, do zakładki Uzupełnianie metadanych.
W widoku Uzupełnianie metadanych dokumentu należy :
a) Sczytać za pomocą czytnika kod kreskowy RPW oraz wpisać tytuł dokumentu.
b) Uzupełnić dane nadawcy oraz informacje dodatkowe opisujące przesyłkę.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 31 z 204
Po wypełnieniu danych, należy je zatwierdzić klikając .
Użytkownik może również zarejestrować dokument w składzie chronologicznym. W tym celu należy
zaznaczyć checkbox „Rejestruj w składzie chronologicznym”, wybrać skład, wprowadzić krótki opis
zawartości i kliknąć .
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 32 z 204
Skład chronologiczny – to usystematyzowany zbiór dokumentów w postaci nieelektronicznej,
uporządkowanych zgodnie z kolejnością wprowadzenia do systemu EZD, stworzony w podmiocie,
w którym wdrożony został system EZD. Dokumentacja w postaci papierowej wraz z kopertą,
prowadzona w oparciu o system EZD, powinna zostać przekazana na stan składu chronologicznego.
Pracownik zajmujący się obsługą składu chronologicznego powinien przyjmować pełną dokumentację
wraz z kopertą.
3.6 Skład chronologiczny
W zależności od instrukcji kancelaryjnej danej instytucji, można skonfigurować wiele zbiorów składów
chronologicznych, na przykład:
1. Skład chronologiczny przesyłek, które zostały w pełni odwzorowane cyfrowo, z nadanym numerem
z SCP.
2. Skład chronologiczny przesyłek, które nie zostały w pełni odwzorowane, posiadających numer
z SCN.
3. Innych dokumentów wytworzonych w instytucji, będących częścią akt spraw elektronicznych,
z nadanym numerem z SCW.
4. Skład nośników danych pełny , z nadanym numerem z NDP.
5. Skład nośników danych niepełny, z nadanym numerem NDN.
6. Skład chronologiczny zwrotek.
3.6.1 Rejestrowanie nowych dokumentów w składzie chronologicznym
Z poziomu strony głównej należy przejść do sekcji Kancelaria, do zakładki Skład chronologiczny.
Należy dokonać wyboru składu;
Wybrać rodzaj odwzorowania (pełne lub niepełne);
W polu „Identyfikator dokumentu lub kod kreskowy RPW” zeskanować kod kreskowy RPW, który
umieszczony jest na piśmie:
Wybrać Rejestrującego, czyli osobę, która przyniosła dokumenty;
Umieścić krótki opis zawartości dokumentu;
Zatwierdzić przyjęcie dokumentu na stan składu chronologicznego poprzez kliknięcie na przycisk
. Wówczas wydrukowany zostanie kod kreskowy, który należy
umieścić na dokumencie.
Kod techniczny służy do zarządzania dokumentacją w składzie chronologicznym;
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 33 z 204
UWAGA!
Zaznaczając checkbox , system pozwoli przez kliknięcie klawisza „Enter”,
automatycznie przyjąć dokument na stan składu chronologicznego.
System pozwala wybrać lokalizację przechowywanego dokumentu. Należy kliknąć na pole
prawym przyciskiem myszy, dzięki czemu pojawi się rozwijalna lista z opcjami do wyboru.
Po wybraniu danej opcji pojawi się okno, w którym należy uzupełnić wymagane pola, a następnie zapisać
klikając na przycisk .
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 34 z 204
Dokumenty będące na stanie składu chronologicznego mogą zostać wypożyczone (np. w przypadku,
kiedy dokument nie został całkowicie odwzorowany cyfrowo), zwracane oraz wyrejestrowane.
W kolejnym oknie należy kliknąć przycisk , w celu wydrukowania kodu z nadanym numerem
składu chronologicznego dodanej lokalizacji.
3.6.2 Wypożyczanie/Zwracanie/Wyrejstrowanie dokumentów ze składu chronologicznego – czynności
pracownika kancelarii
Wypożyczanie dokumentacji znajdującej się w składzie chronologicznym
System EZD umożliwia użytkownikom zamawianie dokumentów będących na stanie składu
chronologicznego.
Zamówienie dokumentów przez pracownika merytorycznego
Osoba obsługująca kancelarię przygotowuje zamówione przez pracownika merytorycznego dokumenty do
wypożyczenia. W tym celu z poziomu strony głównej należy przejść do sekcji „Raporty, a następnie wybrać
zakładkę „Zamówienia składów chronologicznych”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 35 z 204
W kolejnym widoku należy wygenerować raport poprzez przycisk .
W oparciu o wygenerowane dane pracownik kancelarii przygotowuje zamówione dokumenty.
Po przyjściu pracownika merytorycznego do kancelarii, jej pracownik powinien przejść ze strony głównej do
sekcji „Kancelaria”, a następnie do zakładki „Skład chronologiczny”.
W kolejnym widoku należy przejść do zakładki „Wypożyczanie/Zwracanie/Wyrejestrowanie dokumentów ze
składu chronologicznego”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 36 z 204
W polu „Kod techniczny składu (lub numer ID z etykiety)” należy zeskanować kod kreskowy z dokumentu
przeznaczonego do wypożyczenia. System automatycznie uzyska dane o zamówieniu, osobie zamawiającej
oraz o wprowadzonych uwagach.
Po uzupełnieniu potrzebnych danych, wypożyczenie należy zatwierdzić przyciskiem .
Wówczas wyświetlony zostanie komunikat:
Po wypożyczeniu w widoku koszulki, w sekcji „Skład chronologiczny” pojawi się informacja, komu i kiedy
został wypożyczony dokument.
Zamówienie wyrejstrowania dokumentu
Aby odebrać złożone zamówienie wyrejestrowania dokumentu, z poziomu strony głównej należy przejść do
sekcji „Raporty”, a następnie wybrać „Zamówienia składów chronologicznych”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 37 z 204
W kolejnym widoku należy wygenerować raport poprzez przycisk .
W oparciu o wygenerowane dane należy przygotować zamówione dokumenty. W tym celu należy w widoku
strony głównej przejść do zakładki „Kancelaria”, „Skład chronologiczny”, a następnie do pola
„Wypożyczanie/Zwracanie/Wyrejestrowanie dokumentów ze składu chronologicznego”.
Następnie należy zeskanować kod kreskowy dokumentu i wczytać go w polu „Kod techniczny składu (lub
numer ID z etykiety). Wówczas automatycznie pojawią się dane wypełniane podczas wypożyczania
dokumentu. Aby zatwierdzić wyrejestrowanie należy kliknąć na przycisk .
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 38 z 204
Po zatwierdzeniu wyrejestrowania, system wyświetli następujący komunikat:
W widoku koszulki zmieni się status dokumentu.
Wypożyczanie
Użytkownik chcąc wypożyczyć dokument ze składu chronologicznego, powinien udać się do kancelarii oraz
podać jej pracownikowi numer RPW dokumentu do wypożyczenia.
Wówczas należy ze strony głównej przejść do sekcji „Kancelaria”, a następnie do zakładki „Skład
chronologiczny”. W widoku obsługi składu należy przejść do zakładki „Wypożyczanie/ Zwracanie/
Wyrejestrowanie dokumentów ze składu chronologicznego”.
Następnie należy zeskanować kod kreskowy znajdujący się na dokumencie, do pola „Kod techniczny składu
(lub numer ID z etykiety)”, a w polu „Pracownik docelowy” wybrać osobę, która chce wypożyczyć
dokument.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 39 z 204
Aby zatwierdzić wypożyczenie należy kliknąć na przycisk . Wówczas wyświetli się komunikat:
Informacje o tym kto i kiedy wypożyczył dokument znajdą się w widoku koszulki, w sekcji „Skład
chronologiczny”.
Zwracanie dokumentów.
Pracownik, który zajmuje się obsługą składu chronologicznego, powinien przyjąć cały komplet dokumentów
razem z kopertą, gdyż są one integralną częścią przesyłki, która przechowywana jest w składzie
chronologicznym.
Aby zwrócić wypożyczony dokument, należy z poziomu strony głównej przejść do sekcji Kancelaria, do
zakładki Skład Chronologiczny, a następnie do zakładki Wypożyczanie/Zwracanie/Wyrejestrowanie
dokumentów ze składu chronologicznego.
W polu Kod techniczny składu (lub numer ID etykiety) należy zeskanować kod techniczny składu, zaznaczyć
planowaną operację – „Zwrot”, a następnie wybrać pracownika oddającego dokument.
Aby zatwierdzić zwrot, należy kliknąć na przycisk .
Po zwróceniu dokumentu, system wyświetli komunikat potwierdzający:
W widoku koszulki zmieni się status dokumentu z „Wypożyczony”, na „Dostępny”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 40 z 204
W sytuacji, gdy istnieje konieczność przekazania dokumentacji do załatwienia sprawy innym organom,
zgodnie z właściwością lub dokumentacja wprowadzona na stan składu chronologicznego stanowi
element akt sprawy prowadzonej w postaci papierowej, na wniosek prowadzącego sprawę dokonuje się
wycofania dokumentacji ze składu chronologicznego. Można tego dokonać na dwa sposoby.
Wyrejestrowanie ze składu chronologicznego na potrzeby wysyłki/sprawy tradycyjnej
Pracownik chcąc wyrejestrować dokument ze składu chronologicznego powinien udać się do kancelarii w
raz z numer RPW dokumentu do wyrejestrowania.
Po odszukaniu dokumentu w składzie należy przejść do sekcji „Kancelaria”, „Skład chronologiczny” i wybrać
zakładkę „Wypożyczanie/Zwracanie/Wyrejestrowanie dokumentów ze składu chronologicznego”.
Następnie należy zeskanować kod kreskowy dokumentu i wczytać go w polu „Kod techniczny składu (lub
numer ID z etykiety)”, wskazać jedną z przyczyn wyrejestrowania: wyrejestrowanie na potrzeby wysyłki lub
wyrejestrowanie na potrzeby sprawy tradycyjnej i z rozwijalnej listy wybrać osobę, która chce
wyrejestrować dokument.
Aby zatwierdzić wyrejestrowanie należy kliknąć na przycisk .
Wówczas system wyświetli komunikat:
W widoku koszulki zmieni się status dokumentu.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 41 z 204
3.6.3 Wyrejestrowanie omyłkowo zarejestrowanego dokumentu
System EZD pozwala wyrejestrować omyłkowo zarejestrowane w składzie chronologicznym dokumenty. W
tym celu w sekcji Kancelaria, w zakładce Skład chronologiczny, należy przejść do pola „Usuwanie błędnych
numerów technicznych”, zeskanować kod dokumentu oraz podać przyczynę usunięcia. Wyrejestrowanie
należy zatwierdzić klikając na przycisk .
Po usunięciu pojawi się następujący komunikat:
Jeżeli nie zostanie podana przyczyna usunięcia numeru technicznego, wówczas system wyświetli
komunikat:
W koszulce, w sekcji „Skład chronologiczny” przestanie być widoczny dokument, którego numer techniczny
został usunięty.
3.6.4 Poprawianie opisów numerów technicznych
Chcąc zmienić lub dodać opis numeru technicznego dokumentu, który znajduje się w składzie
chronologicznym, należy w sekcji Kancelaria przejść do zakładki Skład chronologiczny, a następnie wybrać
„Poprawianie opisów numerów technicznych”. Należy zeskanować kod techniczny składu, dodać nowy opis
i zatwierdzić klikając na przycisk .
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 42 z 204
Po poprawieniu opisu system wyświetli następujący komunikat:
Opisy numerów technicznych są dostępne w sekcji Raporty, w polu Spis dokumentów składu.
3.6.5 Ponowny wydruk kodów kreskowych
W celu ponownego wydrukowania kodu kreskowego należy w sekcji Kancelaria przejść do zakładki Skład
chronologiczny, a następnie kliknąć w sekcję „Ponowny wydruk kodów kreskowych”. Zeskanować
czytnikiem lub wpisać kod, który ma zostać ponownie wydrukowany i kliknąć przycisk „Drukuj”, przy kodzie,
który ma zostać wydrukowany.
3.7 Rejestrowanie kopert
W celu zarejestrowania korespondencji wychodzącej należy na stronie głównej przejść do sekcji Kancelaria,
a następnie do zakładki .
Istnieją trzy możliwości:
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 43 z 204
Opcja Przyjęcie umożliwia przyjmowanie korespondencji fizycznie dostarczanej do kancelarii. Mimo
przyjęcia na stan kancelarii, korespondencja ta nadal będzie miała status niewysłana.
Przyjęcie
Do pola „Kod kreskowy koperty” należy zeskanować kod, który znajduje się na kopercie. Wówczas status
korespondencji zmieni się na „Przyjęto”.
W formularzu rejestracji korespondencji znajdują się dodatkowo informacje odnoszące się do:
Czasu, w którym pracownik utworzył korespondencję wychodzącą (data utworzenia);
Dnia, w którym kancelaria przyjęła kopertę, który jest dniem bieżącym (data oznaczenia);
Daty nadania korespondencji, którą domyślnie ustawiono na dzień bieżący.
Rodzaju korespondencji.
Chcąc drugi raz zarejestrować tą samą kopertę, wyświetlony zostanie następujący komunikat:
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 44 z 204
Jeżeli nastąpi błędna rejestracja, system poinformuje o tym użytkownika komunikatem:
Status korespondencji zmienia się w zależności od wykonanej czynności.
korespondencja niewysłana (pracownik rejestruje korespondencję)
korespondencja anulowana (anulowanie wysłanej już korespondencji)
korespondencja przyjęta (korespondencja przyjęta przez pracownika kancelarii)
korespondencja wysłana (korespondencja wysłana przez pracownika kancelarii)
korespondencja usunięta
Wysyłanie
Opcja umożliwia wysyłkę korespondencji. Istnieją dwa sposoby.
Sposób 1
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 45 z 204
Po zeskanowaniu kodu, koperta zostanie automatycznie wysłana i otrzyma status „Wysłana”.
Sposób 2
Po wczytaniu kodu znajdującego się na kopercie, należy wybrać opłatę za korespondencję. Wówczas status
korespondencji zmieni się automatycznie z „Przyjęta”, na „Wysłana”. Rodzaj wysyłki wybiera pracownik
merytoryczny, na tym poziomie pracownik Kancelarii może go zmodyfikować, jeśli wystąpi taka potrzeba.
Podczas próby ponownej rejestracji koperty, system wyświetli następujący komunikat:
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 46 z 204
Funkcja pozwala hurtowo wysyłać koperty wygenerowane z jednej korespondencji, tzn. wówczas, gdy
wysyłane jest jedno pismo do wielu adresatów.
Opcja ta umożliwia weryfikację korespondencji, czyli sprawdzenia pod względem ewentualnych błędów
i możliwości ich poprawy, bez zmiany statusu.
Weryfikacja
Po zeskanowaniu kodu z koperty, wyświetlona zostanie informacja o statusie koperty. Przy weryfikacji
istnieje możliwość anulowania korespondencji przyjętej bądź wysłanej.
Użytkownik nie posiadając stosownych uprawnień, po wysłaniu korespondencji, nie ma możliwości jej
anulowania.
Nadając uprawnienie „Rejestracja kopert – anulowanie wysłanych kopert 174”, pracownik kancelarii ma
możliwość anulować własną korespondencję, jednak tylko z bieżącego dnia.
Aktualizuj grupę
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 47 z 204
Podczas rejestracji, tak jak na przykładzie, wygenerowane zostaną trzy koperty. Może ich być jednak więcej,
w zależności od wysyłki (np. 150, 200 przy wysyłce zaproszeń do urzędów).
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 48 z 204
Aby nie powtarzać czynności dla każdej z kopert zarejestrowanych w korespondencji, najpierw należy
wysyłać jedną z nich.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 49 z 204
Następnie należy kliknąć na przycisk , aby wczytać wszystkie koperty z danej korespondencji,
a następnie zatwierdzić wykonanie operacji klikając na przycisk Ok.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 50 z 204
System EZD umożliwia wygerenerowanie wykazu przesyłek wychodzących dla Poczty Polskiej, który
stanowi potwierdzenie nadania korespondencji.
System wyświetli komunikat informujący o poprawności wykonania operacji.
Zgodnie z komunikatem, system przeniesie ustawienia pierwszej koperty na pozostałe, tzn. jeśli zostanie
ona wysłana, wówczas pozostałe również zostaną wysłane, jeśli zostanie przyjęta, to samo stanie się z
pozostałymi kopertami.
Przygotowanie pocztowej książki nadawczej
Aby przygotować pocztową książkę nadawczą, należy na stronie głównej przejść do sekcji „Kancelaria”, a
następnie kliknąć zakładkę . W kolejnym widoku należy wybrać „PKN”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 51 z 204
Widok umożliwia przeglądanie korespondencji wychodzącej, zarejestrowanej w danym dniu, hurtowej
rejestracji wysyłki, a także podsumowania liczby wysłanej, niewysłanej oraz anulowanej korespondencji.
Oprócz tego, system informuje o koszcie całkowitym, razem ze średnią kwotą wysyłki.
W formatce z kalendarzem należy zaznaczyć dzień, z którego ma zostać wygenerowany raport.
Wydruk korespondencji prezentuje się następująco:
3.8 Podgląd korespondencji
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 52 z 204
Funkcja umożliwia przyjęcie zwrotnych potwierdzeń odbioru. Aby funkcja ta była aktywna, należy nadać
uprawnienie „Obsługa zwrotek 99”.
W widoku strony głównej należy przejść do sekcji Kancelaria, a następnie do zakładki „Podgląd
korespondencji”. Po wyborze daty z kalendarza należy użyć przycisku . Wówczas system wczyta
całą korespondencję zarejestrowaną w danym terminie, wraz ze statusami wysyłki.
3.9 Zwrotki
Wówczas w sekcji „Kancelaria” na stronie głównej pojawi się zakładka „Zwrotki”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 53 z 204
W celu przyjęcia zwrotki, zeskanuj kod kreskowy zwrotki, z kalendarza wybierz datę, w której została
odebrana przez odbiorcę, oraz użyj przycisku .
Zwrotce nadaje się nr RPW lub nie, rejestruje w składzie chronologicznym, w zależności czy dotyczy ona
spraw elektronicznych, czy papierowych, można stworzyć również oddzielny skład chronologiczny zwrotek.
Po zarejestrowaniu zwrotki pojawi się następujący komunikat z systemu:
Jeżeli nie zostanie podana data odbioru zwrotki, system wyświetli komunikat:
Nieokreślono – w przypadku,
gdy nie ma możliwości
odczytania zwrotki.
Adresatowi – odbiór osoby, do
której zaadresowana była
korespondencja. Innej osobie – jeśli przesyłkę
odebrał ktoś inny niż adresat.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 54 z 204
W widoku koszulki, z której wysłana została zwrotka pojawi się jej symbol.
Zaznaczając pewne opcje podczas rejestracji zwrotki, po najechaniu na nią, pojawią się informacje
o zwrotce.
a) Następnie należy zeskanować zwrotne potwierdzenie odbioru. Postępuje się tak, jak
w przypadku dokumentów wpływających z RPW. W tym celu należy uruchomić zewnętrzny
program do skanowania, zeskanować zwrotkę i wyeksportować ją do systemu EZD. System
rozpozna zwrotkę po jej kodzie kreskowym oraz dołączy skan do odpowiedniej koszulki/sprawy.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 55 z 204
Po zeskanowaniu zwrotki, w koszulce zmieni się jej status:
Skan dostępny jest po naciśnięciu ikony zwrotki skan zwrotki pobierze się na dysk komputera.
Przyjęcie zwrotki
Po wybraniu opcji „Zwrócona”, należy wybrać datę oraz powód nieodebrania korespondencji przez
odbiorcę.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 56 z 204
Jeśli przesyłka ze zwrotką nie została odebrana, w korespondencji wychodzącej wyświetli się nowa ikona
, a widok koszulki wyglądał będzie następująco:
Po najechaniu na ikonę zwrotki dołączonej do przesyłki nieodebranej pojawią się następujące informacje:
Możliwe jest również przyjęcie zwrotki dla każdej koperty, po podaniu jej identyfikatora. Należy
wprowadzić go ręcznie w pole „Kod kreskowy zwrotki”, bądź odczytać kod z koperty czytnikiem kodów.
Identyfikator zwrotki jest tożsamy z identyfikatorem koperty, do której zwrotka została dołączona.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 57 z 204
Podczas wprowadzania daty odebrania przesyłki przez odbiorcę (data znajdująca się na zwrotce), system
zablokuje możliwość wpisania daty wcześniejszej, niż data nadania wysyłki bądź daty późniejszej niż data
zarejestrowania zwrotki.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 58 z 204
System EZD pozwala generować raporty/rejestry, użyteczne w pracy punktu kancelaryjnego.
Ustawienia !
W ustawieniach, w sekcji domyślnych powiadomień znajdują się dodatkowe opcje:
Zaznaczając opcję „Rejestracja zwrotki”, po przyjęciu zwrotki, w korespondencji wychodzącej pojawi się
ikonka
Opcja „Dostarczanie zwrotek do wszystkich adresatów” pozwala otrzymywać powiadomienia
o zarejestrowaniu wpływu wszystkich zwrotek z konkretnego dnia.
Opcja „Niedostarczenie zwrotek do wszystkich adresatów” działa wówczas, gdy chociażby jedna przesyłka z
wysłanych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru danego dnia, nie została odebrana, a przy rejestracji jej
wpływu w systemie EZD zwrotka uzyskała status „Nieodebrana”.
Najkorzystniejsze jest używanie opcji 2 oraz 3 równolegle, ponieważ w przypadku, kiedy co najmniej jedna
zwrotka nie została odebrana, nie zadziała powiadomienie „Dostarczanie zwrotek do wszystkich
adresatów”. Powiadomienie zostanie wygenerowane wówczas, gdy wpłyną wszystkie zwrotki.
3.10 Raporty
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 59 z 204
Mniejszy Punkt Kancelaryjny jest kolejnym miejscem,w którym można wprowadzić pisma do systemu.
Do mniejszych punktów kancelaryjnych trafiają również dokumenty wprowadzone w głównej Kancelarii
lub skierowane bezpośrednio do punktów kancelaryjnych w toku obiegu pisma.
4 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez mniejsze Punkty
Kancelaryjne (sekretariaty)
4.1 Uzupełnianie metadanych oraz opis pism otrzymanych z Głównego Punktu Kancelaryjnego
Po odbiorze zarejestrowanej korespondencji z głównego punktu kancelaryjnego należy sprawdzić
poprawność metadanych, czytelność załączników oraz opisać zarejestrowany dokument bądź plik
dokumentów. W razie konieczności korespondencję można rozdzielić.
W niektórych procedurach wewnętrznych, istnieje możliwość bezpośredniego przekazania korespondencji
wpływającej właściwemu pracownikami, pomijając etap dekretacji. W tym celu należy skorzystać z opcji
„Przekaż” oraz wybrać właściwego pracownika.
4.2 Przekazywanie pism do dekretacji
Pisma, które powinny zostać zadekretowane należy przekazać w tym celu Wojewodzie, Dyrektorowi
Generalnemu bądź Dyrektorowi Wydziału.
4.3 Rejestracja wpływów dostarczonych bezpośrednio (fax, e-mail)
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 60 z 204
W punktach kancelaryjnych istnieje możliwość rejestrowania pism wpływających bezpośrednio na
stanowisko pracy sekretariatu, bez konieczności użycia oprogramowania SkanPlus/Kofax. Rejestrując
e-mail należy ściągnąć go łącznie z załącznikami z poczty na pulpit, w odpowiednim formacie (np. msg)
oraz dodać całość poprzez załącznik.
W tym celu należy:
Utworzyć nową koszulkę oraz nadać jej nazwę opisującą jej zawartość;
Przy pomocy przycisku należy wybrać z dysku skan dokumentu;
Z menu podręcznego należy wybrać „Rejestr wpływający (RPW)”, a następnie „Rejestruj”.
Uzupełnić metadane dokumentu: podstawowe.
Metadane dotyczące adresata.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 61 z 204
A także pozostałe informacje.
Uzupełnione dane należy zapisać używając przycisku .
5 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez Wojewodę, Wicewojewodę,
Dyrektora Generalnego, Dyrektorów Wydziałów
5.1 Zapoznanie się z treścią i zawartością koszulki
Aby odebrać nową korespondencję należy na stronie głównej w polu „Nowe Pisma” wybrać konkretną
sprawę/koszulkę. Nowe pismo pojawi się również folderze „Nowe”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 62 z 204
W przypadku dekretacji przez Wojewodę, Wicewojewodę bądź Dyrektora Generalnego Urzędu
dokumentu elektronicznego, dla więcej niż jednego wydziału, dyrektor wydziału wskazanego w dekretacji
jako pierwszy powinien skopiować przekazany dokument, a następnie przekazać jego elektroniczne kopie
do dyrektorów wydziałów wskazanych w dekretacji. Powinien również dokonać dekretacji w swoim
wydziale.
Pracownik za pośrednictwem kierownika oddziału przekazuje akta sprawy osobie, która ma dokonać
akceptacji. Umożliwia to zapoznanie się z dokumentacją.
5.2 Dekretowanie korespondencji
5.3 Akceptacja pism
Aby zaakceptować dokument, należy kliknąć na ikonkę „Monit” . Wówczas dokument zostanie
zaznaczony na kolor żółty. Następnie z menu podręcznego należy wybrać „Akceptuj dokument” oraz
potwierdzić akceptację wybierając „Ok” w nowym oknie.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 63 z 204
Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną
do podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie, aż do
ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.
Dokument przekazany do akceptacji można również odrzucić. W tym celu należy w menu podręcznym
wybrać „Odrzuć dokument”, a w kolejnym oknie potwierdzić operację.
5.4 Akceptacja wielostopniowa – przygotowanie pism do podpisu Wojewody, Wicewojewody,
Dyrektora Generalnego
Osoba akceptująca dokument ma możliwość jego edycji. Aby złożyć podpis należy w widoku
koszulki/sprawy kliknąć na ikonę .
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 64 z 204
Przed rozpoczęciem pracy z podpisem elektronicznym w systemie EZD, należy najpierw wskazać go w
systemie. W tym celu, należy przjeść do „Ustawień” na koncie użytkownika , gdzie konfigurowany jest
podpis.
Następnie należy przejść do zakładki „Podpis” i z dostępnych certyfikatów wybrać ten, którym pracownik
złoży podpis w systemie EZD.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 65 z 204
Po wybraniu właściwego certyfikatu, należy kliknąć w przycisk „Zapisz”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 66 z 204
System wyświetli odpowiedni komunikat na zielonym tle.
Aby podpisać dokument należy przejść do koszulki ze sprawą, w której znajduje się dokument do podpisu.
W kolejnym kroku można skorzystać spośród dwóch opcji:
1. Klikając na ikonę znajdującą się wierszu wyróżnionego do podpisu.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 67 z 204
2. Kikając w menu podręczne dokumentu wyróżnionego do podpisu, a następnie wybrać opcję
„Podpisz”.
Po skorzystaniu z jednego z powyższych sposobów wyświetli się następujący widok:
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 68 z 204
Następnie wyświetli się odpowiedni komunikat, w którym przy złożeniu pierwszego podpisu należy wybrać
właściwy checkbox oraz użyć przycisku „ Run”.
Po wykonaniu powyższych czynności system uruchomi widok informujący o składaniu podpisu.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 69 z 204
Po czym zostanie uruchumiona aplikacja umożliwiająca podpisanie dokumentu, w której należy wpisać PIN
do karty kryptograficznej.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 70 z 204
Po wprowadzeniu poprawnego PIN-u należy zatwierdzić czynność podpisania klikając przycisk „ Ok”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 71 z 204
Po złożeniu podpisu ikonka wybarwi się na czerwony kolor .
Po najechaniu na ikonkę podpisu system wyświetli informację dotyczącą złożonego podpisu.
Dodatkowo przy składaniu podpisu istnieje możliwość włączenia zapamiętania wpisanego raz PIN-u dla
kolejno podpisywanych dokumentów. Do wyboru są następujące opcje:
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 72 z 204
Wirtualna koszulka to swego rodzaju opakowanie dla dokumentu elektronicznego. Do koszulki można
dodawać nowe pisma i w ten sposób kompletować dokumentację danej sprawy.
6 Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez kierownika oddziału oraz
pracownika merytorycznego
6.1 Tworzenie nowej koszulki
Nową koszulkę możemy stworzyć w trzech miejscach, używając przycisku .
1) Z widoku folderu
„Nowe”
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 73 z 204
UWAGA!
Tytuł pisma/koszulki powinien składać się z minimum dwóch wyrazów.
Tytuł/nazwa musi być nadana intuicyjnie oraz określać zawartość tworzonego dokumentu.
System EZD automatycznie nada pismu unikatowy, niepowtarzalny numer: „Identyfikator
koszulki”.
- następnie należy wypełnić puste pole „Tytuł/nazwa” w widoku okna.
Zatwierdzić przyciskiem .
2) Z widoku folderu
„W realizacji”
3) Z przydatnych linków na stronie głównej
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 74 z 204
6.2 Dodanie załączników i pism z szablonu
Aby dodać załącznik do systemu EZD należy użyć przycisku .
W nowym widoku „Załącznik” należy wybrać plik klikając w puste pole „Wybierz plik z dysku”.
Następnie wybrać odpowiedni plik z dysku i dodać do systemu.
W celu dodania pisma z szablonu należy przy pomocy przycisku otworzyć nowy szablon.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 75 z 204
Należy uzupełnić treść pisma oraz zapisać za pomocą ikonki lub skrótu klawiszowego „CTRL + S” .
Widok po dodaniu dokumentu stworzonego za pomocą szablonu do koszulki:
6.3 Dodawanie notatek do akt sprawy
Aby dodać notatkę należy w widoku koszulki/sprawy kliknąć przycisk i wpisać treść,
a następnie zapisać.
Notatka pojawi się w aktach sprawy.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 76 z 204
UWAGA!
Notatkę można edytować poprzez kliknięcie na nią. Każdą zmianę należy zapisać.
Dodanie opinii umożliwia wyrażenie zdania na temat koszulki/sprawy. Dzięki niej pracownik prowadzący
może nanieść poprawki, uzupełnić braki.
Aby usunąć notatkę należy kliknąć na ikonę .
6.4 Dodawanie opinii do akt sprawy
Aby dołączyć opinię do akt, należy w widoku sprawy/koszulki kliknąć na ikonę . Następnie
wpisać tytuł, treść i zapisać.
W aktach pojawi się dodana opinia.
Opinię można usunąć klikając na przycisk .
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 77 z 204
UWAGA!
Tytuł/nazwa musi być dwuwyrazowa, nadana intuicyjnie oraz musi określać zawartość rejestrowanego
dokumentu.
Metadane to zestaw usystematyzowanych informacji, ułatwiających wyszukiwanie, kontrolę,
przechowywanie oraz zarządzanie dokumentacją. Zestaw metadanych posiada każda sprawa, którą
zakłada się w ramach której kompletuje się dokumenty elektroniczne powiązane z realizacją tej sprawy.
6.5 Uzupełnianie metadanych
W dokumentach, w których nie zostały uzupełnione metadane ikonka pozostaje szara. Aby uzupełnić
metadane, należy kliknąć ikonkę .
W formularzu metadanych należy uzupełnić informacje o dokumencie.
Wprowadzone dane należy zapisać klikając na przycisk .
Widok przed zapisaniem metadanych.
6.6 Rejestracja spraw
Aby założyć i zarejestrować sprawę należy kliknąć „Załóż sprawę”.
Po uzupełnieniu metadanych ikonka „Metadane”wybarwi się.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 78 z 204
Zostanie wyświetlone okno „Zakładania sprawy”, w którym należy wypełnić puste pola stanowiące kolejne
elementy znaku sprawy:
Wpisując ręcznie odpowiedni symbol JRWA lub wybierając go ze znajdującego się wykazu pod
ikonką ,
Po ustawieniu kursora w polu „Nr sprawy” automatycznie pojawi się pierwszy wolny numer dla
danej teczki.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 79 z 204
UWAGA!
W chwili założenia w systemie EZD sprawy prowadzonej w sposób tradycyjny, w koszulce sprawy pojawi
się komunikat „Sprawa prowadzona papierowo!”.
Zatwierdzenie założenia sprawy należy dokonać przez kliknięcie przycisku .
Zielony kolor oznacza, iż sprawa prowadzona jest w formie elektronicznej
Czerwony kolor oznacza, iż sprawa prowadzona jest w formie papierowej.
Sprawa prowadzona w systemie tradycyjnym – pracownik rejestruje w EZD sprawę prowadzoną w sposób
tradycyjny, poprzez wybór odpowiedniego symbolu JRWA, który znajduje się w widoku okna służącego do
zakładania spraw w EZD.
Symbole klasyfikacyjne dla spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym są oznakowane w systemie
kolorem czerwonym , odpowiadają one wykazowi symboli, które stanowią katalog klas z wykazu akt
stanowiących wyjątki od podstawowych sposobów dokumentowania procesu załatwiania spraw panujących
w instytucji, prowadzonych papierowo.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 80 z 204
UWAGA!
Pomocnicze zakładanie spraw w systemie EZD, prowadzonych w formie tradycyjnej na podstawie
udostępnionego dokumentu tyczą się sytuacji, w której w komórce, której zostało udostępnione pismo
zachodzi konieczność wszczęcia sprawy prowadzonej w formie papierowej.
Głównym warunkiem założenia w systemie sprawy prowadzonej w systemie tradycyjnym jest wycofanie
dokumentacji papierowej otrzymanej z zewnątrz ze składu chronologicznego. Zapisek o wycofaniu
dokumentacji widnieje w koszulce zawierającej odwzorowanie cyfrowe dokumentu tradycyjnego.
W sytuacji, gdy sprawa jest prowadzona w formie papierowej, całkowita dokumentacja odzwierciedlająca
proces załatwiania spraw, powinna być zmagazynowana w teczkach aktowych.
Zakładanie spraw prowadzonym w systemie tradycyjnym na podstawie pisma udostępnionego.
W koszulce z udostępnionym dokumentem znajduje się przycisk . Po kliknięciu przycisku
pojawi się nowe okno z wykazem klas ze zbioru akt stanowiących wyjątki w oparciu, o które dopuszcza się w
podmiocie rejestrowanie sprawy w oparciu o dokument udostępniony.
6.7 Błędna rejestracja sprawy
W przypadku błędnej rejestracji sprawy należy kliknąć w znak sprawy i poprzez ikonę „Usuń ze spisu spraw”
otworzy nam się nowe okno „Powód usunięcia ze spisu spraw”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 81 z 204
W przypadku zarejestrowania sprawy w nieprawidłowym symbolu JRWA, istnieje możliwość
przeniesienia go do właściwego.
W celu usunięcia sprawy należy wybrać opcję „Błędna rejestracja”, dokonać uzasadnienia wykonywanej
czynności oraz zatwierdzić klikając przycisk „Usuń”.
6.8 Przenoszenie spraw do innego symbolu JRWA
Aby przenieść akta sprawy należy poprzez przycisk dokonać wybrania opcji
„Przeniesiona do innej teczki RWA” oraz uargumentować wykonywaną czynność. Następnie należy
wpisać ręcznie odpowiedni symbol jednolitego rzeczowego wykazu akt lub wybrać go ze znajdującego się
wykazu . Po ustawieniu kursora w polu „Nr sprawy” automatycznie zostanie nadany numer danego
spisu spraw. Aby zatwierdzić przeniesienie sprawy należy kliknąć przycisk „Usuń”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 82 z 204
Krzyżowe wpisy w spisie spraw.
Z poziomu strony głównej należy przejść do sekcji Spis spraw.
W widoku spisu spraw należy wybrać:
rocznik, w którym zarejestrowana była sprawa
teczkę RWA
jednostkę, w której zarejestrowana została sprawa
Wówczas automatycznie pojawi się spis spraw zgodnych z wybranymi kryteriami.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 83 z 204
Na liście spraw znajdzie się sprawa, która została przerejestrowana.
Widok sprawy w teczce przed przerejestrowaniem:
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 84 z 204
Widok sprawy w teczce po przerejestrowaniu:
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 85 z 204
UWAGA!
Odpowiednie wpisy dotyczące przerejestrowania lub usunięcia sprawy znajdują się w historii sprawy.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 86 z 204
2. Metryki dla spraw papierowych rejestrowanych pomocniczo w systemie EZD - system EZD wspiera
zarządzanie metryką. Działania prowadzone w systemie są automatycznie odnotowane przez system
i powinny być ręcznie wypełniane przez pracownika prowadzącego sprawę, o działania wykonywane
w sprawie poza systemem EZD, poprzez wybranie danych, z osłownikowanych pól.
1. Metryka dla spraw elektronicznych jest generowana bezpośrednio w systemie EZD.
Zakładka „Metryka” wyświetla się po założeniu sprawy przy przycisku „Historia”, automatycznie
umieszczane są przefiltrowane informacje z zakładki „Historia”, przedstawione chronologicznie, jako
rejestr wykonywanych czynności w sprawie zawierające:
1. Datę i termin realizowanych czynności;
2. Dane pracownika oraz stanowisko osoby, która realizuje dane czynności;
3. Określanie rodzaju wykonywanych czynności;
4. Odniesienie do dokumentów elektronicznych bądź nieelektronicznych, do których odwołują
się poszczególne działania.
6.9 Metryka sprawy
W celu wygenerowania metryki sprawy należy z widoku sprawy kliknąć ikonkę , a kolejno
wybrać .System wyświetli następujące okno.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 87 z 204
UWAGA!
Po wypełnienia metryczki istnieje możliwość jej wydruku.
Aby zaktualizować metrykę należy z widoku sprawy przejść w zakładkę „Metryka”.
Zostanie wyświetlone okienko , w którym należy:
● Wybrać czynność, która została wykonana,
● Wybrać osobę, która wykonywała daną czynność,
● Wybrać datę dokonanej czynności,
● Wpisać identyfikator dokumentu – np. nazwa dokumentu, której czynność dotyczyła.
Aby zatwierdzić wykonywane czynności należy kliknąć przycisk .
Aby ją wydrukować należy kliknąć przycisk kolejno wybrać format np. PDF
i wyeksportować metryczkę poprzez kliknięcie „Export”.
3. Metryka dla spraw papierowych nie rejestrowanych w EZD – prowadzenie metryki w systemie EZD dla
spraw prowadzonych jedynie w formie papierowej, wymagać będzie osoby prowadzącej sprawę
ręcznego wypełnienia pustych pól metryczki.
Aby ręcznie zaktualizować metryczkę należy z modułu kliknąć przycisk „Stwórz metrykę
sprawy”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 88 z 204
Wyświetlony zostanie nowy widok okna „Zakładanie metryki Sprawy”, w którym trzeba wpisać:
Po wypełnieniu potrzebnych danych należy kliknąć przycisk . Następnie zostanie wyświetlone
okno „Metryka sprawy”, w którym należy:
Nr JRWA, w której została zarejestrowana.
sprawa
Kolejny wolny numer danego spisu
spraw.
Rok.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 89 z 204
UWAGA!
● Każdy wpis można usunąć klikając ikonę .
● W sytuacji, gdy konieczne jest wpisanie czynności nie znajdujących się na rozwijalnej liście
należy w widoku okna w rubryce „Czynność” wybrać opcje „Inne”, a kolejno w rubryce „Inna
czynność” uzupełnić ręcznie brakujące działanie. Uzupełnione dane należy zatwierdzić klikając
przycisk „Dodaj”.
● Uzupełnić tytuł sprawy,
● Wybrać czynność, która została wykonana,
● Wybrać osobę wykonującą daną czynność,
● Identyfikator dokumentu – np. nazwa dokumentu, którego czynność dotyczyła.
Aby zatwierdzić wykonane czynności należy kliknąć przycisk .
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 90 z 204
UWAGA!
System uniemożliwi zakończenia sprawy/pisma, w której nie uzupełniono metadanych.
6.10 Zakańczanie / Zawieszanie / Wznawianie spraw
Zakańczanie, zawieszanie i wznawianie spraw należą do obowiązków pracownika prowadzącego sprawę.
Zakańczanie
Po zakończeniu prac nad daną sprawą należy ją zakończyć.
Aby zakończyć sprawę bądź koszulkę należy kliknąć przycisk „Zakończ” w jej widoku.
Następnie należy wybrać powód zakończenia sprawy.
Jeśli pismo nie tworzy akt sprawy, konieczne jest wskazanie właściwego symbolu oraz hasła z JRWA.
Sprawy, zakończone zostają przeniesione do folderu w sekcji „Foldery”. Każda
sprawa zakończona przez nas znajdująca się w tym folderze może zostać wznowiona.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 91 z 204
W sytuacji, gdy wpływający dokument dotyczy sprawy już rozpoczętej, użytkownik prowadzący sprawę
powinien dokonać powiązania zarejestrowanego dokumentu z prowadzoną sprawą.
Zawieszanie spraw
Aby zawiesić sprawę, w jej widoku należy kliknąć przycisk „Zawieś”.
Zawieszona sprawa może zostać wznowiona.
Wznawianie sprawy
W celu wznowienia sprawy, należy kliknąć przycisk w górnej części widoku. Po wznowieniu
wszystkie czynności z nią związane zostają przywrócone.
6.11 Wiązanie pism ze sprawą
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 92 z 204
W tym celu należy z poziomu koszulki pisma kliknąć przycisk .
Aby wyszukać odpowiednią sprawę należy w widoku okna wybrać rok, nr Teczki RWA oraz sprawę,
z którą zostanie połączone pismo lub uzupełnić znak sprawy albo id koszulki sprawy, do której zostanie
powiązane pismo.
Po wyszukaniu i zaznaczeniu sprawy przy pomocy pola checkbox system automatycznie powiąże pismo ze
sprawą.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 93 z 204
UWAGA!
System posiada możliwość zmiany widoku powiązywania poprzez zmianę ustawienia administracyjnego-
Alternatywny sposób powiązywania spraw.
Widok opcji powiązywania z ustawieniem na ON.
● Zamiast filtrów zastosowano wyszukiwanie.
● Koszulka nie powiązuje się automatycznie po kliknięciu na nazwę sprawy, należy potwierdzić
powiązanie klikając .
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 94 z 204
Dekretację określa się jako przekazanie pisma wraz z załącznikami, zobowiązującą do podjęcia
konkretnych czynności. Może dodatkowo zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia
sprawy.
6.12 Dekretacja pism
W celu przekazania pisma do dekretacji, należy nacisnąć przycisk .
1) Aby zadekretować sprawę, należy wybrać osobę z rozwijalnej listy schematu organizacyjnego
podmiotu lub wpisać w okienku pierwsze litery nazwiska właściwego pracownika.
2) W widoku „Uwagi” należy wpisać treść dyspozycji lub wybrać gotowe sformułowania.
3) Wybierz przycisk .
Na koncie użytkownika dekretującego koszulka z zadekretowanym dokumentem zostanie automatycznie
przeniesioną do folderu .
System automatycznie wyświetli pasujące
wyniki wyszukiwania.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 95 z 204
UWAGA!
Sprawę/pismo można zadekretować tylko do jednej osoby!
4) Aby anulować proces dekretacji należy kliknąć przycisk „Anuluj” – wówczas nastąpi przejście do
poprzedniego widoku pisma.
Cofnięcie błędnej dekretacji
W sytuacji, gdy dokonamy błędnej dekretacji istnieje możliwość jej cofnięcia. W tym celu należy wejść
w folder „Przekazane” oraz przejścia do zadekretowanego dokumentu. Następnie dokonać zwrotu
dokumentu poprzez kliknięcie przycisku
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 96 z 204
UWAGA!
Czynność ta zafunkcjonuje tylko, gdy adresat dekretacji nie odebrał jeszcze zadekretowanego
dokumentu.
W sytuacji, gdy dokumentacja jest prowadzona w systemie EZD, komórka merytoryczna współpracująca
przy tworzeniu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie dokonuje udostępnienia
sprawy w systemie EZD oznaczając jednocześnie, jaką część dokumentacji tworzących akta sprawy
będzie udostępniona tym komórkom oraz w jakim trybie – do odczytu czy do edycji.
Udostępnianie dokumentacji między komórkami organizacyjnymi odbywa się jedynie w sposób
elektroniczny z uwzględnieniem sekretariatów, na konta, których „przesyła się” pisma. Takie działanie
podlega rejestrowaniu w rejestrze pism wewnętrznych w systemie EZD.
Błędne dekretacje
W sytuacji otrzymania błędnie zadekretowanego pisma, należy zwrócić pismo dekretującemu
w celu dokonania zmiany dekretacji klikając ikonę „Zwróć”.
6.13 Udostępnianie akt w sprawie
Aby udostępnić dokumentację innej komórce, należy użyć przycisku , który znajduje się
w widoku pisma/sprawy.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 97 z 204
W widoku udostępniania należy dokonać wyboru użytkownika lub użytkowników (w funkcji udostępnij
możliwe jest przesłanie dokumentu do większej liczby pracowników), korzystając z listy struktury
organizacyjnej. Wybrane osoby zostaną wyświetlone w oknie „wybrani pracownicy”.
Następnie należy zaznaczyć załącznik lub załączniki, które chcemy udostępnić, z zaznaczaniem trybu
udostępnienia. Tryb do odczytu umożliwia adresatowi zapoznanie się z treścią dokumentu bez możliwości
jego edytowania, z kolei tryb edycji pozwala na modyfikowanie pisma.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 98 z 204
Aby udostępnić pismo w trybie do odczytu należy zaznaczyć pole typu checkbox przy właściwym
dokumencie . W celu umożliwienia innemu pracownikowi modyfikacji dokumentu należy
kliknąć lewym przyciskiem myszy w nazwę dokumentu, co spowoduję zmianę trybu udostępniania
.
Udostępnianie posiada także inne dodatkowe funkcje:
● uwagi (umożliwia dołączenie informacji, które będą widoczne w dekretacjach oraz procesie
przebiegu dokumentów),
● rejestr pism wewnętrznych (ma na celu rejestrację dokumentów dekretowanych między
komórkami organizacyjnymi i ewidencjonowania pism tworzonych na wewnętrzny użytek
podmiotu),
● rejestrowanie opinii (umożliwia rejestrację pism w rejestrze opinii),
● pilne (monit podkreślający wysoką rangę),
● termin (umożliwia określenie terminy realizacji dokumentu).
Aby zatwierdzić wyżej opisane czynności, należy kliknąć w prawym dolnym rogu widoku przycisk
lub w razie rezygnacji z udostępnienia przycisk .
UWAGA!
● Dokument udostępniony danemu pracownikowi może być dalej przez tę osobę
udostępniany lub przekazywany.
● Po zaznajomieniu się z udostępnionym pismem odbiorca powinien potwierdzić odczyt
klikając przycisk .
● Pracownikowi, któremu został udostępniony dokument może go zakończyć oraz ponownie
wznowić.
● Osoba kierująca sprawę w komórce merytorycznej, dokonując udostępnienia innym
użytkownikom, posiada widok obiegu dokumentów, który stanowi podgląd statusu prac na
udostępnionym dokumencie.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 99 z 204
Tryb do odczytu umożliwia adresatowi zapoznanie się z treścią dokumentu bez możliwości edytowania.
Nie ma możliwości usunięcia dokumentu, zaktualizowania, zaznaczania w nim monitu oraz uzupełniania
w nim metadanych. Można jedynie edytować nazwę i zaakceptować dokument.
Czerwona ikonka informuje o tym, iż drugi użytkownik nie odebrał jeszcze koszulki tzn. że nie zapoznał
się jeszcze z treścią dokumentu.
Pomarańczowa oznacza, iż drugi użytkownik dokonał odbioru koszulki, a więc zapoznał się z treścią
dokumentu i jest w trakcie prac lub w dalszym ciągu zapoznaje się z udostępnionym pismem.
Zielona ikonka oznacza zakończenie prac nad pismem przez drugiego użytkownika.
Okno z widokiem „Obiegu dokumentów” posiada także ikonki , które służą do zapoznania się z aktualną
historią obiegu udostępnionego pisma drugiego użytkownika.
Tryb do odczytu/do edycji
Użytkownik, który stworzył sprawę w systemie EZD i współpracuje przy realizacji tej sprawy z innymi
podmiotami, udostępnia im tę sprawę poprzez system EZD, ustalając jednocześnie, jaka część dokumentacji
tworzących akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom oraz w jakim trybie – do odczytu czy do
edycji.
Aby dołączyć do udostępnionego dokumentu „wkładu własnego” należy:
● poprzez przycisk dodać nowy dokument, który przy pomocy aplikacji Addin,
zostanie otworzony w odpowiednim programie. Zapisać wkład własny za pomocą ikonki lub
skrótu klawiszowego „CTRL + S” .
●
● dodać dokument zapisany na dysku. Następnie z widoku pisma klikamy przycisk .
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 100 z 204
W oknie „Załącznik” należy wybrać plik klikając w puste pole „Wybierz plik z dysku”, następnie zatwierdzić
czynność klikając przycisk .
● zapisać metadane dokumentu.
Przy pomocy funkcji „Przekaż” można przekazać udostępniony dokument do akceptacji przełożonego. Po
odebraniu zaakceptowanego dokumentu należy go zatwierdzić w celu przekazania wkładu własnego do
komórki merytorycznej.
W celu zatwierdzenia wkładu własnego do akt sprawy komórki merytorycznej należy z widoku
pisma/sprawy kliknąć przycisk W nowym oknie należy zaznaczyć odpowiednie pole typu
checkbox, przy pliku który będzie naszym wkładem do sprawy.
Kolejną czynnością jest:
● dodanie pisma do rejestru pism wewnętrznych,
● dodanie dokumentu do rejestru opinii (tylko opinie),
● odznaczanie automatyczne zakończenia koszulki udostępnionej po dokonaniu zatwierdzenia.
W sytuacji otrzymania pisma udostępnionego do wiadomości, posiadającego tylko informację, bez
konieczności odpowiedzi, po zaznajomieniu się z treścią dokumentu należy zakończyć pracę poprzez
kliknięcie przycisku oraz wybranie opcji „Zakończenie zwykłe” i kliknięcie „Zakończ”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 101 z 204
UWAGA!
● Na modyfikację dokumentu ustawiono czas 1 godziny, po jej upływie blokada ustępuje i kolejny
pracownik może edytować dokument.
● Zapisanie modyfikacji na dokumencie udostępnionym przy pomocy aplikacji Addin automatycznie
zdejmuje blokadę.
● W sytuacji, gdy blokada nie zdejmie się automatycznie należy po zapisaniu zmian ręcznie
odblokować poprzez kliknięcie ikonki .
● Dokumentów udostępnionych w trybie do edycji nie zatwierdza się, gdyż pracuje się na jednym i
tym samym dokumencie. W tej sytuacji nie ma „wkładów własnych”,
● Użytkownik, który udostępnił dokument może go zakończyć, a następnie go wznowić.
● Pracownik udostępniający pismo/sprawę powinien zakończyć je po otrzymaniu od wszystkich
adresatów potwierdzeń odczytu. Wówczas dokument ten zniknie ze wszystkich kont użytkowników,
u których się znajdował.
● Po zablokowaniu dokumentu przez jednego pracownika inni użytkownicy, posiadający dostęp do
dokumentu, nie mają wówczas możliwości edycji dokumentu.
Tryb edycji pozwala adresatowi na zapoznanie się z treścią udostępnionego dokumentu z możliwością jego
modyfikacji. Tryb do edycji daje możliwość równoczesnego udostępniania dokumentu kilku pracownikom
oraz wspólną pracę na dokumencie.
Przy podstawowych ikonkach jak złożenie podpisu, monit załącznika, załącznik, formularz metadanych,
zmiana nazwy załącznika ukazuje się nowa dodatkowa ikona , która po kliknięciu pozwoli nam pracować
w dokumencie. W tym czasie na tym dokumencie może pracować tylko jeden użytkownik, ten który jako
pierwszy zablokował kłódkę . Edytowanie dokumentu należy zakończyć zapisaniem pliku klikając lub
skorzystać ze skrótu klawiszowego „CTRL + S”.
Każdorazowe zapisanie dokumentu powoduje zamknięcie kłódki. Klikając przycisk , kończymy
pracę nad udostępnioną koszulką , natomiast status tejże koszulki zmieni się w obiegu dokumentów na
zieloną kulkę
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 102 z 204
W przypadku, gdy pracownik udostępnił zbyt małą ilość dokumentów, ma możliwość doudostępnienia.
Nie trzeba po raz kolejny udostępniać korzystając z funkcji udostępnij. Wystarczy, że z menu
podręcznego wybierze się „udostępnij” dokument, który nie został udostępniony wcześniej.
UWAGA!
We wszystkich udostępnionych etapach istnieje możliwość zmiany trybu udostępnionego dokumentu.
W przypadku, gdy pracownik omyłkowo udostępni dokumenty, ma możliwość cofnięcia tej operacji.
6.14 Doudostępnienie
Klikając w menu podręczne dokumentu znajdziemy ikonkę udostępniania dokumentu, która umożliwia
udostępnianie dodatkowego pliku do wszystkich użytkowników, którzy już otrzymali udostępnione
dokumenty z danej koszulki/sprawy. Dodatkowo funkcja udostępniania zawiera dwie możliwości: do
odczytu lub do edycji.
6.15 Cofnięcie udostępnienia
W celu cofnięcia udostępnionego dokumentu należy z poziomu widoku obiegu dokumentu kliknąć w ikonę
statusu udostępnienia oraz zaakceptować czynność cofnięcia udostępnienia.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 103 z 204
Dekret wyświetli się w sposób następujący:
6.16 Powiadomienia o zmianach w koszulce
W celu otrzymania powiadomienia o modyfikacjach zachodzących w koszulkach należy z widoku koszulki
kliknąć w zakładkę „Powiadomienia”.
W następnej kolejności należy wskazać czynności zachodzące w koszulce, o których mamy być
powiadamiani.
Zestaw powiadomień o zmianach jest przypisywany każdej koszulce odrębnie.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 104 z 204
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 105 z 204
Folder „W realizacji” posiada funkcję grupowego przekazywania. Grupowe przekazywanie ma na celu
przekazanie kilku wybranych koszulek jednocześnie.
UWAGA!
Ikonka , znajdującą się w lewym, górnym rogu widoku okna usuwa całą listę wybranych koszulek.
Podczas grupowego przekazywania możliwe jest wybranie max. 20 koszulek.
6.17 Grupowe przekazywanie pism z możliwością jednoczesnego udostępniania dokumentów
Aby zastosować grupowe przekazywanie należy:
● W widoku folder „W realizacji” należy wybrać koszulki, które chcemy zadekretować. Grupowe
wybieranie koszulek odbywa się poprzez klikanie w wiersze koszulek
z wciśniętym klawiszem CTRL. Po wybraniu, co najmniej jednej koszulki, pojawi się okienko
wybranych koszulek do grupowej dekretacji.
W widoku okna znajduje się lista wybranych koszulek. Każda wybrana koszulka to jeden wiersz, który
zawiera nazwę koszulki oraz ikonkę . W przypadku nieprawidłowego wyboru koszulki, istnieje możliwość
jej usunięcia klikając ikonkę .
Po wybraniu odpowiednich koszulek, w celu grupowego przekazywania należy kliknąć przycisk .
Po kliknięciu przycisku „Przekaż” pojawi się okno przekazywania, w którym trzeba wybrać osobę, do której
zadekretujemy dokumenty. Dodatkowo na samej górze widoku pojawi się lista wybranych koszulek do
dekretacji.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 106 z 204
UWAGA!
Przy korzystaniu z funkcji „Przekaż” może znajdować się tylko jeden pracownik, do którego zostanie
przekazana koszulka, w związku z tym, na liście może być tylko jeden pracownik bez zaznaczonego pola
checkbox. Jeśli na liście zostanie więcej niż jeden pracownik z odznaczonym polem checkbox system
poinformuje nas komunikatem o błędnym wyborze.
System daje możliwość dekretowania koszulki do jednego użytkownika przy jednoczesnym udostępnieniu
dokumentów innym użytkownikom. W tym celu należy wejść w funkcję Przekaż, zaznaczyć checkbox na
liście pracowników, do której osoby koszulka zostanie przekazana, a do których tylko udostępniona.
W celu dodania więcej niż jednego pracownika należy przy wyborze jednostki bądź pracownika wcisnąć
klawisz CTRL. Jeżeli wciśniemy klawisz CTRL i dokonamy wyboru jednostki system doda wszystkich
pracowników z wybranej jednostki. W przypadku wyboru pracownika z wciśniętym klawiszem CTRL system
doda osobę do listy po prawej stronie widoku.
Przy korzystaniu z funkcji „Przekaż” zaznaczenie przy pracowniku pola checkbox ustawi na nim tryb
„Udostępniania” (oznacza to, iż zaznaczonemu pracownikowi zostanie udostępniona koszulka).
Każdy pracownik na liście posiada
pole typu checkbox.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 107 z 204
Jak treść komunikatu wskazuje należy na liście pracowników zostawić tylko jednego pracownika bez
zaznaczonego pola checkbox. Do tego jednego pracownika zostaną przekazane koszulki. Dla pozostałych
pracowników koszulki będą UDOSTĘPNIONE. Zaznaczonym pracownikom otrzymają dokumenty w trybie
„Do odczytu”.
Aby przyspieszyć operację zaznaczania osób na liście, należy pod listą kliknąć funkcję „Zaznacz wszystkie”.
Opcja ta zaznacza wszystkie osoby na liście, następnie należy odznaczyć tylko jedną odpowiednią osobę, do
której zostaną przekazane koszulki.
W przypadku braku odznaczenia checxkboxa zostanie wyświetlony komunikat.
Po wyświetleniu takiego komunikatu należy odznaczyć jednego pracownika, do którego zostanie
przekazana koszulka.
Funkcja „Przekaż”, jak i „Udostępnij” potwierdza wykonanie operacji odpowiednim komunikatem:
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 108 z 204
Szablony obiegu są funkcją systemu EZD umożliwiającą przekazanie koszulki kolejno wybranym osobom
np. przy wielostopniowej akceptacji pisma.
Z funkcji może skorzystać każdy użytkownik systemu, nie trzeba włączać żadnego dodatkowego
uprawnienia.
Szablony obiegu tworzy się indywidualnie, szablon stworzony przez jednego użytkownika nie będzie
już dostępny dla innego.
6.18 Szablony obiegu
Szablon obiegu dostępne są w funkcji „Przekaż”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 109 z 204
W oknie przekazywania można skorzystać z wcześniej utworzonego szablonu obiegu lub przygotować nowy
szablon.
Aby utworzyć nowy szablon należy kliknąć „Utwórz nowy szablon obiegu”. System przekieruje nas do
nowego okna, w którym zarządza się szablonami.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 110 z 204
Pojawi się nowe okno, które umożliwi z rozwijalnej listy wybrać kolejno pracowników, którzy mają być
przypisani do danego szablonu obiegu.
Jedną osobę można wybrać więcej niż raz, można również umieścić samego siebie na końcu obiegu
koszulki, by do nas wróciła np. o akceptacji przełożonych.
Po dodaniu pracowników do szablonu obiegu należy kliknąć „Zapisz zmiany”.
Po zapisaniu zmian nowy szablon obiegu będzie dostępny z poziomu opcji „Przekaż”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 111 z 204
Po wybraniu gotowego szablonu obiegu wyświetlą się osoby do niego przypisane w kolejności
przekazywania.
Funkcja „Przekaż” potwierdza wykonanie operacji odpowiednim komunikatem.
Aby zmodyfikować gotowy szablon należy przy pomocy funkcji „Przekaż” w dowolnej koszulce kliknąć
„Utwórz nowy szablon obiegu”.
Gotowy szablon można edytować:
zmieniając jego nazwę,
dodając kolejną osobę do obiegu,
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 112 z 204
usuwając wybraną osobę z obiegu za pomocą przycisku
Operację usunięcia pracownika z obiegu należy zatwierdzić klikając przycisk „OK” w wyświetlonym
komunikacie.
zmieniając kolejność osób w obiegu przy pomocy przeciągania i opuszczania.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 113 z 204
UWAGA!
Aby uzyskać dostęp do osobistych folderów, należy mieć nadane uprawnienie Dostęp do etykiet (162).
Osobiste foldery/Etykiety są to spersonalizowane katalogi, które wyświetlają się pod folderami
systemowymi, pozwalają uporządkować koszulki/sprawy np. pod względem istotności.
można również usunąć cały szablon obiegu.
Operację usunięcia obiegu należy zatwierdzić klikając przycisk „OK” w wyświetlonym komunikacie.
Po dokonaniu zmian należy pamiętać, by zapisać je w szablonie.
Osobie, która otrzymała koszulkę z szablonem obiegu, pojawią się zamiast funkcji "Przekaż" nowe przyciski
w sekcji zarządzania koszulką.
6.19 Dodanie etykiet
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 114 z 204
UWAGA!
Aby móc zarządzać etykietami – tworzyć je, edytować i usuwać należy mieć nadane uprawnienie
Etykiety w ustawieniach (161).
Aby utworzyć etykietę należy podać jej nazwę oraz kliknąć „Dodaj nowy” oraz zapisać zmiany.
Uprawnienie spowoduje
pojawienie się nowej zakładki
w ustawieniach profilu.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 115 z 204
UWAGA!
Foldery osobiste/Etykiety mają charakter pomocniczy i zabierają koszulki z folderów systemowych np.
„W realizacji” czy „Przekazane”.
Po przeładowaniu strony w zakładce „Etykiety” powinna pojawić się nowa etykieta.
Po stworzeniu etykiety można dodać wybraną koszulkę do stworzonej etykiety.
Koszulkę do etykiety dodaje się z poziomu koszulki i zakładki „Etykiety”.
Należy zaznaczyć checkbox przy odpowiedniej etykiecie.
Po przeładowaniu strony koszulka pojawi się w Folderze osobistym.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 116 z 204
System daje możliwość porównania zawartości dwóch różnych dokumentów, a także dwóch wersji tego
samego dokumentu, w przypadku naniesienia poprawek lub wprowadzenia dodatkowych treści.
Usuwanie koszulki z etykiety/folderu osobistego.
Aby usunąć koszulkę z etykiety wystarczy odkliknąć chechbox z poziomu zakładki Etykiety w koszulce.
Po przeładowaniu strony koszulka zniknie z osobistego folderu.
Usuwanie i edycja Etykiet.
Etykiety można usuwać i edytować z poziomu Ustawień profilu.
Można zmienić nazwę folderu lub go usunąć.
Nie trzeba wcześniej przenosić koszulek z danego folderu, aby go usunąć.
6.20 Porównywanie dokumentów
Aby porównać zawartość dwóch różnych pism należy:
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 117 z 204
● Przy pomocy menu podręcznego obu dokumentów wybrać ikonę „Porównaj”. W prawym górnym
rogu widoku systemu zostanie wyświetlona dodatkowa ikona Po jej przyciśnięciu pojawi się
nowy widok okna z informacją, który z dokumentów jest wzorcowym, a który zmodyfikowanym.
W celu porównania dokumentów należy kliknąć przycisk „Porównaj”.
W celu zamienienia porównywanego dokumenty należy kliknąć „Usuń dokument wzorcowy z porównania”
lub „Usuń dokument zmodyfikowany z porównywania” w zależności od tego, który dokument chcemy
usunąć.
Następnie należy ponownie dokonać wyboru dokumentu do porównania przy pomocy ikonki „Porównaj”
z menu podręcznego.
Aby porównać dwie różne wersje tego samego dokumentu należy:
● Kliknąć w ikonkę „Historia dokumentu” . Przy pomocy ikonki „ Porównaj” wybieramy dwie
wersje dokumentu, które chcemy porównać.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 118 z 204
Przez akceptację rozumie się wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną, dla sposobu załatwienia sprawy
lub aprobatę treści pisma.
W prawym górnym rogu widoku systemu zostanie wyświetlona dodatkowa ikona Po jej
kliknięciu pojawi się nowy widok z informacją, który z dokumentów jest wzorcowym, a który
zmodyfikowanym. W celu porównania dokumentów należy kliknąć przycisk „Porównaj”.
W celu zamienienia porównywanego dokumenty należy kliknąć „Usuń dokument wzorcowy z porównania”
lub „Usuń dokument zmodyfikowany z porównywania” w zależności od tego, który dokument chcemy
usunąć.
Następnie należy ponownie dokonać wyboru dokumentu do porównania przy pomocy ikonki „Porównaj”
z menu podręcznego.
6.21 Akceptacja dokumentów
System EZD daje możliwość akceptowania oraz odrzucenia treści dokumentu dzięki rejestrowaniu
wykonywanych czynności przez pracownika w historii i zmiany statusu dokumentu. Aby użytkownik
prowadzący sprawę uzyskał akceptację przygotowanego dokumentu musi przy pomocy funkcji
przekazać dokumentacje użytkownikowi w celu podpisania/akceptacji pisma. W celu ustawienia monitu
dokumentu należy kliknąć ikonkę .
Pole wiersza oznaczonego monitem zmienia kolor na żółty, w dodatku w miejscu ikonki znajduje się
ikonka .
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 119 z 204
Jeśli pracownik chce wyłączyć monit dokumentu należy nacisnąć funkcję „Monit” wybierając ją
z menu podręcznego.
Monit z dokumentu zostanie ściągnięty, czyli żółte pole zniknie, a w miejsce ikonki „Akceptuj” ponownie
pojawi się ikonka „Monit”.
● Zaakceptowanie pliku poprzez wciśnięcie funkcji .
Czynność akceptacji należy zatwierdzić kliknięciem przycisku „OK” w wyświetlonym komunikacie.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 120 z 204
UWAGA!
Jeśli dokument zostanie podmieniony lub zmodyfikowany to monit załącznika ponownie wybarwi się na
żółty kolor, gdyż akceptacja tyczyła się innej wersji dokumentu.
Dokument po operacji akceptacji zostanie zatwierdzony, a adekwatny wpis zostanie przekazany do historii,
a pole wiersza monitu załącznika zmieni kolor na zielony.
Zaakceptowane pismo może być kilkakrotnie akceptowane oraz dekretowane dalej w celu akceptacji.
Każdorazowe akceptowanie pisma jest zapisywane w historii dokumentu.
Odrzucanie dokumentu
Pismo może zostać odrzucone. W tym przypadku należy z menu podręcznego wybrać „Odrzuć dokument”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 121 z 204
Czynność odrzucenie dokumentu należy zatwierdzić w wyświetlonym komunikacie przyciskiem „OK”.
Po operacji zatwierdzającej komunikat dokument zostanie odrzucony, a dalsza jego akceptacja czy
odrzucenie będzie niemożliwe. Pole wiesza odrzuconego monitu załącznika zmienia się na kolor czerwony:
Kolejna próba odrzucenia dokumentu wyświetli komunikat:
Ponowne zaakceptowanie dokumentu będzie możliwe po aktualizacji załącznika.
6.22 Obsługa dokumentu wrażliwego
Aby nadać dokumentacji status dokumentu wrażliwego, należy poprzez menu podręczne wybrać opcję
. Czynność określenia dokumentu należy zatwierdzić kliknięciem .
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 122 z 204
W miejscu ikonki pojawi się nowa , która oznacza, iż dokument jest wrażliwy.
Przed:
Po:
W celu usunięcia statusu wrażliwego należy przy pomocy menu podręcznego wybrać opcję
oraz zatwierdzić wykonywaną czynność.
UWAGA!
W chwili wybrania opcji „Chroń dokument” dostęp do zawartości dokumentu wrażliwego zostają
pozbawieni użytkownicy, którzy uczestniczyli w obiegu przez użyciem funkcji „Ochrona danych”.
6.23 Podpisanie dokumentów
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 123 z 204
W systemie obiegu EZD podpis elektroniczny pełni bardzo istotną rolę. Przede wszystkim zabezpiecza dokument przed nieautoryzowanymi zmianami oraz zapewnia niezmienność dokumentu od momentu jego podpisania. Oznacza to, iż użytkownik korzystający z danego dokumentu może przed jego przetwarzaniem sprawdzić, czy jest on wiarygodny. Oprócz tego dokument zawierający podpis elektroniczny będzie posiadał taką samą moc prawną jak dokument tradycyjny z własnoręcznym podpisem.
Akceptant, korzystając z Addina, może zmodyfikować treść dokumentu. Aby złożyć podpis należy kliknąć na
ikonę , w sekcji Akta, w widoku pisma/sprawy. Następnie należy wprowadzić kod PIN.
Podświetlona ikona podpisu oznacza, że dokument został zaakceptowany certyfikatem, a także informuje
o danych osoby, która złożyła podpis.
6.24 Weryfikacja składanych dokumentów
Aby zweryfikować podpisany dokument, należy użyć ikony , w sekcji Akta, w widoku pisma/sprawy.
Wówczas pojawi się okno, w którym możliwe jest sprawdzenie szczegółów dotyczących podpisu.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 124 z 204
Użytkownik prowadzący sprawę przygotowuje korespondencję do wysyłki w formie papierowej, tworzy
etykietę/kopertę/wkładkę adresową zawierającą dane adresata oraz zaznacza odpowiedni rodzaj
wysyłki. Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe jest automatyczne redagowanie codziennej książki
nadawczej listów wychodzących czy generowanie rejestru pism wychodzących.
6.25 Wydruk uwierzytelnienia podpisu elektronicznego
W celu wydrukowania uwierzytelnienia podpisu elektronicznego, należy z menu podręcznego wybrać ikonę
, a następnie wybrać odpowiedni plik.
6.26 Umieszczenie formuły uwierzytelnienia podpisu elektronicznego pod treścią dokumentu
stworzonego za pomocą add-ina
Aby umieścić formułę uwierzytelnienia podpisu elektronicznego pod treścią dokumentu należy wybrać
opcję „Uwierzytelnienie”, znajdującą się w aplikacji Addin. Następnie należy wskazać, którego
uwierzytelnienia dotyczy formuła, dokumentu czy dekretacji.
6.27 Przygotowanie wysyłki (list tradycyjny)
W widoku pisma/sprawy należy przejść do zakładki .
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 125 z 204
a. W zakładce należy zaznaczyć checkbox dokumentu, który zostanie wysłany.
b. Następnie należy uzupełnić dane w widoku „Nowy adresat” (opcja dostępna tylko na uprawnienie:
Adresaci – dodawanie nowego adresata 166).
c. W celu zatwierdzenia należy kliknąć na przycisk „Dodaj”.
d. Adresata można także wyszukać przy pomocy globalnej bazy.
e. Aby wyszukać adresata należy uzupełnić co najmniej dwa pola lub wpisać 5 znaków. Po
wyszukiwaniu adresata po prawej stronie widoku ukażą się wszyscy pasujący adresaci.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 126 z 204
f. Wybranie adresata dodaje go do pierwszej zakładki.
W sytuacji, gdy wprowadzone zostaną błędne dane lub należy dodać zwroty grzecznościowe istnieje
możliwość modyfikowania adresata. Widok edycji pojawia się po kliknięciu przycisku „Edytuj”.
W polu Zwrot, przed Nazwisko i Imię można wprowadzić zwrot grzecznościowy. Nie zapisze się on
w bazie danych, jest to opcja na potrzeby konkretnej wysyłki, podlega modyfikacji.
Po wprowadzeniu zmian, należy zatwierdzić wykonywane czynności klikając „Zapisz”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 127 z 204
W kolejnym widoku należy wybrać ustawienia koperty oraz rodzaj przesyłki. Pole „Inne” – służy do
wpisywanie wartości listu z zadeklarowaną wartością.
Po wybraniu odpowiedniej przesyłki należy zatwierdzić przyciskiem „Rejestruj”.
Następnie należy wybrać format koperty/etykiety oraz zapisać klikając na przycisk „Generuj”.
Wówczas z systemu wygeneruje się plik w formacie pdf, w którym możliwe będzie sprawdzenie
poprawności oraz wydruk.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 128 z 204
UWAGA!
Kopertę można zostać usunięta do czasu wysłania jej przez kancelarię. Jeśli zostanie wysłana
w systemie EZD przez kancelarię, już tylko z jej poziomu można ją anulować.
UWAGA!
Możliwe jest zdefiniowanie wkładki adresowej oraz koperty.
Informację o wysłanej korespondencji znajdziemy w aktach sprawy.
Kolorowa kropka oznacza odpowiedni status wysyłki:
korespondencja niewysłana
korespondencja przyjęta na stan kancelarii, ale jeszcze nie wysłana
korespondencja wysłana
Ponadto najeżdżając kursorem na kropkę pojawi się informacją dotycząca wysyłki korespondencji.
W celu wycofania wysyłki, należy skasować wpis przy pomocy ikonki .
W tym celu po zarejestrowaniu korespondencji należy wejść w zakładkę „Wkładka”/”Koperta”, zaznaczyć
odpowiednią wkładkę adresową/kopertę i wybrać przycisk .
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 129 z 204
UWAGA!
Chcąc wysłać korespondencję ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, należy zaznaczyć odpowiedni rodzaj
przesyłki z końcówką „+ZPO”. Należy pamiętać o wygenerowaniu zwrotki. W zakładce „Zwrotki”, należy
wybrać odpowiedni format i zatwierdzić przyciskiem .
6.28 Wygenerowanie rozdzielnika
Aby wygenerować rozdzielnik w oparciu o wysyłki należy:
Z moduły „Rejestry” wybrać funkcję „Wychodząca” lub z widoku koszulki, w której została przygotowana
korespondencja do wysyłki klikając w ikonę .
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 130 z 204
Funkcjonalność ta pozwala wysyłać zbiorczą przesyłkę, zawierającą korespondencję zarejestrowaną
w całym urzędzie w ciągu danego tygodnia, zaadresowaną do konkretnej instytucji bądź urzędu.
● w widoku „Wyszukiwanie korespondencji wychodzącej” należy uzupełnić kryteria wyszukiwania
oraz kliknąć przycisk „Szukaj”
● oznaczyć pole typu checkbox przy odpowiednich adresach
● wygenerować rozdzielnik
6.29 Korespondencja Zbiorcza
Chcąc zarejestrować korespondencję zbiorczą, należy w widoku koszulki/sprawy kliknąć przycisk
.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 131 z 204
Aby wybrać dokumenty, których wersja papierowa zostanie wysłana, w zakładce „Załączniki” należy
zaznaczyć ich checkboxy.
Adresata korespondencji można wybrać poprzez przyciski „Listy adresatów (seryjna)” lub „Szukaj adresata”.
Chcąc wybrać adresatów z listy seryjnej należy przejść do zakładki , a następnie
z rozwijalnego spisu wybrać daną listę.
Następnie należy kliknąć przycisk . Wówczas wybrana lista adresatów zostanie
wczytana do systemu. W celu zarejestrowania listy adresatów należy kliknąć na przycisk .
Chcąc wyszukać adresata, należy przejść do zakładki . Aby znaleźć konkretnego adresata
konieczne jest wpisanie co najmniej 5 znaków, bądź uzupełnienie minimum 2 pól. Po prawej stronie
pojawią się wszystkie pasujące do wyszukania adresy.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 132 z 204
Kliknięcie na jednego z adresatów spowoduje przeniesienie go do pierwszej zakładki .
Jeżeli popełniony został błąd, możliwe jest jego skorygowanie na potrzeby korespondencji - zmiany nie
zapiszą się w bazie. Kliknięcie przycisku pozwala zmienić zapisane wcześniej dane adresata. Po
poprawnym uzupełnieniu danych należy zatwierdzić je przyciskiem .
Istnieje również możliwość usunięcia adresata z listy seryjnej przy pomocy ikonki .
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 133 z 204
Aby zarejestrować korespondencję należy kliknąć przycisk .
Pracownik kancelarii ogólnej pod koniec każdego tygodnia wysyła korespondencję zbiorczą. W celu
wysłania korespondencji zbiorczej, na stronie głównej, w module „Kancelaria” należy wybrać zakładkę
„Wydruk”, a następnie w widoku wydruku korespondencji wychodzącej kliknąć „Zbiorcza”.
W widoku formatki należy wybrać dni, których dotyczy wysyłka i kliknąć przycisk
.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 134 z 204
Wyświetlona zostanie korespondencja z danych dni, podzielona pod kątem adresu odbiorcy. Konieczne jest
zaznaczenie checkboxów korespondencji do wysyłki. Następnie należy kliknąć przycisk
Następnie należy uzupełnić ustawienia koperty - rodzaj przesyłki, strefę przesyłki i zatwierdzić przyciskiem
.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 135 z 204
Kolejnym widok umożliwia wybór rozmiaru koperty, etykiety oraz w razie potrzeby zwrotki. Należy kliknąć
na odpowiedni format koperty i zapisać poprzez przycisk .
Wówczas z systemu wygeneruje się plik w formacie PDF, w którym możliwe będzie sprawdzenie
poprawności korespondencji oraz jej wydruk.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 136 z 204
Celem tej funkcjonalności jest możliwość dostarczenia korespondencji osobiście lub do innego resortu.
Pracownik, który prowadzi sprawę, przygotowując wysyłkę korespondencji, w systemie EZD tworzy
etykietę zawierającą dane adresata, a także rodzaj przesyłki.
6.30 Korespondencja osobista/międzyresortowa
Aby przygotować wysyłkę należy w widoku koszulki/sprawy przejść do zakładki „Korespondencja”.
Należy zaznaczyć checkboxy dokumentów, których wersja papierowa zostanie wysłana.
Następnie należy dodać Adresata. Po kliknięciu na zakładkę , pojawi się okno, w którym
należy wypełnić dane osoby, do której zostanie nadana przesyłka i zatwierdzić przyciskiem .
Adresata można również wyszukać, wpisując minimum 5 znaków lub uzupełniając co najmniej dwa pola.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 137 z 204
Dodanie adresata powoduje przeniesie go do pierwszej zakładki .
Jeżeli podczas wypełniania danych popełniony został błąd, można go skorygować klikając przycisk „Edytuj”.
Wszelkie zmiany należy zatwierdzić przyciskiem .
Następnie należy wybrać rodzaj i strefę przesyłki oraz zatwierdzić klikając na przycisk .
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 138 z 204
W kolejnym widoku należy kliknąć na kopertę, której format został wybrany.
Następnie należy zatwierdzić wybór klikając na przycisk . Informacja o korespondencji znajduje się
w aktach sprawy.
Aby wydrukować potwierdzenie korespondencji odbieranej osobiście/międzyresortowej, z poziomu strony
głównej należy przejść do sekcji Kancelaria, Wydruk, a następnie wybrać zakładkę
Osobista/Międzyresortowa.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 139 z 204
W kolejnym widoku należy wybrać datę, a w razie potrzeby również godzinę rejestracji korespondencji.
Wybraną datę należy zatwierdzić klikając na przycisk .
System wyświetli listę przesyłek do oznaczenia jako wysłane.
Wybór należy zatwierdzić klikając na przycisk .
Na wygenerowanym wydruku powinny pojawić się informacje o
Tytule koszulki
Sygnaturze sprawy
ID wysyłki
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 140 z 204
Funkcjonalność dostępna na uprawnienie - Wydruk potwierdzenia korespondencji osobistej (216).
Umożliwia wygenerowanie i wydrukowanie potwierdzenia odebrania korespondencji osobiście.
W koszulce rejestruje się korespondencję z opcją przesyłki „Osobiście”.
Danych pracownika, który rejestrował przesyłkę
Danych adresata
Treściach, zawartych w rubryce „Dodatkowe informacje”
Wydruk będzie prezentował się następująco:
Podczas ponownego wczytania korespondencji, wysyłki wcześniej zaznaczone jako wysłane, oznaczone
zostaną kolorem zielonym.
6.31 Korespondencja osobista wysyłana przez pracownika merytorycznego
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 141 z 204
Aby oznaczyć korespondencję jako wysłaną i wydrukować potwierdzenie, należy kliknąć w czerwone kółko
przy zarejestrowanej korespondencji.
Korespondencja odebrana osobiście jest możliwa do wyszukania z poziomu wyszukiwarki korespondencji
wychodzącej.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 142 z 204
W przypadku, kiedy pracownik nie ma możliwości wydruku koperty/etykiety na swoim stanowisku
pracy, może przejść na stanowisko z drukarką/czytnikiem kodów i tam dokonać wydruku.
Wydruk etykiet/wkładek adresowych jest możliwe za pomocą wygenerowania kodu EZD w zakładce
„Eksport” przy rejestrowaniu korespondencji.
Do momentu wygenerowania wydruku istnieje możliwość usunięcia korespondencji, przy czym informacja
o usunięciu odkłada się w historii sprawy.
W momencie odbioru osobistego korespondencji, użytkownik drukuje potwierdzenie odbioru, które kwituje
adresat.
Druku potwierdzenia należy dokonać w dniu odbioru korespondencji, gdyż data widniejąca na piśmie jest
generowana automatycznie z systemu oraz zapisuje się w historii koszulki, jako data wysłania.
Kolorowe kropki komunikują czy dana korespondencja została wysłana.
korespondencja wysłana
korespondencja niewysłana
6.32 Drukowanie kopert/etykiet na innym stanowisku niż rejestracja wysyłki
W sekcji akta w wybranej koszulce należy przejść do Korespondencji wychodzącej i wybrać ikonę .
W widoku drukowania należy przejść do zakładki Eksport, zaznaczyć format „Kod EZD” i kliknąć przycisk
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 143 z 204
UWAGA!
Pole „Kod kreskowy” na stronie głównej dostępne jest po nadaniu uprawnienia „Kod kreskowy na
głównej stronie 97”.
.
Następnie należy zapisać podany kod EZD.
Aby wydrukować etykiety, należy z wygenerowanym kodem udać się do stanowiska z drukarką i wpisać kod
EZD w pole kod kreskowy na stronie głównej i nacisnąć klawisz ENTER.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 144 z 204
W widoku Wyszukiwania korespondencji wychodzącej w sekcji Rejestry należy zaznaczyć korespondencję
do druku.
Następnie przy pomocy przycisku „Drukuj zaznaczone”, można wygenerować i wydrukować
etykiety/wkładki lub koperty.
6.33 Rejestrowanie wychodzących maili/faxów
System EZD umożliwia wysyłkę dokumentów korzystając z e-maila bądź faxu.
Chcąc zarejestrować mail/fax wychodzący należy dołączyć go do koszulki w formie załącznika, a następnie
kliknąć przycisk „Mail” lub „Fax”.
Formularz rejestracji maila bądź faxu wypełnia się tak, jak w przypadku korespondencji listownej.
W sekcji załączników należy zaznaczyć checkbox dokumentu, który ma zostać wysłany.
Następnie należy wybrać adresata, do którego ma zostać wysłany mail/fax. Można skorzystać
z listy seryjnej, odszukać konkretną osobę, wpisując co najmniej 5 znaków lub uzupełniając minimum 2 pola
lub dodać nowego adresata.
Każdego adresata, do którego ma zostać wysłany mail, należy edytować w celu podania adresu e-mail.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 145 z 204
Dzięki liście adresatów użytkownik ma możliwość seryjnej wysyłki dokumentów do konkretnej grupy
adresatów.
Każdego adresata, do którego ma zostać wysłany fax należy edytować w celu podania numeru Fax.
Po dodaniu adresu e-mail bądź numeru fax należy zatwierdzić wprowadzone dane przyciskiem .
Aby zarejestrować mail/fax należy kliknąć przycisk .
6.34 Tworzenie list adresatów
Podczas sporządzania korespondencji seryjnej system EZD umożliwia korzystanie z list adresatów. Zalecane
jest tworzenie globalnych list tak, aby mógł z nich korzystać dowolny użytkownik. System pozwala również
tworzyć własne listy.
Aby utworzyć własną listę seryjną należy w sekcji „Rejestry” wybrać zakładkę „Listy seryjne”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 146 z 204
Aby dodać nową listę należy kliknąć przycisk .
W kolejnym widoku należy wpisać nazwę listy i zatwierdzić przyciskiem „Zapisz”.
W widoku dostępnych list należy wybrać nowoutworzoną i za pośrednictwem przycisku
dodawać nowe osoby do listy.
W pierwszej kolejności należy wprowadzić podstawowe dane adresata (opcja dostępna tylko na
uprawnienie: Adresaci – dodawanie nowego adresata 166).
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 147 z 204
Po kliknięciu na przycisk , w oknie pojawią się dodatkowe zakładki, między innymi
do wpisania adresu adresata. Należy wprowadzić adres osoby, do której zostanie wysłana korespondencja.
Każdą czynność należy zapisać używając przycisku .
Do listy seryjnej można również dodać adresatów z bazy globalnej. W tym celu należy wpisać minimum 5
znaków w wyszukiwarce lub uzupełnić co najmniej 2 pola.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 148 z 204
UWAGA!
Aby wyszukać listę seryjną należy w sekcji „Rejestry” przejść do zakładki „Listy seryjne”. W górnej części
widoku znajduje się wyszukiwarka list.
System EZD umożliwia samodzielny import adresatów przez dowolnego użytkownika. Konieczne jest
jednak nadanie uprawnienia „Import adresatów 172”.
Kliknięcie na konkretną osobę spowoduje dodanie jej do listy adresatów.
Utworzona lista będzie dostępna dla całego oddziału, w którym pracownik ją dodał. Sporządzając wysyłkę
korespondencji seryjnej, należy postąpić tak, jak w przypadku generowania etykiety przesyłki pojedynczej.
W polu „Wyszukaj po nazwie” należy wprowadzić szukaną nazwę, a następnie kliknąć przycisk .
6.35 Import adresatów
W arkuszu kalkulacyjnym należy stworzyć listę adresatów, zawierającą dane do zaadresowania koperty
z podziałem na kolumny, np. imię, nazwisko.
System wyświetli pasujące wyniki
wyszukiwania.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 149 z 204
Plik należy zapisać w formacie CSV.
W sekcji „Rejestry” należy przejść do zakładki „Listy seryjne”. Kliknięcie na przycisk „Import adresatów”
spowoduje przeniesienie do kolejnego widoku
System wymusi wybór kodowania znaków w pliku. Należy wybrać kodowanie Windows.
Następnie należy wybrać plik, który ma zostać zaimportowany i kliknąć na przycisk .
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 150 z 204
System EZD wspiera prowadzenie rejestrów.
W rejestrach można rejestrować sprawy/koszulki/dokumenty w zależności od typu prowadzenia, które
konfiguruje administrator systemu.
W kolejnym widoku należy dopasować pola z formatki, do pól z importowanego pliku.
Następnie należy nazwać zaimportowaną listę i kliknąć na przycisk .
Poprawny import zostanie potwierdzony komunikatem.
6.36 Prowadzenie rejestrów
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 151 z 204
Typy prowadzenia rejestrów:
● Sprawa – opcja rejestracji pojawia się tylko przy sprawach,
● Koszulka - opcja rejestracji pojawia się tylko przy koszulkach,
● dokument – opcja rejestracji pojawi się tylko przy dokumencie,
● ręcznie dodany wpis – opcja pozwala wprowadzać dane tylko z widoku rejestru,
● tylko odczyt.
● Typ prowadzenia: dokument
Aby zarejestrować pismo w rejestrze należy wybrać z menu podręcznego zakładkę Rejestry oraz wybrać
z rozwijalnej listy odpowiedni rejestr.
Po wybraniu odpowiedniego rejestru, należy wypełnić formularz przypisany do danego rejestru oraz zapisać
zmiany:
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 152 z 204
W koszulce/sprawie w zakładce Rejestry pojawia się adnotacja, iż pismo zostało dodane do rejestru:
Również w sekcji Rejestry – Inne po otworzeniu odpowiedniego rejestru będziemy mogli przejrzeć dodane
wpisy do rejestru:
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 153 z 204
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 154 z 204
Również edytować je lub usunąć (w niektórych rejestrach należy przewinąć pasek przeglądania, by pojawiły
się przyciski funkcyjne):
Typ prowadzenia: koszulka
Aby w rejestrze zarejestrować koszulkę należy w widoku koszulki wejść w zakładkę Rejestry
i wybrać za pomocą rozwijalnej listy odpowiedni rejestr:
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 155 z 204
Po wybraniu rejestru należy wypełnić odpowiedni dla danego rejestru formularz przypisany do danego
rejestru.
W zakładce Rejestry w koszulce również odłoży się informacja, iż koszulka została dodana do rejestru:
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 156 z 204
Również w sekcji Rejestry – Inne po otworzeniu odpowiedniego rejestru będziemy mogli przejrzeć dodane
wpisy do rejestru. W tym miejscu możemy również wpisy edytować bądź usuwać:
● Typ prowadzenia: sprawa
Aby zarejestrować sprawę w rejestrze, należy postępować tak jak w przypadku rejestrowania koszulki.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 157 z 204
● Typ prowadzenia: ręczny
Jeśli dla danego rejestru wprowadzimy typ prowadzenia ręczny, będziemy mogli dodawać wpisy do rejestru
bezpośrednio z zakładki Rejestry – Inne, wybrać odpowiedni rejestr oraz za pomocą przycisku „Dodaj nowy
wpis”.
Wypełnić formularz rejestracji, wprowadzając odpowiednie dane:
Eksport wpisów z rejestrów do pliku
Wchodząc do rejestru poprzez zakładkę Rejestry – Inne oraz wybierając odpowiedni rejestr, należy wybrać
jedną z ikonek znajdujących się w prawym górnym rogu rejestru:
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 158 z 204
Petenci oraz inne instytucje mogą komunikować się z urzędem poprzez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą
(ESP), w szczególności z platformy ePUAP. System EZD automatycznie rejestruje pisma, które zostały
przesłane przez platformę (ePismo), w Rejestrze Pism Wpływających (RPW) oraz zapisuje podstawowe
metadane.
Ikony pozwalają eksportować wpisy w rejestrze do plików Word/Excel/CSV.
6.37 ePismo
Koszulka, w której znajduje się pismo elektroniczne zawiera dokumenty w formacie XML:
- dokument właściwy oparty o wzorzec z Centralnego Repozytorium Wzorów Pism i Dokumentów ePUAP
(CRW),
- załączniki do dokumentu, w przypadku ich dołączenia i rozpoznania przez system EZD.
W przypadku, gdy z treści pisma wynika, że powinno ono zawierać załączniki, jednak w koszulka ich nie
zawiera, należy skontaktować się z Administratorem, aby zweryfikować dokument.
- UPP czyli Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (forma zgodnie z art. 16 ustawy o informatyzacji
działalności podmiotów realizujących zadania publiczne), w którym znajdują się informacje odnoszące się
do:
odbiorcy dokumentu, którego dotyczy poświadczenie
nadawcy pisma, którego dotyczy poświadczenie
danych poświadczenia
danych dodatkowych, np. kto wystawił poświadczenie
danych odnoszących się do podpisu
Według rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 września 2011r. w sprawie
sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 159 z 204
Przy wysyłce korespondencji przez ePUAP konieczne jest odpowiednie formatowanie, musi ona
spełniać konkretne wymogi, co jest automatycznie wykonywane podczas tworzenia w systemie EZD
korespondencji w formie ePisma.
Korespondencja za pośrednictwem platformy ePUAP tworzona jest w formie formularza dokumentu
elektronicznego (formularz ePisma), posiadającego własną treść, informacje o nadawcy i adresacie,
a także załączniki podpisane elektronicznie. Poprawnie stworzone ePismo jest gotowe do wysyłki do
wskazanego adresata.
udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U.z 2011 Nr 206, poz. 1216),
każdy dokument, który wpłynie z ePUAP do EZD musi zawierać UPP, czyli poświadczenie informujące, że
urząd przyjął dane pismo. Jeżeli w koszulce pisma wpływającego brakuje dokumentu UPP, konieczny jest
kontakt z Administratorem, w celu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji.
6.38 Dodatkowe informacje o dokumentach
Aby otrzymać dodatkowe informacje o dokumencie m.in. o złożonych podpisach elektronicznych
i zgodności dokumentów ze wzorem CRW, należy w widoku koszulki kliknąć przycisk .
Wyświetli się wówczas okienko „Weryfikacja dokumentu”, w którym znajdą się informacje o wszelkich
złożonych podpisach. Jeśli podpis został złożony profilem zaufanym, w kolumnie „Uwagi” znajdą się
podstawowe informacje o profilu poufnym (numer PESEL oraz identyfikator na platformie ePUAP). Jeśli
dokument został wysłany z ePUAP, okno weryfikacji przedstawi również informacje o przesyłce – adres
skrytki ePUAP nadawcy („Adres skrytki odpowiedzi”), a także adresata („Adres skrytki”).
Jeżeli podpis nie został złożony, w oknie pojawi się komunikat „Dokument nie zawiera podpisu”.
6.39 eKorespondencja
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 160 z 204
UWAGA!
Dokumenty powinny mieć uzupełnione metadane.
Tworzenie korespondencji ePUAP (ePismo)
Aby przygotować korespondencję elektroniczną dla adresata, konieczne jest przygotowanie w systemie EZD
dokumentów, które mają zostać przekazane za pośrednictwem platformy ePUAP do adresata.
Dokumenty przygotowywane do wysyłki należy podpisać kwalifikowanym podpisem cyfrowym. Tak
podpisany dokument będzie posiadał zabezpieczenie przed zmianami, a jednocześnie oznaczony będzie
znacznikiem czasowym, informującym o czasie i dacie podpisania. Dokument, który został podpisany
cyfrowo posiada ikonę kotylionu z czerwoną szarfą.
Następnie należy utworzyć formularz korespondencji. W tym celu należy kliknąć na przycisk ePismo.
W formularzu dane nadawcy zostaną uzupełnione automatycznie, natomiast dane odbiorcy należy
wprowadzić do poszczególnych pól. Dane wymagane do wypełnienia pozostaną podświetlone na kolor
czerwony do momentu uzupełnienia.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 161 z 204
W formularzu należy również zaznaczyć, czy korespondencja kierowana jest do osoby fizycznej czy do
instytucji. Jest to istotne z uwagi na mechanizmy funkcjonujące na platformie epUAP, określające sposób
dostarczenia przesyłek.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 162 z 204
W przypadku kiedy tworzony formularz ePisma wysyłany będzie jednocześnie do kilku odbiorców i nie ma
możliwości wprowadzenia informacji o każdym z nich, wówczas konieczne jest zaznaczenie opcji „Jeżeli
pismo ma nie zawierać danych adresata, należy zaznaczyć pole z lewej strony”.
Następnie należy uzupełnić pole „Treść pisma”.
W przypadku, kiedy treść zawarta jest w załącznikach, w polu „Załączniki” należy zaznaczyć ich checkboxy.
Wprowadzone dane należy zatwierdzić klikając na przycisk .
W widoku koszulki pojawi się nowododany plik, będący dokumentem ePisma.
Edycja (poprawki) i sprawdzenie formularza ePisma .
Klikając na dokument ePisma w formacie xml, otworzy się do wglądu jego zawartość, którą można
sprawdzić oraz porównać ze wskazanymi załącznikami.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 163 z 204
Załączniki podpisane za pomocą podpisu elektronicznego widoczne będą w postaci dwóch plików, przy
czym pierwszy z nich zawiera właściwą treść, z kolei drugi to ten sam dokument z dopisanym rozszerzeniem
.xades, będący dokumentem podpisu cyfrowego. Oba dokumenty figurują pod tą samą nazwą.
W przypadku konieczności dokonania zmian na dokumencie ePisma, należy wybrać kliknąć na zakładkę
Edycja. Wówczas wyświetli się ponownie formularz ePisma, w którym będzie można dokonać dowolnych
zmian.
Wysyłka dokumentu przez platformę ePUAP
Wysyłanie ePisma z systemu EZD przy pomocy platformy ePUAP odbywa się przy użyciu przycisku
e-Korespondencja”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 164 z 204
Najpierw należy wskazać dokument ePisma do wysyłki (w formacie .xml), zaznaczając checkbox przy nazwie
wybranego ePisma w zakładce „Załączniki”.
Dokument ePisma, który zostanie podpisany elektronicznym podpisem będzie posiadał aktywną ikonę
symbolizującą podpis.
Aby wyszukać odbiorcy należy w sekcji „Wybrani adresaci” wejść w zakładkę „Szukaj” i wyszukać adresata z
dostępnej listy adresatów.
W celu wyszukania adresata należy w wybranym polu wpisać dane, na podstawie których system wyszuka
odbiorcy.
Wpisując wyszukiwaną frazę w dostępnych polach zawęzimy ilość wyników wyszukiwania.
Aby wskazać konkretnego adresata, bądź też wielu adresatów należy zaznaczyć checkbox
w odpowiednim wierszu, a następnie kliknąć przycisk „Dodaj zaznaczonych adresatów”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 165 z 204
Wskazani odbiorcy zostaną dodani do listy „Wybranych adresatów”. Aby wysłać dokument należy wybrać
przycisk „Wyślij”.
Czynność wysłania korespondencji przez platformę ePUAP należy zatwierdzić kliknięciem przycisku „OK”
w wyświetlonym komunikacie.
Prawidłowe wysłanie korespondencji zostanie potwierdzone odpowiednim komunikatem w systemie EZD.
W zakładce „Akta” w widoku koszulki pojawi się pozycja „Korespondencja wychodząca”, w której po
rozwinięciu będzie widoczna pozycja bądź lista odbiorców e-Korespondencji.
Jeśli korespondencja została wysłana do urzędu, to w ciągu kilkunastu sekund do kilku minut w sekcji „Akta”
powinno pokazać się tzw. Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP) –dokument w formacie .xml
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 166 z 204
potwierdzający złożenie pisma na skrytce adresata. Dokument ten jest automatycznie wystawiany przez
platformę ePUAP w momencie wysłania pisma na konto Podmiotu Publicznego.
W sytuacji, gdy dokument zostanie dostarczony do instytucji kropka statusu przy nazwie adresata wybarwi
się na kolor zielony.
Jeśli w koszulce nie pojawią się wyżej opisane pozycje należy odświeżyć zawartości okna poprzez kliknięcie
przycisku „Odśwież”.
W sytuacji, gdy wysyłka jest adresowana do osób prywatnych ten czas ulega wydłużeniu, gdyż osoby
fizyczne nie wystawiają takiego poświadczenia z góry. W tym przypadku ePUAP wystawia Urzędowe
Poświadczenie Odbioru (UPO) jedynie w sytuacji, gdy osoba prywatna zaloguje się na koncie ePUAP
i odbierze korespondencję.
Jeśli korespondencja za pośrednictwem ePUAP nie zostanie wysłana to w widoku koszulki pojawi się
informacją zwrotna zawierająca LOG z niewykonanej operacji.
Przeważnie taka informacja jest niezrozumiała dla użytkownika systemu. Aby uzyskać więcej informacji na
ten temat należy spisać ID koszulki i skontaktować się z koordynatorem wydziałowym lub administratorem
systemu EZD.
6.40 Zamówienie wypożyczenia dokumentu ze składu chronologicznego przez pracownika
System EZD umożliwia użytkownikom zamawianie wypożyczenia dokumentów będących na stanie składu
chronologicznego.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 167 z 204
W sytuacji, gdy pracownik jest nieobecny, osoba wykonująca czynności w systemie EZD za osobę
nieobecną realizuje je pracując „w zastępstwie”.
Aby zamówić wypożyczenie dokumentów ze składu chronologicznego, należy przejść do widoku koszulki
pisma/sprawy, a następnie do sekcji . Należy kliknąć na ikonkę znajdującą się przy
dokumencie, który ma zostać zamówiony.
W okienku „Zamówienie dokumentu składu” należy wpisać uwagi do zamówionego dokumentu. Będą one
widoczne w raporcie zamówień ze składu chronologicznego.
Status dokumentu zostanie zmieniony z „Dostępny” na „Zamówiony do wypożyczenia”.
Po kliknięciu na ikonę przy dokumencie zamówionym do wypożyczenia, operacja ta zostanie anulowana.
Następnie należy udać się do kancelarii w celu odebrania zamówionego dokumentu.
6.41 Ustawianie zastępstw
Na stronie głównej systemu EZD znajduje się okno „Osoby zastępowane”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 168 z 204
Należy wybrać opcję „Ustaw zastępców”, aby system przeniósł nas do nowego widoku „Zarządzanie
zastępcami”.
UWAGA!
Zaleca się, aby każdy pracownik miał ustalonego zastępcę w systemie EZD.
Z listy rozwijalnej należy wskazać użytkownika, który będzie pracował na zastępstwie oraz okres ważności
zastępstwa. Zatwierdzić wykonywaną czynność przyciskiem „Dodaj”.
Po dodaniu zastępcy jego dane pojawią się w widoku „Obecni zastępcy”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 169 z 204
Aby sprawdzić swoich zastępców należy przejść do strony głównej systemu EZD.
Na głównej stronie systemu EZD należy wybrać nazwisko osoby zastępowanej, co spowoduje przelogowanie
na konto innego użytkownika.
W czasie zastępstwa w oknie logowania widać taką informację.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 170 z 204
Po upływie określonego w zapisach instrukcji kancelaryjnej okresu od zakończenia spraw w EZD, sprawy
te powinny zostać przekazane na stan archiwum zakładowego.
7. Typowe zadania w systemie EZD PUW realizowane przez pracownika archiwum
Moduł archiwum w systemie opiera się na poniższych zasadach:
1. Przejmowanie dokumentów w formie elektronicznej ma na celu nadzorowanie nad nimi
w systemie EZD poprzez przekazanie archiwiście odpowiednich uprawnień do zarządzania
dokumentacją w postaci elektronicznej, a przede wszystkim do:
a) udostępniania dokumentów tworzących akta spraw oraz ich nietworzących;
b) sortowania i przekazania do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, której upłynął okres
przechowywania;
c) przekazanie dokumentacji archiwalnej do archiwum państwowego;
d) uzupełnianie metadanych, jeśli istnieje taka potrzeba.
2. Po nadaniu uprawnień, które zostały opisane w ust.1, komórka organizacyjna przekazująca
dokumentacje wciąż ma dostęp do dokumentacji stworzonej w systemie EZD, jednak nie może
modyfikować danych czy metadanych ,a także udostępniać jej innym użytkownikom systemu.
Moduł archiwum umożliwia wcześniejsze przekazanie akt spraw zakończonych w formie elektronicznej do
archiwum zakładowego w sytuacji, gdy dokonano zmian organizacyjnych w jednostce, co wynika z zapisu
§ 64 ust. 4 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z
18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w
sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych: „Pozostała dokumentacja jest przekazywana
niezwłocznie do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej.
7.1 Przekazywanie spraw prowadzonych w systemie EZD do Archiwum Zakładowego
W celu przekazanie sprawy do Archiwum Zakładowego przez pracownika obowiązkowe jest nadanie mu
uprawnienia: Archiwum – przekazywanie zawsze dostępne na Spisie Spraw (142), co spowoduje
wyświetlenie checkboxów w widoku Spis spraw, należy również uruchomić skrypt w bazie danych.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 171 z 204
UWAGA!
Pola typu checkbox bedą widoczne jedynie przy zakończonych sprawach, którym upłynął 2- letni okres
przechowywania na stanowiskach prowadzących sprawę i które tym samym powinny zostać
skierowane do Archiwum Zakładowego.
W celu przekazanie sprawy do Archiwum Zakładowego należy wejść w moduł Spis Spraw, dokonać wyboru
odpowiedniej teczki z JRWA, zaznaczyć pole chceckbox, a następnie zatwierdzić klikając „Przekaż
Archiwum”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 172 z 204
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 173 z 204
Sprawy, przy których użytkownik zaznaczył checboxy, a nastepnie kliknął „Przekaż Archwium” tworza tzw.
partie spraw. Partię może tworzyć nawet jedna sprawa.
Po przekazaniu dokumentacji do archiwum przy numerach spraw wyświetli się czarna pionowa kreska,
która syganlizuje, dokumentacja, których spraw została przeniesiona do archiwum zakładowego.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 174 z 204
Moduł Archiwum dostępny jest tylko na uprawnienie: Archiwum – weryfikacja przekazanych partii (141),
po jego nadaniu w panelu po lewej stronie pojawi się nowy moduł „Archiwum”.
7.2 Weryfikacja i przyjmowanie spraw przez Archiwum Zakładowego
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 175 z 204
W w folderze „Przekazane sprawy” gromadzą się partie spraw zatwierdzone przez użytkoników do
przekaznia do Archwium
Partię sprawstanowi koszulka, która zawiera:
informację o tym, z ilu spraw (w nawiasie) składa się partia „Przekazanie spraw (5)”,
dane pracownika, który przekazał dokumentację do archiwum,
symbol z JRWA, który znajduje się w znakach spraw przekazanych w danej partii,
kat. arch. spraw przekazanych w danej partii.
Po przejściu do przekazanej dokumentacji pracownik archiwum otrzymuje następujący widok:
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 176 z 204
W koszulkach z partiami spraw, które zostały przekazane do archiwum zakładowego znajdują się znaki
spraw przekazanych w danej partii, a także linki pozwalające na przekierowanie akt odpowiedniej sprawy w
celu jej sprawdzenia przez pracownika archiwum.
Po przejściu w widok koszulki z partią dokumentów pracownik archiwum posiada dwie możliwości:
1. Zwrócić niepotwierdzone sprawy do poprawy
2. Zaakceptować niepotwierdzoną sprawę
Zanim jednak podejmie decyzję, czy zaakceptować i przyjąć całą partię dokumentacji do Archiwum
Zakładowego, czy zwrócić do pracownika sprawę w celu naniesienia poprawek, pracownik archiwum może
poprzez kliknięcie w tytuł sprawy wejść do koszulki z aktami tej sprawy.
W przypadku stwierdzenia przez archiwistę, iż w aktach sprawy występują braki, archiwista powinien
odznaczyć, w których sprawach z danej partii takie braki stwierdził. Wystarczy w tym celu kliknąć
w pomarańczową kropkę widoczną przy znaku sprawy. Wówczas kropka ta uzyska kolor czarny
, co będzie oznaczało, iż w danej sprawie archiwista stwierdził braki.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 177 z 204
Wybranie pierwszej możliwośći spowoduje, iż cała partia przekazanej dokumentacji zostanie cofnięta do
pracownika w celu jej uzupełnienia (np. brak metadanych, błędne nazewnictwo itp.).
Druga opcja umożliwia zaakceptownie i przyjęcie całej partii do Archiwum Zakładowego.
Kropki przy znakach spraw wybarwiają się z koloru pomarańczowego na zielony i koszulka
z dokumentacją trafia do folderu „Sprawdzone sprawy” w module Archiwum.
System umożliwia poprzez ustawienia administracyjne decyzję, czy archiwista będzie zwracał do poprawy
całą partię, nawet gdy poprawy wymagają tylko niektóre z przekazanych w danej partii sprawy. Czy też
podzieli daną partię na sprawy przyjęte do archiwum i zwrócone do poprawy prowadzącemu sprawę .
W sytuacji, gdy mamy włączoną na ON opcję „Archiwum - tylko odrzucanie/przyjmowanie partii”, to cała
przekazana partia spraw trafia wówczas do pracownika.
Jeżeli to ustawienie jest wyłączone (OFF)
wówczas z poziomu każdej sprawy widoczne są dwa przyciski:
1. Potwierdź przyjęcie na stan Archiwum ,
2. Zwróć sprawę do referenta,
Co oznacza, iż pracownik archiwum może podzielić przekazaną partię spraw na sprawy przyjęte do
archiwum i zwrócone do poprawy.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 178 z 204
Archiwista zwracając sprawy do poprawy prowadzącemu sprawę, ma możliwość wskazania jakie błędy
znalazły się w dokumentacji do zarchiwowania. Po wybraniu opcji system
wyświetli okno, w którym należy oznaczyć uwagi lub je opisać.
Każdy urząd może zdefiniować swoje „podpowiedzi” w tabeli SlownikiAplikacji dla IdSlownika=15.
7.3 Ponowne przekazanie spraw na stan archiwum zakładowego
Po cofnięciu przez pracownika archiwum dokumentacji do poprawy, dokument ten jest odsyłany na konto
pracownika do folderu „Nowe”.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 179 z 204
Pracownik prowadzący sprawe widzi czarną kropkę i oznaczone przez archiwistę przy sprawach, które
wymagają naniesienia poprawek oraz wskazane przez archiwistę w polu uwagi błędy.
Po naniesieniu poprawek pracownik powinien kliknąć przycisk , a cała partia
trafi ponownie na stan archiwum do zakładki „Przekazane sprawy”. Przy czym kropka czarna automatycznie
wybarwia się na kolor czerwony w przypadku wykonania przez prowadzącego sprawę, co najmniej jednej z
następujących operacji w koszulce ze sprawą zwróconą do poprawy:
zmiana tytułu sprawy
zmodyfikowanie metadanych
zmiana nazwy dokumentu w aktach sprawy
W przypadku, gdy mamy wyłączoną opcję „Archiwum – tylko odrzucenie/ przyjmowanie partii”,
użytkownik będzie otrzymywał pojedyncze sprawy zwracane przez archiwistę. Po dokonaniu weryfikacji
oraz poprawek powtórne przekazanie tejże sprawy może nastąpić z poziomu spisu spraw. Jeżeli po edycji
dokumentu checkbox nie jest widoczny należy kliknąć „Odśwież spis spraw”.
7.4 Zarządzanie sprawami zarchiwizowanymi
Po przyjęciu spraw do Archiwum Zakładowego, czyli akceptacji przez archiwistę przyjęcia spraw, partie
spraw znajdują się w folderze „Sprawdzone sprawy”.
Pracownik archiwum nie posiada uprawnień do dokonywania zmian w zarchiwizowanych sprawach poza
możliwością wykonania trzech operacji:
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 180 z 204
Aby powiązać koszulkę z dokumentem do zarchiwizowanej sprawy należy posiadać uprawnienie
„Powiązywanie koszulek do spraw zarchiwizowanych 219”.
System EZD umożliwia wygenerowanie raportu, który może być wykorzystany do sprawdzania, czy
wszystkie sprawy podlegające archiwizacji przekazane na stan Archwium Zakładowego.
- zmiany tytułu sprawy
- zmiany nazw poszczególnych dokumentów (poprzez ikonkę metadanych i edycje pola Tytuł)
- modyfikacji metadanych.
Wykonanie którejkolwiek z wyżej opisanej operacji powoduje odpowiedni zapis w historii sprawy.
Pracownik prowadzący sprawę zachowuje dostęp do widoku zarchiwizowanych spraw poprzez spis spraw,
przy czym nie może dokonać na nich żadnych operacji.
7.5 Raport stanu archiwum
7.6 Archwizacja spraw pracownika
Poniżej znajduje się kod procedury, którą należy uruchomić w przypadku archiwizacji spraw konkretnego
pracownika. Jako parametr należy podać id Pracownika dostępne: struktura -> edycja użytkownika ->
zakładka …. -> pole …, którego sprawy mają otrzymać status oczekiwania do archiwizacji (tzw. checkbox).
Procedura dostępna jest z poziomu bazy danych.
SET ANSI_NULLS ON
GO
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 181 z 204
SET QUOTED_IDENTIFIER ON
GO
ALTER PROCEDURE [dbo].[Jednostki_UstawDoArchiwum_Pracownikow]
@IdPracownika int
AS
BEGIN
SET NOCOUNT ON;
update ss
set ArchiwumStatus = 1
From SpisSpraw ss
INNER JOIN Pisma p on p.ID = ss.Pismo
WHERE
p.IdPracownikaKonczacego = @IdPracownika
AND p.zakonczone_data IS NOT NULL
AND ss.TypProwadzenia = 0
update p
set ArchiwumStatus = 1
From SpisSpraw ss
INNER JOIN Pisma p on p.ID = ss.Pismo
--INNER JOIN Dziennik d on d.Pismo = p.ID and d.Rodzaj in (120,121,127)
WHERE
p.IdPracownikaKonczacego = @IdPracownika
AND p.zakonczone_data IS NOT NULL
AND ss.TypProwadzenia = 0
END
7.7 Archwizacja spraw pracownika
Uprawnienia archiwisty: Archiwum – weryfikacja przekazywanych partii (141)
Uprawnienia pracowników merytorocznych: Archiwum przekazywanie zawsze dostępne na Spisie Spraw
(142)
Ustawienia administracyjne:
System EZD umożliwia włączenie funkcji przyjmowanie/odrzucanie całych partii, bez grupowania na
konkretne sprawy.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 182 z 204
8 Zasady bezpieczeństwa związane z pracą w systemie EZD PUW
Za bezpieczeństwo systemu EZD PUW w organizacji odpowiedzialny jest urząd użytkujący oprogramowanie.
Użytkownik nie może przekazywać swoich haseł dostępu do systemu EZD PUW oraz PINu do podpisu
elektronicznego.
System EZD PUW odzwierciedla wszystkie czynności wykonywane przez użytkowników, również
administratorów, także bezpośrednio w systemie baz danych.
9 Wsparcie dla użytkowników – procedura przekazywania zgłoszeń do HelpDesk PUW
Zgłoszenia problemów i zagadnień rozwojowych są dokonywane przez Partnerów PUW poprzez
dedykowany Portal ezd.gov.pl – dostęp do systemu zgłoszeń posiadają tylko i wyłącznie członkowie
zespołów ds. wdrożenia EZD PUW oraz wytypowani i zgłoszeni PUW administratorzy poszczególnych
urzędów. Poniżej przedstawiony jest schemat procedury przekazywania i obsługi zgłoszeń przez HelpDesk
PUW, począwszy od końcowego użytkownika systemu EZD PUW (pracownika danego urzędu), przez zespół
ds. wdrożenia, na HelpDesk PUW kończąc.
10 „Porady dnia” dla użytkowników systemu EZD PUW
Ustawianie zastępstw
Ustaw swoich zastępców w systemie EZD!
Ustaw swoich zastępców w systemie EZD, aby podczas Twoich nawet krótkich nieobecności, Twój zastępca
mógł mieć dostęp do Twojego konta i realizować sprawy w Twoim imieniu.
Pamiętaj! Czynności wykonywane na zastępstwie będą odnotowane w historii sprawy!
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 183 z 204
Przypomnienia
Ustaw przypomnienia dla swoich pilnych spraw realizowanych w systemie EZD.
System EZD poinformuje Cię na stronie głównej o zbliżającym się terminie realizacji. System wyświetla
nawet do 6 przypomnień.
Przypomnienia możesz ustawić w każdej koszulce, należy jedynie wskazać w kalendarzu datę
obowiązującego przypomnienia.
Szablony obiegu
Zaprojektuj ścieżkę obiegu pisma i twórz szablony obiegu.
Zautomatyzuj ścieżkę obiegu sprawy i zdefiniuj własne szablony obiegu. Określ, jakim osobom po kolei
będzie przekazywana sprawa, np. przy wielostopniowej akceptacji pisma. Wejdź w funkcję
dowolnej koszulki i stwórz szablony obiegu, z tego poziomu możesz również modyfikować szablony lub
usuwać nieaktualne.
Indywidualne grupy dystrybucyjne
Twórz grupy dystrybucyjne, by szybko udostępniać pliki konkretnej grupie osób.
Jeśli często udostępniasz dokumenty konkretnej grupie osób w instytucji, nie musisz wybierać każdej z nich
z osobna z drzewka struktury. Wejdź w funkcję , wybierz pracowników ze struktury i zapisz
jako grupę dystrybucyjną.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 184 z 204
Przy kolejnych operacjach będziesz mógł jednym kliknięciem wybrać całą grupę.
Powiadomienia
Korzystaj z powiadomień w systemie EZD.
System EZD posiada rozwiniętą opcję powiadomień na temat operacji przeprowadzanych w koszulce. Aby
ułatwić swoją pracę, możesz być informowany, jakie czynności były na danej koszulce czy sprawie
wykonywane.
Skorzystaj z powiadomień globalnych – obowiązujących dla wszystkich koszulek bądź powiadomień
indywidualnych – dla konkretnej koszulki. Jeśli nie masz odpowiednich uprawnień do tej funkcji, skontaktuj
się ze swoim administratorem.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 185 z 204
Powiadomienia globalne możesz skonfigurować, korzystając z ustawień profilu .
Powiadomienia indywidualne znajdziesz w zakładce Powiadomienia w każdej koszulce.
Etykiety
Twórz własne foldery osobiste w systemie EZD.
Aby mieć szybki dostęp do konkretnych spraw bądź koszulek, stwórz własne foldery. Foldery osobiste będą
wyświetlane pod folderami systemowymi, takimi jak: Nowe, W realizacji, Udostępnione, itp.
Etykiety tworzymy w ustawieniach profilu użytkownika .
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 186 z 204
Zapytaj swojego administratora o uprawnienia do tworzenia i dodawania dokumentów do osobistych
folderów.
Listy seryjne
Twórz listy seryjne adresatów i zarządzaj nimi.
W sekcji Rejestry – Listy seryjne możesz sporządzić własne listy adresatów, do których wysyłasz
korespondencję tradycyjną. Możesz korzystać z opcji dodawania adresatów z bazy, dodawać nowych lub
importować adresatów. Twoje listy seryjne mogą być dostępne dla Twojego oddziału lub całej instytucji.
Zapytaj swojego administratora o odpowiednie uprawnienia do tworzenia list seryjnych.
Wiadomości
Wysyłaj i odbieraj wiadomości wewnętrzne w EZD.
Wiadomości możesz odbierać poprzez niebieskie powiadomienia w prawym górnym rogu strony .
Zakładkę zarządzania wiadomościami, gdzie będziesz mógł nadawać wiadomości znajdziesz w sekcji
Rejestry po nadaniu odpowiednich uprawnień. Możesz wysłać wiadomość do wszystkich pracowników lub
tylko do wybranych osób.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 187 z 204
Przydatne linki
Korzystaj ze skrótów na stronie głównej systemu EZD, czyli przydatnych linków.
Przydatne linki znajdziesz na stronie głównej EZD i pomogą Ci w szybki sposób stworzyć na przykład nową
koszulkę. Nie musisz udawać się do folderu W realizacji lub Nowe, wystarczy, że klikniesz na przydatny link
na stronie głównej – Nowa koszulka, który od razu przeniesie Cię do okna tworzenia koszulki.
Kod kreskowy na stronie głównej
Skorzystaj z szybkiego wyszukiwania korespondencji lub wpływu poprzez kod kreskowy.
Znajdź szybko wpływ lub zarejestrowaną korespondencję wychodzącą – poproś o nadanie uprawnienia do
funkcji Kodu kreskowego na stronie głównej EZD. W pole kod kreskowy możesz wczytać dowolny kod
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 188 z 204
kreskowy i dzięki temu od razu mieć dostęp do koszulki z daną przesyłką wpływającą bądź korespondencji
wychodzącej, by wydrukować etykiety/koperty.
Korespondencja osobista
Generuj potwierdzenie odbioru korespondencji osobistej.
Jeśli generujesz w systemie EZD korespondencję odbieraną osobiście, możesz skorzystać z funkcji i z
poziomu sprawy samodzielnie oznaczyć taką korespondencję jako wysłaną oraz wydrukować potwierdzenie
odbioru przesyłki.
Potwierdzenie odbioru wydrukujesz, klikając na czerwoną kuleczkę znajdującą się przy wygenerowanej
korespondencji osobistej.
Uwaga! Funkcja wydruku potwierdzenia dostępna jest na uprawnienie 216.
Porównywanie dokumentów
Porównuj dokumenty znajdujące się w systemie EZD.
Możesz porównać 2 wersje tego samego dokumentu lub 2 różne dokumenty. Wybierz ikonę historii
dokumentu, dodaj za pomocą ikony porównywania 2 wersje dokumentu lub wybierz z menu
podręcznego 2 dokumentów opcję Porównaj.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 189 z 204
Porównywanie dokumentów jest możliwe dzięki funkcji programu Microsoft Word:
Rejestrowanie maili
Rejestruj korespondencję mailową w systemie EZD.
Aby zarejestrować wychodzącą pocztę elektroniczną w systemie EZD, wystarczy wejść z poziomu koszulki w
opcję , wybrać dokument, który został wysłany oraz wyszukać bądź dodać adresata przesyłki.
Poprzez edycję danego adresata możesz dodać dodatkowe informacje, w tym adres e-mail.
Pamiętaj, że dodawanie nowych adresatów jest dostępne wyłącznie na uprawnienie.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 190 z 204
W koszulce pojawi się również informacja o zarejestrowanej korespondencji mailowej:
Doudostępnianie
Korzystaj z funkcji doudostępniania dodatkowych dokumentów.
Jeśli potrzebujesz udostępnić dodatkowy dokument dla wszystkich osób, którym już wcześniej
udostępniałeś dokumenty z danej koszulki, nie musisz wykonywać kolejnego udostępnienia i wybierać osób
z drzewa struktury. Wystarczy, że otworzysz menu podręczne doudostępnianego dokumentu oraz
wybierzesz opcję Udostępnij oraz wskażesz rodzaj udostępnienia – Do odczytu/Do edycji. W tym momencie
wszystkim osobom w koszulce pojawi się dodatkowy plik.
Zwrotne potwierdzenie odbioru
Generuj zwrotki bezpośrednio z systemu EZD.
System EZD oprócz etykiet/kopert umożliwia również generowanie zwrotek podczas wysyłki listów ze
zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Wystarczy, że w oknie generowania wydruków przejdziesz do zakładki
Zwrotki i wybierzesz odpowiedni wydruk.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 191 z 204
Zwrotka wytworzona w systemie EZD automatycznie zaciągnie dane Twojej korespondencji oraz dzięki
umieszczonemu na niej kodzie kreskowemu po przyjęciu jej na stan kancelarii, zostanie ona dołączona do
Twoich akt sprawy.
Generowanie wydruku metryki sprawy
Generuj wydruk metryki sprawy lub eksportuj do plików.
Metryka sprawy prowadzonej elektronicznie w systemie EZD tworzy się automatycznie, znajdują się w niej
czynności wykonywane w prowadzonej sprawie. Aby móc wygenerować wydruk metryki sprawy, należy
wejść w zakładkę Metryka sprawy oraz wybrać
.
W widoku wydruku metrykę możemy nie tylko wydrukować, lecz także eksportować do kilku wybranych
formatów, m.in. PDF lub Excel.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 192 z 204
Cofnięcie koszulki udostępnionej
Cofnij błędnie udostępnioną koszulkę.
Błędnie wybrałeś osobę do udostępnienia dokumentów? Możesz tę czynność cofnąć na każdym etapie
udostępnienia. Wystarczy, że naciśniesz na kuleczkę oznaczającą status udostępnienia, widniejącą przy
nazwisku osoby, której chcesz cofnąć udostępnienie pliku.
Cofnięcie udostępnienia spowoduje, że nastąpi usunięcie wszystkich informacji o piśmie u odbiorcy.
W Twojej koszulce pozostanie jednak ślad po błędnym udostępnieniu:
Użytkownik, do którego wykonałeś udostępnienie, otrzyma automatyczne powiadomienie o cofnięciu
udostepnienia:
Zwracanie błędnie przekazanej koszulki
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 193 z 204
Cofnij błędnie przekazaną koszulkę.
Przekazałeś koszulkę niewłaściwemu pracownikowi ze struktury urzędu? Jeśli nie zdążył on odebrać pisma z
folderu Nowe, możesz zwrócić koszulkę na własne konto przechodząc do folderu Przekazane, a następnie
do widoku koszulki i wybierając opcję . Koszulkę możesz odebrać z folderu Nowe, a następnie
przekazać właściwej osobie.
Termin realizacji przekazanej koszulki/udostępnionego dokumentu
Ustal termin realizacji udostępnionej lub przekazanej koszulki.
Jeśli termin realizacji danej sprawy jest krótki i potrzebujesz szybkiej reakcji ze strony swoich
współpracowników, możesz podczas przekazywania bądź udostępniania zaznaczyć termin, w którym
oczekujesz odpowiedzi. Aby podkreślić priorytetowość, możesz skorzystać również z opcji Pilne, by adresat
pisma od razu z widoku folderu Nowe zauważył wyróżnioną przez Ciebie koszulkę.
Zamówienie dokumentu ze składu chronologicznego
Zamawiaj oryginały dokumentów ze składu chronologicznego ze swojego konta w EZD.
Jeśli prowadzisz sprawę elektroniczną w systemie EZD oraz potrzebujesz wglądu do oryginału pisma
znajdującego się w składzie chronologicznym, nie musisz udawać się za każdym razem do kancelarii, by
zamówić dokument do wypożyczenia. Wystarczy, że przy tytule dokumentu w sekcji Skład chronologiczny
koszulki zaznaczysz takie zapotrzebowanie za pomocą ikony wypożyczania oraz uzupełnisz uwagi do
zamówienia.
Po wykonaniu zamówienia zmieni się również status dokumentu:
Do kancelarii będziesz mógł udać się, gdy zostanie dla Ciebie przygotowany oryginał pisma.
Kopia/Wewnętrzna
Kopiuj koszulki na potrzeby innych pracowników, korzystając z funkcjonalności Kopia/Wewnętrzna.
Jeśli w oparciu o dokument/y z jednej koszulki konieczne jest założenie kilku spraw w różnych komórkach
organizacyjnych, skorzystaj z funkcji Kopia/Wewnętrzna.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 194 z 204
Wybierz pracowników, do których mają trafić kopie, wskaż pliki podlegające kopiowaniu oraz wpisz
uzasadnienie wykonania kopii w polu uwag.
Skopiowane koszulki pojawią się w folderze Nowe u wybranych pracowników.
Kopia hurtowa
Kopiuj koszulki na własne potrzeby, korzystając z funkcjonalności Kopia hurtowa.
Jeśli w oparciu o dokument/y z jednej koszulki musisz założyć kilka odrębnych spraw, skorzystaj z funkcji
Kopia hurtowa.
Wpisz liczbę kopii, które chcesz stworzyć i zapisz.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 195 z 204
Skopiowane koszulki pojawią się na Twoim koncie, w folderze Nowe. Dostęp do nich jest możliwy z poziomu
koszulki głównej: w zakładce Kopie, w Aktach sprawy.
Funkcjonalność ta jest dostępna dla osób mających nadane uprawnienie 156 Kopia hurtowa.
Pobranie hurtowe dokumentów z koszulek
Korzystaj z możliwości hurtowego pobierania dokumentów z koszulek.
Możesz skorzystać z funkcji hurtowego pobrania dokumentów z koszulek. Będąc w folderze W realizacji,
przytrzymując klawisz Control na klawiaturze, wybierz koszulki, z których chcesz pobrać dokumenty. W
oknie z wybranymi koszulkami, wybierz opcję Pobierz.
W folderze Nowe pojawi Ci się nowa koszulka, w której będzie znajdował się plik ZIP zawierający wszystkie
dokumenty z wybranych wcześniej koszulek.
Funkcjonalność ta jest dostępna dla osób mających nadane uprawnienie 157 Pobranie hurtowe
dokumentów koszulek.
Alternatywny sposób dodawania załączników
Skorzystaj z alternatywnego sposobu dodawania załączników.
Skorzystaj z alternatywnego sposobu dodawania załączników. Poproś swego administratora, by nadał Ci
odpowiednie uprawnienie (numer 94 Przeciąganie plików - Silverlight 5.0), dzięki któremu będziesz mógł
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 196 z 204
dodawać załączniki poprzez ich przeciągnięcie do pola wtyczki w aktach sprawy, co umożliwi Ci dodanie
kilku załączników jednocześnie i znacznie ułatwi Ci pracę.
Zgłoś problem
Jeśli w Twoim systemie EZD pojawił się problem, zgłoś go do swego zespołu wsparcia.
W przypadku wystąpienia problemów w Twoim systemie EZD zgłoś je do swego zespołu wsparcia.
Użyj do tego opcji Zgłoś problem (ikona znaku zapytania w prawym górnym rogu przeglądarki):
W zgłoszeniu podaj jak najwięcej informacji o danym problemie, co znacznie ułatwi sprawne jego
rozwiązanie.
Hurtowe przekazywanie koszulek
Korzystaj z możliwości hurtowego przekazywania koszulek.
Przyspiesz swoją pracę korzystając z możliwości hurtowego przekazywania koszulek. Będąc w folderze W
realizacji, przytrzymując klawisz Control na klawiaturze, wybierz koszulki, które chcesz przekazać. W oknie z
wybranymi koszulkami, wybierz opcję Przekaż.
Następnie wskaż osobę, do której koszulki mają zostać przekazane, wybierz i potwierdź przekazanie.
Koszulki pojawią się w folderze Nowe u pracownika, który został wskazany.
Przekazywanie wraz z udostępnianiem
Masz możliwość udostępniania dokumentów podczas operacji przekazywania koszulki.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 197 z 204
Podczas przekazywania koszulki możesz jednocześnie udostępniać innym pracownikom dokumenty się w
niej znajdujące. By to zrobić, po wybraniu osoby, do której koszulka będzie przekazana, przytrzymując
klawisz Control, wybierz ze struktury organizacyjnej urzędu osoby, którym chcesz udostępnić dokumenty z
tej koszulki (na liście wybranych pracowników osoby te będą miały zaznaczony checkbox).
Następnie wybierz pliki podlegające udostępnieniu (w trybie do odczytu lub do edycji), wpisz ewentualne
uwagi, kliknij Przekaż i potwierdź operację.
Szablony pism
Wykorzystuj dostępne szablony do tworzenia nowych pism.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 198 z 204
Nowe projekty pism twórz na podstawie domyślnego szablonu pisma. Dodatkowo po rozwinięciu listy
szablonów nowe pismo możesz utworzyć na podstawie zdefiniowanych szablonów (konfiguracją
przydatnych szablonów zajmie się Twój administrator).
Wyszukiwanie
Wyszukuj sprawy, koszulki, wpływy i dokumenty zarejestrowane w systemie EZD.
Skorzystaj z modułu Wyszukiwanie, żeby znaleźć sprawy, koszulki, wpływy czy dokumenty zarejestrowane w
systemie EZD. Wypełnij co najmniej dwa atrybuty stanowiące kryteria wyszukiwania i kliknij Szukaj.
Spis spraw
Przeglądaj sprawy zarejestrowane w systemie EZD.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 199 z 204
Skorzystaj z modułu Spis spraw, żeby przeglądać sprawy zarejestrowane w systemie EZD. Sprawy są
pogrupowane zgodnie z symbolami i hasłami klasyfikacyjnymi z jednolitego rzeczowego wykazu akt.
Użytkownik ma dostęp do spraw wynikający z nadanych mu uprawnień.
Ochrona dokumentu
Nałóż ochronę na dokument zawierający dane wrażliwe.
Możesz ograniczyć dostęp do koszulki z dokumentami zawierającymi dane wrażliwe. Z menu podręcznego
dokumentu wybierz zakładkę Ochrona danych:
Po potwierdzeniu czynności dokument zostanie oznaczony jako wrażliwy. Dostęp do koszulki zostanie
ograniczony tylko dla osób, które od momentu nałożenia ochrony będą występowały w obiegu dokumentu.
Historia pliku
Zobacz historię dokumentu i jego wcześniejsze wersje.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 200 z 204
Jeśli dokument z akt sprawy ulegał modyfikacjom, możesz uzyskać dostęp do jego wcześniejszych wersji. Z
menu podręcznego dokumentu wybierz zakładkę Historia. Możesz także użyć ikony znajdującej się z prawej
strony danego dokumentu.
Zobaczysz okno z wszystkimi wersjami danego dokumentu, uporządkowanymi w kolejności od najnowszej
do najstarszej.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 201 z 204
11 Słownik pojęć
AddIn - aplikacja desktopowa wymagana do bezpośredniego edytowania dokumentów w EZD oraz
wydruku kodów EPL (RPW oraz składu).
Akceptacja - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną, dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę
treści pisma.
Akta sprawy - dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa,
multimedialna, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca
przebieg jej załatwiania i rozstrzygania.
Dekretacja - przekazanie pisma wraz z dołączoną do niego adnotacją, zobowiązującą do podjęcia
określonych czynności w danej komórce organizacyjnej lub przez danego pracownika; może dodatkowo
zawierać dyspozycje, co do terminu i sposobu załatwienia sprawy.
Dekretacja zastępcza - adnotacja umieszczana na piśmie w postaci nieelektronicznej lub do niego
dołączana, odzwierciedlająca treść dekretacji elektronicznej dołączonej do pisma zarejestrowanego w
systemie EZD i potwierdzona podpisem odręcznym osoby przenoszącej treść dekretacji na pismo.
ePismo – pismo przesyłane przez platformę ePUAP za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej.
ePUAP – (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) – ogólnopolska platforma
teleinformatyczna służąca do komunikacji obywateli z jednostkami administracji publicznej w ujednolicony,
standardowy sposób.
Identyfikator dokumentu - nadawany automatycznie, unikatowy w całym systemie EZD numer dla
każdego dokumentu, zwany dalej numerem ID, znajdujący się w metadanych dokumentu.
Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) - jednolita, niezależna od struktury organizacyjnej urzędu,
klasyfikacja dokumentacji powstającej w toku jego działalności, zawierająca także kwalifikację archiwalną.
Kategoria archiwalna – kategorie (grupy) dokumentacji twórcy zespołu wyróżnione w zależności od
przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczane symbolami literowymi: A, B, BE, BC.
Kofax – oprogramowanie służące do skanowania oraz wysyłania zeskanowanej dokumentacji w wersji
elektronicznej do systemu EZD.
Listy seryjne – listy służące do szybkiego tworzenia, różniących się tylko niektórymi elementami, szeregu
identycznych dokumentów (seria), przy wykorzystania bazy adresowej, np. do drukowania kopert i etykiet.
Korespondencja wpływająca/Wpływy - wpływające do urzędu dokumenty zewnętrzne.
Koszulka - widok w systemie EZD, który umożliwia grupowanie w systemie dokumentów, rejestrowanie i
prowadzenie sprawy. Wszystkie operacje na dokumentach (aktualizacja, usuwanie, przekazywanie,
udostępnianie) odbywają się zawsze z widoku koszulki.
Meta adresat – osoba lub instytucja, do której kierowana jest przesyłka, oraz której przypisany został
zbiór metadanych.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 202 z 204
Metadane - dane przy pomocy, których są opisywane dokumenty elektroniczne. Są to zestawy
usystematyzowanych informacji logicznie powiązanych z pismem, sprawą lub innym dokumentem
elektronicznym. Mają za zadanie ułatwienie: wyszukiwania, kontroli, zrozumienia treści, długotrwałego
przechowywania oraz zarządzania.
Metryka - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną
dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
Monit załącznika – wyróżnienie pliku przeznaczonego do podpisu spośród innych dokumentów oraz
jego akceptacji.
Naturalny dokument elektroniczny - dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem
zapisanym w postaci elektronicznej, możliwy do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich
urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej.
Numer RPW - generowany z systemu EZD unikatowy identyfikator, tj. kolejny numer z Rejestru Przesyłek
Wpływających.
Odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści
zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez
konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru.
Pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany przez punkt kancelaryjny na przesyłkach
wpływających na nośniku papierowym, zawierający nazwę instytucji, nazwę komórki organizacyjnej w
której znajduje się dany punkt kancelaryjny, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie informacji o
liczbie załączników.
Pismo - dokument zawierający wyrażoną tekstem informację stanowiącą całość znaczeniową niezależnie
od sposobu jej utrwalenia.
Pismo przetwarzane w trybie wsadowym - dokument znajdujący się w koszulce, który oczekuje na
odwzorowanie cyfrowe.
Podpis kwalifikowany - bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem,
czyli podpis elektroniczny spełniający warunki określone w ustawie o podpisie elektronicznym. Dane w
postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy
ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom
opatrzonym podpisami własnoręcznymi.
Prowadzący sprawę - osoba realizująca merytorycznie daną sprawę, realizująca w tym zakresie
przewidziane czynności, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowanie projektów pism w sprawie,
dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy.
Przesyłka (wpływająca lub wychodząca) - dokumentacja otrzymana lub wysłana przez podmiot, w każdy
możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki
podawczej.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 203 z 204
Punkt kancelaryjny - komórka organizacyjna, w tym sekretariat, Kancelaria Główna lub stanowisko
pracy, których pracownicy są uprawnieni w szczególności do przyjmowania lub wysyłania przesyłek.
Raport – zestawienie danych z różnych okresów, typów danych, wydziałów w zależności od wymogów
oraz typu raportu i jego przeznaczenia. Raporty przeliczane na bieżąco lub o określonej godzinie oraz za
odpowiedni rok lub lata nazwane są statystycznymi.
Rejestr - narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub
rodzaju. Rejestr w systemie tradycyjnym może być prowadzony w postaci elektronicznej lub papierowej, a
w systemie EZD jako odrębny dokument elektroniczny lub automatycznie generowany raport.
Rejestr Pism Wewnętrznych - raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument
elektroniczny w tym systemie służący do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami
organizacyjnymi i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny podmiotu.
Rejestr Przesyłek Wpływających (RPW) - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności
chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez daną jednostkę, prowadzony w systemie EZD jako jeden
rejestr dla całej jednostki.
Rejestr Przesyłek Wychodzących - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej
przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez podmiot, w systemie EZD jest prowadzony jeden rejestr dla
całego podmiotu.
Scan Plus – nieodpłatny program napisany przez programistów Podlaskiego Urzędu
Wojewódzkiego służący do skanowania dokumentów oraz eksportowania plików do
systemu EZD.
Skład chronologiczny - to usystematyzowany zbiór dokumentów w postaci nieelektronicznej,
uporządkowanych zgodnie z kolejnością wprowadzenia do systemu EZD, stworzony w podmiocie, w którym
wdrożony został system EZD. Dokumentacja w postaci papierowej wraz z kopertą, prowadzona w oparciu o
system EZD, powinna zostać przekazana na stan składu chronologicznego. Pracownik zajmujący się obsługą
składu chronologicznego powinien przyjmować pełną dokumentację.
W zależności od instrukcji kancelaryjnej danej instytucji, można skonfigurować wiele zbiorów składów
chronologicznych, na przykład:
8. Skład chronologiczny przesyłek, które zostały w pełni odwzorowane cyfrowo, z nadanym numerem
z SCP.
9. Skład chronologiczny przesyłek, które nie zostały w pełni odwzorowane, posiadających numer z
SCN.
10. Innych dokumentów wytworzonych w instytucji, będących częścią akt spraw elektronicznych, z
nadanym numerem z SCW.
11. Skład nośników danych pełny, z nadanym numerem z NDP.
12. Skład nośników danych niepełny, z nadanym numerem NDN.
13. Skład chronologiczny zwrotek.
P Podręcznik użytkownika EZD PUW
Strona 204 z 204
Spis spraw - narzędzie w systemie EZD służące do rejestrowania spraw w obrębie klasy z jednolitego
rzeczowego wykazu akt w danym roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej.
Sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające
rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości.
System EZD - należy przez to rozumieć system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania
dokumentacją, umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu
załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.
System tradycyjny - należy przez to rozumieć system wykonywania czynności kancelaryjnych,
dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci
nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu
dokumentacji w tej postaci.
Znak sprawy - zespół symboli, na który składają się co najmniej: oznaczenie komórki organizacyjnej,
symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw i
cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
Zwrotka – zwrotne potwierdzenie odbioru - dodatkowy formularz, który otrzymuje adresat listu
poleconego do pokwitowania, co stanowi dowód doręczenia w postaci podpisu odbiorcy.
Top Related