1 z 15
Zarządzenie Nr OPS. 0152. 82/2011
Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu
z dnia 30.12.2012
w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji organizacji i działania składnicy akt w Ośrodku Pomocy Społecznej w
Sandomierzu
Na podstawie art.6 ustawy z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j Dz. U. z
2011 Nr 123 poz. 698 z późn. zm. ), § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w
sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 164, poz. 1375) oraz
Regulaminu Organizacyjnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu, zarządzam co następuje:
§ 1
Wprowadza się do stosowania w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu:
1. „Instrukcje kancelaryjną” stanowiącą załącznik Nr 1 do Zarządzenia;
2. „Jednolity rzeczowy wykaz akt” stanowiący załącznik Nr 2 do zarządzenia;
3. „Instrukcję organizacji i działania składnicy akt” stanowiącą załącznik Nr 3 do
Zarządzenia.
§ 2
Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu
przed dniem wejścia w życie zarządzenia podlega ponownej kwalifikacji do kategorii
archiwalnych określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, o którym mowa w § 1
pkt 2, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość archiwalną tej dokumentacji
lub krótszy okres jej przechowywania
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Przepisy mają zastosowanie do
dokumentacji powstającej i napływającej do Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu od
dnia 01 stycznia 2012 r.
Halina Komeda
( data i podpis Dyrektora)
2 z 15
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia
Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu
Nr ......... z dnia ....................
INSTRUKCJA KANCELARYJNA OŚRODKA POMOCY SPOLECZNEJ W SANDOMIERZU
Rozdział I. POSTANOWIENIA WSTĘPNE.
§ 1
1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „instrukcją” określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją niezależnie od techniki jej wytworzenia.
2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w jednostce.
3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy z zastrzeżeniem ust. 4
4. Z dokumentami z klauzulą „ zastrzeżone” postępuje się wg instrukcji.
5. Czynności kancelaryjne w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu są wykonywane w systemie tradycyjnym.
§ 2
1. Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają: 1) Ośrodek, jednostka - Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu, 2) dyrektor - dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu 3) kierownik ośrodka wsparcia, kierownik placówki - kierownicy jednostek organizacyjnych OPS
tzn.: Świetlicy Socjoterapeutycznej, Środowiskowego Domu Samopomocy 4) komórka organizacyjna - dział lub inne stanowisko pracy (jedno lub wieloosobowe)
w jednostce organizacyjnej, w tym samodzielne, 5) pracownik merytoryczny - pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę i przechowujący
dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania, 6) sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy wykonywanie czynności związanych
z przyjmowaniem, rejestrowaniem, rozdzielaniem i wysyłaniem korespondencji, 7) przesyłka - pisma ( dokumenty) oraz pakiety ( paczki) otrzymywane i wysyłane za
pośrednictwem poczty, gońca itp. a także otrzymywane i nadawane telegramy, faksy itp., 8) czystopis- tekst dokumentu lub pisma w wersji ostatecznej, przygotowanej do podpisu,
3 z 15
9) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści bądź tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki),
10) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, lub przyjęcia do wiadomości,
11) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw, uzupełniony o liczbę porządkową ze spisu spraw i oznaczenie roku, w którym sprawa została wszczęta,
12) akta sprawy- całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, fotokopie itp.) zawierające dane, informacje, wnioski itp., które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,
13) jednolity rzeczowy wykaz akt - jednolita, rzeczowa klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentacji powstającej w jednostce.
§ 3
1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych wykonywanych przez pracowników Ośrodka należy :
1) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek
2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych
3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie
4) wysyłanie korespondencji i przesyłek
5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.
2. Przy oznakowaniu spraw używa się symboli określonych w regulaminie organizacyjnym Ośrodka
wprowadzonym w sposób określony w Statucie Ośrodka. 3. Przestrzeganie postanowień niniejszej instrukcji jest obowiązkiem wszystkich pracowników
Ośrodka. Rozdział II SYSTEM KANCELARYJNY, WYKAZ AKT, PODZIAŁ AKT NA KATEGORIE ARCHIWALNE.
§ 4
1. w Ośrodku obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
2. Dokumentacja powstająca w Ośrodku i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej "wykazem akt", przez oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nie tworzącej akt spraw. 3. Konstrukcja wykazu akt opiera się na: 1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe; 2) systemie klasyfikacji dziesiętnej; 3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt. 4. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu. 5. Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej "klasami głównymi". w ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum - dwie, maksimum - dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie, aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej
4 z 15
kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw. 6. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr: 1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od "0" do "9"; 2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od "00" do "99"; 3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od "000" do "999"; 4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od "0000" do "9999". 7. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie. 8. Akta jednorodne tematycznie z różnych działów Ośrodka posiadają to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniają je symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej. 9. W uzasadnionych przypadkach kierownik Ośrodka może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej. 10. Wolne klasy wykazu akt mogą być wykorzystane do dodania nowych klas, w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Kielcach. 11. Na opis klasy w wykazie akt składają się: 1) symbol klasyfikacyjny; 2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia; 3) w przypadku klas końcowych - kategoria archiwalna. 12. Jednolity rzeczowy wykaz akt jednostki określa załącznik Nr 2 do zarządzenia . § 5
1. Wytwarzana i gromadzona dokumentacja ze względu na wartość archiwalną dzieli się na dwie kategorie:
a) materiały archiwalne,
b) dokumentację niearchiwalną.
2. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem „A” zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. Dokumentacja tej kategorii nie jest wytwarzana w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu.
3. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „ B” i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w składnicy akt zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne.
4. Dokumentacja zaliczana do kategorii „ BE” przechowywana jest przez określoną liczbę lat, np. BE-5 przez okres 5 lat, po których podlega ekspertyzie, którą przeprowadza właściwe archiwum państwowe dla ewentualnego dokonania zmian kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji. Dokumentacja tej kategorii nie jest wytwarzana w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu.
5. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc" zalicza się dokumentację mającą krótkotrwale znaczenie praktyczne, wytwarzaną w komórkach organizacyjnych innych niż merytoryczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do składnicy akt, lecz w porozumieniu z pracownikiem składnicy akt, na zasadach określonych w instrukcji o organizacji składnicy akt.
§ 6
1. Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:
1) tworzącą akta spraw;
2) nietworzącą akt spraw.
5 z 15
2. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i
otrzymała znak sprawy.
§ 7
1. Dokumentacja nie tworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.
2. Dokumentację nie tworzącą akt spraw mogą stanowić w szczególności:
1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy;
2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;
3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;
4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;
5) listy obecności;
6) wnioski urlopowe;
7) dokumentacja magazynowa;
8) środki ewidencyjne składnicy akt;
9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;
10) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych.
Rozdział III ODBIÓR PRZESYŁEK, OTWIERANIE I SPRAWDZANIE WPŁYWÓW.
§ 8
1. Korespondencję przyjmuje pracownik sekretariatu rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym.
2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, pracownik sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. w przypadku stwierdzenia uszkodzenia sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego
3. Pracownik sekretariatu otwiera wszystkie przesyłki, z wyjątkiem :
a) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom;
b) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem;
6 z 15
4. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczone jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp., po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej składa się do kasy pancernej w pokoju kasowym.
5. Po otwarciu koperty sprawdza się :
a) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;
b) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki
Brak załączników lub otrzymanie samych załączników odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
6. Rejestrowanie przesyłek wpływających polega na umieszczeniu w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym :
1) liczby porządkowej;
2) daty wpływu przesyłki do Ośrodka;
3) tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki;
4) nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka,
8) liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki;
9) dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne
7. Przesyłki specjalnego rodzaju stanowią telegramy, telefonogramy, faksy, poczta elektroniczna, paczki, przesyłki wartościowe, przesyłki na nośnikach informatycznych. Przesyłki te pracownik wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju. Na telegramach, telefonogramach i dalekopisach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia a na telefonogramach także imię i nazwisko oraz stanowisko nadającego i przyjmującego.
8. Przesyłki pracownik sekretariatu rejestruje na podstawie:
1) danych zawartych w treści pisma – w przypadku, gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;
2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma – w przypadku, gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.
9. Po zarejestrowaniu przesyłki pracownik sekretariatu umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. Pieczęć wpływu określa datę wpływu, wchodzący nr z rejestru kancelaryjnego, liczbę załączników oraz podpis pracownika dokonującego rejestracji.
10. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.
§ 9
1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną.
Pracownik sekretariatu usuwa spam i wiadomości zawierające złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.
7 z 15
2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:
1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem;
2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:
a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot,
b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,
c) pozostałe.
3. Przesyłki o których mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy.
5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.
6. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), pracownik sekretariatu:
1) drukuje tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządza i drukuje notatkę o przyjętej przesyłce, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;
2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołącza do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym pracownik merytoryczny prowadzący sprawę przekazuje go do składu informatycznych nośników danych.
7. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze przesyłek wpływających.
8. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład „podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ....[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji”), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.
9. Każda komórka organizacyjna prowadzi odrębny skład informatycznych nośników danych.
10. Za organizację i prowadzenie składu informatycznych nośników danych odpowiada wyznaczony przez dyrektora pracownik.
8 z 15
11.Przekazanie oznaczonych informatycznych nośników danych z zapisaną przesyłką do składu następuje na podstawie protokołu przekazania, którego wzór stanowi załącznik nr 3.
12.Oznaczenie informatycznych nośników danych polega na umieszczeniu na każdym z nich co najmniej następujących informacji:
1) liczby porządkowej z dziennika korespondencji przychodzącej; 2) znaku sprawy, której dotyczy; 3) nazwy komórki organizacyjnej; 4) imienia i nazwiska osoby prowadzącej sprawę.
13.Protokół przekazania elektronicznego nośnika danych do składu umieszcza się w aktach sprawy: 1) w miejscu wyjętego elektronicznego nośnika danych, jeżeli w sprawie jest jeden
elektroniczny nośnik danych; 2) w miejscu pierwszego elektronicznego nośnika danych, jeżeli w sprawie jest kilka
elektronicznych nośników danych.
Rozdział IV DEKRETOWANIE I PRZEKAZYWANIE KORESPONDENCJI.
§ 10
1. Dyrektorowi jednostki przekazywana jest kompletna poczta niezwłocznie po jej zarejestrowaniu.
2. Dyrektor lub osoba go zastępująca dokonuje dekretacji przesyłek poprzez odręczne umieszczenie bezpośrednio na przesyłce informacji dotyczących:
- sposobu i terminu załatwienia sprawy
- osoby merytorycznie odpowiedzialnej za załatwienie sprawy
- aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu
wraz z podpisem osoby dekretującej oraz datą dekretacji.
3. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.
4. W przypadku błędnej dekretacji, jej zmiany dokonuje dekretujący.
5. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.
6. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.
7. Dekretując pisma oraz wydając odpowiednie dyspozycję używa się następujących skrótów"
- "p.m." - " proszę mówić", pracownik przed przystąpieniem do załatwienia sprawy powinien ją omówić z dekretującym,
- "a/.a." - " ad acta", sprawę należy odłożyć do akt. - „pilne”- dekretujący wskazuje sprawę jako pilną
9 z 15
8. Przeglądanie, rozdzielanie i doręczanie korespondencji pracownikom powinno być traktowane jako jedna z pilnych czynności.
§ 11
1. Korespondencję zwrócona przez Dyrektora, pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dekretacją.
2. Pracownik przyjmujący dokumentację kwituje w księdze korespondencyjnej otrzymanie pisma, korespondencji, dokumentacji własnoręcznym podpisem oraz datą otrzymania sprawy do załatwienia.
Rozdział V. REJESTROWANIE SPRAW I ZAKŁADANIE TECZEK AKT.
§ 12
1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:
1) dotyczy sprawy już wszczętej;
2) rozpoczyna nową sprawę.
2. W przypadku sprawy już wszczętej prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.
3. W przypadku, gdy dokumentacja rozpoczyna daną sprawę prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy.
4. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.
§ 13
1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
2. Znak sprawy zawiera następujące elementy:
1) oznaczenie komórki organizacyjnej, zgodnie z oznaczeniami określonymi w regulaminie organizacyjnym;
2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;
4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
3. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 2, i oddziela kropką w następujący sposób: ABC.123.77.2011, gdzie:
1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;
10 z 15
4) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
4. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być
przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie
od zmian organizacyjnych w podmiocie.
5. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. w takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:
1) oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;
4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;
5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
6. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2.2011, gdzie:
1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) 78 to liczba określająca siedemdziesiątą ósmą sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;
4) 2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą siedemdziesiąt osiem;
5) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
§ 14
1. Spis spraw prowadzony jest na specjalnym formularzu. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik Nr 1 do instrukcji.
2. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt.
3. Sprawę ( nie pismo ) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego w Ośrodku. Dalszych pism w sprawie nie rejestruje się tylko dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.
4. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki.
5. Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. w takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.
11 z 15
6. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe).
7. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.
8. Przechowywanie akt luzem w biurkach lub szafach jest niedopuszczalne.
§ 15
1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę, po włączeniu pisma do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.
2. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.
§ 16
1. Sprawę nie zakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw nie zakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: „przeniesiono do znaku sprawy........”, i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.
§ 17
1. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:
1) sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy;
2) umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy;
3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.
§ 18
1. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności:
1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach przesyłek wpływających i wychodzących;
2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych poza siedzibą podmiotu, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;
3) pisma przesłane za pomocą telefaksu;
4) wydruki treści dokumentów elektronicznych;
12 z 15
2. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem klauzulę „ za zgodność z oryginałem” oraz datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.
3.Przy pisemnym załatwieniu sprawy należy przestrzegać następujących zasad: a) każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem; b) w odpowiedziach podaje się datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy; c) adresy pisze się w pierwszym przypadku; d) każde pismo oznacza się własnym znakiem sprawy zgodnym z prowadzonym spisem spraw; e) pod treścią, po lewej stronie podaje się ilość załączników oraz adresatów – jeżeli treść pisma
ma być przesłana do wiadomości innym zainteresowanym; f) podpis wraz z określeniem stanowiska osoby podpisującej;
4. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać: a) parafkę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma) b) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej
dolnej części arkusza.
Rozdział VI. AKCEPTACJA CZYSTOPISU.
§ 19
1. Akceptacja w Ośrodku jest dwustopniowa.
2. Akceptacja dwustopniowa polega na akceptacji pisma przez bezpośredniego przełożonego pracownika załatwiającego sprawę i ostatecznego zaakceptowania pisma przez Dyrektora lub osobę upoważnioną.
3. Przekazanie projektów pism do akceptacji w Ośrodku Pomocy Społecznej następuje w formie papierowej. Na drugim egzemplarzu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu).
6. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący ostatecznie podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.
7. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:
1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma;
2) ustnie.
8. Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu :
- w postaci elektronicznej, celem jego podpisania podpisem elektronicznym.
- w postaci papierowego wydruku treści pisma celem jego zatwierdzenia i włączenia do akt sprawy.
9 Pisma na nośniku papierowym są wysyłane przez pracownika sekretariatu Ośrodka.
Rozdział VII. WYSYŁANIE KORESPONDENCJI.
§ 20
1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysłanego: przesyłką listowną, faksem, na nośniku informatycznym wysłanym przesyłka listowną oraz pocztą elektroniczną.
13 z 15
§ 21
1. Pracownik sekretariatu sprawdza czy pismo przeznaczone do wysłania w formie listownej jest podpisane, opatrzone znakiem sprawy, datą oraz czy dołączono do niego załączniki- w przypadku stwierdzenia braków zwraca pismo do uzupełnienia pracownikowi merytorycznemu.
2. Pracownik sekretariatu na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki wraz z datą jego wysłania. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy.
3. Pracownik sekretariatu:
1) wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych,
2) dołącza do pism wysyłanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru odpowiedni formularz i przypina go do koperty
4. Pracownik sekretariatu w przypadku korespondencji przeznaczonej do wysłania w formie listownej prowadzi pocztową książkę nadawczą zawierającą informacje:
a) liczbę porządkową;
b) datę przekazania wysyłki operatorowi pocztowemu;
c) nazwę podmiotu, do którego wysyłano przesyłkę;
d) sposób przekazania przesyłki (na przykład list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru).
Rozdział VIII. OPIS TECZKI AKTOWEJ. SPOSÓB GROMADZENIA I PRZECHOWYWANIA TECZEK AKTOWYCH.
§ 22
1. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana.
2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
1) pełnej nazwy podmiotu oraz pełnej nazwy Jednostki i komórki organizacyjnej – na środku u góry;
2) znaku teczki, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku wydzielenia grupy spraw dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia, po lewej stronie pod nazwą Jednostki
3) kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B – również okresu przechowywania dokumentacji – po prawej stronie pod nazwą komórki Jednostki ;
4) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce – na środku;
5) roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego – po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce – rokiem najpóźniejszego pisma w teczce – pod tytułem;
14 z 15
6) numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek – pod rocznymi datami skrajnymi.
Wzór opisu teczki zawiera załącznik Nr 2 do instrukcji.
3. W przypadku przechowywania akt w segregatorach należy umieścić na ich grzbietach oznaczenia wymienione w ust. 2
§ 23
1. Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się składnicy akt, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.
2. Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia ze składnicy akt.
3. Wewnątrz teczki aktowej akta spraw zakończonych powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw – chronologicznie.
4. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano, oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.
Rozdział IX. WYKORZYSTANIE INFORMATYKI DO CZYNNOŚCI KACELARYJNYCH. ZABEZPIECZENIA DANYCH
§ 24
1.Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w Ośrodku, pod warunkiem ochrony przechowywanych danych w zbiorach danych, zwłaszcza osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa. 2.Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu: 1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw 2) prowadzenia innych, nie określonych w pkt 1, rejestrów i ewidencji 3) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu 4) przesyłania przesyłek - pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na który zapisywane są bieżace dane. 3. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:
a) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników b) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.
4.Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: a) system haseł identyfikujących pracownika b) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie
posiadającym odpowiednich uprawnień
5. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą na zasadach określonych w Polityce Bezpieczeństwa Danych osobowych
15 z 15
w Ośrodku wprowadzonej odrębnym zarządzeniem na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych.
Rozdział X. POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU LIKWIDACJI LUB REORGANIZACJI OŚRODKA.
§ 25
1. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej lub przejęcia jej działalności przez inną komórkę, akta spraw zakończonych likwidowanej komórki przekazywane są do składnicy akt Ośrodka na podstawie spisów zdawczo – odbiorczych. 2. Dokumentację spraw nie zakończonych przekazuje się na podstawie spisów zdawczo – odbiorczych komórce organizacyjnej, która przejęła zadania komórki zreorganizowanej. Kopię spisu przekazuje się do składnicy akt . 3. W przypadku likwidacji Ośrodka dokumentacja jest przekazywana sukcesorowi a w przypadku jego braku organowi nadzorującemu. 4. O likwidacji lub reorganizacji prowadzącej do powstania nowej jednostki organizacyjnej należy zawiadomić Archiwum Państwowe w Kielcach, które określi procedury postępowania z dokumentacją likwidowanej jednostki organizacyjnej. Rozdział XI. USTALENIA KOŃCOWE.
§ 26
1.Inne czynności związane z obsługą kancelaryjną i obiegiem akt nie uregulowane niniejszą instrukcją określa Dyrektor Ośrodka.
2. Zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych regulują odrębne przepisy wewnętrzne. 3.Zasady przyjmowania, rejestrowania, obiegu oraz archiwizacji dokumentów związanych z realizacją programów Funduszy UE są zawarte w procedurach przyjętych zgodnie z tymi Programami.
§ 27
1.Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników czynności kancelaryjnych należy do obowiązków Dyrektora Ośrodka. 2. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania akt spraw wyznacza się w jednostce koordynatora czynności kancelaryjnych, która powierza się pracownikowi odpowiedzialnemu za prowadzenie składnicy akt. 3. W stosunku do komórek organizacyjnych Ośrodka usytuowanych poza siedzibą Ośrodka, korespondencja adresowana bezpośrednio do tych komórek jest przyjmowana i rejestrowana na zasadach określonych wyżej przez kierownika danej placówki lub osobę upoważnioną imiennie a następnie przekazywana do sekretariatu Ośrodka.
Załącznik Nr 1 . Wzór spisu spraw
rok (referent) (symbol kom. organizacyjnej) (oznaczenie teczki) (tytuł teczki wg wykazu akt)
Lp.
SPRAWA
(krótka treść)
OD KOGO WPŁYNĘŁA DATA
UWAGI
(sposób załatwienia)
znak pisma
z dnia
WS
ZC
ZĘ
CIA
SP
RA
WY
OS
TA
TE
CZ
.
ZA
ŁA
TW
.
17
Załącznik nr 2 – Opis teczki aktowej
Pełna nazwa podmiotu oraz pełna nazwa komórki organizacyjnej
Część znaku sprawy, tj oznaczenie komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt a w przypadku założenia podteczki dodatkowo numer sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw
Tytuł teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce
Rok założenia teczki aktowej uzupełniony po zakończeniu wszystkich spraw złożonych w danej teczce rokiem najpóźniejszego pisma w teczce
Numer tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek.
Kategoria archiwalna oraz okres przechowywania dokumnetacji
18
Załącznik Nr 3
……….....…………..............………
(nazwa komórki organizacyjnej)
PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA INFORMATYCZNYCH NOŚNIKÓW DANYCH
DO SKŁADU INFORMATYCZNYCH NOŚNIKÓW DANYCH
Znak sprawy:
Imię i nazwisko osoby prowadzącej sprawę:
Informacje dot. informatycznych nośników danych:
Lp. Zawartość informatycznego nośnika danych
Data przekazania:
PRZEKAZUJĄCY ODBIERAJĄCY
…………………….. ………………….........
(imię i nazwisko) (imię i nazwisko)
INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT
OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W SANDOMIERZU
SPIS TREŚCI
Rozdział 1. CEL INSTRUKCJI
19
Rozdział 2. POSTANOWIENIA WSTĘPNE
Rozdział 3. PRZYJMOWANIE I PRZECHOWYWANIE AKT Rozdział 4.UDOSTĘPNIANIE AKT Rozdział 5. BRAKOWANIE AKT Rozdział 6.PERSONEL SKŁADNICY AKT Rozdział 7.LOKAL SKŁADNICY AKT Rozdział 8.NADZÓR NAD SKŁADNICĄ AKT Rozdział 9.POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU UTRATY AKT Rozdział 10. ROZWIĄZYWANIE STOSUNKU PRACY Z PRACOWNIKIEM PROWADZĄCYM SKŁADNICĘ AKT ZAŁĄCZNIKI DO INSTRUKCJI
Rozdział 1
CEL INSTRUKCJI
§ 1.
Instrukcja określa organizację i zakres działania składnicy akt oraz zasady i tryb postępowania z dokumentacją
spraw ostatecznie załatwionych, powstającymi w związku
z działalnością Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu.
§ 2.
20
1. Przedmiotem regulacji zawartych w instrukcji jest:
a) tryb postępowania z dokumentacją spraw zakończonych, przekazywanych
z komórek organizacyjnych do składnicy akt,
b) zasady przechowywania, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji
w składnicy akt,
c) zasady i tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej (tj. przygotowania do przekazania
na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji, której okres przechowywania minął).
Rozdział 2
POSTANOWIENIA WSTĘPNE
§ 3.
Instrukcja ustala zasady i sposób postępowania z dokumentacją zakończonych spraw jawnych.
Tryb postępowania z dokumentacją niejawną regulują odrębne przepisy.
W Ośrodku Pomocy Społecznej funkcjonuje jedna składnica akt.
§ 4.
Użyte w instrukcji określenia oznaczają:
a) akta sprawy – całą dokumentację ( pisma, dokumenty, notatki, plany, itp.) zawierającą dane, informacje, które
były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,
b) archiwum państwowe – Archiwum Państwowe w Kielcach ,
c) składnica akt – komórka organizacyjna powołana do gromadzenia,
przechowywania, zabezpieczenia, ewidencjonowania, i udostępniania dokumentacji spraw ostatecznie
zakończonych, a także brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii B)
po upływie okresu ich przechowania,
d) materiały archiwalne – wszelkiego rodzaju dokumentacja będąca źródłem informacji
o wartości historycznej,
e) dokumentacja niearchiwalna – wszelką dokumentację o czasowym okresie przechowywania, nie stanowiącą
materiałów archiwalnych, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu,
f) jednostka aktowa - tekturowa teczka wiązana lub segregator służący do przechowywania akt spraw jednorodnych
lub pokrewnych tematycznie (objętych tą samą grupą spraw ustalonych
w jednolitym rzeczowym wykazie akt),
g) jednostka organizacyjna – Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu,
h) kategoria archiwalna – oznaczenie wartości archiwalnej dokumentacji- historycznej
lub czasowej przy pomocy symboli „A”, „B”, „Bc”, „BE”,
i) komórka organizacyjna - dział, sekcja, samodzielne stanowisko pracy wyodrębnione
w strukturze jednostki organizacyjnej,
j) kwalifikacja archiwalna – zaliczenie dokumentacji do odpowiednich kategorii
archiwalnych,
k) teczka aktowa ( spraw) – teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp. służące
do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą
grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę inwentarzową,
§ 5.
21
Dokumentacja powstała w toku działalności jednostki organizacyjnej stanowi w całości dokumentację
niearchiwalną, posiadającą jedynie czasowe znaczenie praktyczne,
która jest przechowywana przez okres ustalony w jednolitym rzeczowym wykazie akt,
a po utracie znaczenia praktycznego jest przekazywana na makulaturę.
§ 6. Dokumentacja, zgromadzona w składnicy akt, poddawana jest – w ramach profilaktyki – okresowemu przeglądowi
w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe.
§ 7.
Do podstawowych zadań składnicy akt należy:
a) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie sprawowania odpowiedniej pieczy
nad dokumentacją oraz właściwego i terminowego przygotowania dokumentacji do przekazania do składnicy akt,
b) przejmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych,
c) przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
d) udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym,
e) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej
w składnicy akt, udział w komisyjnym jej brakowaniu,
f) przekazywanie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej – po uprzednim uzyskaniu zgody Archiwum
Państwowego w Kielcach – do zniszczenia,
Rozdział 3
PRZEJMOWANIE I PRZECHOWYWANIE AKT
§ 8.
1. Komórki organizacyjne OPS w Sandomierzu przekazują do składnicy akt, akta w stanie uporządkowanym,
kompletnymi rocznikami. Dokumentacja przekazywana do składnicy akt musi być zakwalifikowana do właściwych
kategorii archiwalnych.
2. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do składnicy akt według ustalonego terminarza. Terminarz
sporządzany jest na początku roku kalendarzowego w którym
ma odbywać się przekazywanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do składnicy akt. Określa się w nim
terminy przekazania dokumentacji, akt spraw ostatecznie załatwionych
po upływie 2 lat ich przechowywania w danej komórce organizacyjnej. Termin archiwizacji ustalony w
harmonogramie winien być realny do realizacji, zróżnicowany w stosunku do ilości zbiorów wytworzonych w danej
komórce.
3. Dyrektor na wniosek kierownika komórki organizacyjnej może wyrazić zgodę
na przekazywanie dokumentacji papierowej w innym niż określony w harmonogramie terminie.
4. Dokumentacja spraw zakończonych niezbędna do bieżącej pracy może pozostawać w komórce organizacyjnej
wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia ze składnicy akt.
5. Przyjęcie dokumentacji przez składnicę akt oznacza uznanie tej dokumentacji
za dokumentację składnicy akt.
§ 9.
Uporządkowanie dokumentacji polega na:
1) w odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej o okresie przechowywania dłuższym
niż 10 lat:
a) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru
1 na górze teczki, a w obrębie spraw chronologicznie,
b) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism,
c) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,
d) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych,
e) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych
(w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nie przekraczającej 5 cm,
22
a tych w razie potrzeby w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm należy teczkę podzielić na tomy,
chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,
f) opisaniu teczek aktowych zgodnie za załącznikiem NR 1 do niniejszej instrukcji
g) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.
2) W odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej
a) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw
b)umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych o grubości nie przekraczającej
5 cm, a tych w razie potrzeby w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm należy teczkę podzielić na
tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,
c) opisaniu teczek aktowych zgodnie za załącznikiem NR 1 do niniejszej instrukcji
d) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt
e) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism
f) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych
§ 10.
1. Przekazywanie dokumentacji następuje na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt,
sporządzonego w trzech egzemplarzach. Akta należy ujmować w spisie według
kolejności haseł klasyfikacyjnych zawartych w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
Wzór spisu zdawczo odbiorczego stanowi załącznik NR 2 do niniejszej instrukcji.
2. Jeden egzemplarz spisu otrzymuje komórka przekazująca akta jako pokwitowanie przyjęcia akt przez składnicę
akt.
§ 11.
1 Koperty lub teczki z aktami osobowymi powinny zostać przed przekazaniem do składnicy opisane przez
naniesienie na wierzchnią stronę okładki ( koperty):
a) nazwy jednostki i komórki organizacyjnej – na środku strony
b) znaku akt – w lewym rogu poniżej nazwy jednostki
c) kategorii archiwalnej – w prawym górnym rogu poniżej nazwy jednostki
d) tytułu akt- na środku okładki
e) nazwiska i imienia pracownika – na środku, poniżej tytułu
f) imienia ojca, daty urodzenia, wykształcenia, zawodu i ostatniego stanowiska – na środku, poniżej nazwiska i
imienia
g) dat skrajnych zatrudnienia – poniżej na środku
h) numeru, pod którym teczka/ koperta z aktami osobowymi figuruje w ewidencji archiwalnej – w lewym dolnym
rogu
2. Przekazywanie akt osobowych pracowników zwolnionych do składnicy akt odbywa się
na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych (załącznik Nr 8) sporządzonego
w trzech egzemplarzach. Spisy sporządza się odrębnie dla każdego roku zwolnienia pracowników. Akta osobowe w
spisie ujmowane są w kolejności alfabetycznej nazwisk pracowników.
Wzór spisu zdawczo -odbiorczego akt osobowych stanowi załącznik Nr 8 do instrukcji.
§ 12.
1 Dokumentacja techniczna, czyli plany, projekty, rysunki techniczne, kosztorysy, harmonogramy robót, opisy
technologiczne i techniczne zarówno obiektów architektonicznych, jak i urządzeń mechanicznych, przekazywana
jest do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej (załącznik NR 9)
sporządzonego w trzech egzemplarzach. Układ dokumentacji w spisie powinien uwzględniać podział na obiekty (
urządzenia, procesy) a w ich obrębie na stadia i branże.
2. W przypadku pojawienia się innych rodzajów dokumentacji (fotografie, filmy, mapy itp. należy opracować
instrukcje postępowania z tego typu dokumentacją i uzgodnić ją z Archiwum Państwowym w Kielcach.
23
§ 13.
Osoba odpowiedzialna za prowadzenie składnicy akt może odmówić przejęcia akt
w przypadkach:
a) ujawnienia błędów lub niedoskonałości w spisie zdawczo-odbiorczym;
b) stwierdzenia, że przekazywane akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami.
§ 14.
O przyczynach odmowy przyjęcia akt osoba prowadząca składnicę akt zawiadamia bezpośredniego przełożonego.
§ 15.
Ewidencję składnicy akt stanowią:
a) spisy zdawczo-odbiorcze akt, z których jeden egzemplarz układa się wg kolejności wpływu,
a drugi wpina do teczek prowadzonych dla poszczególnych komórek organizacyjnych.
Trzeci egzemplarz pozostawia się w komórce organizacyjnej (wzór - załącznik nr 2 i nr 8 –
dla akt osobowych)
b) wykaz spisów zdawczo – odbiorczych, w którym rejestruje się poszczególne spisy zdawczo – odbiorcze w
kolejności ich wpływu i nadania kolejnego numeru (wzór - załącznik nr 3)
c) karty udostępnienia akt na miejscu, wypożyczenia poza lokal składnicy akt, wykonania kserokopii (wzór -
załącznik nr 4)
d) protokóły oceny dokumentacji niearchiwalnej (wzór - załącznik nr 5)
e) spisy dokumentacji niearchiwalnej przekazywanej na makulaturę lub zniszczenie (wzór - załącznik nr 6)
§ 16.
Składnica akt oznacza przejęte akta swoją sygnaturą składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego łamanego
przez numer pozycji w danym spisie. Sygnaturę oznacza się
na teczkach w lewym dolnym rogu.
§ 17.
Upływ roku kalendarzowego nie powoduje zmiany numeracji w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych.
§ 18.
Dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje się informację o aktualnym miejscu
przechowywania przejętej dokumentacji do składnicy akt.
§ 19.
1. W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, której akta zostały już przekazane do składnicy akt,
pracownik odpowiedzialny za prowadzenie składnicy akt, na wniosek kierownika wycofuje je z ewidencji
składnicy akt i przekazuje do komórki organizacyjnej.
2.Wycofanie akt sprawy z ewidencji składnicy akt polega na:
przekreśleniu ciągłą linią pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, pod którą akta figurują i odnotowaniu w
rubryce 8 spisu daty i numeru protokołu wycofania akt,
sporządzeniu protokołu z wycofania akt z ewidencji składnicy akt (załącznik nr 10) .
3. W trakcie przekazywania wycofywanych akt ze składnicy akt do komórki organizacyjnej protokół podpisują
archiwista i kierownik komórki organizacyjnej.
Rozdział 4
UDOSTĘPNIANIE AKT
§ 20.
Składnica akt udostępnia akta kat. B dla celów służbowych, dla celów naukowo-badawczych, na żądanie organów
kontrolnych, organów ścigania i wymiaru sprawiedliwości
oraz innych, wobec których występuje obowiązek dostarczenia akt na żądanie, obywatelom
i jednostkom organizacyjnym.
§ 21.
24
Poszukiwania dokumentacji w składnicy akt przeprowadza wyłącznie osoba odpowiedzialna za prowadzenie
składnicy.
§ 22.
Wypożyczenie pojedynczych pism z teczek jest niedozwolone. Dokumentacja może
być udostępniona poprzez wykonanie kserokopii wskazanych dokumentów.
§ 23.
1. Udostępnianie akt dla celów służbowych odbywa się na podstawie karty udostępniania akt, wypełnionej przez
kierownika komórki organizacyjnej lub pracownika samodzielnego stanowiska pracy. Karty udostępniania akt
należy numerować kolejno w obrębie każdego roku kalendarzowego, i przechowywać przez okres pięciu lat od
chwili zwrotu wypożyczonych akt.
2.Korzystanie z dokumentacji na miejscu w składnicy akt odbywa się pod nadzorem osoby odpowiedzialnej za
składnicę akt. W miejsce wyjętych akt wkłada się zakładkę, na której należy wpisać datę udostępniania akt.
§ 24.
Korzystający z zasobu składnicy akt ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych akt i ich zwrot w
wyznaczonym terminie.
§ 25.
Odbiór udostępnionych akt potwierdza pracownik odpowiedzialny za składnicę akt
na karcie udostępniania w obecności osoby zwracającej akta. W uzasadnionych przypadkach
za zgodą Dyrektora jednostki organizacyjnej akta mogą być wypożyczone poza lokal składnicy akt.
§ 26.
Pracownik składnicy akt sprawdza stan udostępnianej dokumentacji
przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie.
§ 27.
W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwróconych akt prowadzący składnicę akt sporządza protokół, który
podpisuje wypożyczający i jego bezpośredni zwierzchnik. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których
jeden załącza się w miejsce zgubionych akt,
a drugi przechowuje w specjalnej teczce. Trzeci egzemplarz przekazuje się Dyrektorowi jednostki organizacyjnej w
celu wszczęcia postępowania wyjaśniającego. Wzór protokołu
o braku/uszkodzeniu udostępnionych akt stanowi załącznik Nr 7 do niniejszej instrukcji.
§ 28.
Udostępnianie dokumentacji w innych celach niż służbowe wymaga zgody Dyrektora jednostki organizacyjnej lub
osoby przez niego upoważnionej.
Rozdział 5
BRAKOWANIE AKT
§ 29.
Raz w roku pracownik składnicy akt dokonuje przeglądu spisów zdawczo-odbiorczych akt
pod względem przekazania na makulaturę akt, których termin przechowywania
już minął i utraciły znaczenie praktyczne dla jednostki organizacyjnej.
§ 30.
Wydzielanie. akt odbywa się komisyjnie. W skład komisji wchodzą kierownicy komórek organizacyjnych, której
akta są brakowane, przedstawiciele w/w komórek i pracownik składnicy akt. Z czynności brakowania akt sporządza
się protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej.
Protokół i spis dokumentacji niearchiwalnej, w dwóch egzemplarzach, sporządza i podpisuje komisja dokonująca
oceny i wydzielenia dokumentacji.
§ 31.
1. Wnioski o wyrażenie zgody jednorazowej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, kierownik jednostki
organizacyjnej składa Dyrektorowi Archiwum Państwowego w Kielcach.
25
2. Do wniosku o zgodę na brakowanie dołącza się:
a) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej
b) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie
3. Do czasu otrzymania zgody na zniszczenie, dokumentację przeznaczoną do brakowania należy wydzieloną
przechowywać w kolejności zewidencjonowania jej w spisie.
§ 32.
W przypadku trudności w ocenie wartości brakowanej dokumentacji niearchiwalnej Jednostka organizacyjna może
zwrócić się do archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej dokumentacji.
§ 33.
Po uzyskaniu zgody, pracownik składnicy akt nadzoruje przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia i
na podstawie spisu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej umieszcza adnotację o jej zniszczeniu w rubryce nr
8 spisu zdawczo-odbiorczego akt.
§ 34.
Dokumenty brakowania, wraz ze stosownymi zgodami archiwum państwowego
oraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę
bądź protokołami jej zniszczenia przechowuje się w składnicy akt.
Rozdział 6
PERSONEL SKŁADNICY AKT
§ 35.
Za całokształt działania składnicy akt odpowiedzialny jest pracownik wyznaczony
do jej prowadzenia. Pracownik ten powinien znać strukturę organizacyjną własnej jednostki,
instrukcję kancelaryjną oraz jednolity rzeczowy wykaz akt.
§ 36.
Pracownik składnicy akt odpowiedzialny jest za zachowanie tajemnicy państwowej
i służbowej.
§ 37.
1. Pracownik składnicy akt sporządza sprawozdanie roczne z działalności składnicy i stanu dokumentacji w terminie
do końca marca roku następnego po roku sprawozdawczym.
2. W sprawozdaniu zamieszcza się co najmniej następujące informacje:
1) imię, nazwisko, stanowisko służbowe pracownika składnicy;
2) opis lokalu składnicy;
3) ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych,
4) ilość dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz liczbę osób korzystających;
5) ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej.
Rozdział 7
LOKAL SKŁADNICY AKT
§ 38.
26
Ośrodek Pomocy Społecznej posiada jedną składnicę akt, którego usytuowanie w strukturze organizacyjnej określa
regulamin organizacyjny.
§ 39.
Lokal składnicy akt stanowi pomieszczenie służące do przechowywania przekazywanych przez komórki
organizacyjne akt.
§ 40 .
Składnica akt winna być zlokalizowana możliwie na niskich kondygnacjach i należycie zabezpieczona przed
włamaniem i pożarem. Jeżeli warunki lokalowe wymuszają lokalizację składnicy na wyższych kondygnacjach to
musi być zabezpieczona odpowiednia wytrzymałość stropów, uwzględniająca nacisk obciążonych regałów na 1 metr
kwadratowy powierzchni,
§ 41.
Pomieszczenie składnicy akt powinno być:
a) suche, z możliwością przewietrzenia, ogrzewane, widne (oświetlenie elektryczne - jarzeniowe)
b) zabezpieczone przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych (żaluzje lub rolety
w oknach )
c) przestronne z rezerwą wolnego miejsca na coroczne dopływy akt z komórek organizacyjnych
d) wyposażone w sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności powietrza. Temperatura powinna mieścić się w
granicach 14 – 18 stopni C, wilgotność 35 – 50 %.
e) zabezpieczone przed pożarem i wyposażone w sprzęt przeciwpożarowy (koce gaśnicze, gaśnica, worki
ewakuacyjne), w ilości ustalonej z jednostką straży pożarnej,
f) zabezpieczone przed włamaniem oraz dostępem osób postronnych ( posiadać mocne drzwi zaopatrzone co
najmniej w 2 zamki, okratowane okna na niższych kondygnacjach),
§ 42.
Składnica akt wyposażona jest w regały metalowe z metalowymi półkami dostosowane
do wymiarów dokumentacji. Regały ustawia się rzędami, umożliwiając łatwy dostęp do akt.
Regały należy ponumerować cyframi rzymskimi natomiast półki cyframi arabskimi.
Regały powinny być ustawione wzdłuż ścian prostopadle do otworów okiennych oraz środkiem parami zwrócone
szczytami do ściany okiennej. Odstępy między regałami powinny wynosić,
co najmniej 80 cm. Pierwszą od dołu półkę regału umieszcza się, co najmniej 12 cm.
nad podłogą. Odległość między ustawioną na ostatniej górnej półce dokumentacją a sufitem powinna wynosić, co
najmniej 15 cm. Wymaga tego konieczność przepływu powietrza.
§ 43.
W pomieszczeniach magazynowych:
1) nie mogą się znajdować przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane
z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji;
2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen i toluen;
3) nie mogą się znajdować rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba
że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji;
4) jako źródeł światła sztucznego należy używać świetlówek,
5) należy regularnie sprzątać, tak by chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz
zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.
§ 44.
Instalacja elektryczna w lokalu składnicy akt powinna mieścić się w odpowiednio zabezpieczonych przewodach i
posiadać właściwą osłonę punktów oświetleniowych umieszczonych między regałami. Bezpieczniki elektryczne
powinny znajdować się na zewnątrz pomieszczenia.
§ 45.
Przechowywanie w składnicy akt materiałów łatwopalnych jest zabronione.
§ 46.
27
Magazyn dokumentacji powinien być systematycznie wietrzony.
§ 47.
Pomieszczenie biurowe składnicy powinno spełniać warunki umożliwiające pracownikowi składnicy akt
wykonywanie obowiązków oraz zapewniać możliwość korzystania z dokumentacji osobom upoważnionym.
§ 48.
Po zakończeniu pracy pomieszczenia powinny być zamykane.
§ 49.
W przypadku stwierdzenia cech naruszenia, archiwista niezwłocznie powiadamia o tym bezpośredniego
przełożonego, który zobowiązany jest wszcząć postępowanie wyjaśniające.
§ 50.
Lokal składnicy akt powinien być całkowicie zabezpieczony przed czynnikami szkodliwie wpływającymi na stan
przechowywanej dokumentacji jak i na stan zdrowia pracowników składnicy.
§ 51.
Prawo wstępu do magazynów posiada Dyrektor jednostki organizacyjnej, pracownik składnicy akt, jego bezpośredni
przełożony oraz przedstawiciele organów uprawnionych
do kontroli, po okazaniu stosownego upoważnienia.
Rozdział 8
NADZÓR NAD SKŁADNICĄ AKT
§ 52.
1. Prawo do kontroli składnicy akt mają osoby legitymujące się upoważnieniem
do przeprowadzania kontroli, Dyrektor Ośrodka oraz osoby upoważnione przez Dyrektora.
2. Kontrole wewnętrzne mają na celu skonfrontowanie stanu zawartości składnicy akt
z prowadzoną ewidencją i prawidłowości pracy osoby odpowiedzialnej za składnicę akt. Jeżeli
z przeprowadzonej kontroli sporządzono protokół podpisuje go przeprowadzający kontrolę, pracownik
odpowiedzialny za składnicę akt i Dyrektora Ośrodka.
Rozdział 9
POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU UTRATY AKT
§ 53.
W przypadku włamania do składnicy akt lub utraty akt Dyrektor Ośrodka powinien powiadomić odpowiednie
organy ścigania.
§ 54.
1. Na polecenie Dyrektora jednostki organizacyjnej lub na wniosek dyrektora właściwego archiwum państwowego,
przeprowadza się kontrolę dokumentacji.
2. Kontrolę przeprowadza komisja składająca się z co najmniej dwóch członków.
3. Kontrolę dokumentacji polega na:
1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji
w składnicy akt;
2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych a stanem faktycznym
dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.
Z przeprowadzonej kontroli komisja sporządza protokół, który powinien zawierać co najmniej:
1) spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie;
28
2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była przechowywana
w składnicy akt;
3) podpisy członków komisji
Rozdział 10
ROZWIĄZANIE STOSUNKU PRACY Z PRACOWNIKIEM PROWADZĄCYM SKŁADNICĘ AKT.
§ 55.
1. Z chwilą rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem prowadzącym składnicę akt przekazanie dokumentacji
następcy powinno nastąpić protokolarnie.
2. Protokół zdawczo- odbiorczy sporządza się w jednym egzemplarzu, który podpisuje strona przekazująca i
przejmująca. Protokół ten przechowuje się w aktach tego składnicy akt.
ZAŁĄCZNIKI:
1. Opis teczki aktowej
2. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego
3. Wzór wykazu spisów zdawczo-odbiorczych
4.Wzór karty udostępnienia akt na miejscu, wypożyczenia akt poza lokal składnicy akt/wykonania kserokopii
5. Wzór protokółu oceny dokumentacji niearchiwalnej
6. Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia
7. Wzór protokołu o braku- uszkodzeniu udostępnionych akt
8. Wzór spisu zdawczo – odbiorczego akt osobowych.
9. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej
10. Wzór protokołu wycofania akt
Załącznik NR 1 – Opis teczki aktowej
Pełna nazwa podmiotu oraz pełna nazwa komórki organizacyjnej
Część znaku sprawy, tj oznaczenie komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt a w przypadku założenia podteczki dodatkowo numer sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw
Tytuł teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce
Rok założenia teczki aktowej uzupełniony po zakończeniu wszystkich spraw złożonych w danej teczce rokiem najpóźniejszego pisma w teczce
Numer tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego y wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek.
Załącznik NR 2 ………………………….. Nazwa jednostki i komórki organizacyjnej
Spis zdawczo-odbiorczy akt nr …………
Kategoria archiwalna oraz okres przechowywania dokumentacji
LP Znak teczki Tytuł teczki Daty skrajne
od do
Kategoria
archiwalna akt
Liczba
teczek
Miejsce
przechowywania
akt w składnicy akt
Data
zniszczenia
1 2 3 4 5 6 7 8
………………………
Data przekazania
………………………………. …… ……………………………… ………………………
przekazujący akta kierownik komórki organizacyjnej przejmujący akta przekazującej akta
Załącznik NR 3
Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
Nr spisu Data przyjęcia
akt
Nazwa komórki
przekazującej akta
Liczba Uwagi
Poz. Spisu Teczek
Załącznik Nr 4
Karta udostępnienia akt na miejscu, wypożyczenia akt poza lokal archiwum,
wykonania kserokopii Zwracam się z prośbą o :
- udostępnienie akt na miejscu w składnicy akt*
- wypożyczenie akt ze składnicy akt na zewnątrz *
- wykonanie kserokopii z materiałów składnicy akt*
z lat …………………. o znakach …………………………. i upoważniam do ich wykorzystania, odbioru Pana/Panią
………………………………………………………………………………… (imię i nazwisko pracownika)
………………………………………. (podpis kierownika komórki organizacyjnej)
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ -
Zezwalam na udostępnienie akt na miejscu w składnicy akt, wypożyczenie akt
ze składnicy akt na zewnątrz, wykonanie kserokopii z materiałów składnicy akt wymienionych wyżej akt
Sandomierz, 20………………................... (podpis Dyrektora )
(wypełnia pracownik składnicy akt)
POTWIERDZAM ODBIÓR WYMIENIONYCH WYŻEJ AKT
Akt ………………, tomów …………….
Sandomierz,20………………………………… (podpis pracownika upoważnionego do korzystającego z akt)
Adnotacja o zwrocie akt:
AKTA ZWRÓCONO
………………… dnia 20………. ……………………………………
(podpis oddającego) (podpis odbierającego)
Załącznik NR 5 ……………………… (nazwa i adres jednostki organizacyjnej)
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej
Komisja w składzie : (imiona, nazwiska i stanowiska służbowe członków komisji)
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub
zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ................... mb. i stwierdziła,
że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną dla celów praktycznych
jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone
w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.
.................................................................................................................................... ( podać konkretny wykaz akt będący podstawą wydzielenia dokumentacji do brakowania.
Przewodniczący Komisji (podpis)……….…………….. Członkowie komisji (podpisy) ………………………………….
…………………………………..
…………………………………..
zał.
........... kart spisu
........... pozycji spisu Załącznik Nr 6 ……………………… (nazwa i adres jednostki organizacyjnej)
Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę
lub zniszczenie
Lp Nr i lp spisu
zdawczo-
odbiorczego
Symbol z
wykazu akt
Tytuł teczki Daty skrajne Liczba
tomów
Uwagi
1 2 3 4 5 6 7
Data ................
Podpisy członków Komisji ..........
Załącznik NR 7
PROTOKÓŁ O BRAKU-USZKODZENIU-UDOSTĘPNIONYCH AKT
Sporządzony dnia ……………………………. w sprawie:
1) zaginięcia
2) uszkodzenia
3) stwierdzonych braków wypożyczonych akt ze składnicy akt.
Akta o sygnaturze NR ………………………….. wypożyczone przez ................................
……………………………………………………………………………………………………… (imię i nazwisko, stanowisko służbowe pracownika)
1) zaginęły
2) uległy uszkodzeniu ………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………3) mają niżej
wskazane braki, stwierdzone przy odbiorze tych akt
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Wyjaśnienie przyczyn zaginięcia akt:
……………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………
……………………… …………………………… (pracownik składnicy akt) (wypożyczający akta)
……………………… ………………………….. (kierownik komórki organizacyjnej) (Dyrektor)
Załącznik NR 8
........................................................
(Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej) Spis zdawczo-odbiorczy akt
nr ............
Lp. Znak
teczki
Tytuł teczki Daty
skrajne od
- do
Kat.
arch.
Liczba
teczek
Miejsce
przecho-wywania
akt w
składnicy
Data
zniszczenia lub
przekazania Nazwisko Imię Data
urodz.
imię ojca wyksz-
tałcenie
zawód ostatnie
stano-
wisko
data
począt.
zatrud-
nienia
data
końcowa
zatrud-
nienia
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Podpis przekazującego............................................ podpis przejmującego
.......................................
Załącznik NR 9
........................................................
(Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej) Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji technicznej nr ……….
Lp. Sygn. dokumentacji
technicznej
Nazwa obiektu,
lokalizacja i tytuły
jego projektów
Branża Stadium Ilość Nazwisko
projektanta
Data
zakończenia
opracowania
projektu
Uwagi
Teczek Matryc
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Podpis przekazującego .............................................
Podpis przejmującego .......................................
Strona 37 z 57
Załącznik Nr 10
Wzór protokołu wycofania akt
Wzór protokółu wycofania akt - Załącznik nr ...
..................................................... (nazwa jednostki organizacyjnej)
P R O T O K Ó Ł
wycofania akt z ewidencji składnicy akt
w związku z ponownym wszczęciem sprawy w komórce organizacyjnej
sporządzony dnia ...................................... 20 ....... r.
W związku z ponownym wszczęciem sprawy w komórce organizacyjnej ............................
(nazwa komórki)
................................................................................ wycofuje się z ewidencji składnicy akt
następujące teczki spraw zakończonych (podać znak sprawy, tytuł sprawy, sygnaturę archiwalną):
.............................................................................................................................................................. .........................................................
....................................................................................................................................................................................................... ................
.......................................................................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................
Archiwista zakładowy Odbierający akta
........................................................ ......................................................
/ podpis / / podpis /
Bezpośredni zwierzchnik
odbierającego akta
.................................................................
/ podpis /
Załącznik Nr 2
do Zarządzenia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu
z dnia 30 grudnia 2011 r. Nr OPS.0152.82.2011
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W SANDOMIERZU
Wykaz klas I i II stopnia podziału
0 Zarządzanie 00 Gremia kolegialne
01 Organizacja Ośrodka
02 Akty normatywne i obsługa prawna
03 Strategie, programy, prognozy, planowanie,
sprawozdawczość i analizy dotyczące działalności
04 Informatyzacja
05 Skargi, wnioski , petycje oraz postulaty i inicjatywy
obywateli
Strona 38 z 57
06 Popularyzacja. Informacje
07 Współpraca z innymi instytucjami w kraju i za
granicą
08 Kontrola, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań
1 Kadry i zatrudnianie 10 Zasady pracy i płacy
11 Zatrudnianie
12 Ewidencja osobowa
13 Bezpieczeństwo i higiena pracy
14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe
pracowników Ośrodka
15 Dyscyplina pracy
16 Sprawy socjalno-bytowe pracowników
17 Ubezpieczenia osobowe pracowników
2 Środki rzeczowe i sprawy administrowania 20 Podstawowe zasady gospodarowania
środkami rzeczowymi
21 Inwestycje i remonty kapitalne
22 Administracja nieruchomościami
23 Gospodarka materiałowa
24 Źródła zaopatrzenia
25 Transport, łączność, infrastruktura
informatyczna i telekomunikacyjna
26 Ochrona obiektów, mienia.
27 Zamówienia publiczne
3 Finanse podmiotu oraz ich obsługa finansowo
księgowa 30 Podstawowe zasady ekonomiczno-
finansowe
31 Finansowanie
32 Księgowość budżetowa
33 Rozliczenia płac
34 Księgowość materiałowo-towarowa
35 Fundusze, dochody własne
36 Inwentaryzacja
37 Dyscyplina finansowa
4 Monitorowanie i realizowanie zadań pomocy
społecznej. 40 Przepisy, zasady i wyjaśnienia dotyczące zadań
pomocy społecznej
41 Analizowanie sytuacji w zakresie pomocy społecznej
42 Programy w zakresie pomocy społecznej
43 Realizacja zadań pomocy społecznej
5 Obsługa świadczeń 50 Obsługa świadczeń pomocy społecznej
51 Obsługa dodatków mieszkaniowych
52 Realizacja świadczeń rodzinnych
53 Realizacja świadczeń w formie funduszu
alimentacyjnego
54 Realizacja świadczeń w formie opieki zdrowotnej
finansowanej ze środków publicznych
55 Realizacja świadczeń w formie funduszu
kombatanckiego
56 Obsługa osób korzystających ze świadczeń i
dodatków
57 Sprawy osób niepełnosprawnych
58 Wspieranie rodziny i organizacja pieczy zastępczej
6 Zwalczanie i zapobieganie patologiom społecznym 60 Przepisy i wyjaśnienia dot. profilaktyki alkoholowej
oraz przeciwdziałania zjawisku przemocy i
narkomanii
61 Gminne programy profilaktyki i rozwiązywania
problemów alkoholowych i narkomanii,
przeciwdziałania przemocy w rodzinie oraz ochrony
ofiar przemocy w rodzinie
62 Posiedzenia Zespołu Interdyscyplinarnego ds.
przeciwdziałania przemocy w rodzinie
63 Opinie Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania
Problemów Alkoholowych i Narkomanii
64 Zapobieganie alkoholizmowi, narkomanii i zjawisku
przemocy w rodzinie
65 Zwalczanie alkoholizmu, narkomanii
zjawiska przemocy w rodzinie
66 Prowadzenie świetlic środowiskowych
67 Prowadzenie Punktu Interwencji Kryzysowej
Strona 39 z 57
Symbole
klasyfikacyjne
Hasło klasyfikacyjne
Kategorie dokumentacji
Uwagi I II III IV w komórce
merytorycznej
w innej
komórce
1 2 3 4 5 6 7 8
0 ZARZĄDZANIE
00 Gremia kolegialne
000 Udział w obradach organów kolegialnych
Gminy B25 Bc np. w obradach Rady Gminy lub
komisji Rady Gminy. Do kategorii
B25 zalicza się własne materiały,
wystąpienia, referaty, opracowania,
notatki problemowe, sprawozdania; do kategorii B5 – pozostałą
dokumentację. Dla każdego organu
zakłada się odrębnie numerowaną podteczkę, np. 000.1 „Posiedzenia
Rady Gminy”
001 Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne) B25 Bc do kategorii B25 kwalifikuje się dane o składzie, materiały na
obrady, protokoły posiedzeń,
uchwały, wnioski, stenogramy, regulaminy, itp.; do kategorii B2
zalicza się dokumentację obsługi
organizacyjno-technicznej (np. korespondencję operatywną). Dla
każdej komisji i zespołu zakłada się
odrębnie numerowaną podteczkę, np. 001.1 „Komisja
Inwentaryzacyjna”, 001.2 „Komisja
Przetargowa”, itp.
002 Zebrania pracowników B25 Bc inne niż przy klasach 000 i 001;
rodzaje dokumentacji i jej
kwalifikacja jak przy klasie 000
003 Udział w obcych organach kolegialnych B25 Bc innych niż przy klasie 000. Do kategorii B25 zalicza się własne
wystąpienia, referaty, opracowania,
notatki problemowe, sprawozdania; do kategorii B5 – pozostałą
dokumentację. Dla każdego organu
zakłada się odrębnie numerowaną podteczkę jak przy klasie 000
01 Organizacja Ośrodka
010 Organizacja organów nadrzędnych B5 Bc statuty, regulaminy, schematy organizacyjne jednostek
nadrzędnych, np. władz
samorządowych, itp.
011 Organizacja Ośrodka B25 Bc przepisy ogólnopaństwowe i
samorządowe dotyczące
bezpośrednio Ośrodka, akty erekcyjne, nadanie numeru NIP,
REGON, uprawnienia Ośrodka,
regulaminy i schematy organizacyjne, zakresy działania,
zmiany organizacyjne, likwidacja,
Strona 40 z 57
łączenie, zmiany na stanowiskach
pracy (protokoły zdawczo-
odbiorcze stanowisk pracy) oraz
korespondencja we wszystkich ww. sprawach
012 Obsługa kancelaryjna Ośrodka.
0120 Przepisy kancelaryjne i archiwalne B25 Bc instrukcja kancelaryjna, jednolity
rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania
składnicy akt, inne instrukcje dot.
postępowania z dokumentacją oraz korespondencja we wszystkich ww.
sprawach
0121 Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji B5 ––– kontrolki wpływu i wysyłanej korespondencji, dowody opłat i
doręczeń pocztowych, rejestry
faksów, telegramów, poczty elektronicznej i innego typu
przesyłek, terminarze, kalendarze
0122 Ewidencja druków ścisłego zarachowania B10 Bc
0123 Wzory odciskowe pieczęci B25 ––– ewidencja pieczęci i pieczątek wraz
ze zbiorem ich odcisków. Zamówienia i realizacja przy klasie
230
013 Składnica akt przepisy kancelaryjne i archiwalne przy klasie 0120
0130 Ewidencja dokumentacji składnicy akt
B25 Bc spisy zdawczo-odbiorcze
dokumentacji, wykaz spisów
zdawczo-odbiorczych, protokoły zagubienia lub zniszczenia
dokumentacji, protokoły wycofania
akt z ewidencji składnicy akt. Sposób prowadzenia ewidencji
uregulowano w instrukcji o
organizacji i zakresie działania składnicy akt.
0131 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej B25 Bc korespondencja, protokoły oceny
dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na
makulaturę, protokoły
potwierdzające zniszczenie dokumentacji
0132 Przekazywanie dokumentacji B25 Bc korespondencja i spisy akt
przekazywanych do innych instytucji, np. do archiwum
państwowego, Urzędu Gminy
0133 Udostępnianie dokumentacji B5 ––– podania, zezwolenia, karty lub
księgi (rejestry) udostępniania akt, korespondencja, itp.
014 Pełnomocnictwa i upoważnienia B10 Bc również bankowe karty wzoru
podpisu. Okres przechowywania liczy się od daty wycofania lub
wygaśnięcia pełnomocnictwa czy
upoważnienia.
015 Zbiory biblioteczne Ośrodka tj. dzienniki ustaw, dzienniki urzędowe, monitory, czasopisma,
literatura fachowa, itp.
0150 Ewidencja zbiorów bibliotecznych B50
––– księgi (rejestry) inwentarzowe, katalogi, bazy danych
0151 Gromadzenie zbiorów bibliotecznych B5 ––– zakupy zbiorów, prenumeraty, dary,
wymiany
016 Ochrona i dostęp do informacji
0160 Ochrona danych osobowych B10 Bc w tym przepisy dotyczące
Strona 41 z 57
polityki bezpieczeństwa, zgłoszenie baz danych, protokoły z przeglądów wewnętrznych, zabezpieczeń baz danych, realizacji polityki bezpieczeństwa itp.
0161 Ochrona informacji niejawnych B10 Bc
0162 Udostępnianie informacji publicznej B10 Bc w tym obsługa bip
017 System zarządzania jakością
0170 Polityka jakości i księga jakości B25 Bc
0171 Procedury jakościowe B25 Bc
0172 Instrukcja dotyczące zarządzania jakością B25 Bc
0173 Karty usług i karty informacyjne B25 Bc
0174 Audity jakości B25 Bc
0175 Doskonalenie systemu zarządzania jakością B25 Bc dokumentacja dotycząca działań korygujących i zapobiegawczych
0176 Prowadzenie i koordynacja działań w systemie
zarządzania jakością
B5 Bc korespondencja
02 Akty normatywne i obsługa prawna
020 Zbiór aktów normatywnych władz i organów
nadrzędnych i współdziałających B10 Bc okres przechowywania liczy się od
daty utraty mocy prawnej aktu
021 Zbiór aktów normatywnych własnych B25 Bc komplet podpisanych przez
Kierownika Ośrodka zarządzeń,
poleceń służbowych, komunikatów, instrukcji, pism okólnych, itp.
Dla każdego rodzaju aktów
normatywnych zakłada się odrębną teczkę na każdy rok kalendarzowy.
Materiały źródłowe wraz z jednym
egzemplarzem aktu przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej teczce
założonej zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która akt
przygotowała.
022 Opinie prawne B5 Bc
023 Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu
administracyjnym B10 Bc okres przechowywania liczy się od
daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy.
03 Strategie, programy, prognozy, planowanie ,
sprawozdawczość i analizy dotyczące
działalności
W NIŻEJ ROZBUDOWANYCH
KLASACH UJMOWANE SĄ
PLANY I SPRAWOZDANIA
DOT. WSZELKICH
RODZAJÓW ZAGADNIEŃ
PROWADZONYCH PRZEZ
OŚRODEK, W TYM
DZIAŁALNOŚCI
USTAWOWEJ, Z WYJĄTKIEM
OBSERWACJI SYTUACJI W
ZAKRESIE POMOCY
SPOŁECZNEJ (ZOB. KLASA 4)
030 Wytyczne i wskaźniki dotyczące planowania,
strategii, prognoz i sprawozdawczości B25 Bc do kategorii B25 zalicza się
opracowania własne, a do kategorii
B5 opracowania zewnętrzne. Okres
Strona 42 z 57
(statystycznej i opisowej) przechowywania liczy się od
momentu utraty mocy prawnej
przepisu.
031 Programy, plany, prognozy , strategie i
sprawozdania z jednostek obcych B5 Bc przesyłane do wiadomości lub
wykorzystania
032 Programy, prognozy, strategie, plany i
sprawozdania własne Ośrodka B25 Bc dotyczy programów
perspektywicznych, planów
wieloletnich, rocznych, jednorazowych, okresowych oraz
sprawozdań z ich wykonania; przy
czym jeżeli planom i sprawozdaniom okresowym
odpowiada plan i sprawozdanie roczne można plany i sprawozdania
okresowe zakwalifikować do
kategorii B5
033 Planowanie, realizacja i sprawozdania w
zakresie budżetu Ośrodka B25 Bc
034 Sprawozdania statystyczne własne Ośrodka na
formularzach statystycznych B25 Bc m.in. dla GUS, ministra właściwego
do spraw pracy; przy czym
opracowania cząstkowe i materiały źródłowe zalicza się do kategorii
B5.
035 Analizy działalności, analizy ekonomiczne, inne
analizy B25 Bc własne oraz sporządzane jako
odpowiedzi na ankiety i zapytania
04 Informatyzacja sprawy dot. zakupu i eksploatacji komputerów i infrastruktury – zob.
klasy 23 i 25
040 Projektowanie i wdrażanie oprogramowania i
systemów informatycznych
0400 Organizacja prac projektowych i wdrożeniowych B5 Bc umowy, oferty, zlecenia, korespondencja, notatki, plany prac,
harmonogramy, protokoły odbioru
prac, raporty itp.
0401 Umowy i licencje na oprogramowanie B5 Bc okres przechowywania liczy się
od momentu wygaśnięcia umowy
licencyjnej
0402 Dokumentacja techniczna oprogramowania B25 Bc w formie elektronicznej lub
papierowej; do kat B25 zalicza się
własne opracowania
0403 Analizy i oceny wdrażania oprogramowania B25 Bc
041 Eksploatacja systemów informatycznych i
oprogramowania dotyczy programów
perspektywicznych, planów
wieloletnich, rocznych,
jednorazowych, okresowych
oraz sprawozdań z ich
wykonania; przy czym jeżeli
planom i sprawozdaniom
okresowym odpowiada plan i
sprawozdanie roczne można
plany i sprawozdania okresowe
zakwalifikować do kategorii
B5
0410 Organizacja prac eksploatacyjnych systemów
informatycznych B5 Bc rodzaje dokumentacji
wymieniono przy klasie 040
0411 Instrukcje eksploatacji systemów informatycznych,
systemów ewidencjonowania informacji, nośników i
kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania
B25 Bc do kategorii B25 zalicza się
instrukcje własne, ale również
obce, jeżeli dotyczyły ważnego
Strona 43 z 57
oprogramowania i zbiorów danych oprogramowania dla
Inspektoratu lub były dla niej
przygotowane. Pozostałe –
kategoria B5, przy czym okres
przechowywania liczy się od
daty utraty aktualności przez
daną instrukcję.
0412 Ewidencja stosowanych systemów i programów B25 Bc
0413 Ustalanie uprawnień dostępu do danych
i systemów B5 Bc okres przechowywania liczy się
od daty utraty uprawnień do
dostępu
0414 Bezpieczeństwo systemów informatycznych B10 Bc Dotyczy spraw włamania do
systemów i złego użytkowania,
notatki, protokoły,
korespondencja, decyzje o
blokadzie dostępu do systemu
042 strony WWW B25 Bc poszczególne pliki umieszczane na stronie winny być archiwizowane
w formie papierowej i
elektronicznej i ewidencjonowane w formie kart opisowych
05 Skargi, wnioski, petycje oraz postulaty i
inicjatywy obywateli
050 Przepisy dot. załatwiania skarg i wniosków B25 Bc
051 Załatwianie skarg i wniosków B25 Bc w tym ich ewidencja (rejestr)
052 Skargi i wnioski dot. Ośrodka do organów
nadrzędnych B25 Bc
053 Postulaty i inicjatywy obywateli B25 Bc
06 Popularyzacja. Informacje.
060 Wycinki prasowe o własnej działalności oraz
inne zewnętrzne materiały informacyjne na
temat Ośrodka
B25 Bc możliwy podział według grup
rzeczowych
061 Informacje własne dla mass mediów,
odpowiedzi na krytykę prasową, konferencje
prasowe, wywiady z dyrekcją i
przedstawicielami Ośrodka
B25 Bc
07 Współpraca z innymi instytucjami w kraju i
za granicą
OBEJMUJE SPRAWY
OGÓLNE WSPÓŁPRACY
NIEZWIĄZANE
BEZPOŚREDNIO Z AKTAMI
INNYCH KLAS (zob. klasy 430 i
530)
070 Współpraca z instytucjami krajowymi B25 Bc do kategorii B25 należy zakwalifikować opracowania
powstałe w wyniku współpracy oraz korespondencję merytoryczną,
do kategorii B5 pozostałe
dokumenty. Dla poszczególnych organów, urzędów
i instytucji można zakładać
odrębnie numerowane podteczki.
Umowy i porozumienia – przy
klasie 072
Strona 44 z 57
071 Współpraca z zagranicą
0710 Współpraca z instytucjami zagranicznymi B25 Bc do kategorii B25 należy zakwalifikować opracowania
powstałe w wyniku współpracy
oraz korespondencję merytoryczną, do kategorii B5 pozostałe
dokumenty. Dla
poszczególnych organów, urzędów i instytucji można zakładać
odrębnie numerowane podteczki.
Umowy i porozumienia – przy klasie 072
0711 Obsługa wyjazdów zagranicznych własnych
pracowników B5 Bc przy czym indywidualne instrukcje
dla delegowanych, rejestry wyjazdów oraz sprawozdania
kwalifikuje się do kategorii B25
0712 Obsługa delegacji zagranicznych B5 Bc przy czym programy pobytu oraz sprawozdania z przebiegu rozmów i
spotkań kwalifikuje się do
kategorii B25
072 Umowy i porozumienia z innymi jednostkami
dotyczące zakresu i sposobu działania Ośrodka
oraz dotyczące współpracy
B25 Bc okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub jej
aneksów
073 Reprezentacja w zakresie współpracy B2 Bc zaproszenia, zawiadomienia,
życzenia, podziękowania,
kondolencje, foldery reklamowe
074 Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje B25 Bc nie będące szkoleniami własnych
pracowników Ośrodka.
08 Kontrola, szacowanie ryzyka do realizacji
zadań
PLANOWANIE I
SPRAWOZDAWCZOŚĆ PRZY
KLASIE 03
080 Zasady i tryb przeprowadzania kontroli B25 Bc przepisy i ustalenia własne i
zewnętrzne
081 Kontrole zewnętrzne w Ośrodku B25 Bc protokoły, sprawozdania z kontroli,
wnioski, zarządzenia pokontrolne,
sprawozdania z realizacji zaleceń; każda kontrola stanowi osobną
sprawę.
082 Kontrole wewnętrzne w Ośrodku B25 Bc
083 Książka kontroli B5 –––
084 Szacowanie ryzyka do realizacji zadań B25 Bc
1 KADRY i ZATRUDNIANIE
10 Zasady pracy i płacy DOTYCZĄCE WŁASNYCH
PRACOWNIKÓW
100 Zbiór przepisów prawnych zewnętrznych
dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych B10 Bc okres przechowywania liczy się od
momentu utraty mocy prawnej aktu
101 Przepisy własne dotyczące pracy i płacy B25 Bc regulaminy pracy, regulaminy
premiowania i przyznawania nagród, siatki płac, zasady
dotyczące stawek i etatów, wykazy
etatów oraz korespondencja w ww. sprawach
102 Karty opisu stanowisk pracy B25 Bc
11 Zatrudnianie
Strona 45 z 57
110 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników B5 Bc w tym składane zapotrzebowanie, ogłoszenia o wolnych miejscach pracy, wakaty, dokumentacja z przeprowadzonych konkursów
111 Opinie i oceny o pracownikach B5 Bc
112 Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników B2 Bc przeniesienia, zastępstwa, awanse,
podwyżki, nominacje, przydział;
postępowanie z dokumentacją jak przy klasie 110
113 Prace zlecone
1130 Prace zlecone ze składką na ZUS B50 Bc
1131 Prace zlecone bez składki na ZUS B5 Bc
114 Nagrody, odznaczenia, kary
1140 Nagrody B10 Bc wnioski i decyzje, kopie pism
o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych
1141 Odznaczenia państwowe, samorządowe
i inne B5 Bc wnioski
1142 Kary B*) Bc *) okres przechowywania
uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa pracy; posiedzenia
Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje
się przy klasie 001
1143 Postępowanie dyscyplinarne B5 Bc Dokumentacja postępowania
wyjaśniającego i dyscyplinarnego;
przy czym dokumentację posiedzeń
komisji klasyfikuje się jak przy
klasie 001
1144 Odpowiedzialność materialna funkcjonariuszy
publicznych B5 Bc decyzje sądów
administracyjnych, postępowanie prokuratorskie, wyroki sądów.
Dokumentacja dotycząca konkretnego pracownika odkłada
się do akt osobowych
115 Wojskowe sprawy pracowników B5 jak przy klasie 1101
116 Staże B5 Bc Dokumentacja stażysty, dla każdego stażysty tworzy się odrębnie teczkę aktową. Wnioski o staż oraz umowy z Urzędem pracy przy klasie 07
117 Wolontariat B50 dla każdego wolontariusza tworzy się teczkę aktową zawierającą porozumienia, dokumentację wolontariusza, zaświadczenie o odbyciu wolontariatu itp.
12 Ewidencja osobowa
120 Akta osobowe pracowników B50
––– dla każdego pracownika prowadzi
się odrębną teczkę zawierającą
dokumenty zgodnie z przepisami wykonawczymi do kodeksu pracy.
Okres przechowywania liczy się od
daty zwolnienia pracownika, jeśli akt osobowych nie przekazano w
ślad za przeniesionym
pracownikiem.
121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych B50 ––– skorowidze, księgi ewidencyjne,
karty personalne, rejestry, itp.
Strona 46 z 57
122 Legitymacje służbowe B5 ––– rejestr wydanych legitymacji,
sprawy duplikatów, zwrócone
legitymacje, itp.
123 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu B5 –––
13 Bezpieczeństwo i higiena pracy
130 Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy B-25 Bc do kategorii B25 zalicza się własne przepisy, a do kategorii B5 –
przepisy zewnętrzne. Okres
przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu.
131 Środki ochronne B25
Bc przepisy własnej jednostki i ich
zastosowanie oraz inne zasadnicze sprawy dotyczące zwalczania
wypadków przy pracy i chorób
zawodowych; zaopatrzenie rzeczowe pracowników przy klasie
162
132 Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy B5 Bc
133 Badania lekarskie B10 Bc karty badań okresowych
134 Wypadki przy pracy i w drodze do pracy i z
pracy B10 Bc protokoły, zawiadomienia, rejestr
wypadków, karty wypadków,
oświadczenia, orzeczenia; przy
czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych i
inwalidzkich kwalifikowana jest do
kategorii B25
135 Warunki szkodliwe B10
136 Rejestr czynników szkodliwych B40
137 Choroby zawodowe B10
14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe
pracowników Ośrodka
140 Zasady i programy szkolenia i doskonalenia B25
Bc własne ustalenia
141 Dokształcanie pracowników B5 Bc studia, szkolenia, specjalizacje
organizowane przez inne instytucje
dla własnych pracowników, ewidencja; kopie dokumentów
ukończenia odkłada się do akt osobowych
142 Szkolenia organizowane przez Ośrodek B5 Bc do kategorii B50 kwalifikuje się
ewidencję szkolonych,
zaświadczenia, świadectwa nauki, protokoły egzaminacyjne;
do kategorii B5 kwalifikuje się
dokumentację obsługi organizacyjnej szkoleń.
143 Praktyki zawodowe osób z zewnątrz w Ośrodku B5 Bc
15 Dyscyplina pracy
150 Przepisy prawne dotyczące czasu pracy,
dyscypliny pracy, urlopów, delegacji, prac
dodatkowych
B25 Bc do kategorii B25 zalicza się
opracowania własne, a do kategorii
B5 opracowania obce. Okres
przechowywania liczy się od
momentu utraty mocy prawnej aktu.
151 Ustalanie czasu pracy pracowników Ośrodka B5 Bc
Strona 47 z 57
152 Dowody obecności w pracy B3 –––– listy obecności, karty obecności w
pracy, raporty obecności, ewidencja
wyjść w godzinach służbowych,
ewidencja pobytu na terenie własnej jednostki w godzinach
pozasłużbowych, ewidencja kart
magnetycznych
153 Absencje B3 –––– do kategorii B3 zalicza się
ewidencję zwolnień lekarskich i
urlopów okolicznościowych oraz zwolnienia lekarskie.
Usprawiedliwienia nieobecności do
kategorii Bc.
154 Urlopy pracownicze B3 –––– karty i listy urlopowe, plany
urlopów, wnioski urlopowe
155 Ewidencja delegacji służbowych B3 –––– rachunki kosztów delegacji należą
do dowodów księgowych –
kategoria B5
156 Zezwolenia na prace dodatkowe B3 Bc w tym rejestr pracowników
wykonujących prace dodatkowe
157 Rozliczenia czasu pracy pracowników B5 –––– w tym godziny nadliczbowe
158 Zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej B10 Bc postępowanie w sprawie dopuszczenia do informacji
niejawnych, certyfikaty
dopuszczenia, oświadczenia. Okres przechowywania liczy się od roku
następnego po wygaśnięciu
zobowiązania lub uprawnienia dostępu do informacji niejawnych
16 Sprawy socjalno-bytowe pracowników
160 Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-
bytowych B-25 Bc do kategorii B25 zalicza się własne
ustalenia, np. regulaminy gospodarowania funduszem
świadczeń socjalnych, a do
kategorii B5 przepisy zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od
momentu utraty mocy prawnej aktu
161 Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach
zakładowego funduszu świadczeń socjalnych B5 Bc
162 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników B3 Bc dokumentacja dot. praw i
przyznawania odzieży ochronnej
163 Inne akcje socjalne i imprezy kulturalne B3 Bc inne niż wymienione przy klasie
161
17 Ubezpieczenia osobowe pracowników
170 Przepisy ubezpieczeniowe B5 –––– instrukcje i przepisy ZUS,
towarzystw i zakładów
ubezpieczeniowych. Okres przechowywania liczy się od
momentu utraty mocy prawnej aktu
171 Ubezpieczenia społeczne, deklaracje
rozliczeniowe B10 ––––
172 Legitymacje ubezpieczeniowe B5 –––– ewidencja, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje itp.
173 Dowody uprawnień do zasiłków B5 –––– np. zasiłków chorobowych,
rodzinnych, pogrzebowych, itp.
174 Emerytury i renty B2 –––– wnioski. Okres przechowywania liczy się od daty przyznania renty
lub emerytury bądź prawomocnego
Strona 48 z 57
orzeczenia o odmowie
175 Ubezpieczenia zbiorowe B10 –––– okres przechowywania liczy się od
momentu wygaśnięcia umowy
ubezpieczeniowej
2 Środki rzeczowe i sprawy administrowania
20 Podstawowe zasady gospodarowania
środkami rzeczowymi
B25 Bc do kategorii B25 zalicza się
przepisy wydane przez własną
jednostkę w zakresie zaopatrzenia i gospodarowania środkami
rzeczowymi, a do kategorii B5 –
opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od
momentu utraty mocy prawnej aktu
21 Inwestycje i remonty kapitalne B5 Bc dokumentacja dot. przygotowania, wykonawstwa i odbioru; przy czym
dokumentacja techniczna obiektu
przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i
jeszcze przez pięć lat od momentu
jego utraty.
22 Administracja nieruchomościami
220 Stan prawny nieruchomości we władaniu
Ośrodka B25 –––– dokumentacja prawna i techniczna
nabywania obiektów.
221 Udostępnianie i najmowanie własnych obiektów
i lokali innym jednostkom i osobom B5 –––
222 Najmowanie lokali od innych na potrzeby
własne B5 ––– okres przechowywania liczy się od
daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu
223 Eksploatacja budynków i lokali B5 –––– korespondencja dot. konserwacji,
zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i
ogrzewania, utrzymanie czystości,
dekorowanie, flagowanie, dokumentacja dot. remontów
bieżących, itp.
224 Podatki i opłaty publiczne B10 –––– deklaracje, wymiary podatkowe, zwolnienia, itp. Z wyjątkiem
dowodów księgowych
23 Gospodarka materiałowa dotyczy środków trwałych i
nietrwałych
230 Zaopatrzenie materiałowe B5 Bc
231 Magazynowanie i użytkowanie środków
trwałych i nietrwałych B5 Bc dowody przychodu i rozchodu,
kartoteki ilościowo-wartościowe
232 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych B10 –––
233 Ewidencja osobistego wyposażenia
pracowników B5 –––
234 Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i
przedmiotów nietrwałych B10 Bc dowody przyjęcia do eksploatacji
środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole
techniczne itp.
Okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka.
235 Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi) B2 Bc
Strona 49 z 57
24 Źródła zaopatrzenia B2 Bc zamówienia, reklamacje,
korespondencja handlowa
25 Transport, łączność, infrastruktura
informatyczna i telekomunikacyjna
250 Zakupy środków i usług transportowych,
łączności, pocztowych i kurierskich B5 Bc
251 Ewidencja środków transportu B10 ––––
252 Eksploatacja własnych środków transportowych B5 –––– karty drogowe samochodów, karty
eksploatacji samochodów,
przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży,
myjni
253 Użytkowanie obcych środków transportowych B5 –––– zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów
254 Eksploatacja środków łączności (telefonów,
faksów, modemów, łączy internetowych) B5 –––– w tym dokumentacja dot.
konserwacji i remontów środków
łączności
255 Organizacja i eksploatacja infrastruktury
informatycznej i telekomunikacyjnej B5
––––
26 Ochrona obiektów, mienia.
260 Strzeżenie mienia własnej jednostki B5
–––– plany ochrony obiektów,
dokumentacja służby wartowniczej (harmonogramy dyżurów, dzienniki
służby), przepustki, karty
magnetyczne, ewidencja wydanych przepustek i kart magnetycznych,
upoważnienia. Okres
przechowywania liczy się od momentu utraty mocy
obowiązującej planu.
261 Ochrona przeciwpożarowa B5 –––– instrukcje, plany ochrony ppoż.,
protokoły kontroli, oświadczenia o przeszkoleniu ppoż., interwencje
straży p.poż., itp.
262 Ubezpieczenia rzeczowe B10 –––– m.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży nieruchomości,
ruchomości, środków transportu,
itp. Sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od
daty wygaśnięcia umowy
27 Zamówienia publiczne W ZAKRESIE CAŁEJ
DZIAŁALNOŚCI OŚRODKA
270 Ogólne zasady organizowania zamówień
publicznych B25 Bc do kategorii B25 zalicza się
opracowania własne, a do kategorii
B5 – opracowania zewnętrzne.
Okres przechowywania liczy się od
momentu utraty mocy prawnej aktu.
271 Dokumentacja zamówień publicznych B5 Bc w tym rejestr zamówień publicznych; na dokumentację
zamówień i przetargów składają
się: wnioski, oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacje,
protokoły komisji, odwołania,
korespondencja. Dla każdego zamówienia prowadzi się oddzielną
teczkę.
Strona 50 z 57
272 Umowy zawarte w wyniku postępowania w
trybie zamówień publicznych B10 Bc
3 FINANSE PODMIOTU ORAZ ICH
OBSŁUGA FINANSOWO KSIĘGOWA
30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe
300 Przepisy prawne dotyczące rachunkowości,
księgowości i obsługi kasowej B10 Bc przepisy zewnętrzne. Okres
przechowywania liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu.
301 Własne ustalenia dotyczące systemu
ekonomiczno-finansowego i plany kont B25
Bc
31 Finansowanie. PLANY, SPRAWOZDANIA I
ANALIZY FINANSOWE – POR.
KLASA 03
310 Obrót gotówkowy B5 ––– plany i raporty kasowe (nie
stanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy,
grzbiety książeczek czekowych i
rozrachunkowych
311 Finansowanie i kredytowanie.
3110 Finansowanie własnej jednostki B5 ––– m.in. korespondencja; plany
finansowe i ich zmiany ujęte są w
odpowiednich klasach w klasie 03
3111 Współpraca z bankami finansującymi i
kredytującymi B5 ––– m.in. korespondencja
32 Księgowość budżetowa
320 Dowody księgowe B5 –––
321 Dokumentacja księgowa B5 ––– księgi, rejestry, dzienniki, kartoteki
kontowe, bazy danych księgowości
322 Rozliczenia B5 ––– z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami
ubezpieczeniowymi i podatkowymi
323 Windykacja należności B5 ––– dokumenty związane z
udowodnieniem zadłużeń i należności
324 Uzgadnianie sald B5 ––– korespondencja
325 Ewidencja syntetyczna i analityczna B5 –––
326 Kontrole kasy B5 –––
33 Rozliczenia płac ZAŚWIADCZENIA O
PŁACACH – POR. KLASA 123
330 Dokumentacja płac B5 ––– dokumentacja źródłowa do
obliczania wysokości
wynagrodzenia; w tym teczki pracowników z kopiami
dokumentów, których oryginały
kadry odłożyły do akt osobowych
331 Dokumentacja potrąceń z płac B5 ––– zajęcia sądowe, podatki, składki,
pożyczki, odszkodowania, kary,
zaliczki, itp.
332 Listy płac B50 ––– w tym listy premii, nagród,
Strona 51 z 57
zasiłków, itp.
333 Karty wynagrodzeń B50 –––
334 Rozliczenia składek na ZUS B10 ––– w tym wypełnione druki ZUS
RMUA
335 Deklaracje podatkowe B5 ––– m.in. PIT-y
336 Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego
funduszu płac B5 –––
34 Księgowość materiałowo-towarowa
340 Dowody księgowe B5 ––– faktury własne i obce
341 Dokumentacja księgowa B5 ––– karty ilościowo-wartościowe,
analityczne, księgi, rejestry i inne
35 Fundusze, dochody własne
350 Zasady gospodarowania funduszami i
dochodami własnymi B25
Bc
351 Realizacja i wykorzystanie funduszy i
dochodów własnych Ośrodka B5 ––– w obrębie tej klasy można dokonać
podziału według poszczególnych
funduszy (m.in. mieszkaniowy,
socjalny, itp.) i dochodów
36 Inwentaryzacja
360 Ogólne zasady inwentaryzacji B25
Bc własne ustalenia
361 Wycena i przecena B10 ––– arkusze kalkulacyjne środków
trwałych, tabele amortyzacyjne
362 Spisy, protokoły i sprawozdania z
inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne B5 –––
37 Dyscyplina finansowa
370 Interwencje głównego księgowego B5 Bc obejmuje również decyzje władz
nadrzędnych w sprawach
naruszenia dyscypliny finansowej
371 Rewizja dokumentacji B25
Bc analizy, protokoły i sprawozdania, wnioski biegłych, zarządzenia
porewizyjne oraz ich realizacja,
decyzje władz nadrzędnych
372 Inne sprawy nadzoru finansowego B5 Bc nie ujęte w klasach 370, 371
4 MONITOROWANIE I REALIZOWANIE
ZADAŃ POMOCY SPOŁECZNEJ
40 Przepisy, zasady i wyjaśnienia dotyczące
monitorowania i realizacji zadań pomocy
społecznej
B25 Bc Do kategorii B25 kwalifikuje się
własne przepisy i ustalenia; do kategorii B5 przepisy zewnętrzne,
przy czym okres przechowywania
liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu lub przepisu
41 Analizowanie sytuacji w zakresie pomocy
społecznej
B25 Bc w tym korespondencja
Strona 52 z 57
42 Programy w zakresie pomocy społecznej
420 Programy lokalne w zakresie pomocy
społecznej B25 Bc
421 Udział w programach i projektach zewnętrznych w tym ze środków Unii
Europejskiej
4220 Wnioskowanie o udział w zewnętrznych
programach i projektach B25
Bc
4221 Realizacja programów i projektów
zewnętrznych B25
Bc w tym rejestr
4222 Obsługa finansowa programów i projektów
zewnętrznych B10 Bc z wyjątkiem sprawozdań (zob. klasa
4221); okres przechowywania liczy
się od momentu ostatecznego rozliczenia projektu lub programu
43 Realizacja zadań pomocy społecznej
430 Współpraca z jednostkami realizującymi
zadania pomocy społecznej B5 Bc Dla poszczególnych organów i
instytucji można zakładać odrębnie numerowane podteczki. Umowy i
porozumienia – przy klasie 431
431 Umowy i porozumienia z jednostkami
realizującymi zadania pomocy społecznej B25
Bc
432 Realizacja zadań z zakresu pomocy społecznej
przez podmioty zewnętrzne
4320 Otwarte konkursy ofert B5 Bc
4321 Oferty z własnej inicjatywy podmiotów
zewnętrznych na realizację zadań z zakresu
pomocy społecznej
B5 Bc
4322 Realizacja zadań z zakresu pomocy społecznej
przez podmioty zewnętrzne B10 Bc m.in. umowy, sprawozdania,
monitoring i kontrole wykonania
umowy; okres przechowywania dokumentacji liczy się od momentu
zakończenia realizacji zadania
4323 Obsługa finansowa realizacji zadań z zakresu
pomocy społecznej B5 Bc okres przechowywania
dokumentacji liczy się od momentu
zakończenia realizacji zadania
433 Opiniowanie działalności organizacji pożytku
publicznego B5 Bc
434 Praca socjalna
4340 Poradnictwo specjalistyczne B10
Bc
4341 Interwencja kryzysowa B10
Bc
435 Zastępstwo prawne B10 Bc m. in. w sprawach o roszczenia alimentacyjne
436 Wnioskowanie w sprawach niezdolności do
pracy i niepełnosprawności B10 Bc
5 OBSŁUGA ŚWIADCZEŃ
50 Obsługa świadczeń pomocy społecznej
500 Przepisy i wyjaśnienia dotyczące obsługi
świadczeń pomocy społecznej B25 Bc Do kategorii B25 kwalifikuje się
własne przepisy i ustalenia; do
kategorii B5 przepisy zewnętrzne,
przy czym okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy
Strona 53 z 57
prawnej aktu lub przepisu
501 Świadczenia pieniężne
5010 Zasiłki stałe B5 Bc akta spraw można przechowywać w
teczkach zbiorczych klasa 503
5011 Zasiłki okresowe B5 Bc Jak przy klasie 5010
5012 Zasiłki celowe (w tym specjalne) B5 Bc Jak przy klasie 5010
5013 Zasiłki i pożyczki w celu ekonomicznego
usamodzielnienia B5 Bc Jak przy klasie 5010
5014 Zasiłki celowe w związku z klęską żywiołową
lub ekologiczną B5 Bc Jak przy klasie 5010
5015 Zasiłki celowe w związku ze zdarzeniem
losowym B5 Bc Jak przy klasie 5010
5016 Zasiłki celowe na pokrycie wydatków na
świadczenia zdrowotne B5 Bc Jak przy klasie 5010
5017 Opłacanie składki na ubezpieczenia emerytalne i
rentowe B5 Bc Jak przy klasie 5010
5018 Wynagradzanie opiekunów z tytułu
sprawowania opieki przyznanej przez sąd B5 Bc Jak przy klasie 5010
502 Świadczenia niepieniężne
5020 Udzielanie pomocy rzeczowej B5 Bc Jak przy klasie 5010
5021 Sprawienie pogrzebu B5 Bc Jak przy klasie 5010
5022 Udzielanie schronienia B5 Bc Jak przy klasie 5010
5023 Dożywianie B5 Bc Jak przy klasie 5010
5024 Udzielanie posiłku potrzebującym B5 Bc Jak przy klasie 5010
5025 Zapewnianie usług opiekuńczych, w tym
specjalistycznych B5 Bc Jak przy klasie 5010
5026 Kierowanie do domów pomocy społecznej B5 Bc Jak przy klasie 5010
5027 Kierowanie do ośrodków wsparcia B5 Bc Jak przy klasie 5010
5028 Przyznawanie pobytu w mieszkaniu chronionym B5 Bc Jak przy klasie 5010
503 Teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń
pomocy społecznej B5 Bc dla każdego wnioskodawcy
(rodziny lub osoby fizycznej)
można prowadzić teczkę zbiorczą
na akta spraw zarejestrowanych
przy klasach od 5010 do 5018 i od
5020 do 5028
504 Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych
świadczeń pomocy społecznej B5 Bc
51 Obsługa dodatków mieszkaniowych
510 Przepisy i wyjaśnienia dotyczące obsługi
dodatków mieszkaniowych B25 Bc Do kategorii B25 kwalifikuje się
własne przepisy i ustalenia; do
kategorii B5 przepisy zewnętrzne, przy czym okres przechowywania
liczy się od momentu utraty mocy
prawnej aktu lub przepisu
511 Obsługa dodatków mieszkaniowych B5 Bc
512 Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych
dodatków mieszkaniowych B5 Bc
Strona 54 z 57
52 Realizacja świadczeń rodzinnych
520 Przepisy i wyjaśnienia dotyczące obsługi
świadczeń rodzinnych B25 Bc Do kategorii B25 kwalifikuje się
własne przepisy i ustalenia; do
kategorii B5 przepisy zewnętrzne, przy czym okres przechowywania
liczy się od momentu utraty mocy
prawnej aktu lub przepisu
521 Planowanie i sprawozdawczość w zakresie
świadczeń rodzinnych B25 Bc
522 Zasiłki rodzinne i dodatki do zasiłków
rodzinnych B10 Bc akta spraw można przechowywać w
teczkach zbiorczych klasa 527
523 Zasiłki pielęgnacyjne B10 Bc Jak przy klasie 522
524 Świadczenia pielęgnacyjne B10 Bc Jak przy klasie 522
525 Jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia się
dziecka B10 Bc Jak przy klasie 522
526 Zapomoga finansowana ze środków własnych
gminy z tytułu urodzenia się dziecka
B10 Bc Jak przy klasie 522
527 Teczki zbiorcze wnioskodawców świadczeń
rodzinnych B10 Bc dla każdego wnioskodawcy
(rodziny lub osoby fizycznej)
można prowadzić teczkę zbiorczą
na akta spraw zarejestrowanych przy klasach od 522 do 526.
Rejestrem teczek jest rejestr
wnioskodawców w danym roku kalendarzowym
528 Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych
świadczeń rodzinnych B5 Bc
53 Realizacja świadczeń w formie funduszu
alimentacyjnego
530 Przepisy i wyjaśnienia dotyczące funduszu
alimentacyjnego B25 Bc Do kategorii B25 kwalifikuje się
własne przepisy i ustalenia; do
kategorii B5 przepisy zewnętrzne,
przy czym okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy
prawnej aktu lub przepisu
531 Planowanie i sprawozdawczość w zakresie
funduszu alimentacyjnego B25 Bc
532 Ustalanie uprawnień do świadczeń z funduszu
alimentacyjnego B10 Bc akta spraw przechowuje się w
teczkach założonych dla każdego
wnioskodawcy
533 Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych
świadczeń alimentacyjnych B10 Bc w tym umorzenia.
534 Egzekucja świadczeń od dłużników
alimentacyjnych B10 Bc
54 Realizacja świadczeń w formie opieki
zdrowotnej finansowanej ze środków
publicznych
540 Przepisy i wyjaśnienia dotyczące świadczeń
opieki zdrowotnej finansowanej ze środków
publicznych
B25 Bc do kategorii B25 kwalifikuje się
własne przepisy i ustalenia; do kategorii B5 przepisy zewnętrzne,
przy czym okres przechowywania
liczy się od momentu utraty mocy
Strona 55 z 57
prawnej aktu lub przepisu
541 Planowanie i sprawozdawczość w zakresie
świadczeń opieki zdrowotnej finansowanej ze
środków publicznych
B25 Bc
542 Ustalanie uprawnień do świadczeń opieki
zdrowotnej finansowanej ze środków
publicznych
B10 Bc akta spraw przechowuje się w
teczkach założonych dla każdego wnioskodawcy
543 Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych
świadczeń opieki zdrowotnej finansowanej ze
środków publicznych
B10 Bc w tym umorzenia
55 Realizacja świadczeń w formie funduszu
kombatanckiego
550 Przepisy i wyjaśnienia dotyczące funduszu
kombatanckiego B25 Bc do kategorii B25 kwalifikuje się
własne przepisy i ustalenia; do kategorii B5 przepisy zewnętrzne,
przy czym okres przechowywania
liczy się od momentu utraty mocy prawnej aktu lub przepisu
551 Planowanie i sprawozdawczość w zakresie
funduszu kombatanckiego B25 Bc
552 Ustalanie uprawnień do świadczeń z funduszu
kombatanckiego B10 Bc akta spraw przechowuje się w
teczkach założonych dla każdego wnioskodawcy. Jeżeli wytwarzana
dokumentacja poświadcza okresy
zatrudnienia zalicza się ją do kat. B50
553 Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych
świadczeń kombatanckich B10 Bc w tym umorzenia
56 Obsługa osób korzystających ze świadczeń i
dodatków
560 Informowanie jednostek zewnętrznych o
osobach korzystających ze świadczeń lub
dodatków
B25 ----- Np. ZUS, Policję, Urząd Pracy
561 Zaświadczenia dla świadczeniobiorców B5 ––––
562 Listy wypłat świadczeń B5
563 Rozliczenia składek na ZUS B10 ––––
564 Zgłoszenia świadczeniobiorców do ZUS B5 ––––
565 Obsługa finansowa świadczeń B5 –––– dowody i dokumentacja księgowa
57 Sprawy osób niepełnosprawnych
570 Przepisy dotyczące spraw niepełnosprawnych
B-25 Bc Do kat B-25 zalicza się akty prawne, opracowania własne jednostki . Do kat B-5 zalicza się opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty ważności dokumentu
571 Prowadzenie Środowiskowego Domu Samopomocy dla osób niepełnosprawnych intelektualnie i z zaburzeniami
Strona 56 z 57
psychicznymi
5710 Ewidencja podopiecznych Środowiskowego Domu Samopomocy
B-5 Bc Każdy uczestnik ma założoną teczkę indywidualną- teczkę aktową, która zawiera podanie o przyjęcie, notatki terapeutów, programy wsparcia, ocena zdolności psychofizycznej, zaświadczenia lekarskie, oceny stanu fizycznego, opinie psychologa i psychiatrów itd.
5711 Prace zespołu wspierająco aktywizującego B-5 Bc plany posiedzeń, protokoły z posiedzeń zespołu, wnioski końcowe. Każde posiedzenie oznacza się odrębnym numerem ze spisu spraw
5712 Dowody prowadzonych zajęć w Środowiskowym Domu Samopomocy
B-5 Bc programy pracy poszczególnych pracowni, dzienniki, Notatki z przebiegu zajęć oraz zorganizowanych imprez itd. Każdy program otrzymuje odrębny symbol klasyfikacyjny
5713 Dowody uczestnictwa w zajęciach ŚDS B-5 Bc listy obecności uczestników, wykaz uczestników biorących udział w wycieczkach szkolnych, zdjęcia, kroniki itd.
572 Pozostałe działania skierowane wobec osób niepełnosprawnych
B-5 Bc np. dokumenty z udziału w imprezach skierowanych wobec osób niepełnosprawnych organizowanych przez instytucje zewnętrze
58 Wspieranie rodziny i system pieczy zastępczej
580 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu wpierania rodziny i pieczy zastępczej
B-25 Bc Do kat B-25 zalicza się akty prawne, opracowania własne jednostki . Do kat B-5 zalicza się opracowania zewnętrzne. Okres przechowywania liczy się od momentu utraty ważności dokumentu
581 Wspieranie rodziny
5810 Praca z rodziną B-5 bc w tym działalność asystenta rodzinnego i wydawanie opinii w sprawie rodziny, współpraca z koordynatorem pieczy zastępczej oraz innymi placówkami
5811 Rodziny wspierające B-5 Bc Ustanawianie rodziny wspierającej, rozliczeni9a z rodziną
582 Koszty pieczy zastępczej B-5 Bc odpłatność za pobyt dziecka w pieczy zastępczej.
6 Zwalczanie i zapobieganie patologiom społecznym
60 Przepisy i wyjaśnienia dot. profilaktyki
alkoholowej oraz przeciwdziałania zjawisku
przemocy i narkomanii
B25 Bc do kategorii B25 kwalifikuje się własne przepisy i ustalenia;
do kategorii B5 przepisy
zewnętrzne, przy czym okres przechowywania liczy się od
momentu utraty mocy prawnej
aktu lub przepisu
61 Gminne programy profilaktyki i rozwiązywania
problemów alkoholowych i narkomanii,
przeciwdziałania przemocy w rodzinie oraz
ochrony ofiar przemocy w rodzinie
B25 Bc
62 Posiedzenia Zespołu Interdyscyplinarnego ds. B25 Bc do kategorii B25 zalicza się własne materiały, wystąpienia,
referaty, opracowania, notatki
Strona 57 z 57
przeciwdziałania przemocy w rodzinie problemowe, sprawozdania; do
kategorii B5 – pozostałą
dokumentację
6
3
Opinie Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania
Problemów Alkoholowych i Narkomanii B5 -
6
4
Zapobieganie alkoholizmowi, narkomanii i
zjawisku przemocy w rodzinie B5 - umowy, porozumienia oraz
dokumentację merytoryczną
kwalifikuje się do kat B 25,
pozostałą dokumentację do B5
6
5
Zwalczanie alkoholizmu, narkomanii i zjawiska
przemocy w rodzinie
B5 - m.in. Niebieskie Karty oraz
teczki osób uzależnionych
6
6
Prowadzenie świetlic socjotearpeutycznych B5 -
6
7
Prowadzenie Punktu Interwencji Kryzysowej B5
Top Related