ZARZĄDZENIE NR 19 MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH...

ZARZĄDZENIE NR 19 MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

z dnia 12 sierpnia 2003 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 i art. 6 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 i Nr 241, poz. 2074) oraz § 3 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) zarządza się, co następuje:

§ 1.

Wprowadza się do użytku w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji:

1) "Instrukcję kancelaryjną", stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) "Jednolity rzeczowy wykaz akt", stanowiący załącznik nr 2 do za rządzenia.

§ 2.

Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji odpowiedzialni są za stosowanie przepisów kancelaryjnych w praktyce biurowej, a w szczególności za prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie powstającej dokumentacji.

§ 3.

1. Organy i jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji przystosują instrukcję kancelaryjną i jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji do potrzeb własnych i podporządkowanych sobie jednostek organizacyjnych, w szczególności:

1) dokonają weryfikacji obowiązującej instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt, klasyfikując i kwalifikując tę problematykę, która nie znajduje odzwierciedlenia w dotychczas stosowanych przepisach;

2) opracują nowe przepisy kancelaryjne, w przypadku braku właściwych przepisów.

2. Projekty zweryfikowanych lub nowych przepisów kancelaryjnych, po uzgodnieniu z komórką organizacyjną Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji właściwą w sprawach archiwum podlegają zatwierdzeniu przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia wżycie zarządzenia.

§ 4.

Komórki organizacyjne Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji sporządzą w porozumieniu z komórką organizacyjną Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji właściwą w sprawach archiwum szczegółowe wyciągi z jednolitego rzeczowego wykazu akt, dostosowane do własnych potrzeb. Jeden jego egzemplarz przekażą do użytku służbowego do komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji właściwej w sprawach archiwum.

§ 5.

Akta spraw nie zakończonych przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia, ulegają przeklasyfikowaniu zgodnie z wykazem akt wprowadzonym niniejszym zarządzeniem.

§ 6.

Traci moc zarządzenie Nr 6 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 kwietnia 1998 r. w sprawie organizacji pracy kancelaryjnej w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. Urz. MSWiA Nr 3, poz. 12 i Nr 9, poz. 103).

§ 7.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2004 r.

Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji: K. Janik

Załączniki do zarządzenia Nr 19 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji

z dnia 12 sierpnia 2003 r. (poz. 23)

Załącznik nr 1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

SPIS TREŚCI

I. Postanowienia ogólne

II. System kancelaryjny. Podział akt na kategorie archiwalne. Wykaz akt

III. Podział czynności kancelaryjnych

IV. Obieg dokumentacji (korespondencji)

V. Przyjmowanie, sprawdzanie i segregowanie korespondencji

VI. Rejestrowanie spraw, znakowanie akt i zakładanie teczek aktowych

VII. Załatwianie spraw

VIII. Podpisywanie pism. Umieszczanie pieczęci urzędowej

IX. Sporządzanie odpisów i kopii. Powielanie dokumentów

X. Doręczanie i wysyłanie korespondencji

XI. Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych

XII. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych oraz postępowanie z informacjami utrwalonymi na nośnikach informatycznych

XIII. Przekazywanie dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum

XIV. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz ustania działalności

XV. Kontrola pracy biurowej i nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

Załączniki

Nr 1 Dziennik korespondencyjny

Nr 2 Dziennik podawczy

Nr 3 Skorowidz alfabetyczny

Nr 4 Spis spraw

Nr 5 Spis zdawczo-odbiorczy akt

Nr 6 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B c" przeznaczonej do brakowania

Nr 7 Protokół zniszczenia akt

Nr 8 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B E" przeznaczonej do brakowania

Nr 9 Książka doręczeń przesyłek miejscowych

Nr 10 Wykaz przesyłek nadanych

Nr 11 Wykaz przesyłek poleconych

Nr 12 a, b, c Wzory opisów teczek

Nr 13 Zlecenie

Nr 14 Karta udostępnienia akt

Nr 15 Spis spraw zawartych w teczce przekazywanych do archiwum

Nr 16 Spis zawartości teczki

I. Postanowienia ogólne

§ 1.

1. Instrukcja kancelaryjna reguluje sposób wykonywania czynności związanych z obiegiem korespondencji oraz określa szczegółowy tryb postępowania z dokumentacją jawną od chwili jej wytworzenia w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwanym dalej Ministerstwem, lub wpływu z zewnątrz do czasu przekazania akt spraw ostatecznie załatwionych do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

2. Zasady postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne określają odrębne przepisy, z zastrzeżeniem przepisów rozdziału XIII.

§ 2.

1. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1) akta - dokumentację pisaną powstałą w wyniku działalności Ministerstwa;

2) akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy;

3) dokument (akt) - zapis, bez względu na jego postać lub sposób wytworzenia, mający znaczenie dowodu, stwierdzający prawdziwość zawartych w nim danych lub zdarzeń, opatrzony datą, pieczęcią i podpisem;

4) dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji oraz dokumentacji finansowej, księgowej, technicznej, statystycznej, geodezyjne - kartograficznej itp. - niezależnie od techniki ich wykonania, np. rękopisy, maszynopisy, wydruki komputerowe, dyskietki, mapy, fotografie, taśmy magnetofonowe;

5) dokumentacja aktowa - dokumentację dotyczącą tej samej informacji sporządzoną w kilku egzemplarzach; wyróżnia się:

1) dokumentację oryginalną - pierwszy egzemplarz pisma (dokument odtworzony, jego kopia i odpisy),

2) dokumentację wtórną - powielającą dane z pierwszego egzemplarza; może być trwała, przeznaczona dla konkretnego odbiorcy (np. kopie przesyłane do wiadomości lub wykorzystania) sporządzona techniką kserograficzną lub przejściowa, gdy powstaje i ginie w toku przetwarzania informacji;

6) dziennik korespondencyjny - rejestr na nośniku papierowym wykorzystywany w kancelariach (sekretariatach) komórek organizacyjnych do ewidencjonowania wpływającej i wychodzącej korespondencji jawnej, jej treści i sposobu załatwienia; wzór dziennika korespondencyjnego określa załącznik Nr 1 do instrukcji kancelaryjnej;

7) dziennik podawczy - rejestr służący do ewidencjonowania wpływów i potwierdzeń ich odbioru; wzór dziennika podawczego określa załącznik Nr 2 do instrukcji kancelaryjnej;

8) ewidencjonowanie - rejestrowanie, wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnych spraw i pism;

9) informacja - utrwalone na rozmaitych nośnikach wiadomości i dane z różnych dziedzin, których gromadzenie, przetwarzanie i udostępnianie stanowi podstawę podejmowania wszelkich decyzji oraz rozwoju myśli ludzkiej;

10) instrukcja archiwalna - załącznik do Zarządzenia Nr 28 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 września 2000 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentami niearchiwalnymi w resorcie spraw wewnętrznych i administracji (Dz. Urz. MSWiA Nr 4, poz. 29);

11) instrukcja kancelaryjna - akt normatywny wewnętrzny, regulujący sposób wykonywania przez wszystkie komórki organizacyjne instytucji czynności kancelaryjnych oraz postępowanie z dokumentacją do momentu przekazania jej do komórki właściwej w sprawach archiwum;

12) jednostka archiwalna - odrębną fizycznie jednostkę dokumentacji (teczka, księga, poszyt, mapa, fotografia, dyskietka itp.);

13) kancelaria - komórkę organizacyjną lub stanowisko pracy wykonujące czynności kancelaryjne takie jak: przyjmowanie wpływów, przekazywanie ich poszczególnym komórkom organizacyjnym i referentom spraw, ekspedycja przesyłek wychodzących itp.;

14) klasyfikacja - podział dokumentacji na grupy rzeczowe ustalone w jednolitym rzeczowym wykazie akt przez nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli klasyfikacyjnych;

15) komórka organizacyjna - na użytek tej instrukcji - każda komórka organizacyjna wymieniona w zarządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie nadania statutu Ministerstwu Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz wydział i samodzielne stanowisko, powołane do wykonania zadań ustalonych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa;

16) komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum - Wydział - Centralne Archiwum w Biurze Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

17) komórka macierzysta - komórkę organizacyjną, do której zadań należy ostateczne, pod względem merytorycznym, opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych akt;

18) komórka inna - komórkę organizacyjną, wykonującą pomocnicze czynności w określonej sprawie lub otrzymującą tylko dalsze egzemplarze akt spraw do wiadomości;

19) księga nabytków - księgę, w której w porządku chronologicznym rejestruje się materiały archiwalne wpływające do archiwum;

20) kwalifikacja archiwalna - ocenę wartości dokumentacji przez zaliczanie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli kwalifikacyjnych;

21) nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.;

22) nośnik papierowy - zgodny z Polskimi Normami arkusz papieru, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.;

23) pismo - pisemną formę wypowiedzi urzędu, instytucji lub osoby fizycznej w celu załatwienia określonej sprawy (np. okólne, przewodnie, urzędowe, wpływające, wychodzące);

24) plik - kilkanaście pojedynczych pism lub akt stanowiących najczęściej załączniki do pisma przewodniego;

25) przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca itp., a także otrzymywane i nadawane telefaksy;

26) referent sprawy - pracownika załatwiającego merytorycznie określoną sprawę;

27) rejestracja pism - wpisywanie do dziennika podawczego (korespondencyjnego) pism wpływających i wychodzących z jednoczesnym nadaniem im kolejnego numeru;

28) rejestracja spraw - wpisywanie do formularza spisu spraw pierwszego pisma wszczynającego daną sprawę z jednoczesnym nadaniem mu odpowiedniego numeru sprawy;

29) skorowidz (indeks) alfabetyczny - dodatkową pomoc ewidencyjno-informacyjną, zawierającą zestawienie haseł osobowych, rzeczowych, geograficznych, adresowych itp. w układzie alfabetycznym, informującą o zawartości akt spraw dotyczących konkretnych osób lub instytucji, przepisów itp.; wzór skorowidza określa załącznik Nr 3 do instrukcji kancelaryjnej;

30) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w urzędzie lub instytucji, prowadzony odrębnie dla każdej grupy rzeczowej spraw, dla której zakłada się oddzielną teczkę akt; wzór spisu spraw określazałącznikNr4do instrukcji kancelaryjnej;

31) spis zdawczo - odbiorczy akt - formularz służący do ewidencjonowania dokumentacji przekazywanej z komórek organizacyjnych do archiwum, oddzielnie dla materiałów archiwalnych (kat. A) i dokumentacji nie-archiwalnej (kat. B); wzór spisu zdawczo - odbiorczego określa załącznik Nr 5 do instrukcji kancelaryjnej;

32) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych;

33) symbol komórki organizacyjnej - zestaw oznaczeń literowych i cyfrowych, stanowiący jej znak rozpoznawczy;

34) system kancelaryjny - zasady postępowania z dokumentacją od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum, ustalające sposób rejestrowania i znakowania oraz metody klasyfikowania i przechowywania pism i akt spraw;

35) system kancelaryjny bezdziennikowy - system kancelaryjny, w którym rejestrowane są tylko sprawy a nie pojedyncze pisma;

36) teczka spraw (aktowa) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną;

37) wykaz akt - jednolita, rzeczowa klasyfikacja akt powstających w toku działalności Ministerstwa i archiwalna ich kwalifikacja, oznaczona w poszczególnych pozycjach: symbolem klasyfikacyjnym, hasłem rzeczowym i kategorią archiwalną; służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt;

38) wystawca - instytucję lub osobę fizyczną, która sporządziła określone pismo, dokument;

39) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.);

40) znak akt (teczki) - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt;

41) znak sprawy (pisma) - zespół symboli określających przynależność sprawy (pisma) do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw.

2. Kancelaryjne pomoce ewidencyjne wymienione w ust. 1 w pkt. 7, 8 i 29 mogą być prowadzone na komputerowych nośnikach informacji.

II. System kancelaryjny. Podział akt na kategorie archiwalne. Wykaz akt

§ 3.

1. W Ministerstwie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, zwanym dalej wykazem akt.

2. Rejestracji spraw dokonuje się w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki aktowej zakładanej zgodnie z wykazem akt. Nie rejestruje się pism dotyczących spraw.

3. W komórkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe pomoce ewidencyjne: dzienniki podawcze i korespondencyjne, skorowidze itp., stanowiące kancelaryjną pomoc ewidencyjną i służące do rejestracji korespondencji wpływającej do Ministerstwa i korespondencji wychodzącej oraz pokwitowania odbioru, nie mające jednak wpływu na znak sprawy.

§ 4.

Akta dzieli się pod względem ich wartości archiwalnej na dwie zasadnicze kategorie:

1) materiały archiwalne, posiadające wartość historyczną, wchodzące do narodowego zasobu archiwalnego, oznaczone w wykazie akt symbolem "A";

2) dokumentację niearchiwalną, oznaczoną w wykazie akt symbolem "B", z tym że:

a) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich (np. "B5") oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która, po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez tę dokumentację praktycznego znaczenia dla Ministerstwa, dla określonej komórki organizacyjnej w Ministerstwie lub dla celów kontrolnych; brakowania dokonuje się w komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum, po przekazaniu tej dokumentacji przez komórki organizacyjne, które ją wytworzyły; sposób uporządkowania i przekazania tej dokumentacji określa § 51 i § 53 ust. 5; sposób brakowania określają przepisy instrukcji archiwalnej;

b) symbolem "BC" oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne (manipulacyjne), która po pełnym jej wykorzystaniu może być brakowana przez komórkę organizacyjną za wiedzą i zgodą komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum; wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem Bc i spisu dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolami Bc przeznaczonej do brakowania określa załącznik Nr 6 do instrukcji kancelaryjnej, a protokół zniszczenia akt - załącznik Nr 7 do instrukcji kancelaryjnej;

c) symbolem "BE" oznacza się dokumentację, która, po upływie obowiązującego okresu przechowywania (np. "BE5"), podlega ocenie ze względu na jej charakter, treść i wartość archiwalną; oceny dokonuje komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum, przy udziale pracownika komórki organizacyjnej, która wytworzyła dokumentację; z oceny dokumentacji sporządza się protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolami "BE" wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolami "BE" przeznaczonej do brakowania, którego wzór określa załącznik Nr 8 do instrukcji kancelaryjnej.

§ 5.

1. Akta tematycznie jednorodne (dotyczące tego samego zagadnienia lub rodzaju dokumentacji), występujące w różnych komórkach organizacyjnych, posiadają te same symbole i hasła klasyfikacyjne z wykazu akt, z wyjątkiem symboli oznaczających nazwę danej komórki organizacyjnej.

2. Wykaz akt określa kategorie archiwalne odrębnie dla komórki macierzystej i dla innych komórek, dla których określona dokumentacja stanowi materiał cząstkowy lub pomocniczy.

3. Tryb postępowania z dokumentacją na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny został określony w kolumnie 9 pt. "okres zagrożenia" wykazu akt. Dokumentację podlegającą ewakuacji oznaczono symbolem "E", zniszczeniu - symbolem "Z", pozostawieniu na miejscu -symbolem "P".

§ 6.

1. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.

2. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi /np. 07/ powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, a także podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi /np. 615/ oraz w ramach klas trzeciego rzędu -podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi/np. 4310A

3. Każda komórka organizacyjna powinna sporządzić na własne potrzeby wyciąg z wykazu akt, zawierający symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tej komórki.

4. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w zależności od potrzeb może zawierać:

1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej;

2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych.

5. Wewnętrzny układ dokumentacji, zaklasyfikowanej w wykazie akt do jednego symbolu klasyfikacyjnego, może opierać się na podziale terytorialnym, adresowym, podmiotowym, alfabetycznym, chronologicznym itp., który ułatwia kompletowanie i wykorzystywanie akt spraw w pracy komórek organizacyjnych.

§ 7.

Zmiany w wykazie akt, polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł w klasach pierwszego i drugiego rzędu, mogą być dokonane tylko na podstawie zarządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

III. Podział czynności kancelaryjnych

§ 8.

Do czynności kancelaryjnych należy:

1) przyjmowanie korespondencji i przesyłek wpływających do Ministerstwa;

2) ewidencjonowanie wpływów i przekazywanie ich adresatom;

3) ekspedycja korespondencji wychodzącej.

§ 9.

W Ministerstwie czynności kancelaryjne wykonują: Kancelaria Główna Ministerstwa, zwana dalej Kancelarią Główną, kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych oraz referenci spraw.

§ 10.

Do zakresu działania Kancelarii Głównej należy:

1) przyjmowanie wpływów (przesyłek) z Wydziału Poczty Specjalnej Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji, zwanego dalej Pocztą Specjalną, oraz od interesantów;

2) rejestrowanie wpływów w dzienniku podawczym;

3) rozdzielanie i przekazywanie wpływów do poszczególnych kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych;

4) ekspedycja korespondencji wychodzącej za pośrednictwem Poczty Specjalnej;

5) ustalanie adresatów przesyłek mylnie skierowanych lub błędnie zaadresowanych.

§ 11.

Do zakresu działania kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych należy odpowiednio:

1) odbiór wpływów z Poczty Specjalnej, z Kancelarii Głównej oraz z innych komórek organizacyjnych Ministerstwa;

2) prowadzenie, w uzasadnionych przypadkach, pomocy ewidencyjnych;

3) przedkładanie korespondencji wpływającej dyrektorowi (naczelnikowi) komórki organizacyjnej do dekretacji;

4) przekazywanie zadekretowanej korespondencji właściwym referentom spraw za pokwitowaniem odbioru;

5) terminowa ekspedycja korespondencji wychodzącej.

6) wykonywanie prac technicznych związanych z wytwarzaniem i reprodukcją dokumentów na polecenie przełożonego; zapewnienie należytej ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach kancelarii (sekretariatów).

§ 12.

Do zakresu czynności kancelaryjnych referentów spraw należy:

1) rejestrowanie w odpowiednim formularzu (spis spraw) spraw otrzymanych do załatwienia i nadanie znaku sprawy;

2) zakładanie, zgodnie z wykazem akt, teczek aktowych dla spraw i przechowywanie akt spraw załatwionych;

3) załatwianie spraw zgodnie z dyspozycjami przełożonych co do sposobu i terminu załatwienia sprawy;

4) przygotowanie projektów pism i przedstawianie ich do akceptacji przełożonym;

5) sporządzanie czystopisów i przekazywanie ich do podpisu osobom upoważnionym;

6) przekazywanie podpisanych czystopisów do kancelarii celem wysłania;

7) kompletowanie, przygotowanie przechowywanej dokumentacji i przekazywanie jej do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum.

§ 13.

1. Rozliczanie referentów spraw odchodzących z komórki organizacyjnej z pobranych dokumentów następuje na karcie obiegowej, w której odpowiednio kierownik / pracownik kancelarii odnotowuje fakt rozliczenia.

2. W przypadku stwierdzenia przez kancelarię (sekretariat) braku dokumentu, dyrektor komórki organizacyjnej powołuje komisję do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i na podstawie sprawozdania komisji wyjaśniającego okoliczności utraty (niewłaściwego delegowania do sprawy) zdejmuje ten dokument z ewidencji kancelarii.

IV. Obieg dokumentacji (korespondencji)

§ 14.

1. Kancelaria Główna, w ustalonych godzinach, odbiera i ekspediuje korespondencję wpływającą i wychodzącą /przesyłki/ za pośrednictwem Poczty Specjalnej.

2. Korespondencja odbierana przez Kancelarię Główną z Poczty Specjalnej podlega sprawdzeniu w punkcie kontroli pirotechniczno-radiologicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

§ 15.

1. Kancelaria Główna przekazuje przesyłki imienne kierowane do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Sekretarza Stanu - Dyrektorowi Gabinetu Politycznego, a kierowane do Podsekretarzy Stanu - właściwym sekretariatom. Pozostałe przesyłki adresowane do Ministerstwa przedkłada Dyrektorowi Biura Dyrektora Generalnego, do dekretacji.

2. Pisma zadekretowane przez Ministra, Sekretarza Stanu i Podsekretarzy Stanu oraz przez Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego, Kancelaria Główna przekazuje/za pokwitowaniem/ upoważnionym pracownikom kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych w godzinach 9.00 -12.00 każdego dnia roboczego, a oznaczone symbolem PILNE niezwłocznie.

§ 16.

Prasę codzienną i wydawnictwa specjalistyczne dla członków Kierownictwa Ministerstwa - pracownicy Kancelarii Głównej doręczają do właściwych sekretariatów do godziny 8.30.

§ 17.

1. Upoważnieni pracownicy kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych obowiązani są odbierać korespondencję przeznaczoną dla tych komórek organizacyjnych odpowiednio z Poczty Specjalnej, z Kancelarii Głównej, a także z innych komórek organizacyjnych Ministerstwa.

2. Pracownicy, o których mowa w ust. 1, obowiązani są odbierać korespondencję przeznaczoną dla tych komórek organizacyjnych odpowiednio z Poczty Specjalnej, z Kancelarii Głównej, a także z innych komórek organizacyjnych Ministerstwa.

2. Pracownicy, o których mowa w ust. 1, obowiązani są odbierać z Kancelarii Głównej prenumerowaną prasę codzienną i wydawnictwa specjalistyczne, każdego dnia do godziny 10.00.

§ 18.

1. Pracownicy kancelarii (sekretariatów) komórek organizacyjnych po zarejestrowaniu korespondencji wpływającej przedkładają ją dyrektorom tych komórek, a po jej zadekretowaniu - naczelnikom wydziałów.

2. Naczelnicy wydziałów kierują otrzymaną korespondencję do referentów spraw, do załatwienia.

V. Przyjmowanie, sprawdzanie i segregowanie korespondencji

§ 19.

1. Kancelaria Główna oraz kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych dokonują sprawdzenia i segregacji korespondencji wpływającej. Korespondencję kierowaną imiennie do Ministra, Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz dyrektorów i naczelników wydziałów komórek organizacyjnych, a także listy prywatne, przekazują właściwym adresatom bez otwierania kopert.

2. Kancelaria Główna przekazuje do Kasy Biura Administracyjno-Gospodarczego, za pokwitowaniem, pieniądze otrzymane na podstawie przekazu pieniężnego lub w korespondencji, natomiast znaki opłaty pocztowej lub skarbowej dołącza do pism dokonując adnotacji obok pieczęci wpływu.

§ 20.

1. Korespondencję wpływającą po godzinach urzędowania Ministerstwa oraz w dni wolne od pracy przyjmuje oficer dyżurny Ministra i przekazuje ją następnego dnia roboczego do Kancelarii Głównej za pokwitowaniem. O nadejściu pilnych przesyłek oficer dyżurny powiadamia niezwłocznie adresatów.

2. Korespondencję mylnie nadesłaną do Ministerstwa, Kancelaria Główna oraz kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych przesyłają niezwłocznie właściwemu adresatowi, zawiadamiając o tym nadawcę.

§ 21.

1. Przy otwieraniu korespondencji nie należy uszkadzać umieszczonych na kopertach pieczęci-datowników urzędów pocztowych.

2. Po otwarciu koperty sprawdza się:

1) całą zawartość koperty;

2) załączniki wskazane w piśmie (brak załączników należy odnotować na danym piśmie i zawiadomić o tym nadawcę).

3. Koperty dołącza się do pism:

1) stanowiących dowód w postępowaniu administracyjnym;

2) wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia;

3) stanowiących skargę lub wniosek;

4) w których brak jest nazwy (imienia i nazwiska) i adresu nadawcy lub daty pisma;

5) przy których przesłano pieniądze lub inne przedmioty.

§ 22.

Kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych umieszczają na każdym wpływającym piśmie pieczęć wpływu zawierającą: nazwę Ministerstwa, nazwę kancelarii (sekretariatu) komórki organizacyjnej będącej odbiorcą pisma, datę wpływu, liczbę załączników i ilość arkuszy, a w przypadku prowadzenia dodatkowych pomocy ewidencyjnych także numer dziennika podawczego (korespondencyjnego).

§ 23.

1. Pieczęć wpływu korespondencji umieszcza się na:

1) kopertach - w przypadku przekazania adresatom bez otwierania kopert;

2) pierwszej stronie pism - w pozostałych przypadkach.

2. Na przesyłkach pilnych oznacza się także godzinę ich otrzymania.

3. Nie umieszcza się pieczęci wpływu na:

1) załącznikach;

2) czasopismach, książkach itp.;

3) dokumentach stanowiących osobistą własność (świadectwa, dyplomy itp.);

4) listach prywatnych.

§ 24.

Kancelaria Główna oraz kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych mogą dokumentować obieg korespondencji poprzez prowadzenie:

1) dziennika podawczego (korespondencyjnego);

2) książki doręczeń przesyłek miejscowych, według wzoru określonego w załączniku Nr 9 do instrukcji kancelaryjnej;

3) wykazu przesyłek nadanych na Poczcie Specjalnej, według wzoru określonego w załączniku Nr 10 do instrukcji kancelaryjnej;

4) wykazu przesyłek poleconych, według wzoru określonego w załączniku Nr 11 do instrukcji kancelaryjnej.

VI. Rejestrowanie spraw, znakowanie akt i zakładanie teczek aktowych

§ 25.

1. Zarejestrowanie sprawy w systemie bezdziennikowym polega na wpisaniu jej do spisu spraw (formularz Pu-kn-4). Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma, w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już za rejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.

2. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku kalendarzowego załatwia się w roku następnym, bez wpisywania ich do nowych spisów spraw i bez zmiany dotychczasowego ich znaku.

3. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym wpisem do nowego spisu spraw następuje, gdy wpłynie nowe pismo dotyczące tej sprawy, w poprzednim spisie spraw należy uczynić odpowiednią adnotację.

4. W przypadku wznowienia sprawy ostatecznie załatwionej i odłożonej do właściwej teczki, należy ją wyjąć, odnotować pod jej numerem w spisie spraw "przeniesiono do teczki symbol" rejestrując ją w spisie spraw na rok bieżący i nadając jej nowy znak sprawy.

5. Rejestrację spraw wymagających specjalnej formy ewidencji np. wyciągi bankowe, raporty kasowe prowadzi się na podstawie odrębnych przepisów.

6. Komórki organizacyjne Ministerstwa mogą stosować również komputerowy system rejestracji spraw i obiegu pism.

7. Rejestracja spraw w spisach spraw należy do obowiązków referentów spraw. Czynności te mogą wykonywać również sekretariaty komórek organizacyjnych za zgodą dyrektorów (naczelników) komórek organizacyjnych.

8. Rejestracji podlegają akta kategorii A i B.

§ 26.

1. W komórkach organizacyjnych Ministerstwa prowadzone pomoce ewidencyjne (dzienniki podawcze, korespondencyjne, kontrolki wpływów, skorowidze itp.) służą do kontroli obiegu pism, nie mając jednak wpływu na znak sprawy.

2. Kancelarie (sekretariaty) komórek organizacyjnych mogą rejestrować korespondencję wpływającą i wychodzącą dotyczącą tej samej sprawy pod kolejnym numerem porządkowym dziennika korespondencyjnego.

3. Jeśli korespondencja dotycząca tej samej sprawy zarejestrowana jest pod różnymi numerami w dzienniku korespondencyjnym, ostatni numer w dzienniku łamie się przez pierwszy numer nadany tej sprawie.

4. Zapisu w dziennikach korespondencyjnych dokonuje się długopisem lub piórem, a zmiany zapisu kolorem czerwonym z datą i podpisem dokonującego zmiany. Wycieranie i zamazywanie zapisów jest niedozwolone.

5. Numer porządkowy dziennika korespondencyjnego wpisuje się w obrębie pieczęci wpływu komórki organizacyjnej.

6. Nie podlegają rejestracji:

1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, prospekty itp.);

2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;

3) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze;

§ 27.

1. Znak sprawy (pisma) jest cechą rozpoznawczą sprawy. Składa się z czterech części:

1) symbolu literowego/cyfrowego komórki organizacyjnej, określonego decyzją Dyrektora Generalnego w sprawie symboli korespondencyjnych Kierownictwa i komórek organizacyjnych Ministerstwa.

2) symbolu cyfrowego hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt;

3) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;

4) ostatnich dwóch cyfr roku kalendarzowego, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw na przykład.: AB-0000-1/02; AB-IV-0000-1/02.

2. Znak sprawy (pisma) może być uzupełniony o numer pozycji z dziennika korespondencyjnego, który umieszcza się na przedostatnim miejscu na przykład.: AB-IV-0000-1-125/02.

§ 28.

Dla akt osobowych, paszportowych, normatywnych, nieruchomości itp. prowadzi się dodatkowe rejestry w układzie alfabetycznym (według nazwisk), adresowym (według numerów), itp.

§ 29.

1. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt spraw, zgodnie z wykazem akt. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki aktowe i nowe spisy spraw.

2. W przypadku znikomej ilości akt wytworzonych w ciągu roku oraz w przypadku akt, których charakter wymaga łączenia przez dłuższy czas np. akty prawne, można prowadzić teczki ze spisami spraw przez kilka lat.

3. Każdej końcowej klasie wykazu akt powinna odpowiadać teczka zawierająca akta spraw o tym samym symbolu klasyfikacyjnym i kategorii archiwalnej. Nie można łączyć w jednej teczce akt kategorii A i B

4. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki założonej zgodnie z wykazem akt.

5. Każda teczka aktowa powinna być opisana i na stronie tytułowej zawierać oznaczenia, określone w załączniku Nr 12 a, b, c do instrukcji kancelaryjnej:

1) u góry na środku - nazwę Ministerstwa, poniżej nazwę departamentu (biura) oraz wydziału;

2) w lewym górnym rogu - znak akt złożony z symbolu literowego/ cyfrowego komórki organizacyjnej i symbolu cyfrowego hasła według wykazu akt oraz rok kalendarzowy;

3) w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną z wykazu akt; a w przypadku dokumentacji niearchiwalnej (akt kat."B") również okres jej przechowywania; pod kategorią archiwalną oznaczenie sposobu postępowania z aktami na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny;

4) na środku - tytuł teczki (akt) tj. pełne hasło z wykazu akt, uzupełnione o rodzaj dokumentacji zawartej w teczce;

5) pod tytułem - daty rozpoczęcia i zakończenia sprawy; jeżeli teczka zawiera dokumentację z jednego roku kalendarzowego należy wpisać tylko dany rok i ewentualnie numer tomu.

6. Dokumenty dotyczące jednej sprawy umieszcza się w teczce założonej zgodnie z klasyfikacją rzeczową wykazu akt.

§ 30.

1. Referenci spraw rejestrują wpływy w spisach spraw, załatwiają sprawy i grupują akta spraw w teczkach aktowych.

2. Referenci spraw kasują znaki opłaty skarbowej w przypadkach i na zasadach określonych w przepisach o opłacie skarbowej.

3. Referenci spraw mogą prowadzić, dla potrzeb zajmowanych stanowisk, pomocnicze spisy przedmiotowe (np. spisy nieruchomości, wydanych paszportów, itp.).

§ 31.

Załatwianie spraw odbywa się z zachowaniem terminów określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego oraz przepisach odrębnych.

§ 32.

W przypadku ustnego załatwienia sprawy sporządza się notatkę o przedmiocie sprawy i sposobie jej załatwienia.

§ 33.

Przy pisemnym załatwianiu spraw należy przestrzegać następujących zasad:

1) sprawy załatwia się według kolejności ich wpływu i stopnia pilności;

2) każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem;

3) w odpowiedziach podaje się znak i datę sprawy, której odpowiedź dotyczy;

4) adresy pisze się w pierwszym przypadku;

5) każde pismo oznacza się znakiem sprawy;

6) pod treścią, po lewej stronie, podaje się liczbę załączników oraz adresatów (jeżeli pismo ma być przesłane do wiadomości innym zainteresowanym).

§ 34.

1. Projekt pisma podlega zatwierdzeniu (aprobacie) przez przełożonego, który udziela również dyspozycji co do sposobu sporządzania czystopisu (liczby kopii, terminu, itp.) i sposobu wysłania pisma.

2. Przy sporządzaniu czystopisów należy przestrzegać następujących zasad:

1) czystopisy pism sporządza się na blankietach korespondencyjnych z odpowiednim nadrukiem (Minister, Sekretarz Stanu, Podsekretarz Stanu, Ministerstwo z nazwą komórki organizacyjnej) albo na papierze opatrzonym pieczęcią nagłówkową zgodnie z decyzją, o której mowa w § 38;

2) format papieru powinien być dostosowany do wielkości tekstu;

3) w lewym górnym rogu pod nadrukiem albo pieczęcią nagłówkową umieszcza się znak sprawy;

4) w dacie pisma wpisuje się tylko rok i miesiąc (pozostawiając miejsce na wpisanie dnia);

5) w lewym dolnym rogu umieszcza się inicjały referenta sprawy i osoby sporządzającej czystopis.

3. Blankiety korespondencyjne z wizerunkiem orła ustalonego dla godła państwowego mogą być używane tylko do sporządzania czystopisów pism wychodzących na zewnątrz Ministerstwa.

§ 35.

Skargi i wnioski podlegają odrębnej ewidencji zawierającej informacje o dacie ich wpływu, przedmiocie, sposobie i terminie załatwienia, przy czym skargi i wnioski nie zawierające imienia i nazwiska oraz adresu wnoszącego nie podlegają rozpoznaniu.

VIII. Podpisywanie pism. Umieszczanie pieczęci urzędowej

§ 36.

1. Podpis umieszcza się pod treścią pisma, z prawej strony, w obrębie stempla określającego stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. W przypadku stosowania blankietów korespondencyjnych zawierających imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby upoważnionej do składania podpisu, pod treścią pisma umieszcza się tylko podpis.

2. Zakres uprawnień do podpisywania pism, w imieniu Ministra, przez Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu oraz dyrektorów komórek organizacyjnych regulują odrębne przepisy.

3. Referent sprawy umieszcza swój podpis (parafę) na pozostającej w aktach kopii pisma, z lewej strony pod tekstem.

§ 37.

Pieczęć urzędową okrągłą umieszcza się na pismach posiadających charakter dokumentów (decyzje, umowy, świadectwa, dyplomy, akty mianowania, legitymacje, itp.).

§ 38.

Wzory pieczęci urzędowych i stempli służbowych oraz zasady ich stosowania określa decyzja Nr 49 Dyrektora Generalnego Ministerstwa z dnia 4 września 2002 r. w sprawie pieczęci i stempli oraz tablic urzędowych i informacyjnych używanych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

IX. Sporządzanie odpisów i kopii. Powielanie dokumentów

§ 39.

1. Odpisy dokumentów lub pism sporządza się z dokładnym zachowaniem tekstu oryginału.

2. Jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie, nad tekstem, umieszcza się wyraz "odpis", a jeżeli z odpisu umieszcza się wyrazy "odpis z odpisu ".

3. Jeżeli na oryginale umieszczona jest pieczęć, na odpisie umieszcza się litery "MP", a dalej wpisuje się treść pieczęci.

4. W miejscu podpisu umieszcza się znak /-/ oraz imię i nazwisko osoby podpisanej na oryginale lub wyrazy "podpis nieczytelny".

§ 40.

1. Zgodność odpisu lub wyciągu z oryginałem dokumentu potwierdza naczelnik wydziału lub referent sprawy, używając formuły "za zgodność z oryginałem" i umieszczając pieczęć imienną, a także pieczęć trójkątną (do użytku wewnętrznego) - jeżeli odpis przeznaczony jest dla instytucji i komórek organizacyjnych resortu spraw wewnętrznych i administracji albo okrągłą (urzędową) - jeżeli odpis przeznaczony jest dla innych urzędów, instytucji oraz obywateli.

2. Jeżeli brak jest zastrzeżeń natury proceduralnej, zamiast odpisów sporządza się kopie.

3. Uwierzytelnienia kopii dokonują naczelnicy wydziałów, referenci spraw lub sekretariaty komórek organizacyjnych, których dokumenty były kopiowane.

§ 41.

1. Powielenia dokumentów w ilościach niezbędnych do celów służbowych dokonują we własnym zakresie referenci spraw na polecenie dyrektorów (naczelników) komórek organizacyjnych.

2. Większą ilość kopii na potrzeby komórek organizacyjnych wykonuje wyspecjalizowana komórka (powielarnia) na podstawie zlecenia podpisanego przez dyrektora (naczelnika) zamawiającej komórki organizacyjnej. Wzór zlecenia określa załącznik Nr 13 do instrukcji kancelaryjnej.

3. Zlecenie, o którym mowa w ust. 2 wymaga akceptacji osoby odpowiedzialnej za pracę powielarni.

X. Doręczanie i wysyłanie korespondencji

§ 42.

Korespondencję przeznaczoną do wysłania przygotowuje kancelaria (sekretariat) komórki organizacyjnej, która:

1) sprawdza, czy pismo jest podpisane, oznaczone datą, czy dołączone są wymienione w nim załączniki (w wypadku stwierdzenia braku zwraca pismo referentowi sprawy do uzupełnienia);

2) dokonuje adnotacji o wysłaniu pisma lub stwierdza na kopii pisma jego wysłanie;

3) sprawdzoną korespondencję wkłada się do kopert z odpowiednim nadrukiem (przy braku nadruku umieszcza się pieczęć nagłówkową), pod którym umieszcza:

a) znak sprawy (pisma),

b) nazwę (nazwisko) adresata,

c) dokładny adres (wraz z numerem kodu pocztowego),

d) cechę pilności;

4) zwraca kopię właściwemu referentowi sprawy lub włącza pismo do odpowiedniej teczki aktowej (w przypadku, gdy kancelaria lub sekretariat komórki organizacyjnej gromadzi akta spraw załatwionych do czasu przekazania ich do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum).

§ 43.

1. Pisma przeznaczone dla komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazywane są bezpośrednio, za pokwitowaniem odbioru w książce doręczeń przesyłek miejscowych lub za potwierdzeniem odbioru na kopiach tych pism.

2. Pozostałe przesyłki przekazywane są adresatom za pośrednictwem Poczty Specjalnej, urzędów pocztowych, względnie doręczane są bezpośrednio, za pokwitowaniem.

3. Przesyłki polecone dostarczane są na Pocztę Specjalną wraz z wykazem przesyłek poleconych. Pracownik komórki organizacyjnej wysyłającej przesyłkę wypełnia na druku wykazu przesyłek poleconych rubryki nr 1, 2 i 3. Pozostałe rubryki wypełnia pracownik Poczty Specjalnej.

§ 44.

Pisma wychodzące, z wyjątkiem kierowanych do obywateli w sprawach indywidualnych, mogą być wysyłane za pośrednictwem faxu lub poczty elektronicznej.

XI. Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych

§ 45.

Dokumentację (akta spraw) do załatwienia przechowują referenci spraw w teczkach oznaczonych wyrazami "do załatwienia". Akta te układa się w kolejności wpływu; poza kolejnością załatwia się sprawy pilne.

§ 46.

1. Akta spraw załatwionych przechowuje się w kancelariach (sekretariatach) komórek organizacyjnych lub u referentów spraw, w teczkach prowadzonych według wykazu akt, przez okres dwóch lat od zakończenia sprawy. W spisach spraw odnotowuje się fakt ostatecznego załatwienia spraw.

2. W teczce aktowej składa się akta spraw w kolejności spisu spraw, a w ramach sprawy w układzie chronologicznym (pismo rozpoczynające sprawę umieszcza się jako pierwsze).

XII. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych oraz postępowanie z informacjami utrwalonymi na nośnikach informatycznych

§ 47.

1. W celu zwiększenia efektywności pracy biurowej, w szczególności czynności kancelaryjnych, zaleca się szerokie wykorzystanie informatyki, pod warunkiem właściwej ochrony przechowywanych w zbiorze informatycznym danych, w tym zwłaszcza chronionych ustawowo informacji niejawnych i danych osobowych.

2. W normalnym procesie kancelaryjnym dokumentacja tworzona komputerowo może mieć jedynie charakter roboczy i posługiwanie się nią powinna cechować pełna swoboda. Na końcu tego procesu powinien być tworzony dokument na nośniku papierowym.

3. Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w celu:

1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej;

2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnętrzną pocztą elektroniczną;

3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz Ministerstwa;

4) współdziałania z dostępnymi bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej;

5) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów.

§ 48.

1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników;

2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.

2. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych składowanych na dyskach serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.

3. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.) oraz wydane na ich podstawie przepisy wykonawcze.

4. Dyskietki i inne nośniki informatyczne, z utrwalonymi na nich jednostkowymi informacjami zawartymi w tradycyjnych źródłach informacji (np. w kartotekach), przechowywane są tak długo w komórce organizacyjnej, jak długo potrzebne są użytkownikowi.

§ 49.

1. Do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum przekazuje się wydruki komputerowe z informacjami jednostkowymi albo zbiorczymi.

2. W przypadkach przekazywania dyskietek lub innych nośników informatycznych do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum należy opisać ich zawartość, podać numer sprawy oraz nazwę i wersję zastosowanego edytora tekstu.

3. W przypadkach wprowadzenia do użytku służbowego nowych generacji komputerów, zapis utrwalony na pierwotnych dyskietkach lub innych nośnikach informatycznych, po wprowadzeniu informacji do nowych dyskietek lub innych nośników informatycznych, podlega kasacji.

4. Kasacja zapisów na dyskietkach i innych nośnikach informatycznych może być przeprowadzona wyłącznie za zgodą komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

XIII. Przekazywanie dokumentacji do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum

§ 50.

Każdego roku (w l półroczu) w komórkach organizacyjnych dokonuje się przeglądu akt celem przekazania akt spraw załatwionych do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

§ 51.

1. Akta spraw zakończonych przekazuje się kompletnymi rocznikami wieczkach założonych zgodnie z wykazem akt, tj. zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi z wykazu akt i kategorii archiwalnej po upływie dwóch lat od zakończenia sprawy, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych w 3 egzemplarzach odrębnie dla akt kat. A i dla akt kat. B. Zgodę na przekazanie akt wydaje kierownik komórki organizacyjnej.

2. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego pozostaje w komórce organizacyjnej przekazującej akta, pozostałe otrzymuje komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum. Spis podpisują: dyrektor komórki organizacyjnej zdającej akta i dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum lub ich zastępcy.

3. W przypadku sporządzenia spisu zdawczo - odbiorczego techniką elektroniczną jego zapis przekazuje się do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum w postaci wydruku i na nośniku elektronicznym.

4. Do przekazywanych, do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum akt, dołącza się związane z nimi rejestry, skorowidze, kartoteki, itp.

§ 52.

1. Akta spraw zakończonych kat. A potrzebne nadal do pracy bieżącej pozostawia się w komórce organizacyjnej na podstawie karty udostępnienia akt; wzór karty udostępnienia akt określa załącznik Nr 14 do instrukcji kancelaryjnej.

2. Akta wypożyczone ewidencjonuje się w spisie zdawczo-odbiorczym.

§ 53.

1. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum przyjmuje akta uporządkowane, zgodnie z przepisami instrukcji archiwalnej, a poszczególne pozycje przekazywanych akt ewidencjonuje w księdze nabytków.

2. Przez uporządkowanie akt stanowiących materiały archiwalne (kategoria "A") należy rozumieć:

1) ułożenie akt w obrębie teczek sprawami w kolejności liczb porządkowych spisu spraw, a w obrębie spraw chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę na początku), zwracając uwagę na właściwe podłączenie załączników do pism przewodnich, sprawozdań i protokołów; akta powinny więc być ułożone w kolejności odwrotnej do ich narastania, tzn. pierwsza sprawa znajduje się na początku teczki a jej zawartość spisana jest w spisie spraw zawartych w teczce, którego wzór określa załącznik Nr 15 do instrukcji kancelaryjnej;

2) spisanie dokumentów, nie zarejestrowanych w spisach spraw, w spisie zawartości teczki, którego wzór określa załącznik nr 16 do instrukcji kancelaryjnej;

3) wydzielenie akt kategorii "B" z teczek zawierających akta kategorii "A";

4) wydzielenie dokumentów i pism stanowiących akta

kategorii "BC", wyłączenie wtórników; 5) usunięcie wszelkich części metalowych z teczek akt;

6) umieszczenie akt wieczkach wiązanych;

7) opisanie teczek zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej;

8) ponumerowanie kart w prawym górnym rogu akt miękkim ołówkiem, z podaniem ich liczby pod oznaczeniem rocznika na środku wierzchniej okładki teczki, a także - w razie żądania archiwum państwowego - na wewnętrznej stronie spodniej okładki teczki,

9) ułożenie i spisanie teczek aktowych na spisach zdawczo - odbiorczych w kolejności haseł klasyfikacyjnych wykazu akt

3. Akta przekazywane do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum powinny znajdować się w teczkach, których grubość nie powinna przekraczać 5 cm.

4. Arkusze o wymiarach większych od formatu A-4 powinny być zgięte równolegle do brzegów pozostałych kart. Do przekazywania akt, poza spisami zdawczo - odbiorczymi dołącza się wszelkie inne pomoce ewidencyjne (skorowidze, rejestry, kartoteki).

5. Uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej (Kat. "B") sprowadza się również do ww. czynności a przede wszystkim:

1) opisania teczek zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej,

2) ułożenia oraz spisania teczek aktowych na spisach zdawczo - odbiorczych w kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt.

6. Przestrzeganie w praktyce wyżej omówionych zasad postępowania z narastającą dokumentacją w komórkach organizacyjnych jest konieczne ze względu na potrzebę zabezpieczenia materiałów archiwalnych (akt kategorii "A"), które trafią w przyszłości do archiwum państwowego tworząc narodowy zasób archiwalny, jak również ze względu na potrzebę właściwego przechowywania innej dokumentacji, o czasowym znaczeniu praktycznym, która zawsze, na żądanie zwierzchników, powinna być szybko odszukana i przedstawiona do wglądu, a której uszkodzenie lub zniszczenie jest zabronione pod groźbą odpowiedzialności karnej określonej w przepisach odrębnych.

7. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa w sprawach archiwum może odmówić przyjęcia akt nieuporządkowanych powiadamiając o tym fakcie właściwego dyrektora komórki organizacyjnej.

XIV. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz ustania działalności

§ 54.

1. W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej, akta spraw zakończonych komórka ta przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

2. Komórka organizacyjna, która została zreorganizowana lub postawiono ją wstań likwidacji, przekazuje akta spraw nie zakończonych prawnemu następcy (komórce przejmującej zadania likwidowanej komórki) na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych, których jedną kopię przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum. Pozostałą dokumentację, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami niniejszej instrukcji, na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych przekazuje do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

§ 55.

1. W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej stosuje się odpowiednio postanowienia § 54.

2. Likwidator zapewnia odpowiednie środki finansowe na przekazanie dokumentacji oraz dołącza do spisu zdawczo - odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania informację dotyczącą organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym.

§ 56.

W przypadku przeniesienia lub zwolnienia pracownika z zajmowanego stanowiska, dotychczasowy przełożony obowiązany jest dopilnować rozliczenia pracownika z posiadanych akt przed podpisaniem karty obiegowej.

XV. Kontrola pracy biurowej i nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

§ 57.

1. Dyrektorzy (naczelnicy) komórek organizacyjnych przeprowadzają systematyczną kontrolę prawidłowego wykonywania przez podległych pracowników czynności kancelaryjnych.

2. Kontrola czynności kancelaryjnych polega na sprawdzeniu:

1) terminowości załatwiania spraw;

2) prawidłowości obiegu dokumentacji;

3) prawidłowości prowadzenia zapisów w dziennikach korespondencyjnych, rejestrowania i znakowania pism, zakładania teczek aktowych zgodnie z wykazem akt;

4) prawidłowości pobierania i kasowania znaków opłaty skarbowej;

5) terminowości i prawidłowości przekazywania akt do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum.

3. Dyrektorzy (naczelnicy) komórek organizacyjnych ustalają przyczyny opóźnień w załatwianiu spraw i podejmują niezbędne czynności zmierzające do przyspieszenia ostatecznego ich załatwienia.

§ 58.

Nadzór ogólny nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych przez pracowników należy do dyrektora (naczelnika) komórki organizacyjnej, który zobowiązany jest zapoznać podległych sobie pracowników z niniejszą instrukcją oraz z innymi przepisami i aktami normatywnymi regulującymi postępowanie z dokumentacją.

§ 59.

Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa są odpowiedzialni za przestrzeganie i stosowanie niniejszej instrukcji.

§ 60.

Niniejsza instrukcja obowiązuje wszystkich pracowników Ministerstwa.

§ 61.

Inne czynności związane z obsługą kancelaryjną i obiegiem akt, nie uregulowane instrukcją, określa dyrektor komórki organizacyjnej.

Załącznik Nr 2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH l ADMINISTRACJI

WYKAZ HASEŁ KLASYFIKACYJNYCH PIERWSZEGO l DRUGIEGO RZĘDU

0 ZARZĄDZANIE

00 ORGANY KOLEGIALNE MSWiA I RESORTU

01 ORGANIZACJA

02 AKTY NORMATYWNE. POMOC PRAWNA

03 PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ. STATYSTYKA

04 INFORMATYKA

05 SKARGI I WNIOSKI

06 WYDAWNICTWA. INFORMACJE. PRACE NAUKOWO-BADAWCZE

07 WSPÓŁPRACA Z KRAJOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI

08 WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ

09 KONTROLA

1 KADRY

10 OGÓLNE ZASADY PRACY I PLAC

11 ZATRUDNIENIE

12 SPRAWY OSOBOWE

13 BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY

14 SZKOLENIE I DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW

15 METODY PRACY

16 DYSCYPLINA PRACY

17 SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE

18 UBEZPIECZENIA OSOBOWE

19 OPIEKA ZDROWOTNA

2 ŚRODKI RZECZOWE

20 ŚRODKI TRWAŁE

21 INWESTYCJE I KAPITALNE REMONTY

22 ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI

23 GOSPODARKA MATERIAŁOWA

24 GOSPODARKA SAMOCHODOWA

25 LOTNICTWO SŁUŻB PORZĄDKU PUBLICZNEGO

26 ŁĄCZNOŚĆ (TELEKOMUNIKACJA)

27 GOSPODARKA ENERGETYCZNA

28 OCHRONA ZAKŁADU PRACY

29 NADZÓRTECHNICZNO-BUDOWLANY

3 FINANSE

30 PODSTAWOWE ZASADY GOSPODARKI FINANSOWEJ

31 BUDŻET I FINANSE. DZIAŁALNOŚĆ POZABUDŻETOWA

32 KSIĘGOWOŚĆ

33 PŁACE

34 FUNDUSZE SPECJALNE

35 INWENTARYZACJA

36 DYSCYPLINA FINANSÓW PUBLICZNYCH

4 OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PAŃSTWA

40 SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA KRAJU

41 SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA W ŚWIECIE

42 WALKA ZTERRORYZMEM I PRZESTĘPCZOŚCIĄ ZORGANIZOWANĄ

43 POWSZECHNY OBOWIĄZEK OBRONY

44 PRZYGOTOWANIA OBRONNE RESORTU SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

45 OCHRONA GRANIC PAŃSTWA

46 ZAGOSPODAROWANIE GRANICY PAŃSTWOWEJ. WSPÓŁPRACATRANSGRANICZNA I MIĘDZYREGIONALNA

47 CUDZOZIEMCY

5 OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA OBYWATELI I PORZĄDKU PUBLICZNEGO

50 STAN BEZPIECZEŃSTWA I PORZĄDKU PUBLICZNEGO

51 ZAPOBIEGANIE PRZESTĘPCZOŚCI I ZJAWISKOM KRYMINOGENNYM

52 WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW PRZECIWKO ZDROWIU I ŻYCIU OBYWATELI

53 WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW GOSPODARCZYCH

54 GOTOWOŚĆ CYWILNA I ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE

55 RĄTOWNICTWO-ZWALCZANIE SKUTKÓW KLĘSK ŻYWIOŁOWYCH, KATASTROF, AWARII

56 OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI POLSKICH ZA GRANICĄ

57 OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW I OBYWATELI INNYCH PAŃSTWW

POLSCE

58 NADZÓR NAD POSTĘPOWANIEM MANDATOWYM

6 SPRAWY SPOŁECZNE

60 REJESTRACJA STANU CYWILNEGO

61 EWIDENCJA LUDNOŚCI

62 OBYWATELSTWO POLSKIE

63 STOWARZYSZENIA. ZBIÓRKI PUBLICZNE. FUNDACJE

64 REPATRIACJA

65 MNIEJSZOŚCI NARODOWE

66 KONCESJE I ZEZWOLENIA

67 WYZNANIA

68 PASZPORTY

7 ADMINISTRACJA PUBLICZNA

70 PRAWO ADMINISTRACYJNE - USTALENIA, WERYFIKACJA

71 ORGANIZACJATERYTORIALNA ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ I SAMORZĄDU

TERYTORIALNEGO

72 KOMISJA WSPÓLNA RZĄDU I SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO

73 POLITYKA GOSPODARCZA RZĄDU

74 POLITYKA SPOŁECZNA RZĄDU

75 NADZÓR NAD DZIAŁALNOŚCIĄ ORGANÓW ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE I ORGANÓW SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO

76 KIEROWNICTWO URZĘDÓW WOJEWÓDZKICH

77 ODWOŁANIA OD DECYZJITERENOWYCH ORGANÓW ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

78 KOMISJA HERALDYCZNA

79 WSPÓŁPRACA MIĘDZYNARODOWA JEDNOSTEK SAMORZĄDUTERYTORIALNEGO

8 BUDOWNICTWO

80 POLITYKA RZĄDU W ZAKRESIE BUDOWNICTWA I ARCHITEKTURY

81 TECHNIKA I NORMALIZACJA

82 REALIZACJA PRAC INWESTYCYJNO-BUDOWLANYCH

83 WYROBY BUDOWLANE. USŁUGI

84 KOORDYNACJA DZIAŁALNOŚCI JEDNOSTEK BADAWCZO-ROZWOJOWYCH

85 GOSPODARKA PRZESTRZENNA

9 AUDYT

90 AUDYT WEWNĘTRZNY

91 AUDYT ZEWNĘTRZNY

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH l ADMINISTRACJI

Symbole klasyfikacyjne

Hasło klasyfikacyjne

Kategoria archiwalna

Uwagi Okres

zagrożenia w komórce macierzystej

w innej komórce

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

0 ZARZĄDZANIE

00 ORGANY KOLEGIALNE MSWIA l RESORTU

000 Narady Kierownictwa

0000 Posiedzenia A Bc Skład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty, głosy w dyskusji,

E

wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał

0001 Materiały na posiedzenia

A Bc Do kategorii A zalicza się opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia

E

001 Komisje własne MSWiA

0010 Stałe A Bc Dla każdej komisji zakłada się odrębną teczkę zawierającą: zarządzenie Ministra powołujące Komisję, listę imienną członków, protokoły posiedzeń, referaty, analizy, opracowania, wnioski itp.

E

0011 Doraźne A Bc Jak w klasie 0010 E

002 Komisje Resortowe

A Bc Do kat. A kwalifikuje się dokumentację tych komisji, których sekretariat prowadzony jest przez MSWiA. W innych przypadkach do kat. A kwalifikuje się teksty wystąpień pracowników MSWiA i ich sprawozdania

E

003 Komisje Międzyresortowe

A Bc Jak w klasie 002 P

004 Zjazdy, konferencje itp.

A Bc Programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, sprawozdania z realizacji uchwał

Z

005 Udział w obcych organach kolegialnych

A Bc Własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania

P

006 Narady pracownicze

A Bc Protokoły, sprawozdania, wnioski

E

01 ORGANIZACJA

010 Organizacja organów nadrzędnych i współdziałających

Bs Bc Ustawy, dekrety, statuty, schematy organizacyjne, zakresy działania, wykazy imienne obsady

Z

stanowisk kierowniczych

011 Organizacja MSWiA

0110 Podstawy prawne działania

A B5 akty normatywne

0111 Struktura i zakres działania Ministerstwa

A B5 Statut, decyzje Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, schematy organizacyjne, zakresy działania, regulaminy itp.

E

0112 Struktura i zakres działania komórek organizacyjnych

A Bc Jak w klasie 0111 oraz uprawnienia dyrektorów, naczelników wydziałów itp.

E

0113 Reorganizacja lub likwidacja komórek organizacyjnych Ministerstwa

A Bc

012 Organizacja jednostek nadzorowanych lub podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji

Jak w klasie 0111

0120 Biura Ochrony Rządu

A Bc E

0121 Centrum Naukowo-Badawczego Ochrony Przeciwpożarowej im. Józefa Tuliszkowskiego

A Bc E

0122 Wyższej Szkoły Policji

A Bc E

0123 Szkoły Głównej Służby Pożarniczej

A Bc

0124 Instytutu Technicznych Wyrobów Włókienniczych "Moratex" w Łodzi

A Bc E

0125 Władzy Wdrażającej Program Współpracy Przygranicznej PHARE

A Bc E

0126 Inspekcji Sanitarnej MSWiA

A Bc E

0127 Centrum A Bc E

Personalizacji Dokumentów MSWiA

0128 Zarządu Zasobów Mieszkaniowych MSWiA

A Bc E

013 Organizacja jednostek ratownictwa

Dla każdej jednostki zakłada się odrębne teczki

0130 Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego

A Bc E

0131 Wodnego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego

A Bc E

0132 Tatrzańskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego

A Bc E

0133 Mazurskiej Służby Ratowniczej

A Bc E

014 Organizacja innych jednostek organizacyjnych będących we właściwości

0140 Komendy Głównej Policji i jednostek terenowych

A Bc E

0141 Komendy Głównej Straży Granicznej i jednostek terenowych

A Bc E

0142 Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej i jednostek terenowych

A Bc E

0143 Biura Szefa Obrony Cywilnej Kraju

A Bc E

0144 Urzędu do Spraw Repatriacji i Cudzoziemców

A Bc E

0145 Urzędu Zamówień Publicznych

A Bc E

0146 Wyższego Urzędu Górniczego

A Bc E

0147 Zakładu Emerytalno - Rentowego MSWiA

A Bc E

0148 Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej MSWiA

A Bc E

015 Organizacja biurowości

0150 Przepisy kancelaryjne

A B10 Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o postępowaniu z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową

E

0151 Wzory druków i formularzy

A - E

0152 Ewidencja pieczęci i ich odciski, inwentaryzacja

A - Między innymi rejestry pieczęci

E

0153 Rejestry wpływów i korespondencji wychodzącej

B20 - Dzienniki podawcze, dzienniki korespondencyjne, skorowidze do dzienników korespondencyjnych, spisy spraw

P

0154 Dowody doręczeń i opłat pocztowych

Bc - Książki doręczeń, książki pocztowe, rozdzielniki, wykazy przesyłek otrzymanych, nadawanych, wydanych

Z

016 Zarządzanie Archiwum MSWiA

0160 Organizacja zarządzania

A - Regulaminy, instrukcje, wytyczne itp.

E

0161 Gromadzenie zasobu archiwalnego

A - Protokoły, spisy zdawczo-odbiorcze, księgi nabytków i ubytków

E

0162 Opracowywanie i ewidencja zasobu archiwalnego

A - Karty zespołów, wykaz (rejestr) spisów zdawczo-odbiorczych, inwentarze kartkowe i książkowe, wstępy do inwentarzy, skorowidze

E

0163 Brakowanie akt A Protokoły brakowania, spisy akt wybrakowanych, protokoły Komisji Oceny Wartości Archiwalnej Dokumentacji, zezwolenia (decyzje) na wybrakowanie akt

E

0164 Udostępnianie akt. B2 Decyzje, zezwolenia i Z

Odtajnianie dokumentów udostępnianych

karty udostępniania dla akt tajnych kat. B20

0165 Kwerendy B5 - Z

0166 Konserwacja akt BE5 - P

0167 Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

A - Spisy akt przekazanych, notatki informacyjne

E

0168 Zaginięcie dokumentacji

A - E

0169 Scontrum zasobu archiwalnego

A - E

017 Biblioteka

0170 Zasady działania biblioteki

A - E

0171 Gromadzenie zbiorów bibliotecznych

Bio - Zakup, wymiana, dary itp.

P

0172 Ewidencja zbiorów bibliotecznych

B50 Księgi inwentarzowe, katalogi. Kwalifikacja zależna od rangi biblioteki

P

0173 Udostępnianie zbiorów bibliotecznych

B5 - Zezwolenia, rewersy itp. Z

018 Ochrona informacji niejawnych

0180 Podstawowe zasady polityki ochronnej

A B5 Ustawa, zarządzenia wykonawcze Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji

E

0181 Postępowania sprawdzające

A Bc Ankiety, oceny itp. E

0182 Dostęp osób do informacji niejawnych

B10 Bc Decyzje służb ochrony państwa, pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych albo kierownika jednostki organizacyjnej

Z

0183 Odmowa dostępu osób do informacji niejawnych

B10 Bc Decyzje służb ochrony państwa, pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych albo kierownika jednostki organizacyjnej

Z

0184 Zmiana klauzuli tajności dokumentu

A Bc Decyzje Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji

E

0185 Stanowiska i funkcje związane z dostępem do tajemnicy państwowej i służbowej

A - Wykazy E

0186 Świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego

B5 Bc Decyzje służb ochrony państwa

Z

0187 Wyjaśnienia i uzupełnienia

B5 Bc P

0188 Rodzaje wiadomości stanowiących tajemnicę państwową i służbową

B5 Bc P

0189 Zabezpieczenie kryptograficzne systemów

A - E

02 AKTY NORMATYWNE. POMOC PRAWNA

020 Zbiór zewnętrznych aktów normatywnych

0200 Dziennik Ustaw B10 B5 P

0201 Monitor Polski B10 B5 P

0202 Przepisy prawne Rady Ministrów (nie publikowane)

BE10 Bc Uchwały dotyczące resortu przechowuje się w kat. A

E

0203 Zbiór aktów prawa miejscowego. Opiniowanie aktów prawa miejscowego

B10 Bc Rozporządzenie i zarządzenia wojewodów

Z

0204 Inne zewnętrzne przepisy prawne

B5 Bc Z

021 Zbiór aktów normatywnych Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji

Obejmuje komplet wtórników podpisanych aktów normatywnych. Oryginały wraz z materiałami źródłowymi przechowuje się w odpowiednich teczkach rzeczowych

0210 Rozporządzenia A B10 E

0211 Zarządzenia A B10 E

0212 Decyzje A B10 E

0213 Wytyczne A B10 E

022 Zbiór aktów

normatywnych dyrektorów departamentów i równorzędnych

0220 Zarządzenia A Bc E

0221 Decyzje A Bc E

023 Projekty aktów prawnych

0230 Projekty aktów prawnych własnych

A Bc Kolejne wersje robocze projektów, uwagi

E

0231 Projekty resortowych aktów normatywnych i uzgodnienie ich z zainteresowanymi jednostkami

A Bc E

0232 Opiniowanie zewnętrznych projektów aktów normatywnych

BE5 Bc Obejmuje projekty aktów prawnych innych resortów i uzgadnianie ich z zainteresowanymi

P

024 Rejestry przepisów prawnych MSWiA

A Bc E

025 Interpretacja przepisów prawnych MSWiA

A Bc E

026 Opinie prawne Bs - P

027 Sprawy sądowe bes Bc

0270 Sprawy z powództwa cywilnego przeciwko Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji

A Bc E

0271 Inne sprawy sądowe

A Bc Wyroki, apelacje, ugody, postanowienia, zażalenia itp. oraz korespondencja z tym związana

E

0272 Decyzje administracyjne

A Bc E

03 PLANOWANIE l SPRAWOZDAWCZOŚĆ. STATYSTYKA

030 Metodyka planowania i sprawozdawczości

0300 Opracowania zewnętrzne

B5 Bc Rady Ministrów, GUS itp.

Z

0301 Opracowania własne

A Bc E

031 Prognozowanie i planowanie perspektywiczne

A Bc Opracowania, oceny, opinie, uwagi itp.

E

0310 Projekty wstępne B5 Bc Opracowania własne P

0311 Opracowania robocze

B5 Bc Jak w klasie 0310 P

0312 Wersja ostateczna A Bc Jak w klasie 0310 oraz decyzje zatwierdzające

E

0313 Oceny, opinie i uwagi

A Bc Jak w klasie 0310 E

0314 Materiały pomocnicze

A Bc Do kategorii A kwalifikuje się te materiały, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej planu. Pozostałe - kategoria B

P

0315 Opracowania jednostek podległych lub nadzorowanych

B10 Bc Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktów

P

0316 Opracowania innych resortów (jednostkowe)

B5 Bc P

032 Plany i sprawozdania wieloletnie

0320 Ministerstwa A Bc E

0321 Jednostek podległych i nadzorowanych

A Bc E

0322 Zbiorcze resortu A Bc E

033 Plany i sprawozdania roczne

0330 Ministerstwa A Bc E

0331 Komórek organizacyjnych Ministerstwa

A Bc E

0332 Jednostek podległych lub nadzorowanych

A Bc E

0333 Zbiorcze resortu A Bc E

034 Plany operacyjne i sprawozdania z ich realizacji

Półroczne, kwartalne, miesięczne, dekadowe i inne

0340 Komórek organizacyjnych Ministerstwa

BE10 Bc E


BE5 Bc E

0342 Zbiorcze resortu BE10 Bc E

035 Plany i sprawozdania komórek organizacyjnych

0350 Plany pracy B5 Bc P

0351 Sprawozdania z działalności

A Bc Tylko sprawozda nią komórek merytorycznych. Sprawozdania komórek usługowych (administracyjnych, budżetowych itp. - kategoria B

E

036 Statystyka

0360 Źródłowe materiały statystyczne

BE5 - Ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego obejmującego całość danych źródłowych

Z

0361 Statystyczne opracowanie cząstkowe

B5 Bc Opracowanie MSWiA Z

0362 Statystyczne opracowanie końcowe

A Bc Własne i zbiorcze E

0363 Publikacje statystyczne Głównego Urzędu Statystycznego

Bc - Z

037 Analizy (kompleksowe i problemowe)

0370 Własne A Bc E


B10 Bc Jak w klasie 0315. Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktów

P

0372 Zbiorcze A Bc E

0373 Materiały pomocnicze (robocze)

A Bc E

038 Analizy wycinkowe

0380 Własne A Bc Do kategorii "A" kwalifikuje się te analizy wycinkowe, które nie mieszczą się w opracowaniu kompleksowym lub problemowym. Pozostałe - kategoria B5

E




Uwagi Okres


w innej komórce

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

04 INFORMATYKA

040 Projektowanie i programowanie

0400 Założenia projektowo-programowe

A - Opracowania i akty wykonawcze

E

0401 Dokumentacja systemów informatycznych

A - E

0402 Wdrażanie systemów informacyjnych

A - Protokoły, oceny E

041 Bank danych A - E

0410 Udostępnianie danych A B5 Wnioski o udostępnienie danych, dokumenty i książki ewidencyjne

E

042 Przetwarzanie danych

0420 Wydruki komputerowe BE10 - Do kat. A kwalifikują się tylko wyniki badań

Z

0421 Materiały pomocnicze B5 - Z

0422 Opracowania problemowe

A Bc Dla każdego tematu zakłada się odrębną teczkę

E

0423 Materiały robocze Bc Z

043 Koordynacja działalności resortowe sieci teleinformatycznych i informatycznych

B5 - Dokumentacja koordynowania, korespondencja

Z

0430 Zbiór "PESEL" B5 Bc Z

0431 Terenowe banki danych B5 Bc Z

0432 Podsieci informatyczne służb resortu spraw wewnętrznych i administracji

B5 Bc Z

044 Ochrona i bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych

Standardy, zalecenia

0440 Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w warunkach normalnych funkcjonowania Państwa

A Bc Akty normatywne, oceny, opinie, raporty

E

0441 Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych w warunkach zagrożenia funkcjonowania Państwa


0442 Certyfikaty kwalifikacyjne dla systemów i sieci teleinformatycznych

A Bc Decyzje "służb ochrony państwa"

E

045 Standardy informatyczne w administracji publicznej

A Bc Akty normatywne, ankiety, oceny, opinie, raporty, notatki, korespondencja

E

0450 Standardy oprogramowania podstawowego

A Bc E

0451 Standardy oprogramowania użytkowego i baz danych

A Bc E

0452 Standardy sprzętu komputerowego

A Bc E

0453 Inne standardy A Bc E

0454 Certyfikacja i weryfikacja systemów ewidencji ludności

B5 - Z

0455 Współpraca z autorami systemów ewidencji ludności

B5 - Z

0465 Dokumenty certyfikacyjne

B10 - Z

046 Koordynacja budowy rozwoju i eksploatacji informatyki w administracji rządowej

0460 Założenia i rozwiązania projektowo-programowe

A Bc Akty normatywne, ankiety, oceny, opinie, raporty, notatki, korespondencja

E

0461 Programy rozwoju informatyki

A Bc E

0462 Zasady organizacji i utrzymania systemów

A Bc Projekty, opinie, korespondencja

E

informatycznych

0463 Krajowy System Informatyczny

A Bc E

0464 System Informacji Schengen (SIS)

A Bc Narodowy Węzeł SIS i Biuro SIRENE

E

047 Współdziałanie systemów informatycznych w województwach

A Bc Projekty, statystyka, zalecenia, korespondencja

E

048 Obsługa zapytań do systemów informatycznych i zleceń organów administracji państwowej

B3 - Z

0481 Obsługa zapytań do systemu PESEL

B2 - Z

0482 Obsługa zapytań do systemu OEWiUDO

B2 - Z

0483 Obsługa zapytań do systemu CEPiK

B2 - Z

049 Dokumenty wytworzone z użyciem środków informatyki

Dla każdego rodzaju dokumentów zakłada się odrębne teczki (dowody osobiste, paszporty, wizy, karty stałego pobytu i inne dokumenty)

0490 Założenia, specyfikacje A Bc E

0491 Podstawa prawna A Bc Ustawy, normy E

0492 Dokumentacja ekonomiczna

A Bc Opracowania, oszacowania

Z

0493 Dokumentacja techniczna

A - Projekty, plany, harmonogramy

Z

0494 Obsługa techniczna B3 Bc Korespondencja P

05 SKARGI l WNIOSKI

050 Tryb załatwiania A Bc E

051 Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio

A W razie masowości tego typu spraw do kategorii A kwalifikuje się przykładowo 5-10%

E

052 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości

B3 - Z

054 Anonimy BE5 - Z

055 Analizy skarg i wniosków A Bc E

056 Rejestry skarg, wniosków i anonimów

A B25 E

06 WYDAWNICTWA. INFORMACJE. PRACE NAUKOWO-BADAWCZE

060 Polityka wydawnicza A Bc Plany, programy, badanie potrzeb, ustalenie tematyki

E

061 Wydawnictwa własne (teki wydawnicze)

A - Dla każdego tytułu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: karty wydawnicze, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne opinie, recenzje i 1 egzemplarz wydawniczy

E

062 Wykonanie poligraficzne Bc Bc Z

063 Rozpowszechnianie wydawnictw

Bc - Z

064 Ewidencja wydawnictw MSWiA

A - E

065 Wydawnictwa zewnętrzne

B5 - Z

066 Informacje w środkach masowego przekazu

B5 -

0660 Informacje własne dla prasy, radia i telewizji

A Bc Informacje, sprostowania, oświadczenia itp.

E

0661 Zewnętrzne informacje o działalności MSWiA

A - Między innymi wycinki prasowe

E

0662 Zewnętrzne informacje o działalności resortu

BE5 BE5 Jak w klasie 0661 P

0663 Wywiady z kierownictwem resortu i przedstawicielami MSWiA

A Bc E

0664 Odpowiedzi na krytykę prasową

A Bc E

0665 Konferencje prasowe Rzecznika Prasowego MSWiA

A Bc E

0666 Zestawienia informacji zamieszczonych w prasie krajowej oraz publikacjach zagranicznych

A - E

067 Prace naukowo-badawcze

0670 Kierunki rozwoju działalności naukowo-badawczej resortu (polityka badawczo-rozwojowa)

A Bc Wytyczne E

0671 Plany rozwoju nauki i sprawozdania z ich realizacji

A Bc E

0672 Programy badawcze A Bc E

0673 Prace naukowo-badawcze

A Bc Własne opracowania lub na zlecenia MSWiA

E

0674 Działalność ogólnotechniczna i wspomagająca badania

B5 Bc Z

07 WSPÓŁPRACA Z KRAJOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI

070 Z Prezydentem RP i Kancelarią Prezydenta

A Bc E

071 Z Sejmem RP

0710 Stenogramy z posiedzeń plenarnych Sejmu RP

BE5 Bc Z

0711 Druki sejmowe B5 Bc Informator Sejmowy i inne

Z

0712 Uchwały sejmowe BE20 Bc Do kat. A kwalifikują się uchwały niepublikowane dot. MSWiA i resortu. Pozostałe kat. B20

Z

0713 Interpelacje poselskie i odpowiedzi na nie MSWiA

A Bc E

0714 Zapytania poselskie i odpowiedzi na nie MSWiA

A Bc E

0715 Interwencje poselskie A Bc E

0716 Oświadczenia i wnioski poselskie dotyczące Rządu, resortu spraw wewnętrznych i administracji lub obronnych i odpowiedzi na nie MSWiA

A Bc E

0717 Opracowania i informacje resortu dla Sejmu RP i komisji sejmowych

A Bc E

072 Z Senatem RP

0720 Stenogramy z posiedzeń Senatu RP

BE5 Bc Z

0721 Uchwały Senatu RP BE20 Bc Do kat. A kwalifikują się uchwały dotyczące spraw wewnętrznych i obronności, pozostałe kat. B20

Z

0722 Interwencje i wystąpienia senatorów dotyczące resortu

A Bc E

0723 Opracowania i informacje MSWiA i resortu dla Senatu RP i jego komisji

A Bc E

073 Z Prezesem Rady Ministrów. Radą Ministrów, Kancelarią Prezesa Rady Ministrów, komisjami

0730 Protokoły posiedzeń Rady Ministrów i ustalenia

BE20 Bc Do kat. A kwalifikują się opracowania dotyczące MSWiA, resortu i obronności, pozostałe kat. B20

E

0731 Komitety, Rady i Komisje Rady Ministrów

B5 Bc Protokoły posiedzeń. Dla każdego organu kolegialnego zakłada się odrębne teczki.

Z

0732 Karty informacyjne zadań przewidzianych dla Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji zgodnie z protokołami ustaleń Rady Ministrów

A - E

0733 Poufne meldunki sytuacyjne Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

A - Z

0734 Opracowania i informacje MSWiA i resortu dla Rady Ministrów i Prezesa Rady Ministrów

A Bc E

074 Współpraca z naczelnymi organami kontroli, administracją państwową i samodzielnymi urzędami centralnymi

0740 Z Najwyższą Izbą Kontroli

BE5 Bc P

0741 Z Ministerstwem Obrony Narodowej

BE5 Bc Z

0742 Z Ministerstwem Spraw Zagranicznych

BE5 Bc Z

0743 Z Prokuraturą Krajową BE5 Bc z

0744 Z Ministerstwem Sprawiedliwości

BE5 Bc z

0745 Z Trybunałem Konstytucyjnym i Naczelnym Sądem Administracyjnym

BE5 Bc z

0746 Z Sądem Najwyższym BE5 Bc z

0747 Z Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego i z Agencją Wywiadu

BE5 Bc z

0748 Z Ministerstwem Nauki i Informatyzacji (Komitetem Badań Naukowych)

B5 B5 E

0749 Z innymi organami BE5 Bc Z

075 Współdziałanie z organami podległymi lub nadzorowanymi przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji

0750 Komendantem Głównym Policji

BE5 Bc Z

0751 Komendantem Głównym Straży Granicznej

BE5 Bc Z

0752 Komendantem Głównym Państwowej Straży Pożarnej

BE5 Bc Z

0753 Szefem Obrony Cywilnej Kraju

BE5 Bc Z

0754 Prezesem Urzędu do Spraw Repatriacji i Cudzoziemców

BE5 Bc

0755 Prezesem Urzędu Zamówień Publicznych

BE5 Bc p

0756 Prezesem Wyższego Urzędu Górniczego

BE5 Bc p

0757 Dyrektorem Zakładu Emerytalno-Rentowego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji

BE5 Bc p

0758 Krajowym Centrum Informacji Kryminalnej

BE5 Bc z

076 Współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi nadzorowanymi lub podległymi Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji

0760 Biurem Ochrony Rządu BE5 Bc p

0761 Centralnymi Ośrodkami Naukowo-Badawczymi

BE5 Bc p

0762 Wyższą Szkołą Policji BE5 Bc p

0763 Szkołą Główną Służby Pożarniczej

BE5 Bc p

0764 Władzą Wdrażającą Program Współpracy Przygranicznej PHARE

BE5 Bc p

0765 Samodzielnymi Publicznymi Zakładami Opieki Zdrowotnej MSWiA

BE5 Bc p

0766 Inspekcją Sanitarną MSWiA

BE5 Bc p

0767 Centrum Personalizacji Dokumentów MSWiA

BE5 Bc p

0768 Zarządem Zasobów Mieszkaniowych MSWiA

BE5 Bc p

0769 Pełnomocnikiem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji ds. związków zawodowych

BE5 -

077 Z organami administracji BE5 Bc Obejmuje sprawy ogólne, nie mieszczące się w klasie 7

P

0770 Z organami administracji rządowej w województwie

jak w klasie 077

0771 Z organami samorządu terytorialnego

jak w klasie 077

078 Z organizacjami politycznymi, społecznymi i związkami zawodowymi

BE5 Bc Dla każdej organizacji, związku i stowarzyszenia zakłada się od rębne teczki

P

079 Z Rzecznikiem Praw Obywatelskich

B20 Bc P

08 WSPÓŁPRACA Z ZAGRANICĄ

Nie obejmuje współpracy transgranicznej i międzyregionalnej

080 Ogólne zasady i A Bc Opracowania E

programy współpracy międzynarodowej

własne. Opracowania zewnętrzne - kategoria B5

081 Współpraca wielostronna

0810 Programy, umowy i sprawozdania z ich realizacji

A Bc E

0811 Konferencje międzynarodowe

A Bc Do kat. A kwalifikują się własne referaty, sprawozdania z udziału w imprezach międzynarodowych itp. Opracowania zewnętrzne kat. B5

E

082 Integracja europejska

0820 Komitet Integracji Europejskiej

A Bc Przygotowywane stanowiska Ministra SWiA na posiedzenia Komitetu

E

0821 Regulacja prawna - unifikacja aktów prawnych z przepisami Unii Europejskiej

BE10 Bc E

0822 Stowarzyszenie Polski z Unią Europejską

BE10 Bc Analizowanie przepisów i umów w zakresie zadań MSWiA

E

0823 Pomoc ze środków Unii Europejskiej dla Polski

A Bc Nadzór nad realizacją programów

E

083 Współpraca z cywilnymi strukturami Paktu Północnoatlantyckiego

0831 Zasady współpracy A - E

0832 Organizacja ćwiczeń, szkoleń, konferencji - sprawozdania

A - E

0833 Opracowania problemowe

A Bc E

084 Współpraca dwustronna

Dla każdego kraju zakłada się odrębne teczki

0840 Zasady współpracy A Bc Umowy o współpracy, porozumienia o zwalczaniu przestępstw i o

E

zapewnieniu bezpieczeństwa w ruchu drogowym itp.

0841 Informacje zewnętrzne A Bc E

0842 Obsada stanowisk w ministerstwach spraw wewnętrznych innych państw

A - Notki biograficzne E

085 Zagraniczne wyjazdy służbowe

0850 Programy pobytu i sprawozdania z delegacji

A Bc E

0851 Pracownicy oddelegowani służbowo

A - Wykazy E

0852 Sprawy dewizowe B5 Bc Z

086 Przyjazdy delegacji zagranicznych

0860 Programy pobytu i sprawozdania z ich realizacji

A Bc E

0861 Obsługa delegacji zagranicznych

B5 Bc Zlecenia, wykazy wydatków, przydziały samochodów służbowych, zakwaterowanie w obiektach reprezentacyjnych

Z

087 Reprezentacja B2 - Życzenia, gratulacje, podziękowania itp.

P

09 KONTROLA

090 Zasady i tryb przeprowadzania kontroli

A Bc E

091 Kontrole wewnętrzne kompleksowe, problemowe, doraźne lub sprawdzające komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji

A B5 Sprawozdania, protokoły, notatki służbowe, oświadczenia i wyjaśnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne i informacje o wykonaniu zaleceń i wniosków

E

092 Kontrole kompleksowe, problemowe, doraźne lub sprawdzające centralnych organów administracji rządowej, nadzorowanych lub podległych Ministrowi

A Bc Jak w klasie 091. Akta każdej kontroli grupuje się w odrębnej teczce

E

Spraw Wewnętrznych i Administracji

093 Kontrole kompleksowe, problemowe, doraźne lub sprawdzające innych organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji

A Bc Jak w klasie 091 i 092

E

094 Kontrole kompleksowe, problemowe, doraźne lub sprawdzające terenowych organów rządowej administracji ogólnej


E

095 Kontrole dotacji udzielonych jednostkom niezaliczonym do sektora finansów publicznych w tym stowarzyszeniom i fundacjom


096 Kontrole zewnętrzne w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji

A Bc Obejmuje protokoły, sprawozdania, wystąpienia i zarządzenia pokontrolne oraz sprawozda nią z ich realizacji

E

097 Książki kontroli B10 - Z

098 Upoważnienia do kontroli Bc - Z

099 Obsługa techniczna kontroli B3 BcZ

m.in. ustalanie terminów i warunków zawieranych umów




Uwagi Okres


w innej komórce

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

1 KADRY

10 OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC

100 Przepisy zewnętrzne B20 Bc Ministerstwa Gospodarki Pracy i Polityki Socjalnej i innych

P

101 Przepisy własne A Bc Taryfikatory płac, listy

E

przeszeregowań pracowników

11 ZATRUDNIENIE

110 Limity zatrudnienia B5 Bc Z

111 Nabór pracowników i ich zwalnianie

B5 - Oferty kandydatów - kat. Bc. Oferty dotyczące pracowników przyjętych do pracy odkłada się do akt osobowych (klasa 120)

P

112 Staże i praktyki zawodowe

B5 - Z

113 Etaty A - E

1130 MSWiA A - Wykazy ilościowe i jakościowe

E


A - Okresowe meldunki i analizy

E

114 Kwalifikacja pracowników

1140 Imienne wykazy funkcjonariuszy i pracowników podlegających kwalifikacji

A - E

1141 Decyzje Centralnej Komisji Kwalifikacyjnej

A - E

1142 Decyzje wojewódzkich komisji kwalifikacyjnych

A - E

1143 Odwołanie od decyzji komisji

A - E

115 Prace zlecone B10 - Umowy, zezwolenia itp.

P

1150 Ze składką ZUS B50 - E

1151 Bez składki na ZUS B5 - P

12 SPRAWY OSOBOWE

120 Akta osobowe pracowników

BE50 Dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: podanie o pracę, życiorys, ankietę, świadectwa i dyplomy, umowa o pracę, zakres czynności, zaświadczenia o odznaczeniach, nagrodach,

E

awansach

121 Oświadczenia majątkowe pracowników

BE5 -

122 Ewidencja pracowników A - Spisy alfabetyczne, kartoteka osobowa

E

123 Kadra kierownicza MSWiA

A - Komunikaty o zmianach personalnych

Z

124 Awanse B5 - Wnioski, decyzje, rozkazy personalne Ministra itp. Kopie odkłada się do akt osobowych (klasa 120)

Z

125 Odznaczenia B5 - Jak w klasie 124 Z

126 Nagrody, dodatki osłonowe

B5 - Jak w klasie 124 oraz rejestry i listy imienne

Z

126 7

Kary B5 - Jak w klasie 124 Z

128 Wojskowe sprawy pracowników

B5 - Z

129 Opinie i oceny pracowników

B5 - Opinie dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych

Z

13 BEZPIECZEŃSTWO l HIGIENA PRACY

131 Podstawowe zasady BE5 - Własne przepisy - kat. A, zewnętrzne (ZUS, PZU, itp.) - kat. B5

P

132 Wypadki przy pracy BE10 - Materiały, notatki P

1320 Wypadki śmiertelne, powodujące inwalidztwo

A Bc Dotyczy wypadków przy pracy

E

1321 Inne wypadki B10 Bc Z

1322 Analiza wypadków i chorób zawodowych

A Bc Z

14 SZKOLENIE l DOSKONALENIE ZAWODOWE PRACOWNIKÓW

140 Szkolnictwo resortowe

1400 Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego

1401 Własne opracowania A Bc Plany, założenia programowe, programy, formy i

E

metody

1402 Zewnętrzne opracowania

B5 Bc MON, MEN itp. Z

141 Rekrutacja uczestników B2 Bc Z

142 Realizacja szkoleń

1420 Ewidencja szkolonych w kraju

B50 - Z

1421 Ewidencja szkolonych za granicą

B50 - Z

143 Dzienniki zajęć B10 - P

144 Szkolnictwo resortowe

1440 Ogólne założenia polityki w zakresie rozwoju szkolnictwa

A Bc Przepisy MSWiA - kat. A. Przepisy zewnętrzne - kat. 65

E

1441 Plany nauczania i sprawozdania z ich realizacji

A Bc E

1442 Programy studiów A Bc Dalszy podział według typów szkół i przedmiotów nauczania

E

1443 Podręczniki A Bc Własne. Zewnętrzne - kat. 65

E

1444 Pomoce naukowe i dydaktyczne


1445 Obiekty do ćwiczeń A - Wykazy E

1446 Kadra naukowo-dydaktyczna

A - Analizy, oceny E

1447 Rekrutacja słuchaczy A - Jak w klasie 1442 E

1448 Realizacja programu nauczania

A - Jak w klasie 1442 E

145 Koordynacja działalności szkół resortowych

Regulaminy, plany, sprawozdania, protokoły z kontroli itp.

1450 Wyższej Szkoły Policji A Bc E

1451 Szkoły Głównej Służby Pożarniczej

A Bc E

1452 Innych szkół A Bc E

146 Seminaria szkoleniowe dostosowawcze do wejścia Polski do Unii Europejskiej

A Bc E

147 Szkolenie i doskonalenie zawodowe polskich służb za granicą i zagranicznych w Polsce

A Bc P

15 METODY PRACY

150 Podstawowe zasady A - Ustalenia MSWiA dotyczące m. in. harmonogramu pracy. Opracowania zewnętrzne - kat. B5

E

151 Racjonalizacja pracy B10 Bc P

16 DYSCYPLINA PRACY

160 Dokumentacja obecności w pracy

Bc - Listy obecności, ewidencja wyjść w godzinach służbowych

Z

161 Absencja B5 - Zwolnienia lekarskie, urlopy okolicznościowe

Z

162 Urlopy pracownicze B2 - Listy i karty urlopowe

Z

163 Delegacje służbowe B5 - z

17 SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE

170 Podstawowe zasady A Bc Ustalenia MSWiA. Przepisy zewnętrzne - kat Bs

E

171 Dojazdy do pracy Bc - Bilety pracownicze (PKP, PKS, środki komunikacji miejskiej) - zamówienia

Z

172 Wczasy pracownicze B5 - Ewidencja miejsc, rozdzielniki, rejestry skierowań itp.

Z

173 Sanatoria B5 - Jak w klasie 172 Z

174 Kolonie i obozy młodzieżowe

B3 - Jak w klasie 172 P

175 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników

B3 - Stołówki, bilety itp. P

176 Opieka nad pracownikami

B3 - Rencistami, emerytami, kobietami i dziećmi

P

18 UBEZPIECZENIA OSOBOWE

180 Podstawowe zasady B5 - Przepisy ZUS i PZU Z

181 Ubezpieczenia społeczne

B5 - z

182 Legitymacje ubezpieczeniowe

B5 - Rejestry p

183 Zasiłki B5 Dowody uprawnień do zasiłków chorobowych rodzinnych pogrzebowych

P

184 Emerytury i renty B5 - Wnioski Z

185 Ubezpieczenia zbiorowe w PZU

B10 - Okres przechowywania liczy się od upływu terminu ważności

P

19 OPIEKA ZDROWOTNA

190 Podstawowe zasady funkcjonowania resortowej służby zdrowia - kierunki rozwoju świadczeń

A B5 E

191 Świadczenia zdrowotne B5 - Z

1910 Udzielane osobom zajmującym kierownicze stanowiska państwowe

BE5 - P

1911 Udzielane funkcjonariuszom służby kandydackiej

BE5 - P

1912 Udzielane obywatelom innych państw

BE5 - P

1913 Jakość świadczeń zdrowotnych

A Bc Analizy, oceny E

192 Gospodarka lekami, aparaturą i sprzętem medycznym

B10 - P

193 Inspekcja sanitarna

1930 Ogólne zasady działania inspekcji sanitarnej

A Bc E

1931 Higiena środowiska B10 Bc P

1932 Higiena pracy w zakładach pracy

B10 Bc P

1933 Higiena w szkołach B10 Bc P

1934 Nadzór nad warunkami zdrowotnymi żywności i żywienia

B10 Bc P

194 Medycyna oracy

1941 Ewidencja osób posiadających uprawnienia do przeprowadzania badań profilaktycznych

B10 Bc Z

1942 Orzecznictwo Komisji Lekarskich

B50 Z

195 Programy zdrowotne A Bc Do kategorii A kwalifikuje się własne opracowania zewnętrzne kat. B5

1950 Narodowy Program Zdrowia

A Bc E

1951 Program Ochrony Serca A Bc E

1952 Narodowy Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych

A - E

1953 Krajowy Program Przeciwdziałania Narkomanii

A Bc E

1954 Inne programy A B E

2 ŚRODKI RZECZOWE P

20 ŚRODKI TRWAŁE P

200 Przepisy własne A Bc E

201 Przepisy zewnętrzne B5 Bc Z

21 INWESTYCJE l KAPITALNE REMONTY

210 Ogólne zasady prac budowlano-remontowych w resorcie

2100 Przepisy własne A B5 E


211 Dokumentacja techniczna inwestycji i remontów

B99 - Okres przechowywania liczy się od utraty lub przekazania obiektu

E

212 Wykonawstwo inwestycyjne

B10 Bc Umowy, harmonogramy robót, protokoły odbioru

P

213 Zaopatrzenie inwestycyjne

B5 Bc P

22 ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCI

220 Ogólne zasady gospodarki nieruchomościami w resorcie



221 Nabywanie i zbywanie nieruchomości przez Ministerstwo

BE25 Dokumentacja prawna i techniczna. Okres przechowywania liczy się od utraty lub przekazania obiektu

E

222 Ogólne zasady gospodarki

mieszkaniowej w resorcie



2222 Przydział i najem lokali użytkowych i mieszkalnych

B5 Bc Korespondencja Z

2223 Wykazy potrzeb mieszkaniowych

A Bc P

2224 Zakwaterowanie zwartych oddziałów Policji

A Bc E

2225 Obiekty specjalne B25 Bc E

223 Eksploatacja nieruchomości

B10 Bc Konserwacje, bieżące remonty, ogrzewanie, oświetlenie, utrzymanie czystości w obiektach

2230 Obiekty szkolne B2 Bc Z

2231 Szpitale i sanatoria B2 Bc Z

2232 Ośrodki wczasowe i kolonijne

B2 Bc Z

2233 Inne obiekty B2 Bc Z

224 Podatki i opłaty publiczne

B10 - P

23 GOSPODARKA MATERIAŁOWA

230 Podstawowe zasady zaopatrzenia



231 Zaopatrzenie

2310 Zapotrzebowanie i zamówienia

B5 Bc Między innymi umowy z dostawcami

Z

2311 Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń

B25 - P

2312 Rozdzielniki Bc - Protokoły przyjęć i przekazań

Z

2313 Gospodarka magazynowa

B5 Dokumenty przychodów, rozchodów, księgi inwentarzowe

Z

2314 Analizy i oceny wyposażenia - okresowe

A Bc E

2315 Analizy i oceny wyposażenia - doraźne

B5 Bc Z

2316 Analiza środków rzeczowych

B10 - Kartoteki materiałowe

P

2317 Rejestry kart wyposażenia osobistego

B5 - Z

232 Eksploatacja maszyn B5 - Między innymi naprawy

Z

233 Zapasy B5 - Zestawienia, meldunki, wykazy

Z

234 Normalizacja

2340 Przepisy zewnętrzne BE10 Bc P


2342 Koordynacja polityki normalizacyjnej w resorcie spraw wewnętrznych

A Bc E

2343 Polskie normy wprowadzone do obowiązkowego stosowania przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji

BE10 Bc Okresowa nowelizacja

P

2344 Odstępstwa od obowiązujących Polskich Norm

BE10 Bc Zezwolenia P

2345 Projekty Polskich Norm BE10 Bc Opinie MSWiA P

2346 Notyfikacje zagranicznych przepisów technicznych

B5 Bc P

2347 Normalizacja związana z obronnością i bezpieczeństwem państwa

A B5 E

2348 Normy obronne A B5 E

235 Certyfikacja

2350 Przepisy zewnętrzne BE10 Bc P


2352 Jednostki certyfikujące wyroby

B5 Bc

2353 Jednostki certyfikujące systemy jakości

B5 Bc

2354 Jednostki certyfikujące personel

B5 Bc

2355 Jednostki akredytujące laboratoria

B5 Bc

236 Zabezpieczenie

meteorologiczne

2360 Przepisy zewnętrzne BE10 Bc


2362 Resortowa baza danych sprzętu meteorologicznego

BE10 Bc Okresowa nowelizacja

P

237 Zamówienia Publiczne


2371 Interpretacja przepisów B5 - P

2372 Rejestry zamówień publicznych

A - E

2373 Opinie B5 Opinie dotyczące przeprowadzanych w MSWiA postępowań o zamówienia publiczne

P

2374 Dokumentacja zamówień publicznych

B5 Bc Oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacja technicznych warunków zamówienia, protokoły komisji, odwołania. Korespondencja m.in. z Urzędem Zamówień Publicznych

P

2375 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych

B10 Bc

2375 Sprawozdania BE10 Bc Dot. funkcjonowania systemu zamówień publicznych i dla potrzeb kontroli

Z

24 GOSPODARKA SAMOCHODOWA

240 Zasady gospodarowania sprzętem samochodowym

B10 Bc P

241 Eksploatacja własnych środków transportu

B2 Bc Z

242 Wypadki i uszkodzenia samochodów. Odszkodowania

B10 Bc P

243 Samochody prywatne używane do celów służbowych

B2 Bc Arkusze ewidencyjne wykorzystania przyznanych

limitów, korespondencja

244 Kierowcy - ewidencja pracy

B2 - Z

245 Gospodarka paliwowa B2 Bc Z

25 LOTNICTWO SŁUŻB PORZĄDKU PUBLICZNEGO

250 Zasady działania i funkcjonowania lotnictwa

2500 Przepisy zewnętrzne BE10 Bc E


2502 Organizacja A Bc E

2503 Plany, programy, koncesje

A Bc E

2504 Zezwolenia na działalność lotniczą

A Bc E

251 Operacje i zadania lotnictwa

2510 Policyjnego A Bc E

2511 Granicznego A Bc E

2512 Ratowniczego A Bc

252 Sprzęt lotniczy

2520 Statki powietrzne B20 Bc E

2521 Wyposażenie pokładowe B20 Bc E

2522 Oferty i analizy techniczne

B10 Bc E

2523 Eksploatacja sprzętu lotniczego

B20 Bc Certyfikaty, biuletyny

E

253 Rejestry sprzętu lotniczego

2530 Statków powietrznych A Bc Wnioski, świadectwa

E

2531 Radiostacji pokładowych A B20 Wnioski, homologacje, zezwolenia

E

254 Infrastruktura lotnicza

2540 Lotniska (Lądowiska) A Bc E

2541 Systemy osłony lotów A Bc E

2542 Ochrona lotnictwa B20 Bc E

255 Personel lotniczy A Bc Ewidencja, szkolenie lotnicze, uprawnienia

E

256 Technika lotnicza A Bc E

257 Ruch lotniczy B20 Bc Z

258 Bezpieczeństwo lotów (BL)

B20 Bc Z

2570 Problematyka (BL) B20 Bc Z

2571 Zdarzenia lotnicze A Bc Protokoły, orzeczenia, wnioski

E

2572 Ratownictwo lotnicze B20 Bc Systemy, organizacja

E

258 Nadzór lotniczy B20 Bc Informacje, decyzje, zlecenia

E

26 ŁĄCZNOŚĆ (TELEKOMUNIKACJA)

260 Organizacja i kontrola systemów łączności

A Bc E

261 Zabezpieczenie i funkcjonowanie systemów łączności

2610 Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemów kryptografii

A B20 E

2611 Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemu łączności rządowej

A B20 E

2612 Opisy organizacyjne i schematy działania różnych rodzajów i systemów łączności

B20 - Z

2613 Funkcjonowanie systemów łączności

B5 Bc P

2614 Funkcjonowanie wydzielonych systemów łączności

B5 Bc P

262 Gospodarka częstotliwościami i numeracją telekomunikacyjną

B20 - E

263 Rodzaje łączności i jej zabezpieczenia

2630 Plany, programy, koncesje

A - E

2631 Zabezpieczenie łączności na okres SGO, sytuacji kryzysowych i dużych operacji

B10 - E

264 Ewidencja

2640 Świadectw homologacyjnych urządzeń telekomunikacyjnych

B10 - E

2641 Sieci, linii i urządzeń B20 - E

telekomunikacyjnych

2642 Świadectw operatorów radiowych

B10 -

265 Eksploatacja środków łączności

Bc Bc

2650 Zarządzenia, wytyczne i instrukcje dotyczące eksploatacji

Bc -

2651 Eksploatacja środków bezprzewodowych

Bc -

2652 Eksploatacja środków przewodowych i urządzeń komutowanych

Bc -

266 Korespondencja bieżąca dotycząca tematyki łączności

B5 Bc Dokumentacja o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym

P

27 Gospodarka energetyczna

B3 - Przepisy zewnętrzne, limity energii itp.

Z

28 Ochrona zakładu pracy

280 Podstawowe zasady ochrony

A Bc Przepisy własne. Przepisy zewnętrzne B2

E

281 Mienia MSWiA B2 - Z

282 Przeciwpożarowe B5 Bc Z

283 Ubezpieczenia rzeczowe B10 Bc Od ognia, kradzieży, autocasco

P

284 Ochrona i zabezpieczenie transportu środków pieniężnych (z banku i do banku)

B10 Bc Przepisy własne i zewnętrzne

P

285 Ochrona i zabezpieczenie środków pieniężnych i innych walorów w kasie Ministerstwa

B10 Bc Czeki i papiery wartościowe i inne

P

29 Nadzór techniczno-budowlany

Obejmuje nadzór nad budownictwem służącym bezpieczeństwu wewnętrznemu

290 Zasady zagospodarowania terenów objętych nadzorem resortu

A Bc E

291 Zatwierdzenie planów realizacyjnych i rozwiązań architektoniczno-

BE10 - P

budowlanych projektów

292 Zezwolenia na budowę lub zamianę sposobu użytkowania obiektów i wykorzystania terenów

BE10 - P

293 Rozbiórki obiektów budowlanych

B5 - Zgłoszenia Z

294 Katastrofy budowlane BE10 - Postępowania dochodzeniowo-śledcze

P

295 Nadzór techniczny nad budownictwem w zakresie bezpieczeństwa wewnętrznego

A Bc Materiały, decyzje, zlecenia

E

296 Interwencje w zakresie naruszania przepisów budowlanych

BE5 Bc P




Uwagi Okres


w innej komórce

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

3 FINANSE Plany i sprawozdania finansowe (budżety i bilanse) klasa 03

30 PODSTAWOWE ZASADY GOSPODARKI FINANSOWEJ


301 Przepisy zewnętrzne B5 Bc E

302 Systemy ekonomiczno-finansowe

A Bc Ministerstwa Finansów i in.

Z

303 Systemy ewidencji i plan kont

A Bc W tym interwencyjno-finansowe

E

31 BUDŻET l FINANSE. DZIAŁALNOŚĆ POZABUDŻETOWA

Budżety, plany finansowe, bilanse - klasa 03

310 Obrót gotówkowy Bc Bc Plany i raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy

Z

311 Finansowanie i obrót bezgotówkowy

B5 Bc P

312 Zasady prowadzenia działalności pozabudżetowej

BE5 Bc Interpretacja przepisów, wyjaśnienia, informacje, korespondencja

P

313 Finansowanie działalności pozabudżetowej

B5 - P

314 Powołanie i likwidacja działalności pozabudżetowej

B5 Bc P

316 Zobowiązania zakładów opieki zdrowotnej

B5 - P

32 KSIĘGOWOŚĆ

320 Dowody księgowe własne i obce

B5 - W tym faktury P

321 Dokumentacja księgowa

3210 Dzienniki B5 - P

3211 Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna)

B5 - P

3212 Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna)

B5 - P

3213 Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych

B5 - P

322 Rozliczenia B5 - Z

323 Windykacja należności Bc - Z

324 Uzgadnianie sald B5 - P

325 Zakładowy plan kont B5 - P

326 Instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych

B5 Bc P

33 PŁACE

330 Podstawowe założenia polityki płacowej w resorcie


3301 Przepisy zewnętrzne B5 Bc MON, MENiS, MGPiPS i in.

Z

331 Płace Decyzje, opinie Departamentu Prawnego

3310 Kierownictwa resortu A - E

3311 Urzędników BE50 - E

3312 Funkcjonariuszy, żołnierzy BE50 - E

3313 Pracowników służby zdrowia

BE50 - E

3314 Nauczycieli BE50 - E

3315 Innych kategorii zatrudnionych

BE50 - E

332 Rozliczenia płac B5 Materiały źródłowe do obliczania wysokości plac, premii, potrąceń z płac, (składki itp.)

Z

333 Listy płac B50 - E

334 Kartoteki wynagrodzeń B50 - E

335 Zaświadczenia o płacach Bc - Z

336 Dowody księgowe B5 - P

337 Dokumentacja księgowa B5 - P

34 FUNDUSZE SPECJALNE

340 Zasady gospodarowania funduszem

A Bc Własne ustalenia. Przepisy zewnętrzne kat. B5

E

341 Fundusze specjalne B5 Bc Rozdzielniki. Korespondencja. Dalszy podział wg rodzajów np. fundusze dewizowe, operacyjne, finansowanie inwestycji budownictwa, środków specjalnych itp.

E

35 INWENTARYZACJA

350 Ogólne zasady A Bc Jak w klasie 340 E

351 Główna Komisja Inwentaryzacyjna i zespoły spisowe

B5 - P

352 Spisy z natury oraz protokoły komisji i zespołów spisowych z przeprowadzonych inwentaryzacji

B5 - P

353 Sprawozdania Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej z przebiegu inwentaryzacji oraz zestawienia różnic z przeprowadzonych inwentaryzacji

B5 - Z

354 Kontrola kasy B5 - Protokóły i zalecenia pokontrolne

Z

36 DYSCYPLINA FINANSÓW PUBLICZNYCH

BE10 Bc Zawiadomienia o naruszeniu

P

dyscypliny, informacje, wystąpienia Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych MSWiA do komisji orzekającej, decyzje komisji orzekającej

4 OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PAŃSTWA

40 SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA l EKONOMICZNA KRAJU

400 Informacje bieżące A Bc E

401 Analizy i oceny sytuacji (problemowe)

A Bc Dla każdego zagadnienia zakłada się odrębną teczkę

E

402 Analizy i oceny sytuacji (zbiorcze)

A Bc E

403 Prognozy o zagrożeniach wewnętrznych

A Bc E

404 Prognozy o zagrożeniach zewnętrznych

A Bc E

405 Przestępstwa przeciwko państwu

A Bc E

406 Przestępstwa przeciwko obronności

A Bc E

407 Ochrona informacji A Bc E

408 Przestępstwa przeciwko pokojowi i ludzkości

A Bc E

41 SYTUACJA POLITYCZNO-SPOŁECZNA I EKONOMICZNA W ŚWIECIE

410 Sytuacja międzynarodowa A Bc Informacje, analizy, oceny

E

411 Sytuacja w poszczególnych państwach


42 WALKA Z TERRORYZMEM I PRZESTĘPCZOŚCIĄ ZORGANIZOWANA

A Bc E

420 Prognozy i kierunki A Bc E

rozwoju przestępczości zorganizowanej

421 Analiza rozwoju przestępczości zorganizowanej

A Bc E

422 Strategia państwa w zwalczaniu przestępczości zorganizowanej

A Bc E

423 Struktury i formy działania grup przestępczych

A Bc E

43 POWSZECHNY OBOWIĄZEK OBRONY

430 Obowiązek służby wojskowej oraz świadczeń

A E

4300 Współpraca rsw i a z innymi organami i instytucjami

B10 Bc informacje zbiorcze

E

4301 Kontrola rejestracji B5 - Protokoły z kontroli dokumentów i przebiegu rejestracji

P

4302 Sprawozdania wojewodów BE5 - Z

4303 Informacje zbiorcze A Bc E

431 Pobór

4310 Rejestracja przedpoborowych oraz wytyczne dla wojewodów

B5 Bc Wytyczne Ministra

4311 Kontrole poboru B5 - Protokoły z kontroli dokumentów i przebiegu poboru

P

4312 Sprawozdania wojewodów BE5 - Z

4313 Informacje zbiorcze A Bc E

4314 Odroczenia i przedterminowe zwolnienia z zasadniczej służby wojskowej, kierowanie do służby zastępczej oraz określenie zdolności do służby wojskowej

BE5 Skargi i wnioski, odwołania, decyzje Ministra SWiA

Z

432 Służba w obcym wojsku BE5 - E

433 Natychmiastowe uzupełnienie Sił Zbrojnych

4330 Kontrole akcji kurierskiej B5 - Protokoły z kontroli dokumentów i przebiegu akcji kurierskiej

Z

4331 Sprawozdania wojewodów z akcji kurierskiej

B5 - Z

4332 Informacje zbiorcze B10 - Z

4333 Meldunki z akcji B2 - Z

44 PRZYGOTOWANIA OBRONNE RESORTU SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

*

440 Założenia i plany przygotowań obronnych

A Bc Materiały dotyczące prac legislacyjnych

E

4400 Materiały związane z problematyką terenów zamkniętych

A Bc E

4401 Problematyka obiektów szczególnie ważnych dla bezpieczeństwa i obronności państwa oraz przygotowania ich szczególnej ochrony

A Bc E

4402 Materiały opracowane na potrzeby stałego komitetu Rady Ministrów i Rady Ministrów

A Bc E

4403 Materiały opracowane przez stały komitet Rady Ministrów i Radę Ministrów

A Bc E

4404 Plany działalności obronnej rsw i a

A Bc E

4405 Koordynacja, kontrola i sprawozdawczość dotycząca przygotowań obronnych rsw i a

A Bc E

4406 Pobyt wojsk obcych na terytorium RP

B5 Bc materiały do analizy

Z

4407 Umowy międzynarodowe obejmujące sprawy obronne

B5 Bc materiały do analizy

E

441 Plany obronne Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz kierowników jednostek i komórek organizacyjnych

A A E

442 Planowanie operacyjno-obronne

A B10 E

4420 Planowanie systemów teleinformatycznych na potrzeby obronności

A B10 E

443 Zabezpieczenie potrzeb obronnych

4430 Kadrowych A 610 E

4431 Finansowych A B10 E

4432 Logistycznych

4433 Wsparcie państwa gospodarza HNS

B10 Bc Z

4434 Cele Sił Zbrojnych B10 Bc Z

4435 Organizacje działające na rzecz utrzymania pokoju

B10 Bc Z

444 Stanowiska kierowania A B10 E

4440 Obronnością państwa A Bc E

4441 Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji

A Bc E

4442 Organów nadzorowanych i podległych MSWiA

A Bc E

445 Ćwiczenia i szkolenia obronne

BE10 B5 E

446 Gotowość obronna MSWiA A B5 Analizy i oceny stanu faktycznego oraz badanie potrzeb

E

447 Obsługa techniczna (kancelaryjna)

B5 Bc Z

45 OCHRONA GRANIC PAŃSTWA

450 Podstawowe założenia A Bc E

451 Analizy i oceny sytuacji A Bc E

46 ZAGOSPODAROWANIE GRANICY PAŃSTWOWEJ. WSPÓŁPRACA TRANSGRANICZNA I MIĘDZYREGIONALNA

460 Międzyresortowa Komisja do Spraw Zagospodarowania Granicy Państwowej

A Bc Skład, protokoły posiedzeń, opinie, wnioski, postulaty

E

461 Pełnomocnicy Rządu do współpracy

Organizacyjno-techniczna i merytoryczna obsługa

4610 Północno-wschodnich województw RP z Obwodem Kalinmgradzkim Federacji Rosyjskiej

A Bc E

4611 Regionów RP z regionem Sankt Petersburga

A Bc E

462 Regulacje prawne A Bc E

463 Programy zagospodarowania granicy państwowej

A Bc opracowanie i nadzór nad ich realizacją

E

464 Drogowe przejścia graniczne.- budowa, modernizacja, rozbudowa

A Bc Koordynacja prac E

465 Współpraca transgraniczna i międzyregionalna - dwustronna z państwami graniczącymi z RP

A Bc Umowy, porozumienia, protokoły ze spotkań ekspertów, tezy do rozmów, opracowania, analizy, informacje

E

4650 Białoruś A Bc E

4651 Czechy A Bc E

4652 Litwa A Bc E

4653 Republika Federalna Niemiec

A Bc E

4654 Rosja A Bc E

4655 Słowacja A Bc E

4656 Ukraina A Bc E

466 Współpraca międzyregionalna z innymi państwami

A Bc Jak w klasie 465. Dla każdego państwa zakłada się odrębne teczki (Chorwacja, Grecja, Łotwa, Rumunia, Turcja, Włochy...)

E

467 Inicjatywy wielostronne

4670 Rada Państw Morza Bałtyckiego

A Bc E

4671 Konferencja Peryferyjnych Regionów Morskich Europy

A Bc E

4672 Konferencja współpracy subregionalnej Morza Bałtyckiego

A Bc E

4673 Zgromadzenia Regionów Europejskich

A Bc E

468 Euroregiony

4680 Euroregion "Niemen" A Bc Podstawy prawne E

4681 Euroregion "Bug" A Bc E

4682 Euroregion "Karpacki" A Bc E

47 CUDZOZIEMCY

470 Podstawowe założenia polityki w stosunku do

A Bc Przepisy MSWiA E

cudzoziemców

471 Opieka nad uchodźcami BE10 Bc P

472 Nabywanie mienia przez cudzoziemców

4720 Nieruchomości BE100 - E

4721 Udziałów lub objęcie akcji w spółkach prawa handlowego (kontrolowanych przez cudzoziemców) z siedzibą w Polsce, będących właścicielami lub wieczystymi użytkownikami nieruchomości

BE100 -

4722 Rejestry nabytych nieruchomości, udziałów i akcji przez cudzoziemców

A Bc E




Uwagi Okres


w innej komórce

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

5 OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA OBYWATELI I PORZĄDKU PUBLICZNEGO

50 STAN BEZPIECZEŃSTWA PUBLICZNEGO I PORZĄDKU

A Bc Oceny E

51 ZAPOBIEGANIE PRZESTĘPCZOŚCI I ZJAWISKOM KRYMINOGENNYM

510 Podstawowe założenia działań profilaktyczno-ochronnych

A Bc E

511 Analizy i oceny sytuacji (problemowe)

A Bc E

512 Analizy i oceny sytuacji (zbiorcze)

A Bc

52 WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW PRZECIWKO ZDROWIU I ŻYCIU OBYWATELI

520 Podstawowe założenia działań operacyjno-

BE5 Bc E

rozpoznawczych

521 Zabójstwa lub ich usiłowanie

BE5 Bc Do kat. A kwalifikują się opracowania zbiorcze i 10% spraw jednostkowych

E

522 Nagłe zgony BE5 Bc Jak w klasie 521

523 Gwałty BE5 Bc Jak w klasie 521

524 Uprowadzenia osób BE5 Bc Jak w klasie 521

525 Wypadki w ruchu lądowym, wodnym i powietrznym

BE5 Bc Jak w klasie 521

526 Handel dziećmi i kobietami


527 Dewiacje seksualne (pedofilia)


528 Działalność sekt BE5 Bc Jak w klasie 521

53 WYKRYWANIE I ZWALCZANIE PRZESTĘPSTW GOSPODARCZYCH

530 Podstawowe założenia działań operacyjno-rozpoznawczych w zakresie ochrony własności społecznej i prywatnej

A Bc E

531 Kradzieże (zagarnięcie mienia)


532 Przemyt BE5 Bc Jak w klasie 521

533 Nielegalna produkcja i obrót:

5330 Narkotykami BE5 Bc Jak w klasie 521

5331 Bronią i materiałami wybuchowymi


5332 Alkoholem BE5 Bc Jak w klasie 521

534 Oszustwa BE5 Bc Jak w klasie 521

535 Fałszerstwa BE5 Bc Jak w klasie 521

536 Łapownictwo BE5 Bc Jak w klasie 521

537 Spekulacja BE5 Bc Jak w klasie 521

54 GOTOWOŚĆ CYWILNA l ZARZĄDZANIE KRYZYSOWE

540 Organy kolegialne do spraw za rządzą nią kryzysowego

A Bc E

5400 Plany pracy - sprawozdania

A Bc E

5401 Ćwiczenia - sprawozdania

A Bc E

541 Rządowy Zespół Koordynacji Kryzysowej

5410 Roczny plan pracy A Bc sprawozdania E

5411 Plany reagowania kryzysowego

A Bc sprawozdania E

5412 Plany ćwiczeń A Bc E

5413 Protokoły posiedzeń grup roboczych

A Bc E

5414 Raporty bieżące i okresowe

A Bc E

5415 Karty zdarzeń A Bc E

5416 Raporty odbudowy A Bc E

542 Zespół Reagowania Kryzysowego MSWiA

5420 Zarządzanie kryzysowe - koordynacja działań

A Bc sprawozdania E

5421 Ćwiczenia A Bc sprawozdania E

543 Zarządzanie kryzysowe na szczeblu wojewódzkim

5430 Wytyczne dla wojewodów

BE5 Bc P

5431 Planowanie cywilne A Bc E

5432 Sprawozdania wojewodów

BE5 Bc P

5433 Centra Zarządzania Kryzysowego

BE5 Bc P

5434 Organizacja systemu A Bc E

544 Zarządzanie kryzysowe na szczeblu samorządowym


5441 Planowanie cywilne A Bc E

5442 Powiatowe centra koordynacji ratownictwa

BE5 Bc P

5443 Rada ds. Ratownictwa Ochotniczego-sprawozdania

A Bc E

5444 Finansowanie BE5 Bc P

545 Współpraca z cywilnymi strukturami Paktu Północnoatlantyckiego

A Bc E

546 Współpraca Międzynarodowa

A Bc E

5460 Współpraca z Komisją Europejską ds. Bezpieczeństwa Cywilnego

A Bc E

5461 Współpraca z Grupą roboczą ds. Obrony Cywilnej

A Bc E

5462 Współpraca z podmiotami Rady Państw Morza Bałtyckiego

A Bc E

55 RATOWNICTWO - ZWALCZANIE SKUTKÓW KLĘSK ŻYWIOŁOWYCH. KATASTROF, AWARII

550 Ochrona przeciwpożarowa

5500 Podstawowe założenia działań profilaktyczno-ochronnych

A Bc E

5501 Stan zagrożenia pożarowego

A Bc Informacje, analizy, oceny i wnioski

E

5502 Działalność jednostek organizacyjnych ochrony przeciwpożarowej


551 Ratownictwo medyczne


5511 Finansowanie Systemu BE5 Bc P

5512 Centra Powiadamiania Ratunkowego

A Bc E

552 Usuwanie skutków klęsk żywiołowych, katastrof, awarii

5520 Działania porządkowo-ochronne

A Bc Analizy, oceny, wnioski

E

5521 Czynności ratownicze BE10 Bc P

553 Współpraca z ratowniczymi organizacjami pozarządowymi

A Bc E

5530 Finansowanie A Bc E

5531 Współpraca - sprawozdania

A Bc E

554 Współpraca międzyresortowa

A Bc E

5640 Zespoły międzyresortowe do spraw przygotowania projektów aktów prawnych

A Bc E

555 Zarządzanie kryzysowe na szczeblu jednostek samorządu terytorialnego

5550 Finansowanie A Bc E

5551 Współpraca - sprawozdania

A Bc E

56 OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW l OBYWATELI POLSKICH ZA GRANICĄ

BE5 Bc E

57 OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA PRZEDSTAWICIELSTW l OBYWATELI INNYCH PAŃSTW W POLSCE

BE5 Bc E

58 NADZÓR NAD POSTĘPOWANIEM MANDATOWYM

580 Podstawy prawne nadzoru

A Bc E

581 Dystrybucja blankietów mandatowych

B2 Bc P

582 Sprawozdania z nałożonych mandatów karnych

A Bc P

583 Współdziałanie z jednostkami stosującymi postępowanie mandatowe

B5 Bc P

6 SPRAWY SPOŁECZNE

60 REJESTRACJA STANU CYWILNEGO

600 Nadzór i kontrola

6000 Podstawowe zasady - sprawy ogólne

A Bc Interpretacja przepisów prawa, odpowiedzi na zapytania obywateli, wyjaśnienia i opinie prawne

E

6001 Obrót prawny z zagranicą

BE5 Bc Współpraca z MSZ, placówkami konsularnymi i organizacjami międzynarodowymi

Z

6002 Odwołania od decyzji BE5 Bc Decyzje w I i II instancji, pisma procesowe NSA

Z

61 EWIDENCJA

LUDNOŚCI

610 Nadzór nad ewidencją ludności

A Bc Wytyczne MSWiA, interpretacja przepisów

E


A Bc Interpretacja przepisów prawa, odpowiedzi na zapytania, wyjaśnienia i opinie prawne

E

6102 Odwołania od decyzji BE5 Bc Decyzje w I i II instancji, pisma procesowe do NSA

P

611 Kartoteka adresowa B10 - Okres liczony od daty zgonu osoby której dane dotyczą

E

612 Numery PESEL (nadawanie, wymiana, usuwanie)

B5 - Wnioski o nadanie numeru PESEL, faxy, korespondencja

P

613 Kartoteka osób o zastrzeżonych adresach

A - E

614 Rozbieżności w danych identyfikacyjno-adresowych

B5 - Korespondencja wyjaśniająca

P

6140 Materiały pomocnicze Bc Wydruki danych osobowych-adresowych, materiały manipulacyjne (pomocnicze) o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, opracowania, protokoły rozbieżności po technologicznym przetwarzaniu danych

P

615 Zmiana imion i nazwisk BE5 - Interpretacja ustawy, odwołania od decyzji

E

616 Zamówienia na wydruki z Centralnego Rejestru Państwowego "PESEL" i podsystemów

6160 Umowy - kontrakty B5 - P

6161 Protokoły odbioru B5 - P

6162 Analizy A - E

6163 Rozliczenia kosztów i czasu pracy EMC

B5 - P

6164 Rozliczenia finansowe umów

B5 - P

617 Zapytania adresowe

6170 Zlecenia krajowe B2 - Z

6171 Zlecenia zagraniczne B2 - Z

618 Zasady sporządzania spisów wyborców

A Bc E

619 Dowody osobiste

6190 Nadzór nad wydawaniem dowodów osobistych

BE5 Bc Interpretacja przepisów - korespondencja

Z

6191 Odwołania od decyzji odmowy wydania dowodu osobistego

BE5 Bc Decyzje w l i II instancji, pisma procesowe do NSA

P

62 OBYWATELSTWO POLSKIE

620 Nadzór i kontrola A Bc Kontrola w oparciu o przepisy i wytyczne MSWiA

E


A Bc Interpretacja przepisów ustawy o zmianie imion i nazwisk, odpowiedzi na zapytania obywatelskie oraz opinie prawne

E

6202 Odwołania od decyzji BE5 Bc Decyzje w l i II instancji, pisma procesowe do NSA

Z

63 STOWARZYSZENIA. ZBIORKI PUBLICZNE. FUNDACJE.

Stowarzyszenia i fundacje kościelne klasa 67

630 Stowarzyszenie i inne organizacje

A - E

631 Ustanawianie i używanie odznak

A - E

632 Zbiórki publiczne o zasięgu ogólnopolskim

BE5 - P

633 Fundacje A - E

634 Inne sprawy społeczne BE5 - P

6340 Pojazdy uprzywilejowane w ruchu drogowym

B50 Bc E

64 REPATRIACJA Obejmuje problematykę repatriacji osób narodowości i pochodzenia polskiego z Kazachstanu i

innych państw b. ZSRR

640 Koordynacja pracy innych resortów

BE5 Bc E

65 MNIEJSZOŚCI NARODOWE

650 Opracowania ogólne A - E

651 Poszczególne mniejszości narodowe

A - E

6510 Białoruska E

6511 Czeska A - Stan liczbowy, rozmieszczenie

E

6512 Litewska A - E

6513 Niemiecka A - E

6514 Ormiańska A - E

6515 Rosyjska A - E

6516 Słowacka A - E

6517 Ukraińska A - E

6518 Żydowska A - E

6519 Inne mniejszości A - E

652 Poszczególne mniejszości etniczne

6520 Karaimska A - E

6521 Łemkowska A - E

6522 Romska A - E

6523 Tatarska A - E

6524 Inne mniejszości etniczne

A - E

653 Międzyresortowy Zespół ds. Mniejszości Narodowych

A - E

654 Konferencje, sympozja i spotkania

A - E

655 Problemy społeczno kulturalne mniejszości narodowych

A - E

6550 Język A Bc E

6551 Kultura A Bc E

6552 Edukacja A Bc E

656 Inne sprawy mniejszości narodowych

A Bc E

657 Mniejszości narodowe w innych państwach

A Bc E

6570 Międzynarodowe rozwiązania dotyczące

A Bc E

mniejszości narodowych

6571 Koordynacja polityki wobec mniejszości narodowych - kwestie organizacyjne

A Bc E

66 KONCESJE l ZEZWOLENIA

660 Zasady i warunki udzielania koncesji i zezwoleń na wykonywanie działalności gospodarczej

A Bc Przepisy MSWiA E

661 Udzielanie koncesji i zezwoleń w zakresie;

6610 Ochrony osób i mienia B50 Dokumentacja koncesyjna: wnioski, podania, status prawny przedmiotu, opinie, protokoły, notatki, decyzje

P

6611 Wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym

B50 P

6612 Usług detektywistycznych

B50 - P

662 Rejestry koncesji i zezwoleń

A - Księgi, rejestry alfabetyczne, dyski

E

663 Cofnięcia koncesji i zezwoleń

BE10 Bc P

664 Odmowy udzielania koncesji i zezwoleń

BE5 Bc

664 Wygaśnięcie koncesji i zezwoleń

B5 Bc P

665 Umorzenie postępowania B5 Bc P

666 Pozostawienie sprawy bez rozpatrzenia

B5 Bc P

667 Kontrola koncesjonowanej działalności gospodarczej

B50 - Protokoły, sprawozdania, wnioski, zlecenia

P

67 WYZNANIA

670 Zasady polityki wyznaniowej

A Bc Regulacje prawne E

671 Komisje Skład, protokoły

posiedzeń

6710 Komisja Wspólna Przedstawicieli Rządu i Episkopatu Polski

A Bc E

6711 Komisje Wspólne Rządu i władz innych kościołów i związków wyznaniowych

A Bc E

6712 Rządowa Komisja Konkordatowa

A Bc

672 Organizacja kościołów i innych związków wyznaniowych

Organizacja i przekształcenie lub wykreślenie

6720 Kościoła Katolickiego w RP

A Bc E

6721 Innych kościołów i związków wyznaniowych posiadających ustawowo uregulowany status prawny

A Bc Dla każdego kościoła i związku wyznaniowego zakłada się odrębną teczkę

E

6722 Kościołów i innych związków wyznaniowych wpisanych do rejestru w dziale A

A Bc Dla każdego kościoła i związku wyznaniowego prowadzi się odrębne akta rejestrowe obejmujące akta postępowań o zarejestrowanie, oraz dokonanie dalszych wpisów w rejestrze

E

6723 Organizacji międzykościelnych wpisanych do rejestru w dziale B


6724 Fundacji i stowarzyszeń związanych z działalnością kościołów i innych związków wyznaniowych

A Bc Statuty, opinie, regulaminy i in.

E

6725 Wnioski o wpis do rejestru

BE10 Bc P

673 Ewidencja

6730 Rejestr kościołów i inny związków wyznaniowych

A - E

6731 Obsługa administracyjna prowadzenia rejestru

B5 Bc Wyjaśnienia, odpowiedzi na pytania

P

6732 Wyciągi z rejestru kościołów i innych związków wyznaniowych

B5 Bc P

6733 Zaświadczenia i B5 Bc P

poświadczenia osobowości prawnej kościelnych osób prawnych Kościoła Katolickiego

6734 Zaświadczenia i poświadczenia osobowości prawnej kościelnych osób prawnych innych kościołów i związków wyznaniowych

B5 Bc P

6735 Powiadomienia o erygowaniu kościelnych osób prawnych w trybie art. 4 ust. 2 Konkordatu

A -

674 Grupy i nowe ruchy religijne nie wpisane do rejestru działalność

BE10 Bc Opracowania analityczne, informacje zewnętrzne korespondencja

E

675 Fundusz kościelny

6750 Zasady działania A - Akty prawne E

6751 Zarząd Funduszu Kościelnego

A - Protokoły posiedzeń, uchwały

E

6752 Budżet Funduszu Kościelnego i jego realizacja

A - Preliminarze, bilanse, okresowe sprawozdania

E

6753 Urządzenia księgowe Funduszu Kościelnego

B10 Kartoteki ewidencji księgowej, polecenia księgowania i dokumenty bankowe

P

676 Dotacje i rozliczenia z wykorzystania dotacji

Podania, opinie, kosztorysy, ankiety, decyzje przyznanych dotacji i zestawienia z wydatków

6760 Dotacje na działalność charytatywno-opiekuńczą

B10 - P

6761 Rozliczenia dotacji na działalność charytatywno-opiekuńczą

B5 - P

6762 Dotacje na działalność oświatowo-wychowawczą

B10 - P

6763 Rozliczenia dotacji na działalność oświatowo-wychowawczą

B5 - P

6764 Dotacje na remonty i B10 - P

konserwację zabytkowych obiektów sakralnych

6765 Rozliczenia dotacji na remonty i konserwację zabytkowych obiektów sakralnych

Bc - P

6766 Realizacja dotacji w województwach

A - Zestawienie statystyczne i opisowe przyznanych dotacji według celów, kościołów i związków wyznaniowych

E

677 Ubezpieczenia społeczne duchownych - zobowiązań

B10 - Kartoteka i roczne sprawozdania ZUS z wypłaconych świadczeń

P

678 Majątek kościołów i związków wyznaniowych - regulacje

6780 Sprawy majątkowe rozstrzygane w trybie administracyjnym

A - Decyzje Ministra jako organu l i II instancji kategoria A, decyzje wojewodów kategoria B5

E

6781 Komisja Majątkowa (do spraw Kościoła Katolickiego)

A Bc Wnioski rewidykacyjne. Dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkę

E

6782 Komisja Regulacyjna (do spraw Kościoła Ewangelicko-Augsburskiego)


6783 Komisja Regulacyjna do Spraw Gmin Wyznaniowych Żydowskich


6784 Komisja Regulacyjna do Spraw Polskiego Autokefalicznego Kościoła Prawosławnego


6785 Międzykościelna Komisja Regulacyjna


6786 Sprawozdania z działalności komisji

A - Dla każdej komisji zakłada się odrębną teczkę

E

679 Dary dla kościołów i innych związków wyznaniowych -

B5 - Wykazy P

zwolnienia od cła i podatków

68 PASZPORTY

680 Podstawowe zasady polityki paszportowej

A Bc Opracowania własne MSWiA

E

681 Akta paszportowe i ich ewidencja

6810 Teczki osobowe B60 - E

6811 Kartoteka B60 - E

6812 Paszporty i paszporty służbowe

B5 - Paszporty sfałszowane, paszporty wydane niezgodnie z prawem, paszporty reklamowane przez obywatela z powodu wady technicznej. Paszporty służbowe, które ustawowo utraciły ważność w dniu 31.12.1992 r.

Z

6813 Paszporty odnalezione po utracie przez właściciela

B2 - Z

6814 Ewidencja przyjętych wniosków paszportowych

B10 - P

6815 Rejestry wykonanych paszportów

B50 - E

6816 Przyjmowanie blankietów paszportowych

B10 - Asygnaty + korespondencja

P

6817 Próby paszportowe, specyfikacje dostaw

B10 - Korespondencja

682 Ewidencja wniosków o odmowę wydania lub unieważnienia paszportu

6820 Rejestry wniosków o odmowę wydania lub unieważnienia paszportu

610 - P

6821 Wnioski o odmowę wydania lub unieważnienia paszportu

B5 - P

6822 Zawiadomienia o ustaniu przesłanek uzupełniających

B2 - Z

683 Decyzje

6830 Decyzje w I i II instancji B3 - P

6831 Odwołania od decyzji B3 - P

6832 Wydawanie paszportów z B5 - Postanowienia P

pominięciem właściwości miejscowej

Ministra SWiA

684 Inne sprawy paszportowe

6840 Fałszerstwa paszportów B5 - Korespondencja P

6841 Utrata paszportów B10 - P

6842 Wady fabryczne blankietów paszportowych

B10 - Korespondencja P

6843 Wywóz paszportów za granicę

Bc - Upoważnienia Z

6844 Ustalenia tożsamości osób i potwierdzenie wydawania paszportów

B2 Odpowiedzi na zapytania Sądu, Prokuratury, Policji i innych upoważnionych jednostek

Z

6845 Zgody na wystawienie paszportów metodą ręczną

B10 - P

685 Obywatele polscy przebywający za granicą

6850 Ustalenie tożsamości osób

B2 - Nieszczęśliwe wypadki, zgony, zatrzymania w aresztach

Z

6851 Deporłacja obywateli polskich

B10 - P




Uwagi Okres


w innej komórce

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

7 ADMINISTRACJA PUBLICZNA

70 PRAWO ADMINISTRACYJNE - USTALENIA. WERYFIKACJA

700 Projekty ustawy i aktów wykonawczych

BE5 Bc Wnioski, opinie, oceny, projekty i propozycje

p

701 Ustawy i akty wykonawcze

A Bc E

71 ORGANIZACJA TERYTORIALNA ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ I SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO

710 Koncepcja organizacji terytorialnej administracji - rządowej

BE10 Bc Do kat. A kwalifikują się zwłaszcza opinie MSWiA i opinie do koncepcji Rządu

E

711 Reforma administracji państwowej i samorządu terytorialnego

A Bc Programy prac, projekty rozstrzygnięć prawnych

E

712 Tworzenie, łączenie, znoszenie jednostek podziału terytorialnego. Zmiany granic

A Bc Wnioski, decyzje E

713 Organizacja urzędów wojewódzkich

BE10 Bc Statuty, zakres działania

P

714 Organy samorządu terytorialnego - ustalenie zasad organizacji i funkcjonowania

A Bc Opinie, rozstrzygnięcia itp

E

715 Organy samorządu terytorialnego

7150 Samorząd gminny A Bc Opinie, wyjaśnienia, korespondencja, uzgodnienia

E

7151 Samorząd powiatowy B5 Bc Opinie, wyjaśnienia, korespondencja, uzgodnienia

P

7152 Samorząd województwa B5 Bc Opinie, wyjaśnienia, korespondencja, uzgodnienia

P

7153 Związki, stowarzyszenia i porozumienia międzygminne

A - Statuty, opinie, uzgodnienia, korespondencja

E

7154 Związki, stowarzyszenia i porozumienia powiatów

A Bc Statuty, opinie, uzgodnienia, korespondencja

E

7155 Stowarzyszenia i porozumienia samorządów województw

A Bc jak w klasie 7154

72 KOMISJA WSPÓLNA RZĄDU I SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO

A Bc E

73 POLITYKA GOSPODARCZA RZĄDU

730 Założenia przedsięwzięć gospodarczych Rządu

BE5 Bc Meldunki, rozporządzenia, opinie

P

731 Reformy przemysłu, handlu, budownictwa

B5 Bc Opinie, uwagi, rozporządzenia, korespondencja

P

732 Polityka rolna, leśna, ochrona środowiska

B5 Bc Jak w klasie 731 P

733 Budżet Państwa B5 Bc Oceny P

734 Budżet wojewodów B5 Bc P

735 Przekształcenia własnościowe

BE5 Bc Uwagi, opinie, korespondencja

P

736 Regionalne Izby Obrachunkowe

B5 Bc Budżety, wystąpienia, opinie

P

737 Działalność gospodarcza organów administracji publicznej

A Bc Nadzór nad prowadzeniem ewidencji. Rozstrzygnięcia, opinie, wyjaśnienia, interpretacje

E

74 POLITYKA SPOŁECZNA RZĄDU

740 Założenia polityki społecznej Rządu

BE5 Bc P

741 Opieka socjalna BE5 Bc P

742 Bezrobocie BE5 Bc P

75 NADZÓR NAD DZIAŁALNOŚCIĄ ORGANÓW ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE l ORGANÓW SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO

750 Nadzór nad działalnością organów administracji rządowej w województwie

BE5 Bc Wystąpienia, interwencje, korespondencja

P

751 Nadzór nad działalnością legislacyjną wojewodów i administracji niezespolonej

BE5 Bc Wystąpienia, uwagi, opinie, uchylenia, korespondencja

P

752 Rozstrzyganie spraw kompetencyjnych i odwołania od decyzji wojewodów

BE5 Bc Decyzje, postanowienia, korespondencja

P

753 Nadzór nad działalnością legislacyjną organów jednostek samorządu terytorialnego

BE5 Bc Opinie, wystąpienia, interpretacje, wyjaśnienia, korespondencja

P

754 Samorządowe kolegia odwoławcze

BE10 Bc odwołania P

755 Nadzór nad współdziałaniem organów administracji rządowej w województwie z jednostkami samorządu terytorialnego

BE5 Bc Opinie, wystąpienia, interpretacje, wyjaśnienia, korespondencja

P

76 KIEROWNICTWO URZĘDÓW WOJEWÓDZKICH

760 Powoływanie i odwoływanie osób zajmujących stanowiska kierownicze

A Nominacje, decyzje, opinie, uzgodnienia, informacje

E

761 Urlopy wojewodów Bc - Opinie, zezwolenia, korespondencja

Z

77 ODWOŁANIA OD DECYZJI ORGANÓW ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

A Bc Rozstrzygnięcia, opinie, wyjaśnienia, interpretacja

E

78 KOMISJA HERALDYCZNA

A Bc Opinie, korespondencja

E

79 WSPÓŁPRACA MIĘDZYNARODOWA JEDNOSTEK SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO

BE5 Bc Wyjaśnienia, informacje, korespondencja

E

8 BUDOWNICTWO

80 POLITYKA RZĄDU W ZAKRESIE BUDOWNICTWA I ARCHITEKTURY

800 Sytuacja w budownictwie - stan bieżący i potrzeby

BE10 Bc P

8000 Badania statystyczne A Bc E

8001 Okresowe informacje BE10 Bc E

8002 Analizy i oceny A Bc E

8003 Stan BHP A Bc Analizy, oceny E

8004 Katastrofy budowlane A Bc Raporty w zakresie działania Głównego Urzędu Nadzór Budowlanego

E

801 Prawo budowlane Interpretacja, nowelizacje, aktualizacje

8010 Ustawa i akty wykonawcze

A Bc E

8011 Projekty nowelizacji aktów wykonawczych

BE10 Bc Opinie MSWiA - kat. A

P

8012 Interpretacja przepisów A Bc E

techniczno-budowlanych

8013 Skutki działania przepisów

A Bc Analizy, oceny E

802 Zamówienia publiczne na roboty budowlane

8020 Ustawa i przepisy wykonawcze

A Bc E

8021 Projekty nowelizacji A Bc E

8022 Interpretacja przepisów A Bc E

8023 Ocena funkcjonowania A Bc E

8024 Baza normatywna A Bc E

8025 System informacji A Bc E

803 Proces inwestycyjny

8030 Standaryzacja A Bc E

8031 Zasady i metody planowania i organizacji

A Bc E

8032 Zasady i podstawy szacowania kosztów

A Bc E

81 TECHNIKA I NORMALIZACJA

810 Przepisy techniczno-budowlane

A Bc Przepisy o szczegółowych zasadach ustalania geotechnicznych warunków stawiania obiektów

E

811 Nowe techniki i technologie

A Bc Opracowania, analizy, oceny, wnioski

E

812 Polityka normalizacyjna

8120 Podstawowe założenia polityki normalizacyjnej

A Bc Opinie MSWiA E

8121 Polskie Normy BE10 - Przygotowanie i okresowe nowelizacje

P

8122 Udział w pracach Polskiego Komitetu Normalizacyjnego

BE10 Bc P

813 Dostosowanie norm do wymogów Unii Europejskiej

8130 Programy A Bc

8131 Dyrektywy i decyzje o ich wdrażaniu

A Bc Wykazy tytułów, programy, sprawozdania

E

8132 Kwestionariusze Komisji Europejskiej

BE5 - P

8133 Rozliczenia z Ministerstwem Nauki i Informatyzacji (Komitetem Badań Naukowych)

BE5 - P

82 REALIZACJA PRAC INWESTYCYJNO-BUDOWLANYCH

821 Rządowe programy strategiczne

BE10 Bc P

8210 Program działania na rzecz osób niepełnosprawnych

A Bc E

8211 "Oświęcimski Strategiczny Program Rządowy"

A Bc E

8212 Narodowy Program Zdrowia

A Bc E

8213 Inne programy A Bc E

822 Architektura i projektowanie w budownictwie

A Bc Podstawowe zasady projektowe, nadzór nad realizacją prac

E

823 Warunki techniczne wykonania i odbioru robót budowlanych

A Bc E

824 Warunki użytkowania budynków

A Bc E

825 Prace rozbiórkowe w budownictwie oraz prace z użyciem materiałów wybuchowych

BE5 Bc Badanie warunków, określenie metod

P

826 Prace remontowe BE5 Bc P

827 Eksport i import usług budowlanych

8270 Zasady wyceny robót i usług budowlanych

A Bc E

83 WYROBY BUDOWLANE. USŁUGI

830 Certyfikacja wyrobów B5 P

831 Dopuszczanie wyrobów budowlanych do obrotu i stosowania

BE10 Bc Wnioski, decyzje, opinie

P

832 Targi i wystawy B5 - Foldery, prospekty P

84 KOORDYNACJA DZIAŁALNOŚCI JEDNOSTEK BADAWCZO-ROZWOJOWYCH

Programy, plany i sprawozdania z działalności statutowej, protokoły z nadzoru, wnioski,

umowy na wykonanie prac

840 Instytutu Technicznych Wyrobów Włókienniczych "Moratex" w Łodzi

BE10 Bc P

841 Centrum Naukowo-Badawczego Ochrony Przeciwpożarowej im. Józefa Tuliszkowskiego

BE10 Bc

85 GOSPODARKA PRZESTRZENNA

850 Podstawowe zasady gospodarki gruntami i nieruchomościami Skarbu Państwa

A Bc Ustawa, jej zmiany, interpretacja

E

851 Ewidencja nieruchomości

A - Adresy, protokoły, mapy, decyzje, korespondencja

852 Przejmowanie nieruchomości

BE10 Bc E

853 Przekazywanie gruntów, sprzedaż, dzierżawa, zarząd

A Bc E

854 Gospodarka nieruchomościami Skarbu Państwa na potrzeby organów państwowych

8540 Urzędów centralnych A Bc E

8541 Urzędów wojewódzkich A Bc E

855 Nadzór nad wykorzystaniem nieruchomości

A Bc E

9 AUDYT

90 AUDYT WEWNĘTRZNY

900 Bieżące akta audytu wewnętrznego Stałe akta audytu wewnętrznego

A Bc akty normatywne, akty prawne, sprawozdania plany, programy, harmonogramy, notatki służbowe, oświadczenia, imienne upoważnienia protokoły, wnioski, inne

E

91 AUDYT ZEWNĘTRZNY

910 Ocena funkcjonowania kontroli finansowej audytu wewnętrznego

A Bc normatywy, protokoły, inne

E

ZARZĄDZENIE NR 19 MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH...

Documents

Transcript of ZARZĄDZENIE NR 19 MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH...