Zarządzanie projektamiInteresariusze projektu

Zarządzanie komunikacją w projekcie

Zarządzanie interesariuszami projektu

Definicja interesariuszy (stakeholders)

• Pojęcie to zostało wprowadzone przez Stanford Research Institute w 1963 r.

• Początkowo pojęcie to określało „grupy, bez wsparcia których organizacja przestałaby istnieć”

• Według PMBOK: ludzie, grupy i organizacje, które mogą wpływać na lub być pod wpływem decyzji, działania lub wyniku projektu

Klasyfikacja interesariuszy pod względem ich znaczenia dla organizacji według M.A. Rodrigueza i J.E. Ricarta

• Interesariusze substanowiący

• Interesariusze kontraktowi

• Interesariusze kontekstowi

Proces zarządzania interesariuszami

1. Identyfikacja interesariuszy

2. Planowanie zarządzania interesariuszami

3. Zarządzanie interesariuszami

4. Kontrolowanie zarządzania z interesariuszami

Identyfikacja interesariuszy

• Na wejściu (inputs)• Diagram projektu

• Dokumenty zaopatrzeniowe

• Czynniki otoczenia

• Aktywa procesowe organizacji

• Narzędzia i technologie• Analiza interesariuszy

• Ocena ekspercka

• Spotkania

Analiza interesariuszy

Identyfikacja potencjalnych

interesariuszy projektu

Analiza potencjalnego wpływu na projekt, klasyfikacja w celu

przyjęcia odp. strategii

Ocena tego, jak interesariusze

zamierzają reagować w różnych sytuacjach

Salience model – typy interesariuszy

• Kluczowi (Core)

• Dominujący (Dominant)

• Niebezpieczni (Dangerous)

• Zależni (Dependent)

• Utajeni (Latent)

• Uznaniowi (Discretionary)

• Wymagający (Demanding)

• Nie-interesariusze (Non-Stakeholder)

Mapowanie interesariuszy - Sieci Wartości

Planowanie zarządzania interesariuszami

Planowanie zarządzania interesariuszami

InputsPlan zarządzania projektem

Rejestr interesariuszy

Czynniki otoczenia

Aktywa procesowe organizacji

Narzędzia

Oceny eksperckie

Spotkania

Techniki analityczne

Outputs

Plan zarządzania interesariuszami

Aktualizacja dokumentów

Zarządzanie komunikacją w projekcie

Komunikowanie się w projekcie

• Cel: osiągnięcie odpowiedniego zaangażowania interesariuszy

Podstawowe elementy procesu komunikowania się• Komunikowanie się w projekcie (uwzględnienie wszystkich

interesariuszy, zasady formalne)

• Komunikowanie się interpersonalne – poziom indywidualny i grupowy (zasady nieformalne)

Diagram przepływu danych Planu Zarządzania Komunikacją (PMBOK Guide 5th)

Organizacja

Plan Zarządzania Projektem

Identyfikacja Interesariuszy

Plan Zarządzania Komunikacją

Komunikowanie się

Zarządzanie Zaangażowaniem

Interesariuszy

Dokumentacja Projektu

• Aktywa procesowe organizacji

• Czynniki otoczenia

• Plan zarządzania projektem

• Rejestrinteresariuszy

• Aktualizacja dokumentacji projektowej

• Planowanie zarządzania komunikacją

Proces zarządzania komunikacją wg PMBOK

Planowanie zarządzania komunikacją

• Proces rozwijania odpowiedniego podejścia do komunikacji opartego na potrzebach informacyjnych interesariuszy i dostępnych aktywach organizacyjnych

Komunikowanie się

• Proces tworzenia, zbierania, dystrybuowania, przechowywania, odzyskiwania i dysponowania informacjami w projekcie związane z planowaną komunikacją

Kontrolowanie komunikacji

• Proces monitorowania i kontrolowania komunikacji w całym czasie przebiegu cyklu życia projektu w celu zapewnienia zaspokojenia potrzeb komunikacyjnych interesariuszy

Plan Zarządzania Komunikacją

• Wymagania komunikacji interesariuszy

• Informacje do zakomunikowania (język, format, treść, poziom szczegółowości)

• Przyczyna dystrybucji informacji

• Ramy czasowe i częstość dystrybucji, potwierdzenia

• Osoba odpowiedzialna za zakomunikowanie informacji

• Osoba odpowiedzialna za autoryzację informacji tajnych

• Osoba lub osoby odpowiedzialna za to, kto otrzyma informację

• Metody i techniki przenoszenia informacji (np. e-mail)

• Zasoby dedykowane działaniom komunikacyjnym (czas i budżet)

• Metody aktualizacji Planu Zarządzania Komunikacją

• Słowniki terminologiczne

• Inne elementy

Technologie komunikacyjne- czynniki determinujące wybór• Pilność potrzeb informacyjnych

• Dostępność technologii

• Łatwość użycia

• Środowisko projektu

• Wrażliwość i tajność informacji

Komunikowanie się

System zarządzania informacją

• Zarządzanie dokumentami drukowanymi: listami, wiadomościami, raportami i wydawnictwami prasowymi

• Zarządzanie komunikacją elektroniczną: e-mail, telefon, webinaria

• Elektroniczne narzędzia zarządzania projektami: oprogramowanie

Raportowanie (komunikowanie) o efektywności• Analiza efektywności w ujęciu historycznym

• Analiza prognoz projektu (czas i koszt)

• Bieżący status ryzyka i problemów

• Praca ukończona w danym czasie

• Praca, które ma być ukończona w następnym okresie

• Suma zmian zatwierdzonych w danym czasie

• Inne…

Kontrolowanie komunikacji

Inputs (Na wejściu)

• Plan Zarządzania Projektem

• Komunikaty projektu

• Issue Log

• Dane o efektywności pracy

• Aktywa procesowe organizacji

Issue log

• Element oprogramowania w zarządzaniu projektami, w którym utrzymywane są informacje o problemach etc.

Komunikowanie się interpersonalne

Proces komunikacji

komunikat

SPRZĘŻENIE ZWROTNE

komunikat komunikat komunikat

KODOWANIENADAWCA KANAŁ DEKODOWANIE ODBIORCA

J. Stankiewicz, Komunikowanie się w organizacji, Wydawnictwo ASTRUM, Wrocław 1999

Style komunikowania się - Metoda okna Johari

• Otwarty

• Zamknięty

• Ukryty

• Ślepy

Komunikacja:

Komunikacja

Werbalna

Słowna

Niewerbalna

Bezsłowna obejmująca gesty, mimikę i mowę

ciała.

Komunikacja:

Komunikacja

Ustna

Za pomocą komunikatów werbalnych

Pisemna

Za pomocą skodyfikowanych

komunikatów

Formalizacja

Bariery komunikacyjne

• Różnice kulturowe

• Brak umiejętności decentracji

• Utrudnienia percepcyjne – rozmówca mówi zbyt szybko, niewyraźnie, jąka się

• Stereotypy – łatwiej zgodzimy się z poglądami osoby o wyższym statusie społecznym, niż z poglądami osób o niższym statusie (szkodliwy stereotyp)

Źródła

• https://mfiles.pl/pl/index.php/Interesariusze, data dostępu 28.11.2016