Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

22
fragment

description

Czy uczestniczyłeś w szkoleniu z zarządzania czasem, które nie dało Ci spodziewanych efektków?

Transcript of Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

Page 1: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

fragment

Page 2: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

2

Niniejszy fragment e-booka może być kopiowany i

udostępniany w internecie.

Całość książki można zakupić w serwisie Ekademia.pl.

© Copyright for Polish edition by Sylwester Oskwarek

Tytuł: Zarządzanie czasem.

Podtytuł: 9 instrukcji krok po kroku do szybkiego wdrożenia

w polskich warunkach.

Autor: Sylwester Oskwarek

Wydanie I

ISBN: 978-83-929213-0-1

Wszelkie prawa zastrzeżone.

All rights reserved

Page 3: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

3

� "Zarządzanie czasem" Harvard Business Essentials

� Spencer Johnson „Kto zabrał mój ser?” � http://efektywne-wykorzystanie-

czasu.blogspot.com/ Niniejsza książka napisana jest w celu dostarczenia informacji w opisywanym temacie. Jeżeli wymagana jest konkretna porada lub pomoc, należy zwrócić się do wykwalifikowanych specjalistów. Do przygotowania niniejszej publikacji zostały wszelkie starania. Jednakże w treści mogą pojawić się błędy. Dlatego tekst powinien być traktowany tylko jako wskazanie ogólnej zasady, a nie jako wyłączne źródło wiedzy o temacie. Autor nie bierze żadnej odpowiedzialności za skuteczność przedstawionych w niniejszej publikacji metod ani za skutki spowodowane bezpośrednio lub pośrednio przez informacje zawarte w niniejszej książce.

Page 4: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

4

Książkę tę dedykuję wszystkim,

którzy jeszcze nie wierzą w siebie.

Sylwester Oskwarek

Page 5: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

5

1. Część 1: Samolotem, czy piechotą? 6 1.1 Dla kogo piszę tę książkę? 8 2. Część 2: Praktyczne ćwiczenia z pilotażu 15 2.1 Instrukcja 1: Na lotnisku, czyli jak wyznaczyć dobry cel w 5 minut? 17 2.2 Instrukcja 2: Na pasie startowym, czyli jak ustalić priorytety na dziś? 39 2.3 Instrukcja 3: W powietrzu, czyli jak nie stracić z oczu celu? 61 2.4 Instrukcja 4: Pilot automatyczny, czyli jak wytrwać przy zarządzaniu czasem przez 10 dni? 68 2.5 Instrukcja 5: Decyzja pilota, czyli jak natychmiast "działać natychmiast"? 77 2.6 Instrukcja 6: Personel pokładowy, czyli jak delegować zadania? 94 2.7 Instrukcja 7: Kabina jest tylko dla pilota, czyli jak wyeliminować "złodziei czasu"? 120 2.8 Instrukcja 8: Czekam na odpowiedź z wieży kontroli lotów, czyli jak nie czekać na innych? 135 2.9 Instrukcja 9: Lądowanie, czyli jak wytrwać przy zarządzaniu czasem przez 24 dni? 143 3. Część 3: Krótka powtórka z teorii 150 3.1 Lista typowych problemów z zarządzaniem czasem 150 3.2 Najpierw wyznacz cel 154 3.3 Notuj (prawie) wszystkie sprawy 156 3.4 Przeglądaj codziennie listę zadań 159 3.5 Zacznij od rzeczy najważniejszych 163 3.6 Trzymaj się wyznaczonych celów 167

Page 6: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

6

3.7 Deleguj zadania 169 3.8 Działaj natychmiast 171 3.9 Planuj czas 175 3.10 Wyeliminuj złodziei czasu 178 4. Zakończenie: Kuszący zapach nadmiaru czasu 181 5. Zapamiętaj 181

Page 7: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

7

1. Część 1: Samolotem, czy piechotą?

� Ruszamy od razu Mam nadzieję, że ta książka wpadła Ci w ręce zanim jeszcze stała się znana. Jeśli książki stają się znane, to ludzie zaczynają podchodzić do nich sceptycznie. Szczególnie ludzie, którzy naprawdę chcą w życiu coś osiągnąć. Mówią: “To takie amerykańskie, oderwane od rzeczywistości”. Moja książka jest mocno osadzona w realiach. W polskich realiach. W moim życiu. Im mniej osób pozna tę książkę, tym większa będzie jej wiarygodność. A ci, którzy ją przeczytają, faktycznie lepiej będą zarządzać swoim czasem. I ty też, kiedy wprowadzisz w życie kilka drobnych propozycji z tej książki, będziesz mógł poczuć różnicę w twoim zarządzaniu czasem. Zarządzanie czasem. A cóż to jest w praktyce? Kiedy można powiedzieć, że jest dobre? Wskazówki zegarka kręcą się dla każdego z tą samą prędkością. Nie ma co udawać. Czas płynie sobie sam dla siebie. W ogóle nie przejmuje się tym, czy my nim zarządzamy, czy nie. Być może nawet w ogóle nie wie o naszym istnieniu. To tylko my o nim wiemy. Wiemy, bo mamy go pewną ilość na wyłączność. Dla siebie.

Page 8: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

8

Z jednej strony każdy z nas ma go tyle samo, bo dla każdego doba trwa dokładnie 24 godziny. Dla mnie, dla ciebie. I nawet dla tego noworodka, który właśnie przyszedł gdzieś na świat. Z drugiej strony nikt z nas nie wie, ile tego czasu ma w sumie. Nie wie, ile jeszcze takich 24 godzinnych kawałków czasu jest przed nim. W mojej definicji dobrego zarządzania czasem chodzi o to, żeby każdy z takich 24 godzinnych kawałków wykorzystać jak najlepiej. Żeby wykorzystać czas na to, na co NAPRAWDĘ CHCESZ GO WYKORZYSTAĆ. Chcąc go wykorzystać dobrze, musisz swoim działaniom nadać pewną prędkość. Nie chodzi o to, żebyś żył w pośpiechu. Pośpiech jest czymś, od czego jestem bardzo daleki. Lubię działać powoli, ale skutecznie. Chodzi zatem o to, żebyś nadał pewną prędkość sposobowi, w jaki osiągasz swoje cele. Żeby dokonywać osiągnięć w najlepszym tempie, na jakie cię stać. Wyobraź sobie, że jesteś na linii startu, wśród najsłynniejszych biegaczy świata. Wokół wiwatujące tłumy kibiców. Twoi konkurenci przygotowani do biegu czekają tylko na wystrzał. Ale ty jesteś jakoś dziwnie wyluzowany. Co więcej - nie klęczysz w blokach, tylko wygodnie siedzisz. Nim jednak zdążyłeś się nad tym zastanowić ...

Page 9: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

9

Wystrzał! Wgniotło cię w fotel. Biegacze zostali daleko w tyle. I nagle zaczynasz się wznosić. Wreszcie dociera do ciebie, gdzie jesteś i co robisz. Pilotujesz właśnie najszybszy odrzutowiec świata. To Lockheed SR-71 Blackbird. Ten samolot rozgrzewa się podczas lotu do temperatury 300oC. Z tego powodu staje się o 30 cm dłuższy. To efekt rozszerzalności temperaturowej ciał stałych. Tak, teraz czujesz, że dobrze wykorzystujesz swój czas. Że masz odpowiednią prędkość do swoich możliwości. Nim się obejrzałeś, już zbliżasz się do celu. Przyjemne uczucie? Zapraszam Cię na krótki kurs pilotażu Blackbirda. Nie chcę, żebyś biegał po bieżni. Chcę, żebyś pędził z prędkością 6,7 macha.

1.1 Dla kogo piszę tę książkę?

Skoro piszę o „czasie” i o jego wykorzystaniu, to nie chcę również, żebyś ty tracił swój czas. Piszę tę książkę dla wybranej grupy osób. Sprawdź, czy jesteś w tej grupie. Czytaj tylko to, co możesz faktycznie wykorzystać.

Page 10: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

10

� Piszę dla menadżerów i prezesów:

� Którzy nie mają zbyt wiele czasu. Cenię czas. Twój i mój własny też. Dlatego będę się streszczał. Książka jest raczej krótka.

� Którym nie pomagają książki i szkolenia z

zarządzania czasem. Problem polega na tym, że książki i szkolenia rzadko pomagają. Rzadko, bo trenerzy i autorzy książek przedstawiają teorię, albo ćwiczenia oderwane od życia. Ta książka proponuje ci coś więcej.

� Którzy nie wierzą w zarządzanie czasem. Bo

w końcu ile razy można słuchać tej pięknej teorii? Zwłaszcza, że ona w praktyce nie działa? Sam uczestniczyłem w kilku szkoleniach, a książek na ten temat w domu mam cały regał. I sam już przestawałem wierzyć, że kiedykolwiek zapanuję nad swoim czasem. Rozumiem Cię.

Page 11: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

11

� Jakie jest moje doświadczenie?

� Od czterech lat jestem kierownikiem w firmie, która zatrudnia ponad 2000 pracowników. Kieruję zespołem, który liczył w tym okresie od 6 do 29 osób. Zawsze, ale to zawsze mam za dużo zadań do zrealizowania. Muszę pogodzić priorytety, ustalić, kto czym ma się zająć i wreszcie osiągnąć cel, który został przede mną postawiony. Codziennie zarządzam czasem swoim i swoich podwładnych.

� Czy jestem ekspertem? Ekspert, to człowiek,

który popełnił wszystkie możliwe błędy w danej dziedzinie. Ja popełniłem ich całkiem sporo. ■ Gubiłem priorytety

■ Nie delegowałem zadań.

■ Uważałem, że wszystko potrafię zrobić lepiej niż pracownicy

■ Chciałem wiedzieć o wszystkich drobiazgach i w każdej najdrobniejszej sprawie osobiście podejmować decyzje.

To nie jest cała lista moich błędów. Najważniejsze jednak, że uświadomiłem sobie ich istnienie. Od tego momentu zacząłem

Page 12: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

12

stopniowo, krok po kroku, eliminować je z mojego życia. Problemy z zarządzaniem czasem okazały się mieć w moim przypadku podłoże mentalne. Nie pomogły żadne narzędzia do zarządzania czasem. W trakcie dochodzenia do tej prawdy sprawdziłem chyba większość dostępnego na rynku oprogramowania. Przez jakiś czas używałem tego, czy tamtego programu, ale i tak w końcu coś mi w nim nie pasowało. W efekcie tylko więcej czasu spędzałem na używaniu programu. Wreszcie zmieniałem go na kolejny program. A musiało się zmienić coś zupełnie innego. Musiało się zmienić moje myślenie.

� A teoria?

Znam teorię zarządzania czasem. Ale co z tego, że ją znam? Co z tego, że teorią zarządzaniem czasem interesuję się od dawna? Przeczytałem chyba wszystkie najważniejsze książki na ten temat. Nie wiem, czy odczuwasz to samo, ale dla mnie najtrudniejsze było zastosować tę teorię w praktyce. Dlatego nie będę się tu rozpisywał o teorii. Opowiem Ci o niej trochę w trzeciej części, ale to będą absolutnie najważniejsze elementy. Zresztą z teorią możesz się zapoznać z innych (obszerniejszych) publikacji. A tu chcę przedstawić tylko

Page 13: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

13

faktyczne problemy, z jakimi się spotkałem i jak sobie z nimi poradziłem.

� Czego możesz się spodziewać?

� Ta książka jest na wskroś praktyczna. Co to oznacza? Tyle tylko, że napisałem tę książkę trochę inaczej niż te, z którymi sam się do tej pory spotkałem. Główna różnica polega na tym, że skupiłem się na przykładach i ćwiczeniach. Nie marnowałem miejsca (i czasu) na szerokie rozpisywanie się o teorii zarządzania czasem. Jeżeli to Twoje pierwsze spotkanie z tą tematyką, to zajrzyj do trzeciej części. Tam znajdziesz kilka stron teorii.

� Nie potrzebujesz czasu, ani wysiłku

Do efektywniejszego wykorzystania czasu nie potrzebujesz wiele wysiłku. Nie potrzebujesz też szczególnie dużo czasu. Teraz uważaj, bo to zdanie może ci się wydać podejrzane. Brzmi jak slogan: W zasadzie wystarczy Ci jedna chwila, żeby wszystko się zmieniło. Ale nie jest to jakieś tam amerykańskie hasło. Nie kopiuję takich rzeczy bezmyślnie. Wszystko, co tu przedstawiam, jest oparte na doświadczeniach w Polsce. Na moich własnych doświadczeniach.

Page 14: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

14

Chcę Cię tą książką zachęcić do wprowadzenia zmian w swoim życiu i sposobie zarządzania czasem.

� Od razu zauważysz różnicę

Każdy rozdział zaczyna się krótkim ćwiczeniem. Możesz je pominąć. Możesz. Ale pamiętaj, że jesteś na kursie pilotażu. Masz lecieć Lockheedem SR-71 Blackbird i dotrzeć do odległego celu. Masz skończyć z truchtaniem w kółko. Dlatego musisz spędzić trochę godzin w powietrzu, żeby nauczyć się latać z dużą prędkością. Jeśli już musisz coś pominąć, to lepiej pomiń teorię. Bez niej się obejdziesz. Większość ludzi uczy się nowych rzeczy po prostu próbując je realizować. Spróbuj zatem. Od razu zauważysz różnicę, już po pierwszym ćwiczeniu. A przy tym w pewnym momencie stanie się to świetną zabawą. Na razie jeszcze nie powiem Ci dlaczego tak się dzieje. Odpowiedź znajdziesz w trakcie.

� Jeśli jesteś przyzwyczajony do permanentnego

braku czasu, to na pewno poczujesz pewien dyskomfort, kiedy nagle czasu znajdzie się zbyt dużo. Może się zdarzyć, że nie będziesz wiedział, co z nim zrobić. Ale teraz nie traktuj tego jak problemu. To jest nasz cel do osiągnięcia.

Page 15: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

15

� Co zyskasz? Nie obiecuję ci, że cokolwiek zyskasz. W ogóle nie lubię obiecywać, jeżeli nie mam 100% pewności, że dotrzymam słowa. Być może nic nie zyskasz. Być może, podobnie jak przy poprzednich książkach i szkoleniach związanych z zarządzaniem czasem po prostu przejdziesz nad tym do porządku dziennego. Zakładam, że 95% czytelników tej książki tak właśnie zrobi. Nie będę się z tym dobrze czuł, ale co mogę zrobić? Jedyne, co przychodzi mi do głowy, to prośba do ciebie, żebyś ty znalazł się wśród tych ekskluzywnych 5%, które przynajmniej spróbują kilku ćwiczeń. Naprawdę dużo zależy od tego, czy zastosujesz w praktyce to, o czym piszę. Powiem Ci tylko, co zyskałem ja: ■ Lepszą wydajność w pracy

■ Bardziej zrównoważone życie i poczucie sprawowania nad nim kontroli

■ Mniej stresu

■ Czas dla rodziny

� Jak czytać tę książkę?

Książka przeznaczona jest do szybkiego wdrożenia jej w życie. Wprowadzam w niej tylko streszczenie teorii dla tych, którzy dopiero rozpoczynają.

Page 16: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

16

Najlepiej czytaj ją po kolei. Koniecznie ćwicz. To twój symulator lotu. Chcę, żeby prędkość wgniotła cię w fotel.

2. Część 2: Praktyczne ćwiczenia z pilotażu

W części drugiej chcę Cię zaprosić na wspólną podróż myślową. Podróż, która da Ci niesamowitą energię. Co ciekawe, nie wymaga to od Ciebie żadnego wielkiego wysiłku. Nawet czytania nie będzie dużo. Nie lubię się rozpisywać. Przeczytałem już na ten temat mnóstwo książek i wiem, że sucha teoria jest tak sucha, że po prostu nie da się jej przełknąć. Nawiej jeśli okraszona jest na końcu ćwiczeniami. Na mnie ona najnormalniej w świecie nie działa. Dlaczego więc miałaby działać na ciebie? Brzmi rozsądnie prawda? Dlatego tę część książki potraktowałem w sposób zupełnie inny niż spotkałem się do tej pory. Na początek krótkie ćwiczenie myślowe, a potem (jeśli znajdziesz czas), możesz coś jeszcze doczytać. Oczekuję, że to podejście da Ci niesamowitą władzę. Władzę nad Twoim własnym umysłem. A mając taką władzę możesz naprawdę wszystko. Ktoś sceptyczny mógłby powiedzieć, że w to nie wierzy. I słusznie. Warto patrzeć na tzw. "mądre rady innych" krytycznie. Ty też przyglądaj się wnikliwie każdemu ćwiczeniu.

Page 17: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

17

Powiem Ci tylko jedno. Poziom motywacji, jaki osiągnąłem praktykując opisane tu ćwiczenia zadziwia mnie samego. Ale zaczęło to na mnie działać dopiero wtedy, kiedy przestałem mówić ludziom o tym, co "chciałbym" zrobić i zacząłem wreszcie "naprawdę to robić". Milczę i działam. To moja zasada. Efekty są niesamowite. Ja już nic nie "chciałbym". Ja to po prostu "naprawdę realizuję". Ruszajmy w obiecaną podróż. Ale po kolei:

� Na lotnisku, czyli jak wyznaczyć dobry cel w 5 minut?

� Na pasie startowym, czyli jak ustalić priorytety na dziś?

� W powietrzu, czyli jak nie stracić z oczu celu?

� Pilot automatyczny, czyli jak wytrwać przy zarządzaniu czasem przez 10 dni?

� Decyzja pilota, czyli jak natychmiast "działać natychmiast"?

� Personel pokładowy, czyli jak delegować zadania?

� Kabina jest tylko dla pilota, czyli jak wyeliminować "złodziei czasu"?

� Czekam na odpowiedź z wieży kontroli lotów, czyli jak nie czekać na innych?

� Lądowanie, czyli jak wytrwać przy zarządzaniu czasem przez 24 dni?

Page 18: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

18

2.1 Instrukcja 1: Na lotnisku, czyli jak wyznaczyć dobry cel w 5 minut?

Przebudziłeś się? To dobrze. Przetrzyj oczy. Wyglądasz, jakbyś jeszcze spał. Dlatego nie będę cię przemęczał. Potrzebuję od ciebie 5 minut. Czeka mnie trudne zadanie. Dla Ciebie będzie to banalnie łatwe. Ja natomiast muszę się zastanowić, jak poprosić cię o coś, co wymaga od ciebie oderwania wzroku od książki i jednocześnie kazać ci czytać dalej? Ale to mój problem. Postaram się jakoś z tym sobie poradzić. Jak zwykle zresztą. Wiesz - jeśli trafiam na coś trudnego, to nie zastanawiam się już, czy sobie z tym poradzę. Zaczynam po prostu kombinować, jak rozwiązać ten problem. No ale do rzeczy. 2.1.1 Zrób proste ćwiczenie z wyznaczaniem celu.

To jest proste ćwiczenie. Wiem, że może Cię "korcić", żeby pominąć ćwiczenie i czytać dalej. Sam tak często postępowałem. Ale teraz robię inaczej. I ty też zrób je od razu. Miej je po prostu z głowy. Jeżeli naprawdę chcesz coś zmienić i nie

Page 19: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

19

chcesz narzekać, że wydałeś bez sensu pieniądze na kolejną książkę, to nie pomijaj przynajmniej tego jednego ćwiczenia. Ono jest najprostsze, a przy tym absolutnie najważniejsze. Daje największy efekt. I to od razu. Przeczytaj treść całego ćwiczenia i zatrzymaj się, żeby je zrobić. W trakcie czytania od razu myśl, jak je będziesz realizował.

Krótkie przygotowanie

Będę cię teraz prosił o wyznaczenie celu. Jeśli go już masz, to przez chwilę zapomnij o tym i wyznacz go jeszcze raz w sposób, jaki zaraz ci zaproponuję. Chcę, żeby zajęło ci to nie więcej niż 5 minut. Pamiętaj: krótkie terminy zwiększają twoją mobilizację i zmuszają do skupienia się na istocie problemu. Czego potrzebujesz? Będzie Ci potrzebny ołówek. Proszę Cię również o wydrukowanie szablonu, który zamieszczam poniżej. A jeśli nie masz pod ręką drukarki, to weź pustą kartkę i podziel ją szybko ołówkiem lub długopisem w przedstawiony sposób.

Page 20: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

20

Ponieważ zawsze w realizacji najważniejsze jest przygotowanie, to szybko powtórzę jeszcze raz:

� Cel ćwiczenia: wyznaczyć cel

� Czas: 5 minut

� Pamiętaj: Krótkie terminy zwiększają Twoją mobilizację

� Czego potrzebujesz?

� Coś do pisania (ołówek?)

� Załączony formularz.

■ Albo wydrukuj

■ Albo zrób sam dzieląc kartkę w przedstawiony sposób.

Przy okazji zwróć uwagę, jak sposób notowania w punktach przyspiesza czytanie i oszczędza czas. Możesz z tego skorzystać.

� A oto formularz, który ma Ci pomóc w ćwiczeniu. Poniżej znajdziesz przykład wypełnienia tego formularza.

Page 21: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

21

Pytania pomocnicze

Cel półroczny 1

Cel półroczny 2

Cel półroczny 3

Cel półroczny 4

Cel półroczny 5

Cel półroczny 6

Co chcesz mieć? Czym się chcesz zajmować? Co chcesz osiągnąć? Z czego chcesz być znany?

Co zrobisz w tym tygodniu?

Co zrobisz w tym tygodniu?

Co zrobisz w tym tygodniu?

Co zrobisz w tym tygodniu?

Co zrobisz w tym tygodniu?

Co zrobisz w tym tygodniu?

Jakie będą pierwsze 3 rzeczy, które dadzą Ci poczucie, że już jesteś blisko osiągnięcia celu?

Co zrobisz dziś?

Co zrobisz dziś?

Co zrobisz dziś?

Co zrobisz dziś?

Co zrobisz dziś?

Co zrobisz dziś?

Jedno zadanie do zrobienia jeszcze dziś.

Co zrobisz jutro?

Co zrobisz jutro?

Co zrobisz jutro?

Co zrobisz jutro?

Co zrobisz jutro?

Co zrobisz jutro?

Jedno zadanie do zrobienia jutro.

Page 22: Zarzadzanie Czasem.9 Instrukcji Krok Po Kroku.

22

Przykład wypełnionego formularza: Całość ebooka można zakupić w serwisie Ekademia.pl. Kliknij: http://www.ekademia.pl/ebook/9-instrukcji#formularz