ZAMÓWIENIA PUBLICZNE PORADY DLA OSÓB...

108
za udzielanie zamówień publicznych dotyczące unikania najczęstszych błędów popełnianych w projektach finansowanych z europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych ZAMÓWIENIA PUBLICZNE PORADY DLA OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH

Transcript of ZAMÓWIENIA PUBLICZNE PORADY DLA OSÓB...

  • za udzielanie zamwie publicznych dotyczce unikania najczstszych bdw popenianych w projektach finansowanych z europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych

    ZAMWIENIA PUBLICZNE PORADY DLA OSB ODPOWIEDZIALNYCH

  • Europe Direct to serwis, ktry pomoe Pastwu

    znale odpowiedzi na pytania dotyczce Unii Europejskiej.

    Numer bezpatnej infolinii (*):

    00 800 6 7 8 9 10 11

    (*) Informacje s udzielane nieodpatnie, wikszo pocze rwnie jest bezpatna (niektrzy operatorzy, hotele lub telefony publiczne mog nalicza opaty).

    European Commission, Directorate-General for Regional and Urban policy Competence centre Administrative Capacity Building; Solidarity Fund Pascal Boijmans Avenue de Beaulieu 1 1160 Brussels BELGIUM E-mail: [email protected] Internet: http://ec.europa.eu/regional_policy/index_en.cfm Wicej informacji o Unii Europejskiej mona znale w portalu Europa (http://europa.eu). ISBN 978-92-79-51740-2, doi: 10.2776/824856 Unia Europejska, 2015 Powielanie materiaw dozwolone pod warunkiem podania rda. Luksemburg: Urzd Publikacji Unii Europejskiej, 2015

    http://ec.europa.eu/regional_policy/index_en.cfm

  • Zamwienia publiczne -

    porady dla osb odpowiedzialnych za

    udzielanie zamwie publicznych

    dotyczce unikania najczstszych

    bdw popenianych w projektach

    finansowanych z europejskich funduszy

    strukturalnych i inwestycyjnych

    Niniejszy dokument zosta sporzdzony przez suby Komisji w porozumieniu z

    Europejskim Bankiem Inwestycyjnym.

  • Porady dla osb odpowiedzialnych

    za udzielanie zamwie publicznych

    dotyczce unikania najczstszych

    bdw popenianych w

    zamwieniach publicznych

    realizowanych w ramach projektw

    finansowanych

    z europejskich funduszy

    strukturalnych i inwestycyjnych

  • ZASTRZEENIE PRAWNE

    Niniejszy dokument zawiera porady jak unika bdw, ktre czsto pojawiaj si podczas udzielania zamwie publicznych dotyczcych projektw wspfinansowanych z europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych. Celem dokumentu jest uatwienie wdraania programw operacyjnych i wspieranie stosowania dobrych praktyk. Dokument nie jest prawnie wicy, suy jedynie przedstawieniu oglnych zalece i najlepszych praktyk. Proponowane rozwizania nie naruszaj przepisw krajowych. Powinny by interpretowane i stosowane z uwzgldnieniem krajowych ram prawnych. Niniejsze porady pozostaj bez uszczerbku dla wykadni dowolnego przepisu majcego zastosowanie ustawodawstwa, ktr Komisja moe przyj w przyszoci.

  • Spis treci

    Spis treci ........................................................................................................................................... 4

    Wykaz skrtw ................................................................................................................................. 6

    Wstp ................................................................................................................................................... 7

    Jak korzysta z niniejszych porad ............................................................................................. 8

    1. Przygotowanie i planowanie .............................................................................................. 11

    1.1 Wstpne ustalanie zakresu ....................................................................................................................... 12

    1.2 Zarzdzanie zamwieniem/projektem ................................................................................................. 16

    1.3 Opracowanie uzasadnienia biznesowego .......................................................................................... 18

    1.4 Wybr procedury ............................................................................................................................................. 19

    1.5 Progi i ogoszenie ............................................................................................................................................ 23

    1.6 Wymogi operacyjne dotyczce wszczcia postpowania o udzielenie zamwienia .... 25

    2. Publikacja ................................................................................................................................. 29

    2.1 Publikacja unijnych ogosze .................................................................................................................... 29

    2.2 Procedury i terminy ....................................................................................................................................... 30

    2.2.1 Minimalne terminy .............................................................................................................. 30

    2.2.2 Procedura przyspieszona ..................................................................................................... 33

    2.3 Dokumentacja przetargowa ...................................................................................................................... 34

    2.3.1 Okrelenie kryteriw kwalifikacji ......................................................................................... 34

    2.3.2 Opracowanie kwestionariusza kwalifikacji wstpnej ........................................................... 35

    2.3.3 Ustanowienie kryteriw udzielenia zamwienia i ich wagi ................................................. 36

    2.3.4 Wycena ................................................................................................................................ 37

    2.3.5 Zamwienie .......................................................................................................................... 37

    2.4 Specyfikacje i normy ..................................................................................................................................... 38

    2.4.1 Sporzdzanie specyfikacji ..................................................................................................... 38

    2.4.2 Normy, ktre naley stosowa przy sporzdzaniu specyfikacji ........................................... 39

    2.4.3 Kryteria spoeczne, etyczne i rodowiskowe ....................................................................... 40

    2.4.4 Oferty wariantowe ............................................................................................................... 40

    2.5 Otrzymywanie i skadanie zamwie ................................................................................................... 41

    2.6 Skargi, rodki odwoawcze i odpowiedzialno ............................................................................... 41

    3. Skadanie ofert i kwalifikacja oferentw..................................................................... 47

    3.1 Zoenie ofert zgodnie z zaleceniami ................................................................................................... 47

    3.2 Przestrzeganie zalece dotyczcych udziau w postpowaniu ............................................... 47

  • 3.3 Bezpieczne przechowywanie dokumentacji przetargowej ......................................................... 48

    3.4 Procedura otwarcia ofert ............................................................................................................................ 48

    4. Ocena ofert .............................................................................................................................. 50

    4.1 Najnisza cena ................................................................................................................................................. 50

    4.2 Oferta najkorzystniejsza ekonomicznie .............................................................................................. 50

    4.3 Sposb postpowania z raco niskimi ofertami .......................................................................... 51

    4.4 Wyjanienia ....................................................................................................................................................... 51

    4.5 Prowadzenie negocjacji po zakoczeniu postpowania o udzielenie zamwienia ....... 52

    4.6 Decyzja komisji oceniajcej ....................................................................................................................... 52

    5. Udzielenie zamwienia ........................................................................................................ 55

    5.1 Ogoszenie o udzieleniu zamwienia ................................................................................................... 55

    5.2 Okres zawieszenia i przekazywanie oferentom informacji ....................................................... 55

    6. Realizacja zamwienia ........................................................................................................ 57

    6.1 Relacja z dostawc/wykonawc .............................................................................................................. 57

    6.2 Modyfikacje umw ......................................................................................................................................... 57

    6.3 Zakoczenie realizacji zamwienia ....................................................................................................... 57

    ZESTAWY NARZDZI ...................................................................................................................... 61

    ZESTAW NARZDZI 1 UZASADNIENIE BIZNESOWE ............................................................................ 62

    ZESTAW NARZDZI 2 RYZYKO I PLANOWANIE AWARYJNE ............................................................ 64

    ZESTAW NARZDZI 3 ETAPY POREDNIE ................................................................................................ 68

    ZESTAW NARZDZI 4 SPORZDZANIE LISTY ZAKWALIFIKOWANYCH OFERENTW .......... 70

    ZESTAW NARZDZI 5 OPRACOWYWANIE KRYTERIW KWALIFIKACJI I ETAP KWALIFIKACJI ............................................................................................................................................................ 72

    ZESTAW NARZDZI 6 OPRACOWYWANIE KRYTERIW UDZIELENIA ZAMWIENIA I ETAP UDZIELANIA ZAMWIENIA .................................................................................................................................. 76

    ZESTAW NARZDZI 7 PRZYGOTOWANIE SPECYFIKACJI ................................................................... 86

    ZESTAW NARZDZI 8 MODYFIKACJA UMW ........................................................................................ 92

    ZESTAW NARZDZI 9 LISTA KONTROLNA DOTYCZCA ZGODNOCI Z WYMOGAMI PROCEDURY ............................................................................................................................................................... 97

    ZESTAW NARZDZI 10 PRZYDATNE LINKI ........................................................................................... 101

    Podzikowania ....................................................................................................................................................... 103

  • Wykaz skrtw

    IZ: instytucja zamawiajca CN: ogoszenie o zamwieniu DG GROW: Dyrekcja Generalna ds. Rynku Wewntrznego, Przemysu, Przedsibiorczoci i MP DG ENV: Dyrekcja Generalna ds. rodowiska EFSI: europejskie fundusze strukturalne i inwestycyjne UE: Unia Europejska MEAT: oferta najkorzystniejsza ekonomicznie (ang. most economically advantageous tender) Dz.U.: Dziennik Urzdowy Unii Europejskiej PIN: wstpne ogoszenie informacyjne PPP: partnerstwo publiczno-prywatne PQQ: kwestionariusz kwalifikacji wstpnej (ang. Pre-Qualification Questionnaire) SIMAP: system informacyjny dotyczcy zamwie publicznych (fr. Systme d'information sur les Marchs Publics) MP: mae i rednie przedsibiorstwa VFM: stosunek wartoci do ceny (ang. value-for-money)

  • 7

    Wstp

    Udzielanie zamwie jest bardzo wanym aspektem inwestycji publicznych: stymuluje rozwj gospodarczy w Europie i jest istotnym czynnikiem pobudzajcym jednolity rynek. Zamwienia publiczne maj znaczenie stanowi okoo 19% unijnego PKB. S te czci naszego codziennego ycia. Administracja publiczna nabywa towary i usugi na potrzeby obywateli. I musi to robi w moliwie najskuteczniejszy sposb. Zamwienia publiczne daj rwnie nowe moliwoci przedsibiorstwom, napdzajc w ten sposb inwestycje sektora prywatnego oraz wspomagajc wzrost gospodarczy i powstawanie nowych miejsc pracy. Odgrywaj rwnie wan rol przy przekazywaniu rodkw z europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych.

    Szacuje si, e blisko 48% tych rodkw wydatkowanych jest wanie w ramach zamwie publicznych. Projekty realizowane w pastwach czonkowskich i wspfinansowane ze rodkw unijnych musz spenia obowizujce zasady udzielania zamwie publicznych. Zasady te daj gwarancj odpowiedniego stosunku wartoci do ceny i zapewniaj uczciw konkurencj na rynku. Przejrzysto i rzetelno odpowiednich procedur jest te warunkiem zaufania obywateli do administracji publicznej.

    Z tych wanie wzgldw prawidowe i spjne stosowanie zasad udzielania zamwie publicznych przynosi korzyci w postaci poprawy wydajnoci i skutecznoci wszystkim krajowej i regionalnej administracji publicznej, przedsibiorcom i obywatelom. Pozwala nam wszystkim optymalnie wykorzysta inwestycje publiczne i fundusze unijne. Z dostpnych danych wynika jednak, e znaczna cz bdw popenianych przy wydatkowaniu funduszy unijnych wynika wanie z nieprawidowego stosowania wspomnianych zasad.

    Celem niniejszego dokumentu jest udzielenie urzdnikom zaangaowanym w zarzdzanie europejskimi funduszami strukturalnymi i inwestycyjnymi (EFSI) wskazwek, ktre pomog im unikn najczciej popenianych bdw i stosowa najlepsze praktyki w zakresie procedur udzielania zamwie publicznych. Dokument nie stanowi interpretacji prawnej unijnych dyrektyw. Jest jednak uytecznym narzdziem dla osb zajmujcych si zamwieniami przewodnikiem po najbardziej problematycznych kwestiach, zawierajcym praktyczne porady, w jaki sposb unika bdw i jak postpowa w poszczeglnych sytuacjach. Opisano w nim rwnie dobre praktyki i przykady rzeczywistych sytuacji, wyjaniono konkretne zagadnienia, przedstawiono badania przypadkw i wzory. Specjalne ostrzeenia i elementy interaktywne, takie jak linki do odpowiednich dokumentw ustawodawczych i innych przydatnych publikacji, maj dodatkowo uatwi korzystanie z tego przewodnika.

    Niniejsza publikacja stanowi cz dziaa priorytetowych Komisji, majcych na celu pomoc pastwom czonkowskim w zwikszeniu ich zdolnoci administracyjnych w zakresie inwestowania unijnych funduszy i zarzdzania nimi. Powstaa dziki wsplnym wysikom sub Komisji, w konsultacji z Europejskim Bankiem Inwestycyjnym. Pragniemy podzikowa wszystkim osobom zaangaowanym w jej przygotowanie.

    Mamy nadziej, e okae si przydatna. Corina Creu, Elbieta Biekowska, Europejski komisarz ds Polityka regionalna Europejski komisarz ds Rynek wewntrzny,

    przemys, przedsibiorczoci i MP

  • 8

    Jak korzysta z niniejszych porad

    Kto jest adresatem niniejszych porad?

    Porady s kierowane gwnie do urzdnikw odpowiedzialnych za udzielanie zamwie publicznych w instytucjach zamawiajcych, ktrzy s odpowiedzialni za planowanie i przeprowadzenie zgodnego z przepisami, wydajnego zakupu robt budowanych, dostaw lub usug przy najlepszym stosunku wartoci do ceny. Porady mog by te przydatne dla instytucji zarzdzajcych, , przy przeprowadzaniu kontroli udzielania zamwie publicznych przez beneficjentw dotacji UE (szczeglnie lista kontrolna w zestawie narzdzi 9).

    Struktura niniejszych porad

    Niniejszy dokument skada si z dwch czci:

    porad zorganizowanych wok szeciu etapw procedury udzielania zamwie

    publicznych, od planowania po realizacj zamwienia, kadzie nacisk na istotne kwestie i bdy, ktrych naley unika, oraz podaje linki do bardziej szczegowych zestaww narzdzi;

    zestawu narzdzi zawierajcego dokumenty dydaktyczne, w ktrych dogbniej omawia si konkretne zagadnienia i podaje dobre praktyki pokazujce, co naley robi, a czego unika w ramach cyklu zamwienia.

    Z praktycznego punktu widzenia procedura udzielania zamwie dzieli si na sze etapw:

    1. przygotowanie i planowanie; 2. publikacja; 3. skadanie ofert i kwalifikacja oferentw; 4. ocena ofert; 5. udzielenie zamwienia; 6. realizacja zamwienia.

    W poradach poszczeglne etapy procedury, w tym bardzo wany etap planowania, omwiono pod ktem potrzeb urzdnika odpowiedzialnego za udzielanie zamwie publicznych. Na poszczeglnych etapie wskazano obszary, w ktrych zazwyczaj popeniane s bdy, i podano sposoby ich unikania. Na kocu kadej sekcji umieszczono wykaz najczstszych bdw wraz z kilkoma przykadami. Podano te hipercza do dostpnych dodatkowych zasobw, czy to w ramach zestawu narzdzi czy innych przydatnych dokumentw.

    Porady obejmuj zamwienia finansowane ze rodkw UE na roboty budowlane, dostawy i usugi okrelone w dyrektywie 2004/18/WE1. Tekst dyrektywy, informacje na temat majcych zastosowanie progw i dokumenty interpretacyjne dotyczce konkretnych zagadnie (takie jak Umowy ramowe i zamwienia poniej progw (Framework Contracts and Procurement below the thresholds)) znajduj si na stronach internetowych UE zob. zestaw narzdzi 10.

    1 Dyrektywa 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamwie publicznych na roboty budowlane, dostawy i usugi (Dz.U. L 134 z 30.4.2004, s. 114).

  • 9

    Objanienie symboli

    Aby podkreli w tekcie szczeglnie wane kwestie posuono si nastpujcymi symbolami:

    Ostrzeenie! Symbol ten wskazuje etap, na ktrym pojawiaj si najczstsze i najpowaniejsze bdy.

    Uwaga! Symbol ten wskazuje obszar ryzyka, o ktrym naley wiedzie, aby procedura udzielania zamwie bya ekonomiczna, wydajna i skuteczna.

    Pomoc! Symbol ten wskazuje na dodatkowe zasoby dostpne w ramach zestawu narzdzi lub poprzez linki do innych dokumentw.

    Roboty budowlane, dostawy czy usugi?

    Dyrektywa 2004/18/WE ma zastosowanie do trzech rodzajw zamwie publicznych: zamwie publicznych na roboty budowlane, zamwie publicznych na dostawy i zamwie publicznych na usugi. Zamwienia publiczne na roboty budowlane oznaczaj zamwienia publiczne, ktrych przedmiotem jest albo wykonanie, albo zarwno zaprojektowanie, jak i wykonanie robt budowlanych zwizanych z jedn z dziaalnoci okrelonych w zaczniku I do dyrektywy 2004/18/WE. Obiekt budowlany oznacza wynik caoci robt budowlanych w zakresie budownictwa lub inynierii ldowej i wodnej, ktry moe samoistnie spenia funkcj gospodarcz lub techniczn, taki jak droga lub oczyszczalnia ciekw. Zamwienia publiczne na dostawy oznaczaj zamwienia publiczne, ktrych przedmiotem jest kupno, dzierawa, najem lub leasing, z opcj lub bez opcji wykupu, produktw, takich jak pojazdy lub komputery. Zamwienia publiczne na usugi oznaczaj zamwienia publiczne inne ni zamwienia na roboty budowlane lub dostawy, ktrych przedmiotem jest wiadczenie usug wymienionych w zaczniku II do dyrektywy 2004/18/WE, takich jak usugi konsultacyjne i szkoleniowe.

    Zarzdzanie zamwieniem a zarzdzanie projektem

    Kada instytucja zamawiajca ma wasne procedury i sposoby zarzdzania projektem i zamwieniem. W kontekcie finansowania z EFSI zamwienia s udzielane w ramach projektu objtego wsparciem UE, ktry moe ale nie musi by realizowany w ramach jednego zamwienia. Projekty realizowane w ramach wielu zamwie wymagaj starannej koordynacji. Przeprowadzonych zostao wiele, czsto bardzo szczegowych, przegldw majcych okreli rda nieprawidowoci, z ktrych wynika, e przyczyny bdw naley upatrywa w zym planowaniu, szczeglnie na pocztku procedury udzielania zamwie. W rezultacie instytucje zamawiajce coraz czciej zatrudniaj kierownikw odrbnych projektw, ktrzy maj udziela zoonych, obarczonych ryzykiem zamwie publicznych o duej wartoci, co uznaje si za najlepsz praktyk. W ten sposb czy si zasady i praktyki w zakresie prawidowego zarzdzania projektem i zarzdzania zamwieniem. W niniejszych poradach termin zarzdzanie projektem czasem stosuje si w sposb rwnoznaczny z terminem zarzdzanie zamwieniem.

  • 10

    Przestrzeganie zasad wewntrznych i przepisw krajowych

    Kwesti podstawowej wagi jest oczywicie, aby kady urzdnik publiczny zaangaowany w procedur udzielania zamwie przestrzega przepisw krajowych i wewntrznych zasad swojej organizacji, jak i przepisw UE. Dotyczy to w takim samym stopniu zamwie, ktrych wartoci przekraczaj progi wymagajce publikacji w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej, jak i zamwie, ktre takich progw nie osigaj.

    Niniejszy dokument ma status wytycznych. Dokument ma suy urzdnikom odpowiedzialnym za udzielanie zamwie publicznych jako praktyczna pomoc w unikaniu popeniania niektrych najczstszych bdw i korekt finansowych2. Dokument nie stanowi instrukcji, jak speni wymogi okrelone w dyrektywie 2004/18/WE. Dokument z pewnoci nie stanowi ostatecznej wykadni prawa UE. Niniejsze porady maj suy jako wsparcie wewntrznych zasad i procedur, a nie je zastpowa. W przypadku braku rwnowanych wytycznych krajowych lub wytycznych dotyczcych poszczeglnych funduszy instytucje zarzdzajce mog dobrowolnie przyj niniejszy dokument jako porady dla beneficjentw dotacji UE.

    Nowe unijne dyrektywy dotyczce zamwie publicznych

    Nowe unijne dyrektywy dotyczce zamwie publicznych3 przyjto w lutym 2014 r., a pastwa czonkowskie musz dokona ich transpozycji do swojego prawa krajowego do kwietnia 2016 r. (z wyjtkiem przepisw dotyczcych e-zamwie, w przypadku ktrych termin mija we wrzeniu 2018 r.).

    Wicej informacji na temat nowych dyrektyw mona znale na stronie internetowej: http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/rules-implementation/new/index_en.htm

    2 Termin korekty finansowe obejmuje dziaania podejmowane przez Komisj lub pastwo czonkowskie

    w celu wykluczenia ze wspfinansowania z budetu UE wydatkw, ktre nie speniaj warunkw finansowania ze wzgldu na nieprawidowoci. Zob. wytyczne dotyczce okrelania korekt finansowych dokonywanych przez Komisj w odniesieniu do wydatkw finansowanych przez Uni w ramach zarzdzania dzielonego, w przypadku nieprzestrzegania przepisw dotyczcych zamwie publicznych, zatwierdzone decyzj Komisji C(2013) 9527 z dnia 19 grudnia 2013 r., dostpn pod adresem: http://ec.europa.eu/regional_policy/pl/information/publications/cocof-guidance-documents/2013/commission-decision-of-19122013-on-the-setting-out-and-approval-of-the-guidelines-for-determining-financial-corrections-to-be-made-by-the-commission-to-expenditure-financed-by-the-union 3 Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamwie

    publicznych, uchylajca dyrektyw 2004/18/WE, dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/23/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie udzielania koncesji oraz dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/25/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie udzielania zamwie przez podmioty dziaajce w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usug pocztowych, uchylajca dyrektyw 2004/17/WE.

    http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/rules-implementation/new/index_en.htmhttp://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/rules-implementation/new/index_en.htmhttp://ec.europa.eu/regional_policy/pl/information/publications/cocof-guidance-documents/2013/commission-decision-of-19122013-on-the-setting-out-and-approval-of-the-guidelines-for-determining-financial-corrections-to-be-made-by-the-commission-to-expenditure-financed-by-the-unionhttp://ec.europa.eu/regional_policy/pl/information/publications/cocof-guidance-documents/2013/commission-decision-of-19122013-on-the-setting-out-and-approval-of-the-guidelines-for-determining-financial-corrections-to-be-made-by-the-commission-to-expenditure-financed-by-the-unionhttp://ec.europa.eu/regional_policy/pl/information/publications/cocof-guidance-documents/2013/commission-decision-of-19122013-on-the-setting-out-and-approval-of-the-guidelines-for-determining-financial-corrections-to-be-made-by-the-commission-to-expenditure-financed-by-the-unionhttp://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=OJ:JOL_2014_094_R_0065_01http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=OJ:JOL_2014_094_R_0001_01http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=OJ:JOL_2014_094_R_0243_01http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=OJ:JOL_2014_094_R_0243_01

  • 11

    1. Przygotowanie i planowanie

    Celem tego etapu jest opracowanie solidnego procesu realizacji wymaganych robt budowlanych, usug lub dostaw.

    Zasadniczo konkurencyjna procedura przetargowa przeprowadzona w sposb otwarty, obiektywny i przejrzysty powinna skutkowa osigniciem najlepszego stosunku wartoci do ceny w ramach udzielania zamwie publicznych. Jest to zgodne z zasadami zawartymi w Traktacie UE i z dyrektyw 2004/18/WE. Do podstawowych zasad, ktrych naley przestrzega, udzielajc zamwienia publicznego, nale: niedyskryminacja, rwne traktowanie, przejrzysto, wzajemne uznawanie, proporcjonalno, swoboda wiadczenia usug i swoboda przedsibiorczoci przysugujca potencjalnym oferentom. W dyrektywie 2004/18/WE na podmioty publiczne nakada si zobowizania prawne w zakresie ogaszania zamwie, ktrych warto przekracza okrelone progi.

    Ten pierwszy etap procedury ma kluczowe znaczenie i wpywa na wszystkie kolejne dziaania realizowane w zwizku z zamwieniem. Jeeli ta cz procedury przetargowej przebiegnie prawidowo, przeprowadzenie pozostaych jej czci nie powinno przysparza trudnoci. W przeciwnym razie takie trudnoci mog wystpi. Wielokrotnie instytucja zamawiajca (IZ) albo nie docenia znaczenia etapu planowania, albo w ogle go nie przeprowadza. Instytucje zarzdzajce i audytorzy czsto szczegowo badaj ten wanie etap w celu upewnienia si, e dotacje zostay prawidowo wydane, a instytucja zamawiajca dopenia swoich obowizkw w sposb kompetentny.

    W zalenoci od wielkoci i zoonoci zamwienia realizacja tego etapu procedury moe trwa miesicami, zanim ogoszenie o zamwieniu zostanie opublikowane. Dobre planowanie powinno zminimalizowa ryzyko, e zamwienie bdzie wymagao wprowadzenia modyfikacji lub zmian. Najpowaniejsze (i potencjalnie najbardziej kosztowne) i najczstsze bdy dotyczce zamwie wynikaj z niewaciwego planowania. Naley rozway przeprowadzenie studium wykonalnoci, etapu wyboru/ustalania zakresu, dziaa na rzecz zwikszania wiadomoci spoeczestwa i konsultacji spoecznych w odniesieniu do zakrojonych na szerok skal planw lub programw publicznych. Zobacz take zestaw narzdzi 10.

    Planowanie ma kluczowe znaczenie. Jeeli instytucja zamawiajca le

    wykona ten etap procedury, na pniejszych etapach

    najprawdopodobniej pojawi si bdy i problemy. Wiele bdw mona

    przypisa niewaciwemu planowaniu. Na tym etapie zaleca si:

    opracowanie standardowych wzorw do komunikowania si z

    oferentami, rejestrowanie kluczowych decyzji (tj. rejestrowanie

    informacji znanych na tym etapie, dostpnych wariantw i uzasadnienia

    preferowanego wariantu) oraz dysponowanie zasadami dotyczcymi

    planowania, przeprowadzania i kontrolowania procedur udzielania

    zamwie publicznych.

  • 12

    1.1 Wstpne ustalanie zakresu

    Ju na samym pocztku naley rozway nastpujce dziaania i pytania. Kolejno poniszych elementw nie jest podyktowana ich znaczeniem.

    Zaangaowanie kluczowych zainteresowanych stron: uznanie (zewntrznych) zainteresowanych stron stanowi wany aspekt zamwienia, a ich prawidowe uznanie i zarzdzanie nimi ma istotne znaczenie dla powodzenia zamwienia. Zainteresowanymi stronami mog by osoby fizyczne, grupy lub podgrupy klientw (w tym klientw wewntrznych), konsumenci/uytkownicy lub inne podmioty (np. przedsibiorstwa uytecznoci publicznej, na ktre zamwienie ma wpyw) zainteresowane zamwieniem. W miar postpw w opracowywaniu zamwienia i w miar, jak w jego ramach zmienia si nacisk kadziony na rne elementy, zmieni si mog take zainteresowane strony i ich potrzeby. Konsultacje z konsumentami/uytkownikami i innymi zainteresowanymi stronami s tak samo istotne jak konsultacje rynkowe, i oba rodzaje konsultacji naley przeprowadzi cznie. Skonsultowanie si z zainteresowanymi stronami umoliwi im wypowiedzenie si w sprawie specyfikacji zamwienia.

    Okrelenie i ocena potrzeb: co i dlaczego stanowi przedmiot zamwienia? Ktre

    elementy s niezbdne, a ktre opcjonalne? Co stanowi kluczowy czynnik wpywajcy na dane zamwienie? Jakie s kluczowe czynniki powodzenia? Jakie s oczekiwane wyniki? Czy zamwienie na dane roboty budowlane / usugi / dostawy jest konieczne? Kto zdecydowa, e dane zamwienie jest konieczne? W jakim zakresie moliwy jest zakup gotowych rozwiza? Krytyczn ocen podstawowego uzasadnienia zakupu czsto najlepiej przeprowadza w ramach interakcyjnej sesji grupowej z udziaem wszystkich kluczowych zainteresowanych stron.

    Ocena wariantw: czy przeprowadzono ocen wariantw w celu rozwaenia rnych sposobw zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb? Przykadowo naley rozway, czy to, co jest przedmiotem zamwienia, warto naby, wydzierawi czy wynaj; czy naley zastosowa tradycyjn form zamwienia czy partnerstwo publiczno-prywatne (PPP). Czy w odniesieniu do danych potrzeb naley szuka innowacyjnego rozwizania?

    Budet i finansowanie: kolejnym dziaaniem o krytycznym znaczeniu jest okrelenie realistycznego budetu zamwienia umoliwiajcego uzyskanie oczekiwanych wynikw, a nastpnie pozyskanie funduszy na sfinansowanie zamwienia. Podstaw tego dziaania powinien by jasno okrelony zakres wymogw i aktualne informacje dotyczce cen

    Nieuznanie potrzeby zaangaowania (zewntrznych) zainteresowanych

    stron stanowi czsty zarzut dotyczcy wielu zamwie i czsto

    negatywnie wpywa na powodzenia zamwienia, czasem skutkujc

    dodatkowymi kosztami zwizanymi z uzupenianiem brakw lub

    napraw bdw. Tego rodzaju istotne zaangaowanie i konsultacje nie

    powinny jednak podwaa niezalenoci procesu decyzyjnego instytucji

    zamawiajcej ani tworzy potencjalnych sytuacji konfliktu interesw,

    ani prowadzi do naruszenia zasad rwnego traktowania i

    przejrzystoci; uwagi zainteresowanych stron nie mog mie wpywu na

    istot i cel procedury przetargowej.

  • 13

    rynkowych. W zalenoci od charakteru zamwienia naley uwzgldni odpowiednie poziomy rezerw na nieprzewidziane wydatki. Budet i rezerwy na nieprzewidziane wydatki naley poddawa przegldowi na kluczowych etapach podczas caego okresu realizacji zamwienia. Na tym etapie mona uwzgldni koszty cyklu ycia, szacujc w ten sposb potrzebny budet.

    Przystpno: czy instytucja zamawiajca dysponuje budetem potrzebnym na zamwienie wedug biecych szacunkw? Przystpno wie si rwnie z faktem, e koszty zamwienia mog wzrosn do poziomu, ktry moe przewysza dostpne rodki i wymaga zastosowania planw awaryjnych.

    Stosunek wartoci do ceny: w jaki sposb instytucja zamawiajca wykae stosunek wartoci do ceny? Jak dokadne s szacunki kosztw? Jakich zasobw wymaga realizacja zamwienia? Jakie s oczekiwane koszty cyklu ycia? Czy istniej jakiekolwiek inne konsekwencje ekonomiczne / konsekwencje dotyczce zasobw (na przykad dodatkowe koszty utrzymania, koszty operacyjne lub specjalne licencje)?

    Ustanowienie punktw odniesienia: naley ustanowi szereg wczeniej ustalonych punktw odniesienia, aby pokaza, co bdzie uznawane za dopuszczaln ofert, tj. naley ustanowi optymaln teoretyczn ofert przygotowan wczeniej przez instytucj zamawiajc. Metoda ta jest przydatna w przypadku otrzymania raco niskich ofert, poniewa istnieje obowizek zwrcenia si do oferenta o wyjanienie czci oferty, ktre uznaje si za odbiega od normy. Ofert mona odrzuci, jeeli oferent nie udokumentuje swoich wyjanie w sposb dajcy instytucji zamawiajcej pewno, e jest on w stanie zrealizowa zamwienie (zob. take sekcja 3.2). Kwesti t naley rozway na etapie przygotowywania zamwienia w celu zebrania niezbdnych danych.

    Wykonalno: bdy czsto wynikaj z faktu, e instytucja zamawiajca przyjmuje zaoenie, e realizacja zamwienia jest moliwa na warunkach rynkowych bez przeprowadzenia odnonych konsultacji rynkowych. Nie wszystkie zamwienia s wykonalne. Problemy mog dotyczy gotowoci technologicznej, nadmiernego popytu lub niedopuszczalnych poziomw transferu ryzyka. Czy rynek jest w stanie zapewni realizacj zamwienia? Czy to, czego oczekuje instytucja zamawiajca, przekracza (aktualne) moliwoci rynku? Czy wyznaczone terminy s realistyczne?

    Badanie rynku: zanim nabywcy okrel przedmiot zakupu, oszacuj koszty i opracuj kryteria kwalifikacji i udzielenia zamwienia w ramach postpowania o udzielenie zamwienia, warto, aby najpierw poznali rynek. W ramach badania rynku mona uzyska informacje dotyczce dostpnoci produktw lub usug, ktre speniaj wymogi instytucji zamawiajcej, dziki czemu mona ustali najodpowiedniejsze podejcie dotyczce zamwienia. Dialog z przedstawicielami rynku prowadzony przed wszczciem procedury udzielania zamwie moe przyczyni si do identyfikacji innowacyjnych rozwiza lub nowych produktw lub usug, o ktrych dany organ publiczny mg nie wiedzie. Taki dialog moe by rwnie przydatny dla rynku, ktremu dziki uzyskaniu informacji dotyczcych oczekiwanych wymogw organu publicznego atwiej bdzie speni kryteria stosowane w ramach procedury udzielania zamwie. Kontakty z rynkiem trzeba jednak utrzymywa w sposb zapewniajcy poszanowanie zasad przejrzystoci i rwnego traktowania, unikajc ujawniania informacji poufnych lub nadawania uprzywilejowanych pozycji na rynku. Jeeli kandydat, oferent lub przedsibiorstwo powizane z kandydatem lub oferentem doradzaj instytucji zamawiajcej lub w inny sposb uczestnicz w przygotowaniu postpowania o udzielenie zamwienia, instytucja zamawiajca musi podj odpowiednie rodki w celu

  • 14

    zagwarantowania, e udzia danego kandydata lub oferenta nie zakca konkurencji, aby unikn jego wykluczenia z postpowania o udzielenie zamwienia (zob. sprawy poczone C-21/03 oraz C-34/03 Fabricom).

    Przedkomercyjne zamwienie publiczne 4 i procedura dialogu konkurencyjnego, wprowadzona dyrektyw 2004/18/WE, stwarzaj wiksze moliwoci zaangaowania organw publicznych w dialog rynkowy.

    Okrelenie przedmiotu zamwienia/ pojedynczy obiekt budowlany / ogoszenie

    jako pojedyncze zamwienie lub w czciach:

    Po pierwsze, naley wyranie okreli przedmiot zamwienia.

    Po drugie, naley okreli, czy przedmiotem zamwienia jest pojedynczy obiekt budowlany zgodny z definicj zawart w art. 1 ust. 2 lit. b) dyrektywy 2004/18/WE i w orzecznictwie zob. sprawy C-16/98 Komisja przeciwko Francji, C-574/10 Komisja przeciwko Niemcom, T-358/08 Hiszpania przeciwko Komisji oraz T-384/10 Hiszpania przeciwko Komisji.

    Po trzecie, naley ustali, czy warto zamwienia przekracza prg wymagajcy publikacji ogoszenia w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej. W szczeglnoci instytucja zamawiajca nie moe sztucznie dzieli wikszych robt budowlanych / dostaw / usug na mniejsze jednostki w celu uniknicia przekroczenia takich progw. W przypadku robt budowlanych wszystkie odrbne zamwienia musz by traktowane cznie, jeeli funkcjonalnie i czasowo dane zamwienia s ze sob powizane. Zasadniczo, jeeli zamwienia wsplnie dotycz tego samego przedmiotu, ich wartoci musz zosta zsumowane. Jeeli wartoci czne przekraczaj wyznaczone progi, zamwienia musz zosta ogoszone w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej. W ramach wsplnych projektw z udziaem wielu partnerw obowizkowe jest rozwaenie wymogw w zakresie zamwie publicznych na poziomie caego projektu, a nie pojedynczych partnerw [zob. sekcja 1.5 dotyczca sztucznego podziau zamwie].

    Po przeprowadzeniu powyszych dziaa instytucja zamawiajca moe podj decyzj w kwestii, czy udzieli jednego zamwienia, czy podzieli je na czci. Udzielenie tylko jednego zamwienia moe przynie korzyci skali i zakresu, a instytucji zamawiajcej atwiej jest zarzdza takim zamwieniem. Wad takiego rozwizania jest to, e wysokie kryteria finansowe lub techniczne stawiane oferentom mog prowadzi do ograniczenia lub eliminacji uczestnictwa w rynku mniejszych lub bardziej wyspecjalizowanych wykonawcw.

    4 Komunikat Komisji Zamwienia przedkomercyjne: wspieranie innowacyjnoci w celu zapewnienia

    trwaoci i wysokiej jakoci usug publicznych w Europie (COM(2007) 799 z 14.12.2007).

    Z dobrej praktyki wynika, e badanie rynku przeprowadzone na 612

    miesicy przed publikacj ogoszenia o zamwieniu moe by niezwykle

    przydatne.

    Zobacz link do strony WWW dotyczcej Europejskiej agendy cyfrowej,

    powiconej zamwieniom innowacyjnym: zestaw narzdzi 10.

    Zobacz link do stron internetowych platformy zamwie publicznych na

    innowacje: ZESTAW NARZDZI 10 PRZYDATNE LINKI.

  • 15

    Zaleta podziau zamwienia na czci polega na umoliwieniu konkurowania wikszej liczbie oferentw. Wada tego rozwizania polega na tym, e zarzdzanie wiksz liczb zamwie przysparza wikszych trudnoci instytucji zamawiajcej.

    Decyzje dotyczce przedmiotu zamwienia i sposobu jego ogoszenia musz by uzasadnione i mog podlega kontroli podczas audytw projektu. Zobacz wicej informacji w zestawach narzdzi 7 i 9 oraz w sekcji 1.5.

    Umowy ramowe: w niektrych pastwach czonkowskich powszechnie stosuje si umowy ramowe. Umowa ramowa to oglny termin stosowany w odniesieniu do umw z dostawcami, w ktrych okrela si warunki, na ktrych mona dokonywa okrelonych zakupw (pojedynczych zamwie w oparciu o umow ramow) przez cay okres obowizywania takiej umowy. Chocia sama umowa ramowa nie stanowi zamwienia, to jednak procedura przetargowa skutkujca zawarciem umowy ramowej podlega unijnym przepisom dotyczcym zamwie.

    Umowy ramowe mona stosowa wobec wszystkich rodzajw zamwie. Nie oznacza to jednak, e jest to najodpowiedniejsza metoda w kadym przypadku. Z tego wzgldu instytucja zamawiajca powinna dokona oceny kwestii, czy zastosowanie umowy ramowej stanowi odpowiednie rozwizanie, uwzgldniajc jego dobre i ze strony w kontekcie warunkw panujcych na danym rynku. Umowy ramowe stanowi odpowiedniejsze rozwizanie w przypadku zamwie odpowiadajcych na ustalone, powtarzajce si potrzeby, w przypadku ktrych warto zamwie i dokadny czas wystpienia potrzeby s znane z wyprzedzeniem.

    Dziki stosowaniu umw ramowych mona osign znaczne oszczdnoci pod wzgldem czasu, kosztw produkcji i zasobw. W przypadku zamiaru zawarcia umowy ramowej dokumentacja postpowania o udzielenie zamwienia musi co najmniej zawiera warunki dotyczce okresu obowizywania umowy, liczby dostawcw produktw/usug i metod skadania zamwienia zgodnie z wymogami zawartymi w art. 32 ust. 3 i 4 dyrektywy 2004/18/WE oraz w zaczniku VII do tej dyrektywy. Dane historyczne dotyczce wolumenw stanowi istotny czynnik w przypadku udzielania wszystkich zamwie, a szczeglnie w przypadku zawierania umw ramowych. Wraz ze wzrostem pewnoci dostawcw co do oczekiwanego wolumenu zlece wzrasta prawdopodobiestwo, e bd oni w stanie przedstawi konkurencyjne oferty.

    Harmonogram: na etapie planowania naley sporzdzi realistyczny harmonogram dotyczcy caej procedury udzielania zamwie, w tym ewentualnych procedur odwoawczych, a do etapu udzielenia zamwienia i jego realizacji. Czsto spotykanym zjawiskiem jest sporzdzanie harmonogramw przyjmujcych zbyt optymistyczne zaoenia, ktre skutkuj bdami na kolejnych etapach wykonania. Na przykad tego rodzaju harmonogramy mog sprawi, e procedura udzielania zamwie zakoczy si niepowodzeniem lub e pojawi si powane problemy przy realizacji w wyniku okrelenia nierealistycznego czasu na przygotowanie ofert skutkujcego ograniczeniem liczby ofert i wpywajcego na ich jako.

    Udzielanie zamwie publicznych na roboty budowlane, dostawy lub usugi z wykorzystaniem dotacji z EFSI czsto odbywa si w kontekcie wikszego projektu

    Zobacz link do noty wyjaniajcej DG GROW dotyczcej umw

    ramowych: zestaw narzdzi 10.

  • 16

    finansowanego z unijnej dotacji, ktry moe by realizowany w ramach koordynacji szeregu zamwie. Opnienie w realizacji jednego zamwienia moe mie wpyw na realizacj pozostaych. Termin zatwierdzania dotacji i ich wypat moe mie wpyw na zatwierdzanie budetu i cae postpowanie o udzielenie zamwienia, co instytucja zamawiajca musi bra pod uwag. Dotacje UE mog mie rwnie wpyw na terminy dotyczce kwalifikowalnoci wydatkw zwizanych z zamwieniem, a w rezultacie na zwrot tych kosztw.

    1.2 Zarzdzanie zamwieniem/projektem

    Organizacja projektu a zasoby: organizacja zamwienia zaley od jego wielkoci i zoonoci oraz od wicych si z nim rodzajw ryzyka. Wszystkie zamwienia niezalenie od ich wielkoci lub zoonoci bd wymagay co najmniej zaangaowania urzdnika odpowiedzialnego za udzielanie zamwie publicznych, ktry moe jednoczenie peni funkcj kierownika zamwienia/projektu lub moe by specjalist wczonym w skad zespou, aby zarzdza okrelonymi procesami (co jest zalecane w przypadku zamwie o wysokiej wartoci, zoonych lub ryzykownych). W podrczniku operacyjnym instytucji zamawiajcej naley wyranie zdefiniowa role i obowizki penione podczas procedury udzielania zamwie. W zalenoci od planowanej liczby i zoonoci zamwie moe zaj potrzeba wczenia do zespou zewntrznych specjalistw w okrelonych aspektach zamwienia, takich jak kwestie prawne.

    Kontrole i etapy porednie: mona stosowa wiele narzdzi i technik w zakresie zarzdzania projektem jako pomoc w kontrolowaniu projektu i zarzdzaniu nim, takie jak rejestry kontroli i wydawania dokumentw. Przedmiotowe narzdzia i techniki su jako zabezpieczenie organizacji projektu. Stosowanie etapw porednich to potna technika zarzdzania projektem, ktr coraz czciej stosuje si w odniesieniu do bardziej zoonych zamwie. Mechanizm przegldu etapw porednich zamwienia to proces kontroli, ktry instytucja zamawiajca moe stosowa w celu zapewnienia, aby dziaania skadajce si na poszczeglne etapy zamwienia zostay w sposb zadowalajcy ukoczone, zanim instytucja zamawiajca wyda zezwolenie na przejcie do nastpnego etapu. Przegldy etapw porednich zamwienia musz by przeprowadzane w odniesieniu do kluczowych celw porednich okrelonych w ramach caego cyklu ycia zamwienia. Formalne przegldy etapw porednich stosuje si gwnie w odniesieniu do zamwie wysokiego ryzyka / zoonych / o wysokiej wartoci.

    Zasoby ludzkie: czy do udzielenia zamwienia przydzielono wystarczajce zasoby ludzkie? Czy dostpne s osoby posiadajce odpowiednie kwalifikacje, aby zasiada w komisji oceniajcej z ramienia instytucji zamawiajcej, oraz osoby posiadajce kwalifikacje w dziedzinie zarzdzania projektami, udzielania zamwie publicznych, prawa, finansw, audytw czy te kwalifikacje techniczne i inne? Kto bdzie ponosi ostateczn odpowiedzialno za podejmowanie kluczowych decyzji oraz za przydzia rodkw? Czy taka osoba zostaa wyznaczona, czy przedstawiono jej zakres obowizkw i czy zaakceptowaa ona rol waciciela zamwienia/projektu? W przypadku zamwienia, ktre jest zoone lub obarczone wysokim ryzykiem pod wzgldem kosztw, naley rozway ustanowienie komitetu sterujcego, ktrego zadaniem bdzie nadzorowanie zamwienia. Komitet sterujcy zatwierdzaby wszystkie kluczowe decyzje i zazwyczaj skadaby si z osb niezaangaowanych w faktyczne udzielenie zamwienia.

    Zobacz zestaw narzdzi 3 dotyczcy stosowania etapw porednich.

  • 17

    Komisja oceniajca: najlepsz praktyk jest ustanowienie komisji oceniajcej, gdy tylko podjta zostanie decyzja o przeprowadzeniu zamwienia, w celu zapewnienia, aby procedura udzielania zamwie zostaa przeprowadzona w najbardziej profesjonalny sposb dziki zaangaowaniu od samego pocztku osb, ktre cznie posiadaj wszystkie niezbdne kwalifikacje. Podstawowy skad komisji musi by stay. Staymi czonkami powinny by osoby odpowiedzialne za zamwienia, kwestie finansowe i prawne. W zalenoci od rodzaju zamwienia w skad komisji bdzie rwnie wchodzi personel techniczny. Najlepiej byoby, aby czonkami komisji byy osoby posiadajce dowiadczenie w kadym z badanych obszarw oferty. Przewodniczcym komisji czsto jest kierownik zamwienia/projektu, a ona sama podlega zasadom i procedurom prowadzcym do uzyskania wywaonej decyzji podejmowanej na podstawie poszczeglnych ocen czonkw komisji. W niektrych pastwach czonkowskich jedynie instytucja zamawiajca (jednoosobowa / podmiot zbiorowy) dysponuje decydujcymi kompetencjami w powyszych kwestiach. Istnieje rwnie moliwo uwzgldnienia przedstawicieli organizacji zewntrznych, ktre s stronami zainteresowanymi wynikiem zamwienia, wyznaczonych w naleyty sposb przez instytucj zamawiajc. Decyzje powinny opiera si wycznie na kryteriach, ktre zostay opublikowane i na ktre nie jest wywierany ani polityczny, ani aden inny niepodany wpyw. Prace komisji oceniajcej musz by rejestrowane (przynajmniej za pomoc listy obecnoci i streszczenia obrad prowadzonych w czasie posiedzenia / protokou posiedzenia).

    Uczciwo i konflikt interesw: pojcie konfliktu interesw obejmuje dowoln sytuacj, w ktrej czonkowie personelu instytucji zamawiajcej lub jednostki realizujcej obsug zamwie w imieniu tej instytucji, ktrzy bior udzia w postpowaniu o udzielenie zamwienia lub mog wpyn na jego wynik, maj bezporednio lub porednio interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes osobisty, ktry mona postrzega jako zagraajcy ich bezstronnoci i niezalenoci w zwizku z prowadzonym postpowaniem. Podmiotom upowanionym do dziaa finansowych oraz innym osobom uczestniczcym w wykonywaniu budetu oraz zarzdzaniu budetem, w tym w dziaaniach przygotowawczych, a take w audycie lub kontroli zakazuje si podejmowania jakichkolwiek dziaa, ktre mog spowodowa powstanie konfliktu ich interesw z interesami Unii. Konflikt interesw istnieje wwczas, gdy bezstronne i obiektywne penienie funkcji podmiotu dziaajcego w sferze finansw lub innej osoby jest zagroone z uwagi na wzgldy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub przynaleno pastwow, interes gospodarczy lub jakikolwiek inne interesy wsplne z interesami beneficjenta. Najlepsze praktyki obejmuj:

    podpisanie przez kadego czonka komisji oceniajcej formularza owiadczenia o braku konfliktu interesw (mimo e takie zobowizanie nie zostao przewidziane w dyrektywie 2004/18/WE). adna osoba, w przypadku ktrej potencjalnie moe zachodzi konflikt interesw, nie powinna odgrywa adnej roli przy udzielaniu zamwienia publicznego;

    ustanowienie systemw, kontroli i szkole w celu upewnienia si, e wszystkie gwne podmioty, ktre mog wpywa na decyzje dotyczce zakresu lub udzielenia zamwienia, s wiadome, e ich obowizkiem jest dziaa bezstronnie i uczciwie oraz e powinny podpisa owiadczenie o braku konfliktu interesw. Na pocztku procedury udzielania zamwie naley zwrci si do komisji oceniajcej, aby zgosia wszelkie faktyczne lub potencjalne konflikty interesw. Owiadczenia takie naley zarejestrowa i zachowa w dokumentacji dotyczcej zamwienia.

  • 18

    Kada instytucja zamawiajca powinna stosowa odpowiednie procedury w tym wzgldzie;

    zwrcenie si do oferentw, aby przy skadaniu oferty zgosili wszelkie konflikty interesw (w tym rwnie wszelkie konflikty interesw krewnych oferentw). Owiadczenie takie stanowi minimalny wymg okrelony w dokumentacji postpowania o udzielenie zamwienia.

    Aby uzyska wicej informacji, zob. sprawa C-538/13, eVigilo, w ktrej orzeczono, e instytucja zamawiajca jest zobowizana sprawdzi, czy istnieje ewentualny konflikt interesw i podj odpowiednie dziaania celem zapobieenia powstaniu takiego konfliktu, wykrycia go lub zaradzenia mu (zob. w szczeglnoci pkt 4244 przedmiotowej sprawy). W nowej dyrektywie okrelono pojcie konfliktu interesw i wskazano go zasadniczo jako podstaw wykluczenia. OLAF opracowa praktyczny przewodnik Identyfikowanie przypadkw konfliktu interesw w postpowaniach o udzielenie zamwie publicznych w ramach dziaa strukturalnych. Urzdnicy w pastwach czonkowskich maj dostp do przewodnika.

    Dokumentacja i prowadzenie rejestrw: dokumentowanie caej procedury udzielania zamwie i uzasadnianie wszystkich kluczowych decyzji stanowi istotny wymg, ktry pozwala na zapewnienie pniejszej weryfikacji lub kontroli prawidowoci wydatkw. System rejestrowania informacji moe by manualny, elektroniczny lub mieszany, istnieje jednak tendencja do cakowicie elektronicznego przetwarzania i przechowywania informacji w sposb zapewniajcy przejrzysto podejmowania decyzji. Instytucja zamawiajca powinna zachowa rejestr z postpowania o udzielenie zamwienia i ca powizan dokumentacj obejmujc wszystkie dokumenty otrzymane od uczestnikw biorcych udzia w postpowaniu.

    1.3 Opracowanie uzasadnienia biznesowego

    Uzasadnienie biznesowe: naley w nim przedstawi uzasadnienie realizacji zamwienia i okreli korzyci, ktre maj zosta osignite. Instytucja zamawiajca powinna zleci przygotowanie uzasadnienia biznesowego przez dzia odpowiedzialny za wszczcie procedury udzielania zamwie i uzasadnienie to powinno zosta zatwierdzone przez zesp na wyszym szczeblu kierowniczym tego dziau. W przypadku zamwie publicznych wicych si z bardzo wysokim ryzykiem moe zaj potrzeba skierowania uzasadnienia biznesowego waciciela projektu do zespou kierowniczego przedsibiorstwa. W przypadku zamwie publicznych o wysokiej wartoci uzasadnienie biznesowe powinno zawiera rejestr ryzyka.

    Ujawnienie niezgoszonego konfliktu interesw moe poda w

    wtpliwo bezstronno procedury udzielania zamwie i prowadzi do

    korekt finansowych.

    Zobacz link do zasad OECD dotyczcych uczciwoci w zamwieniach

    publicznych: link.

    Aby uzyska wicej informacji dotyczcych rodkw zwalczania

    naduy finansowych i korupcji okrelonych w art. 125 rozporzdzenia

    (UE) nr 1303/2013, zob. zestaw narzdzi 10.

    http://www.oecd.org/gov/ethics/48994520.pdf

  • 19

    Planowanie awaryjne, zarzdzanie ryzykiem i procedury eskalacji problemu: jakie s kluczowe czynniki ryzyka i w jaki sposb zostan one rozdzielone? Czy powinno si nimi zarzdza w ramach zamwienia? Jakie byby skutki niepowodzenia? Osoba zarzdzajca zamwieniem/projektem powinna przeprowadzi ocen ryzyka w odniesieniu do caego zamwienia oraz ustanowi stosowne plany awaryjne i procedury eskalacji problemu. Osoba zarzdzajca zamwieniem/projektem powinna zapewni, aby na wczesnych etapach realizacji zamwienia przygotowywano plan awaryjny oraz aby uwzgldniono go w rejestrze ryzyka. W planie naley okreli: ustalenia, ktre naley wdroy w przypadku przerwania projektu, nieukoczenia projektu na czas lub niepowodzenia na etapie realizacji; osoby odpowiedzialne za zapewnienie funduszy w razie sytuacji awaryjnej; oraz dziaania konieczne do wszczcia procedury.

    1.4 Wybr procedury

    Decyzja dotyczca wyboru procedury jest decyzj istotn i strategiczn, ktra ma wpyw na cao postpowania o udzielanie zamwienia. Decyzj t naley podj na etapie planowania i j uzasadni.

    Istnieje kilka moliwoci, spord ktrych trzy wskazano poniej.

    Procedura otwarta: jest to procedura, w ramach ktrej wszyscy wykonawcy, ktrzy s zainteresowani zamwieniem i ktrzy odpowiedzieli na ogoszenie, mog skada oferty. Wszystkie takie oferty musz zosta rozpatrzone bez dokonywania adnej uprzedniej kwalifikacji. Kwalifikacj i ocen przeprowadza si ju po zoeniu ofert.

    Procedura ograniczona: jest to procedura dwuetapowa, w ramach ktrej oferty mog skada wycznie zaproszeni wykonawcy. Kwalifikacja i sporzdzanie listy zakwalifikowanych oferentw odbywa si zazwyczaj w oparciu o kwestionariusz kwalifikacji wstpnej. W dyrektywie okrelono, e kandydatw moe by minimalnie piciu. Instytucja zamawiajca moe naoy ograniczenie maksymalnej liczby kandydatw w odniesieniu do danej procedury.

    Wyjtkowo procedura negocjacyjna /dialog konkurencyjny: w ramach tych procedur organizacja moe, w niektrych wyjtkowych okolicznociach, negocjowa warunki zamwienia z jednym wybranym dostawc lub wiksz ich liczb. Zazwyczaj negocjacje/dialog powinno si prowadzi z co najmniej trjk kandydatw, pod warunkiem e dostpna jest wystarczajca liczba kandydatw. Kwalifikacji kandydatw, z ktrymi bdzie prowadzony dialog konkurencyjny, mona dokona w ramach procedury ograniczonej.

    W przypadku rutynowo udzielanych zamwie na roboty budowlane, usugi lub dostawy zazwyczaj stosuje si procedury otwart i ograniczon. Z tych dwch procedur najczciej stosuje si procedur otwart w przypadkach, gdy konkurencja ogranicza si do kilku kandydatw, specyfikacja jest skomplikowana i wymagana jest techniczna wiedza fachowa. Procedur ograniczon zasadniczo stosuje si w przypadku, gdy na rynku wystpuje wysoki stopie konkurencji (kilkoro potencjalnych oferentw), np. w dziedzinach takich jak sprztanie, sprzt IT, usugi lub meble, oraz gdy instytucja zamawiajca zamierza

    Zobacz zestaw narzdzi 1 w odniesieniu do listy kontrolnej dotyczcej

    uzasadnienia biznesowego.

    Zobacz zestaw narzdzi 2 dotyczcy opracowywania rejestru ryzyka

    i planu awaryjnego.

  • 20

    sporzdzi list zakwalifikowanych oferentw. W pierwszym etapie instytucja zamawiajca okrela wymogi w formie opublikowanego ogoszenia o zamwieniu (w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej, jeeli warto zamwienia przekracza ustanowione progi) i zaprasza potencjalnych oferentw do wyraenia zainteresowania. Stosowne informacje, ktre naley przedoy, mona wskaza w ogoszeniu o zamwieniu lub mona zwrci si o ich udzielenie wysyajc zainteresowanym stronom szczegowy kwestionariusz kwalifikacji wstpnej. Drugi etap obejmuje przesanie dokumentacji przetargowej wraz z zaproszeniem do skadania ofert kandydatom, ktrzy we wstpnej kwalifikacji wykazali wymagany poziom wiedzy profesjonalnej, technicznej i finansowej oraz wymagane zdolnoci.

    Zalety i wady procedury otwartej i ograniczonej podsumowano w poniszej tabeli.

    PROCEDURA Zalety: Wady:

    OTWARTA wysoce konkurencyjna ze wzgldu na nieograniczon liczb ofert;

    cao podlegajcej ocenie dokumentacji od oferentw dostarczana w tym samym momencie, tj. oszczdno czasu;

    zarwno kryteria kwalifikacji, jak i kryteria udzielenia zamwienia s wskazane wczeniej w ogoszeniu o zamwieniu;

    szybko procedury;

    mniejsze prawdopodobiestwo wystpienia skarg wymagajcych zastosowania rodkw odwoawczych ze wzgldu na fakt, e dziaania i decyzje instytucji zamawiajcej zwizane s wycznie z procedur

    jednoetapow;

    decyzje atwiejsze do obronienia ze wzgldu na bezporedni nacisk, jaki kadzie si na udzielenie zamwienia.

    fakt, e proces zdaje si trwa dugo, co wynika z koniecznoci zbadania przez instytucj zamawiajc wszystkich ofert speniajcych okrelone warunki. Moe to opnia procedur udzielenia zamwienia;

    due zaangaowanie zasobw instytucji zamawiajcej i oferentw.

    OGRANICZONA ograniczona liczba ofert podlegajcych ocenie, a zatem mniejsze zaangaowanie zasobw panelu oceniajcego / instytucji zamawiajcej;

    moliwo ograniczenia uczestnictwa wycznie do wysoko wyspecjalizowanych wykonawcw (w przypadku zoonych zamwie, w odniesieniu do ktrych przygotowanie oferty wie si ze znacznymi kosztami, ograniczenie liczby oferentw w drodze wstpnej kwalifikacji moe uczyni ofert bardziej atrakcyjn, gdy oferenci wybrani w ramach wstpnej

    mniejsza konkurencja ze wzgldu na ograniczon liczb oferentw;

    wiksze prawdopodobiestwo wystpienia skarg wymagajcych zastosowania rodkw odwoawczych ze wzgldu na fakt, e dziaania i decyzje instytucji zamawiajcej zwizane s z procedur dwuetapow;

    wikszy stopie trudnoci, wysokie wymogi dotyczce przejrzystoci.

  • 21

    kwalifikacji maj wiksz szans na wygranie postpowania o udzielenie zamwienia, ni mieliby w przypadku procedury otwartej).

    Procedur negocjacyjn mona stosowa tylko w wyjtkowych okolicznociach, jak okrelono w dyrektywie 2004/18/WE. W kadym przypadku wymaga to uzasadnienia. Instytucja zamawiajca musi zapewni rwne traktowanie oferentw. Ciar dowodu dotyczcy okolicznoci pozwalajcych na zastosowanie procedury negocjacyjnej spoczywa na instytucji zamawiajcej. W dyrektywie 2004/18/WE okrelono dwa rodzaje procedury negocjacyjnej: 1) procedura negocjacyjna z uprzedni publikacj ogoszenia o zamwieniu (art. 30

    dyrektywy 2004/18/WE): instytucje zamawiajce ogaszaj i negocjuj warunki zamwienia. W ramach tej procedury co najmniej troje kandydatw (wybranych w drodze kwalifikacji wstpnej na tej samej podstawie, co w przypadku opisanej powyej procedury ograniczonej, pod warunkiem e co najmniej tylu kandydatw spenia minimalne kryteria kwalifikacji) skada formalne oferty, ktre podlegaj negocjacjom dotyczcym ostatecznych warunkw w drodze procedury konkurencyjnej. Procedur t mona zastosowa: gdy charakter wymogu nie pozwala na ustalenie cakowitej ceny; gdy nie jest moliwe wystarczajco precyzyjne okrelenie wymogw

    dotyczcych usugi umoliwiajce oferentom zoenie ofert zawierajcych wycen;

    w przypadku zamwie na roboty budowlane, jeeli roboty wykonywane s wycznie w celu bada, eksperymentw lub rozwoju, nie za w celu zapewnienia rentownoci lub zwrotu kosztw bada i rozwoju;

    gdy w ramach procedury otwartej, ograniczonej lub w ramach dialogu konkurencyjnego nie otrzymano prawidowych i moliwych do przyjcia ofert (oferty, w ktrych stwierdzono nieprawidowoci, w rozumieniu art. 30 ust. 1 lit. a) dyrektywy 2004/18/WE, s to oferty, ktre nie speniaj warunkw okrelonych w dokumentacji przetargowej, ktre zostay otrzymane z opnieniem, w przypadku ktrych istniej dowody na zmow lub korupcj, lub oferty, ktre instytucja zamawiajca uznaa za raco tanie; oferty

    niemoliwe do przyjcia w rozumieniu art. 30 ust. 1 lit. a) dyrektywy 2004/18/WE s to oferty, ktre s niemoliwe do przyjcia w wietle krajowych przepisw zgodnych z art. 4, 24, 25 i 27 oraz rozdziaem VII dyrektywy, np. oferty zoone przez oferentw, ktrzy nie maj wymaganych kwalifikacji).

    Instytucje zamawiajce nie musz publikowa ogoszenia o zamwieniu, jeli uwzgldniaj w procedurze negocjacyjnej wszystkich i jedynie tych oferentw,

  • 22

    ktrzy speniaj kryteria okrelone w art. 4552 dyrektywy 2004/18/WE, pod warunkiem e pierwotne warunki zamwienia nie ulegy znacznym zmianom;

    2) procedura negocjacyjna bez uprzedniej publikacji ogoszenia o zamwieniu (art. 31 dyrektywy 2004/18/WE):

    instytucje zamawiajce negocjuj warunki zamwienia bezporednio z jedn stron lub z wiksz ich liczb, bez ogaszania go. Stanowi to odejcie od podstawowych zasad otwartoci, przejrzystoci i konkurencji i jest szczeglnie wyjtkow procedur. Ciar dowodu dotyczcy okolicznoci pozwalajcych na zastosowanie procedury negocjacyjnej spoczywa na instytucji zamawiajcej.

    Gwne przypadki, w ktrych mona zastosowa t procedur obejmuj:

    przypadki, w ktrych wystpuje pilna konieczno uzasadniona nieprzewidywalnymi okolicznociami. Procedura ta dotyczy przypadkw pilnej koniecznoci, ktrych instytucja zamawiajca nie moga przewidzie od pocztku postpowania o udzielenie zamwienia, i ktrych nie mona przypisa dziaaniom instytucji zamawiajcej (takie jak klski ywioowe, powodzie itp.);

    dodatkowe roboty budowlane / usugi / dostawy uzasadnione wystpieniem si nieprzewidzianych okolicznoci pomimo starannego przygotowania projektu i specyfikacji istotnych warunkw zamwienia przez instytucj zamawiajc (zob. sprawy T-540/10 i T-235/11, Hiszpania przeciwko Komisji);

    przypadki, gdy z przyczyn technicznych bd artystycznych lub zwizanych z istnieniem praw specjalnych lub wycznych, zamwienia mona udzieli wycznie jednemu dostawcy lub usugodawcy;

    przypadki, gdy w toku procedury otwartej lub ograniczonej nie zoono adnej oferty lub adnej odpowiedniej oferty (pod warunkiem e wszystkie podmioty, ktre zoyy ofert, bior udzia w negocjacjach a specyfikacje w zakresie wymogw nie ulegaj zasadniczym zmianom. Nieodpowiednie oferty

    w rozumieniu art. 31 ust. 1 lit. a) dyrektywy 2004/18/WE oznaczaj oferty, ktre nie nadaj si do realizacji, nie maj adnego zwizku z zamwieniem, poniewa wyranie nie s w stanie zaspokoi potrzeb ani speni wymogw instytucji zamawiajcej okrelonych w dokumentacji przetargowej, zob. sprawa

    C-250/07, Komisja przeciwko Grecji); przeduanie obowizujcych zamwie i powtarzanie zamwie, ktre

    podlegaj okrelonym warunkom; oraz przypadki nabywania dostaw na szczeglnie korzystnych warunkach od

    dostawcy definitywnie likwidujcego swoj dziaalno albo od administratora lub likwidatora, lub te w wyniku ukadu z wierzycielami lub podobnej procedury prawnej lub regulacyjnej.

    Zastosowanie takich procedur stanowi odstpstwo od przepisw oglnych i w zwizku z tym wymaga uzasadnienia. Przed podjciem decyzji o zastosowaniu procedury negocjacyjne instytucje zamawiajce powinny upewni si, e istniej wyrane okolicznoci uzasadniajce prowadzenie negocjacji, jak okrelono w dyrektywie. Istotne jest, aby kady wniosek o zastosowanie procedury negocjacyjnej znajdowa uzasadnienie w szczegowym odniesieniu do dyrektywy. W przypadku wtpliwoci zaleca si zasignicie porady prawnej (i zaprotokoowanie tego w formie pisemnej). Naley zauway, e definicje terminw wyjtkowy i pilny podlegaj cisej interpretacji. Ciar dowodu

  • 23

    dotyczcy okolicznoci pozwalajcych na zastosowanie procedury negocjacyjnej spoczywa na instytucji zamawiajcej.

    Procedura dialogu konkurencyjnego ma na celu zapewnienie pewnej elastycznoci

    w przypadku zamwie na szczeglnie zoone projekty, co moe mie miejsce, gdy instytucja zamawiajca nie moe w sposb obiektywny:

    okreli rodkw technicznych umoliwiajcych zaspokojenie jej potrzeb lub realizacj celw; lub

    okreli struktury prawnej lub finansowej projektu.

    Procedur t mona na przykad zastosowa w przypadku nierealizowanych wczeniej projektw, jak np. nowo opracowane zoone systemy IT, projekty realizowane w ramach PPP, dotyczce infrastruktury lub zarzdzania obiektem (zob. art. 1 ust. 11 lit. c) dyrektywy 2004/18/WE). Ciar dowodu dotyczcy okolicznoci pozwalajcych na zastosowanie tej procedury spoczywa na instytucji zamawiajcej.

    Zoono techniczna wystpuje, gdy instytucja zamawiajca nie jest w stanie okreli rodkw umoliwiajcych zaspokojenie jej potrzeb lub realizacj jej celw. Moe si to zdarzy w dwch przypadkach: instytucja zamawiajca nie bdzie w stanie okreli rodkw technicznych, ktre powinna zastosowa, aby osign okrelone rozwizanie (rzadko); albo instytucja zamawiajca nie jest w stanie okreli, ktre spord kilku moliwych rozwiza bdzie mogo w najwyszym stopniu zaspokoi jej potrzeby (czciej). W obu przypadkach naleaoby uzna zamwienie za szczeglnie zoone. W takich sytuacjach instytucja zamawiajca moe rozway dopuszczenie ofert wariantowych. Aby uzyska wicej informacji, zob. sekcja 2.4.4 i zestaw narzdzi 7.

    Zoono finansowa lub prawna moe wystpi w przypadku projektw obejmujcych zoone procesy finansowania o skomplikowanej strukturze, ktrych postaci finansowej ani prawnej nie mona z gry zdefiniowa. Takie utrudnienie bardzo czsto pojawia si w zwizku z projektami PPP.

    1.5 Progi i ogoszenie

    Test sucy okreleniu, czy zamwienie podlega przepisom UE dotyczcym zamwie publicznych (i w zwizku z tym wymaga upublicznienia na szczeblu UE i przeprowadzenia postpowania o udzielenie zamwienia na szczeblu UE), dotyczy wartoci pieninej. Jeeli warto zamwienia przekracza okrelony prg (ktry jest dostosowywany co dwa lata), wwczas musz by stosowane przepisy okrelone w dyrektywie 2004/18/WE. Szacunkow warto zamwienia mona obliczy w oparciu o statystyki dotyczce sprzeday pochodzce od obecnych lub wczeniejszych dostawcw. Przykadowo instytucja zamawiajca oblicza miesiczny koszt dostawy/usugi realizowanej w cigu 12 miesicy dla caego okresu trwajcego 4 lata cakowita warto zamwienia rozstrzygnie o tym, czy zastosowanie maj przepisy dyrektywy, czy te krajowe przepisy dotyczce udzielania zamwie publicznych. Aby uzyska wicej informacji, zob. art. 9 dyrektywy 2004/18/WE.

    Najnowsze wartoci progw mona znale pod adresem:

    http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/rules-implementation/index_en.htm

    W przypadku zamwie mieszanych czcych roboty budowlane, dostawy lub usugi w ramach jednego zamwienia zasada stanowi, e odpowiedni prg w odniesieniu do robt budowlanych, dostaw lub usug naley ustala na podstawie gwnego celu zamwienia.

    http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/rules-implementation/index_en.htmhttp://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/rules-implementation/index_en.htm

  • 24

    Gwny problem stanowi zamwienia mieszane na roboty budowlane i usugi, poniewa gwnego celu zamwienia nie okrela warto poszczeglnych elementw zamwienia, lecz jego przedmiot (zob. sprawa C-145/08 Hotel Loutraki, pkt 48 oraz sprawa C-331/92 Gestin Hotelera Internacional, pkt 2326). W razie jakichkolwiek wtpliwoci instytucja zamawiajca powinna skorzysta z porady specjalisty na temat tego, ktre przepisy maj zastosowanie w przypadku zamwie mieszanych (oraz, zgodnie z ogln zasad dotyczc udzielania zamwie publicznych, zachowa ostrono).

    W przypadku przekroczenia progw publikacja ogosze w Dzienniku Urzdowym

    Unii Europejskiej jest obowizkowa. Dodatkowe moliwoci wyboru mediw na potrzeby publikacji bd zaleay od strategii dotyczcej udzielania zamwie. Ogoszenia mona zamieszcza w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej drog elektroniczn, w formie papierowej lub za porednictwem faksu oraz w standardowym formacie; Dziennik Urzdowy Unii Europejskiej ma posta wycznie elektroniczn. W przypadku gdy zamwienia, ktrych warto jest nisza od wsplnotowych wartoci progowych, maj potencjalny charakter transgraniczny, aby unikn ryzyka wystpienia nieprawidowoci i koniecznoci dokonania ewentualnych korekt finansowych, najbezpieczniej jest opublikowa ogoszenie o zamwieniu w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej, na stronach internetowych powiconych krajowym zamwieniom publicznym lub na znanych stronach internetowych powiconych zamwieniom publicznym.

    Sztuczny podzia zamwie polega na dokonywaniu podziau zamwie majcych ten

    sam cel na mniejsze zamwienia w celu uniknicia progw dotyczcych publikowania ogosze w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej zob. art. 9 ust. 3 dyrektywy 2004/18/WE [zob. sekcja 1.1 Okrelenie przedmiotu zamwienia / pojedynczy obiekt budowlany / ogoszenie jako pojedyncze zamwienie lub w czciach]. Wspomniana dyrektywa ma zastosowanie do wszystkich zamwie publicznych (zamwienie skada si ze wszystkich elementw (czci), ktre s niezbdne do zrealizowania jego celu), ktrych przedmiotem s dostawy, roboty budowlane i usugi o szacunkowej wartoci na poziomie lub powyej okrelonej wartoci progowej. Charakterystyczne elementy umoliwiajce okrelenie rodzaju procedury, jak naley zastosowa, oraz ronych obowizkw prawnych s nastpujce:

    cel zamwienia (roboty budowlane, dostawa lub usuga); oraz warto zamwienia (bez VAT).

    Przykadowo, jeeli instytucja zamawiajca zamierza pomalowa budynek z 10 pomieszczeniami, nie moe dokona podziau zamwienia na 10 lub mniej (np. 6) zamwie ani udzieli tych zamwie bez przeprowadzania postpowania o udzielenie zamwienia. Wszystkie te usugi/dostawy lub roboty budowlane naley poczy, co jest konieczne w celu stworzenia funkcjonalnej caoci, a ich warto w tym przykadzie musi zosta obliczona w oparciu o cakowit warto 10 zamwie. Warto cakowita rozstrzyga o tym, czy ma zastosowanie wymg przeprowadzenia postpowania o udzielenie zamwienia zgodnie z przepisami dyrektywy 2004/18/WE.

    Nieopublikowanie ogoszenia stanowi jeden z najpowaniejszych

    bdw.

    W razie jakichkolwiek wtpliwoci zaleca si publikacj ogosze

    w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej jako sposb zapewnienia

    konkurencji o zasigu oglnounijnym.

  • 25

    Podzia na etapy: instytucja zamawiajca moe dokona podziau zamwienia na etapy, pod warunkiem, e w dokumentacji przetargowej przewidziano tak moliwo, a postpowanie o udzielenie zamwienia jest sprawiedliwe, otwarte i przejrzyste. W przypadku robt budowlanych wszystkie odrbne zamwienia musz by traktowane cznie, jeeli funkcjonalnie i czasowo dane zamwienia s ze sob powizane. Oglnie, jeeli zamwienia maj ten sam cel, wwczas ich wartoci musz zosta zsumowane. Przykadowo projekt budowy drogi midzy miastem x a miastem y mona podzieli na kilka etapw (etap 1 od punktu xx do punktu zz, po ktrym nastpuje etap 2 od punktu xx do...) obejmujcych poszczeglne zamwienia, jeli projekt ten bdzie realizowany w duszych ramach czasowych.

    1.6 Wymogi operacyjne dotyczce wszczcia postpowania o udzielenie

    zamwienia

    Po zakoczeniu etapu planowania w celu wszczcia postpowania o udzielenie zamwienia musz zosta spenione ponisze wymogi operacyjne:

    zgromadzenie wszelkich danych/informacji niezbdnych do ilociowego okrelenia specyfikacji (w tym wszelkich wymogw w zakresie baz danych dotyczcych technologii informacyjno-komunikacyjnych);

    sporzdzenie specyfikacji (powinno to obejmowa konsultacje z klientami/uytkownikami oraz innymi zainteresowanymi stronami, opracowanie projektu specyfikacji oraz zatwierdzenie specyfikacji kocowej);

    dodatkowe wymogi musz by rozpatrywane niezalenie od gwnych wymogw (np. gwnym wymogiem s samochody czterodrzwiowe, wymogiem dodatkowym s samochody piciodrzwiowe). Wszelkie takie dodatkowe i rozszerzone wymogi musz by rwnie rozpatrywane oddzielnie przy sporzdzaniu harmonogramw wycen (lub przedmiarw), ale naley je obliczy wraz z wymogami gwnymi w celu oszacowania cakowitej wielkoci zamwienia (np. liczba samochodw czterodrzwiowych bdcych przedmiotem zamwienia plus liczba samochodw piciodrzwiowych bdcych przedmiotem zamwienia);

    obliczenie realistycznej szacunkowej wysokoci kosztw danego zamwienia przed wszczciem postpowania o jego udzielenie;

    potwierdzenie, e okrelone poziomy i normy mog zosta sfinansowane w ramach dostpnego budetu;

    przeprowadzenie na rynku konsultacji na temat proponowanej specyfikacji, wnioskw dotyczcych zamwienia, wymogw i terminw dotyczcych postpowania o udzielenie zamwienia;

    przeprowadzenie analizy porwnawczej proponowanych poziomw i norm z podobnymi poziomami i normami.

    Powszechne bdy skutkujce koniecznoci dokonywania korekt finansowych

    na etapie planowania:

    1. Bezporednie udzielenie zamwienia z nieodpowiednim uzasadnieniem

    Dokonywanie sztucznego podziau zamwie, tak aby ich warto bya

    nisza ni unijne wartoci progowe dotyczce publikacji, jest niezgodne z

    prawem.

  • 26

    nieopublikowania ogoszenia o zamwieniu.

    Przykad: ogoszenie o zamwieniu nie zostao opublikowane zgodnie z odpowiednimi przepisami (np. nie zostao opublikowane w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej, co jest wymagane w dyrektywie 2004/18/WE, lub nie zostao opublikowane zgodnie z przepisami krajowymi), a zamwienie zostao udzielone bezporednio bez jakiejkolwiek procedury przetargowej.

    Jak tego unikn: obliczenia wartoci zamwienia powinny stanowi rzeczywist wstpn warto szacunkow. Naley pamita, e metody obliczania wyjaniono w art. 9 dyrektywy 2004/18/WE. Najprostszym sposobem na uniknicie tego bdu jest opublikowanie ogoszenia o zamwieniu w odniesieniu do wszystkich zamwie, ktrych warto przekracza odpowiednie progi unijne lub krajowe dotyczce danego rodzaju zamwienia.

    Zgodnie z art. 9 dyrektywy 2004/18/WE:

    W przypadku zamwie na dostawy lub usugi powtarzajcych si lub podlegajcych odnowieniu w oznaczonym czasie, podstaw obliczania szacunkowej wartoci zamwienia jest: a) rzeczywista czna warto kolejnych zamwie podobnego typu, udzielonych w cigu poprzednich dwunastu miesicy lub w poprzednim roku budetowym, dostosowana, tam gdzie to moliwe, do zmian w iloci lub w wartoci, ktre mog si pojawi w cigu 12 miesicy nastpujcych od udzielenia pierwszego zamwienia; b) albo szacunkowa cakowita warto zamwie udzielanych kolejno przez 12 miesicy nastpujcych po realizacji pierwszej dostawy lub przez rok budetowy, jeeli jest on duszy ni dwanacie miesicy; dla zamwie na usugi, ktre nie okrelaj cakowitej ceny: a) w przypadku umw w sprawie zamwie na czas okrelony, jeeli okres obowizywania wynosi 48 miesicy lub mniej cakowita warto zamwienia przez cay okres obowizywania umowy; b) w przypadku umw w sprawie zamwie na czas nieokrelony lub o okresie obowizywania duszym ni 48 miesicy warto miesiczna pomnoona przez 48.

    2. Sztuczny podzia zamwienia na roboty budowlane / usugi / dostawy.

    Przykad: projekt dotyczcy robt budowlanych lub proponowanego zakupu pewnej cznej iloci dostaw lub usug zostaje sztucznie podzielony na kilka zamwie w celu zapewnienia, aby warto poszczeglnych zamwie bya nisza od wartoci progowych okrelonych w dyrektywie 2004/18/WE, tj. w celu wiadomego uniknicia koniecznoci opublikowania w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej ogoszenia o zamwieniu dotyczcego caego zestawu robt budowlanych, usug lub dostaw bdcych przedmiotem tego zamwienia.

    Jak tego unikn: naley upewni si, e uwzgldniono rzeczywisty zakres i warto projektu oraz e obliczenia wykonano prawidowo zgodnie z art. 9 dyrektywy 2004/18/WE. Wartoci poszczeglnych czci naley zsumowa w celu ustalenia, czy warto cakowita przekracza wartoci progowe okrelone w dyrektywie.

    3. Przypadki nieuzasadniajce zastosowania wyjtkowej procedury negocjacyjnej

  • 27

    z uprzedni publikacj ogoszenia o zamwieniu lub bez jego publikacji.

    Przykad: instytucja zamawiajca udziela zamwienia publicznego w drodze procedury negocjacyjnej, ale nie jest w stanie udowodni, e zastosowanie tej procedury byo uzasadnione.

    Jak tego unikn: procedur negocjacyjn mona zastosowa w drodze wyjtku tylko w cile okrelonych okolicznociach, o ktrych mowa w art. 30 i 31 dyrektywy 2004/18/WE. Przed zastosowaniem wspomnianej procedury naley dokadnie zapozna si z dyrektyw w celu ustalenia szczegowych okolicznoci, w ktrych mona zastosowa procedury negocjacyjne, oraz w razie wtpliwoci zasign porady krajowych organw ds. zamwie publicznych. W art. 30 wyszczeglniono przypadki uzasadniajce zastosowanie procedury negocjacyjnej z uprzedni publikacj ogoszenia o zamwieniu. W art. 31 wyszczeglniono przypadki uzasadniajce zastosowanie procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogoszenia o zamwieniu. Zastosowanie procedury negocjacyjnej stanowi odstpstwo od przepisw oglnych. Instytucje zamawiajce powinny upewni si, e istniej wyrane okolicznoci uzasadniajce prowadzenie negocjacji, jak okrelono w dyrektywie, i zaleca im si dokumentowanie powodw wybrania procedury negocjacyjnej.

    4. (i) Nieproporcjonalne i dyskryminujce kryteria kwalifikacji oraz (ii) kryteria

    udzielenia zamwienia niezwizane z przedmiotem zamwienia.

    Przykad: (i) w przypadku gdy mona wykaza, e wymagania dotyczce minimalnych zdolnoci okrelone w odniesieniu do konkretnego zamwienia s nieproporcjonalne do przedmiotu zamwienia lub e maj charakter dyskryminujcy, co stwarza nieuzasadnion barier dla oferentw. Do przykadw naley ustalanie kryteriw finansowych na zbyt wysokim poziomie (nieproporcjonalnych) lub wprowadzenie wymogu rejestracji ekspertw w instytucji krajowej i nieuznawanie rwnowanych kwalifikacji osb z innych pastw czonkowskich.

    (ii) Stosowanie jako kryterium udzielenia zamwienia wymogu ukoczenia szeregu wczeniejszych zamwie na rzecz konkretnej instytucji zamawiajcej. Takie dziaanie nie jest zwizane z przedmiotem zamwienia i mogoby zosta uznane za dyskryminujce, poniewa potencjalnie faworyzuje przedsibiorstwa lokalne, ktre prawdopodobnie byyby w stanie speni wspomniane kryterium.

    Jak tego unikn: przed opublikowaniem ogoszenia o zamwieniu instytucja zamawiajca powinna sprawdzi, czy kryteria kwalifikacji i kryteria udzielenia zamwienia oraz powizane z nimi metody s proporcjonalne i niedyskryminujce. Naley pamita, e wymogi dotyczce kryteriw kwalifikacji i kryteriw udzielenia zamwienia okrelono w art. 4453 dyrektywy 2004/18/WE. Porady na temat sposobw prawidowego stosowania wspomnianych kryteriw zawarto w zestawach narzdzi 5 i 6.

    5. Bdy popeniane przy skadaniu zamwie na podstawie umowy ramowej

    Przykad: instytucja zamawiajca zidentyfikowana w umowie ramowej zawartej z wiksz liczb dostawcw bezporednio skada zamwienia wybranemu przez siebie dostawcy wskazanemu w umowie ramowej. Dostawcy nie zostali uszeregowani na podstawie pierwotnej oceny ofert.

    Jak tego unikn: instytucja zamawiajca musi uszeregowa dostawcw na podstawie kryteriw udzielenia zamwienia okrelonych w dokumentacji przetargowej, oznaczajc ich

  • 28

    numerami 1, 2, 3, 4 itd. Po pierwsze instytucja zamawiajca musi ustali prg dotyczcy bezporedniego skadania zamwie, poczwszy od dostawcy numer jeden (np. zamwienia o wartoci poniej 30 000 EUR). Jeeli dostawca numer jeden nie moe zrealizowa zamwienia (instytucja zamawiajca dopuszcza tak moliwo wycznie w rzadkich, uzasadnionych sytuacjach), wwczas zamwienie jest kierowane do dostawcy numer dwa itd. Po drugie instytucja zamawiajca ustala, e zamwienia o wartoci przekraczajcej warto progow okrelon w odniesieniu do bezporedniego skadania zamwie bd przydzielane w nastpstwie minikonkursu przeprowadzanego wrd wszystkich dostawcw bdcych stronami umowy ramowej na podstawie oryginalnej dokumentacji przetargowej i kryteriw udzielenia zamwienia. W art. 32 dyrektywy 2004/18/WE okrelono wymogi dotyczce umw ramowych.

    Konkretne przykady

    Dokonywanie sztucznego podziau zamwienia w celu uniknicia stosowania

    przepisw dyrektywy 2004/18/WE

    Przykad 1: w ramach przegldu planu zamwienia zwizanego z projektem budowy budynku uytecznoci publicznej ujawniono podzia na szereg czci, ktrych wartoci byy nisze od wartoci progowych okrelonych w dyrektywie, bez wyranego uzasadnienia technicznego. Wszystkie te czci byy objte postpowaniem o udzielenie zamwienia na szczeblu lokalnym, a ich cakowita warto, ktra znacznie przekraczaa warto progow, nie zostaa wzita pod uwag. Przykad 2: roboty budowlane wykonywane w ramach projektu zostay sztucznie podzielone na jedno zamwienie, ktre ma by objte postpowaniem o udzielenie zamwienia i ktrego warto wyniosa 1% poniej wartoci progowej okrelonej w dyrektywie, oraz jedno zamwienie dotyczce wasnych robt budowlanych, realizowane bezporednio przez instytucj zamawiajc.

  • 29

    2. Publikacja

    Celem tego etapu jest przycignicie konkurencyjnych ofert dotyczcych realizacji zamwienia, ktrego rezultaty zaspokoj potrzeby instytucji zamawiajcej.

    2.1 Publikacja unijnych ogosze

    Podstawowa zasada unijnego prawa o zamwieniach publicznych stanowi, e ogoszenia dotyczce wszystkich zamwie, ktrych warto przekracza okrelon warto progow, powinny by publikowane w standardowym formacie na szczeblu UE w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej, tak aby wykonawcy z wszystkich pastw czonkowskich mieli moliwo skadania ofert dotyczcych zamwie, w odniesieniu do ktrych uwaaj, e s w stanie speni wymogi. Wstpne ogoszenie informacyjne (PIN) stanowi dla uczestnikw rynku powiadomienie o przyszych zamwieniach, ogoszenie o zamwieniu uruchamia konkretne postpowanie o udzielenie zamwienia, a ogoszenie o udzieleniu zamwienia informuje uczestnikw rynku o wyniku danego postpowania o udzielenie zamwienia.

    Dostp do standardowych formularzy wykorzystywanych w europejskich zamwieniach publicznych mona uzyska za porednictwem serwisu internetowego eNotices. Do sporzdzania wszystkich ogosze przekazywanych do publikacji w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej trzeba korzysta ze standardowego sownika. Wsplny Sownik Zamwie (CPV) jest omiocyfrowym (dziewita cyfra suy do celw weryfikacji) systemem klasyfikacji sucym do opisywania wszystkich zamwie na roboty budowlane, usugi i dostawy. Kody CPV s dostpne w internecie na stronach SIMAP zob. zestaw narzdzi 10.

    Wstpne ogoszenie informacyjne: publikacja wstpnego ogoszenia informacyjnego nie jest obowizkowa. Opublikowanie wstpnego ogoszenia informacyjnego na pocztku roku umoliwia jednak skorzystanie ze skrconych terminw skadania ofert. Wstpne ogoszenie informacyjne zostao wprowadzone po to, aby instytucja zamawiajca moga informowa uczestnikw rynku o wszystkich swoich zamwieniach planowanych np. w cigu najbliszego procza lub roku. Od niedawna jednak instytucje zamawiajce stosuj wstpne ogoszenia informacyjne w odniesieniu do konkretnych zamwie. Istotne jest posiadanie wiedzy na temat wszelkich innych zamwie na realizacj usug, robt budowlanych lub dostaw, ktrych warto jest zbliona do unijnych wartoci progowych lub je przekracza, ktre to zamwienia s organizowane przez instytucj zamawiajc i s zaplanowane mniej wicej w tym samym okresie. Wstpne ogoszenie informacyjne na nastpny rok mona opublikowa w listopadzie/grudniu w odniesieniu do nadchodzcego roku, ale musz zosta opublikowane co najmniej 52 dni przed publikacj szczegowego ogoszenia o zamwieniu, nie wczeniej jednak ni 12 miesicy przed t dat.

    Ogoszenie o zamwieniu: jeeli warto zamwienia przekracza warto progu unijnego

    (a zatem wchodzi w zakres stosowania dyrektywy 2004/18/WE), wwczas publikacja ogoszenia o zamwieniu jest obowizkowa. Po opublikowaniu ogoszenia co do zasady nie mona wprowadza istotnych zmian do jego gwnej treci, np. zmian wymogw technicznych dotyczcych produktw, iloci, terminw, kryteriw kwalifikacji i kryteriw udzielenia zamwienia oraz warunkw zamwienia, w przeciwnym razie wymaga si uniewanienia postpowania o udzielenie zamwienia. Wane jest, aby takie ogoszenia byy precyzyjne (oraz zgodne z wymogami specyfikacji). W przypadku gdy na etapie przeprowadzania postpowania o udzielenie zamwienia nastpi jakiekolwiek niewielkie

    http://simap.europa.eu/enotices/changeLanguage.do?language=pl

  • 30

    zmiany, naley je obowizkowo opublikowa w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej, a w kadym przypadku zaleca si wyduenie ostatecznego terminu skadania ofert.

    Zgodnie z dyrektyw 2004/18/WE istnieje moliwo wysania sprostowania do opublikowanych informacji/formularzy za pomoc formularza nr 14 sprostowania, stworzonego przez Urzd Publikacji UE TED. W art. 51 nowej dyrektywy 2014/24/UE rwnie przewiduje si moliwo publikacji sprostowa. Ponadto pastwa czonkowskie otrzymay projekt nowych standardowych formularzy na potrzeby publikacji informacji na temat zamwie publicznych, obejmujcych formularz nr 14 (sprostowania) dotyczcy publikacji sprostowa.

    Ogoszenia dodatkowe: naley zawsze informowa uczestnikw rynku o wszelkich zmianach w dokumentacji i ogoszeniach (np. o zmianie terminu skadania ofert) poprzez publikowanie kolejnych ogosze (i dodatkowo poprzez powiadamianie wszystkich podmiotw, ktre wyraziy zainteresowanie zamwieniem). Jeeli instytucja zamawiajca wprowadzi istotne zmiany do specyfikacji technicznej, kryteriw kwalifikacji / udzielenia zamwienia lub warunkw zamwienia, wwczas konieczne bdzie uniewanienie postpowania. W nowej dyrektywie 2014/24/UE wprowadzono rozrnienie midzy istotn modyfikacj a zmian oglnego charakteru zamwienia. 2.2 Procedury i terminy

    2.2.1 Minimalne terminy

    Na etapie planowania naley dokona wyboru procedury i uzasadni ten wybr. W przypadku zamwie, ktrych warto przekracza odpowiednie wartoci progowe, najczciej stosuje si procedur otwart i ograniczon.

    Niezalenie od rodzaju wybranej procedury, proces jest cile regulowany pod wzgldem terminw, komunikacji i dokumentw. Harmonogram musi by zgodny z terminami okrelonymi w dyrektywie 2004/18/WE (ostateczne terminy skadania ofert wyszczeglniono w poniszej tabeli).

    Z wyjtkiem bardzo szczeglnych przypadkw nieopublikowanie

    ogoszenia o zamwieniu, ktrego warto przekracza wartoci

    progowe, bdzie stanowio naruszenie przepisw UE dotyczcych

    zamwie publicznych

    i moe prowadzi do korekt finansowych. Zgodno z wymogami

    dotyczcymi publikacji ogosze okrelonymi w dyrektywie 2004/18/WE

    jest zapewniona, jeeli wszystkie informacje wymagane w

    standardowym formularzu zostay przedstawione w sposb jasny i

    dokadny.

  • 31

    Minimalne terminy (podane w: dniach od daty wysania wezwania do publikacji w Dzienniku Urzdowym Unii

    Europejskiej)

    Procedura otwarta

    Procedura ograniczona

    Oferty Wnioski Oferty

    Bez

    PIN

    -u

    Zwyke 52 37 40

    Ogoszenie elektroniczne

    Dostp elektroniczny

    Ogoszenie elektroniczne

    i dostp elektroniczny

    45

    47

    40

    30 35

    Z PIN

    -em

    Zwyke 36 37 36

    Ogoszenie elektroniczne

    Dostp elektroniczny

    Ogoszenie elektroniczne i dostp elektroniczny

    29

    31

    24

    30

    31

    Harmonogram i poszczeglne dziaania w ramach procedury otwartej s nastpujce:

    midzy dat wysania ogoszenia a terminem skadania ofert naley zapewni co najmniej 52 dni. Okres ten mone zosta skrcony w sumie o 12 dni, jeeli ogoszenie o zamwieniu jest przekazywane drog elektroniczn, a instytucja zamawiajca oferuje peny dostp do dokumentacji za pomoc rodkw elektronicznych (tj. do 40 dni). Okres ten moe zosta skrcony do 36 dni od daty wysania ogoszenia o zamwieniu w przypadku opublikowania wstpnego ogoszenia informacyjnego w terminie co najmniej 52 dni i maksymalnie 12 miesicy przed dat wysania ogoszenia o zamwieniu. Jeeli ogoszenia s wysyane drog elektroniczn, wstpne ogoszenie informacyjne musi zawiera tak sam ilo informacji co ogoszenie o zamwieniu, jeeli informacje te byy dostpne w danym momencie (np. wielko zamwienia, kryteria kwalifikacji i kryteria udzielenia zamwienia oraz czas trwania zamwienia). Wszystkie odpowiedzi na pytania oferentw musz by zanonimizowane i musz zosta udzielone wszystkim zainteresowanym stronom nie pniej ni na sze dni przed upywem ostatecznego terminu skadania wnioskw (art. 39 dyrektywy 2004/18/WE). Objanienia przekazane oferentom nie powinny skutkowa zmian wstpnej specyfikacji (w tym wstpnych kryteriw kwalifikacji i kryteriw udzielenia zamwienia). W celu zapewnienia penej przejrzystoci przed upywem ostatecznego terminu skadania ofert wszelkie objanienia naley opublikowa na stronach

  • 32

    internetowych instytucji zamawiajcej, tak aby umoliwi dostp do nich wszystkim potencjalnym oferentom;

    w terminie 48 dni od udzielenia zamwienia naley przesa ogoszenie o jego udzieleniu do publikacji w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej.

    Harmonogram i poszczeglne dziaania w ramach procedury ograniczonej s nastpujce:

    midzy dat wysania ogoszenia a dat, do ktrej musz zosta przekazane wnioski o dopuszczenie do udziau, naley zapewni co najmniej 37 dni (okres ten moe zosta skrcony do 30 dni w przypadku wysania ogoszenia drog elektroniczn);

    jeli instytucja zamawiajca chce ograniczy liczb oferentw w ramach tej procedury, oferentw musi by co najmniej piciu. Instytucja zamawiajca nie ma jednak obowizku ustalenia limitu, jeeli nie zamierza go zastosowa;

    instytucja zamawiajca musi nastpnie dokona wyboru tych oferentw, ktrzy zostan zaproszeni do zoenia ofert na podstawie kwestionariusza kwalifikacji wstpnej (zob. zestaw narzdzi 10 zawierajcy link do kwestionariusza kwalifikacji wstpnej);

    nastpnie trzeba przekaza wybranym oferentom pisemne zaproszenia do skadania ofert, ustalajc termin na skadanie ofert wynoszcy co najmniej 40 dni od daty wysania zaprosze. Okres ten moe zosta skrcony do 35 dni, jeli oferenci maj peny dostp do dokumentacji przetargowej za pomoc rodkw elektronicznych;

    w przypadku opublikowania wstpnego ogoszenia informacyjnego drog elektroniczn w terminie co najmniej 52 dni i maksymalnie 12 miesicy przed dat wysania ogoszenia o zamwieniu ostateczny termin skadania ofert moe zosta skrcony do 31 dni. Wstpne ogoszenie informacyjne musi zawiera tak sam ilo informacji co ogoszenie o zamwieniu, jeeli informacje te byy dostpne w danym momencie (np. wielko zamwienia, kryteria udzielenia zamwienia oraz czas trwania zamwienia);

    wszystkie odpowiedzi na pytania oferentw musz by zanonimizowane oraz naley ich udzieli wszystkim zainteresowanym stronom nie pniej ni na sze dni przed upywem ostatecznego terminu skadania wnioskw (art. 39 dyrektywy 2004/18/WE);

    w terminie 48 dni od udzielenia zamwienia naley przesa ogoszenie o jego udzieleniu do publikacji w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej.

    Harmonogram i poszczeglne dziaania w ramach procedury negocjacyjnej z publikacj

    ogoszenia o zamwieniu s nastpujce:

    midzy dat wysania ogoszenia (nie chodzi tu o pierwotne ogoszenie w wyniku ktrego nie udao si udzieli zamwienia) a dat, do ktrej musz zosta przekazane wnioski o dopuszczenie do udziau, naley zapewni co najmniej 37 dni;

    wszystkie odpowiedzi na pytania oferentw musz by zanonimizowane oraz musz zosta przekazane wszystkim zainteresowanym stronom nie pniej ni na sze dni przed upywem ostatecznego terminu skadania wnioskw (art. 39 dyrektywy 2004/18/WE);

  • 33

    dopiero po upywie tego terminu instytucja zamawiajca moe rozpocz negocjacje z jednym oferentem lub wieloma oferentami;

    w terminie 48 dni od udzielenia zamwienia naley przesa ogoszenie o jego udzieleniu do publikacji w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej.

    Jeeli zastosowanie tej procedury jest uzasadnione, wwczas instytucja zamawiajca jest zobowizana opublikowa ogoszenie o zamwieniu w Dzienniku Urzdowym Unii Europejskiej (z informacj o tym, e instytucja zamawiajca stosuje wspom