Załącznik nr 1/UMCS file · Web view3.3.2 gospodarka magazynowa 14. 3.3.3 Środki trwaŁe 15....

`

Opis Przedmiotu Zamówienia

Zadanie nr 1 - usługa wdrożenia i utrzymania Zintegrowanego Informatycznego Systemu Wspomagania Zarządzania Uczelnią opartego na systemie mySAP ERP

i bazie danych IBM DB2 w zakresie modułu Kadrowo-Płacowego

LUBLIN, 2011

Strona 1 z 56

oznaczenie sprawy: PN/07-2012/DOP-p Załącznik nr 1.1 do SIWZ

SPIS TREŚCI:1. DEFINICJE POJĘĆ WYKORZYSTANYCH PRZY OPISIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA.................................................................32. WPROWADZENIE DO PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA.......................................................................................................................53. WYMAGANIA FUNKCJONALNE........................................................................................................................................................73.1 WSTĘP.............................................................................................................................................................................................73.2 WYMAGANIA FUNKCJONALNE OGÓLNE......................................................................................................................................83.3 WYMAGANIA FUNKCJONALNE SZCZEGÓŁOWE.......................................................................................................................103.3.1 KSIĘGOWOŚĆ I FINANSE..........................................................................................................................................................103.3.2 GOSPODARKA MAGAZYNOWA.................................................................................................................................................143.3.3 ŚRODKI TRWAŁE.......................................................................................................................................................................153.3.4 ZAMÓWIENIA..............................................................................................................................................................................163.3.5 DAROWIZNY...............................................................................................................................................................................173.3.6 OBSŁUGA WYJAZDÓW SŁÓŻBOWYCH....................................................................................................................................173.3.7 KADRY I PŁACE..........................................................................................................................................................................183.3.8 OBSŁUGA TOKU STUDIÓW.......................................................................................................................................................263.3.9 OBSŁUGA BADAŃ NAUKOWYCH..............................................................................................................................................333.3.10 ZARZĄDZANIE INFRASTRUKTURĄ.........................................................................................................................................353.3.11 ZARZĄDZANIE OPERACYJNE i STRATEGICZNE...................................................................................................................374. PROCESY OBECNE........................................................................................................................................................................375. PROCESY PRZYSZŁE.....................................................................................................................................................................385.1 ZARZĄDZANIE STRATEGICZNE i OPERACYJNE........................................................................................................................385.2 PLANOWANIE I SYMULACJA........................................................................................................................................................405.3 PROCES ELEKTRONICZNEGO SZKOLENIA PRACOWNIKÓW..................................................................................................415.4 PROCES ZARZĄDZANIA KONTAKTAMI Z ABSOLWENTAMI......................................................................................................416. MECHANIZMY WORKFLOW ORAZ DMS........................................................................................................................................416.1 ZARZĄDZANIE PRACĄ GRUPOWĄ I PRZEPŁYWEM PRACY.....................................................................................................416.1.1 FOLDER PRACY UŻYTKOWNIKA..............................................................................................................................................426.1.2 ODWZOROWANIE PROCESÓW PRZEPŁYWU PRACY............................................................................................................426.1.3 ORGANIZACJA PRZEPŁYWU PRACY.......................................................................................................................................436.1.4 ZADANIA WORKFLOW...............................................................................................................................................................446.1.5 INTEGRALNOŚĆ PROCESÓW WORKFLOW Z FUNKCJONALNOŚCIĄ SYSTEMU.................................................................446.2 ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI (DMS)........................................................................................................................................447. HURTOWNIA DANYCH....................................................................................................................................................................467.1 WYMAGANIA..................................................................................................................................................................................468. PORTAL I SAMOOBSŁUGA.............................................................................................................................................................488.1 WYMAGANIA..................................................................................................................................................................................489. BAZA DANYCH.................................................................................................................................................................................499.1 WYMAGANIA.........................................................................................................................................................................4910. SYSTEMY INFORMATYCZNE ZASTĘPOWANE PRZEZ SYSTEM...............................................................................................4911. INTERFEJSY DO SYSTEMÓW OBECNYCH.................................................................................................................................5012. INTERFEJSY DO SYSTEMÓW PLANOWANYCH.........................................................................................................................5013. WYMAGANIA NIEFUNKCJONALNE..............................................................................................................................................5113.1 WYMAGANIA DOTYCZĄCE PLATFORMY..................................................................................................................................5113.2 WYMAGANIA DOTYCZĄCE BEZPIECZEŃSTWA i OCHRONY............................................................................................5313.3 WYMAGANIA WYDAJNOŚCIOWE........................................................................................................................................5313.4 WYMAGANIA TECHNICZNE I ORGANIZACYJNE................................................................................................................5413.5 WYMAGANIA DOTYCZĄCE WDROŻENIA...........................................................................................................................5413.6 WYMAGANIA DOTYCZĄCE UTRZYMANIA..........................................................................................................................5413.7 WYMAGANIA DOTYCZĄCE ARCHITEKTURY SPRZĘTOWEJ............................................................................................5513.8 LICENCJONOWANIE.............................................................................................................................................................5514. UDZIAŁ ZASOBÓW ZAMAWIAJĄCEGO w REALIZACJI ZAMÓWIENIA.......................................................................................55

Strona 2 z 56


1. DEFINICJE POJĘĆ WYKORZYSTANYCH PRZY OPISIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

API - (z ang. Application Programming Interface) specyfikacja procedur, funkcji lub interfejsów umożliwiających komunikację z biblioteką, systemem operacyjnym lub innym systemem zewnętrznym w stosunku do aplikacji korzystającej z API.

Archiwizacja danych - Przygotowywanie kopii zapasowych.

Backup SYSTEMU - Kopia zapasowa umożliwiająca przywrócenie całości SYSTEMU wraz z danymi w przypadku awarii.

Baza danych - Zbiór danych zarządzany przez system zarządzania danymi zapewniający metody dostępu do danych.

Bazodanowe struktury klastrowe - Funkcjonalność bazy danych umożliwiająca uruchomienie bazy danych na kilku serwerach widzialnych z zewnątrz jako jedna baza danych.

Eksploracja danych (z ang. „Data mining") - Proces analizy danych w celu wykrycia zawartych w nich reguł i prawidłowości oraz ustalenia na ich podstawie prognoz, które mogą być przydatne w różnych procesach decyzyjnych.

HTML - Format plików zawierający dane w formacie hipertekstowego języka znaczników opartego o SGML.

Jednocześnie pracujący użytkownicy SYSTEMU - Nazwani użytkownicy korzystający jednocześnie z SYSTEMU.

Kopia SYSTEMU - Fizycznie oddzielona od SYSTEMU produkcyjnego kopia całości SYSTEMU wraz z danymi przeznaczona do celów innych niż produkcyjne.

Kopia zapasowa - Duplikat danych przechowywany na odpowiednich nośnikach danych w celu ochrony danych.

Load Balancing - System zarządzający równomiernym rozłożeniem obciążenia pomiędzy różnymi węzłami sieci w zależności od zasobów przez nich udostępnianych.

Microsoft .NET- Technologia programistyczna obejmująca środowisko uruchomieniowe i biblioteki klas dostarczające standardowej funkcjonalności dla aplikacji.

Modelowe wykorzystanie i obciążenie SYSTEMU - Minimalne wymagane parametry wydajnościowe SYSTEMU.

Liczba nazwanych użytkowników SYSTEMU w obszarze funkcjonalnym:

Finansowo-Księgowym - 150 o w tym środki trwałe -

100

Gospodarka Magazynowa - 50

Kadrowo-Płacowym - 100

Obsługi Studiów oraz Obsługi Badań - 150

Zarządzania Operacyjnego i Strategicznego - 30

Liczba pracowników obsługiwanych przez SYSTEM - 5 000

Strona 3 z 56


w tym liczba nauczycieli akademickich - 2 500 Liczba

studentów obsługiwanych przez SYSTEM - 40 000

Liczba użytkowników SYSTEMU jednocześnie pracujących (wykonujących operacje w SYSTEMIE) w obszarze funkcjonalnym:

Finansowo-Księgowym - 140 o w tym środki trwałe - 80

Gospodarka Magazynowa - 30

Kadrowo-Płacowym - 70

Obsługi Studiów oraz Obsługi Badań - 80

Zarządzania Operacyjnego i Strategicznego - 15

Liczba pracowników jednocześnie korzystających z SYSTEMU - 500

Liczba studentów jednocześnie korzystających z SYSTEMU - 4 000

Transakcyjność SYSTEMU, zależną od rozwiązań technologicznych SYSTEMU oferowanego przez Wykonawcę, należy przyjąć odpowiednią dla skali przedsiębiorstwa, określonej powyżej.

Narzędzia zintegrowane z SYSTEMEM - Narzędzia przeznaczone do współpracy z SYSTEMEM, dostarczone przez Wykonawcę.

Ochrona danych osobowych - Zabezpieczenie przetwarzanych i przechowywanych danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. nr 133, poz. 883)

PDF - Format plików służący do prezentacji, przenoszenia i drukowania treści tekstowo- graficznych stworzony przez firmę Adobe Systems.

Personalizacja portalu - Dostosowywanie zawartości portalu do potrzeb użytkowników SYSTEMU.

Portlet - Aplikacja generująca określony rodzaj treści na potrzeby portalu, umożliwiająca macierzową prezentację danych (dostosowanie zawartości informacji w serwisie do kontekstu ich przeglądania).

Serwer aplikacyjny - System przechowujący i zarządzający logiką aplikacji w nim osadzonych.

SOAP- (z ang. Simple Object Access Protocol) protokół wywoływania zdalnego dostępu do obiektów, wykorzystujący XML do kodowania wywołań i protokół HTTP do ich przenoszenia.

Struktura klastrowa - Grupa pracujących współbieżnie połączonych jednostek komputerowych widzianych z zewnątrz jak jeden komputer.

System plików - System przeznaczony do przechowywania, organizacji i zarządzania plikami i informacjami o nich.Szyfrowanie transmisji danych - zabezpieczenie danych przesyłanych dwukierunkowo w SYSTEMIE i na drodze SYSTEM - użytkownik przed dostępem osób nieuprawnionych.Technologia J2EE - (z ang. Sun Microsystem Java 2 Platform, Enterprise Edition) definiuje standard tworzenia aplikacji opartych na architekturze wielowarstwowej. J2EE wykorzystuje język Java jako podstawę programowania logiki aplikacji oraz definiuje środowisko wykonania i model aplikacji.

Token - generator kodów jednorazowych, urządzenie elektroniczne służące do autoryzacji transakcji.

Utrzymanie - zgodnie z postanowieniami Umowy.

Strona 4 z 56


Zbalansowana karta wyników - System zarządzania organizacją umożliwiający monitorowanie stopnia realizacji strategii, podejmowania akcji korygujących, realizację planu strategicznego zgodnie z założeniami oraz ciągłe doskonalenie i optymalizację strategii.

2. WPROWADZENIE DO PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest w szczególności wdrożenie i utrzymanie modułu Kadrowo-Płacowego wraz z Samoobsługą Pracowniczą i Podróżami Służbowymi ( zwanego dalej MODUŁEM) i jego integracja ze Zintegrowanym Systemem Wspomagania Zarządzania Uczelnią opartym na systemie mySAP ERP i bazie danych IBM DB2, zwanym dalej „SYSTEMEM".

Wdrożenie rozumiane jest w szczególności jako:o dostosowanie Oprogramowania Standardowego ( my SAP ERP) do potrzeb Zamawiającego w

zakresie obsługi jego obecnych oraz planowanych funkcjonalności i procesów w obszarze Kadrowo-Płacowym wskazanych w niniejszym dokumencie (w ROZDZIAŁACH 3, 4 oraz 5),

o konwersję danych oraz migrację danych do SYSTEMU ze wskazanych w ROZDZIALE 10 systemów informatycznych, których funkcjonalności zostaną zastąpione przez funkcjonalności MODUŁU,

o integrację MODUŁU - poprzez budowę odpowiednich interfejsów - ze wskazanymi w ROZDZIAŁACH 11 oraz 12 systemami informatycznymi, których funkcjonalności nie zostaną zastąpione przez funkcjonalności SYSTEMU,

o szkolenia użytkowników oraz opracowanie dokumentacji. Utrzymanie rozumiane jest jako zapewnienie pierwotnie określonej funkcjonalności MODUŁU

oraz uzyskanie nowych funkcjonalności niezbędnych z uwagi na cel Umowy, a także funkcjonalności podnoszących użyteczność MODUŁU.

W ramach dotychczasowych prac wdrożeniowych SYSTEMU dokonano wdrożenia w obszarach:

Basis - Platforma techniczna SAP wraz z bazą danych IBM DB2. FI-AA – moduł Środków Trwałych. FI – moduł Finansowy. CO – moduł Kontroling. SD – moduł Sprzedaży. MM – moduł Magazynowy. ZP – moduł Zamówień Publicznych

Szczegółowa specyfikacja SYSTEMU oraz będącego przedmiotem zamówienia modułu Kadrowo-Płacowego wraz z samoobsługą pracowniczą i delegacjami znajduje się poniżej. Będący przedmiotem zamówienia MODUŁ musi stanowić część SYSTEMU i w związku z tym nie może on stać w sprzeczności z wymaganiami dotyczącymi całego SYSTEMU.

SYSTEM jest zestawem narzędzi informatycznych, które powinny w istotny sposób wspierać obsługę funkcjonowania uczelni.SYSTEM musi obsługiwać procesy z zakresu:

Strona 5 z 56


obsługa toku studiów, obsługa badań naukowych, finanse-księgowość, kadry, płace, prowadzenie projektów, budżetowanie, zarządzanie majątkiem, gospodarka materiałowa, inwestycje i remonty, zamówienia, zarządzanie operacyjne i strategiczne.

SYSTEM musi bazować na oprogramowaniu, zwanym „Oprogramowaniem Standardowym".W przypadku, gdy SYSTEM będzie składał się z podsystemów realizujących poszczególne grupy funkcji, wszystkie podsystemy muszą być produktami jednego producenta.

SYSTEM musi być „otwarty", to jest zapewniać możliwość rozbudowy, dokonywania zmian oraz współpracy z innym oprogramowaniem, będącym w dyspozycji Zamawiającego obecnie oraz pozyskanym w przyszłości.

SYSTEM musi posiadać zestaw narzędzi informatycznych, zwanych dalej „PLATFORMĄ", umożliwiających jego zaawansowane wykorzystanie, zmianę funkcjonalności i rozbudowę o nowe funkcjonalności. PLATFORMA musi zawierać: hurtownię danych, narzędzia typu Business Intelligence (do zaawansowanej analizy danych), Web Application Server wraz z narzędziami pozwalającymi na tworzenie portali korporacyjnych (Web Application Server + Corporate Portal) oraz narzędzia programistyczne umożliwiające zmianę funkcjonalności SYSTEMU i rozbudowę SYSTEMU. PLATFORMA musi być wyposażona w interfejsy do standardowych technologii: Microsoft®.NET, J2EE, XML, LDAP.

SYSTEM musi posiadać architekturę trójwarstwową. Musi być możliwa obsługa SYSTEMU poprzez przeglądarki stron WWW oraz zapewnione muszą być mechanizmy umożliwiające realizację dostępu do zasobów SYSTEMU poprzez urządzenia mobilne.

SYSTEM musi umożliwiać jego uruchomienie na więcej niż jednym rodzaju systemu operacyjnego komputerów (serwerów i stacji roboczych).

SYSTEM musi umożliwiać jego uruchomienie na serwerach w strukturze klastrowej (klasteryzacja) oraz obsługiwać mechanizmy Load Balancing.

SYSTEM musi zapewniać dwujęzyczność obsługi: język polski, język angielski.

SYSTEM musi zapewniać obsługę standardu kodowania znaków UNICODE.

Obsługa procesów w SYSTEMIE winna mieć strukturę drzewiastą. Wszystkie procesy obsługiwane będą w ramach aplikacji. Część procesów winna być obsługiwana dodatkowo w ramach Portalu, przy czym co najmniej takie procesy:

procesy związane z obsługą toku studiów; część procesów związanych z obsługą badań naukowych; procesy związane z tzw. samoobsługą pracowników, tj. wszystkie działania, które

pracownicy mogą wykonywać w SYSTEMIE na swoją rzecz.

Strona 6 z 56


Dzięki hurtowni danych możliwe będzie składowanie danych w technologii ROLAP [Relational On-line Analytical Processing] lub MOLAP [Multidimensional OLAP] (sugerowane rozwiązanie - MOLAP). Narzędzia Business Intelligence pozwolą na efektywne ankietowanie, raportowanie i analizowanie danych, będą wspomagały dostęp „ad-hoc" do danych (np. w celu monitorowania wybranych wskaźników). Udostępnienie narzędzi portalu korporacyjnego pozwoli na prezentację danych, i przeprowadzanych na nich analiz, w intranecie oraz w Internecie.Uprawniony (kontrolowany) dostęp do kokpitów menadżerskich oraz do liczbowych i graficznych (wizualizacja) wyników analiz musi być możliwy za pośrednictwem przeglądarek WWW. SYSTEM musi wykorzystywać technologie portalowe (m.in. portlety) umożliwiające macierzową prezentację danych (dostosowanie zawartości informacji w serwisie do kontekstu ich przeglądania).

3. WYMAGANIA FUNKCJONALNE

3.1 WSTĘP

Podstawowe cele wdrożenia SYSTEMU to zapewnienie:

obsługi wskazanych obszarów działalności Uczelni,

zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi,

sprawnych narzędzi do administrowania i zmiany funkcjonalności SYSTEMU. Główne obszary

działalności Uczelni, które powinien obsłużyć SYSTEM, to:

obsługa toku studiów,

obsługa badań naukowych,

finanse-księgowość,

kadry,

płace,

prowadzenie projektów,

budżetowanie,

zarządzanie majątkiem,

gospodarka materiałowa,

inwestycje i remonty,

zamówienia,

zarządzanie operacyjne i strategiczne.

SYSTEM musi być zgodny z obowiązującymi przepisami prawnymi, a w szczególności z:

Ustawą o szkolnictwie wyższym,

Kodeksem pracy,

Ustawą o rachunkowości,

Ustawą o podatku VAT,

Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych,

Ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych,

Strona 7 z 56


przepisami związanymi z ZUS, GUS, MENiS, MNiI, KNUiFE i innymi instytucjami,

Ustawą o ochronie danych osobowych,

Ustawą Prawo zamówień publicznych,

Ustawą o finansach publicznych,

innymi przepisami dotyczącymi szkolnictwa wyższego,

rozporządzeniami związanymi z w/w ustawami,

przepisami prawa unijnego obowiązującymi w Polsce, przepisami wewnętrznymi obowiązującymi w Uczelni np. Statut Uczelni, Uchwały Senatu,

Decyzje i Zarządzenia Rektora itp., Przepisami o zastępczej służbie wojskowej.

SYSTEM musi uwzględniać również obowiązujące w Polsce normy zwyczajowe.

SYSTEM musi zapewniać ochronę danych.

Oferowany SYSTEM musi być przyjazny i łatwy w obsłudze dla użytkownika.

Konfiguracja SYSTEMU musi odbywać się bez konieczności zmian w kodzie źródłowym SYSTEMU.

3.2 WYMAGANIA FUNKCJONALNE OGÓLNE

3.2.1 ZASADY OGÓLNE

SYSTEM musi być systemem zintegrowanym. Poszczególne moduły SYSTEMU muszą stanowić logiczną całość, skonstruowaną przy pomocy tej samej platformy oprogramowania, opartą na tych samych bazach danych, w których informacje wprowadzone w którymkolwiek z modułów są dostępne dla posiadających odpowiednie uprawnienia użytkowników pozostałych modułów.

Oferowany SYSTEM musi zapewnić współpracę (teraz lub w przyszłości) przy pomocy ogólnie przyjętych standardów API z innymi systemami informatycznymi, które są lub mogą pojawić się w Uczelni.

SYSTEM musi zapewnić:

jednokrotne wprowadzanie danych - wyłącznie w tym miejscu w SYSTEMIE, gdzie pojawią się po raz pierwszy,

uzyskiwanie danych w czasie rzeczywistym. W/w zasady muszą skutkować tym, że: pojedynczy zapis w którymkolwiek ze zbiorów powoduje natychmiastową i automatyczną aktualizację wszystkich powiązanych ze sobą wg ustalonych zasad zbiorów

we wszystkich modułach SYSTEMU, a tym samym znajduje odbicie we wszystkich rodzajach powiązanych z nim zestawień,

zapewniona jest spójność danych we wszystkich modułach, wyeliminowana jest konieczność uzgodnień pomiędzy poszczególnymi modułami w

zakresie zbiorów i raportów, gdyż korzystają one z tego samego źródła danych.

3.2.2 WPROWADZANIE DANYCH

SYSTEM musi dokonywać bieżącej kontroli poprawności wprowadzanych danych zgodnie z ustalonymi kryteriami a wyniki kontroli przekazywać użytkownikowi.

Wprowadzany dokument musi być w SYSTEMIE zarejestrowany nie tylko pod względem zawartych w nim danych, lecz także pod względem czasu jego wprowadzenia, użytkownika, który go wprowadził jak

Strona 8 z 56


również wszystkie zmiany w polach dokumentu muszą być zarejestrowane w zakresie: co, kto i kiedy zmienił.

SYSTEM musi zapewniać jednoczesne wprowadzanie danych dla różnych okresów obliczeniowych.Wprowadzanie danych musi być wspomagane maksymalną ilością podpowiedzi - słowników. Słowniki wykorzystywane do sprawozdawczości zewnętrznej muszą być skorelowane z wymaganiami instytucji będących adresatem sprawozdań.

Dane z istniejących systemów muszą zostać przeniesione do nowego SYSTEMU. w obszarach, które tego wymagają dane muszą zostać przeniesione z zachowaniem historii wszelkich zmian i okresów obowiązywania poszczególnych informacji.

Wszystkie moduły muszą zapewniać bieżący import danych zarówno kartotekowych jak i historycznych z plików tekstowych lub systemów zewnętrznych z jednoczesną kontrolą poprawności importu danych, jak również ręczne wprowadzanie danych.

W przypadku wykonywania przez uprawnionego użytkownika czynności newralgicznych dla SYSTEMU (np. modyfikacja lub kasowanie danych), użytkownik musi zostać zmuszony do potwierdzenia swojej decyzji

3.2.3 PROCESY

SYSTEM musi obsługiwać wszystkie procesy istotne dla w/w obszarów działalności Uczelni. Oznacza to, że każdy z procesów musi być zdefiniowany, zarejestrowany, a tam gdzie to potrzebne wspomagany poprzez mechanizmy automatyzacji, parametryzacji, a także symulacji.

Oprogramowanie musi posiadać elastyczne i łatwe do wykorzystania przez użytkownika narzędzia umożliwiające definiowanie wariantów ekranów, zasad kontroli, procedur, algorytmów (z uwzględnieniem funkcji matematycznych), parametrów, wzorców księgowań i innych ustawień wykorzystywanych w obsłudze procesów - począwszy od wprowadzania danych a skończywszy na wygenerowaniu zestawień.

SYSTEM musi posiadać mechanizmy informowania użytkownika o wystąpieniu określonych zdarzeń (np. osiągnięcie pewnego poziomu wydatków, upływ określonego terminu zapłaty itp.).

SYSTEM musi tworzyć wszystkie niezbędne dla danego procesu dokumenty, zaświadczenia, formularze, dyspozycje i analizy. Utworzone dokumenty księgowe muszą być automatycznie zadekretowane, zaksięgowane a dekret wydrukowany na dokumencie. Drukowanie wyspecyfikowanych w szczegółowych założeniach dokumentów musi się odbywać w dowolnej wersji językowej.

3.2.4 RAPORTY

SYSTEM informatyczny musi zapewniać użytkownikom wszelkie potrzebne zestawienia:

standardowe raporty dostępne bezpośrednio po konfiguracji,

niestandardowe raporty definiowane przez użytkownika.

Sprawozdania sporządzane w trybie obowiązującym dla urzędów państwowych muszą być zgodne z ich instrukcjami.

Wszystkie zestawienia muszą być prezentowane i porządkowane według dostępnych w bazach danych kryteriów.Zestawienia muszą umożliwiać bezpośrednie przejście z postaci zagregowanej do postaci szczegółowej (aż do konkretnych dokumentów).

Strona 9 z 56


Definiowanie sprawozdań musi odbywać się w sposób elastyczny - SYSTEM musi posiadać narzędzie służące do modyfikacji istniejących raportów i dokumentów, a także do tworzenia nowych. Użytkownik musi mieć możliwość tworzenia raportów w trybie graficznym dla dowolnie wybranego zakresu danych, zgodnie z wybranymi parametrami, wprowadzania dowolnej postaci nagłówków i stopek, stronicowania itp.

Raporty muszą być zapisywane w postaci elektronicznej tak, aby można je było wielokrotnie drukować, formatować i przesyłać innym użytkownikom.

3.2.5 KOMUNIKACJA z OTOCZENIEM

SYSTEM winien umożliwiać co najmniej:

o komunikację z otoczeniem za pomocą: e-mail, SMS, FTP, HTTP, HTTPS,

o replikację danych, udostępnianie danych „on-line".Prezentacji muszą podlegać wszystkie zarejestrowane informacje - w zakresie ograniczonym uprawnieniami użytkownika.

Oprogramowanie musi zapewniać integrację z zewnętrznymi narzędziami analitycznymi.

SYSTEM musi udostępniać mechanizmy eksportu danych raportowych do plików zewnętrznych (TXT/MS Excel/MS Word/HTML, XML).

3.3 WYMAGANIA FUNKCJONALNE SZCZEGÓŁOWE

3.3.1 KSIĘGOWOŚĆ I FINANSE

Głównym celem modułu jest prowadzenie ewidencji syntetycznej (księga główna) oraz analitycznej (księgi pomocnicze oraz ewidencja pozabilansowa) wszelkich procesów gospodarczych Uczelni z taką szczegółowością, która zapewnia:

dostarczenie informacji dla wszystkich jednostek organizacyjnych Uczelni,

prawidłowe sporządzanie wymaganych przepisami sprawozdań zewnętrznych,

dostarczanie kierownictwu Uczelni danych niezbędnych do prawidłowego zarządzania.

zgodność z obowiązującymi przepisami.

Dla osiągnięcia w/w celu należy w szczególności: ustalić odpowiedni dla struktury Uczelni i procesów w niej zachodzących plan kont, którym

można łatwo i elastycznie zarządzać,

wyspecyfikować procedury własne i ustalić sekwencje ich przetwarzania,

zdefiniować reguły dekretacji i procedur obliczeniowych, typowe wzorce księgowań,

zaprojektować warianty ekranów,

ustalić postaci pojedynczych zapisów księgowych, określić zakres kontroli danych wejściowych zarówno ze względu na ich logikę jak i

współzależności, zdefiniować warianty zestawień i sprawozdań tworzonych przez SYSTEM, określić rodzaje dokumentów tworzonych przez SYSTEM i sposobów ich księgowania, wyodrębnić obszary nadające się do obsługi automatycznej i określić sposób

księgowania oraz cykle ich uruchamiania,

zaprojektować zbiory danych podstawowych,

Strona 10 z 56


utworzyć zbiory danych pomocniczych:o tabel zawierających parametry sterujące poszczególnymi działaniami, o tabel

zawierających wskaźniki niezbędne do automatycznych obliczeń, np.: stawki amortyzacyjne, stawki podatku VAT, kursy walutowe itp.,

o skorowidzów zawierających podpowiedzi ułatwiające np. wprowadzanie danych, takich jak:

kartoteka banków, kartoteka kontrahentów, rodzaje dokumentów, rodzaje środków trwałych, standardowe teksty, opisy itp.

Plan kont musi być tak skonstruowany, aby zapewniał niezbędną do obsługi Uczelni liczbę segmentów konta z niezbędną liczbą znaków na segment. W celu łatwego operowania każdy segment musi być słownikowany.

Procedury przetwarzania danych księgowych należy określić dla poszczególnych obszarów analitycznej ewidencji księgowej, a w szczególności dla:

rozrachunków z kontrahentami (faktury własne, obce, umowy) z podziałem co najmniej na:

o należności i zobowiązania,o krajowe i zagraniczne,o należności i zobowiązania inwestycyjne,o zaliczki otrzymane i przekazane,o kaucje otrzymane i przekazane,o rejestry VAT i inne.

rozrachunków z pracownikami (umowy o pracę, listy wypłat), księgowania i rozliczania kosztów, przychodów itp.

W zakresie księgowości finansowej SYSTEM musi zapewniać co najmniej następujące funkcjonalności:

definiowanie różnych rodzajów kont, np.: rozrachunkowe (dla dostawców i odbiorców, pracowników i studentów), wynikowe, bilansowe, pozabilansowe, blokada księgowania na wybranych kontach przy spełnieniu określonych warunków,

wybór dowolnego sposobu zamknięcia konta, np. poprzez przeniesienie salda, przeniesienie nierozliczonych zapisów, itp.,

księgowanie próbne do późniejszej akceptacji, stornowanie zaksięgowanych dekretów - musi zapewniać automatyczne generowanie zapisów

„odwrotnych" z zaksięgowanego dokumentu,

dzienniki zapisów księgowych muszą być prowadzone w układzie chronologicznym - tworzenie dzienników cząstkowych - wg rodzajów dokumentów,

księgowanie dowodów w walutach obcych, przeliczanie walut, automatyczne księgowanie różnic kursowych, obsługa automatyczna niezrealizowanych różnic kursowych od niezapłaconych faktur na dany

dzień, obsługa tabel kursów w różnych bankach, zapis dziennych zmian kursów, obsługa historycznych

danych o zmianach kursów, rozliczanie delegacji słuzbowych, wprowadzanie faktury od dostawcy w walucie obcej,

Strona 11 z 56


zapłata faktury dostawcy w walucie obcej, zapłata faktury w walucie innej niż waluta danej faktury, wystawianie faktur dla klientów w walutach obcych, automatyczne lub ręczne rozliczanie dowodów księgowych z możliwością wycofania rozliczenia, obsługa dowolnej liczby kas (PLN, waluty obce), emitowanie dowodów KP, KW, generowanie raportu kasowego, generowanie raportu bankowego, generowanie dokumentów dotyczących sprzedaży dokonywanej przez jednostkę wraz z

automatycznym dekretowaniem, definiowanie rachunków bankowych prowadzonych w PLN i walutach obcych, przystosowanie numerów rachunków bankowych do standardu IBAN, generowanie płatności gotówkowych do banku, importowanie danych z systemu bankowego do SYSTEMU, SYSTEM musi zapewniać

mechanizm uzgodnień pomiędzy wyciągiem bankowym a określonym rodzajem i zakresem dokumentów,

automatyczne przygotowanie przelewów dla zobowiązań (papierowe i elektroniczne), automatyczne naliczanie odsetek na dany dzień, a także anulowanie naliczenia, drukowanie monitów, not odsetkowych, potwierdzeń sald itp., zapamiętywanie korespondencji z kontrahentem generowanej przez SYSTEM, przydzielanie faktur zakupowych do źródeł finansowania, wykonywanie procedur automatycznego zamknięcia roku, tworzenie bilansu zamknięcia i bilansu otwarcia, współpraca z drukarkami fiskalnymi, wprowadzanie do SYSTEMU faktur zakupowych, które muszą być ujęte w deklaracji VAT kilka

miesięcy wcześniej, generowanie skorygowanych rejestrów VAT i deklaracji VAT, drukowanie dekretu na odwrocie dokumentu, generowanie dekretu dokumentu księgowego oraz zestawień obrotów i sald w układzie

dwustronnym WN i MA, rozwijanie danych z raportu do dokumentu źródłowego.

W zakresie raportów SYSTEM musi zapewniać co najmniej następujące funkcjonalności: automatyczne generowanie: Bilansu, RZiS, F01/S, Zmian w kapitale i Sprawozdania z

przepływów pieniężnych,

wydruki ksiąg rachunkowych:

o dziennika,

o księgi głównej (syntetyka),

o ksiąg pomocniczych (analityka),

o zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych,

o wykazu składników aktywów i pasywów. generowanie deklaracji i sprawozdań GUS, CIT2, VAT, PNT, oraz dla MEN i NBP, rejestrowanie faktur VAT oraz faktur korygujących, wydruk z rejestru wg zadanych warunków,

zestawienie należności, np. za dowolny okres, powyżej kwoty, dla kontrahenta, itp.,

generowanie informacji (sprawozdań) VAT dla transakcji wewnątrzunijnych,

wykaz stanu rozrachunków, wykaz rozrachunków wykonanych,

generowanie listy wymaganych płatności na dany dzień,

Strona 12 z 56


generowanie zestawień przeterminowanych należności i zobowiązań na dany dzień, generowanie zestawień należności i zobowiązań wg „stanu na dzień" uregulowanych „do dnia",

generowanie zestawień informujących o zbliżającym się terminie przedawnienia, raporty i narzędzia dla potrzeb zarządzania płynnością finansową, generowanie raportów z dokumentów zarejestrowanych w SYSTEMIE i próbnie

zaksięgowanych oraz z dokumentów zatwierdzonych (zaksięgowanych trwale), z zaznaczeniem dokumentów księgowanych próbnie.

Na potrzeby budżetowania i kontrolingu SYSTEM musi zapewniać co najmniej następujące funkcjonalności:

rejestrowanie kosztów i przychodów w centrach odpowiedzialności,

rejestrowanie kosztów i przychodów na zleceniach,

baza centrów odpowiedzialności za przychody oraz centrów odpowiedzialności za koszty (odzwierciedlających dowolne przekroje organizacyjne Uczelni) o dowolnej liczbie

struktur, z możliwością łatwego jej rozszerzania i modyfikacji,

zlecenia rejestrujące koszty i przychody powinny mieć strukturę hierarchiczną, pozwalającą odzwierciedlić wszystkie zależności organizacyjne, kosztowe, przychodowe i inne, a także umożliwiającą ich analizę na każdym poziomie,

definiowanie dowolnych kluczy i scenariuszy rozliczeniowych kosztów (rozdzielniki kosztów),

definiowanie odrębnych wskaźników narzutu kosztów pośrednich dla poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz zleceń,

system definiowanych przez użytkownika statusów dla zleceń blokujący wykonywanie istotnych operacji w określonym statusie zlecenia,

rozliczenie kosztów mediów na poszczególnych odbiorców, automatyczna rejestracja kosztów przyszłych (uprawdopodobnionych co do

poniesienia w przyszłości) na podstawie wprowadzonych dokumentów np. zamówień zakupu,

automatyczne obliczanie produkcji w toku na podstawie stanu zaawansowania realizacji zleceń,

odnoszenie kosztów finansowych, rezerw, kaucji, pozostałych kosztów operacyjnych, zysków i strat nadzwyczajnych na zlecenia,

odnoszenie faktycznego przepływu pieniądza na zlecenia (płatności), budowa schematów rozliczeniowych kosztów opartych o wskaźniki ilościowe,

procentowe, wartościowe, wartości poniesionych kosztów, koszty planowane - umożliwiających rozliczanie kosztów pomiędzy centrami odpowiedzialności,

rozliczanie narzutów kosztów ogólno wydziałowych, ogólnych, wykorzystanie metody ABC (Activity Based Costing) do rozliczeń kosztów, generowanie informacji niezbędnych do konstruowania budżetu globalnego Uczelni, a w jego

ramach określanie budżetów cząstkowych (jednostki organizacyjne, wydzielone fundusze), konstruowania planu rzeczowo-finansowego wg formularza MENiS oraz planów rzeczowo-finansowych cząstkowych (jednostki organizacyjne), dostarczyć narzędzia wspomagające konstruowanie budżetów globalnych i planów rzeczowo-finansowych,

tworzenie kilku wariantów budżetu/planu rzeczowo-finansowego, uwzględnienie w budżetach/planach rzeczowo-finansowych różnych źródeł

finansowania,

Strona 13 z 56


dowolne korygowanie budżetów/planów rzeczowo-finansowych w ciągu roku również z wykorzystaniem mechanizmów wspomagających,

automatyczne blokowanie w budżecie środków na podstawie zarejestrowanych zamówień (np. na usługi, sprzęt),

automatyczne przeniesienie pozycji budżetu wygenerowanej na podstawie zamówienia do pozycji zrealizowanych w przypadku realizacji zamówienia, automatyczne usunięcie w przypadku rezygnacji z zamówienia,

rejestrowanie kosztów w odniesieniu do budżetowanych pozycji, porównanie rzeczywistego wykonania z dowolnie wybraną wersją planu rzeczowo-

finansowego/budżetu z automatycznym wyliczeniem odchyleń,

kontrolowanie dostępnego limitu środków dla poszczególnych pozycji budżetu, poprzez stosowanie bieżąco swoistej "nakładki" rozrachunków i zamówień na koszty zlecenia, w przekroju na wszystkie limitowane pozycje kalkulacyjne (efekt niezbędny przy realizacji projektów badawczych),

w przypadku przekroczenia limitu budżetu automatyczne blokowanie rejestracji zamówień i dokumentów kosztów,

stosowanie przedziałów tolerancji przekraczania limitów budżetowych powiązane z systemem uprawnień,

katalog raportów standardowych obejmujących między innymi porównania rzeczywistego wykonania z dowolną wersją budżetu,

wykonywanie raportów standardowych z możliwością zadawania warunków na określone zakresy danych obejmujących wszystkie informacje zgromadzone w SYSTEMIE, możliwość rozliczania przychodów i wydatków w ramach funduszy wydzielonych na

podstawie obowiązujących przepisów, bądź decyzjami wewnętrznymi Uczelni, prowadzenie zleceń dwuwalutowo - PLN i EURO.

3.3.2 GOSPODARKA MAGAZYNOWA

Głównym celem modułu jest prowadzenie ewidencji analitycznej materiałów w magazynach Uczelni. Należy udostępnić możliwość objęcia ewidencją wszystkich etapów, przez jakie może przejść materiał w magazynie - od zapotrzebowania, planowania dostaw, poprzez umowę i/lub zamówienie, zakup, przyjęcie do magazynu aż do jego wydania.Konfiguracja modułu gospodarki magazynowej musi co najmniej obejmować:

ustalenie wspólnego dla wszystkich magazynów Uczelni indeksu materiałowego według CPV, zidentyfikowanie wszystkich procesów, jakim mogą podlegać materiały w magazynie, zdefiniowanie podstawowych zbiorów i kartotek, zdefiniowanie dokumentów obsługujących poszczególne procesy, ustalenie sposobu wyceny materiałów, ustalenie sposobu ewidencji, ustalenie dla każdego procesu automatycznych zapisów księgowych.

W zakresie gospodarki magazynowej SYSTEM musi zapewniać co najmniej następujące funkcjonalności:

łatwość zarządzania indeksem materiałowym i korzystania z niego, planowanie dostaw, rejestracja i przetwarzanie zapytań ofertowych, obsługa dostaw stałych/powtarzalnych, akceptacja/odrzucenie dostawy,

Strona 14 z 56


rejestracja i przetwarzanie umów długoterminowych (kontraktów), generowanie raportu zawierającego historię kontaktów z dostawcą wg dostawcy i materiału, obserwacja przyszłych zobowiązań wynikających z dokumentów zaopatrzeniowych

(zamówień), centralna konsolidacja zamówień z jednostek organizacyjnych Uczelni, mechanizmy kontroli partii magazynowych, zapis informacji o partii dla materiału, mechanizmy kontroli bieżącego rozchodowania - rezerwacja, mechanizmy kontroli stanów magazynowych:

o w magazynie,o we wszystkich magazynach,o uwzględniających zamówienia zakupu,o uwzględniających rezerwacje,

kontrola i planowanie optymalnych stanów minimalnych i maksymalnych, kontrola stanów magazynowych w trakcie wystawiania dokumentów magazynowych (praca „on-

line"), mechanizmy łączące potwierdzenie zakupu (PZ) z fakturami zakupu w celu rozliczenia, wycena dokumentów obrotu materiałowego i wycena bilansowa zapasów wg różnych metod -

możliwość przeceny, rejestracja inwentaryzacji i jej rozliczenie:

o drukowanie czystych arkuszy spisowych,

o zestawienie protokółu różnic po wprowadzeniu wyników inwentaryzacji i automatyczna

dekretacja do systemu FK,

o „ręczne" wyksięgowanie nadwyżki lub niedoboru,

o drukowanie kodów kreskowych (nalepek) pozwalających na oklejenie przedmiotów

wydawanych z i do magazynu, wyposażenia.

3.3.3 ŚRODKI TRWAŁEKonfiguracja modułu środków trwałych musi co najmniej obejmować:

ustalenie odpowiedniej dla potrzeb Uczelni struktury i długości symbolu środka trwałego oraz numeru inwentarzowego,

zidentyfikowanie wszystkich procesów, jakim mogą podlegać środki trwałe,

zdefiniowanie podstawowych zbiorów, kartotek i tabel,

zdefiniowanie dokumentów obsługujących poszczególne procesy,

ustalenie sposobu wyceny,

ustalenie zasad amortyzacji,

ustalenie sposobu ewidencji,

ustalenie dla każdego procesu automatycznych zapisów księgowych.W zakresie środków trwałych SYSTEM musi zapewniać co najmniej następujące funkcjonalności:

podział majątku trwałego na: środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, środki trwałe o niskiej wartości, majątek pozabilansowy,

grupowanie środków trwałych według własnych kryteriów,

Strona 15 z 56


opisy dodatkowe dla danych znamionowych aparatury naukowej (numer fabryczny, rok produkcji, wydajność, data itp.),

opis miejsca użytkowania,

dane historyczne i cykl życia środka trwałego,

ewidencja pozabilansowa aparatury przekazanej na czas realizacji badań naukowych,

amortyzacja naliczana dowolnymi metodami,

wsteczne naliczanie amortyzacji dla poprzednich miesięcy, naliczanie amortyzacji dla kilku miejsc powstawania kosztów w obrębie jednego numeru

inwentarzowego środka trwałego, zmiany stawki amortyzacji w ciągu roku obrachunkowego, księgowanie naliczonej amortyzacji wg miejsc powstawania kosztów w odniesieniu do źródeł

finansowania (automatyczne generowanie dekretów), naliczanie amortyzacji w cyklu sezonowym, czasowe wyłączenie naliczania amortyzacji, plany amortyzacji na dany rok (ustalenie wielkości odpisów amortyzacyjnych analitycznie i w

grupach), ulepszenie środka trwałego (doksięgowanie do istniejącego środka trwałego wartości,

uzupełnienie opisu dodatkowego),

przeszacowanie wartości środka trwałego,

sprawozdania dotyczące ruchu i historii środka trwałego,

ewidencja środków trwałych w budowie,

pełny nadzór nad inwestycjami i modernizacjami, elastyczny sposób definiowania dekretacji kosztów ponoszonych podczas budowy środków

trwałych lub/i ich modernizacji, automatyczne rozliczanie międzyokresowych przychodów w odniesieniu do amortyzacji środków

trwałych sfinansowanych z dotacji, prowadzenie rozdzielnych wycen np. dla potrzeb podatkowych, bilansowych, MSR, ubezpieczeń, obsługa inwentaryzacji środków trwałych, prowadzenie ksiąg inwentarzowych w SYSTEMIE, rozliczanie zakupu środków trwałych (inwestycje budowlane, aparaturowe) wg określonych źródeł finansowania w różnych układach i na różnych poziomach

szczegółowości.

3.3.4 ZAMÓWIENIA

Głównym zadaniem obszaru „zamówienia" jest zarządzanie zamówieniami udzielanymi przez Uczelnię, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych. Wszystkie druki (formularze) sporządzane przez System muszą być zgodne w każdym zakresie z drukami obowiązującymi (wynikającymi z Rozporządzeń Ministrów i przepisów wewnętrznych Zamawiającego). Obszar ten winien być podzielony na dwa skoligowane ze sobą podobszary, tj.: planowanie zamówień publicznych oraz udzielanie zamówień publicznych.

1. Planowanie zamówień publicznych. Możliwość przygotowania (tworzenia) planu zamówień

publicznych: w sposób zdecentralizowany (Wydziały, Instytuty, Katedry, Zakłady, Działy i inne), z możliwością

tworzenia (składania) jednego planu (dla całej Uczelni), osobno dla robót budowlanych, usług i dostaw,

Strona 16 z 56


na podstawie planów zeszłorocznych i wykonania planów zeszłorocznych,

wykorzystując nazwy i numery zgodne z CPV i CPC (użycie słowników).

Możliwość przeglądania planu według kryteriów stosowanych w planie.Możliwość tworzenia raportów, w szczególności tworzenie ogłoszenia o planowanych zamówieniach i przesłanie go drogą elektroniczną do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich oraz do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.

2. Udzielanie zamówień publicznych.

System musi zapewnić obsługę całego procesu udzielania zamówienia publicznego, tj. od złożenia zapotrzebowania do realizacji umowy, a w szczególności:

złożenie zapotrzebowania (w szczególności na podstawie planu zamówień publicznych) - możliwość agregacji zapotrzebowań,

sporządzenie ogłoszeń, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, itp. (na podstawie danych zawartych w zapotrzebowaniach - automatycznie),

automatyczne uzupełnianie rejestru zamówień publicznych,

na bieżąco wypełnianie protokołu (z możliwością dokonania uzupełnienia i zmian przez użytkownika),

obsługa wadium,

stworzenie i przechowywanie umowy oraz danych w niej zawartych,

obsługa realizacji umowy, w tym:

o obsługa wykonania umowy (odbiory dostaw, usług i robót budowlanych),

o rozliczenia finansowe,

o obsługa zabezpieczenia należytego wykonania umowy.Możliwość przeglądania rejestru zamówień publicznych i baz danych (postępowań, wykonawców, itp.) według kryteriów stosowanych w rejestrze i bazach.

Możliwość tworzenia raportów.

Możliwość przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych w trybie aukcji elektronicznej, a w przyszłości - w trybie licytacji elektronicznej, a także aukcję elektroniczną.

3.3.5 DAROWIZNY

ewidencja umów darowizn,

możliwość kontroli stanu środków,

możliwość rezerwacji środków za pośrednictwem Internetu,

ewidencja wydatków.

3.3.6 OBSŁUGA WYJAZDÓW SŁÓŻBOWYCH

rejestracja wpływających wniosków na wyjazd,

możliwość blokowania środków na wyjazd,

przygotowanie „płatności" związanych z wyjazdem,

udzielanie urlopów,

rozliczenie wyjazdów w odniesieniu do kilku źródeł finansowania,

możliwość rozliczania wyjazdu w wielu walutach,

Strona 17 z 56


automatyczne rozliczanie różnic kursowych, system podpowiedzi i słowników dotyczących wysokości diet, kursów walut, przeliczania ilości

dni wyjazdu itp.,

raportowanie według kryteriów wyboru opartych na parametrach tej funkcjonalności.

3.3.7 KADRY I PŁACE

Obszar Kadry modułu Kadry-Płace musi być narzędziem wspomagającym wszystkie czynności kadrowe, począwszy od przyjęcia pracownika do pracy, poprzez przebieg jego zatrudnienia: awanse, urlopy, absencje chorobowe i inne, pełnione funkcje, nabywanie uprawnień pracowniczych, w tym wyliczanie okresów np. do dodatku za staż pracy, nagrody jubileuszowej czy też upływu okresu mianowania na stanowisku asystenta lub adiunkta (tzw. „rotacja"), zmiana grupy pracowniczej, badania lekarskie (wstępne, kontrolne i okresowe), szkolenia, posiadane uprawnienia itp. po rozwiązanie stosunku pracy: wydanie świadectwa pracy i inne. Obszar winien funkcjonować w oparciu o ujednolicone i usystematyzowane słowniki (istniejące i tworzone) w zakresie m.in. jednostek organizacyjnych, form rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy, urlopów, adresów terytorialnych, stanowisk, specjalności, grup i podgrup pracowniczych.

Obszar Płace modułu Kadry-Płace obejmuje całość zagadnień związanych z wypłatą wynagrodzeń dla pracowników oraz osób spoza Uczelni, którzy świadczą pracę w ramach zawartych umów cywilno-prawnych lub mają inne prawa do wypłat, a także wypłat stypendiów doktoranckich oraz wynagrodzeń dla osób odbywających zastępczą służbę wojskową.

W Uczelni pracowników dzieli się na dwie podstawowe grupy: nauczycieli akademickich i pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. Stosunek pracy nawiązywany jest w Uczelni nie tylko na podstawie kodeksu pracy, ale także na podstawie Ustawy o szkolnictwie wyższym (umowa o pracę, powołanie, mianowanie).

W zakresie modułu Kadry-Płace SYSTEM musi zapewniać co najmniej niżej wymienione funkcjonalności.

Zatrudnienie:

utworzenie kartoteki osobowej zawierającej szeroki zakres danych osobowych (m.in. nazwisko, imiona, datę urodzenia, NIP, PESEL, numer ewidencyjny, aktualnie zajmowane stanowisko, aktualny wymiar zatrudnienia i stawkę zaszeregowania, typ pracownika, dane dot. miejsca zamieszkania oraz stanu rodzinnego a także grupy inwalidzkiej), w tym również informacje specyficzne (odmienne) dla poszczególnych grup pracowniczych w Uczelni, a zmieniające się dane winny być zapamiętywane, kartoteka powinna być łatwa w obsłudze i modyfikacji oraz zapewniać możliwość wprowadzenia danych nie przewidzianych w momencie jej tworzenia,

ewidencjonowanie danych dotyczących wykształcenia (m.in. stopień; typ; ukończona szkoła; wydział; kierunek; tytuł zawodowy, stopień naukowy i tytuł naukowy

wraz z datami ich uzyskania; dyscyplina, specjalność; specjalizacja; prawo wykonywania zawodu; znajomość języków obcych), zawodu wyuczonego i wykonywanego wraz z ich klasyfikacją (numeracją) zgodną z obowiązującymi przepisami prawa, podnoszenia kwalifikacji oraz uzyskanych w poprzednich miejscach pracy uprawnień i kwalifikacji wraz z ich ewidencją,

utworzenie jednoznacznego, wspólnego dla całego SYSTEMU sposobu identyfikowania pracownika, oraz identyfikatorów dodatkowych, określających różne aspekty i formy jego zatrudnienia,

Strona 18 z 56


generowanie dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika, jego „karierą" i nabyciem uprawnień pracowniczych (np. mianowanie na dane stanowisko, zawieszenie „rotacji", nagroda jubileuszowa i dodatek za staż pracy) oraz korygowanie już wygenerowanych dokumentów i wyliczeń,

przypisanie pracownika do jednostki organizacyjnej z odzwierciedleniem jej umiejscowienia w strukturze Uczelni i jednocześnie uwzględnienie złożoności sytuacji zatrudnieniowej pracownika:

o równoczesnego zatrudnienia pracownika na podstawie różnego rodzaju umów o pracę w jednej lub kilku jednostkach organizacyjnych Uczelni a także poza nią,

o zawarcia umowy o pracę w okresie korzystania przez mianowanego nauczyciela z urlopu bezpłatnego i wychowawczego,

o określenie w jakiej lub w jakich działalnościach pracownik będzie świadczył pracę, a co za tym idzie z jakich działalności finansowane będzie jego wynagrodzenie, np. 0,5 etatu w dydaktyce, 0,3 prace umowne, 0,2 fundusze strukturalne,

generowanie dokumentów związanych z ustaniem stosunku pracy - dyspozycji wypłat należnych z tytułu zakończenia pracy, wypowiedzeń, świadectw, podziękowań, itp.,

procedury takiego przechowywania danych osób zwolnionych, aby można je było przywołać np. w przypadku ponownego zatrudnienia.

Bieżące sprawy kadrowe: generowanie wszystkich potrzebnych dokumentów, pism, zaświadczeń, zestawień, statystyk,

sprawozdań z opcją korygowania, rejestrowanie wszelkich zaszłości i zdarzeń, np.:

o wszelkiego rodzaju nieobecności,

o wszelkiego rodzaju stażów pracy (np. poza obecnym miejscem pracy, w obecnym

miejscu pracy, ogółem, staż pracy liczony do urlopu, do wysługi, do nagrody

jubileuszowej, do emerytury, do zasiłku),

o wszelkich okresów zatrudnienia ze sposobem ich ustania (poprzednie miejsca pracy) z

możliwością kwalifikowania okresów nie zaliczanych do uprawnień pracowniczych,

o danych dotyczących obecnego okresu zatrudnienia (m.in. rodzaj zawartej umowy,

czasookres jej trwania, wymiar zatrudnienia, rodzaj zajmowanego stanowiska i

pełnionych funkcji wraz z datami ich objęcia i zmian),

o profilaktycznych badań lekarskich z określeniem daty jego wykonania i daty następnego

badania,

o szkoleń BHP z określeniem daty ich przeprowadzenia

o posiadanych stopni i tytułu naukowego oraz świadectw kwalifikacyjnych,

o dodatkowego/podstawowego miejsca pracy z możliwością określenia daty dokonanej

zmiany,

o przyznania renty lub emerytury,

o przyznanie zasiłku na zagospodarowanie, obsługa i kontrola zdarzeń związanych z przebiegiem mianowania nauczyciela akademickiego, a

w szczególności kontrola terminów poszczególnych mianowań, wyliczanie na wybrany dzień i rok terminów upływu mianowania z uwzględnieniem urlopów zawieszających mianowanie oraz ustalanie wieku i stażu pracy wymaganych do stwierdzenia wygaśnięcia mianowania.

sygnalizowanie zbliżających się terminów zdarzeń mających wpływ na zatrudnienie i uprawnienia pracownicze np. data upływu okresu umowy/mianowania, ważności badań lekarskich czy szkolenia bhp, prawa do nagrody jubileuszowej i dodatku za staż pracy, wieku emerytalnego itd.

Strona 19 z 56


Zarządzanie personelem: analiza, planowanie i kontrola realizacji szkoleń pracowników,

rejestracja umów o dofinansowanie szkolenia zawartych z pracownikami,

rejestracja okresowych ocen pracownika, rejestracja odznaczeń przyznawanych pracownikom, tworzenie list osób odznaczonych,

rejestracja przyznawanych nagród, tworzenie list nagrodzonych, pism gratulacyjnych, rejestracja kar udzielonych pracownikom, ich dezaktywacji, ewidencja postępowań dyscyplinarnych prowadzonych wobec nauczycieli akademickich,

okresów zawieszenia w pełnieniu obowiązków nauczyciela.

Urlopy i absencje: automatyzacja procesu rejestrowania i przekazywania informacji o urlopach i innych

nieobecnościach od i do jednostek z opcją korygowania,

kontrola i ewidencja wykorzystania urlopów wypoczynkowych (wymiar urlopu w dniach i w godzinach, wykorzystanie urlopu dni/godziny, urlop pozostały do wykorzystania dni/godziny, ewidencja urlopu bieżącego i zaległego),

automatyczne naliczanie urlopu wypoczynkowego na dany rok (z uwzględnieniem uprawnień kombatanckich, inwalidzkich, proporcjonalności, wymiaru zatrudnienia i innych różnic pomiędzy nauczycielami akademickimi a pracownikami niebędącymi nauczycielami akademickimi wynikającymi z obowiązujących przepisów prawnych),

naliczanie, ewidencja i rozliczanie dni wolnych przysługujących jako opieka nad zdrowym dzieckiem),

klasyfikacja urlopów pod kątem uprawnień pracowniczych (np. nagród jubileuszowych, dodatku za staż, okresów mianowania itp.) i automatyczne obliczanie tych uprawnień,

kontrola i blokowanie informacji sprzecznych o nieobecnościach, ostrzeganie z odpowiednim wyprzedzeniem o upływie terminów zobowiązujących do naliczania

wypłat lub ich zaprzestania,

rejestracja i kontrola urlopów naukowych i zdrowotnych pracownika,

rejestracja delegacji i jej warunków,

sporządzanie obligatoryjnych sprawozdań.

Rozliczenie czasu pracy: definiowanie dowolnych harmonogramów pracy dla poszczególnych grup pracowniczych,

rozliczenie pensum nauczycieli akademickich, rozliczanie kart pracy przesyłanych drogą elektroniczną z jednostek organizacyjnych, kontrolowanie wykorzystania dozwolonego limitu godzin ponadwymiarowych i nadliczbowych.

Zarządzanie strukturą organizacyjną Uczelni:

zapisanie pełnej hierarchii organizacyjnej Uczelni z odpowiednią liczbą poziomów (również w ujęciu historycznym, pozwalającym spojrzeć na strukturę wg dowolnego punktu czasowego),

wprowadzanie zmian w strukturze organizacyjnej:o utworzenie nowej jednostki organizacyjnej, zmiana nazwy jednostki organizacyjnej,o likwidacja jednostki organizacyjnej,o zmiana podporządkowania jednostki organizacyjnej,

oraz obsługa wszystkich procesów z tym związanych.

Zarządzanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych:

Strona 20 z 56


rejestracja osób uprawnionych do otrzymywania wypłat z ZFŚS, w tym również niebędących pracownikami Uczelni oraz ich powiązań z pracownikami,

rejestrowanie złożonych wniosków na listę chętnych (bazową), rozdział dostępnych skierowań pomiędzy osobami zgodnie z zasadami przyjętymi w Uczelni, kontrola uprawnień do świadczeń, ewidencja świadczeń przyznanych danej osobie i jej dzieciom, kontrola wykorzystania przez osobę limitu dofinansowania, obsługa funduszu mieszkaniowego w tym m.in.:

o ewidencja przyznanych pożyczek,o obliczanie wielkości rat i obliczanie należnych odsetek,o rejestrowanie zdarzeń wpływających na zmianę warunków spłaty pożyczki,o rejestrowanie danych o żyrantach pożyczki,o monitorowanie osób nieprawidłowo spłacających pożyczkę w zadanym okresie i

generowanie wezwań do zapłaty.

Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne:

generowanie zgłoszenia na podstawie danych zgromadzonych w SYSTEMIE, obsługa zgłoszeń związanych z wielokrotnymi umowami cywilno-prawnymi, automatyczne

wyszukiwanie umów wymagających wyrejestrowania, obsługa ubezpieczenia zdrowotnego studentów i doktorantów, automatyczne wykrywanie zmian powodujących konieczność wysłania korekty zgłoszenia do

ubezpieczenia, przechowywanie informacji o historii zgłoszenia, kontrola konieczności dokonania wyrejestrowania, generowanie dokumentu wyrejestrowującego, eksport danych do programu „PŁATNIK", generowanie wszystkich raportów wymaganych przez ZUS, rejestrowanie danych potrzebnych do generowania raportów korekcyjnych, generowanie raportów zerowych, powtarzanie procesu generowania raportu nie wysłanego jeszcze do ZUS, uniemożliwienie wprowadzania korekt po wysłaniu raportu do ZUS, zasada pełnej zgodności i kompletności danych w zbiorach systemowych oraz w programie

„PŁATNIK",

generowanie corocznej informacji dla oddziału ZUS płacącego emeryturę lub rentę o dochodach emerytów/rencistów z tytułu stosunku pracy i umów cywilno-prawnych,

obsługa elektronicznej wersji przekazywania danych do NFZ, ograniczanie składek emerytalno-rentowych do wysokości przekroczenia rocznej kwoty składek z

uwzględnieniem wszystkich wypłat w szczególności dla pracowników na kilku etatach,

w przypadku występowania w danym miesiącu kilku wypłat (podstawowa i dodatkowe) system winien automatycznie rozliczać różnice groszowe powstające na składkach ZUS,

kontrola i rozliczanie niedopłaty składki zdrowotnej z podatku i z dochodu przy listach głównych i dodatkowych w ramach miesiąca wypłaty,

prawidłowe rozliczanie zwrotów nadpłaconych składek społecznych z uwzględnieniem różnic w składce zdrowotnej za poszczególne lata.

Ocena ryzyka zawodowego: prowadzenie opisów i ewidencji stanowisk pracy,

prowadzenie rejestru zagrożeń,

prowadzenia kart wyników pomiarów czynników szkodliwych w środowisku pracy,

Strona 21 z 56


dokonywanie oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy, dokumentowanie działań z zakresu profilaktyki technicznej, medycznej i organizacyjnej w celu ograniczenia występujących zagrożeń zawodowych oraz rejestrowanie

kosztów ponoszonych na ten cel,

prowadzenie rejestru osób uprawnionych do dodatków za pracę w warunkach szkodliwych lub uciążliwych,

generowanie oraz wydrukowanie następujących dokumentów:

o karta bezpieczeństwa na stanowisku pracy,

o karty wyników pomiarów czynników szkodliwych, przeprowadzonych zgodnie z

obowiązującymi normami lub innymi metodami zalecanymi do stosowania,

o sprawozdanie o warunkach pracy (Z-10), dla Głównego Urzędu Statystycznego,

o plany pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia na stanowiskach pracy,

o zestawienia stanowisk pracy, na których są przekroczone dopuszczalne wartości stężeń

czynników szkodliwych,

o wykaz stanowisk, na których pracownicy otrzymują świadczenia profilaktyczne,

o zestawienia stanowisk pracy zakwalifikowanych do poszczególnych kategorii ryzyka,

o zestawienie działań ograniczających poziom ryzyka,

o wykazy czynników szkodliwych i uciążliwych występujących w Uczelni,

o zbiorcze zestawienia wyników pomiarów charakteryzujących czynniki szkodliwe i

uciążliwe na stanowiskach pracy dostęp do kart charakterystyki substancji niebezpiecznych (połączenie z systemem „ichem").

Ewidencja wypadków: rejestrowanie wypadków, generowanie dokumentów dotyczących wypadków określonych przepisami, generowanie zestawień zbiorczych i raportów.

Ewidencja środków ochrony indywidualnej: prowadzenie rejestru środków ochrony indywidualnej, przypisywanie środków ochrony indywidualnej do czynników szkodliwych występujących na

stanowisku pracy z uwzględnieniem występujących stężeń, generowanie raportu dotyczącego czynników szkodliwych i zalecanych grup środków ochrony

indywidualnej.

Regulacja płac:

automatyczne generowanie wariantu regulacji, symulacje skutków regulacji dla różnych poziomów struktury Uczelni - od pracownika do całej

Uczelni, automatyczne zaktualizowanie tabel wynagrodzeń po zatwierdzeniu wybranego wariantu

regulacji, kontrola przyznanych wynagrodzeń pod wzglądem zgodności z taryfikatorem i przyznanych

limitów, automatyczna zmiana składników wynagrodzeń na podstawie zatwierdzonych zasad waloryzacji

i nowych tabel wynagrodzeń, obliczenie skutków waloryzacji w podziale na jednostki organizacyjne oraz przekazanie środków

do jednostek organizacyjnych (odpowiednie zwiększenie ich budżetów),

Strona 22 z 56


wydrukowanie indywidualnych informacji o zmianie wynagrodzenia, obliczanie korekty składników już wypłaconych oraz korygowanie wszystkich składników

pochodnych, dla regulacji z wsteczną datą, automatyczne wygenerowanie raportów korekcyjnych ZUS związanych z korektami jw.,

regulacja stypendiów doktoranckich i habilitacyjnych.

Indywidualne przeszeregowania:

obliczenie limitów podwyżek w rozbiciu na poszczególne jednostki organizacyjne, przyznanie podwyżek, kontrola przyznanych podwyżek pod względem zgodności z taryfikatorem i przyznanych limitów, wydrukowanie dla pracowników decyzji o zmianie wynagrodzenia, korekta przyznanych limitów funduszu płac.

Polisy ubezpieczeniowe: generowanie przelewów związanych z poszczególnymi polisami, rozliczenie (wydruk) polis dla potrzeb ubezpieczyciela wg osób prowadzących (obsługujących

daną polisę).

Wypłata zasiłków i wynagrodzenia za okres choroby:

rejestrowanie w SYSTEMIE wszystkich danych niezbędnych do naliczenia zasiłków, także dla osób zatrudnionych tylko na umowy cywilno-prawne,

obliczanie podstawy zasiłku (inna dla nauczycieli: 80% wynagrodzenia za okres choroby), obliczenie wielkości zasiłków, tworzenie zastępczej asygnaty zasiłkowej ZUS Z-7, kontrola podziału liczby dni zwolnienia i zasiłku chorobowego na okres wypłacania zasiłku

przez ZUS i wynagrodzenia przez pracodawcę, kontrola przekroczenia limitów zwolnień pod kątem poszczególnych rodzajów zasiłków, generowanie dla pracownika druku ZUS Z-21, prowadzenie karty zasiłkowej ZUS Z-17 i karty wypłat zasiłków ZUS Z-9, sygnalizowanie wystąpienia warunków wymagających ponownego naliczenia podstawy zasiłku,

automatyczne wyliczenie korekty zasiłku w przypadku zmiany jego podstawy,

waloryzacja zasiłków chorobowych powyżej 180 dni zgodnie z przepisami ZUS,

kontrola zgodności typu zwolnienia lekarskiego z kodem ZUS - program „PŁATNIK".Wypłata:

swobodne definiowanie i modyfikowanie elementów wynagrodzenia (w tym potrąceń i zasiłków), algorytmów ich obliczania, metod kontroli oraz klasyfikacji,

definiowanie okresu obowiązywania elementu wynagrodzenia przypisanego do umowy o pracę, definiowanie interfejsów umożliwiających automatyczne rejestrowanie lub elektroniczne przesyłanie niektórych dokumentów związanych z wypłatą, powstających w

jednostkach organizacyjnych np. karty pracy, dokumenty związane z przerwami w pracy (urlopy, chorobowe), wykaz przyznanych premii, przepracowanych godzin w warunkach szkodliwych,

definiowanie rodzaju kosztów na poziomie etatu pracownika lub umowy o pracę jak również na poziomie poszczególnych składników wypłaty,

podział wypłaty miesięcznej pracownika na części, przypisane do kilku rodzajów działalności Uczelni np. do kosztów ogólnych i do kosztów wydziałowych,

Strona 23 z 56


rejestrowanie decyzji z US o zwolnieniach z obowiązku pobierania zaliczki na podatek dochodowy (np. ulga budowlana),

rejestrowanie elementów dla wypłat stypendiów dla doktorantów,

rejestrowanie elementów dla wypłat z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (świadczenia, zapomogi, potrącenia z tytułu pożyczek itp.),

rejestrowanie i kontrola wg ustalonych zasad umów cywilno-prawnych z uwzględnieniem następujących relacji:

o jedna osoba może mieć wiele umów, umowa może dotyczyć wielu osób (związek typu „wiele do wielu"),

o jedna umowa może mieć wiele wypłat („jeden do wielu"),o jedno zgłoszenie do ubezpieczeń może dotyczyć wielu umów („jeden do wielu"),

naliczenie należnych do wypłaty składników wynagrodzenia oraz ich pochodnych, kontrola prawidłowości naliczenia, możliwość dokonania korekty,

realizowanie wypłat dla pracownika na kilka kont bankowych, naliczanie podstawy do urlopu, ustalenie wynagrodzenia za urlop, automatyczne naliczanie wszelkiego rodzaju wypłat dodatkowych, obsługa wypłat związanych z korektą ZUS, rejestrowanie nieograniczonej liczby wypłat w ramach jednego miesiąca, generowanie listy wynagrodzeń wg dowolnej struktury organizacyjnej, sporządzenie listy płac i jej zatwierdzenie do wypłaty, przekazanie informacji płacowych do odpowiednich odbiorców, a w szczególności do:

o pracownika,o urzędu skarbowego,o ZUS,

pełna obsługa przelewów z tytułu wynagrodzeń, forma elektroniczna (w formatach zgodnych z używanymi na Uczelni aplikacjami typu „home-banking") i papierowa,

pełna obsługa przekazów pocztowych związanych z różnego rodzaju płatnościami ipotrąceniami dokonywanymi z wynagrodzenia,

przekazywanie informacji o wypłacie („paski wynagrodzeń") poszczególnym pracownikom z zachowaniem przepisów o ochronie danych osobowych, między innymi poprzez kanały elektroniczne (e-mail, Internet),

tworzenie wydruków „paski wynagrodzeń" dla poszczególnych list wypłat z osobowego i bezosobowego funduszu wynagrodzeń w podziale na stanowiska kosztów

oraz w układzie odpowiadającym drukowi RMUA wymaganym przez ZUS i NFZ,

obsługa programu „PŁATNIK",

pełna obsługa Pracowniczych Programów Emerytalnych,

generowanie wszelkiego rodzaju deklaracji PIT,

miesięczne i roczne rozliczenie podatków z Urzędem Skarbowym, generowanie przelewów dla urzędów skarbowych, z możliwością automatycznego wyliczenia

odsetek karnych z tytułu nieterminowych płatności,

rozbicie kwoty przelewu wg źródła danych - list wypłat (stypendia, wypłaty ze stosunku pracy, zlecone), zgodnie ze wzorami deklaracji miesięcznych,

automatyczne wyliczanie egzekucji z umów o pracę, zlecenia i dzieło, Podatki: automatyczne obliczanie stawek podatkowych przy dwóch etatach oraz możliwość ręcznego

wprowadzenia stawki podatkowej,

Strona 24 z 56


rozliczanie dochodów pochodzących ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej i ich właściwe ujęcie w rozliczeniu PIT-11/8B,

zwolnienia z płacenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych na podstawie decyzji Urzędu Skarbowego,

generowanie i drukowanie deklaracji podatkowych (m.in. PIT-2, PIT-4, PIT-8A, PIT- 11/8B, PIT-12, PIT-40, IFT-1/IFT-1R).

Obsługa pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej: ewidencja składek z tytułu przynależności, kontrola prawa do otrzymania pożyczki, kontrola i rozliczanie otrzymanych pożyczek.

Na potrzeby planowania, budżetowania, kontrolingu, analiz ekonomicznych i sprawozdawczości SYSTEM musi zapewniać co najmniej wymienione niżej wymagania:

generowanie danych odnośnie wielkości i struktury zatrudnienia w dowolnym układzie, na różnym poziomie szczegółowości, dla dowolnego momentu czasowego, w tym zwłaszcza:

o podział na grupy pracownicze (nauczyciele akademiccy, w tym stanowiska, pracownicy nie będący nauczycielami akademickimi, w tym podgrupy pracownicze) w osobach, w przeliczeniu na pełne etaty, pełne i niepełne zatrudnienie w przeliczeniu na etaty i w osobach, pierwsze miejsce pracy, płeć, wiek, działalność bądź działalności, w ramach których zatrudniony jest pracownik (wymiar etatu w każdej działalności), np. dydaktyka 0,5 etatu, badania 0,3 etatu, programy strukturalne 0,2 etatu, poziom wykształcenia,

generowanie danych odnośnie wysokości i rodzaju wynagrodzeń (wynagrodzenia osobowe, bezosobowe, honoraria) w dowolnym układzie, na różnym poziomie szczegółowości, dla dowolnego momentu bądź przedziału czasowego, w tym zwłaszcza:

o podział wynagrodzenia na składniki, w tym zwłaszcza: wynagrodzenie zasadnicze, dodatki funkcyjne, dodatki stażowe, premie, dodatkowe składniki, np. za godziny ponadwymiarowe, godziny nadliczbowe, praktyki wakacyjne, nagrody z 2 % i 1 % funduszu, nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalne, dodatki BiHP w dowolnym układzie, na różnym poziomie szczegółowości, dla dowolnie wybranego momentu bądź przedziału czasowego,

o wyodrębnienie w wynagrodzeniach bezosobowych i honorariach kwot wypłaconych osobom spoza Uczelni,

o naliczanie specjalnych funduszy nagród (2 % - na i 1 % - NNA), dokonywanie korekty planu w zakresie wynagrodzeń, np. na skutek przekazania z MENiS

dodatkowej dotacji na wynagrodzenia, tworzenie planowanego osobowego funduszu płac na podstawie danych zawartych w obszarze

kontrolingu i budżetowania oraz dokonywanie korekt funduszu np. wskutek przyznania przez MENiS dodatkowych środków, obsługa kontrolingu w zakresie wykorzystania środków na wynagrodzenia, w podziale na

wszystkie fundusze, z dowolnym stopniem szczegółowości, np. Uczelnia, dydaktyka, jednostki organizacyjne,

generowanie danych odnośnie rozliczania czasu pracy, na różnym poziomie szczegółowości, dla dowolnego przedziału czasowego, w tym zwłaszcza:

o czas przepracowany, zwolnienia lekarskie, urlopy płatne, urlopy bezpłatne, godziny ponadwymiarowe, godziny nadliczbowe, czas nieprzepracowany opłacony z funduszy własnych, liczba osób przebywających w danym miesiącu na urlopach wypoczynkowych, zwolnieniach lekarskich,

o czas nieprzepracowany w związku z urlopami bezpłatnymi, liczba osób przebywających na tych urlopach,

Strona 25 z 56


o ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe opłacane przez ubezpieczonych oraz wysokość podatku dochodowego od osób fizycznych (przed odliczeniem składki na powszechne ubezpieczenie zdrowotne).

Obsługa Pracowniczego Programu Emerytalnego (PPE):

rejestracja danych niezbędnych do prawidłowej realizacji Umowy Zakładowej PPE np.dane osobowe uposażonych,% uposażenia,

wyliczenie skladek, generowanie przelewów do funduszu,

raportowanie statystyk zgodnie z wymaganiami KNUiFE,

generowanie dokumentów elektronicznych o ubezpieczonych oraz o przekazanych składkach oraz zapewnienie bezpiecznej(PKI) wymiany tych dokumentów z agentem transferowym kanałami elektronicznymi (ftp, email, http itp.)

3.3.8 OBSŁUGA TOKU STUDIÓW

W zakresie obsługi procesów kształcenia i funkcji związanych z tymi procesami SYSTEM musi:

obsługiwać procesy związane z realizacją ustawowych i statutowych form kształcenia właściwych dla Uczelni Zamawiających: studia zawodowe, magisterskie, studia doktoranckie, studia podyplomowe w systemie dziennym, wieczorowym, zaocznym, eksternistycznym oraz kursy specjalistyczne, w tym kształcenie kadry akademickiej, itd.,

uwzględniać odrębne określenie form i warunków, na jakich osoby nie będące obywatelami polskimi mogą podejmować i odbywać studia, uczestniczyć

w szkoleniach,

wspomagać realizację Europejskich Programów Edukacyjnych i umów międzynarodowych w zakresie kształcenia, w których Uczelnie Zamawiające uczestniczą,

wspomagać współpracę uczelni krajowych, np. MOST,

uwzględniać strukturę i formy organizacyjne w ramach, których odbywa się kształcenie: szkoły, wydziały, kolegia, dydaktyczne centra międzywydziałowe, instytuty, katedry, zakłady, jednostki pozawydziałowe, e-learning, jednostki prowadzące zajęcia dla całej Uczelni jednocześnie prowadzące własne kierunki studiów, jednostki powołane do prowadzenia zajęć ogólnouczelnianych, itp.,

obejmować swoim zasięgiem wszystkie jednostki dydaktyczne Uczelni, jednostki międzywydziałowe oraz odpowiednie działy administracji centralnej i bibliotekę główną oraz biblioteki wydziałowe, akademiki i stołówki, czyli docierać do wszystkich jednostek mających związek z kształceniem i obsługujących kandydata, studenta

i uczestnika wszelkich form kształcenia oraz absolwenta. w momencie pojawienia się danych o studencie (uczestniku) w SYSTEMIE, muszą one być dostępne we wszystkich miejscach Uczelni gdzie będą potrzebne, np. w systemie bibliotecznym, systemie dostępu do zasobów (np. Internet, stołówki, domy studenckie).

W zakresie modułu Obsługa Toku Studiów SYSTEM musi zapewniać co najmniej niżej wymienione funkcjonalności.

Ewidencja studentów, uczestników studiów doktoranckich i podyplomowych, absolwentów, osób w trakcie przeniesień i wznowień studiów, osób studiujących w ramach wymiany, to jest wszystkich korzystających z oferty edukacyjnej Uczelni:

Strona 26 z 56


wprowadzenie osoby korzystającej z oferty edukacyjnej Uczelni do ewidencji w SYSTEMIE z uwzględnieniem niezbędnych danych, osoba winna być jednoznacznie identyfikowana w SYSTEMIE,

SYSTEM powinien prowadzić centralny (jeden) album studentów (przepisy MENiS nie przewidują księgi albumów) i automatycznie przyporządkowywać (lub nadawać) studentowi unikatowy numer albumu

Planowanie zajęć przez studenta w Elastycznym Systemie Studiów na podstawie oferty przedmiotów wydziałowej/kierunkowej - spełniającej wymagania ECTS Label tzn. katalog kursów/przedmiotów w tym oferta ogólnouczelniana, również w wersji w języku obcym:

wyświetlanie (wyszukiwanie wg wszystkich parametrów) ogólnouczelnianego katalogu kursów - zbioru wszystkich kursów prowadzonych w Uczelni, oznaczonych unikalnym kodem,

zmienne przypisywane dla danego kodu w każdym semestrze/roku - w zależności od czasu trwania zdefiniowanego dla tego kursu:

o aktywny/nieaktywny,o wykładowca/y,o terminy,o lokalizacja (z bazy sal),o liczba miejsc,

dla każdego opisu kurs musi być możliwość tworzenia jego wersji obcojęzycznej (dowolna liczba języków), tak by cały katalog mógł być wyświetlany w języku obcym,

możliwość wyświetlanie dla każdego studenta:o opisu wymagań programowych koniecznych do zaliczenia bieżącego roku/semestru oraz

do zakończenia całego programu studiów,o opisu wymagań punktowych koniecznych do zaliczenia bieżącego roku/semestru oraz do

zakończenia całego programu studiów,o listy przedmiotów już zaliczonych oraz sumy punktów już uzyskanych,o lista przedmiotów niezaliczonych a wymaganych do zaliczenia etapu studiów (tzw. „braki").

Realizacja procesu dydaktycznego przez nauczycieli akademickich - wsparcie dydaktyczne - pomoce naukowe, wsparcie nauczyciela akademickiego w organizacji zajęć:

przygotowanie oferty przedmiotów na wydziale dla okresu rozliczeniowego (rok, semestr, trymestr, półsemestr) w obrębie roku akademickiego, w tym:

o przygotowanie listy przedmiotów na wydziale, stanowiącej ofertę dydaktyczną,o tworzenie oferty na dany rok akademicki poprzez wybór przedmiotów z listy

przedmiotów, możliwość aktualizacji oferty (dodanie, usunięcie przedmiotu, definiowanie form

przedmiotów, modyfikacja atrybutów przedmiotu itp.).

Powyższy proces musi pozwalać na zapisy - wybór przedmiotów (kursów) przez studenta.Dostęp studentów do materiałów dydaktycznych różnego rodzaju (treści wykładów, przykładowe kolokwia, egzaminy, itp.) - tylko za zgodą prowadzącego.Obsługa praktyk studenckich - obowiązkowych (przewidzianych planem studiów):

zapewnienie komunikacji ze studentami, Opiekunem Praktyk i obsługą administracyjną, władzami dziekańskimi,

sporządzanie, rejestracja (prowadzenie rejestru) porozumień z firmami (ocena jakości w ramach systemu jakości pod względem dydaktycznym i organizacyjno-finansowym),

sporządzanie oferty praktyk,

wspomaganie zapisów studentów na praktyki,

sporządzanie list uczestników praktyk dla potrzeb dydaktyki,

wspomaganie procesu zaliczania praktyk,

Strona 27 z 56


sporządzanie „listy wypłat wynagrodzeń/świadczeń" (dziekanat), sporządzanie, rejestracja (prowadzenie rejestru) „Umów Najmu Mieszkań" oraz „faktur z Domów

Studenckich" w tym ocena jakości usług (system jakości) (dziekanat), wspomaganie weryfikacji dokumentów: „porozumień", „listy wypłat świadczeń", „Umów najmu

Mieszkań", „faktur z Domów Studenckich" (dziekanat, BSS), zatwierdzanie zweryfikowanych w/w dokumentów do wypłaty oraz przekazywanie ich do

kwestury (BSS).

Proces dyplomowania, uzyskiwanie dyplomów wraz z suplementem i certyfikatów oraz wersji obcojęzycznych tych dokumentów, wydawanie kart ocen, transkryptu ocen dla potrzeb wymiany międzynarodowej w językach obcych:

rejestracja programów studiów i wzorów suplementu dla programu studiów, rejestracja prac dyplomowych oraz danych związanych z egzaminem dyplomowym, drukowanie dyplomów i odpisów na podstawie wprowadzonych danych na

odpowiednich drukach w dowolnie wybranej wersji językowej,

drukowanie suplementu w oparciu o przebieg studiów dyplomanta zgodnie z ministerialnym rozporządzeniem,

generowanie wszystkich raportów związanych z przebiegiem egzaminu dyplomowego, tworzenie katalogu prac dyplomowych z możliwością wyszukiwania wg różnych

kryteriów: temat, promotor, autor, słowa kluczowe.

Proces rejestracji zgodny z zasadami Elastycznego Systemu Studiów i tradycyjnego: możliwość przeprowadzenia rejestracji, zapisów na przedmioty - kursy oraz zajęcia przez

studentów, w tym:

o przygotowanie oferty przedmiotów/zajęć do rejestracji,

o ustalenie i kontrola limitów oraz priorytetów zapisów na przedmioty/zajęcia,

kontrola poprawności wyboru przedmiotów/zajęć w oparciu o wymagania na danym kierunku, specjalności, etapie studiowania w tradycyjnym i w elastycznym systemie studiów,

modyfikacja oferty przedmiotów, grup, limitów, priorytetów itp. oraz akceptacja dokonanych wyborów studentów przez osoby odpowiedzialne za rejestracje,

generowanie raportów wspomagających proces rejestracji,

ustalenia limitów osób uczestniczących w kursie i konkretnych zajęciach.

Procesy zarządzania planem zajęć, rozkładem zajęć, rozkładem sesji egzaminacyjnej: wspomaganie procesu układania planu zajęć (terminy, sale) z uwzględnieniem życzeń

prowadzących zajęcia,

planowanie rozkładu sesji egzaminacyjnej analogiczne jak przy układaniu planu zajęć (terminy, sale, życzenia prowadzących, studentów),

generowanie raportów związanych z rozkładem zajęć, sesji (dla studentów, kierunku/specjalności, obciążeń sal, indywidualnych planów zajęć, egzaminów dla pracownika, studenta itp.).

Zarządzanie ofertą programową i rygorami studiów zgodnie z ECTS oraz w systemie tradycyjnym, w ramach: etapów studiów, kierunków studiów, specjalności, bloków programowych, itp.:

definiowanie kierunków studiów, specjalności, specjalizacji dla wszystkich systemów (np. dzienne, zaoczne) i rodzajów studiów (np. zawodowe, magisterskie, doktoranckie, podyplomowe) na Uczelni,

Strona 28 z 56


przyporządkowanie wymagań programowych (przedmioty, punkty) do kierunków, specjalności, specjalizacji,

wprowadzanie ocen studentom z przedmiotów/zajęć, na których uczestniczą:

o przez prowadzących zajęcia,

o pracowników dziekanatu/instytutu/katedry, rozliczanie studenta z etapu na podstawie ocen (cząstkowych i końcowych) zgodnie z

wymaganiami programowymi, określenie statusu studenta po zakończeniu okresu rozliczeniowego (np. zaliczenie, warunek,

skreślenie, powtarzanie), automatyczne wspomaganie procesu rozliczania studentów studiujących indywidualnie (ITS)

oraz wg ECTS, w oparciu o ich indywidualne wymagania etapowe, rejestracja dotychczasowego przebiegu studiów studentów przeniesionych z innej uczelni,

studiujących za granicą, zaliczających część przedmiotów na innych uczelniach w kraju i zagranicą (oceny, punkty, pomoc finansowa),

wykorzystanie narzędzi internetowych dla:o indywidualnych studentów (rejestracja, ankietowanie, przegląd przebiegu studiów,

rezultatów egzaminów, prac semestralnych, itp.),o prowadzących zajęcia (wprowadzanie ocen),o zewnętrznych użytkowników (oferty programowe dla danych kierunków na Uczelni),

definiowanie algorytmów obliczania średnich ocen z wybranych przedmiotów i sporządzania rankingów w celu np. wyliczenia wartości stypendiów naukowych, zapisów na seminaria czy bardzo oblegane kursy,

zarządzanie liczebnością grup zajęciowych.

Zarządzanie obciążeniami i zadaniami dydaktycznymi nauczycieli akademickich:

rozliczanie pensum nauczycieli akademickich pod względem ilościowym,

rozliczanie godzin nadliczbowych i wyliczenie należnych z tego tytułu wynagrodzeń,

definiowanie stawek godzinowych pracowników prowadzących zajęcia dydaktyczne,

przypisanie pracownikowi rodzaju zajęć przedmiotów wraz z ilością godzin i informacją, czy ilość godzin przypisanych pracownikowi mieści się w pensum, tworzenie w różnej postaci i w dowolnym okresie czasu arkusza obciążeń pracownika

zawierającego listę przedmiotów przypisanych danemu pracownikowi wraz z ilością godzin i informacją, czy ilość godzin przypisanych pracownikowi mieści się w pensum,

wyświetlenie własnego arkusza obciążeń przez pracownika, możliwość uzupełnienia o prowadzone dodatkowo zajęcia np. dyplomy, zajęcia problemowe,

wydrukowanie raportu obciążenia pracowników, tworzenie, drukowanie i rejestracja akceptacji stosownego Prorektora „Sprawozdania z

wykonania godzin dydaktycznych w ujęciu osobowym i przedmiotowym" dla zakładu, instytutu, wydziału, których akceptacja przez Prorektora jest prawnym warunkiem wypłat za godziny ponad pensum,

tworzenie zestawień zbiorczych dla Uczelni z podziałem na jednostki dotyczących wykonanych godzin dydaktycznych w ramach pensum, powyżej pensum, kosztu osobowego tych godzin dydaktycznych itp.

pensa nauczycieli akademickich (rozumiane tu: wszystkich nauczycieli i obowiązujące ich pensum) - kadry,

wysokość wynagrodzenia za jedną godzinę zajęć ponadwymiarowych i dodatkowo zleconych (np. studia zaoczne, wieczorowe, podyplomowe),

Strona 29 z 56


obciążenia pracownika zajęciami dydaktycznymi z uwzględnieniem: nazwy przedmiotu, kierunku, roku studiów, liczby studentów i grup oraz realizowanych zajęć dydaktycznych w semestrze zimowym i letnim,

możliwość korekty obciążeń i uzupełnień (np. z tytułu zastępstwa w dowolnym okresie czasu), tworzenie, drukowanie i rejestracja odpowiedniego Prorektora "planu obciążeń" na dany rok a

następnie "sprawozdania z wykonania godzin dydaktycznych w ujęciu osobowym i przedmiotowym" dla Zakładu, Instytutu, Wydziału, których akceptacja przez Prorektora jest prawnym warunkiem wypłat za godziny ponad pensum,

rozliczanie nauczycieli akademickich z wykonania pensum i ustalenie liczby godzin ponadwymiarowych,

wyliczenie wynagrodzeń z tytułu godzin ponadwymiarowych, tworzenie zestawień zbiorczych dotyczących wykonanych godzin dydaktycznych w ramach i

powyżej pensum, kosztu osobowego godzin ponadwymiarowych itp.

Wspomaganie zarządzania stypendiami obejmuje okres od momentu zdefiniowania kryteriów przyznawania stypendiów (stypendium socjalne wraz ze zwiększeniami z tytułu zakwaterowania w domu studenckim lub obiekcie innym niż dom studencki, stypendium specjalne dla osób niepełnosprawnych, stypendium za wyniki w nauce lub sporcie, stypendium ministra za osiągnięcia w nauce, stypendium ministra za wybitne osiągnięcia sportowe) oraz zapomogi do chwili przekazania środków pieniężnych na konto studenta, w tym:

wprowadzenie do SYSTEMU wniosku stypendialnego oraz możliwość jego modyfikacji,

możliwość przeglądania list stypendialnych,

proces odwołań od decyzji stypendialnych,

możliwość wstrzymywania i wznawiania wypłacania świadczeń, przekazywanie list stypendialnych do systemu kadrowo - płacowego i na WWW do wiadomości

studentom.

Wspomaganie zarządzaniem Domami Studenckimi obejmuje okres od momentu określenia reguł przyznawania miejsc w akademikach do momentu zakwaterowania studenta w danym domu studenckim, w tym:

wprowadzenie do SYSTEMU wniosku wraz z kompletem dokumentów,

modyfikacja wprowadzonych danych,

przeglądanie list kwaterunkowych,

obsługa procesu odwoławczego od decyzji kwaterunkowej,

modyfikacja puli miejsc pomiędzy poszczególnymi domami studenckimi,

wydruk skierowań do domu studenckiego, zakwaterowanie i wykwaterowanie, wraz z obsługą przekazania i odebrania pokoju i sprzętów;

rezerwacje miejsc; wspomaganie kwaterowania wakacyjnego, prowadzenie kartotek osób zakwaterowanych (przypisanie do pokoju, status osoby) wraz z

historią opłat,

generowanie dokumentów (listy rankingowe, listy kwaterunkowe, karta mieszkańca, karta wyposażenia),

wprowadzanie numeracji pokoi i ilości miejsc; stan osobowy pokoi; zmiana miejsca zakwaterowania,

wprowadzanie kategorii opłat; wprowadzanie globalnie opłat za miejsca na podstawie kategorii; naliczanie opłat; rozliczanie opłat, raporty, sprawdzanie stanu opłat; fakturowanie; synchronizacja wpłat rozliczonych w DS z opłatami w systemie finansowym Uczelni,

Strona 30 z 56


zarządzanie wyposażeniem, wpisanie na stan budynku, (księgi finansowe), ustalenie lokalizacji sprzętu, przegląd bazy sprzętu w budynku po wprowadzeniu kryteriów wyboru, ocena stanu technicznego, przeniesienie na stan innego budynku, usunięcie ze stanu, kontrola użytkowników wyposażenia i lokalizacji,

rejestr usterek, pokoje do remontu, sprzęt do naprawy; analiza czasów i rodzaju napraw; generowanie zleceń dla konserwatorów,

zarządzanie niewykorzystanymi miejscami; zarządzanie rezerwacjami.

Rekrutacja: wspomaganie procesu rekrutacji począwszy od momentu rejestracji kandydata a

skończywszy na wygenerowaniu list osób zakwalifikowanych na studia i procesu immatrykulacji, czyli:

o kandydat musi mieć dostęp elektroniczny do oferty dydaktycznej Uczelni i wyboru kierunków, na których chce studiować,

o po wyborze przez kandydata kierunków, SYSTEM musi wygenerować opłaty egzaminacyjne i bankowy numer konta,

o po dokonaniu wpłaty, kandydat drogą elektroniczną musi uzyskać informacje o miejscu i terminie egzaminu,

o SYSTEM musi zapewnić obsługę procesu rekrutacji przez Uczelnianą Komisję Rekrutacyjną oraz Wydziałowe Komisje Rekrutacyjne zgodnie z uchwałami senatu Uczelni: budowę bazy kandydatów z wprowadzaniem ocen, algorytmy decyzyjne zakwalifikowania na studia, wydruk protokołów i zawiadomień,

generowanie raportów: zawiadomień do kandydatów, protokołów komisji, itp.

wspomaganie procesu odwołania od decyzji o nieprzyjęciu na studia,

Zarządzanie zasobami Uczelni (salami, wyposażeniem):

zarządzanie salami: rezerwacja, przydzielanie (optymalizacja wyborów wg zróżnicowanych

kryteriów i hierarchii z możliwością aktualizacji), zamiana, anulowanie rezerwacji, przypisanie

wyposażenia, przeznaczenie do remontu, zarządzanie sprzętem: zamówienie nowego, rejestracja dostawców i ich ocena (system

jakości), rejestracja sprzętu i jego stanu technicznego, zarządzanie przeglądami, naprawami (system jakości), rejestracja wydania, rezerwacja, przydzielanie (optymalizacja wyborów wg zróżnicowanych kryteriów i hierarchii z możliwością aktualizacji), rejestracja zwrotu.

Obsługa studiów doktoranckich i pozostałych form kształcenia odmiennych w uregulowaniach prawnych zewnętrznych i wewnętrznych oraz organizacyjnych od ustaleń dotyczących studiów magisterskich i zawodowych:

prowadzenie uczelnianego rejestru prowadzonych studiów doktoranckich wraz ze wszystkim danymi wymaganymi przez akty prawne,

prowadzenie rejestrów: uczestników SD z wyodrębnieniem obcokrajowców oraz uwzględnieniem zasad na jakich studiują, wydawanych dokumentów,

wspomaganie procesu rekrutacji na studia doktoranckie: począwszy od złożenia wniosku ze wszystkimi wymaganymi dokumentami aż do decyzji komisji,

wspomaganie przyznawania stypendiów, wstrzymania/zmiany/wznowienia, wypłaty stypendium - imienna lista wydziałowa wstrzymań/zmian/wznowień, weryfikacja, przekazanie listy do Kwestury; weryfikacja/akceptacja list wypłat otrzymanych

Strona 31 z 56


z Kwestury,

wspomaganie procesu odwołania od decyzji o nieprzyjęciu na studia,

rejestracja i ocena wyników i postępów pracy, przewidzianych planem studiów, indywidualnego planu pracy - realizacja/zmiany, rejestrowanie: zmian planu, tematu, opiekuna naukowego, otworzenia przewodu doktorskiego, rejestracja osiągnięć naukowych - publikacje, konferencje, staże itp., złożenia zaakceptowanej

przez promotora pracy doktorskiej, dla absolwentów - odnotowanie uzyskania stopnia naukowego doktora,

rozliczanie końcowe doktoranta z pobieranego stypendium zgodnie z obowiązującymi przepisami,

rozliczanie obowiązkowych zadań dydaktycznych uczestników studiów,

obsługa refundacji kosztów kształcenia obcokrajowców stypendystów RP lub innych rządów,

sprawozdawczość, analizy, raporty,

rejestracja i prowadzenie przewodu doktorskiego i egzaminu doktorskiego. Obsługa i rejestry

studiów podyplomowych: wspomaganie procesu rekrutacji i kwalifikacji kandydatów na studia podyplomowe, prowadzenie rejestrów uczestników studiów podyplomowych w tym obcokrajowców oraz

uwzględnienie zasad, na jakich studiują, wydawanych dokumentów w tym świadectw ukończenia,

wspomaganie kontroli wpływu opłat od uczestników, obsługa umów cywilno-prawnych zawartych z wykładowcami bądź rozliczanie godzin dydaktycznych w ramach pensum,

sprawozdawczość, analizy, raporty,Wspomaganie procesów akredytacji prowadzonych przez Państwową Komisję Akredytacyjną, Uniwersytecką Komisję Akredytacyjną, Komisję Akredytacyjną Uczelni Technicznych i innych zewnętrznych instytucji oraz akredytacji wewnętrznej:

monitorowanie bieżącego spełnienia wymagań PKA i innych kryteriów ponadobowiązkowych zarówno wyrażonych liczbowo jak i opisowo,

wspomaganie zgodnie z procedurą akredytacji PKA - dotrzymania przez Uczelnię terminów kolejnych etapów procedury oraz terminów wyznaczonych wewnętrznie związanych z akredytacją,

wspomaganie konstruowania oferty programowej z uwzględnieniem obowiązujących standardów.

Ankietowanie - student zapisany na przedmiot o określonym kodzie jest uprawniony do wypełnienia jednorazowo ankiety drogą internetową, wynik dla grupy jest określany programowo. Możliwość przeprowadzenia ankiet wśród całej populacji studentów lub wyselekcjonowanych grup, w tym:

przygotowanie zestawu pytań dla studentów, w celu przeprowadzenia sondażu na temat przedmiotów i metod ich prowadzenia przez pracowników dydaktycznych, określenie listy przedmiotów z danego cyklu rozliczeniowego, którego będzie dotyczyć ankieta,

opracowanie odpowiedzi studentów stanowiących ocenę przedmiotów (typów zajęć, prowadzący), na które uczęszczali,

przeglądanie wyników ankiet według przyjętego klucza. Rejestracja i kontrola wszystkich

należności studenta: naliczanie i przypisywanie studentom wszystkich form kształcenia wszelkich należnych opłat,

rozliczanie należności na podstawie informacji z banków.

Strona 32 z 56


Na potrzeby planowania, budżetowania, kontrolingu i analiz ekonomicznych SYSTEM musi zapewniać co najmniej wymienione niżej funkcjonalności:

pozyskiwanie informacji niezbędnych do algorytmu dzielącego dotację MENiS na działalność dydaktyczną, w tym przede wszystkim:

o liczba studentów w podstawowych jednostkach organizacyjnych Uczelni w podziale na kierunki oraz w podziale na studia dzienne, wieczorowe i zaoczne,

o liczba doktorantów w podziale jak wyżej,

o godziny dydaktyczne wykonane w podstawowych jednostkach organizacyjnych w podziale na studia dzienne oraz wieczorowe i zaoczne, z wyodrębnieniem usług (Wydz. Fizyki, MiNI, KNSiA, SJO, SWFiS),

pozyskiwanie informacji niezbędnych do rozliczenia zleceń międzywydziałowych, w tym liczba godzin zleconych i wykonanych w podziale na podstawowe jednostki organizacyjne, studia dzienne oraz wieczorowe i zaoczne, usługi (jednostki jak wyżej),

pozyskiwanie informacji odnośnie rozliczenia godzin dydaktycznych na dowolnie wybranym poziomie szczegółowości, w tym zwłaszcza: godziny w podziale

na stanowiska, wyodrębnienie godzin wykonanych w ramach pensum oraz wynikających z poszczególnych przeliczników, zwolnienia z pensum w podziale na tytuły zwolnień i stanowiska,

pozyskiwanie informacji odnośnie godzin ponadwymiarowych w dowolnie wybranym układzie i stopniu szczegółowości, w tym podział na jednostki organizacyjne, stanowiska, liczba pracowników mających godziny ponadwymiarowe w podziale

na jednostki i stanowiska, wypłaty za godziny ponadwymiarowe,

pozyskiwanie informacji dotyczących studentów, niezbędnych do sporządzenia planu rzeczowo- finansowego Uczelni wg formularza MENiS,

pozyskiwanie informacji odnośnie liczby miejsc w Domach Studenckich.

Poza pracownikami administracji z funkcjonalności Obsługi toku Studiów korzystać będą co najmniej nauczyciele oraz 50% pracowników inżynieryjno-technicznych.

3.3.9 OBSŁUGA BADAŃ NAUKOWYCH

Moduł Obsługa Badań Naukowych musi wspomagać zarządzanie danymi, mającymi znaczenie dla realizacji badań naukowych w Uczelni oraz dla rozwoju kadry naukowo- dydaktycznej. Obejmować będzie wszystkie informacje na temat realizowanych w Uczelni prac naukowych i badawczych, nadawanych przez jednostki organizacyjne stopni naukowych, przyznawanych pracownikom naukowo-dydaktycznym stypendiach i nagrodach, organizowanych konferencjach, uzyskanych licencjach, ekspertach z dziedzin reprezentowanych. Moduł ma służyć do rejestrowania wszystkich zdarzeń dotyczących prac naukowych i badawczych, takich jak badania własne, działalność statutowa, prace umowne, projekty badawcze MNiI, projekty celowe i zamawiane, specjalne programy badawcze, granty inwestycyjne: aparaturowe i budowlane, stopnie naukowe doktora i doktora habilitowanego, publikacje, organizowane konferencje naukowe, nagrody dla nauczycieli akademickich, aparatura unikatowa, licencje, eksperci i inne.

W zakresie modułu Obsługa Badań Naukowych SYSTEM musi zapewniać co najmniej niżej wymienione funkcjonalności.

Projekty badawcze:

Strona 33 z 56


ewidencja wniosków o przyznanie środków finansowych na różne rodzaje projektów badawczych, inwestycje aparaturowe, budowlane itp., (generowanie wniosków

wg wzorów MNiI),

generowanie raportów z zakresu ewidencji wniosków wg kryteriów podanych w ewidencji

ewidencja umów (po zatwierdzeniu ww. wniosków przez zleceniodawcę) oraz możliwość ich wydruku, wykorzystując dane zawarte we wnioskach (generowanie umów

przez kierowników projektów wg wzorów MNiI), generowanie raportów z zakresu ewidencji umów wg kryteriów podanych w ewidencji, bieżąca kontrola finansowa realizowanego projektu, w tym:

o o ewidencja wpływów i wydatków,

o możliwość tworzenia kosztorysu oraz bieżąca kontrola dostępności środków w

poszczególnych pozycjach kosztorysu,

o możliwość blokowania środków na zgłoszone zapotrzebowania, zaległe płatności itd.,

o możliwość korygowania kosztorysu w trakcie trwania umowy,

o system definiowanych przez użytkownika statusów dla projektów badawczych blokujący

wykonywanie istotnych operacji w określonym statusie projektu,

o możliwość definiowania odrębnych wskaźników narzutu kosztów pośrednich dla

poszczególnych grup umów badawczych oraz pojedynczych umów,

o możliwość okresowego rozliczania projektów badawczych,

o możliwość definiowania relacji pomiędzy kosztami rodzajowymi Uczelni a pozycjami

kosztorysu umowy,

o możliwość udostępnienia wybranego zakresu informacji poprzez przeglądarkę

internetową,

o generowanie rozliczeń i raportów wg wzorów ministerialnych,

o dodatkowo w przypadku projektów badawczych finansowanych ze środków bezzwrotnej

pomocy zagranicznej oraz środków Unii Europejskiej:

możliwość prowadzenia projektów wielowalutowo,

możliwość indywidualnego definiowania planu kont każdego projektu,

możliwość określenia zasad rozliczania każdego projektu (zaliczanie w koszty

opłat bankowych, przychodów z odsetek bankowych, różnic kursowych itp.),

możliwość ujęcia w budżecie projektu oraz w raportach kilku źródeł

finansowania oraz wkładu własnego Uczelni,

możliwość zdefiniowania praw dostępu dla każdego projektu, w tym również

poprzez przeglądarkę internetową.

Stopnie naukowe doktora i doktora habilitowanego:

ewidencja nadanych stopni naukowych przez jednostki organizacyjne Uczelni oraz nadane poza Uczelnią,

wydruk polecenia wypłaty wynagrodzenia za promotorstwo lub recenzję, wydruk dyplomów na drukach obowiązujących wg rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i

Sportu, możliwość wydruku komunikatu na Senat wg wymaganych kryteriów,

Strona 34 z 56


ewidencja przyznanych stypendiów naukowych, sporządzanie list wypłat po wybraniu odpowiednich danych z jednoczesną możliwością wydruku

tych list, generowanie raportów wg kryteriów zgodnych z ewidencją nadanych stopni naukowych.

Konferencje naukowe: ewidencja konferencji naukowych organizowanych przez jednostki organizacyjne Uczelni, ewidencja uczestnictwa pracowników naukowych w konferencjach, rozliczenia finansowe konferencji,

generowanie raportów wg kryteriów zgodnych z ewidencją.

Publikacje naukowe: ewidencja opublikowanych publikacji naukowych,


Aparatura unikatowa: ewidencja aparatury, umieszczanie zdjęcia konkretnego urządzenia,


Nagrody dla nauczycieli akademickich: ewidencja przyznanych nagród, generowanie list wypłat osób nagrodzonych - po wybraniu odpowiednich danych i wydruk tych

list,

generowanie raportów wg kryteriów zgodnych z ewidencją przyznanych nagród.

Licencje: ewidencja umów licencyjnych,

generowanie raportów wg kryteriów zgodnych z ewidencją zarejestrowanych umów.

Baza ekspertów naukowych: ewidencja ekspertów, generowanie raportów wg kryteriów zgodnych z ewidencją zarejestrowanych ekspertów.

Na potrzeby planowania, budżetowania, kontrolingu, analiz ekonomicznych i sprawozdawczości SYSTEM musi zapewniać co najmniej wymienione niżej funkcjonalności:

pozyskiwanie aktualnych informacji dot. wszystkich dotacji na badania naukowe (dział. statutowa, badania własne, DWB, SPUBY) w dowolnym stopniu szczegółowości,

pozyskiwanie aktualnych informacji dot. środków na badania przekazanych Uczelni na podstawie zawartych umów (granty, projekty celowe, umowne prace badawcze w podziale na krajowe, zagraniczne, unijne) w dowolnym stopniu szczegółowości,

pozyskiwanie aktualnych informacji dot. środków przekazanych Uczelni na inwestycje aparaturowe i budowlane w dowolnym stopniu szczegółowości,

pozyskiwanie informacji dot. podziału badań na podstawowe, stosowane i rozwojowe w podstawowych jednostkach organizacyjnych Uczelni.

3.3.10 ZARZĄDZANIE INFRASTRUKTURĄ

W zakresie planowania i zarządzania inwestycjami oraz remontami SYSTEM musi umożliwiać:

utworzenie planu inwestycji/remontów na dany rok,

wprowadzenie i modyfikację danych konkretnej inwestycji/remontu,

Strona 35 z 56


określenie zakresu robót, które mają zostać wykonane w ramach inwestycji/remontu,

wyznaczenie „kamieni milowych" inwestycji/remontu,

oszacowanie kosztów inwestycji/remontu, określenie kosztów finansowania inwestycji/remontu, określenie parametru

powierzchniowo/kubaturowego, wspomaganie procedury ogłoszenia i rozstrzygnięcia przetargu na realizację inwestycji/remontu, przechowywanie danych dotyczących podmiotu wyłonionego do realizacji inwestycji/remontu, zarejestrowanie umowy dotyczącej inwestycji/remontu ze szczególnym uwzględnieniem kwoty,

zakresu robót oraz czasu rozpoczęcia i zakończenia robót (całości lub pojedynczego etapu), przewidywanych kar umownych za niewywiązanie się z zapisów umowy,

zarejestrowanie aneksu do umowy ze szczególnym uwzględnieniem zmian kwoty, zakresu robót oraz czasu rozpoczęcia i zakończenia umowy,

przechowywanie danych dotyczących rzeczywistego terminu rozpoczęcia/zakończenia całości inwestycji/remontu, lub poszczególnych etapów,

zarejestrowanie protokołu odbioru inwestycji/remontu, przechowywanie informacji o kwotach wypłaconych wykonawcy, przechowywanie dokumentacji fotograficznej przebiegu i efektu końcowego inwestycji/remontu, przechowywanie wszelkich dokumentów dotyczących inwestycji/remontu w formie

elektronicznej, analizę danych wg prognozowanych kwot całości planu inwestycji i remontów na dany rok, przechowywanie dokumentacji technicznej budynków Uczelni w formie binarnej.

W zakresie zarządzania nieruchomościami SYSTEM musi zapewnić co najmniej niżej wymienione funkcjonalności:

prowadzenie rejestru obiektów z uwzględnieniem tytułu prawnego do nieruchomości (wieczyste użytkowanie, własność, władanie, użyczenie, dzierżawa),

prowadzenie ewidencji budynków: w tym lokalizacja budynków, parametry techniczne, typ powierzchni, ilość oraz typ lokalu w rozbiciu na klatki budynki i kondygnacje,

tworzenie i aktualizacja kartotek lokali, z uwzględnieniem narzuconych parametrów, przypisanie lokalu do budynku,

obciążanie budynków Uczelni kosztami, przypisanie wyposażenia do lokalu, w przypadku obiektów budowlanych prowadzenie ksiąg wymaganych przepisami prawa

budowlanego, sygnalizowanie terminu przeprowadzania przeglądów, obsługa ruchu lokalowego - dopisywanie do kartoteki i usuwanie lokali, prowadzenie rejestru umów najmu, użyczania lub dzierżawy nieruchomości ( lokali oraz gruntów), sporządzanie dekretacji podatku od nieruchomości w celu realizacji płatności tego podatku.

Dodatkowo w zakresie administracji budynków mieszkalnych SYSTEM musi zapewnić co najmniej niżej wymienione funkcjonalności:

definiowanie norm-limitów: zużycia wody zimnej i ścieków, wody ciepłej, nieczystości, ewidencja liczników,

umożliwienie wyliczania różnych stawek czynszu w zależności od parametrów lokalu, innych zdefiniowanych opłat (np. wywóz zanieczyszczeń),

symulację naliczania czynszów za dowolny okres, prowadzenie kartoteki najemców zawierającej: imię i nazwisko najemcy, adres do korespondencji, nr lokalu, nr budynku, czas rozpoczęcia wynajmu lokalu, okres na jaki jest

umowa o wynajem zawarta,

Strona 36 z 56


prowadzenie pełnej historii finansowej dla powiązań płatników z lokalami, obsługa procesu windykacji w tym; generowanie i ewidencja upomnień, wezwań do zapłaty,

naliczanie odsetek od zadłużeń,

umożliwienie wydruku książeczek opłat dla najemców,

prowadzenie kartoteki sprzedaży w rozbiciu na czynsz i poszczególne opłaty,

przeglądanie stanu finansowego poszczególnych lokali i budynków,

naliczenie i kontrola zgodności sprzedaży na poszczególnych lokalach.

3.3.11 ZARZĄDZANIE OPERACYJNE i STRATEGICZNE

W zakresie Zarządzania operacyjnego i strategicznego SYSTEM musi zapewniać co najmniej niżej wymienione funkcjonalności:

stosowanie wysoko poziomowego języka do definiowania raportów, definiowanie raportów powtarzalnych, okresowych wynikających z aktualnego stanu prawnego

(GUS, MENiS, MNiI, ZUS, MF, dla funduszy emerytalnych, samorządów terytorialnych),

definiowanie przez użytkowników raportów doraźnych o różnych poziomach uprawnień,

definiowanie wyglądu raportów oraz ich przesyłania.W szczególności SYSTEM musi zapewniać dla jednostek składowych i całej Uczelni w skali czasu wieloprzekrojowe analizy i kontrolę:

budżetu (stopień realizacji, struktura przychodów i kosztów odchylenia, prognozy), płynności finansowej (stan środków na wszystkich rachunkach należności i zobowiązań),

zasobów majątkowych (ewidencja, struktura, wartość rzeczywista, stopień wykorzystania) w podziale na różne źródła finansowe,

jakości i efektywności procesu dydaktycznego (spełnienie standardów Państwowej Komisji Akredytacyjnej dla wszystkich kierunków kształcenia, dynamikę zmian ilości studentów, terminowość kończenia studiów, stopień zatrudnienia absolwentów),

jakości i efektywności procesu naukowego (stan i struktura zatrudnienia, dynamika awansów i osiągnięć naukowych, ewidencja uzyskanych przez wydziały kategorii MNiI),

kosztochłonności kierunków kształcenia (struktura i wielkość nakładów osobowych i rzeczowych na 1 studenta),

wykorzystania funduszy (OFP, BFP, ZFŚS, ZFN, FPMS, CFS, PKZP) oraz innych funduszy i środków wyodrębnionych decyzjami wewnętrznymi Uczelni.

4. PROCESY OBECNE

W ramach funkcjonalności uzyskanej podczas wdrożenia SYSTEM w szczególności musi obsługiwać wymienione poniżej główne procesy obecne (zoptymalizowane na etapie wdrożenia) pod kątem ich efektywności oraz pod kątem ich (procesów) obsługi informatycznej w SYSTEMIE.

Główne procesy obecne:

1. gospodarka własna,

2. badania naukowe,

3. obsługa toku studiów.

Strona 37 z 56


5. PROCESY PRZYSZŁE

W ramach funkcjonalności uzyskanej podczas wdrożenia System w szczególności musi obsługiwać wymienione niżej procesy przyszłe. Obsługa procesów przyszłych zostanie odwzorowana w Systemie zgodnie ze standardami przyjętymi w przedsiębiorstwach tej skali co Uczelnia oraz według wskazań Zamawiającego.

5.1 ZARZĄDZANIE STRATEGICZNE i OPERACYJNEW zakresie wspierania zarządzania SYSTEM musi obsługiwać dwa podstawowe procesy:

monitorowanie bieżącego stanu funkcjonowania Uczelni,

planowanie i symulacja procesów biznesowych Uczelni.

W szczególności SYSTEM musi obsługiwać procesy strategicznego zarządzania w zakresie: wykorzystania Strategicznej Karty Wyników (Balance Score Card, wg metody Nortona i

Kaplana), monitorowania wskaźników funkcjonowania Uczelni (efektywności organizacji), kontroli realizacji budżetu, opracowywania dróg i metod realizacji strategii Uczelni, planowania i symulacji konsekwencji decyzji zarządczych, opracowania budżetu (z wykorzystaniem metody „od szczegółu do ogółu" oraz „od ogółu do

szczegółu"), wspomagania decyzji i gromadzenia danych w hurtowni danych z wykorzystaniem

mechanizmów MOLAP i ROLAP,

SYSTEM musi zapewniać:

stworzenie strategii dla Uczelni, dostosowanie jej do zmieniających się warunków i komunikowanie przez SYSTEM zadań z niej wynikających odpowiednim osobom na wszystkich szczeblach organizacji Uczelni (Mapy Strategii oraz Strategiczna Karta Wyników),

przełożenie strategii poprzez planowanie strategiczne oraz planowanie w podziale na poszczególne procesy,

zbieranie danych zewnętrznych i wewnętrznych w odpowiednich układach analitycznych, monitorowanie krytycznych czynników sukcesu Uczelni (Kokpity Menedżerskie,

Zrównoważona Karta Wyników), definiowanie wskaźników z możliwością umieszczania ich w bibliotece, stworzenie biblioteki wskaźników standardowych, tworzenie i modyfikowanie wzorców wskaźników, tworzenie i modyfikacja reguł obliczania wskaźników korzystających z różnych zasobów

zgromadzonych poprzez hurtownię danych, łączenie wskaźników w drzewa, łączenie wskaźników z miernikami realizacji celów, definiowanie statusów dla wskaźników (ustawiane zakresy wartości przyjmowane przez

wskaźnik dla określenia statusu), „ściąganie" wartości do obliczania wskaźników z systemu transakcyjnego dla planów i dla

wykonania, budowanie karty w horyzoncie 3-lat (strategia 3-letnia) oraz w horyzoncie rocznym, aktualizowanie strategii (z analizą historyczną) oraz uzgadnianie bieżących zmian wersji

strategii z uzasadnieniem zmian, kaskadowanie (budowanie kart wyników) na niższe szczeble Uczelni, definiowanie własnych perspektyw,

Strona 38 z 56


wyświetlanie informacji o karcie w dowolnym układzie filtracji,

przyporządkowanie wskaźników do celów,

sygnalizowanie poziomu realizacji celów,

przyporządkowanie odpowiedzialności za cel,

wprowadzanie komentarzy i ocen za realizację celu, prezentowanie graficzne wyników (diagramy, wykresy, standardowa grafika prezentacyjna) i ich

drukowanie, wizualizacja mapy strategii i powiązań celów strategicznych oraz drzewa nośników, definiowanie raportów dotyczących kart, perspektyw, celów, wskaźników w wartościach

planowanych i wykonanych, hierarchizowanie wyników, realizowanie przepływu informacji w postaci mechanizmów pracy grupowej drogą internetową, ustawianie uprawnień dostępu do informacji zgodnie z hierarchią celów, ustawianie indywidualnych mechanizmów wczesnego ostrzegania na bazie statusów, utworzenie skorelowanych planów: 10-letnich w układzie rocznym (Plan wieloletni), 3-letni w

układzie kwartalnym (Plan średnioterminowy), 1-roczny w układzie miesięcznym (Plan budżetowy) w ścisłym powiązaniu z planem budżetu operacyjnego w kontrolingu operacyjnym,

tworzenie planu w standardzie polskim i IASC (MSRFiS Międzynarodowe Standardy Rachunkowości Finansowej i Sprawozdawczości),

tworzenie prognozy rachunku zysku i strat, przepływów pieniężnych oraz bilansu na podstawie wprowadzonych planów,

tworzenie i zapis symulacji wielkości końcowych i wskaźników wyjściowych na podstawie przyjętych założeń (parametrów wejściowych) - analiza wrażliwości,

definiowanie dowolnych algorytmów budujących zależności pomiędzy parametrami wejściowymi a wielkościami wynikowymi w sposób nie wymagający specjalnej wiedzy programistycznej,

prowadzenie różnych wersji planów i zdarzeń warunkujących ich realizacje, tworzenie planów kroczących, tzn. prognoz w oparciu o wielkości wykonane z rozliczonego i

zamkniętego okresu, definiowanie folderów (ekranów) z danymi do planowania, różnorodne formy analizy danych planistycznych: raporty, prezentacje graficzne, mechanizm

Workflow,

kopiowanie zakresu danych np. z jednej wersji do drugiej, przeszacowanie na podstawie

wartości procentowej, usuwanie danych, rozdział wartości sumarycznej na wybrane wartości składowe wg klucza procentowego lub

proporcjonalnie do innej wartości,

tworzenie prognozy na bazie historycznych wartości, tworzenie i obliczanie formuł, dokonywanie rozdziału korekty wprowadzonej na wyższym szczeblu agregacji na niższe na

podstawie dotychczas zaplanowanych wartości.

SYSTEM w ramach procesu zarządzania strategicznego i operacyjnego musi obsługiwać opisane i realizowane na Uczelni strategiczne procesy. Realizacja tych procesów musi być odwzorowana za pomocą działań taktycznych i operacyjnych. SYSTEM musi udostępniać przejrzysty sposób wizualizacji stanu realizacji tych zadań.

SYSTEM musi wspierać tworzenie strategii dla Uczelni, dostosowanie jej do zmieniających się warunków i komunikowanie przez SYSTEM zadań z niej wynikających odpowiednim osobom na wszystkich szczeblach organizacji Uczelni (Mapy Strategii oraz Strategiczna Karta Wyników). Ponadto

Strona 39 z 56


SYSTEM musi wspierać przełożenie strategii na działania poprzez planowanie strategiczne w podziale zgodnym ze specyfiką Uczelni oraz wspierać zbieranie danych zewnętrznych i wewnętrznych w odpowiednich układach analitycznych.

W zakresie monitorowanie bieżącego stanu funkcjonowania Uczelni SYSTEM musi zapewniać rozbudowany system informowania kierownictwa na każdym poziomie organizacyjnym Uczelni. w tym zakresie SYSTEM musi wspomagać kadrę kierowniczą różnych szczebli Uczelni w stałym monitorowaniu realizacji celów strategicznych na różnych poziomach zarządzania. Zadaniem tej części SYSTEMU jest definiowanie, analiza, wizualizacja i interpretacja kluczowych czynników sukcesu organizacji oraz określanie wpływu zastosowanej strategii na uzyskiwane wyniki oraz wpływu podjętych działań operacyjnych na realizację celów strategicznych. Będzie to możliwe dzięki zastosowaniu wskaźników funkcjonowania Uczelni, połączonych w przejrzystą strukturę Strategicznej Karty Wyników (Balanced Scorecard), efektywnie wizualizowanych w formie Kokpitów Menedżerskich. na każdym poziomie piramidy procesów Kokpit musi umożliwiać monitorowanie wielkości wskaźników określonych na etapie wdrożenia jako mierniki procesów np. kontrola przekroczenia budżetu na poziomie zakładu, instytutu, wydziału, całej Uczelni. Kokpit użytkownika musi umożliwiać kadrze kierowniczej śledzenie realizacji celów strategicznych. SYSTEM musi udostępniać w ramach Kokpitu wizualizację drzewiastej struktury wskaźników w postaci indykatorów („ściana" wskaźników) i różnego rodzaju wykresów graficznych (wykresy liniowe, słupkowe, kołowe, wskazówkowe).

W zakresie System Informowania Kierownictwa SYSTEM musi zapewniać co najmniej następujące funkcjonalności:

budowanie systemu informowania kierownictwa w oparciu o portal korporacyjny, definiowanie (wybrania) listy wskaźników i danych rejestrowanych (obliczanych) w innych obszarach

funkcjonalnych zarządzania (kadry i płace, remonty, inwestycje, finanse i księgowość, gospodarka materiałowa, kontroling finansowy),

importowanie wyszczególnionych danych z innych systemów informatycznych,

projektowanie ekranów z wyświetlaną informacją z możliwością:o ustalenia kolejności wyświetlania, stopnia agregacji danych,o ustalenia formy interpretacji graficznej (liczby, wykresy, słupki itp.),o bieżącego uaktualnianie wyświetlanych informacji z częstotliwością zależną od charakteru

danych (godziny, dnia, miesiące itp.),o tworzenia odpowiednich raportów, w tym możliwość definiowania przez użytkownika

końcowego różnego rodzaju filtrów i sposobów wyświetlania raportu.

zawartość informacyjna ekranów systemu oraz poziomu wyświetlanej informacji musi być regulowana poprzez uprawnienia.

5.2 PLANOWANIE I SYMULACJA

W zakresie Planowania i Symulacji Procesów Biznesowych Uczelni SYSTEM musi co najmniej:

wspomagać planowanie na poziomie strategicznym,

zapewniać tworzenie w sposób elastyczny modelu planistycznego w odniesieniu do planu na różnych poziomach szczegółowości, opracowania wielu scenariuszy planu oraz analizy ich poprawności z uwzględnieniem ryzyka występującego w każdym z nich,

zapewniać zastosowanie dynamicznych modeli planistycznych w odniesieniu do strategii gospodarczej dzięki wykorzystaniu różnorodnych narzędzi analizy i symulacji pomagać określić wpływ alternatywnych scenariuszy działań na realizację ogólnej strategii Uczelni,

Strona 40 z 56


zapewniać zarówno testowanie hipotetycznych scenariuszy wspomagających podejmowanie decyzji, jak i sporządzanie - na różnych szczeblach Uczelni - okresowych planów ekonomiczno-finansowych z zastosowaniem wielu narzędzi automatyzujących realizację procesu planowania.

5.3 PROCES ELEKTRONICZNEGO SZKOLENIA PRACOWNIKÓWSYSTEM musi obsługiwać procesy związane ze szkoleniami elektronicznymi pracowników niebędących nauczycielami akademickimi oraz innych użytkowników SYSTEMU (nauczyciele akademiccy i studenci). Wymagana jest funkcjonalność i obsługa procesów typowych dla systemów LMS (Learning Management System). SYSTEM musi posiadać mechanizmy udostępniania zawartości kursów w sieci intranet oraz Internet poprzez przeglądarki stron WWW, narzędzia wspomagające przygotowanie szkoleń, narzędzia sprawdzania wiedzy uczestników szkoleń. SYSTEM musi obsługiwać proces zapisów użytkowników na szkolenia, proces kontroli dostępu użytkowników do szkoleń, proces rejestrowania uczestnictwa użytkowników w szkoleniach, a także generować raporty o aktywności uczestników szkoleń oraz o osiąganych przez nich wynikach.

5.4 PROCES ZARZĄDZANIA KONTAKTAMI Z ABSOLWENTAMI

SYSTEM musi obsługiwać procesy związane z ewidencją odbioru dyplomów ukończenia Uczelni (wraz z suplementami do dyplomów), jak również z korespondencją z absolwentami (ze szczególnym uwzględnieniem korespondencji dotyczącej możliwości odbioru dyplomu). w SYSTEMIE możliwe musi być wprowadzanie dodatkowych informacji o absolwentach, takich jak przebieg zatrudnienia, odbyte kursy i szkolenia itp.

6. MECHANIZMY WORKFLOW ORAZ DMS

SYSTEM musi obsługiwać mechanizmy zarządzania dokumentami wewnętrznymi i zewnętrznymi w odniesieniu do SYSTEMU (dokumentami systemowymi i poza systemowymi) oraz mechanizmy zarządzania pracą grupową i przepływem pracy:

System Zarządzania Dokumentami (DMS - Document Management System)

System Zarządzania Pracą Grupową i Przepływem Pracy (WF - WorkFlow).

Mechanizmy te, stanowiące dwa podsystemy, rozumiane są jako wszechstronne i otwarte środowisko przetwarzania informacji na Uczelni. Ponadto SYSTEM musi udostępniać dodatkowe narzędzia usprawniające przepływ informacji, takie jak kalendarze (umożliwiające planowanie pracy zarówno indywidualnym użytkownikom, jak i całym grupom - z możliwością ich nakładania na siebie) oraz pocztę elektroniczną, która może być realizowana przez wewnętrzne lub zewnętrzne względem SYSTEMU rozwiązania.

Obydwa podsystemy muszą być w pełni zintegrowane z resztą SYSTEMU.

6.1 ZARZĄDZANIE PRACĄ GRUPOWĄ I PRZEPŁYWEM PRACY

WorkFlow - zestaw narzędzi służących do śledzenia i sterowania przepływem pracy, (jako „engine workflow'owy") oraz do konfigurowania i rekonfigurowania istniejących i przyszłych procesów w SYSTEMIE. Jest to jedna z kluczowych funkcjonalności SYSTEMU. Mechanizmem WorkFlow winien być objęty obecny obszar funkcjonowania Uczelni, który będzie wspierany przez SYSTEM, tj. wszystkie procesy, z pominięciem procesów ewidentnie prostych, tj. składających się z kilku działań.

Strona 41 z 56


6.1.1 FOLDER PRACY UŻYTKOWNIKA

Zarządzanie Przepływem Pracy ma na celu uwolnienie użytkowników od konieczności wyszukiwania w SYSTEMIE dokumentów do przetworzenia, na korzyść roboczej listy zadań do wykonania, dostępnej z odpowiedniego folderu poczty elektronicznej. Uruchomienie funkcji SYSTEMU niezbędnej do realizacji zadania musi następować bezpośrednio z listy roboczej bez konieczności korzystania z menu aplikacji. Zatem z punktu widzenia użytkownika, centralnym miejscem w Systemie Zarządzania Przepływem Pracy ma być tzw. folder wejściowy. Musi to być miejsce, w którym pojawiać się będzie poczta elektroniczna (obsługiwana przez własny system poczty lub zewnętrzny, wykorzystywany przez Zamawiającego) oraz wszystkie zadania, które zostały mu przydzielone przez system Zarządzania Przepływem Pracy. SYSTEM musi posiadać możliwość prezentowania zadań w postaci listy. Kliknięcie na zadaniu ma powodować uruchomienie odpowiedniej aplikacji. Przykładowo, jeżeli pracownik będzie miał do wykonania zadanie polegające na przejrzeniu zawartości faktury i zaakceptowaniu kwoty w niej występującej, to bezpośrednio z jego folderu wejściowego uruchamiana musi być funkcja SYSTEMU służąca do opracowywania faktur. Ponadto każde zadanie musi być widoczne w folderach wejściowych wszystkich osób, które są uprawnione do jego wykonania. Każda z tych osób nie tylko musi widzieć zadanie, ale musi mieć możliwość wykonania go bezpośrednio z folderu wejściowego. Jednakże tylko pierwsza osoba, która uruchomi zadanie ma staćsię jego „właścicielem" i wykonawcą. w tym samym momencie musi ono zniknąć z folderów pozostałych uprawnionych osób.

Jeżeli użytkownik z jakichś powodów nie będzie mógł wykonać danego zadania, chociaż już je uruchomił (np. nie będzie posiadał wszystkich niezbędnych danych), musi mieć możliwość przesłania tego zadania do innego użytkownika, dołączając własny komentarz z wyjaśnieniami. Jeżeli folder wejściowy użytkownika będzie zawierał wiele zadań tego samego typu (np. wiele faktur do zatwierdzenia), to po zakończeniu bieżącego zadania SYSTEM automatycznie będzie wyświetlał kolejny dokument bez konieczności powrotu do folderu wyjściowego.

6.1.2 ODWZOROWANIE PROCESÓW PRZEPŁYWU PRACY

W celu umożliwienia wybranym użytkownikom SYSTEMU łatwego definiowania procesów przepływu pracy SYSTEM musi posiadać edytor graficzny, umożliwiający zdefiniowanie kilku możliwych wariantów procesu w zależności od wyniku każdego z etapów.

Edytor musi zapewniać łatwe przygotowanie i rozszerzanie definicji procesów przepływu pracy. Poszczególne etapy procesu (kroki) można będzie usuwać, dodawać i przesuwać bez konieczności zmiany funkcjonalności SYSTEMU oraz bez przeprowadzania prac programistycznych.

Element diagramu procesu, zwany obiektem, może odnosić się zarówno do operacji biznesowej (np. opracowanie danych faktury, decyzja podejmowana przez użytkownika dotycząca np. zaakceptowania faktury), jak i do wewnętrznego sterowania przebiegiem procesu (sprawdzanie warunków, pętle). Poniżej podano kilka przykładów wyjaśniających charakter tego obiektu:

działanie - wskazuje na zadanie jako jeden z etapów procesu, może to być zadanie jednoetapowe (np. jedna z funkcji SYSTEMU) lub wieloetapowe (po prostu kolejny proces Workflow zagnieżdżony jako podproces),

decyzja użytkownika - menu wyboru prezentowane użytkownikowi w trakcie działania procesu, decyzja jest podejmowana poprzez wybranie jednego z wpisów w menu i determinuje dalszy przebieg procesu,

warunek pojedynczy i wielokrotny - umożliwia sterowanie przebiegiem procesu

Strona 42 z 56


w zależności od wartości wielu parametrów obliczanych w trakcie działania procesu,

generator zdarzenia - umożliwia korzystanie z systemowego mechanizmu zdarzeń, który pozwala przekazywać informacje (np. dotyczące zmian w dokumentach, fakturach czy innych obiektach) do innych elementów SYSTEMU, wygenerowane zdarzenie musi uruchomić odpowiednią funkcję, spowodować wysłanie listu elektronicznego czy aktywować inny proces Workflow,

krok oczekiwania - proces zatrzymuje się czekając na pojawienie się w SYSTEMIE konkretnego zdarzenia, które spowoduje ponowną jego aktywację,

pętla - pozwala na powtarzanie pewnych sekwencji kroków do momentu spełnienia jakiegoś warunku (np. faktura może być wielokrotnie przesyłana do poprawy między grupami osób aż osiągnie pewien mierzalny status poprawności i zostanie zaakceptowana).

SYSTEM musi pozwalać również, aby w pewnym momencie proces rozdzielił się na kilka równolegle wykonywanych podprocesów. Musi istnieć również możliwość skonstruowania definicji procesu tak, aby etapy procesu zbiegały się w pewnym punkcie, i aby obowiązkowe było zakończenie tylko kilku podprocesów (np. dokument musi być zaakceptowany przez co najmniej dwie osoby równolegle).

6.1.3 ORGANIZACJA PRZEPŁYWU PRACY

Poszczególnym zadaniom w procesie (będącym funkcjami SYSTEMU, działaniami kontrolnymi lub sterującymi) należy przypisać osoby, które będą ich wykonawcami. Przypisanie nie musi polegać na bezpośrednim wskazaniu takich osób, ale może używać bardziej złożonych kryteriów identyfikacji wykonawców, jak np. miejsce w strukturze organizacyjnej Uczelni, pełniona funkcja, czy też relacja w stosunku do wykonawcy poprzedniego zadania w procesie.

SYSTEM musi zapewniać integrację systemu Zarządzania Przepływem Pracy z planem organizacyjnym Uczelni tak, aby nie było potrzeby konstruowania odrębnej struktury przesyłania zadań do użytkowników. Wykorzystywana ma być jedna globalna struktura, używana również w obsłudze procesów kadrowych, tak aby pozwoliło to zidentyfikować pracowników odpowiedzialnych za poszczególne zadania procesu z punktu widzenia ich miejsca i funkcji w Uczelni. Plan organizacyjny Uczelni znajdować się będzie w Systemie Struktury Uczelni, do którego SYSTEM musi posiadać interfejs.

Plan organizacyjny w SYSTEMIE musi odwzorowywać strukturę organizacyjną Uczelni w postaci diagramu zależności między jednostkami organizacyjnymi. do poszczególnych jednostek w SYSTEMIE dołączone będą stanowiska, na których zatrudnieni będą użytkownicy SYSTEMU. Odwzoruje to hierarchię zależności między pracownikami i ich przełożonymi, z której można będzie korzystać planując rozkład zadań procesów Workflow oraz sposób kontroli ich wykonania. do stanowisk przypisywane mają być tzw. profile zadań, wg których system będzie umieszczał poszczególne zadania w folderach pracy użytkowników. Plan organizacyjny w SYSTEMIE musi być strukturą zależną od czasu. Wszelkie zmiany interfejsowane z Systemu Struktury Uczelni mają być w nim wprowadzane z zachowaniem historii. SYSTEM musi umożliwiać zmianę definicji procesów, wynikającą ze zmian w planie organizacyjnym, bez przeprowadzania prac programistycznych.

Zadania mają być przyporządkowywane pojedynczym stanowiskom lub całym jednostkom organizacyjnym. w tym drugim przypadku uprawnionymi do wykonywania zadania będą wszyscy pracownicy zatrudnieni na stanowiskach zdefiniowanych w danej jednostce. Musi istnieć również możliwość przypisywania całych grupy zadań, zawierających wiele elementów oraz możliwość przypisywanie zadań do konkretnych użytkowników.

Strona 43 z 56


Nowa osoba przypisana do stanowiska automatycznie ma przejmować do swojego folderu pracy wszystkie zadania poprzedniego pracownika oraz być uprawniona do wykonywania wszystkich zadań związanych ze stanowiskiem. Umożliwia to sprawne zastępowanie jednych użytkowników innymi (np. w przypadku zwolnienia lekarskiego lub urlopu).

6.1.4 ZADANIA WORKFLOW

Zadania Workflow mają precyzować nie tylko to, co ma zostać wykonane, ale również kto powinien czynności zrealizować. Mają one być łącznikiem między funkcjami aplikacji, a strukturą organizacyjną Uczelni. Zadania mogą być uruchamiane przez wystąpienie w SYSTEMIE jakiegoś zdarzenia (np. zmiana danych podstawowych), bezpośrednio przez użytkownika lub jako elementy procesów Workflow.

6.1.5 INTEGRALNOŚĆ PROCESÓW WORKFLOW Z FUNKCJONALNOŚCIĄ SYSTEMUSystem Zarządzania Pracą Grupową i Przepływem Pracy musi umożliwiać opracowywanie różnego rodzaju obiektów takich jak: faktury, dokumenty związane z obsługą toku studiów, etc. Muszą one być przetwarzane wieloetapowo - przez różne osoby, z możliwością monitorowania każdego z etapów. Poszczególne elementy procesów (obiekty) muszą znajdować się w tzw. Repozytorium Obiektów Gospodarczych. Ma to być zorganizowane w postaci drzewa katalogu typów obiektów w sensie programistycznym, z wszystkimi elementami technicznymi związanymi z pojęciem obiektu. Każdy zdefiniowany w repozytorium typ obiektu musi mieć swoją nazwę, atrybuty, metody oraz zdarzenia.

Repozytorium ma stanowić interfejs pomiędzy Workflow a funkcjami aplikacyjnymi. Dla każdego obiektu proces ma rozpoznawać typy obiektów, musi mieć dostęp do atrybutów obiektów (np. numer faktury), musi przeprowadzać działania na obiektach używając ich metod (np. tworzenie faktury), oraz reagować na zdarzenia komunikujące zmiany w obiektach (np. zdarzenie informujące o utworzeniu nowej faktury).

Ponadto SYSTEM musi umożliwiać monitorowanie procesów Workflow oraz umożliwiać łatwe przeprowadzanie optymalizacji i rekonfiguracji procesów.

6.2 ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI (DMS)

SYSTEM musi oferować mechanizmy zarządzania dokumentami wewnętrznymi (systemowymi) oraz wspomagające zarządzanie dokumentami zewnętrznymi, tworzonymi poza SYSTEMEM. w przypadku dokumentów poza systemowych SYSTEM musi umożliwiać ich wczytywanie w postaci pliku w standardzie MS Office lub w postaci pliku obrazu zeskanowanego dokumentu.

SYSTEM musi obsługiwać ewidencję dokumentów w postaci papierowej, oznakowanych kodem kreskowym lub numerem. Centralnym obiektem Systemu Zarządzania Dokumentami musi być tzw. rekord informacyjny, pozwalający zdefiniować opisowe i kontrolne atrybuty dokumentu, który będzie przechowywany i przetwarzany. Rekord informacyjny ma przechowywać m.in. informacje dotyczące rodzaju dokumentu, połączenia z innymi obiektami, jego statusu oraz praw dostępu. Struktura rekordu informacyjnego musi dawać możliwość obsługi wielu wersji i części dokumentu, tak aby możliwe było śledzenie wszystkich etapów przetwarzania dokumentu i zmiany statusu.

Do obsługi dokumentów w SYSTEMIE muszą zostać zapewnione następujące funkcjonalności:

sposób nadawania numerów dokumentów i ich kolejnych wersji, istnieje możliwość przypisywania wewnętrznej numeracji, nadawanej przez SYSTEM z określonego przedziału, przypisanie

Strona 44 z 56


numeracji zewnętrznej, wprowadzonej przez użytkownika oraz kombinacja - np. zdefiniowanie określonych prefiksów lub stałych części numerów z numeracją nadawaną przez SYSTEM,

określanie sposobu archiwizacji, zmiany statusów oraz sposobu zapamiętywania zmian dokumentów,

przypisywanie dokumentów określonego rodzaju do zdefiniowanej klasy (system klasyfikacyjny),

definiowanie pól: opcjonalnych, obowiązkowych, wyświetlanych bez możliwości edycji, ukrytych,

przypisywanie określonych statusów dla rodzajów dokumentów, definiowanie, do jakich obiektów mogą być przypisywane dokumenty.

SYSTEM musi wspierać wszystkie etapy pracy z dokumentem począwszy od jego utworzenia lub wczytania, aż do przekazania do archiwum:

tworzenie - rejestracja danych dokumentu, które posłużą kontroli obiegu w SYSTEMIE, tworzenie właściwej treści dokumentu,

przetwarzanie - opracowywanie danych kontrolnych rekordu informacyjnego i właściwych danych dokumentu,

udostępnianie - oznaczenie, że dokument został opracowany do końca i może być przekazany innym użytkownikom,

dystrybucja - udostępnianie dokumentu uprawnionym użytkownikom zarówno wewnątrz SYSTEMU, jak i na zewnątrz,

wyszukiwanie i wyświetlanie - dostęp do dokumentów ułatwiają rozbudowane kryteria selekcji, możliwość łatwego odnalezienia dokumentu w SYSTEMIE, poprzez wczytanie jego kodu kreskowego lub wpisanie numeru

archiwizacja - przesłanie dokumentu do archiwum z możliwością szybkiego wyszukania.

Podstawowe funkcje, które SYSTEM musi realizować w zakresie zarządzania dokumentami:

klasyfikacja: dokumentom muszą być przypisywane klasyfikacje według dowolnej kombinacji kryteriów na przykład wielkości papieru etc, pozwala to na definiowanie dowolnie skomplikowanych kryteriów selekcji, które później będą przyspieszać wyszukiwanie dokumentów,

integracja z WorkFlow (Zarządzanie Pracą Grupową i Przepływem Pracy): każda zmiana dokumentu może uruchomić proces WorkFlow,

struktury dokumentów: musi być możliwe zdefiniowanie połączeń hierarchicznych między dokumentami - definiowanie listy powiązań wszystkich dokumentów, poprzez numer, rodzaj, część, wersję i ilość, struktura taka musi mieć potem możliwość przypisywana do określonych obiektów SYSTEMU,

połączenia z obiektami: jest to główny punkt integracji Systemu Zarządzania Dokumentami, umożliwia łączenie dokumentów z obiektami SYSTEMU,

integracja z zarządzaniem zmianami - pozwala na zachowywanie historii zmian (kiedy, kto, co, dlaczego) - określanie przedziałów ważności dokumentów „od ...do",

archiwizacja: pliki mogą być przechowywane w archiwum w postaci binarnej, bez konwersji, np. na płytce CD lub przesłane poprzez interfejs SYSTEMU

do systemu archiwizacji, sieci statusów: SYSTEM umożliwia tworzenie dla dokumentu diagramu statusów, w których dokument może się znaleźć podczas przetwarzania, w każdym momencie SYSTEM

identyfikuje na jej podstawie zbiór dozwolonych statusów, zarządzanie wersjami: możliwość zapamiętywania kolejnych wersji dokumentu, historia przetwarzania dokumentu: dzięki zapamiętywaniu dokumentu

Strona 45 z 56


na wszystkich etapach przetwarzania (różne statusy i wersje), można łatwo odtworzyć historię przetwarzania dokumentu wraz z osobami, które dokonywały opracowania, funkcja ta jest zawsze aktywna i nie da się jej wyłączyć,

funkcja audytu: pewne wersje dokumentu, szczególnie ważne dla celów np. kontrolnych, mogą być również zapamiętywane w historii przetwarzania,

bezpieczne przechowywanie opracowywanych dokumentów: musi istnieć możliwość zapisywania wydzielonej, opracowywanej treści dokumentów w specjalnie wydzielonym miejscu chronionym przed nieautoryzowanym dostępem

(w odróżnieniu od przechowywania dokumentów w postaci plików na dysku), konfiguracja ekranu rekordu informacyjnego: w zależności od rodzaju dokumentu musi istnieć

możliwość ukrycia lub oznaczenia jako obowiązkowych wybranych pól, SYSTEM musi posiadać również możliwość dodawania własnych pól,

dystrybucja dokumentów: wewnętrzna lub zewnętrzna do dostawców, odbiorców etc.; kontrolowana uprawnieniami, dotyczy użytkowników SYSTEMU, adresów zewnętrznych - faks lub email, list dystrybucyjnych; używane są listy odbiorców - gdy trzeba wysyłać kolejne wersje do tych samych osób; obsługa potwierdzeń odbioru; możliwa dystrybucja między różnymi systemami Uczelni,

wgląd przez intranet: wyszukiwanie po pliku oryginału, po rekordzie informacyjnym, po danych klasyfikacyjnych dokumentu, po cechach obiektów połączonych

z dokumentem, podpis elektroniczny: akceptacja pewnych etapów przetwarzania dokumentu przy użyciu

podpisu elektronicznego - wykonywana przez jedną lub wiele osób, prawa dostępu: system uprawnień zabezpiecza dokumenty przed nieautoryzowanym dostępem, interfejsy do systemów zewnętrznych: obsługa wielu interfejsów w standardzie (np.

połączenie z MS Office umożliwia uruchamianie np. MS Word bezpośrednio w oknie SYSTEMU).

7. HURTOWNIA DANYCH

7.1 WYMAGANIA

Hurtownia Danych (Data Warehouse) musi wspomagać analizę informacji gospodarczych na podstawie danych pochodzących z SYSTEMU i innych systemów oraz danych zebranych w otoczeniu Uczelni. Musi zawierać procesor OLAP (oparty na relacyjnej oraz wielowymiarowej bazie danych - ROLAP/MOLAP), mechanizmy ekstrakcji i prezentacji danych, oraz pre-konfigurowane repozytorium meta-danych (słownik danych). Hurtownia Danych musi umożliwiać pracę użytkownika końcowego z wykorzystaniem programu MS Excel. Przygotowanie raportów, ich wykonywanie będzie odbywać się z poziomu arkusza kalkulacyjnego. Hurtownia Danych musi posiadać także gotowe modele danych i raportów oraz mechanizmy zasilania danymi z zewnętrznych systemów.

Hurtownia musi być przygotowana pod kątem wysokiej wydajności przetwarzania danych - ma to być scentralizowana, nie transakcyjna, baza danych przeznaczona do przechowywania informacji w długim horyzoncie czasowym globalnie w skali Uczelni, w wielowymiarowych układach analitycznych i ukierunkowana na wyszukiwanie informacji bezpośrednio przez końcowych użytkowników.

Hurtownia Danych w SYSTEMIE musi realizować:

wspomaganie analizy informacji gospodarczych,

możliwość tworzenia własnych raportów w oparciu o istniejącą bazę danych,

automatyczne aktualizowanie zawartości bazy danych do raportowania,

Strona 46 z 56


możliwość edytowania/zmiany formatu raportu,

wygodną i nieskomplikowaną formę pracy z narzędziem raportującym,

tworzenie stron WWW z raportów, możliwość ładowania do systemu raportowania danych z zewnętrznych programów lub baz

danych,

istnienie zbioru predefiniowanych raportów,

zachowanie pełnej kontroli uprawnień do wykonywania raportów, dostępu do określonych danych, lub zakresów danych do raportowania.

Hurtownia Danych musi zawierać elementy biznesowe w postaci gotowych modeli informacyjnych i wzorców raportów, pomagających użytkownikom generować raporty w sposób prosty i szybki. Dodatkowo, Hurtownia musi posiadać zbiór użytecznych funkcji analitycznych. Funkcje te używane będą do konwersji danych zawartych w kostkach informacji w dane gospodarcze według potrzeb końcowego użytkownika.

Funkcje analiz gospodarczych obok możliwości wycinania (slice and dice) będą kluczowymi narzędziami analitycznymi:

Funkcje agregacji (Aggregate functions) zawierające: sum, count, count distinct, min, max, first, last, average, average overperiod sum/count. Wiele typów danych musi być oglądanych na poziomie agregacji, a nie tylko na ich największym poziomie szczegółowości.

Funkcje porównawcze (Comparision function) zawierające: difference, ratio, percent, percent difference, share, correlation. Funkcje porównawcze będą wykorzystywane dla takich zadań jak klasyfikacja i podziały.

Funkcje porządkujące (Sequence function) zawierające: sort, cumulative sum, tertiles, quartiles, top/last n, top/last n%, classification, dual classification, ABC analysis. Funkcje porządkujące są wymagane dla sortowania danych według istotnych cech.

Wyjątki (Exception condition) zawierające progi dla: absolute values, top/last n, top/last n%, trends, etc. Warunki wyjątkowe są niezbędne do identyfikacji nagłego spadku wskaźników procesów oraz do zaznaczenia innych niezwykłych odchyleń od oczekiwanych wartości.

Funkcje finansowe (Finacial function) takie jak konwersja waluty, konwersja okresu gospodarczego.

W Hurtowni liczby będą mogły być wprowadzane w lokalnej walucie i poddane konwersji zgodnie z właściwym przelicznikiem.

Hurtownia Danych musi oferować predefiniowane standardowe raporty oraz wspierać analizę „ad-hoc" w zakresie rozwijanych (drill-down) i wielowymiarowych wglądów. Użytkownicy muszą mieć możliwość tworzenia zbiorów swoich preferowanych raportów, umożliwiających im dostęp do ważnych informacji poprzez „naciśnięcie guzika".

Użytkownicy muszą posiadać możliwość eksplorowania danych i wywoływania wglądów raportowych, które pokazują informacje z nowej perspektywy. Hurtownia musi umożliwiać przejście z wglądu ogólnego do bardziej szczegółowego („slicing" - wycinanie lub „drill- down" - rozwijanie), lub z bardzo szczegółowego poziomu do poziomu o większej agregacji.

Aby możliwe były operacje wycinania (slice and dice) dane muszą być zmagazynowane w kostkach informacji w wielowymiarowej formie.

Strona 47 z 56


Przeważająca część danych gromadzonych w Hurtowni Danych służyć będzie wykonywaniu analiz niezbędnych do celów informowania kierownictwa i wspierania podejmowania decyzji zarządczych. Co za tym idzie ciągły dostęp do Hurtowni Danych winny mieć wszystkie osoby zarządzające Uczelnią na różnych szczeblach.

Z Hurtowni Danych będą korzystali pracownicy Zamawiającego w liczbie nie większej niż 3% pracowników Zamawiającego równocześnie.

8. PORTAL I SAMOOBSŁUGA

8.1 WYMAGANIA

Wszyscy pracownicy i studenci Uczelni muszą posiadać możliwość korzystania z Portalu udostępnianego przez SYSTEM. Poprzez portal, dostępny przez przeglądarki stron WWW, pracownicy i studenci Uczelni będą przeglądać dane udostępniane dla nich w SYSTEMIE oraz przeprowadzać operacje związane z samoobsługą w SYSTEMIE. przez samoobsługę rozumiane jest działanie związane z wprowadzaniem do SYSTEMU i odczytywaniem z SYSTEMU danych dotyczących osoby dokonującej samoobsługi. Dla pracowników jest to np. odczytywanie i możliwość wydrukowania informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia (tzw. paski), zgłaszanie wniosków urlopowych, sprawdzanie ilości wykorzystanego urlopu, itd. Dla studentów będzie to np. możliwość sprawdzenia własnych wyników w nauce, możliwość dokonania zapisów na przedmioty, sprawdzenie wysokości otrzymywanego stypendium, możliwość złożenia wniosku o pomoc materialną, itd.

Celem wdrożenia Portalu informacyjnego jest stworzenie dla użytkownika centralnego punktu wejścia do SYSTEMU, który stanowił będzie platformę integracyjną.

Portal musi tworzyć jednolite środowisko dla użytkowników, poprzez integrację:

z obszarami funkcjonalnymi SYSTEMU, w zakresie wyświetlania raportów w formie stron WWW oraz pracy w wybranych transakcjach SYSTEMU,

z Hurtownią Danych (Data Warehouse) w zakresie wyświetlania raportów w formie stron WWW,

z systemem pocztowym oraz systemami plików, pozwalającą na udostępnianie wybranych plików określonym użytkownikom,

z wyszukiwarką pozwalającą na przeszukiwanie zawartości Portalu oraz innych miejsc zdeklarowanych przez Zamawiającego (systemy plików),

z innymi systemami obecnie używanymi przez Uczelnię (system musi posiadać odpowiednie narzędzia umożliwiające taką integrację).

Portal musi dostarczać mechanizmy pozwalające na swobodne rozszerzanie jego funkcjonalności. Uprawnieni użytkownicy muszą mieć możliwość zamieszczania własnych aplikacji, a następnie uruchamiania ich pod kontrolą środowiska portalu. Wynik działania aplikacji musi być prezentowany na stonach portalu.

Uprawnieni użytkownicy (projektanci serwisów informacyjnych) muszą mieć możliwość definiowania wyglądu stron serwisu. Muszą oni mieć zapewnioną możliwość definiowania układu strony, stylu oraz elementów funkcjonalnych umieszczonych na stronach.

Wymagane jest istnienie możliwości definiowania praw dostępu do stron i elementów umieszczonych na stronach serwisu. Przydzielanie uprawnień powinno odbywać się na poziomie pojedynczych użytkowników i grup użytkowników.

Strona 48 z 56


Portal musi pozwalać na publikowanie treści pochodzących z różnych źródeł zewnętrznych (pliki XML, kanały RSS, zewnętrzna baza danych, dokumenty tekstowe).Portal musi dostarczać mechanizmy pozwalające uprawnionym użytkownikom na zarządzanie treścią serwisu. System musi pozwolić na definiowanie kilkupoziomowej ścieżki decyzyjnej, którą musi przebyć określona informacja, zanim zostanie zamieszczona na stronie serwisu. na każdym z poszczególnych poziomów, uprawnieni użytkownicy muszą mieć możliwość aprobowania, anulowania lub modyfikacji informacji.

Dodatkowo Portal musi udostępniać możliwość integracji zasobów, w szczególności udostępnienie możliwości pracy grupowej (subskrypcja informacji, obsługa ankiet i sond, forum dyskusyjne, serwisy informacyjne) oraz oferować dostęp do kontroli nad przepływem dokumentów.

Część informacyjna portalu (dostępna z zewnątrz w stosunku do Uczelni) nie może zawierać ograniczenia na liczbę użytkowników korzystających z tej części portalu.

9. BAZA DANYCH

9.1 WYMAGANIA

W ramach realizacji zamówienia Wykonawca dostarczy Zamawiającemu licencje na korzystanie z bazy danych, niezbędne do pełnego wykorzystania bazy danych w SYSTEMIE, przy uwzględnieniu obsługi wszystkich funkcjonalności i procesów określonych w niniejszym Opisie Przedmiotu Zamówienia.

10. SYSTEMY INFORMATYCZNE ZASTĘPOWANE PRZEZ SYSTEM

Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenia migracji oraz konwersji danych z wymienionych niżej systemów informatycznych będących w posiadaniu Zamawiającego, które to systemy zostaną zastąpione przez SYSTEM.

System firmy Softman pracujący pod kontrolą systemu operacyjnego Solaris w wersji 9, baza danych Oracle 6.05, klient Oracle Forms 4.5.FK - System finansowo księgowy wraz z modułem rozliczającym wpłaty studentów.

System autorski UMCS pracujący pod kontrolą systemu operacyjnego Solaris w wersji 9, baza danych Oracle 6.05, klient Oracle Forms 4.5. - Kadry - Płace, system kadrowo - płacowy obsługujący między innymi:

o umowy-zlecenia,o stypendia doktoranckie i habilitacyjne,o rozliczenia z fiskusem,o rozliczenia z ZUS,o generacje przelewów do kilkudziesięciu oddziałów banków.

System autorski UMCS pracujący pod kontrolą systemu operacyjnego Linux Centos, baza CENTURA SQL Base Server NLM, klient opracowany pod Centure Team Developer 1.1.2. Współpracuje z modułem Centura WWW posadowionym na Windows dla dokonywania zapisów

Strona 49 z 56


na wybierane przedmioty - System Obsługi Dziekanatów - ALMISTOR wdrożony na wszystkich wydziałach, obsługujący między innymi:

o rejestrację studentów,o obsługę studentów studiujących na kilku kierunkach,o wybór przedmiotów,o rejestrację przebiegu studiów (stopnie, zaliczenia, wpisy, urlopy, repety),o rozliczanie stypendiów z kontrolą w ramach całej uczelni,o generacje przelewów stypendiów do około 700 oddziałów banków,o druk dyplomów,o druk suplementu,

System autorski UMCS Środki Trwałe (funkcjonujący w ramach ALMISTOR).

Internetowa Rejestracja Kandydatów (MySQL, PHP).

11. INTERFEJSY DO SYSTEMÓW OBECNYCH

Wykonawca jest zobowiązany do zaprojektowania, przygotowania i uruchomienia interfejsów pomiędzy SYSTEMEM a wymienionymi niżej systemami informatycznymi funkcjonującymi obecnie u Zamawiającego:

System musi wymieniać dane z następującymi systemami informatycznymi:

system biblioteczny VIRTUA obsługujący Bibliotekę Główną i biblioteki zakładowe UMCS, system firmy VTLS pracujący pod kontrolą systemu operacyjnego Solaris w wersji 9, baza danych Oracle 6.05, obsługuje katalogi oraz obsługę czytelników,

systemy bankowe, automatyzacja przelewów na konta pracowników etatowych, stypendiów dla studentów, doktorantów oraz prac zleconych do na konta w bankach w całej Polsce,

system SysBerg. Inwentaryzacja, znakowanie środków trwałych kodami kreskowymi (prowadzenie znakowania oraz inwentaryzacji przy użyciu komputerów naręcznych i drukarek przenośnych) firmy Schomberg, Wykonawca może rozważyć rezygnację z budowy interfejsu i zastąpienie funkcjonalności SysBerg. Inwentaryzacja przez odpowiadającą mu funkcjonalność SYSTEMU,

Płatnik ZUS - obsługa ZUS, producent Prokom,

Interfejsy do powyższych systemów powinny zapewnić synchronizacje pomiędzy nowym systemem a powyższymi systemami w okresach umożliwiających bezkolizyjną pracę tych ostatnich. Priorytetem jest pełne bezpieczeństwo systemów, a zwłaszcza SYSTEMU.

12. INTERFEJSY DO SYSTEMÓW PLANOWANYCH

SYSTEM musi posiadać interfejs do systemu telekomunikacyjnego, którego zakup jest w trakcie realizacji:

SYSTEM musi zapewniać automatyczną (on-line) komunikację z systemem telekomunikacyjnym w zakresie rozliczania kosztów połączeń oraz umożliwiać księgowanie kosztów połączeń na kontach jednostek uczelnianych (jednostki organizacyjne Uczelni muszą otrzymywać raporty o kosztach usług telefonicznych),

SYSTEM musi współpracować z systemem telekomunikacyjnym, w ramach którego przewiduje się uruchomienie bramki SMS-owej, umożliwiającej kierowanie zapytań do SYSTEMU poprzez

Strona 50 z 56


wiadomości SMS, oraz automatyczne wysyłanie tą drogą, informacji z SYSTEMU do jego użytkowników.

SYSTEM musi posiadać interfejs lub zawierać funkcjonalność następujących systemów:

o system wydawania i utrzymania Elektronicznej Legitymacji Studenckiej oraz Elektronicznej Legitymacji Pracowniczej,

o system kontroli dostępu do pomieszczeń (i innych zasobów) z wykorzystaniem SELS oraz ELP wraz z systemem rozliczania czasu pracy.

Oferowany SYSTEM musi współpracować z katalogiem LDAP w sposób umożliwiający realizację tzw. mechanizmu jednokrotnego logowania. Dzięki temu po zalogowaniu się do SYSTEMU (np. poprzez Portal) użytkownik nie powinien być proszony o ponowne logowanie się do innych części SYSTEMU, do których przydzielono mu odpowiednie uprawnienia. Ponadto SYSTEM musi umożliwiać logowanie do SYSTEMU za pomocą kart Chip'owych. Dodatkowo za pomocą tych samych kart musi istnieć możliwość podpisywania elektronicznego dokumentów przechowywanych w SYSTEMIE. SYSTEM ponadto musi w pełni współpracować z systemem pocztowym umożliwiając integrację systemu pocztowego z mechanizmami Workflow w wyniku, czego np. informacja o przesłanym wewnątrz SYSTEMU dokumencie lub informacji powinna mieć swoje odzwierciedlenie nie tylko w SYSTEMIE, ale również musi znaleźć się w skrzynce pocztowej.

13. WYMAGANIA NIEFUNKCJONALNE

13.1 WYMAGANIA DOTYCZĄCE PLATFORMY

SYSTEM musi zapewniać mechanizmy identyfikacji, autentykacji i autoryzacji użytkowników oraz niezbędne do ich realizacji rozwiązania techniczne (np. za pomocą karty chipowej, tokenów).

Zawierać zintegrowane z SYSTEMEM narzędzia wspomagające administrację SYSTEMEM umożliwiające między innymi:

o zakładanie kont użytkowników,o definiowanie i modyfikacje roli użytkownika,o przypisywanie i modyfikacje uprawnień,o definiowanie grup i profili użytkowników,

o przyznawanie uprawnień do szczegółowych funkcji SYSTEMU.

Zapewniać możliwość kopiowania profili użytkowników.

Zapewniać dedykowane narzędzia wspierające administratorów SYSTEMU w zakresie:

o planowania i tworzenia kopii zapasowych SYSTEMU,

o bezpieczeństwa dostępu do aplikacji i danych (np. monitorowania uprawnionych i nieuprawnionych działań),

o działań podejmowanych podczas wprowadzania wszelkich aktualizacji i zmian w SYSTEMIE.

Zapewnić możliwość zdalnego zamykania sesji użytkowników przez administratora.

Zapewnić możliwość automatycznego zakończenia sesji użytkownika przy braku jego (użytkownika) aktywności w SYSTEMIE przez zadany okres (np. 1 godzina).

Strona 51 z 56


Zapewnić możliwość rozdzielenia funkcji tworzenia nowego użytkownika w SYSTEMIE od funkcji nadawania uprawnień.

Zapewnić możliwość czasowego przyznawania uprawnień (wygasających w określonym terminie).

Zapewnić możliwość nakładania ograniczeń na hasło w szczególności na:

o długość hasła (minimalna i maksymalna),

o znaki wchodzące w jego skład,

o wymuszanie określonej częstotliwości zmiany hasła,

o tworzenie listy haseł zastrzeżonych,

o brak możliwości zmiany hasła na poprzednio używane,

o blokowanie konta po określonej liczbie błędnie wprowadzonego hasła.

Zapewniać możliwość współpracy z zewnętrznymi systemami archiwizacji i tworzenia backup'ów (co najmniej 3 różnych producentów).

Zapewniać możliwość blokowania dostępu do wybranych funkcji SYSTEMU w zadanych przedziałach czasu.

Zapewniać możliwość samodzielnego definiowania interfejsów do importu/eksportu danych do innych systemów.

Zawierać zintegrowane narzędzie do generowania raportów.

Zawierać narzędzia administracyjne wspierające optymalizację poszczególnych elementów oferowanej Platformy.

Zapewniać możliwość tworzenia na poziomie warstwy bazy danych struktur klastrowych.

Zawierać narzędzia umożliwiające prowadzenie analiz danych zgromadzonych w hurtowni.

Zawierać narzędzia umożliwiające eksplorację danych („data mining").

Zawierać narzędzia wspomagające monitorowanie i zarządzanie Uczelnią np. zbilansowana karta wyników.

Zapewniać obsługę SYSTEMU przez portal korporacyjny.

Zawierać Portal pozwalający na tworzenie grup osób i ról uprawnionych do zamieszczania informacji pochodzących z różnych części SYSTEMU.

Zapewniać możliwość rozbudowy zawartości Portalu poprzez wykorzystanie własnych portletów.

Zawierać Portal zapewniający możliwość komunikacji pomiędzy portletami.

Portal dostarczony z SYSTEMU musi posiadać mechanizmy wspierające obsługę wielojęzyczności.

Strona 52 z 56


Portal dostarczony z SYSTEMU musi posiadać mechanizmy wspierające obsługę wyszukiwania informacji w SYSTEMIE (np. baza danych, systemu plików, dokumentów html, tekstowych, PDF).

Portal dostarczony z SYSTEMEM musi posiadać mechanizmy wspierające obsługę prezentowania treści z innych serwisów.

Portal dostarczony z SYSTEMEM musi posiadać mechanizmy wspierające obsługę tzw. personalizacji Portalu (zmiana szaty graficznej, zmiana języka, włączanie/wyłączanie dodatkowych okien, itp.).

Zawierać pomoc kontekstową dla użytkowników.

Umożliwiać korzystanie z SYSTEMEM w zakresie uzasadnionych funkcjonalności (np. inwentaryzacja) za pośrednictwem urządzeń mobilnych.

Wykonawca dostarczy kompilator jako standardowy element zamawianego SYSTEMU.

Zapewniać możliwość pracy z SYSTEMEM na wielu ekranach równocześnie w jednym obszarze funkcjonalnym.

Zapewniać możliwość śledzenia procesów wykonywanych (pierwszoplanowych oraz wykonywanych w tle) w SYSTEMIE.

Zapewniać możliwość administracji SYSTEMEM za pomocą tego samego interfejsu, jaki posiada użytkownik końcowy.

Możliwość uprawnionej zdalnej zmiany funkcjonalności SYSTEMU przez Wykonawcę.

Możliwość zdalnego monitorowania stanu SYSTEMU.

13.2 WYMAGANIA DOTYCZĄCE BEZPIECZEŃSTWA i OCHRONY

ZAŁOŻENIA OGÓLNE:

SYSTEM musi zapewniać każdemu użytkownikowi możliwie szybki i łatwy dostęp do takich i tylko takich informacji, do których dany użytkownik ma prawo. To samo tyczy się wprowadzania informacji do SYSTEMU.

W zakresie bezpieczeństwa SYSTEMU i ochrony danych musi istnieć możliwość: definiowania uprawnień do funkcji SYSTEMU dla każdego typu użytkownika (profilu), blokowania kont wybranych użytkowników, szyfrowania transmisji danych (bezpieczny dostęp do SYSTEMU poprzez WAN Internet), kontrolowania aktywności użytkowników (np. czas pracy w SYSTEMIE w zadanym okresie czasu), monitorowania i zapisu szczegółowych logów dotyczących pracy SYSTEMU i użytkowników (np.

operacje wykonane w SYSTEMIE), wykorzystania nośników taśmowych do backupów SYSTEMU (z poziomu oprogramowania

aplikacyjnego), archiwizacji danych, wykorzystania narzędzi do monitorowania wybranych, zdefiniowanych, istotnych wskaźników

SYSTEMU i obsługi oraz alarmowania w razie przekroczenia ich wartości krytycznych (definiowanie poziomów alertów dla poszczególnych wskaźników),

odtworzenia SYSTEMU na wybrany punkt czasu celem eliminacji błędu logicznego, tworzenia kopii SYSTEMU (w pełni funkcjonalnej) dla celów szkoleniowych i testowych.

13.3 WYMAGANIA WYDAJNOŚCIOWE

W ramach wydajności SYSTEMU, muszą zostać spełnione co najmniej niżej wymienione wymagania:

Strona 53 z 56


możliwość obsłużenia przez SYSTEM co najmniej 500 użytkowników jednocześnie gwarantując wysoki komfort pracy,

narzędzia do monitorowania wydajności SYSTEMU i analizy przyczyn spadku wydajności,

możliwość uruchamiania kilku sesji użytkownika na pojedynczym stanowisku, możliwość definiowania zadań przetwarzanych w tle lub wykonywanych w wybranym terminie

i/lub okresie doby według zadanego harmonogramu (np. zamknięcia finansowe, procesy wymagające długotrwałych i wpływających na wydajność SYSTEMU obliczeń),

możliwość rozłożenia obciążenia serwerów przez użytkowników w przypadku zastosowania kilku serwerów aplikacyjnych,

możliwość stosowania mieszanej architektury SYSTEMU w warstwie aplikacyjnej (serwer: UNIX/LINUX, klient: WINDOWS, klient: LINUX),

możliwość skalowania SYSTEMU poprzez dokładanie dodatkowych serwerów w warstwie aplikacyjnej,

czas odpowiedzi SYSTEMU na żądanie użytkownika nie dłuższy niż 15 sekund dla Modelowego wykorzystania i obciążenia SYSTEMU oraz przy proponowanej konfiguracji infrastruktury sprzętowej (serwery, stacje robocze),

możliwość pracy SYSTEMU w trybie 24/7/365.

13.4 WYMAGANIA TECHNICZNE I ORGANIZACYJNE

W ramach wymagań technicznych i organizacyjnych, muszą zostać zapewnione co najmniej: możliwość pracy SYSTEMU na co najmniej dwóch platformach sprzętowych oraz systemach

operacyjnych, możliwość korzystania z SYSTEMU za pośrednictwem przeglądarek WWW, możliwość użycia stacji roboczych o minimalnych wymaganiach sprzętowych: komputery klasy -

Intel Pentium II 300 MHz, 128 MB pamięci RAM, system operacyjny Microsoft Windows NT4/2000/XP, system operacyjny LINUX,

możliwość pracy SYSTEMU w sieci rozległej, możliwość centralnej administracji SYSTEMEM (jedna konsola administracyjna), możliwość konsultingu realizowanego poprzez połączenie zdalne, możliwość samodzielnego uruchamiania zaimplementowanych programów w trybie krokowym z

jednoczesnym śledzeniem wykonywanego kodu dla celów testowych, możliwość eksportowania raportów do różnych formatów (np. TXT, MS Office, CSV, XML), możliwość wykorzystania technologii J2EE, polska i angielska wersja językową interfejsu

użytkownika, możliwość uruchomienia SYSTEMU na serwerach pracujących w strukturze klastrowej oraz obsługa

przez SYSTEM i elementy z nim stowarzyszone (np. baza danych) mechanizmów „Load Balancing" (wyrównywanie obciążenia),

możliwość współpracy z technologią Microsoft .NET.13.5 WYMAGANIA DOTYCZĄCE WDROŻENIA

Wykonawca musi dostarczyć narzędzie umożliwiające definiowanie interfejsów do importu/eksportu danych do innych systemów.

Zamawiający wymaga aby wdrożenie miało charakter procesowy.

Wykonawca ponosi odpowiedzialność za całość prac wdrożeniowych. Wykonawca musi przedstawić procedury dotyczące dokumentowania i wprowadzania zmian

funkcjonalnych w SYSTEMIE w trakcie jak i po wdrożeniu.

13.6 WYMAGANIA DOTYCZĄCE UTRZYMANIA

Oferowany SYSTEM musi być zorganizowany w taki sposób, aby wgrywanie uaktualnień do SYSTEMU nie wpływało na prace konfiguracyjne wykonane podczas wdrożenia.

Strona 54 z 56


Wgrywanie uaktualnień do SYSTEMU w żaden sposób nie może wpływać na dane przechowywane w SYSTEMIE.

SYSTEM musi umożliwiać zmianę przez Zamawiającego systemu operacyjnego.

Wykonawca zobowiązuje się do diagnozowania SYSTEMU na żądanie Zamawiającego jednak nie więcej niż 5 razy w roku, w okresie objętym utrzymaniem.

13.7 WYMAGANIA DOTYCZĄCE ARCHITEKTURY SPRZĘTOWEJ

SYSTEM musi posiadać zabezpieczenia związane z metodami identyfikacji, autentykacji i autoryzacji użytkowników do SYSTEMU (kanały szyfrujące, protokoły) wykorzystując obecnie funkcjonujące protokoły zapewniające poufność przesyłanych danych np. SSL, VPN.

SYSTEM musi posiadać wbudowane mechanizmy umożliwiające wykorzystanie podpisu elektronicznego do identyfikacji, autentykacji i autoryzacji użytkowników.

13.8 LICENCJONOWANIE

Zamawiający jest w posiadaniu określonej liczby licencji umożliwiających produkcyjne korzystanie z SYSTEMU również w obszarze Kadrowo-Płacowym. Licencja dotyczy systemu mySAP ERP.

Posiadane przez Zamawiającego Licencje uprawniają do:

realizacji przez programistów i administratorów Zamawiającego procesów zarządzania SYSTEMEM, a w szczególności realizacji:

o zmiany funkcjonalności i rozbudowy funkcjonalności SYSTEMU,

o modyfikacji i projektowania raportów w SYSTEMIE,

o administracji wszystkimi komponentami SYSTEMU,

realizacji procesów co najmniej w obszarach funkcjonalnych określonych w treści niniejszego dokumentu, a w szczególności:

o użytkowania Portalu SYSTEMU oraz realizacji procesów samoobsługi dla pracowników i studentów Zamawiającego,

o wykorzystywania procesów elektronicznego szkolenia pracowników i studentów w zakresie wykorzystania SYSTEMU,

o pełnego wykorzystywania mechanizmów WORKFLOW oraz DMS,

o pełnego wykorzystywania Hurtowni Danych,

o pełnego wykorzystania narzędzi Business Intelligence,

o pełnego korzystania z Bazy Danych,

o dostępu do funkcjonalności Portalu SYSTEMU związanej z prezentowaniem oferty Zamawiającego lub współpracy z kontrahentami dla użytkowników Internetu (Portalu SYSTEMU) spoza Uczelni,

o wymiany danych między SYSTEMEM a aplikacjami zewnętrznymi w ramach interfejsów dostępnych w SYSTEMIE,

Strona 55 z 56


14. UDZIAŁ ZASOBÓW ZAMAWIAJĄCEGO w REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Zamawiający planuje skierować do udziału we wdrożeniu zespół wdrożeniowy w liczbie do 15 etatów przeliczeniowych - (8h x 220 dni) / rok w tym 4 pracowników oddelegowanych w pełnym wymiarze czasu pracy do pracy przy wdrożeniu SYSTEMU.

Strona 56 z 56


Załącznik nr 1/UMCS file · Web view3.3.2 gospodarka magazynowa 14. 3.3.3 Środki trwaŁe 15....

Documents

Transcript of Załącznik nr 1/UMCS file · Web view3.3.2 gospodarka magazynowa 14. 3.3.3 Środki trwaŁe 15....