Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach

Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Urząd Marszałkowski w ŁodziDepartament ds. PO Kapitał Ludzki

Instytucja Pośrednicząca

Plan prezentacji

Zakres zmian i obowiązujące wytyczneOgólne zasady kwalifikowania

Przejrzystość i konkurencyjność wydatkówZasada efektywnego zarządzania finansami

Reguła proporcjonalności

Szczegółowe zasady kwalifikowaniaKoszty zarządzaniaKoszty pośrednieKoszty związane z zatrudnieniemZlecanie zadań

Inne zmiany

2

Nowe WytyczneWytyczne w pełnym zakresie obowiązują od 1 stycznia 2011 r. w przypadku projektów złożonych w odpowiedzi na konkurs ogłoszony po dniu 1 stycznia 2011 r.

Wydatki ponoszone od 1 stycznia 2011 r. w projektach realizowanych w ramach PO KL muszą być zgodne z Wytycznymi.

Nie dotyczy to jedynie kwestii, które mają wpływ na konstrukcję budżetu:

katalogu kosztów pośrednich;

wysokości ryczałtów w przypadku kosztów pośrednich;

katalogu kosztów zarządzania i limitów kosztów zarządzania.

projekty – rozliczane zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie.

Przy ponoszeniu wydatków uwzględnia się zasady kwalifikowania wydatków zawarte w nowej wersji Wytycznych.

3

Najważniejsze zmiany

Przejrzystość i konkurencyjność wydatków.

Zasada efektywnego zarządzania finansami.

Reguła proporcjonalności.

Koszty związane z zatrudnianiem personelu.

Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem.

Koszty zarządzania.

4

Ogólne zasady kwalifikowania wydatkówPrzejrzystość i konkurencyjność wydatkówZasada efektywnego zarządzania finansamiReguła proporcjonalności

5

Przejrzystość i konkurencyjność wydatkówponoszenie wydatków w sposób przejrzysty i konkurencyjny

postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadzane w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców

zastosowanie zasady konkurencyjności (z pewnymi wyjątkami) do personelu projektu

wprowadzono taryfikator korekt finansowych dla przypadków naruszenia zasady konkurencyjności

Beneficjenci, których obowiązuje ustawa Prawo zamówień publicznychpowinni realizować zamówienia zgodnie z „Zasadami dotyczącymi prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS” (załącznik nr 1 do Wytycznych)

6

Zasada konkurencyjnościzamówienia powyżej 14 000 € netto

nie stosuje się do zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez:

- personel zarządzający projektu;

- personel projektu, z którym Beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny

7

Zasada konkurencyjnościBeneficjent jest zobowiązany do:

wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców,

zamieszczenia na swojej stronie internetowej i w swojej siedzibie zapytania ofertowego,

wyboru najkorzystniejszej spośród złożonych ofert,

udokumentowania wyboru oferty protokołem.

w trakcie realizacji zamówienia dopuszcza się wzrost wartości zamówieniaudzielonego z zastosowaniem zasady konkurencyjności do wysokości 50%wartości zamówienia określonej w umowie z wykonawcą

dla protokołu i dla udokumentowania zawarcia umowy z wykonawcą /wykonawcami konieczna jest forma pisemna, dla pozostałych czynności związanych z udzieleniem zamówienia dopuszczalna jest forma elektroniczna i faks (w odniesieniu do zasady konkurencyjności)

8

Zasada efektywnego zarządzania finansami

wprowadzono obowiązek dokonania rozeznanie rynku w przypadku zakupu usługi lub towaru o wartości powyżej 20 000 zł netto (chyba że zakup jest dokonywany w myśl zasady konkurencyjności lub ustawy PZP)

rozeznanie rynku: porównanie cen u co najmniej trzech potencjalnychdostawców towarów lub usługodawców

gdy rozeznanie rynku nie jest możliwe – wybór wykonawcy zgodnie z procedurą obowiązującą dla zasady konkurencyjności

możliwość stosowania innych obowiązujących u Beneficjenta zasad rozeznania rynku

9

Reguła proporcjonalnościma zastosowanie do wszystkich projektów będących w trakcie realizacji (w ramach których, w dniu wejścia w życie Wytycznych, nie zostały zatwierdzone wnioski o płatność końcową)

dotyczy rozliczenia projektu pod względem finansowym w zależności od stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu

kwota rozliczona w ramach zawartej umowy o dofinansowanie projektu powinna być proporcjonalna do stopnia osiągnięcia założeń, określonych we wniosku

10

niespełnienie kryterium dostępu – niekwalifikowalność wszystkichwydatków dotychczas rozliczonych

niespełnienie kryterium strategicznego lub nieosiągnięcie celu projektu– proporcjonalne zmniejszenie wysokości wydatków w dotychczas zatwierdzonych wnioskach o płatność:

- wysokość zmniejszenia dofinansowania odpowiada procentowi, w jakim dane kryterium lub cel nie zostały zrealizowane z winy Beneficjenta;

- zmniejszenie dofinansowania dotyczy wydatków związanych z tym zadaniem merytorycznym, którego założenia nie zostały osiągnięte, kosztów zarządzania projektem i kosztów pośrednich

reguła proporcjonalności nie ma zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyższej

Reguła proporcjonalności

11

reguła proporcjonalności jest nadrzędna wobec weryfikacji nieprzekroczenia limitów kosztów zarządzania projektem na etapie końcowego rozliczenia; IP stosuje najpierw regułę proporcjonalności, a dopiero po jej zastosowaniu weryfikuje, czy koszty zarządzania nie przekraczają na końcowym etapie rozliczenia projektu limitów określonych w Wytycznych;

w przypadku wystąpienia oszczędności w projekcie przy jednoczesnej pełnej realizacji założeń merytorycznych projektu reguła proporcjonalności nie ma zastosowania; w takiej sytuacji należy zweryfikować wyłącznie poziom kosztów zarządzania w końcowym rozliczeniu;

Instytucja Pośrednicząca może odstąpić od rozliczenia projektu zgodnie z regułą proporcjonalności lub obniżyć wysokość środków tej regule podlegających, jeśli beneficjent o to wnioskuje i należycie uzasadni przyczyny nieosiągnięcia założeń, w szczególności wykaże swoje starania zmierzające do osiągnięcia założeń projektu;

Reguła proporcjonalności

12

Szczegółowe zasady kwalifikowaniaKoszty zarządzaniaKoszty pośrednieKoszty związane z zatrudnieniemZlecanie zadań

13

Koszty zarządzania projektem obejmują następujące koszty bezpośrednie:wynagrodzenia koordynatora/kierownika projektu lub innej osoby mającej za zadanie koordynowanie lub zarządzanie projektem lub innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczanie, o ile jego zatrudnienie jest niezbędne dla realizacji projektu;wydatki związane z otworzeniem i/lub prowadzeniem wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego rachunku bankowego;zakup lub amortyzacja sprzętu lub wartości niematerialnych i prawnych oraz zakup mebli niezbędnych do zarządzania projektem;działania informacyjno-promocyjne związane z realizacją projektu (np. zakup materiałów promocyjnych i informacyjnych, zakup ogłoszeń prasowych);koszty zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu;inne – o ile są bezpośrednio związane z koordynacją i zarządzaniem projektem.

Koszty zarządzania projektem

14

Limity kosztów zarządzaniaLimit kosztów zarządzania projektem Wartość projektu

30% wartości projektu Do 500 tys. zł włącznie *

25% wartości projektu Powyżej 500 tys. do 1 mln zł włącznie

20% wartości projektu Powyżej 1 mln do 2 mln zł włącznie

15% wartości projektu Powyżej 2 mln do 5 mln zł włącznie

10% wartości projektu Powyżej 5 mln zł

* Limit kosztów zarządzania projektem o wartości nieprzekraczającej 500 tys. zł może ulec zwiększeniu wyłącznie w przypadku wykazania przez Beneficjenta wysokiej efektywności kosztowej projektu. Wniosek ten podlega negocjacjom na etapie wyboru projektu.

15

wskazane limity procentowe mogą ulec zwiększeniu o 2 punkty proc.(na każdego partnera) w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie;zwiększenie nie może być jednak wyższe niż łącznie 10 pkt proc. (uwzględnia się w takim przypadku zakres zadań realizowanych przez partnera);

w zadaniu zarządzanie projektem nie można wykazywać wydatków wymienionych w katalogu kosztów pośrednich;

wartość kosztu zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy nie wlicza się do limitów procentowych kosztów zarządzania;

ewaluacja i audyt nie stanowią kosztów zarządzania projektem, lecz stanowią odrębne zadanie w ramach kosztów bezpośrednich;

Koszty zarządzania projektem

16

Projektodawca we wniosku dokonuje wyboru sposobu rozliczania projektu. Istnieją dwa sposoby rozliczania kosztów pośrednich, tj.:I. ryczałtem – w oparciu o następujące limity (z uwzględnieniem wydatków dotyczących

cross-financingu) :9% kosztów bezpośrednich – projekty o wartości do 500 tys. zł;8% kosztów bezpośrednich – projekty o wartości powyżej 500 tys. do 1 mln zł włącznie;7% kosztów bezpośrednich – projekty o wartości powyżej 1 mln do 2 mln zł włącznie;5% kosztów bezpośrednich – projekty o wartości powyżej 2 mln do 5 mln zł włącznie;4% kosztów bezpośrednich – projekty o wartości przekraczającej 5 mln zł.bez konieczności dokumentowania wydatków na etapie rozliczania, z zastrzeżeniem, iż ww. sposób rozliczania kosztów nie jest dopuszczalny w projektach państwowych jednostek budżetowych.

II. na postawie rzeczywiście poniesionych wydatków – bez powyższych ograniczeń, przy czym na etapie rozliczania beneficjent zobowiązany jest do dokumentowania poniesionych wydatków pośrednich.

koszty bezpośrednie = wydatki bezpośrednie + cross-financing

17

Koszty pośrednie

zlecanie realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz, wpływa na pomniejszenie wartości podstawy wyliczenia kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem

nie ma możliwości rozliczania w projekcie kosztów pośrednich ryczałtem, gdy łączna wartość zadań zlecanych jest równa wartości kosztów bezpośrednich

Koszty pośrednie

18

Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem:

brak konieczności sporządzania przez beneficjenta metodologii kosztów pośrednich

koszty wykazane w katalogu kosztów pośrednich nie mogą być wykazywanew ramach kosztów bezpośrednich, w szczególności w zadaniu związanym z zarządzaniem projektem

zmiana sposobu rozliczania kosztów pośrednich z ryczałtu na koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków:- tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach;

- nie później niż w połowie okresu realizacji projektu;

- w przypadku projektów trwających co najmniej 6 miesięcy – w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od rozpoczęcia realizacji projektu.

19

Koszty pośrednie

Koszty zatrudniania personelupersonel – osoby, które osobiście wykonują zadania w ramach projektu:

- zatrudnione na podstawie stosunku pracy;

- zatrudnione na podstawie stosunku cywilnoprawnego;

- samozatrudnione;

- współpracujące;

- świadczące usługi w formie wolontariatu

osobiste wykonywanie usług zlecanie usług.

ponoszenie wydatków związanych z wynagrodzeniem personelu zgodnie z przepisami krajowymi

umowa o pracę z osobą stanowiącą personel projektu powinna obejmować wszystkie zadania wykonywane przez tę osobę w ramach projektu/projektów realizowanych przez beneficjenta

20

wskazanie we wniosku o dofinansowanie szacunkowego wymiaru czasupracy personelu projektu (etat / liczba godzin) niezbędnego do realizacji zadania/ń

niekwalifikowalność wynagrodzenia personelu projektu zatrudnionego jednocześnie w instytucji uczestniczącej w realizacji PO KL (IZ, IP, IP II, RO EFS, KO EFS, KIW), chyba, że nie zachodzi konflikt interesów ani podwójne finansowanie

niekwalifikowalność nagród jubileuszowych

wyposażenie stanowiska pracy personelu projektu – w pełnej wysokości jedynie w przypadku wyposażenia stanowiska pracy personelu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co najmniej ½ etatu

21

Koszty zatrudniania personelu

Stosunek pracyZatrudnianie personelu na podstawie stosunku pracy:

zatrudnienie lub oddelegowanie do realizacji zadań związanych bezpośrednio z wdrażaniem projektu;

okres zatrudnienia lub oddelegowania kwalifikowalny do końcowej daty kwalifikowania wydatków wyznaczonej w umowie o dofinansowanie projektu;

zatrudnienie lub oddelegowanie jest odpowiednio udokumentowane postanowieniami umowy o pracę lub zakresem czynności służbowych pracownika, lub opisem stanowiska pracy: wskazanie w ww. dokumentach wszystkich zadań, które dana osoba będzie wykonywała w ramach projektu;

wysokość wynagrodzenia odpowiada stawkom stosowanym u Beneficjenta;

22

wydatki związane z taką umową są kwalifikowalne jeśli są zgodne z prawodawstwem krajowym; podstawowe wątpliwości w tego typu umowach wiążą się z ustaleniem, czy charakter zlecanej pracy pozwala na uznanie jej za umowę zlecenia bądź umowę o dzieło;

w Wytycznych wprowadzono ograniczenia dotyczące angażowania personelu na podstawie stosunku cywilnoprawnego: brak możliwości zawierania takich umów z personelem projektu zatrudnionym na podstawie stosunku pracy do dodatkowych zadań w projekcie (należy wtedy rozszerzyć zakres obowiązków w ramach umowy o pracę);

23

Umowa cywilno-prawna

Umowa cywilno-prawnaZaangażowanie osoby, będącej pracownikiem Beneficjenta(zatrudnionej na podstawie stosunku pracy) do projektu na podstawie umowy cywilnoprawnej:

w uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy charakter zadań wyklucza możliwość ich realizacji w ramach stosunku pracy;

gdy jest to zgodne z przepisami krajowymi;

zakres zadań w ramach umowy cywilnoprawnej jest precyzyjnie określony;

efektywne wykonywanie zadań w ramach umowy cywilnoprawnej;

prowadzona jest ewidencja godzin pracy zaangażowanych w realizację zadań.

24

Zaangażowanie osoby stanowiącej personel projektu na podstawie więcej niż jednej umowy cywilnoprawnej w ramach projektu – warunki:

obciążenie wynikające z umów cywilnoprawnych nie wyklucza możliwości prawidłowej i efektywnej realizacji zadań;prowadzona jest ewidencja godzin;rozliczenie umowy cywilnoprawnej następuje na podstawie protokołu odbioru (z wskazaniem dokładnego zakresu wykonanych czynności i liczby godzin dotyczących realizacji danej umowy).

Wskazanie liczby godzin nie dotyczy umów, w wyniku których następuje wykonanie oznaczonego dzieła.

25

Umowa cywilno-prawna

Osoby samozatrudnionekwalifikowalne jest wynagrodzenie osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą wykonującej osobiście zadania w ramach projektu;

poniesienie wydatku na wynagrodzenie jest potwierdzone dokumentem księgowym;

w przypadku zaangażowania w realizację więcej niż jednego zadania lub funkcji w ramach projektu prowadzona jest ewidencja godzin i wykonanych czynności;dotyczy również osób współpracujących;nie dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarcząi wykonujących zadania w ramach projektu na podstawie stosunku cywilnoprawnego;

26

Zlecanie zadań merytorycznychzlecenie całości działań przewidzianych w ramach danego zadania lub istotnej ich części jednemu podmiotowi;

Beneficjent wyłącza swoje bezpośrednie zaangażowanie w zadanie i finansowanie kosztów administracyjnych związanych z realizacją zleconego zadania;

konieczność udokumentowania realizacji zleconego zadania merytorycznego zgodnie z umową zawartą z wykonawcą (np. pisemny protokół odbioru zadania, przyjęcia wykonanych prac);

27

Inne zmiany Wytycznych…

28

do definicji cross-financingu dodano zapis: „zakup oraz leasing (finansowy i zwrotny) sprzętów celem przekazania ich uczestnikom projektów PO KL”;

wskazano wprost kwotę określającą sprzęt jako cross-financing: „zakup oraz leasing (finansowy i zwrotny) sprzętu rozumianego jako środki trwałe, z wyłączeniem pojazdów i mebli, których wartość początkowa jest wyższa od 350 zł”. Zakup tak rozumianego sprzętu poniżej tej kwoty nie jest traktowany jako cross-financing;

Beneficjenta obowiązuje wartość wydatków w ramach cross-financingu,a nie limit procentowy;

wydatki związane z amortyzacją sprzętu lub wyposażenia nie będą traktowane jako cross-financing, bez względu w jaki sposób dokonuje odpisów amortyzacyjnych, w związku z tym o przyporządkowaniu wydatku do cross-financingu decydować będzie to czy beneficjent kwalifikuje do projektu koszty amortyzacji czy koszty zakupu sprzętu.

Cross-financing

29

na beneficjenta zobowiązanego do stosowania ustawy Pzp nałożono Wytycznymi obowiązek spełnienia dodatkowych wymogów przy realizacji zamówień publicznych wynikających z Zasad dotyczących prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS, które stanowią załącznik do Wytycznych; dotyczy to w szczególności konieczności zapewnienia większej przejrzystości podczas stosowania przez beneficjentów trybów niekonkurencyjnych tj. trybu z wolnej ręki oraz zapytania o cenę, w ramach których nałożono na beneficjenta dodatkowy obowiązek upubliczniania informacji na temat zamówień publicznych oraz właściwego szacowania wartości zamówienia;

w przypadku naruszenia przepisów ustawy instytucja będąca stroną umowy może zastosować wobec beneficjenta sankcję w postaci korekty, wysokość korekty określa taryfikator przyjęty przez Ministra Rozwoju Regionalnego, stanowiący załącznik do umowy o dofinansowanie projektu;

Prawo zamówień publicznych

30

możliwość negocjowania zmian w budżecie projektu w przypadku zmian w prawie krajowym lub wspólnotowym wpływających na wysokość wydatków kwalifikowalnych w projekcie;

doprecyzowano, że warunkiem kwalifikowalności uczestnika projektu jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych;

definicja przychodu – każdy wpływ środków finansowych w ramach projektu ze sprzedaży, wynajmu, usług, opłat wpisowych lub innych równoważnych opłat oraz kar umownych.

31

Inne zmiany

Informacje zawarte w prezentacji dotyczą wybranych, najważniejszychzmian wprowadzonych do Wytycznych.

W celu przygotowania poprawnego wniosku KAŻDY beneficjent powinien zapoznania się ze WSZYTSKIMI zmianami i zapisami uwzględnionymi w Wytycznych oraz innych dokumentach programowych zamieszczonych na stronach:

www.pokl.lodzkie.pl

www.efs.gov.pl

32

Źródła informacji

Punkt Informacyjny PO KLUrzędu Marszałkowskiego w Łodzi

siedzibaŁódź, ul. Roosevelta 15

W Punkcie Informacyjnym czynnym od poniedziałku do piątku w godz. 8-16 czekają na Państwa pracownicy Departamentu ds. PO KL

tel. 042 663 33 92GG: 6847447

Skype: informacje_pokl.lodzkiee-mail: informacje_pokl@lodzkie.pl

www.pokl.lodzkie.pl

Punkt Informacyjny PO KL

33