Załącznik do Uchwały Nr 1778/15

Zarządu Województwa Małopolskiego

z dnia 22.12.2015r.

„Wytyczne Instytucji Zarz ądzającej MRPO

w zakresie kontroli i monitorowania projektów”

Dotyczy Osi priorytetowej I – VIII i Działania 9.3 z wyłączeniem osi II

Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013

Kraków grudzień 2015 r.

Strona 2 z 31

Spis tre ści

Podstawy prawne ................................... ............................................................................................... 5

CZĘŚĆ I. KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO .............. .................................................... 6

1. Główne zasady realizacji procesu kontroli projektów ............................................................... 6

2. Cele kontroli ..................................... .............................................................................................. 6

3. Zakres kontroli ................................... ............................................................................................ 6

3.1. Kontrola merytoryczna projektu. .............. ........................................................................... 6

3.2. Kontrola zamówie ń publicznych ...................................... .................................................... 8

3.3. Kontrola finansowa projektu .................. ............................................................................ 11

Kontrola finansowa obejmuje: ...................... ................................................................................. 11

4. Korekty finansowe ................................. ...................................................................................... 11

5. Uprawnienia kontroluj ących .............................................. ......................................................... 12

6. Obowi ązki Beneficjenta .................................. ............................................................................. 12

7. Zasady prowadzenia kontroli ....................... .............................................................................. 13

7.1. Powiadomienie o kontroli ..................... .............................................................................. 13

7.2. Prowadzenie kontroli ......................... .................................................................................. 13

7.3. Informacja pokontrolna ....................... ................................................................................ 13

7.4. Zalecenia pokontrolne ........................ ................................................................................. 14

7.5. Wyniki kontroli .............................. ....................................................................................... 15

CZĘŚĆ II. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU I KONTROLA W OKRESIE TRWAŁO ŚCI ............................................................................................................................................................... 16

Obowi ązki Beneficjenta .................................. ................................................................................ 16

1. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU ....................................... ........................................ 18

1. Zakres stosowania ................................. ...................................................................................... 18

2. Sprawozdanie w zakresie monitorowania projektu w ok resie trwało ści – INSTRUKCJA .... 19

2.1. Obszar I: Informacje ogólne ....................... ......................................................................... 19

2.2. Obszar II: Promocja projektu ...................... ........................................................................ 19

2.3. Obszar III: Wska źniki realizacji projektu .......................... .................................................. 20

2.4. Obszar IV: Kwalifikowalno ść podatku VAT ...................................... ................................. 21

2.5. Obszar V: Generowanie dochodu w projekcie .... ............................................................. 22

2.5.1. Opis procedury ............................. .................................................................................... 22

2.5.2. Monitorowanie projektu generuj ącego dochód. ...................................... ...................... 23

2.5.3 Sposób aktualizacji analizy finansowej ...... ..................................................................... 26

2.6. Obszar VI: Zgodno ść projektu z politykami horyzontalnymi ............. ............................. 27

2.7. Obszar VII: Archiwizacja .......................... ............................................................................ 27

2.8. Obszar VIII: Wskazanie aktualnych danych kont aktowych .......................................... .. 28

2. KONTROLA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁO ŚCI ..................................................................... 29

1. Główne zasady realizacji procesu kontroli w okre sie trwało ści projektów .......................... 29

2. Cel kontroli w okresie trwało ści ................................................ ................................................ 29

3. Zakres kontroli................................. ............................................................................................ 30

4. Korekty finansowe. ................................ ...................................................................................... 30

5. Zasady prowadzenia kontroli .................... ................................................................................. 30

5.1. Przygotowanie do procesu kontroli trwało ści ................................................ .................. 30

5.2. Powiadomienie o kontroli o okresie trwało ści projektu ....................................... ........... 31

5.3. Prowadzenie kontroli ......................... .................................................................................. 31

5.4. Informacja pokontrolna ....................... ................................................................................ 31

5.5. Zalecenia pokontrolne ........................ ................................................................................. 31

Strona 3 z 31

5.6. Wyniki kontroli .............................. ....................................................................................... 31

Wyniki kontroli w okresie trwało ści informuj ą o utrzymaniu/ nieutrzymaniu trwało ści projektu. ......................................... .............................................................................................. 31

Załączniki do Wytycznych 1. SPRAWOZDANIE W ZAKRESIE MONITOROWANIA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁOŚCI 1 a. Ankieta do o świadczenia o kwalifikowalno ści podatku VAT 1 b. Ankieta NFZ

1 c. Ankieta dotycz ąca wykorzystania infrastruktury powstałej w ramach projektów realizowanych przez Uczelnie Wy ższe w ramach Działania 1.1.A oraz 5.1 1 d. Ankieta dotycz ąca Stref Aktywno ści Gospodarczej 1 e. Oświadczenie w zakresie przegl ądów gwarancyjnych

2a. Metodyka doboru projektów do kontroli w okresie trwało ści 2b. Metodyka doboru projektów do kontroli w okresie trwało ści (dotyczy projektów, dla których złożono sprawozdanie za 2015r. oraz lata kolejne).

Strona 4 z 31

Wstęp

Poniższe Wytyczne obejmują zasady przeprowadzania kontroli na miejscu lub w siedzibie Instytucji

Zarządzającej MRPO (zwaną dalej IZ) z zakresu merytorycznego, finansowego i zamówień

publicznych oraz określają zasady monitorowania projektu w trakcie realizacji oraz po jego

zakończeniu w myśl art. 55 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm

Wytyczne opisują sposób w jaki Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli w okresie trwałości

projektu w okresie 5 lat od dnia zakończenia realizacji (lub 3 lat w przypadku beneficjentów będących

MŚP) pod kątem przestrzegania art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z późn. zm.

Strona 5 z 31

Podstawy prawne

1. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne

dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu

Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie 1260/1999 (Dz. Urz. UE L

z 2006r., Nr 210, s. 25 ze zm.),

2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013r.

ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,

Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego

na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego

oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,

Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego

i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. U. L 347

z 20.12.2013)

3. Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r.

w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE)

nr 1783/1999 (Dz. U. z 2006r., Nr 210, s. 1 ze zm.),

4. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe

zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne

dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu

Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu

Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. U. z

2006r., Nr 371, s.1 ze zm.),

5. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2014 r. poz.

1649),

6. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn.

zm.),

7. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013r., poz. 907 z

późn. zm.),

8. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów

publicznych (t.j. Dz.U.2013.168),

9. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U.2013.330 z późn. zm.),

10. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2013r., poz. 1409 z późn. zm.),

11. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. z 2014r., poz. 121 z późn. zm.),

12. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wybranych zagadnień związanych

z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód,

13. Wytyczne IZ dotyczące przygotowania studium wykonalności w poszczególnych projektach

realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-

2013 (MRPO).

Strona 6 z 31

CZĘŚĆ I. KONTROLA PROJEKTÓW W RAMACH MRPO

1. Główne zasady realizacji procesu kontroli projek tów

1. Kontrola projektów na miejscu przeprowadzona jest na zakończenie realizacji, po przedstawieniu

przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową i po weryfikacji dokumentu przez IZ.

2. W trakcie realizacji projektu dopuszcza się możliwość kontroli na miejscu lub w siedzibie IZ.

3. Kontrola projektu może obejmować:

a) kontrol ę merytoryczn ą projektu w zakresie rzeczowej realizacji projektu zgodnie z zapisami

umowy o dofinansowanie;

b) kontrol ę finansow ą projektu w zakresie finansowej realizacji projektu zgodnie z zapisami

umowy o dofinansowanie,

c) kontrol ę zamówie ń publicznych w zakresie stosowania prawa wspólnotowego i polskiego,

w szczególności Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych z późn.

zm.,

4. Kontrola projektu może być przeprowadzona w każdym miejscu bezpośrednio związanym

z realizacją projektu.

5. W przypadku Beneficjentów realizujących projekty w partnerstwie, kontroli poddawany jest Lider

projektu.

6. Dopuszcza się możliwość przeprowadzania czynności kontrolnych u Partnera/Partnerów projektu.

7. Kontrola projektów na miejscu przeprowadzana jest przez członków Zespołu kontrolującego

(zwanych w dalszej części Wytycznych „Kontrolującymi”) na podstawie pisemnego upoważnienia

do przeprowadzenia czynności kontrolnych, wystawianego przez IZ.

8. Kontrola projektów przyjmuje postać kontroli planowej, która może być przeprowadzona

na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie IZ w trakcie realizacji projektu z zakresu zamówień

publicznych. Dodatkowo IZ może przeprowadzać kontrole doraźne w trakcie realizacji projektu.

2. Cele kontroli

Kontrola projektu ma na celu potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu z warunkami umowy,

w szczególności potwierdzenie, że:

a) współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone,

b) zadeklarowane przez Beneficjenta wydatki zostały faktycznie poniesione,

c) zadeklarowane przez Beneficjenta wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami

wspólnotowymi i krajowymi.

3. Zakres kontroli

3.1. Kontrola merytoryczna projektu.

Kontrola merytoryczna obejmuje:

Strona 7 z 31

1. ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie rzeczowej realizacji projektu z zapisami

umowy o dofinansowanie (w szczególności z wnioskiem aplikacyjnym)

2. ustalenie stopnia wykonania wskaźników monitoringowych zapisanych we wniosku

o dofinansowanie,

3. ocenę sposobu przechowywania dokumentacji,

4. weryfikację prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych.

W celu ustalenia stopnia wykonania wskaźników założonych w projekcie, Beneficjent wypełnia

„Sprawozdanie w zakresie monitorowania projektu w ok resie trwało ści”, w którym winien

poinformować IZ o utrzymaniu wskaźnika produktu oraz osiągnięciu wskaźnika rezultatu w kolejnych

latach zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie.

W przypadku problemów z osiągnięciem wskaźnika rezultatu w momencie zakończenia realizacji

projektu, Beneficjent musi poinformować IZ o terminie jego osiągnięcia wraz z podaniem wyjaśnień

jego nieosiągnięcia w zakładanym terminie.

Weryfikacja stopnia wykonania wskaźników rezultatu będzie miała miejsce podczas przeprowadzenia

kontroli w okresie trwałości projektów.

Szczegółowe informacje w ww. zakresie zawarto w części II niniejszych Wytycznych.

Ocena sposobu przechowywania dokumentacji oparta jest na zapisach Wytycznych Instytucji

Zarządzającej MRPO w zakresie zasad archiwizacji dokumentów z wiązanych z realizacj ą

projektów. W szczególności, kontrola w tym zakresie ma na celu potwierdzenie, iż przyjęte przez

Beneficjenta, w wewnętrznych aktach prawnych, zasady archiwizacji zapewniają

przechowywanie/archiwizowanie dokumentacji związanej z projektem w wymaganym okresie,

określonym w szczególności, w umowie o dofinansowanie.

Podczas weryfikacji prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych projekt jest kontrolowany pod

kątem przestrzegania przez Beneficjenta wymogów promocyjnych i informacyjnych związanych

z zamieszczeniem we wszystkich dokumentach, które są związane z realizacją projektu, informacji

o udziale Unii Europejskiej we współfinansowaniu projektu oraz oznaczenia dokumentów i miejsca

realizacji projektu logo Unii Europejskiej wraz z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Rozwoju

Regionalnego oraz Programu. Dodatkowo weryfikowana jest zgodność zrealizowanych działań

informacyjnych i promocyjnych z działaniami zadeklarowanymi przez Beneficjenta we wniosku

aplikacyjnym.

Dodatkowo, podczas kontroli merytorycznej weryfikowana jest zgodność z zasadami pomocy

publicznej w przypadkach projektów, w których zasady mają zastosowanie.

Strona 8 z 31

3.2. Kontrola zamówie ń publicznych

Kontrola zamówień publicznych obejmuje ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie

przestrzegania przepisów prawa wspólnotowego oraz polskiego w szczególności Ustawy z dnia

29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych z późn. zm. oraz przestrzegania zachowania

ponoszenia wydatków zgodnie z zasadą konkurencyjności.

Zgodnie z zapisami umowy Beneficjent realizując projekt zobowiązuje się do stosowania przepisów

o zamówieniach publicznych w zakresie, w jakim Ustawa ma zastosowanie do Beneficjentów lub

projektu. W pozostałych przypadkach Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu z należytą

staranno ścią, w szczególno ści ponosz ąc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszcz ędnie,

zgodnie z obowi ązującymi przepisami prawa, wytycznymi, zaleceniami i pr ocedurami

przewidzianymi w ramach MRPO oraz w sposób, który z apewni prawidłow ą i terminow ą

realizacj ę projektu oraz osi ągnięcie celów i wska źników zakładanych we wniosku

o dofinansowanie projektu.

Przeprowadzając kontrolę zamówień publicznych IZ ma prawo do nałożenia korekt finansowych,

zgodnie z „Taryfikatorem” – dokumentem pn. „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie

prawa zamówie ń publicznych zwi ązane z realizacj ą projektów współfinansowanych ze środków

funduszy UE” wydanym przez Instytucję Koordynującą RPO. Dodatkowo IZ może nałożyć korektę

za inne naruszenia niż te wskazane w Taryfikatorze.

W przypadku naruszeń prawa zamówień publicznych poziom korekty ustala się kierując się zapisami

Taryfikatora.

Poza wymierzeniem korekty finansowej, w przypadku uzasadnionego przypuszczenia,

że w postępowaniu o udzielenie zamówienia doszło do naruszenia przepisów ustawy prawo zamówień

publicznych, które mogło mieć wpływ na wynik postępowania, IZ powiadamia odpowiednie organy

o stwierdzonych naruszeniach.

IZ dopuszcza możliwość weryfikacji dokumentacji przetargowej na każdym etapie realizacji projektu.

Beneficjentów obowiązuje ogólna zasada, zgodnie z którą realizacja zamówień dotyczących dostaw,

usług lub robót budowlanych powinna być udzielona w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie

ofertę z uwzględnieniem uczciwej konkurencji i przejrzystości postępowania. Przestrzeganie tej

zasady polega również na jednakowym traktowaniu podmiotów poprzez stawianie jednakowych

wymagań dla wszystkich. Jednocześnie Beneficjent zobowiązany jest do dołożenia wszelkich starań

w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności przy

wyłanianiu wykonawcy do realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych w ramach realizowanego

projektu. W razie w ątpliwo ści co do zastosowania ww. zasady ciężar dowodu zachowania

bezstronności i obiektywności przy wyłanianiu wykonawcy każdorazowo spoczywa na Beneficjencie.

Gwarancją jawności i przejrzystości jest wymóg stosowania trybu pisemnego , który powoduje,

że wszelkie oświadczenia stron winny być sporządzane w formie pisemnej. Beneficjent ma obowiązek

racjonalnego gospodarowania dostępnymi środkami, jakie zostały przewidziane na daną kategorię

wydatku w umowie o dofinansowanie. Warunkiem racjonalnego gospodarowania jest możliwość

wyboru pomiędzy różnymi wariantami rozwiązań, a także sprecyzowane kryteria wyboru.

Strona 9 z 31

Zasada konkurencyjno ści dotyczy wydatków ponoszonych na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy PZP

przez Beneficjentów zobowiązanych do stosowania ustawy prawo zamówień publicznych oraz do

wydatków ponoszonych przez Beneficjentów niezobowiązanych do stosowania ustawy prawo

zamówień publicznych.

KONTROLA WYDATKÓW PONIESIONYCH W OPARCIU O ZASADY K ONKURENCYJNOŚCI

W REALIZOWANYCH PROJEKTACH:

BENEFICJENCI ZOBOWIĄZANI DO STOSOWANIA USTAWY PRAWO ZAMÓWIE Ń

PUBLICZNYCH

W odniesieniu do Beneficjentów zobowiązanych do stosowania ustawy prawo zamówień publicznych

wydatki na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy PZP winny być ponoszone zgodnie z następującymi

zasadami:

WYDATKI DO WARTOŚCI 20 000 PLN NETTO

Wydatki winny być poniesione w sposób oszczędny, racjonalny, rzetelny, celowy, uzyskujący

najlepsze efekty z danych nakładów w sposób optymalnego doboru metod i środków służących

osiągnięciu założonych celów. Kontrola w tym zakresie opiera się na złożonym przez Beneficjenta

oświadczeniu o dokonaniu wydatków z oparciu o ww. zasady.

WYDATKI O WARTOŚCI PRZEKRACZAJ ĄCEJ 20 000 PLN NETTO

W przypadku gdy Beneficjent posiada wewnętrzne uregulowania dotyczące ponoszenia wydatków na

podstawie art. 4 pkt 8 ustawy PZP, jest zobowiązany do ponoszenia wydatków zgodnie

z wewnętrznymi uregulowaniami. Kontrola w tym zakresie opiera się na złożonym przez Beneficjenta

oświadczeniu o ponoszeniu wydatku zgodnie z ustanowionym procedurami wraz z dokumentem

stanowiącym wewnętrzne uregulowania.

Natomiast, w przypadku gdy Beneficjent nie posiada wewnętrznych uregulowań dotyczących

ponoszenia wydatków na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy PZP, Beneficjent zobowiązany jest do

udokumentowania w sposób możliwy do weryfikacji, że wartość danego zamówienia dotyczącego

ponoszonego wydatku nie przekracza jego wartości rynkowej (np. rozesłanie co najmniej 2 zapytań

ofertowych do potencjalnych wykonawców/ dostawców, w których zostaną określone parametry/

cechy/ funkcjonalności, danego świadczenia, a następnie dokona się wyboru w sposób zgodny

z przyjętymi kryteriami). Kontrola w tym zakresie opiera się na złożonym przez Beneficjenta

oświadczeniu o przeprowadzonych czynnościach skutkujących wyborem danego wykonawcy

zawierającym krótki opis przeprowadzonych czynności. Instytucja kontrolująca może żądać pełnej

dokumentacji w tym zakresie.

BENEFICJENCI NIEZOBOWIĄZANI DO STOSOWANIA USTAWY PRAWO ZAMÓWIE Ń

PUBLICZNYCH

W odniesieniu do Beneficjentów niezobowiązanych do stosowania ustawy prawo zamówień

publicznych obowiązują następujące zasady:

Strona 10 z 31

WYDATKI DO WARTOŚCI 20 000 PLN NETTO

Wydatki winny być poniesione w sposób oszczędny, racjonalny, rzetelny, celowy, uzyskujący

najlepsze efekty z danych nakładów w sposób optymalnego doboru metod i środków służących

osiągnięciu założonych celów. Kontrola w tym zakresie opiera się na złożonym przez Beneficjenta

oświadczeniu o dokonaniu wydatków z oparciu o ww. zasady.

WYDATKI PONIESIONE PONAD WARTO ŚĆ 20 000 PLN NETTO

Beneficjent zobowiązany jest do udokumentowania w sposób możliwy do weryfikacji, że wartość

danego zamówienia dotyczącego ponoszonego wydatku nie przekracza jego wartości rynkowej (np.

rozesłanie co najmniej 2 zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców/ dostawców, w których

zostaną określone parametry/ cechy/ funkcjonalności danego świadczenia, a następnie dokona się

zakupu w sposób zgodny z przyjętymi kryteriami). Kontrola w tym zakresie opiera się na złożonym

przez beneficjenta oświadczeniu o przeprowadzonych czynnościach skutkujących wyborem danego

wykonawcy zawierającym krótki opis przeprowadzonych czynności. Instytucja kontrolująca może

żądać pełnej dokumentacji w tym zakresie.

W odniesieniu do wszystkich wyżej wymienionych Beneficjentów, w przypadku dóbr powszechnie

dostępnych dopuszcza się możliwość rozeznania rynku na podstawie własnej informacji uzyskanej

w punktach sprzedaży.

W sytuacji uzasadnionego przypuszczenia, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia

publicznego bądź przy ponoszeniu wydatków na podstawie zasady konkurencyjności doszło do

naruszenia ww. zasad, a jednocześnie Beneficjent nie będzie w stanie udowodnić dochowania

obowiązków z nich wynikających, Instytucja Zarządzająca MRPO wskaże na niekwalifikowalność

kosztów (w całości lub w części) kontrolowanego zamówienia w zakresie objętym ww. naruszeniem.

Strona 11 z 31

3.3. Kontrola finansowa projektu

Kontrola finansowa obejmuje:

1. ocenę zgodności działań Beneficjenta w zakresie finansowej realizacji projektu z zapisami

umowy o dofinansowanie,

2. weryfikację dokumentacji finansowej związanej z realizacją projektu,

3. weryfikację planowania i realizacji wydatków oraz dochodów budżetowych dotyczących

projektu,

4. weryfikację prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby projektu.

Podczas kontroli weryfikowana jest dokumentacja finansowa projektu, którą Beneficjent powinien

prowadzić zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarz ądzającej MRPO dotycz ącymi zasad rozliczania

i po świadczania poniesionych wydatków.

Beneficjenci realizujący projekty w ramach MRPO 2007 – 2013 na podstawie Umowy

o dofinansowanie projektu są zobligowani do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej

w ramach projektu. Wytyczne Instytucji Zarz ądzającej MRPO w zakresie zasad prowadzenia

wyodr ębnionej ewidencji ksi ęgowej określają sposób ujmowania operacji gospodarczych przez

Beneficjentów dla wydatków ponoszonych w ramach realizowanych projektów w zależności od rodzaju

prowadzonej ewidencji księgowej, zarówno przed jak i po podpisaniu Umowy o dofinansowanie

projektu.

Kontrola finansowa obejmuje również weryfikację zasadności kwalifikowania podatku VAT. IZ

zastrzega, iż w sytuacjach, w których kwalifikowalność podatku VAT może budzić wątpliwość, IZ może

zobowiązać beneficjenta o wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową.

Podczas kontroli finansowej kontrolujący potwierdzają całkowitą wartość projektu. W przypadku

projektów, których całkowita wartość zmieniła się w stosunku do wartości zadeklarowanej w wniosku

o płatność końcową istnieje konieczność ponownej aktualizacji i przedłożenia analizy finansowej (nie

dotyczy projektów objętych pomocą publiczną (w tym pomoc de minimis) oraz projektów, których

wartość całkowita projektu na zakończenie realizacji projektu nie przekracza równowartości 1 mln

euro).

4. Korekty finansowe W przypadkach, w których nie wypracowano dokumentów o charakterze taryfikatora, w sytuacji,

w której uznanie całości wydatku za niekwalifikowalny byłoby nieproporcjonalne do wagi naruszenia,

za niekwalifikowalne należy uznać jedynie odpowiednią część wydatku. W takiej sytuacji IZ posiada

kompetencję do uznania części wydatku za niekwalifikowalny.

Strona 12 z 31

5. Uprawnienia kontroluj ących

1. W trakcie kontroli Kontrolujący ma prawo do:

a) swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej bez obowiązku uzyskania

przepustki, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę

państwową,

b) wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki

kontrolowanej, w zakresie dotyczącym kontroli (z zachowaniem przepisów o tajemnicy

chronionej prawem),

c) wglądu w informacje zawarte w elektronicznych systemach komputerowych jednostki

kontrolowanej, w zakresie dotyczącym kontroli,

d) przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie dotyczącym

kontroli,

e) żądania ustnych i pisemnych wyjaśnień od Beneficjenta w sprawach dotyczących

przedmiotu kontroli (w przypadku odmowy wykonania tych czynności kontrolujący

sporządza adnotację, którą zamieszcza w informacji pokontrolnej),

f) zabezpieczania materiałów dowodowych,

g) żądania odpisów, zestawień i wyciągów z badanych dokumentów, których prawdziwość

potwierdza Beneficjent,

h) sprawdzania przebiegu określonych czynności, w zakresie dotyczącym kontroli,

i) sporządzania adnotacji na skontrolowanych dokumentach,

j) przyjmowania oświadczeń.

Kontrolujący podlegają przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu

z materiałami i dokumentami ustawowo chronionymi obowiązującymi w danej jednostce

kontrolowanej.

6. Obowi ązki Beneficjenta

Obowiązkiem Beneficjenta w zakresie kontroli jest:

a) zapewnienie warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli,

b) przedstawianie na żądanie kontrolującego, w ustalonym przez niego terminie dokumentów

i materiałów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli,

c) sporządzanie lub przekazywanie uwierzytelnionych kopii, odpisów i wyciągów

z dokumentów oraz zestawień i danych niezbędnych do przeprowadzenia kontroli,

d) zapewnienie terminowego udzielania ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach

dotyczących przedmiotu kontroli,

e) zapewnienie nienaruszalności zabezpieczonych przez kontrolujących dokumentów

i materiałów pozostawionych na przechowanie w jednostce kontrolowanej.

Strona 13 z 31

7. Zasady prowadzenia kontroli

7.1. Powiadomienie o kontroli

1. O terminie oraz zakresie planowanej kontroli powiadamia się Beneficjenta pisemnie na co najmniej

5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli. Beneficjent ma możliwość jednokrotnej zmiany

terminu wyznaczonego w powiadomieniu o czym musi poinformować IZ pisemnie wraz z podaniem

uzasadnienia. Zmiana terminu wyznaczonego w drugim powiadomieniu traktowana będzie jako

odmowa poddania się kontroli.

2. O terminie oraz zakresie kontroli doraźnej powiadamia się Beneficjenta pisemnie na co najmniej

3 dni robocze przed rozpoczęciem kontroli.

7.2. Prowadzenie kontroli

1. Kontrolujący dokonują ustalenia stanu faktycznego na podstawie oględzin oraz zebranych w toku

kontroli dowodów.

Dowodami są dokumenty i inne nośniki informacji, opinie biegłych, pisemne wyjaśnienia

i oświadczenia oraz inne zabezpieczone rzeczy.

2. Beneficjent powinien przedstawić podczas kontroli, na żądanie kontrolującego, oryginały

dokumentów związanych z przedmiotem kontroli w szczególności: dowody księgowe

potwierdzające poniesione wydatki wraz z potwierdzeniami dokonania płatności, wniosek

o dofinansowanie, korespondencję, umowy, inne dokumenty związane z realizacją projektu oraz

udzielić szczegółowych wyjaśnień.

3. W przypadku odmowy przedstawienia dokumentu lub wyjaśnień, nie będą uwzględnione

ewentualne zastrzeżenia złożone w tym zakresie do informacji pokontrolnej.

4. Sporządzone w trakcie kontroli dokumenty stanowiące dowód uchybień lub nieprawidłowości

podpisują kontrolujący wchodzący w skład zespołu kontrolującego.

5. Zebrane w toku postępowania kontrolnego dowody w razie potrzeby kontrolujący odpowiednio

zabezpieczają, w szczególności poprzez:

a) oddanie na przechowanie, za pokwitowaniem, Beneficjentowi,

b) przechowanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym pomieszczeniu.

7.3. Informacja pokontrolna

1. W terminie do 20 dni roboczych od dnia zakończenia czynności kontrolnych Zespół kontrolujący

sporządza w formie pisemnej pierwszą, roboczą wersję Informacji pokontrolnej i wysyła do

jednostki kontrolowanej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Informacja pokontrolna zawiera

opis stanu faktycznego ze wskazaniem obowiązku Beneficjenta w zakresie monitorowania dalszej

realizacji projektu na etapie trwałości projektu.

2. Jeżeli sporządzenie Informacji pokontrolnej wymaga dodatkowych wyjaśnień, termin o którym

mowa w pkt. 1 zostaje wydłużony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień.

3. O zaistnieniu okoliczności o których mowa w pkt. 2 Beneficjent jest pisemnie informowany.

Strona 14 z 31

4. Informacja pokontrolna podpisywana jest przez członków Zespołu kontrolującego oraz

Beneficjenta.

5. Beneficjent może zgłosić w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania Informacji pokontrolnej

zastrzeżenia do treści zawartych w Informacji.

6. Zastrzeżenia do Informacji pokontrolnej i ich uzasadnienie wraz z jednym egzemplarzem

niepodpisanej Informacji pokontrolnej Beneficjent przesyła do IZ.

7. Jeżeli Beneficjent nie zgłasza zastrzeżeń do Informacji pokontrolnej, Beneficjent podpisuje

przesłane Informacje pokontrolne i przesyła jeden egzemplarz do IZ w terminie 10 dni roboczych

od dnia otrzymania tej Informacji. Podpisanie pierwszej, roboczej wersji Informacji pokontrolnej

sprawia, iż staje się ona ostateczną wersją Informacji pokontrolnej.

8. W przypadku przekroczenia terminu określonego w pkt. 5, zgłoszone zastrzeżenia nie będą

uwzględnione z wyjątkiem sytuacji, gdy sporządzenie zastrzeżeń przez Beneficjenta wymaga

dodatkowych wyjaśnień i Beneficjent uzyska zgodę IZ na wydłużenie tego terminu.

9. Kontrolujący analizują zastrzeżenia w terminie 10 dni roboczych od dnia ich otrzymania od

Beneficjenta. Kontrolujący mogą w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne w celu

ustalenia zasadności zastrzeżeń.

10.Jeżeli odpowiedź na zastrzeżenia wymaga dodatkowych wyjaśnień, termin o którym mowa w pkt.9

zostaje wydłużony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień.

11.O zaistnieniu okoliczności o których mowa w pkt. 10 Beneficjent jest pisemnie informowany.

12.W przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszonych zastrzeżeń Kontrolujący zmieniają lub

uzupełniają część Informacji pokontrolnej, której dotyczyły zastrzeżenia, a następnie przesyłają

poprawioną Informację pokontrolną ponownie do akceptacji Beneficjenta. Wersja ta jest ostateczną

wersją Informacji pokontrolnej.

13.W przypadku nieuwzględnienia zgłoszonych zastrzeżeń, w całości lub części, Kontrolujący

przekazują tę informację wraz z uzasadnieniem do Beneficjenta oraz ponownie przekazują dwa

egzemplarze informacji pokontrolnej do podpisu. Wersja ta jest ostateczną wersją Informacji

pokontrolnej.

14.Beneficjent w terminie do 5 dni roboczych od dnia otrzymania ostatecznej wersji Informacji

pokontrolnej wysyła podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej albo przesyła w formie pisemnej

uzasadnienie odmowy podpisania ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej wraz z jednym

egzemplarzem niepodpisanej ostatecznej wersji Informacji pokontrolnej.

15.Odmowa podpisania ostatecznej informacji pokontrolnej nie wstrzymuje sporządzenia

i przekazania zaleceń pokontrolnych.

7.4. Zalecenia pokontrolne

1. Instytucja Zarządzająca w uzasadnionych przypadkach, w terminie do 15 dni roboczych od

otrzymania od Beneficjenta podpisanej Informacji pokontrolnej lub odmowy podpisania ostatecznej

wersji Informacji pokontrolnej, formułuje Zalecenia pokontrolne w formie pisemnej i przesyła je

Beneficjentowi.

2. Zalecenia pokontrolne zawierają w szczególności:

Strona 15 z 31

a. podstawę prawną sformułowania zaleceń,

b. informację o kontroli, do której się odnoszą,

c. uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych w czasie przeprowadzonej kontroli

uchybień i nieprawidłowości.

3. Beneficjent jest zobowiązany, w terminie 7 dni roboczych, do poinformowania o działaniach

podjętych w celu uwzględniania uwag oraz wykonania zaleceń pokontrolnych, a w przypadku

niepodjęcia takich działań – o przyczynach takiego postępowania.

7.5. Wyniki kontroli

Wyniki kontroli potwierdzające prawidłową realizację projektu lub usunięcie uchybień

i nieprawidłowości wskazanych w informacji pokontrolnej, zgodnie z wydanymi Zaleceniami

pokontrolnymi, są warunkiem dokonania płatności końcowej na rzecz Beneficjenta.

Strona 16 z 31

CZĘŚĆ II. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU I KONTROLA W OKRESIE

TRWAŁOŚCI

Beneficjenci, którzy zakończyli realizację projektu, w tym dokonali rozliczenia końcowego,

są zobligowani do sporządzania i składania do IZ sprawozdań w zakresie monitorowania projektu

w okresie trwałości (zwanymi dalej sprawozdaniami), przy czym sprawozdania s ą składane

co najmniej dwa razy w okresie trwało ści projektu wył ącznie po wezwaniu Instytucji

Zarządzającej w zakresie i w terminie wskazanym przez Instytu cję Zarządzającą. Wybór danego

projektu do złożenia sprawozdania w danym roku będzie poprzedzony indywidualną analizą m.in. w

zakresie ilości złożonych już sprawozdań, rodzaju dotychczas stwierdzonych problemów w projekcie,

informacji uzyskanych ze źródeł zewnętrznych nt. ewentualnych nieprawidłowości w projekcie itp.

Projekty, które nie zostaną wezwane przez IZ do złożenia sprawozdania w danym roku, będą wliczane

do populacji, z której będą wybierane projekty do kontroli w okresie trwałości – zgodnie z załącznikiem

nr 2b do niniejszych Wytycznych.

Niezależnie od powyższego w sytuacji, gdy w określonym roku trwałości dany projekt nie został

zaproszony do złożenia sprawozdania, ani też nie został wytypowany do kontroli, a Beneficjent

zamierza wprowadzić w okresie trwałości projektu istotne zmiany, które mogłyby mieć bezpośredni

wpływ na zachowanie trwałości projektu, w tym m.in.na cele projektu , dochodowość projektu,

kwalifikowalność podatku VAT lub ryzyko wystąpienia pomocy publicznej – ma obowiązek o tym

poinformować IZ oddzielnym pismem przed wprowadzeniem takiej modyfikacji.

Obowi ązki Beneficjenta

1. Beneficjenci sporządzają i składają do IZ sprawozdania za okres trwałości projektu,

tj. za okres 5 lat (3 lat w przypadku projektów realizowanych przez MŚP) od dnia ostatniej

płatności na rzecz projektu, a w przypadku projektów, które nie miały wypłaconej płatności

końcowej od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową (liczony od dnia obciążenia

rachunku IZ lub od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową).

IK NSRO poinformowała jednocześnie, że możliwe jest odstąpienie od spełnienia warunku

dotyczącego wypłacenia beneficjentowi wkładu publicznego, jeżeli opóźnienie w wypłaceniu

tego wkładu nie nastąpiło z winy beneficjenta. Decyzję w powyższym zakresie podejmuje

IZ i informuje pisemnie beneficjenta o podjętej decyzji.

2. Dane zawarte w sprawozdaniach winny się odnosić do pełnych, zamkniętych lat

kalendarzowych. Przy czym w zakresie sprawozdania za pierwszy rok okresu trwało ści

dane należy przedstawić za okres licząc od dnia ostatniej płatności na rzecz projektu do

końca roku. Równocześnie w zakresie stopnia realizacji wskaźników rezultatu możliwe jest

wykazanie danych odnoszących się do całego roku kalendarzowego, w którym nastąpiła

płatność końcowa. Należy wówczas zaznaczyć ten fakt w kolumnie „uwagi” w punkcie III.2

sprawozdania. W przypadku ostatniego roku okresu trwało ści dane nale ży wykaza ć od

pocz ątku danego roku kalendarzowego do upływu daty okresu trwałości.

Strona 17 z 31

3. Co do zasady sprawozdanie należy sporządzić zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr

1 do niniejszych Wytycznych lub w innym zakresie wymaganym przez IZ (tj. informacje, o

które może zostać poproszony Beneficjent mogą odnosić się do całego formularza

sprawozdania wraz z jego załącznikami lub tylko do konkretnych dokumentów wskazanych

przez IZ).

4. Sprawozdanie wraz z załącznikami należy sporządzić w Systemie Elektronicznym e-RPO po

indywidualnym wezwaniu pisemnym skierowanym do Beneficjenta. Sprawozdanie mo że

zostać złożone jedynie w wersji elektronicznej poprzez system (pod warunkiem

podpisania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub podpisanej wersji

papierowej (wydruk utworzonej wersji elektronicznej w systemie). W przypadku konieczności

złożenia zaktualizowanej analizy finansowej stanowiącej załącznik do sprawozdania

wymagana jest wersja elektroniczna analizy.

IZ zaleca przesyłanie sprawozdania wraz z wła ściwymi zał ącznikami wył ącznie w wersji

elektronicznej poprzez system e-RPO, opatrzonych kw alifikowanym podpisem

elektronicznym.

W przypadku braku funkcjonalności systemu elektronicznego e-RPO IZ zamieszcza na stronie

internetowej www.fundusze20072013.malopolska.pl/mrpo komunikat zawierający informację

o sposobie składania Sprawozdania.

Dokumenty stanowi ące załączniki do sprawozdania , wymagane w zależności od charakteru

projektu (o których mowa w sprawozdaniu):

� ankieta do oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT (zgodnie z załącznikiem

nr 1a do niniejszych wytycznych);

� zaktualizowana analiza finansowa;

� kopia deklaracji VAT za styczeń lub za I kwartał roku, w którym jest składane

sprawozdanie;

� kopia indywidualnej interpretacji Izby Skarbowej w zakresie kwalifikowalności podatku

VAT;

� oświadczenie, w którym Beneficjent zobowiąże się do niezwłocznego poinformowania

IZ o zmianie swojej sytuacji czy stanu prawnego, które to zmiany miałyby wpływ na

treść przedstawionej Interpretacji podatkowej Dyrektora Izby Skarbowej;

� kopie dokumentów potwierdzających realizację wskaźników rezultatu;

� wyciąg z wyników kontroli przeprowadzonych przez inne instytucje w zakresie

projektu;

� ankieta NFZ (dotyczy jedynie ZOZ realizujących projekty w ramach działania 5.2,

6.3.a oraz 1.2 w zakresie dotyczącym sprzętu medycznego, zgodnie z załącznikiem

nr 1b do niniejszych wytycznych);

� Ankieta dotycząca wykorzystania infrastruktury powstałej w ramach projektów

realizowanych przez Uczelnie Wyższe w ramach Działania 1.1.A oraz 5.1 (dotyczy

Strona 18 z 31

jedynie Uczelni Wyższych realizujących projekty w zakresiebudowy/modernizacji

infrastruktury dydaktycznej/badawczej oraz zakupionego wyposażenia/sprzętu w ww.

zakresie, zgodnie z załącznikiem nr 1c do niniejszych wytycznych);

� Ankieta dotycząca Stref Aktywności Gospodarczej (dotyczy projektów realizowanych

w ramach Działania 4.3. Tworzenie i rozwój stref aktywności gospodarczej, zgodnie

z załącznikiem nr 1d do niniejszych wytycznych);

� Aktualne zdjęcie tablic/tablicy promocyjnej, informującej o udziale UE we

współfinansowaniu projektu;

� Oświadczenie w zakresie przeglądów gwarancyjnych, zgodnie z załącznikiem nr 1e

do niniejszych wytycznych;

� Dokument potwierdzający fakt posiadania procedur zapewniających przechowywanie

dokumentacji projektowej, zgodnie z wytycznymi IZ;

� inne.

5. Sprawozdanie należy złożyć w siedzibie IZ w Krakowie, z wyjątkiem sprawozdań składach

w systemie w wersji elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

6. IZ dokonuje weryfikacji złożonych sprawozdań. W przypadku wystąpienia błędów/niejasności

w przedłożonym sprawozdaniu IZ wzywa Beneficjenta do złożenia poprawionego

sprawozdania oraz do uzupełnie ń lub dodatkowych wyja śnień w terminie wskazanym

przez IZ.

7. Informacje zawarte w sprawozdaniu lub innych dokumentach stanowią podstawę do

przeprowadzenia monitoringu i kontroli w okresie trwałości projektu, o której mowa poniżej.

1. MONITOROWANIE TRWAŁOŚCI PROJEKTU Każdy Beneficjent zobligowany jest do utrzymania trwałości projektu, zgodnie z ramami prawnymi

ustalonymi przez Unię Europejską. Monitorowanie projektów po zakończeniu ich realizacji (ostatniej

płatności) obejmuje w szczególności następujące obszary:

� I: Informacje ogólne;

� II: Promocja projektu;

� III: Wskaźniki realizacji projektu;

� IV: Kwalifikowalność podatku VAT;

� V: Generowanie dochodu w projekcie;

� VI: Zgodność projektu z politykami horyzontalnymi;

� VII: Archiwizacja

1. Zakres stosowania Monitorowaniem projektu w okresie trwałości objęte są wszystkie projekty, które uzyskały

dofinansowanie w ramach MRPO oraz zostały zakończone i prawidłowo rozliczone.

Moment w którym rozpoczyna się okres trwałości projektu następuje, gdy :

1) Projekt zostanie rzeczowo zakończony;

2) Projekt zostanie finansowo zakończony;

Strona 19 z 31

3) Beneficjent otrzyma płatność końcową od IZ;

a więc co do zasady za dat ę rozpocz ęcia okresu trwało ści nale ży przyj ąć dzień przekazania

Beneficjentowi środków ostatniej płatno ści na rzecz projektu przez IZ (liczony od dnia

obciążenia rachunku IZ).

Wyjątek stanowi sytuacja gdy Beneficjent nie otrzymuje płatności końcowej od IZ, wówczas za datę

rozpoczęcia okresu trwałości należy przyjąć dzień zatwierdzenia wniosku o płatność końcową.

Pozostałe przesłanki 1 i 2 muszą być spełnione. O dacie zatwierdzenia wniosku Beneficjent zostaje

poinformowany.

W ramach MRPO, monitorowaniem dochodu (obszar V) objęte zostaną projekty, których wartość

całkowita po realizacji przekracza równowartość 1 mln euro, z wyłączeniem projektów:

� objętych zasadami pomocy publicznej (m.in. regionalna pomoc inwestycyjna, pomoc de

minimis, pomoc na projekty z zakresu energetyki, pomoc dla instytucji otoczenia biznesu),

� realizowanych w ramach Działania 4.1 Rozwój infrastruktury drogowej (oraz projektów

drogowych realizowanych w ramach innych działań MRPO), Działania 7.4 Poprawa

bezpieczeństwa ekologicznego oraz ochrona przed skutkami klęsk żywiołowych oraz

Działania 9.3 Przygotowanie inwestycji strategicznych.

Zgodnie z zapisami art. 55 ust.4 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z poźn. zm. IZ, niezależnie

od okresu trwałości danego projektu, zobowiązana jest do prowadzenia monitoringu dochodowości

projektów i korygowania dotacji w terminie do dnia 31.03.2017 r.

Monitorowanie w kolejnych latach sprawozdawczych będzie prowadzone na podstawie bieżących

zaleceń IZ.

2. Sprawozdanie w zakresie monitorowania projektu w okresie trwało ści – INSTRUKCJA

2.1. Obszar I: Informacje ogólne

Pytania zawarte w części I sprawozdania mają na celu weryfikację, czy od zakończenia realizacji

projektu zaszły zasadnicze modyfikacje na mocy art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006.

Zgodnie z przytoczonym przepisem jako zasadnicze modyfikacje uznaje się modyfikacje wynikające

ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej

i mające wpływ na charakter lub warunki realizacji operacji lub powodujące uzyskanie

nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny.

Ponadto w niniejszej części sprawozdania należy udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące

eksploatacji infrastruktury powstałej w ramach projektu oraz zakupionych środków trwałych. Należy

dołączyć wymagane załączniki.

2.2. Obszar II: Promocja projektu

Beneficjent winien potwierdzić, że nadal stosuje odpowiednie środki informowania i promocji projektu

zgodnie z umową o dofinansowanie projektu oraz wymienić instrumenty informacji i promocji projektu,

Strona 20 z 31

których używał realizując projekt. Instrumentami promocji są m.in. tablice informacyjne, stałe tablice

pamiątkowe, naklejki informacyjne, billboardy, plakaty, dyplomy, certyfikaty, publikacje, ulotki itd.

IZ przypomina o obowiązku zamieszczania we wszystkich dokumentach, które Beneficjent

przygotowuje w okresie trwałości w zakresie zrealizowanego projektu, informacji o udziale Unii

Europejskiej we współfinansowaniu projektu oraz oznaczania dokumentów i miejsca realizacji projektu

logo Unii Europejskiej wraz z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz

Programu.

Ponadto do sprawozdania należy dołączyć aktualne zdjęcie tablic/tablicy promocyjnej, informującej

o udziale UE we współfinansowaniu projektu.

2.3. Obszar III: Wska źniki realizacji projektu

W zakresie pytania nr 1 , tj. Czy osi ągni ęte na zako ńczenie realizacji projektu wska źniki

produktu zostały utrzymane? mo żliwe s ą odpowiedzi: TAK/NIE/CZ ĘŚCIOWO/NIE DOTYCZY

Beneficjent winien wypełnić informacje w oparciu o wartość docelową na zakończenie projektu

określoną na dzień przeprowadzenia kontroli końcowej projektu oraz potwierdzić stan obecny,

wpisując „utrzymane” w przypadku braku modyfikacji lub „zmodyfikowane” w przypadku zmian.

W przypadku odpowiedzi „NIE” lub „CZĘŚCIOWO” należy opisać odstępstwa w zakresie wartości

osiągniętych i utrzymanych wskaźników oraz wskazać zaistniałe zmiany.

Odpowiedzi „NIE DOTYCZY” można udzielić w przypadku projektów nieinfrastrukturalnych,

realizowanych m.in. w ramach Działań 8.18.2 i 3.3.B

W zakresie pytania nr 2 , tj. Czy wska źniki rezultatu planowane do osi ągnięcia po zako ńczeniu

realizacji projektu zostały osi ągnięte? mo żliwe s ą odpowiedzi: TAK/NIE/CZ ĘŚCIOWO/NIE

DOTYCZY

Beneficjent winien wypełnić informacje w oparciu o dane z wniosku o dofinansowanie będącego

załącznikiem do umowy/aneksu bądź wynikające z dotychczasowej zgody IZ, podając wartość

docelową na rok sprawozdawczy, a następnie wskazać rzeczywistą wartość osiągniętą w roku,

za który składa sprawozdanie.

W przypadku zmian w osiągniętej wartości wskaźnika rezultatu w stosunku do założonej wartości

docelowej na rok sprawozdawczy, w kolumnie „uwagi” w tabeli w pkt III.2 należy opisać powody

powstałych rozbieżności.

Należy dostarczyć kopie dokumentów bezpo średnio potwierdzaj ących osi ągnięcie wska źników

rezultatu (np. faktury, umowy o pracę, zdjęcia, listy obecności itp.) lub zestawienie zbiorcze, spis

dokumentów potwierdzaj ących osi ągnięcie wska źnika . W przypadku zestawienia, spisu, każdy

dokument w nim wymieniony powinien zostać opisany w sposób umożliwiający weryfikację wskaźnika

Strona 21 z 31

(np. w przypadku miejsca pracy należy wskazać przede wszystkim stanowisko, datę zawarcia umowy

/w przypadku umów zawartych na czas określony daty graniczne zatrudnienia/ i wymiar etatu).

W przypadku jeżeli osiągnięte wartości wskaźników w danym roku sprawozdawczym są takie same,

jak ustalono w toku kontroli na zakończenie realizacji projektu, wówczas nie ma konieczno ści

przedkładania kopii dokumentów potwierdzaj ących osi ągni ęcie wska źników (np. w przypadku

wskaźnika pn. Liczba stałych miejsc pracy utworzonych w wyniku realizacji projektu lub wskaźnika pn.

Moc zainstalowana).

Odpowiedzi „NIE DOTYCZY” można udzielić w przypadku projektów nieinfrastrukturalnych,

realizowanych m.in. w ramach Działań 8.1,8.2 i3.3.B

Weryfikacja stopnia wykonania wskaźników rezultatu ma miejsce podczas przeprowadzenia kontroli

w okresie trwałości projektów.

2.4. Obszar IV: Kwalifikowalno ść podatku VAT

Część IV składa się z pięciu pytań, w szczególności:

W zakresie pytania nr 1 , tj. Czy w projekcie podatek VAT był kwalifikowalny lub niekwalifikowalny?

Jeżeli podatek VAT stanowił w projekcie wydatek kwalifikowalny, Beneficjent wypełnia cały obszar IV

oraz Ankietę dotyczącą kwalifikowalności podatku VAT.

W przypadku, gdy VAT jest wydatkiem niekwalifikowalnym, Beneficjent nie ma obowiązku wypełniania

dalszej części sprawozdania w tym obszarze.

W zakresie pytania nr 2 , tj. Czy Beneficjent/Realizator projektu jest czynnym po datnikiem VAT ?

możliwe s ą odpowiedzi: TAK/NIE/ZWOLNIONY

Jeżeli Beneficjent/Realizator projektu zaznaczy w pyt. 1 i 2 sprawozdania odp. „NIE” nie wypełnia

dalszej części Sprawozdania w zakresie kwalifikowalności podatku VAT.

Jeżeli Beneficjent/Realizator projektu zaznaczy w pyt. 1 i 2 sprawozdania odp. „TAK” lub

„ZWOLNIONY” zobligowany jest do sporządzenia Ankiety (zgodnie z załącznikiem nr 1a do

niniejszych Wytycznych) oraz załączenia jej do Sprawozdania.

Ankietę wypełnia podmiot, na który były wystawione faktury, rozliczone w ramach zrealizowanego

projektu. W przypadku, gdy faktury były wystawione na kilka podmiotów, każdy z nich przedkłada

ankietę.

W zakresie pytania nr 1.1 z zał ącznika 1a tj. Ankiety do o świadczenia o kwalifikowalno ści

podatku VAT: Czy beneficjent posiada indywidualn ą interpretacj ę podatkow ą przedstawiaj ącą

faktyczny, aktualny stan w zakresie realizowanego p rojektu? mo żliwe s ą odpowiedzi: TAK/NIE

Strona 22 z 31

W przypadku, gdy VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie, a Beneficjent posiada

indywidualną Interpretację Dyrektora Izby Skarbowej działającego z upoważnienia Ministra Finansów

i jednocześnie Interpretacja dotyczy całego okresu realizacji projektu, winien dostarczyć

do IZ interpretację wraz z wypełnionym sprawozdaniem.

Beneficjenci którzy posiadają interpretację zwolnieni są z obowiązku składania wraz z wypełnionym

sprawozdaniem kserokopii deklaracji VAT-7 za styczeń (lub za I kwartał roku) przez cały okres

trwałości projektu. Natomiast wymagane jest, by Beneficjent wraz z wypełnionym sprawozdaniem

złożył oświadczenie , w którym zobowiąże się do niezwłocznego poinformowania IZ o zmianie swojej

sytuacji czy stanu prawnego, które to zmiany miałyby wpływ na treść przedstawionej Interpretacji

Dyrektora Izby Skarbowej.

Brak jest konieczności przedkładania tej samej interpretacji z każdym kolejnym sprawozdaniem.

Należy wskazać, z którym sprawozdaniem złożono ww. dokument. W omawianej sytuacji niezbędne

jest składanie z każdym sprawozdaniem oświadczenia, w którym Beneficjent zobowiąże się do

niezwłocznego poinformowania IZ o zmianie swojej sytuacji czy stanu prawnego, które to zmiany

miałyby wpływ na treść przedstawionej Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej.

Zaznaczenie odpowiedzi „TAK” zwalnia Beneficjenta z wypełnienia dalszej części pytań w tym

obszarze.

W zakresie pytania nr 5 sprawozdania , tj. Czy dokonano korekty deklaracji VAT zwi ązanej z

wydatkami obj ętymi projektem za okres, w którym przysługiwało pra wo do obni żenia podatku

należnego w zwi ązku z realizacj ą projektu? mo żliwe s ą odpowiedzi: TAK/NIE

W przypadku, gdy zaznaczono odpowiedź „TAK” należy określić kwotę korekty VAT oraz opisać

z jakiego powodu dokonano korekty.

Dodatkowo Beneficjent zobowiązany jest dostarczać wraz z wypełnionym sprawozdaniem kserokopi ę

deklaracji VAT-7 za stycze ń (lub za I kwartał roku) , za każdy rok okresu trwałości projektu. Jeżeli

ww. deklaracja będzie zawierała korektę podatku naliczonego i niniejsza korekta dotyczy wydatków

poniesionych w ramach niniejszego projektu, Beneficjent zobowiązany jest dostarczyć dodatkowo

szczegółowe wyliczenia korekty.

2.5. Obszar V: Generowanie dochodu w projekcie

2.5.1. Opis procedury 1. Celem niniejszej procedury jest potwierdzenie poziomu dofinansowania projektów o całkowitej

wartości przekraczającej 1 mln euro, nie objętych pomocą publiczną, a generujących przychody

w rozumieniu art. 55 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, tj. projektów obejmujących

inwestycję w infrastrukturę, korzystanie z której podlega opłatom ponoszonym bezpośrednio przez

korzystających lub jakąkolwiek operację pociągającą za sobą sprzedaż gruntu lub budynków lub

dzierżawę gruntu lub najem budynków, lub jakiekolwiek inne odpłatne świadczenie usług

Strona 23 z 31

w których po okresie realizacji wyst ąpiły nowe źródła przychodów lub/i nast ąpiła zmiana

polityki taryfowej.

2. Procedurę oparto na zapisach artykułu 55 ust. 4 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz

Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wybranych zagadnień związanych

z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód z dnia

10.05.2013 r. Realizacja niniejszej procedury obejmować będzie okres do momentu przedłożenia

do Komisji Europejskiej dokumentów zamknięcia Małopolskiego Regionalnego Programu

Operacyjnego na lata 2007-2013 (MRPO).

3. Dane przedstawione w sprawozdaniu powinny się odnosić do danego okresu sprawozdawczego.

4. W przypadku pojawienia si ę nowych źródeł przychodów lub/i zmiany polityki taryfowej ,

Beneficjent zobowiązany jest do opisania zmian w powyższym zakresie w pkt.V.2 i/lub w pkt. V.3

sprawozdania. Przy weryfikacji sprawozdania i analizie wskazanego uzasadnienia IZ może

zobowiązać beneficjenta do dokonania aktualizacji analizy finansowej, w celu weryfikacji

przyznanego poziomu dofinansowania. Aktualizację analizy należy sporządzić zgodnie z zapisami

pkt. 2.5.3. - Sposób aktualizacji analizy finansowej.

5. Aktualizacja analizy finansowej podlegać będzie sprawdzeniu. W razie wystąpienia

błędów/niejasności w przedłożonej przez Beneficjenta dokumentacji istnieje możliwość jej poprawy

lub/i uzupełnienia. Poprawiona dokumentacja podlegać będzie ponownemu sprawdzeniu.

6. W przypadku, gdy wska źnik luki w finansowaniu b ędzie ni ższy od wska źnika luki ex ante

(ustalonego na etapie aplikowania lub realizacji)1, wystąpi konieczność zmniejszenia poziomu

dofinansowania poprzez zwrot nadwyżki. Zwrot o którym mowa odpowiadać będzie różnicy

pomiędzy dofinansowaniem ex ante, a nowym poziomem obliczonym przy uwzględnieniu

okoliczności wynikających z monitorowania.

7. W sytuacji, gdy Beneficjent nie dokona zwrotu o których mowa w pkt. 8, IZ podejmować będzie

czynności zmierzające do odzyskania nadmiernie pobranego dofinansowania z wykorzystaniem

dostępnych środków prawnych. Koszty czynności zmierzających do odzyskania środków, o których

mowa powyżej, obciążają Beneficjenta.

8. W przypadku wystąpienia wątpliwości w zakresie danych prezentowanych w aktualizacji analizy

finansowej, uniemożliwiających ustalenie właściwego poziomu dofinansowania, IZ zastrzega sobie

prawo przeprowadzenia wizyty monitorującej.

2.5.2. Monitorowanie projektu generuj ącego dochód.

Pytanie nr 1 składa się z czterech części. Udzielając odpowiedzi na niniejsze pytanie należy odnieść

się do czterech aspektów, tj. „Czy projekt był realizowany w ramach Działa ń 7.4 lub 9.3 MRPO ?”,

„Czy projekt był realizowany w ramach Działania 4.1 lub stanowił projekt drogowy, realizowany

w ramach innego działania MRPO ?” Czy projekt był obj ęty zasadami pomocy publicznej ? oraz

„Czy całkowity koszt projektu jest mniejszy lub równ y 1 mln euro? ”.

1 W przypadku projektów, które poprzednio nie generowały przychodów i tym samym nie liczyły wskaźnika luki jego wartość ex ante traktuje się jako 100%.

Strona 24 z 31

Czy projekt:

a) był realizowany w ramach Działań 7.4 Poprawa bezpieczeństwa ekologicznego oraz ochrona przed skutkami klęsk żywiołowych lub 9.3 Przygotowanie inwestycji strategicznych MRPO?

� TAK � NIE

b) był realizowany w ramach Działania 4.1 Rozwój infrastruktury drogowej lub był projektem drogowym, realizowanym w ramach innego działania MRPO?

� TAK � NIE

c) był objęty zasadami pomocy publicznej? � TAK � NIE

d) jest mniejszy lub równy 1 mln euro? � TAK � NIE

Przy czym w zakresie aspektu oznaczonego lit.:

− „b)” „Czy projekt był obj ęty zasadami pomocy publicznej?” odpowiedź „TAK” należy

zaznaczyć w przypadku, gdy projekt podlegał zasadom pomocy publicznej (m.in. Regionalna

Pomoc Inwestycyjna, pomoc de minimis, pomoc na projekty z zakresu energetyki, pomoc dla

instytucji otoczenia biznesu).

− „c” „Czy całkowity koszt projektu jest mniejszy lub równy 1 mln euro?” odpowiedź „TAK”

należy zaznaczyć w przypadku, gdy całkowita wartość projektu rozumiana jako suma kosztów

kwalifikowanych i niekwalifikowanych wraz z podatkiem VAT jest mniejsza lub równa 1 mln euro.

Przy czym w celu określenia, czy całkowita wartość projektu jest mniejsza lub równa 1 mln euro,

stosuje się kurs wymiany euro/pln stanowiący średnią miesięczną obrachunkowych kursów

stosowanych przez Komisję Europejską z ostatnich 6 miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia

wniosku o dofinansowanie (kurs publikowany na stronie: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/

index.cfm?fuseaction=currency_historique&currency=153&Language=en)2.

W przypadku trzykrotnego udzielenia odpowiedzi ”NIE ” na pytanie nr 1 nale ży przej ść do

kolejnych pyta ń, tj. pyta ń nr 2 i nr 3.

W pozostałych przypadkach udzielanie odpowiedzi na kolejne pytania (nr 2 i 3) nie jest

wymagane z uwagi na fakt, i ż projekty:

− realizowane w ramach Działania 4.1 Rozwój infrastruktury drogowej (oraz projekty drogowe

realizowane w ramach innych działań MRPO), Działania 7.4 Poprawa bezpieczeństwa

ekologicznego oraz ochrona przed skutkami klęsk żywiołowych lub Działania 9.3 Przygotowanie

inwestycji strategicznych z reguły nie generują przychodów lub generują przychody

niewspółmierne do kosztów, tym samym na mocy niniejszych Wytycznych wyłącza się je

z procedury monitorowanie dochodu w projekcie.

− objęte pomocą publiczną na mocy artykułu 55 ust. 6 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 są

wyłączone z procedury monitorowania dochodów. 2 Ponadto należy mieć na uwadze, iż wartość kursu nie ulega zmianie w czasie i jest wykorzystywana do sprawdzenia wartości progowej na kolejnych etapach weryfikacji, wdrażania i monitorowania projektu.

Strona 25 z 31

− których całkowita wartość nie przekracza równowartości 1 mln euro na mocy artykułu 55 ust. 5

Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, są wyłączone z procedury monitorowania dochodów.

Pytanie nr 2 Czy w ramach projektu pojawiły si ę inne lub/i nowe źródła przychodów, o których

mowa w art. 55 ust. 1 Rozporz ądzenia Rady (WE) nr 1083/2006?

Możliwe odpowiedzi: TAK/NIE

Odpowiadając na powyższe pytanie należy mieć na uwadze, iż:

- w myśl art. 55 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, projekt generujący dochód

oznacza jakąkolwiek operację obejmującą inwestycję w infrastrukturę, korzystanie z której podlega

opłatom ponoszonym bezpośrednio przez korzystających lub jakąkolwiek operację pociągającą

za sobą sprzedaż gruntu lub budynków lub dzierżawę gruntu lub najem budynków, lub jakiekolwiek

inne odpłatne świadczenie usług. Tym samym dokonując odpowiedzi na powyższe pytanie należy

dokonać analizy projektu pod kątem występowania ww. przychodów. Przy czym za nowe źródło

przychodów rozumie się np. wynajęcie powierzchni, gdy wcześniej tego nie planowano, lub

zwiększenie powierzchni wynajmowanej (wynajem dodatkowych pomieszczeń).

- punktem odniesienia winny być dane zawarte w dokumentacji, na podstawie której przyznano

dofinansowanie lub dane z ostatniej aktualizacji zweryfikowanej przez IZ.

- zmiany mogą zajść w toku prowadzonej działalności przez Beneficjenta lub/i Operatora,

w zależności który z podmiotów korzystać będzie z powstałej w wyniku realizacji projektu

infrastruktury. Tym samym analizę w zakresie innych lub/i nowych źródeł przychodów należy

przeprowadzić z punktu widzenia ww. sposobu korzystania z infrastruktury.

- odnosi się ono również do tych projektów, które do tej pory nie deklarowały żadnych przychodów,

tym samym przy ustalaniu poziomu dofinansowanie nie liczyły wskaźnika luki w finansowaniu.

W przypadku udzielenia odpowiedzi „TAK” Beneficjen t winien przedstawi ć inne lub/i nowe

źródła przychodów. Nale ży je wymieni ć oraz wskaza ć ich warto ść. Przy weryfikacji

sprawozdania i analizie wskazanego uzasadnienia IZ może zobowi ązać beneficjenta

do dokonania aktualizacji analizy finansowej, w cel u weryfikacji przyznanego poziomu

dofinansowania.

W przypadku wątpliwości w ww. zakresie IZ może prosić Beneficjenta o dodatkowe wyjaśnienia lub/i

złożenie aktualizacji analizy finansowej.

Po dokonaniu odpowiedzi na niniejsze pytanie należy przejść do pytania nr 3.

Pytanie nr 3 Czy nast ąpiły istotne zmiany w stosowanej dotychczas polityc e taryfowej

(cenowej)?

Strona 26 z 31

Możliwe odpowiedzi: TAK/NIE

Odpowiadając na powyższe pytanie należy wziąć pod uwagę, iż:

- zmiany w polityce taryfowej (cenowej) dotyczą sytuacji, w której stosowane obecnie ceny

w znaczący sposób odbiegają od cen planowych do tej pory, zmian tych nie da się wyjaśnić

w sposób obiektywny i nie są one wynikiem zmian czynników zewnętrznych, niezależnych od

Beneficjenta (np. wzrost cen w gospodarce).

- zmiany winno się rozpatrywać m.in. pod kątem:

o sposobu konstrukcji taryf (np. włączenie do kalkulacji taryf dodatkowych kosztów, które

wcześniej nie były traktowane jako koszty cenotwórcze np. amortyzacja lub zmiany elementów

składowych opłaty np. zmiana taryfy jednoczłonowej na dwuczłonową),

o w stosownym systemie ulg (np. rezygnacja z części ulg) czy wielkości dopłat,

- punktem odniesienia winny być dane zawarte w dokumentacji, na podstawie której przyznano

dofinansowanie lub dane z ostatniej aktualizacji zweryfikowanej przez IZ.

- zmiany mogą zajść w toku prowadzonej działalności przez Beneficjenta lub/i Operatora

w zależności który z podmiotów korzystać będzie z powstałej w wyniku realizacji projektu

infrastruktury. Tym samym analizę w zakresie zmian polityki taryfowej należy przeprowadzić

z punktu widzenia ww. podmiotów.

- udzielenie odpowiedzi „NIE” będzie oznaczać, że nie nastąpiły zmiany w polityce cenowej lub

zmiany są mało istotne lub też wynikają wyłącznie z czynników zewnętrznych (np. wzrost cen

w gospodarce).

W przypadku udzielenia odpowiedzi „TAK” Beneficjent winien dokładnie uzasadni ć, co rozumie

przez t ę zmian ę. Przy weryfikacji sprawozdania i analizie wskazane go uzasadnienia IZ mo że

zobowi ązać Beneficjenta do dokonania aktualizacji analizy fin ansowej w celu weryfikacji

przyznanego poziomu dofinansowania.

W przypadku wątpliwości w ww. zakresie IZ może prosić Beneficjenta o dodatkowe wyjaśnienia lub/i

złożenie aktualizacji analizy finansowej.

Inne aspekty, takie jak stwierdzone różnice pomiędzy faktycznym a oszacowanym ex ante z należytą

starannością popytem na dobra i usługi dostarczane przez projekt lub zmiany innych zewnętrznych

czynników ekonomicznych, np. znaczący wzrost cen w gospodarce, których nie można było

przewidzieć na etapie analizy ex ante, nie będą traktowane jako przesłanki do żądania zwrotu części

dofinansowania od Beneficjenta.

2.5.3 Sposób aktualizacji analizy finansowej

Strona 27 z 31

1. Aktualizację analizy finansowej należy przygotować w oparciu o zapisy Wytycznych do studium

wykonalności dla projektów inwestycyjnych realizowanych w ramach Małopolskiego Regionalnego

Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, zgodnie z wersją obowiązującą na dzień sporządzania

aktualizacji.

2. Aktualizację analizy finansowej należy przygotować w formacie Excel na załączniku nr 1 lub 2 do

ww. Wytycznych do studium wykonalności.

3. Aktualizacja winna dotyczyć obliczeń analizy finansowej, w związku z powyższym pozostałe

projekcje np. tabele dotyczące analizy ekonomicznej, czy analizy wrażliwości nie są wymagane.

4. Aktualizacja analizy finansowej winna uwzględniać okoliczności określone w pytaniu 2 i 3.

5. Dane finansowe dla zamkniętych okresów sprawozdawczych winny zostać zaktualizowane, m.in.

nakłady inwestycyjne winny być ujęte w wysokości zgodnej z rozliczeniem końcowym projektu.

Pozostałe dane w analizie finansowej należy dostosować do obecnie uzyskiwanych lub/i

planowanych do uzyskiwania wielkości. Prognozy mogą zostać przygotowane w cenach stałych lub

zmiennych, przy zastosowaniu odpowiedniej stopy dyskontowej (5 lub 8%).

6. Każda zmiana zało żeń lub oblicze ń wymaga uzasadnienia , które winno wskazywać

merytoryczną przyczynę zmian w stosunku do wartości ex ante poprzez podanie czynników, które

ją spowodowały.

7. W ramach aktualizacji analizy finansowej należy przedłożyć następujące dokumenty:

− pismo przewodnie,

− aneks do studium zawierający: wykaz i uzasadnienie zmian oraz jednolitą treść zmienionych

rozdziałów (najczęściej wstęp oraz analizę finansową),

− zaktualizowane obliczenia analizy finansowej (w edytowalnym formacie Excel, zgodnym

z załącznikiem nr 1 lub 2 do Wytycznych do studium wykonalności).

2.6. Obszar VI: Zgodno ść projektu z politykami horyzontalnymi Beneficjent winien wskazać czy zrealizowany projekt jest nadal zgodny z politykami horyzontalnymi

określonymi we wniosku aplikacyjnym.

2.7. Obszar VII: Archiwizacja Beneficjent winien wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem oraz

potwierdzić czy przechowuje dokumentację zgodnie z wytycznymi IZ oraz zapewnić, że zgodnie z

umową o dofinansowanie posiada procedury, które zapewnią przechowywanie dokumentacji

związanej z realizacją projektu przez okres trzech lat od daty zamknięcia programu.

Beneficjent, który otrzymał dofinansowanie stanowiące pomoc publiczną, jest zobowiązany

do przechowywania dokumentów przez okres 10 lat od dnia zawarcia niniejszej Umowy lecz nie krócej

niż do trzech lat od zamknięcia programu.

Informacja o dacie zamknięcia programu zostanie zamieszczona na stronie internetowej IZ.

W przypadku, gdy zawarta umowa o dofinansowanie projektu i sporządzone do niej aneksy nie

zawierają zapisów wskazujących na obowiązek przechowywania dokumentacji związanej z realizacją

Strona 28 z 31

projektu przez okres trzech lat od daty zamknięcia programu i/lub jeżeli potwierdzenie powyższego

okresu archiwizacji nie zostało wskazane w informacji pokontrolnej, Beneficjent jest zobowiązany do

jednokrotnego przedłożenia kopii dokumentu (np. wewnętrznego zarządzenia) wskazującego na

właściwy okres przechowywania dokumentacji oraz stosowanie wytycznych IZ w zakresie zasad

archiwizacji.

2.8. Obszar VIII: Wskazanie aktualnych danych kont aktowych Beneficjent winien wskazać aktualne dane kontaktowe (tj. adres do korespondencji, nr tel., nr fax,

adres e-mail – również osoby sporządzającej sprawozdanie) w celu ułatwienia IZ kontaktu

z Beneficjentem.

Strona 29 z 31

2. KONTROLA PROJEKTU W OKRESIE TRWAŁO ŚCI

Beneficjent jest zobowiązany poddać się kontroli w okresie trwałości projektu w okresie 5 lat (3 lat

w przypadku projektów, realizowanych przez MŚP) od dnia zakończenia realizacji pod kątem

przestrzegania art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r.

ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,

Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie Rady

(WE) 1260/1999.

1. Główne zasady realizacji procesu kontroli w okre sie trwało ści projektów

a. Kontrola w okresie trwałości projektów prowadzona jest w oparciu o „Metodyk ę doboru

projektów do kontroli w okresie trwało ści MRPO”, stanowiącą Załącznik nr 2 do Wytycznych.

b. Moment w którym rozpoczyna się okres trwałości projektu następuje, gdy:

� projekt zostanie rzeczowo zakończony;

� projekt zostanie finansowo zakończony;

� Beneficjent otrzyma płatność końcową od IZ;

a więc co do zasady za datę rozpoczęcia okresu trwałości należy przyjąć dzień przekazania

Beneficjentowi środków ostatniej płatno ści na rzecz projektu przez IZ (liczony od dnia obciążenia

rachunku IZ). Wyjątek stanowi sytuacja gdy Beneficjent nie otrzymuje płatności końcowej od IZ,

wówczas za datę rozpoczęcia okresu trwałości należy przyjąć dzień zatwierdzenia wniosku o

płatność końcową. Pozostałe przesłanki 1 i 2 muszą być spełnione. O dacie zatwierdzenia wniosku

Beneficjent zostaje poinformowany.

c. Kontrola w okresie trwałości projektu może być przeprowadzona w każdym miejscu bezpośrednio

związanym z realizacją projektu.

d. W przypadku Beneficjentów realizujących projekty w partnerstwie, kontroli w okresie trwałości

poddawany jest Lider projektu.

e. Dopuszcza się możliwość przeprowadzania czynności kontrolnych u Partnera/Partnerów projektu.

f. Kontrola w okresie trwałości projektów na miejscu przeprowadzana jest przez członków Zespołu

kontrolującego na podstawie pisemnego upoważnienia do przeprowadzenia czynności

kontrolnych, wystawianego przez IZ.

2. Cel kontroli w okresie trwało ści Celem głównym kontroli w okresie trwałości jest ocena zachowania trwałości projektów zgodnie z art.

57 Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r.

Państwo członkowskie lub instytucja zarządzająca zapewniają, aby operacja obejmująca inwestycje

w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne zachowała wkład funduszy, wyłącznie jeżeli w terminie

pięciu lat od jej zakończenia (trzech lat w przypadkach dotyczących utrzymania inwestycji przez małe

i średnie przedsiębiorstwa) nie zostanie poddana zasadniczej modyfikacji wynikającej ze zmiany

charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej i mającej

Strona 30 z 31

wpływ na charakter lub warunki realizacji operacji lub powodującej uzyskanie nieuzasadnionej

korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny.

3. Zakres kontroli Kontrola w okresie trwałości projektów potwierdza, czy:

� w projekcie nie nastąpiły zasadnicze modyfikacje w rozumieniu art. 57 Rozporządzenia Rady

(WE) nr 1083/2006 oraz dodatkowo czy

� projekt jest zgodny z wnioskiem o dofinansowanie i zawartą umową,

� cel projektu został zachowany,

� Beneficjent wypełnia obowiązki wynikające z umowy w zakresie promocji dla projektu;

� system archiwizacji akt istnieje i jest odpowiedni,

� Beneficjent wywiązał się z obowiązków kontrolnych,

� nie nastąpiły zmiany związane z kwalifikowalnością podatku VAT,

� projekt generuje dochód.

4. Korekty finansowe. W przypadku wystąpienia znaczącej modyfikacji w projekcie, wydatki związane z elementami projektu

poddanymi modyfikacji traktowane są jako nieprawidłowość, podlegają korekcie finansowej.

W przypadku naruszenia zasady trwałości stosuje się korektę finansową proporcjonalną do charakteru

i wagi naruszenia za okres, w którym doszło do naruszenia zasad określonych w art. 57

Rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006. Wysokość korekty finansowej uwzględnia, w jakim stopniu

Beneficjent wypełnił zobowiązanie utrzymania inwestycji w okresie trwałości. W sytuacji, w której w

okresie trwałości projektu uznanie całości wydatku za niekwalifikowalny byłoby nieproporcjonalne do

wagi naruszenia, za niekwalifikowalny należy uznać jedynie odpowiednią część wydatku. W takiej

sytuacji IZ posiada kompetencję do uznania części wydatku za niekwalifikowalny.

5. Zasady prowadzenia kontroli

5.1. Przygotowanie do procesu kontroli trwało ści 1. Pierwszym etapem jest zweryfikowanie zobowiązań Beneficjenta dotyczących finansowania

i zarządzania projektem po zakończeniu okresu realizacji poprzez weryfikację sprawozdania

w zakresie monitorowania projektu w okresie trwało ści, o którym mowa w części II

Wytycznych.

2. IZ przeprowadza kontrole trwałości w oparciu o metodyk ę doboru projektów do kontroli

w okresie trwało ści.

3. Kontrola w okresie trwałości projektów przybiera charakter wizyt monitorujących.

4. Kontrola w okresie trwałości projektów przeprowadzana jest przez pracowników Zespołu ds.

Kontroli projektów RPO. W uzasadnionych przypadkach członkami Zespołu kontrolującego

Strona 31 z 31

mogą być pracownicy innych Zespołów Departamentu Funduszy Europejskich/

Departamentów UMWM/instytucji zewnętrznych.

5.2. Powiadomienie o kontroli o okresie trwało ści projektu IZ informuje Beneficjenta o zamiarze przeprowadzenia kontroli co najmniej na 3 dni przed planowaną

kontrolą. Termin wizyty monitorującej może zostać ustalony telefonicznie przez pracowników IZ.

5.3. Prowadzenie kontroli Przeprowadzenie czynności kontrolnych jest tożsame z czynnościami kontrolnymi opisanymi w pkt.

8.2 Części I: Kontrola projektów w ramach MRPO.

5.4. Informacja pokontrolna Proces opracowania informacji pokontrolnej, przekazanie dokumentu i prawa Beneficjenta są tożsame

z zapisami pkt. 8.3 Części I: Kontrola projektów w ramach MRPO.

5.5. Zalecenia pokontrolne Proces opracowania zaleceń pokontrolnych, przekazanie dokumentu i prawa Beneficjenta są tożsame

z zapisami pkt. 8.4 Części I: Kontrola projektów w ramach MRPO.

5.6. Wyniki kontroli

Wyniki kontroli w okresie trwałości informują o utrzymaniu/ nieutrzymaniu trwałości projektu.