Wymagania funkcjonalne dla zintegrowanego systemu ... file · Web view2.1.4 Gospodarka materiałowa...

Załącznik nr 1

Wymagania dla systemu zarządzania finansami

Ten dokument zawiera 26 stron

2

Stowarzyszenie Przyjaciół, Integracji Wymagania funkcjonalne dla zintegrowanego systemu informatycznego

Spis treści

Spis treści 2

Opis przedmiotu zamówienia 4

1. Wymagania ogólne 61.1 Szacunkowe dane o rozmiarze działalności gospodarczej 6

1.1.1 Liczba kontrahentów 61.1.2 Liczba pracowników i zleceniobiorców 61.1.3 Liczba operacji 61.1.4 Liczba użytkowników systemu 6

1.2 Plany odnośnie wdrożenia 7

2. Przegląd procesów biznesowych 82.1 Procesy pomocnicze 8

2.1.1 Księga główna 82.1.2 Zarządzanie środkami trwałymi 102.1.3 Kadry i płace 112.1.4 Gospodarka materiałowa 132.1.5 Wielowalutowość 142.1.6 Kasa 142.1.7 Zarządzanie środkami pieniężnymi 142.1.8 Moduł raportowania 142.1.9 Wydruki, eksport danych 142.1.10 Ustawa o rachunkowości 14

2.2 Moduły systemu 15

3. Wymagania dotyczące danych podstawowych 163.1 Wymagania ogólne 163.2 Dane dostawców 163.3 Dane klientów 17

3.4 Dane podstawowe użytkowników systemu z ich uprawnieniami 183.4.1 Ogólne dane pracowników 18

4. Zabezpieczenie systemu 204.1 Zabezpieczenie dostępu do systemu 20

3

Stowarzyszenie Przyjaciół, Integracji Wymagania funkcjonalne dla zintegrowanego systemu informatycznego

4.1.1 Identyfikacja użytkownika 204.1.2 Ścieżki rewizyjne 20

5. Wymagania techniczne i architektura systemu 215.1 Przegląd rozwiązania 215.2 Architektura rozwiązania 21

5.2.1 Budowa modułowa 215.2.2 Czasy odpowiedzi systemu 215.2.3 Rozszerzalność 215.2.4 Interfejs użytkownika 215.2.5 Wersja wielojęzyczna 21

5.3 Narzędzia i środowisko pracy 225.3.1 Narzędzia programistyczne do budowy aplikacji 225.3.2 Narzędzia do raportowania i tworzenia zapytań 225.3.3 Wykonywanie kopii zapasowych, archiwizacja i odtwarzanie danych 22

5.4 Platforma systemowo/sprzętowa 225.4.1 System zarządzania bazą danych (DBMS) 225.4.2 API 225.4.3 Systemy operacyjne 235.4.4 Serwery 235.4.5 Sieć 235.4.6 Stacje robocze użytkowników 23

5.5 Dokumentacja i wsparcie techniczne 235.5.1 Dokumentacja techniczna 235.5.2 Dokumentacja użytkownika 235.5.3 Wsparcie techniczne i merytoryczne 235.5.4 Usuwanie błędów 24

6. Wdrożenie systemu 256.1 Szkolenia 25

7. Koszty 267.1 Koszt proponowanego systemu 26

4

Stowarzyszenie Przyjaciół, IntegracjiWymagania funkcjonalne dla zintegrowanego

systemu informatycznego

Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz zamawiającego usług polegających na utworzeniu i wdrożeniu systemu ułatwiającego zarządzanie finansami Stowarzyszenia i koordynację finansową pomiędzy lokalnymi biurami a centralą. W ramach przedmiotu zamówienia wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia następującej funkcjonalności:

1) księga główna;2) rozrachunki;3) obsługa kartotek klientów (w podziale na donatorów i działalność statutową);4) obsługa kartotek dostawców;5) rachunkowość zarządcza, w tym wg projektów6) zarządzanie środkami pieniężnymi;7) kasa;8) bank;9) wielowalutowość;10) interfejs do systemu homebanking;11) kadry;12) płace;13) obsługa wynagrodzeń wg projektów;14) fakturowanie;15) środki trwałe;16) amortyzacja w tym jednorazowa, przyspieszona, nieliniowa;17) gospodarka magazynowa (wiele magazynów);18) inwentaryzacja (środki trwałe, magazyny);19) eksport danych (format akceptowany przez Excel, xml);20) inne niezbędne do funkcjonowania systemu.

Funkcjonalności powyższe powinny być dostępne w pełnym zakresie odpowiednio:1. pkt 1)-5) dla 3 jednoczesnych użytkowników2. pkt 11)-13) dla 2 jednoczesnych użytkowników3. pozostałych punktów dla 1 jednoczesnego użytkownika

Funkcjonalności powyższe ograniczone do podglądu danych powinny być dostępne odpowiednio:

1. pkt 1)-5) dla 3 jednoczesnych użytkowników2. pkt 11)-13) dla 2 jednoczesnych użytkowników3. pozostałych punktów dla 1 jednoczesnego użytkownika

Pełnym zakresie wymagany jest dla użytkowników pracujących w jednej lokalizacji (sieć o parametrach sieci lokalnej). Możliwość podglądu danych jest wymagana również w pozostałych lokalizacjach (miasta wojewódzkie). Dodatkową zaletą będzie możliwość pracy w innych lokalizacjach w pełnym zakresie.Oczekuje się, że jednocześnie będzie mogła pracować maksymalna liczba użytkowników z pełnymi uprawnieniami i maksymalna liczba użytkowników z prawem do podglądu danych.Wymagania techniczne

5



1) Dane przechowywane w Microsoft SQL Server 2005;2) Dostępny, pełny, opis struktury bazy danych;3) Dostępne API (wraz z opisem) służące do dostępu do bazy danych.

CPV 30259000-9 Różne systemy komputerowe30249400-0 Oprogramowanie systemów finansowych

6



1. Wymagania ogólne

Użycie słowa „powinien” oznacza wymaganie, które musi być spełnione. Wszystkie wymagania fakultatywne są opisywane poprzez frazę „dodatkową zaletą”.

Oferowany system powinien móc obsłużyć, w oferowanej konfiguracji, organizację charakteryzującą się następującymi parametrami ilościowymi.

Powinien móc również obsłużyć organizację dwukrotnie większą, tylko poprzez zwiększanie liczby użytkowników i parametrów serwera na którym będzie zainstalowany.

Systemu powinien umożliwiać prowadzenia w nim ksiąg więcej niż jednego podmiotu.

1.1 Szacunkowe dane o rozmiarze działalności gospodarczej

1.1.1 Liczba kontrahentów

Ogółem

liczba dostawców 1000liczba klientów w kartotece

30

liczba stałych klientów 20

Liczby przybliżone.

1.1.2 Liczba pracowników i zleceniobiorców

Centrala CI Warsza

wa

CI Kraków

CI Gdynia CI Zielona

Góra

Ogółem*

liczba pracowników 60 10 10 10 10 100liczba zleceniobiorców 20 5 5 5 5 40Uwaga: Większość pracowników jest również zleceniobiorcami. Należy zakładać, że każdy pracownik może być zleceniobiorcą.

1.1.3 Liczba operacji

Ogółemśrednia miesięczna liczba faktur sprzedaży/zakupu

250

Absolutną większość stanowią faktury zakupu.

1.1.4 Liczba użytkowników systemu

Liczba zarejestrowanych w systemie unikalnych użytkowników (nie jest to liczba jednoczesnych użytkowników).

7



Centrala CI Warsza

wa

CI Kraków

CI Gdynia CI Zielona

Góra

Ogółem

liczba aktywnych użytkowników systemu

6 0 0 0 0 6

liczba biernych użytkowników systemu (tylko podgląd informacji)

18 3 3 3 3 30

1.2 Plany odnośnie wdrożeniaSPI chciałaby, aby całość wdrożenia zakończyło się najpóźniej do 28 lutego 2007 r. SPI oczekuje się, że wykonawca dostarczy odpowiednie wsparcie techniczne i merytoryczne, tak aby wdrożenie mogło się sprawnie odbyć w przewidzianym czasie. Przez wdrożenie rozumie udostępnienie pełnej funkcjonalności systemu z przeniesionymi danymi (łącznie z wymaganymi modyfikacjami), zdefiniowanymi wszystkimi użytkownikami, wprowadzonym planem kont, działającym przekazywaniem danych pomiędzy modułami, zdefiniowanymi wszystkimi powiązaniami (np. pomiędzy modułami płac, środków trwałych a księgą główną), definiowanymi wszystkimi automatami, z działającą wymianą danych z systemem homebankingu.

Oczekuje się również, że wdrożenie będzie tak prowadzone aby umożliwić

1. księgowanie bieżących kosztów od 29 stycznia 2007 r.

2. przygotowanie wypłaty wynagrodzeń za miesiąc styczeń we wdrażanym systemie jeszcze w styczniu 2007 r. (zwykle potrzeba 2-3 dni)

3. przygotowanie danych we wdrażanym systemie i przeniesienie ich do programu Płatnik do 15 lutego 2007 r.

4. przygotowanie sprawozdania PIT-4 do 20 lutego 2007 r.

5. przygotowania we wdrażanym systemie sprawozdania VAT-7 do 25 lutego 2007 r.

6. przeniesienie danych do przelewów wynagrodzeń za miesiąc luty z wdrażanego systemu do homebankingu najpóźniej 27 lutego 2007 r.

Oczekuje się, że zostanie zapewniona możliwość przeniesienia danych z dotychczasowego systemu RAKS z następujących modułów: F-K, Kadry i Płace, Środki Trwałe, Kasa i Bank, Gospodarka Materiałowa do nowego systemu – minimum w zakresie kont bilansowych i kartotek (dostawców, klientów, pracowników). Po stronie Zamawiającego będzie weryfikacja poprawności danych przeznaczonych do eksportu z systemu RAKS. Reszta czynności jest po stronie Wykonawcy.

8



2. Przegląd procesów biznesowych

2.1 Procesy pomocnicze

2.1.1 Księga główna

System musi zapewniać:

Księgowanie wszystkich jednostek Firmy w ramach ujednoliconego planu kont (zastrzeżenie konta zespołu „5” – projekty – mają tylko częściowo ujednoliconą strukturę);

Koordynację procesu budżetowania i rozliczania budżetu;

Sprawozdawczość podatkową, w tej chwili są to: CIT-8, CIT-0, CIT-D, VAT-7, PIT-4, PIT-11, PIT-8B;

ZUS - eksport potrzebnych danych do „Płatnika”;

Rozliczenia z dostawcami - uzgodnienia sald rozrachunków dla takich dostawców, dla których zaopatrzenie będzie realizowane centralnie, jak również przez poszczególne oddziały;

Możliwość prowadzenia kont pozabilansowych;

Możliwość prowadzenia rozbudowanej analityki

SPI zatrudnia księgowych jedynie w Biurze Centrali

Większość procesów księgowych ma się koncentrować w centrali. Do niej spływają dokumenty z biur – Centrów Integracja i są centralnie rejestrowane w księdze głównej.

Koszty są księgowane zarówno na „4” (układ rodzajowy z wyróżnionym miejscem powstawania kosztu), jak i na „5” (układ projektowy). W związku z powyższym oczekuje się, że system będzie miał możliwość co najmniej 4 poziomów analitycznych (ew. wliczając w to subsyntetykę). Każdy poziom wymaga 3 znaków. Należy zapewnić możliwość kształtowania planu kont w poszczególnych zespołach wg potrzeb Stowarzyszenia (liczba poziomów analityki, liczba znaków w analityce)

Należy zapewnić dostęp polegający na podglądzie operacji na wybranych kontach zespołów„5”, „4” i ew.„2”, „6” i „7” (wraz ze wszystkimi subkontami i analitykami), zarówno w centrali jak i w lokalnych biurach na terenie kraju (miasta wojewódzkie).), np. dostęp dla koordynatora projektu ograniczony do kont jego projektów w zespołach „5”, i ew. „6”, „7”,oraz „2”. Rozwiązania w tej dziedzinie będą zależały od możliwości wybranego systemu i możliwości telekomunikacyjnych.

System powinien umożliwiać tworzenie standardowych raportów, które mogłyby być wykonywane z poziomu centrali lub lokalnych biur.

System powinien umożliwiać przygotowanie przelewów, których dane zostaną przeniesione do systemu homebanking (banku BISE). Dopuszcza się przenoszenie danych na zasadzie eksportu do pliku, który następnie (bez dodatkowego przetwarzania) będzie importowany do homebankingu.

9



System powinien zawierać funkcje zapewniające:

1/ możliwość wydruku z systemu obrotów pojedynczego konta wraz z zapisami

2/ możliwość wydruku z systemu obrotów części planu kont wraz z zapisami z podziałem na konta

3/ możliwość wydruku z systemu obrotów wysyłki zapisów bezpośrednio z programu FK

4/ możliwość edycji w dzienniku i wydruku tylko poszczególnych pozycji (bez konieczności drukowania całego dziennik, ewentualnie tylko ograniczony filtrem)

5/ możliwość wydruku zestawienia obrotów i sald za okres np. 1 roku- wydruku z podziałem na analityki miesięcznie i z pokazanymi zapisami na koncie; dodatkowo wymóg możliwości podglądu pojedynczego zapisu dokumentu,

6/ możliwość bezpośredniego - z poziomu księgowania-przypisania vat do innego miesiąca (bez konieczności pamiętania, że jest vat do odliczenia w m-cach następnych

System powinien dawać możliwość tworzenia automatów (zapewniających ciągłość i powtarzalność operacji/kalkulacji i odp. algorytmy), np. księgujących w kolejnych miesiącach koszty rozkładane w czasie (np. prenumerata).

System powinien również zapewnić:

Możliwość wprowadzenia planu finansowego (budżetu) i nanoszenia zmian.

Możliwość porównania planu finansowego z jego realizacją (dotyczy również

wydruków i eksportu danych)

Możliwość rozszerzenia planu kont.

Możliwość sprawdzenia poprawności wprowadzanych dekretów przed ich ostatecznym

zatwierdzeniem.

Możliwość grupowania i dekretowania dokumentów jednego typu np. wyciągi

bankowe, faktury zakupu, faktury sprzedaży, listy płac itp.

Chronologiczna numeracja dziennika.

Możliwość rejestracji wydatków na poszczególne projekty i komórki organizacyjne.

Sporządzanie zestawień kont z poszczególnych rachunków bankowych,

Automatyczna dekretacja dokumentów

Kopiowanie dekretacji powtarzalnych operacji.

Automatyczna numeracja kolejności poszczególnych rodzajów dokumentów.

Bieżące śledzenie stanu rozrachunków z kontrahentami.

Szukanie kontrahentów wraz z możliwością zastosowania filtrów umożliwiających

wyszukanie niezbędnych danych.

Udostępnienie historii dokonywanych zmian w dokumentach księgowych

Sporządzania raportów wg założonych filtrów.

10



Sporządzanie zestawień na określonym poziomie analityki.

Możliwość sporządzenia zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych

za dowolny okres.

Możliwość automatycznego sporządzania sprawozdań finansowych

Automatyczne sporządzanie deklaracji VAT.

Ewidencja wyciągów bankowych.

Automatyczne określanie stanu rozrachunków z kontrahentami tj. stanu zobowiązań i

należności.

Możliwość sporządzenia w systemie dokumentów związanych z rozrachunkami z

kontrahentami np. potwierdzenia salda.

Dodatkową zaletę systemu będzie możliwość konsolidacji sprawozdań finansowych podmiotów, których księgi są prowadzone w systemie. Plany kont podmiotów będą bardzo podobne (ale mogą wystąpić różnice na poziomie niektórych analityk, chyba że system zapewni mechanizmy uniemożliwiające powstawanie różnic, np. wspólne kartoteki kontrahentów, pracowników).

2.1.2 Zarządzanie środkami trwałymi

SPI prowadzi centralną ewidencję środków trwałych.. Mają one być przypisane do miejsc powstawania kosztów w celu odpowiedniego rozliczania amortyzacji i kosztów, oraz w celu podania danych do ubezpieczenia majątku.

Pełna ewidencja ilościowo-wartościowa składników majątku.

Rejestrowanie zmian w składnikach majątku.

Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych.

Ewidencja wyposażenia tj. elementów zaliczanych w koszty bez konieczności

amortyzowania.

Elektroniczne wprowadzanie dokumentów PT i OT przyjęcie środka trwałego i przekazanie

środka trwałego, LT – likwidacje środków trwałych z automatycznym przejściem do

ewidencji elektronicznej (na dokument i kartę środka).

Ewidencja elektroniczna środków trwałych i środków trwałych o charakterze wyposażenia z

uwzględnieniem na karcie środka.

Naliczanie amortyzacji metodami dopuszczonymi przez ustawę o rachunkowości i ustawy

podatkowe ze szczególnym uwzględnieniem metody liniowej.

Automatyczne księgowanie amortyzacji na konta zespołu „4” i „5”

Daty i numeru dokumentu księgowego (OT, PT, LT).

Numeru pomieszczeń.

11



Numeru fabrycznego.

Wydruki komputerowe z bieżącą wartością sprzętu w danym pomieszczeniu na dzień

bieżący.

Ewidencja i raporty historii środka trwałego

Możliwość obsługi kartotek środków trwałych w zakresie :klasyfikacji rodzajowej środków

trwałych, nadania numeru inwentarzowego, nazwy środka, przypisania do określonego

numeru pokoju i komórki organizacyjnej, oraz osoby odpowiedzialnej materialnie

2.1.3 Kadry i płace

Funkcje kadrowo-płacowe są scentralizowane. Za rekrutację, motywowanie i wynagradzanie pracowników odpowiada Centrala. Centrala też składa deklaracje ZUS i podatkowe dla wszystkich oddziałów na podstawie danych otrzymanych z oddziałów.

System powinien spełniać wymogi przepisów prawa pracy i innych mających zastosowanie.

System powinien umożliwiać wprowadzanie przechowywanie i drukowanie wielu wzorców tekstów umów zlecenia i umów o dzieło (łącznie co najmniej kilkunastu). Druk polegałby na wybraniu jednego ze wzorców i jednego z zleceniobiorców. System powinien uzupełnić wzorzec o dane zleceniobiorcy i umożliwiać dodanie tekstu przez użytkownika.

System powinien umożliwiać drukowanie rachunków za wykonanie umowy zlecenie i umowy o dzieło z wyliczonymi poprawnie wszystkimi jego elementami. System powinien uwzględniać wszystkie zgodne z przepisami warianty naliczania ubezpieczeń społecznych i podatków.

System powinien dawać możliwość identyfikacji projektu, z którego jest płacone wynagrodzenie danego pracownika.

System powinien umożliwiać automatyczne księgowanie wynagrodzeń oraz drukowanie i eksport z podziałem na wszystkie elementy składowe wynagrodzenia (składki emerytalne płacone przez pracownika, emerytalne płacone przez pracodawcę, itd.) oraz na konta zespołu 4 i 5 z jednoczesną możliwością modyfikacji całego dekretu po jego wprowadzeniu do systemu FK.

Powinna zostać zapewniona możliwość przeniesienia danych ze starego systemu programu Raks Kadry i Płace.

Ponadto:

System powinien zapewniać konfigurowanie wydruków i zestawień:

kadrowych;

płacowych.

System powinien zapewniać:

Drukowanie list płac pojedynczo dla każdego pracownika;

Możliwość przypisania jednego pracownika do różnych projektów i rozbicia jego wynagrodzenia na różne projekty i formy umów

12



Informacje o pracowniku :imiona, nazwisko, nazwisko rodowe, pesel; data i

miejsce urodzenia; imiona rodziców; adres zamieszkania i do korespondencji;

wykształcenie – poziom, ukończone szkoły, uczelnie; zatrudnienia; stanowisko;

wymiar etatu; stan rodzinny – imiona i nazwiska dzieci, daty urodzenia, pesele.

Obliczanie stażu pracowników – automatyczne przeliczanie stażu po

wprowadzenie okresów zatrudnienia oraz doliczanie stażu wynikającego z

aktualnego zatrudnienia; możliwość sprawdzenia stażu ogółem

Absencje pracowników.

Wprowadzanie do programu wszelkich absencji pracowniczych, tj. urlopów

wypoczynkowych, okolicznościowych, macierzyńskich, wychowawczych,

szkoleniowych, bezpłatnych, zwolnień lekarskich.

Możliwość rozliczania urlopu wypoczynkowego w godzinach (przy

zatrudnionych w niepełnym wymiarze).

Możliwość wprowadzania urlopów o zwiększonym wymiarze.

Badania lekarskie – rodzaj (wstępne, okresowe, kontrolne, dodatkowe

okulistyczne), termin wykonania badania, termin następnego badania.

Ukończone kursy, szkolenia – rodzaj, data ukończenia.

Szkolenie bhp – rodzaj (wstępne, okresowe), data.

Uwzględnienie różnych składników wynagrodzenia (zasadnicze, dodatek za

wysługę lat, dodatek specjalny,

Automatyczne przeliczanie wynagrodzeń przy zmianie kwot bazowych.

Automatycznie wyliczany dodatek za wysługę lat (po wprowadzeniu okresów

zatrudnienia).

Informacje o wydanych pracownikowi zaświadczeniach – data, cel.

Informacje o zakończeniu stosunku pracy – data, podstawa prawna, wypłacone

świadczenia związane z rozwiązaniem stosunku prawnego.

Możliwość prześledzenia historii zatrudnienia pracownika (zmiana

wynagrodzenia, stanowiska, wydziału, departamentu/biura).

13



Możliwość generowania sprawozdań, raportów (z ustalaniem własnych

kryteriów raportu), druków kadrowych – zaświadczeń, świadectw pracy,

aneksów do umów.

Spełnienie wymagań polskiego ustawodawstwa w zakresie naliczania

wynagrodzeń, składek ZUS, zasiłków z ubezpieczenia społecznego, podatku

dochodowego od osób fizycznych

Możliwość przystosowania do zmieniających się przepisów.

Eksport danych z nowopowstałego programu do programu Płatnik.

Możliwość indywidualnego określenia obowiązkowych i dobrowolnych

ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

Możliwość indywidualnego określenia danych podatkowych, tj. kosztów

uzyskania przychodu, ulgi podatkowej.

Możliwość definiowania składników wynagrodzenia przez użytkownika

Automatyczne tworzenie deklaracji do ZUS (zgłoszeniowej, rozliczeniowej) i

Urzędu Skarbowego.

Automatyczne tworzenie druków PIT i innych. Konieczność zachowania w

bazie danych wszystkich utworzonych dokumentów.

Emisja przelewów w formie elektronicznej, ale także w formie tradycyjnej w

przypadku awarii elektronicznego systemu przelewów

Możliwość wystawiania zaświadczeń Rp-7 o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Współpraca z programami pakietu MS Office (Word, Excel)

Możliwość sporządzania sprawozdań GUS.

2.1.4 Gospodarka materiałowa

System ma zapewnić gospodarkę materiałową w wielu magazynach. System powinien wspierać przeprowadzanie inwentaryzacji, m.in. umożliwiać drukowanie arkuszy spisowych. Stowarzyszenie przechowuje obecnie w magazynach wyłącznie publikacje książkowe (kilkanaście pozycji), oraz archiwalne egzemplarze dwumiesięcznika wydawanego od 1994 r. Są to wydawnictwa dystrybuowane nieodpłatnie (tylko za zwrotem kosztów przesyłki).

2.1.5 Wielowalutowość

System powinien być wielowalutowy. Dodatkową zaletą jest możliwość wprowadzenia kilku kursów wymiany dla jednej waluty, np. kurs stały (z projektu), kurs średni, sprzedaży, zakupu.

14



System powinien rozliczać różnice księgowe zgodnie z Ustawą o rachunkowości w okresach sprawozdawczych, tj. zarówno w ciągu roku, czyli na koniec każdego miesiąca jak i za zakończenie roku obrachunkowego.

2.1.6 Kasa

System powinien mieć moduł obsługujący kasę, pozwalający na rejestrację wypłat i wpłat gotówkowych. Dodatkową zaletą będzie możliwość rejestracji innych form zapłaty: czek własny, weksel własny, weksel trasowany, karta płatnicza.

2.1.7 Zarządzanie środkami pieniężnymi

Systemu powinien umożliwiać automatyczną wymianę informacji z bankami, co najmniej w zakresie przenoszenia przelewów z systemu do homebankingu (dopuszcza się realizacje tej funkcjonalności na zasadzie eksportu danych do pliku, który bez przetwarzania będzie importowany do homebankingu).

Dodatkową zaletą będzie możliwość:

przenoszenia danych o otrzymanych płatnościach z homebankingu;

przeprowadzania symulacji przepływów pieniężnych.

2.1.8 Moduł raportowania

System powinien umożliwiać łatwe przeglądanie, drukowanie i eksportowanie danych.

Możliwość definiowania dowolnych wydruków zestawień przez użytkowaniu.

Prezentacja raportowanych danych w postaci tabel przestawnych i wykresów

Możliwość elastycznego atrybutowania dokumentów, zapisów księgowych w celu sporządzania zestawień, raportów bieżących pod wewnętrzne potrzeby.

2.1.9 Wydruki, eksport danych

We wszystkich modułach powinna istnieć możliwość wydrukowania i eksportu danych do formatu akceptowanego przez MS Excel, formatu xml., oraz możliwość wysyłania raportów w postaci załącznika do maila, a także w postaci plików html.

2.1.10 Ustawa o rachunkowości

System musi spełniać wymagania Ustawy o rachunkowości. Proszę podać zaświadczenia mówiące o spełnianiu wymogów ustawy lub załączyć oświadczenie w tym zakresie (podpisane przez osoby mające prawo reprezentować oferenta).

2.2 Moduły systemuW związku wymaganiami funkcjonalnymi SPI oczekuje, że zaproponowane rozwiązanie będzie się składało z poniższych modułów. Faktyczne nazwy modułów i ich zakres może się różnić.

15



Finanse i księgowość Księga główna, księgi pomocniczeRozrachunki z odbiorcami (z podziałem na donatorów ,działalność statutową, i działalność gosp.)Rozrachunki z dostawcami (analityka w podziale na projekty i dział. statutowa)Rachunkowość zarządczaKosztyZarządzanie środkami pieniężnymiKasaWielowalutowośćAktywa (środki trwałe, wyposażenie, inwestycje, amortyzacja, inwentaryzacja)Interfejs do bankówRejestry VATBudżetowanieModuł raportowania

Kadry i płace Obsługa wynagrodzeń wg projektówAutomatyczne księgowanie danych oraz modyfikacja danych składowych wynagrodzenia Budżetowanie wynagrodzeń

Sprzedaż FakturowanieEksportObsługa kartoteki klientów Analizy sprzedaży

Zaopatrzenie Obsługa zleceń zakupu wg projektówObsługa kartoteki dostawców

Gospodarka materiałowa Obsługa magazynówObsługa kartoteki materiałowejInwentaryzacja

16



3. Wymagania dotyczące danych podstawowych

3.1 Wymagania ogólneGłówne kartoteki zawierające stałe dane podstawowe takie jak baza danych dostawców, odbiorców, pracowników, powinny być zarządzane centralnie. Powinno to dotyczyć następujących czynności:

tworzenia (system powinien nadawać kolejny numer);

zmian;

kopiowania (system powinien nadawać kolejny numer);

kasowania;

szukania/wyświetlania/drukowania.

Numery identyfikacyjne muszą być jednoznaczne, po to aby numer (klient, dostawca, itp.) można było bardzo szybko zlokalizować. Ponadto system musi nadawać nowy numer identyfikacyjny danym, które są kopiowane w ramach kartoteki.

Dodatkowo powinna istnieć możliwość wyszukiwania wszystkich danych zasadniczych wg dowolnego pola.

3.2 Dane dostawcówBaza danych dostawców powinna zawierać następujące pola:

nazwisko/nazwa;

numer identyfikacyjny;

NIP

Pesel/Regon;

adres siedziby;

adres zamówień;

numer telefonu;

numer faksu;

adres poczty elektronicznej;

grupy produktów;

język zamówienia;

warunki dostaw;

wysokość zabezpieczeń (np. weksel gwarancyjny);

nazwa banku;

numer konta bankowego;

17



czas realizacji dostawy;

osoba kontaktowa;

stanowisko osoby kontaktowej;

oznaczenia jakości (ocena dostawcy);

komentarze.

Pola opisane czcionką prostą są wymagane. Pola opisane kursywą są opcjonalne.

3.3 Dane klientówBaza danych klientów powinna zawierać następujące pola:

nazwa;

numer klienta;

typ klienta (np. instytucja finansująca, darczyńca, klient biznesowy);

adres klienta;

adres dostawy;

adres wysłania rachunku;

numer telefonu;

numer faksu;

adres poczty elektronicznej;

nazwa banku klienta;

numer konta bankowego klienta;

warunki dostawy;

wysokość zabezpieczeń (np. weksel gwarancyjny);

osoba kontaktowa;

funkcja osoby kontaktowej

NIP

Regon/Pesel;

forma prawna;


3.4 Dane podstawowe użytkowników systemu z ich uprawnieniami

Rekordy te zasadniczo regulują prawa dostępu do systemu, przy czym dostęp ten regulowany jest dla każdego użytkownika z osobna. Każdy użytkownik zostanie w bazie danych wprowadzony, w bazie tej będzie on dokładnie opisany następującymi atrybutami:

Identyfikator użytkownika;

18



Hasło;

Imię;

Nazwisko;

Numer personalny;

Funkcja, stanowisko;

Numer telefonu;

Lokalizacja;

Nr pokoju;

Uprawnienia;

Obszar pracy w systemie;

Grupy użytkowników.

System powinien mieć możliwość definiowania grup użytkowników. Powinny one być zdefiniowane podobnie jak sami użytkownicy.

Nazwa grupy;

Opis grupy;

Uprawnienia grupy;

Obszar pracy w systemie.

Grupa użytkowników jest przez grupę uprawnień zdefiniowana, i uprawnienia te tworzą “dodatkowe” uprawnienia użytkowników. W przypadku, gdy jakiś użytkownik nie posiada w ogóle uprawnień, a użytkownik ten należy do grupy użytkowników, uprawnienia tej grupy są w tej sytuacji i jego uprawnieniami.

Jeden użytkownik powinien móc należeć do wielu grup użytkowników.

Specjalnymi użytkownikami systemu są:

Administrator systemu posiada on wszystkie uprawnienia dotyczące systemu a pomagające mu w zarządzaniu systemem i jego funkcjami

3.4.1 Ogólne dane pracowników

Imię;

Drugie imię;

Nazwisko;

Nazwisko rodowe;

Imiona rodziców;

Adres zamieszkania;

Adres do korespondencji;

19



Wykształcenie – poziom, ukończone szkoły, uczelnie

Historia zatrudnienia;

Wymiar etatu

Stan rodzinny – imiona i nazwiska dzieci, daty ich urodzenia, PESELe

Numer personalny;

Funkcja, stanowiska;

Numer telefonu;

Adres;

Data urodzenia;

Miejsce urodzenia;

Data imienin;

Obchodzi urodziny/imieniny;

Numer Pesel;

Numer dowodu osobistego;

Numer paszportu;

Data ważności paszportu;

Numer prawa jazdy;

Data ważności prawa jazdy;

Kwalifikacje (uprawnienia, kursy, itp.);

Data zatrudnienia;

Przypisanie do miejsca powstawania kosztów;

Nazwa banku;

Numer konta bankowego;

Komentarz.


Teksty te winny zostać zgromadzone w specjalnie założonej bibliotece.

20



4. Zabezpieczenie systemu

4.1 Zabezpieczenie dostępu do systemu

4.1.1 Identyfikacja użytkownika

Dla zapewnienia bezpieczeństwa danych system powinien zawierać następujące mechanizmy:

Określenie identyfikatorów użytkowników i grup użytkowników;

Zastosowanie haseł z uwzględnieniem minimalnej długości haseł

Dodatkową zaletą będzie:

Wymuszanie okresowej zmiany haseł;

Możliwość zastosowania w przyszłości urządzeń do identyfikacji użytkownika (np. karty chipowe).

4.1.2 Ścieżki rewizyjne

System powinien umożliwiać śledzenie operacji użytkowników za pomocą ścieżek rewizyjnych (audit trails) zapisanych w systemie. Minimum to śledzie operacji zmiany, kasowania, kopiowania.

21



5. Wymagania techniczne i architektura systemu

5.1 Przegląd rozwiązaniaRozwiązanie może się składać z jednej lub więcej aplikacji i powinno pokrywać wymaganą funkcjonalność opisaną w rozdziałach 3-5. Rozwiązanie musi pracować na jednolitej platformie systemowo-sprzętowej. W wypadku gdyby składało się z więcej niż jednej aplikacji, powinno zapewniać możliwość przekazywania danych pomiędzy aplikacjami.

5.2 Architektura rozwiązania

5.2.1 Budowa modułowa

System powinien mieć budowę modułową na poziomie funkcjonalnym, ponieważ ułatwia to wprowadzanie nowych lub zmienionych funkcji.

Projekt rozwiązania musi umożliwiać dokonywanie zmian procesów handlowych, w możliwie dużym stopniu bez zmiany kodu źródłowego oprogramowania. Moduły aplikacji powinny być tak zaprojektowane, aby miały maksymalnie dużą możliwość konfiguracji poprzez zastosowanie parametrów systemu i stałych danych.

5.2.2 Czasy odpowiedzi systemu

Stworzone rozwiązanie musi mieć bardzo szybkie czasy odpowiedzi, pomiędzy przejściem z jednego ekranu na drugi nie może minąć więcej niż parę sekund.

5.2.3 Rozszerzalność

Zaproponowane rozwiązanie musi uwzględniać planowane potrzeby SPI na najbliższych kilka lat. Dane na temat wolumenów danych znajdują się w rozdziale 2. Należy założyć przynajmniej 100% wzrost liczby zatrudnionych do końca roku 2008.

5.2.4 Interfejs użytkownika

System powinien mieć graficzny interfejs.

5.2.5 Wersja wielojęzyczna

System powinien być w pełni przetłumaczony na język polski lub w nim stworzony.

Dodatkową zaletą byłoby istnienie możliwości definiowania standardowych raportów w języku angielskim.

22



5.3 Narzędzia i środowisko pracy

5.3.1 Narzędzia programistyczne do budowy aplikacji

Proszę opisać narzędzia programistyczne stosowane w Państwa systemie, a w szczególności:

Proszę określić język i środowisko programowania w jakim Państwa system został i będzie tworzony

Proszę opisać metodologię tworzenia, oraz narzędzia zastosowane do stworzenia zaproponowanego systemu;

Czy istnieje logiczny model i opis struktury danych dla Państwa rozwiązania? Jeśli tak to proszę załączyć jego kopię w wersji elektronicznej (CD lub DVD);

Jakie narzędzie jest stosowane do zarządzania wersjami kodu źródłowego.

5.3.2 Narzędzia do raportowania i tworzenia zapytań

System powinien zapewniać:

Narzędzia do wystosowywania zapytań przez użytkownika, umożliwiające określenie własnych raportów/zapytań typu ad hoc. Funkcje te muszą być jak najbardziej przyjazne dla użytkownika. Zapewnienie użytkownikowi dostępu do funkcji SQL nie jest wystarczające do tego celu.

Eksportowanie informacji do dalszej obróbki w programach biurowych typu arkusze kalkulacyjne, oraz w formacie xml, a także przesyłanie danych do innych baz danych bez potrzeby ręcznego przeformatowywania.

Dodatkową zaletą jest:

Określanie listy raportów do automatycznego generowania i wydruku w oparciu o określony harmonogram;

5.3.3 Wykonywanie kopii zapasowych, archiwizacja i odtwarzanie danych

System powinien umożliwiać wykonywanie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych.

Dodatkową zaletą jest zautomatyzowanie procesu wykonywania kopii zapasowych.

5.4 Platforma systemowo/sprzętowa

5.4.1 System zarządzania bazą danych (DBMS)

System powinien działać w oparciu o Microsoft SQL Server 2005.

5.4.2 API

Powinno być dostępne API (wraz z opisem) służące do dostępu do bazy danych.

23



5.4.3 Systemy operacyjne

Microsoft Windows Server 2003.

5.4.4 Serwery

System musi działać na serwerach na których można zainstalować SBS firmy Microsoft.

5.4.5 Sieć

Obecnie w oddziałach SPI stosowane są sieci lokalne oparte o protokół TCP/IP.

Łączność pomiędzy Centralą a lokalnymi biurami jest realizowana przez VPN.

Łącza do Internetu:

Centrala DSL 2 Mb (symetryczne)

Lokalne biura łącza ADSL nie wolniejsze niż 2Mb/512kb

System nie może wymagać łączy:

w Centrali szybszych niż podane powyżej dla Centrali

w lokalnych biurach szybszych niż dwukrotność szybkości podanej powyżej dla lokalnych biur

System nie powinien wymagać zwiększania szybkości łączy.

5.4.6 Stacje robocze użytkowników

SPI w chwili obecnej dysponuje sprzętem PC, na którym pracują aplikacje środowisku Windows XP. System powinien umożliwiać korzystanie z nich jako stacji roboczych użytkowników.

5.5 Dokumentacja i wsparcie techniczne

5.5.1 Dokumentacja techniczna

Powinien być dostępny, pełny, opis struktury bazy danych również w wersji elektronicznej.

5.5.2 Dokumentacja użytkownika

Użytkownikom powinna zostać udostępniona dokumentacja użytkownika. Dodatkową zaletą będzie system pomocy użytkownika w trybie on-line.

Proszę zauważyć, że zgodnie z wymaganiami prawnymi dokumentacja użytkownika systemu i tablic bazy danych musi być dostępna w języku polskim.

5.5.3 Wsparcie techniczne i merytoryczne

Należy zapewnić w oferowanej cenie:

24



Roczną gwarancję.

help desk przez 12 miesięczny

Należy zapewnić (mogą być osobno płatne) usługi serwisowe.

5.5.4 Usuwanie błędów

Należy zapewnić za oferowaną cenę :

podjęcie działań naprawczych w następny dzień roboczy liczonych dla czasu pracy u Zamawiającego poczynając od chwili zgłoszenia.

usunięcie awarii lub uszkodzenia systemu (uniemożliwiających lub znacząco utrudniających aktywne korzystanie z systemu) w ciągu jednego dnia roboczego

pozostałych błędów w ciągu 7 dni roboczych.

25



6. Wdrożenie systemu

Usługobiorca powinien być odpowiedzialny za zintegrowanie systemu ze środowiskiem klienta.

6.1 SzkoleniaNależy zapewnić szkolenia wszystkich przyszłych użytkowników systemu w stopniu pozwalającym im na sprawną pracę. Szkolenia powinny odbywać się:

dla aktywnych użytkowników na terenie biura SPI

dla biernych użytkowników na terenie Warszawy lub w najbliższych jej okolicach (nie dalej niż w promieniu ok. 20 km od centrum Warszawy).

W oferowanej cenie należy uwzględnić pełne koszty szkolenia i pobytu (w tym koszty dojazdu z Warszaw, jeśli szkolenie będzie odbywać się poza Warszawą).

26



7. Koszty

7.1 Koszt proponowanego systemuProszę podać oszacowanie WSZYSTKICH kosztów proponowanego rozwiązania (wraz z jego wdrożeniem). W szczególności proszę uwzględnić następujące czynniki kosztów:

koszty wykonania oprogramowania

ew. licencje (każda z licencji musi być tańsza niż 3500 zł)

koszty szkoleń;

koszty niezbędnych modyfikacji;

koszty wsparcia technicznego i merytorycznego;

Proszę nie uwzględniać kosztów licencji na oprogramowanie servera i MS SQL. SPI posiada licencję SBS.

Dodatkowo prosimy o informację o:

ew. roczne opłatach licencyjnych.

szacowanych kosztach platformy sprzętowej;

Wymagania funkcjonalne dla zintegrowanego systemu ... file · Web view2.1.4 Gospodarka materiałowa...

Documents

Transcript of Wymagania funkcjonalne dla zintegrowanego systemu ... file · Web view2.1.4 Gospodarka materiałowa...