DEFINICJE

- ustawa – ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz.U.2010.182.1228);

- rękojmia zachowania tajemnicy – zdolność osoby do spełnienia ustawowych wymogów dla zapewnienia ochrony informacji niejawnych przed ich nieuprawnionym ujawnieniem, stwierdzona w wyniku przeprowadzenia postępowania sprawdzającego;

- dokument – każda utrwalona informacja niejawna;

- materiał – dokument lub przedmiot albo dowolna ich część, chronione jak informacja niejawna, a zwłaszcza urządzenie, wyposażenie lub broń wyprodukowane albo będące w trakcie produkcji, a także składnik użyty do ich wytworzenia;

- przetwarzanie informacji niejawnych – wszelkie operacje wykonane w odniesieniu do informacji niejawnych i na tych informacjach, w szczególności ich wytwarzanie, modyfikowanie, kopiowanie, klasyfikowanie, gromadzenie, przechowywanie, przekazywanie lub udostępnianie;

- kierownik przedsiębiorcy – cały organ albo członek lub członkowie tego organu wyznaczeni co najmniej uchwałą zarządu do pełnienia funkcji kierownika przedsiębiorcy, który jest odpowiedzialny za ochronę przetwarzanych w przedsiębiorstwie informacji niejawnych, w szczególności za zorganizowanie i zapewnienie funkcjonowania tej ochrony;

- pełnomocnik ochrony – zatrudniona przez kierownika przedsiębiorcy osoba, która odpowiada za zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych;

- kancelaria tajna – komórka wchodząca w skład pionu ochrony, odpowiedzialna za przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie, obieg i udostępnianie dokumentów niejawnych;

- kierownik kancelarii tajnej – pracownik kierujący praca kancelarii, podlegający pełnomocnikowi ochrony;

- dysponent dokumentu – wykonawca, który jest adresatem lub wytwórcą dokumentu;

- wykonawca – pracownik zajmujący określone stanowisko służbowe, wykonujący zadania zgodnie z zakresem obowiązków, posiadający stosowne poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie oraz przeszkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych;

str. 1

- wykonawca techniczny – wykonawca odpowiedzialny za utrwalenie informacji niejawnych w sposób określony w art. 2 ust. 3 ustawy;

- rejestr ewidencyjny – księga, dziennik, wykaz, spis, rejestr lub kartoteka o ustalonych rubrykach, prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, służąca do rejestrowania dokumentów zawierających informacje niejawne oraz umożliwiająca kontrolę ich stanu i obiegu;

- przesyłka – materiały w postaci odpowiednio zabezpieczonych, zaadresowanych i oznaczonych paczek lub listów;

- strefa ochronna I – obszar, w którym informacje niejawne o klauzuli „poufne” lub wyższej są przetwarzane w taki sposób, że uzyskanie wstępu na ten obszar jest równoznaczne z uzyskaniem dostępu do tych informacji;

- strefa ochronna II - obszar, w którym informacje niejawne o klauzuli „poufne” lub wyższej są przetwarzane w sposób umożliwiający zabezpieczenie ich przed dostępem osób nieuprawnionych poprzez zastosowanie środków technicznych oraz organizacyjnych;

- strefa ochronna III – obszar wokół strefy ochronnej I lub strefy ochronnej II lub przed wejściem do tych stref, który wymaga wyraźnego określenia granic, w obrębie których możliwe jest kontrolowanie osób i pojazdów.

str. 2

1. Wymagania dotyczące materiałów niejawnych oznaczonych klauzula „poufne”

1.1 System obiegu dokumentów ma zapewnić możliwość ustalenia w każdych

okolicznościach, gdzie znajduje się materiał o klauzuli „poufne" pozostający

w dyspozycji Uniwersytetu, jego komórek organizacyjnych oraz kto z tym materiałem

się zapoznał. W związku z tym wymaganiem żaden materiał nie może przekazany

być poza Uniwersytet im. Adama Mickiewicza bez udziału kancelarii tajnej;

1.2 Zakłada się przyjmowanie / wydawanie wszystkich materiałów niejawnych

oznaczonych klauzulą "poufne" za pokwitowaniem w odpowiednim urządzeniu

ewidencyjnym;

1.3 Informacjom niejawnym nadaje się klauzulę „poufne” jeżeli ich nieuprawnione

ujawnienie spowoduje szkodę dla Rzeczypospolitej Polskiej przez to, że:

- utrudni prowadzenie bieżącej polityki zagranicznej Rzeczpospolitej Polskiej;

- utrudni realizację przedsięwzięć obronnych lub negatywnie wpłynie na zdolność

bojową Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej;

- zakłóci porządek publiczny lub zagrozi bezpieczeństwu obywateli;

- utrudni wykonanie zadań służbom lub instytucjom odpowiedzialnym za ochronę

porządku publicznego, bezpieczeństwa obywateli lub ścigania sprawców przestępstw

i przestępstw skarbowych oraz organom wymiaru sprawiedliwości;

- zagrozi stabilności systemu finansowego Rzeczypospolitej Polskiej;

- wpłynie niekorzystnie na funkcjonowanie gospodarki narodowej.

1.4. Klauzulę tajności nadaje osoba, która jest uprawniona do podpisania dokumentu lub

oznaczenia innego niż dokument materiału.

1.5. Zniesienie lub zmiana klauzuli tajności są możliwe wyłącznie po wyrażeniu pisemnej

zgody przez osobę, o której mowa powyżej lub jej przełożonego.

1.6. Wymaga się uzyskania zgody na wykonanie kopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia lub

wypisu (oraz skanowania dokumentu do pliku elektronicznego) kierownika komórki

organizacyjnej dysponującej dokumentem lub upoważnionej przez niego osoby o ile

osoba, która podpisała dokument nie wprowadziła ograniczeń dotyczących kopiowania

(skanowania, sporządzania tłumaczeń, odpisów, wypisów) tego materiału. Wszystkie

kopie podlegać będą ewidencji w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym. Skany

dokumentów nie podlegają ewidencji, fakt skanowania jest dokumentowany na

str. 3

oryginale dokumentu z podaniem numeru ewidencyjnego informatycznego nośnika

danych;

1.7. Przyjmuje się zasadę, że osoba mająca dostęp do systemu TI - UAM o klauzuli

"poufne" będzie miała dostęp do informacji tylko w określonym zakresie. O zakresie

udostępnienia (dokument może być udostępniany wyłącznie konkretnej grupie

użytkowników) zdecyduje osoba, która jest uprawniona do podpisania dokumentu lub

oznaczenia innego niż dokument materiału albo adresat materiału o ile nie

wprowadzono na tym materiale ograniczeń dotyczących jego udostępniania.

2. Minimalne warunki dotyczące przetwarzania informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne”

2.1. Zakres stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego uzależnia się od poziomu zagrożeń

związanych z nieuprawnionym dostępem do informacji niejawnych lub ich utratą.

2.2. Zgodnie z postanowieniami zawartymi w art. 43 ust. 4 ustawy, Rektor UAM zatwierdza

opracowaną przez pełnomocnika ochrony dokumentację określającą poziom zagrożeń

związanych z nieuprawnionym dostępem do informacji niejawnych lub ich utratą

2.3. W uniwersytecie informacje niejawne o klauzuli „poufne” mogą być przetwarzane

wyłącznie w pomieszczeniach lub obszarach wyraźnie oznaczonych jako Strefa

ochronna II.

2.4. Przy udostępnianiu informacji w dowolnej postaci obowiązuje Zasada wiedzy

niezbędnej przy spełnieniu warunku „bezpieczeństwo osobowe”.

2.5. Dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” może być

przyznawany tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków na

zajmowanym stanowisku służbowym albo innej, zleconej pracy.

2.6. Dokumenty udostępniane są na podstawie dekretacji odręcznej na dokumencie.

2.7. Dekretacji może dokonać Rektor UAM, osoby przez niego upoważnione, adresat

dokumentu niejawnego lub dysponent tego dokumentu.

2.8. O zakresie udostępnienia decyduje ww. osoba.

2.9. Kancelaria tajna odmawia udostępnienia lub wydania materiału osobie nieuprawnionej.

2.10. Jednorazowy dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "poufne", jeżeli

osoba nie posiada poświadczenia bezpieczeństwa może nastąpić po uzyskaniu pisemnej

str. 4

zgody wydanej przez Rektora UAM na zasadach określonych wart. 34 ust 5 pkt. 1

ustawy o ochronie informacji niejawnych.

3 Miejsce ewidencji, gromadzenia i przechowania materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą "poufne”:

3.1 Za ewidencję i gromadzenie materiałów niejawnych o klauzuli „poufne” w

Uniwersytecie odpowiada kancelaria tajna.

3.2 Gromadzenie dokumentów odbywa się na podstawie Rzeczowego Wykazu Akt.

3.3 Wykonawca dokumentu (osoba odpowiedzialna za sprawę), po załatwieniu sprawy

przekazuje dokument do kancelarii wpisując w prawym górnym rogu pierwszej strony

dokumentu aktowego:

- numer teczki akt,

- kategorię archiwalną,

- datę przekazania dokumentu do kancelarii,

- odpis osoby merytorycznie odpowiedzialnej.

3.4 Dokumenty zawierające informacje niejawne, oznaczone klauzulą "poufne", gromadzi

się w teczkach akt.

3.5 Zezwala się na wszywanie do teczek, o których mowa w pkt. 3.5, materiałów

oznaczonych klauzulą „zastrzeżone" oraz jawnych, jeżeli dotyczą one tej samej sprawy.

3.6 Zezwala się na wszywanie materiałów oznaczonych klauzulą "poufne” do teczek

oznaczonych wyższymi klauzulami, jeżeli dotyczą one tej samej sprawy (teczce nadaje

się klauzulę odpowiadającą klauzuli najwyżej sklasyfikowanego dokumentu

pozostającego w teczce).

3.7 Materiały o klauzuli „poufne” przechowuje się w:

Szafach stalowych, co najmniej klasy S2 - w pomieszczeniach znajdujących się

w strefie ochronnej II lub III;

Poza szafami stalowymi w pomieszczeniach znajdujących się w strefie

ochronnej I.

3.8 Po zakończeniu pracy kierownik kancelarii zamyka i zabezpiecza urządzenia do

przechowywania dokumentów niejawnych oraz zabezpiecza pomieszczenia kancelarii

str. 5

tajnej.

3.9 Zasady zdawania, przechowywania i wydawania kluczy użytku bieżącego do kancelarii

tajnej i szaf stalowych określa Plan Ochrony Uniwersytetu.

3.10 Klucze zapasowe, kody dostępu oraz kody systemu alarmowego do pomieszczenia

kancelarii, a także znajdujących się w tym pomieszczeniu urządzeń do przechowywania

dokumentów, zapisane na formularzu, umieszczone w odpowiednio oznaczonych

i zabezpieczonych kopertach, przechowuje pełnomocnik ochrony.

4 Zasady przekazywania materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą "poufne".

4.1 Przekazywanie materiałów o klauzuli "poufne" poza komórkę organizacyjną lub poza

Uniwersytet odbywa się wyłącznie za pośrednictwem kancelarii tajnej.

4.2 Wydawanie dokumentów z kancelarii tajnej odbywa się za pokwitowaniem

w odpowiednim rejestrze ewidencyjnym.

4.3 Podczas przewożenia lub przenoszenia materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą

„poufne” poza strefami ochronnymi należy zachować wszelkie środki ostrożności, aby

nie dopuścić do kradzieży lub zniszczenia materiału. Zabrania się:

- pozostawiać materiału bez nadzoru,

- przekazywać osobom prywatnym,

- wyjmować z teczki (lub innego opakowania) w środkach komunikacji publicznej,

- wynosić materiał do domu (restauracji, hotelu itp.).

4.4 Przewożenie materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” odbywa się przy

zachowaniu zasad rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie trybu i sposobów

nadawania, przyjmowania, przewożenia wydawania i ochrony materiałów.

4.5 Zezwala się na przekazywanie materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą "poufne"

pomiędzy wykonawcami z tej samej komórki organizacyjnej za pokwitowaniem w

Dzienniku wykonawcy,

4.6 Przekazywanie dokumentów o klauzuli "poufne" w postaci elektronicznej odbywa się

zgodnie z zasadami opisanymi w dokumentacji SWB i PBE lub na załączonych do pism

przewodnich nośnikach danych poprzez kancelarię tajną.

str. 6

5 Sposoby i miejsca wytwarzania, kopiowania i skanowania dokumentów niejawnych zawierających informacje o klauzuli „poufne”.

5.1 Dokumenty oznaczone klauzulą "poufne" wytwarza się w systemach TI, które

uzyskały akredytację bezpieczeństwa teleinformatycznego do przetwarzania informacji

o klauzuli „poufne".

5.2 Dokumenty oznaczone klauzulą "poufne" kopiuje się i skanuje w urządzeniach

posiadających akredytację bezpieczeństwa teleinformatycznego w rozumieniu ustawy

OIN pod warunkiem opisania takiej funkcjonalności w dokumentacji bezpieczeństwa

systemu (SWB i PBE). Dopuszcza się na wykonywanie kopii na analogowych

urządzeniach kopiujących (nieposiadających wbudowanych elementów pamięci) bez

wymogu akredytacji bezpieczeństwa teleinformatycznego.

5.3 Dokumenty oznaczone klauzulą "poufne" mogą być wytwarzane innymi metodami niż

określone w pkt. 5.1 i 5.2 w szczególności poprzez kreślenie, pismo odręczne,

wypełnianie formularzy.

5.4 Liczbę wytwarzanych dokumentów oraz zasięg ich obiegu ogranicza się do minimum

niezbędnego do realizacji zadań służbowych, w miarę możliwości wykorzystując inne

możliwości załatwienia sprawy.

5.5 Wytworzone dokumenty wykonawca techniczny ewidencjonuje w Dzienniku Ewidencji

prowadzonym w kancelarii tajnej oraz oznacza zgodnie z ustaleniami rozporządzenia

Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na

nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności ( Dz. U. 159, poz. 1069 )

6 Zasady i sposoby gromadzenia i niszczenia dokumentów oznaczonych klauzulą "poufne”

6.1 Dokumenty oznaczone klauzulą "poufne", wytworzone w komórce organizacyjnej oraz

otrzymane od innych komórek lub jednostek organizacyjnych, podlegają po ich

wykorzystaniu:

gromadzeniu i podszyciu do teczek przedmiotowych o określonej kategorii

archiwalnej jeżeli stanowią wartość archiwalną lub niearchiwalną wg zasad

określonych w pkt. 3.3;

bieżącemu niszczeniu - jeżeli dokument nie posiada wartości archiwalnej i użytkowej;

str. 7

zwrotowi do nadawcy lub osoby przekazującej dokument, jeśli było takie

zastrzeżenie.

6.2 Dokumenty oznaczone klauzulą "poufne", z zastrzeżeniem pkt. 6.3 niszczą

odpowiednio:

wykonawca i pracownik kancelarii tajnej w przypadku dokumentów ujętych

w ewidencji kancelaryjnej;

wykonawca i wykonawca techniczny - dokumenty zarejestrowane Wyłącznie

w Dzienniku Ewidencji z chwilą ustania ich przydatności. W przypadku, gdy

wykonawcą i wykonawcą technicznym jest ta sama osoba - wykonawca

i administrator systemu lub wykonawca i kierownik kancelarii.

6.3 Komisyjnemu niszczeniu podlegają wojskowe wydawnictwa specjalistyczne oraz

dokumentacja techniczna i standaryzacyjna.

6.4 Zezwolenie na niszczenie materiałów niejawnych zakwalifikowanych przez komisję do

zniszczenia wydaje Rektor UAM.

6.5 Zniszczenie dokumentu wymienionego w pkt. 6.4 oznaczonego klauzulą „poufne”,

dokumentuje się poprzez:

sporządzenie protokołu zniszczenia dokumentów;

poświadczenie czytelnym podpisem personelu kancelarii tajnej w rejestrze

ewidencyjnym.

6.6 Zniszczenie dokumentu oznaczonego klauzulą "poufne", dokumentuje się poprzez:

sporządzenie protokołu zniszczenia dokumentów w przypadku zniszczenia

komisyjnego;

- poświadczenie dwoma czytelnymi podpisami wykonawcy i pracownika

kancelarii tajnej odpowiednio:

- w Dzienniku Korespondencji, RWD lub innym urządzeniu ewidencyjnym

kancelarii,

- na pierwszym (lub pozostającym) egzemplarzu dokumentu, w razie

zniszczenia innych zbędnych egzemplarzy,

- na wewnętrznej stronie okładki zeszytu (notatnika) w razie sukcesywnego

niszczenia wykorzystanych kart;

poświadczenie dwoma czytelnymi podpisami wykonawcy i wykonawcy

str. 8

technicznego (administratora systemu lub pracownika kancelarii tajnej) adnotacji o

zniszczeniu dokumentu ujętego wyłącznie w dzienniku ewidencji.

nie dokumentuje się niszczenia wadliwie wykonanego wydruku dokumentu pod

warunkiem, że zostanie on niezwłocznie po stwierdzeniu błędu zniszczony.

6.7 Do niszczenia dokumentów o klauzuli "poufne" stosuje się niszczarki spełniające

wymagania klasy DIN 3 lub wyższej.

7 Zasady ochrony informacji niejawnych o klauzuli „Poufne" podczas prowadzonych narad, odpraw, konferencji, spotkań, szkoleń, rozmów i itp.

7.1 Kierownik komórki organizacyjnej Uniwersytetu organizujący przedsięwzięcia

wymienione w pkt. 7 wyznacza osobę odpowiedzialną za ich nadzór pod względem

ochrony informacji niejawnych.

7.2 Osoba, o której mowa w pkt. 7.1 przygotowuje, w przypadku uczestnictwa

w przedsięwzięciu przedstawicieli innych jednostek organizacyjnych lub komórek

organizacyjnych Uniwersytetu, wykaz uczestników wraz z informacją o uprawnieniach

dostępu do informacji niejawnych. Wykaz jest przechowywany przez organizatora

zamierzenia przez 1 rok.

7.3 W ww. przedsięwzięciach mogą uczestniczyć osoby spełniające ustawowe wymagania

(odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa oraz zaświadczenie o przeszkoleniu).

7.4 Wejście osób do pomieszczeń. w których odbywają się przedsięwzięcia wymienione

w pkt. 7 powinno być kontrolowane poprzez sprawdzenie czy osoby wchodzące

znajdują się na wykazie uczestników.

7.5 Zabrania się wnoszenia do miejsca prowadzenia ww. przedsięwzięć urządzeń

służących do rejestracji obrazu lub dźwięku.

7.6 Rektor uniwersytetu może wyrazić zgodę na odstępstwo od zakazu wnoszenia

urządzeń, o których mowa powyżej.

7.7 Zasady organizowania przedsięwzięć określonych w pkt. 7 z udziałem przedstawicieli

innych państw lub organizacji międzynarodowych określają odrębne przepisy.

str. 9

8 Odpowiedzialność karna i dyscyplinarna

Art. 266.

§ 1. Kto, wbrew przepisom ustawy lub przyjętemu na siebie zobowiązaniu, ujawnia lub

wykorzystuje informację, z którą zapoznał się w związku z pełnioną funkcją, wykonywaną

pracą, działalnością publiczną, społeczną, gospodarczą lub naukową, podlega grzywnie,

karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

§ 2. Funkcjonariusz publiczny, który ujawnia osobie nieuprawnionej informację stanowiącą

tajemnicę służbową lub informację, którą uzyskał w związku z wykonywaniem czynności

służbowych, a której ujawnienie może narazić na szkodę prawnie chroniony interes, podlega

karze pozbawienia wolności do lat 3.

§ 3. Ściganie przestępstwa określonego w § 1 następuje na wniosek pokrzywdzonego.

Art. 267.

§ 1. Kto bez uprawnienia uzyskuje informację dla niego nie przeznaczoną, otwierając

zamknięte pismo, podłączając się do przewodu służącego do przekazywania informacji lub

przełamując elektroniczne, magnetyczne albo inne szczególne jej zabezpieczenie, podlega

grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Art. 268.

§ 1. Kto, nie będąc do tego uprawnionym, niszczy, uszkadza, usuwa lub zmienia zapis istotnej

informacji albo w inny sposób udaremnia lub znacznie utrudnia osobie uprawnionej

zapoznanie się z nią, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia

wolności do lat 2.

§ 2. Jeżeli czyn określony w § 1 dotyczy zapisu na komputerowym nośniku informacji,

sprawca podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

§ 3. Kto, dopuszczając się czynu określonego w § 1 lub 2, wyrządza znaczną szkodę

majątkową, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.

Art. 269.

§ 1. Kto, na komputerowym nośniku informacji, niszczy, uszkadza, usuwa lub zmienia zapis

o szczególnym znaczeniu dla obronności kraju, bezpieczeństwa w komunikacji,

funkcjonowania administracji rządowej, innego organu państwowego lub administracji

str. 10

samorządowej albo zakłóca lub uniemożliwia automatyczne gromadzenie lub przekazywanie

takich informacji, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8.

§ 2. Tej samej karze podlega. Kto dopuszcza się czynu określonego w § 1, niszcząc albo

wymieniając nośnik informacji lub niszcząc albo uszkadzając urządzenie służące

automatycznemu przetwarzaniu, gromadzeniu lub przesyłaniu informacji.

Ponadto, zgodnie z postanowieniami zawartymi w 100 § Kodeksu Pracy „pracownik jest

obowiązany m.in. do zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby

narazić pracodawcę na szkodę oraz do przestrzegania tajemnicy określone w odrębnych

przepisach”

Za naruszenie w/w przepisów, kierownik jednostki organizacyjnej ma prawo zastosować

jedna z poniższych kar:

- karę upomnienia,

- karę nagany,

- karę pieniężną.

9 Postanowienie końcowe,

W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją, a związanych z przetwarzaniem

informacji niejawnych o klauzuli "poufne" każdorazowo należy zasięgnąć opinii

Pełnomocnika Rektora UAM ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

str. 11