PROCES INDUCTION

Proces Induction/Onboarding jest dla nowego pracownika jak pierwsze dni w rozwoju dziecka – ma ogromny wpływ na późniejszą pracę, motywację, postawę i efektywność

działań. Pierwsze kroki nowych pracowników w Firmie Ultimate Fashion to dla nas ogromne wyzwanie!

Cele procesu Induction:

motywacja, lojalność pracownika,

zadowolenie, komfort psychiczny,

przyjazna atmosfera wśród pracowników,

poczucie przynależności do zespołu, większe zaangażowanie w pracę,

oszczędność.

MODEL PROCESU INDUCTION

Podstawowe zasady przeprowadzenia:

W proces adaptacji zaangażować się powinien: dział HR, bezpośredni przełożony, osoba na tym samym/podobnym stanowisku (mentor).

Proces adaptacyjny powinien trwać min. tydzień do ok miesiąca Najbardziej

intensywny czas to pierwsze tygodnie. Później proces będzie polegał na obserwacji, ocenie i uzupełnianiu informacji. Nowi pracownicy często narzekają na nadmiar informacji w pierwszych dniach. Wydłużenie procesu

pomoże w bardziej efektywnym zapamiętywaniu najważniejszych informacji. Z racji dużej ilości informacji warto dostarczać je nowemu

pracownikowi także w formie pisemnej.

Proces adaptacji powinien być przeprowadzony w bardzo przyjaznej atmosferze, należy zapewnić nowemu pracownikowi możliwość swobodnego

zadawania pytań, wręcz zachęcać go do tego.

Proces Induction nie jest procesem ochronnym, należy pracownikowi dawać angażujące i niełatwe zadania od samego początku, ale z możliwością konsultacji z innym pracownikiem. Ma to działanie bardzo

motywujące i zwiększa efektywność od samego początku, pozwala wykorzystać potencjał nowego pracownika. Nauka przez praktykę.

ZADANIA DZIAŁU HR

Przed przyjściem do pracy nowych pracowników należy wysłać do nich maile z

niezbędnymi informacjami: gdzie, kiedy i o której mają się zjawić, o kogo pytać, gdzie

mogą zaparkować, jakie dokumenty powinni mieć ze sobą. Należy również odpowiednio przygotować miejsce pracy oraz niezbędne narzędzia pracy.

Pierwszego dnia należy nowemu pracownikowi udzielić wszelkich formalnych

informacji związanych z zatrudnieniem (rodzaj umowy, taryfikator płac, możliwość urlopu, dodatkowe benefity, sposoby zarządzania informacją (bezpieczeństwo

informacji, obowiązek zachowania i chronienia tajemnic firmowych itp.) i podpisać z

nim wszystkie niezbędne dokumenty.

Następnie zorganizować szkolenie dotyczące firmy.

Szkolenie ma na celu przybliżenie nowemu pracownikowi organizację firmy:

hierarchia stanowisk, zakres obowiązków i kompetencji poszczególnych osób, ścieżka rozwoju w firmie, dress code. Warto także zawrzeć informacje o misji, wizji i

strategii firmy.

Wręczyć specjalnie zaprojektowane broszury dotyczące firmy (spisane zasady są

bardziej zobowiązujące i można się odnieść do nich w przyszłości).

Oprowadzić po firmie/sklepie.

Zorganizować szkolenie BHP dla nowych pracowników, korzystając z zewnętrznej

firmy.

ZADANIA BEZPOŚREDNIEGO

PRZEŁOŻONEGO

Postawienie jasnych, zrozumiałych i realnych celów, przydzielenie obowiązków i

określenie kompetencji.

Przybliżenie zasad współpracy np. sposoby raportowania, ścieżka decyzyjna.

Przedstawienie nowego pracownika współpracownikom.

Zachęcenie do zadawania pytań i przedstawiania pomysłów.

Wyznaczenie osoby, która będzie wdrażać nowego pracownika (mentor). Musi to być osoba z dłuższym stażem pracy, dużą wiedzą, ale też powinna posiadać dobre

umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.

Monitorowanie postępów nowego pracownika w czasie trwania całego procesu o omawianie z nim swoich spostrzeżeń.

Cele zaangażowania bezpośredniego przełożonego:

a) informacje przekazane bezpośrednio od przełożonego są bardziej zobowiązujące i

motywujące,

b) pokazuje zainteresowanie nowym pracownikiem i pokładane w nim nadzieje co zwiększa jego motywację i chęć efektywnego działania,

c) tworzy atmosferę komfortu w relacji szef-przełożony, początkuje skuteczną

komunikację.

ZADANIA MENTORA

Zapoznanie z podstawowymi informacjami o produktach, klientach i przyjętymi

zasadami współpracy.

Zapoznanie nowego pracownika z charakterem i sposobem działania.

Przybliżenie procedur, obsługi systemu, wewnętrznej sieci.

Pokazanie jak wiedzę zdobytą na szkoleniu (z wiedzy sprzedażowej i o produkcie)

wykorzystać w praktyce.

Wiedza przekazywana przez mentora powinna być poparta przykładami jego

konkretnych działań, którym nowy pracownik ma możliwość się przyglądać. Warto,

aby nowy pracownik spędził ok. 3 dni obserwując pracę mentora, ale także

podejmując próby własnych działań pod jego kontrolą.

Regularne sprawdzanie wiedzy nowego pracownika, co zwiększy jego motywację do

uczenia się.

Zadbanie o adaptację nowego pracownika w środowisku współpracowników –

organizacja nieformalnego spotkania.

Umożliwienie nowemu pracownikowi szybkiego kontaktu ze sobą w razie problemów

(komfort zadawania pytań).

Działalność mentora „rozciąga się” na cały proces onboardingu.

Mentor powinien być odpowiednio przygotowany do swojego zadania, warto sporządzić odpowiednią broszurę dotyczącą jego misji, z niezbędnymi wskazówkami.

OBECNE SZKOLENIA

Obecnie przeprowadzane szkolenia dla nowych pracowników sąniezbędne z punktu widzenia wiedzy o produkcie i sposobie jegosprzedaży. Taka wiedza jest podstawą skuteczności w pracy,dlatego też koniecznym jest sprawdzanie tej wiedzy u nowychpracowników, zarówno w formie testów teoretycznychprzygotowanych przez szkoleniowca jak i poprzez zastosowanietej wiedzy w praktyce.

Nowy model procesu Induction będzie doskonałymuzupełnieniem obecnych szkoleń o niezbędną wiedzę ostrukturze i kulturze firmy, będzie budował pozytywnywizerunek pracodawcy i przywiązanie do firmy. Pracownikprzekonany o słuszności wizji firmy i atrakcyjności produktówbędzie w stanie jeszcze lepiej przekonać naszych klientów.

OCENA SKUTECZNOŚCI PROCESU

INDUCTION

Po tygodniu powinna nastąpić krótka ocena procesu, oparta na rozmowie bezpośredniego przełożonego z nowym pracownikiem i jego mentorem.

Po 2 tygodniach należy przeanalizować mocne i słabe strony pracownika, zindywidualizować proces we współpracy z mentorem,

Po miesiącu ocenić wyniki pracy w następujących kryteriach:

- standard pracy (jakość, ilość)

- przymioty osobiste (zaangażowanie, organizacja).

Warto pamiętać, że nie tylko nasza firma oczekuje informacji zwrotnej, ale też nowy pracownik. Pomoże mu to poprawić wyniki i wyeliminować błędy.

SYSTEMATYCZNA OCENA

PROCESU ONBOARDINGU

Aby zwiększać skuteczność procesu adaptacyjnyego należy go systematycznie oceniać i korygować. W tym celu należy:

Umożliwić pracownikom ocenę nowego procesu adaptacyjnego poprzez ankietyzawierające pytania: W jakim stopniu wiedza zdobyta w p.I.* jest przydatna w twojej

pracy? Jak często korzystasz z wiedzy zdobytej podczas p.I.? Na ile wykorzystałeś

zdobytą wiedzę w praktyce? Jakich informacji brakowało w czasie p.I.? Co w p.I.

uważasz za zbędne, co za konieczne, a czego brakowało? Czy mogłeś liczyć na pomoc

opiekuna? Czy twoje oczekiwania zostały spełnione? *p.I. - proces Induction

Systematycznie badać:

a) poziom satysfakcji pracowników

b) wskaźnik fluktuacji w firmie

c) skuteczność przedłużania umów z pracownikami z nowego systemu Induction

Na podstawie w/w wskaźników możemy ocenić skuteczność procesu onboardingu.

Porównywać efektywność pracowników po udziale w obecnym procesie Induction z pracownikami, biorącymi udział w nowym.

Rozmawiać z pracownikami – pytać o ich odczucia i oczekiwania

PROCES INDUCTION A EMPLOYER

BRANDING

Podczas prowadzenia procesu Induction należy nowym pracownikom ukazać wszystkie zalety płynące z zatrudnienia w Fashion Ultimate, pokazać co nas wyróżnia wśród innych pracodawców.

Nowo zatrudnione osoby po skutecznym procesie adaptacji będą zadowolone z pracy. Zadowolony pracownik chce się tym dzielić (rozmowy ze znajomymi, portale społecznościowe). Pracownik zachęci swoich znajomych do udziału w rekrutacji w naszej firmie („marketing szeptany”).

Przyjazna atmosfera pracy – zapoczątkowana skutecznym procesem adaptacyjnym – buduje zaufanie, lojalność i przywiązanie. W tym aspekcie również dużą rolę odgrywa badanie satysfakcji pracowników, uwzględniające proces Induction.

Pierwsze wrażenie – jest zwykle najważniejsze. Jeżeli proces Induction pozostawia dobre wspomnienia ma to wpływ na całościowy odbiór pracodawcy.

INNE POZYTYWNE SKUTKI

PROCESU INDUCTION: Zadowolony pracownik to bardziej wydajny pracownik.

Od początku można w pełni wykorzystywać potencjał pracownika, nie traci on czasu i energii na szukanie informacji.

Zmniejszenie poczucia niepewności i zagubienia.

Lepsza organizacja pracy nowego pracownika.

Kształtowanie pozytywnych nastawień wobec firmy.

Uniknięcie typowych błędów popełnianych przez nowych pracowników.

Utożsamienie się nowego pracownika z celami firmy – integracja.

Lepsze wyniki w pracy.

Przyjemna atmosfera, mniej chaosu, stabilizacja.

Zmniejszenie poziomu fluktuacji personelu związanej ze złym przystosowaniem.

Zmniejszenie napięcia i stresu związanego z podjęciem nowej pracy.

Oszczędności związane z mniejszą liczbą rekrutacji.

BRAK PROCESU INDUCTION:

Nadmierna fluktuacja personelu – wysokie koszty.

Utrata przez przedsiębiorstwo wizerunku dobrego pracodawcy, a przez pracownika zyskanie opinii „skoczka”.

Częste procesy rekrutacyjne – wysokie koszty, brak stabilizacji.

Budowanie pasywnej postawy pracownika.

Wydłużenie okresu osiągania pełnej efektywności przez pracownika.

Poczucie zawiedzenia oczekiwań zbudowanych podczas procesu rekrutacji.

Pogłębienie niepokoju, obaw, poczucia bezsensu pracy.

Niski poziom motywacji nowych pracowników.

Poczucie wyobcowania przez nowych pracowników, konflikty.

Odchodzenie z pracy.

MIŁE POWITANIE

Ważnym jest budowanie wśród obecnych pracowników przyjaznego podejścia do nowych.

Warto przygotować krótki film o firmie.

Można zaprojektować firmowy kalendarz zawierający najważniejsze informacje. Na każdej stronie można umieścić motta bądź też opisy wartości ważne dla firmy – zaproponowane przez pracowników.

Warto zorganizować wyjście integracyjne (wyjazd, imprezę). Nieformalna integracja ma ogromny wpływ na owocną współpracę pracowników.

Koniecznym jest przygotowanie broszury informacyjnej dla nowych pracowników.

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ!