Temat: Organizacja Spotkań i Przyjmowanie Delegacji

Wyk. Anna Pensińska

Przyjmowanie delegacji i organizacja spotkań stało się obecnie jednym z podstawowych zadań życia gosp.

Odwiedzanie jednostek org., delegacji krajowych oraz coraz częściej zagranicznych ma na celu m.in.. :

prowadzenie negocjacji, zawarcie porozumień , zorientowanie się w możliwościach nawiązania stosunków

handlowych, kooperacyjnych itp..

Przyjmowanie delegacji wymaga od gosp. odpowiedniej oprawy czyli m.in.:

* przygotowania programu pobytu, *przygotowania i rozesłania zaproszeń lub zawiadomień

*przygotowania sali obrad,*rezerwacja miejsc w hotelu

*uzgodnienia terminów i miejsc wizyt *przygotowanie niezbędnych info.

*przygotowania materiałów pomocniczych *przygotowania projektu umowy lub porozumienia

*organizacja spędzania czasu wolnego

Podstawą rozpoczęcia prac nad organizacją przyjęcia gości jest w pierwszej kolejności opracowanie programu pobytu

delegacji.Opracowując program bierzemy pod uwagę to aby jak najwięcej czasu zarezerwować na merytoryczne

załatwienie spraw wizyty.Również powinniśmy zapewnić czas na poznanie np.. życia gosp., kulturalnego i społecznego

naszego regionu czy kraju .

PROGRAM ROZMOWY: *czas pobytu delegacji

*skład delegacji i miejsce zakwaterowania

*przebieg spotkania *czas przeznaczony na realizację poszczególnych pkt. Przebiegu spotkania

Program szczegółowy pobytu delegacji jest poszerzony o informacje dla gospodarzy tj. osoby odpowiedzialne za realizacje odpowiednich punktów przebiegu spotkania. powinien zawierać również działania podejmowane po zakończeniu wizyty. gości na organizowane uroczyste

spotkanie zapraszamy poprzez wysłanie na około jeden, dwa tygodnie przed planowanym spotkaniem zaproszeń lub zawiadomień. Zaproszenie sporządzamy na papierze (kartonie) formatu A6 w formie złożonej pocztówki.

Treść zaproszenia powinna zawierać: tytuł

informację, kto zaprasza imię i nazwisko oraz tytuł naukowy lub

honorowy zajmowane stanowisko osoby zapraszanej informacje o celu i rodzaju imprezy na

którą zapraszamy  ewentualnie nazwiska i telefony osób z

którymi można się kontaktować w razie pytań czy wątpliwości: miejsce(adres) oraz godzinę rozpoczęcia

imprezy ewentualnie porządek obrad -drukujemy

po lewej stronie zaproszenia.

Przykład Programu

szczegółowego

Przykład Zaproszenia