1

System Zarządzania Jakością w zatwierdzonej organizacji szkoleniowej

Part-147

2

System Zarządzania Jakością to system, za pomocą którego organizacja szkoleniowa może:

• monitorować swoją działalność,

• stwierdzać występowanie odchyleń od ustalonych przepisów i standardów,

• podejmować odpowiednie działania naprawcze, a przez to - utrzymywać zgodność z przepisami oraz własnymi procedurami.

3

Zakres i złożoność Systemu Zarządzania Jakością powinny odzwierciedlać wielkość i złożoność organizacji szkoleniowej.

Zróżnicowane podejście do realizacji systemu, w zależności od „wielkości” organizacji sugerują AMC do wymagań.

Tym niemniej, niezależnie od wielkości i złożoności organizacji szkoleniowej, obowiązują te same założenia i zasady zarządzania jakością.

4

Wymagania odnośnie Systemu Zarządzania Jakością dotyczą wszystkich rodzajów organizacji lotniczych.

Ze względu na wspólny cel i sposoby jego osiągania, System Zarządzania Jakością w organizacjach lotniczych o kilku profilach działania (przewóz, obsługa, szkolenia) może być systemem wspólnym.

5

Wymagania dotyczące ustanowienia SZJ w AMTO Part-147 zwierają się w dwóch zasadniczych punktach:

147.A.130 Procedury szkolenia i systemu jakości

147.A.105 Wymagania odnoszące się do personelu

6

147.A.130 Procedury szkolenia i systemu jakości a) Organizacja musi określić procedury akceptowalne przez

kompetentne władze w celu zapewnienia właściwych standardów szkolenia i zgodności ze wszystkimi odpowiednimi wymaganiami, określonymi w niniejszym Part.

7

147.A.130 Procedury szkolenia i systemu jakości b) Organizacja ustanawia system jakości obejmujący:

1. funkcję niezależnego audytu w celu monitorowania standardów szkoleniowych, rzetelności egzaminu wiedzy teoretycznej i sposobu oceny umiejętności praktycznych, zgodność i odpowiedniość procedur, oraz

2. system przekazywania informacji zwrotnych dotyczących niezgodności z audytu napływających do osoby (osób), a następnie do kierownika odpowiedzialnego, określonych w punkcie 147.A.105 lit. a), w celu zapewnienia, w miarę potrzeby, działań naprawczych.

8

147.A.105 Wymagania odnoszące się do personelu a) Organizacja wyznacza Kierownika Odpowiedzialnego, który

odpowiada za zapewnienie, że wszystkie zobowiązania w zakresie szkolenia mogą zostać sfinansowane i przeprowadzone zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym Part.

b) Mianuje się osobę lub grupę osób odpowiedzialnych za

zapewnienie, że organizacja szkoląca w zakresie obsługi przestrzega wymagań określonych w niniejszym Part. ….

9

AMC 147.A.105 Wymagania dotyczące personelu

1. Duże organizacje szkoleniowe (organizacje mające możliwość prowadzenia szkoleń dla 50 lub więcej szkolonych) powinny mianować Kierownika Szkolenia, który będzie odpowiedzialny za zarządzanie organizacją szkoleniową na co dzień. Osoba ta może być jednocześnie Kierownikiem Odpowiedzialnym. Dodatkowo, organizacja taka powinna mianować Kierownika ds. Jakości, który będzie odpowiedzialny za zarządzanie systemem jakości jak to podano w paragrafie 147.A.130(b) oraz Kierownika ds. Egzaminów, który będzie odpowiedzialny za zarządzanie systemem egzaminacyjnym opisanym w Part-147, Subpart C i D. Osoba ta może być jednocześnie instruktorem i/lub egzaminatorem.

10

Komentarz:1. Za ustanowienie systemu zarządzania jakością odpowiada

Kierownik Odpowiedzialny (w dużej organizacji – powołuje się Kierownika Jakości).

2. Niezależne audyty mogą być prowadzone przez zewnętrznego audytora lub grupę audytorów wewnętrznych (etatowych lub nieetatowych).

3. Wszystkie aspekty zgodności z wymaganiami Part-147 powinny być sprawdzane co 12 miesięcy. Mogą być prowadzone jednorazowo lub podzielone na cykl audytów zgodnie z przyjętym planem.

4. Za jakość i skuteczność szkolenia odpowiadają wszyscy pracownicy MTO, zarówno osoby nominowane jak i wszyscy instruktorzy i egzaminatorzy.

11

Komentarz:5. Organizacja powinna ustanowić minimalne wymagania

kwalifikacyjne dla audytorów (poziom wykształcenia ogólnego, szkolenia specjalistyczne, praktyka)

6. Organizacja powinna ustanowić procedurę weryfikacji kwalifikacji audytorów przed nadaniem im odpowiednich uprawnień

7. Audytorzy powinni mieć odpowiednie przygotowanie w zakresie znajomości wymagań (Part-147 i Part-66), charakterystyki organizacji szkoleniowej w tym szczegółową znajomość procedur obowiązujących w audytowanym obszarze, technik audytowania oraz umiejętność nawiązywania kontaktów z innymi pracownikami, a także odpowiednie doświadczenie zawodowe

12

Komentarz:8. W małych organizacjach szkoleniowych, funkcja

prowadzenia niezależnych audytów może być zlecona innej organizacji szkoleniowej zatwierdzonej według Part-147 lub osobie akceptowalnej dla właściwego nadzoru lotniczego.

Warunkiem umożliwiającym wybranie przez małą organizację szkoleniową opcji zlecania funkcji prowadzenia audytów jest przeprowadzanie dwóch audytów podczas każdego okresu 12-to miesięcznego, z których jeden jest niezapowiedziany.

9. Jeśli organizacja szkoleniowa jest jednocześnie zatwierdzona zgodnie z innym Part (np. 145), wymagającą posiadania systemu jakości, systemy te mogą zostać połączone.

13

Komentarz:

10. Jeśli szkolenia lub egzaminy są zlecane innym organizacjom, działającym pod systemem jakości organizacji zlecającej:

(i) powinna być stworzona procedura audytu wstępnego, podczas którego organizacja zatwierdzona zgodnie z Part 147 sprawdzi organizację planowaną jako potencjalnego podwykonawcę w celu określenia, czy oferowane usługi będą zgodne ze standardami wymaganymi przez Part-147,

(ii) kolejne audyty w organizacji podwykonawcy powinny być przeprowadzane nie rzadziej niż raz na 12 miesięcy w celu zapewnienia ciągłej zgodności ze standardami Part- 147,

(iii) procedura nadzorowania podwykonawcy powinna zawierać konieczność rejestrowania audytów oraz plany przeprowadzania działań naprawczych.

14

Komentarz:W zatwierdzonej organizacji szkolenia Part-147 audytom wewnętrznym w ramach SZJ powinny być poddawane następujące obszary:

1.Podział kompetencji i odpowiedzialności personelu kierowniczego;2.Kwalifikacje personelu dydaktycznego (wykładowców, instruktorów, egzaminatorów);3.Ewidencja szkoleń odświeżających kadry dydaktycznej;4.Upoważnienia/zakresy obowiązków wydanych kadrze dydaktycznej;5.Kompletność i zgodność programów szkoleń z wymaganiami; 6.Procedury, standardy i sposób prowadzenia zajęć;7.Procedury, standardy i sposób prowadzenia egzaminów;

15

Komentarz:W zatwierdzonej organizacji szkolenia Part-147 audytom wewnętrznym w ramach SZJ powinny być poddawane następujące obszary:

8.Prowadzenie i przechowywanie zapisów ze szkoleń i egzaminów (dzienniki zajęć, ewidencja szkolonych i egzaminowanych)9.Baza szkoleniowa (wyposażenie audio-wizualne, oświetlenie, izolacja termiczna i akustyczna sal wykładowych i warsztatów itp.)10. Aktualność, zgodność ze wzorcem oraz dostępność charakterystyki MTOE;

16

Komentarz:W zatwierdzonej organizacji szkolenia Part-147 audytom wewnętrznym w ramach SZJ powinny być poddawane następujące obszary:

11.Jakość i kompletność materiałów szkoleniowych;12. Zabezpieczenie w pomoce szkoleniowe;13. Jakość i zabezpieczenie pytań egzaminacyjnych;14. Analiza wyników egzaminów;15. Zgodność stosowanej dokumentacji ze wzorcami zawartymi w zatwierdzonym MTOE;16. Podwykonawcy.

17

Komentarz:Proces audytu wewnętrznego obejmuje następujące czynności:

• ANALIZA DOKUMENTÓW

• PRZYGOTOWANIE DO WYKONANIA AUDYTU•Wstępne przygotowanie – w tym opracowanie list kontrolnych•Opracowanie programu audytu w danym obszarze organizacji•Uzgodnienie terminu audytu

• OPRACOWANIE SZCZEGÓŁOWEGO PLANU- HARMONOGRAM U AUDYTU

•AUDYT OBSZARU• Spotkanie otwierające•Audyt (przegląd próbek dokumentów, rozmowy i wywiady, obserwacje,….)•Ocena wyników•Spotkanie zamykające

•OPRACOWANIE RAPORTU

18

Komentarz:Skuteczność audytowania zależy od stosowanych technik:

• Wywiady i rozmowy z pracownikami;• Analiza dostępnych dokumentów;• Badanie dostatecznej liczby przykładowych dokumentów;•Uczestniczenie w czynnościach, które składają się na proces szkolenia;• Uczestniczenie w czynnościach, które składają się na proces egzaminowania;• Oględziny pomieszczeń, pomiar temperatury i np. wilgotności

Podczas audytu wskazane jest wykorzystywanie list kontrolnych, prowadzenie notatek, robienie zdjęć, kserokopii.

19

Komentarz:Wszelkie działania w ramach Systemu Zarządzania Jakością muszą być dokumentowane.

Oznacza to, że organizacja musi opracować i na życzenie inspektora Władzy lotniczej, udostępnić:

1.Procedurę prowadzenia audytów wewnętrznych;2.Procedurę raportowania;3.Procedurę nadzorowania akcji korekcyjnej;4.Plany audytów wewnętrznych;5.Dokumenty potwierdzające kwalifikacje i niezależność audytorów wewnętrznych;6.Raporty z audytów wewnętrznych;7.Raporty z audytów u podwykonawców;8.Plany akcji korekcyjnej;9.Dowody na podjęcie i przeprowadzenie akcji korekcyjnej;10.Dowody na zamknięcie niezgodności;11.Sprawozdania z ocen Kierownictwa.

20

Komentarz:

1. Sprawnie działający Systemu Zarządzania Jakością to gwarancja utrzymania standardów szkolenia, a tym samym gwarancja utrzymania Certyfikatu

2. Dobry Kierownik Jakości to taki, który jest niezależny, ma nieograniczony dostęp do KO oraz całości organizacji, zna perfekcyjnie wymagania, MTOE, swoje prawa i powinności oraz cieszy się pełnym zaufaniem Kierownika Odpowiedzialnego.

21

Komentarz:1. O wartości Systemu Zarządzania Jakością stanowi 7 jego

elementów:

1. Procedury: planowania , prowadzenia i dokumentowania szkoleń dostosowane do specyfiki AMTO;

2. Dobry plan audytów;

3. Terminowa realizacja audytów wewnętrznych;

4. Procedura raportowania niezgodności;

5. Skuteczna procedura nadzoru nad ich usuwaniem;

6. Kwalifikacje, niezależność i zaangażowanie audytorów ;

7. Odpowiednia ranga nadana Systemowi Zarządzania Jakością przez Kierownika Odpowiedzialnego (Polityka Jakości).

22

Komentarz:

Brak niezgodności z audytu wewnętrznego powinien być dla Kierownika Odpowiedzialnego pierwszym sygnałem o braku efektywności Systemu Zarządzania Jakością.

Jedynym skutecznym sposobem upewnienia się przez KO o działaniu SZJ są regularne spotkania z kadrą kierowniczą poświęcone tylko i wyłącznie omawianiu wyników audytów i skuteczności akcji korekcyjnej:

„Kierownik Odpowiedzialny powinien zorganizować co najmniej raz w roku spotkanie z personelem kierowniczym, na którym poszczególni kierownicy złożą sprawozdania ze stanu wykonania działań korygujących”

23

Komentarz:

Zgodnie ze zmienionym brzmieniem pktu 147.B.120 lit. a) :

„a) W każdej organizacji (szkoleniowej) przeprowadza się pełny audyt pod kątem zgodności z załącznikiem (Part-147) w odstępach czasu nieprzekraczających 24 miesięcy. Audyt obejmuje kontrolę przynajmniej jednego szkolenia oraz jednego egzaminu przeprowadzanych przez organizację szkolącą w zakresie obsługi technicznej.”

24

Komentarz:Wszystkie audyty w ramach nadzoru bieżącego wykonywane przez

inspektorów Nadzoru, będą rozpoczynały się od sprawdzenia wyników kontroli wewnętrznej oraz postępów w usuwaniu stwierdzonych niezgodności.

W organizacjach, które udowodnią efektywność własnego Systemu Zarządzania Jakością, częstotliwość audytów zewnętrznych będzie zmniejszana do dopuszczalnego minimum.

W organizacjach, w których System Zarządzania Jakością jest fikcją, audyty zewnętrzne będą „zagęszczane”, a każda stwierdzona niezgodność będzie automatycznie „dublowana” niezgodnością dot. pkt 66.A.130, czyli dotyczącą SZJ.