Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

62
Skuteczne zarządzanie projektami internetowymi Praktyczne podejście Przemysław Federowicz, CEO + 48 606 103 826 [email protected] www.gotechnologies.pl IT, eCommerce Strategy | Technology | Project Management

Transcript of Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Page 1: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Skuteczne zarządzanie

projektami internetowymi Praktyczne podejście

Przemysław Federowicz, CEO

+ 48 606 103 826

[email protected]

www.gotechnologies.pl

IT, eCommerce Strategy | Technology | Project Management

Page 2: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Agenda

Wprowadzenie do zarządzania projektami

1

Harmonogramowanie 4

Planowanie projektu 2

Budżetowanie projektów 5

Zespół i zasoby 3

Zarządzanie ryzykiem 6

Zarządzanie zmianami 7

Skuteczne zarządzanie wieloma projektami

8 Rozpoczęcie i zakończenie projektu

9

Kontrola i monitorowanie 10 Metodyki i techniki 11 Narzędzia 12

Page 3: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Wstęp Zarządzanie Projektami

Page 4: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Wprowadzenie do zarządzania projektami Projekt jest przedsięwzięciem o charakterze jednorazowym, które jest

podejmowane dla osiągnięcia z góry określonych celów.

Cechy projektów:

Jest unikalny 1

Angażuje zasoby

2 Posiada cel

3

Ma określony czas trwania 4

5 Powoduje zmiany

6 kosztuje

Page 5: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Podział

projektów

Priorytety (strategiczne, operacyjne)

Stopień innowacyjności

Produkty

Projekty z ruchomym i stałym zakresem

Powtarzające się

Projekty obligatoryjne lub

non profit

Wg. pochodzenia zlecenia: zewnętrzne, wewnętrzne

Projekty w łańcuchu realizacji

Wielkość projektu

Typy projektów

Page 6: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Cele projektów

Zwiększenie przychodów o 10% w czasie Q1

Pozyskanie 1 mln klientów do końca grudnia 2015

Ograniczenie kosztów utrzymania sieci salonów do 10 mln w każdym

miesiącu od Q1

Ograniczenie lub uniknięcie ryzyka awarii Data Center – SLA aplikacji na

poziomie 98%

Poprawa jakości – zmniejszona ilość reklamacji o 10% przy aktualnej

ilości sprzedawanych towarów w danym czasie.

Cele projektów powinny być SMART-ne czyli Proste, Mierzalne, Osiągalne,

Istotne i Określone w czasie

Page 7: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Projekty w eCommerce

Wdrożenie nowego portalu

Implementacja płatności online

Wdrożenie nowego procesu zakupowego

Wdrożenie wewnętrznego procesu logistyczno-magazynowego

Wdrożenie nowego narzędzia CRM wspierającego kampanie email

Wdrożenie nowego procesu reklamacyjnego na Contact Center

Utworzenie kampanii outboundowej dla danego typu klienta

Wdrożenie hurtowni danych

Segmentacja klientów

Page 8: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Fazy projektów Co? Kto? Kiedy? Jak? Dlaczego?

szczegółowe analizy

Realizacja i wdrożenie

Zakończenie projektu

• Co chcemy zrobić?

• Po co?

• Ile to będzie kosztować?

• Kiedy to otrzymamy?

• Co potrzebujemy?

• Kto to zrobi?

• Czy w ogóle damy rade to

zrobić?

Pomysł i wstępne analizy (inicjacja)

• Zakres prac

• Jak to wykonamy?

• Na kiedy?

• Za ile?

• Czego potrzebujemy do

wykonania?

• Jak będziemy zarządzać

projektem

• Wytwarzanie

• Testowanie

• Wdrożenie

• Czy zmierzamy do celu?

• Czy realizujemy plan?

• Jeśli nie to co trzeba zrobić?

• Czy trzeba zmienić plan?

• Lesson learn:

• Co zrobiliśmy dobrze?

• Co należy usprawnić?

• Co się nowego nauczyliśmy?

• Maintanance

Page 9: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Projekty czy procesy

Page 10: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Dlaczego projekty się nie udają?

Zła

estymacja

Brak

obiecanych

zasobów w

danym

czasie

Klient nie

wie czego

chce Zmiany w

trakcie trwania

projektu

Brak

rezerw

czas, bud

żet Złe

zarządzanie

zasobami

Wpływ

czynników

naturalnych

Page 11: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Sukces projektu?

Zrealizuje wyznaczony cel nadrzędy i cele podrzędne

W ramach określonego budżetu i czasu

Zrealizuje zakres

Będzie rentowny

Przyniesie zysk organizacji

Czy znacie takie projekty?

Page 12: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Planowanie projektu

Page 13: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Karta OPP

Krótki jednostronicowy dokument na którym opisane są

najważniejsze założenia potencjalnego projektu. Pozwala

on szybko podejmować decyzję o nowych inicjatywach

bez zbędnych dodatkowych kosztów analizy projektu

Osiągnąć

Spisane są najważniejsze cele projektu, co

wniesie/zmieni w firmie (miary, efekty itp)

O

Poprzez

Jakie produkty/usługi trzeba będzie zbudować

i zaimplementować, by osiągnąć cel

P

Ponieważ Krótko opisany stan (obszar) firmy wymagający

poprawy, modernizacji lub czynniki

mikro/makro ekonomiczne, które wymuszają

zmianę

P

Page 14: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Osiągnąć

Zysk 1 mln zł netto w roku 2015

O

Poprzez

Wdrożenie nowego sklepu internetowego

P

Ponieważ • Trendy konsumentów uległy zmianie

(usability).

• Pojawiła się nowa technologia, umożliwiająca

w łatwy i niedrogi sposób analizować modele

zachowań klientów.

• Posiadamy w organizacji wiedzę jak stworzyć

nowoczesny sklep.

• Posiadamy partnera technologicznego, który

może nas wesprzeć w tym projekcie.

P

Osiągnąć, poprzez, ponieważ

Osiągnąć Zmniejszenie kosztów marketingu o 10% bez zmniejszenia ilości

przychodów oraz zwiększenie stopnia konwersji ze ścieżki

zakupowej o 5% w Q3 roku 2015

O

Poprzez

Optymalizację kampanii marketingowych (email, adwords, social

media) oraz skorzystania z nowych form reklamy targetowanej.

P

Ponieważ • Pojawiła się technologia, która umożliwia lepsze dopasowanie

reklam do klienta np. RTB.

• W zespole SEO/SEM zatrudniliśmy dodatkowe osoby z wiedzą o

automatyzacji kampanii AdWords.

• Ponieważ obecny ruch był bardzo słabej jakości.

P

Projekt 1 Projekt 2

Page 15: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Karta projektu

Numer projektu

Cel i opis projektu

Zespół projektowy

Komunikacja

Zakres projektu

Harmonogram

Punkty raportowe

Budżet

Karta ryzyk

Kryteria odbioru

Page 16: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Zespół i zasoby Bez dobrego zespołu oraz potrzebnych zasobów żaden projekt się nie udaje.

Page 17: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Zasoby potrzebne do realizacji projektu

Ludzie, kompetencje

Patenty, licencje,

certyfikaty

Infrastruktura,

wyposażenie, materiały,

surowce

1

2

3

Kierownik projektu

Podwykonawcy

Wykonawcy

1

2

3

Biuro projektów Wsparcie biura projektów (Project Management

Office) przy analizach i rozliczaniu projektów Controlling Wsparcie działu Controllingu w

zarządzaniu budżetem i

rozliczaniem kosztów

Page 18: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Project manager PM = Lider

Kierownik projektu jest odpowiedzialny za koordynację

wszystkich prac:

Planowanie 1

Zapewnienie zasobów 2

Kontakt z kilientem, wykonawcami, podwykonawcami, za negocjacje 3

Monitoring i raportowanie 4

Page 19: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Zespół projektowy

Sponsor projektu

Project Manager

Task Manager Task Manager

Wykonawcy Wykonawcy

Task Manager

Wykonawcy

Page 20: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Skuteczny zespół?

Posiada lidera

Posiada jasno wytyczone

cele

Ma ustaloną strukturę

organizacyjną

Ma określone zakresy

obowiązków dla uczestników

Ma określone zasady

komunikowania się

Przestrzega wypracowanych

i sprawdzonych reguł i

procedur

Posiada parasol ochronny

Page 21: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Zadbaj o komunikację

Umiejętność komunikowania się, stała się w dzisiejszym świecie towarem, za który

gotów jestem płacić więcej, niż za jakikolwiek inny” - John D. Rockefeller

Page 22: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

komunikacja

Communication Comunicación Kommunikation

Spotkania, wideokonferencje, standup-

y

Jedno miejsce z plikami, procedur

ami

wiki

Sporządzony plan komunika

cji w projekcie

Forum Grupy

dyskusyjne komunikatory

Page 23: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

codzienny

Stand-up 3 proste pytania

Czy coś mnie

blokuje?

Co zrobiłem wczoraj?

Co zrobię Dziś?

Page 24: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

PR projektu Dobry i „prawdziwy” PR i komunikacja przyczynia się do sukcesów projektów

Sukcesy i porażki w

trakcie trwania

WSPÓLNY

SUKCES

Cele dla organizacji i CO TO DA PRACOWN

IKOM

Page 25: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Harmonogramowanie Co i na kiedy

Page 26: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Work Breakdown Structure Struktura Podziału Prac – podział projektu na produkty i zadania

• Produkty cząstkowe

produktu lub usługi

• Jakie prace należy

wykonać

• Jakie są zależności

pomiędzy zadaniami i

produktami cząstowymi

Z czego składa się projekt 1

• Diagram następstwa

produktów (Prince 2)

• Backlog (Scrum)

Inne metody 2

• Narzędzia wizualne typu

MS Visio

• Mapy myśli

• Zwykłe karteczki i white

board

Narzędzia 3

Page 27: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Sieć Projektu

Działania 2

Zależności pomiędzy

działaniami 3

Kolejność realizacji

działań 4

Czas potrzebny na

realizację działań 5

Planowanie sieciowe polega na graficznym przedstawieniu działań projektu z uwzględnieniem:

Początek

Koniec

Działanie

Zależności

1 Początek i koniec

5

4

5 4

12

8

10

3

2

Page 28: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Ścieżka krytyczna CPM – Critical Path Method

Ścieżka krytyczna to najdłuższa ścieżka w projekcie wyznaczająca najkrótszy możliwy czas realizacji projektu 1

Start Koniec

Zadanie A

Zadanie B Zadanie C

Zdarzenie

niekrytyczne

Ścieżka krytyczna

5

5 5

Page 29: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Ścieżka krytyczna - zasady

Każde opóźnienie na ścieżce krytycznej powoduje opóźnienie

całego projektu.

Na ścieżce krytycznej nie występują bufory i przerwy czasowe.

Należy chronić ścieżkę krytyczną.

Stały monitoring ścieżki projektu.

Zarządzanie zasobami.

Page 30: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Ścieżka krytyczna – przykład 2

Page 31: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Ścieżka krytyczna – przykład 3

Page 32: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Określenie czasu trwania zadań „Ile Wam to zajmie?”

Estymacja = Zgadywanie?

• Rozłożenie projektu na składowe

• Wycena składowych

• Podsumowanie wycen

Kiedy stosujemy?

• Kiedy projekt nie jest nowatorski

• Znane są czasy wykonania zadań

Metoda Bottom – up Metoda Top – down • Polega na zebraniu danych

rynkowych o podobnych projektach

• Określenie górnej kwoty granicznej

Kiedy stosujemy?

• Kiedy jest nowatorski dla

organizacji

• Projekt jest typu R&D

Page 33: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Harmonogramowanie a zasoby - 1

Koniec

Wdrożenie

10

Frontend

10

Silnik

10

Baza

10

Intergacja

10

Ilość zasobów:

Żółty – 1

Zielony – 2

Niebieski - 1

Page 34: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Harmonogramowanie a zasoby – early, late start

Koniec

Wdrożenie

10

Frontend

30

Silnik

30

Baza

10 Intergacja

10

Ilość zasobów:

Żółty – 1

Zielony – 1

Niebieski - 1

Page 35: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Harmonogramowanie podsumowanie

• Działania

• Czasy trwania działań

• Zależności pomiędzy działaniami

• Kamienie milowe projektu

• Narzędzia np. wykres Gantt’a

• Metody np. PERT, CPM

Page 36: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Budżetowanie Projektów

Rentowność projektów. Szacowanie kosztów.

Page 37: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Budżetowanie projektów

• ROI – Return on Investment

• IRR – Internal rate of Return

• NPV – Net Present Value

• Okres zwrotu

Mierniki rentowności projektu

Koszty projektu obejmują

• Koszty pracy

• Materiały i wyposażenie

• Usługi

• Pomieszczenia

• Rezerwy, inflację, itd..

Kryteria decyzji o starcie:

• NPV, ROI, IRR – im większe tym lepiej

• Okres zwrotu – im krótszy tym lepiej

Page 38: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Budżetowanie projektów

• Rezerwy operacyjne

• Rezerwy strategiczne

• Bufory etapów

• Bufor projektu

Rezerwy w projekcie Projekt budżetu projektu

• Koszt: 100 000 zł

• Ilość dni pracy: 1000

• Czas realizacji: 1 rok

• Zaangażowanie: 100-200

osób

Budżet bazowy jest skorelowany z harmonogramem, używany jako

podstawa pomiarów, monitorowania i kontroli kosztów i efektywności

kosztowej projektu.

Page 39: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Zarządzanie Ryzykiem

Zidentyfikuj ryzyka projektowe, przygotuj się na ich wystąpienie

Page 40: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Zarządzanie ryzykiem Zdarzenie, które może wystąpić w

przyszłości i

które może mieć wpływ na parametry

projektu

np. na czas, budżet, zakres, jakość,

itd.

• Ograniczamy lub eliminujemy

prawdopodobieństwo

• Opracowujemy plan awaryjny i

zabezpieczamy się na skutki

• Akceptujemy wystąpienie ryzyka

Karta ryzyk

• Nazwa ryzyka

• Priorytet ryzyka

• Przyczyny ryzyka

• Działania zapobiegawcze

wystąpienia ryzyka

• Działania minimalizujące skutki

Page 41: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Zarządzanie zmianami

Zmiany w projektach to pewnik. Przygotuj się na nie!

Page 42: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Zarządzanie zmianami

Przykłady wpływu zmian na projekt

Zmiana nie powoduje opóźnienia projektu ani wzrostu kosztów.

Zmiana powoduje wydłużenie się czasu trwania projektu.

Zmiana potrzebuje dodatkowych zasobów lub umiejętności aby mogła

być przeprowadzona w ustalonym harmonogramie.

Zmiana wymaga zwiększenia zasobów i czasu projektu.

Zmiana wymaga przebudowania całego planu projektu łącznie z

terminami poszczególnych etapów i etapu końcowego.

Zmiana powodująca duże zmiany w projekcie w tym zmianę końcowych

produktów.

Page 43: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Zarządzanie zmianami

Proces zgłoszenia zmiany

Wniosek o wprowadzenie zmiany

Analiza wpływu wprowadzenia zmiany na projekt (budżet, harmonogram, ryzyko,

itd.)

Akceptacja lub odrzucenie zmiany.

Uaktualnienie planu realizacji projektu (kart ryzyk, harmonogramu, jakości,

budżetu, itd.).

Page 44: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

SKUTECZNE ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI

Jak zarządzać wieloma projektami i zadaniami

Page 45: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Zarządzanie wieloma projektami

Brak priorytetów lub wszystkie ważne

Musimy wszystko zrobić asap

Wszystko na wczoraj

Lejek projektowy

Problemy z wieloma

projektami

• Wszystkie

projekty w tym

samym czasie

• Wszystkie

projekty są

najważniejsze

Projekt

Projekt

Projekt Projekt

Projekt

Projekt

Projekt

Projekt

Projekt

Projekt Projekt

Projekt

Zasoby

Page 46: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Kanban projektowy

Skuteczna wizualizacja w zarządzaniu projektami lub zadaniami

Page 47: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Projekt 6

Projekt 2

Projekt 6

Projekt 2

Kanban projektowy Jak stworzyć Kanban projektowy

Zamróź / zamknij niepotrzebne projekty

Nadaj im priorytety

Stwórz pierwszy prosty kanban

Backlog Analiza Wytwarzanie

(Development)

Testowanie

(AT)

Na produkcji

(Done)

Zamrażalka Projekt 5

Projekt 1

Projekt 3

Projekt 4

Zinwentaryzuj wszystkie projekty

Dodaj Work in Progress (WIP)

Zacznij pracować

Udoskonalaj kanbana

Stwórz kolejkę projektową

2 5 1

Page 48: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Zarządzanie wieloma projektami

podsumowanie

Wniosek o wprowadzenie zmiany

Stosuj Priorytety

Wykonuj analize biznesową

Eliminuj złą wielozadaniowość

Zamrażaj lub wstrzymuj projekty

Killuj projekty

Zarządzaj projektami na kanban board

Page 49: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Rozpoczęcie i zakończenie

projektu Jak dobrze zacząć i jak skończyć projekt

Page 50: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Kickoff projektu

Przedstawienie uczestników

Przedstawienie wizji projektu

Cele projektu

Zakres projektu

Role i odpowiedzialność

Następne kroki

Pytania

Page 51: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Lessons learned

Wnioski z zakresu prac

Wnioski z szacownia i budżetowania

Wnioski z budowania zespołu

Wnioski ze współpracy z dostawcami zewn.

Wewnętrzne wnioski

Wnioski z analizy ryzyk

Page 52: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Kontrola i monitorowanie

Nie można zarządzać czymś, czego się nie mierzy

Page 53: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Monitoring prac w projekcie

Zdefiniowanie wskaźników, miar jest jednym z trudniejszych zadań w trakcie realizacji projektów. W myśl

Goldratt’a „Powiedz mi, jak mnie mierzysz, a powiem Ci, jak będę się zachowywał” uczestnicy projektu zawsze

będą szukać wymówek, jeśli coś pójdzie nie tak…

Każda funkcjonalność,

moduł, system dobrze

przetestowany sprawi, że w

przyszłości nie będziesz się

martwić, że coś po prostu

nie działa

Page 54: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Kontrola realizacji projektów

Kontrolujemy: budżet, zakres, jakość i czas

Regularnie, po kamieniach milowych lub wykonanych zadaniach oraz w

przypadku wystąpienia odchyleń

Odchylenia: wymagające reakcji, niewymagające reakcji

Raportowanie

Stosowanie działań zaradczych

Zarządzanie buforami

OK Planuj działania Działania zaradcze

Page 55: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Checklisty

Page 56: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Przegląd metodyk i technik

Wybór odpowiednich narzędzi i podejścia jest kluczowy przy realizacji projektu

Page 57: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Agile vs waterfall Time & material vs fix price

waterfall

Najlepsze do:

• Projekty z fizycznymi produktami

• Projekty ze zdefiniowanym

zakresem

• Projekty powtarzalne

Wady:

• Wymagają silnego planowania

harmonogramu

• Zmiany w trakcie są wolne

• Dostarczają efekty po

zakończeniu projektu

Agile Project management

Najlepsze do:

• Projekty zorientowane na usługi

• Projekty ze zmiennym lub

nieznanym zakresem

• Projekty

Wady:

• Nie nadają się do projektów ze

ściśle zdefiniowanym zakresem

• Trudniejsze do monitorowania

• Pojawia się nadkreatywność

Page 58: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Agile vs waterfall

Page 59: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Scrum

„Wytwarzając oprogramowanie i pomagając innym w tym zakresie, odkrywamy lepsze sposoby wykonywania tej

pracy. W wyniku tych doświadczeń przedkładamy:

• Ludzi i interakcje ponad procesy i narzędzia

• Działające oprogramowanie ponad obszerną dokumentację

• Współpracę z klientem ponad formalne ustalenia

• Reagowanie na zmiany ponad podążanie za planem.

Doceniamy to, co wymieniono po prawej stronie, jednak bardziej cenimy to, co po lewej.”

Page 60: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Narzędzia wspierające zarządzanie projektami

Page 61: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Skuteczne projekty internetowe? Podsumowanie skuteczne projekty

Zastosowanie procesów w zarządzaniu Projektami

1

Pull nie push 4

Sieci projektów 2

Kanban projektowy 5

Task managerowie 3

Zarządzanie wieloma projektami 6

Stosowanie buforów 7

Killowanie i holdowanie projektów

8 Priorytety w projektach 9

Rentowność projektów 10 Obserwuj backlog 11

Wybierz odpowiednie metodę projektową

12

Stosuj Checklisty 13 Dbaj o jakość 14

Page 62: Skuteczne Zarządzanie Projektami Internetowymi 2015

Dziękuję za uwagę

[email protected]

Przemysław Federowicz