ROPS Poznań

Projekty partnerskie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Planowanie, zarządzanie, rozliczanie.

PODNOSZENIE KWALIFIKACJI KADR POMOCY I INTEGRACJI SPOŁECZNEJ W WIELKOPOLSCE

wiedza zmienia przyszłość

Partnerstwo projektowe – wprowadzenie do zagadnień

Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 roku o zasadach polityki rozwoju określa partnerstwo projektowe jako wspólną realizację projektów przez

„podmioty wnoszące do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe, realizujące

wspólnie projekt, zwany dalej „projektem partnerskim”, na warunkach określonych

w porozumieniu lub umowie partnerskiej lub na podstawie odrębnych przepisów”

„Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki” definiuje projekty realizowane w partnerstwie jako

„wspólną realizację projektu przez beneficjenta i podmioty z sektora lub spoza sektora finansów publicznych

określone, bądź na podstawie ustawy: z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, z dnia 5 czerwca 1998r.

o samorządzie powiatowym, z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województw bądź na podstawie umów

i porozumień o charakterze cywilnoprawnym”

porozumienie przedsiębiorstw, organizacji pozarządowych lub instytucji publicznych, które chcą wspólnie zrealizować konkretne przedsięwzięcie, a cele tego partnerstwa są ściśle określone w projekcie.

• zasada koncentracji,

• zasada partnerstwa,

• zasada zgodności,

• zasada programowania,

• zasada dodatkowości

Podstawową regulacją prawną, zgodnie z którą istnieje możliwość zawierania partnerstw w projekcie jest Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999.

władze regionalne, lokalne, miejskie i inne władze publiczne;

partnerzy gospodarczy i społeczni;

inne odpowiednie podmioty reprezentujące społeczeństwo obywatelskie, partnerów

zajmujących się zagadnieniami z zakresu środowiska naturalnego, organizacje

pozarządowe oraz podmioty odpowiedzialne za wspieranie równości

mężczyzn i kobiet

Możliwość realizacji projektów w partnerstwie została określona w obowiązującym od 20 grudnia 2008 r. art. 28a ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. Przepis ten określa ogólne zasady realizacji projektów partnerskich oraz zasady wyboru partnerów spoza sektora finansów publicznych przez projektodawców należących do sektora finansów publicznych.

Art. 28a ustawy wprowadzony został ustawą z dnia 7 listopada 2008 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z wdrażaniem funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (Dz. U. Nr 216, poz. 1370)

Zgodnie z art. 28a ust. 1 ustawy partnerstwa mogą być tworzone w zakresie określonym przez Instytucję Zarządzającą, Niniejszy dokument, stanowi, zatem, wypełnienie przepisu ustawowego i stanowi cześć Systemu Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Typologia Partnerów Projektu

„Zosia-samosia/wyrywny”

Natychmiast zapomina o ustalonym podziale zadań i sądzi, że posiada potencjał do wykonania każdego nich, w związku z czym zawsze je przyjmuje (a nawet przejmuje).

„Kula u szyi/pasożyt”

Jest mało samodzielny w realizacji zadań, w związku z czym o wszystko pyta personel partnera, jednocześnie angażując go do rozwiązywania powierzonych problemów.

„Pochłaniacz czasu”

Spotkania z nim trwają wiele godzin, gdyż ma zawsze bardzo istotne sprawy wymagające natychmiastowego omówienia. Interesują go bardziej dywagacje, niż poszukiwanie konkretnych rozwiązań problemu.

„To się zrobi”

Wieczny luzak, który na pytanie czy realizuje powierzone mu zadanie spójnie z wyznaczonym harmonogramem odpowiada: „NIE - ale to się zrobi”. Nie stosuje się do ram i standardów czasowych wykonywanych zadań a także osób za nie odpowiedzialnych.

„Doskonały”

Ma bardzo wysokie mniemanie o sobie. Niepowodzeniami i wszelkimi problemami obarcza partnera. Powierzone zadania wykonuje zawsze perfekcyjnie, a partnerów oskarża o brak kompetencji.

„Bez szefa”

Ma nieustanny problem z podejmowaniem decyzji, a wszelkie z nim ustalenia wymagają czasu i cierpliwości pozostałych partnerów.

„To mój sukces”

W sytuacjach oficjalnych natychmiast zapomina o tym, z kim realizuje prezentowany projekt. Swoim „ja” zasłania osoby, które ciężko pracowały na prezentowany sukces.

Lider

podpisywanie umowy o dofinansowanie projektu oraz jej zmian (w imieniu partnerstwa),

realizację projektu zgodnie z harmonogramem określonym w umowie o dofinansowanie,

egzekwowanie zobowiązań od partnerów projektu, określonych w umowie o partnerstwie,

sporządzanie i przedstawianie raportów z postępów realizacji projektu,

ewidencjonowanie w księgach rachunkowych własnych przychodów, kosztów i wydatków związanych z realizacją projektu,

zapewnienie odpowiedniego dostępu do dokumentów do kontroli,

zarządzanie budżetem i zarządzanie finansowe projektem,

promowanie projektu zgodnie z wymogami programu operacyjnego,

odpowiedzialność za prawidłowość rzeczowej i finansowej realizacji projektu,

odpowiedzialność za prawidłowość całości wydatków kwalifikowanych, które są ponoszone w ramach projektu przed instytucją, z którą podpisał umowę o dofinansowanie, projektu

zapewnienie właściwej ścieżki audytu dla dokumentacji związanej z realizacją projektu,

odpowiedzialność za zapewnienie trwałości projektu,

nadzór nad projektem w części realizowanej przez pozostałych partnerów

Zasady konstrukcji Partnerstwa

• wspólny cel projektu powinien jednoczyć partnerstwo, • struktura powinna uwzględniać charakter działań podejmowanych

w ramach projektu, • stworzenie wspólnej strategii przedsięwzięcia, zmierzającej do

spełnienia założonego celu i wykazanie skuteczności działań partnerów poprzez wypracowanie dobrych praktyk powinno stanowić efekt budowy partnerstwa,

• wspólna strategia powinna obejmować zarówno szczegółowy harmonogram działań (uwzględniający zaangażowanie wszystkich partnerów), zakładane rezultaty projektu, a także szczegółowy plan finansowy poszczególnych etapów wdrażania projektu.

Realizacja projektów w układach partnerskich wymaga doświadczenia podmiotów w nie zaangażowanych i ustalenia zasad komunikacji pomiędzy partnerami, by zapobiec wszelkim nieporozumieniom pomiędzy nimi.

Warunki konieczne do spełnienia

• posiadania lidera partnerstwa, który jest jednocześnie beneficjentem projektu,

• uczestnictwa w projekcie partnerów na każdym etapie, co oznacza wspólne przygotowanie wniosku o płatność oraz wspólne zarządzanie projektem,

• odpowiedniego udziału partnerów w realizacji projektu (zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe odpowiadające realizowanym zadaniom),

• zawarcia pisemnej umowy lub porozumienia partnerów, określającego podział zadań i obowiązków partnerów.

Dla każdego partnerstwa projektowego obowiązkowe jest zawarcie umowy partnerskiej, szczegółowo określającej reguły partnerstwa. Zakres przedmiotowy umowy partnerskiej określa Instytucja Zarządzającą danym Programem, jednak rozwiązania przyjęte w poszczególnych programach nie różnią się dalece od siebie.

Umowa o Partnerstwie

• Nazwa programu (wskazanie priorytetu/działania), z którego projekt jest realizowany.

• Miejsce i data zawarcia umowy o partnerstwie. • Strony umowy o partnerstwie. • Cel partnerstwa.• Przedmiot umowy (tytuł projektu, nazwa programu, z którego projekt

będzie realizowany, źródła finansowania projektu).• Okres realizacji umowy (zawsze na czas określony).• Odpowiedzialność lidera projektu oraz partnerów wobec osób

trzecich za zobowiązania partnerstwa.

• Zakres współpracy w ramach wspólnego przedsięwzięcia (zadania i obowiązki partnerów, zakres kompetencji i odpowiedzialności poszczególnych partnerów projektu). Jest to najbardziej istotna pod względem merytorycznym część umowy. Powinna ona zawierać wszystkie wyszczególnione etapy projektu wraz ze wskazaniem, który partner jest odpowiedzialny za ich realizację.

• Zarządzanie projektem:

- kto będzie odpowiedzialny za realizację projektu - lider przedsięwzięcia (podmiot wszelkich praw i obowiązków),

- kto będzie zarządzał projektem? • Plan finansowy w podziale na wydatki wszystkich uczestników

partnerstwa oraz zasady zarządzania finansowego, w tym przepływów finansowych i rozliczenia środków.

Problemy w realizacji projektów partnerskich

- brak doświadczenia partnerów w zakresie pisania i rozliczania wniosków dotacyjnych,

- niespójne interesy,

- czynniki o charakterze osobowym (rywalizacja, prywata, zawiść),

- dominacja jednego partnera nad drugim (konflikty personalne),

- brak poczucia odpowiedzialności partnerów za realizację projektu,

- zbyt ogólnikowe formułowanie planu projektu,

- partnerzy pracujący nad różnymi, odrębnymi częściami projektu nie

zawsze mają poczucie pracy nad jednym projektem,

- brak odpowiedniego umocowania kierownika projektu w strukturze

partnerstwa,

- brak możliwości sprawnego kierowania zespołem przy projektach zarządzanych przez kilku partnerów,

- pilnowanie indywidualnych interesów partnerów,

- włączenie do pracy zespołu niekompetentnych partnerów.

 

Partnerstwo w sektorze finansów publicznych

Formuła wspólnego realizowania zadań przez jednostki samorządu terytorialnego określona jest w ustawach: z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. poz. 142, poz. 1591 jt. z późn. zm.), z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 j.t. z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1590 j.t. z późn. zm.) oraz na podstawie umów i porozumień;

W przypadku jednostek zaliczonych do podsektora rządowego sektora finansów publicznych partnerstwa zawierane są na podstawie porozumień. Sposób wyboru partnerów należących do sektora finansów publicznych przez beneficjenta będącego jednostką samorządu terytorialnego lub jednostką administracji rządowej, stanowi decyzję beneficjenta i partnerów. Oznacza to, że wybór innej jednostki samorządu terytorialnego lub innego podmiotu publicznego oznacza zgodną decyzję organów lub władz podmiotów, które podejmują porozumienie o zawarciu partnerstwa.

Formuła partnerskiej realizacji zadań pomiędzy jednostkami sektora finansów publicznych a jednostkami spoza sektora finansów publicznych, gdy projektodawcą jest jednostka sektora finansów publicznych została uregulowana w art. 28a ust. 4 ustawy. W przepisie tym określono zasady powoływania partnerstw z udziałem partnerów spoza sektora finansów publicznych – gdy beneficjentem jest jednostka publiczna.

• przejrzystości funkcjonowania podmiotów sektora finansów publicznych zawiązujących partnerstwa, oraz

• przejrzystości tworzenia partnerstwa w odniesieniu do przepisów o zamówieniach publicznych.

Ogłoszenie otwartego naboru partnerów

Po upływie 21 dni, instytucja ogłaszająca nabór partnerów, dokonuje oceny przesłanych zgłoszeń wybierając te, które spełniają kryteria, następnie prowadzi negocjacje z wszystkimi podmiotami, których oferty spełniają kryteria w celu doprecyzowania celu partnerstwa, dookreślenia zadań i ich podziału pomiędzy partnerami, sposobu zarządzania partnerstwa oraz innych kwestii niezbędnych do podpisania umowy partnerstwa, a następnie podpisania umowy partnerstwa z wszystkimi instytucjami, które zgadzają się na wspólnie ustalone warunki.

• zgodność działania potencjalnego partnera z celami partnerstwa;

• oferowany wkład potencjalnego partnera w realizację celu partnerstwa;

• doświadczenie w realizacji projektów o podobnym charakterze (wykazanie realizacji projektów o różnych źródłach finansowania, lecz realizowanych w obszarze, którego dotyczy projekt partnerski);

• współpraca w trakcie przygotowania projektu.

Po wyborze partnera, podaje się do publicznej wiadomości (poprzez biuletyn informacji publicznej) o stronach umowy partnerskiej, oraz o zakresie zadań partnerów. Ponadto ze sposobu wyboru partnera powinna zostać przygotowana odrębna pisemna informacja dokumentująca sposób wyboru partnera, która stanowi informację jawną – do wglądu przez zainteresowane strony (w tym IP/IW).

w ramach projektów systemowych Instytucja Oceniająca Projekt może na etapie oceny merytorycznej zwrócić się do beneficjenta o przedstawienie dodatkowo informacji, o sposobie wyboru jak również dokumentacji o ogłoszeniu naboru.

czy podano do publicznej wiadomości (poprzez ogłoszenie otwartego naboru partnerów w dzienniku ogólnopolskim lub lokalnym a także biuletynie informacji publicznej) informację o woli zawarcia partnerstwa

Rozliczenia w Partnerstwie

Zgodnie z art. 28a ust. 2 ustawy, projekt partnerski jest realizowany na podstawie decyzji lub umowy o dofinansowaniu projektu zawartej z beneficjentem (liderem) działającym w imieniu i na rzecz partnerów w zakresie określonym umową partnerską. beneficjent (lider) powinien posiadać pełnomocnictwo do podpisania umowy o dofinansowanie projektu w imieniu i na rzecz partnerów.

Z uwagi na fakt, że partnerstwo ma charakter zadaniowy, we wniosku o dofinansowanie projektu beneficjent (lider) wykazuje wydatki swoje i partnerów w podziale na poszczególne zadania. Wydatki danego partnera związane z realizacją projektu powinny być wykazywane w ramach zadań, które dany partner realizuje w projekcie. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kliku partnerów może realizować jedno zadanie, jednak podział ten powinien zostać wyraźnie zaznaczony w budżecie (np. w podziale na podzadania).

Środki na finansowanie kosztów realizowanych zadań przez partnerów w projekcie mogą być przekazywane przez beneficjenta do partnerów:

• w formie zaliczki;

• jako refundacja poniesionych wydatków.

W odniesieniu do kwalifikowalności podatku VAT ponoszonego przez beneficjenta (lidera) i partnerów, podatek ten powinien być ujęty w budżecie projektu jedynie w części odpowiadającej kosztowi podatku VAT poniesionego przez beneficjenta (lidera) lub partnerów, którzy nie mają prawa jego odzyskania. Natomiast w stosunku do partnerów, którzy mają prawo odzyskiwania VAT, podatek ten nie powinien być wykazywany. Każdy z partnerów składa w tym zakresie odrębne oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT.

Zarówno beneficjent (lider) jak i partnerzy zobowiązani są do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej, umożliwiającej identyfikację poszczególnych operacji księgowych w zakresie tych części projektu, za których realizację odpowiadają. Pozostałe wymogi dotyczące sporządzania rozliczania projektów wynikają z Zasad finansowania PO KL.

Procedury dodatkowe

- zarządzania ryzykiem, konfliktem, identyfikacją problemu- sposoby rozwiązywania kwestii dotyczących podejmowania decyzji

i sprawowania roli lidera w partnerstwie. - strategia komunikacji z uwzględnieniem perspektywy równości

szans kobiet i mężczyzn

Procedury takie mogą stanowić cześć umowy (porozumienia) partnerskiego. W przypadku partnerstwa, w którym jest więcej niż trzech partnerów, opis procedur jest obowiązkowy i powinien stanowić część umowy partnerskiej.

Dziękuję za uwagę!

Opracowanie:

Anna Adamczyk, ROPS Poznań

Na postawie:

- Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

- Fundacja Prawo i Partnerstwo (http://www.prawoipartnerstwo.pl/PDF/4.pdf)

- R. Krzewicka, Partnerstwo projektowe, publikacja elektroniczna, tryb dostępu: http://www.dialogspoleczny. pl/tabs/index/199, 10.08.2009.