Załącznik do uchwały Nr 5/10/2012

Zarządu Towarzystwa Urbanistów Polskich - Oddział Wrocław z dnia 5 lipca 2012 r.

Regulamin Zarządu

Towarzystwa Urbanistów Polskich – Oddział Wrocław

Zarząd Towarzystwa Urbanistów Polskich – Oddział Wrocław przyjmuje niniejszy Regulamin dla uregulowania spraw, które nie zostały szczegółowo opisane przez

Statut Towarzystwa Urbanistów Polskich.

§ 1 Zarząd Towarzystwa Urbanistów Polskich – Oddział Wrocław, zwany dalej

„Zarządem”, działa na podstawie:

1) statutu Towarzystwa Urbanistów Polskich, zwanego dalej „Statutem”; 2) niniejszego Regulaminu, zwanego dalej „Regulaminem”.

§ 2

1. Pracą Zarządu kieruje Prezes Zarządu Oddziału, zwany dalej „Prezesem Zarządu”.

2. Prezes Zarządu może dać pełnomocnictwo do kierowania pracą Zarządu na czas określony innemu członkowi Zarządu. Prezes Zarządu może w każdym

momencie cofnąć to pełnomocnictwo. O decyzjach dotyczących udzielenia i cofnięcia takiego pełnomocnictwa Prezes Oddziału informuje Zarząd.

3. Prezes Oddziału może upoważnić Członka Zarządu wskazanego uchwałą Zarządu, do stosowania kopii podpisu odbitej sposobem mechanicznym na

dokumentach. W upoważnieniu określony jest wzór podpisu, zakres upoważnienia oraz osoba upoważniona.

4. Zasada zapisana w § 2 ust. 3 nie znajduje zastosowania w przypadku składania podpisów:

1) pod uchwałami i protokołami Zarządu; 2) dla czynności, gdzie przepisy obowiązującego prawa wymagają

zachowania formy pisemnej czynności.

5. Prezes Zarządu daje pełnomocnictwo innemu Członkowi Zarządu do udziału

w posiedzeniu Kolegium TUP, jeśli sam nie może uczestniczyć w tym posiedzeniu.

6. Zarząd może oddelegować Prezesa Zarządu lub innego Członka Zarządu do udziału w posiedzeniu Zarządu Głównego TUP, w roli przedstawiciela

Oddziału, zgodnie z § 35 ust. 2 Statutu.

7. Za prowadzenie spraw kadrowych Oddziału odpowiada Członek Zarządu wskazany uchwałą Zarządu.

8. Za nadzór nad sprawami finansowymi Oddziału odpowiada Członek Zarządu

wskazany uchwałą Zarządu. Zarząd może podjąć decyzję o zleceniu prowadzenia rachunkowości podmiotowi zewnętrznemu.

9. Zarząd uchwala Okresowy Program Pracy Oddziału raz w roku, na

rozpoczynający się rok kalendarzowy. Za przygotowanie projektu Programu

odpowiada Prezes Zarządu lub wyznaczony przez niego Członek Zarządu. 1) Zarząd przygotowuje projekt Okresowego Programu Pracy Oddziału do

15 listopada roku poprzedzającego rok, którego dotyczy program. Następnie Zarząd rozsyła projekt programu pocztą elektroniczną Członkom Oddziału do konsultacji. Przyjmuje uwagi Członków Oddziału

do 30 listopada roku poprzedzającego rok, którego dotyczy program. Ostateczna wersja programu powinna zostać uchwalona nie później niż

15 stycznia roku, którego dotyczy program. Zarząd może uwzględnić przy tym uwagi Członków Oddziału;

2) elementem Okresowego Programu Pracy Oddziału jest roboczy

harmonogram spotkań Członków Oddziału. Odstępstwa od harmonogramu spotkań nie wymagają odrębnych uchwał o zmianach

w okresowym programie pracy Oddziału; 3) wersja elektroniczna Programu jest publikowana na podstronie Oddziału

na stronie głównej TUP, w poziomie dostępu „Zalogowani”. Za publikację odpowiada Sekretarz Zarządu, a jeśli Sekretarz nie został ustanowiony – Członek Zarządu wskazany uchwałą Zarządu;

4) nowo wybrany Zarząd może zmienić Program uchwalony na rok, w którym przypadło Walne zebranie sprawozdawczo-wyborcze Oddziału.

§ 3

1. Stanowiska i decyzje Zarządu wyrażane są w formie uchwał.

2. Za obieg uchwał, opracowanie ich projektów, publikację i przechowywanie odpowiada Członek Zarządu wskazany uchwałą Zarządu.

3. Każda osoba wchodząca w skład Zarządu może wnieść projekt uchwały. Projekt uchwały wraz z uzasadnieniem jest składany Sekretarzowi Zarządu,

a jeśli Sekretarz nie został ustanowiony – członkowi Zarządu wskazanemu uchwałą Zarządu. Projekt uchwały wraz z uzasadnieniem należy złożyć w formie elektronicznej, do końca tygodnia poprzedzającego posiedzenie

Zarządu.

4. Formy uchwał wymagają w szczególności: 1) oficjalne stanowiska i opinie oraz sposób ich wyrażania na zewnątrz; 2) wnioski kierowane do innych statutowych organów TUP, w tym wnioski

do Zarządu Głównego TUP o nadanie członkom Oddziału odznaczeń państwowych, odznak honorowych i członkostwa honorowego;

3) zatwierdzanie okresowych Programów Pracy Oddziału; 4) zatwierdzanie budżetu rocznego Oddziału; 5) zatwierdzanie sprawozdań rocznych Oddziału, w tym: sprawozdania

finansowego, sprawozdania Zarządu Oddziału z działalności Oddziału, 6) zatwierdzanie Regulaminu Zarządu;

7) zwołanie wraz z projektem porządku obrad Walnego Zebrania sprawozdawczo-wyborczego Oddziału;

8) zatwierdzanie Regulaminu Walnego Zebrania sprawozdawczo –

wyborczego Oddziału; 9) zatwierdzanie projektów do realizacji przez Oddział, wraz ze

wskazaniem: odpowiedzialnych za nie osób – zwanych „kierownikami projektów”, szczegółowego budżetu projektu, harmonogramu sprawozdawczości z jego realizacji;

10) przyjmowanie częściowych i całkowitych sprawozdań z realizacji projektów, zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem;

11) wszelkie decyzje rodzące zobowiązania finansowe Oddziału, jeśli nie zostały ujęte w zatwierdzonym budżecie rocznym Oddziału lub zatwierdzonym budżecie projektu do realizacji;

12) decyzje o podjęciu, zawieszeniu lub zakończeniu działalności gospodarczej;

13) nawiązywanie i rozwiązywanie współpracy z podmiotami zewnętrznymi; 14) przyjmowanie i wykreślanie Członków Oddziału – w zakresie

przewidzianym przez Statut i „Regulamin przyjmowania członków

zwyczajnych TUP”, także ustalanie pełnej listy członków Oddziału; 15) zatwierdzanie regulaminów kół, sekcji, klubów i grup zainteresowań

działających w ramach Oddziału; 16) decyzje dotyczące siedziby biura Oddziału;

17) zatwierdzanie zasad komunikacji Zarządu z członkami Oddziału; 18) zatwierdzanie zasad udzielania rekomendacji oraz same rekomendacje

do gminnych, powiatowych i wojewódzkich komisji urbanistyczno-

architektonicznych, a także do innych gremiów, których cele są częściowo lub w całości zbieżne z celami TUP;

19) przyjęcie protokołu z posiedzenia Zarządu; 20) zatwierdzanie systemu identyfikacji wizualnej Oddziału; 21) przyjmowanie członków wspierających oraz ustalenie zasad współpracy

z nimi; 22) decyzje dotyczące powierzania prowadzenia spraw organizacyjnych

Oddziału poszczególnym członkom Zarządu. 5. Każda uchwała zawiera następujące elementy:

1) numer; 2) data;

3) temat; 4) podstawa prawna; 5) moment wejścia uchwały w życie;

6) podpisy członków Zarządu biorących udział w głosowaniu nad uchwałą.

6. Jeśli jest to niezbędne dla realizacji uchwały, w jej tekście wskazywane są również: 1) osoba odpowiedzialna za realizację uchwały;

2) termin realizacji uchwały.

7. Wersje elektroniczne uchwał publikowane są na podstronie Oddziału na stronie głównej TUP, w poziomie dostępu „Zalogowani”.

8. Oryginalne egzemplarze uchwał przechowywane są w Księdze Dokumentów Towarzystwa Urbanistów Polskich – Oddział Wrocław. Księga może być

przechowywana w biurze Oddziału. W przypadku, gdy Oddział nie ma biura,

Księgę przechowuje osoba odpowiedzialna za jej prowadzenie, na podstawie §

3 ust. 2 Regulaminu.

§ 4 1. Posiedzenia Zarządu zwołuje Prezes Zarządu lub Członek Zarządu

dysponujący pełnomocnictwem do kierowania pracą Zarządu, zgodnie z § 2 ust. 2 Regulaminu.

2. Posiedzenia zwoływane są z inicjatywy osoby wskazanej w § 4 ust. 1

Regulaminu lub na pisemny wniosek innego członka Zarządu.

3. Posiedzenie na wniosek innego Członka Zarządu zwoływane jest w terminie

wskazanym we wniosku lub nie później niż w ciągu 14 dni od tego terminu. 4. Jeśli osoba, wskazana w § 4 ust. 1 nie zwoła posiedzenia w terminie

oznaczonym w § 4 ust. 3, wnioskodawca jest uprawniony do zwołania posiedzenia.

5. Członkowie Zarządu otrzymują zawiadomienie o terminie posiedzenia Zarządu

nie później niż na trzy dni przed planowanym terminem posiedzenia, a w sprawach pilnych – niezwłocznie.

6. Posiedzenia zwoływane są za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adresy mailowe wskazane przez Członków Zarządu.

7. Do zawiadomienia każdorazowo dołączane są:

1) proponowany porządek obrad planowanego posiedzenia;

2) projekty uchwał przedkładane na planowane posiedzenie; 3) projekt protokołu z poprzedniego posiedzenia.

8. Za przygotowanie materiałów wymienionych w § 4 ust. 7 Regulaminu

odpowiada Członek Zarządu wskazany uchwałą Zarządu.

9. Pierwsze posiedzenie Zarządu wybranego na Walnym zebraniu

sprawozdawczo - wyborczym Oddziału zwołuje nowo wybrany Prezes Zarządu, nie później niż w ciągu siedmiu dni od zamknięcia obrad Walnego zebrania Oddziału. Zwołanie pierwszego posiedzenia ma charakter organizacyjny i nie

wymaga przestrzegania zasad określonych w § 4 ust. 5, 6 i 7 Regulaminu.

§ 5 1. Posiedzenia mogą mieć formę:

1) spotkania w miejscu wskazanym przez osobę zwołującą posiedzenie; 2) komunikacji prowadzonej przy wykorzystaniu środków bezpośredniego

porozumiewania się na odległość. 2. Pierwsze posiedzenie Zarządu wybranego na Walnym zebraniu

sprawozdawczo-wyborczym Oddziału nie może mieć formy przewidzianej przez § 5 ust. 1 pkt 2 Regulaminu.

3. W przypadku posiedzeń prowadzonych w formie przewidzianej przez § 5 ust.

1 pkt 2 Regulaminu, uchwały mogą być podejmowane także poprzez oddanie głosów za pośrednictwem poczty elektronicznej. Uchwała taka wchodzi

w życie w momencie, który sama wskazuje. Niezależnie od tego, Członkowie Zarządu podpisują ją na pierwszym od czasu jej podjęcia posiedzeniu zwołanym w formie przewidzianej przez § 5 ust. 1 pkt 1 Regulaminu.

Do uchwały dołączane są wydruki z głosami oddanymi za pośrednictwem poczty elektronicznej.

4. W przypadku podejmowania uchwał poprzez oddanie głosów

za pośrednictwem poczty elektronicznej, osoba kierująca posiedzeniem

Zarządu (zgodnie z § 4 ust. 1 Regulaminu) zarządza głosowanie w tym trybie, informując o terminie, w którym należy oddać głos.

§ 6

1. Dla ważności uchwał wymagane jest, aby w posiedzeniu Zarządu brała udział większość osób wchodzących w skład Zarządu, w tym Prezes Oddziału lub

Członek Zarządu posiadający pełnomocnictwo do kierowania pracą Zarządu na podstawie § 2 ust. 2 Regulaminu, z zastrzeżeniem, że:

1) w przypadku, gdy osób wchodzących w skład Zarządu jest sześć lub siedem – większość stanowią cztery;

2) w przypadku, gdy osób wchodzących w skład Zarządu jest cztery lub

pięć – większość stanowią trzy; 3) w przypadku, gdy osób wchodzących w skład Zarządu jest trzy –

większość stanowią dwie. 2. Uchwały Zarządu zapadają zwykłą większością głosów. W przypadku równej

liczby głosów „za” i „przeciw” rozstrzyga głos Prezesa Oddziału lub Członka Zarządu posiadającego pełnomocnictwo do kierowania pracą Zarządu na

podstawie § 2 ust. 2 Regulaminu.

§ 7

1. Posiedzenia Zarządu są protokołowane. Za sporządzenie protokołu odpowiada

Członek Zarządu wskazany uchwałą Zarządu. 2. Protokół przyjmowany jest na kolejnym posiedzeniu Zarządu. Podpisują go

wszyscy Członkowie Zarządu obecni na posiedzeniu.

3. Do protokołu z posiedzenia przeprowadzonego w formie przewidzianej przez § 5 ust. 1 pkt 2 Regulaminu dołącza się wydruki głosów oddanych w sprawie uchwał poddawanych głosowaniu w trybie przewidzianym przez § 5 ust. 3

Regulaminu.

4. Protokół z posiedzenia Zarządu zawiera następujące elementy: 1) numer posiedzenia; 2) data i miejsce posiedzenia;

3) imiona i nazwiska osób obecnych na posiedzeniu, w tym gości nie mających prawa głosu;

4) porządek obrad; 5) zapis podjętych decyzji;

6) informacja o liczbie głosów oddanych na poszczególne uchwały;

7) zdania odrębne członków Zarządu.

5. Przyjęte uchwały stanowią załączniki do protokołu. 6. Oryginalne egzemplarze protokołów przechowywane są w Księdze

Dokumentów Towarzystwa Urbanistów Polskich – Oddział Wrocław, zgodnie z zasadami określonymi w § 3 ust. 8 Regulaminu.

§ 8

1. Nowo wybrany Zarząd przejmuje protokolarnie majątek oraz sprawy Oddziału od ustępującego Zarządu. Powinien to zrobić nie później niż w ciągu 30 dni od

Walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego Oddziału, na którym został wybrany nowy Zarząd.

2. Protokół przejęcia powinien zawierać spis stanu faktycznego w poszczególnych rodzajach działalności, tj.:

1) księgowość i finanse; 2) kadry i sprawy członkowskie;

3) administracja; 4) środki trwałe i obrotowe; 5) zaawansowanie projektów prowadzonych przez Oddział na dzień

przekazania ze specjalnym uwzględnieniem ewentualnych zaległości w pracach.

3. Do protokołu, o którym mowa w § 8 ust. 2 Regulaminu należy dołączyć:

1) imienny wykaz osób odpowiedzialnych za poszczególne rodzaje

działalności; 2) wykaz należności i zobowiązań finansowych Oddziału oraz aktualny stan

środków pieniężnych; 3) wszelkie inne dokumenty, narzędzia itp. uprawniające, umożliwiające

dokonywanie czynności Zarządu (np. karty bankowe, hasła, kody,

klucze, pełnomocnictwa itp.); 4) wcześniejsze protokoły, o których mowa w § 8 ust. 2 Regulaminu;

5) inne dane według żądań nowego Zarządu. 4. Protokół, o którym mowa w § 8 ust. 2 Regulaminu powinien zostać podpisany

przez wszystkich Członków Zarządu ustępującego i nowego Zarządu Oddziału.

5. Protokół, o którym mowa w § 8 ust. 2 Regulaminu powinien zostać sporządzony w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, które otrzymują: ustępujący i nowo wybrany Prezes Zarządu Oddziału oraz ustępujący i nowo

wybrany Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Oddziału.

§ 9 1. Zmiana Regulaminu następuje w drodze uchwały Zarządu.

2. Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Zarząd.