Realizacja procesów B2B

download Realizacja procesów B2B

of 192

Transcript of Realizacja procesów B2B

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

Koncepcja Publikacji:Leszek Czech

Autorzy:Tomasz Dbicki Olgierd Dziamski Tomasz Kawecki Wojciech Kliber Marcin Kraska Piotr Nowak Micha Przybylski Tadeusz Rudnicki Robert lataa Bogusaw liwczyski Pawe ebrowski

Korekta:Agnieszka Domagaa

Wydawca:Polska Agencja Rozwoju Przedsibiorczoci (PARP) ul. Paska 81/83 00-834 Warszawa www.parp.gov.pl

Wydanie I Publikacja bezpatna

Projekt wspfinansowany przez Uni Europejsk w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

Wspieramy e-biznes www.web.gov.pl

Copyright by Polska Agencja Rozwoju Przedsibiorczoci Warszawa 2010 Wszelkie prawa zastrzeone. aden fragment nie moe by wykorzystywany w jakiejkolwiek formie ani przekadany na jzyk mechaniczny bez zgody PARP.

Spis treci1. 2. 2.1. 2.2. 2.2.1. 2.2.2. 2.3. 2.4. 3. 3.1. 3.2. 3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.2.4. 3.2.5. 3.2.6. 3.3. 3.3.1. 3.3.2. 3.3.3. 3.3.4. 3.3.5. 3.3.6. 3.4. 4. 4.1. 4.2. 4.2.1. 4.2.2. 4.2.3. 4.2.4. Wstp ...........................................................................................................................................................................................................................................................6 Przedstawienie dziaania PO IG 8.2 ............................................................................................................................................................................................8 Cel dziaania 8.2. .............................................................................................................................................................................................................................8 Uwarunkowania prawne i formalne udzielenia wsparcia ....................................................................................................................................8 Uwarunkowania prawne....................................................................................................................................................................................................8 Uwarunkowania formalne ................................................................................................................................................................................................8 Grupa docelowa .............................................................................................................................................................................................................................9 Zakres procesw kwalifikujcych si do objcia wsparciem. ............................................................................................................................9 Rodzaje procesw biznesowych realizowanych w przedsibiorstwach ...................................................................................................... 10 Rodzaje procesw biznesowych ...................................................................................................................................................................................... 10 Procesy wewntrzne przedsibiorstwa ........................................................................................................................................................................ 11 Diagnozowanie stanu przedsibiorstwa .............................................................................................................................................................. 11 Prognozowanie..................................................................................................................................................................................................................... 11 Planowanie .............................................................................................................................................................................................................................. 11 Produkcja .................................................................................................................................................................................................................................. 12 Magazynowanie ................................................................................................................................................................................................................... 13 Ksigowo, controlling i finanse .............................................................................................................................................................................. 14 Procesy zewntrzne wsppraca B2B ........................................................................................................................................................................ 14 Marketing .................................................................................................................................................................................................................................. 14 Zaopatrzenie........................................................................................................................................................................................................................... 15 Sprzeda .................................................................................................................................................................................................................................... 18 Dystrybucja .............................................................................................................................................................................................................................. 23 Komunikacja z otoczeniem biznesowym............................................................................................................................................................. 25 Inne ............................................................................................................................................................................................................................................... 28 Outsourcing procesw biznesowych ............................................................................................................................................................................ 32 Technologie i modele udostpniania usug B2B........................................................................................................................................................... 37 Sownik technologii wykorzystywanych dla wiadczenia usug B2B ......................................................................................................... 37 Zarys technologii informatycznych wykorzystywanych w usugach B2B i modele usug B2B. ................................................ 37 B2B przed Internetem ....................................................................................................................................................................................................... 38 B2B w pocztkach Internetu ......................................................................................................................................................................................... 38 Rozwj sieci szkieletowych i standard WWW .................................................................................................................................................... 39 Wirtualizacja infrastruktury i oprogramowania ................................................................................................................................................. 40

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

3 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

4.3. 4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. 4.3.4. 4.4. 4.4.1. 4.4.2. 4.4.3. 4.4.3.1. 4.4.3.2. 4.4.3.3. 4.4.4. 5. 5.1. 5.1.1. 5.1.2. 5.1.3. 5.1.4. 5.1.5. 5.2. 5.2.1. 5.2.2. 5.3. 5.3.1. 5.3.2. 5.4. 5.4.1. 5.4.2. 5.4.3. 5.4.4. 5.4.5.

Standardy......................................................................................................................................................................................................................................... 41 Standardy automatycznej identyfikacji.................................................................................................................................................................. 41 Standardy komunikacji elektronicznej (technologie tradycyjne) .......................................................................................................... 43 Standardy komunikacji elektronicznej (technologie XML)........................................................................................................................ 45 Inne standardy ....................................................................................................................................................................................................................... 46 Zestawienie modeli pozyskiwania i udostpniania rozwiza informatycznych .............................................................................. 48 On-premises............................................................................................................................................................................................................................ 48 Hosting ....................................................................................................................................................................................................................................... 49 Cloud Computing ............................................................................................................................................................................................................... 50 SaaS (Software as a Service) ................................................................................................................................................................................... 51 IaaS (Infrastructure as a Service) .......................................................................................................................................................................... 52 PaaS (Platform as a Service) .................................................................................................................................................................................... 54 Case study Software as a Service ........................................................................................................................................................................... 55

Katalog aplikacji automatyzujcych procesy biznesowe ......................................................................................................................................... 60 Marketing i sprzeda ................................................................................................................................................................................................................. 60 EMM ............................................................................................................................................................................................................................................. 60 CRM -SFA................................................................................................................................................................................................................................... 66 Q2O .............................................................................................................................................................................................................................................. 88 Zarzdzanie informacj o produkcie ....................................................................................................................................................................... 97 Zapewnienie zgodnoci produktw z przepisami i normami ............................................................................................................. 102 Zaopatrzenie i dystrybucja ................................................................................................................................................................................................ 105 e-Procurement i platformy aukcyjne ................................................................................................................................................................... 105 TMS, WMS i SCM ................................................................................................................................................................................................................ 114 Komunikacja z otoczeniem biznesowym................................................................................................................................................................. 136 Elektroniczna Wymiana Danych.............................................................................................................................................................................. 136 BPM............................................................................................................................................................................................................................................ 140 Inne ................................................................................................................................................................................................................................................... 151 B2B w modelu Web 2.0 ................................................................................................................................................................................................. 151 Patnoci i finanse ............................................................................................................................................................................................................. 158 Realizacja umw i projektw .................................................................................................................................................................................... 170 Realizacja wsppracy online .................................................................................................................................................................................... 176 RMA ........................................................................................................................................................................................................................................... 184

6. Wnioski rekomendujce dla wdraania popularnych i sprawdzonych technologii w przedsibiorstwach ....................................................................................................................................................................................................................................... 190

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

4 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

7. 7.1. 7.2.

Bibliografia .......................................................................................................................................................................................................................................... 191 Literatura podstawowa ........................................................................................................................................................................................................ 191 rda internetowe ................................................................................................................................................................................................................ 192

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

5 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

1.

Wstp

Warunki gospodarcze, w jakich dziaaj dzisiejsze przedsibiorstwa sektora MSP w Polsce, nale do jednych z najciekawszych, ale i najbardziej wymagajcych w historii dziaalnoci gospodarczej. Z jednej strony Polska, jako czonek wielu midzynarodowych stowarzysze politycznych i gospodarczych (np. Unii Europejskiej) ma ogromne moliwoci ekspansji i rozwoju. Z drugiej strony, na zasadzie wzajemnoci, te same mechanizmy wprowadzaj na nasz krajowy grunt zagraniczn konkurencj, charakteryzujc si innym dowiadczeniem, kultur dziaalnoci gospodarczej oraz zasobami materialnymi i niematerialnymi. Patrzc kompleksowo, nie sposb rwnie nie dostrzec wpywu globalnych czynnikw gospodarczych i rodowiskowych, jak np. gospodarki Chin czy zmian klimatycznych. Nie dziwi wic fakt, i spord 100 nowo zakadanych w latach 20012008 firm, tylko okoo 60 doywa swoich pierwszych urodzin. Piciu lat nie doywa nawet co trzecia 1 z nich. W takich warunkach przedsibiorstwa, aby przey na rynku, musz przyj za swj nadrzdny cel stae i intensywne denie do poprawy efektywnoci dziaania. Bardzo istotnym sposobem osignicia tego celu, jeli nie najistotniejszym, jest innowacyjno dziaania, a w szczeglnoci szerokie wykorzystanie technologii informatycznych i telekomunikacyjnych, jak rwnie wiedzy na temat optymalizacji realizowanych procesw. Niniejsza publikacja ma na celu przyblienie i popularyzacj tej strategii dziaania. Odpowiedzi sektora publicznego na potrzeby podniesienia innowacyjnoci gospodarki jest wiele dziaa i wiele programw, szczeglnie inicjowanych przez Uni Europejsk, z ktrych na szczeglne wyrnienie zasuguje Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka. Rozdzia 2 niniejszej publikacji przyblia dziaanie 8.2 tego programu, a wic Wspieranie wdraania elektronicznego biznesu typu B2B. Optymalizacja, czy to proceduralna czy techniczna, procesw biznesowych wymaga w pierwszej kolejnoci odpowiedniej identyfikacji i specyfikacji realizowanych procesw biznesowych. Skuteczne dziaania w tym obszarze wymagaj nie tylko szerokiej wiedzy teoretycznej z dziedziny zarzdzania przedsibiorstwami i realizacji procesw biznesowych. Przyblieniem tych zagadnie zajmuje si rozdzia 3 niniejszej publikacji. Procesy biznesowe zostay w nim potraktowane kompleksowo, tzn. poruszona zostaa tematyka zarwno procesw wewntrznych jak i zewntrznych. Warto jednak ju teraz zauway, i specyfika niniejszej publikacji kadzie szczeglny nacisk na procesy wice si ze wspprac kilku podmiotw gospodarczych, a wic procesy sklasyfikowane jako zewntrzne. Ta perspektywa jest te osi logiczn wspomnianego rozdziau. Dodatkowo, znajdzie w nim Czytelnik rwnie informacje na temat popularnej ostatnio metody koncentracji rodkw na kluczowych kompetencjach firmy, jak jest outsourcing procesw biznesowych. Kolejnym czynnikiem, przyczyniajcym si do podniesienia innowacyjnoci dziaalnoci gospodarczej jest zastosowanie innowacyjnych technologii i standardw kooperacji. Rozdzia 4 ma za zadanie przedstawi najistotniejsze z nich, a take przybliy kluczowe uwarunkowania i korzyci z nimi zwizane. W rozdziale tym poruszono rwnie bardzo praktyczn kwesti moliwoci pozyskania wspomnianych innowacyjnych technologii przez poszczeglne przedsibiorstwa. Dzisiejszy rynek technologiczny stwarza bowiem bardzo ciekawe i korzystne moliwoci elastycznego kreowania przez przedsibiorcw sposobu pozyskania technologii bd usug na nich opartych. Elastyczno ta pozwala na skalowanie kosztw takiej operacji, dziki czemu nawet najmniejsi przedsibiorcy, o najmniejszym potencjale rodkw i najmniejszym efekcie skali s w stanie praktycznie wdroy najnowoczeniejsze rozwizania wiatowe bez ponoszenia nadmiernych, w stosunku do efektw gospodarczych, kosztw. Mowa tu

1

Roczniki statystyczne GUS z kolejnych lat 20012009.

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

6 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

o wszelkich alternatywach wobec pozyskania rozwiza lub technologii tradycyjn drog zakupu, uzyskania licencji lub stworzenia rozwizania wasnymi siami. Ogromna i stale rosnca ich popularno powoduj, i nie mona pozosta wobec nich obojtnym w procesie planowania rozwoju innowacyjnoci wasnej dziaalnoci gospodarczej. Kolejny, 5 rozdzia niniejszej publikacji zawiera przekrojowy katalog aplikacji realizujcych opisane wczeniej, w rozdziale 3, zewntrzne procesy biznesowe z wykorzystaniem ukazanych w rozdziale 4 technologii ICT oraz standardw. Dziki przekrojowoci oraz duej liczbie przykadw dobranych do kadego z procesw udao si stworzy zestawienie dostosowane do potrzeb zarwno mikro, maych jak i rednich przedsibiorcw z rnych bran gospodarki, realizujcych oglne procesy biznesowe. W ostatnim rozdziale zamieszczono wnioski oraz pomysy majce zachci przedsibiorcw do podjcia, w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka dziaania 8.2, krokw majcych podnie innowacyjno ich praktyki gospodarczej w oparciu o rozwizania lub inspiracje przedstawione w niniejszej publikacji, ze szczeglnym uwzgldnieniem katalogu publikacji.

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

7 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

2.2.1.

Przedstawienie dziaania PO IG 8.2Cel dziaania 8.2.

Celem dziaania 8.2. PO IG jest stymulowanie tworzenia wsplnych przedsiwzi biznesowych prowadzonych w formie elektronicznej. Finansowane s przedsiwzicia o charakterze zarwno technicznym (informatycznym), jak i organizacyjnym, ktre prowadz do realizacji procesw biznesowych w formie elektronicznej, obejmujcych trzy lub wicej przedsibiorstw. Wdraanie ICT w przedsibiorstwach i tworzenie usug elektronicznych dla przedsibiorstw oraz midzy przedsibiorstwami (tzw. Business-to-BusinessB2B) jest szczeglnie istotne we wsppracy partnerw biznesowych sektora MSP, gdy stwarza szans udziau w rynkach o zasigu ponadregionalnym, jednoczenie znaczco zmniejszajc koszty produkcji i dystrybucji.

2.2.2.2.1.

Uwarunkowania prawne i formalne udzielenia wsparciaUwarunkowania prawne

Uwarunkowania prawne dziaania zostay okrelone przede wszystkim w 2 nastpujcych dokumentach: Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227, poz. 1658, z pn. zm.); Rozporzdzenie MRR z dnia 13 sierpnia 2008 r. w sprawie udzielania przez Polsk Agencj Rozwoju Przedsibiorczoci pomocy finansowej na wspieranie tworzenia i rozwoju gospodarki elektronicznej w ramach PO IG 20072013 (z pn. zm.).

Podstaw prawn tego dziaania stanowi take szereg regulacji krajowych takich jak m.in. Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, uszczegowienie tego Programu, oraz rozporzdzenia dotyczce poszczeglnych rodzajw funduszy strukturalnych, dozwolonych rodzajw pomocy i zasad pomocy de minimis. 2.2.2. Uwarunkowania formalne

Uwarunkowania formalne obejmuj takie zagadnienia jak: dozwolony czas trwania projektu, poziom i warto dofinansowania, koszty kwalifikujce si do finansowania oraz kryteria wyboru projektw. W dziaaniu 8.2 PO IG dofinansowywane s przedsiwzicia prowadzce do realizacji procesw biznesowych w formie elektronicznej. Wsparcie moe zosta udzielone firmom sektora MSP dziaajcym na terenie Polski dokonujcym inwestycji, ktre realizuj umowy o wsppracy z co najmniej dwoma innymi firmami. Umowy powinny okrela warunki i zakres wsppracy w odniesieniu do realizowanych wsplnie procesw biznesowych oraz wzajemne prawa i obowizki przedsibiorcw planujcych rozpoczcie lub rozwj wsppracy w oparciu o rozwizania elektroniczne. Projekty mog trwa nie duej ni 24 miesice. Kwota wsparcia nie moe by nisza ni 20 000 zotych i nie moe przekroczy 2 000 000 zotych. Intensywno wsparcia jest zrnicowana w zalenoci od m.in. statusu przedsibiorcy (mikro, may i redni), lokalizacji projektu i kategorii wydatkw kwalifikowanych. Wsparcie w ramach Dziaania 8.2 PO IG moe by przeznaczone m.in. na takie wydatki jak: nabycie wartoci niematerialnych i prawnych w formie patentw, licencji, know-how oraz patentowanej wiedzy technicznej (w szczeglnoci oprogramowania niezbdnego do wdroenia rozwizania elektronicznego biznesu typu B2B, moliwy jest take zakup nowych i uywanych rodkw trwaych (gownie sprztu elektronicznego). Do finansowania kwalifikuj si analizy przygotowawcze oraz usugi doradcze o charakterze informatycznym, technicznym, wdroeniowym, prawnym i inne usugi eksperckie zwizane z projektem, w szczeglnoci w zakresie re-inynierii procesw biznesowych, reorganizacji przedsibiorstw, wydzielania funkcji, wydzielania zada oraz tworzenia wirtualnych przedsibiorstw, wiadczonych przez

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

8 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

podmioty zewntrzne. Poza powyszymi w ramach projektu realizowanego w dziaaniu 8.2 PO IG mona take sfinansowa dziaania informujce o udziale finansowym UE oraz zakup szkole specjalistycznych. Do istotnych kryteriw sucych wyborowi projektw do finansowania nale m.in. zgodno przedsiwzicia ze zdefiniowanymi potrzebami wnioskodawcy oraz wsppracujcych przedsibiorstw, stopie, w jakim projekt zwiksza efektywno procesw stosowanych przez wnioskodawc we wsppracy z partnerami biznesowymi, innowacyjno stosowanych w projekcie rozwiza informatycznych, efektywno wykorzystania rodkw, wykonalno techniczna i finansowa projektu oraz zgodno z politykami horyzontalnymi.

2.3.

Grupa docelowa

Beneficjentami wsparcia udzielanego w ramach dziaania 8.2 PO IG mog by przedsibiorcy caego sektora MSP. Przedsibiorstwem dziaajcym w sektorze MSP jest kady podmiot prowadzcy dziaalno gospodarcz speniajcy 4 podstawowe kryteria suce do zakwalifikowania przedsibiorstwa do tego sektora odnoszce si do liczby osb zatrudnionych, rocznego obrotu, cakowitego bilansu rocznego oraz kryterium niezalenoci. Na kategori maych i rednich przedsibiorstw skadaj si firmy zatrudniajce mniej ni 250 osb, ktrych roczny obrt nie przekracza 50 milionw euro oraz/lub cakowity bilans roczny nie przekracza 43 milionw euro. Przy okreleniu tych wartoci naley mie na uwadze ewentualne powizania i wspzalenoci kapitaowe przedsibiorstwa. Aby okreli dane firmy suce do kwalifikacji, naley ustali, czy jest ona przedsibiorstwem niezalenym (jest to najczciej spotykana kategoria), partnerskim czy zwizanym. W tym celu trzeba uwzgldni wszelkie zwizki z innymi przedsibiorstwami. W zalenoci od kategorii, w jakiej mieci si firma, naley doda niektre lub wszystkie dane przedsibiorstw wspzalenych do jej danych. Oblicze w kadej z tych trzech wymienionych wyej kategorii dokonuje si w inny sposb, a skumulowane w ten sposb dane ostatecznie decyduj o tym, czy forma zachowuje progi i puapy ustanowione w definicji MSP. Przedsibiorstwa sporzdzajce skonsolidowane sprawozdania finansowe lub ujte w sprawozdaniach przedsibiorstwa, ktre takie sprawozdania sporzdza, zazwyczaj s uwaane za przedsibiorstwa zwizane.

2.4.

Zakres procesw kwalifikujcych si do objcia wsparciem.

Typowy projekt w ramach dziaania 8.2 PO IG obejmuje wdraanie nowych lub integracj istniejcych systemw informatycznych przedsibiorstw, majcych na celu umoliwienie automatyzacji wymiany informacji pomidzy systemami informatycznymi wsppracujcych podmiotw. Firma powinna wskaza we wniosku o dofinansowanie co najmniej dwch partnerw biznesowych, przy czym przedsibiorcy ci powinni obowizkowo posiada wasne systemy informatyczne. W wyniku realizacji projektu finansowanego w ramach dziaania 8.2 PO IG przez wnioskodawc i jego partnerw biznesowych, kady z tych przedsibiorcw posiada wasny system informatyczny, przy czym systemy te s zintegrowane w stopniu umoliwiajcym dwustronn automatyczn wymian danych (finansowany jest tylko system informatyczny wnioskodawcy).

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

9 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

3.3.1.

Rodzaje procesw w przedsibiorstwachRodzaje procesw biznesowych

biznesowych

realizowanych

Procesy biznesowe opisane w niniejszym rozdziale rozumiane s jako sekwencje dziaa prowadzcych do uzyskania okrelonego celu biznesowego. Cel biznesowy procesu zdefiniowany jest jako efekt, ktry moe by wykorzystany przez klienta tego procesu (klientem moe by rwnie inny proces). Generalnie, opisane w tym miejscu procesy biznesowe, swoimi nazwami oglnie opisuj realizowane przez nie cele. Szczegowe opisy procesw, w tym ich cele biznesowe i charakterystyka, przedstawione s w nastpnych czciach rozdziau. Przedsibiorstwo istniejce na rynku realizuje dwa rodzaje procesw biznesowych. Pierwszy rodzaj to te procesy, ktre w caoci odbywaj si wewntrz struktury firmy (np. produkcja, planowanie, ksigowo itp.) s to procesy wewntrzne. Drugi rodzaj to procesy, w ktrych realizacji bierze udzia podmiot zewntrzny zazwyczaj inne przedsibiorstwo (np. zakupy, sprzeda, marketing). Oba rodzaje procesw s od siebie wspzalene, ponadto zarwno razem, jak i osobno wpywaj one na efektywno dziaania przedsibiorstwa oraz jego wspprac z innymi przedsibiorstwami. Informatyzacja obszaru procesw wewntrznych przedsibiorstw, zwizana z intensywnym rozwojem sprztu i oprogramowania informatycznego miaa miejsce na pocztku i w trakcie lat 90-tych ubiegego wieku. W efekcie tego rozwoju powstao wiele dojrzaych i sprawdzonych systemw informatycznych wspierajcych obszar wszystkich procesw wewntrznych przedsibiorstw. Obecnie przedsibiorstwa w wikszoci korzystaj z oprogramowania wspierajcego klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning Planowanie Zasobw Przedsibiorstwa), ktre obejmuje zarzdzanie ca firm. Niektre z tych systemw umoliwiaj rwnie realizacj niektrych procesw zewntrznych, rwnie z grupy procesw i usug B2B. B2B (ang. Business-to-Business) naley przez to rozumie relacj usugow oraz klas systemw teleinformatycznych przeznaczonych do automatycznej komunikacji handlowej (wymiany danych) oraz koordynacji dziaa pomidzy przedsibiorcami, stanowice niezbdne ogniwo procesw biznesowych, dotyczce rnego rodzaju wsppracy, w tym rwnie w modelu wirtualnego przedsibiorstwa, z zastosowaniem e-usug. Procesy biznesowe przedstawione w poniszych podrozdziaach opisane s wg nastpujcej struktury: Cel biznesowy: zawiera opis wyniku (efektu) biznesowego osiganego w wyniku realizacji opisywanego procesu; Opis procesu: zawiera przedstawienie dziaa realizowanych podczas wykonywania opisywanego procesu, rde zasobw oraz narzdzi niezbdnych do jego wykonania.

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

10 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

3.2.3.2.1.

Procesy wewntrzne przedsibiorstwaDiagnozowanie stanu przedsibiorstwa

Cel biznesowy: uzyskanie aktualnego, penego obrazu stanu operacyjno-finansowego przedsibiorstwa w chwili wykonywania diagnozy. Opis procesu: proces realizowany jest poprzez analiz informacji przechowywanych w bazach danych systemu informatycznego przedsibiorstwa. Proces ten odbywa si w sposb cigy lub okresowy, na rnych poziomach zarzdzania firm. rdem informacji stanowicych przedmiot analiz s dane wprowadzane do systemu informatycznego podczas realizacji transakcji handlowych, operacji magazynowych, ksigowych i finansowych. Podstawowymi narzdziami sucymi do realizacji opisywanego procesu s obecnie powszechnie wykorzystywane systemy klasy ERP, w szczeglnoci za ich moduy raportowania i analiz. Istnieje klasa specjalizowanego oprogramowania sucego do analiz informacji pochodzcych z wielu rde, posiadajcego funkcje procedur statystycznych, graficznego przedstawiania wynikw analiz oraz tzw. zgbiania danych (ang. data mining) poszukiwania okrelonej postaci wyniku wedug procedury wybranej lub zdefiniowanej przez uytkownika. Wyniki operacji diagnozowania stanu przedsibiorstwa su w przyszoci jako obraz utworzony w okrelonym czasie, co jest podstaw analiz porwnawczych tego stanu w rnych okresach czasowych. 3.2.2. Prognozowanie

Cel biznesowy: prognozowanie dotyczy ustalenia prawdopodobnych scenariuszy dziaa i zdarze w przyszoci przedsibiorstwa. Opis procesu: proces prognozowania suy do oszacowania prawdopodobnego przebiegu zdarze biznesowych przedsibiorstwa w zaoonych przedziaach czasowych w przyszoci. Przedziay czasowe mog by: tygodniowe, miesiczne, kwartalne lub dusze, w zalenoci od charakteru i obszaru planowania. Proces jest realizowany na podstawie wynikw procesu diagnozowania stanu przedsibiorstwa, analizy trendw zmian wskanikw operacyjnych firmy oraz wiedzy o prawdopodobnych zdarzeniach w przyszym, analizowanym cyklu czasowym. rdem danych w prognozowaniu s dane operacyjne pochodzce z systemu informatycznego przedsibiorstwa oraz z innych rde informacji o zdarzeniach w analizowanym, przyszym czasie. Wynikiem wykonania procesu prognozowania s listy wskanikw, opisujcych prognozowany w okrelonym czasie stan zdarzenia, czyli prognozy zapisane w sposb trway, umoliwiajcy ich wykorzystanie w innych procesach, w tym zwaszcza w procesie planowania. W realizacji procesu moe by rwnie wykorzystywane oprogramowanie suce do analiz statystycznych, opisane w poprzednim punkcie niniejszego opracowania. 3.2.3. Planowanie

Cel biznesowy: produktem tego procesu jest plan pracy przedsibiorstwa w okrelonym czasie, zawierajcy list celw i dziaa zdefiniowanych dla ich osignicia w okrelonej dacie (harmonogram) oraz niezbdne do jego wykonania zasoby i procedury. Opis procesu: planowanie jest sposobem regulacji przebiegu i koordynowania zada w czasie, zawierajcym procedury i rodki do ich przeprowadzenia w sposb optymalny i skuteczny. 2 Proces planowania zazwyczaj jest poprzedzony wykonaniem procesw: diagnozowania stanu przedsibiorstwa i prognozowania. Powstay w wyniku procesu plan jest podstaw codziennej aktywnoci

2

M. Fertsch (red.), Logistyka produkcji, Biblioteka Logistyka, Pozna 2003 ISBN 83-87344-36-2.

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

11 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

przedsibiorstwa, okrelajc dziaania wszystkich sub obsugujcych procesy wewntrzne i zewntrzne (np. zaopatrzenie i sprzeda). W dzisiejszej rzeczywistoci przedsibiorstw plan jest zazwyczaj dokumentem odniesienia zapisanym albo w informatycznym systemie zarzdzania (np. klasy ERP) lub te w innej formie elektronicznej. Wikszo systemw ERP umoliwia nie tylko tworzenie planu, ale te prezentowanie i wykorzystywanie go jako punktu wyjcia dla dziaa w poszczeglnych jednostkach organizacyjnych przedsibiorstw. W przypadku przedsibiorstw produkcyjnych systemy ERP oferuj zaawansowane procedury tworzenia, aktualizacji i kontroli wykonywania procesw produkcyjnych. Procedury realizowane s przez moduy bdce de facto kalkulatorami ERP, uwzgldniajcymi wszystkie posiadane zasoby produkcyjne, w tym posiadane materiay, moliwoci produkcyjne oraz dostpny personel produkcyjny. W trakcie tworzenia planu produkcyjnego system analizuje: zapotrzebowanie i prognozy sprzeday, skad materiaowy produktw, posiadane zapasy surowcw i materiaw, posiadane przez przedsibiorstwo moliwoci operacyjne (w tym technologie i procedury produkcji), wymagania dotyczce pracy obsugi procesu produkcyjnego. W efekcie takiej analizy powstaj: plan produkcji, zapotrzebowanie zakupu surowcw i materiaw (rekomendacje zakupw) oraz plany pracy personelu. 3.2.4. Produkcja

Cel biznesowy: celem procesu produkcji jest wytworzony w trakcie jego realizacji wyrb gotowy. Wytworzenie wyrobu gotowego i jego sprzeda jest realizowana w celu osignicia zysku pochodzcego z rnicy midzy cen sprzeday a kosztami wytworzenia wyrobu gotowego. Opis procesu: proces produkcyjny jest realizacj opisanego wczeniej planu produkcji (patrz pkt. 3.2.3. Planowanie). Jest wic to proces, ktrego rozpoczcie poprzedzone jest wykonywaniem innych, rwnie wczeniej opisanych operacji biznesowych, a take operacyjnymi dziaaniami przygotowawczymi, takimi jak techniczne przygotowanie produkcji, zapewnienie sprawnoci i dostpnoci rodkw produkcji. Suby technicznego wsparcia produkcji realizuj w zwizku z tym pomocnicze procesy, zapewniajce terminow realizacj planu. Realizacja produkcji wymaga te zsynchronizowanej wsppracy z innymi procesami wewntrznymi, takimi jak magazynowanie oraz transport wewntrzny. Osobnym realizowanym cyklicznie lub w sposb cigy procesem powizanym jest proces kontroli jakoci produkcji. Wszystkie operacje zwizane z produkcj mog by wspomagane przez systemy informatyczne przedsibiorstwa, najlepiej jednak realizuj to zadanie systemy przeznaczone do tego celu. Posiadaj one bowiem odpowiednie funkcjonalnoci oraz dane niezbdne do wspierania podejmowania waciwych decyzji we waciwym czasie. Najbardziej sprawne, wydajne i tym samym uyteczne do tego celu s systemy zintegrowane, ktre posiadaj jedn baz danych, wspln dla wszystkich obszarw przedsibiorstwa. Umoliwia to dostp do potrzebnych, aktualnych danych pochodzcych z innych obszarw, w ktrych zostay w sposb jednolity wprowadzone do systemu. Wdroenie i eksploatacja takich systemw wspierajcych produkcj wymaga jednak odpowiedniego zgromadzenia i przygotowania niezbdnych danych, wdroenia procedur zawartych we wszystkich funkcjonalnociach, w tym dotyczcych innych procesw, np. magazynowania, sprzeday, zaopatrzenia oraz ksigowoci. Natomiast w trakcie eksploatacji system informatyczny wymaga wprowadzania odpowiednich informacji w odpowiednim czasie. Najwiksz wartoci systemw wspomagajcych produkcj (i innych systemw informatycznych) s zawarte w ich bazach danych informacje, kluczowe dla dziaalnoci operacyjnej przedsibiorstwa. Stanowi one warto, ktra ronie wraz z upywem czasu, jednak w sposb oczywisty ich najwiksza warto ujawnia si na co dzie w procesie informacyjnego wsparcia dziaalnoci.

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

12 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

3.2.5.

Magazynowanie

Cel biznesowy: proces ten ma na celu fizyczne przechowywanie zaplanowanych w procesach planowania zapasw materiaw, niezbdnych do dziaalnoci przedsibiorstwa w okrelonym czasie, z zachowaniem ekonomicznych regu dostaw, rozchodw i wielkoci zapasu. Opis procesu: magazynowanie jest procesem obejmujcym zesp czynnoci i procedur zwizanych z czasowym przyjmowaniem, skadowaniem i wydawaniem dbr materialnych, zgodnie z planem wyznaczonym dla tego procesu. Realizacja procesu magazynowania wymaga posiadania przez przedsibiorstwo odpowiedniej infrastruktury w postaci powierzchni magazynowej i sprztu magazynowego. Wielko i organizacja powierzchni magazynowej, jej wyposaenie musz by dostosowane do wielkoci obrotu magazynowego, co z kolei wynika z dugoterminowych prognoz i planw. Niezbdne s rwnie rodki finansowe na zakup magazynowanych dbr. Obsuga procesu magazynowania wymaga spenienia regu okrelonych przez odpowiednie przepisy, w tym ustaw o rachunkowoci. Ponadto w praktyce gospodarczej stosowane s m.in. procedury kolejkowania obrotu zapasami, w tym najpopularniejsza metoda FIFO 3. Operacyjnym wsparciem zarzdzania magazynem s systemy informatyczne, dedykowane procesowi magazynowania lub (co staje si bardziej powszechne) bdce czci (moduami) zintegrowanych systemw informatycznych do zarzdzania przedsibiorstwem (ERP). Systemy te s zaprogramowane na obsug magazynu wedug wymaga prawa oraz dobrych praktyk dla tego procesu. Umoliwiaj pen obsug przyj, przesuni magazynowych, wyda, inwentaryzacji, a take dostarczaj informacje o biecych stanach magazynowych, lokalizacjach zapasu w miejscach fizycznego skadowania. Osobn klas systemw wspierajcych proces magazynowania s systemy WMS (ang. Warehouse Management System), suce do zarzdzania ruchem magazynowym z wykorzystaniem dodatkowych danych o przechowywanych materiaach, materialnych nonikw informacji oraz sprztu wspomagajcego identyfikacj jednostek magazynowych. Systemy te posiadaj specjaln struktur danych opisujcych magazynowane produkty, uwzgldniajc m.in. rne sposoby pakowania, cechy logistyczne, informacje identyfikujce partie produkcyjne itp. Zasadnicz cech nowoczesnych systemw WMS jest wykorzystanie globalnych standardw identyfikacji dbr, jakim jest standard systemu GS1 (Global System One nazwa wasna). Jednym z powszechnie znanych identyfikatorw tego standardu jest identyfikator jednostki handlowej (GTIN ang. Global Trade Item Number) w postaci 13-znakowego kodu kreskowego. Kody kreskowe s obecnie podstawowym nonikiem informacji identyfikujcej produkty nie tylko na poziomie procesu magazynowania, ale take w caym acuchu przepywu produktw i informacji acuchu dostaw midzy wsppracujcymi dostawcami i odbiorcami. S umieszczone na etykietach logistycznych, zawierajcych wiele rnych informacji o produkcie i jego cechach. Etykiety logistyczne tworzone s wedug regu standardu GS1 i drukowane przez specjalizowane drukarki. Su do automatycznego odczytu danych na nich zawartych przez odpowiedni sprzt (ang. ADC Automatic Data Capture), ktrego najpowszechniejszym przykadem s czytniki (skanery) kodw kreskowych. Systemy WMS obecnie s systemami wspierajcymi systemy zarzdzania klasy ERP. Coraz czstsza jest integracja systemw WMS z systemami ERP, co umoliwia automatyzacj przepywu informacji midzy tymi systemami i wzbogaca funkcjonalno caego systemu przedsibiorstwa. Inn cech systemw WMS jest moliwo wykorzystania metod elektronicznej wymiany danych EDI (ang. Electronic Data Interchange), opisanych w dalszej czci niniejszego opracowania, sucych do przekazywania danych logistycznych midzy partnerami biznesowymi we wsppracy handlowej.

3 ang. First In First Out (pierwsze weszo, pierwsze wyszo) metoda kolejkowania, w ktrej przetwarzaniu (dowolnemu, zalenie od procesu) poddawane s elementy w kolejnoci chronologicznej pojawiania si.

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

13 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

3.2.6.

Ksigowo, controlling i finanse

Cel biznesowy: celem ksigowoci jest rejestracja wszelkich zdarze biznesowych majcych wpyw na bilans i rachunek wynikw przedsibiorstwa. Celem procesu controllingu jest kontrola procesw przedsibiorstwa z punktu widzenia realizacji zaoonych celw. Natomiast pojcie finansw obejmuje cao procesw zwizanych z zarzdzaniem wartociami finansowymi w przedsibiorstwie. Opis procesu: ksigowo jest realizowana na podstawie odpowiednich przepisw (w tym m.in. ustawy o rachunkowoci oraz przepisw podatkowych) poprzez rejestracj (zapisy w odpowiednich rejestrach) faktw i zdarze gospodarczych. Rejestry prowadzone s przez moduy ksigowe systemw informatycznych w przedsibiorstwie, bdce narzdziem pracy ksigowoci. Zapisy w rejestrach bazach danych s odwzorowaniem dokumentw operacyjnych i handlowych w penym zakresie. Cz danych ksigowych, gwnie o charakterze kosztowym oraz przychodowym, moe by rejestrowana w sposb zautomatyzowany. Wikszo zdarze gospodarczych, ktre s rejestrowane w innych moduach systemw zintegrowanych (zakupy, sprzeda, magazynowanie), jest automatycznie ksigowana w rejestrach ksigowych dziki funkcjom automatycznego dekretowania tych zdarze. Controlling jest procesem skadajcym si z podprocesw: planowania, koordynacji i sprawdzania zgodnoci realizowanych w przedsibiorstwie dziaa i procesw z zaoonymi celami, przepisami oraz normami finansowymi. Procesy finansowe wykonywane s w cisym powizaniu z zapisami ksigowymi oraz kontrolingowymi, ponadto wykorzystywane s procesy zewntrzne patnoci, realizowanych czsto za porednictwem narzdzi informatycznych udostpnionych przez banki. Wszystkie opisywane w tym punkcie procesy s obecnie wspierane przez systemy informatyczne wykorzystywane w przedsibiorstwach. Zaawansowane moduy finansowo-ksigowe, rozliczeniowe oraz statystyczne pozwalaj realizowa opisywane procesy wedug ustalonych w przedsibiorstwie, zaprogramowanych regu, ktre czsto wykonywane s w sposb automatyczny.

3.3.3.3.1.

Procesy zewntrzne wsppraca B2BMarketing

Cel biznesowy: celem marketingu jest badanie, identyfikacja i kreowanie potrzeb na produkty przedsibiorstwa oraz okrelenie i przeprowadzenie dziaa majcych na celu jak najlepsze spenienie oczekiwa odbiorcw produktw. Opis procesu: proces jest skierowany na otoczenie biznesowe przedsibiorstwa, gwnie na odbiorcw produktw klientw. Pierwszym zadaniem w procesie jest gromadzenie i analiza wiedzy o potrzebach i trendach rynkowych. Odbywa si to przez analiz danych sprzedaowych posiadanych w przedsibiorstwie w rnych okresach czasowych i w rnych perspektywach informacyjnych. Wykorzystuje si rwnie dostpne powszechnie lub komercyjnie raporty i informacje rynkowe, a take informacje zbierane bezporednio u odbiorcw produktw. Na podstawie tak zgromadzonych danych (cigle aktualizowanych) opracowywane s wnioski dotyczce produktw i sposobw ich sprzeday. Opracowywana jest strategia sprzeday i dystrybucji produktw, uszczegowiane s strategie cenowe oraz promocyjne. Typowymi narzdziami marketingu s: reklama prowadzona obecnie w rnych formach i kanaach przekazu, akcje informacyjne kierowane do okrelonych grup odbiorcw, a take informacja o produkcie, przekazywana na rynek praktycznie we wszystkich dostpnych formach. Marketing jest te dziedzin wiedzy naukowej, dostarczajcej wynikw bada oraz analiz samego marketingu rozumianego biznesowo.

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

14 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

Narzdzia informatyczne marketingu umoliwiaj zbieranie danych o odbiorcach, ich cechach indywidualnych, przebiegu kontaktw z klientami, przebiegu sprzeday i wielu innych danych istotnych dla realizacji celu. Podstawowym rdem wewntrznym wiedzy o sprzeday produktu na rynku s dane pochodzce z systemw sprzeday i dystrybucji, magazynowania i ksigowoci oraz finansw. Dziaania marketingowe wobec rynku najczciej s obecnie realizowane za porednictwem technologii informatycznych, dla ktrych najbardziej naturalnym kanaem kontaktu z odbiorc jest Internet. 3.3.2. Zaopatrzenie

Cel biznesowy: zapewnienie optymalnych, niezbdnych do produkcji i/lub przewidywanej sprzeday zapasw i zasobw w okrelonym przez plan dziaalnoci czasie. Opis procesu: realizacja opisanego wyej celu procesu biznesowego wymaga wykonywania elementw procesu diagnozowania stanu przedsibiorstwa w zakresie posiadanych zapasw, procesu planowania w tym zakresie oraz procesu wewntrznego analizy finansowej (stan rozrachunkw z dostawc). W przypadku potrzeby zakupu materiaw, towarw lub usug, dla ktrych przedsibiorstwo nie znalazo dotychczas satysfakcjonujcych warunkw dostawy, mog by zastosowane procesy kupna przez Internet lub przetargw elektronicznych. W przypadku regularnych, objtych umow o wsppracy zakupw od ustalonych dostawcw, zakupy mog by wspierane przez proces elektronicznej wymiany danych. 3.3.2.1. E-Sourcing i e-Procurement Cel biznesowy: celem procesw e-Sourcing i e-Procurement jest efektywne pozyskiwanie dbr (materiaw, rodkw trwaych, usug itp.) przy uyciu technologii internetowych, w sposb zapewniajcy efektywno ekonomiczn zaopatrzenia, w tym redukcj poziomu zapasw. Opis procesu: e-zaopatrzenie (ang. e-Sourcing) jest procesem zakupowym dokonywanym online u dostawcw, z ktrymi zostao ustanowione poczenie drog elektroniczn. Poczenie dotyczy zarwno metod elektronicznej wymiany informacji, jak i procesw biznesowych wsppracujcych przedsibiorstw. Obejmuje zarzdzanie korespondencj (w tym prowadzon drog elektroniczn), ofertowaniem, zapytaniami i odpowiedziami na nie 4. E-zaopatrzenie jest rwnie dziaem e-biznesu B2B oraz okreleniem metod integracji biznesowej drog elektroniczn, w szczeglnoci zwizanych z elektronicznym procesem zamawiania i zaopatrzenia, zarwno w sektorze publicznym jak i prywatnym. Systemy e-zaopatrzenia wspomagaj organizacj wsppracy z kluczowymi dostawcami. Zawieraj narzdzia do monitoringu i kontroli kosztw oraz zapewnienia maksymalnej efektywnoci zaopatrzenia. Udostpniaj narzdzia i metody pozwalajce na negocjacje z potencjalnymi, nowymi dostawcami z jednoczesn weryfikacj ofert. Jedn z waniejszych funkcji systemw e-zaopatrzenia jest automatyzacja procesu zakupowego poprzez objcie swoim zakresem caego procesu zaopatrzeniowego na wszystkich jego poziomach. Przepyw dokumentw odbywa si drog elektroniczn, z wykorzystaniem elektronicznego podpisu lub EDI, jako metod przesyania elektronicznej faktury (e-faktury). Systemy realizacji procesu e-zaopatrzenia wspomagaj procesy decyzyjne poprzez dostarczanie odpowiednich, opatrzonych stemplem czasowym informacji o dokonywanych zdarzeniach biznesowych. Dane biznesowe s przesyane, przetwarzane i prezentowane wedug ustalonych regu, co

4

http://www.epiqtech.com/e-procurement.htm

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

15 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

powoduje, e wszelkie transakcje s ustandaryzowane. Poprawia to planowanie i wspprac z dostawcami. Moliwe jest take ledzenie przebiegu transakcji. ledzenie napywu ofert dostawcw oznacza moliwoci dokonywania lepszych wyborw w zakresie oferowanych cen. Przedsibiorstwo moe si skoncentrowa w procesie zakupw na najbardziej zyskownych partnerach i umowach. Dziki narzdziom informatycznym wykorzystywanych w e-Sourcingu firmy lub instytucje publiczne mog w sposb elektroniczny: Zidentyfikowa i znale potencjalnych dostawcw; Przekaza swoje wymagania; Wygenerowa kwestionariusz przedklasyfikacyjny; Przygotowa zaproszenie do skadania ofert oraz zaproszenie do przystpienia do negocjacji; Dostarczy odpowiednie narzdzia dostawcom zaproszonym do negocjacji i do skadania elektronicznych propozycji warunkw sprzeday produktw lub usug; Umieci zapytanie ofertowe; Otrzymywa propozycje skadane przez dostawcw; Oceni dostawcw; Podj dodatkowe negocjacje i zdecydowa o podpisaniu umowy; Zarzdza przebiegiem kontraktu; Wsppracowa efektywnie z dostawc.

Ze strony dostawcw narzdzia e-Sourcing pozwalaj: Pozyska podstawowe informacje o potrzebach firmy; Wysa zainteresowanie udziaem w negocjacjach; Wysa kwestionariusz przedklasyfikacyjny; Wczy si do negocjacji i do skadania elektronicznych propozycji warunkw sprzeday produktw lub usug; Odpowiedzie na zapytanie ofertowe; Wsppracowa z odbiorc.

E-Sourcing jest strategicznym elementem zamknitego cyklu zakupw. Systemy typu e-Procurement s zaawansowanymi systemami informatycznymi o rnych poziomach dostpu dla uytkownikw, co pozwala zarzdzajcym procesem na administrowanie nim przez wprowadzenie rl biznesowych, grup i zada wykonywanych przez personel obsugujcy proces. Dziki standaryzacji procesw i metod stosowanych w systemie e-Procurement, personel oraz zarzdzajcy nie musz posiada unikalnej, specjalizowanej wiedzy dotyczcej systemu i procesu zakupowego, co jest przesank do obnienia kosztw pracy oraz szkole nowego personelu. Systemy wspomagajce realizacj procesu typu e-Procurement usprawniaj procesy biznesowe, ostatecznie jednak pozwalaj uzyska oszczdnoci wynikajce z taszych zakupw materiaw i usug oraz tym samym lepsze efekty finansowe caego przedsibiorstwa. W niektrych rdach mona znale jeszcze szersz definicj e-Procurement. Przytoczona powyej definicja odnosi si do wspomagania technologi informatyczn stricte procesu zakupowego. Szersze ujcie obszaru elektronicznego zaopatrzenia obejmuje take dodatkowe narzdzia wspomagajce procesy poprzedzajce proces zakupu, ktre klasyfikowane s w grupie narzdzi e-Sourcing. To szersze ujcie rozpatruje elektroniczne zaopatrzenie jako koncepcj zamknitego cyklu zakupw, w ramach ktrego definiowane s czynnoci przedzakupowe oraz procesy zakupowe.

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

16 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

Narzdzia stosowane w obszarze e-Procurement maj pomc w efektywnej realizacji i rozliczeniu zoonego zamwienia, wspomagajc przebieg caego procesu zakupowego i dostarczajc dokadnych informacji o jego realizacji. Z punktu widzenia aplikacji stosowanych w praktyce te dwa obszary rozpatrywane s osobno i stanowi oddzielne rozwizania, niekiedy zintegrowane ze sob. Narzdzia e-Sourcing speniaj jednak bardzo wan funkcj w procesie przygotowania zaopatrzenia. Adresatami rozwiza typu e-Procurement s wszystkie przedsibiorstwa, niezalenie od wielkoci, jak i brany. Systemy e-Procurement s zazwyczaj nowoczesnymi aplikacjami internetowymi, ktre mog w atwy sposb zosta adaptowane do potrzeb konkretnej firmy. Dotychczas aplikacje integrujce pewne procesy w firmie kojarzone byy ze skomplikowanymi narzdziami informatycznymi, ktre z uwagi na duy koszt budowy dostpne byy tylko dla najwikszych i najbogatszych firm. Obecne narzdzia e-zaopatrzenia mog by elementem wikszego systemu informatycznego firmy, np. systemw ERP lub osobnymi aplikacjami internetowymi. Zastosowanie e-zaopatrzenia w firmie nie jest ograniczone take rodzajem dziaalnoci. Oczywicie s firmy, w ktrych bardziej si opaca wdroenie e-Procurement, jak np. firmy handlowe czy produkcyjne, ktre potrzebuj dokonywa biecych zakupw surowcw, pproduktw, towarw lub usug, aby mc prowadzi swoj dziaalnoci. Jednak inne firmy, ktre dokonuj zakupw towarw i usug porednich zwizanych z utrzymaniem firmy, czy naprawami lub obsug administracyjn mog odnie take znaczne korzyci z wdroenia e-zaopatrzenia. 3.3.2.2. E-aukcje Cel biznesowy: celem realizacji tego procesu jest sprzeda produktw lub usug odbiorcy, ktry zaoferuje najlepsz cen poprzez aukcj przeprowadzon za porednictwem witryny internetowej. Opis procesu: w Polsce pojcie e-aukcji zdefiniowane jest przez Ustaw z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamwie publicznych 5. E-aukcja moe by przeprowadzona, jeli bya przewidziana w ogoszeniu o zamwieniu oraz jeli zostay zoone i nieodrzucone przynajmniej trzy oferty. W toku aukcji elektronicznej wykonawcy za pomoc formularza umieszczonego na stronie internetowej, umoliwiajcego wprowadzenie niezbdnych danych w trybie bezporedniego poczenia z t stron, skadaj kolejne korzystniejsze postpienia, podlegajce automatycznej ocenie i klasyfikacji 6. Zazwyczaj e-aukcja realizowana jest w dwch etapach: Etap pierwszy: wstpna kwalifikacja potencjalnych dostawcw na podstawie zoonych ofert wstpnych i niezbdnych dokumentw; Etap drugi: przeprowadzenie aukcji elektronicznej jako negocjacji online (w okrelonym czasie).

E-aukcje, nazywane rwnie aukcjami online, obejmuj rne ich rodzaje. Wrd nich najpopularniejsza jest aukcja klasyczna, zwana angielsk. W tym rodzaju przedmiotem aukcji jest zazwyczaj jeden produkt, dla ktrego zostaje ustalona cena wywoawcza. Uczestnicy aukcji postpieniami podnosz cen, a do finau, w ktrym produkt zostaje zakupiony przez uczestnika, ktry zaoferowa cen najwysz.

5 6

Elektroniczna gospodarka w Polsce. Raport 2008. Praca zbiorowa pod red. M. Kraski. Tame.

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

17 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

Aukcja online w postpowaniu o udzielenie zamwienia publicznego moe by zastosowana w przypadku realizacji postpowania w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogoszeniem. Dotyczy to zarwno zamwie w sektorze prywatnym jak i publicznym. E-aukcja jest rwnie nazw aplikacji internetowej, umoliwiajc realizacj przetargu poprzez Internet. Jest narzdziem realizacji zakupw z jednoczesnym wyborem dostawcw oferujcych najlepsz cen. Elektroniczna aukcja wykorzystywana w przypadku sprzeday produktw lub usug nazywana jest aukcj forward i stosowana jest zazwyczaj w przypadku wysprzeday nadwykowego sprztu i dbr eksploatowanych przez firm. W aukcji typu forward najwysza oferta wygrywa. Powszechniejszym typem aukcji wykorzystywanym przez przedsibiorstwa, w przypadku zakupu produktw lub usug, jest aukcja typu reverse. Podczas tego typu aukcji firma zaprasza rnych dostawcw okrelonych dbr czy usug do walki drog elektroniczn o zamwienie. Celem aukcji jest uzyskanie jak najmniejszych kosztw zakupu okrelonych produktw lub usug, co nie zawsze jest zwizane z uzyskaniem najniszej ceny zakupu. Aukcje typu forward i reverse mog by zarwno zamknite jak i otwarte. Przy aukcjach zamknitych istnieje ograniczenie co do uczestnikw aukcji, zazwyczaj s oni wybierani spord wielu firm wedug okrelonych kryteriw najlepiej odpowiadajcych potrzebom firmy organizujcej aukcj i zapraszani do udziau w aukcji. Ponadto, w trakcie aukcji uczestnicy nie widz ofert innych uczestnikw. W aukcjach otwartych uczestniczy wiksza liczba firm i kady z uczestnikw widzi oferty innych i swoj pozycj w aukcji. Elektroniczna aukcja jest jednym z tych narzdzi wykorzystywanych w e-zaopatrzeniu, ktre bardzo czsto nie s zintegrowane i funkcjonuj niezalenie od systemw e-zaopatrzenia. Dzieje si tak gwnie za spraw braku potrzeby budowania specjalnego narzdzia e-aukcji przez pojedyncze firmy, gdy nie s w stanie optymalnie go wykorzysta jedynie dla wasnych potrzeb. Platformy przetargowe oferowane s wic zazwyczaj przez due firmy z brany informatycznej, ktrym bardziej si opaca stworzy narzdzie dostpne dla wielu klientw. 3.3.3. Sprzeda

Cel biznesowy: celem biznesowym procesu sprzeday jest przekazanie odbiorcy produktu za cen, ktra zagwarantuje przedsibiorstwu korzystne wyniki finansowe dziaalnoci oraz satysfakcj i utrzymanie klienta. Opis procesu: proces sprzeday przebiega pomidzy sprzedawc a jego klientami (odbiorcami) na podstawie umowy. W trakcie realizacji umowy sprzeday sprzedawca zobowizuje si przenie na kupujcego wasno rzeczy i wyda mu rzecz, a kupujcy zobowizuje si rzecz odebra i zapaci sprzedawcy cen (art. 535 Kodeksu cywilnego). Procesy sprzeday jako podstawowe procesy biznesowe przedsibiorstwa zwizane s z realizacj procesw prognozowania oraz planowania, dystrybucji, wsppracy z odbiorcami, procesw finansowych rozlicze sprzeday a take marketingu. Jednoczenie sprzeda jest procesem realizowanym przez wydzielone podprocesy, z ktrych niektre opisane s poniej. Typowe systemy wspomagajce sprzeda standardowo zawieraj funkcjonalnoci zwizane w rejestracj zamwie handlowych, przetwarzaniem ich w poczeniu z obszarem magazynowania (operacje rezerwacji zapasu oraz wydania wyrobu gotowego lub towaru) oraz obsug dystrybucji i fakturowania sprzeday. W zintegrowanych informatycznych systemach zarzdzania wspomaganie procesu obsugi sprzeday jest powizane z dostpem do danych rozliczeniowych (finansowych), a take do danych pochodzcych z zarejestrowanych kontaktw w obszarze moduw zarzdzania kontaktami z klientami (ang. CRM Customer Relationship Management).

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

18 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

3.3.3.1. Ofertowanie Cel biznesowy: celem procesu ofertowania jest dostarczenie do okrelonej grupy potencjalnych odbiorcw propozycji sprzeday lub kupna dbr albo usug, z podaniem istotnych warunkw umowy kupna-sprzeday. Opis procesu: peny cykl procesu ofertowania zawiera rejestracj zapytania ofertowego, utworzenie odpowiedniej dla zapytania oferty oraz jej wysanie do klienta. Kontynuacj procesu ofertowania jest proces obsugi zamwie, nadsyanych przez klientw w odpowiedzi na otrzyman ofert. Systemy informatyczne wspierajce procesy ofertowania obsuguj zazwyczaj peny cykl procesu, z moliwoci indywidualnego lub masowego przygotowania i wysyki ofert do klientw. Procedury realizujce te procesy s zautomatyzowane, korzystaj z baz danych klientw, produktw, usug oraz pracownikw obsugi procesu. Zawieraj rwnie procedury (algorytmy) kalkulacji oferowanych cen, z uwzgldnieniem przyjtej polityki rabatw, upustw oraz innych instrumentw ksztatowania oferowanej ceny (w tym promocji). Elementami tworzonej oferty mog by dodatkowo zdjcia, informacje specyfikujce cechy produktw (karty produktw), opisy wykorzystania produktu, a take opinie klientw. Elementami informacyjnymi oferty, umoliwiajcymi monitorowanie przebiegu procesu ofertowania oraz dalszego procesu sprzeday jest numer oferty, jej data oraz termin wanoci. Dane te s wykorzystywane w pniejszych fazach procesu sprzeday. S szczeglnie istotne w przypadku realizacji procesu ofertowania w rodowiskach informatycznych realizujcych procesy e-zaopatrzenia, e-Sourcing lub w zintegrowanych systemach wsparcia wymiany w acuchach dostaw. Oferta, jako produkt procesu moe by rwnie przekazywana do klienta drog elektroniczn, jednake taki sposb przekazania jest obwarowany pewnymi ograniczeniami (odbiorca musi wyrazi zgod na tak form komunikacji ofertowej). 3.3.3.2. Zarzdzanie sprzeda Cel biznesowy: kontrola i osiganie wyznaczonych celw procesu sprzeday. Opis procesu: zarzdzanie sprzeda jest procesem wykonywanym przez menederw obszaru sprzeday na rnych szczeblach struktury sprzedaowej, zawierajcym wszystkie aspekty procesu. Jednym z podstawowych procesw zwizanych ze sprzeda jest proces prognozowania. W prognozowaniu sprzeday istotne s efekty cigego procesu negocjacji i utrzymywania kontaktw z kluczowymi klientami. Dane i aktualne informacje pochodzce z rynku s kolejnym kluczowym czynnikiem prognozowania, ktrego produktem s utrwalone w danym momencie prognozy. Prognozy s z kolei podstaw procesu planowania sprzeday. Proces planowania sprzeday dostarcza kierownictwu i personelowi struktury sprzedaowej przedsibiorstwa plan sprzeday, bdcy wytyczn codziennych dziaa sprzedawcw. Plan sprzeday jest z kolei podstaw realizacji procesu kontroli sprzeday, dokonywanego przez kierownikw sprzeday przez porwnanie dziennych lub okresowych raportw sprzeday z tyme planem. Rwnie kluczowym elementem procesu zarzdzania sprzeda jest zarzdzanie strukturami sprzedaowymi, w tym w szczeglnoci zarzdzanie pracownikami tych struktur. Procesy zarzdzania sprzeda s cile powizane z procesem marketingu. Cz zada marketingowych realizowana jest przez zespoy sprzedaowe, ktre docieraj bezporednio do odbiorcw. W trakcie realizacji procesu sprzeday wykonywane s czynnoci obsugi klienta, podczas ktrych zbierane s rnorodne informacje o kliencie, cenne zarwno z punktu widzenia zarzdzania sprzeda, jak i marketingowego.

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

19 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

Obszarem czcym dziaania sprzedaowe z marketingowymi s strategie typu CRM (ang. Customer Relationship Management Zarzdzanie Relacjami z Klientem). Strategie te s odmian strategii marketingowej, ich nadrzdnym celem jak najlepsze rozumienie potrzeb odbiorcy i konsumenta. CRM to rwnie akronim okrelajcy klas oprogramowania, wspierajcego dziaania strategii CRM. Oprogramowanie to, wykorzystujc czsto najnowsze technologie, suy realizacji procesw wczonych w strategie CRM na rnych poziomach przedsibiorstwa. Rodzaje systemw CRM opisane s w dalszej czci niniejszego opracowania. Techniczn podklas systemw informatycznych z grupy CRM s systemy okrelane akronimem SFA (ang. Sales Force Automation). Systemy te su do rejestracji niektrych lub wszystkich etapw procesu sprzeday, wykorzystywane s przez siy sprzedaowe w trakcie realizacji codziennych zada. Systemy SFA s systemami mobilnymi, obejmuj zarzdzanie kontaktami z klientami, w tym opis celu kontaktu i innych wymagalnych lub opcjonalnych informacji. Zapisy te mog by dostpne dla innych czonkw zespow sprzedaowych, co pozwala unikn dublowania kontaktw oraz przekazywa pynnie ich obsug. Najwaniejsz funkcjonalnoci systemw SFA jest zarzdzanie tworzeniem i przesyaniem zamwie. Zamwienia tworzone s zazwyczaj przez handlowca w trakcie wizyty u klienta, co pozwala na przeprowadzenie gbszego wywiadu i zebranie danych o lepszej jakoci. Utworzone zamwienia dziki mobilnym funkcjonalnociom komunikacyjnym systemw SFA zostaj przekazane do centralnej bazy zamwie. Stamtd za bezporednio mog by pobrane do wykonania procesu obsugi zamwienia. Inn wan funkcjonalnoci SFA jest prognozowanie sprzeday, ktre powstaje w wyniku analizy przechowywanych przez SFA zapisw przeprowadzonych transakcji. W przypadku wykorzystywania sprztu mobilnego o zwikszonych waciwociach prezentacji graficznej, systemy SFA mog by wykorzystane do prezentacji opisw produktw w postaci kart produktw, prezentacji multimedialnych i opisw. W najbardziej zaawansowanych systemach moliwe jest take modelowanie postaci produktu wedug ycze i oczekiwa klienta dotyczy to moe np. brany motoryzacyjnej lub ubezpieczeniowej. 3.3.3.3. Zarzdzanie informacj o produkcie Cel biznesowy: udostpnienie informacji podstawowych (master data) o produktach lub usugach oferowanych przez dostawc. Opis procesu: katalog elektroniczny to katalog produktw lub usug oferowanych przez ich dostawc. Katalog zawiera szczegowe dane opisujce produkt lub usug, przygotowane w formie elektronicznej, udostpniane kupujcym w ramach e-handlu. Dostawcy mog przekazywa swoim odbiorcom nie tylko dane podstawowe, ale rwnie dane specyficzne dla danego rynku. Usugi katalogu wspomagaj producentw w dostarczaniu i synchronizacji danych opisujcych produkty z odbiorcami ich produktw. Dane w postaci elektronicznej, pochodzce od dostawcy, ktry jest ich wacicielem stanowi dane o najwyszej wiarygodnoci oraz aktualnoci. Zawieraj wiele informacji o cechach uytkowych, logistycznych, handlowych i innych niezbdnych do utrzymania wiedzy o produkcie u wszystkich uczestnikw handlu. Dane te mog by pobrane drog elektroniczn przez odbiorcw do swoich systemw informatycznych (synchronizacja danych podstawowych), dziki czemu specyficzne informacje przetwarzane przez te systemy s aktualne. Ma to kluczowe znaczenie we wsparciu sprzeday i zakupw dbr i usug. Podobnie jak w przypadku innych procesw, dotyczcych mechanizmw elektronicznej wymiany danych, kluczow rol w realizacji procesw synchronizacji danych o produkcie peni standardy opisu tych informacji oraz standardy wymiany danych.

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

20 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

Istnieje wiele katalogw elektronicznych (data pools), ktre wsppracuj ze sob, wymieniajc lub udostpniajc swoje dane z innymi katalogami za porednictwem sieci GDSN (ang. Global Data Synchronisation Network), ktra zapewnia spjno i poprawno wsppracy katalogw rozproszonych. Usugi katalogw elektronicznych s wykorzystywane przez tysice przedsibiorstw na caym wiecie, w tym szczeglnie przez najwiksze sieci handlowe i ich dostawcw. Przykadowy przebieg procesu synchronizacji danych o towarach, lokalizacji i cenach jest realizowany w nastpujcych krokach: Krok 1. Dostawca przygotowuje dane w swoim systemie tak, aby byy zgodne ze standardami GS1; Krok 2. Dostawca wprowadza dane do rdowego katalogu danych (katalogu wewntrznego lub prowadzonego przez stron trzeci). rdowy katalog danych musi by certyfikowany na zgodno ze standardami GS1. Krok ten jest obsugiwany przez standardowe komunikaty publikacji; Krok 3. Katalog danych przekazuje podstawowe informacje o kadym towarze do Globalnego Rejestru. W Globalnym Rejestrze przechowywane s zarwno te dane, jak rwnie lokalizacja rdowej bazy danych (katalogu), w ktrym znajduj si pene informacje. Krok ten jest obsugiwany przez standardowe komunikaty rejestracji; Krok 4. Odbiorca towarw (handlowiec, sie detaliczna) przeszukuj Globalny Rejestr poprzez wybrany certyfikowany katalog (baz danych), ktrej s uytkownikami, w celu znalezienia interesujcych ich towarw lub partnera handlowego. Wykorzystuj do tego standardowe komunikaty subskrypcji. Globalny Rejestr identyfikuje rdowe katalogi danych i za pomoc komunikatw subskrypcji informuje o zgoszonych zapytaniach; Krok 5. Partnerzy handlowi przeprowadzaj proces synchronizacji przy wykorzystaniu komunikatw synchronizacji. Przy kolejnych zmianach pene dane o towarach lub partnerach s automatycznie i w sposb cigy synchronizowane midzy skomunikowanymi bazami danych.

Poprawne funkcjonowanie tego procesu ley w interesie zarwno dostawcw, jak i odbiorcw. 3.3.3.4. Zarzdzanie rozliczeniami B2B Cel biznesowy: prowadzenie rozlicze nalenych prowizji lub rekompensat w sieciach wsppracy biznesowych (dotyczy dealerw, przedstawicielstw itp.) Opis procesu: proces rozliczania wsppracy partnerskiej poprzez naliczanie prowizji lub rekompensat z tytuu wymiany dbr lub usug w sieciach wsppracujcych przedsibiorstw jest procesem skomplikowanym i podlegajcym czstym zmianom, wynikajcym ze zmian umw, zmiennoci parametrw rozliczeniowych, fluktuacji przedsibiorstw oraz ich personelu. Sprawne prowadzenie takich rozlicze umoliwiaj dedykowane systemy informatyczne, ktre dziki informacjom o warunkach rozlicze, strukturze wsppracy, danym o wartoci sprzeday bdcej podstaw nalicze i wielu innym szczegowym informacjom pozwalaj na zautomatyzowane dokonywanie nalicze, ich kontroli, procesu akceptacji oraz wypat. Systemy te posiadaj te wiele innych funkcji, poniej podano przykadowe: Centralizacja, optymalizacja i automatyzacja obsugi rozlicze; Integracja w jednym miejscu informacji o wynikach sprzeday; Kontrola i weryfikacja sprzeday; Minimalizacja bdw poprzez zastosowanie obiegu akceptacyjnego.

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

21 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

Funkcjonalnoci systemw oferowanych na rynku rni si midzy sob. Funkcjonalnoci te wynikaj bowiem z przeznaczenia systemu rozlicze dla danej brany. Systemy rozlicze w rnych branach rni si, gdy inne s strukturalne zasady sprzeday i rozlicze midzy partnerami wymiany B2B. 3.3.3.5. Zarzdzanie relacjami z Klientem Cel biznesowy: proces zarzdzania relacjami z klientami ma na celu zdobycie i utrzymanie najlepszej wiedzy o kliencie, jego oczekiwaniach i potencjale z punktu widzenia moliwoci utrzymania i zwikszenia sprzeday. Opis procesu: proces zarzdzania relacjami z klientami jest procesem wykonywania strategii marketingowej, jak jest strategia CRM (ang. Customer Relationship Management Zarzdzanie Relacjami z Klientem). Celem strategii CRM jest nawizanie i utrzymanie takiej relacji z klientem, ktra w najkorzystniejszy sposb wpynie na moliwoci zyskownej sprzeday produktw i obnienie jej kosztw. Wymaga to nie tylko skutecznego pozyskania nowych klientw, ale te podtrzymania dobrych relacji z klientami istniejcymi, a take przywrcenia klientw utraconych. Jednoczenie przyjte metody dziaania pozwalaj obniy koszty marketingu i obsugi klienta. Dziaania te realizuje si przy uyciu technologii, ktre pozwalaj na realizacj zautomatyzowanych i zsynchronizowanych procesw sprzedaowych i marketingowych, planowania i rozliczania sprzeday oraz dziaa personelu zespow sprzedaowych. CRM (jak wspomniano w pkt. 3.3.3.2) to rwnie klasa oprogramowania, wspierajcego dziaania strategii CRM. Istniej dwa podstawowe typy systemw CRM: Operacyjny wykorzystywany w realizacji i automatyzacji podstawowych procesw operacyjnych przez mobilne zespoy sprzedaowe (marketing, sprzeda, serwis); Analityczny sucy do zbierania i analizy procesw sprzedaowych i marketingowych oraz zachowa klientw na podstawie danych zgromadzonych we wasnych systemach obsugi sprzeday lub przez CRM operacyjny. CRM analityczny moe by funkcjonalnoci zintegrowanego systemu zarzdzania przedsibiorstwa lub oddzieln aplikacj.

Integracja systemu CRM z systemem zarzdzania ca firm umoliwia integracj i ujednolicenie wszystkich procesw zwizanych z obsug sprzeday, marketingu, dystrybucji, a take innych procesw, np. zwizanych z obsug serwisow. Wanym elementem systemw CRM jest funkcjonalno komunikacyjna odpowiadajca za komunikacj z klientami. Moe ona by realizowana przy uyciu rnych technologii, w przypadku systemw operacyjnych CRM dotyczy to rwnie komunikacji zespow sprzedaowych z centrum zarzdzania systemem CRM. Wykorzystywane s tu technologie cznoci bezprzewodowej, w tym gwnie usugi komunikacyjne udostpniane przez operatorw telefonii komrkowej (GPRS, EDGE, 3G). Podklas systemw informatycznych z grupy CRM s systemy SFA (ang. Sales Force Automation), opisane w pkt. 3.3.3.2. Umoliwiaj one prac w terenie zespow handlowych i stanowi czsto mobiln cz systemw CRM. 3.3.3.6. Zapewnienie zgodnoci produktw z przepisami i normami Cel biznesowy: sprawdzenie, mierzenie lub testowanie jednej lub wicej charakterystyk produktu i odnoszenie wynikw do wyspecjalizowanych wymaga lub rekomendacji w celu potwierdzenia zgodnoci. Opis procesu: proces zapewnienia zgodnoci produktw z przepisami i normami to zesp dziaa zwizanych z zapewnieniem jakoci produktw i usug. Jakkolwiek obowizuje obiektywna zasada, e ostatecznym weryfikatorem jakoci produktw i usug jest konsument, przedsibiorstwo musi stworzy

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

22 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

system zapewnienia i kontroli jakoci ju na etapach przedprodukcyjnych, produkcyjnych oraz poprodukcyjnych. Ponadto przedsibiorstwo musi dba o parametry jakociowe wynikajce z wymaga prawa zarwno oglnego, jak i np. branowego. Procesy zapewnienia zgodnoci produktw z przepisami i normami zwykle wykonywane s przez wyspecjalizowany personel i nie wchodz w zakres obowizkw pracownikw produkcyjnych. Produkty niezgodne ze specyfikacjami s odrzucane lub przekazywane do poprawienia. Kontrola jakoci suy trzem podstawowym celom: identyfikacji problemu, zapobieganiu jego wystpieniu oraz eliminacji problemu. Informatyczne systemy wspierania procesu zapewnienia zgodnoci produktw z przepisami i normami zawieraj repozytoria aktw prawnych i informacji dotyczcych jakoci, w tym rwnie branowych. Niektre systemy wspieraj ledzenie zmian w regulacjach publikowanych przez agencje rzdowe oraz wymagania specyficzne dla wielu bran przemysowych. Zaawansowane systemy wsparcia procesu zapewnienia zgodnoci produktw z przepisami i normami posiadaj zaimplementowane procedury dotyczce zarzdzania i automatyzacji zada zwizanych z zaawansowanym planowaniem jakoci produktu. Udostpniaj procedury identyfikacji wadliwych komponentw produktu, planw kontroli, instrukcji operacyjnych, arkuszy kontroli i wielu innych dokumentw zwizanych z zarzdzaniem jakoci produktu. Aplikacje tej klasy posiadaj te funkcjonalnoci umoliwiajce wspprac lub integracj z zewntrznymi rdami danych oraz importu (pobierania) danych z urzdze kontrolnych. Moliwa jest take integracja z informatycznymi systemami zarzdzania klasy ERP przedsibiorstwa. 3.3.4. Dystrybucja

Cel biznesowy: osiganie zysku przez zarzdzanie acuchem dostaw materiaw i produktw z produkcji do miejsca ich zbycia. Opis procesu: procesy dystrybucji obejmuj planowanie, realizacj i kontrol fizycznego przepywu materiaw i produktw przez koordynacj dziaalnoci poszczeglnych uczestnikw acucha dostaw. We wspczesnej gospodarce sprawny system dystrybucji traktowany jest jako podstawowy warunek funkcjonowania produkcji, stymulujcy tempo wytwarzania, kreujcy procesy logistyczne, zapewniajcy kontakt z finalnymi odbiorcami i identyfikacj ich preferencji. Wanym elementem dystrybucji jest rwnie jego rola konsolidacyjna w ramach acuchw dostaw. Z tego punktu widzenia jest on bardzo wanym elementem systemu makrologistycznego. W procesach dystrybucji kluczowe znaczenie maj takie cechy jak ilo i jako produktw oraz terminy dostaw. Dotrzymywanie terminw dostaw jest w niektrych branach spraw krytyczn, gdy niektrzy odbiorcy (zwaszcza due sieci handlowe) zamawiaj dostawy z oznaczeniem dokadnej godziny rozadunku. Najwaniejszym elementem dystrybucji jest transport. Proces transportu opisany jest w pkt. 3.3.4.2. Zarzdzanie transportem. W dystrybucji produktw przedsibiorstwa mog wykorzystywa transport wasny lub korzysta z usug firm transportowych. Istniej aplikacje wspierajce procesy dystrybucyjne, obejmujce procesy wewntrzne i zewntrzne zwizane z dystrybucj. Wrd funkcjonalnoci dotyczcych procesw wewntrznych znajduj si m.in. zarzdzanie stanem zapasw, automatyzacja procesu zamawiania, natomiast w przypadku procesw zewntrznych s to np. tworzenie zamwie na podstawie danych sprzeday od dystrybutorw, kontrola ilociowa i jakociowa dostaw, automatyzacja procesw dystrybucji i sprzeday, automatyzacja procesw dostaw od producenta.

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

23 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

Wrd funkcjonalnoci technicznych, majcych olbrzymie znaczenia dla integracji procesw dystrybucyjnych oraz przepyww informacyjnych, najczciej wystpuj: Wymiana dokumentw elektronicznych (raportw sprzeday, raportw stanw magazynowych, zlece dostaw z systemw SFA, zamwie od dystrybutorw, e-faktur, potwierdze zamwie, katalogw produktw i cen oraz innych); Konwersja i weryfikacja komunikatw elektronicznych; Konwersja kodw; Kompletacja danych o produktach i kontrahentach.

3.3.4.1. Magazynowanie Cel biznesowy: udostpnianie kompleksowych usug magazynowych z wykorzystaniem technik komunikacji internetowych. Opis procesu: magazynowanie, jeeli jest przedmiotem oferty rynkowej przedsibiorstwa, a nie jednym z procesw wewntrznych (patrz 3.2.5), jest procesem, w ktrym waciciel powierzchni magazynowej wiadczy usugi magazynowe lub oglnologistyczne. W tym drugim przypadku usugodawca udostpnia nie tylko powierzchni magazynow, lecz rwnie wachlarz usug zwizanych z dziaaniami logistycznymi. Do typowych usug nale: krtko i dugoterminowe magazynowanie, realizowane np. w cyklach odbir towaru magazynowanie wysyka. Typowe s rwnie usugi takie jak: kompletacja zamwie, przerabianie, konfigurowanie, skadanie, pakowanie. Osobn usug s usugi znakowania kodami kreskowymi w postaci etykiet logistycznych, bdcych nonikami informacji o przesykach. Do usug dodanych nale rwnie fakturowanie oraz zarzdzanie zleceniami i zamwieniami transportowymi, odprawa celna oraz skadowanie celne. Do realizacji tych usug zaangaowane s technologie i aplikacje czce ze sob procesy wielu przedsibiorstw. Do zarzdzania usugami magazynowymi usugodawcy wykorzystuj zaawansowane systemy WMS (Warehouse Management System) z moliwoci wykorzystania technik identyfikacyjnych opartych na kodach kreskowych i/lub technologii RFID (ang. Radio Frequency Identification). W celu identyfikacji miejsca pobytu przesyki wykorzystywane s procedury ledzenia, take oparte na technologiach internetowych, RFID lub GSM. Czst praktyk w wiadczeniu usug magazynowych jest wykorzystanie metod elektronicznej wymiany danych EDI. 3.3.4.2. Zarzdzanie transportem Cel biznesowy: celem transportu jest zapewnienie dostawy adunku w odpowiednim czasie, stanie i przy akceptowanym koszcie. Opis procesu: transport jest zasadnicz czci systemu logistycznego. Stanowi nieusuwalny element przepywu dbr pomidzy dostawcami a konsumentami. Zarzdzanie transportem jest procesem zoonym, obejmujcym synchronizacj transportu oraz wielu operacji towarzyszcych procesom transportowym, w porozumieniu i w uzgodnieniu z usugobiorcami, z zapewnieniem wymaganych zawartymi umowami warunkw obsugi transportowej. Procesy transportowe s cile powizane z procesami zakupw i sprzeday wraz ze wszystkimi ich podprocesami: zamawiania, ofertowania, magazynowania, dystrybucj, rozliczeniami itp.

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

24 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

Wykorzystanie technik informatycznych oraz kanaw cznoci wykorzystujcych technologie internetowe staje si koniecznoci. Rnorodno rozwiza informatycznych stosowanych przez przedsibiorstwa korzystajce z usug magazynowania czsto zmuszaj usugodawcw do jednoczesnego stosowania wielu technologii, czsto odmiennych w dziaaniu. Powoduje to zwikszenie kosztw realizacji usug, prowadzi te do cigej modyfikacji posiadanych zasobw informatycznych. Dlatego wiele firm transportowych wypracowuje wasne rozwizania przeznaczone do komunikacji z usugobiorcami, ktre udostpnia usugobiorcom. Typowe funkcjonalnoci aplikacji instalowanych po stronie usugobiorcy obejmuj skadanie i potwierdzanie zlece transportowych oraz ich rozliczanie. Niektre aplikacje oferuj moliwo ledzenia miejsca pobytu przesyki. Cech charakterystyczn tych indywidualnych rozwiza jest brak standardw informacyjnych oraz technologicznych w komunikacji midzy usugodawc a usugobiorc. Aplikacja kadego usugodawcy jest inna, co stwarza problem w przypadku komunikacji usugobiorcy z wieloma usugodawcami transportowymi. Koniecznoci brany transportowej jest wic przyjcie (jak w brany dbr szybkorotujacych) standardw wymiany informacji biznesowych. Dotyczy to przede wszystkim usystematyzowania zawartoci informacyjnej przekazywanych drog elektroniczn komunikatw a nastpnie uzgodnienia formatw tych dokumentw. Istniej gotowe standardy dokumentw biznesowych przekazywanych drog elektroniczn, takim standardem o znaczeniu globalnym jest standard dokumentw systemu GS1. 3.3.5. Komunikacja z otoczeniem biznesowym

3.3.5.1. Elektroniczna wymiana danych Cel biznesowy: realizacja wymiany danych i dokumentw biznesowych drog elektroniczn. Opis procesu: proces elektronicznej wymiany danych ma charakter cigy, jest realizowany dla osignicia rezultatw wynikajcych z automatyzacji przepywu danych pomidzy wsppracujcymi przedsibiorstwami, w tym m.in. w celu eliminacji bdw i kosztw rcznego wprowadzania informacji biznesowych do systemu informatycznego przedsibiorstwa, przypieszenia obiegu informacji (i tym samym obrotu gospodarczego). Elektroniczna wymiana danych jest procesem, w ktrym skala efektw biznesowych jest proporcjonalna do iloci partnerw biznesowych, z ktrymi taka wymiana jest prowadzona. Elektroniczna wymiana danych w Polsce zyskuje coraz wiksze znaczenie w rodowiskach dostawcw lub odbiorcw wsppracujcych z duymi podmiotami gospodarczymi (producentami lub sieciami handlowymi). rodowiska takie, dziki uzgodnieniu podstawowych regu wsppracy oraz sposobw i standardw przekazywania danych w postaci elektronicznej realizuj elektroniczn wspprac, korzystajc z jednej z najpowszechniejszych na wiecie metod, jak jest metoda EDI. Elektroniczn wymian danych EDI definiuje si jako szybk, efektywn i dokadn, automatyczn elektroniczn transmisj uzgodnionych danych biznesowych midzy partnerami handlowymi w acuchu dostaw. W tej metodzie kluczow rol odgrywa standard zapisu dokumentw elektronicznych, w ktrych s przesyane dane biznesowe. Standardem najbardziej rozpowszechnionym w metodach EDI wykorzystywanych w Polsce i na wiecie w brany dbr szybkorotujcych jest standard GS1. Standard ten nie przesdza o technicznym sposobie przekazywania danych, okrela natomiast struktury informacyjne komunikatw EDI, ktre s odpowiednikami dokumentw biznesowych (np. zamwienia, faktura). W przypadku faktur elektronicznych dodatkowe wymagania okrelone s przez odpowiednie przepisy, okrelone gwnie Ustaw o podpisie elektronicznym. Ustawa ta przewiduje m.in., e elektroniczn faktur moe by dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub dokument elektroniczny przesany z wykorzystaniem metody EDI. S to wic dwa alternatywne sposoby

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

25 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

przekazywania faktury w postaci elektronicznej w sposb umoliwiajcy rezygnacj z jej formy papierowej. Metoda EDI jest metod wiadczon jako usuga przez tzw. operatorw EDI. S to firmy oferujce komercyjne platformy i aplikacje suce do przekazywania dokumentw elektronicznych pomidzy wsppracujcymi partnerami. Jednake usugi operatora elektronicznej wymiany danych EDI nie s obowizkowym elementem wymiany dokumentw elektronicznych metod EDI. Wsppracujce elektronicznie przedsibiorstwa mog wykorzystywa inne, bezporednie metody EDI, wykorzystujce rnorodne technologie. Zalecane jest jednak w takim przypadku tworzenie takich rozwiza z wykorzystaniem zalece standardu GS1 oraz wymogw aktualnie obowizujcego prawa. Wszelkie operacje magazynowe (przyjcia, wydania, przesunicia w przestrzeniach magazynowych) wymagaj ich udokumentowania. Odbywa si to gwnie w systemie informatycznym przedsibiorstwa poprzez odpowiednie zapisy odwzorowujce typowe dokumenty magazynowe (PZ przyjcie zewntrzne, PW przyjcie wewntrzne, WZ wydanie zewntrzne, RW rozchd wewntrzny, MM przesunicie midzymagazynowe oraz dokument zamwienia zakupu/dostawy. Wrd powyszych dokumentw, w wymianie informacji z partnerami handlowymi bior udzia tylko nastpujce dokumenty: zamwienie zakupu/dostawy, PZ oraz WZ (inne dokumenty, jak faktura, zlecenia patnoci itp. nie s dokumentami magazynowymi). Dokumenty zamwienia, WZ oraz PZ maj swoje odpowiedniki w postaci komunikatw elektronicznych. Oprcz odpowiednikw dokumentw magazynowych, istniej komunikaty elektroniczne zawierajce rwnie inne informacje niezbdne lub uyteczne w obsudze magazynu, wspierajce wspprac partnerw biznesowych. W zalenoci od rodzaju, zakresu i przeznaczenia informacji przesyanej do partnera biznesowego, wyrnionych zostao kilka typw komunikatw elektronicznych. Kady typ komunikatu ma okrelon, wasn struktur informacyjn, czyli sposb opisu i lokalizacji poszczeglnych informacji biznesowych wewntrz pliku elektronicznego stanowicego dany komunikat. Obecnie najczstszym sposobem strukturalnego zapisu danych w komunikatach elektronicznych EDI jest wykorzystanie jzyka XML (ang. eXtensible Markup Language). W Polsce elektroniczne komunikaty zgodne ze standardem EDI organizacji GS1 wymieniane s pomidzy przedsibiorstwami od pocztku XXI wieku. Pocztkowo wymiana EDI ograniczaa si do wsppracy dostawcw dbr konsumpcyjnych do sieci handlowych, pniej objo to rwnie dostawcw dbr przemysowych. Obecnie EDI rozprzestrzenia si w sektorze tzw. handlu tradycyjnego, co oznacza wspprac dostawcw dbr z hurtowniami i sieciami hurtowni zaopatrujcych z kolei sklepy detaliczne. Organizacja GS1 utworzya, utrzymuje i rozwija standard komunikatw elektronicznych przystosowanych do wykorzystania w rnych branach dziaalnoci gospodarczej. Realizuje rwnie, we wsppracy z najwikszymi wiatowymi przedsibiorstwami, programy wdroeniowe dotyczce integracji wsppracujcych przedsibiorstw. 3.3.5.2. Koordynacja dziaa partnerskich BPM Cel biznesowy: usprawnienie obiegu informacji o przebiegu procesw biznesowych w celu zapewnienia lepszej koordynacji i kontroli ich wykonywania. Opis procesu: proces zarzdzania procesami przedsibiorstwa BPM (ang. Business Process Management) jest podstawowym procesem zarzdczym w przedsibiorstwie. Sprawne zarzdzanie wszystkim procesami musi by skoordynowane, poniewa wszystkie procesy przedsibiorstwa s powizane ze sob.

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

26 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

W przypadku wsppracy partnerskiej typu B2B, w ktrej zaangaowane s procesy rnych podmiotw (przedsibiorstw), koordynacja wsppracy wymaga koordynacji tych procesw zewntrznych, w trakcie ktrych wykonywane s czynnoci tej wsppracy. Ze wzgldu na rnorodno modeli wsppracy partnerskiej, procesy zewntrzne przedsibiorstwa zaangaowanego w tak wspprac musz by dostosowane do tych modeli. Stwarza to konieczno zarzdzania tymi modelami, z uwzgldnieniem rnych aspektw i parametrw wsppracy, oraz z uwzgldnieniem uwarunkowa wynikajcych z charakterystyki procesw wewntrznych. Wsparciem w zarzdzaniu procesami wsppracy przedsibiorstw s informatyczne systemy BPM. Istot tych systemw jest odwzorowanie struktur przedsibiorstwa oraz realizowanych procesw w operacyjnych modelach przepywu informacji o przebiegu wykonywanych procesw biznesowych. Systemy BPM to narzdzia umoliwiajce tworzenie modeli wsppracy partnerskiej, dziki czemu moliwe jest monitorowanie realizacji procesw biznesowej wsppracy z partnerami. W modelowaniu struktur przedsibiorstwa i procesw biznesowych stosowane s notacje opisu procesw gospodarczych (np. BPMN ang. Business Process Modelling Notation). Monitorowanie przebiegu procesw gospodarczych wymaga dostpu do danych powstajcych podczas realizacji tych procesw. Oznacza to konieczno wprowadzania tych danych do systemu BPM lub integracji systemu ze rdami takich danych (np. z systemem informatycznym przedsibiorstwa). W celu umoliwienia integracji systemu BPM z systemami zewntrznymi wykorzystywane s technologie wspierajce importowanie i eksportowanie danych, w tym rwnie technologie internetowe (SOA, FTP, usugi komunikacyjne). Dziki zastosowanym reguom modelowania procesw biznesowych, przepyww informacyjnych oraz zasad monitorowania oraz wnioskowania, systemy BPM znajduj szerokie zastosowanie w rnych branach gospodarki i administracji.

Realizacja procesw B2B z wykorzystaniem technologii ICT

27 www.parp.gov.pl www.web.gov.pl

3.3.6.

Inne

3.3.6.1. Procesy B2B w modelu Web 2.0 Cel biznesowy: niskokosztowa lub innowacyjna realizacja procesw B2B. Opis procesu: realizacja procesw B2B w rodowiskach wykorzystujcych technologie serwisw internetowych Web 2.0 wynika gwnie z bardzo szerokiej oferty usug internetowych wykorzystujcych technologie kojarzone z pojciem Web 2.0. Web 2.0 jest bardziej synonimem cech technologii typowych dla tego rodowiska, ni konkretnych usug biznesowych. Jednake innowacyjno, dostpno oraz cigle rosnca ilo nowych usug i aplikacji internetowych wywouj zainteresowanie biznesu oferowanymi moliwociami funkcjonalnymi. Coraz powszechniejsza wrd przedsibiorstw dostpno Internetu powoduje, e sta si on podstawowym kanaem wymiany informacji. Jednoczenie powstay nowe internetowe usugi, umoliwiajce automatyczn komunikacj nie tylko uytkownikw, ale te systemw informatycznych przedsibiorstw. Modele udostpniania usug aplikacji, takie jak np. SaaS (ang. Software as a Service) zwikszaj ich dostpno bez ponoszenia kosztw instalacji dodatkowego oprogramowania. Moliwoci integracji usug Web 2.0 z wieloma innymi popularnymi aplikacjami webowymi, a take aplikacjami dziaajcymi po stronie przedsibiorstwa, zwikszaj efektywno wykorzystania tych usug take w obszarze B2B. Jedn z najbardziej charakterystycznych cech usug i aplikacji Web 2.0 jest ich spoecznociowy charakter, co oznacza bardzo duy wpyw uytkownikw na treci udostpniane przez te usugi i aplikacje. Charakterystyczne jest wykorzystanie mechanizmu Wiki, umoliwiajce uytkownikom ksztatowanie treci i formy stron internetowych udostpnianych przez usugi i aplikacje Web 2.0. Innym charakterystycznym elementem s blogi, a take umoliwienie interakcji oraz personalizacji strony przez uytkownika, co czyni z niego wspautora lub aktywnego twrc treci. 3.3.6.2. Patnoci i finanse Cel biznesowy: realizacja zobowiza i nalenoci z tytuu transakcji handlowych. Opis procesu: proces realizacji patnoci z tytuu zobowiza przedsibiorstwa jest elementem systemu finansowego, sucego do ustalania stanu zasobw finansowych przedsibiorstwa. Najbardziej rozpowszechnion wrd przedsibiorstw form opacania zobowiza jest realizacja przelewu na podstawie otrzymanej faktury 7. Najbardziej rozpowszechnion form patnoci realizowanych drog elektronicznego kontaktu z bankiem jest hom