RAKSSQL - coin.wne.uw.edu.plcoin.wne.uw.edu.pl/abialek/rakssql/rakssql sprzedaz.pdf · Sprzedaż...

ROZDZIAŁ

2

RAKSSQL Sprzedaż

Spis treści

Szybka sprzedaż 2-1 Szybka sprzedaż tryb magazynowy............................. 2-2 Szybka sprzedaż tryb bezmagazynowy....................... 2-5

Faktura 2-7 Faktura VAT z dok. magazynowym ............................. 2-7

Wyszukiwanie dokumentów zawierających artykuł 2-20 Faktura VAT bez dok. magazynowego ...................... 2-21

Paragon 2-23 Paragon z dok. magazynowym.................................. 2-23

Wystawianie faktur VAT do istniejących paragonów 2-30 Paragon bez dok. magazynowego............................. 2-32

Faktura eksportowa 2-33 Faktura eksportowa z dok. magazynowym................ 2-33 Faktura eksportowa bez dok. magazynowego........... 2-41

Faktura WDT 2-43 Faktura WDT z dok. magazynowym .......................... 2-44 Faktura WDT bez dok. magazynowego..................... 2-45

Sprzedaż detaliczna 2-47 Wystawianie dokumentu ............................................ 2-47

Korekty 2-55 Korekta do faktury VAT z dok. magazynowym .......... 2-55 Korekta do faktury VAT bez dok. magazynowego..... 2-64 Korekta do faktury zaliczkowej................................... 2-64 Korekta do faktury niezarejestrowanej w systemie .... 2-66

Faktury zaliczkowe 2-69 Faktury zaliczkowe..................................................... 2-69 Korekta FV zaliczkowej .............................................. 2-76

Tax Free 2-83 Zwrot VAT dla podróżnych......................................... 2-83

Raporty dobowe sprzedaży 2-91 Tworzenie raportu dobowego .................................... 2-91

Faktury VAT wewnętrzne 2-95 Faktury VAT wewnętrzne........................................... 2-96 Korekta faktury wewnętrznej VAT.............................. 2-98

Generator cen 2-101 Tworzenie cennika towarów i usług .........................2-101

Aktualne ceny sprzedaży 2-109 Kartoteki 2-111

Kontrahenci ..............................................................2-112 Zakładanie grupy kontrahentów 2-112

Dodawanie kontrahenta 2-115 Ustawienia alternatywne 2-122 Edycja i usuwanie kontrahenta 2-127

Import z DBF ............................................................2-127 Towary......................................................................2-129

Zakładanie grupy towarów 2-130 Dodawanie towaru 2-134 Opakowania zwrotne 2-140 Cechy artykułu 2-142

Receptury .................................................................2-144 Tworzenie receptury 2-145 Edycja i usuwanie receptury 2-147

Filie ...........................................................................2-147 Lokalizacje towarów .................................................2-150

Słowniki 2-151 Kody dokumentów....................................................2-151

Sprzedaż 2-153 Jednostki miar ..........................................................2-158 Cechy artykułów .......................................................2-159 Rodzaje cen..............................................................2-161 Rodzaje rabatów.......................................................2-163 Opakowania zbiorcze ...............................................2-164 Dodatkowe koszty importu .......................................2-166 Rodzaje transakcji ....................................................2-168 Rodzaje transportu ...................................................2-170 Warunki dostaw........................................................2-171 Sposoby zapłaty .......................................................2-173 Metody płatności.......................................................2-175 Stawki VAT...............................................................2-176 Waluty.......................................................................2-177 Tabele kursowe ........................................................2-178 Wzorce opisów .........................................................2-180 Znaczniki ..................................................................2-182 Tabele odsetek .........................................................2-183 Państwa....................................................................2-184

Zestawienia 2-187 System wydruków.....................................................2-187 System fiskalizacji ....................................................2-196 Deklaracje Intrastat ..................................................2-198

Dodawanie deklaracji Intrastat 2-200

Sprzedaż 2-1

Szybka sprzedaż

Funkcja „Szybka sprzedaż” umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży: faktur oraz paragonów przyspieszonym systemem. Używana jest przede wszystkim przy sprzedaży detalicznej z wykorzystaniem czytników kodów kreskowych, a w przyszłych wersjach również wag elektronicznych.

O tym, czy dokumentem szybkiej sprzedaży będzie paragon, czy faktura decyduje użytkownik podczas wprowadzania dokumentu. Jeśli użytkownik wybierze kontrahenta program potraktuje dokument jak fakturę, jeśli pole z nazwą kontrahenta zostanie pominięte utworzy się paragon.

W programie znajdują się dwa rodzaje szybkiej sprzedaży: • Szybka sprzedaż tryb magazynowy • Szybka sprzedaż tryb bezmagazynowy

Różnica między nimi jest taka, że podczas wystawiania szybkiej sprzedaży tryb magazynowy - towar musi być na stanie magazynowym, natomiast podczas wystawiania szybkiej sprzedaży tryb bezmagazynowy - towaru może nie być w magazynie gdyż nie sprawdzany jest stan magazynowy. "Szybka sprzedaż tryb magazynowy" powiązana jest z dokumentem wydania towaru, który wystawiony jest automatycznie, (chyba że dotyczy sprzedaży usług).

"Szybka sprzedaż tryb bezmagazynowy" nie powiązany jest z żadnym dokumentem magazynowym. Wystawienie dokumentu wydania towaru wymaga od użytkownika użycia specjalnej opcji "Wygeneruj WZ do tej faktury/paragonu" po uruchomieniu przycisku [OPERACJE] w opcji "Sprzedaż/Sprzedaż".

2-2 Sprzedaż

Szybka sprzedaż tryb magazynowy Aby wystawić dokument szybkiej sprzedaży tryb magazynowy należy: 1. Uruchomić opcję „Sprzedaż/ Szybka sprzedaż tryb magazynowy” 2. Domyślnie otwiera się okno:

Domyślnie pojawia się okno do wystawiania faktury. Jeśli użytkownik pominie pole z nazwą odbiorcy i przejdzie do wprowadzania pozycji asortymentowej, program przejdzie do wystawiania paragonu.

Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie „Szybka sprzedaż – Faktura” zostanie omówiona w poniższej tabeli.

Przejdż do trybu pełnego okna

Jeśli odbiorca jest wskazany -- dokumentem szybkiej sprzedaży będzie faktura.

Wyszukiwanie pozycji po indeksie, nazwie lub kodzie kreskowym

Sposób zapłaty Numer dokumentu pojawia się automatycznie po zatwierdzeniu pierwszej pozycji asortymentowej

Jeśli artykuł ma opakowanie zbiorcze wybieramy rodzaj opakowania

Informacja o dostawach towaru z faktury

Sprzedaż 2-3

Tabela 1 Informacje w oknie „Szybka sprzedaż – Faktura”:

Nazwa Znaczenie Szybka sprzedaż – Faktura Data Zawsze bieżąca data. Pole nieaktywne, nie można tu nic wpisać. Wypełnia się

automatycznie po wybraniu pierwszej pozycji asortymentowej.

Numer Numer dokumentu sprzedaży: faktury lub paragonu. Jeśli użytkownik wybierze odbiorcę, program potraktuje ten dokument jak fakturę. Jeśli pominiemy pole z nazwą skróconą odbiorcy, pojawi się tu automatycznie numer paragonu. Numeracja dokumentów jest automatyczna na podstawie ustawień kodu dokumentu magazynowego. Pole to jest nieaktywne i nie można go zmienić. Numer dokumentu pojawia się po zatwierdzeniu pierwszej pozycji asortymentowej.

Nazwa skrócona odbiorcy

Nazwa kontrahenta, dla którego wystawiany jest dokument – szybka sprzedaż. Nazwę odbiorcy wpisujemy ręcznie lub wybieramy z listy kontrahentów po

naciśnięciu na przycisk . Można wprowadzić nowego kontrahenta - przycisk [DODAJ] w kartotece kontrahentów. Program przeniesie związane z nim informacje na dokument, tj.: numer NIP, kod kreskowy, rodzaj ceny, sposób płatności, rodzaj rabatu. Program samodzielnie odszuka kontrahenta, jeśli wypełnimy jedno z pól: • „Nazwa skrócona odbiorcy” • „NIP odbiorcy” • „Kod kreskowy odbiorcy” Jeśli wpisana nazwa będzie niepoprawna, program otworzy kartotekę kontrahentów.

Od wypełnienia tej pozycji zależy rodzaj wystawianego dokumentu. Jeśli wpiszemy nazwę odbiorcy program potraktuje dokument szybkiej sprzedaży jak fakturę, jeśli pominiemy to pole i nie wprowadzimy kontrahenta wystawiony zostanie paragon.

Sposób płatności Informacja o sposobie zapłaty na dokumencie sprzedaży. Jeśli wybierzemy odbiorcę sposób zapłaty przeniesiony zostanie z kartoteki kontrahenta. Jeśli wystawiamy paragon sposób zapłaty wybieramy po uruchomieniu przycisku . Sposoby płatności pobierane są wówczas ze słownika sposobów zapłaty.

Data płatności Data płatności wyliczana przez program automatycznie na podstawie wybranego sposobu zapłaty.

Pozycje

Pozycje asortymentowe

W pozycji „Identyfikator” wpisujemy ręcznie lub wybieramy z kartoteki towarów artykuł lub usługę. Program umożliwia wyszukanie towaru (klawisze

) po: • Indeksie własnym/ indywidualnym kontrahenta • Indeksie 2 • Nazwie własnej

2-4 Sprzedaż

Tabela 1 Informacje w oknie „Szybka sprzedaż – Faktura” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Pozycje:

Pozycje asortymentowe c.d.

Program umożliwia wyszukanie towaru (klawisze ) po: • Nazwie własne/ indywidualnej kontrahenta • Kodzie kreskowym Domyślnie ustawiona jest ilość „1". Pole z ilością jest zablokowane, jeśli chcemy zmienić ilość należy nacisnąć klawisz [Scroll Lock] z klawiatury lub zaznaczyć opcję "Włącz edycję ilości". Przechodzenie między pozycjami oraz zatwierdzanie pozycji asortymentowych odbywa się na naciśnięciu klawisza [Tab] (tabulatura z klawiatury). Jeśli z kartoteki wybierzemy licencję uaktywni się pole „Nr licencji". Numer licencji wpisujemy z ręki. Po uruchomieniu przycisku [RECEPTURA] wybieramy recepturę na dokument sprzedaży. Po uruchomieniu [DODAJ] wybieramy pozycję z kartoteki towarów. Po zatwierdzeniu pojawi się okno do wprowadzania pozycji (tak jak przy zwykłej sprzedaży).

Dostawy:

Dostawy Program sprawdza dostawę każdego towaru podczas jego wyboru. Jeśli okaże się, że dostawa towaru była późniejsza niż wystawiany dokument szybkiej sprzedaży lub towaru nie ma w magazynie, nie pozwoli wystawić dla niego dokumentu sprzedaży. Informacja o dostawach znajduje się na specjalnej zakładce "Dostawy".

Program pilnuje by cena sprzedaży nie była niższa od ceny zakupu. Jeżeli tak jest, wyświetla odpowiedni komunikat.

Ceny sprzedaży definiowane są w cenniku - opcja „Sprzedaż/ Cenniki”.

Jeśli dokumentem szybkiej sprzedaży jest faktura, cena zakupu, rodzaj rabatu oraz sposób płatności pobierane są z kartoteki kontrahenta. Jeśli dokumentem szybkiej sprzedaży jest paragon, dane pobierane są z parametrów firmy.

Po uruchomieniu przycisku [ANULUJ] mamy do wyboru dwie możliwości: • Anuluj dokument i zamknij okno • Anuluj dokument Ponieważ w opcji "Sprzedaż/ Szybka sprzedaż ....." odbywa się jedynie wystawianie dokumentów, ich przeglądanie możliwe jest w opcji "Sprzedaż/Sprzedaż". Dokumenty szybkiej sprzedaży (faktury, paragony) znajdują się razem z innymi dokumentami płatności wystawionymi w zwyczajny sposób. Dokumenty WZ wygenerowane podczas szybkiej sprzedaży można znaleźć na liście dokumentów wydania zewnętrznego w opcji "Magazyn/Rozchody zewnętrzne" lub po naciśnięciu klawiszy [Ctrl + F7].

Sprzedaż 2-5

Szybka sprzedaż tryb bezmagazynowy Aby wystawić dokument szybkiej sprzedaży tryb bezmagazynowy należy: 1. Uruchomić opcję „Sprzedaż/ Szybka sprzedaż tryb bezmagazynowy” 2. Domyślnie otwiera się okno:

Procedura wystawiania dokumentu szybkiej sprzedaży w trybie bezmagazynowym i w trybie magazynowym jest taka sama. "Szybka sprzedaż w trybie bezmagazynowym" nie powiązana jest z żadnym dokumentem wydania towaru. Wystawienie dokumentu WZ wymaga od użytkownika użycia specjalnej opcji "Wygeneruj WZ do tej faktury/paragonu" po uruchomieniu przycisku [OPERACJE] w opcji "Sprzedaż/Sprzedaż". Szybka sprzedaż w trybie bezmagazynowym nie wymaga posiadania towaru w magazynie. Dokument można wystawić nawet wtedy gdy magazyn jest pusty. Do wygenerowania WZ konieczne jest już posiadanie w magazynie towaru. Inaczej dokument WZ nie zostanie wygenerowany.

Naciśnij, aby przejśc dotrybu pełnego okna

Jeśli odbiorca jest wskazany dokumentem szybkiej sprzedaży będzie faktura.

Wyszukiwanie pozycji po indeksie, nazwie lub kodzie kreskowym

Sposób zapłaty Numer dokumentu pojawia się automatycznie po zatwierdzeniu pierwszej pozycji asortymentowej

Jeśli artykuł ma opakowanie zbiorcze wybieramy rodzaj opakowania

Informacja o wystawianym dokumencie

2-6 Sprzedaż

Po uruchomieniu przycisku [OPERACJE] przy wystawianiu dokumentu Szybkiej sprzedaży, można przejść do trybu pełnego okna. Pojawia się wówczas dokument który posiada zakładki: Pozycje, Płatności, Uwagi, Znaczniki, Załączniki. Dokument Szybkiej sprzedaży takich informacji nie posiada i nie można ich wprowadzić. Znajduje się tam jedynie zakładka z informacjami o pozycjach.

Sprzedaż 2-7

Faktura

Faktura jest jednym z ważniejszych i najczęściej wystawianych oraz drukowanych dokumentów sprzedaży.

W programie można wystawić dwa rodzaje faktury VAT: Faktura VAT z dokumentem magazynowych oraz Faktura VAT bez dokumentu magazynowego.

Faktura VAT z dok. magazynowym Aby wystawić fakturę magazynową, w magazynie musi się znajdować potrzebna ilość towaru. Podczas wystawiania sprawdzany jest stan magazynowy oraz automatycznie generowany dokument wydania WZ.

Drugim rodzajem faktury wystawianym w programie jest faktura VAT bez dokumentu magazynowego. Faktura ta została opisana w dalszej części niniejszej instrukcji.

Aby wystawić Fakturę VAT z dokumentem magazynowym należy:

1. Uruchomić opcję „Sprzedaż /Sprzedaż” 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 3. Wybrać pozycję „Dodaj fakturę VAT z dokumentem magazynowym” 4. Pojawi się okno:

2-8 Sprzedaż

Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie „Faktura VAT [tryb magazynowy]” zostanie omówiona w poniższej tabeli.

Tabela 1 Informacje w oknie „Faktura VAT [tryb magazynowy”:

Nazwa Znaczenie Data sprzedaży: Data sprzedaży

Data sprzedaży towaru. Domyślnie bieżąca data. Datę można wpisać ręcznie lub wybrać z kalendarza po naciśnięciu przycisku .

Odbiorca: Odbiorca Nazwa kontrahenta, dla którego wystawiana jest faktura. W pozycji „Nazwa

skrócona odbiorcy” wybieramy odbiorcę (przycisk - po kliknięciu na polu „Nazwa”) lub, jeśli istnieje taka potrzeba wprowadzamy nowego kontrahenta (przycisk [DODAJ] w kartotece kontrahentów).

Skojarzone dokumenty WZ z wystawianą fakturą sprzedaży

Kod dokumentu sprzedaży Kontrahent z listy

kontrahentów

Numer FV wygenerowanyna podstawie wybranego kodu

Nadaj rabat dla całego dokumentu. Przepisz znaczniki do skojarzonych WZ

Informacje o dostawach danego towaru

Sprzedaż 2-9

Tabela 1 Informacje w oknie „Faktura VAT [tryb magazynowy]”:

Nazwa Znaczenie Odbiorca: Odbiorca Nazwa kontrahenta, dla którego wystawiana jest faktura. W pozycji „Nazwa

skrócona odbiorcy” wybieramy odbiorcę (przycisk - po kliknięciu na polu „Nazwa”) lub, jeśli istnieje taka potrzeba wprowadzamy nowego kontrahenta (przycisk [DODAJ] w kartotece kontrahentów). Po uruchomieniu listy kontrahentów należy wskazać właściwego kontrahenta i nacisnąć przycisk [WYBIERZ]. Po wybraniu kontrahenta z listy program przeniesie jego dane na dokument, tj.: numer NIP, kod kreskowy, nazwa skrócona płatnika, rodzaj ceny, osoba upoważniona, rodzaj rabatu, akwizytor. Program samodzielnie odszuka kontrahenta, jeśli wypełnimy jedno z pól: „Nazwa skrócona odbiorcy”, „NIP odbiorcy”, „Kod kreskowy odbiorcy”. Jeśli wpisana nazwa będzie niepoprawna program otworzy kartotekę kontrahentów.

Nabywca: Nabywca Nazwa firmy będącej płatnikiem pobierana z kartoteki kontrahentów,

proponowana na dokumentach sprzedaży. Domyślnie, płatnikiem i nabywcą jest odbiorca, jeśli nie ustawimy inaczej w kartotece kontrahenta - „Ustawienia

domyślne - płatnik”. Można wybrać nabywcę z listy (przycisk ), program ściągnie jego wartości domyślnie dotyczące ceny sprzedaży, skrótów alternatywnych, waluty, rabatu itd.

Osoba upoważniona:

Osoba upoważniona Imię i nazwisko domyślnej osoby upoważnionej do podpisu faktury. Lista dostępna jest po naciśnięciu przycisku .

Akwizytor:

Akwizytor Domyślny akwizytor przypisany do płatnika. Akwizytora można wybrać z listy.

Po uruchomieniu przycisku istnieje możliwość wprowadzania nowego akwizytora. Do akwizytora przypisana jest odpowiednia prowizja (podana w procentach). Prowizję można wpisać lub zmienić ręcznie.

Dokument: Kod dokumentu Domyślny kod dokumentu sprzedaży. Jeżeli użytkownik zdefiniował inny kod

dokumentu niż standardowy w opcji „Słowniki/ Kody dokumentów/ Sprzedaż”, będzie można go tu podać ( przycisk ). W programie, jeśli zaistnieje potrzeba można stosować własne rodzaje (sygnatury) dokumentów płatności, które użytkownik może sam zdefiniować w opcji „Kody dokumentów magazynowych”. Domyślny kod dokumentu sprzedaży znajduje się w opcji „Kartoteki\ Magazyny” zakładka „Domyślne kody dokumentów”.

2-10 Sprzedaż

Tabela 1 Informacje w oknie „Faktura VAT [tryb magazynowy]” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Dokument:

Numer Kolejny numer dokumentu podpowiadany przez program. Użytkownik może go dowolnie zmieniać pod warunkiem, że będzie unikalny. Nadany numer na swoje odbicie w pozycji „maska”, gdzie można sprawdzić wygląd numeru wprowadzanego dokumentu.

Data wystawienia Data wystawienia dokumentu, domyślnie bieżąca data. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z kalendarza (przycisk ).

Sygnatura Istnieje możliwość wpisania dowolnej własnej sygnatury. Numer ten będzie drukowany na dokumencie.

Płatność: Sposób płatności Informacja o sposobie zapłaty na dokumencie płatności. Jeśli w kartotece

kontrahenta ustawimy domyślny rodzaj sposobu zapłaty, pole to wypełni się automatycznie. Jeśli nie, należy wybrać odpowiedni sposób płatności (przycisk

). Sposoby płatności są pobierane ze słownika sposobów zapłaty.

Termin płatności Data płatności wyliczana przez program automatycznie na podstawie wybranego sposobu zapłaty.

Waluta: Tabela kursowa Numer tabeli kursowej, zawiera odpowiedni dla wybranej waluty kurs na

określony dzień. Jeśli wydajemy towar w obcej walucie, należy sprawdzić (ewentualnie ustawić) walutę na dokumencie. W każdym miejscu w programie, gdzie pojawia się waluta, użytkownik może ją przeliczyć na inną walutę. Podczas wprowadzania dokumentu, program na podstawie „Daty wystawienia” automatycznie dokonuje wyboru odpowiedniej tabeli kursowej (pole „Daty ważności” w tabelach). Tabelę kursową można zmienić (przycisk ).Tabele kursowe maja także znaczenie, jeśli prowadzone są cenniki walutowe. Pomagają wtedy przeliczyć cenę sprzedaży towaru z waluty ceny katalogowej na walutę dokumentu.

Wyliczanie wartości dokumentu:

Sposób liczenia Sposób naliczania podatku VAT dostępny po naciśnięciu przycisku . Zgodnie z podstawą prawną (Rozp. Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym. Dz.U. 1999.109.1245 z późn. zm.) mamy trzy warianty obliczania podatku:

a) od netto. Podatek obliczany jest od sumy kwoty netto na fakturze. Sumuje się kwoty netto podlegające poszczególnym stawkom i od tych sum nalicza podatek.

b) jako suma wartości poszczególnych pozycji. Sprzedawca może określić w fakturze kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze; w tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku.

c) od brutto - jako cenę jednostkową wykazuje się cenę wraz z kwotą podatku (cenę brutto), a zamiast wartości sprzedaży netto wykazuje się wartość sprzedaży brutto,

Sprzedaż 2-11


Nazwa Znaczenie Wyliczanie wartości dokumentu:

Sposób liczenia Kwota podatku jest obliczana według następującego wzoru:

KP = (WB × SP)/(100 + SP) gdzie: KP - oznacza kwotę podatku z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, WB - oznacza sumę wartości sprzedaży brutto z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, SP - oznacza stawkę podatku od towarów i usług,

Sumę wartości sprzedaży netto stanowi różnica między wartością sprzedaży brutto a kwotą podatku, z podziałem na poszczególne stawki podatkowe.

Grupowanie pozycji:

Grupowanie pozycji Program umożliwia grupowanie pozycji towarowych na dokumencie. Tak jak w dokumencie te same pozycje towarowe będą grupowane na wydruku. Grupowanie pozycji polega na sklejaniu tych samych pozycji towarowych . Można wykluczyć z grupowania pozycje które różnią się rozmiarem, lokalizacjami artykułu, terminem przydatności, dostawami tego samego artykułu, numerem seryjnym dostawcy, numerem seryjnym sprzedaży, uwagami, ceną zakupu. Mogą być sklejane pozycje które maja te same indeksy wg kontrahenta. Zaznaczamy wtedy właściwa opcję (przycisk ) . Grupowanie może być domyślnie włączone/wyłączone w opcji („Kartoteki/Magazyny” na zakładce „Grupowanie”).

Ceny i rabaty:

Rodzaj ceny Domyślny wariant ceny proponowany na dokumentach sprzedaży (np. cena detaliczna) na podstawie kartoteki kontrahenta. Rodzaj ceny pobierany jest dla płatnika, jeśli płatnikiem nie jest tenże odbiorca.

Cena wyliczana jest według określonego sposobu. W polu „Rodzaj ceny”, program sprawdza, czy płatnik przypisany do dokumentu ma określony rodzaj ceny sprzedaży. Jeżeli tak, to pobiera z kartoteki kontrahentów jego identyfikator i wpisuje do główki dokumentu. Jeżeli nie to sprawdza czy w zmiennej globalnej, domyślny rodzaj cen został określony, i przypisuje go do dokumentu. Jeżeli żaden z wymienionych warunków nie został spełniony program pozostawi to pole puste. Użytkownik niezależnie od działań programu, zawsze może wybrać dowolny rodzaj cen (przycisk ).

Podczas dodawania do faktury poszczególnych towarów, program sprawdza, czy na dany towar kontrahent ma określoną cenę indywidualną. Jeśli nie, program sprawdza, czy w główce dokumentu wybrano jakiś rodzaj ceny sprzedaży. Jeśli tak, podpowiada go, jeśli nie, pobiera cenę z opcji programu.

Jeśli zaznaczone jest pole „Automatycznie zamień cenę katalogowa na cenę promocyjną” program sprawdza, czy na daną dostawę towaru została określona cena promocyjna, jeśli tak, używa jej. Jeśli zostanie wybrany rodzaj cen sprzedaży wyliczany na bieżąco od cen zakupu, kontrolki pozwalające na pisanie wartości cen sprzedaży zostaną zablokowane, wyświetlą się zerowe ceny, a program wyliczy właściwe ceny przy dopisywaniu każdej dostawy do pozycji dokumentu.

Program pilnuje, by cena sprzedaży nie była niższa od ceny zakupu, jeżeli tak jest, wyświetla odpowiedni komunikat.

2-12 Sprzedaż


Nazwa Znaczenie Ceny i rabaty:

Rodzaj ceny: Jeśli zaznaczone jest pole „Automatycznie zamień cenę katalogowa na cenę promocyjną” program sprawdza, czy na daną dostawę towaru została określona cena promocyjna, jeśli tak, używa jej. Jeśli zostanie wybrany rodzaj cen sprzedaży wyliczany na bieżąco od cen zakupu, kontrolki pozwalające na pisanie wartości cen sprzedaży zostaną zablokowane, wyświetlą się zerowe ceny, a program wyliczy właściwe ceny przy dopisywaniu każdej dostawy do pozycji dokumentu.

Program pilnuje, by cena sprzedaży nie była niższa od ceny zakupu, jeżeli tak jest, wyświetla odpowiedni komunikat.

Rodzaj rabatu Domyślny rodzaj rabatu z kartoteki kontrahenta -dla płatnika. Jeśli w kartotece nie ma wprowadzonego rabatu, rabat pobierany jest z opcji firmy. Użytkownik zawsze może cenę ostateczną zmienić naciskając przycisk . Zmiana tytułu rabatu nie powoduje zmiany w istniejących pozycjach dokumentu, jest on podpowiadany tylko przy dopisywaniu towarów.

Istnieje możliwość naliczania rabatu progowego, w tym celu w słowniku rabatów należy zdefiniować wartości poszczególnych progów oraz określić wysokość rabatów w tych progach. Szczegółowy opis znajduje się w rozdziale „Słowniki”.

Jeśli zostanie wybrany tutaj rabat progowy, to nie będzie możliwości wyboru/ zmiany rodzaju rabatu w pozycjach dokumentu, a wartość rabatu dla dokumentu zostanie obliczona podczas jego zapisu.

Pozycje dokumentu:

Pozycje: Informacje o: towarze, licencji, usłudze, recepturze, po imporcie z zamówienia lub po skojarzeniu z dokumentem WZ. Po naciśnięciu przycisku [DODAJ] wybieramy odpowiednią pozycję asortymentową. Informacja zawiera: nazwę towaru, typ, wydawaną ilość towaru, jednostka miary wybranego towaru, cena sprzedaży, rabat, cena netto, VAT, cena brutto, cena netto w zł., rozmiar, cena zakupu, data zakupu, nr dok wejścia (np. PZ 00001), prowizja akwizytora, numer seryjny, PKWIU, waga netto, waga brutto, oraz indeks i nazwę wg oznaczeń kontrahenta. Podczas dodawania towaru [DOPISZ ARTYKUŁ] pojawi się okno ze stanem magazynowym w którym należy wskazać sprzedawaną pozycję. Jeśli dopisujemy towar przez kartotekę artykułów [DOPISZ POPRZEZ KARTOTEKĘ ARTYKUŁÓW] program sprawdza stan magazynowy wybranego towaru, a jeśli w magazynie nie ma żądanego towaru lub wszystkie dostawy są późniejsze niż data wydania - pojawi się stosowny komunikat i towar nie dopisze się do dokumentu. Podczas dopisywania usługi [DOPISZ USŁUGĘ] pojawia się kartoteka usług. Podczas sprzedaży usług nie jest sprawdzany stan magazynowy i nie jest generowany dokument wydania WZ.

Dostawy:

Dostawy Na tej zakładce znajdują się informacje o dostawach danego towaru. Jeśli na dokumencie znajduje się kilka towarów dla każdej pozycji będzie informacja z jakiej dostawy pochodzi dany towar. Dostawę można wybrać podczas wprowadzania pozycji towarowej.

Sprzedaż 2-13


Nazwa Znaczenie Dostawy:

Dostawy Oprócz numeru i daty dokumentu zakupu (dostawy) znajduje się tu informacja o wydanej (z danej dostawy) ilości i jednostce miary tego towaru. Rabacie i cenie netto, cenie brutto i cenie po rabacie, cena zakupu, numer seryjny, termin przydatności, lokalizacja, waga netto i brutto, prowizja akwizytora oraz rozmiar towaru.

Na tej zakładce można wykonywać te same operacje (dodawać, poprawiać, usuwać pozycje asortymentowe dokumentu) co na zakładce "Pozycje".

Wydania towaru:

Skojarzone dokumenty WZ

Faktura z dokumentem magazynowym automatycznie generuje dokument wydania WZ. Dotyczy to jedynie towaru, na usługę nie generowany jest dokument WZ. Usługi nie posiadają stanu magazynowego. Jeśli faktura jest na towar i usługę dokument WZ zostanie utworzony tylko na towar. Na zakładce „Wydania zewnętrzne" znajduje się wygenerowany przez program numer WZ. Do faktury VAT magazynowej można zaimportować towar z dokumentu WZ (nie dotyczy usług). Należy wybrać tu przycisk [SKOJARZ]. Po uruchomieniu przycisku [SKOJARZ] pojawi się lista nie powiązanych dokumentów wydania towaru. Wskazujemy dokument WZ i zatwierdzamy. Program zaimportuje na FV wszystkie pozycje z dokumentu WZ. Pojawi się numer skojarzonego dokumentu WZ. Błędnie wskazany dokument źródłowy można usunąć po uruchomieniu przycisku [USUŃ]. Podczas kojarzenia dokumentu sprzedaży z WZ może pojawić się okno w którym należy wybrać sposób przeliczania ceny.

Płatności:

W główce dokumentu znajduje się sposób zapłaty (został on domyślnie przypisany do dokumentu z parametrów lub kartoteki), w rzeczywistości jednak kontrahent może zapłacić za towar inną metodą niż ta, która do niego została przypisana domyślnie. Może również połączyć klika tych metod razem np. część kwoty zapłacić gotówką a część kwoty kartą, czekiem, bonem towarowym lub przelewem. W dolnej części okna znajdują się przyciski [GOTÓWKA], [PRZELEW], [KARTA], [CZEK], [BON]. Naciskając na jeden z powyższych przycisków, należy wskazać metodę zapłaty za towar. Pojawi się okno w którym znajduje się kod waluty w jakiej dokonujemy wpłaty (może być inna niż w PLN), kwota przyjęta, kwota zapłacona, dane płatnika oraz sposób płatności. Można tam również dokonać rozliczenia wystawianego właśnie dokumentu. Do rozliczenia dokumentu dowolnym rozrachunkiem służy także przycisk [OPERACJE] na zakładce "Płatności". Nie można zatwierdzić wystawianego dokumentu np. faktury VAT, bez wybrania formy płatności (na zakładce "Płatności"). Program pilnuje również, aby suma kwot płatności była równa wartości dokumentu. W parametrach programu znajduje się opcja, która umożliwia automatyczne dodawanie domyślnej płatności przy zapisie dokumentu. Płatność ta pobierana jest automatycznie z główki dokumentu. W parametrach można również zaznaczyć opcję potwierdzania dodawania domyślnej płatności, wówczas program pyta użytkownika czy chce utworzyć płatność zgodną z ustawieniami w główce dokumentu.

2-14 Sprzedaż

Tabela 1 Informacje w oknie „Faktura VAT” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Płatności:

Metoda płatności gotówkowa/niegotówkowa Jeśli w główce dokumentu (np. faktura VAT), wybrana zostanie gotówkowa metoda płatności z natychmiastowym rozliczeniem dokumentu, to po zatwierdzeniu dokumentu program zaproponuje wystawienie dokumentu kasowego i dokument zostanie rozliczony natychmiast. Jeśli wybrana zostanie bezgotówkowa metoda np. karta, czek, bon to po zatwierdzeniu dokumentu trzeba go będzie jeszcze rozliczyć tzn. skojarzyć ten dokument z innym rozrachunkiem np. wyciągiem bankowym. Dokument można rozliczyć podczas wprowadzania sposobu zapłaty za towar na zakładce "Rozliczenia" lub po zapisaniu dokumentu np. opcja "Finanse/ Rozrachunki" lub po uruchomieniu przycisku [OPERACJE] na liście dokumentów płatności „Sprzedaż /Sprzedaż". Gotówkowa metoda rozliczenia oznacza realną wpłatę gotówki do kasy. Niegotówkowa metoda to karta płatnicza, czek, bon towarowy itp.

Uwagi:

Dowolna informacja wpisana przez użytkownika. Gotowe uwagi mogą zostać przeniesione z wzorca opisów po uruchomieniu przycisku [WSTAW OPIS]. Uwagi drukowane są na samym dole dokumentu.

Znaczniki:

Do każdego dokumentu może być przypisany jeden lub kilka znaczników. Znaczniki dają możliwość księgowania wybranych dokumentów lub grupy dokumentów na dowolnie oznaczone konto. Można stworzyć wzorzec, który pomija znaczniki, wówczas księgowanie dokumentów o wybranym kodzie odbywa się na jedno ustalone w schemacie konto. Można też stworzyć wzorzec, w którym dokumenty posiadające znacznik lub wybrane znaczniki będą księgowane na specjalne konto. Można stworzyć schemat bez znaczników i schemat ze znacznikami.Eksportując dane magazynowe, program sprawdza schemat wzorca księgowania. Czy wg schematu księgowanie ma się odbyć na jedno wspólne konto, czy ma specjalne konta zgodne ze znacznikami.

Załączniki:

Załaczniki: Poprzez załączniki program umożliwia podpinanie dowolnych plików z bazy danych lub zamapowanych dysków sieciowych (utworzonych jako folder współdzielony) do dowolnie wybranych dokumentów. Aby stworzyć własny wirtualny dysk należy skorzystać z narzędzia dostępnego z poziomu administratora. Po uruchomieniu okna „Wirtualny system plików” w systemie administrator widoczne będą wirtualne przestrzenie dyskowe. Przy pierwszym uruchomieniu programu będzie tam jedynie dostęp do bazy danych aktualnej firmy. Nie można utworzyć innego udziału umieszczonego w bazie danych. Istnieje możliwość dodawania dowolnej ilości udziałów (dysków wirtualnych), na których pliki przechowywane są w folderach. Folderem współdzielnym może być każdy zamapowany dysk sieciowy. Aby przeglądać zawartość wirtualnych dysków należy wybrać z menu opcję „Administracja/Eksplorator systemu plików”.

Alarmy:

Alarmy Program umożliwia dodawanie alarmów dla dokumentu. Można tu umieszczać wszelkie informacje do przekazania w trybie alarmowym. Alarm może być aktywny przez pewien okres czasu lub bez ograniczeń czasowych. Alarm pojawia się przy edycji dokumentu.

Sprzedaż 2-15

5. Dodawanie pozycji asortymentowej następuje po uruchomieniu przycisku [DODAJ]. Należy wówczas wybrać odpowiednią pozycję: • Artykuł • Usługa • Receptura • Import pozycji z zamówienia • Dopisz poprzez kartotekę artykułów

Po wybraniu pozycji [Dopisz poprzez kartotekę artykułów] program otwiera kartotekę towarów. W kartotece mogą znajdować się towary, których aktualnie nie ma na stanie magazynowym. Inaczej jest, jeśli wybierzemy opcje [Dopisz artykuł] - otwiera się okno z listą artykułów w magazynie. Wystawiając fakturę z dokumentem magazynowym sprawdzany jest stan magazynowy, a jeśli okaże się że danego towaru nie ma w magazynie lub dostawa tego towaru jest późniejsza niż data wydania, pojawi się stosowny komunikat i towar nie zostanie sprzedany.Do faktury z obsługa magazynu automatycznie generowany jest dokument WZ. Na usługę nie jest generowany dokument wydania WZ. Usługi nie posiadają stanu magazynowego i w związku z tym nie ma potrzeby wystawiania dokumentu rozchodu.

Inaczej jest gdy wystawiamy fakturę bez dokumentu magazynowego. Podczas wystawiania tej faktury program nie sprawdza stanu magazynowego, dlatego towar zawsze będzie można sprzedać (nawet wtedy, gdy tymczasowo nie ma go w magazynie), ale aby wygenerować do niej dokument WZ towar musi już być w magazynie.

Dodawanie: towaru, receptury oraz import z zamówienia do faktury został szczegółowo opisany w części dotyczącej dokumentu wydania zewnętrznego - WZ.

Jeśli użytkownik doda usługę pojawi się okno:

2-16 Sprzedaż

Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie „Dopisywanie usługi” zostanie omówiona w poniższej tabeli.

Tabela 2 Informacje w oknie „Dopisywanie usługi”:

Nazwa Znaczenie Pozycja dokumentu sprzedaży:

Identyfikator

W pozycji „Identyfikator” wpisujemy ręcznie lub wybieramy z kartoteki usługę. Program umożliwia wyszukanie usługi (klawisze ) po: • Indeksie własnym/ indywidualnym kontrahenta • Indeksie 2 • Nazwie własnej • Nazwie własne/ indywidualnej kontrahenta • Kodzie kreskowym

Ilość artykułu:

Opakowań zbiorczych

Jednostka własna

Usługi nie posiadają opakowań zbiorczych, dlatego pole to jest nieaktywne. Sprzedawana ilość usługi (w jednostkach miary np. godzina, minuta), domyślnie jeden.

Wybierz usługę

Wybierz cenę katalogową

Naciśnij klawisz aby porównać ilości/ ceny własne i kontrahenta.

Cena netto/brutto zależy od sposobu liczenia wartości dokumentu z główki

Sprzedaż 2-17

Tabela 2 Informacje w oknie „Dopisywanie usługi” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Cena katalogowa:

Rodzaj ceny

Cena katalogowa brutto/ netto

Cena katalogowa brutto /netto pobierana jest w następującej kolejności: 1. Jeśli kontrahent ma określoną na dany asortyment cenę indywidualną, to

zostaje ona wybrana. 2. Jeśli nie istnieje cena indywidualna, to pobierany jest rodzaj ceny z główki

dokumentu. 3. Jeśli w główce nie jest określony rodzaj cen sprzedaży, to wybierany jest ten

określony w opcjach firmy. Cena katalogowa zależy od sposobu liczenia ustawionego w główce dokumentu („od brutto” lub „od netto”). Rodzaj ceny można zmienić (przycisk ) lub

wprowadzić nową cenę - otwierając słownik rodzajów cen (przycisk ) lub cenę wpisać ręcznie. Cena katalogowa pobierana jest z aktualnego zatwierdzonego i zapisanego cennika. Cena katalogowa dotyczy wszystkich usług.

Cena przed rabatem Jeśli cena katalogowa jest w tej samej walucie, co dokument sprzedaży, to pole „cena przed rabatem” będzie takie same jak cena katalogowa. Jeśli cena katalogowa jest w innej walucie niż dokument, to najpierw zostanie przeliczona na PLN wg. tabeli kursowej określonej w główce dokumentu, a następnie znów przeliczona na walutę dokumentu z użyciem kursu podanego w główce.

Rabat:

Rodzaj rabatu

Rabat

Rabat dla pozycji przepisuje się z główki dokumentu. Jeśli w główce nie ma rabatu, to domyślnie jest ustawiona wartość rabatu z kartoteki towaru lub z opcji firmy. Rabat można zmienić, podobnie jak cenę po przez wybór innej pozycji (przycisk ) Korzystając ze słownika rabatów można wprowadzić nowy rabat

(przycisk ) lub można wpisać procentową wartość rabatu ręcznie.

Cena sprzedaży:

Cena netto

Stawka VAT

Cena brutto

Cena netto jest ceną usługi bez podatku VAT po uwzględnieniu rabatu. Domyślna wysokość stawki VAT wprowadzana przy dodawaniu usługi do kartoteki towarów i podpowiadana przy dopisywaniu usługi na dokument. Może

być wybrana z listy słownika stawek VAT przez naciśnięcie lub .

Cena brutto jest ceną usługi z naliczonym podatkiem VAT.

Numery seryjne:

Sprzedaży Numer seryjny można nadać dla dowolnego rodzaju artykułu w dowolnym dokumencie. Numer seryjny Sprzedawcy – można go podawać jedynie na WZ, PA, FS, FE, WDT i KS. Przechowywany jest w magazynie tylko wtedy, gdy towar wrócił na skutek Korekty Sprzedaży. Pole z numerami dostępne są na wydrukach.

Prowizja akwizytora:

Prowizja Prowizja akwizytora pobierana jest z główki dokumentu, lecz dla każdej pozycji może być wpisana ręcznie.

Uwagi:

Uwagi Uwagi o usłudze

2-18 Sprzedaż

Tabela 2 Informacje w oknie „Dopisywanie usługi” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Zamknij okno po zapisie pozycji

Po zaznaczeniu tej opcji za każdym razem po wprowadzeniu usługi trzeba otwierać nowe okno do wprowadzania kolejnej pozycji. Jeśli opcja nie jest zaznaczona po zapisaniu usługi okno nie jest zamykane można wprowadzać kolejną usługę.

Po uruchomieniu przycisku [OPERACJE] pojawia się okno, w którym porównywane są ilości i ceny własne z ilościami i cenami kontrahenta. Jeśli kontrahent nie posiada ustawień alternatywnych ceny własne oraz ceny kontrahenta będą takie same. Ceny i jednostki kontrahenta pobierane są z ustawień alternatywnych. Ceny własne z aktualnego cennika. Jednostka własna pobierana jest z kartoteki towaru.

Uruchamiając klawisz [OPERACJE] program umożliwia wyświetlanie: • Ilości i cen własnych • Ilości i cen kontrahenta

Istnieje możliwość porównania obu tych cen i jednostek miar.

Porównanie oby tych cen i ilości jest konieczne, ponieważ wartości wyliczone w jednostkach własnych mogą się nieznacznie różnić od wartości wyliczanych w jednostkach kontrahenta. Chodzi tu szczególnie o zaokrąglenia.

Ilość własna Ilość kontrahenta

Wartość własna Wartość kontrahenta

Sprzedaż 2-19

Na wydrukach dokumentów wszystkie ceny, ilości i wartości dostępne są dwukrotnie: własne i w jednostkach kontrahenta.

Usługi nie posiadają stanu magazynowego. Faktura na usługę nie generuje dokumentu wydania WZ. Jeśli faktura jest na towar i usługę dokument WZ zostanie utworzony tylko na towar.

Do faktury VAT można zaimportować towar z dokumentu WZ (nie dotyczy usług). Należy wybrać przycisk [SKOJARZ] na zakładce „Wydania towaru” podczas wystawiania faktury.

Po uruchomieniu przycisku [SKOJARZ] pojawi się lista nie powiązanych dokumentów wydania towaru.

Należy wskazać odpowiedni dokument i nacisnąć przycisk [WYBIERZ]. Program zaimportuje na FV wszystkie pozycje z dokumentu WZ. Na zakładce „Wydania towaru pojawi się numer skojarzonego dokumentu.

Błędnie wskazany dokument źródłowy można usunąć po uruchomieniu przycisku [USUŃ].

Istnieje możliwość nadania rabatu dla całego dokumentu po zapisaniu faktury. Do tego celu służy przycisk [OPERACJE] wewnątrz dokumentu.

Po uruchomieniu tego przycisku pojawi się okno:

Wartość brutto dokumentu

Zaznacz, jeśli chcesz aby rabat dodał się do dotychczasowego rabatu

Wpisz wartość rabatu

Dokument WZ nie powiązanych z żadną FV

2-20 Sprzedaż

Jeśli faktura sprzedaży ma jakieś skojarzone dokumenty WZ, to podczas jej edycji, po wciśnięciu przycisku [OPERACJE] dostępna jest opcja „Przepisz znaczniki do skojarzonych WZ”.

Powoduje ona skopiowanie znaczników w fakturze sprzedaży do wszystkich skojarzonych, nie zablokowanych WZ.

Wyszukiwanie dokumentów zawierających artykuł Program umożliwia wyszukiwanie dokumentów zawierających konkretny artykuł, numer seryjny/licencji dostawcy lub sprzedaży. Opcja ta jest dostępna po uruchomieniu klawisza [OPERACJE] i wybraniu pozycji "Wyszukaj dokumenty zawierające artykuł".

Pojawia się okno:

Jeśli znamy identyfikator artykułu – wpisujemy go w oknie lub szukamy po uruchomieniu klawiszy , .

Dodatkowo, jeśli znamy nazwę skróconą odbiorcy, naciskamy i szukamy dokument odbiorcy.

Program umożliwia poszukiwanie dokumentu po numerze seryjnym/licencji dostawcy lub sprzedaży. Do szukania numeru seryjnego/licencji można użyć znaku "%"- który zastępuje dowolny ciąg znaków.

Na przykład, jeśli szukamy artykuł z numerem seryjnym dostawcy "jabłka 203" można wpisać np. "jabłka %" - program wyszuka wszystkie artykuły z numerem seryjnym dostawcy zaczynającym się od słowa jabłka.

Jeśli wpiszemy "% 203" program wyszuka wszystkie artykuły z numerem seryjnym dostawcy, które kończą się numerem 203.

Omawiana opcja wyszukiwania dokumentu wykorzystywana jest szczególnie wtedy, gdy znamy identyfikator artykułu, numer seryjny dostawcy lub odbiorcy, a nie znamy

Wybierz sposób wyszukania

Wpisz identyfikator artykułu

Sprzedaż 2-21

numeru dokumentu sprzedaży. Nie wiemy na którym dokumencie znajduje się ten towar.

Program wyszukuje dokument z poprawnie wpisanym numerem seryjnym i pokazuje go w tabeli. Jeśli znajdzie więcej dokumentów wyświetli je wszystkie w poniższym oknie:

Jeśli użytkownik naciśnie klawisz [Idź do...] program wskaże wyszukany dokument na liście dokumentów płatności w oknie "Sprzedaż - paragony, faktury".

Opcja jest szczególnie pomocna, jeśli musimy wystawić dokument korekty i znamy tylko numer seryjny odbiorcy korygowanego towaru, a nie wiemy do której faktury ma być wystawiona korekta.

Po uruchomieniu klawisza [Skojarz z Fakturą] - podczas wystawiania korekty sprzedaży, pojawia się lista dokumentów sprzedaży. W dolnej części tej listy znajduje się klawisz [OPERACJE] i opcja "Wyszukaj dokumenty zawierające artykuł".

Zasada wyszukiwania dokumentu z wpisanym artykułem jest taka sama jak opisano powyżej.

Faktura VAT bez dok. magazynowego Faktura jest jednym z ważniejszych i najczęściej wystawianych oraz drukowanych dokumentów sprzedaży. W programie można wystawić dwa rodzaje faktury VAT. Jedną z nich jest faktura bez dokumentu magazynowego. Aby wystawić fakturę bez dokumentu magazynowego, magazyn nie musi być zaopatrzony w rozchodowane towary. Ten warunek (towar w magazynie) jest konieczny dopiero wówczas, gdy do faktury generowany jest dokument WZ. Jeśli towaru nie ma w magazynie a istnieje już potrzeba wystawienia faktury VAT użytkownik może wystawić fakturę bez dokumentu magazynowego.

Naciśnij, aby program wskazał znaleziony dokument na liście dokumentów płatności

2-22 Sprzedaż

Aby wystawić Fakturę VAT bez dokumentu magazynowego należy:

1. Uruchomić opcję „Sprzedaż /Sprzedaż” 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 3. Wybrać pozycję „Dodaj fakturę VAT bez dokumentu magazynowego”

Okno, które się pojawi, jest takie same jak przy wystawianiu faktury z dokumentem magazynowym. Jedyna różnica to taka, iż nie pojawia się zakładka „Dostawy” w której znajdują się informacje o tym z której dostawy pochodzi dany towar.

Dokument ten nie jest powiązany z magazynem i zawsze można go wystawić, nawet wówczas gdy stan jest zerowy.

Generowanie dokumentu WZ do faktury bez dokumentu magazynowego odbywa się na liście dokumentów sprzedaży (opcja "Sprzedaż/ Sprzedaż"). Należy ustawić się na fakturze, uruchomić przycisk i wybrać opcję "Wygeneruj WZ do tej faktury/paragonu" na liście dokumentów sprzedaży.

Pojawi się okno "Parametry nowej WZ", gdzie należy wybrać datę wystawienia dokumentu WZ oraz wpisać ewentualne uwagi. Po naciśnięciu przycisku dokument WZ wygeneruje się.

Więcej informacji ... Informacje na temat wystawiania faktury i dodawania pozycji asortymentowej można znaleźć w części dotyczącej faktury z dokumentem magazynowym.

Sprzedaż 2-23

Paragon

Paragon podobnie jak inne dokumenty sprzedaży można wystawić na dwa różne sposoby. Paragon z dokumentem magazynowym oraz paragon bez dokumentu magazynowego.

Paragon z dok. magazynowym Jest to typowy dokument sprzedaży powiązany z magazynem, gdzie warunkiem jego wystawienia jest posiadanie na stanie odpowiedniej ilości towaru.

Jeśli towaru nie będzie w magazynie paragon nie zostanie wystawiony. W takim przypadku można wystawić jedynie paragon bez dokumentu magazynowego, gdzie nie sprawdzany jest stan magazynowy. Paragon bez dokumentu magazynowego został omówiony w dalszej części niniejszej instrukcji.

Aby wystawić paragon z dokumentem magazynowym należy:

1. Uruchomić opcję „Sprzedaż /Sprzedaż” 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 3. Wybrać pozycję „Dodaj paragon z dokumentem magazynowym ” lub nacisnąć

klawisze [Ctrl+1]

2-24 Sprzedaż

4. Pojawi się okno:

Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie „Paragon” zostanie omówiona w poniższej tabeli.

Tabela 3 Informacje w oknie „Paragon [tryb magazynowy]”:

Nazwa Znaczenie Dat sprzedaży: Data sprzedaży Data sprzedaży towaru, domyślnie bieżąca data. Można ją wpisać ręcznie lub

wybrać z kalendarza (przycisk ).

Akwizytor:

Nazwa Domyślny akwizytor przypisany do płatnika.

Kod dokumentu sprzedaży

Tu znajduje się dokument WZ utworzony automatycznie podczas wystawiania paragonu oraz inne skojarzone z nim dokumenty wydania

Numer paragonu wygenerowany na podstawie wybranego kodu

Naciśnij, aby nadać rabat dla całego dokumentu. Przepisz znaczniki do skojarzonych WZ

Sprzedaż 2-25

Tabela 3 Informacje w oknie „Paragon [tryb magazynowy]’:

Nazwa Znaczenie Dokument: Nazwa

Prowizja

Domyślny akwizytor przypisany do płatnika. Akwizytora można wybrać z listy (przycisk ). Można wprowadzić nowego akwizytora. Do akwizytora przypisana jest odpowiednia prowizja (podana w procentach). Prowizję można wpisać lub zmienić na inną.

Kod dokumentu Wyświetla domyślny kod dokumentu sprzedaży. Jeżeli użytkownik zdefiniował inny kod dokumentu niż standardowy w opcji „Słowniki/ Kody dokumentów/ Sprzedaż”, będzie można go tu podać.

W programie, jeśli zaistnieje potrzeba, można stosować własne rodzaje (sygnatury) dokumentów sprzedaży, które użytkownik może sam zdefiniować w opcji „Kody dokumentów magazynowych”. W pozycji „Kod dokumentu” wybieramy z listy (przycisk ) odpowiedni kod dokumentu sprzedaży.

Numeracja paragonu uzależniona jest od wybranego kodu dokumentu, a format numeru wg skonstruowanego przez użytkownika dokumentu sprzedaży. Program podpowiada kolejny numer paragonu. Istnieje możliwość zmiany numeru dokumentu i wpisania właściwego numeru ręcznie. Zmiana standardowego kodu powoduje zmianę nazwy dokumentu oraz wygenerowanie nowego numeru wg odpowiedniej maski numeracji. Domyślny kod dokumentu sprzedaży znajduje się w opcji „Kartoteki\ Magazyny”, zakładka „Domyślne kody dokumentów”.

Numer Kolejny numer dokumentu podpowiadany przez program. Użytkownik może go dowolnie zmieniać, pod warunkiem, że będzie unikalny. Nadany numer na swoje odbicie w pozycji „maska”, gdzie można sprawdzić wygląd numeru wprowadzanego dokumentu.


Sygnatura Istnieje możliwość wpisania własnej dowolnej sygnatury. Numer ten będzie drukowany na dokumencie.

Płatność:

Sposób płatności Informacja o sposobie zapłaty na dokumencie płatności. Informacja ta przenoszona jest domyślnie z parametrów firmy. Sposób płatności można zmienić lub wybrać (przycisk ) na dokumencie. Sposoby płatności są pobierane ze słownika sposobów zapłaty. Na podstawie sposobu zapłaty program wylicza datę płatności.


Waluta:

Tabela kursowa Numer tabeli kursowej, zawiera odpowiedni dla wybranej waluty kurs na określony dzień. Jeśli wydajemy towar w obcej walucie, należy sprawdzić (ewentualnie ustawić) walutę na dokumencie. W każdym miejscu w programie, gdzie pojawia się waluta użytkownik może ją przeliczyć na inną walutę. Podczas wprowadzania dokumentu program na podstawie „Daty wystawienia” automatycznie dokonuje wyboru odpowiedniej tabeli kursowej (pole „Daty ważności” w tabelach). Tabelę kursową można zmienić (przycisk ). Tabele kursowe mają także znaczenie, jeśli prowadzone są cenniki walutowe. Pomagają wtedy przeliczyć cenę sprzedaży towaru z waluty ceny katalogowej na walutę dokumentu.

2-26 Sprzedaż

Tabela 3 Informacje w oknie „Paragon [tryb magazynowy]” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Grupowanie pozycji:

Grupowanie pozycji Program umożliwia grupowanie pozycji towarowych na dokumencie. Tak jak w dokumencie te same pozycje towarowe będą grupowane na wydruku. Grupowanie pozycji polega na sklejaniu tych samych pozycji towarowych . Można wykluczyć z grupowania pozycje które różnią się rozmiarem, lokalizacjami artykułu, terminem przydatności, dostawami tego samego artykułu, numerem seryjnym dostawcy, numerem seryjnym sprzedaży, uwagami, ceną zakupu. Mogą być sklejane pozycje które maja te same indeksy wg kontrahenta. Zaznaczamy wtedy właściwa opcję (przycisk ) . Grupowanie może być domyślnie włączone/wyłączone w opcji („Kartoteki/Magazyny” na zakładce „Grupowanie”).

Ceny i rabaty:

Rodzaj ceny Domyślny wariant ceny proponowany na dokumentach sprzedaży (np. cena detaliczna) na podstawie ustawień w parametrach firmy. Można go zmienić naciskając przycisk . Użytkownik niezależnie od działań programu, zawsze może wybrać dowolny rodzaj cen (przycisk ). Jeśli zaznaczone jest pole „Automatycznie zamień cenę katalogowa na cenę promocyjną”, program sprawdza, czy na daną dostawę towaru została określona cena promocyjna, jeśli tak, używa jej. Jeśli zostanie wybrany rodzaj cen sprzedaży wyliczany na bieżąco od cen zakupu, kontrolki pozwalające na pisanie wartości cen sprzedaży na formularzu wprowadzania pozycji zostaną zablokowane, wyświetlą się zerowe ceny, a program wyliczy właściwe przy dopisywaniu każdej dostawy do pozycji dokumentu. Program pilnuje, by cena sprzedaży nie była niższa od ceny zakupu, jeżeli tak jest, wyświetla odpowiedni komunikat. Mimo określenia rodzaju ceny lub ustawienia ceny promocyjnej, użytkownik może zawsze cenę sprzedaży zmienić, wpisując odpowiednią wartość, lub nadając towarom odpowiedni rabat. W przypadku cen walutowych, program przelicza je na złotówki, lub inną walutę określoną w główce dokumentu.

Rodzaj rabatu Domyślny rodzaj rabatu z parametrów firmy. Użytkownik zawsze może go zmienić. Po uruchomieniu przycisku pojawia się lista rabatów ze słownika rodzajów rabatów. Zmiana tytułu rabatu nie powoduje zmiany w istniejących pozycjach dokumentu, jest on podpowiadany tylko przy dopisywaniu towarów. Wyjątkiem jest nadanie rabatu progowego – wtedy rabaty są usuwane ze wszystkich pozycji dokumentu. Warunkiem naliczania rabatu progowego jest zdefiniowanie w słowniku rabatów wartości poszczególnych progów oraz określenie wysokości rabatów w tych progach. Szczegółowy opis znajduje się w rozdziale Słowniki.

Pozycje dokumentu:

Pozycje: Informacja o: towarze, usłudze, recepturze, po imporcie z zamówienia. Po naciśnięciu przycisku [DODAJ] wybieramy odpowiednią pozycję asortymentową. Informacja zawiera: nazwę towaru, typ, wydawaną ilość towaru, jednostkę miary wybranego towaru, cenę sprzedaży, rabat, cenę netto, VAT, cenę brutto, cenę netto w zł., rozmiar, cenę zakupu, datę zakupu, nr dok wejścia (np. PZ 00001), prowizję akwizytora, numer seryjny, PKWIU, waga netto, waga brutto, oraz indeks alternatywny.

Sprzedaż 2-27

Tabela 3 Informacje w oknie „Paragon [tryb magazynowy]” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Pozycje dokumentu:

Pozycje Podczas dodawania towaru (przycisk [DOPISZ ARTYKUŁ]) pojawia się okno ze stanem magazynowym w którym należy wskazać sprzedawaną pozycję.

Jeśli dopisujemy towar przez kartotekę artykułów (przycisk [DOPISZ POPRZEZ KARTOTEKĘ ARTYKUŁÓW]) program sprawdza stan magazynowy wybranego towaru, a jeśli w magazynie nie ma żądanego towaru lub wszystkie dostawy są późniejsze niż data wydania - pojawi się stosowny komunikat i towar nie dopisze się do dokumentu.

Podczas dopisywania usługi (przycisk [DOPISZ USŁUGĘ]) pojawia się kartoteka usług.

Podczas sprzedaży usług nie jest sprawdzany stan magazynowy i nie jest generowany dokument wydania WZ.

Dostawy:

Dostawy Informacje o dostawach towaru. Jeśli na dokumencie znajduje się kilka towarów dla każdej pozycji będzie informacja z jakiej dostawy został wydany. Dostawę można wybrać podczas wprowadzania pozycji towarowej.

Oprócz numeru i daty dokumentu zakupu (dostawy) znajduje się tu informacja o rozchodowanej ilości i jednostce miary tego towaru, rabacie i cenie zakupu, wartość zakupu, lokalizacja, numer seryjny, termin przydatności, numer dokumentu zakupu, informacje o opakowaniach zbiorczych.

Wydania towaru:


Paragon z dokumentem magazynowym automatycznie generuje dokument wydania WZ. Dokument WZ generowany jest tylko na towar. Usługi nie posiadają stanu magazynowego wiec paragon na usługę nie generuje dokumentu wydania WZ. Jeśli dokument jest na towar i usługę WZ zostanie utworzony tylko na towar. Na zakładce „Wydania zewnętrzne" znajduje się wygenerowany przez program numer WZ.

Do paragonu można zaimportować towar z dokumentów WZ (nie dotyczy usług). Należy wybrać tu przycisk [SKOJARZ]. Po uruchomieniu przycisku [SKOJARZ] pojawi się lista nie powiązanych dokumentów wydania towaru. Wskazujemy dokument WZ i zatwierdzamy.

Program zaimportuje pozycje z dokumentu WZ. Pojawi się numer skojarzonego dokumentu WZ. Po uruchomieniu przycisku [USUŃ] można usunąć błędnie wskazany dokument źródłowy.

Płatności:

W główce dokumentu znajduje się sposób zapłaty (został on domyślnie przypisany do dokumentu z parametrów lub kartoteki), w rzeczywistości jednak kontrahent może zapłacić za towar inną metodą niż ta, która do niego została przypisana domyślnie. Może również połączyć klika tych metod razem np. część kwoty zapłacić gotówką a część kwoty kartą, czekiem, bonem towarowym lub przelewem.W dolnej części okna znajdują się przyciski [GOTÓWKA], [PRZELEW], [KARTA], [CZEK], [BON].

2-28 Sprzedaż

Tabela 3 Informacje w oknie „Paragon” (ciąg dalszy):


Naciskając na jeden z powyższych przycisków, należy wskazać metodę zapłaty za towar. Pojawi się okno w którym znajduje się kod waluty w jakiej dokonujemy wpłaty (może być inna niż w PLN), kwota przyjęta, kwota zapłacona, dane płatnika oraz sposób płatności. Można tam również dokonać rozliczenia wystawianego właśnie dokumentu. Do rozliczenia dokumentu dowolnym rozrachunkiem służy także przycisk [OPERACJE] na zakładce "Płatności". Nie można zatwierdzić wystawianego dokumentu np. paragnu, bez wybrania formy płatności (na zakładce "Płatności"). Program pilnuje również, aby suma kwot płatności była równa wartości dokumentu. W parametrach programu znajduje się opcja, która umożliwia automatyczne dodawanie domyślnej płatności przy zapisie dokumentu. Płatność ta pobierana jest automatycznie z główki dokumentu. W parametrach można również zaznaczyć opcję potwierdzania dodawania domyślnej płatności, wówczas program pyta użytkownika czy chce utworzyć płatność zgodną z ustawieniami w główce dokumentu. Metoda płatności gotówkowa/niegotówkowa Jeśli w główce dokumentu (np. faktura VAT), wybrana zostanie gotówkowa metoda płatności z natychmiastowym rozliczeniem dokumentu, to po zatwierdzeniu dokumentu program zaproponuje wystawienie dokumentu kasowego i dokument zostanie rozliczony natychmiast. Jeśli wybrana zostanie bezgotówkowa metoda np. karta, czek, bon to po zatwierdzeniu dokumentu trzeba go będzie jeszcze rozliczyć tzn. skojarzyć ten dokument z innym rozrachunkiem np. wyciągiem bankowym. Dokument można rozliczyć podczas wprowadzania sposobu zapłaty za towar na zakładce "Rozliczenia" lub po zapisaniu dokumentu np. opcja "Finanse/ Rozrachunki" lub po uruchomieniu przycisku [OPERACJE] na liście dokumentów płatności „Sprzedaż /Sprzedaż". Gotówkowa metoda rozliczenia oznacza realną wpłatę gotówki do kasy. Niegotówkowa metoda to karta płatnicza, czek, bon towarowy itp.

Uwagi:

Dowolna informacja wpisana przez użytkownika. Gotowe uwagi mogą zostać przeniesione ze wzorca opisów po uruchomieniu przycisku [WSTAW OPIS]. Uwagi drukowane są na samym dole dokumentu.

Znaczniki:

Do każdego dokumentu może być przypisany jeden lub kilka znaczników. Znaczniki dają możliwość księgowania wybranych dokumentów lub grupy dokumentów na dowolnie oznaczone konto.

Można stworzyć wzorzec, który pomija znaczniki, wówczas księgowanie dokumentów o wybranym kodzie odbywa się na jedno ustalone w schemacie konto. Można też stworzyć wzorzec, w którym dokumenty posiadające znacznik lub wybrane znaczniki będą księgowane na specjalne konto. Można stworzyć schemat bez znaczników i schemat ze znacznikami.

Eksportując dane magazynowe, program sprawdza schemat wzorca księgowania. Czy wg schematu księgowanie ma się odbyć na jedno wspólne konto, czy ma specjalne konta zgodne ze znacznikami..

Sprzedaż 2-29

Tabela 3 Informacje w oknie „Paragon” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Załączniki:

Poprzez załączniki program umożliwia podpinanie dowolnych plików z bazy danych lub zamapowanych dysków sieciowych (utworzonych jako folder współdzielony) do dowolnie wybranych dokumentów. Aby stworzyć własny wirtualny dysk należy skorzystać z narzędzia dostępnego z poziomu administratora. Po uruchomieniu okna „Wirtualny system plików” w systemie administrator widoczne będą wirtualne przestrzenie dyskowe. Przy pierwszym uruchomieniu programu będzie tam jedynie dostęp do bazy danych aktualnej firmy. Nie można utworzyć innego udziału umieszczonego w bazie danych. Istnieje możliwość dodawania dowolnej ilości udziałów (dysków wirtualnych), na których pliki przechowywane są w folderach. Folderem współdzielnym może być każdy zamapowany dysk sieciowy. Aby przeglądać zawartość wirtualnych dysków należy wybrać z menu opcję „Administracja/Eksplorator systemu plików”.

Alarmy:

Program umożliwia dodawanie alarmów dla dokumentu. Można tu umieszczać wszelkie informacje do przekazania w trybie alarmowym. Alarm może być aktywny przez pewien okres czasu lub bez ograniczeń czasowych. Alarm pojawia się przy edycji dokumentu.

Pozycja „Rodzaj rabatu” w nagłówku dokumentu zawiera stały rabat dla całego dokumentu, pozycja „Rodzaj ceny” jeden zdefiniowany rodzaj ceny dla wszystkich towarów. Indywidualne rabaty oraz indywidualny rodzaj ceny ustawiamy podczas dodawania pozycji asortymentowych.

Podczas sprzedaży detalicznej, domyślny rodzaj ceny sprzedaży, rabat, sposób płatności pobierany jest z parametrów firmy. Domyślny rodzaj ceny można zmienić przy poszczególnych pozycjach towarowych.

5. Aby wprowadzić nową pozycję należy nacisnąć [DODAJ]. Po naciśnięciu przycisku wybrać: • Artykuł • Usługę • Recepturę • Import z zamówienia • Dopisz poprzez kartotekę artykułów

Dodawanie towaru, usługi, receptury oraz import z zamówienia do faktury i kojarzenie z dokumentem WZ zostało szczegółowo opisane w części dotyczącej dokumentu wydania zewnętrznego oraz faktury VAT.

6. Nacisnąć [ZAPISZ]. Rezygnując z zapisania danych nacisnąć [ANULUJ].

2-30 Sprzedaż

Istnieje możliwość nadania rabatu dla całego dokumentu po zapisaniu paragonu. Rabat może być procentowy lub kwotowy. Do tego celu służy przycisk [OPERACJE] wewnątrz dokumentu.

Wystawianie faktur VAT do istniejących paragonów Do istniejącego paragonu można wystawić fakturę VAT. Do paragonu może być wystawiona tylko jedna faktura.

Aby wystawić fakturę VAT do paragonu należy:

1. Uruchomić opcję „Sprzedaż/Sprzedaż” 2. Odszukać interesujący nas paragon 3. Nacisnąć przycisk [EDYTUJ]

4. Uruchomi się paragon z wprowadzonymi danymi 5. W nagłówku paragonu pojawi się pozycja „Faktura VAT do paragonu” 6. W miejscu „Wstaw fakturę do tego paragonu” nacisnąć przycisk, który znajduje

się obok. 7. Pojawi się pytanie „ Czy chcesz wystawić fakturę sprzedaży do tego paragonu?” 8. Jeśli odpowiemy na pytanie twierdząco pojawią się dodatkowe pozycje.

W oknie „Paragon” pojawią się dodatkowe pozycje:

Dodatkowe pozycje paragonu związane z fakturą VAT

Pozycja pojawia się po zatwierdzeniu pytania o fakturę VAT

Sprzedaż 2-31

• Nazwa pełna nabywcy • NIP • Kod kreskowy • Dane adresowe (ulica, numer domu, numer lokalu, kod, miejscowość, państwo

nabywcy) • Pola związane z numeracją (numer, maska, data wystawienia)

Dane adresowe, NIP oraz kod kreskowy są zapamiętywane w główce dokumentu, nie trafiają do kartoteki kontrahentów.

Data wystawienia faktury nie może być wcześniejsza niż paragon. Dokument otrzymuje kolejny numer zgodnie z maską numeracji definiowaną w kodach dokumentów, z uwzględnieniem podanej daty wystawienia FV.

Tak wystawiona faktura nie pojawia się w żadnych zestawieniach, nie jest widoczna jako osobna pozycja w rejestrze dokumentów sprzedaży. Istnieje dalej jako paragon z tymi samymi danymi oraz z tym samym pierwotnie wprowadzonym kodem dokumentu np. PA.

W kolumnie „Nazwa FS do PA” na liście dokumentów, znajduje się napis „Faktura do paragonu”, który odróżnia zwykłe paragony oraz faktury VAT od faktur do paragonów.

W kolumnie „Numer FS do PA” znajduje się z numerem faktury do paragonu.

Po paragonu może być wystawiona tylko jedna faktura.

Jeśli chcemy skasować fakturę sprzedaży wystawioną do paragonu należy nacisnąć przycisk „Usuń fakturę wystawioną do tego paragonu” w nagłówku paragonu. Pojawi się wówczas pytanie „Czy chcesz skasować fakturę sprzedaży do tego paragonu?”. Jeśli odpowiemy twierdząco na zadane pytanie faktura zostanie usunięta. Znikną wszystkie dodatkowe pozycje, które były związane z wystawianą do paragonu fakturą VAT.

Ponieważ paragon i faktura VAT do paragonu są widoczne w jednym wierszu edycja odbywa się tak samo jak edycja paragonu. Na fakturze VAT do paragonu widoczne będą dodatkowo pola związane z fakturą VAT (kontrahent, numer FV, itp.).

Program umożliwia jedynie zmianę numeru faktury oraz datę jej wystawienia.

Usuwanie oraz edycja faktury do paragonu możliwa jest jedynie przez użytkownika, który posiada odpowiednie uprawnienia. Jeśli dokument jest zablokowany opcja usunięcia lub edycji jest niemożliwa.

Kasowanie paragonu do którego wystawiono fakturę VAT odbywa się w ten sam sposób jak kasowanie innego dokumentu sprzedaży. W oknie „Sprzedaż – paragony, faktury” naciskamy przycisk [USUŃ].

Aby wydrukować fakturę VAT do paragonu należy nacisnąć ikonę w prawym górnym rogu okna „Sprzedaż – paragony, faktury”.

2-32 Sprzedaż

Pojawi się okno:

W oknie „Potwierdzenie” wybieramy odpowiedni dokument (domyślnie „Faktura VAT”) i zatwierdzamy.

Paragon bez dok. magazynowego Paragon podobnie jak inne dokumenty sprzedaży można wystawić na dwa różne sposoby. Jednym z nich jest paragon bez dokumentu magazynowego. Jest to dokument nie powiązany z magazynem, który można wystawić w każdej sytuacji, nawet wtedy gdy nie mamy towaru w magazynie a istnieje konieczność wystawienia paragonu. Aby przystąpić do procedury wystawienia paragonu bez dokumentu magazynowego należy:

1. Uruchomić opcję "Sprzedaż /Sprzedaż" 2. Wybrać pozycję „Dodaj paragon z dokumentem magazynowym ” lub nacisnąć

klawisze [Shift +Ctrl+1]

Okno, które się pojawi, jest takie jak przy wystawianiu paragonu z dokumentem magazynowym. Nie pojawia się zakładka „Dostawy” w której znajdują się informacje o tym z której dostawy pochodzi dany towar.


Generowanie dokumentu WZ do paragonu bez dokumentu magazynowego odbywa się na liście dokumentów sprzedaży (opcja "Sprzedaż/ Sprzedaż"). Należy ustawić się na paragonie, uruchomić przycisk i wybrać opcję "Wygeneruj WZ do tej faktury/paragonu" na liście dokumentów sprzedaży.


Więcej informacji ... Informacje na temat wystawiania paragonu i dodawania pozycji asortymentowej można znaleźć w części dotyczącej paragon z dokumentem magazynowym.

Pola do wyboru

Sprzedaż 2-33

Faktura eksportowa

Fakturę eksportową można wystawić w programie na dwa różne sposoby: • Faktura eksportowa z dokumentem magazynowym • Faktura eksportowa bez dokumentu magazynowego

Faktura eksportowa z dok. magazynowym Jest to dokument sprzedaży powiązany z magazynem, gdzie warunkiem jego wystawienia jest posiadanie na stanie odpowiedniej ilości towaru.

Jeśli towaru nie ma w magazynie faktura nie zostanie wystawiona. W takim przypadku można wystawić jedynie fakturę eksportową bez dokumentu magazynowego, gdzie nie sprawdzany jest stan magazynowy. Opis FE bez dokumentu magazynowego został umieszczony w dalszej części instrukcji.

Aby przystąpić do procedury wystawienia faktury eksportowej z dokumentem magazynowym należy: 1. Uruchomić opcję „Sprzedaż/Sprzedaż” 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 3. Wybrać pozycję „Dodaj fakturę eksportową z dokumentem magazynowym” lub

nacisnąć klawisze [Ctrl+3]. 4. Pojawi się następujące okno:

2-34 Sprzedaż

Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie „Faktura eksportowa [tryb magazynowy]” zostanie omówiona w poniższej tabeli.

Wybierz kontrahentaz kartoteki

Naciśnij, aby nadać rabat dla całego dokumentu

Informacja o wygenerowanym numerze WZ oraz inne skojarzone z tąfakturą dokumenty wydania

Sprzedaż 2-35

Tabela 1 Informacje w oknie ”Faktura eksportowa [tryb magazynowy]”:

Nazwa Znaczenie Data sprzedaży: Data sprzedaży Data sprzedaży towaru, domyślnie bieżąca data. Można ją wpisać ręcznie lub

wybrać z kalendarza (przycisk ).

Odbiorca: Odbiorca Nazwa kontrahenta, dla którego wystawiana jest faktura. W pozycji „Nazwa”

wybieramy odbiorcę (przycisk - po kliknięciu na polu) lub, jeśli istnieje taka potrzeba wprowadzamy nowego kontrahenta (przycisk [DODAJ] w kartotece kontrahentów).

Po uruchomieniu listy kontrahentów należy wskazać właściwego kontrahenta i nacisnąć przycisk [WYBIERZ]. Po wybraniu kontrahenta z listy program przeniesie jego dane na dokument, tj.: numer NIP, kod kreskowy, nazwa skrócona płatnika, rodzaj ceny, osoba upoważniona, rodzaj rabatu, akwizytor (jeśli dane te są przypisane w kartotece). Program samodzielnie odszuka kontrahenta, jeśli wypełnimy jedno z pól: • „Nazwa skrócona odbiorcy” • „NIP odbiorcy” • „Kod kreskowy odbiorcy” Jeśli wpisana nazwa będzie niepoprawna, program otworzy kartotekę kontrahentów.

Nabywca Nazwa firmy będącej płatnikiem pobierana z kartoteki kontrahentów, proponowana na dokumentach sprzedaży. Domyślnie, płatnikiem jest odbiorca (przy nie ustawionej opcji w kartotece „Ustawienia domyślne - nabywca”). Nabywcę można zmienić (przycisk ), program ściągnie wówczas jego wartości domyślne dotyczące ceny sprzedaży, waluty, rabatu, skrótów alternatywnych itd.

Osoba upoważniona:

Osoba upoważniona Imię i nazwisko domyślnej osoby upoważnionej do podpisu faktury. Lista dostępna jest po naciśnięciu przycisku .

Akwizytor:

Akwizytor Domyślny akwizytor przypisany do płatnika, lub wybrany z listy (przycisk ). Po uruchomieniu przycisku istnieje możliwość wprowadzania nowego akwizytora. Do akwizytora przypisana jest odpowiednia prowizja ( podana w procentach). Prowizję można wpisać lub zmienić ręcznie.

Dokument:

Kod dok. Wyświetla domyślny kod dokumentu sprzedaży. Jeżeli użytkownik zdefiniował inny kod dokumentu niż standardowy w opcji „Słowniki/ Kody dokumentów/ Sprzedaż” będzie można go tu podać ( przycisk ). W programie, jeśli zaistnieje potrzeba, można stosować własne rodzaje (sygnatury) dokumentów płatności, które użytkownik może sam zdefiniować w opcji „Kody dokumentów magazynowych”. Domyślny kod dokumentu sprzedaży znajduje się w opcji „Kartoteki\ Magazyny” zakładka „Domyślne kody dokumentów”.

2-36 Sprzedaż

Tabela 1 Informacje w oknie „Faktura eksportowa [tryb magazynowy]” (ciąg dalszy):


Numer Kolejny numer dokumentu podpowiadany przez program. Użytkownik może go dowolnie zmieniać, pod warunkiem, że będzie unikalny. Nadany numer ma swoje odbicie w pozycji „maska”, gdzie można sprawdzić wygląd numeru wprowadzanego dokumentu.


Płatność:

Sposób płatności Informacja o sposobie zapłaty na dokumencie płatności. Jeśli w kartotece kontrahenta ustawimy domyślny rodzaj sposobu zapłaty, pole to wypełni się automatycznie. Jeśli nie, należy wybrać odpowiedni sposób płatności (przycisk

).

Sposoby płatności są pobierane ze słownika sposobów zapłaty.


Waluta:

Waluta Domyślna waluta kontrahenta (przypisana w kartotece kontrahenta). Korzystając z przycisku można wybrać odpowiednią dla dokumentu walutę. Dokument może być wystawiony również w PLN.

Podczas zmiany waluty może pojawić się okno z przeliczaniem ceny sprzedaży.

Tabela kursowa Numer tabeli kursowej, zawiera odpowiedni dla wybranej waluty kurs na określony dzień. Jeśli wydajemy towar w obcej walucie należy sprawdzić (ewentualnie ustawić) walutę na dokumencie. W każdym miejscu w programie, gdzie pojawia się waluta użytkownik może ją przeliczyć na inną walutę. Podczas wprowadzania dokumentu, program na podstawie „Daty wystawienia” automatycznie dokonuje wyboru odpowiedniej tabeli kursowej (pole „Daty ważności” w tabelach). Tabelę kursową można zmienić (przycisk ). Tabele kursowe mają także znaczenie, jeśli prowadzone są cenniki walutowe. Pomagają wtedy przeliczyć cenę sprzedaży towaru z waluty ceny katalogowej na walutę dokumentu. Jeżeli program nie znajdzie żadnej tabeli spełniającej opisany warunek, użytkownik dostanie możliwość wyboru tabeli, która będzie obowiązywała w danej operacji lub będzie miał możliwość dopisania nowej. Tabele kursową można zmienić (przycisk ). Podczas wystawiania faktury eksportowej walutę oraz kurs waluty należy obowiązkowo wprowadzić. Bez tych informacji program nie przejdzie do wprowadzania pozycji asortymentowych.

Kurs Kurs wybranej waluty na podstawie określonej tabeli kursowej. Jeśli nie wybrano tabeli kursowej, kurs wynosi 1.

Grupowanie pozycji:

Grupowanie pozycji Program umożliwia grupowanie pozycji towarowych na dokumencie. Tak jak w dokumencie te same pozycje towarowe będą grupowane na wydruku. Grupowanie pozycji polega na sklejaniu tych samych pozycji towarowych .

Sprzedaż 2-37


Nazwa Znaczenie Grupowanie pozycji: Grupowanie pozycji Można wykluczyć z grupowania pozycje które różnią się rozmiarem,

lokalizacjami artykułu, terminem przydatności, dostawami tego samego artykułu, numerem seryjnym dostawcy, numerem seryjnym sprzedaży, uwagami, ceną zakupu. Mogą być sklejane pozycje które maja te same indeksy wg kontrahenta. Zaznaczamy wtedy właściwa opcję (przycisk ) . Grupowanie może być domyślnie włączone/wyłączone w opcji („Kartoteki/Magazyny” na zakładce „Grupowanie”).

Ceny i rabaty:

Rodzaj ceny Domyślny wariant ceny, proponowany na dokumentach sprzedaży (np. cena detaliczna) na podstawie ustawień w kartotece kontrahenta - dla płatnika. Można go zmienić naciskając przycisk . Wyliczana według określonego sposobu. W polu „Rodzaj ceny”, program sprawdza, czy płatnik przypisany do dokumentu ma określony rodzaj ceny sprzedaży. Jeżeli tak, to pobiera z kartoteki kontrahentów jego identyfikator i wpisuje do główki dokumentu. Jeżeli nie, to sprawdza czy w zmiennej globalnej domyślny rodzaj cen został określony, i przypisuje go do dokumentu. Jeżeli żaden z wymienionych warunków nie został spełniony, program pozostawi to pole puste. Użytkownik niezależnie od działań programu, zawsze może wybrać dowolny rodzaj cen (przycisk ).

Podczas dodawania do faktury poszczególnych towarów, program sprawdza, czy na dany towar kontrahent ma określoną cenę indywidualną. Jeśli nie, program sprawdza, czy w główce dokumentu wybrano jakiś rodzaj cen sprzedaż. Jeśli tak, podpowiada go, jeśli nie, pobiera cenę z opcji programu.Jeśli zaznaczone jest pole „Automatycznie zamień cenę katalogowa na cenę promocyjną”, program sprawdza, czy na daną dostawę towaru została określona cena promocyjna, jeśli tak, używa jej.

Jeśli zostanie wybrany rodzaj cen sprzedaży wyliczany na bieżąco od cen zakupu, kontrolki pozwalające na pisanie wartości cen sprzedaży zostaną zablokowane, wyświetlą się zerowe ceny, a program wyliczy właściwe przy dopisywaniu każdej dostawy do pozycji dokumentu.

Program pilnuje, by cena sprzedaży nie była niższa od ceny zakupu, jeżeli tak jest wyświetla odpowiedni komunikat. Mimo określenia rodzaju ceny lub ustawienia ceny promocyjnej, użytkownik może zawsze cenę sprzedaży zmienić, wpisując odpowiednią wartość, lub nadając towarom odpowiedni rabat. W przypadku cen walutowych program przelicza je na złotówki, lub inną walutę określoną w główce dokumentu

Rodzaj rabatu Domyślny rodzaj rabatu ustawiony w kartotece kontrahenta - dla płatnika, lub jeśli nie ma w kartotece, z opcji firmy. Użytkownik zawsze może zmienić rabat naciskając przycisk . Zmiana tytułu rabatu nie powoduje zmiany w istniejących pozycjach dokumentu, jest on podpowiadany tylko przy dopisywaniu towarów. Wyjątkiem jest nadanie rabatu progowego – wtedy rabaty są usuwane ze wszystkich pozycji dokumentu. Warunkiem naliczania rabatu progowego jest zdefiniowanie w słowniku rabatów wartości poszczególnych progów oraz określenie wysokości rabatów w tych progach..

2-38 Sprzedaż


Nazwa Znaczenie Pozycje dokumentu:

Pozycje: Informacje o: towarze, licencji, usłudze, recepturze, po imporcie z zamówienia lub skojarzeniu z dokumentem WZ.

Po naciśnięciu przycisku [DODAJ] wybieramy odpowiednią pozycję asortymentową. Informacja zawiera: nazwę towaru, typ, wydawaną ilość towaru, jednostkę miary wybranego towaru, cenę sprzedaży, rabat, cenę netto, VAT, cenę brutto, cenę netto w zł., rozmiar, cenę zakupu, datę zakupu, nr dok wejścia (np. PZ 00001), prowizję akwizytora, numer seryjny, PKWIU, wagę netto, wagę brutto, oraz indeks alternatywny. Podczas dodawania towaru (przycisk [DOPISZ ARTYKUŁ]) pojawia się okno ze stanem magazynu, w którym należy wskazać sprzedawaną pozycję. Jeśli dopisujemy towar przez kartotekę artykułów (przycisk [DOPISZ POPRZEZ KARTOTEKĘ ARTYKUŁÓW]) program sprawdza stan magazynowy wybranego towaru, a jeśli w magazynie nie ma żądanego towaru lub wszystkie dostawy są późniejsze niż data wydania - pojawi się stosowny komunikat i towar nie dopisze się do dokumentu. Podczas dopisywania usługi (przycisk [DOPISZ USŁUGĘ]) pojawia się kartoteka usług. Podczas sprzedaży usług nie jest sprawdzany stan magazynowy i nie jest generowany dokument wydania WZ.

Dostawy:

Dostawy Na tej zakładce znajduje się informacja o dostawach towaru. Dla każdego towaru będzie informacja z jakiej dostawy pochodzi. Dostawę można wybrać podczas wprowadzania pozycji towarowej. Oprócz numeru i daty dokumentu zakupu (dostawy) znajduje się tu informacja o wydanej z danej dostawy ilości i jednostce miary tego towaru, rabacie i cenie netto, cenie brutto i cenie po rabacie, cena zakupu, numer seryjny, termin przydatności, lokalizacja, waga netto i brutto, prowizja akwizytora oraz rozmiar towaru.

Wydania towaru:


FE z dokumentem magazynowym (na towar) automatycznie generuje dokument wydania WZ. Usługi nie posiadają stanu magazynowego. Faktura na usługę nie generuje dokumentu wydania WZ. Jeśli faktura jest na towar i usługę dokument WZ zostanie utworzony tylko na towar. Na zakładce „Wydania zewnętrzne" znajduje się wygenerowany przez program numer WZ.

Fakturę eksportową można skojarzyć z wystawionymi wcześniej dokumentami WZ. Należy wybrać przycisk [SKOJARZ]. Pojawi się lista nie powiązanych dokumentów wydania towaru. Należy wskazać dokument WZ i zatwierdzić swój wybór.

Program zaimportuje na FE wszystkie pozycje z dokumentu WZ.

Błędnie wskazany dokument źródłowy można usunąć po uruchomieniu przycisku [USUŃ].

Podczas kojarzenia dokumentu sprzedaży z WZ może pojawić się okno ze sposobem przeliczania ceny.

Sprzedaż 2-39



W główce dokumentu znajduje się sposób zapłaty (został on domyślnie przypisany do dokumentu z parametrów lub kartoteki), w rzeczywistości jednak kontrahent może zapłacić za towar inną metodą niż ta, która do niego została przypisana domyślnie. Może również połączyć klika tych metod razem np. część kwoty zapłacić gotówką a część kwoty kartą, czekiem, bonem towarowym lub przelewem.W dolnej części okna znajdują się przyciski [GOTÓWKA], [PRZELEW], [KARTA], [CZEK], [BON]. Naciskając na jeden z powyższych przycisków, należy wskazać metodę zapłaty za towar. Pojawi się okno w którym znajduje się kod waluty w jakiej dokonujemy wpłaty (może być inna niż w PLN), kwota przyjęta, kwota zapłacona, dane płatnika oraz sposób płatności. Można tam również dokonać rozliczenia wystawianego właśnie dokumentu. Do rozliczenia dokumentu dowolnym rozrachunkiem służy także przycisk [OPERACJE] na zakładce "Płatności". Nie można zatwierdzić wystawianego dokumentu np. paragnu, bez wybrania formy płatności (na zakładce "Płatności"). Program pilnuje również, aby suma kwot płatności była równa wartości dokumentu. W parametrach programu znajduje się opcja, która umożliwia automatyczne dodawanie domyślnej płatności przy zapisie dokumentu. Płatność ta pobierana jest automatycznie z główki dokumentu. W parametrach można również zaznaczyć opcję potwierdzania dodawania domyślnej płatności, wówczas program pyta użytkownika czy chce utworzyć płatność zgodną z ustawieniami w główce dokumentu. Metoda płatności gotówkowa/niegotówkowa Jeśli w główce dokumentu (np. faktura ), wybrana zostanie gotówkowa metoda płatności z natychmiastowym rozliczeniem dokumentu, to po zatwierdzeniu dokumentu program zaproponuje wystawienie dokumentu kasowego i dokument zostanie rozliczony natychmiast. Jeśli wybrana zostanie bezgotówkowa metoda np. karta, czek, bon to po zatwierdzeniu dokumentu trzeba go będzie jeszcze rozliczyć tzn. skojarzyć ten dokument z innym rozrachunkiem np. wyciągiem bankowym. Dokument można rozliczyć podczas wprowadzania sposobu zapłaty za towar na zakładce "Rozliczenia" lub po zapisaniu dokumentu np. opcja "Finanse/ Rozrachunki" lub po uruchomieniu przycisku [OPERACJE] na liście dokumentów płatności „Sprzedaż /Sprzedaż". Gotówkowa metoda rozliczenia oznacza realną wpłatę gotówki do kasy. Niegotówkowa metoda to karta płatnicza, czek, bon towarowy itp.

Uwagi:

Dowolna informacja wpisana przez użytkownika. Gotowe uwagi mogą zostać przeniesione z wzorca opisów po uruchomieniu przycisku [WSTAW OPIS]. Uwagi drukowane są na samym dole dokumentu.

2-40 Sprzedaż


Nazwa Znaczenie Znaczniki:

Do każdego dokumentu może być przypisany jeden lub kilka znaczników.

Znaczniki dają możliwość księgowania wybranych dokumentów lub grupy dokumentów na dowolnie oznaczone konto.


Eksportując dane magazynowe, program sprawdza schemat wzorca księgowania. Czy wg schematu księgowanie ma się odbyć na jedno wspólne konto, czy ma specjalne konta zgodne ze znacznikami.

Załączniki:


Alarmy:


W nagłówku dokumentu, gdzie znajduje się przycisk lub , można zmienić lub uzupełnić wprowadzone informacje, np. „Rodzaj ceny”, „Rodzaj rabatu”, „Akwizytor”, „Waluta”, „Tabela kursów”.

Pozycja „Rodzaj rabatu” zawiera rabat dla całej faktury, pozycja „Rodzaj ceny” jeden zdefiniowany rodzaj ceny dla wszystkich artykułów. Program pobiera domyślny wariant ceny, rodzaj rabatu, osobę upoważnioną oraz akwizytora i walutę z domyślnych ustawień w kartotece kontrahenta. Indywidualne rabaty oraz indywidualne rodzaje nadawane są podczas dodawania pozycji asortymentowych.

W przypadku faktury eksportowej wymagane jest ustawienie waluty dokumentu oraz wybranie odpowiedniej tabeli kursowej. Po uruchomieniu dokumentu, na podstawie

Sprzedaż 2-41

„Daty wystawienia” oraz „Daty ważności” program automatycznie dokonuje wyboru odpowiedniej tabeli kursowej.

5. Nacisnąć przycisk [DODAJ], aby wprowadzić pozycję: • Artykuł • Usługa • Receptura • Import z zamówienia • Dopisz poprzez kartotekę artykułów

Uwaga Po dopisaniu towaru program automatycznie wygeneruje dokument WZ. Numer WZ znajduje się na zakładce "Wydania zewnętrzne".

6. Aby zapisać informacje należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ]. 7. Aby zatwierdzić fakturę eksportową naciskając przycisk [ZAPISZ]. Rezygnując z

zapisania danych nacisnąć przycisk [ ANULUJ].

Więcej informacji ... Procedura korygowania, usuwania, i drukowania faktury eksportowej została szczegółowo omówiona w rozdziale „Obsługa programu”.

Faktura eksportowa bez dok. magazynowego Fakturę eksportową można wystawić na dwa różne sposoby. Jednym z nich jest faktura eksportowa bez dokumentu magazynowego. Jest to dokument nie powiązany z magazynem, który można wystawić w każdej sytuacji, nawet wtedy gdy nie mamy towaru w magazynie a istnieje konieczność wystawienia dokumentu. Aby przystąpić do procedury wystawienia FE bez dokumentu magazynowego należy:

1. Uruchomić opcję "Sprzedaż /Sprzedaż" 2. Wybrać pozycję „Dodaj fakturę eksportową bez dokumentu magazynowego ” lub

nacisnąć klawisze [Shift+Ctrl+3] 3. Pojawi się okno dokumentu

Jest to te same okno co przy wystawianiu faktury eksportowej z dokumentem magazynowym. Nie pojawia się zakładka „Dostawy” w której znajdują się informacje o tym z której dostawy pochodzi dany towar.


Generowanie dokumentu WZ do tego dokumentu odbywa się na liście dokumentów sprzedaży (opcja "Sprzedaż/ Sprzedaż"). Należy ustawić się na fakturze, uruchomić

2-42 Sprzedaż

przycisk i wybrać opcję "Wygeneruj WZ do tej faktury/paragonu" na liście dokumentów sprzedaży.


Sprzedaż 2-43

Faktura WDT Wewnątrz wspólnotowa dostawa towarów (WDT) jest to nowa kategoria sprzedaży wprowadzona projektowaną ustawą o VAT.

Dokumenty te są używane w procesie sprzedaży towarów i usług w odrębie Unii Europejskiej. Wyodrębnienie transakcji wewnątrzwspólnotowych jest związane z rozszerzeniem od 1 maja 2004 r. granic Unii Europejskiej, m.in. o terytorium Polski, i w związku z tym ze zniesieniem granic celnych i fiskalnych.

Transakcje wewnątrzwspólnotowe dotyczą jedynie czynności dokonywanych między krajami Wspólnot.

Zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o VAT przez wewnątrzwspólnotową dostawę towarów rozumie się wywóz towarów z terytorium kraju w wykonaniu czynności określonych w art. 7 ustawy o VAT na terytorium innego państwa członkowskiego.

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0%, pod warunkiem że:

1. Podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, i podał ten numer oraz swój numer, o którym mowa w art. 97 ust. 10 ustawy o podatku od towarów i usług, na fakturze stwierdzającej dostawę towarów;

2. Podatnik przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, o którym mowa w art. 99, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

2-44 Sprzedaż

Faktura WDT z dok. magazynowym Jest to dokument sprzedaży powiązany z magazynem, gdzie warunkiem jego wystawienia jest posiadanie na stanie odpowiedniej ilości towaru. Jeśli towaru nie ma w magazynie, faktura WDT nie zostanie wystawiona. W takim przypadku można wystawić jedynie fakturę WDT bez dokumentu magazynowego, gdzie nie sprawdzany jest stan magazynowy.

Aby wystawić fakturę WDT z obsługą magazynu należy: 1. Uruchomić opcję „Sprzedaż/Sprzedaż” 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 3. Wybrać pozycję „Dodaj fakturę WDT z dokumentem magazynowym” lub

nacisnąć klawisze [Ctrl+4]. 4. Pojawi się następujące okno:

Procedura wystawiania dokumentu „Faktura WDT” jest dokładnie taka sama jak faktury eksportowej, jedyna różnica to konieczność zastosowania na niej specjalnego NIP-u powiększonego o kod kraju płatnika np. PL.1231231234 pisanego bez myślników.

Numer NIP pobierany jest z kartoteki oraz słownika.

Na liście słowników znajduje się nowa pozycja „Państwa”, która obok nazwy kraju zawiera kod państwa wg oznaczeń Unii Europejskiej.

Specjalny nr NIP kontrahenta z kartoteki i słownika

Sprzedaż 2-45

W kartotece kontrahentów zmienił się sposób określania państwa kontrahenta. Pojawia się lista państw pobierana z nowego słownika państw.

Przy wyborze kontrahenta z podczas kartoteki kontrahentów wystawiania faktury WDT program łączy kod kraju z NIP-em kontrahenta wycinając z numeru NIP myślniki.

Numer ten zostaje automatycznie wpisany do nagłówka dokumentu jako NIP kontrahenta

NIP będzie miał dokładnie taką samą postać również na wydruku faktury WDT.

Jeśli kontrahent nie będzie posiadał określonego państwa, to podczas dopisywania tego kontrahenta do faktury WDT program automatycznie dopisze do numeru NIP kod Polski np. PL. 1231234563

5. Dodawanie pozycji asortymentowej następuje po uruchomieniu przycisku

[DODAJ]. 6. Należy wybrać odpowiednią pozycję:

• Artykuł • Usługa • Receptura • Import z zamówienia • Dopisz odpowiednią pozycję z zamówienia

Dopisanie towaru, licencji, usługi, receptury oraz import z zamówienia do faktury i kojarzenie z dokumentem WZ wygląda tak jak w wyżej opisywanych dokumentach sprzedaży i zostało szczegółowo omówione w części dotyczącej faktury VAT oraz dokumentu wydania zewnętrznego (WZ).

7. Aby zakończyć wprowadzanie asortymentu należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ]. 8. Aby zatwierdzić fakturę WDT nacisnąć przycisk [ZAPISZ]. Rezygnując z

zapisania danych nacisnąć przycisk [ ANULUJ].

Więcej informacji ... Procedura korygowania, usuwania, i drukowania faktury została szczegółowo omówiona w rozdziale „Obsługa programu”.

Faktura WDT bez dok. magazynowego Faktura WDT bez dokumentu magazynowego jest to dokument nie powiązany z magazynem, który można wystawić w każdej sytuacji, nawet wtedy gdy nie mamy jeszcze towaru w magazynie a już istnieje konieczność wystawienia faktury.

2-46 Sprzedaż

Inaczej jest podczas wystawiania faktury WDT z dokumentem magazynowym, jeśli towaru nie będzie w magazynie dokument nie zostanie wystawiony. Aby wystawić fakturę WDT bez dokumentu magazynowego należy: 1. Uruchomić opcję „Sprzedaż/Sprzedaż" 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 3. Wybrać pozycję „Dodaj fakturę WDT bez dokumentu magazynowego” lub

nacisnąć klawisze [Ctrl+4].

Pojawia się podobne okno do okna faktury WDT z dokumentem magazynowym. Nie pojawia się zakładka „Dostawy” w której znajdują się informacje o tym z której dostawy pochodzi dany towar.

Generowanie dokumentu WZ do tego dokumentu odbywa się na liście dokumentów sprzedaży (opcja "Sprzedaż/ Sprzedaż"). Należy ustawić się na fakturze, uruchomić przycisk i wybrać opcję "Wygeneruj WZ do tej faktury/paragonu" na liście dokumentów sprzedaży.


Więcej informacji ... Informacje na temat wystawiania faktury WDT i dodawania pozycji asortymentowej można znaleźć w części dotyczącej faktury WDT z dokumentem magazynowym.

Sprzedaż 2-47

Sprzedaż detaliczna

Program RAKSSQL posiada moduł sprzedaży detalicznej, który charakteryzuje się odmiennym od standardowego sposobem obsługi klienta. Niezależnie od wielkości firmy sprzedaż detaliczna, najczęściej paragonowa musi odbywać się z wykorzystaniem prostych i czytelnych sposobów. Program współpracuje z czytnikami kodów kreskowych oraz panelem dotykowym. Specjalnej wielkości ikony, minimum wykonywanych operacji, wszystko w jednym oknie, ułatwia szybką obsługę detalicznego klienta.

Sprzedaż towaru odbywa się z wykorzystaniem czytników kodów kreskowych, ekranów dotykowych ułatwiających szybką obsługę. Płatności dokonywane przez klientów mogą być rozliczane zarówno gotówką, przelewem, bonem, czekiem jak i kartami płatniczymi. Bardzo czytelny interfejs nie wymaga obsługi przy pomocy myszy komputerowej.

Wystawianie dokumentu Podczas logowania się do programu Użytkownik powiniem wybranć „Tryb pracy - sprzedaż detaliczna”. Jeśli okno do logowania zawiera tylko „Identyfikator” i „Hasło” powinien kliknąć na klawisz [OPCJE]. Dopiero po kliknięiu na ten klawisz pozycja „Tryb pracy” będzie dostępna w oknie.

Kliknij na ten klawisz jeśli nie ma pozycji „Tryb pracy”

Wskaż odpowiedni tryb pracy

2-48 Sprzedaż

Głównym założeniem podczas projektowania okna było zgromadzenie w jednym miejscu kluczowych informacji na temat artykułu, kontrahenta, cen sprzedaży i innych informacji przydatnych przy wystawianiu dokumentu.

Z poziomu okna Użytkownik ma od razu dostęp do listy zamówień, cenników oraz stanu magazynu.

Po uruchomieniu programu widoczne jest okno wprowadzania dokumentu. Jest to okno główne programu sprzedaży detalicznej. Po zapisaniu dokumentu można od razu wprowadzać kolejny dokument sprzedaży detalicznej.

W oknie znajduje się menu górne oraz menu dolne programu. W menu górnym znajdują się opcje: Sprzedaż, Zamówienia, Magazyn, Kartoteki, Zestawienia, Akcesoria i Pomoc. Dolne menu zawiera najczęściej używane funkcje uruchamiane przy pomocy ikon. Ikony te są odpowiednio dużej wielkości. Dzięki temu możliwa jest obsługa panela dotykowego.

- umożliwia wywołanie listy kartoteki kontrahentów

Wybierz rodzaj dokumentu sprzedaży detalicznej

Zgodnie z zapisami w kartotece kontrahenta sprawdzany jest limit kredytu oraz ilość nierozliczonych dokumentów

Dodaj artykuł

Odpowiedniej wielkości ikony umożliwiają obsługę panela dotykowego

Obsługa klawiatury dotykowej

Sprzedaż 2-49

- umożliwia wywołanie listy zamówień od odbiorców

- umożliwia wywołanie listy kartoteki artykułów

- stan magazynu

- aktualne ceny sprzedaży

- umożliwia zmianę cen sprzedaży

- umożliwia wywołanie klawiatury ekranowej

- aktualna data i czas

Istnieje możliwość przełączania się ze sprzedaży detalicznej na tryb pełny sprzedaży i możliwość wystawiania innych dokumentów tj. faktura eksportowa, faktura WDT, WDTT. Umożliwia to opcja w menu górnym „Sprzedaży.”

Poruszanie się po dokumencie następuje zarówno przy pomocy myszki jak i klawiatury. Możliwa jest również obsługa dotykowa.

Przy głównych pozycjach dokumentu znajdują się opisane skróty klawiszowe:

F11 – ustawienie się na polu „DOKUMENT” w główce dokumentu

F12 - ustawienie się na polu „NABYWCA”

F2 – edytuj pozycje

F3 – nadaj rabat

F4 – dodaj uwagi

F5 – akcesoria

F7 – inne operacje

F8 – przejdź do płatności

2-50 Sprzedaż

Naciśnięcie skrótu ustawia kursor w odpowiedniej pozycji dokumentu.

Rola poszczególnych pól edycyjnych zostanie omówiona w poniższej tabeli.

Nazwa Znaczenie Dokument: (F11):

Faktura /Paragon Najczęściej wystawianym dokumentem sprzedaży detalicznej jest paragon. Można wystawić również fakturę. Wyboru dokumentu Użytkownik dokonuje po naciśnięciu klawisza lub skrótu klawiszowego [Lewy ALT + ].

Tryb sprzedaży:

Magazynowy/ Bez obsługi magazynu

Istnieją dwie możliwości sprzedaży pozycji asortymentowych. Jedną z nich jest tryb magazynowy – przy zatwierdzaniu dokumentu program sprawdza czy artykuły zapisane na tym dokumencie znajdują się w magazynie. Jeśli towaru nie będzie w magazynie artykuł nie może zostać sprzedany. Drugim sposobem wystawiania dokumentu, jest tryb bez obsługi magazynu, w którym program nie sprawdza czy dany towar znajduje się w magazynie. Taki dokument zawsze można wystawić.

Numer:

Numer Kolejny numer dokumentu podpowiadany przez program. Pojawia się automatycznie na podstawie „maski” wpisanej w kodzie dokumentu, gdzie można sprawdzić wygląd numeru wprowadzanego dokumentu.

Nabywca [F12]: Nabywca Nabywca pobierany jest z kartoteki kontrahentów. Nabywcę można wyszukać wpisując

fragment jego nazwy skróconej, nazwy pełnej, NIP, kod kreskowy lub miejscowość. Sposób wyszukiwania wybiera Użytkownik ( ).Program sprawdza dane nabywcy dotyczące wartości kredytów i limitów, ilość dokumentów sprzedaży w kredycie i ich limit, ceny sprzedaży, skróty alternatywne, waluty, rabaty itd.

Pozycje:

Artykuł [Ins] Aby wprowadzić artykuł należy ustawić się na tej pozycji lub nacisnąć przycisk „Insert”. Towary można wybrac automatycznie za pomoca czytnika kodów kreskowych lub ręcznie, przez wyszukanie w kartotece. Artykuł można wyszukać wg indeksu własnego i indeksu indywidualnego kontrahenta, wg drugiego indeksu, wg kodu kreskowego artykułu lub opakowania zbiorczego, wg nazwy własnej lub indywidualnej kontrahenta. Po naciśnięciu uruchomiona zostaje kartoteka artykułów. W dolnej części tej kartoteki na odpowiednich zakładkach można sprawdzić ceny sprzedaży, stany w magazynach, zamówienia, ostatnie dostawy oraz dołączone załączniki.

Domyślnie do dokumentu wprowadzane są pojedyncze ilości towaru. Ilość tą można zmienić.

- po uruchomieniu tego przycisku można zmienić ilość towaru.

Sprzedaż 2-51

Uruchamiając przycisk na zakładce „Pozycje” można:

- poprawić wprowadzoną pozycje asortymentową

- usunąć podświetloną pozycję dokumentu

- nadać rabatu dla pozycji lub całego dokumentu

- dodać uwagi do dokumentu sprzedaży

- dodać powiązane z wybraną pozycję akcesoria

- dodać pozycję z kartoteki, recepturę lub zaimportować z zamówienia

- przejść do tej części dokumentu, w której rejestrowana jest płatność

- anulować wprowadzanie dokumentu

Przyciski mogą być uruchamiane dotykowo. Ww. przyciski uaktywniają się dopiero po wybraniu pozycji asortymentowej.

2-52 Sprzedaż

W następnej kolejności należy przejść na zakładkę „Płatności”. W tym celu albo

ręcznie zmieniamy zakładkę albo klikamy ikonę . W tej części okna można wprowadzać uwagi na temat kontrahenta lub dokumentu. Tworzona jest lista metod płatności za towary (gotówka, karta, czek, przelew) aż do wyczerpania kwoty do zapłaty. Można rozliczyć transakcje częściową np. troche kartą troche gotówką. Uruchamiając przycisk na zakładce „Płatności” można:

- dokonać zapłaty gotówką

- dokonać płatności Kartą Maestro lub Kartą Visa

- dokonać przelewu

W tej części wybierana jest forma płatności

Wpisz uwagi dla kontrahenta

Wpisz uwagi dla dokumentu

Sprzedaż 2-53

- dokonać płatności używając innych metod tj. czek, bon

- skorygować kwotę płatności

- usunąć wybraną płatność

- rozliczyć dokument dowolnym rozrachunkiem lub usunąć rozliczenia

- wrócić do listy pozycji ( na zakładkę „Pozycje”)

- zatwierdzić dokument Po zatwierdzeniu dokumentu następuje wydruk potwierdzenia transakcji, po czym można już wprowadzać kolejny dokument. Lista wszystkich wystawionych dokumentów (paragonów oraz faktur) możliwa jest do podglądu po przełączeniu się na tryb pełny sprzedaży. Można to zrobić z menu górnego „Sprzedaż/ Sprzedaż tryb pełny”.

2-54 Sprzedaż

Sprzedaż 2-55

Korekty Zgodnie z przyjętymi w programie założeniami dokumenty płatności - faktury VAT, paragony, faktury eksportowe - można korygować na dwa sposoby:

1. Modyfikując dane w dokumencie - jeśli dowód płatności nie był jeszcze drukowany (szczegółowy opis znajduje się przy poszczególnych dokumentach sprzedaży).

2. Uruchamiając opcję „Sprzedaż/ Korekty Sprzedaży” - jeśli dowód płatności został już wydrukowany.

Faktura korygująca odnotowuje zmianę wielkości obrotu i co za tym idzie wpływa na stan rozliczeń z kontrahentem.

Zaletą programu jest możliwość wystawienia korekty do nieistniejącej w systemie faktury sprzedaży.

Korekta sprzedaży automatycznie aktualizuje stan magazynowy bez wystawiania dodatkowych dokumentów zwrotu od odbiorcy. Jednocześnie dzięki swej elastyczności, dla użytkowników, którzy są przyzwyczajeni że taki dokument istnieje, program pozwala na zdefiniowanie dokumentu zwrotu jako nowego kodu dokumentu („Słowniki/Kody dokumentów”). Kod dokumentu zwrotu przypisujemy w słowniku do dokumentu „Przychody zewnętrzne”.

Jeśli korzystamy ze zdefiniowanego kodu dokumentu ZW (Zwrot od odbiorcy), nie można jednocześnie wystawiać korekty sprzedaży ponieważ stan magazynu powiększony zostanie dwukrotnie o zwracaną ilość towaru.

Korekta do faktury VAT z dok. magazynowym Aby wystawić korektę do faktury VAT z dokumentem magazynowym należy:

1. Uruchomić opcję „Sprzedaż/ Korekty sprzedaży” 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 3. Wybierz pozycję "Korekta do FV z dokumentem magazynowym" 4. Pojawi się okno z listą faktur do skorygowania. Będą tam jedynie faktury

sprzedaży z dokumentem magazynowym. 5. Wskaż fakturę i uruchom przycisk [WYBIERZ]. 6. Pojawi się okno:

2-56 Sprzedaż

Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie „ Korekta Sprzedaży [tryb magazynowy]” zostanie omówiona w poniższej tabeli.

Numer faktury korygującej wygenerowany na podstawie wybranego kodu

Pozycje skorygowane

Korygowany dokument sprzedaży

Nazwa odbiorcy

Sprzedaż 2-57

Tabela 1 Informacje w oknie „Korekta Sprzedaży [tryb magazynowy]”:

Nazwa Znaczenie Powiązany dokument: Numer korygowanej faktury

Numer dokumentu źródłowego (aktualnie korygowany). Numer dokumentu pojawia się automatycznie po wskazaniu korygowanej faktury.

Program przenosi wszystkie niezbędne informacje związane z tym dokumentem (tj. datę faktury, nazwę skrócona odbiorcy, tabelę kursów, walutę).

Data korygowanej faktury

Data korygowanego dokumentu źródłowego. Pole to wypełnia się automatycznie. Pozycja nie podlega edycji - nie można jej zmienić.

Data korekty Data dokumentu korekty. Domyślnie bieżąca data.

Odbiorca:

Odbiorca Nazwa kontrahenta, dla którego wystawiany jest dokument korekty. Pole wypełnia się automatycznie na podstawie skojarzonego dokumentu korygowanego.

Zmiana kontrahenta nie jest możliwa, po uruchomieniu można edytować pozycje.

Nabywca:

Nabywca Nazwa kontrahenta, który spełnia rolę płatnika dokumentu. Nabywca pobierany jest z kartoteki kontrahenta, jeśli tam go nie ma pojawia się tu domyślnie nazwa

odbiorcy. Nabywcę można zmienić (przycisk ).

Osoba upoważniona:

Osoba upoważniona Imię i nazwisko domyślnej osoby upoważnionej do podpisu dokumentu. Lista osób dostępna jest po naciśnięciu przycisku .

Akwizytor:

Akwizytor Domyślny akwizytor przypisany do płatnika, lub wybrany z listy ( przycisk ). Po uruchomieniu przycisku istnieje możliwość wprowadzania nowego akwizytora. Do akwizytora przypisana jest odpowiednia prowizja ( podana w procentach). Prowizję można wpisać lub zmienić ręcznie.

Dokument: Kod dokumentu Wyświetla domyślny kod dokumentu korekty sprzedaży. Jeżeli użytkownik

zdefiniował inny kod dokumentu niż standardowy w opcji „Słowniki/ Kody dokumentów/ Sprzedaż”, będzie można go tu podać.

W pozycji „Kod dokumentu” wybieramy z listy (przycisk ) odpowiedni kod dokumentu. Numeracja dokumentów korygujących uzależniona jest od wybranego kodu dokumentu, a format numeru wg skonstruowanej przez użytkownika maski. Program podpowiada kolejny numer faktury korygującej. Istnieje możliwość zmiany numeru dokumentu i wpisania właściwego numeru ręcznie. Zmiana standardowego kodu powoduje zmianę nazwy dokumentu oraz wygenerowanie nowego numeru wg odpowiedniej maski numeracji.

Numer Kolejny numer dokumentu korekty podpowiadany przez program. Użytkownik może go dowolnie zmieniać, pod warunkiem, że będzie unikalny. Nadany numer na swoje odbicie w pozycji obok, gdzie można sprawdzić wygląd numeru wprowadzanego dokumentu.

2-58 Sprzedaż

Tabela 1 Informacje w oknie „Korekta Sprzedaży” (ciąg dalszy):


Data wystawienia Data wystawienia dokumentu korekty, domyślnie bieżąca data. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z kalendarza (przycisk ).


Płatność:

Sposób płatności

Termin płatności

Informacja o sposobie zapłaty na fakturze korygującej. Informacja przenoszona jest albo z kartoteki kontrahenta, albo z korygowanego dokumentu.

Jeśli korygujemy dokument nie istniejący w systemie i w kartotece kontrahenta ustawimy domyślny rodzaj sposobu zapłaty, pole to wypełni się automatycznie na podstawie wybranego odbiorcy.

Sposób płatności można wybrać lub zmienić po naciśnięciu na przycisk . Jeśli dokument korygujący został skojarzony z istniejącym w systemie dokumentem sprzedaży, płatność przenoszona jest z korygowanego dokumentu. Sposoby płatności są pobierane ze słownika sposobów zapłaty. Na podstawie sposobu zapłaty program wylicza datę płatności.

Waluta: Waluta Domyślna waluta dla kontrahenta. Jeśli korekta wystawiana jest do faktury

walutowej program pobierze walutę na podstawie tego dokumentu.

Tabela kursowa Informacja o tabeli kursowej sprzed korekty i po korekcie. W pozycji „Przed korektą" znajduje się nazwa tabeli kursowej z korygowanej faktury. Zawiera ona odpowiedni dla wybranej waluty kurs na wyznaczony w dokumencie dzień. Pozycja ta jest nieaktywna. Pole to wypełnia się automatycznie na podstawie dokumentu źródłowego. W pozycji „Po korekcje" powinna znajdować się prawidłowa tabela kursowa z dokumentu sprzedaży. Powinna zawierać odpowiedni dla wybranej waluty kurs na określony dzień.

Kurs Pozycja zawiera informacje o kursie sprzed korekty oraz informacje o kursie po korekcie, jaki powinien znaleźć na dokumencie.

Kurs waluty sprzed korekty przenoszony jest z faktury sprzedaży na podstawie tabeli kursowej przed korekty. Pozycja ta jest nieaktywna i nie można jej zmienić.

Kurs tabeli po korekcie przenoszony jest na podstawie tabeli kursowej po korekcie

Wyliczanie wartości dokumentu:

Sposób liczenia Sposób naliczania podatku VAT na dokumencie korygującym. Domyślnie jest to ten sam sposób liczenia co na korygowanej fakturze. Jeśli faktura jest w systemie, sposób liczenia przenoszony jest automatycznie z dokumentu, jeśli nie ma faktury w programie sposób liczenia wybieramy ręcznie (przycisk ).

Zgodnie z podstawą prawną (Rozp. Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym. Dz.U. 1999.109.1245 z późn. zm.) mamy trzy warianty obliczania podatku:

Sprzedaż 2-59


Nazwa Znaczenie Wyliczanie wartości dokumentu:

Sposób liczenia a) od sumy faktury netto. Podatek obliczany jest od sumy kwoty netto na fakturze. Sumuje się kwoty netto podlegające poszczególnym stawkom i od tych sum nalicza podatek.

b) jako suma wartości poszczególnych pozycji. Sprzedawca może określić na fakturze kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze; w tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku.

c) od brutto - jako cenę jednostkową wykazuje się cenę wraz z kwotą podatku (cenę brutto), a zamiast wartości sprzedaży netto wykazuje się wartość sprzedaży brutto.

Pozycje dokumentu

Pozycje

Po uruchomieniu przycisku [DODAJ] i wybraniu "Dodaj pozycje z faktury" pojawia się okno z wyborem pozycji do skorygowania. W oknie należy wskazać pozycje do korekty i nacisnąć przycisk [WYBIERZ].Informacje zawierają: nazwę towaru, typ, sprzedaną ilość towaru przed korektą, ilość towaru po korekcie, jednostka miary wybranego towaru, cena netto przed korektą, stawka VAT przed korekta, cena brutto przed korektą, rabat przed korektą, cena netto po korekcie, stawka VAT po korekcie, cena brutto po korekcie, rabat po korekcie, cena zakupu, data ważności, lokalizacja przed korektą, lokalizacja po korekcie, rozmiar, nr dok wejścia (np. PZ 00001), prowizja akwizytora.

Procedura dodawania poszczególnych pozycji asortymentowych została omówiona w dalszej części niniejszej instrukcji.

Dostawy:

Dostawy Informacje o dostawach danego towaru. Jeśli na dokumencie znajduje się kilka towarów dla każdej pozycji będzie informacja z jakiej dostawy pochodzi dany towar. Oprócz numeru i daty dokumentu zakupu (dostawy) znajduje się tu informacja o wydanej z danej dostawy ilości przed i po korekcie i jednostce miary tego towaru. Rabacie przed i po korekcie, cenie netto przed i po korekcie, cenie brutto przed i po korekcie i cenie po rabacie, cena zakupu, numer seryjny, termin przydatności, lokalizacja, waga netto i brutto przed i po korekcie oraz rozmiar towaru.

Płatności:

Płatności W główce dokumentu znajduje się sposób zapłaty (został on domyślnie przypisany do dokumentu z parametrów lub kartoteki), w rzeczywistości jednak kontrahent może zapłacić za towar inną metodą niż ta, która do niego została przypisana domyślnie. Może również połączyć klika tych metod razem np. część kwoty zapłacić gotówką a część kwoty kartą, czekiem, bonem towarowym lub przelewem.W dolnej części okna znajdują się przyciski [GOTÓWKA], [PRZELEW], [KARTA], [CZEK], [BON]. Naciskając na jeden z powyższych przycisków, należy wskazać metodę zapłaty za towar. Pojawi się okno w którym znajduje się kod waluty w jakiej dokonujemy wpłaty (może być inna niż w PLN), kwota przyjęta, kwota zapłacona, dane płatnika oraz sposób płatności. Można tam również dokonać rozliczenia wystawianego właśnie dokumentu. Do rozliczenia dokumentu dowolnym rozrachunkiem służy także przycisk [OPERACJE] na zakładce "Płatności". Nie można zatwierdzić wystawianego dokumentu np. paragnu, bez wybrania formy płatności (na zakładce "Płatności"). Program pilnuje również, aby suma kwot płatności była równa wartości dokumentu.

2-60 Sprzedaż



W parametrach programu znajduje się opcja, która umożliwia automatyczne dodawanie domyślnej płatności przy zapisie dokumentu. Płatność ta pobierana jest automatycznie z główki dokumentu. W parametrach można również zaznaczyć opcję potwierdzania dodawania domyślnej płatności, wówczas program pyta użytkownika czy chce utworzyć płatność zgodną z ustawieniami w główce dokumentu.

Uwagi:

Dowolna informacja wpisana przez użytkownika. Po uruchomieniu przycisku [WSTAW OPIS] ze wzorca opisów można przenieść gotowe uwagi. Uwagi drukowane są na samym dole dokumentu.

Znaczniki:


Znaczniki dają możliwość księgowania wybranych dokumentów lub grupy dokumentów na dowolnie oznaczone konto.


Eksportując dane magazynowe, program sprawdza schemat wzorca księgowania. Czy wg schematu księgowanie ma się odbyć na jedno wspólne konto, czy ma specjalne konta zgodne ze znacznikami

Załączniki:


Alarmy:


Sprzedaż 2-61

1. Korygowanie pozycji asortymentowej następuje po uruchomieniu przycisku [DODAJ].


W oknie wyświetlane są pozycje asortymentowe dokumentu źródłowego. Należy wskazać korygowane pozycje i nacisnąć przycisk [WYBIERZ]. Pojawi się kolejne okno dialogowe:

Okno składa się z kilku części:

1. Nagłówek – znajduje się tu identyfikator, (artykuł wybierany jest po uruchomieniu lub .

Pozycje asortymentowe korygowanej faktury

Korygowana pozycja dokumentu

Jeśli jednostka miary towaru jest niepodzielna nie można zmienić ilości

Naciśnij klawisz, aby zobaczyć lub porównać ilości i ceny własne oraz kontrahenta.

2-62 Sprzedaż

2. Ilości – ceny sprzedaży – znajdują się tu dane korygowanej pozycji sprzed korekty (pola szare – nie edytowane) oraz dane po korekcie (pola białe – edytowane). Znajduje się tu informacja o ilości, cenie katalogowej, rabacie, cenie sprzedaży, terminie przydatności oraz cenie zakupu. Jeśli korygowana jest pozycja korekty sprzedaży niezarejestrowanej w systemie pozycje "przed korektą" są edytowane.

3. Ilości - w tej części można wykonać korektę ilości towaru w każdej z dostaw jeśli towar zszedł z kilku dostaw. Zakładka ta pojawia się jedynie dla korekty dokumentu magazynowego. Nie pojawia się dla korekty bez dokumentu magazynowego.

4. Inne parametry – uwagi – znajduje się tu informacja o numerze seryjnym/ licencji dostawcy oraz sprzedawcy i prowizja akwizytora. Informacje te pobierane są z korygowanej faktury.

Dla dokumentów zarejestrowanych w systemie, dane sprzed korekty nie podlegają edycji.

Pola szare są nie aktywne i nie można w nich nic wpisać, pola białe są aktywne i można je zmieniać.

Inaczej jest dla dokumentów niezarejestrowanych w systemie. Dane sprzed korekty podlegają edycji.

Uwaga Dla dokumentów z dokumentem magazynowym korekta ilości towaru odbywa się na zakładce "Ilości" i w pozycji - "Ilość po korekcie". Dla każdej dostawy można wpisać ilość, jaka powinna była znaleźć się na fakturze.

Korekta ilości dla dokumentów bez dokumentu magazynowego odbywa się w trakcie edycji pozycji dokumentu.

Korekta sprzedaży może być jednocześnie dokumentem przyjęcia towaru, program pozwala na dopisywanie zupełnie nowych pozycji (artykuł, usługa), których pierwotnie nie było na korygowanym dokumencie.

Zmiana ceny katalogowej, rabatu, stawki VAT polega na wybraniu z listy (przycisk ) lub wpisaniu z ręki na zakładce "Ilości - ceny sprzedaży" nowej wartości.

Korekcie podlegać może również prowizja akwizytora na zakładce "Inne prametry - uwagi", gdzie procentową wartość prowizji należy wpisać z ręki.

Po uruchomieniu przycisku [OPERACJE] pojawia się okno, w którym porównywane są ilości i ceny własne z ilościami i cenami kontrahenta. Jeśli kontrahent nie posiada ustawień alternatywnych ceny własne oraz ceny kontrahenta będą takie same. Ceny i jednostki kontrahenta pobierane są z ustawień alternatywnych. Ceny własne z aktualnego cennika. Jednostka własna pobierana jest z kartoteki towaru.

Sprzedaż 2-63

Uruchamiając klawisz [OPERACJE] program umożliwia wyświetlanie:

· Ilości i cen własnych

· Ilości i cen kontrahenta

Istnieje możliwość porównania obu tych cen i jednostek miar.

3. Aby zamknąć okno i zapisać pozycje należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ].

Rezygnując z zapisania danych nacisnąć [ANULUJ].

Uwaga Każda pozycja asortymentowa korygowana jest indywidualnie. Jeśli korygujemy dwie pozycje asortymentowe, powtarzamy te same operacje dla dwóch różnych pozycji.

4. Aby zapisać dokument korygujący i nacisnąć przycisk [ZAPISZ].

Operacja korekty z dokumentem magazynowym aktualizuje stany magazynowe. Zmienia również stan rozliczeń z kontrahentami i wpływa na rejestr sprzedaży VAT. Korekta ilości towaru wpływa na stan magazynu jeśli jest na minus stan magazynu maleje.

Program nie rejestruje dokumentów zwrotu od odbiorcy. Dokument zwrotu może

zostać jedynie wydrukowany po uruchomieniu ikony w prawym rogu okna, gdzie znajdują się korekty sprzedaży.

Zwrot do magazynu może zostać wydrukowany razem z korektą sprzedaży automatycznie, jeśli zaznaczymy opcje „Drukuj serię” w kodzie dokumentu korekty. Aby poprawić dokument korekty należy ustawić się na tym dokumencie i nacisnąć przycisk [EDYCJA].

Program nie pozwoli usunąć ani zmienić dokumentu źródłowego ani kontrahenta, jeśli dokument korygujący posiada jakiekolwiek pozycje. Aby taka procedura była możliwa, w edytowanym dokumencie korygującym należy usunąć wszystkie pozycje asortymentowe. W takich przypadkach zalecane jest jednak usuniecie całego dokumentu korygującego i dodanie nowego, zwłaszcza, że numer wykasowanego dokumentu da się wpisać ręcznie. Aby usunąć dokument, w oknie „Korekty sprzedaży” naciskamy przycisk [USUŃ]. Usuwając dokument korekty kasujemy wszystkie związane z nim informacje. Edycja i usunięcie dokumentu korekty jest możliwe tylko wtedy, gdy dokument jest nie zablokowany.

2-64 Sprzedaż

Korekta do faktury VAT bez dok. magazynowego Korekta do faktury VAT bez dokumentu magazynowego wystawiana jest do faktury bez dokumentu magazynowego i nie wpływa na stan magazynowy.

Aby wystawić korektę faktury VAT bez dokumentu magazynowego:

1. Uruchom opcję "Sprzedaż /Korekty sprzedaży"

2. Naciśnij przycisk [DODAJ]

3. Wybierz jedną z pozycji bez magazynowej np. "Korekta do FV bez dokumentu magazynowego"

4. Pojawi się okno z listą faktur do skorygowania. Będą tam jedynie faktury bez dokumentu magazynowego.

5. Wskaż fakturę i uruchom przycisk [WYBIERZ].

6. Pojawi się okno „Korekta faktury VAT [tryb bezmagazynowy]”.

Korekta faktury VAT bez dokumentu magazynowego służy jedynie do wystawienia dokumentu korygującego bezmagazynową fakturę sprzedaży. Można skorygować cenę katalogową netto, cenę netto przed rabatem, cenę sprzedaży, stawkę sprzedaży VAT, rabat, zmniejszyć ilość sprzedaży oraz skorygować inne parametry dokumentu. Aby poprawić dokument sprzedaży należy nacisnąć przycisk [EDYCJA]. Aby usunąć dokument korygujący należy nacisnąć przycisk [USUŃ]. Usuwając dokument korekty kasujemy wszystkie związane z nim informacje. Edycja i usunięcie dokumentu korekty jest możliwa tylko wtedy, gdy dokument ten jest nie zablokowany.

Korekta do faktury zaliczkowej Korektę do faktury zaliczkowej z dokumentem magazynowym można wystawić jedynie do zakończonej faktury zaliczkowej z dokumentem magazynowym.

Jeśli faktura zaliczkowa nie jest zakończona i chcemy skorygować jedynie ostatnią z istniejących zaliczek, można wystawić "Korektę FV zaliczkowej" dostępnej w opcji "Sprzedaż/Faktury zaliczkowe".

Aby wystawić korektę faktury zaliczkowej z dokumentem magazynowym należy: 1. Uruchomić opcję „Sprzedaż/ Korekty sprzedaży" 2. Nacisnąć klawisz 3. Wybrać pozycje „ Korektę do faktury zaliczkowej z dokumentem magazynowym" 4. Wybrać fakturę do skorygowania. 5. Pojawi się okno:

Sprzedaż 2-65


7. Pojawi się okno z wyborem pozycji do korekty. Należy wybrać korygowaną pozycje i nacisnąć [WYBIERZ].

8. Pojawi się okno "Pozycja korekty sprzedaży" gdzie należy dokonać zmian.

9. Aby zamknąć okno i zapisać pozycje korekty należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ].

Uwaga Każda pozycja asortymentowa korygowana jest indywidualnie. Jeśli korygujemy dwie pozycje asortymentowe, powtarzamy te same operacje dla dwóch różnych pozycji.

10. Aby zapisać dokument korygujący należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ]. Rezygnując z chęci zapisania danych nacisnąć przycisk [ANULUJ].

Zapisana pozycja znajdzie się w oknie "Korekta sprzedaży".

Aby poprawić dokument korekty faktury zaliczkowej należy nacisnąć przycisk [EDYCJA].

Aby usunąć dokument korekty faktury zaliczkowej należy nacisnąć przycisk [USUŃ].

Usuwając dokument korekty kasujemy wszystkie związane z nim informacje.

Edycja i usunięcie dokumentu korekty jest możliwe tylko wtedy, gdy dokument ten jest nie zablokowany.

Korygowana faktura zaliczkowa

2-66 Sprzedaż

Korekta do faktury niezarejestrowanej w systemie Korekta do faktury niezarejestrowanej umożliwia korektę danych towaru, który został sprzedany na podstawie nieistniejącego w systemie dokumentu.

W programie istnieją dwa rodzaje tego dokumentu: 1. Korekta do faktury niezarejestrowanej w systemie z dokumentem magazynowym 2. Korekta do faktury niezarejestrowanej w systemie bez dokumentu magazynowego Korekta do faktury niezarejestrowanej z dokumentem magazynowym (dotyczy nieistniejacej faktury z dokumentem magazynowym) automatycznie aktualizuje stan magazynowy. Korekta do faktury niezarejestrowanej bez dokumentu magazynowego (dotyczy nieistniejącej faktury bez dokumentu magazynowego) wpływa na stan magazynu. Aby wystawić korektę do faktury niezarejestrowanej w systemie: 1. Uruchom opcję "Sprzedaż /Korekty sprzedaży" 2. Naciśnij przycisk [DODAJ] 3. Wybierz pozycję „Korekta do FV niezarejestrowanej w systemie ......” 4. W oknie dokumentu korekty należy wpisać numer korygowanej faktury, datę

faktury oraz wskazać odbiorcę.


6. Pojawi się okno do wprowadzania pozycji korekty sprzedaży, gdzie po uruchomieniu przycisku ( pojawi się kartoteka towarów) należy wskazać korygowaną pozycję asortymentową.

7. Aby zamknąć okno i zapisać pozycje korekty należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ].

8. Aby zapisać dokument korygujący należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ]. Rezygnując z chęci zapisania danych nacisnąć przycisk [ANULUJ].

Zapisana faktura korygująca znajdzie się w oknie "Korekta sprzedaży".

Operacja korekty z dokumentem magazynowym aktualizuje stany magazynowe i stany dostaw. Zmienia również stan rozliczeń z kontrahentami i wpływa na rejestr sprzedaży VAT. Korekta ilości towaru wpływa na stan magazynu. Jeśli korekta faktury niezarejestrowanej w systemie pomniejsza sprzedaną na fakturze ilość towaru ilość towaru w magazynie wzrasta. Operacja korekty bez dokumentu magazynowego nie wpływa na stan magazynowy. Zmienia jedynie stan rozliczeń z kontrahentami i wpływa na rejestr sprzedaży VAT.

Aby poprawić dokument korekty należy nacisnąć przycisk [EDYCJA].

Sprzedaż 2-67

Aby usunąć dokument korygujący należy nacisnąć przycisk [USUŃ]. Usuwając dokument korekty kasujemy wszystkie związane z nim informacje.

Edycja i usunięcie dokumentu korekty jest możliwa tylko wtedy, gdy dokument ten jest nie zablokowany.

2-68 Sprzedaż

Sprzedaż 2-69

Faktury zaliczkowe Zgodnie z przepisami po otrzymaniu jakiejkolwiek zaliczki na poczet zamówionej dostawy należy w ciągu 7 dni wystawić fakturę na tę zaliczkę.

Przyjęcie zaliczki rodzi obowiązek podatkowy, podstawą opodatkowania jest obrót. Kwota zaliczki pomniejszona o należny podatek jest również obrotem.

Faktury zaliczkowe są ściśle powiązane z zamówieniami i wystawiane wyłącznie do tych zamówień, dlatego przed rozpoczęciem wystawiania faktury zaliczkowej, należy sprawdzić czy jest zamówienie dla tego odbiorcy. Faktura musi być koniecznie skojarzona przynajmniej z jednym zamówieniem. Informacje dotyczące towarów i cen przepisywane są z zamówienia i nie mogą być modyfikowane. Nie można też dodawać nowych pozycji.

Do jednego zamówienia może być zapłacona jedna i więcej zaliczek i w związku z tym wystawione tyle faktur zaliczkowych. Suma zaliczek nie może być większa od wartości brutto zamówienia.

Program nie zezwoli na rozliczanie zaliczkami zamówień liczonych inną metodą niż „od brutto”. Jest to ściśle związane z przepisami i sposobem wyliczania kwoty podatku VAT należnego z każdej zaliczki.

Po ostatecznym dokonaniu sprzedaży wystawiana jest faktura nie na całość tylko na pozostałą część kwoty do zapłaty. Informacje o fakturach zaliczkowych wystawionych do danego zamówienia są zapamiętywane.

Sprzedaż zostaje zakończona ostatnią fakturą zaliczkową. Na zakończenie sprzedaży powstaje dokument WZ wydający kontrahentowi zamówione towary.

Faktury zaliczkowe Nie jest możliwe zakończenie sprzedaży zaliczkowej, jeśli w magazynie zabraknie któregoś z towarów.

Aby wystawić fakturę zaliczkową należy: 1. Uruchomić opcję „Sprzedaż/ Faktury zaliczkowe” 2. Nacisnąć klawisz [DODAJ] 3. Wybrać pozycje „Fakturę zaliczkową" - jeśli wystawiamy pierwszą w danym

cyklu fakturę. 4. Wybrać pozycję "Fakturę zaliczkową w tym samym cyklu" dla kolejnej faktury

zaliczkowej z tego cyklu.

2-70 Sprzedaż


Okno „Faktury zaliczkowe” składa się z nagłówka, części gdzie są realizowane zamówienia oraz podsumowania. W części gdzie realizuje się zamówienia znajdują się zakładki „Realizowane zamówienia”, „Wcześniejsze faktury zaliczkowe”, „Pozycje dokumentu” oraz „Wydania towaru” z numerem dokumentu WZ, jaki tworzy się na zakończenie dokumentu, a także„Płatności” i „Uwagi”. W części „Realizowane zamówienia” należy wskazać właściwe zamówienie. Pozycje z tego „Wcześniejsze faktury zaliczkowe zamówienia pojawią się na zakładce „Pozycje dokumentu”.

Na zakładce” znajdują się faktury zaliczkowe oraz ich korekty, które były wystawione wcześniej i dotyczą tego samego zamówienia.

Na zakładce „Wydania towaru” pojawia się numer dokumentu WZ. Dokument wydania towaru tworzy się po zakończeniu dokumentu. Aby zakończyć dokument należy nacisnąć przycisk [ZAKOŃCZENIE].

W podsumowaniu faktury zaliczkowej, w miejscu „Aktualna zaliczka” wpisujemy kwotę zaliczki. Wypełnienie tego pola jest bezwzględnie wymagane.

Kwota zaliczki nie może być większa od różnicy wartości brutto zamówienia i sumy wartości brutto dotychczas do niego wystawionych faktur zaliczkowych.

Przejrzyj poszczególne zakładki

Numer faktury zaliczkowej wygenerowany na podstawiedomyślnego kodu

Wpisz kwotę zaliczki

Sprzedaż 2-71

Rola poszczególnych pól w oknie „Sprzedaż – Faktura zaliczkowa” zostanie omówiona w poniższej tabeli.

Tabela 2 Informacje w oknie „Sprzedaż – Faktura zaliczkowa”:

Nazwa Znaczenie Data sprzedaży:

Data sprzedaży Domyślnie bieżąca data.

Odbiorca:

Odbiorca Nazwa odbiorcy pojawi się automatycznie po wskazaniu właściwego zamówienia na zakładce „Realizowane zamówienia”. Dane odbiorcy można zmienić po naciśnięciu na przycisk .

Nabywca:

Nabywca Nazwa firmy będącej płatnikiem pobierana z kartoteki kontrahentów, proponowana na dokumentach sprzedaży. Domyślnie, płatnikiem jest odbiorca (jeśli nie ustawimy inaczej w kartotece „Ustawienia domyślne - nabywca”). Nabywcę można zmienić (przycisk ), Program ściąga jego wartości domyślne dotyczące ceny sprzedaży, waluty, rabatu, skrótów alternatywnych itd.

Osoba upoważniona:

Osoba upoważniona Imię i nazwisko domyślnej osoby upoważnionej do podpisu faktury. Lista dostępna jest po naciśnięciu przycisku . Osoba upoważniona pobierana jest z kartoteki odbiorcy.

Akwizytor:

Akwizytor Domyślny akwizytor przypisany do płatnika, lub wybrany z listy (przycisk ). Po uruchomieniu przycisku istnieje możliwość wprowadzania nowego akwizytora. Do akwizytora przypisana jest odpowiednia prowizja (podana w procentach). Prowizję można wpisać lub zmienić ręcznie.

Dokument:

Kod dok. Wyświetla domyślny kod dokumentu sprzedaży.

Jeżeli użytkownik zdefiniował inny kod dokumentu niż standardowy w opcji „Słowniki/ Kody dokumentów/ Sprzedaż”, będzie można go tu podać (przycisk ).

W programie, jeśli zaistnieje potrzeba można stosować własne rodzaje (sygnatury) dokumentów, które użytkownik może sam zdefiniować w opcji „Kody dokumentów magazynowych”.

Domyślny kod dokumentu faktury sprzedaży znajduje się w opcji „Kartoteki\ Magazyny” zakładka „Domyślne kody dokumentów”.



Sygnatura Można wpisać własną sygnaturę. Numer ten będzie drukowany na dokumencie.

2-72 Sprzedaż

Tabela 2 Informacje w oknie „Sprzedaż – Faktura zaliczkowa” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Płatność:

Sposób płatności Informacja o sposobie zapłaty na fakturze zaliczkowej. Jeśli w kartotece kontrahenta ustawimy domyślny rodzaj sposobu zapłaty, pole to wypełni się automatycznie. Jeśli nie, należy wybrać odpowiedni sposób płatności (przycisk ). Sposoby płatności są pobierane ze słownika sposobów zapłaty.


Waluta: Waluta dokumentu Celem faktur zaliczkowych w walucie jest umożliwienie handlu zaliczkowego

wewnątrz Unii Europejskiej. Aby to osiągnąć, należy wypełnić pola pozwalające na określenie waluty dokumentu oraz tabeli kursowej i kursu dla przeliczania zamówienia, tabeli kursowej i kursu dla przeliczania wpłaconej zaliczki. Korzystając z przycisku można wybrać odpowiednią dla dokumentu walutę. Dokument może być wystawiony również w PLN. Podczas zmiany waluty może pojawić się okno z przeliczaniem ceny sprzedaży.

Tabela kursowa Pozycje faktury zaliczkowej podczas importu z zamówienia są przeliczane wg. tego kursu. Tabelę kursową oraz kurs można modyfikować wyłącznie na pierwszym dokumencie z cyklu, do kolejnych jest on przepisywany automatycznie z pierwszej faktury zaliczkowej. Wyjątkiem są Korekty faktur zaliczkowych, które zezwalają na jego zmianę (mogą się zmienić pozycje, więc konieczne jest przeliczenie ich po nowemu). Po wybraniu tabeli kursowej program pyta o sposób przeliczeń cen sprzedaży. Przeliczenia cen sprzedaży można dokonać na dwa sposoby: - zachowując i biorąc za podstawę przeliczeń cenę katalogową (cena netto, VAT i brutto w złotówkach pozostaje taka jak na zamówieniu. Na podstawie kursu waluty określonej w główce dokumentu wyliczana jest kwota w walucie ( np. CHF). Na przykład: Cena netto na zamówieniu wynosi 3300 zł. Po imporcie z zamówienia na fakturze zaliczkowej pozycja ma tę samą cenę w złotówkach 3300, a cena w walucie przeliczana jest według kursu np. 5 zł, w takim przypadku cena netto pozycji wynosi (3300/5 = 660). - zachowując i biorąc za podstawę przeliczeń cenę końcową (przyjmuje cenę netto, VAT i brutto z zaliczki jako cenę końcową faktury zaliczkowej w takiej walucie jaka została wskazana w główce dokumentu (np. CHF), a cenę w złotówkach przelicza mnożąc ją przez kurs waluty. Na przykład zamówienie wystawione jest na kwotę netto 3300 zł. Po imporcie pozycji z zamówienia na fakturze zaliczkowej znajduje sie waluta CHF, kurs 5 zł. a kwota netto PLN wynosi 16500.

Kurs Kurs wg. wybranej wyżej tabeli kursowej. Wg. tego kursu przeliczane są pozycje faktury zaliczkowej.

Tabela kursowa dla zaliczki

Wartości złotówkowe wpłacanej zaliczki przeliczane są wg. kursu z tabeli kursowej dla zaliczki.

Kurs dla zaliczki Według tego kursu wyliczane są wartości złotówkowe zaliczki. Każda kolejna faktura zaliczkowa w tym samym cyklu może przyjmować inny kurs waluty (podczas wystawiania dokumentu jest on zawsze podpowiadany z bieżącej tabeli kursowej). Użytkownik ma możliwość podania własnego kursu.

Sprzedaż 2-73


Nazwa Znaczenie Realizowane zamówienia:

Lista zamówień W oknie tym należy dodać zamówienie. Po uruchomieniu przycisku [DODAJ] pojawia się lista dokumentów źródłowych. Należy wskazać właściwe zamówienie i nacisnąć przycisk [WYBIERZ]. Można wskazać jedno lub wiele zamówień. Warunkiem jest zamówienie dla tego samego płatnika.

Wcześniejsze faktury zaliczkowe

Lista wcześniejszych faktur i korekt zaliczkowych

Przy pierwszej fakturze zaliczkowej zakładka ta będzie pusta. Przy kolejnej fakturze zaliczkowej pojawi się tu lista wcześniejszych faktur bądź korekt zaliczkowych powiązanych z danym zamówieniem. W oknie tym widoczny będzie numer wcześniejszej faktury (faktur) zaliczkowej, data jej wystawienia, data sprzedaży, wpłacona zaliczka, zaliczka razem, zmiana wartości zamówienia oraz nazwa dokumentu.

Pozycje dokumentu Pozycje towarowe z listy zamówień. Informacje dotyczące towarów i cen przepisywane są z zamówienia i nie mogą być modyfikowane. Nie można też dodawać nowych pozycji

Wydania towaru: Lista wydań towaru Lista wydań towaru może pojawić się w dwóch różnych przypadkach:

1. Po wystawieniu dokumentu wydania WZ na towar z zamówienia, który powiązany jest z faktura zaliczkową.

2. Po zakończeniu wystawiania faktury zaliczkowej (klawisz [ZAKOŃCZENIE]).

Płatności

Płatności W główce dokumentu znajduje się sposób zapłaty (został on domyślnie przypisany do dokumentu z parametrów lub kartoteki), w rzeczywistości jednak kontrahent może zapłacić za towar inną metodą niż ta, która do niego została przypisana domyślnie. Może również połączyć klika tych metod razem np. część kwoty zapłacić gotówką a część kwoty kartą, czekiem, bonem towarowym lub przelewem.W dolnej części okna znajdują się przyciski [GOTÓWKA], [PRZELEW], [KARTA], [CZEK], [BON]. Naciskając na jeden z powyższych przycisków, należy wskazać metodę zapłaty za towar. Pojawi się okno w którym znajduje się kod waluty w jakiej dokonujemy wpłaty (może być inna niż w PLN), kwota przyjęta, kwota zapłacona, dane płatnika oraz sposób płatności. Można tam również dokonać rozliczenia wystawianego właśnie dokumentu. Do rozliczenia dokumentu dowolnym rozrachunkiem służy także przycisk [OPERACJE] na zakładce "Płatności". Nie można zatwierdzić wystawianego dokumentu, bez wybrania formy płatności (na zakładce "Płatności"). Program pilnuje również, aby suma kwot płatności była równa wartości dokumentu.

Uwagi:

Uwagi Dowolna informacja wpisana przez użytkownika. Po uruchomieniu przycisku [WSTAW OPIS] ze wzorca opisów można przenieść gotowe uwagi. Uwagi drukowane są na samym dole dokumentu.

2-74 Sprzedaż


Nazwa Znaczenie Znaczniki:

Znaczniki Do każdego dokumentu może być przypisany jeden lub kilka znaczników. Znaczniki dają możliwość księgowania wybranych dokumentów lub grupy dokumentów na dowolnie oznaczone konto. Można stworzyć wzorzec, który pomija znaczniki, wówczas księgowanie dokumentów o wybranym kodzie odbywa się na jedno ustalone w schemacie konto. Można też stworzyć wzorzec, w którym dokumenty posiadające znacznik lub wybrane znaczniki będą księgowane na specjalne konto. Można stworzyć schemat bez znaczników i schemat ze znacznikami.


Załaczniki:


Alarmy: Program umożliwia dodawanie alarmów dla dokumentu. Można tu umieszczać

wszelkie informacje do przekazania w trybie alarmowym. Alarm może być aktywny przez pewien okres czasu lub bez ograniczeń czasowych. Alarm pojawia się przy edycji dokumentu.

5. W dolnej części okna „Sprzedaż – Faktura zaliczkowa” w pozycji „Aktualna

zaliczka” należy wpisać kwotę zaliczki.

6. Jeśli cykl sprzedaży zaliczkowej nie jest jeszcze zakończony na zakładce „Rozliczenia” należy wskazać odpowiednie rozrachunki i powiązać wpłatę z wprowadzoną zaliczką.

7. Aby zakończyć sprzedaż należy użyć przycisk [ZAKOŃCZENIE].Aby zapisać dokument faktury zaliczkowej należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ].

Do jednego zamówienia może być wystawiona jedna lub kilka faktur zaliczkowych. Już pierwszy dokument z cyklu może zawierać całą zaliczkę, oznacza to jednocześnie, że może zostać oznaczony jako kończący sprzedaż.

Sprzedaż 2-75

Można zakończyć cykl sprzedaży pierwszą fakturą zaliczkową. Program sumuje wartości wcześniej wpłaconych zaliczek oraz podpowiada maksymalną wartość zaliczki (różnica wartości brutto zamówienia i sumy wartości brutto dotychczas do niego wystawionych faktur zaliczkowych).

Jeśli aktualna zaliczka jest równa maksymalnej wartości zaliczki należy nacisnąć przycisk [ZAKOŃCZENIE], w przeciwnym wypadku naciskamy przycisk [ZAPISZ].

Przycisk [ZAKOŃCZENIE] kończy cykl sprzedaży zaliczkowej. Jeśli użytkownik nie wpisze kwoty aktualnej zaliczki i naciśnie przycisk [ZAKOŃCZENIE] kwota aktualnej zaliczki zostanie pobrana z pozycji „Maks. wartość zaliczki”.

Pojawi się pytanie „Czy chcesz zakończyć ten cykl sprzedaży zaliczkowej?”.

Jeśli faktura została już rozliczona nastąpi anulowanie rozliczeń.

Wszystkie zaliczki rozliczają nową FV, pozostała część kwoty pozostaje jako nierozliczony rozrachunek. Można go rozliczyć robiąc KP, za pomocą przelewu lub kompensaty.

Program sprawdza ceny sprzedaży oraz stan towaru w magazynie, lokalizacji i dostawie.

Nie można zakończyć cyklu sprzedaży zaliczkowej, jeśli w magazynie zabrakło towaru.

Na zakończenie wystawiany jest dokument wydania WZ wydający kontrahentowi zamówione towary.

Dokument WZ nie jest usuwany automatycznie wraz z fakturą zaliczkową.

Aby usunąć fakturę zaliczkową należy nacisnąć klawisz [USUŃ]. Po naciśnięciu tego klawisza skasowany zostanie cały dokument wraz ze wszystkimi pozycjami. Usunąć można jedynie ostatni dokument z cyklu sprzedaży zaliczkowej.

Aby poprawić fakturę zaliczkową należy nacisnąć klawisz [EDYTUJ]. Poprawić można jedynie ostatnią nie zatwierdzoną fakturę zaliczkową.

Edycji podlegają: • Rozliczenia dokumentu • Kwota aktualnej zaliczki

Jeśli, poprzez edycję dokumentu, użytkownik usunie zamówienie z listy zamówień spowoduje to: • Usuniecie skojarzenia ze wszystkimi zamówieniami z tej serii sprzedaży

zaliczkowej. • Jeśli maksymalna kwota zaliczki będzie mniejsza niż aktualna wartość zaliczki

nastąpi usuniecie rozliczeń tej faktury zaliczkowej.

2-76 Sprzedaż

Korekta FV zaliczkowej Istnieje możliwość korygowania dotychczas wpłaconych kwot zaliczek oraz cen, rabatów pozycji dokumentu na fakturze zaliczkowej. Do tego celu służy dokument „Korekta FV zaliczkowej” po uruchomieniu przycisku [DODAJ] w opcji „Sprzedaż/ Faktury zaliczkowe”.

Korekta FV zaliczkowej odnosi się zawsze do ostatniej z istniejących zaliczek, z uwzględnieniem wszystkich wcześniejszych wpłat i korekt.

Można korygować zarówno na plus (suma wpłat nie może być większa od wartości brutto zamówienia/zamówień) lub na minus (suma wszystkich zaliczek i korekt nie może być mniejsza od zera).

Aby wystawić korektę faktury zaliczkowej należy: 1. Uruchomić opcję „Sprzedaż/ Faktury zaliczkowe” 2. W oknie z listą faktur zaliczkowych nacisnąć klawisz [DODAJ] 3. Wybrać pozycje „Korektę FV zaliczkowej” 4. Pojawi się okno:

Przejrzyj poszczególne zakładki

Numer korekty faktury zaliczkowej


Wpisz kwotę korekty

Sprzedaż 2-77

Okno „Korekta faktury zaliczkowej” składa się z nagłówka, części środkowej z danymi z faktur zaliczkowych oraz podsumowania. W części środkowej znajdują się zakładki „Realizowane zamówienia”, „Wcześniejsze faktury zaliczkowe” oraz „Uwagi”. Zakładki „Pozycje dokumentu”, „Wydania towaru” oraz „Płatności” pojawiają się, jeśli wcześniej wskażemy odpowiednie zamówienie, do której wystawiana była faktura zaliczkowa a obecnie korekta (zakładka „Realizowane zamówienia”). Na zakładce „Wcześniejsze faktury zaliczkowe” znajduje się lista faktur zaliczkowych oraz korekt faktur zaliczkowych, które dotyczą tego samego zamówienia.

Na zakładce „Pozycje dokumentu” znajduje się lista pozycji asortymentowych z korygowanej faktury zaliczkowej. Można tu zmienić (przycisk [EDYCJA]) rodzaj ceny, cenę katalogową brutto, rodzaj rabatu, cenę netto, stawkę VAT, cenę brutto oraz ilość wskazanej pozycji asortymentowej. Ilość po korekcie nie może być większa od ilości przed korektą. Nie można korygować cen sprzedaży, rabatu ani stawki VAT jeśli były już wydania towaru z tej pozycji zamówienia.

Na zakładce „Wydania towaru” znajduje się numer dokumentu WZ z faktury zaliczkowej.

W podsumowaniu faktury zaliczkowej, w miejscu „Kwota korekty” wpisujemy kwotę korekty zaliczki. Wypełnienie tego pola jest bezwzględnie wymagane. Po wyżej znajduje się suma wpłaconych zaliczek.

Kwota korekty zaliczki nie może być większa od sumy wpłaconych zaliczek na fakturach zaliczkowych.

Rola poszczególnych pól w oknie „Sprzedaż – Korekta faktury zaliczkowej” zostanie omówiona w poniższej tabeli.

Tabela 3 Informacje w oknie „Sprzedaż – Korekta faktury zaliczkowej”:

Nazwa Znaczenie Data sprzedaży:

Data sprzedaży Domyślnie bieżąca data.

Odbiorca:

Odbiorca Nazwa odbiorcy pojawi się automatycznie po wskazaniu właściwego zamówienia na zakładce „Realizowane zamówienia”. Dane odbiorcy można zmienić po naciśnięciu na przycisk .

Nabywca:

Nabywca Nazwa firmy będącej płatnikiem pobierana z kartoteki kontrahentów, proponowana na dokumentach sprzedaży. Domyślnie, płatnikiem jest odbiorca (jeśli nie ustawimy inaczej w kartotece „Ustawienia domyślne - nabywca”). Nabywcę można zmienić (przycisk ), Program ściąga jego wartości domyślne dotyczące ceny sprzedaży, waluty, rabatu, skrótów alternatywnych itd.

2-78 Sprzedaż

Tabela 3 Informacje w oknie „Sprzedaż – Korekta faktury zaliczkowej” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Osoba upoważniona:

Osoba upoważniona Imię i nazwisko domyślnej osoby upoważnionej do podpisu faktury. Lista dostępna jest po naciśnięciu przycisku . Osoba upoważniona pobierana jest z kartoteki odbiorcy.

Akwizytor:

Akwizytor Domyślny akwizytor przypisany do płatnika, lub wybrany z listy. Po uruchomieniu przycisku istnieje możliwość wprowadzania nowego akwizytora. Do akwizytora przypisana jest odpowiednia prowizja (podana w procentach). Prowizję można wpisać lub zmienić ręcznie.

Dokument:

Kod dok. Wyświetla domyślny kod dokumentu sprzedaży.

Kod dok. W programie, jeśli zaistnieje potrzeba można stosować własne rodzaje (sygnatury) dokumentów, które użytkownik może sam zdefiniować w opcji „Kody dokumentów magazynowych”. Domyślny kod dokumentu korekty faktury zaliczkowej znajduje się w opcji „Kartoteki\ Magazyny” zakładka „Domyślne kody dokumentów”.




Płatność:

Sposób płatności Informacja o sposobie zapłaty na korekcie faktury zaliczkowej. Jeśli w kartotece kontrahenta ustawimy domyślny rodzaj sposobu zapłaty, pole to wypełni się automatycznie. Jeśli nie, należy wybrać odpowiedni sposób płatności (przycisk

). Sposoby płatności są pobierane ze słownika sposobów zapłaty.


Rabaty:

Rodzaj rabatu Domyślny rabat progowy od wartości całego dokumentu (rabat od wartości sprzedaży). Istnieje możliwość wybrania w główce dokumentu odpowiedniego rabatu progowego. W tym celu w słowniku rabatów należy zdefiniować wartości poszczególnych progów oraz określić wysokość rabatów w tych progach.

Jeśli pole rodzaj rabatu w główce dokumentu zostanie pominięte istnieje możliwość wybrania rabatu dla pozycji od ceny sprzedaży. Należy wówczas uruchomić klawisz [EDYTUJ] na zakładce „Pozycje dokumentu”.

Sprzedaż 2-79


Nazwa Znaczenie Waluta:

Tabela kursowa Domyślna tabela kursowa do przeliczania ceny sprzedaży dla pozycji asortymentowej w kolumnie „po korekcie” (jeśli wybrano rodzaj ceny który jest zdefiniowany jako cena walutowa lub przeliczana wg wartości innej ceny a cena ta jest ceną w walucie).

Zakładki:

Realizowane zamówienia:

Lista zamówień W oknie tym należy dodać zamówienie. Po uruchomieniu przycisku [DODAJ] pojawia się lista dokumentów źródłowych. Należy wskazać właściwe zamówienie i nacisnąć przycisk [WYBIERZ]. Można wskazać tylko jedno zamówienie. Jeśli wybrane zamówienie na należy do żadnego cyklu sprzedaży zaliczkowych nie można go korygować.

Wcześniejsze faktury zaliczkowe:


Pojawi się tu lista wcześniejszych faktur bądź korekt zaliczkowych powiązanych z danym zamówieniem.

W oknie tym widoczny będzie numer wcześniejszej faktury (faktur) zaliczkowej, data jej wystawienia, data sprzedaży, wpłacona zaliczka, zaliczka razem, zmiana wartości zamówienia oraz nazwa dokumentu.

Pozycje dokumentu Pozycje towarowe z listy zamówień. Informacje dotyczące towarów i cen przepisywane z zamówienia mogą być korygowane. Korekcie podlega rodzaj ceny, cena katalogowa brutto, wysokość i rodzaj rabatu, cena netto/ brutto i stawka VAT oraz ilość. Ilość po korekcie nie może być większa od ilości przed korektą. Nie można korygować cen sprzedaży, rabatu ani stawki VAT jeśli były już wydania towaru z tej pozycji zamówienia.

Wydania towaru:

Lista wydań towaru Lista wydań towaru może pojawić się w dwóch różnych przypadkach: 1. Po wystawieniu dokumentu wydania WZ na towar z zamówienia, który

powiązany jest a faktura zaliczkową. 2. Po zakończeniu wystawiania faktury zaliczkowej (klawisz

[ZAKOŃCZENIE]).

Płatności:

W główce dokumentu znajduje się sposób zapłaty (został on domyślnie przypisany do dokumentu z parametrów lub kartoteki), w rzeczywistości jednak kontrahent może zapłacić za towar inną metodą niż ta, która do niego została przypisana domyślnie. Może również połączyć klika tych metod razem np. część kwoty zapłacić gotówką a część kwoty kartą, czekiem, bonem towarowym lub przelewem.W dolnej części okna znajdują się przyciski [GOTÓWKA], [PRZELEW], [KARTA], [CZEK], [BON]. Naciskając na jeden z powyższych przycisków, należy wskazać metodę zapłaty za towar. Pojawi się okno w którym znajduje się kod waluty w jakiej dokonujemy wpłaty (może być inna niż w PLN), kwota przyjęta, kwota zapłacona, dane płatnika oraz sposób płatności. Można tam również dokonać rozliczenia wystawianego właśnie dokumentu. Do rozliczenia dokumentu dowolnym rozrachunkiem służy także przycisk [OPERACJE] na zakładce "Płatności".

2-80 Sprzedaż



Nie można zatwierdzić wystawianego dokumentu, bez wybrania formy płatności (na zakładce "Płatności"). Program pilnuje również, aby suma kwot płatności była równa wartości dokumentu. Metoda płatności gotówkowa/niegotówkowa Jeśli w główce dokumentu (np. faktury zaliczkowej), wybrana zostanie gotówkowa metoda płatności z natychmiastowym rozliczeniem dokumentu, to po zatwierdzeniu dokumentu program zaproponuje wystawienie dokumentu kasowego i dokument zostanie rozliczony natychmiast. Jeśli wybrana zostanie bezgotówkowa metoda np. karta, czek, bon to po zatwierdzeniu dokumentu trzeba go będzie jeszcze rozliczyć tzn. skojarzyć ten dokument z innym rozrachunkiem np. wyciągiem bankowym. Dokument można rozliczyć podczas wprowadzania sposobu zapłaty za towar na zakładce "Rozliczenia" lub po zapisaniu dokumentu np. opcja "Finanse/ Rozrachunki" lub po uruchomieniu przycisku [OPERACJE] na liście dokumentów płatności „Sprzedaż /Faktury zaliczkowe". Gotówkowa metoda rozliczenia oznacza realną wpłatę gotówki do kasy. Niegotówkowa metoda to karta płatnicza, czek, bon towarowy itp.

Uwagi:


Znaczniki:



Załaczniki:


Sprzedaż 2-81



5. W pozycji „Kwota korekty” (dolna część okna) wpisać kwotę, o jaką pomniejszamy wpłaconą wcześniej zaliczkę.

6. Nacisnąć klawisz [ZAPISZ].

Lista wystawionych korekt faktur zaliczkowych i faktur zaliczkowych znajduje się w opcji „Sprzedaż/ Faktury zaliczkowe”.

Aby poprawić wystawioną korektę faktury zaliczkowej należy wskazać właściwy dokument i nacisnąć przycisk [EDYTUJ]. Poprawić można jedynie ostatnią korektę faktury zaliczkowej.

Program umożliwia: • usunięcie realizowanego zamówienia • edycję pozycji dokumentu • usuniecie rozliczenia • edycję kwoty korekty zaliczki

Program nie pozwoli poprawić dokumentu, jeśli cykl sprzedaży zaliczkowej został już zakończony.

Aby usnąć korektę faktury zaliczkowej należy ustawić się na tej korekcie i nacisnąć klawisz [USUŃ]. Usunąć można jedynie ostatnią fakturę korygującą w cyklu. Operacja spowoduje bezpowrotne skasowanie całego dokumentu wraz ze wszystkimi pozycjami.

2-82 Sprzedaż

Sprzedaż 2-83

Tax Free Od 1 maja br. podróżującym spoza Wspólnoty przysługuje zwrot VAT zapłacony w związku z zakupami w krajach Unii Europejskiej.

Dokument „Zwrot VAT dla podróżnych (Tax Free for tourists)” stanowi podstawę do ubiegania się przez podróżnych nie mających stałego miejsca zamieszkania na terytorium Wspólnoty o zwrot podatku od towarów i usług od nabytych towarów, które w stanie nienaruszonym zostały wywiezione poza terytorium Wspólnoty (Art. 126-130 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Dz.U. Nr54, poz.535).

200 zł to minimalna wartość zakupów (z VAT), wynikająca z imiennego dokumentu, wystawionego przez jednego sprzedawcę, przy której podróżny może żądać zwrotu podatku od towarów i usług zapłaconego przy zakupie (rozporządzenie ministra finansów, Dz.U. nr 84, poz. 780).

Wywóz musi być potwierdzony na dokumencie Tax Free przez urząd celny stemplem zaopatrzonym w numerator, a do dokumentu powinien być dołączony wystawiony przez sprzedawcę paragon z kasy rejestrującej. Zwrot może być dokonany, jeśli podróżny wywiózł towar poza UE nie później niż w ostatnim dniu trzeciego miesiąca po tym, w którym dokonał zakupu.

Zwrot VAT dla podróżnych Aby wystawić w programie dokument Tax Free należy:

Uruchomić opcję „Sprzedaż/ Zwrot VAT dla podróżnych” 1. Nacisnąć przycisk [DODAJ]

2-84 Sprzedaż


Rola poszczególnych pól w oknie „Zwrot podatku dla podróżnych” zostanie omówiona w poniższej tabeli.

Tabela 1 Informacje w oknie „Zwrot podatku dla podróżnych”:

Nazwa Znaczenie Powiązane dokumenty:

Paragon Numer dokumentu sprzedaży potwierdzający dokonanie zakupu przez podróżnego. Paragon dokumentujący dokonaną transakcję jest dołączany przez sprzedawcę do imiennego dokumentu Tax Free w momencie zakupu towaru. Paragon wybierany jest z listy wystawionych wcześniej paragonów po uruchomieniu .

Nabywca:

Nabywca Nabywca wybierany jest po naciśnięciu na przycisk . Nabywcą mogą być jedynie osoby fizyczne zwane "podróżnymi", które nie posiadają miejsca stałego zamieszkania na terytorium Wspólnoty i mają prawo do otrzymania zwrotu podatku VAT zapłaconego przy nabyciu towarów na terytorium RP, które w stanie nienaruszonym zostały wywiezione poza terytorium Wspólnoty.

Dokument:

Kod dok. Domyślny kod dokumentu zwrotu VAT dla podróżnych. Jeżeli użytkownik zdefiniował inny kod dokumentu niż standardowy w opcji „Słowniki/ Kody dokumentów/ Sprzedaż”, będzie można go tu podać ( przycisk ).

Wybierz paragon na podstawie którego wystawiany jest dokument Tax Free

Podróżny nie mający stałego miejsca zamieszkania na terytorium Wspólnoty, dla którego wystawiany jest dokument

Pozycje zakupione przez podróżnego z paragonu

Sprzedaż 2-85

Tabela 1 Informacje w oknie „Zwrot podatku dla podróżnych” (ciąg dalszy):


Kod dok. W programie, jeśli zaistnieje potrzeba można stosować własne rodzaje (sygnatury) dokumentów, które użytkownik może sam zdefiniować w opcji „Kody dokumentów magazynowych”. Domyślny kod dokumentu korekty faktury zaliczkowej znajduje się w opcji „Kartoteki\ Magazyny” zakładka „Domyślne kody dokumentów”.




Arkusz wydruku:

Ilość pozycji: Ilość drukowanych pozycji dla towaru na dokumencie Tax Free. Ilość pozycji domyślnie podpowiadana jest z parametrów firmy, liczbę tą można zmienić. W zależności od ustawionej liczby na dokumencie Tax Free drukuje się więcej lub mniej wierszy.

Pozycje dokumentu:

Pozycje Pozycje towarowe zakupione przez podróżnego z poza Wspólnoty. Pozycje przenoszone są z wybranego wyżej paragonu.

Uwagi:


Znaczniki:



2-86 Sprzedaż

Tabela 1 Informacje w oknie „Zwrot podatku dla podróżnych” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Załaczniki:




3. Nacisnąć przycisk [ZAPISZ] aby zapisać dokument i zamknąć okno.

W przypadku, gdy zwrotu dokonuje sprzedawca samodzielnie procedura zwrotu wygląda następująco: w momencie zakupu towaru sprzedawca wystawia podróżnemu imienny dokument według ustalonego wzoru, do którego dołącza paragon dokumentujący dokonaną transakcję. W momencie wywozu towaru z terytorium Wspólnoty podróżny przedstawia otrzymany od sprzedawcy dokument w urzędzie celnym, który potwierdza fakt dokonania wywozu poprzez przystawienie pieczęci. Następnie podróżny musi wrócić do sprzedawcy w celu otrzymania kwoty zwrotu, którą otrzyma po zwrocie potwierdzonego przez urząd celny dokumentu.

Natomiast w przypadku, gdy sprzedawca nie dokonuje zwrotu podatku samodzielnie a ma podpisaną umowę z podmiotem zajmującym się zawodowo dokonywaniem zwrotu procedura wygląda podobnie, z tym że sprzedawca informuje podróżnego w jakim punkcie podróżny będzie mógł zwrot otrzymać. Najczęściej punkty takie znajdują się przy przejściach granicznych. Także w takim przypadku podstawą otrzymania zwrotu jest przedłożenie potwierdzonego przez urząd celny imiennego dokumentu.

Operacja zwrotu podatku przez sprzedawcę lub inny podmiot powinna być zarejestrowana w systemie sprzedaży.

Aby wystawić dokument rejestrujący zwrot podatku należy: 1. Uruchomić opcję „Sprzedaż/ Zwrot VAT dla podróżnych”

Sprzedaż 2-87

2. Nacisnąć przycisk [OPERACJE] 3. Wybrać opcję „Zwrot podatku” 4. Pojawi się okno:

Rola poszczególnych pól w oknie „Zwrot podatku dla podróżnych” zostanie omówiona w poniższej tabeli

Informacja o tymczy towar przekroczył granicę i kto zwraca podatek

Kwota podatku do zwrotu

2-88 Sprzedaż

Tabela 2 Informacje w oknie „Zwrot podatku dla podróżnych”:

Nazwa Znaczenie Przekroczenie granicy:

Zwrot podatku Należy wybrać jedną z możliwych opcji dotyczących towaru i zwrotu podatku. Po naciśnięciu przycisku znajduje się do wyboru: 1. Towar nie przekroczył jeszcze granicy 2. Towar przekroczył granicę i należy zwrócić podatek 3. Towar przekroczył granicę lecz inny podmiot zwraca podatek Jeśli towar nie przekroczył granicy nie należy się zwrot podatku. Wybieramy wówczas opcję pierwszą.

W przypadku, gdy towar przekroczył granicę i zwrotu podatku dokonuje sprzedawca, podróżny musi wrócić do sprzedawcy w celu otrzymania kwoty zwrotu. Wybieramy wówczas opcję -Towar przekroczył granicę i należy zwrócić podatek.

Natomiast w przypadku, gdy sprzedawca nie dokonuje zwrotu podatku samodzielnie a ma podpisaną umowę z podmiotem zajmującym się zawodowo dokonywaniem zwrotu, informuje podróżnego w jakim punkcie podróżny będzie mógł zwrot otrzymać. W takim przypadku należy wybrać trzecią opcję – Towar przekroczył granicę lecz inny podmiot zwraca podatek.

Data przekroczenia granicy

Data z jaką towar przekracza granicę. Domyślnie podpowiada się bieżąca data. Można ją zmienić po uruchomieniu przycisku . W przypadku gdy zwrotu podatku dokonuje sprzedawca z tą datą powstaje wpis w rejestrze sprzedaży.

Z tą datą powstaje wpis w rejestrze sprzedaży w przypadku gdy zwrot podatku dokonuje sprzedawca.

Płatność:

Sposób zapłaty Sposób zwrotu podatku dla podróżnego. Podróżny może otrzymać zwrot podatku w różnej formie np. wypłata gotówki, zwrot podatku przelewem. Sposoby zapłaty pojawiają się ze słownika sposobów zapłaty.

Data płatności Data płatności uzależniona jest od sposobu zapłaty. Jeśli sposobem płatności będzie gotówka „ 0 dni”, data płatności będzie z tego samego dnia.

Pozycje dokumentu:

Pozycje Pozycje towarowe przenoszone są z dokumentu Tax Free. Należy podać ilość pozycji towarowych, które w stanie nienaruszonym zostały wywiezione poza terytorium Wspólnoty, zatwierdzone przez urząd celny do zwrotu podatku dla podróżnych. Ilość pozycji sprzedanych nie musi być taka sama jak pozycji zatwierdzonych. Za uszkodzony towar przekraczający terytorium Wspólnoty nie można żądać zwrotu podatku.

Rozliczenia:

Rozliczenia Na zakładce „Rozliczenia” można powiązać kwotę zwracanego przez sprzedawcę podatku z wprowadzonym wcześniej rozrachunkiem. Należy wówczas wskazać odpowiednie rozrachunki (przycisk [DODAJ]).

Rozliczenie może odbywać się również po zapisaniu dokumentu podczas operacji kasowej, bankowej i innej rozrachunkowej.

W dolnej części okna program wylicza kwotę zwracanego podróżnemu podatku VAT na podstawie zatwierdzonych pozycji towarowych.

Sprzedaż 2-89

5. Nacisnąć klawisz [ZAPISZ], aby zapisać dokument.

Kwota zwrotu podatku wypłacana jest w walucie polskiej i obejmuje tylko podatek zapłacony przy nabyciu towarów na terenie Polski, które w stanie nienaruszonym zostały wywiezione przez podróżnego poza terytorium Wspólnoty. Podróżny winien dokonać wywozu nie później niż w ostatnim dniu trzeciego miesiąca następującego po miesiącu dokonania zakupu. Dokonanie tej czynności w terminie późniejszym pozbawiać będzie prawa do zwrotu. Podstawą otrzymania zwrotu jest przedstawienie przez podróżnego imiennego dokumentu Tax Free wystawionego przez sprzedawcę. Na dokumencie tym musi być potwierdzony przez graniczny urząd celny wywóz towarów zakupionych w Polsce. Ponadto do dokumentu tego musi być dołączony wystawiony przez sprzedawcę paragon z kasy rejestrującej potwierdzający dokonanie zakupu.

2-90 Sprzedaż

Sprzedaż 2-91

Raporty dobowe sprzedaży

Program umożliwia sporządzanie dobowych raportów sprzedaży. Dokument ten jest szczególnie przydatny przy sprzedaży detalicznej obsługującej paragony fiskalne oraz inne dokumenty sprzedaży takie jak faktury vat oraz faktury zaliczkowe. Opcja ta jest dostępna po uruchomieniu z menu górnego "Sprzedaż/ Raporty dobowe sprzedaży".

Raport dobowy sprzedaży umożliwia księgowanie jednego dokumentu zbiorczego a nie pojedynczych paragonów i dokumentów sprzedaży. Po wystawieniu raportu dobowego w księgowości pojawi się nagłówek dokumentu [RDS], który może zostać rozksięgowany na podstawie wzorca księgowego.

Jeśli we wzorcu księgowania zostanie zaznaczone pomijanie dokumentu z raportu dobowego, program nie rozksięguje tych dokumentów sprzedaży, które posiadają nagłówek dokumentu w księgowości i znajdują się one na raporcie dobowym. Dotyczy to przede wszystkim faktur sprzedaży, którym tworzone są automatycznie nagłówki dokumentów w księgowości.

Tworzenie raportu dobowego Aby dodać raport dobowy sprzedaży należy: 1. Uruchomić opcję "Sprzedaż /Raporty dobowe sprzedaży" 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 4. Pojawi się okno:

2-92 Sprzedaż

Tabela 1 Informacje w oknie „Raport dobowy sprzedaży”:


Kod dokumentu Wyświetla domyślny kod dokumentu [RDS], jeżeli użytkownik zdefiniował inny kod dokumentu niż standardowy w opcji „Słowniki/ Kody dokumentów/Sprzedaż Magazyn" będzie można go tu podać. W pozycji „Kod dokumentu" wybieramy z listy (przycisk ) odpowiedni kod.

Numeracja dokumentu uzależniona jest od wybranego kodu dokumentu, a format numeru wg skonstruowanego przez użytkownika dokumentu wydania. Zmiana standardowego kodu powoduje zmianę nazwy dokumentu oraz wygenerowanie nowego numeru wg odpowiedniej maski numeracji. Domyślny kod dokumentu ustawiamy w opcji „Kartoteki /Magazyny" gdzie znajdują się domyślne kody dokumentów.




Data raportu:

Data raportu Data sporządzenia raportu. Wg. tej daty będą skojarzone dokumenty do raportu sprzedaży.

Skojarzone dokumentu:

Pozycje Po uruchomieniu przycisku [DODAJ] pojawi się okno z filtrem dokumentów handlowych w którym należy zaznaczyć kryteria kojarzenia dokumentów sprzedaży z raportem dobowym. Można w nim wskazać KOD dokumentu, faktury VAT liczone metodą "od brutto", wyłącznie dokumenty zafiskalizowane, dokumenty zarejestrowane przez wybranego użytkownika lub dokumenty zarejestrowane w określonych godzinach.

Uwagi:


Znaczniki:



Sprzedaż 2-93

Tabela 1 Informacje w oknie „Raport dobowy sprzedaży” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Załączniki

Załączniki Poprzez załączniki program umożliwia podpinanie dowolnych plików z bazy danych lub zamapowanych dysków sieciowych (utworzonych jako folder współdzielony) do dowolnie wybranych dokumentów. Aby stworzyć własny wirtualny dysk należy skorzystać z narzędzia dostępnego z poziomu administratora. Po uruchomieniu okna „Wirtualny system plików” w systemie administrator widoczne będą wirtualne przestrzenie dyskowe. Przy pierwszym uruchomieniu programu będzie tam jedynie dostęp do bazy danych aktualnej firmy. Nie można utworzyć innego udziału umieszczonego w bazie danych. Istnieje możliwość dodawania dowolnej ilości udziałów (dysków wirtualnych), na których pliki przechowywane są w folderach. Folderem współdzielnym może być każdy zamapowany dysk sieciowy. Aby przeglądać zawartość wirtualnych dysków należy wybrać z menu opcję „Administracja/Eksplorator systemu plików”.

Alarmy:


Do uruchmieniu przycisku [DODAJ] w dokumencie "Raport dobowy sprzedaży" pojawi się okno z filtrem dokumentów handlowych, w którym należy zaznaczyć kryteria kojarzenia dokumentów sprzedaży z raportem dobowym. Można w nim wskazać:

• KOD dokumentu (spośród paragonów, faktur VAT, faktur zaliczkowych) • wyłącznie faktury VAT liczone metodą "od brutto", • wyłącznie dokumenty zafiskalizowane, • wyłącznie dokumenty zarejestrowane przez wybranego użytkownika • dokumenty zarejestrowane w określonych godzinach ( przed godziną ... lub po

godzinie ... )

2-94 Sprzedaż

Sprzedaż 2-95

Faktury VAT wewnętrzne

Program umożliwia sporządzanie faktur VAT wewnętrznych. Opcja ta jest dostępna po uruchomieniu z menu górnego "Sprzedaż/ Faktury VAT wewnętrzne".

Zgodnie z art. 106 ust. 7 u.p.t.u., za pomocą faktur wewnętrznych dokumentowane są następujące czynności:

1. przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności:

a) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

b) wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny

- jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części;

2. nieodpłatne świadczenie usług niebędące dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników.

Aby wystawić fakturę VAT wewnętrzną należy uruchomić opcję "Sprzedaż /Faktury VAT wewnętrzne" oraz nacisnąć [DODAJ].

Wystawianie dokumentu odbywa się podobnie jak zwykłej sprzedaży, jednak dla faktur VAT wewnętrznych: • domyślnie, jako nabywca, podpowiada się bieżąca firma, • nie można podać cen sprzedaży - dokument wystawiany jest w cenach zakupu

(pobieranych z magazynu), • dla usług i w trybie bez obsługi magazynu należy podać cenę zakupu artykułu.

Faktury wewnętrzne mogą być wystawiane w jednym egzemplarzu, ponieważ – w przeciwieństwie do „zwykłych” faktur nie są wprowadzane do obrotu.

Faktury wewnętrzne należy wystawiać, co do zasady, nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (por. § 13 ust. 1 r.z.p.p.).

Zbiorcze faktury wewnętrzne należy wystawiać w ciągu 7 dni od zakończenia miesiąca (kwartału), którego faktury te dotyczą.

2-96 Sprzedaż

Faktury VAT wewnętrzne Aby wystawić fakturę VAT wewnętrzną należy: 1. Uruchomić opcję "Sprzedaż /Faktury VAT wewnętrzne" 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 3. Wybrać pozycję "Dodaj fakturę VAT wewnętrzną" 4. Pojawi się okno dialogowe:

Faktura wewnętrzna jest wystawiana jak zwykła faktura VAT z następującymi różnicami: 1. nie ma konieczności podawania danych nabywcy 2. brak kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem (brutto), wyrażonej

cyframi i słownie, jeśli nie podano nabywcy 3. (czyli pola DO ZAPŁATY, oraz SŁOWNIE nie występują; lub DO ZAPŁATY

jest zamienione na RAZEM) 4. Nie powstaje rozrachunek z kontrahentem, jeśli kontrahent został wskazany (lub

jeśli musi powstać to na 0 zł) 5. Faktura wewnętrzna związana z wydaniem towarów z magazynu może być

wystawiana w trybie magazynowym, co skutkuje powstaniem dokumentu WZ jak przy zwykłej fakturze VAT

6. Faktura wewnętrzna związana z świadczeniem usług może być wystawiana w trybie bezmagazynowym

7. Nagłówek faktury wewnętrznej: Faktura Wewnętrzna VAT 8. Brak wydruku w dwóch egzemplarzach (słowa „oryginał” bądź „kopia” na

wydruku)

Sprzedaż 2-97

9. Brak podpisu odbiorcy faktury (faktura nie jest wprowadzana do obrotu) 10. Tytuł wystawienia – można skorzystać z pola UWAGI do wpisania tytułu

wystawienia

Wystawianie dokumentu odbywa się podobnie jak zwykłej sprzedaży, jednak dla faktur VAT wewnętrznych: 1. domyślnie, jako nabywca, podpowiada się bieżąca firma, 2. nie można podać cen sprzedaży - dokument wystawiany jest w cenach zakupu

(pobieranych z magazynu), 3. dla usług i w trybie bez obsługi magazynu należy podać cenę zakupu artykułu.

Faktura wewnętrzna powinna zawierać co najmniej:

1. imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, przy czym w przypadku czynności określonych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 u.p.t.u., gdy brak jest konkretnego nabywcy towaru lub usługi, faktura nie zawiera danych dotyczących tego nabywcy;

2. numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, przy czym w przypadku: a) dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, b) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów oraz c) importu usług,

faktury mogą nie zawierać numeru identyfikacji podatkowej kontrahenta.

3. dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży, przy czym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym; choć przepisy nie zawierają wyjaśnienia „ciągłego” charakteru sprzedaży przyjmuje się, że świadczeniem ciągłym jest takie, które składa się z większej ilości zdarzeń w ustalonym okresie czasu (np. w miesiącu, w kwartale).

4. datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”; faktury wewnętrzne mogą mieć odrębną numerację niż „zwykłe” faktury VAT - decyzje podejmuje sam podatnik;

5. nazwę towaru lub usługi;

6. jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług;

7. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

8. wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

9. stawki podatku;

10. sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;

2-98 Sprzedaż

11. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

12. wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu;

13. kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie, przy czym w przypadku czynności określonych w art.7 ust.2 i art. 8 ust. 2 u.p.t.u., gdy brak jest konkretnego nabywcy towaru lub usługi, faktura nie zawiera kwoty należnej z tytułu wykonania tych czynności;

Faktury wewnętrzne mogą być wystawiane w jednym egzemplarzu, ponieważ – w przeciwieństwie do „zwykłych” faktur nie są wprowadzane do obrotu.

Faktury wewnętrzne należy wystawiać, co do zasady, nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (por. § 13 ust. 1 r.z.p.p.).

Zbiorcze faktury wewnętrzne należy wystawiać w ciągu 7 dni od zakończenia miesiąca (kwartału), którego faktury te dotyczą.

Korekta faktury wewnętrznej VAT Do faktur wewnętrznych, podobnie jak do "zwykłych" faktur, stosuje się przepisy rozporządzenia wykonawczego Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.

Fakturę korygującą wystawia się, gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Aby wystawić korektę faktury VAT wewnętrznych należy: 1. Uruchomić opcję "Sprzedaż /Korekty faktur VAT wewnętrznych" 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 3. Wybrać pozycję "Korekta do faktury wewnętrznej VAT " 4. Pojawi się okno z listą faktur do skorygowania. Będą tam jedynie faktury

wewnętrzne. 5. Wskaż fakturę i uruchom przycisk [WYBIERZ] 6. Pojawi się okno:

Sprzedaż 2-99

Można wystawić również korektę do faktury niezarejestrowanej w systemie. W tym celu należy uruchomić opcję "Sprzedaż /Faktury VAT wewnętrzne" nacisnąć [DODAJ] i wybrać pozycję "Korekta do FV niezarejestrowanej w systemie ".

Faktura korygująca wystawiana w przypadku pomyłek zawiera: • kwoty podane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej, • numer kolejny oraz datę jej wystawienia, • opis, że jest to "Faktura wewnętrzna korygująca", • dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, tj.:

- imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,

- numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, - dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer

kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT".

2-100 Sprzedaż

Sprzedaż 2-101

Generator cen System RAKSSQL Sprzedaż umożliwia tworzenie dowolnej ilości cenników wykorzystywanych podczas tworzenia dokumentów sprzedaży.

Ceny sprzedaży wyliczane są „od netto” i „od brutto”. Sposób liczenia ceny zależy od ustawienia w słowniku rodzaju ceny. Oznacza to możliwość tworzenia cenników netto i brutto dowolnego artykułu. Zdefiniowanie ceny netto i brutto gwarantuje niezmienność jej wartości w późniejszych wyliczeniach dokumentu. Głównym celem tych wyliczeń jest umożliwienie sprzedawcom detalicznym definiowanie cenników i prowadzenia sprzedaży w cenach brutto.

Tworzenie cennika towarów i usług W programie można tworzyć cenniki: 1. podczas zatwierdzenia dokumentu przyjęcia towaru (PZ) do magazynu – cennik

związany jest wówczas z konkretnym dokumentem przyjęcia, a użytkownik edytuje ceny sprzedaży dla towarów i usług wpisanych do danego dokumentu lub może dodać dowolnie wybrany towar z magazynu. Opcja ta pozwala na dostosowanie cen sprzedaży do zmieniających się cen zakupu. Jeśli nie jest konieczna, można ją wyłączyć w parametrach firmy.

2. korzystając z opcji „Sprzedaż /Cenniki” – cennik nie jest związany z żadnym dokumentem, a użytkownik edytuje ceny sprzedaży dla wszystkich lub dowolnie wybranych towarów i usług z kartoteki magazynu.

Wszystkie utworzone cenniki znajdują się w opcji „Sprzedaż /Cenniki”.

Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie „Generator cen” zostanie omówiona w poniższej tabeli.

2-102 Sprzedaż

Tabela 1 Informacje w oknie „Generator cen”:

Nazwa Znaczenie B..... ( blokada) Znacznik określający czy dany cennik jest zablokowany/odblokowany. Jeśli w

kolumnie cennika znajduje się znak , cennik jest zablokowany. Przy braku tego znaku cennik jest odblokowany. Zablokowanej pozycji nie da się usunąć z programu. Aby móc zablokować/odblokować cennik trzeba mieć odpowiednie uprawnienia.

Nazwa cennika Dowolny tekst wpisywany przez użytkownika w celu łatwiejszego rozpoznawania cennika. Maksymalnie 100 znaków.

Dokument Nazwa dokumentu przychodowego np. PZ w przypadku, gdy tworzymy cennik podczas wprowadzania dokumentu.

Nr dokumentu Numer dokumentu przychodowego na podstawie, którego powstał dany cennik. Jeżeli kolumna jest pusta, oznacza to, że cennik został utworzony przez użytkownika bez powiązania z dokumentem przyjęcia i zawiera towary dowolnie wybrane przez użytkownika.

Wystawił Identyfikator użytkownika, który założył cennik.

Data rejestracji Data założenia cennika

Zmienił Identyfikator użytkownika, który zmienił cennik.

Data zmiany Data ostatniej zmiany cennika.

Po wprowadzeniu dokumentu przychodowego (PZ) i naciśnięciu przycisku [ZAPISZ] lub po naciśnięciu przycisku [DODAJ] w oknie „Generator cen” uruchamia się Cennik.

Nazwa cennika

Lista artykułów podświetlonego rodzaju ceny

Naciśnij przycisk by dodać nową cenę lub towary do cennika

Sprzedaż 2-103

Okno „Cennik” składa się z trzech części.

W górnej części znajduje się nazwa cennika, tabela kursowa skąd program czerpie odpowiednie kursy walut, gdy wyliczane ceny są cenami walutowymi oraz parametry dodatkowe tj. sygnatura dokumentu i znaczniki.

Z lewej strony znajduje się lista cen ze słownika rodzajów cen (z zaznaczoną opcją automatycznego dodawania ceny). Dodatkowo znajdują się tu inne wybrane rodzaje cen po użyciu przycisku [DODAJ/ DODAJ CENĘ].

Z prawej strony wszystkie lub wybrane towary i usługi z kartoteki magazynu, które należą do określonego rodzaju ceny.

„Generator cen” potrafi rozpoznać rodzaj ceny sprzedaży, tzn. czy jest to cena neto czy brutto i w zależności od tego odpowiednio wyliczyć jej wartość, korzystając przy obliczeniach z ceny zakupu, narzutu, marzy oraz dodatkowego narzutu.

Użytkownik na wyświetlonym na ekranie arkuszu kalkulacyjnym może dowolnie zmieniać parametry wyliczania ceny sprzedaży. Może oddzielnie dla każdego artykułu podać: najmniejszą cenę zakupu, średnią cenę zakupu, największą cenę zakupu, cenę ostatnią. Do wybranej ceny źródłowej może dodać narzut lub marżę podawaną w procentach lub w gotowej kwocie. Może również dodać dodatkowy narzut kwotowy i oczywiście dowolnie zmieniać końcową cenę sprzedaży, zarówno netto jak i brutto.

Uwaga Każdy artykuł wpisany do „Generatora Cen” pokazany jest w postaci dwóch następujących po sobie wierszy np. Cena aktualna netto, cena aktualna brutto; cena zakupu netto, cena zakupu brutto itd.

Program czerpie do cennika odpowiednie kursy walut z pozycji „Tabela kursów” u góry formularza.

Cena zakupu, na podstawie, której wyliczana jest cena sprzedaży zawsze jest ceną złotówkową.

Program, stara się podpowiedzieć aktualną tabelę kursową, jeżeli jednak nie znajdzie żadnej lub użytkownik skasuje jej numer z pola właściwości, to domyślnym kursem dla każdej waluty będzie wartość 1, czyli wartości cen nie zostaną przeliczone.

Program pozwala na wybór sposobu wyliczania ceny sprzedaży pomiędzy doliczaniem narzutu i marży. Użytkownik może niezależnie od ustawienia tej właściwości zmieniać wartość marży i narzutu, ale do ceny sprzedaży będzie doliczana wartość wskazanego współczynnika.

Wartość tej właściwości jest podpowiadana zgodnie z określoną w słowniku rodzaju cen wartością domyślną. Można ją dowolnie zmieniać, ale efekt zmiany widoczny jest dopiero podczas nowego wyliczania ceny sprzedaży.

Zmiana nie wymusza przeliczenia całego cennika. Z prawej strony formularza, tuż pod nazwą dokumentu znajduje się informacja o sposobie wyliczania wybranej ceny.

Sposób wyliczania ceny można w każdej chwili zmienić w słowniku rodzajów cen.

W zależności od sposobu wyliczania zachowanie generatora cen będzie inne.

2-104 Sprzedaż

Jeżeli rodzaj ceny jest typu brutto, to generator będzie liczył cenę netto od ceny brutto oraz wyliczał cenę sprzedaży brutto na podstawie ceny zakupu brutto.

Jeżeli rodzaj ceny jest typu netto, to generator będzie wyliczał cenę brutto od netto, a wartość ceny netto od ceny zakupu netto.

Generator cen zawiera pola stałe i edycyjne.

Rola poszczególnych pól w oknie „Pozycje cennika” zostanie omówiona w poniższej tabeli.

Tabela 1 Informacje w oknie „Pozycje cennika”:

Nazwa Znaczenie Artykuł:

Nazwa Nazwa artykułu. Pola tego nie można zmienić.

VAT Stawka procentowa VAT dla danego artykułu pobrana z kartoteki towarów. Tego pola nie da się zmienić.

Typ Typ artykułu: towar, usługa, licencja. Pola tego nie można zmienić, przenoszone jest z kartoteki

Waluta Kod waluty wyliczanej ceny (cena zakupu zawsze jest ceną złotówkową).

J.M. Podstawowa jednostka miary artykułu. Pole przenoszone z kartoteki artykułu, nie da się go zmienić.

Cena aktualna netto Obowiązująca cena netto artykułu. Pole tylko do odczytu.

Cena aktualna brutto Obowiązująca cena brutto artykułu. Pole tylko do odczytu.

Cena zakupu netto Cena zakupu artykułu. Domyślnie wstawiana jest ostatnia cena zakupu. Pole umożliwia wybór jednej z następujących cen: Najmniejszą cenę, średnia cenę, największą cenę oraz cenę ostatnią zakupu, oraz wpisanie dowolnej wartości z „ręki”. Wybór ceny zakupu służy wyłącznie do wyliczania w cenniku ceny sprzedaży i nie zmienia wartości magazynu, ani żadnego dokumentu przychodowego.

Cena zakupu brutto Cena zakupu artykułu. Domyślnie wstawiana ostatnia cena zakupu z kwotą Vat. Pole umożliwia wybór jednej z następujących cen: Najmniejszą cenę, średnia cenę, największą cenę oraz cenę ostatnią zakupu, oraz wpisanie dowolnej wartości z „ręki”. Uwaga, wartość wyliczana jest na bazie Podatku VAT pobranego z kartoteki towarów, a nie z dokumentu zakupu. Wybór ceny zakupu służy wyłącznie do wyliczania w cenniku ceny sprzedaży i nie zmienia wartości magazynu, ani żadnego dokumentu przychodowego.

Narzut Wartość procentowa narzutu. Domyślnie wstawiana jest wartość zdefiniowana w słowniku rodzajów cen Program umożliwia wpisanie Narzutu z przedziału od 999999 % do - 100 %. Zmiana pola wymusza wyliczenie wartości pozostałych pól.

Sprzedaż 2-105

Tabela 1 Informacje w oknie „Pozycje cennika” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Artykuł:

Narzut kwota Wartość kwotowa narzutu. Zmiana pola wymusza zmianę pozostałych pól cennika.

Marża Wartość procentowa marży. Domyślnie wstawiana wartość zdefiniowana w słowniku rodzajów cen. Umożliwia wpisanie Marży z przedziału od 99% do – 99 %. Zmiana pola wymusza wyliczenie wartości pozostałych pól.

Marża kwotowa Wartość kwotowa marży. Wartość kwotowa dodawana do ceny źródłowej jako dodatkowa marża kwotowa. Domyślnie w pole wstawiana jest wartość zdefiniowana w słowniku cen. Zmiana zawartości wymusza przeliczenie pozostałych pól Generatora.

Dodatkowy narzut Wartość kwotowa dodatkowego narzutu.

Cena sprzedaży netto Wartość ceny netto sprzedaży. Zmiana pola powoduje zmianę marży i narzutu kompensującą różnicę w stosunku do ceny zakupu oraz wyliczenie ceny sprzedaży brutto.

Cena sprzedaży brutto Wartość ceny brutto sprzedaży. Zmiana pola powoduje zmianę marży i narzutu kompensującą różnicę w stosunku do ceny zakupu oraz wyliczenie ceny sprzedaży netto

Zysk netto Wartość kwotowa zysku netto. Różnica pomiędzy ceną sprzedaży netto, a ceną zakupu netto.

Zysk brutto Wartość kwotowa zysku brutto. Różnica pomiędzy ceną sprzedaży brutto, a ceną zakupu brutto.

Przycisk [DODAJ/ DODAJ CENĘ] - w dolnej części okna „Cennik” - pozwala dodać ze słownika rodzajów cen istniejącą cenę lub zdefiniować nowy rodzaj ceny i jej sposób wyliczania.

Przycisk [DODAJ] w oknie „Cennik” pozwala dodać do wskazanej ceny:

• Towar i usługi z kartoteki (użytkownik posiada możliwość wyboru określonego towaru)

• Wszystkie towary i usługi (brak możliwości wyboru towaru, z kartoteki pobierane są wszystkie artykuły)

• Towary z magazynu (brak możliwości wyboru towaru, z magazynu pobierane są wszystkie artykuły)

• Towary z wybranej grupy towarowej (użytkownik wybiera grupę towarową, która dopisuje się do cennika).

Aby dodać towar bądź usługę do cennika należy: 1. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 2. Wybrać pozycję „Dodaj towary i usługi z kartoteki”

2-106 Sprzedaż

3. Otworzy się okno „Kartoteka towarów” z listą dotychczas wprowadzonych towarów i usług. (Można tu skorzystać z przycisków funkcyjnych znajdujących się w dolnej części okna i dodać nowy towar do kartoteki - przycisk [DODAJ]).

4. Wskazać towar lub usługę i nacisnąć przycisk [WYBIERZ]

Aby dodać wszystkie towary i usługi do cennika należy:

1. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 2. Wybrać pozycję „Dodaj wszystkie towary i usługi” 3. Program automatycznie dopisze wszystkie pozycje towarowe i usługi z kartoteki

do wybranego rodzaju ceny.

Aby dodać do cennika towary ze wskazanej grupy należy: 1. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 2. Wybrać pozycję „Dodaj towary i usługi z grupy”

3. Otworzy się kartoteka towarów 4. Zaznaczyć nazwę grupy i nacisnąć przycisk [WYBIERZ] 5. Do cennik przepiszą się towary należące do tej grupy

Przycisk [USUŃ] pozwala na wykasowanie: • Określonego rodzaju ceny z cennika • Określonej pozycji (towar lub usługa) przypisanej do danego rodzaju ceny • Wszystkich cen z cennika Przycisk [PRZELICZ] w oknie „Cennik” służy do przeliczania aktualnie zaznaczonego rodzaju ceny np. według innego sposobu wyliczania ceny sprzedaży.

Zmień sposób wyliczania ceny

Dolicz narzut lub marżę

Sprzedaż 2-107

Po uruchomieniu przycisku w pozycji „Wylicz” mamy do wyboru 7 możliwości automatycznego wyliczania ceny sprzedaży: • Od ostatniej ceny zakupu • Od najmniejszej ceny zakupu • Od największej ceny zakupu • Od średniej ceny zakupu • Od ceny bieżącej • Wg ceny z dostawy (wyliczana w momencie sprzedaży) • Wg wartości innej ceny

W oknie „Automatyczne przeliczanie ceny” znajduje się właściwość określająca sposób wyliczenia ceny i determinująca sposób liczenia kwoty VAT podczas sprzedaży. Właściwość ta może przybierać dwa stany: pierwszy „od netto” określa wartość ceny jako cenę netto bez podatku VAT, oraz determinuje sposób wyliczania kwoty podatku od wartości netto, druga „od brutto” określa wartość ceny jako cena z doliczonym podatkiem VAT, przy czym kwota VAT liczona jest od wartości ceny brutto.

Przycisk [PRZELICZ] umożliwia również przeliczanie ceny wg kursu z aktualnej tabeli kursowej lub automatyczne wyliczanie ceny wg narzutu, procentowego lub kwotowego oraz doliczając procentową wartość marzy.

Program podpowiada kurs z aktualnej tabeli, której nie minęła data ważności. Jeśli znajdzie kilka tabel kursowych spełniających ten warunek, podpowiada zawsze tabelę najnowszą. Istnieje również możliwość wybrania własnej tabeli kursowej, która ma obowiązywać przy przeliczaniu ceny sprzedaży. Można również wprowadzić nową tabelę kursową (przycisk ). Jeśli użytkownik programu wybrał sposób wyliczania ceny sprzedaży „wg wartości innej ceny”, a cena ta jest ceną walutową (pole z prawej strony okna uaktywnia się) to w polu „Kurs ceny za 1 PLN” pojawi się kurs wyliczanej ceny.

W polu „Kurs ceny bazowej za 1 PLN” znajdzie się kurs ceny na podstawie której wyliczamy nową cenę.

Zdarza się, że przeliczamy cenę sprzedaży z waluty na inną walutę np. z DEM na USD.

Przy przeliczaniu tej ceny pośredniczy zawsze złotówka. Cena w DEM przeliczana jest na złotówkę, a następnie na USD.

Do tego celu służą pozycje „Kurs ceny za 1 PLN” oraz „Kurs ceny bazowej za 1PLN”.

Omawiany kurs ma znaczenie tylko przy przeliczeniu ceny wyliczanej wg wartości innej ceny, pod warunkiem, że tą ceną będzie cena w walucie.

Kursy przeliczane są automatycznie na podstawie wybranej wyżej tabeli kursowej. Istnieje jednak możliwość wpisania kursu ręcznie.

Przycisk [ZAPISZ] pozwala zapisać utworzony przez użytkownika cennik.

2-108 Sprzedaż

Po naciśnięciu przycisku [ZAPISZ] mamy trzy możliwości: 1. Zapisz cennik, ale nie zatwierdzaj cen – cennik zostanie zapisany do rejestru

cenników, ale nie ma wpływu na aktualne ceny towarów i usług w magazynach firmy. W każdej chwili można będzie z niego skorzystać po zatwierdzeniu cen (należy wówczas wybrać opcję „zapisz cennik i zatwierdź ceny”)

2. Zapisz cennik i zatwierdź ceny – cennik zostanie zapisany do rejestru cenników oraz spowoduje zmianę cen sprzedaży towarów i usług w magazynach (odtąd będą obowiązywały ceny z tego cennika)

3. Zatwierdź ceny, ale nie zapisuj cennika – metoda polega na jednorazowej aktualizacji cen według wprowadzonego cennika, ale nie zapisuje cennika w rejestrze cenników. Nie można go odtworzyć, ani ponownie z niego korzystać.

Uwaga Cena sprzedaży towaru pobierana jest z cennika, w którym zostały zatwierdzone ceny.

Wskazówka Podczas tworzenia nowego cennika dla towaru program podpowiada aktualną cenę sprzedaży z obowiązującego cennika. W generatorze cen może być utworzona nieograniczona liczba cenników. Może być to cennik, w którym znajdują się wszystkie lub wybrane towary, cennik z cenami, które jeszcze nie obowiązują lub takie, które obowiązywały w poprzednim okresie i za jakiś czas ponownie będą aktualne, cenniki promocyjne, sezonowe, stałe oraz tymczasowe. Nie ma ograniczenia co do nazw i kombinacji rodzaju cenników.

Wskazówka W programie znajdują się trzy miejsca, gdzie użytkownik może podejrzeć aktualne ceny sprzedaży: 1. W kartotece towarów 2. W opcji „Magazyn/Stan Magazynu” po uruchomieniu przycisku „Informacje/

POKAŻ OPIS” 3. W opcji „Sprzedaż/Ceny sprzedaży”

Po uruchomieniu opcji - „Ceny sprzedaży” pojawia się okno z aktualnymi cenami sprzedaży. W oknie tym znajdują się wszystkie towary po wybranej cenie (pole „Rodzaj ceny”) lub po indywidualnej cenie dla kontrahenta wybranego z listy (pole „Kontrahent”).

W oknie tym znajduje się również cena netto, brutto, cena indywidualna netto, cena indywidualna brutto towaru.

Program umożliwia zablokowanie cennika przed całkowitym usunięciem go z systemu. Możliwość blokowania/odblokowania posiada tylko ten użytkownik, który ma uprawnienia do wykonywania takiej funkcji w programie.

Aby zablokować cennik towarów, należy nacisnąć ikonę , która znajduje się w górnym prawym rogu okna „Generator cen” lub nacisnąć klawisze [Ctrl+B].

Po zablokowaniu w oknie „Generator cen” w kolumnie „Blokada” pojawi się znak .

Aby odblokować wskazany cennik należy ponownie kliknąć ikonę .

Sprzedaż 2-109

Aby wydrukować ofertę handlową należy uruchomić opcję „Sprzedaż/Ceny sprzedaży” i nacisnąć ikonę z drukarką.

Więcej informacji ... Szczegółowy opis dodawania towarów do kartoteki oraz cen do słownika rodzajów cen został zamieszczony w rozdziale „Kartoteki” oraz „Słowniki” niniejszej instrukcji.

Aktualne ceny sprzedaży Po uruchomieniu opcji „Sprzedaż/Ceny sprzedaży” pojawia się okno z aktualnymi cenami sprzedaży:

W oknie, znajdują się wszystkie wprowadzone do kartoteki asortymenty (wg indeksu) po wybranej cenie.

Pod listą towarów znajduje się kolumna ze sposobem liczenia ceny towaru „od brutto” lub „od netto” z cenami pobieranymi z cennika. Jeżeli cena sprzedaży towaru liczona jest „od netto”, to cena pobierana z cennika jest ceną bez VAT-u.

Jeżeli cena sprzedaży towaru liczona jest „od brutto”, to cena sprzedaży pobierana z cennika jest ceną z doliczonym podatkiem VAT.

Pole „Rodzaj cen” wskazuje domyślnie wybraną cenę sprzedaży dla wszystkich artykułów.

Program umożliwia wybranie określonego rodzaju ceny oraz konkretnego kontrahenta, dla którego chcemy wyświetlić aktualne ceny sprzedaży.

Wartość pobierana z aktualnego cennika

2-110 Sprzedaż

Oprócz indeksu pozycji asortymentowej w oknie „Aktualne ceny sprzedaży” znajdują się również: cena netto, brutto, cena indywidualna netto, cena indywidualna brutto towaru, waluta ceny indywidualnej, nazwa towaru oraz nazwa towaru wg kontrahenta.

Program umożliwia wydrukowanie aktualnych cen sprzedaży w postaci oferty

handlowej (ikona ).

Przed wydrukiem w parametrach funkcji program umożliwia wskazanie konkretnego kontrahenta, konkretnego towaru lub grupy towarów oraz uwzględniania rozmiarów.

Program umożliwia wydrukowanie oferty handlowej z listą towarów, usług, opakowań zwrotnych lub licencji.

W parametrach funkcji można wybrać odpowiedni rodzaj ceny sprzedaży, rabat domyślny kontrahenta, lub wybrany rodzaj rabatu.

Na ofercie handlowej istnieje możliwość wydrukowania stanu magazynowego. Oferta handlowa może uwzględniać cennik brutto.

Oferta handlowa może być wydrukowana na ekranie (podgląd wydruku) lub bezpośrednio na drukarce.

Sprzedaż 2-111

Kartoteki

Działanie programu RAKSSQL Sprzedaż opiera się na danych zgromadzonych w kartotekach. Kartoteki są podstawową i niezbędną bazą informacji zapamiętywaną w programie. Zaletą stosowania kartotek jest przyśpieszenie pracy z programem, ponieważ raz wprowadzona informacja może być użyta wielokrotnie bez konieczności powtórnego uzupełniania danych.

Reguły i zalety wykorzystywania kartotek:

• Korzystanie z mechanizmu kartotek ułatwia pracę, ale zobowiązuje użytkowników do przestrzegania zasady „Pozycja raz wpisana nie wymaga powtórnego wpisywania, a jedynie wyboru z listy. Dwukrotne wpisanie tej samej, według nas, pozycji może spowodować rozbieżność przy grupowaniu, gdyż program potraktuje te pozycje jako odrębne.

• Jednorazowo wpisane dane mogą być wykorzystywane wielokrotnie - co oszczędza czas, chroni przed pomyłkami oraz pozwala m.in. na grupowanie danych względem wybranej pozycji w kartotece.

• Unikamy wielokrotnego wpisywania tych samych danych oraz zapamiętania dużej ilości informacji z nimi związanych (np. wybranie z listy kontrahenta spowoduje automatyczne przepisanie jego danych jak: nazwa, adres, NIP, numer rachunku bankowego, itd.).

• Kartoteki mogą być uzupełniane przed lub w trakcie pracy, np. podczas wystawiania dokumentu.

• Korekta danych w kartotece zapewnia uaktualnienie danych w powiązanych z nią innych kartotekach lub dokumentach

2-112 Sprzedaż

Kontrahenci Program RAKSSQL Sprzedaż posiada jedną wspólną kartotekę kontrahentów dla wszystkich magazynów i filii, w której można założyć dowolną ilość grup i podgrup ułatwiających pracę użytkownikowi programu.

Oprócz podziału na grupy, konieczne jest określenie typu kontaktu: • Firma • Pracownik

Konieczne jest również określenie typu kontrahenta wg kategorii (dotyczy Firmy): • Odbiorca; • Dostawca; • Akwizytor.

Informacje wpisane do listy kontrahentów są wykorzystywane przy wystawianiu dokumentów magazynowych, dokumentów płatności, zamówień itd.

Podział kontrahentów na grupy oraz odpowiednie typy ma bardzo istotny wpływ na wystawiane dokumenty oraz generowane wydruki. Zalecamy szczególną ostrożność w podejmowaniu decyzji o podziale. Jeżeli decydujemy się na podział wg grup, należy dopilnować, aby każdy kontrahent miał przyporządkowaną właściwą grupę (inną niż grupa główna).

Zakładanie grupy kontrahentów Program umożliwia zakładanie dowolnej ilości grup. Kryterium ich tworzenia określa użytkownik. Program nie narzuca żadnych ograniczeń, co do nazw i liczby tworzonych folderów.

Nazwy oraz układ grup powinien być dokładnie przemyślany, ponieważ będzie on widoczny dokładnie w tej samej formie w całym programie, we wszystkich magazynach oraz filiach.

Kontrahent będzie zawsze przypisany do jednej i tej samej grupy w każdym magazynie.

Domyślną, automatycznie utworzoną w programie grupą jest grupa „Wszystkie”. Grupa ta zawiera wszystkich kontrahentów niezależnie od ich przyporządkowania do poszczególnych podgrup.

Przy pomocy grup możemy dostosować program do rozproszonej struktury firmy. Podziały na podgrupy wykorzystywane są przy zestawieniach i wydrukach.

Podział na grupy umożliwia: • Łatwiejsze dotarcie do danych • Podział kontrahentów w zależności od indywidualnych potrzeb magazynowych

Sprzedaż 2-113

Aby utworzyć nową grupę, należy: 1. Przejść do opcji „Kartoteki”. 2. Wybrać pozycję „Kontrahenci” lub nacisnąć klawisze [Ctrl+Alt+K]. 3. Wyświetli się okno:

Okno składa się z dwóch części: • Okno z drzewem grup • Okno z listą kontrahentów

Z lewej strony znajduje się drzewo z listą grup. Z prawej lista kontrahentów aktualnie podświetlonej grupy.

Grupy dzielą się na:

• Grupy podstawowe • Grupy dowolne

W grupach podstawowych kontrahent może być przyporządkowany tylko do jednej wybranej grupy np. przedstawiciel handlowy. Nie można przypisać tego samego kontrahenta do dwóch różnych grup. Przypisywanie do grupy podstawowej odbywa sie podczas dodawania nowego kontrahenta. W grupach dowolnych kontrahent może być przypisany do kilku różnych grup. Ten sam kontrahent może być w kilku grupach np. Kraków, Kielce, Częstochowa.

Lista podgrup utworzonych przez użytkownika

Lista kontrahentów aktualnie otwartej grupy

Po uruchomieniu przycisku program pozwala dodać kontrahenta oraz dokumenty, stosownie do uruchomionej zakładki.

Informacje o kontrachencie, dokumentach, operacjach możnaprzegladać w dolnej częsci okna

2-114 Sprzedaż

Aby przypisać kontrahenta do grup należy zaznaczyć kontrahenta/ów i przenieść (je używając myszy) do grupy.

Istnieje możliwość rozbudowania grup o kolejne grupy i podgrupy. Tworzy się w ten sposób drzewko, które można zwinąć (przycisk z minusem lub ) lub rozwinąć (przycisk z plusem lub ), w zależności od potrzeb. Naciskając na przycisk miedzy oknami (grup i kontrahentów)można wyłączyć okno z grupami. Aby przywrócić okno z listą grup, należy ponownie nacisnąć ten sam przycisk.

4. Nacisnąć prawy przycisk myszy w oknie „Grupy” i założyć listę grup.

Rola opcji po naciśnięciu prawego przycisku myszy w oknie „Grupy” została omówiona w poniżej tabeli:

Tabela 1 Opcje pomocnicze w oknie „Grupy” w kartotece kontrahentów: Przycisk Skrót Opis

[DODAJ] Ins Dodaj grupę.

Przycisk służy do tworzenia nowych grup pod grupą główną.

[DODAJ PODRRZĘDNĄ]

Ctrl+Ins Dodaj grupę podrzędną.

Przycisk służy do tworzenia grup podrzędnych do grupy aktualnie podświetlonej.

[EDYTUJ] F2 Zmień nazwę grupy.

Przycisk służy do zmodyfikowania niepoprawnie wpisanej nazwy grupy lub podgrupy lub zmiany nazwy na inną.

[USUŃ] Del Skasuj grupę

Przycisk służy do usunięcia grupy lub podgrupy na liście.

5. Po wybraniu odpowiedniej opcji z tabeli, ukaże się okno „Definicja grupy”. Należy

wpisać: • Nazwę grupy (wymagana, dowolna nazwa, 25 znaków) • Numer konta odbiorcy, dostawcy, akwizytora, pracownika

Jeżeli w parametrach firmy włączono znacznik automatycznej numeracji kont księgowych grupy kontaktu, to podczas dodawania grupy zostaną nadane numery kont (dostawcy, odbiorcy, akwizytora lub pracownika) na podstawie maski i numeru kolejnego. Przy edycji grupy automat nadawania numerów grup kontaktów nie działa.

6. Aby zapisać wprowadzone informacje i zamknąć okno należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ]. Aby anulować wprowadzane dane nacisnąć [ANULUJ].

7. Założona grupa znajdzie się na liście grup.

Sprzedaż 2-115

Wskazówka Jeżeli decydujemy się podzielić kartoteki należy dopilnować, aby każdy kontrahent miał przyporządkowany właściwą grupę (inną niż grupa główna).

Uwaga Grupa główna zawiera wszystkich kontrahentów.

Można zmienić grupę na inną. W tym celu, należy ustawić się na danym kontrahencie, nacisnąć przycisk [EDYCJA], zmienić nazwę grupy i nacisnąć [ZAPISZ].

W kartotece kontrahentów znajduje się możliwość podglądu informacji dla sekcji: • Sprzedaż na temat: zamówień od odbiorców, paragonów i faktur oraz korekt

sprzedaży. • Zakupów na temat: zamówień do dostawców, faktur zakupu oraz korekt zakup. • Finansów na temat rozrachunków.

Dodawanie kontrahenta Aby założyć kontrahenta należy:

1. Przejść do grupy „Kartoteki” lub nacisnąć klawisze [Ctrl+Alt+K]. 2. Wybrać pozycję „Kontrahenci” 3. Z lewej strony - wybrać grupę, do której chcemy dodać kontakt 4. Z prawej strony – w dolnej części nacisnąć przycisk [DODAJ] 5. Ukaże się okno:

Dane podstawowe, typ, adres, kontakt oraz uwagi kontrahenta

Urząd skarbowy, dane firmowe, konta księgowe kontrahenta oraz rachunki bankowe firmy

Lista osób upoważnionych, ustawienia personalne oraz domyślne cen, rabatów, sposobu zapłaty i wartości progów

2-116 Sprzedaż

Okno składa się z kilku stron (zakładek), z których każda służy do wprowadzania określonego zestawu informacji podstawowych oraz dodatkowych o kontrahencie. Przełączanie się między poszczególnymi stronami odbywa się za pomocą myszki lub przycisków [Ctrl]+[Tab]. Ilość oraz nazwa dostępnych stron jest uzależniona od wykupionej licencji na program np. zakładka Schemat organizacyjny, Operacje, Zadania pojawia się wówczas gdy użytkownik posiada wykupioną licencję na CRM.

Okno „Dane kontaktu” mogą składać się z zakładek. • Podstawowe • Dodatkowe • Sprzedaż i Magazyn • Finansowe i Księgowe • Kontakty personalne • Schemat organizacyjny • Operacje • Zadania • Uwagi • Załączniki • Alarmy

W poniższej tabeli przedstawiony zostanie krótki opis poszczególnych pól edycyjnych znajdujący się na kolejnych zakładkach okna „Dane kontaktu”.

Tabela 2 Informacje na zakładce „Dane podstawowe”:

Nazwa Znaczenie Typ: Odbiorca;

Dostawca;

Akwizytor

Jest to informacja o rodzaju zobowiązania wobec firmy i w firmie. W programie występują dwa typy kontaktu: • Firma (dotyczy odbiorcy, dostawcy, akwizytora) • Pracownik (wykorzystywany do operacji kasowych, zaliczek) Informacja wykorzystywana jest przy tworzeniu dokumentu oraz zestawień. W zależności od zaznaczenia określonego typu pewne pola na kolejnych stronach stają się aktywne lub nie. Informacja wykorzystywana podczas selekcji kontrahentów, użyta do charakterystyki kontrahenta lub pracownika.

Grupa: Grupa Folder, do którego można przypisać kontrahenta. Wszystkie założone przez

użytkownika foldery widoczne są z lewej strony okna „Kontakty”. Domyślnie program przypisuje kontrahenta do grupy aktualnie podświetlonej oraz automatycznie do grupy głównej. Przycisk pozwala wybrać lub zmienić grupę kontrahenta.

Dane identyfikacyjne:

Nazwa skrócona Skrócona nazwa firmy lub imię i nazwisko pracownika. Wykorzystywana do szybkiej identyfikacji użytkownika. Będzie się pojawiała na liście kontrahentów oraz zestawieniach i rejestrach dokumentów.

Nazwa pełna Pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko pracownika. Drukowana na dokumentach - fakturach, rachunkach itd.

Sprzedaż 2-117

Tabela 2 Informacje na zakładce „Dane podstawowe” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Dane identyfikacyjne:

NIP Numer Identyfikacji Podatkowej (dotyczy tylko płatników VAT). Wykorzystywany przy sortowaniu, zestawieniach i wydrukach. W zależności od Państwa (z danych adresowych) przed numerem NIP pojawia się kod państwa w UE.

Kod kreskowy Kod kreskowy kontrahenta wykorzystywany przy wystawianiu dokumentów. Wystarczy wpisać kod, a program RAKSSQL znajdzie kontrahenta wraz z jego danymi.

Dane adresowe:

Typ Typy adresów, np. firmowy, domowy, prywatny itp. Po uruchomieniu przycisku

istnieje możliwość wprowadzania nowego typu adresu, a po uruchomieniu wybrania go z listy wprowadzonych typów.

Ulica; Dom; Lokal

Kod;

Miejscowość;

Województwo;

Państwo

Informacja o ulicy, numerze domu i lokalu kontrahenta wykorzystywana w zestawieniach, gdzie potrzebny jest dokładny adres.

Informacja o kodzie pocztowym oraz nazwa miasta, województwa i kraju, z którego wywodzi się dana firma (kontrahent) lub pracownik. Wprowadzone informacje mogą być adresem domyślnym (dla firmy która posiada kilka adresów) W tym celu

należy kliknąć przycisk . Kolejny adres można wpisać bezpośrednio w oknie lub nacisnąć klawisz „Adres domyślny”.

Telefony:

Telefon; Fax Informacje o sposobie kontaktu z danym kontrahentem.

Internet:

WWW; Email Informacje o sposobie kontaktu z danym kontrahentem.

Uwagi:

Uwagi Użytkownik może wpisać dowolną informację np. dodatkowe numery telefonów, kontakty itp.

Tabela 3 Informacje na zakładce „Dane dodatkowe”:

Nazwa Znaczenie Dane firmowe: Typ firmy Informacja o typie firmy. Przycisk pozwala zdefiniować nowy typ, np.

handlowa, a przycisk wybrać go z listy.

Regon Informacja o regonie kontrahenta wykorzystywana przy zestawieniach oraz wydrukach

Nr rejestru sądowego Informacja o numerze rejestru sądowego kontrahenta

2-118 Sprzedaż

Tabela 3 Informacje na zakładce „Dane dodatkowe” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Konta księgowe

Konto FK odbiorcy Jest to informacja o numerze konta analitycznego kontrahenta (odbiorcy) wykorzystywana przy współpracy z programem Finanse i Księgowość. Maksymalnie można wprowadzić 20 znaków.

Jeżeli włączono w parametrach firmy znacznik automatycznej numeracji kont księgowych kontaktów, to podczas dodawania kontaktu odbiorcy zostaną nadane numery kont na podstawie maski i numeru kolejnego odbiorcy. Numer zostanie nadany odpowiednio do typu, czyli dla odbiorcy - numer konta odbiorcy.

Po zmianie bądź rozszerzeniu typu (np akwizytor) zostanie dodany kolejny numer konta (akwizytora).

Program sprawdza unikalność numerów kont podczas zapisu i informuje operatora o jej braku. W takim przypadku pada pytanie o operację, którą program ma zrobić (zapisać, anulować, pobrać numer kolejny)

Podczas edycji kontaktu numery nie są automatycznie nadawane oprócz przypadku, gdy operator zmienia bądź rozszerza typ. Wtedy, analogicznie do dodawania, nadawane są numery kont.

Konto FK dostawcy Jest to informacja o numerze konta analitycznego kontrahenta wykorzystywana przy współpracy z programem Finanse i Księgowość. Maksymalnie można wprowadzić 20 znaków.

Jeżeli włączono w parametrach firmy znacznik automatycznej numeracji kont księgowych kontaktów, to podczas dodawania kontaktu dostawcy zostaną nadane numery kont na podstawie maski i numeru kolejnego dostawcy. Numer zostanie nadany odpowiednio do typu, czyli dla dostawcy - numer konta dostawcy.

Po zmianie bądź rozszerzeniu typu (np. akwizytor) zostanie dodany kolejny numer konta (akwizytora).

Program sprawdza unikalność numerów kont podczas zapisu i informuje operatora o jej braku. W takim przypadku pada pytanie o operację, którą program ma zrobić (zapisać, anulować, pobrać numer kolejny). Podczas edycji kontaktu numery nie są automatycznie nadawane oprócz przypadku, gdy operator zmienia bądź rozszerza typ. Wtedy, analogicznie do dodawania, nadawane są numery kont.

Konto FK akwizytora Jest to informacja o numerze konta analitycznego kontrahenta wykorzystywana przy współpracy z programem Finanse i Księgowość. Maksymalnie można wprowadzić 20 znaków.

Jeżeli włączono w parametrach firmy znacznik automatycznej numeracji kont księgowych kontaktów, to podczas dodawania kontaktu akwizytora zostaną nadane numery kont na podstawie maski i numeru kolejnego akwizytora. Numer zostanie nadany odpowiednio do typu, czyli dla akwizytora - numer konta akwizytora. Po zmianie bądź rozszerzeniu typu (np. dostawca) zostanie dodany kolejny numer konta (dostawca). Program sprawdza unikalność numerów kont podczas zapisu i informuje operatora o jej braku. W takim przypadku pada pytanie o operację, którą program ma zrobić (zapisać, anulować, pobrać numer kolejny) Podczas edycji kontaktu numery nie są automatycznie nadawane oprócz przypadku, gdy operator zmienia bądź rozszerza typ. Wtedy, analogicznie do dodawania, nadawane są numery kont.

Sprzedaż 2-119

Tabela 3 Informacje na zakładce „Dane dodatkowe” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Konta księgowe

Konto FK pracownika Jest to informacja o numerze konta pracownika wykorzystywana przy współpracy z programem Finanse i Księgowość. Maksymalnie można wprowadzić 20 znaków.

Jeżeli włączono znacznik automatycznej numeracji kont księgowych kontaktów, to podczas dodawania pracownika zostaną nadane numery kont na podstawie maski i numeru kolejnego pracownika.

Numer zostanie nadany odpowiednio do typu, czyli dla pracownika - numer konta pracownika. Program sprawdza unikalność numerów kont podczas zapisu i informuje operatora o jej braku. W takim przypadku pada pytanie o operację, którą program ma zrobić (zapisać, anulować, pobrać numer kolejny).

Podczas edycji kontaktu numery nie są automatycznie nadawane oprócz przypadku, gdy operator zmienia bądź rozszerza typ. Wtedy, analogicznie do dodawania, nadawane są numery kont.

Rachunki bankowe:

Rachunki bankowe Numer rachunku kontrahenta. Program pozwala na wprowadzenie kilku rachunków bankowych oraz określenia, który z nich będzie rachunkiem domyślnym i będzie się pojawiał podczas wystawiania polecenia przelewu (prawy przycisk myszy w oknie „Rachunki bankowe” lub przycisk [DOMYŚLNY]).

Rachunek bankowy można dodać lub usunąć.

Tabela 4 Informacje na zakładce „Sprzedaż i Magazyn ”:

Nazwa Znaczenie Osoby upoważnione (dotyczy odbiorcy lub dostawcy):

Osoby upoważnione Imię i nazwisko domyślnej osoby upoważnionej - osoby, która jest upoważniona do podpisu i odbioru faktury. Nazwa ta będzie drukowana na dokumencie sprzedaży. Program pozwala na wprowadzenie kilku osób upoważnionych, które się pojawiają podczas wystawiania dokumentu płatności. Dodawanie, edycja, usuwanie oraz zaznaczanie osoby upoważnionej odbywa się po uruchomieniu przycisku [DODAJ], [EDYTUJ], [USUŃ], [DOMYŚLNY] lub po naciśnięciu prawego przycisku myszy.

Dane personalne (aktywne dla akwizytora oraz po zaznaczeniu opcji „Rolnik indywidualny”):

PESEL Informacja o numerze PESEL

Nr dowodu osobistego Informacja o numerze dowodu osobistego

Data wystawienia dowodu osobistego Korzystając z przycisku można ustawić datę wystawienia dowodu kontrahenta.

Opcja aktywna przy zaznaczonym akwizytorze.

Organ wystawiający dowód osobisty

Informacja o organie wystawiającym dowód osobisty.

2-120 Sprzedaż

Tabela 4 Informacje na zakładce „Sprzedaż i Magazyn” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Rodzaj (aktywne dla odbiorcy lub dostawcy):

Płatnik VAT;

Rolnik indywidualny

Jest to informacja określająca, czy kontrahent jest płatnikiem VAT lub, czy jest rolnikiem indywidualnym. Pole to zapewnia kontrolę poprawności wystawiania dokumentów.

Wartości progów:

Maks. wartość zadłużenia wobec dostawcy

Wartość maksymalnego zadłużenia wobec dostawcy. Przekroczenie tej wartości spowoduje wyświetlenie stosownego ostrzeżenia.

Maksymalna ilość dokumentów sprzedaży w kredycie

Informacja o maksymalnej liczbie dokumentów sprzedaży, jaka może być wystawiona z odroczonym terminem płatności (płatność przelewem, płatność w innym terminie). Dotyczy odbiorcy.

Po przekroczeniu tej ilości program wyświetli stosowny komunikat. W zależności od ustawień parametrów globalnych, program może nie dopuścić do przekroczenia określonego tu limitu blokując wystawienie dokumentu.

Maksymalna wartość kredytu dla klienta

Informacja o maksymalnej kwocie kredytu dla odbiorcy kontrolowana przy wystawianiu dokumentu sprzedaży np. faktury. Program ostrzega o przekroczeniu limitu kredytu dla danego klienta. Zapewnia również podgląd wartości bieżących obrotów z klientem oraz jego zadłużenia wraz z listą dokumentów niezapłaconych (kasa) i podgląd wartości dozwolonego kredytu oraz wartości kredytu wykorzystanego.

W zależności od ustawień parametrów globalnych, program może nie dopuścić do przekroczenia określonego limitu, blokując sprzedaż kredytowaną. (bezgotówkową)

Ustawienia domyślne (aktywne tylko dla odbiorcy i częściowo aktywne dla akwizytora i dostawcy):

Akwizytor – prowizja akwizytora

Akwizytor to specyficzny typ kontrahenta. Akwizytorem może być np. handlowiec, który wystawia dokumenty sprzedaży i liczona jest mu od tego prowizja. Akwizytor może być przypisany do kontrahenta (wówczas na dokumencie sprzedaży domyślnie pojawi się jego imię i nazwisko). Nazwa akwizytora może być wybrana bezpośrednio na dokumencie sprzedaży.

Prowizja akwizytora może być przypisana do kontrahenta bądź do towaru w kartotece lub wpisana od ręki na dokumentach sprzedaży.

Jedyne aktywne pole dla akwizytora to informacja o kwocie prowizji (podana w procentach). Przy zaznaczonym typie kontrahenta – odbiorca, program umożliwia przypisanie akwizytora do płatnika i automatyczne wpisywanie jego symbolu na dokumentach wystawionych dla tego płatnika (przypisujemy po naciśnięciu przycisku ). Prowizja jest naliczana od wartości dokumentu netto (nie od zysku na dokumencie).

Sposób zapłaty Informacja o najczęściej stosowanym sposobie zapłaty. Dotyczy tyko odbiorcy. Korzystając z przycisku można wybrać z listy sposób płatności ze słownika sposobów zapłaty.

Sprzedaż 2-121

Tabela 4 Informacje na zakładce „Sprzedaż i Magazyn” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie

Ceny Pozwala wybrać odpowiedni dla danego kontrahenta domyślny wariant ceny, który będzie proponowany na dokumentach płatności np. fakturze. Dotyczy tylko odbiorcy.

Korzystając z przycisku można wybrać z listy rodzaj ceny np. cena detaliczna lub cena indywidualna wyliczana według określonego sposobu z ewentualnym narzutem procentowym bądź kwotowym ze słownika rodzajów cen sprzedaży.

Rabaty Umożliwia przyznanie odbiorcy stałego rabatu. Korzystając z przycisku można wybrać z listy rodzaj rabatu np. rabat progowy, który jest wyliczany na podstawie wartości poszczególnych progów lub od wartości, albo ceny sprzedaży ze słownika rabatów.

Waluta faktury Domyślna waluta na fakturze eksportowej odbiorcy. Korzystając z przycisku można wybrać z listy walutę ze słownika walut.

Nabywca (Płatnik) Domyślna nazwa firmy będącej płatnikiem, proponowana na dokumentach płatności, np. fakturze. Po wybraniu z listy (przycisk ) odpowiedniego płatnika, innego niż nasz odbiorca, program ściągnie jego wartości domyślne dotyczące ceny sprzedaży, waluty, rabatu itd. do faktury. W przypadku, gdy pominiemy tę opcję program przyjmuje domyślnie, iż płatnikiem jest tenże odbiorca.

Tabela 4 Informacje na zakładce „Uwagi ”:

Nazwa Znaczenie Uwagi

Użytkownik może wpisać dowolną informację, np. dodatkowe uwagi o kontrahencie.

Tabela 4 Informacje na zakładce „Załączniki ”:



2-122 Sprzedaż

Tabela 4 Informacje na zakładce „Alarmy ”:

Nazwa Znaczenie Alarmy

Program umożliwia dodawanie alarmów dla kontrahenta. Można tu umieszczać wszelkie informacje do przekazania w trybie alarmowym. Alarm może być aktywny przez pewien okres czasu lub bez ograniczeń czasowych. Alarm pojawia się po edycji lub wyborze kontrahenta.

6. Aby zatwierdzić informacje o kontrahencie należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ]. Założony przez nas kontrahent znajdzie się w kartotece.

Uwaga W każdym miejscu w programie, gdzie znajduje się przycisk , istnieje możliwość wywołania listy kontrahentów i dodania do niej nowego kontrahenta, np. podczas wystawiania dokumentu zakupu lub sprzedaży, podczas dodawania do kartoteki nowego towaru itd.

Uwaga Jeśli bieżący użytkownik programu nie posiada uprawnień, przyciski służące do dodania nowego kontrahenta będą nieaktywne.

Ustawienia alternatywne Program RAKSSQL umożliwia zdefiniowanie dla każdego kontrahenta indywidualnego skrótu towaru, nazwy oraz ceny sprzedaży.

Skrót i nazwa alternatywna wykorzystywane są do wydruku faktury sprzedaży, kiedy kontrahent życzy sobie fakturę z jego wewnętrznymi nazwami i skrótami towarów oraz podczas wydruku faktury eksportowej, gdzie nazwy i skróty mogą być przetłumaczone na dowolny język. Użytkownik może definiować alternatywne ustawienia na co najmniej dwa sposoby: 1. Z poziomu kartoteki kontrahentów. Po wskazaniu kontrahenta i naciśnięciu

przycisku [KODY ALT.] na ekranie wyświetli się okno umożliwiające definiowanie skrótów alternatywnych i cen.

Sprzedaż 2-123

Okno zawiera tablicę z listą zdefiniowanych skrótów alternatywnych dla wszystkich towarów danego kontrahenta. Skróty alternatywne można kasować za pomocą przycisku [USUŃ]. Aby uzupełnić dane dotyczące towaru na liście skrótów alternatywnych należy nacisnąć przycisk [EDYTUJ]. Aby utworzyć dla kontrahenta nowy skrót alternatywny należy nacisnąć przycisk [DODAJ]. Wyświetli się wówczas następujące okno:

W poniższej tabeli przedstawiony zostanie krótki opis pól edycyjnych znajdujący się w oknie „Indywidualne cechy towaru”:

Lista skrótów alternatywnych dla kontrahenta

Alternatywne dane identyfikacyjne towaru

Towar, dla którego wskazany kontrahent ma zdefiniowane ustawienia alternatywne

Indywidualna cena, waluta dla towaru

2-124 Sprzedaż

Tabela 5 Informacje w oknie „Indywidualne cechy towaru”:

Nazwa Znaczenie Kontrahent z alternatywnymi ustawieniami dla wskazanego towaru.

Identyfikator W pozycji „Identyfikator” program umożliwia wyszukanie pozycji z kartoteki towarów (naciskając pierwszy klawisz - ) lub wg indeksu własnego, indeksu indywidualnego kontrahenta, wg drugiego indeksu, wg kodu kreskowego artykułu/opakowania zbiorczego, wg nazwy własnej/indywidualnej nazwy kontrahenta (wybór przez naciśniecie drugiego klawisza - ).

Indeks alternatywny

Nazwa alternatywna

W tej pozycji należy wpisać indeks oraz nazwę alternatywną identyfikującą dany towar. Wpisana nazwa może być drukowana na dokumentach sprzedaży.

Jednostka alternatywna

Przelicznik

W pozycji „Jednostka alternatywna” należy wpisać alternatywną jednostkę miary kontrahenta. Jednostka alternatywna powinna być inna niż jednostka towaru z kartoteki. Program umożliwia przeliczanie jednostek towaru na jednostkę alternatywną wg przelicznika. Na przykład towar sprzedawany jest w sztukach i taka jednostka znajduje się w jego kartotece. Jeśli kontrahent życzy sobie, aby na fakturze ilości były podawane w kilogramach definiując ustawienia alternatywne ustawiamy w jednostce miary – kilogramy, a w przeliczniku wpisujemy np. 0,10, co oznacza, że 0,10 sztuk danego towaru odpowiada 1 kg jednostki alternatywnej danego kontrahenta.


Przelicznik

Każdy kontrahent może mieć inna jednostkę alternatywną. Przeliczanie może odbywać się z sztuk na kg, litry, metry itp. Każdy kontrahent może mieć inny przelicznik jednostki alternatywnej tego samego towaru.

Cena indywidualna

Waluta

Cena indywidualna oraz domyślna waluta za jedną jednostkę własną artykułu. Jeśli kontrahent ma własne ustawienia alternatywne (ustawioną indywidualną cenę oraz walutę własną) pojawiają się one domyślnie na dokumencie sprzedaży jako cena katalogowa netto. Jeśli dokumentem sprzedaży będzie faktura lub paragon cena w walucie przeliczana jest na złotówki wg kursu z główki dokumentu. Jeśli dokumentem sprzedaży będzie faktura eksportowe lub faktura WDT, cena alternatywna w walucie przeliczana jest na inną walutę z główki dokumentu wg kursu z tabeli kursowej.

2. Z poziomu kartoteki towarów. Po wskazaniu towaru i naciśnięciu przycisku [KODY

ALT.] na ekranie wyświetli się okno umożliwiające definiowanie skrótów alternatywnych i cen.

Sprzedaż 2-125

Okno zawiera tablicę z listą skrótów alternatywnych wszystkich kontrahentów dla danego towaru. Aby poprawić dane kontrahenta z jego indywidualnymi skrótami alternatywnymi należy nacisnąć przycisk [EDYCJA]. Definicje skrótów alternatywnych można kasować za pomocą przycisku [USUŃ]. Aby utworzyć dla towaru nowy skrót alternatywny, należy nacisnąć przycisk [DODAJ].

Wyświetli się wówczas następujące okno dialogowe:

W poniższej tabeli przedstawiony zostanie krótki opis pól edycyjnych znajdujący się w oknie „Indywidualne cechy towarów dla kontrahenta”:

Lista kontrahentów z ich indywidualnymi skrótami alternatywnymi dla towaru

Kontrahent, dla którego definiujemy ustawienia alternatywne danego towaru

Alternatywne dane identyfikacyjne

Indywidualna cena oraz waluta

2-126 Sprzedaż

Tabela 6 Informacje w oknie „Indywidualne cechy towarów dla kontrahenta”:

Nazwa Znaczenie Towar z alternatywnymi ustawieniami dla wskazanego kontrahenta

Kontrahent Po uruchomieniu przycisku pojawia się lista kontrahentów do wyboru. Dla wybranego kontrahenta definiowane będą ustawienia alternatywne towaru.

Indeks alternatywny

Nazwa alternatywna

W tej pozycji należy wpisać indeks oraz nazwę alternatywną identyfikującą dany towar. Wpisana nazwa może być drukowana na dokumentach sprzedaży. Program umożliwia wyszukiwanie po wybranym indeksie towaru z jego alternatywnymi skrótami dla kontrahenta.


Przelicznik

W pozycji „Jednostka alternatywna” należy wpisać alternatywną jednostkę miary kontrahenta. Jednostka alternatywna powinna być inna niż jednostka towaru z kartoteki. Program umożliwia przeliczanie jednostek towaru na jednostkę alternatywną wg przelicznika. Na przykład towar sprzedawany jest w sztukach i taka jednostka znajduje się w jego kartotece. Jeśli kontrahent życzy sobie aby na fakturze ilości były podawane w kilogramach definiując ustawienia alternatywne ustawiamy w jednostce miary – kilogramy a w przeliczniku wpisujemy np.10, co oznacza że 10 sztuk danego towaru odpowiada 1 kg jednostki alternatywnej danego kontrahenta.

Każdy kontrahent może mieć inną jednostkę alternatywną. Przeliczanie może odbywać się z sztuk na kilogramy, litry, metry itp. Każdy kontrahent może mieć inny przelicznik jednostki alternatywnej tego samego towaru.

Cena indywidualna

Waluta

Cena indywidualna oraz domyślna waluta za jedną jednostkę własna artykułu.

Kontrahent z alternatywnymi ustawieniami dla wskazanego towaru.

Cena indywidualna

Waluta

Jeśli kontrahent ma własne ustawienia alternatywne (indywidualną cenę oraz walutę własną) pojawiają się one domyślnie na dokumencie sprzedaży jako cena katalogowa netto. Jeśli dokumentem sprzedaży będzie faktura lub paragon cena w walucie przeliczana jest na złotówki wg kursu z główki dokumentu. Jeśli dokumentem sprzedaży będzie faktura eksportowe lub faktura WDT, cena alternatywna w walucie przeliczana jest na inną walutę z główki dokumentu wg kursu z tabeli kursowej.

Na wydrukach dokumentów wszystkie ceny, ilości i wartości dostępne są w dwóch wersjach: 1. Własne indeksy i nazwy towarów 2. Indeksy i nazwy towarów wg kontrahenta

Wartości wyliczane w jednostkach własnych mogą się nieznacznie różnić od wartości wyliczonych w jednostkach kontrahenta. Chodzi tu szczególnie o zaokrąglenia.

Sprzedaż 2-127

Edycja i usuwanie kontrahenta Pod listą kontrahentów znajdują się przyciski, które umożliwiają założenie nowego kontrahenta, edycję jego danych, a także całkowite usunięcie go z systemu.

Uwaga Jeśli bieżący użytkownik programu nie posiada uprawnień, przyciski służące do, edycji i usuwania kontrahenta będą nieaktywne. Jeśli istnieje potrzeba zmodyfikowania bądź uzupełnienia danych podstawowych oraz innych, np. ustawień domyślnych kontrahenta, należy nacisnąć przycisk [EDYCJA]. Wszelkie zmiany w kartotece kontrahentów znajdują automatycznie odbicie we wszystkich wystawianych dokumentach z danym kontrahentem, przy czym nie są poprawiane dokumenty już wystawione. Aby usunąć kontrahenta z magazynu, należy kliknąć przycisk [USUŃ]. Kontrahent, który posada jakiekolwiek wystawione dokumenty magazynowe bądź kasowe nie może zostać usunięty. Wcześniej, należałoby usunąć wszystkie dokumenty związane z tym kontrahentem.

Import z DBF Uruchomienie ikony wywołuje możliwość importu i eksportu kartoteki kontaktów wraz z ich grupami oraz danymi dodatkowymi do pliku XML lub w innym formacie (XLS, DBF).

Możliwy jest: • Eksport zaznaczonych pozycji • Eksport zaawansowany (eksportowane są dane dowolnej grupy, grupy

kontrahentów, adresy dodatkowe, telefony, adresy internetowe, rachunki bankowe, osoby upoważnione, dane dodatkowe).

• Eksportuj zaznaczone (inny format) • Import z XML • Import inny format

Procedura eksportu do pliku wygląda następująco:

1. Należy nacisnąć na przycisk i wybrać jedną z wyżej wymienionych opcji eksportu. Jeśli użytkownik wybrał eksport zaawansowany pojawi się okno:

2-128 Sprzedaż

2. W przypadku eksportu do piku XML lub w innym formacje pojawia się okno:

Zaznacz parametry dodatkowe, które mają być uwzględnione podczas eksportu.

Można wybrać kontrahentów z dowolnej grupy

Wybierz plik docelowy

Wybierz opcję eksportu

Należy wpisać dowolną nazwę zbioru

Naciśnięcie przycisku uruchomi procedurę eksportu

Miejsce gdzie zapisywane są dane

Dane zapisywane są do liku XM. Jeśli wybrano eksport w innym formacje możliwy jest zapis do pliku XLS lub DBF.

Sprzedaż 2-129

3. Do prawidłowego wykonania procedury eksportu należy podać nazwę pliku, do którego dane będą wysyłane. Nazwa pliku może być dowolna.

4. W polu „Zapisz jako typ” wybieramy odpowiednie rozszerzenie pliku. 5. Następnie należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ]. Program uruchomi procedurę

eksportu i zakomunikuje:

6. Użytkownik może obejrzeć plik eksportu zatwierdzając zadane pytanie.

Procedura importu danych kontrahenta wygląda podobnie jak eksportu.

Po wskazaniu pliku importu pojawia się okno:

Towary Program RAKSSQL posiada jedną wspólną kartotekę towarów dla wszystkich magazynów i filii, w której można założyć dowolną ilość grup i podgrup ułatwiających pracę użytkownikowi programu.

Oprócz podziału na grupy, towary podzielono wg asortymentu: • Towar • Usługa • Opakowanie zwrotne • Koszt

Taki podział ma bardzo istotny wpływ na wystawiane dokumenty oraz generowane wydruki. Jeżeli decydujemy się podzielić towar na odpowiednie podgrupy, dla

Wybierz czy te same dane, mają być zastępowane czy pomijane

Zaznacz dane do zaimportowania

Naciśnij, aby dane zostały zaimportowane

2-130 Sprzedaż

zachowania porządku należy dopilnować, aby każdy rodzaj asortymentu miał przyporządkowaną właściwą grupę (inną niż grupa główna).

Zakładanie grupy towarów Program umożliwia zakładanie dowolnej ilości grup. Kryterium ich tworzenia określa użytkownik według własnych potrzeb. Program nie narzuca żadnych ograniczeń co do nazwy i liczby tworzonych grup.

Domyślną, automatycznie utworzoną w programie grupą jest grupa „Wszystkie”. Grupa „Wszystkie” zawiera cały asortyment towarów, usług, opakowań zwrotnych oraz kosztów niezależnie od przyporządkowania do grupy.

Przy pomocy grup i podgrup możemy dostosować program do rozproszonej struktury firmy. Podział na podgrupy wykorzystywany jest przy zestawieniach i wydrukach.

Podział na grupy umożliwia: • Łatwiejsze dotarcie do danych • Podział asortymentu w zależności od indywidualnych potrzeb magazynowych.

Grupy dzielą się na: • Grupy podstawowe • Grupy dowolne

W grupach podstawowych towar może być przyporządkowany tylko jednej wybranej grupy. Nie można przypisać tego samego towaru do dwóch różnych grup. Dodając towar do kartoteki najlepiej jest ustawić się na najniższym poziomie w danej grupie. Towar zostanie przypisany do danej grupy (podgrupy) oraz wyższych gałęzi w danej grupie.

W grupach dowolnych towar może być przypisany do kilku różnych grup. Ten sam towar może być w kilku grupach.

Aby przypisać towar do grup należy zaznaczyć towar (towary) i przenieść je do grupy.

W kartotece towarów (edycja towaru) - znajduje się zakładka "Grupy dowolne", w której można sprawdzić przyporządkowanie tego towaru w grupach. Można również przypisać towar go grup zaznaczając puste pola.

Aby utworzyć nową grupę towarów należy:

1. Przejść do opcji „Kartoteki/ Towary” lub nacisnąć [Ctrl+Alt+T]. 2. Pojawi się okno:

Sprzedaż 2-131

Okno składa się z dwóch części: 1. Okna z drzewem dat 2. Okna z listą towarów

Z lewej strony okna "Kartoteka towarów" znajduje się drzewo z listą dat. Z prawej strony pozycje towarowe.

W dolnej części okna na poszczególnych zakładkach wyświetlane są informacje o każdej z podświetlonych pozycji towarowych.

Na zakładce: • „Opis artykułu” znajdują się wpisane informacje o artykule • „Ceny sprzedaży” aktualne ceny sprzedaży podświetlonego towaru • „Stany w magazynach” stan towaru w poszczególnych magazynach • „Zamówienia od odbiorców” nie zrealizowane zamówienia od odbiorców • „Zamówienia do dostawców” nie zrealizowane zamówienia do dostawców • „Ostatnie dostawy” lista ostatnich dostaw danego towaru (numer dokumentu, data

zakupu, cena zakupu, ilość, dostawca). • „Załączniki” lista dołączonych załączników.

3. Aby założyć nową grupę na drzewie dat należy ustawić się na drzewie i nacisnąć prawy klawisz myszy.

4. Pojawi się tabela:

Lista utworzonych przez użytkownika grup

Lista towarów aktualnie otwartej grupy

Naciśnij prawy przycisk myszy, aby wywołać tabelę

Informacje o podświetlonym towarze

2-132 Sprzedaż

Należy wybrać odpowiednią pozycję: • „Dodaj grupę” – jeśli chcemy dodać nową grupę pod grupą główną • „Dodaj podgrupę” – jeśli chcemy dodać podgrupę do grupy podświetlonej • „Edytuj grupę” – jeśli chcemy poprawić dane grupy • „Usuń grupę” – jeśli chcemy usunąć grupę

5. Po wybraniu odpowiedniej opcji ukaże się okno:

Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie "Definicja grupy towarów" zostanie omówiona w poniższej tabeli.

Wpisz nazwę grupy

Maska i numer startowy może być przeniesiony z parametrów firmy

Sprzedaż 2-133

Tabela 7 Definicja grupy towarów:

Nazwa Znaczenie Definicja grupy towarów:

Nazwa Wpisujemy dowolną nazwę, pojawi się ona w drzewku dat.

Konto księgowe Konto księgowe (wymagane przy współpracy z programem finansowym). Jeżeli włączono znacznik automatycznej numeracji kont księgowych grup artykułów, to podczas dodawania grupy zostaną nadane numer konta na podstawie maski i numeru kolejnego. Przy edycji grupy automat nadawania numerów grup artykułów nie działa.

Indeksy artykułów Indeks1 oraz Indeks2 artykułu może być utworzony automatycznie, jeśli zaznaczono opcje generuj indeksy artykułu podczas tworzenia grupy.

Podczas tworzenia grupy można ustawić maskę oraz numer startowy dla indeksu1 oraz indeksu2 artykułu.

Indeks towaru może się składać z pierwszych liter rodzaju artykułu (w masce znak „@"), grupy artykułu (w masce znak „$") lub numeru kolejnego ( w masce znak "#"). Na przykład podczas zakładania grupy ustawiamy w masce @@@@@$$$$ a w kartotece towarów pojawi się indeks o nazwie „Towarprod" (dla rodzaju – towar, dla grupy produkt).

6. Wprowadzone informacje zatwierdzamy naciskając przycisk [ZAPISZ]. 7. Założona grupa znajdzie się w kartotece.

Wskazówka Wprowadzając podział na grupy należy dopilnować, aby każdy towar miał przyporządkowaną grupę (inną niż grupa główna).

Aby zmienić nazwę grupy, należy wybrać pozycję „Edytuj grupę” lub nacisnąć [Shift+F2]. Aby usunąć grupę lub podgrupę należy wybrać „Usuń grupę” lub nacisnąć [Shift+Del].

Program nie pozwoli usunąć grupy, jeśli do grupy przypisany jest towar.

Wprowadzając towar do grupy należy ustawić się na wybranej grupie a następnie nacisnąć przycisk [DODAJ]. Nazwa tej grupy pojawi się w nagłówku.

Uwaga Grupa główna zawiera wszystkie asortymenty z poszczególnych grup.

Uwaga Usunięcie grupy jest nie możliwe, jeśli posiada ona podgrupy lub należące do niej towary.

2-134 Sprzedaż

Dodawanie towaru Aby dodać nowy towar należy: 1. Przejść do grupy „Kartoteki” 2. Wybrać pozycję „Towary” lub nacisnąć klawisze [Ctrl+Alt+T] 3. Otworzy się okno z listą asortymentów. 4. Z lewej strony okna wybrać odpowiednią grupę, do której chcemy dodać towar 5. Z prawej strony w dolnej części okna nacisnąć przycisk [DODAJ]

6. Ukaże się okno:

Okno składa się z dwóch części: stałej i ruchomej. Każda z tych części służy do wprowadzania określonego zestawu informacji o towarze oraz jego kosztach. Część stała zawiera podstawowe informacje identyfikujące towar tj. nazwa, indeks, grupa, dostawca, lokalizacja oraz zdjęcie towaru.

W części ruchomej wyróżnić można pięć zakładek: • Dane podstawowe • Stany magazynowe i waga • Kody kreskowe i opakowania zbiorcze • Grupy dowolne • Uwagi

Część ruchoma. Wygląd okna uzależniony od aktualnie otwartej zakładki

Część stała, niezmienna

Zakładki do wprowadzania danych o towarze

Sprzedaż 2-135

• Załączniki • Alarmy

Z punktu widzenia systemu kluczowe znaczenie ma informacja znajdująca się w części stałej dotycząca rodzaju wprowadzanego asortymentu. Program nie pozwoli jej pominąć.

Tabela 8 Informacje o towarze - część stała:

Nazwa Znaczenie Towar: Rodzaj Jest to informacja o rodzaju asortymentu w magazynie firmy. Wykorzystywana

podczas tworzenia dokumentu oraz zestawień, podczas selekcji, użyta do charakterystyki towaru. Pozycja wymagana, dostępna podczas wprowadzania nowego towaru. Wybierana z listy po naciśnięciu przycisku .

Do wyboru:

Towar - Dla towarów kontrolowany jest stan magazynowy. Program nie pozwoli sprzedać więcej towaru, aniżeli jest na stanie. Wprowadzanie towaru do magazynu wymaga wprowadzenia dostawy lub przeprowadzenia remanentu

Usługa - W programie jest możliwość świadczenia usług, nie można ich jednak magazynować( nie jest zapisywany stan magazynowy). W związku z tym niedostępne są pola: opakowanie, ilość w opakowaniu, termin ważności, koszty zakupu, waga oraz ostrzeżenia o stanach magazynowych.

Opk zwrotne - Specyfikacja obrotu opakowaniami zwrotnymi (kaucjonowanymi ) wymusiła wyodrębnienie ich jako osobnej kategorii towarów. Szczegółowy opis opakowań zwrotnych został zamieszczony w dalszej części niniejszej instrukcji.

Koszt - Asortyment nie magazynowany, służy do wyliczania kosztu własnego zakupu. Nie można go sprzedawać. Wpisywać można go tylko na Fakturę Zakupu (FZ) i zamówienie do dostawcy.

Artykuł archiwalny Artykuły archiwalne domyślnie nie pokazują się w kartotece i nie można ich dopisywać do żadnych dokumentów. Jeśli użytkownik włączy w filtrze opcje pokazywania artykułów archiwalnych - artykuły zaznaczone jako archiwalne będą widoczne w kartotece. W kartotece znajduje się kolumna "Archiwalny?" (domyślnie ukryta), która informuje użytkownika czy artykuł jest aktywny czy archiwalny.

Licencja/ towar z nr seryjnym

Wprowadzono nowy system sprzedaży licencji na towar, gdzie każdy towar ma swój unikalny identyfikator. Podczas sprzedaży podajemy numer licencji lub numer seryjny towaru. Aby licencja mogła być sprzedana, powinna być zaznaczona w kartotece i wprowadzona do magazynu (faktura zakupu, remanent) tak samo jak towar. Podczas wystawiania dokumentu sprzedaży ilość licencji będzie nieaktywna i zawsze równa jeden. Jedna licencja na jeden towar. Numer licencji może być traktowany także jako numer seryjny towaru, np. przy sprzedaży detalicznej produktów podlegających gwarancji. Licencja jest niepodzielna (przycisk „Podzielna” przy jednostkach miary jest nieaktywny).

Indeks1 Pozycja wymagana. Jest podstawą ewidencji towaru. W polu tym wpisujemy indeks na podstawie, którego program w jednoznaczny sposób identyfikuje pozycje asortymentową w magazynie.

2-136 Sprzedaż

Tabela 8 Informacje o towarze - część stała (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Towar:

Indeks1 Pozycja wymagana. Jest podstawą ewidencji towaru. W polu tym wpisujemy indeks na podstawie, którego program w jednoznaczny sposób identyfikuje pozycje asortymentową w magazynie. Indeks może być tworzony automatycznie gdy podczas tworzenia grupy towaru zaznaczono opcję generowania indeksu artykułu. Na podstawie ustawionych w masce znaków specjalnych program generuje indeks wykorzystując nazwę grupy artykułów (znak $), rodzaj artykułu (znak @) lub numer kolejny (znak #).

Indeks 2 Nazwa skrócona towaru. Dla programu nie ma większego znaczenia.

Nazwa Pełna, dowolna nazwa towaru. Drukowana na dokumentach - fakturach, rachunkach itd..

Grupa Grupa, do której zaliczany jest dany towar. Wszystkie założone przez użytkownika grupy widoczne są z lewej strony okna „Towary”. Program domyślnie przypisuje towar do grupy aktualnie podświetlonej oraz automatycznie do grupy głównej. Grupy towarów definiujemy samodzielnie w zależności od potrzeb. Przycisk pozwala wybrać lub zmienić wybraną grupę.

PKWiU Numer grupy Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług do której towar/usługa należy, wykorzystywany przy sortowaniu, zestawieniach i wydrukach.

PCN Kod PCN umożliwia przypisanie do towaru kodu asortymentowego w nomenklaturze PCN. Pole o długości 15 znaków alfanumerycznych pozwala wpisać każdą formę 9-cio cyfrowego kodu.

Zawartość tego pola uwzględniana jest w procedurze eksportu do XML- a oraz importu z XML- a.

Kod PCN dostępny jest w postaci danej źródłowej w edytorze wydruku faktury eksportowej. Użytkownik, który chciałby drukować ten kod na swoich fakturach eksportowych może wykorzystać go i wstawić w miejsce kodu PKWiU. Niestety trzeba to zrobić samemu przy pomocy edytora wydruków.

Dostawca Dane firmy lub osoby, która jest producentem bądź dostawcą danego artykułu. Wyboru dostawcy należy dokonać korzystając z tabeli dostawców, przez

naciśnięcie lub gdzie można również wprowadzić nowego kontrahenta. Pozycja wymagana do zaznaczenia dla towarów, opakowań i licencji. Dla pozostałych niedostępna.

Lokalizacja Domyślna lokalizacja towaru podpowiadana podczas wprowadzania dostaw. Opcja dostępna tylko dla typu „Towar”. Jeśli przy wprowadzaniu towaru pojemność lokalizacji zostanie przekroczona, program wygeneruje stosowne ostrzeżenie. Wystarczy wybrać z listy słownika lokalizacji - lub wpisać nową

domyślną lokalizację danego towaru.

Analityka FK Numer konta analitycznego towaru zgodnego z systemem FK.

Zdjęcie artykułu Zdjęcie towaru. Zdjęcie towaru można zaimportować w formacie: bmp, ico, jpg, wmf. Aby zaimportować zdjęcie naciskamy prawy klawisz myszy i z tabeli, która się pojawi wybieramy opcję „Załaduj”, następnie wskazujemy miejsce skąd importujemy plik i naciskamy klawisz [OTWÓRZ]. Należy pamiętać, by nie ładować zbyt dużych zdjęć, ponieważ może to spowodować znaczące spowolnienie pracy z towarami.

Sprzedaż 2-137

Tabela 9 Informacje o towarze na zakładce „Dane podstawowe”:

Nazwa Znaczenie Parametry:

Stawka VAT Domyślna wysokość stawki VAT na ten towar podpowiadana przy wpisywaniu towaru na dokument. Wybierana z listy słowników stawek VAT, w zależności od

rodzaju towaru przez naciśnięcie lub .

Jednostki:

Domyślny rabat Domyślny rodzaj rabatu wybierany ze słownika rabatów przez naciśnięcie

przycisku lub .

Prowizja akwizytora [%]

Wpisujemy wartość procentową prowizji od zysku dla akwizytora za sprzedaż danego towaru. Podczas obliczania wypłaty dla akwizytora ma większy priorytet niż prowizja wpisana w kartotece akwizytorów. Dla typu asortymentu „Koszt” pozycja jest niedostępna.

Ostrzegaj, jeśli cena sprzedaży niższa od ceny zakupu

Zaznaczenie tej opcji decyduje, czy program ma generować ostrzeżenie, jeśli cena sprzedaży towaru będzie niższa od ceny zakupu.

Jednostka miary Domyślna jednostka miary danego towaru. Można ją wybrać z listy słowników

jednostek miar przez naciśnięcie lub . Jeśli jednostka jest podzielna należy zaznaczyć pole „Podzielna” (nie dotyczy licencji). Domyślnie jest ono włączone. Jeśli nie jest zaznaczone artykuł można sprzedawać /kupować/ wydawać/ przyjmować tylko w całych jednostkach.

Domyślne opk. kaucjonowane

Identyfikator opakowania kaucjonowanego, w które towar jest pakowany. Po naciśnięciu pojawia się lista wprowadzonych wcześniej opakowań do wyboru. Podczas wprowadzania towaru na dokument program sam zapyta, czy dodać to opakowanie. Opcja dostępna tylko dla typu „Towar”.

Ilość w opakowaniu kaucjonowanym

Informacja o ilość sztuk towaru w jednym opakowaniu kaucjonowanym. Pojemność opakowania zbiorczego wykorzystywana jest przy tworzeniu dokumentów rozchodu z magazynu. Na jej podstawie jest wyliczana ilość podpowiadana przy automatycznym dopisywaniu opakowań na dokument.

Termin ważności Wpisujemy czas (ilość dni), w ciągu jakiego dany towar jest przydatny do użycia. Przy wprowadzeniu dostaw będzie wyliczana data ważności towaru. Jeśli dla danej dostawy będzie on przekroczony, program będzie generował stosowne ostrzeżenia. Opcja dostępna tylko dla typu „Towar”.

Ceny:

Ceny sprzedaży (podgląd)

Informacja na temat aktualnych cen sprzedaży danego towaru. Uwzględniono tu wartość brutto ceny sprzedaży i sposób jej wyliczania. Cena przenoszona jest z aktualnego cennika.

2-138 Sprzedaż

Tabela 10 Informacje o towarze na zakładce „Stany magazynowe i waga”:

Nazwa Znaczenie Ostrzeżenia o stanach magazynowych:

Ostrzegaj, jeśli w magazynie jest mniej niż....

Minimalny stan towaru, jaki może być w magazynie, zanim program zacznie generować ostrzeżenia.

Ostrzegaj, jeśli w magazynie jest więcej niż....

Maksymalny stan towaru, jaki może być w magazynie, zanim program zacznie generować ostrzeżenia.

Waga:

Waga netto

Waga brutto

Waga netto oraz waga brutto jednej jednostki towaru. Ma znaczenie informacyjne. Wagi artykułów są przechowywane w pozycjach dokumentów

Wagi artykułów są przechowywane w pozycjach dokumentów (do tej pory informacja ta była wyliczana „w locie” na podstawie danych z kartoteki artykułów). Dodatkowo przechowywana jest waga użytych opakowań zbiorczych. Wszystkie wagi pokazywane są na wydrukach dokumentów i zestawieniach.

Widoczność:

Pokazuj tylko w Program umożliwia wskazanie magazynu, w którym może odbywać się przyjęcie oraz wydanie wybranego towaru. Kartoteka towarów jest wspólne dla wszystkich magazynów. Towar może być widoczny podczas przyjęcia tylko w jednym wybranym magazynie.

Tabela 11 Informacje o towarze na zakładce „Kody kreskowe i opakowania zbiorcze”:

Nazwa Znaczenie Kody kreskowe i opakowania zbiorcze

Kody kreskowe

Opakowania zbiorcze

Podczas definiowania artykułu, można nadać dla niego dowolną ilość kodów kreskowych, przy czym dla każdego z nich można określić domyślną ilość. Jeśli artykuł zostanie wybrany poprzez wpisanie kodu, podana ilość podpowie się. Program umożliwia zdefiniowanie wielu kodów kreskowych np. kod kreskowy dla pojedynczej sztuki towaru, kod kreskowy dla opakowania zbiorczego.

Podczas wybierania towaru z magazynu program identyfikuje kod kreskowy i odpowiednio wprowadza pojedynczy towar lub opakowanie zbiorcze.

Można zdefiniować opakowanie zbiorcze, podając ile jednostek podstawowych artykułu mieści się w jednym opakowaniu. Na przykład opakowaniem zbiorczym jest karton cukru, który składa się z 10 jednostek własnych artykułu. Do jednego artykułu można nadać wiele opakowań.

Opakowania zbiorcze definiowane są w słownikach, gdzie wprowadzamy nazwę opakowania, pojemność np. 10 jednostek własnych, wagę, szerokość, wysokość, głębokość, objętość.

Przypisanie opakowania zbiorczego do towaru odbywa się z kartotece towaru.

Dla każdej pary „artykuł – opakowanie” można nadać kod kreskowy, co powoduje, iż przy wyborze artykułu po kodzie kreskowym, zostanie podpowiedziane stosowne opakowanie. Informacja o użytych opakowaniach zbiorczych jest wyświetlana na wydrukach dokumentów.

Sprzedaż 2-139

Tabela 12 Informacje o towarze na zakładce „Grupy dowolne”:

Nazwa Znaczenie Przypisania towaru do grup dowolnych:

Grupy dowolne Pojawia się tu drzewko z listą wszystkich założonych grup dowolnych. W odróżnieniu do grupy podstawowej, gdzie towar może być przyporządkowany jedynie do jednej grupy.

W grupach dowolnych jeden towar może być przypisany do kilku różnych grup. Ten sam towar może być w kilku grupach. Aby przypisać towar do grupy należy zaznaczyć pozycje w kolumnie "Przypisany".

Tabela 13 Informacje o towarze na zakładce „Akcesoria”:

Nazwa Znaczenie Akcesoria

Po uruchomieniu przycisku [DODAJ] pojawia się kartoteka artykułów, w której można wskazać artykuły będące akcesoriami dla danego towaru. Przykładowo dla komputera akcesoriami mogą być: mysz bezprzewodowa, klawiatura, monitor, skaner, drukarka itd.

Wybierając dany towar na dokument sprzedaży program umożliwia wyświetlenie listy z akcesoriami celem dobrania podobnego elementu. Taka funkcja znacznie ułatwia i przyśpiesza pracę użytkownika.

Tabela 14 Informacje o towarze na zakładce „Zamienniki”:

Nazwa Znaczenie Zamienniki

Po uruchomieniu przycisku [DODAJ] pojawia się okno ze wskazaniem zamiennika dla artykułu. Zamiennikiem może być inny podobny artykuł lub receptura.

Artykuł może być wyszukany wg. indeksu własnego lub indywidualnego kontrahenta. Podajemy również ilość zamiennika na jedną jednostkę artykułu.

Przy wystawianiu dokumentu sprzedaży jeśli zabraknie danego towaru program podaje informacje o zamienniku. Jeśli towar jest dopisywany z kartoteki, przy zatwierdzaniu pojawi się okno z lista zamienników. Po wskazaniu zamiennika pojawi się on na dokumencie sprzedaży.

Tabela 15 Informacje o towarze na zakładce „Uwagi”:

Nazwa Znaczenie Uwagi:

Uwagi Użytkownik może wpisać dowolną informację, np. dodatkowe uwagi o towarze.

2-140 Sprzedaż

Tabela 16 Informacje na zakładce „Załączniki ”:



Tabela 17 Informacje na zakładce „Alarmy ”:

Nazwa Znaczenie Alarmy

Program umożliwia dodawanie alarmów dla kontrahenta. Można tu umieszczać wszelkie informacje do przekazania w trybie alarmowym. Alarm może być aktywny przez pewien okres czasu lub bez ograniczeń czasowych. Alarm pojawia się po edycji lub wyborze kontrahenta.

7. Aby zatwierdzić i zamknąć okno należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ]. Założony

przez nas towar znajdzie się w kartotece na liście towarów.

Uwaga Dodanie artykułu do kartoteki nie jest równoznaczne z jego dostawą. Stan magazynowy po takiej operacji jest równy 0 (zero). Zmiana stanu nastąpi dopiero po wystawieniu dokumentu przychodu (dostawy) zawierającego artykuł lub po przeprowadzeniu inwentaryzacji.

Opakowania zwrotne Opakowania zwrotne (kaucjonowane) to specjalny rodzaj towaru w kartotece towarów.

Specyfikacja obrotu opakowaniami zwrotnymi wymusiła wyodrębnienie ich jako osobnej kategorii towarów.

Podczas dodawania opakowań zwrotnych do kartoteki (opcja „Kartoteki/ Towary”) użytkownik określa rodzaj towaru jako – „Opakowanie zwrotne”.

Sprzedaż 2-141

Wprowadzona do kartoteki lista opakowań zwrotnych będzie dostępna podczas dodawania towaru do kartoteki. Jeśli chcemy powiązać opakowanie zwrotne z danym towarem, należy podczas definiowania towaru w pozycji „Opakowanie” wybrać z listy wprowadzone wcześniej opakowanie zwrotne oraz podać ilość towaru w opakowaniu.

Opakowania zwrotne można wpisać na dokument na dwa sposoby: • Jak zwykły towar • Automatycznie

Podczas wystawiania dokumentu opakowanie zwrotne dopisujemy jak zwykły towar wybierając z kartoteki towarów pozycje - opakowanie zwrotne.

Aby zadziałała druga metoda, należy w kartotece towarów podać opakowanie zwrotne skojarzone z danym towarem oraz ilość w opakowaniu. Podczas wystawiania faktury zakupu lub sprzedaży na towar, który jest zaznaczony w kartotece jako towar pakowany w opakowanie zwrotne, pojawia się okno z informacją i pytaniem, czy dopisać opakowanie do dokumentu w ilości podanej w kartotece. Po zaakceptowaniu pozycja opakowanie zwrotne pojawia się na fakturze wraz z listą towarów na dokumencie. Podczas dopisywania towaru do dokumentu, program będzie podpowiadał odpowiednie wartości: • Symbol opakowania na podstawie kartoteki towarów • Ilość, na podstawie ilości towaru na dokumencie (podzielona przez ilość towaru w

opakowaniu i zaokrąglona matematycznie do całych jednostek, jednak nie mniej niż 1)

• Termin przydatności na podstawie właściwości opakowania z kartoteki towarów • Lokalizacja taka sama jak lokalizacja dopisywanego towaru • Uwagi na podstawie opisu opakowania z kartoteki towarów Przy dokumentach wydania nie będzie pól dotyczących terminu przydatności oraz ceny zakupu, może się natomiast pojawić potrzeba określenia ceny sprzedaży.

Jeśli dopisujemy opakowanie ręcznie (bądź edytujemy istniejącą pozycję), musimy wiedzieć, że program traktuje towar jako opakowanie (np. będzie on drukowany na fakturze w osobnej tabeli), jeśli zostaną spełnione dwa warunki:

1. Asortyment jest typu „Opakowanie kaucjonowane” 2. Wybrano stawkę VAT 0% - stawka „nie podlega” używana do opakowań

kaucjonowanych W przeciwnym wypadku pozycja traktowana będzie jako zwykła sprzedaż.

Naciśnięcie przycisku [ZAPISZ] spowoduje dopisanie wybranego opakowania do dokumentu. Przycisk [ANULUJ] nie dopisze opakowania, ale nie ma wpływu na dopisanie uprzednio wybranego towaru. Wybrany towar dopisze się do dokumentu.

2-142 Sprzedaż

Cechy artykułu Do towaru można przypisać pewne cechy artykułu. Program posługuje się założonym przez użytkownika słownikiem cech artykułów.

Aby przypisać cechy do towaru należy:

1. W kartotece towarów ustawić się na danym towarze i nacisnąć przycisk [CECHY] 2. Pojawi się okno:

Okno składa się z kilku części. W górnej części znajduje się maska kodu kreskowego do generowania dla każdego utworzonego artykułu wewnątrz matrycy kodu kreskowego.

Poniżej zakładka "MARTYCA CECH", na której przypisywane są poszczególne cechy dla danego towaru. Towar może składać się z kilku cech (kolor, rozmiar, rodzaj tkaniny).Dla każdego artykułu można zdefiniować do pięciu cech. Aby przystąpić do nadawania cechy należy wybrać nazwę cechy z wprowadzonego przez użytkownika słownika cech artykułów np. rozmiar. Wskazując nazwę cechy program umożliwia dodawanie wartości dla tej cechy np. dla rozmiaru będzie to X, XL, L, S itp. Jeśli chcemy nadać kolejną cechę np. kolor, należy nacisnąć przycisk [DODAJ CECHĘ] i postępować w taki sam sposób. W ten sposób będą tworzyły się kolejno zakładki o nazwie CECHA 1, CECHA 2, CECHA 3, ... itd, które będą powstawały w miarę dodawania nowej cechy.

Dodawanie nowej cechy następuje zawsze po uruchomieniu przycisku [DODAJ CECHĘ] na zakładce z najwyższym numerem CECHY.

Po przejściu na zakładkę "ARTYKUŁY" zostanie wygenerowana lista wszystkich możliwych kombinacji cech artykułów.

Sprzedaż 2-143

Tutaj można określić, które z wartości cech mogą zostać przypisane do artykułu. Można zaznaczyć, że niektóre z wartości nie występują dla danego artykułu (np. artykuł Jeansy występuje w rozmiarze S,M,L,XL, ale nigdy nie występuje w rozmiarze XXL, choć taki jest stworzony jako jedna z możliwych wartości w słowniku) - do tego służy pole "Utwórz".

W polu "Istnieje?" znajduje się informacja czy dany artykuł o takich cechach został wcześniej przyjęty do programu.

Pole "Cechy" zawiera sklejone kody wszystkich kombinacji wartości cech artykułu podzielone myślnikami.

Przykłady: • rozmar ogólny: duży (kod DU); rozmiar kołnierza: (kod 38); kolor: biały: (kod

BI) Cecha: DU-38-BI • rozmar ogólny: duży (kod DU); rozmiar kołnierza: (kod 38); kolor: żółty: (kod

ŻÓ) Cecha: DU-38-ŻÓ • rozmar ogólny: mały (kod MA); rozmiar kołnierza: (kod 38); kolor: biały: (kod

BI) Cecha: MA-38-BI

Znajduje się tu również pole "Kod kreskowy" dla całego artykułu (czyli wszystkich jego rozmiarów) o długości maks. 30 znaków. Kod kreskowy może być automatycznie wygenerowany na podstawie "Maski kodu kreskowego". W masce kodu kreskowego można określić jak ma wyglądać kod kreskowy każdej cech. Na przykład: Kod kreskowy ma się składać z kodu kreskowego cechy pierwszej (uzupełnianego zerami) oraz kodu kreskowego cechy drugiej. Kod kreskowy może być uzupełniany zerami lub nie. Uzupełnianie zerami zależy od symbolu z jakiego składać się będzie dana maska.

Wszystkie symbole maski kodu kreskowego dostępne będa po uruchomieniu .

Kod kreskowy może być wpisany ręcznie. Dla każdego utworzonego artykułu można zdefiniować osobny kod kreskowy. Jeśli użytkownik zmieni kod kreskowy ręcznie

Zaznacz cechy, które maja być utworzone dla danego artykułu

Kody wszystkich kombinacji wartości cech artukułu oddzielone myślnikami

Kod kreskowy może być automatycznie wygenerowany na podstawie „Maski i kodu kreskowego”

2-144 Sprzedaż

będzie mógł ponownie go wygenerować wg. maski kodu kreskowego przy użyciu przycisku [STWÓRZ KODY] .

Obok kodu kreskowego, w oknie znajdują się również kolumny z kodami każdej cechy.

Utworzone zostaną tylko zaznaczone artykułu i to one potem pojawią się przy wystawianiu dokumentu zakupu. Dopóki nie zostaną przyjęte do magazynu (nie będą w bazie danych) będzie je można usunąć z kartoteki towarów. Nie można usunąć cech artykułów, jeśli jest on w pozycjach przychodu zewnętrznego. Pozostałe cechy artykułu da się usunąć.

Usuwanie cech artykułów odbywa się po uruchomieniu przycisku [USUŃ] na zakładce "ARTYKUŁY". Na przykład posiadamy pewien rodzaj koszulki w rozmiarach S,M,L,XL, nie ma natomiast rozmiaru XXL więc nie ma potrzeby go tworzyć. Jeśli taki rozmiar został wygenerowany przez program można go usunąć. Usuwanie odbywa się na zakładce Artykuły, a następnie można go usunąć z MARTYCY CECH dla odpowiedniej CECHY.

Przygotowane artykuły należy zapisać przy pomocy przycisku [ZAPISZ]. Zapisany artykuł można wprowadzać od razu na dokumenty. Po wybraniu artykuły, wyświetli się lista ich cech i będzie można zacząć wprowadzać odpowiednie ich ilości.

Receptury W programie RAKSSQL Sprzedaż przewidziano możliwość uproszczonej obsługi zagadnień produkcyjnych. Zasadniczo będzie ona polegała na:

• Utworzeniu receptury produkcyjnej, opisującej, z jakich składników ma się składać końcowy produkt.

• Przeglądaniu rejestru zleceń produkcyjnych będących specyfikacją produktów do wytworzenia lub demontażu.

• Realizacji zleceń. Gotowe produkty mogą być sprzedawane tak, jak zwykłe towary.

Kartoteka receptur zawiera słownik receptury produkcji (montaż/demontaż) towarów oraz zestawy towarów do sprzedaży lub zakupów.

Receptury – zestawy są wykorzystywane podczas wpisywania pozycji towarowych na dokumenty. Wystarczy wybrać recepturę, a na dokumencie pojawią się wszystkie pozycje w niej zawarte.

W przyszłych wersjach programu opcję tą będzie można stosować także w obsłudze produkcji.

Wpisanie do dokumentu montażu receptury spowoduje pojawienie się w produktach towaru podanego w nagłówku receptury, a w składnikach wszystkich pozycji w niej zawartych, z uwzględnieniem ilości.

Natomiast wpisanie receptury na protokół demontażu spowoduje wpisanie do składników towaru zawartego w nagłówku receptury, a do produktów pozycji receptury. Oba z uwzględnieniem ilości podanych w recepturze.

Sprzedaż 2-145

Tworzenie receptury Receptura jest to zbiór określonych towarów składających się na daną recepturę. W skład receptury mogą wchodzić zarówno towary jak i usługi.

Recepturę tworzy pewien zestaw towarów. Receptura stanowi pomoc podczas sprzedaży. Przy tworzeniu receptury - pozycje receptury są niezależnie od stanu magazynowego.

Podczas sprzedaży wybieramy tylko jedną pozycję - recepturę, która posiada stały zdefiniowany wcześniej zestaw np. promocyjnie przez okres zimowy do sprzedawanej czapki dołączany jest szalik. W zestawie (receptura) znajdą się dwie pozycje czapka i szalik.

Receptury można dowolnie przyjmować i wydawać z magazynu. Jeśli w recepturze znajduje się towar, który posiada cenę zakupu mniejszą od zera, lub nie będzie go w magazynie, nie pojawi się na dokumencie.

Do dokumentów magazynowych z receptury nie przenoszona jest usługa. Usługi nie są magazynowane. Do dokumentów sprzedaży (np. faktury VAT) z receptury przenoszone są usługi.

Jeśli receptura posiada w zestawie towar i usługę, na fakturze pojawią się dwie pozycje. Na dokumencie WZ znajdzie się tylko towar. Aby utworzyć nową recepturę należy:

1. Przejść do grupy „Kartoteki” lub nacisnąć klawisze [Ctrl+Alt+R] 2. Wybrać pozycję „Receptury” 3. W oknie „Receptury produkcyjne” nacisnąć przycisk [DODAJ] 4. Pojawi się okno:

Składniki receptury

Nazwa receptury

2-146 Sprzedaż

Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie „Receptura” zostanie omówiona w poniższej tabeli.

Tabela 14 Informacje w oknie „Receptura”:

Nazwa Znaczenie Receptura:

Kod kreskowy Wyszukiwanie receptury może odbywać się po kodzie kreskowym. Należy wpisać każdej recepturze unikalny kod kreskowy.

Nazwa Wpisujemy dowolną nazwę receptury. Pole wymagane.

Identyfikator Indeks produktu pobrany z kartoteki towaru po naciśnięciu przycisku . Program umożliwia wyszukiwanie pozycji po indeksie własnym/ indeksie indywidualnym kontrahenta lub po drugim indeksie, po kodzie kreskowym artykułu/opakowania zbiorczego oraz nazwie własnej, nazwie indywidualnej kontrahenta.

Identyfikator Taką możliwość daje drugi klawisz . Po uruchomieniu tego klawisza i wybraniu metody wyszukiwania, szukaną nazwę wpisujemy w pustym oknie,

naciskamy pierwszy klawisz i pojawia się lista znalezionych towarów wg wybranych wcześniej kryteriów.

Uwagi Dowolne uwagi dotyczące tworzonej receptury.

Pozycje receptury:

Dodaj

Przycisk [DODAJ] umożliwia przypisanie z kartoteki składników do tworzonej receptury.

Edytuj Przycisk [EDYTUJ] umożliwia poprawianie danych składnika receptury.

Usuń Przycisk [USUŃ] usuwa składnik receptury.

5. Nacisnąć przycisk [DODAJ]:

Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie „Pozycja receptury” zostanie omówiona w poniższej tabeli

Sprzedaż 2-147

Tabela 15 Informacje w oknie „Pozycja receptury”:

Nazwa Znaczenie Pozycja receptury:

Identyfikator Indeks towaru pobrany z kartoteki po naciśnięciu przycisku . Program umożliwia wyszukiwanie pozycji po indeksie własnym/ indeksie indywidualnym kontrahenta lub po drugim indeksie, po kodzie kreskowym artykułu/opakowania zbiorczego oraz nazwie własnej, nazwie indywidualnej kontrahenta. Taką

możliwość daje drugi klawisz . Po uruchomieniu tego klawisza, wybraniu metody wyszukiwania, szukaną nazwę wpisujemy w pustym oknie i naciskamy

pierwszy klawisz . Pojawia się lista znalezionych towarów wg wybranych wcześniej kryteriów.

Ilość artykułu:

Opk. zbiorczych Jeśli towar posiada opakowanie zbiorcze pole to będzie aktywne, w innym przypadku będzie wyszarzałe. Istnieje możliwość wybrania opakowania zbiorczego i wpisania ilości opakowań. W polu jednostka własna pojawi się ilość towaru w opakowaniu zbiorczym (z kartoteki towarów) przemnożona przez ilość opakowań.

Jedn. własna Ilość oraz jednostka miary przenoszona z kartoteki. Domyślnie 1. Jeśli towar posiada opakowanie zbiorcze ilość towaru w opakowaniu przenoszona automatycznie z kartoteki.

6. Po uzupełnieniu informacji nacisnąć przycisk [ZAPISZ]

7. Akceptując dane receptury nacisnąć przycisk [ZAPISZ].

Edycja i usuwanie receptury Utworzone recepty produkcyjne można zawsze poprawić lub całkowicie usunąć.

Należy wówczas skorzystać z przycisku [EDYCJA].

Aby wykasować recepturę należy nacisnąć przycisk [USUŃ].

Uwaga Wykasowanie receptury jest wykonalne, o ile jeszcze nie była używana w produkcji.

Filie

Zdarza się, że firma posiada filię, która jest jednocześnie magazynem firmy. Filia ma wspólne kartoteki oraz te same co firma słowniki. W programie można ustawić by na dokumentach drukowanych z filii pojawiały się dane adresowe i logo inne niż całej firmy.

Wspólna kartoteka zapewnia poprawność pracy na dokumentach magazynowych oraz bezpieczeństwo wykonywanych ruchów na towarze.

2-148 Sprzedaż

Aby założyć filię należy:

1. Uruchomić opcję „Kartoteki/Filie” lub nacisnąć klawisze [Ctrl+Atl+F] 2. Pojawi się okno „Filie” 3. Nacisnąć przycisk [DODAJ]. 4. Pojawi się kolejne okno:

Okno „Filia” składa się z dwóch zakładek: • Dane ogólne • Logo

Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie „Filia” zostanie omówiona w poniższej tabeli.

Dane do założenia filii

Logo filii

Sprzedaż 2-149

Tabela 16 Informacje w oknie „Filia” na zakładce „Dane ogólne”:

Nazwa Znaczenie Nazwa, NIP: Nazwa pełna Wpisujemy dowolną nazwę filii.

Nazwa skrócona Wpisujemy nazwę skróconą

NIP Wpisujemy Numer Identyfikacji Podatkowej

Dane adresowe:

Ulica Nazwa ulicy, na której znajduje się filia

Kod pocztowy; miejscowość Wpisujemy numer kodu pocztowego oraz nazwę miasta

Telefony Numery telefonów kontaktowych

WWW Adres strony WWW

Email Adres email filii

Informacje dodatkowe:

Rachunek bankowy Numer konta bankowego. Numer można wybrać z listy dostępnych kont bankowych (przycisk ) lub wprowadzić nowe konto (przycisk ).

Tabela 17 Informacje w oknie „Definicja filii” na zakładce „Logo”:

Nazwa Znaczenie Logo filii: Gotowe logo firmy można załadować z pliku lub utworzyć nowe logo w

dowolnym edytorze graficznym i przenieść go przez schowek do wskazanego obszaru.

Rysunek logo nie powinien przekroczyć rozmiarów 100 x 160 pikseli.

5. Uzupełnić dane na zakładce „Dane ogólne”. 6. Wstawić logo na zakładce „Logo” 7. Zatwierdzić przyciskiem [ZAPISZ].

Dane filii można zawsze poprawić. Do tego celu służy przycisk [EDYTUJ]. Modyfikacji podlegają wszystkie pozycje.

Aby usunąć filię należy nacisnąć przycisk [USUŃ].

Filia może posiadać kilka pod magazynów. Ich nazwy będą widoczne podczas zmiany magazynu w opcji „Administracja/Zmiana/Zmiana magazynu”.

Przypisywanie filii do magazynu odbywa się w kartotece magazynów.

2-150 Sprzedaż

Lokalizacje towarów Kartoteka „Lokalizacje” zawiera informacje o położeniu towaru w poszczególnych magazynach.

Ustalenie lokalizacji towaru następuje podczas przyjmowania asortymentu do magazynu. Program podpowiada domyślną lokalizację (zapisaną w kartotece towarów). Program będzie ostrzegał o przepełnieniu danej lokalizacji (bez uwzględnienia jednostek miary), ale nie będzie ograniczał liczby towarów w danej lokalizacji.

W każdym magazynie mogą być inne lokalizacje. Towar może być w różnych lokalizacjach.

Aby dodać lokalizację należy: 1. Przejść do grupy „Kartoteki”. 2. Wybrać pozycję „Lokalizacje” lub nacisnąć jednocześnie [Ctrl+Alt+I] 3. Nacisnąć przycisk [DODAJ]. 4. Ukaże się okno:

Znaczenie poszczególnych pól edycyjnych znajdujących się w oknie „ Definicja lokalizacji” została omówiona w poniższej tabeli.

Tabela 19 Informacje w oknie „Definicja lokalizacji”:

Nazwa Znaczenie Definicja lokalizacji:

Nazwa Wpisujemy dowolną nazwę lokalizacji. Pole wymagane do wypełnienia.

Pojemność Szacunkowa pojemność lokalizacji bez uwzględnienia jednostek miary. Pole wymagane do wypełnienia.

Opis Dowolnie długi opis.

5. Nacisnąć przycisk [ZAPISZ].

Sprzedaż 2-151

Słowniki

Drugim podstawowym elementem przechowywania informacji w systemie RAKSSQL Sprzedaż są Słowniki.

Słowniki spełniają podobną rolę do kartotek.

Cechą szczególną Słowników jest to, że informacja zapisana w jednym miejscu w programie jest wykorzystywana w całym systemie.

Słowniki zostały podzielone w taki sposób, aby użytkownik miał do nich łatwy dostęp oraz mógł sprawnie odnaleźć interesującą go pozycję.

Kody dokumentów System RAKSSQL został wyposażony w zupełnie nowy, w pełni funkcjonalny system automatycznego numerowania dokumentów płatności, dokumentów magazynowych, kasowych oraz poleceń przelewu.

Stworzono możliwość budowania własnych, dowolnych schematów dokumentów.

Wystawienie nowego dokumentu powoduje wygenerowanie numeru oraz sformatowanie go według indywidualnie zdefiniowanej maski numeracji.

Niezależnie od wygenerowanego numeru użytkownik może wprowadzić własny numer, ale jego wartość musi być unikalna. W programie zastosowano dwa typy numeracji: 1. Numeracja roczna - numer dokumentu zerowany jest od początku roku 2. Numeracja miesięczna - numer dokumentu zerowany jest 1 dnia każdego miesiąca.

Domyślnie numeracja zeruje się od początku roku. Aby zmienić sposób zerowania numeracji należy zdefiniować kod magazynowy w słowniku kodów i tam ustawić odpowiednie jego właściwości. Wybrany sposób zerowania numerów zadziała dla dokumentów, do których zostanie przypisany zdefiniowany kod magazynowy.

Każdy numer dokumentu może być niezależnie formatowany. Do definiowania sposobu formatowania służy specjalna maska, którą użytkownik może dowolnie konfigurować.

W parametrach firmy znajduje się „Maska”, która zawiera domyślny format numeracji. Maska ta podpowiadana jest podczas definiowania nowego magazynu. Użytkownik może zmienić formę maski numeracji. Maska z magazynu, o ile nie ustalono inaczej, formatuje wszystkie dokumenty w danym magazynie. Niezależnie od tego, podczas definiowania magazynu, użytkownik może przypisać poszczególnym dokumentom

2-152 Sprzedaż

domyślny tzw. kod magazynowy, czyli oznaczenie dokumentu i niezależną maskę numeracji. Przy dopisywaniu nowego kodu dokumentu maska podpowiadana jest na podstawie ustawień aktualnego magazynu.

Kody dokumentów definiowane są w słowniku kodów magazynowych, gdzie można zdefiniować maskę i sposób zerowania numeru dla danego typu dokumentu, np. dla dokumentów sprzedaży można zdefiniować dowolną ilość kodów magazynowych. Podczas wystawiania dokumentu podpowiadany jest domyślny kod magazynowy i odpowiednia maska numeracji. Użytkownik niezależnie od tego może zmienić kod magazynowy dla wystawianego dokumentu, a tym samym maskę numeracji.

Dla każdego kodu magazynowego może być prowadzona niezależna numeracja, na przykład można mieć w rejestrze faktur wiele niezależnie numerowanych dokumentów, np. każdy pracownik może mieć własną numerację.

Sformatowany numer może mieć maksymalnie 25 znaków. Do formatowania maski służą znaki specjalne.

Znaczenie znaków specjalnych zostało omówione w poniższej tabeli.

Tabela 1 Znaki specjalne służące do sformatowania maski: Znak Opis

# Numer kolejny dokumentu.

Jeżeli liczba znaków jest mniejsza od długości numeru to program wyświetli stosowny komunikat i nie pozwoli wystawić dokumentu. Jeżeli liczba znaków jest większa od długości numeru to program zastępuje znaki zerami z lewej strony.

$ Oznaczenie bieżącego roku.

Jeżeli liczba znaków jest mniejsza od długości roku (cztery cyfry), to program ucina rok z lewej strony zerami. Jeżeli liczba znaków jest dłuższa niż długość roku to rok uzupełniany jest zerami z lewej strony.

@

Oznaczenie bieżącego miesiąca.

Jeżeli liczba znaków jest mniejsza od długości miesiąca (dwie cyfry), to program ucina cyfry z lewej strony. Jeżeli liczba znaków jest dłuższa niż długość miesiąca, to miesiąc uzupełniany jest zerami z lewej strony.

% Oznaczenie bieżącego dnia.

Jeżeli, liczba znaków jest większa od długości dnia (dwie cyfry), to program ucina cyfry z lewej strony. Jeżeli liczba znaków jest dłuższa niż długość dnia, to dzień uzupełniany jest zerami z lewej strony.

& Oznaczenie bieżącego magazynu.

Jeżeli, liczba znaków jest mniejsza od długości numeru magazynu, to program ucina cyfry z lewej strony. Jeżeli liczba znaków jest dłuższa niż długość numeru magazynu, to nadmiarowe miejsce jest ucinane z lewej strony.

Inny znak Dowolny tekst

Wszystkie nie wymienione wyżej znaki nie będą na nic zamieniane i pojawią się wprost w sformatowanym numerze

Sprzedaż 2-153

Przykłady masek: Nr poz.: Maska: Numer sformatowany: 1. $$$$/############### 2002/000000000000001 2. $$/######## 02/00000001 3. ####/$ ½ 4. @@/%%/#### 10/01/0001 5. &&&/$$$/######/@@ 0001/002/000001/10 6. ####/% - ### PKO 0001/1 – 001 PKO 7. $$$$-@@-%%/$$=##### 2002-10-01/02=00001 8. $$$$/MMP/########### 2002//MMP/00000000001 9. $$$$-@@-%% błąd - maska musi zawierać znaki

reprezentujące numer dokumentu

Przykład konfiguracji systemu numeracji dokumentów: 1. Zmieniamy domyślną, globalną maskę numeracji (opcja „Parametry firmy”)

$$$$/######## = 2002/00000001 - Taka maska obowiązuje od tej pory dla wszystkich magazynów i dokumentów.

2. Zmieniamy w magazynie pierwszym domyślną maskę numeracji $$/&&/######## = 02/01/00000001 - Taka maska obowiązuje dla wszystkich dokumentów w magazynie pierwszym.

3. W słowniku kodów magazynowych dopisujemy nowy kod: FVSPC dla dokumentów FS - faktury sprzedaży.

Przypisujemy maskę FVSPC-$$/&&/######## = FVSPC-02/01/0000001 - Taka maska obowiązuje dla dokumentów typu FS dla magazynu pierwszego, które zostały przy wystawianiu oznaczone jako FVSPC. Dokumenty takie będą miały numerację niezależną od pozostałych.

W całym programie obowiązuje maska $$$$/########, z wyjątkiem magazynu pierwszego, gdzie obowiązuje maska $$/&&/########, z wyjątkiem dokumentów FS (faktura sprzedaży), oznaczonych kodem magazynowym FVSPC, gdzie obowiązuje maska: $$/&&/########.

Uwaga W tabelach kursowych obowiązuje stała, narzucona na sztywno maska: $$$$/########.

Sprzedaż Każdy z występujących w programie dokumentów np. zakupu, sprzedaży, zamówienia może posiadać swoją serię numeracyjną.

Każda taka seria posiada własną nazwę dokumentu, kod dokumentu, maskę numeracji, sposób numeracji oraz konto do księgowania.

Wskazówka Ważne jest, by generowane przez program numery były unikalne nawet pomiędzy różnymi seriami.

2-154 Sprzedaż

Uwaga Użycie przez pomyłkę innej serii numeracyjnej niż być powinna powoduje wygenerowanie numeru zgodnego z daną serią.

Każdy magazyn może mieć przypisane własne domyślne kody dokumentów, np. magazyn pierwszy dla dokumentu PZ kod PZ 0001/01/02 (użyta maska numeracji- ####/@@/$$) gdzie 0001 to numer dokumentu, 01 numer miesiąca a 02 numer roku.

W magazynie drugim dla tego samego dokumentu ustawiamy już inny kod np. PZ 0001/01/01/02 (użyta maska numeracji-####/%%/@@/SS), gdzie 0001 to numer dokumentu, 01 dzień, 01 miesiąc a 02 numer roku.

Podczas wystawiania nowego dokumentu (opcja niedostępna podczas edycji) program sprawdza, czy dla danego rodzaju dokumentu magazyn bądź firma mają przypisany domyślny kod. Jeśli tak, zostaje on użyty. Jeśli nie, zostaje wygenerowane ostrzeżenie i wystawienie dokumentu nie będzie możliwe.

Aby dodać kod dokumentu magazynowego należy: 1. Przejść do grupy „Słowniki”. 2. Wybrać pozycję „Kody dokumentów/ Sprzedaż i Magazyn”. 3. Otworzy się okno:

Okno składa się z dwóch części. Po lewej stronie okna znajduje się drzewko z dokumentami. Po prawej, kody dokumentów magazynowych aktualnie podświetlonego dokumentu: kody standardowe, które pojawiły się po instalacji programu oraz te, które użytkownik sam utworzył. W związku ze wstąpieniem do Unii Europejskiej pojawił się tu również kod dokumentu „Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów”. Wyodrębnienie transakcji wewnątrzwspólnotowych jest związane z rozszerzeniem od 1 maja 2004 r. granic Unii Europejskiej, m.in. o terytorium Polski, i w związku z tym ze zniesieniem granic celnych i fiskalnych.

Rodzaje dokumentów w programie

Utworzone kody dokumentów magazynowych aktualnie podświetlonego dokumentu

Sprzedaż 2-155

4. Z lewej strony ustawić się na dokumencie np. faktury sprzedaży 5. Przejść na prawą stronę i nacisnąć przycisk [DODAJ]. 6. Otworzy się kolejne okno:

Rola poszczególnych pól edycyjnych znajdujących się w oknie „Kody dokumentów magazynowych” została omówiona w poniższej tabeli.

Tabela 2 Informacje w oknie „Kody dokumentów magazynowych”:

Nazwa Znaczenie Definicja dokumentu magazynowego: Nazwa dokumentu Wpisujemy dowolną nazwę kodu. Pole wymagane do uzupełnienia.(np. Faktura

Zakupu).

W dokumentach definiowanych będzie ona uznawana za nazwę dokumentu

Kod dokumentu Wpisujemy kod - identyfikator dokumentu (np. PZ dla dokumentu przyjęcia ).

Dla dokumentów Wybieramy z listy, do jakiego rodzaju dokumentu można stosować wybrany kod (pole wymagane).

Wpisz nazwę i kod dokumentu

Opcje do wydruku

Wybierz sposób numeracji

Przypisz odpowiedni wydruk

2-156 Sprzedaż

Tabela 2 Informacje w oknie „Kody dokumentów magazynowych” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Definicja dokumentu magazynowego: Maska numeracji Maska numeracji dokumentów z wybranym kodem (pole wymagane). Maski oraz

przykłady masek zostały szczegółowo omówione powyżej. Domyślna wartość podpowiedziana została z ustawień magazynu.

Sposób numeracji Informacja o sposobie numerowania dokumentów. Do wyboru: miesięczna, roczna.

Uwaga Jeśli zaznaczymy numerację miesięczną, w masce dokumentu muszą wystąpić symbole miesiąca tzn. „@”.

Pole wymagane.

Przykładowy numer Przykładowy numer uzależniony od maski numeracji. Użytkownik programu może podejrzeć, jak będzie wyglądał jego numer dokumentu. Pole nieaktywne, nie można nic wpisać.

Drukuj automatycznie po zapisie

Zaznaczenie tej opcji spowoduje wydruk dokumentu lub serii dokumentów bezpośrednio po jego zapisie. Jeśli nie zaznaczymy opcji, dokumenty nie będą się drukowały bezpośrednio po ich zapisaniu. W takim przypadku drukujemy

korzystając z ikony w prawym górnym rogu każdego okna.

Drukuj dokument w serii

Po zaznaczeniu tej opcji będą się drukowały wszystkie dokumenty, jakie znajdują się poniżej w pozycji „Definicja wydruku” np. definiując fakturę sprzedaży można zaznaczyć, by w serii drukowały się: faktura sprzedaży oraz dokument wydania WZ.

Definicja wydruku: Rodzaj wydruku Zdefiniowane, gotowe wydruki dla dokumentu. Może być to jeden rodzaj

wydruku lub kilka zdefiniowanych wydruków np. faktura sprzedaży, dokument wydania WZ. Rodzaj wydruków przypisany został automatycznie przez program podczas instalacji, użytkownik nie może tego zmienić. Użytkownik może jedynie decydować o wydruku. W pozycji „Wydruk” dla standardowych dokumentów przyporządkowano gotowy wydruk dokumentu np. dla „Faktury” wydruk –

„Faktura VAT”. Wydruk ten można zmienić - przycisk . Dla niestandardowych kodów dokumentów utworzonych osobiście przez użytkownika „Wydruk” nie będzie przypisany i w związku z tym, jeśli będziemy chcieli wydrukować taki dokument, pojawi się komunikat „Nie zdefiniowano wydruku dla tego kodu dokumentu” i dokument nie wydrukuje się.

Rodzaj wydruku Należy wówczas uruchomić przycisk i przypisać wydruk. Użytkownik ma też możliwość zdefiniowania nowego wydruku za pomocą generatora raportów na podstawie gotowego wzorca.

Sposób tworzenia nowych wydruków opisany jest w części „Generator raportów” niniejszej instrukcji i w instrukcji do generatora raportów. Po uruchomieniu

przycisku należy w oknie „Lista raportów” (z lewej strony okna) wskazać właściwą kategorię, np. „Sprzedaż [FV],[PA],[FE]”i w oknie „Raporty w wybranej grupie”(z prawej strony okna) wskazać właściwy raport, np. „Faktura VAT” i nacisnąć przycisk [WYBIERZ].

Pogram pozwala zaznaczyć, czy dany dokument ma być drukowany w serii, czy przed wydrukowaniem mają się pokazywać parametry wydruku oraz czy ma być podgląd wydruku.

Sprzedaż 2-157

Tabela 2 Informacje w oknie „Kody dokumentów magazynowych” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Parametry dodatkowe:

Konto FK Informacja o numerze konta analitycznego, na jakie mają być księgowane dokumenty z tym kodem.

Uwagi Dowolny tekst z uwagami.


Aby poprawić dane dotyczące kodu dokumentu należy nacisnąć przycisk [EDYTUJ]. Przycisk [USUŃ] pozwala wykasować wskazany kod dokumentu.

W kartotece kodów dokumentów magazynowych można zdefiniować nowy typ wydruku. Uruchamiając zakładkę „Definicja typów dokumentów” nowy typ wydruku można dodać do najniższej gałęzi drzewa „Rodzaje dokumentów” określającej konkretny typ dokumentu taki jak „Paragon”, „Faktura zakupu”.

Definiując nowy typ wydruku można ustawić klawisze specjalne oraz klawisz skrótu do wydruku.

Zdefiniowany typ wydruku będzie widoczny podczas drukowania, jeśli na zakładce „Kody dokumentów” do zdefiniowanego typu zostanie przypisany odpowiedni wydruk

Wybierz klawisz skrótu

Wpisana nazwa będzie pojawiała się jako rodzaj wydruku w kodzie dokumentu Faktura VAT

2-158 Sprzedaż

Opcja ta może mieć zastosowanie w przypadku, gdy chcemy drukować dwa dokumenty sprzedaży jednocześnie: w cenie zakupu i cenie sprzedaży. Ponieważ przy kodzie dokumentu można ustawić jedynie jeden raport np. „Faktura - wydanie (ceny sprzedaży)” podczas wydruku proponowany będzie zawsze ten raport. Chcąc uzyskać wydruk wydania w cenie zakupu należy zmienić raport w kodzie dokumentu na „Faktura – wydanie (ceny zakupu)”.

Korzystając z możliwości definiowania typów dokumentów można zdefiniować dwa raporty jeden w cenie zakupu, drugi w cenie sprzedaży. Oba raporty będą dostępne podczas wydruku.

Jednostki miar Słownik zawiera definicje jednostek miar towaru i usług.

Aby dodać jednostkę miary należy: 1. Przejść do grupy „Słowniki”. 2. Wybrać pozycję „Jednostki miar”. 3. Otworzy się okno „Jednostki miar”. 4. Nacisnąć przycisk [DODAJ]. 5. Ukaże się kolejne okno:

Nowe zdefiniowane typy dokumentów

Do każdego dokumentu zdefiniuj odpowiedni raport wydruku

Sprzedaż 2-159

6. Uzupełnić wymagane informacje 7. Nacisnąć przycisk [ZAPISZ]. Aby poprawić dane należy nacisnąć przycisk [EDYTUJ]. Przycisk [USUŃ] pozwala wykasować wybraną jednostkę miary.

Korzystając z ikony możemy wydrukować ze słownika listę jednostek miar.

Cechy artykułów Program umożliwia definiowanie wiele dowolnych cech artykułów. Umożliwia tworzenia dowolnych rodzajów cech (nie tylko rozmiar,ale na przykład: kolor, gęstość, rodzaj wykończenia).

Można nadać wiele rodzajów cech dla jednego artykułu, powstaje wówczas wielowymiarowa matryca. System dopuszcza przypisanie aż pięciu rodzajów atrybutów.

Słownik cech artykułów zawiera informacje o wszystkich występujących cechach artykułu w magazynie firmy.

Odpowiednie cechy (np. rozmiar, kolor, gęstość) nadawane są następnie towarom w kartotece towarów (przycisk [CECHY]).

W celu dodania nowej cechy należy:

1 Uruchomić opcje „Słowniki".

2 Wybrać pozycję „Cechy artykułów".

3 Uruchomi się okno:

2-160 Sprzedaż

4. Nacisnąć przycisk [DODAJ]. Ukaże się następujące okno dialogowe:

Przykłady:

• nazwa: rozmiar ogólny; możliwe wartości cechy: duży, średni, mały; kody kreskowe: DU, ŚR, MA

• nazwa: rozmiar kołnierza; możliwe wartości cechy: 38, 40, 42, 44, 46; kody kreskowe: 38, 40, 42, 44, 46

• nazwa: kolor; możliwe wartości cechy: biały, żółty, czarny, niebieski; kody kreskowe: BI, ŻÓ, CZ, NI

Po uruchomieniu pr. przycisku myszy możliwe jest tworzenie dowolnych grup dlacech artukułów

Sprzedaż 2-161

5. Nacisnąć przycisk [DODAJ] aby zdefiniować wartość cechy artykułu.

Wpisujemy wartość cechy ( kod cechy, kod kreskowy cechy oraz nazwa cechy) i naciskamy przycisk [ZAPISZ]. 6. Wpisana wartość cechy artykułu pojawi się na liście cech.

Aby poprawić definicje cechy artykułu naciskamy przycisk [EDYTUJ] .

Aby usunąć wskazaną cechę należy nacisnąć przycisk [USUŃ].

Nie można usunąć cechy, jeśli istnieje towar który posiada przypisaną tę cechę.

Rodzaje cen Kartoteka zawiera definicje cen sprzedaży oraz informacje o metodach ich wyliczania.

Aby dodać nową cenę należy: 1. Przejść do grupy „Słowniki”. 2. Wybrać pozycję „Rodzaje cen”. 3. Nacisnąć przycisk [DODAJ]. 4. Ukaże się okno dialogowe:

Sposób liczenia ceny

Nazwa ceny

Domyślne parametry

2-162 Sprzedaż

Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie „Definicja rodzaju ceny” zostanie omówiona w poniższej tabeli

Tabela 3 Informacje w oknie „Definicja rodzaju ceny”:

Narzut Domyślna, procentowa wartość dodawanego narzutu podczas wyliczania ceny w generatorze cen

Marża Domyślna, procentowa wartość dodawanej marży podczas wyliczania ceny w generatorze cen

Narzut dodatkowy (kwota)

Wpisujemy kwotową wartość, jaką należy doliczyć przy wyliczaniu cen sprzedaży. Przykładowo, jeśli wybrano liczenie od wartości innej ceny, i podano Cenę A, to przy wyliczaniu program weźmie dla każdego przeliczanego towaru wartość Ceny A, doda do niej narzut procentowy a następnie kwotowy. Wynik będzie nową wartością przeliczanej ceny.

Uwagi Dowolne uwagi dotyczące wpisywanej ceny


Nazwa Znaczenie Definicja rodzaju ceny: Nazwa ceny Wpisujemy dowolną nazwę ceny. Pole wymagane do uzupełnienia.

Waluta Kod waluty ceny do wyboru ze słownika walut (przycisk lub )

Czy automatycznie dodawać ten rodzaj ceny do nowego cennika?

Znacznik powodujący automatyczne dopisanie danej ceny do dokumentu „Cennik” podczas generowania cen sprzedaży

Sposób liczenia Określa sposób liczenia ceny sprzedaży w generatorze cen i sposób liczenia kwoty VAT podczas sprzedaży. Właściwość ta może przybierać dwa stany: pierwszy „od netto” określa wartość ceny jako cenę netto bez podatku VAT, oraz determinuje sposób wyliczania kwoty podatku od wartości netto, druga „od brutto” określa wartość ceny jako cena z doliczonym podatkiem VAT, przy czym kwota VAT liczona jest od wartości ceny brutto. Od ustawienia sposobu liczenia zależą dalsze przeliczenia cen poszczególnych asortymentów w cenniku i na dokumentach.

Domyślne parametry dla generatora cen:

Wylicz Sposób wyliczania ceny sprzedaży. Po uruchomieniu przycisku dostępne będą sposoby: od ostatniej ceny zakupu, od najmniejszej ceny zakupu, od największej ceny zakupu, od średniej ceny zakupu, od ceny bieżącej, wg ceny z dostawy (wyliczana w momencie sprzedaży), wg wartości innej ceny. Podczas wystawiania dokumentu cenę zawsze będzie można zmienić ręcznie.

Licz od ceny Pole uaktualnia się po wybraniu w sposobie wyliczania ceny pozycji „Wg wartości innej ceny”. Jeśli, sposób wyliczania ceny ma opierać się na innej cenie ze słownika, to pole to musi zawierać identyfikator (nazwę) tej ceny.

Dla pozostałych typów wyliczania opcja jest niedostępna.

Dodaj Domyślny parametr wyliczania ceny sprzedaży na podstawie ceny zakupu. Umożliwia wybór miedzy narzutem a marżą, podczas liczenia ceny.

Sprzedaż 2-163

Aby poprawić dane należy nacisnąć przycisk [EDYCJA]. Przycisk [USUŃ] pozwala wykasować rodzaj ceny oraz wszystkie informacje z nią związane.

Korzystając z przycisku możemy wydrukować dostępną listę rodzajów cen.

Rodzaje rabatów Słownik zawiera informacje o metodach naliczania rabatów przy sprzedaży towarów, usług i licencji. Rabaty nadawane są klientom w kartotece kontrahentów bądź towarom w kartotece towarów.

Przy wystawianiu dokumentu sprzedaży można wybrać lub zmienić domyślny rodzaj rabatu. W zależności od wybranego rodzaju rabatu, przy sprzedaży naliczany jest rabat dla poszczególnych pozycji (rabat od ceny sprzedaży), bądź od wartości całego dokumentu (rabat od wartości sprzedaży). Istnieje możliwość naliczania rabatu progowego, w tym celu w słowniku rabatów należy zdefiniować wartości poszczególnych progów oraz określić wysokość rabatów w tych progach.

Aby dodać nowy rabat należy: 1. Przejść do grupy „Słowniki”. 2. Wybrać pozycję „Rodzaje rabatów”. 3. Otworzy się okno „Rodzaje rabatów”. 4. Nacisnąć przycisk [DODAJ]. 5. Pojawi się następujące okno:

Znaczenie poszczególnych pól edycyjnych znajdujących się w oknie „Definicja rabatu” zostało omówione w poniższej tabeli.

Nazwa i typ rabatu

Progi kwotowe rabatu oraz procentowa wartość rabatu

2-164 Sprzedaż

Tabela 4 Informacje w oknie „Definicja rabatu”:

Nazwa Znaczenie Definicja rabatu:

Nazwa rabatu Wpisujemy dowolną nazwę rodzaju rabatu. Pole wymagane do wypełnienia.

Typ rabatu Informacja o tym, w jaki sposób ma być naliczany rabat. Możliwe sposoby to: „rabat od ceny sprzedaży”, „rabat progowy”.

Progi (dostępne dla typu – rabat progowy):

Próg 1 - rabat 1 [%] Próg 1 – Wartość pierwszego progu przy rabatach progowych.

Rabat 1 – Procentowa wartość rabatu dla progu pierwszego lub ogólnie procentowa wartość rabatu dla wszystkich typów. Opcja umożliwiająca wpisanie progu dostępna tylko dla typu „Rabat progowy”.

Próg 2 - rabat 2 [%] Próg 2 – Wartość drugiego progu, większa od wartości progu pierwszego

Rabat 2 – Procentowa wartość rabatu dla progu drugiego. Pole dostępne przy zaznaczonym typie „Rabat progowy” i gdy określono wartość progu drugiego.

Próg 3 - rabat 3 [%] Próg 3 – Wartość trzeciego progu, większa od wartości progu drugiego.

Rabat 3 – Procentowa wartość rabatu dla progu trzeciego. Dostępne tylko, jeśli jest to typ „Rabat progowy” i określono wartość progu trzeciego.

Próg 4 - rabat 4 [%] Próg 4 – Wartość czwartego progu, większa od wartości progu trzeciego.

Rabat 4 – Procentowa wartość rabatu dla progu czwartego. Dostępne tylko, jeśli jest to typ „Rabat progowy” i określono wartość progu czwartego.

Prób 5 – rabat 5 [%] Próg 5 – Wartość piątego progu, większa od wartości progu czwartego.

Rabat 5 – Procentowa wartość rabatu dla progu piątego. Dostępna tylko, jeśli jest to typ „Rabat progowy” i określono wartość progu piątego.


Jeśli chcemy poprawić wartość progu lub rabat procentowy, należy uruchomić przycisk [EDYTUJ]. Jeśli chcemy usunąć rabat, nacisnąć [USUŃ]. Rabatu nie da się usunąć, jeśli jest wykorzystywany w jakimś dokumencie.

Aby wydrukować słownik rodzajów rabatów, należy nacisnąć w górnym rogu okna.

Opakowania zbiorcze Słownik zawiera listę zdefiniowanych przez użytkownika opakowań zbiorczych o określonej pojemności, wadze, objętości, szerokości, wysokości i głębokości.

Sprzedaż 2-165

Opakowania zbiorcze są przypisywane do towaru w kartotece towarów. Towar może posiadać kilka opakowań zbiorczych każdy o innej pojemności, różniący się od siebie parametrami np. wagą.

Domyślne opakowanie zbiorcze będzie pojawiało się na dokumencie sprzedaży. Pierwsze przypisane do towaru opakowanie zbiorcze będzie zawsze opakowaniem domyślnym. Można to zmienić (prawy przycisk myszy).

Podczas wystawiania faktury zakupu pojawi się nazwa opakowania zbiorczego oraz jednostka własna towaru. Jedno opakowanie zbiorcze może składać się z kilku jednostek własnych. Na przykład, jedno opakowanie cukru może składać się z 10 sztuk jednostek własnych artykułu każda jednostka po1 kilogramie.

Podczas wystawiana dokumentu sprzedaży domyślnie pojawi się jedna jednostka towaru. Jeśli dany towar ma opakowania zbiorcze pole dotyczące opakowań jest aktywne i istnieje możliwość wybrania opakowania (klawisz ). Po tej operacji pojawi się automatycznie ilość jednostek własnych przeniesiona z pozycji pojemność opakowania zbiorczego w słowniku. Istnieje możliwość zmiany ilości jednostek własnych na dokumencie. Ilość opakowania zbiorczego zostanie wówczas przeliczona proporcjonalnie do ilości jednostek.

Na wydruku dokumentu sprzedaży znajduje się ilość w jednostkach miary oraz ilość opakowań zbiorczych.

Ady dodać opakowanie zbiorcze do kartoteki należy: 1. Uruchomić grupę „Słowniki” 2. Wybrać opcję „Opakowania zbiorcze” 3. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 4. Pojawi się okno:

5. Nacisnąć przycisk [ZAPISZ]

Podaj pojemność opakowania zbiorczego

Objętość opakowania wylicza jest automatycznie na podstawie podanych wyżej parametrów

2-166 Sprzedaż

Aby poprawić dane dotyczące opakowania zbiorczego należy nacisnąć przycisk [EDYTUJ], aby usunąć opakowanie zbiorcze przycisk [USUŃ]. Jeśli opakowanie jest przypisane do kartoteki towarów lub znajduje się na dokumentach nie można go usunąć.

Dodatkowe koszty importu Słownik dodatkowe koszty importu używany jest przy wystawianiu dokumentów wewnętrznych WNT.

Zawiera listę kosztów związanych z nabyciem danego towaru np. podatek, cło, prowizje i wydatki dodatkowe tj. koszty opakowania, koszty transportu, ubezpieczenie itp., nie dotyczą importu usług.

Koszty związane z nabyciem towaru powiększają wartość towaru i mają wpływu na jego cenę sprzedaży i rozrachunki z dostawcami.

W programie znajduje się opcja - "Koszt ma być doliczony do rozrachunku z dostawcami", której zaznaczenie decyduje o tym czy dany koszt ma powiększać czy też nie powiększać zobowiązania wobec dostawcy.

Jeśli koszt jest doliczany do rozrachunku dostawcy to wartość kosztu powiększa zobowiązania wobec dostawcy oraz pojawia się na fakturze WNT w walucie i złotówkach. Jeśli koszt nie doliczany jest do rozrachunku dostawcy nie powiększa kwoty zobowiązań z dostawcami oraz kwota tego kosztu nie pojawia się na wydruku faktury WNT w walucie a jedynie w złotówkach.

Koszty są wprowadzane oraz przypisywane do towaru podczas wystawiania dokumentu WNT na zakładce „Pozycje kosztów".

Aby dodać dodatkowe koszty importu do słownika należy: 1. Uruchomić grupę „Słowniki" 2. Wybrać opcję „Dodatkowe koszty importu" 3. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 4. Pojawi się okno:

Zaznacz, jeśli koszt mabyć doliczonydo rozrachunku

Wybierz czy koszt ma być rozłożony równomiernie czy proporcjonalnie do wartości towaru

Sprzedaż 2-167

Należy wpisać skrót i nazwę kosztu np. „Opłata za transport" i wybrać typ kosztu.

Do wyboru są dwa typy kosztu: 1. Koszt rozłożony proporcjonalnie na wskazane pozycje 2. Koszt rozłożony równomiernie na wskazane pozycje

Koszt rozłożony proporcjonalnie oznacza, że w zależności od wartości danej pozycji towarowej przypisany koszt będzie większy lub mniejszy.

Koszt rozłożony równomiernie oznacza, że cena zakupu każdego towaru, z którym związany jest koszt wzrośnie o tą samą kwotę kosztu. Koszt zostanie podzielony równo między towarami.

Należy zaznaczyć czy zdefiniowany koszt ma być uwzględniany na deklaracji Intrastat i czy ma być doliczony do rozrachunku dostawcy.

Niektóre koszty np. cło nie są rozrachunkiem dostawcy.

Należy wpisać kwotę poniesionego kosztu. Jeśli koszt ma być doliczony do rozrachunku dostawcy - wartość kosztu podaje się w walucie i przeliczana jest na złotówki wg kursu z główki dokumentu WNT.

Jeśli koszt nie dolicza się do rozrachunku dostawcy - wartość kosztu podaje się w złotówkach.

Jeśli koszt jest doliczany do rozrachunku dostawcy to wartość kosztu powiększa zobowiązania wobec dostawcy oraz pojawia się na fakturze WNT w walucie i złotówkach. Jeśli koszt nie doliczany jest do rozrachunku dostawcy nie powiększa kwoty zobowiązań z dostawcami oraz kwota tego kosztu nie pojawi się na wydruku faktury WNT w walucie a jedynie w złotówkach.

5. Aby zapisać nowy koszt należy nacisnąć przycisk [ZAPISZ]. Koszt zostanie zapisany w oknie „Dodatkowe koszty importu".

Jak przypisać towar do kosztu?

Przypisanie towaru do kosztu odbywa się podczas wystawiania faktury wewnętrznej WNT na zakładce "Pozycje kosztów”.

Koszt może być przypisany do wszystkich towarów, które znajdują się na dokumencie lub do wybranego towaru.

Z lewej strony okna znajdują się towary nie przypisane do kosztu, z prawej towary przypisane do kosztu.

Aby przypisać towar do kosztu należy ustawić się na towarze z lewej strony okna i nacisnąć przycisk lub przycisk - chcąc przypisać jednocześnie wszystkie towary do kosztu.

2-168 Sprzedaż

Towary powinny przesunąć się na prawą stronę okna „Towary przypisane do kosztu".

Operacje powrotu umożliwiają przyciski , .

Rodzaje transakcji Słownik rodzajów transakcji zawiera listę kodów rodzaju transakcji wraz z opisem, potrzebnych do wypełnienia deklaracji Intrastat.

Zniesienie grani celnych po między państwami członkowskimi oznacza, że towary przewożone pomiędzy krajami Unii Europejskiej nie będą podlegały odprawom celnymi i w związku z tym nie będzie wypełniany dokument SAD będący źródłem danych dla statystyki handlu zagranicznego. Nie zniknęła jednak konieczność monitorowania obrotu towarowego Polski z krajami UE. W tym celu wdrożono system Intrastat – system statystyki obrotów towarowych z państwami członkowskimi Unii Europejskiej. System ten jest narzędziem do przekazywania przez przedsiębiorców w kraju członkowskim Unii Europejskiej informacji o dokonanych przywozach albo wywozach towarów do innych krajów należących do Wspólnoty. Ponadto system Intrastat służy do gromadzenia tych danych przez upoważnione do tego organy państwowe, ich kontroli, przetwarzania oraz udostępniania innym uprawnionym podmiotom. Zebrane w ten sposób informacje są następnie porównywane z informacjami zadeklarowanymi przez te same osoby w podatkowych deklaracjach VAT.

Jeśli w parametrach firmy zaznaczono opcje "Czy wymagać wpisywania danych do deklaracji Intrastat?" dane dotyczące rodzaju transakcji są wymagane, w przeciwnym wypadku wypełnianie danych do Intrastatu można pominąć.

Lista kodów wywoływana jest podczas wystawiania faktury wewnętrznej WNT po uruchomieniu w główce dokumentu oraz po uruchomieniu opcji "Słowniki/ Intrastat/ Rodzaje transakcji":

• 11 – kupno/sprzedaż za zapłatą • 12 – dostawy z zamiarem sprzedaży po akceptacji, obejrzeniu lub wypróbowaniu

oraz transakcje komisowe. • 13 – transakcje powodujące zapłatę w naturze (w tym handel barterowy) • 14 - leasing finansowy • 21 – zwrot towarów • 22 – rekompensata za zwrócone towary • 23 – rekompensata za towary, które nie podlegają zwrotowi (np. w ramach

gwarancji) • 31 – dostawy towarów w ramach programów pomocy (całkowicie lub częściowo

prowadzonych lub finansowanych) • 32 – inne dostawy towarów w ramach pomocy rządowej • 33 – inne dostawy towarów w ramach pomocy (od osób fizycznych lub organizacji

pozarządowych)

Sprzedaż 2-169

• 34 – inne transakcje dotyczące dostaw bezpłatnych • 41 – dostawa towarów w celu uszlachetnienia lub przetworzenia w ramach umowy

(kontraktu) • 42 – dostawy towarów w celu naprawy i konserwacji za zapłatą • 43 – dostawy towarów w celu naprawy i konserwacji bez zapłaty • 51 – dostawa towarów po uszlachetnieniu i przetworzeniu w ramach umowy

(kontraktu) • 52 – dostawy towarów po naprawie lub konserwacji za zapłatą • 53 – dostawy towarów po naprawie lub konserwacji bez zapłaty • 61 – dzierżawa, pożyczka, leasing operacyjny • 62 – inne czasowe użytkowanie • 70 – wysyłki towarów w ramach w ramach wspólnych programów obronnych lub

innych międzyrządowych programów produkcyjnych • 80 – dostawy materiałów budowlanych, wyposażenia i sprzętu w ramach realizacji

umowy budowlanej i inżynieryjnej. • 90 – inne rodzaje transakcji

Ady dodać nowy rodzaj transakcji do słownika należy: 1. Uruchomić grupę „Słowniki" 2. Wybrać opcję „Intrastat/Rodzaje transakcji" 3. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 4. Pojawi się okno: 5. Wpisać kod oraz opis 6. Nacisnąć przycisk [ZAPISZ]

Aby poprawić dane dotyczące rodzaju transakcji należy nacisnąć przycisk [EDYTUJ], aby usunąć rodzaj transakcji nacisnąć przycisk [USUŃ].

Jeśli rodzaj transakcji jest wykorzystany w jakimś dokumencie nie można go usunąć.

2-170 Sprzedaż

Rodzaje transportu Słownik rodzajów transportu zawiera listę kodów rodzaju transportu wraz z opisem, potrzebnych do wypełnienia deklaracji Intrastat.

Zniesienie grani celnych po między państwami członkowskimi oznacza, że towary przewożone pomiędzy krajami Unii Europejskiej nie będą podlegały odprawom celnymi i w związku z tym nie będzie wypełniany dokument SAD będący źródłem danych dla statystyki handlu zagranicznego. Nie zniknęła jednak konieczność monitorowania obrotu towarowego Polski z krajami UE. W tym celu wdrożono system Intrastat – system statystyki obrotów towarowych z państwami członkowskimi Unii Europejskiej. System ten jest narzędziem do przekazywania przez przedsiębiorców w kraju członkowskim Unii Europejskiej informacji o dokonanych przywozach albo wywozach towarów do innych krajów należących do Wspólnoty. Ponadto system Intrastat służy do gromadzenia tych danych przez upoważnione do tego organy państwowe, ich kontroli, przetwarzania oraz udostępniania innym uprawnionym podmiotom. Zebrane w ten sposób informacje są następnie porównywane z informacjami zadeklarowanymi przez te same osoby w podatkowych deklaracjach VAT.

Jeśli w parametrach firmy zaznaczono opcje "Czy wymagać wpisywania danych do deklaracji Intrastat?" dane dotyczące rodzaju transportu są wymagane, w przeciwnym wypadku wypełnianie danych do Intrastatu można pominąć.

Lista kodów wywoływana jest podczas wystawiania faktury wewnętrznej WNT po uruchomieniu w główce dokumentu oraz po uruchomieniu opcji „Słowniki/ Intrastat/ Rodzaje transportu":

• Kod 1 – transport morski • Kod 2 – transport kolejowy • Kod 3 – transport drogowy • Kod 4 – transport lotniczy • Kod 5 – przesyłki pocztowe • Kod 7 – stałe instalacje przesyłowe (gaz, wodociągi, ropociągi, koleje liniowe itp.) • Kod 8 – żegluga śródlądowa • Kod 9 – własny napęd (towarem jest np. statek czy samolot poruszający się o

własnym napędzie

Ady dodać nowy rodzaj transportu do słownika należy:

1. Uruchomić grupę „Słowniki" 2. Wybrać opcję „Intrastat/Rodzaje transportu" 3. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 4. Pojawi się okno:

Sprzedaż 2-171

5. Wpisać kod oraz opis 6. Nacisnąć przycisk [ZAPISZ]

Aby poprawić dane dotyczące rodzaju transportu należy nacisnąć przycisk [EDYTUJ], aby usunąć rodzaj transportu nacisnąć przycisk [USUŃ].

Jeśli rodzaj transportu jest wykorzystany w jakimś dokumencie nie można go usunąć.

Warunki dostaw Słownik warunków dostaw zawiera listę kodów warunków dostaw wraz z opisem, potrzebnych do wypełnienia deklaracji Intrastat.

Zniesienie grani celnych po między państwami członkowskimi oznacza, że towary przewożone pomiędzy krajami Unii Europejskiej nie będą podlegały odprawom celnymi i w związku z tym nie będzie wypełniany dokument SAD będący źródłem danych dla statystyki handlu zagranicznego. Nie zniknęła jednak konieczność monitorowania obrotu towarowego Polski z krajami UE. W tym celu wdrożono system Intrastat – system statystyki obrotów towarowych z państwami członkowskimi Unii Europejskiej. System ten jest narzędziem do przekazywania przez przedsiębiorców w kraju członkowskim Unii Europejskiej informacji o dokonanych przywozach albo wywozach towarów do innych krajów należących do Wspólnoty. Ponadto system INTRASTAT służy do gromadzenia tych danych przez upoważnione do tego organy państwowe, ich kontroli, przetwarzania oraz udostępniania innym uprawnionym podmiotom. Zebrane w ten sposób informacje są następnie porównywane z informacjami zadeklarowanymi przez te same osoby w podatkowych deklaracjach VAT.

Jeśli w parametrach firmy zaznaczono opcje "Czy wymagać wpisywania danych do deklaracji Intrastat?" dane dotyczące warunków dostaw są wymagane, w przeciwnym wypadku wypełnianie danych do Intrastatu można pominąć.

Lista kodów wywoływana jest podczas wystawiania faktury wewnętrznej WNT po uruchomieniu w główce dokumentu oraz po uruchomieniu opcji "Słowniki/ Intrastat/ Warunki dostaw".

• CFR – koszt i fracht ....(oznaczony port przeznaczenia) • CIF – koszt, uzupełnienie i fracht .... (oznaczony port przeznaczenia)

2-172 Sprzedaż

• CIP – przewoźne i ubezpieczenie opłacone do .... (oznaczone miejsce przeznaczenia)

• CPT – przewoźne opłacone do .... (oznaczone miejsce przeznaczenia) • DAF – dostarczone na granicę .... (oznaczone miejsce) • DDP – dostarczone (cło opłacone) ..... (oznaczone miejsce przeznaczenia) • DDU – dostarczone (cło nieopłacone) ..... (oznaczone miejsce przeznaczenia) • DEQ – dostarczone nabrzeże ..... (oznaczony port przeznaczenia) • DES – dostarczone statek (oznaczony port przeznaczenia) • EXW – z zakładu ...... (oznaczone miejsce) • FAS – franco wzdłuż burty statku ...... (oznaczony port załadunku) • FCA – franco przewoźnik ...... (oznaczone miejsce) • FOB – franco statek ....... (oznaczony port załadunku)

Ady dodać nowe warunki dostawy do słownika należy: 1. Uruchomić grupę „Słowniki" 2. Wybrać opcję „Intrastat/Warunki dostaw" 3. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 4. Pojawi się okno: 5. Wpisać kod oraz opis 6. Nacisnąć przycisk [ZAPISZ]

Aby poprawić dane dotyczące warunków dostawy należy nacisnąć przycisk [EDYTUJ], aby usunąć warunek dostawy nacisnąć przycisk [USUŃ].

Jeśli warunek dostawy jest wykorzystany w jakimś dokumencie nie można go usunąć.

Sprzedaż 2-173

Sposoby zapłaty Słownik zawiera listę zdefiniowanych przez użytkownika sposobów rozliczeń z kontrahentami. Sposób zapłaty przypisywany jest w „Ustawieniach domyślnych” w kartotece kontrahenta.

Przy wystawianiu dokumentu sprzedaży, wraz z kontrahentem ściągane są jego ustawienia domyślne, w tym także sposób zapłaty. Istnieje możliwość zmiany lub dodania nowego sposobu płatności bezpośrednio na dokumencie.

Aby dodać nowy sposób zapłaty należy: 1. Przejść do grupy „Słowniki”. 2. Wybrać pozycję „Sposoby zapłaty”. 3. Otworzy się okno „Sposoby i terminy płatności”. 4. Nacisnąć przycisk [DODAJ]. 5. Pojawi się okno dialogowe:

Znaczenie poszczególnych pól edycyjnych znajdujących się w oknie „Definicje sposobu płatności” zostało omówione w poniższej tabeli.

Nazwa sposobu płatności

Termin płatności

Metoda rozliczenia

Numer konta bankowego (dostępne dla banku)

2-174 Sprzedaż

Tabela 5 Informacje w oknie „Definicja sposobu płatności”:

Nazwa Znaczenie Definicja sposobu płatności:

Nazwa Wpisujemy dowolną nazwę sposobu zapłaty.

Obsługuje Informacja o typie płatności. Możliwe sposoby to: kasa lub bank. Pole wymagane do zaznaczenia.

Wymuszaj całkowite i natychmiastowe rozliczenie dokumentu

Dotyczy zarówno kasy jak i banku. Po zaznaczeniu tej opcji program traktuje tą operację jako natychmiastowe rozliczenie i blokuje opcję wpisania płatności w dniach.

Płatność w ciągu Opcja aktywna, jeśli nie zaznaczona jest ww. pozycja wymuszania natychmiastowego rozliczenia. Należy tu wpisać ilość dni, w ciągu których dana zapłata musi być uregulowana.

Dokumenty zakupu:

Podstawa wyliczania terminu zapłaty

Domyślnie podstawą wyliczania terminu płatności dla dokumentu zakupu może być: data wystawienia, data otrzymania/dostawy lub też data bieżąca.

Podczas wyliczania terminu pomiń soboty

Domyślnie, jeśli opcja jest zaznaczona wyliczając termin płatności dla dokumentu zakupu program pomija soboty.

Podczas wyliczania terminu pomiń niedziele

Domyślnie, jeśli opcja jest zaznaczona wyliczając termin płatności dla dokumentu zakupu program pomija niedziele.

Dokumenty sprzedaży

Podstawa wyliczania terminu zapłaty

Domyślnie podstawą wyliczania terminu płatności dla dokumentu sprzedaży może być: data wystawienia, data sprzedaży lub też data bieżąca.

Podczas wyliczania terminu pomiń soboty

Domyślnie, jeśli opcja jest zaznaczona wyliczając termin płatności dla dokumentu sprzedaży program pomija soboty.

Podczas wyliczania terminu pomiń niedziele

Domyślnie, jeśli opcja jest zaznaczona wyliczając termin płatności dla dokumentu sprzedaży program pomija niedziele.

Kasa (aktywna jedynie przy obsłudze kasy):

Metoda rozliczenia Po uruchomieniu przycisku mamy do wyboru 2 metody: gotówkowa, niegotówkowa. Metoda gotówkowa oznacza wpłate lub wypłate gotówki z kasy. Metoda bezgotówkowa oznacza natomiast, że możemy rozliczyć się kartą kredytową, czekiem lub inną formą, wykorzystując wprowadzone przez nas metody płatności ze słownika.

Metoda płatności Przy gotówkowej metodzie rozliczenia metoda płatności będzie nieaktywna. Jeśli wybierzemy niegotówkową metodę rozliczenia, będzie możliwość wybrania odpowiedniej metody płatności z listy. Po uruchomieniu przycisku pojawia się lista metod płatności ze słownika (Słowniki/Metody płatności) np. karta kredytowa, czek, bon towarowy lub inna forma płatności niegotówkowa.

Bank (aktywny jedynie przy obsłudze banku) i centrum rozliczeniowe kart:

Konto bankowe Wybieramy ze słownika kont bankowych (przycisk i przycisk - pozwala dopisać do słownika nowe konto bankowe) konto bankowe do rozliczeń z kontrahentem. Pole nieaktywne dla typu płatności „kasa.”

Sprzedaż 2-175

Tabela 5 Informacje w oknie „Definicja sposobu płatności” c.d.:

Nazwa Znaczenie Bank (aktywny jedynie przy obsłudze banku) i centrum rozliczeniowe kart:

Centrum rozliczeniowe kart

Opcja aktywna jest jedynie dla niegotówkowej metody rozliczenia oraz metody płatności typu "karta". Centrum rozliczeniowe kart jest płatnikiem podczas dodawania płatności typu "Karta". Jeśli informacja dotycząca centrum rozliczeniowego kart nie zostanie wprowadzona - płatnikiem będzie ta sama osoba która została wybrana jako nabywca na dokumencie zakupu, sprzedaży itp.

Wprowadzanie informacji o centrum rozliczeniowym ma ułatwić rozliczanie transakcji dokonywanych kartą, gdyż na tych transakcjach faktycznym płatnikiem nie jest osoba fizyczna czy firma lecz "Centrum rozliczeniowe kart".

Dodatkowe parametry:

Twórz rozrachunek dla płatności wystawionej z tym sposobem zapłaty

Jeśli opcja jest zaznaczona program automatycznie tworzy rozrachunek dla każdej płatności wystawionej z tym sposobem zapłaty. Jeśli opcja jest odznaczona rozrachunek nie zostanie utworzony a dokument zostanie oznaczony jako rozliczony i zapłacony.

Pokazuj w oknie płatności sprzedaży

Mechanizm pozwala na określenie czy dany sposób zapłaty ma być widoczny jako pozycja w płatnościach czy też nie- w module Sprzedaż. Przy dużej liczbie sposobów zapłaty część może zostać ukryta.

Pokazuj w oknie płatności Punktu Obsługi Sprzedaży

Mechanizm pozwala na określenie czy dany sposób zapłaty ma być widoczny jako pozycja w płatnościach czy też nie- dotyczy to jedynie okna płatności w Punkcie Obsługi Sprzedaży. Przy dużej liczbie sposobów zapłaty część może zostać ukryta. Jeśli sposób zapłaty ma ten parametr to znaczy że nie pokaże się w men kontekstowym oraz w menu przycisków dodawania nowej płatności.

Analityka FK Informacja o numerze konta analitycznego do współpracy z programem FK.

Tekst drukowany na paragonie

Wpisany tu tekst będzie drukowany na paragonie


Aby poprawić sposób płatności, należy nacisnąć przycisk [EDYTUJ], aby usunąć pozycje nacisnąć [USUŃ].

Jeśli sposób zapłaty jest używany nie będzie mógł być usunięty.

Metody płatności Słownik zawiera listę zdefiniowanych przez użytkownika sposobów rozliczeń z kontrahentami.

Metody płatności dotyczą kasowej formy płatności i wybierane są podczas definiowania sposobu zapłaty („Słowniki/Sposoby zapłaty”).

Przy gotówkowej metodzie rozliczenia metoda płatności będzie nieaktywna.

Aby utworzyć nową metodę płatności, należy:

2-176 Sprzedaż

1. Uruchomić opcję „Słowniki” 2. Wybrać pozycję „Metody płatności” 3. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 4. Uruchomi się okno:

5. Wpisać nazwę metody oraz wybrać typ drukarki fiskalnej, można wpisać numer analityczny konta księgowego oraz zaznaczyć pole „Domyślna”(jeśli chcemy, aby metoda pojawiała się domyślnie na dokumentach).

6. Zatwierdzić naciskając [ZAPISZ].

Aby zmienić domyślną metodę płatności, należy ustawić się na wybranej metodzie i naciskając prawy przycisk myszy wybrać z tabeli pozycję „Domyślna”, lub ustawić się na wybranej metodzie i nacisnąć klawisze [Ctrl+O]. Domyślna może być tylko jedna metoda płatności. Domyślnej metody nie da się usunąć. Przycisk [USUŃ] będzie nieaktywny.

Aby poprawić dane metody płatności należy nacisnąć przycisk [EDYTUJ]. Aby usunąć wskazaną metodę należy nacisnąć przycisk [USUŃ].

Stawki VAT Słownik zawiera listę stawek podatku VAT. W programie RAKSSQL Sprzedaż znajduje się domyślnie kilka podstawowych stawek podatku VAT najczęściej używanych przez użytkownika.

W związku ze zmianami w ustawie o VAT, na skutek traktatów akcesyjnych do UE wprowadzono nowe i zmieniono nazwy starych standardowych stawek VAT.

Stawki podatku VAT: • Stawka krajowa podatku 22 % • Stawka krajowa podatku 7 % • Stawka krajowa podatku 5 % • Stawka krajowa podatku 3 % • Stawka podatku 0 % dla sprzedaży krajowej i eksportowej • Stawka VAT zwolniona 0 % • Stawka „nie podlega” używana do opakowań kaucjonowanych

Uwaga Nie można kasować, modyfikować ani dodawać stawek podatku VAT.

Sprzedaż 2-177

Uwaga Jeśli pojawi się ustawa, wprowadzająca nową stawkę podatkową pojawi się nowa wersja programu, która uaktualni listę stawek podatku VAT

Stawkę podatku VAT przypisujemy w kartotece towarów.

Przy wystawianiu dokumentu wraz z towarem jest ściągana domyślne ustawiona stawka podatku VAT. Istnieje możliwość zmiany domyślnej stawki bezpośrednio na dokumencie płatności np. fakturze.

Waluty Słownik walut zawiera listę zdefiniowanych w programie walut.

Utworzone kody walut są pobierane w słowniku rodzajów cen do przeliczeń i kalkulacji cen towarów importowanych.

Aby dodać walutę należy: 1. Przejść do grupy „Słowniki”. 2. Wybrać pozycję „Waluty”. 3. Nacisnąć przycisk [DODAJ]. 4. Pojawi się okno:

Znaczenie poszczególnych pól edycyjnych znajdujących się w oknie „Waluta” zostało omówione w poniższej tabeli.

Tabela 6 Informacje w oknie „Waluta”:

Nazwa Znaczenie Definicja waluty:

Nazwa Nazwa waluty lub kraj pochodzenia

Symbol Symbol literowy waluty. Ograniczenie do trzech znaków

Mnożnik Mnożnik waluty np. 100 (4 PLN za 100 JEN)


2-178 Sprzedaż

Aby poprawić walutę, należy nacisnąć przycisk [EDYTUJ], aby usunąć przycisk [USUŃ].

Program nie pozwoli usunąć waluty, jeśli jest ona przypisana do dokumentu lub pozycji.

Tabele kursowe Funkcja tabele kursowe służy do wprowadzania i edycji tabel kursów walut wykorzystywanych w programie do przeliczeń i aktualizacji cen towarów importowanych.

Program RAKSSQL Sprzedaż umożliwia dostęp do notowań aktualnych lub z dowolnego dnia w przeszłości i według nich dokonuje przeliczeń.

Aby utworzyć tabelę kursową należy: 1. Przejść do grupy „Słowniki/Tabele kursowe” 2. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 3. Pojawi się okno:

Okno składa się z dwóch części. W pierwszej części należy wprowadzić dane opisujące daną tabele kursową, w drugiej wartości kursów dla poszczególnych walut. Lista pozycji tabeli generowana jest automatycznie na podstawie zawartości słownika walut. Oznacza to, że użytkownik będzie mógł wprowadzić kursy tylko tych walut, które sam zdefiniował w opcji „Słowniki/Waluty”. Pozwala to na dowolne konfigurowanie zawartości tabeli i umieszczenie w niej tylko tych kursów, które są używane w programie.

Definicja tabeli kursowej

Kursy walut

Sprzedaż 2-179

Rola poszczególnych pól edycyjnych zostanie omówiona w poniższej tabeli

Tabela 7 Informacje w oknie „Definicja tabeli kursowej”:

Nazwa Znaczenie Definicja tabeli kursowej: Numer tabeli Kolejny numer tabeli generowany automatycznie przez program i formatowany

wg stałej maski numeracji, która ma postać: $$$$/########, gdzie „$” oznacza aktualny numer roku a „#” kolejny numer tabeli kursowej np.: 2002/0000001. Wyjątkowo dla tabel kursowych zerowanie numeru odbywa się na początku każdego roku, a maska numeracji jest niedefiniowalna (stała).

Data wystawienia Data, od której obowiązuje dana tabela kursowa. Datę można wpisać ręcznie lub wybrać z kalendarza korzystając z przycisku .

Data ważności Data, po której tabela kursowa traci ważność. Datę można wpisać ręcznie lub wybrać z kalendarza korzystając z przycisku .

Opis Dowolny opis dotyczący tabeli kursowej.

Kursy walut:

Kursy walut Pojawiają się tu wszystkie waluty wprowadzone do słownika walut w opcji „Słownik/Waluty”. Edycji podlega kolumna: „Kurs”. Wprowadzamy wartość kursu na dzień, od którego obowiązuje dana tabela kursowa. Wartość kursu przeliczana jest przez przelicznik (wartość kursu za daną ilość jednostek) i zapisywana jako wartość ostateczną w polu: „ Kurs za 1”.


Uwaga Jeśli w programie znajdzie się kilka aktualnych tabel, to program podpowie kurs z tabeli najnowszej.

Uwaga Jeżeli program nie znajdzie żadnej aktualnej tabeli, użytkownik dostanie możliwość wyboru tabeli, która będzie obowiązywała w danej operacji lub będzie miał możliwość dopisania nowej. Program umożliwia zablokowanie tabeli z kursami walut przed całkowitym usunięciem jej z systemu. Możliwość blokowania/odblokowania posiada tylko ten użytkownik, który ma uprawnienia do wykonywania takiej funkcji w programie. Procedura blokowania została omówiona w dalszej części instrukcji. Przycisk [EDYTUJ] w dolnym rogu okna „Tabele kursowe” pozwala użytkownikowi poprawić datę ważności, do której obowiązuje dana tabela kursowa oraz kurs waluty i przeliczyć ją od nowa. Jeśli w międzyczasie w słowniku walut pojawiły się nowe definicje walut, to zostaną one dopisane do edytowanej tabeli kursowej. Przycisk [USUŃ] służy do kasowania tabel kursowych. Nie ma ograniczeń, co do usuwania tabel kursowych (z wyjątkiem praw użytkownika), ponieważ użyty kurs zawsze jest przepisywany do dokumentu.

2-180 Sprzedaż

Wzorce opisów Słownik wzorców opisów zawiera listę wzorcowych opisów, jakie mogą pojawiać się oraz drukować na dokumentach kasowych.

Dla dokumentów kasowych wzorzec opisu może być ustawiony w schemacie dokumentu kasowego - podczas wystawiania dokumentu podpowie się wówczas domyślny wzorzec.

Na wszystkich innych dokumentach z wzorca opisów można korzystać, po uruchomieniu klawisza [WSTAW OPIOS]„Wzorcowy opis” dostępnego na zakładce "Opis".

W schemacie dokumentu kasowego (opcja „Słowniki/Kody dokumentów/Kasa i Bank”) w pozycji „Wzorcowy opis” można ustawić wzorzec opisów (przycisk ).

Podczas wystawiania dokumentu kasowego z tym schematem, na zakładce „Opis" wyświetli się automatycznie wybrany wzorzec. Opis ze wzorca zawsze można zmienić, nawet jeśli został on przeniesiony domyślnie ze schematu.

Opis będzie drukowany na dokumencie kasowym np. Dokument przyjęcia gotówki do kasy.

Jeśli użytkownik programu nie posiada utworzonego schematu, wystawiając dokument przyjęcia lub wydania gotówki z kasy, opis może wybrać ręcznie po uruchomieniu klawisza [WSTAW OPIS].

Wystawiając dokument płatności lub jakikolwiek inny dokument magazynowy np. WZ, można przenieść opis z wzorca opisów. Wystarczy uruchomić klawisz [WSTAW OPI] na zakładce "Opis".

Aby utworzyć wzorce opisów należy: 1. Uruchomić opcję „Słowniki" 2. Wybrać pozycję „Wzorce opisów". 3. Z lewej strony okna ustawić się na dokumencie, do którego chcemy przypisać

wzorzec. 4. Nacisnąć przycisk [DODAJ] 5. Pojawi się okno:

Sprzedaż 2-181

Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie „Wzorcowy opis” zostanie omówiona w poniższej tabeli

Tabela 8 Informacje w oknie „Wzorcowy opis”:

Nazwa Znaczenie Wzorcowy opis/ uwaga: Nazwa Wpisujemy dowolną nazwę dokumentu. Nazwa ta będzie widoczna w schemacie

kodu dokumentu kasowego.

Grupa Nazwa grupy identyfikująca konkretny moduł programu np. KB oznacza Kasa Bank, SM oznacza Magazyn Sprzedaż. Wpisujemy dowolną nazwę. Istniej możliwość filtrowania po grupie w słowniku wzorców opisów.

Treść Dowolna wpisana przez użytkownika treść. Pojawia się na dokumencie po uruchomieniu klawisza [WSTAW OPIS]. Najważniejsza część z wzorcowego opisu. Drukuje się na dokumentach. Program umożliwia przeniesienie do treści dokumentu symbolu (klawisz "Wstaw symbol") pod którym kryje się np. aktualna data lub dzień, miesiąc, rok. Symbole związane są z dokumentem.

Typ dokumentu Typ dokumentu, do którego dodajemy wzorzec opisu.

6. Zatwierdzić przyciskiem [ZAPISZ] 7. Wprowadzona pozycja pojawi się na liście ze „Wzorcami opisów”.

Naciśnij, aby wstawić dowolny symbol

Tekst, który się pojawia jako opis na dokumencie

2-182 Sprzedaż

Znaczniki Słownik zawiera listę znaczników pomocnych przy księgowaniu i używanych przy współpracy z programem finansowo księgowym.


Znaczniki dają możliwość księgowania wybranego dokumentu lub grupy dokumentów na dowolnie oznaczone konto.

Można stworzyć wzorzec, który pomija znaczniki, wówczas księgowanie dokumentów o wybranym kodzie odbywa się na jedno ustalone w schemacie konto. Można też stworzyć wzorzec, w którym dokumenty posiadające znacznik lub wybrane znaczniki będą księgowane na specjalne konto.

Można stworzyć schemat bez znaczników i schemat ze znacznikami.

W pozycji wzorca księgowań przy wprowadzaniu numeru konta znajduje się symbol specjalny „!”. Wprowadzenie symbolu „!” powoduje, że program traktuje wszystko co występuje po tym znaku (do następnego myślnika lub do końca napisu) jako początek nazwy znacznika np. „010 - !A”, gdzie A oznacza symbol znacznika.

Na podstawie tak ustalonej nazwy znacznika, w dokumencie wyszukiwany jest znacznik o takiej nazwie lub początku nazwy. Na przykład, jeśli w dokumencie jest więcej znaczników zaczynających się na „A” to brany jest pod uwagę tylko pierwszy. Jeśli nie ma znacznika dokument jest odrzucany.

W miejsce symbolu specjalnego wstawiany jest numer konta zapisany w definicji znacznika. Na przykład, jeśli znacznik „A” będzie miał zdefiniowane konto „001”, to końcowy wygenerowany numer konta będzie wyglądał następująco: 010 – 001.

Jeśli znacznik nie zawiera definicji konta, to dokument jest odrzucany.


Aby dodać znacznik należy: 1. Uruchomić grupę „Słowniki” 2. Wybrać opcję „Znaczniki” 3. Uruchomić przycisk [DODAJ] 4. Pojawi się okno:

Sprzedaż 2-183

5. Należy uzupełnić informacje w tym oknie. Wpisać nazwę, opis i numer konta księgowego dla znacznika.

6. Nacisnąć klawisz [ZAPISZ].

Znaczniki przypisywane są przy dokumentach sprzedaży, zakupu oraz dokumentach magazynowych. Znajduje się tam specjalna zakładka „Znaczniki”. Aby przypisać znacznik należy uruchomić klawisz [MODYFIKUJ]. W oknie należy wybrać zdefiniowane w słowniku znaczniki i przypisać je do dokumentu.

Tabele odsetek Słownik zawiera listę z pozycjami tabel odsetek potrzebnych do wyliczeń noty

odsetkowej dostępnej w opcji "Rozrachunki" po uruchomieniu klawisza .

Aby utworzyć nową tabelę odsetek należy: 1. Uruchomić opcję „Słowniki" 2. Wybrać pozycję „Tabele odsetek". 3. Pojawi się okno:

Z lewej strony okna znajdują się tabele np. ustawowe, umowne. Z prawej strony znajdują się pozycje odsetek odpowiedniej tabeli.

4. Nacisnąć klawisz [DODAJ], aby dodać nową tabelę 5. Nacisnąć klawisz [DODAJ], aby przypisać pozycje tabeli odsetek

Naciśnij, aby dodać nową pozycję tabeli odsetek

Naciśnij, aby dodać nową tabelę odsetek

2-184 Sprzedaż

6. Podać datę od której obowiązuje tabela oraz %- ową wartość odsetek. 7. Nacisnąć klawisz [ZAPISZ]

Państwa Program zawiera słownik państw z dwu literowym polem kodu kraju Unii Europejskiej.

Nazwy państw pojawiają się w kartotece kontrahenta oraz drukują na rejestrach i dokumentach sprzedaży.

Kody państw UE spełniają bardzo ważną rolę, w połączeniu z numerem NIP muszą znaleźć się na dokumentach wewnątrz wspólnotowych. Na fakturze WDT w polu NIP musi być wpisany numer w formacje ##999999999999, gdzie ## oznacza kod kraju, a 999999999999 numer NIP kontrahenta (max 12 znaków) bez spacji, myślników i kropek np. PL.123456123457

Aby wprowadzić nową nazwę państwa należy: 1. Uruchomić opcję „Słowniki” 2. Wybrać pozycję „Państwa”. 3. W oknie z listą państw nacisnąć przycisk [DODAJ] 4. Pojawi się okno:

Rola poszczególnych pól edycyjnych w oknie „Państwo” zostanie omówiona w poniższej tabeli.

Tabela 9 Informacje w oknie „Państwo”:

Nazwa Znaczenie Państwo: Nazwa Nazwa państwa identyfikująca konkretny kraj.

Kod państwa UE Dwuznakowy kod państwa kraju członkowskiego. Kod ten w połączeniu z numerem NIP pojawia się na fakturze WDT wycinając z numeru NIP myślniki.

Numer ten zostaje automatycznie wpisany w nagłówek dokumentu jako NIP kontrahenta

NIP będzie miał dokładnie taką samą postać również na wydruku faktury WDT.

Sprzedaż 2-185

Tabela 9 Informacje w oknie „Państwo” (ciąg dalszy):

Nazwa Znaczenie Państwo: Kod państwa UE Jeśli kontrahent nie będzie posiadał określonego państwa, to podczas

dopisywania tego kontrahenta do faktury WDT program automatycznie dopisze do numeru NIP kod Polski np. PL. 1231234563

Opis Dowolny opis.

5. Wypełnione informacje zatwierdzić przyciskiem [ZAPISZ] 6. Wprowadzona pozycja pojawi się na liście z nazwami państw.

2-186 Sprzedaż

Sprzedaż 2-187

Zestawienia

System RAKSSQL Sprzedaż umożliwia wykonanie różnego rodzaju wydruków, zestawień oraz raportów dla firmy oraz magazynu.

W programie dostępne są gotowe wzory raportów, ale jeśli istnieje potrzeba, można je zmieniać dostosowując ich wygląd do potrzeb firmy.

Program posiada Generator Raportów, gdzie takie wydruki mogą być tworzone przez każdego użytkownika programu.

System wydruków Program proponuje wydruk większości dokumentów bezpośrednio po ich wystawieniu, oczywiście jeśli zaznaczymy opcję „Drukuj automatycznie po zapisie” podczas definiowania dokumentu magazynowego, w opcji „Słowniki/ Kody dokumentów/Sprzedaż”.

Jeśli taka opcja jest nie zaznaczona, wydruk dokumentu uruchamiamy po naciśnięciu

ikony w górnym prawym rogu okna.

Program umożliwia wydruk dokumentu w dowolnym czasie.

Można wykonać wydruk w dowolnej liczbie egzemplarzy.

Możliwy jest podgląd wydruku, przed wydrukiem ostatecznym. Opcja ta jest aktywna, gdy zaznaczono pozycję „Podgląd” definiując dokument magazynowy w opcji „Słowniki/ Kody dokumentów/Sprzedaż”.

Możemy drukować pojedyncze dokumenty lub całą serię, jeśli definiując dokument magazynowy w ww. opcji oznaczono „Drukowanie dokumentów w serii”.

Seria dokumentów oznacza, np. iż wraz z fakturą sprzedaży może być drukowany również dokument rozchodu WZ.

Oprócz wydruku wystawionych dokumentów magazynowych, dokumentów sprzedaży, kasowych i bankowych, program umożliwia drukowanie gotowych zestawień oraz raportów.

Wszystkie zestawienia można wydrukować korzystając z opcji „Zestawienia/Zestawienia” z górnego paska menu.

Zestawienia podzielono na grupy (zgodnie z górnym menu programu):

2-188 Sprzedaż

1. Sprzedaż 2. Zakupy 3. Magazyn 4. Zestawienia

Standardowo po instalacji programu pojawia się tylko grupa 4. – „Zestawienia”, do której należą wszystkie pozostałe grupy ( Sprzedaż, Zakupy, Magazyn).

Zakres pokazywania się grup można dowolnie zmieniać („Administracja/Parametry/ Parametry użytkownika”).

Parametr użytkownika „Gałąź wydruków do menu „Zestawienia” pozwala na wskazanie, jaka część raportów ma się pojawić w menu „Zestawienia”.

Zestawienia mogą posiadać tylko jedną grupę np. tylko grupę „Sprzedaż” lub tylko grupę „Zestawienia” lub wszystkie wymienione wyżej grupy.

W grupie „Sprzedaż” znajdują się zestawienia:

1. Obroty na poszczególnych towarach i usługach – zestawienie obrotów dla najlepszego towaru w kolejności od najwyższej do najniższej (lub odwrotnie). Po uruchomieniu tego wydruku pojawia się okno „Najlepszy towar”:

2. Obroty z odbiorcami – sumaryczny obrót dostawców w cenach sprzedaży – netto i brutto oraz w procentach w kolejności malejącej wartości dostaw (lub odwrotnie). Po uruchomieniu tego wydruku pojawia się okno „Najlepsi odbiorcy”.

Sprzedaż 2-189

3. Rejestr dokumentów fiskalnych – Zestawienie dokumentów fiskalnych z

wybranego magazynu, kodu dokumentu, za dany okres, po wybranej grupie lub kontrahencie, z podziałem na stawki VAT.

4. Rejestr dokumentów sprzedaży – Zestawienie dokumentów sprzedaży z możliwością wybrania tylko dokumentów zafiskalizowanych - za okres, z

2-190 Sprzedaż

wybranego magazynu lub wszystkich magazynów, z możliwością wybrania kodu dokumentu, dla wybranego kontrahenta lub grupy kontrahentów, wg wartości zakupu oraz wartości sprzedaży. Na tej podstawie wyliczany jest zysk procentowy oraz zysk w kwocie netto.

5. Rejestr sprzedaży VAT- Zestawienie obrotów netto, brutto i podatku należnego obliczone dla wszystkich dokumentów płatności oraz dokumentów korygujących sprzedaż wystawionych w aktualnie zdefiniowanym zakresie dat. Kwoty obrotów i podatku są naliczane osobno dla każdej stawki VAT i zsumowane w jedną pozycję.

Sprzedaż 2-191

6. Rozliczenia z akwizytorami – Lista wystawionych dokumentów przez akwizytora, jego wartość sprzedaży netto oraz wartość prowizji dla akwizytora. Zestawienie dostępne jest dla wybranego magazynu, kodu dokumentu, za wybrany okres, dla wybranego kontrahenta lub grupy kontrahentów.

7. Sprzedaż z podziałem na artykuły i odbiorców – Zestawienie zawiera dane ze

sprzedaży z podziałem na odbiorców i artykuły. Na zestawieniu znajduje się ilość sprzedanego towaru, jego wartość netto, wartość brutto, wartość w cenie zakupu oraz zysk. Do zestawienia mogą być brane dokumenty sprzedaży i korekty sprzedaży o dowolnym kodzie dokumentu, z konkretnego magazynu lub z wszystkich magazynów. Zestawienie może być sporządzane za dowolny okres, dla wybranego kontrahenta, dla wybranego towaru lub grupy towarów z możliwością uwzględnienia rozmiarów.

2-192 Sprzedaż

7. Stan zwrotów towarów – Lista towarów zwróconych na dokumencie magazynowym, ich ilość, cena i wartość zakupu oraz cena i wartość sprzedaży w wybranym magazynie, kodzie dokumentu, za okres, dla wybranego kontrahenta lub grupy kontrahentów.

8. Wartość zakupu i sprzedaży towarów i usług - zestawienie z dokumentów

sprzedaży, pokazujące jakie towary były sprzedane w podanym okresie, z sumarycznymi wartościami dla poszczególnych asortymentów

Sprzedaż 2-193

Wszystkie opisane wyżej zestawienia dostępne będą także z opcji "Zestawienia/Generator raportów".

Po uruchomieniu opcji "Generator raportów" dostępne będzie okno w którym można wykonać wydruk dokumentów:

1.. Sprzedaż

• Sprzedaż - sprzedaż - korekty sprzedaży - zamówienia od odbiorców - cennik

• Zestawienia - sprzedaż

W grupie „Sprzedaż” znajdują się wydruki: faktur sprzedaży, korekt sprzedaży, zamówień od odbiorców oraz cennika.

Z każdego dokumentu w grupie mogą być wywołane poszczególne wydruki.

Jeśli uruchomimy grupę sprzedaży, pojawi się możliwość wydruku:

• Paragonu • Faktury • Faktury eksportowej • Faktury zaliczkowej • Wydania do faktury • Wydania do paragonu • WDT • Kopii paragonu • Zwrot VAT dla podróżnych

Po uruchomieniu korekty sprzedaży:

• Faktury korygującej • Faktury korygującej – zwrotu

Po uruchomieniu cennika:

• Zmiana cen sprzedaży • Oferta handlowa

2-194 Sprzedaż

Wszystkie wydruki dostępne są w kilku wersjach: wydruk TXT (drukarka igłowa), wydruk na pozostałych drukarkach, wydruk w cenach zakupu, wydruk w cenach sprzedaży ( dotyczy wydruku Rozchody zewnętrzne).

Wskazówka

Wydruk wszystkich wymienionych wyżej dokumentów odbywa się z opcji "Zestawienia/Generator raportów" (należy tylko wskazać właściwy dokument, nacisnąć prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybrać opcję [OPERACJE/ DRUKUJ]. W parametrach funkcji należy wybrać magazyn i dokument i nacisnąć [ZATWIERŹ].

Każdy dokument można wydrukować bezpośrednio po wystawieniu dokumentu lub

po naciśnięciu ikony w górnym prawym rogu każdego okna.

Każdy dokument może być wydrukowany na drukarkę. Program umożliwia również podgląd wydruku. Wyboru opcji drukowania dokonujemy po uruchomieniu opcji „Zestawienia/Zestawienia" i ustawieniu się na właściwym dokumencie lub zestawieniu. Rozwinie się wówczas tabela z trzema możliwościami

Zestawienia umożliwiają podgląd danych.

Po uruchomieniu konkretnego zestawienia pojawia się okno „Parametry funkcji”, gdzie program pozwala wybrać parametry do wydruku np. magazyn, dokumenty, daty, kontrahenta, grupę kontrahentów lub podrzędne grupy.

Program umożliwia wydruk na dokumencie nazwy miejscowości, wydruk dokumentu w odcieniach szarości oraz podanie ilości kopii wydruku.

Przykładowo po uruchomieniu zestawienia „Rejestr dokumentów magazynowych” pojawia się okno:

Sprzedaż 2-195

Po uruchomieniu okna „Parametry funkcji” wybieramy:

• Drukarkę – z listy zainstalowanych drukarek • Magazyn – z listy założonych w programie magazynów

• Dokumenty i kody dokumentów – z listy kodów dokumentów magazynowych

• Datę początkową i końcową – z kalendarza • Kontrahenta – z listy założonych grup lub z listy kontrahentów Istnieje możliwość zaznaczenia opcji wydruku zestawień w odcieniach szarości, wpisania miejscowości, jaka powinna pojawić się na wydruku oraz ilości kopii wydruku. Wszystkie parametry wybieramy po uruchomieniu przycisku lub przycisku . Zatwierdzenie parametrów następuje po naciśnięciu przycisku [ZATWIERDŹ].

2-196 Sprzedaż

System fiskalizacji Program współpracuje z następującymi drukarkami fiskalnymi:

• Emar Duo Pro • Torell Duo Pro • Posnet DF-301 • Posnet DF-3001 • Posnet DF-3001A • Posnet Thermal (nowa homologacja) • Posnet Temo (przez RS-232) • Optimus (Novitus) Vivo • Optimus Vento • Elzab FP-600 • Elzab OMEGA I • Elzab OMEGA II • Elzap OMEGA F • Elzap MERA F • Upos FP210 • Upos FP210FV • Upos FP-T285 • Upos FP300 • Upos FP600 • Upos FP950 • Innova Profit • Innova Market (przez RS-232 lub przez USB z emulacją RS-232).

Ustawienie typu drukarki fiskalnej oraz numer portu COM odbywa się w opcji „Administracja/ Parametry/ Parametry stanowiska”.

Program RASKSQL Sprzedaż posiada funkcję, która pozwala na podgląd ustawień oraz zmianę parametrów drukarki fiskalnej.

Aby sprawdzić status drukarki lub ewentualnie ustawić datę i czas systemowy, albo wydrukować raport dobowy i okresowy, należy uruchomić funkcję „Administracja/ Drukarka fiskalna” (warunek: podłączona drukarka fiskalna).

Pojawi się okno „Zarządzanie drukarką fiskalną”, w którym aktywna będzie jedynie nazwa drukarki oraz numer portu ustawiony w parametrach programu.

Aby uaktywnić połączenie z drukarką fiskalną, należy uruchomić przycisk [POŁĄCZ].

Po uruchomieniu tego przycisku połączenie zostanie ustawione oraz uaktywnią się wszystkie opcje.

Sprzedaż 2-197

Okno „Zarządzanie drukarką fiskalną” będzie wyglądało następująco:

Po uruchomieniu przycisku [POŁĄCZ] uaktywnią się wszystkie pola w tym oknie.

Pojawi się informacja o ustawionym połączeniu. Przycisk [POŁĄCZ] zostanie zastąpiony przez przycisk [ROZŁĄCZ].

Nazwa i typ drukarki fiskalnej pobierana jest z parametrów użytkownika, a data i czas systemowy z drukarki fiskalnej. Istnieje możliwość ich korygowania (można wpisać, lub uruchomić przycisk ).

Przycisk [Pobierz datę] pobiera datę z drukarki fiskalnej. Przycisk [Ustaw datę] pozwala na ustawienie daty w drukarce.

W pozycji „Otrzymany status” użytkownik ma możliwość odczytania parametrów i ustawień drukarki: jej wersji, zasobów odzyskiwalnych i nieodzyskiwalnych, czy drukarka jest fiskalizowana, numeru ostatniego paragonu, czy jest rozpoczęta transakcja, ustawionych i nie ustawionych stawek PTU.

Otrzymane informacje uzależnione są od typu drukarki fiskalnej.

W pozycji „Raporty” można ustawić datę początkową i końcową do wydruku raportu dobowego oraz okresowego.

Raport okresowy może być raportem sumarycznym oraz szczegółowym.

Typ i numer portu drukarki

Ustawienia daty i czasu systemowego drukarki

Odczytany status podłączonej drukarki fiskalnej

Data początkowa i końcowa raportów

Anulowanie niezakończonej transakcji

2-198 Sprzedaż

Jeśli chcemy uruchomić wydruk raportu, można skorzystać z przycisku [Raport dobowy] lub [Raport okresowy].

Pozycja „Anuluj nierozliczona transakcję” pozwala na usunięcie aktualnie rozpoczętej i nie zakończonej transakcji np. po zawieszeniu programu.

Aby zamknąć okno „Zarządzanie drukarka fiskalną” należy wcześniej uruchomić przycisk [ROZŁĄCZ]. Aby wydrukować paragon fiskalny należy:

1. Uruchomić opcję „Sprzedaż/ Sprzedaż” 2. Ustawić się na wskazanym dokumencie 3. Nacisnąć przycisk [OPERACJE] a następnie wybrać [FISKALIZUJ] 4. Paragon fiskalny zostanie wydrukowany

5. Obok wydrukowanego dokumentu fiskalnego pojawi się znaczek - .

Uwaga Znak w kolumnie „Fiskalny” obok dokumentu sprzedaży oznacza dokument fiskalny.

Fiskalizacja nie będzie możliwa, gdy dokument był liczony inną metodą niż „od brutto”.

Sposób liczenia dokumentu ustawiamy w nagłówku dokumentu, w pozycji „Ceny i rabaty” podczas wystawiania faktury. Do wyboru będą tu opcje: od netto, od brutto i sumy.

Aby fiskalizacja była możliwa należy ustawić metodę „od brutto”, ponieważ przy innych sposobach liczenia powstają groszowe różnice podczas zaokrągleń.

Deklaracje Intrastat Przystąpienie Polski do Unii Europejskiej oznacza nowy obowiązek sprawozdawczy na podmioty prowadzące wymianę towarową z państwami członkowskimi Unii Euro-pejskiej. Obowiązek ten polega na dokonywaniu przez podmiot zgłoszeń INTRASTAT, czyli na przekazywaniu organom celnym, w wymaganej formie i w określony sposób, informacji na temat obrotu towarowego z państwami członkowskimi Wspólnoty.

Dodawanie deklaracji Intrastat odbywa się po uruchomieniu opcji "Zestawienia/ Deklaracje intrastat" a następnie naciśnięciu przycisku [DODAJ].

Podmiot jest zobowiązany do wypełniania deklaracji INTRASTAT, jeśli:

• wartość dokonanych przez ten podmiot przywozów lub wywozów towarów w roku poprzedzającym rok sprawozdawczy przekroczyła wartość określoną odpowiednio dla ustalonego na aktualny rok sprawozdawczy progu podstawowego w przywozie lub w wywozie.

Sprzedaż 2-199

• wartość dokonanych przez ten podmiot przywozów lub wywozów towarów przekroczyła

w danym roku sprawozdawczym wartość określoną dla ustalonego na dany rok sprawozdawczy progu podstawowego w przywozie lub w wywozie. W tym przypadku osoba zobowiązana dokonuje zgłoszeń INTRASTAT poczynając od zgłoszenia INTRASTAT za okres sprawozdawczy, w którym wartość dokonanych przywozów albo wywozów towarów przekroczyła wartość określoną dla odpowiedniego statystycznego progu podstawowego.

Na 2008 r. ustalono następujące wartości progów statystycznych dla podmiotów realizujących obroty z krajami Unii Europejskiej:

• próg podstawowy:

dla przywozu 500.000 zł dla wywozu 800.000 zł

• próg szczegółowy:

dla przywozu 33.000.000 zł dla wywozu 49.000.000 zł

Podmiot, którego wartość obrotów zawiera się pomiędzy wartością progu podstawowego a wartością progu szczegółowego, wypełnia następujące pola na deklaracji INTRASTAT:

1 Okres sprawozdawczy 2 Rodzaj deklaracji 3 Kod izby celnej, do której adresowana jest deklaracja INTRASTAT

4 Odbiorca - w przypadku zgłoszenia INTRASTAT w przywozie albo Nadawca - w przypadku zgłoszenia INTRASTAT w wywozie

5 Przedstawiciel - w przypadku dokonywania zgłoszenia INTRASTAT przez przedstawiciela

6 Łączna wartość fakturowa w PLN 8 Łączna liczba pozycji 9 Numer pozycji 10 Opis towaru

11 Kod kraju wysyłki - w przypadku zgłoszenia INTRASTAT w przywozie albo "Kod kraju przeznaczenia" - w przypadku zgłoszenia INTRASTAT w wywozie

13 Kod rodzaju transakcji 14 Kod towaru 16 Kod kraju pochodzenia - w przypadku zgłoszenia INTRASTAT w przywozie 17 Masa netto (w kg) 18 Ilość w uzupełniającej jednostce miary 19 Wartość fakturowa w PLN 21 Wypełniający

2-200 Sprzedaż

Zwolniony jest z wypełniania następujących pól na deklaracji INTRASTAT: 7 - Łączna wartość statystyczna w PLN 12 - Kod warunków dostawy 15 - Kod rodzaju transportu 20 - Wartość statystyczna w PLN Jeżeli w zgłoszeniu INTRASTAT znajduje się pozycja, której przedmiotem jest towar podlegający uszlachetnianiu czynnemu lub biernemu (przywożony lub wywożony do uszlachetniania lub po uszlachetnianiu) podmiot zobligowany jest również do wypełnienia pola: 20 - "Wartość statystyczna w PLN" 7 - "Łączna wartość statystyczna w PLN" nawet w przypadku, gdy wartość jego przywozów/wywozów nie przekracza wartości progu szczegółowego. Podmiot, którego wartość przywozów bądź wywozów przekroczyła próg szczegółowy, jest zobowiązany do wypełniania pól na deklaracji INTRASTAT: 7, 12,15,20. Program RAKS nie kontroluje wartości progów statystycznych. Użytkownik powinien sam kontrolować wartości progów, a po przekroczeniu progu szczegółowego ma bardziej rozbudowane obowiązki informacyjne i powinien wypełnić pole nr. 7,12,15,20. W parametrach firmy znajduje się opcja "Czy wymagać wprowadzania danych dla deklaracji Intrastat?" Jeśli użytkownik zaznaczy wymagaj danych do zgłoszenia podstawowego przed wykonaniem deklaracji Intrastat, będzie musiał wprowadzić dane do dokumentów (w główce dokumentu np. WDT) i kartotek niezbędne do wypełnienia deklaracji. Jeśli zaznaczy opcję wymagaj danych do zgłoszenia szczegółowego będzie musiał wprowadzić dane do kartoteki oraz dokumentów (w główce dokumentu np. WDT), które pobierane są podczas tworzenia deklaracji do pola 7,12,15,20. Jeśli dane te nie zostaną wprowadzone pozycje na dokumencie Intrastat nie zostaną zapisane.

Do uruchomieniu ikonki w górnym rogu okna możliwy jest eksport deklaracji Intrastat do pliku XML w formacie systemu CELINA. Jedną z form zgłoszenia INTRASTAT jest zgłoszenie w formie elektronicznej, tj. za pomocą systemu CELINA, w którym utworzono odrębny moduł, tzw. podsystem INTRASTAT do obsługi zgłoszeń INTRASTAT.

Dodawanie deklaracji Intrastat Aby przystąpić do poprawnego wypełnienia deklaracji Intrastat należy wypełnić pozycje:

1. Kartoteki kontrahentów:

Sprzedaż 2-201

- Kontrahent musi posiadać określone Państwo wg. dwu literowego skrótu,

2. Kartoteki towarów:

- Czy dany artykuł ma być zawarty w deklaracji Intrastat,

- Kod CN (wprowadzany przez użytkownika kod taryfy celnej. Pozycje towarowe muszą być wpisywane na deklaracji INTRASTAT w oparciu o 8- cyfrową Nomenklaturę Scaloną. Nomenklatura Scalona podlega corocznej weryfikacji),

- Jednostka miary wg CN (wprowadzana przez użytkownika),

- Masa netto (waga dla intrastat [wg. Ustawy w kg]),

- Kraj pochodzenia (użytkownik określa domyślny kod kraju pochodzenia towaru),

- Przelicznik jednostki CN (użytkownik określa wartość przelicznika).

3. Nagłówki dokumentów przychodowych i rozchodowych w główce dokumentu

- Kod rodzaju transakcji (określony przez użytkownika wybierając ze słownika),

- Kod warunków dostawy INCOTERMS 2000 (określony przez użytkownika wybierając ze słownika)

Dodawanie deklaracji Intrastat możliwe jest po uruchomieniu opcji "Zestawienia/ Deklaracje intrastat" a następnie naciśnięciu przycisku [DODAJ].

2-202 Sprzedaż

Podczas wypełniania deklaracji należy wskazać:

W główce dokumentu:

1. Dane do Intrastat:

TYP ZGŁOSZENIA:

- Przywóz – deklaracja związana z procesem zakupu oraz korekty sprzedaży towarów do/z UE

- Wywóz - deklaracja związana z procesem sprzedaży oraz korekty zakupu towarów z/do UE

RODZAJ ZGŁOSZENIA:

- Zgłoszenie - generowane jako dokument systemowy w danym okresie sprawozdawczym

- Zmiana zgłoszenia - odnosząca się do Zgłoszenia . Zmiana dotyczy nagłówka deklaracji.

- Korekta - odnosząca się do Zgłoszenia mająca na celu skorygowanie: ilości , wagi lub wartości towarów na deklaracji zgłoszeniowej. Korekta dotyczy pozycji deklaracji

ROK, MIESIĄC, NUMER, WERSJA:

Dokumenty są numerowane w obrębie okresu sprawozdawczego. Składniki numeru: ROK – MIESIĄC – NUMER – WERSJA

NP. 07-12-1-1

NUMER KORYGOWANEGO ZGŁOSZENIA

KOD IZBY CELNEJ

2. Dane adresowe dotyczące przedstawiciela ( nazwa, NIP, kod kreskowy, ulica, dom, lokal, kod pocztowy, miasto)

3. Dane do dokumentu ( kod i numer kolejny dokumentu, data wystawienia oraz sygnatura).

Na zakładce "Pozycje" należy uruchomić przycisk [DODAJ] oraz wybrać rodzaj dopisywanej pozycji:

- dopisz pozycje poprzez zestawienie,

- dopisz pozycje ręcznie.

1. Jeśli wybrane zostanie dopisywanie pozycji poprzez zestawienie pojawi się okno z wyborem rodzaju dokumentów do zestawienia.

W zależności od typu zgłoszenia wskazanego w główce Intrastat pojawią się inne dokumenty:

Dla zgłoszenia PRZYWÓZ będą to dokumenty:

Sprzedaż 2-203

- Korekt sprzedaży - Faktura VAT Wewnętrzna do WNT - Korekta faktury VAT Wewnętrznej do WNT

Dla zgłoszenia WYWÓZ będą to dokumenty: - Korekt sprzedaży - Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów - Faktura VAT zaliczkowa - Korekta faktury VAT zaliczkowej - Korekta faktury VAT Wewnętrznej do WNT

Należy wskazać, które rodzaje dokumentów mają być brane do zestawienia. Domyślnie brane są wszystkie kody dokumentów. Na podstawie zaznaczonych kodów dokumentu program wyświetla listę znalezionych pozycji.

Jeśli dane są prawidłowe należy nacisnąć przycisk [ZATWIERDŹ]. Zatwierdzone pozycje zostaną przeniesione do deklaracji Intrastat.

Wszystkie informacje dotyczące pozycji mogą zostać poprawione bez konieczności zmiany w dokumentach źródłowych np. WDT, WNT itp.

Informacje dotyczące kilku przywozów lub wywozów towarów sklasyfikowanych pod jednym kodem CN, realizowane w obrębie Wspólnoty w jednym okresie sprawozdawczym, są sumowane w jednej pozycji, o ile dane dotyczące: • kodu kraju wysyłki [w przywozie] / kodu kraju przeznaczenia [w wywozie] (pole

nr 11), • kodu warunków dostawy (pole nr 12), • kodu rodzaju transakcji (pole nr 13),

Wszystkie informacje przez zatwierdzeniem można poprawić bez konieczności zmiany w dokumentach źródłowych

2-204 Sprzedaż

• kodu rodzaju transportu (pole nr 15) • kodu kraju pochodzenia [tylko w przywozie] (pole nr 16)

są identyczne, tzn. jeżeli każde z tych pojedynczych pól zawiera to samo oznaczenie kodu.

Przed zatwierdzeniem Intrastat dane dotyczace pozycji można jeszcze poprawić po uruchomieniu przycisku [EDYTUJ], lub usunąć po uruchomieniu [USUŃ].

2. Jeśli użytkownik będzie chciał dopisywać pozycje ręcznie powinien wybrać taką opcję i uzupełnić ręcznie wszystkie pozycje tj. kod CN, Kod kraju wysyłki, Kod kraju transakcji, kod kraju pochodzenia, kod warunków dostawy, kod rodzaju transportu, ilości w jednostce podstawowej i jednostce uzupełniającej, jednostka miary uzupełniająca oraz wartość fakturowa, oraz statystyczna a także waga netto.

Mamy dwa rodzaje deklaracji INTRASTAT prosta i szczegółowa. Dla podmiotów, które przekroczyły próg szczegółowy, w deklaracji należy wypełnić: 7 - Łączna wartość statystyczna w PLN 12 - Kod warunków dostawy 15 - Kod rodzaju transportu 20 - Wartość statystyczna w PLN Podmioty, które nie mają obowiązku wypełniania powyższych pól na deklaracji INTRASTAT powinny pozostawić te pola puste. Nie należy ich wypełniać żadnymi znakami!

Jeżeli w miesiącu sprawozdawczym osoba zobowiązała się do dokonania zgłoszenia Intrastat nie dokonała żadnych przywozów lub wywozów towarów, należy dokonać zgłoszenia Intrastat w postaci tzw. Zgłoszenia zerowego.

Zgłoszenie zerowe powinno mieć wypełnione pola: • od 1 do 4 - wypełnione

Sprzedaż 2-205

• pole 5 - wypełnione w przypadku dokonywania zgłoszenia przez przedstawiciela • w polu numer 6 (łączna wartość fakturowa w PLN) należy wpisać „0” • w polu nr 7 (łączna wartość statystyczna w PLN) należy wpisać „0” (pole

wymagane, jeżeli w Parametry programu/Intrastat zaznaczono jednocześnie obydwa parametry: „czy wymagać wprowadzania danych dla deklaracji INTRASTAT PRZYWÓZ” i „przekroczony próg szczegółowy PRZYWÓZ”

• w polu nr 8 (łączna liczba pozycji) należy wpisać „0” • w polu 21 (wypełniający) należy wpisać dane wypełniającego

Pozostałe pola należy pozostawić niewypełnione.

Dokonanie zgłoszenia zerowego wg. wyżej wymienionych zasad można traktować za korektę zgłoszenia Intrastat polegającą na anulowaniu wszystkich pozycji zgłoszenia Intrastat, jeśli za ten sam okres sprawozdawczy nie zostanie dokonane kolejne częściowe zgłoszenie Intrastat.

2-206 Sprzedaż

RAKSSQL - coin.wne.uw.edu.plcoin.wne.uw.edu.pl/abialek/rakssql/rakssql sprzedaz.pdf · Sprzedaż...

Documents

Transcript of RAKSSQL - coin.wne.uw.edu.plcoin.wne.uw.edu.pl/abialek/rakssql/rakssql sprzedaz.pdf · Sprzedaż...