Przemysław Adam Śmiejek ( odo@lobo.expert )

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

wersja prezentacji z dnia: 27 X 2019 na licencji Creative Commons BY-SA

https://lobo.expert/

O autorze

✔ Inspektor Ochrony Danych w placówkach oświatowych

✔ Blogger – https://lobo.expert

✔ Przedsiębiorca w branży informatycznej – https://lobo.pro/

✔ YouTuber i podkaster na kanale Kącik Inspektora (https://www.youtube.com/channel/UCrMjE2ewTaIoJoZH7cS0t6w)

✔ Sporadycznie ekspert telewizji śniadaniowej :) (http://pytanienasniadanie.tvp.pl/43820590/haslo-z-imieniem-psa-lub-kota-to-zly-pomysl)

Przemysław Adam Śmiejek

odo@lobo.expert

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Podstawa przetwarzania danych

✔ Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO)

✔ Artykuł 6 pkt 1 lit. c: przetwarzanie jest niezbędne do

wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze

✔ oraz Artykuł 9 pkt. 2 lit. b: przetwarzanie jest niezbędne do

wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw

przez administratora lub osobę, której dane dotyczą,

w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego

i ochrony socjalnej

Podstawa przetwarzania danych

✔ Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO)

✔ Artykuł 6 pkt 1 lit. a: osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę

✔ Artykuł 9 pkt 2 lit. a: osoba, której dane dotyczą, wyraziła

wyraźną zgodę

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Akty prawne powiązane:

✔ Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń

socjalnych – Dz.U. 1994 nr 43 poz. 163

✔ Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej

z dnia 14 czerwca 2019 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego

tekstu ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych –

Dz.U. 2019 poz. 1352

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Jakie zmiany od wiosny 2019 r:

✔ Art. 8 ust 1 a:

✔ Udostępnienie pracodawcy danych osobowych […] następuje

w formie oświadczenia.

✔ Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych

w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

✔ Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie

oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym

zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do

korzystania z Funduszu.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Jakie zmiany od wiosny 2019 r:

✔ Art. 8 ust 1 b:

✔ Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia […]

mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne

upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez

pracodawcę.

✔ Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są

obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Jakie zmiany od wiosny 2019 r:

✔ Art. 8 ust 1 c:

✔ Pracodawca przetwarza dane osobowe […] przez okres

niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty

z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres

niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Jakie zmiany od wiosny 2019 r:

✔ Art. 8 ust 1 c:

✔ Pracodawca przetwarza dane osobowe […] przez okres niezbędny do

przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz

ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do

dochodzenia praw lub roszczeń.

✔ Kodeks Pracy Art. 291. § 1 : Roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu

z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne

✔ Ordynacja podatkowa: Art. 70. § 1. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się

z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin

płatności podatku.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Jakie zmiany od wiosny 2019 r:

✔ Art. 8 ust 1 d:

✔ Pracodawca dokonuje przeglądu danych osobowych, […], nie

rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia

niezbędności ich dalszego przechowywania.

✔ Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze

przechowywanie jest zbędne do realizacji celu […]

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Jakie zmiany od wiosny 2019 r:

✔ Art. 8 ust 2:

✔ Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń

finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1–1b, oraz

zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i

rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w

regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6

ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (

Dz. U. z 2019 r. poz. 263).

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Komentarz Urzędu Ochrony Danych Osobowych

✔ Newsletter UODO – wydanie 4 – lipiec 2019 r.

✔ Należy również wskazać, że przepisy ustawy o zakładowym funduszu

świadczeń socjalnych nigdzie nie wskazują, aby członkowie rodzin

pracowników musieli podpisywać dodatkowe oświadczenia.

Z regulacji tych wynika, że oświadczenie na temat jego sytuacji

rodzinnej (w tym zdrowotnej) przedstawia pracownik.

✔ Jeżeli […] przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów,

np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia jemu jedynie

wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Komentarz Urzędu Ochrony Danych Osobowych

✔ Newsletter UODO – wydanie 4 – lipiec 2019 r.

✔ Nowy art. 8 ust. 1a, dodany do ustawy z dnia 4 marca 1994 r.

o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, nie wpływa na

zmianę stanowiska Urzędu Ochrony Danych Osobowych

dotyczącego zasad przetwarzania danych osobowych na

potrzeby korzystania z usług i świadczeń […]

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Komentarz Generalnego Inspektora Ochrony Danych

✔ https://archiwum.giodo.gov.pl/318/id_art/4764/j/pl (2015-04-14)

✔ Równowaga będzie zachowana, jeżeli administrator danych

zażąda danych tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne

do wypełnienia celu, w jakim dane są przetwarzane.

✔ […] wynika w szczególności zakaz zbierania danych

niemających znaczenia, jak i danych o większym, niż konieczny

stopniu szczegółowości, jak również danych zbieranych „na

przyszłość”.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Komentarz Generalnego Inspektora Ochrony Danych

✔ https://archiwum.giodo.gov.pl/318/id_art/4764/j/pl (2015-04-14)

✔ […] aktualna linia orzecznicza […] opowiada się za przyjęciem

rozwiązań polegających na respektowaniu oświadczeń

o wysokości dochodu przypadającego na jednego członka

rodziny ze wskazaniem ile osób i w jakim wieku składa się na

rodzinę pracownika (tak np. w uzasadnieniu do wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia

7 sierpnia 2014 r. sygn. akt: III AUA 2028/13)

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Na co zwracać uwagę tworząc/poprawiając regulamin ZFŚS

✔ Czy oświadczenie jest podstawową formą ubiegania się o świadczenia?

✔ Czy oświadczenie zawiera tylko dane niezbędne do ustalenia wysokości

świadczenia?

✔ Czy oświadczenie zawiera szczegółowe zarobki członków rodziny,

czy jedynie sumaryczną kwotę oraz liczbę osób w rodzinie?

✔ Czy oświadczenie zawiera szczegółowe kwoty? Czy to konieczne?

Czy to możliwe, że wystarczające byłoby wskazanie progów

dochodów, zamiast konkretnych kwot?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Na co zwracać uwagę tworząc/poprawiając regulamin ZFŚS

✔ Czy przedkładanie innych dokumentów następuje dopiero w przypadku

wątpliwości?

✔ Czy regulamin wspomina o tym, że w przypadku innych dokumentów,

nie dokonuje się kopii, a jedynie notatkę osoby odpowiedzialnej,

stwierdzającą poprawność stanu z oświadczenia?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Na co zwracać uwagę tworząc/poprawiając regulamin ZFŚS

✔ Czy regulamin wspomina o okresie przechowywania? Jeżeli tak, to czy

jest ten okres zgodny z aktualnymi przepisami (3 lata)?

✔ Czy regulamin wspomina o przeglądach danych? Jeżeli tak, to czy są

one zgodne z przepisami (co najmniej 1 raz w roku kalendarzowym)?

✔ Czy regulamin określa kto (nie z nazwiska oczywiście) dokonuje

przeglądów danych? Jeżeli tak, to czy ta osoba jest tego świadoma?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Na co zwracać uwagę tworząc/poprawiając regulamin ZFŚS

✔ Czy regulamin zawiera informację o konieczności pisemnego

upoważnienia dla osób przetwarzających dane ZFŚS, w tym dla

członków komisji itp.?

✔ Czy regulamin zawiera wzór takiego upoważnienia?

✔ Czy wzór upoważnienia uwzględnienia zakres przetwarzanych

danych, w tym w szczególności danych dotyczących zdrowia?

✔ Czy jest prowadzona ewidencja osób upoważnianych? Albo jako

oddzielna ewidencja, albo w ogólnej ewidencji osób upoważnionych

z zaznaczeniem, że ta osoba ma upoważnienie do danych szczególnych

kategorii (tzw. danych „wrażliwych”)

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Na co zwracać uwagę tworząc/poprawiając regulamin ZFŚS

✔ Czy regulamin zawiera informację o obowiązku dochowania tajemnicy

przez osoby upoważnione?

✔ Czy regulamin zawiera wzór oświadczenia (może być częścią

upoważnienia) o zobowiązaniu do zachowania tych danych

w tajemnicy?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

A co z obowiązkiem informacyjnym (tzw. „klauzulą informacyjną”)?

✔ Obowiązek z art. 13 (wobec osoby, od której dane zbieramy bezpośrednio)

realizujemy jak najbardziej.

✔ W przypadku pracowników – większość informacji jest im znana (a przepis

mówi, że informujemy tylko o rzeczach nieznanych), więc można ją

ograniczyć do zapisów dotyczących wyłącznie ZFŚS:

✔ Dane będą przetwarzane w celu określenia wysokości świadczeń socjalnych oraz

dopłat zgodnie z art. 8 ust. 1-2 ustawy z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu

świadczeń socjalnych (przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość

dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby

uprawnionej). (RODO art. 6.1.c oraz art. 9.2.b)

✔ Podanie danych jest dobrowolne, jednak jest warunkiem koniecznym uzyskania

świadczeń.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

A co z obowiązkiem informacyjnym (tzw. „klauzulą informacyjną”)?

✔ Obowiązek z art. 14 (wobec osoby, której dane zbieramy z innego źródła)

jest w mojej ocenie niepotrzebny.

✔ Nie mamy danych członków rodziny, za wyjątkiem ewentualnie ich

przychodów (a jeżeli Państwo pójdą za moim wzorem, to nawet bez

przychodów, a jedynie średni przychód na osobę lub wręcz widełki).

✔ Nie mamy ich imion i nazwisk ani adresów kontaktowych.

✔ Tak, możemy dedukować, że to ten sam adres, co osoby składającej, ale

nadal to dedukcja, a nie pewność prawna.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

A co z obowiązkiem informacyjnym (tzw. „klauzulą informacyjną”)?

✔ A co w przypadku pożyczek i żyrantów?

✔ Dane od żyrantów zbieramy bezpośrednio od nich, więc nie z art. 14,

a z art. 13 i tak – musimy wtedy zrealizować obowiązek

informacyjny. Najlepiej bezpośrednio na wniosku o pożyczkę.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

https://lobo.expert/