Przekazywanie akt do Przekazywanie akt do Archiwum UMKArchiwum UMK

Na podstawie Przepisów kancelaryjno-archiwalnych obowiązujących na UMK od 1

lutego 2005 roku.

mgr Paulina BunkowskaToruń 2012

Prezentacja obejmuje:Prezentacja obejmuje:

Zakres przekazywania Zakres przekazywania dokumentacji powstałej dokumentacji powstałej

na UMKna UMK

Zakres przekazywaniaZakres przekazywania

c.d. Zakres c.d. Zakres przekazywaniaprzekazywania

Np. Akta z 2005 r. będą przekazywane w 2009 r.

c.d. Zakres przekazywaniac.d. Zakres przekazywania

Tryb przekazywania Tryb przekazywania dokumentacjidokumentacji

Przygotowanie akt Przygotowanie akt do przekazaniado przekazania

Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50

1. Przełożenie akt z segregatorów do teczek papierowych (najlepiej bezkwasowych)

Przygotowanie akt do Przygotowanie akt do przekazaniaprzekazania

Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50

2. Prawidłowe opisanie teczki, zgodnie z wymogami instrukcji

c.d. Przygotowanie akt do c.d. Przygotowanie akt do przekazaniaprzekazania

Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50

Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu

Dział Nauki

Pieczątka nagłówkowa

komórki/jednostki

Kat. ADN-610

Granty KBN

2001-2006

Kategoria archiwalna

Znak teczki: symbol komórki/jednostki

(DN)- symbol klasyfikacyjny z

wykazu akt (610)

Tytuł teczki

Daty skrajne

3. Dołączenie na początek spisu spraw (patrz: formularze i wzory)

c.d. Przygotowanie akt do c.d. Przygotowanie akt do przekazaniaprzekazania

Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50

c.d. Przygotowanie akt do c.d. Przygotowanie akt do przekazaniaprzekazania

Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50Dokumentacja kat. A, B-50 i BE 25-50

1DN-610-1/01

4. Ułożenie spraw w kolejności numerów ze spisów spraw oraz pisma chronologicznie w każdej ze spraw

DN-610-2/01

DN-610-3/01

c.d. Przygotowanie akt do c.d. Przygotowanie akt do przekazaniaprzekazania

Dokumentacja kat. ADokumentacja kat. A

6. W przypadku akt kat. A ponumerowanie wszystkich zapisanych kart (tzw. paginacja), a na wewnętrznej stronie teczki zapisanie liczby kart znajdujących się w teczce oraz usunięcie części metalowych (zszywek, spinaczy itp.), koszulek.

1

2

3

Niniejsza teczka zawiera

3 karty

2.03.2012 Jan Kowalski

c.d. Przygotowanie akt do c.d. Przygotowanie akt do przekazaniaprzekazania

Dokumentacja kat. ADokumentacja kat. A

9. Ułożenie teczek w kolejności symboli z wykazu akt i ponumerowanie teczek zgodnie ze spisem zdawczo-odbiorczym

Przygotowanie akt do przekazaniaPrzygotowanie akt do przekazaniaDokumentacja kat. ADokumentacja kat. A

UMKDział NaukiDN-610 Kat. AGranty KBN2001-2004

UMKDział NaukiDN-6150 Kat. AStypendia na pisanie monografii

2001-2004

UMKDział NaukiDN-63 Kat. ABadania naukowe wspólnie z

instytucjami naukowymi

zagranicznymi2001-2004

1 2 3

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ........ Dział Nauki

Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej

Lp.

Znak teczki

Tytuł teczki lub tomu Daty

skrajne od-do

Kat. akt

Liczba teczek

Miejsce przechow.

akt w składnicy

Data zniszczenia

lub przekazania do archiwum

1 2 3 4 5 6 7 8

1 DN- 610 Granty KBN

2001-2004

A 1

2 DN-6150 Stypendia na pisanie monografii

2001-2004

A 1

3 DN-63

Badania naukowe wspólnie z instytucjami naukowymi zagranicznymi

2001-2004

A 1

Pieczątka i podpis Pieczątka i podpis sporządzającego spis: Kierownik Komórki/jednostki organizacyjnej …………………………….. ………………………………..

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ........ Dział Nauki

Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej

Lp.

Znak teczki

Tytuł teczki lub tomu Daty

skrajne od-do

Kat. akt

Liczba teczek

Miejsce przechow.

akt w składnicy

Data zniszczenia

lub przekazania do archiwum

1 2 3 4 5 6 7 8

1 DN- 610

Granty KBN

2001-2004

A 1

2 DN-6150

Stypendia na pisanie monografii

2001-2004

A 1

3 DN-63 Badania naukowe wspólnie z instytucjami naukowymi zagranicznymi

2001-2004

A 1

Pieczątka i podpis Pieczątka i podpis sporządzającego spis: Kierownik Komórki/jednostki organizacyjnej …………………………….. ………………………………..

Potwierdzenie przyjęcia przez pracownika Archiwum UMK

(data i podpis)) ……………………………………………….

Uwierzytelnienie spisów zdawczo-Uwierzytelnienie spisów zdawczo-odbiorczychodbiorczych

Nr nadaje Archiwum UMK

Przygotowanie akt Przygotowanie akt do przekazaniado przekazania

Dokumentacja kat. B(powyżej B-5)

1. Przełożenie akt z segregatorów do teczek papierowych

Przygotowanie akt do przekazaniaPrzygotowanie akt do przekazaniaDokumentacja kat. B (powyżej B-5)Dokumentacja kat. B (powyżej B-5)

2. Prawidłowe opisanie teczek, zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej

Przygotowanie akt do przekazaniaPrzygotowanie akt do przekazaniaDokumentacja kat. B (powyżej B-5)Dokumentacja kat. B (powyżej B-5)

Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu

Dział Zaopatrzenia i Transportu

Pieczątka nagłówkowa komórki/jednostki

Kat. B-10DZT-244

Dokumentacja techniczna maszyn i

urządzeń

2001-2004

Kategoria archiwalna

Znak teczki: symbol komórki/jednostki (DZT) - symbol klasyfikacyjny

z wykazu akt (244)

Tytuł teczki

Daty skrajne

3. Dołączenie na początek spisu spraw (patrz: formularze i wzory)

c.d. Przygotowanie akt do przekazaniac.d. Przygotowanie akt do przekazaniaDokumentacja kat. B (powyżej B-5)Dokumentacja kat. B (powyżej B-5)

c.d. Przygotowanie akt do przekazaniac.d. Przygotowanie akt do przekazaniaDokumentacja kat. B (powyżej B-5)Dokumentacja kat. B (powyżej B-5)

1DZT-241-1/01

4. Ułożenie spraw w kolejności numerów ze spisów spraw

DZT-241-2/01

DZT-241-3/01

9. Ułożenie teczek w kolejności symboli z wykazu akt i ponumerowanie teczek zgodnie ze spisem zdawczo-odbiorczym

Przygotowanie akt do przekazaniaPrzygotowanie akt do przekazaniaDokumentacja kat. B (powyżej B5)Dokumentacja kat. B (powyżej B5)

UMKDział Zaopatrzenia i

TransportuDZT-241

Kat. B5

Zaopatrzenie2001-2004

UMKDział Zaopatrzenia i

TransportuDZT-244 Kat.

B10

Dokumentacja techniczna

maszyn i urządzeń2001-2004

UMKDział Zaopatrzenia i

TransportuDZT-25 Kat.

BE5

Źródła zaopatrzenia2001-2004

1 2 3

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ........ Dział Zaopatrzenia i Transportu

Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej

Lp.

Znak teczki

Tytuł teczki lub tomu Daty

skrajne od-do

Kat. akt

Liczba teczek

Miejsce przechow.

akt w składnicy

Data zniszczenia

lub przekazania do archiwum

1 2 3 4 5 6 7 8

1 DZT- 241

Zaopatrzenie 2001-2004

B5 1

2 DZT-244

Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń

2001-2004

B10 1

3 DZT-25 Źródła zaopatrzenia 2001-2004

BE5 1

Pieczątka i podpis Pieczątka i podpis sporządzającego spis: Kierownik Komórki/jednostki organizacyjnej …………………………….. ………………………………..

Ewidencja przekazywanej Ewidencja przekazywanej dokumentacjidokumentacji

Ewidencja Materiały archiwalne

(kat. A)

Dokumentacja niearchiwalna

(Kat. B)

Spisy zdawczo-odbiorcze

4 egz. 3 egz.

Oddzielnie dla kat. A i B

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ........ Dział Zaopatrzenia i Transportu

Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej

Lp.

Znak teczki

Tytuł teczki lub tomu Daty

skrajne od-do

Kat. akt

Liczba teczek

Miejsce przechow.

akt w składnicy

Data zniszczenia

lub przekazania do archiwum

1 2 3 4 5 6 7 8

1 DZT- 241

Zaopatrzenie 2001-2004

B5 1

2 DZT-244

Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń

2001-2004

B10 1

3 DZT-25 Źródła zaopatrzenia

2001-2004

BE5 1

Pieczątka i podpis Pieczątka i podpis sporządzającego spis: Kierownik Komórki/jednostki organizacyjnej …………………………….. ………………………………..

Potwierdzenie przyjęcia przez pracownika Archiwum UMK

(data i podpis)) ……………………………………………….

Uwierzytelnienie spisów zdawczo-Uwierzytelnienie spisów zdawczo-odbiorczychodbiorczych

Nr nadaje Archiwum UMK

Służymy pomocąSłużymy pomocą

E-mail: archiwum@umk.plE-mail: archiwum@umk.pl

…Koniec