PrzechowywaniPrzechowywanie Pism e Pism

Prowadzenie archiwum polega Prowadzenie archiwum polega na:na:

•Celowym przechowywaniu aktCelowym przechowywaniu akt•Przechowywaniu akt w sposób Przechowywaniu akt w sposób

umożliwiający ich szybkie i łatwe umożliwiający ich szybkie i łatwe odnalezienie oraz ponowne odnalezienie oraz ponowne odłożenie na miejsce odłożenie na miejsce przechowywaniaprzechowywania..

Archiwum pełni rolę:Archiwum pełni rolę:

• Źródła informacjiŹródła informacji

• Źródła materiałów Źródła materiałów dokumentacyjnychdokumentacyjnych

• Źródła materiałów dowodowychŹródła materiałów dowodowych

• Przechowywania akt, narzuconych Przechowywania akt, narzuconych przez prawo.przez prawo.

Przechowywanie akt Przechowywanie akt bieżącychbieżącychAkta spraw bieżących mogą być przechowywane Akta spraw bieżących mogą być przechowywane

w:w:

• Archiwum osobistymArchiwum osobistym-przechowuje się akta -przechowuje się akta wszystkich spraw bieżącychwszystkich spraw bieżących

• Archiwum wydziałowymArchiwum wydziałowym-zakłada się w celu -zakłada się w celu ułatwienia dostępu do aktułatwienia dostępu do akt

• Archiwum centralnymArchiwum centralnym-tworzy się w dużych -tworzy się w dużych przedsiębiorstwach o dużej liczbie wydziałówprzedsiębiorstwach o dużej liczbie wydziałów

• Archiwum akt tajnychArchiwum akt tajnych-przechowywane są akta -przechowywane są akta zawierająca tajne czy poufne informacjezawierająca tajne czy poufne informacje

• Struktury organizacyjnejStruktury organizacyjnej-akta -akta gromadzone są zgodnie ze strukturą gromadzone są zgodnie ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwaorganizacyjną przedsiębiorstwa

• Rodzajów działań przedsiębiorstwaRodzajów działań przedsiębiorstwa--akta przechowywane są według działań akta przechowywane są według działań wykonywanych przez przedsiębiorstwo wykonywanych przez przedsiębiorstwo np. produkcja, sprzedaż, reklamanp. produkcja, sprzedaż, reklama

• Nazwisk i nazwNazwisk i nazw-akta segreguje się -akta segreguje się według akt poszczególnych klientówwedług akt poszczególnych klientów

• Struktury organizacyjnejStruktury organizacyjnej-akta -akta gromadzone są zgodnie ze strukturą gromadzone są zgodnie ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwaorganizacyjną przedsiębiorstwa

• Rodzajów działań przedsiębiorstwaRodzajów działań przedsiębiorstwa--akta przechowywane są według działań akta przechowywane są według działań wykonywanych przez przedsiębiorstwo wykonywanych przez przedsiębiorstwo np. produkcja, sprzedaż, reklamanp. produkcja, sprzedaż, reklama

• Nazwisk i nazwNazwisk i nazw-akta segreguje się -akta segreguje się według akt poszczególnych klientówwedług akt poszczególnych klientów

• Grup zawodowychGrup zawodowych-możemy przechowywać -możemy przechowywać korespondencję przedsiębiorstwakorespondencję przedsiębiorstwa

• Podziału geograficznegoPodziału geograficznego-możemy -możemy wykorzystywać numer kodu pocztowego który wykorzystywać numer kodu pocztowego który służy jako oznakowanie informacji danego służy jako oznakowanie informacji danego terenuterenu

• DatDat-akta układamy zgodnie z porządkiem -akta układamy zgodnie z porządkiem chronologicznym czyli według dat którymi chronologicznym czyli według dat którymi zostały opatrzonezostały opatrzone

• NumerówNumerów-pismom lub aktom nadaje się -pismom lub aktom nadaje się określony numerokreślony numer

Sposoby przechowywania Sposoby przechowywania akt:akt:• Układ pionowyUkład pionowy-akta przechowywane są w -akta przechowywane są w

szufladach. Dostęp do nich jest wyłącznie szufladach. Dostęp do nich jest wyłącznie z góry, bo zawieszone są jedne za z góry, bo zawieszone są jedne za drugimidrugimi

• Układ bocznyUkład boczny-akta zawieszone są lub -akta zawieszone są lub umieszczone na półkach w pozycji umieszczone na półkach w pozycji pionowej jedne obok drugichpionowej jedne obok drugich

• Układ poziomyUkład poziomy-akta układane są jedne na -akta układane są jedne na drugich. Układ ten jest niewygodny do drugich. Układ ten jest niewygodny do przechowywania dużej ilościprzechowywania dużej ilości