Program „Horyzont 2020”ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/... · Wersja Data...

Zastrzeżenie prawne Niniejszy dokument został sporządzony w celu udzielenia wsparcia wnioskodawcom ubiegającym się o finansowanie w ramach programu „Horyzont 2020”. Zawiera on pełny zakres przepisów, które mogą mieć zastosowanie do tego rodzaju umowy o udzielenie dotacji, i pełni funkcję wyłącznie informacyjną. Prawnie wiążącą umową o udzielenie dotacji będzie umowa podpisana przez strony każdego działania.

Program „Horyzont 2020”

Ogólny wzór umowy o udzielenie dotacji jednemu beneficjentowi

(H2020 Ogólny wzór umowy o udzielenie dotacji jednemu beneficjentowi)

Wersja 4.0 27 lutego 2017 r.

Nr umowy o udzielenie dotacji: [wstawić numer] [wstawić akronim] [wstawić identyfikator zaproszenia]

H2020 Wzory umów o udzielenie dotacji: H2020 Ogólny wzór umowy o udzielenie dotacji jednemu beneficjentowi: v4.0 – 27.02.2017

2

HISTORIA ZMIAN

Wersja Data publikacji Zmiany

1.0 11.12.2013 Wersja pierwotna

2.0 i 2.1 1.10.2014

1.10.2015

Poniżej przedstawiono główne zmiany w stosunku do wersji 1 wzoru umowy o udzielenie dotacji:

− art. 20.6 „Waluta na potrzeby sprawozdań finansowych i przeliczania na euro”: umożliwiono beneficjentom prowadzącym rachunki w walutach innych niż euro przeliczanie na euro wszelkich poniesionych kosztów, niezależnie od waluty, w jakiej zostały one poniesione (podobnie jak w przypadku projektów 7PR);

− art. 21.2 „Płatność zaliczkowa – Kwota – Kwota zatrzymana na potrzeby funduszu gwarancyjnego”: umożliwiono konsorcjum korzystanie z płatności zaliczkowej na wcześniejszym etapie, tj. 10 dni przed datą rozpoczęcia działania;

− art. 38.1.2 „Informacje na temat finansowania ze środków unijnych – Obowiązek i prawo wykorzystywania emblematu UE”: zapewniono lepsze wyeksponowanie finansowania unijnego w odniesieniu do wszelkich form działalności w zakresie komunikacji dotyczącej wszelkich wykorzystywanych urządzeń i elementów infrastruktury oraz znaczących wyników działania H2020.

Z innymi pomniejszymi zmianami redakcyjnymi i korektami błędów pisarskich można zapoznać się w wersji z zaznaczonymi zmianami.

3.0 20.07.2016 Poniżej przedstawiono główne zmiany w stosunku do wersji 2.1 wzoru umowy o udzielenie dotacji:

− art. 4.2 Przesunięcia budżetowe: zwiększono elastyczność budżetową, przyznając beneficjentom możliwość przesuwania środków między różnymi kategoriami kosztów należących do kategorii budżetowej bezpośrednich kosztów personelu, bez konieczności wprowadzania zmiany do umowy o udzielenie dotacji, nawet jeśli nie przewidzieli oni danej kategorii kosztów w załączniku 2;

− art. 6.2.A Bezpośrednie koszty personelu: uwzględniono w większym stopniu zwyczajową praktykę księgowania kosztów przez beneficjentów, umożliwiając im obliczanie stawki godzinowej nie tylko w rozliczeniu całorocznym, ale również w rozliczeniu miesięcznym;

− art. 20.3 Raporty okresowe – Wnioski o płatności okresowe: raport merytoryczny przedkładany przez koordynatora musi zawierać również informacje o działalności w zakresie komunikacji;

− art. 34.1 Obowiązek przestrzegania zasad etyki i rzetelności w badaniach naukowych: w artykule tym podkreślono znaczenie standardów rzetelności w badaniach naukowych, do których muszą stosować się beneficjenci;

− art. 34.2 Działalność wzbudzająca wątpliwości natury etycznej:

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-gga-mono_v1.0_en.pdf



http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/mga/gga/h2020-mga-gga-mono_track-v2.0-2.1_en.doc




3

uproszczono obowiązki beneficjentów dotyczące powiadamiania o kwestiach z zakresu etyki przed rozpoczęciem działalności wzbudzającej wątpliwości natury etycznej;

− art. 36.1 Ogólny obowiązek zachowania poufności: pracownikom Komisji/Agencji oraz innym instytucjom i organom unijnym przyznano szerszy dostęp do informacji poufnych;

− art. 50.3 Rozwiązanie umowy lub zakończenie uczestnictwa co najmniej jednego beneficjenta następujące z inicjatywy Komisji/Agencji: Komisja/Agencja może zakończyć uczestnictwo beneficjenta, jeżeli nie przedłożył on wniosku o wprowadzenie zmiany do umowy o udzielenie dotacji w celu zakończenia uczestnictwa powiązanej z nim osoby trzeciej, która znajduje się w tej samej sytuacji, co beneficjent, którego uczestnictwo może zostać zakończone. Przykładowo powiązana osoba trzecia ogłosiła upadłość.


4.0 27.02.2017 Poniżej przedstawiono główne zmiany w stosunku do wersji 3.0 wzoru umowy o udzielenie dotacji:

− art. 6.2 pkt A „Bezpośrednie koszty personelu”

− art. 6.2 pkt A.2 „Koszty dotyczące osób fizycznych pracujących na rzecz beneficjenta na podstawie bezpośredniej umowy”

− art. 6.2 pkt D.5 „Bezpośrednie koszty fakturowanewewnętrznie”

− art. 6.2 pkt E „Koszty pośrednie”

− nowy art. 14a „Realizacja zadań związanych z działaniem przez partnerów międzynarodowych”

− art. 52.1 „Forma i środki komunikacji”


http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/mga/gga/h2020-mga-gga-mono_track-v2.1-v3.0_en.doc

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/mga/gga/h2020-mga-gga-mono_track-v3.0-v4.0_en.doc



4

OGÓLNY WZÓR UMOWY O UDZIELENIE DOTACJI W RAMACH PROGRAMU „HORYZONT 2020”1

(H2020 OGÓLNY WZÓR UMOWY O UDZIELENIE DOTACJI JEDNEMU BENEFICJENTOWI)

Przypisy zaznaczone na niebiesko nie pojawią się w tekście wygenerowanym przez system informatyczny na potrzeby podpisu (ponieważ stanowią one jedynie instrukcje wewnętrzne).

Tekst wyróżniony szarą czcionką oznacza, że tekst, który znajduje się w H2020 ogólnym wzorze umowy o udzielenie dotacji więcej niż jednemu beneficjentowi, nie ma zastosowania do niniejszej umowy.

W odniesieniu do opcji [zapisanych kursywą w nawiasach kwadratowych]: w systemie informatycznym należy wybrać opcję mającą zastosowanie do umowy. Opcje, które nie zostaną wybrane, automatycznie znikną lub pojawią się z informacją „nie dotyczy”. Wybrane opcje wyświetlą się jako tekst wyróżniony kursywą bez nawiasów i bez tytułu „opcja” (aby umożliwić beneficjentom szybkie zauważenie, że zastosowanie ma szczegółowa reguła).

W odniesieniu do pól zaznaczonych na [szaro, w nawiasach kwadratowych] (nawet jeśli pojawiają się jako część opcji, jak określono w poprzednim punkcie): w systemie informatycznym należy wprowadzić odpowiednie dane.

System informatyczny wygeneruje arkusz potwierdzający wybrane opcje i wprowadzone dane.

UMOWA O UDZIELENIE DOTACJI

NUMER [wstawić numer] – [wstawić akronim] Niniejsza umowa („umowa”) zostaje zawarta między następującymi stronami: z jednej strony, [OPCJA 1: Unią Europejską („UE”), reprezentowaną przez Komisję Europejską („Komisja”)2,]

1 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1291/2013 z dnia 11 grudnia 2013 r.

ustanawiające „Horyzont 2020” – program ramowy w zakresie badań naukowych i innowacji (2014–2020) („rozporządzenie (UE) nr 1291/2013 w sprawie programu ramowego H2020”) (Dz.U. L 347 z 20.12.2013, s. 104).

2 Tekst wyróżniony kursywą przedstawia opcje do wyboru we wzorze umowy o udzielenie dotacji, które mają zastosowanie do niniejszej umowy.

KOMISJA EUROPEJSKA DG/AGENCJA WYKONAWCZA [Dyrekcja] [Dział][Dyrektor]



5

[OPCJA 2: Europejską Wspólnotą Energii Atomowej („Euratom”), reprezentowaną przez Komisję Europejską („Komisja”)3,] [OPCJA 3: [Agencją Wykonawczą ds. Badań Naukowych (REA)] [Agencją Wykonawczą Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (ERCEA)] [Agencją Wykonawczą ds. Innowacyjności i Sieci (INEA)] [Agencją Wykonawczą ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw (EASME)] („Agencja”), na mocy uprawnień przekazanych przez Komisję Europejską („Komisja”)4,] reprezentowaną do celów podpisania niniejszej umowy przez [[stanowisko, [Dyrekcja Generalna, dyrekcja, dział] [departament]], [imię i nazwisko],5 oraz z drugiej strony, „beneficjentem”: [pełna nazwa oficjalna (nazwa skrócona)], z siedzibą w [pełny oficjalny adres], [OPCJA w przypadku beneficjentów będących płatnikami VAT: numer VAT [wpisać numer VAT]],[OPCJA w przypadku beneficjentów nieotrzymujących finansowania ze środków unijnych: jako „beneficjentem nieotrzymującym finansowania ze środków unijnych” (zob. art. 9),] reprezentowanym do celów podpisania niniejszej umowy przez [stanowisko, imię i nazwisko]. Powyższe strony wyraziły zgodę na zawarcie umowy na określonych poniżej warunkach. Podpisując umowę, beneficjent przyjmuje dotację i wyraża zgodę na wykorzystanie dotacji na własną odpowiedzialność i zgodnie z umową, w tym z wszystkimi określonymi w niej obowiązkami i warunkami. W skład umowy wchodzą: Warunki Załącznik 1 Opis działania Załącznik 2 Szacunkowy budżet działania

2a Dodatkowe informacje na temat szacunkowego budżetu

3 Tekst wyróżniony kursywą przedstawia opcje do wyboru we wzorze umowy o udzielenie dotacji, które mają

zastosowanie do niniejszej umowy. 4 Tekst wyróżniony kursywą przedstawia opcje do wyboru we wzorze umowy o udzielenie dotacji, które mają

zastosowanie do niniejszej umowy. 5 Osoba reprezentująca Komisję/Agencję musi być urzędnikiem zatwierdzającym (delegowanym lub

subdelegowanym) wyznaczonym zgodnie z dokumentem 60008 z 22.02.2001 r. „Ustanowienie karty urzędników zatwierdzających” („Mise en place de la Charte des ordonnateurs”).



6

Załącznik 3 Nie dotyczy

[OPCJA stosowana jeżeli zastosowanie ma art. 14 oraz [Komisja][Agencja] zwróciły się o zastosowanie odpowiedzialności solidarnej: 3a Oświadczenie o odpowiedzialności solidarnej powiązanych osób trzecich]

Załącznik 4 Wzór sprawozdania finansowego Załącznik 5 Wzór świadectwa kontroli sprawozdania finansowego Załącznik 6 Wzór świadectwa kontroli metodyki



7

WARUNKI

SPIS TREŚCI

ROZDZIAŁ 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE ..................................................................................... 15 ARTYKUŁ 1 – PRZEDMIOT UMOWY ............................................................................................ 15

ROZDZIAŁ 2 DZIAŁANIE.................................................................................................................... 15 ARTYKUŁ 2 – DZIAŁANIE, KTÓRE MA ZOSTAĆ ZREALIZOWANE [– DOTACJA

UZUPEŁNIAJĄCA] [– WSPÓLNIE FINANSOWANE DZIAŁANIE] ............................... 15

ARTYKUŁ 3 – OKRES REALIZACJI I DATA ROZPOCZĘCIA DZIAŁANIA .............................. 15

ARTYKUŁ 4 – SZACUNKOWY BUDŻET I PRZESUNIĘCIA BUDŻETOWE .............................. 15

4.1 Szacunkowy budżet .......................................................................................................... 15

4.2 Przesunięcia budżetowe .................................................................................................... 16

ROZDZIAŁ 3 DOTACJA ....................................................................................................................... 16 ARTYKUŁ 5 – KWOTA DOTACJI, FORMA DOTACJI, STAWKI ZWROTU ORAZ

KATEGORIE KOSZTÓW ............................................................................................... 16

5.1 Maksymalna kwota dotacji ............................................................................................... 16

5.2 Forma dotacji, stawki zwrotu oraz kategorie kosztów ...................................................... 16

5.3 Ostateczna kwota dotacji – Obliczanie ............................................................................. 18

5.4 Skorygowana ostateczna kwota dotacji – Obliczanie ....................................................... 20

ARTYKUŁ 6 – KOSZTY KWALIFIKOWALNE I NIEKWALIFIKOWALNE ................................ 21

6.1 Ogólne warunki kwalifikowalności kosztów .................................................................... 21

6.2 Szczegółowe warunki kwalifikowalności kosztów ........................................................... 22

6.3 Warunki kwalifikowalności kosztów powiązanych osób trzecich .................................... 32

6.4 Warunki kwalifikowalności wkładów niepieniężnych przekazanych przez osoby trzecie nieodpłatnie ........................................................................................................... 32

6.5 Koszty niekwalifikowalne ................................................................................................ 32

6.6 Skutki deklarowania kosztów niekwalifikowalnych ......................................................... 33

ROZDZIAŁ 4 PRAWA I OBOWIĄZKI STRON ................................................................................ 33

SEKCJA 1 PRAWA I OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ DZIAŁANIA .................. 33 ARTYKUŁ 7 – OGÓLNY OBOWIĄZEK PRAWIDŁOWEJ REALIZACJI DZIAŁANIA .............. 33

7.1 Ogólny obowiązek prawidłowej realizacji działania ........................................................ 33

7.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków ......................................................................... 34

ARTYKUŁ 8 — ZASOBY NA POTRZEBY REALIZACJI DZIAŁANIA — OSOBY TRZECIE UCZESTNICZĄCE W DZIAŁANIU .............................................................................. 34

ARTYKUŁ 9 – REALIZACJA ZADAŃ ZWIĄZANYCH Z DZIAŁANIEM PRZEZ BENEFICJENTA NIEOTRZYMUJĄCEGO FINANSOWANIA ZE ŚRODKÓW UNIJNYCH ...................................................................................................................... 34

[OPCJA 2 stosowana, jeżeli beneficjent nie otrzymuje finansowania ze środków unijnych, ale posiada powiązaną osobę trzecią otrzymującą finansowanie ze środków unijnych: 9.1 Zasady realizacji zadań związanych z działaniem przez beneficjenta nieotrzymującego finansowania ze środków unijnych ...................................................... 34



8

9.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków ........................................................................... 35

ARTYKUŁ 10 – ZAKUP TOWARÓW, ROBÓT LUB USŁUG ........................................................ 35

10.1 Zasady zakupu towarów, robót lub usług ......................................................................... 35


ARTYKUŁ 11 – KORZYSTANIE Z WKŁADÓW NIEPIENIĘŻNYCH PRZEKAZYWANYCH ODPŁATNIE PRZEZ OSOBY TRZECIE ....................................................................... 36

11.1 Zasady korzystania z wkładów niepieniężnych przekazywanych odpłatnie ..................... 36


ARTYKUŁ 12 – KORZYSTANIE Z WKŁADÓW NIEPIENIĘŻNYCH PRZEKAZYWANYCH NIEODPŁATNIE PRZEZ OSOBY TRZECIE ................................................................ 37

12.1 Zasady korzystania z wkładów niepieniężnych przekazywanych nieodpłatnie ................ 37


ARTYKUŁ 13 – REALIZACJA ZADAŃ ZWIĄZANYCH Z DZIAŁANIEM PRZEZ PODWYKONAWCÓW ................................................................................................... 38

13.1 Zasady zlecania podwykonawstwa zadań związanych z działaniem ................................ 38


ARTYKUŁ 14 – REALIZACJA ZADAŃ ZWIĄZANYCH Z DZIAŁANIEM PRZEZ POWIĄZANE OSOBY TRZECIE ................................................................................... 41

[OPCJA 1: 14.1 Zasady zlecania powiązanym osobom trzecim realizacji części działania ...... 41


ARTYKUŁ 14a – REALIZACJA ZADAŃ ZWIĄZANYCH Z DZIAŁANIEM PRZEZ PARTNERÓW MIĘDZYNARODOWYCH .................................................................... 42

[OPCJA 1: 14a.1 Zasady zlecania partnerom międzynarodowym realizacji części działania ....... 42

14a.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków ............................................................................... 43

ARTYKUŁ 15 – WSPARCIE FINANSOWE NA RZECZ OSÓB TRZECICH ................................. 43

15.1 Zasady zapewniania wsparcia finansowego osobom trzecim ........................................... 43

15.2 Wsparcie finansowe w postaci nagród .............................................................................. 44


ARTYKUŁ 16 – ZAPEWNIANIE PONADNARODOWEGO LUB WIRTUALNEGO DOSTĘPU DO INFRASTRUKTURY BADAWCZEJ .................................................... 45

16.1 Zasady zapewniania ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej ................. 45

16.2 Zasady zapewniania wirtualnego dostępu do infrastruktury badawczej ........................... 47


SEKCJA 2 PRAWA I OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z ZARZĄDZANIEM DOTACJĄ .............. 48 ARTYKUŁ 17 – OGÓLNY OBOWIĄZEK UDZIELANIA INFORMACJI ...................................... 48

17.1 Ogólny obowiązek przedstawiania informacji na żądanie ................................................ 48

17.2 Obowiązek aktualizacji informacji oraz informowania o wydarzeniach i okolicznościach, które mogą mieć wpływ na realizację umowy ...................................... 48


ARTYKUŁ 18 – PRZECHOWYWANIE EWIDENCJI – DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE .... 49

18.1 Obowiązek przechowywania ewidencji i innych dokumentów potwierdzających ........... 49



9


ARTYKUŁ 19 – DOSTARCZANIE REZULTATÓW ....................................................................... 51

19.1 Obowiązek dostarczenia rezultatów ................................................................................. 51


ARTYKUŁ 20 – SPRAWOZDAWCZOŚĆ – WNIOSKI O PŁATNOŚĆ .......................................... 51

20.1 Obowiązek przedkładania raportów ................................................................................. 51

20.2 Okresy sprawozdawcze .................................................................................................... 52

20.3 Raporty okresowe – Wnioski o płatności okresowe ......................................................... 52

20.4 Raport końcowy – Wniosek o płatność salda końcowego ................................................ 54

20.5 Informacje na temat łącznych poniesionych wydatków ................................................... 54

20.6 Waluta na potrzeby sprawozdań finansowych i przeliczania na euro ............................... 55

20.7 Język raportów .................................................................................................................. 55


ARTYKUŁ 21 – PŁATNOŚCI I UREGULOWANIA DOTYCZĄCE PŁATNOŚCI ........................ 55

21.1 Dokonywane płatności ...................................................................................................... 55

21.2 Płatność zaliczkowa – Kwota – Kwota zatrzymana na potrzeby funduszu gwarancyjnego .................................................................................................................. 56

21.3 Płatności okresowe – Kwota – Obliczanie ........................................................................ 56

21.4 Płatność salda końcowego – Kwota – Obliczanie –Uwolnienie kwoty zatrzymanej na potrzeby funduszu gwarancyjnego ................................................................................... 57

21.5 Powiadomienie o należnych kwotach ............................................................................... 58

21.6 Waluta płatności ............................................................................................................... 58

21.7 Płatności na rzecz beneficjenta ......................................................................................... 58

21.8 Rachunek bankowy do dokonywania płatności ................................................................ 58

21.9 Koszty przelewów płatniczych ......................................................................................... 59

21.10 Termin płatności ............................................................................................................... 59


ARTYKUŁ 22 – KONTROLE, PRZEGLĄDY, AUDYTY I DOCHODZENIA – PRZENIESIENIE USTALEŃ NA INNE DOTACJE ...................................................... 60

22.1 Kontrole, przeglądy i audyty prowadzone przez [Agencję i] Komisję ............................. 60

22.2 Dochodzenia prowadzone przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) ....................................................................................................... 62

22.3 Kontrole i audyty prowadzone przez Europejski Trybunał Obrachunkowy (ETO) .......... 62

22.4 Kontrole, przeglądy, audyty i dochodzenia w przypadku organizacji międzynarodowych ........................................................................................................... 63

22.5 Skutki związane z ustaleniami w wyniku kontroli, przeglądów, audytów i dochodzeń – Przeniesienie ustaleń na inne dotacje ............................................................................. 63


ARTYKUŁ 23 – OCENA WPŁYWU DZIAŁANIA .......................................................................... 65

23.1 Prawo do oceny wpływu działania ................................................................................... 65




10

SEKCJA 3 PRAWA I OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z ISTNIEJĄCĄ WIEDZĄ I WYNIKAMI .................................................................................................................... 66

PODSEKCJA 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE ............................................................................... 66

ARTYKUŁ 23a – ZARZĄDZANIE WŁASNOŚCIĄ INTELEKTUALNĄ ....................................... 66

23a.1 Obowiązek podjęcia działań w celu wykonania zalecenia Komisji w sprawie zarządzania własnością intelektualną w ramach działań związanych z transferem wiedzy ............................................................................................................................... 66

23a.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków ......................................................................... 66

PODSEKCJA 2 PRAWA I OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z ISTNIEJĄCĄ WIEDZĄ ....................... 67

ARTYKUŁ 24 – UMOWA W SPRAWIE ISTNIEJĄCEJ WIEDZY .................................................. 67


ARTYKUŁ 25 – PRAWA DOSTĘPU DO ISTNIEJĄCEJ WIEDZY ................................................. 67

25.1 Korzystanie z praw dostępu – Zrzeczenie się praw dostępu –Zakaz udzielania sublicencji ......................................................................................................................... 67

25.2 Prawa dostępu dla pozostałych beneficjentów do celów realizacji ich własnych zadań w ramach działania ........................................................................................................... 68

25.3 Prawa dostępu dla pozostałych beneficjentów do celów wykorzystania ich własnych wyników ........................................................................................................................... 68

25.4 Prawa dostępu dla podmiotów powiązanych .................................................................... 68

25.5 Prawa dostępu dla osób trzecich ....................................................................................... 68


PODSEKCJA 3 PRAWA I OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z WYNIKAMI ......................................... 68

ARTYKUŁ 26 – WŁASNOŚĆ WYNIKÓW ....................................................................................... 68

26.1 Prawo własności beneficjenta, który uzyskał wyniki ....................................................... 68

26.2 Współwłasność beneficjentów .......................................................................................... 68

26.3 Prawa osób trzecich (w tym personelu) ............................................................................ 69

26.4 Przejęcie własności przez [UE][Euratom][Agencję] w celu ochrony wyników ............. 69


ARTYKUŁ 27 – OCHRONA WYNIKÓW – EKSPONOWANIE INFORMACJI O FINANSOWANIU ZE ŚRODKÓW UNIJNYCH ........................................................... 70

27.1 Obowiązek ochrony wyników .......................................................................................... 70

27.2 Przejęcie własności przez [UE][Euratom][Agencję] w celu ochrony wyników .............. 71

27.3 Informacje na temat finansowania ze środków unijnych .................................................. 71


ARTYKUŁ 28 – WYKORZYSTANIE WYNIKÓW .......................................................................... 71

28.1 Obowiązek wykorzystywania wyników ........................................................................... 71

28.2 Wyniki, które mogą wpłynąć na normy europejskie lub międzynarodowe – Informacje na temat finansowania ze środków unijnych .................................................. 72


ARTYKUŁ 29 – UPOWSZECHNIANIE WYNIKÓW – SWOBODNY DOSTĘP – EKSPONOWANIE INFORMACJI O FINANSOWANIU ZE ŚRODKÓW UNIJNYCH ...................................................................................................................... 72



11

29.1 Obowiązek upowszechniania wyników ............................................................................ 72

29.2 Swobodny dostęp do publikacji naukowych ..................................................................... 73

29.3 Swobodny dostęp do danych naukowych ......................................................................... 74

29.4 Informacje na temat finansowania ze środków unijnych – Obowiązek i prawo wykorzystywania emblematu UE ..................................................................................... 75

29.5 Zastrzeżenie prawne wyłączające odpowiedzialność [Komisji][Agencji] ........................ 75


ARTYKUŁ 30 – PRZENIESIENIE WŁASNOŚCI WYNIKÓW I ICH UDOSTĘPNIANIE NA PODSTAWIE LICENCJI ................................................................................................. 75

30.1 Przeniesienie własności wyników .................................................................................... 75

30.2 Udzielanie licencji ............................................................................................................ 76

30.3 Prawo [Komisji][ Agencji] do zgłoszenia sprzeciwu wobec przeniesienia własności lub udzielenia licencji ....................................................................................................... 76


ARTYKUŁ 31 – PRAWA DOSTĘPU DO WYNIKÓW ..................................................................... 78

31.1 Korzystanie z praw dostępu – Zrzeczenie się praw dostępu –Zakaz udzielania sublicencji ......................................................................................................................... 78

31.2 Prawa dostępu dla pozostałych beneficjentów do celów realizacji ich własnych zadań w ramach działania ........................................................................................................... 78

31.3 Prawa dostępu dla pozostałych beneficjentów do celów wykorzystania ich własnych wyników ........................................................................................................................... 78

31.4 Prawa dostępu dla podmiotów powiązanych .................................................................... 78

31.5 Prawa dostępu dla unijnych instytucji, organów, urzędów lub agencji oraz dla państw członkowskich UE ............................................................................................................ 79

31.6 Prawa dostępu dla osób trzecich ....................................................................................... 79


SEKCJA 4 POZOSTAŁE PRAWA I OBOWIĄZKI ...................................................................... 81 ARTYKUŁ 32 – REKRUTACJA I WARUNKI PRACY NAUKOWCÓW ....................................... 81

32.1 Obowiązek podjęcia działań w celu wdrożenia zasad określonych w Europejskiej karcie naukowca i Kodeksie postępowania przy rekrutacji pracowników naukowych .... 81


ARTYKUŁ 33 – RÓWNOUPRAWNIENIE PŁCI .............................................................................. 81

33.1 Obowiązek dążenia do równouprawnienia płci ................................................................ 81


ARTYKUŁ 34 – ETYKA I RZETELNOŚĆ W BADANIACH NAUKOWYCH ............................... 82

34.1 Obowiązek przestrzegania zasad etyki i rzetelności w badaniach naukowych ................. 82

34.2 Działalność wzbudzająca wątpliwości natury etycznej .................................................... 84

34.3 Działalność z wykorzystaniem ludzkich embrionów lub ludzkich zarodkowych komórek macierzystych .................................................................................................... 84


ARTYKUŁ 35 – KONFLIKT INTERESÓW ...................................................................................... 85

35.1 Obowiązek niedopuszczania do konfliktu interesów ........................................................ 85



12


ARTYKUŁ 36 – POUFNOŚĆ ............................................................................................................. 85

36.1 Ogólny obowiązek zachowania poufności ........................................................................ 85


ARTYKUŁ 37 – OBOWIĄZKI DOTYCZĄCE BEZPIECZEŃSTWA .............................................. 87

37.1 Wyniki objęte zaleceniami w kwestii bezpieczeństwa ..................................................... 87

37.2 Informacje niejawne ......................................................................................................... 87

37.3 Działania z wykorzystaniem produktów podwójnego zastosowania lub materiałów i substancji niebezpiecznych ............................................................................................... 87


ARTYKUŁ 38 – PROMOWANIE DZIAŁANIA – EKSPONOWANIE INFORMACJI O FINANSOWANIU ZE ŚRODKÓW UNIJNYCH ........................................................... 88

38.1 Działalność w zakresie komunikacji prowadzona przez beneficjenta .............................. 88

38.2 Działalność w zakresie komunikacji prowadzona przez [Agencję i ]Komisję ................. 89


ARTYKUŁ 39 – PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH .................................................... 91

39.1 Przetwarzanie danych osobowych przez [Agencję oraz ]Komisję ................................... 91

39.2 Przetwarzanie danych osobowych przez beneficjenta ...................................................... 91


ARTYKUŁ 40 – CESJA ROSZCZEŃ O PŁATNOŚĆ ZE ŚRODKÓW [KOMISJI][AGENCJI] ...... 92

ROZDZIAŁ 5 ROLA I ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI BENEFICJENTA – RELACJE Z DODATKOWYMI BENEFICJENTAMI – RELACJE Z PARTNERAMI W RAMACH WSPÓLNEGO DZIAŁANIA ..................................................................... 92

ARTYKUŁ 41 – ROLA I ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI BENEFICJENTA – RELACJE Z DODATKOWYMI BENEFICJENTAMI – RELACJE Z PARTNERAMI W RAMACH WSPÓLNEGO DZIAŁANIA ........................................................................ 92

41.1 Rola beneficjenta i jego odpowiedzialność wobec [Komisji][Agencji] ............................ 92

41.2 Wewnętrzny podział ról i zakres odpowiedzialności ........................................................ 93

41.3 Uzgodnienia wewnętrzne między beneficjentami – umowa konsorcyjna ........................ 93

41.4 Relacje z dodatkowymi beneficjentami – Umowa o współpracy ..................................... 93

41.5 Relacje z partnerami w ramach wspólnego działania – Umowa o koordynacji ................ 94

ROZDZIAŁ 6 ODRZUCENIE KOSZTÓW – ZMNIEJSZENIE DOTACJI – ODZYSKIWANIE KWOT NIENALEŻNYCH – SANKCJE – ODSZKODOWANIA – ZAWIESZENIE – ROZWIĄZANIE UMOWY/ZAKOŃCZENIE UCZESTNICTWA – SIŁA WYŻSZA .......................... 94

SEKCJA 1 ODRZUCENIE KOSZTÓW – ZMNIEJSZENIE DOTACJI – ODZYSKIWANIE KWOT NIENALEŻNYCH – SANKCJE .................................... 94

ARTYKUŁ 42 – ODRZUCENIE KOSZTÓW NIEKWALIFIKOWALNYCH .................................. 94

42.1 Warunki ............................................................................................................................ 94

42.2 Odrzucenie kosztów niekwalifikowalnych – Obliczanie – Procedura .............................. 94

42.3 Skutki ................................................................................................................................ 95

ARTYKUŁ 43 – ZMNIEJSZENIE DOTACJI .................................................................................... 95



13

43.1 Warunki ............................................................................................................................ 95

43.2 Kwota do zmniejszenia – Obliczanie – Procedura ............................................................ 96

43.3 Skutki ................................................................................................................................ 96

ARTYKUŁ 44 – ODZYSKANIE KWOT NIENALEŻNYCH ........................................................... 96

44.1 Kwota podlegająca odzyskaniu – Obliczanie – Procedura ............................................... 96

ARTYKUŁ 45 – SANKCJE ADMINISTRACYJNE .......................................................................... 99

SEKCJA 2 ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA SZKODY ....................................................................... 99 ARTYKUŁ 46 – ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA SZKODY .................................................................. 99

46.1 Odpowiedzialność [Komisji][Agencji] ............................................................................. 99

46.2 Odpowiedzialność beneficjenta .......................................................................................100

SEKCJA 3 ZAWIESZENIE I ROZWIĄZANIE ............................................................................100 ARTYKUŁ 47 – ZAWIESZENIE TERMINU PŁATNOŚCI ............................................................100

47.1 Warunki ...........................................................................................................................100

47.2 Procedura .........................................................................................................................100

ARTYKUŁ 48 – ZAWIESZENIE PŁATNOŚCI................................................................................100

48.1 Warunki ...........................................................................................................................101

48.2 Procedura .........................................................................................................................101

ARTYKUŁ 49 – ZAWIESZENIE REALIZACJI DZIAŁANIA ........................................................102

49.1 Zawieszenie realizacji działania następujące z inicjatywy beneficjenta ..........................102

49.2 Zawieszenie realizacji działania następujące z inicjatywy [Komisji][Agencji] ...............102

ARTYKUŁ 50 – ROZWIĄZANIE UMOWY ....................................................................................104

50.1 Rozwiązanie umowy następujące z inicjatywy beneficjenta ...........................................104

50.2 Zakończenie uczestnictwa co najmniej jednego beneficjenta z inicjatywy beneficjentów...................................................................................................................105

50.3 Rozwiązanie umowy następujące z inicjatywy [Komisji][Agencji] ................................105

SEKCJA 4 SIŁA WYŻSZA ..............................................................................................................107 ARTYKUŁ 51 – SIŁA WYŻSZA ......................................................................................................108

ROZDZIAŁ 7 POSTANOWIENIA KOŃCOWE ................................................................................108 ARTYKUŁ 52 – KOMUNIKACJA MIĘDZY STRONAMI ..............................................................108

52.1 Forma i środki komunikacji .............................................................................................108

52.2 Data komunikatu ..............................................................................................................109

52.3 Adresy na potrzeby komunikacji .....................................................................................109

ARTYKUŁ 53 – WYKŁADNIA UMOWY .......................................................................................110

53.1 Pierwszeństwo postanowień zawartych w warunkach umowy przed postanowieniami zawartymi w załącznikach ...............................................................................................110

53.2 Przywileje i immunitety ...................................................................................................110

ARTYKUŁ 54 – OBLICZANIE OKRESÓW, DAT I TERMINÓW .................................................110

ARTYKUŁ 55 – ZMIANY UMOWY ................................................................................................110

55.1 Warunki ...........................................................................................................................110



14

55.2 Procedura .........................................................................................................................111

ARTYKUŁ 57 – PRAWO WŁAŚCIWE I ROZSTRZYGANIE SPORÓW ......................................111

57.1 Prawo właściwe ...............................................................................................................111

57.2 Rozstrzyganie sporów ......................................................................................................112

ARTYKUŁ 58 – WEJŚCIE W ŻYCIE UMOWY ..............................................................................112



15

ROZDZIAŁ 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE ARTYKUŁ 1 – PRZEDMIOT UMOWY Niniejsza umowa ustanawia prawa i obowiązki oraz warunki mające zastosowanie do dotacji przyznanej beneficjentowi na realizację działania określonego w rozdziale 2. ROZDZIAŁ 2 DZIAŁANIE ARTYKUŁ 2 – DZIAŁANIE, KTÓRE MA ZOSTAĆ ZREALIZOWANE [– DOTACJA

UZUPEŁNIAJĄCA] [– WSPÓLNIE FINANSOWANE DZIAŁANIE] Dotacja zostaje przyznana na realizację działania pod tytułem [wstawić tytuł działania ] – [wstawić akronim] („działanie”), zgodnie z opisem w załączniku 1. [OPCJA w przypadku gdy w programie prac przewidziane są dotacje uzupełniające: Dotacja jest „dotacją uzupełniającą” w odniesieniu do [umowy (umów) o udzielenie dotacji w ramach zaproszenia (zaproszeń) do składania wniosków [identyfikator(y) głównego zaproszenia: H2020 – temat –]] [umowy (umów) o udzielenie dotacji uzupełniającej o następującym(-ych) numerze (numerach)):

- [wstawić numer] [wstawić akronim] - [wstawić numer] [wstawić akronim]].]

[OPCJA w przypadku wspólnych działań (zaproszenie do składania wniosków wystosowane wspólnie z państwem trzecim lub organizacją międzynarodową): Działanie jest „wspólnie finansowanym działaniem ”, które musi być skoordynowane ze „wspólnym działaniem” pod tytułem [wstawić tytuł działania realizowanego przez państwo trzecie lub organizację międzynarodową], zgodnie z opisem w załączniku 1.] ARTYKUŁ 3 – OKRES REALIZACJI I DATA ROZPOCZĘCIA DZIAŁANIA Okres realizacji działania wynosi [wstawić liczbę] miesięcy od dnia [OPCJA 1, domyślna: pierwszy dzień miesiąca następującego po dacie wejścia w życie umowy (zob. art. 58)] [OPCJA 2 jeśli wymaga tego działanie: [wstawić datę]]6 („data rozpoczęcia działania”). ARTYKUŁ 4 – SZACUNKOWY BUDŻET I PRZESUNIĘCIA BUDŻETOWE 4.1 Szacunkowy budżet „Szacunkowy budżet” działania jest określony w załączniku 2. 6 Datą tą musi być pierwszy dzień miesiąca, który następuje po dniu wejścia w życie niniejszej umowy, chyba

że wnioskodawca zdoła wykazać konieczność rozpoczęcia działania przed wejściem w życie umowy o udzielenie dotacji lub konieczność rozpoczęcia działania w innym terminie niż pierwszy dzień miesiąca, a urzędnik zatwierdzający wyrazi na to zgodę. W żadnym przypadku data rozpoczęcia nie może być wcześniejsza od daty złożenia wniosku o udzielenie dotacji (art. 130 rozporządzenia finansowego).



16

Budżet zawiera szacunkowe koszty kwalifikowalne oraz kategorie kosztów w podziale [na beneficjenta (oraz powiązane osoby trzecie) oraz] kategorie budżetowe (zob. art. 5, 6 [oraz 14]). 4.2 Przesunięcia budżetowe Wstępny podział budżetu wskazany w załączniku 2 może zostać skorygowany – bez wprowadzania zmiany (zob. art. 55) – o przesunięcia kwot pomiędzy kategoriami budżetowymi lub kategoriami kosztów określonymi w załączniku 2, jeżeli działanie realizowane jest zgodnie z opisem w załączniku 1. Beneficjent nie może jednakże dodawać kosztów związanych z podwykonawstwem, niewyszczególnionych w załączniku 1, chyba że takie dodatkowe podwykonawstwo zostało zatwierdzone na mocy wprowadzonej zmiany lub zgodnie z art. 13. [OPCJA jeżeli w art. 5.2 przewidziano płatność ryczałtową: Ponadto płatności ryczałtowe określone w załączniku 2 nigdy nie podlegają korekcie.] ROZDZIAŁ 3 DOTACJA ARTYKUŁ 5 – KWOTA DOTACJI, FORMA DOTACJI, STAWKI ZWROTU ORAZ

KATEGORIE KOSZTÓW 5.1 Maksymalna kwota dotacji „Maksymalna kwota dotacji” wynosi [wstawić kwotę (podać kwotę słownie)] EUR. 5.2 Forma dotacji, stawki zwrotu oraz kategorie kosztów Dotacja pokrywa [OPCJA 1 w przypadku działań badawczych i innowacyjnych (RIA) oraz działań koordynacyjnych i wspierających (CSA):100 % kosztów kwalifikowalnych działania] [OPCJA 2 w przypadku działań innowacyjnych (IA)7: [100 % kosztów kwalifikowalnych, jeżeli beneficjent [lub powiązane z nim osoby trzecie] [jest podmiotem prawnym o charakterze niezarobkowym8][są podmiotami prawnymi o charakterze

7 Definicja znajduje się w art. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr

1290/2013 z dnia 11 grudnia 2013 r. ustanawiającego zasady uczestnictwa i upowszechniania dla programu „Horyzont 2020” – programu ramowego w zakresie badań naukowych i innowacji (2014–2020) („rozporządzenie (UE) nr 1290/2013 w sprawie zasad uczestnictwa”) (Dz.U. L 347 z 20.12.2013, s. 81): „działanie innowacyjne” oznacza działanie polegające głównie na działalności mającej bezpośrednio na celu opracowywanie planów produkcyjnych i systemów lub projektów nowych, zmienionych lub ulepszonych produktów, procesów lub usług. Do tych celów działalność taka może obejmować przygotowywanie prototypów, testowanie, demonstrację, pilotaż, walidację produktów na dużą skalę i powielanie rynkowe.

8 Definicja znajduje się w art. 2 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia (UE) nr 1290/2013 w sprawie zasad uczestnictwa: „podmiot prawny o charakterze niezarobkowym” oznacza podmiot prawny, którego celem z racji formy prawnej nie jest osiąganie zysku lub który ma prawne lub statutowe zobowiązanie do niedystrybuowania zysków między udziałowców lub indywidualnych członków.



17

niezarobkowym9]] [oraz] [70 % kosztów kwalifikowalnych, jeżeli beneficjent [lub powiązane z nim osoby trzecie] [jest podmiotem prawnym o charakterze zarobkowym][są podmiotami prawnymi o charakterze zarobkowym]]] [OPCJA 3 w wyjątkowych przypadkach, jeżeli są one przewidziane w programie prac: [OPCJA A w przypadku RIA oraz CSA: [… %] kosztów kwalifikowalnych działania][OPCJA B w przypadku IA: [[… %] kosztów kwalifikowalnych, jeżeli beneficjent [lub powiązane z nim osoby trzecie] [jest podmiotem prawnym o charakterze niezarobkowym10][są podmiotami prawnymi o charakterze niezarobkowym11]] [oraz] [[… %] kosztów kwalifikowalnych, jeżeli beneficjent [lub powiązane z nim osoby trzecie] [jest podmiotem prawnym o charakterze zarobkowym][są podmiotami prawnymi o charakterze zarobkowym]]] (zob. art. 6) („zwrot kosztów kwalifikowalnych w ramach dotacji”)(zob. załącznik 2). Szacowane koszty kwalifikowalne działania to [wstawić kwotę (podać kwotę słownie)] EUR. Koszty kwalifikowalne (zob. art. 6) należy zgłaszać w następujących kategoriach („kategorie kosztów”):

a) w przypadku bezpośrednich kosztów personelu [(z wyłączeniem bezpośrednich kosztów personelu pokrytych w ramach kosztu jednostkowego[/płatności ryczałtowej] na podstawie lit. f))]12:

- jako faktycznie poniesione koszty („koszty rzeczywiste”) lub

- na podstawie kwoty na jednostkę obliczonej przez beneficjenta zgodnie z jego

zwyczajową praktyką księgowania kosztów („koszty jednostkowe”).

Koszty personelu ponoszone przez właścicieli MŚP lub beneficjenta, który jest osobą fizyczną niepobierającą wynagrodzenia (zob. art. 6.2, pkt A.4 i A.5), należy deklarować na podstawie kwoty na jednostkę określonej w załączniku 2a (koszty jednostkowe);

b) w przypadku bezpośrednich kosztów podwykonawstwa [(z wyłączeniem kosztów podwykonawstwa pokrytych w ramach kosztu jednostkowego[/płatności ryczałtowej] na podstawie lit. f))13]: jako faktycznie poniesione koszty (koszty rzeczywiste);

9 Definicja znajduje się w art. 2 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia (UE) nr 1290/2013 w sprawie zasad

uczestnictwa: „podmiot prawny o charakterze niezarobkowym” oznacza podmiot prawny, którego celem z racji formy prawnej nie jest osiąganie zysku lub który ma prawne lub statutowe zobowiązanie do niedystrybuowania zysków między udziałowców lub indywidualnych członków.



12 Stosować wyłącznie w przypadku wyboru opcji wskazanej w lit. f). 13 Stosować wyłącznie w przypadku wyboru opcji wskazanej w lit. f).



18

c) w przypadku bezpośrednich kosztów zapewnienia wsparcia finansowego osobom trzecim [(z wyłączeniem kosztów wsparcia finansowego pokrytych w ramach kosztu jednostkowego[/płatności ryczałtowej] na podstawie lit. f))]14: [OPCJA 1 stosowana, jeżeli ma zastosowanie art. 15: jako faktycznie poniesione koszty (koszty rzeczywiste);][OPCJA 2: nie dotyczy;]

d) w przypadku innych kosztów bezpośrednich [(z wyłączeniem innych kosztów pokrytych w ramach kosztu jednostkowego[/płatności ryczałtowej] na podstawie lit. f))]15:

- w przypadku kosztów towarów i usług fakturowanych wewnętrznie: na podstawie kwoty na jednostkę obliczonej przez beneficjenta zgodnie z jego zwyczajową praktyką księgowania kosztów („koszty jednostkowe”);

- w przypadku wszelkich innych kosztów: jako faktycznie poniesione koszty (koszty rzeczywiste);

e) w przypadku kosztów pośrednich [(z wyłączeniem kosztów pośrednich pokrytych w

ramach kosztu jednostkowego[/płatności ryczałtowej] na podstawie lit. f))]16: na podstawie stawki zryczałtowanej stosowanej zgodnie z art. 6.2 pkt E („koszty zryczałtowane”);

f) [OPCJA 1a w przypadku określonych kosztów jednostkowych (jeśli koszt jednostkowy jest przewidziany w decyzji Komisji i ma zastosowanie do dotacji): w przypadku [wstawić nazwę określonej(-ych) kategorii kosztów17]: na podstawie kwot(-y) na jednostkę określonych(-ej) w załączniku 2a18 (koszty jednostkowe).] [OPCJA 1b w przypadku określonych kosztów płatności ryczałtowych (jeśli płatność ryczałtowa jest przewidziana w decyzji Komisji i ma zastosowanie do dotacji): w przypadku [wstawić nazwę określonej(-ych) kategorii kosztów]: jako płatność ryczałtową określoną w załączniku 2 („koszt płatności ryczałtowych”).]] [OPCJA 2: określona(-e) kategoria(-e) kosztów: nie dotyczy.]

5.3 Ostateczna kwota dotacji – Obliczanie „Ostateczna kwota dotacji” zależy od rzeczywistego stopnia, w jakim działanie zostało zrealizowane zgodnie z warunkami umowy. 14 Stosować wyłącznie w przypadku wyboru opcji wskazanej w lit. f). 15 Stosować wyłącznie w przypadku wyboru opcji wskazanej w lit. f). 16 Stosować wyłącznie w przypadku wyboru opcji wskazanej w lit. f). 17 Wstawić dokładną nazwę kosztów (zgodnie z decyzją Komisji zezwalającą na zastosowanie kosztu

jednostkowego/płatności ryczałtowej). Na przykład: „koszty zapewniania ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej”, „koszty badań klinicznych”; „koszty środków w zakresie poprawy efektywności energetycznej budynków”.

18 W załączniku 2 należy wyraźnie wykazać, dla zainteresowanego beneficjenta (i każdej powiązanej osoby trzeciej), wszystkie parametry kosztu jednostkowego (tj. jednostkę(-i), kwotę(-y) na jednostkę, instalację/infrastrukturę badawczą, w odniesieniu do której jest on stosowany, badanie kliniczne, w odniesieniu do którego jest on stosowany itd.).



19

Obliczenia tej kwoty dokonuje [Komisja][Agencja] – w momencie dokonywania płatności salda końcowego (zob. art. 21.4) – zgodnie z następującą procedurą:

Krok 1 – Stosowanie stawek zwrotu kosztów kwalifikowalnych Krok 2 – Ograniczenie do maksymalnej kwoty dotacji Krok 3 – Zmniejszenie z tytułu zasady braku zysku Krok 4 – Zmniejszenie z powodu istotnych błędów, nieprawidłowości, nadużyć

finansowych lub poważnego naruszenia obowiązków 5.3.1 Krok 1 – Stosowanie stawek zwrotu kosztów kwalifikowalnych Stawkę (stawki) zwrotu (zob. art. 5.2) stosuje się w odniesieniu do kosztów kwalifikowalnych (kosztów rzeczywistych, kosztów jednostkowych i kosztów zryczałtowanych[ oraz kosztów płatności ryczałtowych], zob. art. 6) zadeklarowanych przez beneficjenta[ i powiązane osoby trzecie] (zob. art. 20) i zatwierdzonych przez [Komisję][Agencję] (zob. art. 21). 5.3.2 Krok 2 – Ograniczenie do maksymalnej kwoty dotacji Jeżeli kwota uzyskana po kroku 1 przewyższa maksymalną kwotę dotacji określoną w art. 5.1, zostaje ona ograniczona do tej kwoty. 5.3.3 Krok 3 – Zmniejszenie z tytułu zasady braku zysku Dotacja nie może generować zysku. „Zysk” oznacza nadwyżkę kwoty otrzymanej po krokach 1 i 2 oraz łącznych wpływów z działania w stosunku do łącznych kosztów kwalifikowalnych działania. „Łączne koszty kwalifikowalne działania” są to skonsolidowane łączne koszty kwalifkowalne zatwierdzone przez [Komisję][Agencję]. „Łączne wpływy z działania” są to skonsolidowane łączne wpływy uzyskane podczas realizacji działania (zob. art. 3). Za wpływy uznaje się:

a) dochód uzyskany z działania; jeżeli dochód został uzyskany w wyniku sprzedaży urządzeń lub innych aktywów nabytych w ramach umowy, wpływy uznaje się do kwoty zadeklarowanej jako kwalifikowalna na podstawie umowy;

b) wkłady finansowe udzielone przez osoby trzecie na rzecz beneficjenta [lub powiązanej osoby trzeciej] przeznaczone wyraźnie na użytek działania, oraz



20

c) wkłady niepieniężne udzielone przez osoby trzecie nieodpłatnie i przeznaczone wyraźnie na użytek działania, jeżeli zostały zadeklarowane jako koszty kwalifikowalne.

Za wpływy nie uznaje się jednak:

a) dochodu uzyskanego w rezultacie wykorzystania wyników działania (zob. art. 28);

b) wkładów finansowych osób trzecich, jeżeli można je wykorzystać do pokrycia kosztów

innych niż koszty kwalifikowane (zob. art. 6);

c) wkładów finansowych osób trzecich bez obowiązku zwrotu jakiejkolwiek kwoty niewykorzystanej na koniec okresu wskazanego w art. 3.

W przypadku uzyskania zysku zostaje on odliczony od kwoty uzyskanej w wyniku kroków 1 i 2. 5.3.4 Krok 4 – Zmniejszenie z powodu istotnych błędów, nieprawidłowości, nadużyć

finansowych lub poważnego naruszenia obowiązków – Zmniejszona kwota dotacji – Obliczanie

Jeżeli kwota dotacji zostaje zmniejszona (zob. art. 43), [Komisja][Agencja] oblicza zmniejszoną kwotę dotacji poprzez odjęcie kwoty zmniejszenia (obliczonej zgodnie z art. 43.2 proporcjonalnie do wagi błędów, nieprawidłowości, nadużyć finansowych lub naruszenia obowiązków) od maksymalnej kwoty dotacji określonej w art. 5.1.

Ostateczna kwota dotacji jest niższą z następujących kwot:

- kwotą otrzymaną w wyniku kroków 1–3; lub

- zmniejszoną kwotą dotacji w wyniku kroku 4. 5.4 Skorygowana ostateczna kwota dotacji – Obliczanie Jeżeli – po dokonaniu płatności salda końcowego (w szczególności po przeprowadzeniu kontroli, przeglądów, audytów lub dochodzeń, zob. art. 22) – [Komisja][Agencja] odrzuci koszty (zob. art. 42) lub zmniejszy dotację (zob. art. 43), oblicza ona „skorygowaną ostateczną kwotę dotacji”. Kwota ta jest obliczana przez [Komisję][Agencję], na podstawie tych ustaleń, w następujący sposób:

- w przypadku odrzucenia kosztów: poprzez zastosowanie stawki zwrotu do skorygowanych kosztów kwalifikowalnych zatwierdzonych przez [Komisję][Agencję];

- w przypadku zmniejszenia dotacji: proporcjonalnie do wagi błędów, nieprawidłowości, nadużyć finansowych lub naruszenia obowiązków (zob. art. 43.2).



21

W przypadku odrzucenia kosztów i zmniejszenia dotacji skorygowana ostateczna kwota dotacji jest niższą z powyższych dwóch kwot. ARTYKUŁ 6 – KOSZTY KWALIFIKOWALNE I NIEKWALIFIKOWALNE 6.1 Ogólne warunki kwalifikowalności kosztów „Koszty kwalifikowalne” są to koszty, które spełniają poniższe kryteria: a) w przypadku kosztów rzeczywistych:

(i) muszą zostać faktycznie poniesione przez beneficjenta;

(ii) muszą zostać poniesione w okresie określonym w art. 3, z wyjątkiem kosztów odnoszących się do składania raportu okresowego za ostatni okres sprawozdawczy oraz raportu końcowego (zob. art. 20);

(iii) muszą zostać wskazane w szacunkowym budżecie określonym w załączniku 2;

(iv) muszą zostać poniesione w związku z działaniem opisanym w załączniku 1 i muszą być niezbędne do jego realizacji;

(v) możliwa musi być ich identyfikacja i weryfikacja, w szczególności muszą być ujmowane w księgach rachunkowych beneficjenta zgodnie ze standardami rachunkowości obowiązującymi w kraju, w którym beneficjent ma siedzibę, oraz zgodnie ze zwyczajową praktyką księgowania kosztów przez beneficjenta;

(vi) muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami krajowymi w zakresie podatków, pracy i zabezpieczenia społecznego; oraz

(vii) muszą być racjonalne, uzasadnione i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami, w szczególności jeżeli chodzi o oszczędność i wydajność.

b) w przypadku kosztów jednostkowych:

(i) muszą być obliczane w następujący sposób:

{kwoty na jednostkę określone w załączniku 2a lub obliczone przez beneficjenta zgodnie z jego zwyczajową praktyką księgowania kosztów (zob. art. 6.2 pkt A oraz art. 6.2 pkt D.5) pomnożone przez liczbę rzeczywistych jednostek};

(ii) liczba rzeczywistych jednostek musi spełniać następujące warunki:

- jednostki muszą być faktycznie wykorzystane lub wytworzone w okresie

określonym w art. 3,



22

- jednostki muszą być niezbędne do realizacji działania lub wytworzone przez nie; oraz

- musi być możliwa identyfikacja i weryfikacja liczby jednostek, w szczególności na podstawie ewidencji i dokumentacji (zob. art. 18);

c) w przypadku kosztów zryczałtowanych:

(i) muszą zostać obliczone poprzez zastosowanie stawki ryczałtowej określonej w załączniku 2; oraz

(ii) koszty (rzeczywiste lub jednostkowe [lub koszty płatności ryczałtowych]), w

odniesieniu do których stosowana jest stawka ryczałtowa, muszą spełniać warunki kwalifikowalności określone w niniejszym artykule[;][.]

d) [OPCJA jeżeli w art. 5.2 przewidziano płatność ryczałtową: w przypadku kosztów

płatności ryczałtowej:

(i) kwota kwalifikowalna jest równa kwocie określonej w załączniku 2; oraz

(ii) odpowiednie zadania lub części działania musiały zostać prawidłowo zrealizowane zgodnie z załącznikiem 1.]

6.2 Szczegółowe warunki kwalifikowalności kosztów Koszty są kwalifikowalne, jeżeli spełniają warunki ogólne (zob. powyżej) oraz szczegółowe warunki określone poniżej dla każdej z następujących kategorii budżetowych:

A. bezpośrednie koszty personelu; B. bezpośrednie koszty podwykonawstwa; C. [OPCJA 1 stosowana, jeżeli ma zastosowanie art. 15: bezpośrednie koszty

zapewniania wsparcia finansowego osobom trzecim][OPCJA 2: nie dotyczy;] D. inne koszty bezpośrednie; E. koszty pośrednie; F. [OPCJA 1 w przypadku określonych kosztów jednostkowych[/płatności

ryczałtowych]: [wstawić nazwę(-y) określonej(-ych) kategorii kosztów19]][OPCJA 2: nie dotyczy].

„Koszty bezpośrednie” są to koszty bezpośrednio związane z realizacją działania i w związku z tym można je bezpośrednio przypisać temu działaniu. Nie mogą one zawierać żadnych kosztów pośrednich (zob. pkt E poniżej). „Koszty pośrednie” są to koszty, które nie są bezpośrednio związane z realizacją działania, i w związku z tym nie można ich bezpośrednio przypisać temu działaniu.

19 Wstawić dokładną nazwę kategorii kosztów (zgodnie z decyzją Komisji zezwalającą na zastosowanie kosztu

jednostkowego/płatności ryczałtowej). Na przykład: „koszty zapewniania ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej”; „koszty badań klinicznych”; „koszty środków w zakresie poprawy efektywności energetycznej budynków”.



23

A. Bezpośrednie koszty personelu [(nieuwzględnione w pkt F)] Rodzaje kwalifikowalnych kosztów personelu A.1 Koszty personelu są kwalifikowalne, jeżeli są one związane z personelem pracującym na rzecz beneficjenta przy realizacji działania na podstawie umowy o pracę (lub równoważnego aktu zatrudnienia) i przypisanym do działania („koszty przypadające na pracowników (lub równoważne)”). Koszty te muszą być ograniczone do wynagrodzeń (w tym również w czasie urlopu rodzicielskiego), składek na ubezpieczenia społeczne, podatków i innych narzutów na wynagrodzenia, jeżeli wynikają z prawa krajowego lub umowy o pracę (lub równoważnego aktu zatrudnienia). Beneficjent będący podmiotem prawnym o charakterze niezarobkowym20 może również deklarować jako koszty personelu dodatkowe wynagrodzenie personelu przypisanego do działania (w tym wypłaty na podstawie umów dodatkowych niezależnie od ich charakteru), jeżeli:

a) jest ono częścią praktyki w zakresie wynagrodzeń zwyczajowo stosowanej przez beneficjenta i jest uiszczane w jednolity sposób w przypadku gdy wymagany jest ten sam rodzaj pracy lub ta sama wiedza specjalistyczna;

b) kryteria naliczania dodatkowych płatności są obiektywne i są standardowo stosowane przez beneficjenta niezależnie od źródła finansowania.

„Dodatkowe wynagrodzenie” oznacza każdą część wynagrodzenia, która przekracza kwotę, jaką dana osoba otrzymałaby za czas przepracowany przy realizacji projektów finansowanych ze środków programów krajowych. Dodatkowe wynagrodzenie personelu przypisanego do działania jest kwalifikowalne do następującej kwoty:

a) jeżeli dana osoba pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy i wyłącznie przy realizacji działania przez cały rok: do kwoty 8 000 EUR;

b) jeżeli dana osoba pracuje wyłącznie przy realizacji działania, ale w niepełnym

wymiarze czasu pracy lub przez niecały rok: do odpowiedniego proporcjonalnego odsetka kwoty 8 000 EUR; lub

c) jeżeli dana osoba nie pracuje wyłącznie przy realizacji działania: do proporcjonalnego

odsetka kwoty obliczonego w następujący sposób:

{{8 000 EUR podzielone przez

20 Definicja znajduje się w art. 2 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia (UE) nr 1290/2013 w sprawie zasad

uczestnictwa”): „podmiot prawny o charakterze niezarobkowym” oznacza podmiot prawny, którego celem z racji formy prawnej nie jest osiąganie zysku lub który ma prawne lub statutowe zobowiązanie do niedystrybuowania zysków między udziałowców lub indywidualnych członków.



24

liczbę godzin rocznego efektywnego czasu pracy (zob. poniżej)}, pomnożone przez liczbę godzin, którą dana osoba przepracowała przy realizacji działania w ciągu roku}.

A.2 Koszty dotyczące osób fizycznych pracujących na rzecz beneficjenta na podstawie bezpośredniej umowy innej niż umowa o pracę są kwalifikowalnymi kosztami personelu, jeżeli:

a) dana osoba pracuje na warunkach podobnych do warunków pracy zatrudnionego pracownika (w szczególności w odniesieniu do sposobu zorganizowania pracy, wykonywanych zadań oraz miejsca wykonywania zadań);

b) wyniki wykonanej pracy należą do beneficjenta (chyba że wyjątkowo uzgodniono

inaczej); oraz

c) koszty nie różnią się znacząco od kosztów personelu wykonującego podobne zadania w ramach umowy o pracę zawartej z beneficjentem.

A.3 Koszty personelu oddelegowanego przez osobę trzecią za wynagrodzeniem są kwalifikowalnymi kosztami personelu, jeżeli spełnione są warunki określone w art. 11.1. A.4 Jeżeli beneficjent jest małym lub średnim przedsiębiorstwem („MŚP”), koszty właściciela tego MŚP, który pracuje przy realizacji działania i który nie pobiera wynagrodzenia, są kwalifikowalnymi kosztami personelu, jeżeli odpowiadają kwocie na jednostkę określonej w załączniku 2a, pomnożonej przez liczbę godzin rzeczywiście przepracowanych przy realizacji działania. A.5 Jeżeli beneficjent jest osobą fizyczną niepobierającą wynagrodzenia, jego koszty są kwalifikowalnymi kosztami personelu, jeżeli odpowiadają kwocie na jednostkę określonej w załączniku 2a, pomnożonej przez liczbę godzin rzeczywiście przepracowanych przy realizacji działania. [A.6 [OPCJA stosowana w przypadku ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej: Koszty personelu poniesione na zapewnianie ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej są kwalifikowalne wyłącznie jeżeli spełnione są również warunki określone w art. 16.1.1.][OPCJA stosowana w przypadku wirtualnego dostępu do infrastruktury badawczej: Koszty personelu poniesione na zapewnianie wirtualnego dostępu do infrastruktury badawczej są kwalifikowalne wyłącznie jeżeli spełnione są również warunki określone w art. 16.2.]] Obliczanie Koszty personelu muszą być obliczane przez beneficjenta w następujący sposób:

{{stawka godzinowa pomnożona przez



25

liczbę godzin rzeczywiście przepracowanych przy realizacji działania}, powiększona o w przypadku podmiotów prawnych o charakterze niezarobkowym: dodatkowe wynagrodzenie personelu przypisanego do działania na warunkach określonych powyżej (pkt A.1)}.

Możliwa musi być identyfikacja i weryfikacja zadeklarowanej liczby rzeczywiście przepracowanych godzin na osobę (zob. art. 18). Łączna liczba godzin zadeklarowanych na potrzeby dotacji UE lub Euratomu, na osobę za rok, nie może być wyższa od rocznego efektywnego czasu pracy stosowanego do obliczenia stawki godzinowej. Dlatego też maksymalna liczba godzin, jaką można zadeklarować w ramach dotacji, to:

{liczba godzin rocznego efektywnego czasu pracy w danym roku (zob. poniżej) pomniejszona o łączną liczbę godzin zadeklarowanych przez beneficjenta, na tę osobę za ten rok, na potrzeby innych dotacji UE lub Euratomu}.

„Stawka godzinowa” jest jedną z następujących kwot: a) w przypadku kosztów personelu zadeklarowanych jako koszty rzeczywiste (tj. w

odniesieniu do kategorii budżetowych A.1, A.2, A.3 [oraz A.6]): stawkę godzinową oblicza się na pełny rok obrotowy w następujący sposób:

{rzeczywiste roczne koszty personelu (z wyłączeniem wynagrodzenia dodatkowego) na osobę podzielone przez liczbę godzin rocznego efektywnego czasu pracy}.

stosując w obliczeniach koszty personelu oraz liczbę godzin efektywnego czasu pracy za każdy pełny rok obrotowy w ramach danego okresu sprawozdawczego. W przypadku gdy rok obrotowy nie jest zamknięty na koniec okresu sprawozdawczego, beneficjent musi stosować stawkę godzinową za ostatni dostępny zamknięty rok obrotowy.

Jako „liczbę godzin rocznego efektywnego czasu pracy” beneficjent może wybrać jedną z następujących:

(i) „stałą liczbę godzin”: 1 720 godzin w przypadku osób pracujących w

pełnym wymiarze czasu pracy (lub odpowiedni proporcjonalny odsetek w przypadku osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy);

(ii) „indywidualną liczbę godzin rocznego efektywnego czasu pracy”: łączną

liczbę godzin przepracowanych przez daną osobę w danym roku na rzecz beneficjenta, obliczoną w następujący sposób:



26

{godziny rocznego czasu pracy danej osoby (zgodnie z umową o pracę, obowiązującym układem zbiorowym lub prawem krajowym) powiększone o przepracowane godziny nadliczbowe pomniejszone o nieobecności (takie jak zwolnienie chorobowe i urlop okolicznościowy)}.

„Roczny czas pracy” oznacza okres, podczas którego pracownicy muszą pracować, są do dyspozycji pracodawcy oraz wypełniają swe czynności lub obowiązki wynikające z umowy o pracę, obowiązującego układu zbiorowego lub przepisów krajowych dotyczących czasu pracy. Jeżeli umowa (lub obowiązujący układ zbiorowy lub przepisy krajowe dotyczące czasu pracy) nie pozwala na ustalenie rocznego czasu pracy, nie można stosować tej opcji;

(iii) „standardową liczbę godzin rocznego efektywnego czasu pracy”:

standardową liczbę godzin rocznego czasu pracy zazwyczaj stosowaną przez beneficjenta w odniesieniu do jego personelu, zgodnie z jego zwyczajową praktyką księgowania kosztów. Liczba ta musi wynosić co najmniej 90 % „standardowego rocznego czasu pracy”.

W przypadku braku odpowiedniego odniesienia do standardowego rocznego czasu pracy nie można stosować tej opcji.

W przypadku wszystkich opcji rzeczywisty czas spędzony na urlopie rodzicielskim przez osobę przypisaną do działania może zostać odliczony od liczby godzin rocznego efektywnego czasu pracy.

Alternatywnie beneficjent może obliczać stawkę godzinową na miesiąc, w następujący sposób:

{rzeczywiste miesięczne koszty personelu (z wyłączeniem wynagrodzenia dodatkowego) na osobę podzielone przez {liczbę godzin rocznego efektywnego czasu pracy / 12}}, stosując w obliczeniach koszty personelu za poszczególne miesiące oraz godziny (jedną dwunastą godzin) rocznego efektywnego czasu pracy zgodnie z opcją (i) albo (iii) powyżej, tj.:

- stałą liczbę godzin: - standardową liczbę godzin rocznego efektywnego czasu pracy.



27

Czas spędzony na urlopie rodzicielskim nie może zostać odliczony przy obliczaniu stawki godzinowej na miesiąc. Beneficjent może jednak deklarować koszty personelu poniesione w okresach urlopu rodzicielskiego proporcjonalnie do czasu przepracowanego przez daną osobę przy realizacji działania w danym roku obrotowym. Jeżeli części wynagrodzenia podstawowego generowane są w okresie dłuższym niż miesiąc, beneficjent może uwzględnić jedynie udział wygenerowany w ciągu miesiąca (niezależnie od kwoty faktycznie wypłaconej za dany miesiąc).

Beneficjent musi stosować tylko jedną opcję (na pełny rok obrotowy albo na miesiąc) w obliczeniach za dany pełny rok obrotowy;

b) w przypadku kosztów personelu zadeklarowanych na podstawie kosztów jednostkowych

(tj. w odniesieniu do kategorii budżetowych A.1, A.2, A.4, A.5 [oraz A.6]): stawka godzinowa jest jedną z następujących kwot:

(i) w przypadku właściciela MŚP lub beneficjenta będącego osobą fizyczną: stawką

godzinową określoną w załączniku 2a (zob. pkt A.4 i A.5 powyżej); lub

(ii) w przypadku kosztów personelu zadeklarowanych na podstawie zwyczajowej praktyki księgowania kosztów beneficjenta: stawką godzinową obliczoną przez beneficjenta zgodnie z jego zwyczajową praktyką księgowania kosztów, jeżeli:

- przyjęte praktyki księgowania kosztów są stosowane spójnie, w oparciu o

obiektywne kryteria, niezależnie od źródła finansowania;

- stawka godzinowa jest obliczana z wykorzystaniem rzeczywistych kosztów personelu wykazanych w księgach rachunkowych beneficjenta, z wyłączeniem wszelkich niekwalifikowalnych kosztów zawartych w innych kategoriach budżetowych.

Rzeczywiste koszty personelu mogą zostać skorygowane przez beneficjenta na podstawie uwzględnionych w budżecie lub szacowanych elementów. Elementy te muszą być istotne dla obliczenia kosztów personelu, racjonalne i odpowiadać obiektywnym informacjom, których weryfikacja jest możliwa;

oraz

- stawkę godzinową oblicza się na podstawie liczby godzin rocznego

efektywnego czasu pracy (zob. powyżej). B. Bezpośrednie koszty podwykonawstwa [(nieuwzględnione w pkt F] (obejmujące powiązane cła, podatki i opłaty, takie jak niepodlegający odliczeniu VAT uiszczony przez beneficjenta) są kwalifikowalne, jeżeli warunki określone w art. 13.1.1 są spełnione. [OPCJA stosowana w przypadku ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej: Koszty podwykonawstwa poniesione na zapewnianie ponadnarodowego dostępu do



28

infrastruktury badawczej są kwalifikowalne wyłącznie jeżeli spełnione są również warunki określone w art. 16.1.1.] [OPCJA stosowana w przypadku wirtualnego dostępu do infrastruktury badawczej: Koszty podwykonawstwa poniesione na zapewnianie wirtualnego dostępu do infrastruktur badawczych są kwalifikowalne wyłącznie jeżeli spełnione są również warunki określone w art. 16.2.] C. Bezpośrednie koszty zapewniania wsparcia finansowego osobom trzecim [(nieuwzględnione w pkt F)] [OPCJA 1a stosowana, jeżeli ma zastosowanie art. 15.1: C.1 Bezpośrednie koszty zapewniania wsparcia finansowego są kwalifikowalne, jeżeli spełnione są warunki określone w art. 15.1.1.] [OPCJA 1b stosowana, jeżeli ma zastosowanie art. 15.2: C.2 Bezpośrednie koszty zapewniania wsparcia finansowego w postaci nagród są kwalifikowalne, jeżeli spełnione są warunki określone w art. 15.2.1.] [OPCJA 2: Nie dotyczy] D. Inne koszty bezpośrednie [(nieuwzględnione w pkt F)] D.1 Koszty podróży i powiązane diety (obejmujące powiązane cła, podatki i opłaty, takie jak niepodlegający odliczeniu VAT uiszczony przez beneficjenta) są kwalifikowalne, jeżeli odpowiadają one zwyczajowej praktyce beneficjenta w zakresie podróży. [OPCJA stosowana w przypadku ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej: Koszty podróży poniesione na zapewnianie ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej są kwalifikowalne wyłącznie jeżeli spełnione są również warunki określone w art. 16.1.1.] D.2 [OPCJA 1, domyślna: Koszty amortyzacji urządzeń, infrastruktury lub innych aktywów (nowych lub używanych) ujęte w księgach rachunkowych beneficjenta są kwalifikowalne, jeżeli aktywa te zostały nabyte zgodnie z art. 10.1.1, a koszty zostały odpisane zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości i zwyczajową praktyką prowadzenia księgowości przez beneficjenta. Koszty wynajmu lub dzierżawy urządzeń, infrastruktury lub innych aktywów (obejmujące powiązane cła, podatki i opłaty, takie jak niepodlegający odliczeniu VAT uiszczony przez beneficjenta) są również kwalifikowalne, jeżeli nie przekraczają kosztów amortyzacji podobnych urządzeń, infrastruktury lub aktywów i nie obejmują kosztów finansowania. Koszty urządzeń, infrastruktury lub innych aktywów przekazanych odpłatnie w postaci wkładu niepieniężnego są kwalifikowalne, jeżeli nie przekraczają kosztów amortyzacji podobnych urządzeń, infrastruktury lub aktywów, nie obejmują kosztów finansowania, a warunki określone w art. 11.1 są spełnione.



29

Jedyna część kosztów, która jest brana pod uwagę, to koszty odpowiadające okresowi realizacji działania i stopniowi rzeczywistego zużycia na potrzeby działania.] [OPCJA 2 (alternatywna w stosunku do opcji powyżej) stosowana, jeżeli tak przewidziano w programie prac21: Koszty zakupu urządzeń, infrastruktury lub innych aktywów(nowych lub używanych) (ujęte w księgach rachunkowych beneficjenta) są kwalifikowalne, jeżeli urządzenia, infrastruktura lub inne aktywa zostały nabyte zgodnie z art. 10.1.1. Koszty wynajmu lub dzierżawy urządzeń, infrastruktury lub innych aktywów (obejmujące powiązane cła, podatki i opłaty, takie jak niepodlegający odliczeniu VAT uiszczony przez beneficjenta) są również kwalifikowalne, jeżeli nie przekraczają kosztów amortyzacji podobnych urządzeń, infrastruktury lub aktywów i nie obejmują kosztów finansowania. Koszty urządzeń, infrastruktury lub innych aktywów przekazanych w postaci wkładu niepieniężnego odpłatnie są kwalifikowalne, jeżeli nie przekraczają kosztów amortyzacji podobnych urządzeń, infrastruktury lub aktywów, nie obejmują kosztów finansowania, a warunki określone w art. 11.1 są spełnione.] [OPCJA (uzupełniająca jedną z dwóch pierwszych opcji powyżej) w przypadku ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej: Na zasadzie wyjątku beneficjentowi nie wolno deklarować takich kosztów (tzn. kosztów wynajmu, dzierżawy, zakupu podlegających amortyzacji urządzeń, infrastruktury i innych aktywów) poniesionych na zapewnianie ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej (zob. art. 16.1).] [OPCJA (uzupełniająca jedną z dwóch pierwszych opcji powyżej) w przypadku wirtualnego dostępu do infrastruktury badawczej, chyba że w programie prac wyraźnie dopuszczono inwestycje kapitałowe na potrzeby wirtualnego dostępu do infrastruktury badawczej: Na zasadzie wyjątku beneficjentowi nie wolno deklarować takich kosztów (tzn. kosztów wynajmu, dzierżawy, zakupu podlegających amortyzacji urządzeń, infrastruktury i innych aktywów) poniesionych na zapewnianie wirtualnego dostępu do infrastruktury badawczej (zob. art. 16.2).] D.3 Koszty innych towarów i usług (obejmujące powiązane cła, podatki i opłaty, takie jak niepodlegający odliczeniu VAT uiszczony przez beneficjenta) są kwalifikowalne, jeżeli wspomniane towary i usługi zostały:

a) zakupione specjalnie na potrzeby działania i zgodnie z art. 10.1.1 lub

b) przekazane odpłatnie w postaci wkładu niepieniężnego i zgodnie z art. 11.1. Takie towary i usługi obejmują na przykład: materiały eksploatacyjne i zaopatrzenie, upowszechnianie (w tym swobodny dostęp), ochronę wyników, świadectwa kontroli sprawozdania finansowego (jeżeli są wymagane zgodnie z umową), świadectwa kontroli metodyki, tłumaczenia i publikacje.

21 Do stosowania jako wyjątek, jedynie jeśli jest to uzasadnione charakterem działania i kontekstem użycia

urządzeń lub aktywów, jeżeli zostało to przewidziane w programie prac.



30

[OPCJA stosowana w przypadku ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej: Koszty innych towarów i usług poniesione na zapewnianie ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej są kwalifikowalne wyłącznie jeżeli spełnione są również warunki określone w art. 16.1.1.] [OPCJA stosowana w przypadku wirtualnego dostępu do infrastruktury badawczej: Koszty innych towarów i usług poniesione na zapewnianie wirtualnego dostępu do infrastruktury badawczej są kwalifikowalne wyłącznie jeżeli spełnione są również warunki określone w art. 16.2.] D.4 Skapitalizowane i operacyjne koszty „dużej infrastruktury badawczej”22 [OPCJA 1, domyślna: wykorzystywanej bezpośrednio na potrzeby działania są kwalifikowalne, jeżeli:

a) wartość dużej infrastruktury badawczej odpowiada co najmniej 75 % łącznej wartości aktywów trwałych (ich historycznej wartości określonej w ostatnim zamkniętym bilansie sprzed dnia podpisania umowy lub ustalonej na podstawie kosztów wynajmu lub dzierżawy infrastruktury badawczej23);

b) stosowana przez beneficjenta metodyka deklarowania kosztów dużej infrastruktury

badawczej została pozytywnie oceniona przez Komisję („ocena ex ante”);

c) beneficjent deklaruje jako bezpośrednie koszty kwalifikowalne jedynie część kosztów odpowiadającą okresowi realizacji działania i stopniowi rzeczywistego zużycia na potrzeby działania; oraz

d) spełniają one warunki określone szczegółowo w adnotacjach do umów o udzielenie

dotacji w ramach programu „Horyzont 2020”.] [OPCJA 2 w przypadku wszystkich tematów w ramach zaproszeń opublikowanych w ramach części „Infrastruktura badawcza” (z wyłączeniem tematów dotyczących e-infrastruktury): Nie dotyczy] [OPCJA 3 stosowana, jeżeli tak przewidziano w programie prac: Nie dotyczy] D.5 Koszty towarów i usług fakturowanych wewnętrznie, wykorzystywanych bezpośrednio na potrzeby działania, są kwalifikowalne, jeżeli:

22 „Duża infrastruktura badawcza” oznacza infrastrukturę badawczą o łącznej wartości co najmniej 20 mln

EUR na beneficjenta, obliczoną jako suma historycznych wartości aktywów poszczególnych infrastruktur badawczych, figurujących w ostatnim zamkniętym bilansie tego beneficjenta sprzed dnia podpisania umowy, lub zgodnych z ustaleniami dokonanymi na podstawie kosztów wynajmu lub dzierżawy infrastruktury badawczej.

23 Definicja znajduje się w art. 2 lit. f) rozporządzenia (UE) nr 1291/2013 w sprawie programu ramowego H2020: „infrastruktura badawcza” obejmuje urządzenia, zasoby i usługi, które są wykorzystywane przez środowiska naukowe do prowadzenia badań i wspierania innowacji w swoich dziedzinach. W odpowiednich przypadkach może być ona wykorzystywana do celów innych niż badawcze, na przykład do celów edukacyjnych lub świadczenia usług publicznych. Infrastruktura ta obejmuje: kosztowną aparaturę naukową (lub zestawy przyrządów); zasoby oparte na wiedzy, takie jak zbiory, archiwa lub dane naukowe; e- infrastrukturę taką jak dane i systemy komputerowe oraz sieci komunikacyjne; oraz inne obiekty infrastruktury o unikatowym charakterze, które są niezbędne do osiągnięcia doskonałości w dziedzinie badań naukowych i innowacji. Takie obiekty infrastruktury mogą być zlokalizowane w jednym miejscu, mieć charakter wirtualny lub rozproszony.



31

a) są deklarowane na podstawie kosztu jednostkowego obliczonego zgodnie ze

zwyczajową praktyką księgowania kosztów przez beneficjenta;

b) przyjęte praktyki księgowania kosztów są stosowane spójnie, w oparciu o obiektywne kryteria, niezależnie od źródła finansowania;

c) koszt jednostkowy jest obliczany z wykorzystaniem rzeczywistych kosztów danego towaru lub usługi wykazanych w księgach rachunkowych beneficjenta, z wyłączeniem wszelkich niekwalifikowalnych kosztów zawartych w innych kategoriach budżetowych. Rzeczywiste koszty mogą zostać skorygowane przez beneficjenta na podstawie uwzględnionych w budżecie lub szacowanych elementów. Elementy te muszą być istotne dla obliczenia kosztów, racjonalne oraz odpowiadać obiektywnym i możliwym do sprawdzenia informacjom;

d) koszt jednostkowy nie obejmuje kosztów pozycji, które nie są bezpośrednio związane z produkcją fakturowanych towarów lub świadczeniem fakturowanej usługi.

„Towary i usługi fakturowane wewnętrznie” oznaczają towary lub usługi dostarczane przez beneficjenta bezpośrednio na potrzeby działania, których wartość beneficjent ustala na podstawie swojej zwyczajowej praktyki księgowania kosztów. E. Koszty pośrednie [(nieuwzględnione w pkt F)] Koszty pośrednie są kwalifikowalne, jeżeli są one deklarowane na podstawie stawki ryczałtowej wynoszącej 25 % kwalifikowalnych kosztów bezpośrednich (zob. art. 5.2 oraz pkt A–D powyżej), z których wyłączone są:

a) koszty podwykonawstwa [oraz][;]

b) koszty przekazanych przez osoby trzecie wkładów niepieniężnych, które nie są wykorzystywane na miejscu u beneficjenta [oraz][;]

c) [OPCJA 1 stosowana, jeżeli ma zastosowanie art. 15: koszty zapewniania wsparcia

finansowego osobom trzecim [oraz][;]][OPCJA 2: nie dotyczy;]

d) [OPCJA 1 jeżeli zastosowanie ma pkt F, a określony koszt jednostkowy[/koszt płatności ryczałtowej] obejmuje koszty pośrednie: [koszty jednostkowe na podstawie art. 5.2 lit. f) i pkt F poniżej][koszty płatności ryczałtowych na podstawie art. 5.2 lit. f) oraz pkt F poniżej]][OPCJA 2: nie dotyczy].

Jeżeli beneficjent otrzymuje dotację na działalność24 finansowaną z budżetu UE lub Euratomu, nie może deklarować kosztów pośrednich za okres objęty dotacją na działalność, chyba że może wykazać, iż dotacja na działalność nie pokrywa żadnych kosztów działania.

24 Definicja znajduje się w art. 121 ust. 1 lit. b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE,

Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002



32

F. [OPCJA 1: [Wstawić nazwę określonej(-ych) kategorii kosztów25][OPCJA 2 jeżeli do dotacji nie mają zastosowania żadne określone kategorie kosztów: określona(-e) kategoria(-e) kosztów] [OPCJA 1a w przypadku określonych kosztów jednostkowych (jeśli koszt jednostkowy jest przewidziany w decyzji Komisji i ma zastosowanie do dotacji): [Wstawić nazwę określonej kategorii kosztów] są kwalifikowalne, jeśli odpowiadają kwocie na jednostkę określonej w załączniku 2a, pomnożonej przez rzeczywistą liczbę jednostek [oraz jeżeli [wstawić ewentualne warunki kwalifikowalności]].] [OPCJA 1b w przypadku określonych kosztów płatności ryczałtowych (jeśli płatność ryczałtowa jest przewidziana w decyzji Komisji i ma zastosowanie do dotacji): [Wstawić nazwę określonej kategorii kosztów]są kwalifikowalne, jeżeli odpowiadają płatności ryczałtowej określonej w załączniku 2, a odpowiednie zadania lub części działania zostały prawidłowo zrealizowane zgodnie z załącznikiem 1.] [powtórzyć dla każdej określonej kategorii kosztów] [OPCJA 2: Nie dotyczy] 6.3 Warunki kwalifikowalności kosztów powiązanych osób trzecich [OPCJA 1 stosowana, jeżeli ma zastosowanie art. 14: Koszty ponoszone przez powiązane osoby trzecie są kwalifikowalne, jeżeli spełniają – odpowiednio – ogólne i szczegółowe warunki kwalifikowalności określone w niniejszym artykule (art. 6.1 i 6.2) oraz art. 14.1.1.] [OPCJA 2: Nie dotyczy] 6.4 Warunki kwalifikowalności wkładów niepieniężnych przekazanych przez osoby

trzecie nieodpłatnie Wkłady niepieniężne przekazane nieodpłatnie są kwalifikowalnymi kosztami bezpośrednimi (beneficjenta [lub powiązanej osoby trzeciej]), jeżeli koszty ponoszone przez osobę trzecią spełniają – odpowiednio – ogólne i szczegółowe warunki kwalifikowalności określone w niniejszym artykule (art. 6.1 i 6.2) oraz art. 12.1. 6.5 Koszty niekwalifikowalne „Koszty niekwalifikowalne” są to:

(„rozporządzenie finansowe (UE) nr 966/2012”), (Dz.U. L 218 z 26.10.2012, s. 1): „dotacja na działalność” oznacza bezpośredni wkład finansowy przyznawany z budżetu na zasadzie darowizny na finansowanie funkcjonowania organu, który dąży do osiągnięcia celu leżącego w ogólnym interesie UE lub realizuje cel należący do polityki UE lub wspierający tę politykę.

25 Wstawić dokładną nazwę kategorii kosztów (zgodnie z decyzją Komisji zezwalającą na zastosowanie kosztu jednostkowego/płatności ryczałtowej). Na przykład: „koszty zapewniania ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej”; „koszty badań klinicznych”; „koszty środków w zakresie poprawy efektywności energetycznej budynków”.



33

a) koszty, które nie spełniają określonych powyżej warunków (art. 6.1–6.4), w szczególności:

(i) koszty związane ze stopą zwrotu z kapitału;

(ii) zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia;

(iii) rezerwy na poczet przyszłych strat lub zobowiązań;

(iv) należne odsetki;

(v) wątpliwe zobowiązania;

(vi) straty wynikające z różnic kursowych;

(vii) opłaty bankowe pobierane przez bank beneficjenta z tytułu realizacji

przelewów [Komisji][Agencji];

(viii) nadmierne lub nieuzasadnione wydatki;

(ix) podlegający odliczeniu podatek VAT;

(x) koszty poniesione w czasie zawieszenia realizacji działania (zob. art. 49);

b) koszty zadeklarowane w ramach innych dotacji UE lub Euratomu (w tym dotacji udzielanych przez państwo członkowskie i finansowanych z budżetu UE lub Euratomu i dotacji udzielanych przez organy inne niż [Komisja][Agencja] do celów wykonania budżetu UE lub Euratomu); w szczególności koszty pośrednie, jeżeli beneficjent już otrzymuje dotację na działalność finansowaną z budżetu UE lub Euratomu w tym samym okresie, chyba że może on wykazać, iż dotacja na działalność nie pokrywa żadnych kosztów działania[;][.]

[c) OPCJA w przypadku kategorii kosztów wyraźnie wykluczonych w programie prac: [wstawić nazwę wykluczonej kategorii kosztów]].

6.6 Skutki deklarowania kosztów niekwalifikowalnych Zadeklarowane koszty, które nie są kwalifikowalne, zostają odrzucone (zob. art. 42). Zadeklarowanie takich kosztów może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. ROZDZIAŁ 4 PRAWA I OBOWIĄZKI STRON SEKCJA 1 PRAWA I OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ DZIAŁANIA ARTYKUŁ 7 – OGÓLNY OBOWIĄZEK PRAWIDŁOWEJ REALIZACJI

DZIAŁANIA 7.1 Ogólny obowiązek prawidłowej realizacji działania



34

Beneficjent musi zrealizować działanie zgodnie z opisem zamieszczonym w załączniku 1 oraz zgodnie z postanowieniami umowy i wszystkimi obowiązkami prawnymi wynikającymi z obowiązujących przepisów prawa unijnego, międzynarodowego i krajowego. 7.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 8 — ZASOBY NA POTRZEBY REALIZACJI DZIAŁANIA — OSOBY

TRZECIE UCZESTNICZĄCE W DZIAŁANIU Beneficjent musi dysponować odpowiednimi zasobami na potrzeby realizacji działania. Jeżeli jest to niezbędne do realizacji działania, beneficjent może:

- dokonywać zakupu towarów, robót i usług (zob. art. 10),

- korzystać z wkładów niepieniężnych przekazywanych odpłatnie przez osoby trzecie (zob. art. 11);

- korzystać z wkładów niepieniężnych przekazywanych nieodpłatnie przez osoby

trzecie (zob. art. 12);

- zlecać podwykonawcom realizację zadań związanych z działaniem opisanych w załączniku 1 (zob. art. 13),

- zlecać powiązanym osobom trzecim realizację zadań związanych z działaniem

opisanych w załączniku 1 (zob. art. 14);

- zlecać partnerom międzynarodowym realizację zadań związanych z działaniem opisanych w załączniku 1 (zob. art. 14a).

W tych przypadkach beneficjent zachowuje wyłączną odpowiedzialność wobec [Komisji][Agencji] za realizację działania. ARTYKUŁ 9 – REALIZACJA ZADAŃ ZWIĄZANYCH Z DZIAŁANIEM PRZEZ

BENEFICJENTA NIEOTRZYMUJĄCEGO FINANSOWANIA ZE ŚRODKÓW UNIJNYCH

[OPCJA 1, domyślna: Nie dotyczy] [OPCJA 2 stosowana, jeżeli beneficjent nie otrzymuje finansowania ze środków unijnych,

ale posiada powiązaną osobę trzecią otrzymującą finansowanie ze środków



35

unijnych: 9.1 Zasady realizacji zadań związanych z działaniem przez beneficjenta nieotrzymującego finansowania ze środków unijnych

Jeżeli beneficjent [nie kwalifikuje się do otrzymywania finansowania ze środków unijnych] [wnioskuje o finansowanie zerowe] („beneficjent nieotrzymujący finansowania ze środków unijnych”), musi realizować zadania związane z działaniem przypisane mu w załączniku 1 zgodnie z art. 7.1. Jego koszty są oszacowane w załączniku 2, ale:

- nie są zwracane; oraz

- nie są uwzględniane do celów obliczeń dotacji (zob. art. 5.2, 5.3 i 5.4 oraz art. 21). Rozdział 3, art. 10–15, 20.6, 23a i 40 nie mają zastosowania do beneficjenta. Art. 26.4, 27.2, 28.1 [OPCJA: (z wyjątkiem dodatkowych obowiązków w zakresie wykorzystania wyników)], 28.2, 30.3, 31.5 nie mają zastosowania do wyników uzyskanych bez finansowania ze środków unijnych. Beneficjent nie będzie podlegać kontrolom finansowym, przeglądom i audytom na podstawie art. 22 z tytułu jego kosztów własnych. [dodatkowa OPCJA w przypadku beneficjentów wnioskujących o finansowanie zerowe: Jeżeli beneficjent otrzymuje finansowanie na późniejszym etapie (w ramach zmiany, zob. art. 55), wszystkie obowiązki będą miały zastosowanie z mocą wsteczną.] 9.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków Jeżeli beneficjent nieotrzymujący finansowania ze środków unijnych naruszy którykolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu, jego udział w umowie może zostać zakończony (zob. art. 50). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6, które mają do niego zastosowanie.] ARTYKUŁ 10 – ZAKUP TOWARÓW, ROBÓT LUB USŁUG 10.1 Zasady zakupu towarów, robót lub usług 10.1.1 Jeżeli jest to niezbędne do realizacji działania, beneficjent może dokonywać zakupu towarów, robót lub usług. Beneficjent musi dokonywać takich zakupów przy zapewnieniu jak najlepszej relacji jakości do ceny lub, w stosownych przypadkach, najniższej ceny. Musi on przy tym unikać wszelkich konfliktów interesów (zob. art. 35).



36

[OPCJA: Ponadto, w przypadku gdy wartość zakupu przekracza […] EUR, beneficjent musi przestrzegać następujących zasad: […].26] Beneficjent musi zapewnić [Agencji,] Komisji, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu (ETO) oraz Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) możliwość korzystania z praw przysługujących im na mocy art. 22 i 23 także wobec swoich wykonawców. 10.1.2 Beneficjent, który jest „instytucją zamawiającą” w rozumieniu dyrektywy 2004/18/WE27 (lub dyrektywy 2014/24/UE28) lub „podmiotem zamawiającym” w rozumieniu dyrektywy 2004/17/WE29 (lub dyrektywy 2014/25/UE30), musi przestrzegać obowiązujących przepisów krajowych dotyczących zamówień publicznych. 10.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z art. 10.1.1 koszty związane z danym zamówieniem zostają uznane za koszty niekwalifikowalne (zob. art. 6) i zostają odrzucone (zob. art. 42). W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z art. 10.1.2 dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 11 – KORZYSTANIE Z WKŁADÓW NIEPIENIĘŻNYCH

PRZEKAZYWANYCH ODPŁATNIE PRZEZ OSOBY TRZECIE 11.1 Zasady korzystania z wkładów niepieniężnych przekazywanych odpłatnie Jeżeli jest to niezbędne do realizacji działania, beneficjent może korzystać z wkładów niepieniężnych przekazywanych odpłatnie przez osoby trzecie. 26 Jeżeli urzędnik zatwierdzający postanawia ustalić szczegółowe reguły, powinny one w należyty sposób

uwzględniać zasadę proporcjonalności, biorąc pod uwagę wartość zamówień oraz względną wielkość wkładu UE w odniesieniu do całkowitego kosztu działania oraz ryzyka. Szczegółowe reguły muszą opierać się na regułach określonych w rozporządzeniu finansowym. Należy unikać ogólnych odwołań do rozporządzenia finansowego bez wskazywania stosownych przepisów. Szczegółowe reguły mogą być ustalane tylko na potrzeby udzielania zamówień o wartości powyżej 60 000 EUR. Urzędnik zatwierdzający może wyznaczyć próg wyższy niż 60 000 EUR na podstawie oceny ryzyka.

27 Dyrektywa 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (Dz.U. L 134 z 30.4.2004, s. 114).

28 Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylająca dyrektywę 2004/18/WE (Dz.U. L 94 z 28.3.2014, s. 65).

29 Dyrektywa 2004/17/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. koordynująca procedury udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych (Dz.U. L 134 z 30.4.2004, s. 1).

30 Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/25/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych, uchylająca dyrektywę 2004/17/WE (Dz.U. L 94 z 28.3.2014, s. 243).

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32004L0017:PL:NOT




37

Beneficjent może deklarować koszty związane z płatnością z tytułu wkładów niepieniężnych jako kwalifikowalne (zob. art. 6.1 i 6.2), do wysokości kosztów osób trzecich z tytułu oddelegowanych osób, wnoszonych urządzeń, infrastruktury lub innych aktywów bądź innych wnoszonych towarów i usług. Osoby trzecie i ich wkłady muszą zostać określone w załączniku 1. [Komisja][Agencja] może jednakże zatwierdzić wkłady niepieniężne, które nie zostały określone w załączniku 1, bez wprowadzania zmiany (zob. art. 55), jeżeli:

- są one szczegółowo uzasadnione w okresowym raporcie merytorycznym; oraz

- korzystanie z nich nie pociąga za sobą zmian w umowie, które podważałyby zasadność decyzji o udzieleniu dotacji lub naruszałyby zasadę równego traktowania kandydatów.

Beneficjent musi zapewnić [Agencji,] Komisji, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu (ETO) oraz Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) możliwość korzystania z praw przysługujących im na mocy art. 22 i 23 także wobec osób trzecich. 11.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu koszty związane z płatnością z tytułu wkładu niepieniężnego zostają uznane za koszty niekwalifikowalne (zob. art. 6) i zostają odrzucone (zob. art. 42). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 12 – KORZYSTANIE Z WKŁADÓW NIEPIENIĘŻNYCH

PRZEKAZYWANYCH NIEODPŁATNIE PRZEZ OSOBY TRZECIE

12.1 Zasady korzystania z wkładów niepieniężnych przekazywanych nieodpłatnie Jeżeli jest to niezbędne do realizacji działania szczegółowego, beneficjent może korzystać z wkładów niepieniężnych przekazywanych nieodpłatnie przez osoby trzecie. Beneficjent może deklarować koszty poniesione przez osoby trzecie z tytułu oddelegowanych osób, wnoszonych urządzeń, infrastruktury lub innych aktywów, bądź innych wnoszonych towarów i usług, jako kwalifikowalne zgodnie z art. 6.4. Osoby trzecie i ich wkłady muszą zostać określone w załączniku 1. [Komisja][Agencja] może jednakże zatwierdzić wkłady niepieniężne, które nie zostały określone w załączniku 1, bez wprowadzania zmiany (zob. art. 55), jeżeli:

- są one szczegółowo uzasadnione w okresowym raporcie merytorycznym oraz



38

- korzystanie z nich nie pociąga za sobą zmian w umowie, które podważałyby zasadność decyzji o udzieleniu dotacji lub naruszałyby zasadę równego traktowania kandydatów.

Beneficjent musi zapewnić [Agencji,] Komisji, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu (ETO) oraz Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) możliwość korzystania z praw przysługujących im na mocy art. 22 i 23 także wobec osób trzecich. 12.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu koszty poniesione przez osoby trzecie w związku z wkładem niepieniężnym zostają uznane za koszty niekwalifikowalne (zob. art. 6) i zostają odrzucone (zob. art. 42). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 13 – REALIZACJA ZADAŃ ZWIĄZANYCH Z DZIAŁANIEM PRZEZ

PODWYKONAWCÓW 13.1 Zasady zlecania podwykonawstwa zadań związanych z działaniem 13.1.1 Jeżeli jest to niezbędne do realizacji działania, beneficjent może zlecać podwykonawstwo obejmujące realizację niektórych zadań związanych z działaniem opisanych w załączniku 1. Podwykonawstwo może obejmować jedynie realizację ograniczonej części danego działania. Beneficjent musi zawierać umowy podwykonawstwa przy zapewnieniu jak najlepszej relacji jakości do ceny lub, w stosownych przypadkach, najniższej ceny. Musi on przy tym unikać wszelkich konfliktów interesów (zob. art. 35). [OPCJA: Ponadto, w przypadku gdy wartość umowy podwykonawstwa przekracza […] EUR, beneficjent musi przestrzegać następujących zasad: […].31] [OPCJA w przypadku działań obejmujących PCP lub PPI: Ponadto, w przypadku przedkomercyjnych zamówień publicznych (PCP) lub zamówień na innowacyjne rozwiązania (PPI), beneficjent musi postępować według przejrzystej i niedyskryminacyjnej procedury, uwzględniającej co najmniej następujące elementy:

31 Jeżeli urzędnik zatwierdzający postanawia ustalić szczegółowe reguły, powinny one w należyty sposób

uwzględniać zasadę proporcjonalności, biorąc pod uwagę wartość zamówień oraz względną wielkość wkładów UE w odniesieniu do całkowitego kosztu działania oraz ryzyka. Szczegółowe reguły muszą opierać się na regułach określonych w rozporządzeniu finansowym. Należy unikać ogólnych odwołań do rozporządzenia finansowego bez wskazywania stosownych przepisów. Szczegółowe reguły mogą być ustalane tylko na potrzeby udzielania zamówień o wartości powyżej 60 000 EUR. Urzędnik zatwierdzający może wyznaczyć próg wyższy niż 60 000 EUR na podstawie oceny ryzyka.



39

a) „otwarte konsultacje rynkowe” ogłoszone w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej za pomocą „wstępnego ogłoszenia informacyjnego (PIN)” oraz szeroko promowane i rozpropagowane;

b) „ogłoszenie o zamówieniu” przewidujące termin składania ofert nie krótszy niż 2 miesiące, opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej oraz szeroko promowane i rozpropagowane;

c) „zaproszenie do składania ofert” oparte na specyfikacjach funkcjonalnych lub wydajnościowych (uwzględniających wynik otwartych konsultacji rynkowych) oraz opisujące praktyczną organizację realizacji umowy (umów) podwykonawstwa;

d) obiektywną i niedyskryminacyjną ocenę ofert oraz zawarcie umowy (umów) podwykonawstwa z oferentem (oferentami) proponującymi najlepszą relację jakości do ceny;

e) „ogłoszenie o udzieleniu zamówienia” opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii

Europejskiej.

Beneficjent musi również zapewnić, by każde publikowane w związku z podwykonawstwem wstępne ogłoszenie informacyjne, ogłoszenie o zamówieniu i ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zawierało następujące zastrzeżenie:

„Przedmiotowe zamówienie jest finansowane ze środków programu ramowego Unii Europejskiej w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont 2020” na podstawie umowy o udzielenie dotacji nr [numer]). UE nie uczestniczy jednakże jako instytucja zamawiająca w przedmiotowym zamówieniu.”]

[OPCJA 1 tylko w przypadku działań obejmujących PPI: Udział w procedurach przetargowych PPI musi być otwarty na równych warunkach dla oferentów z państw członkowskich UE, państw stowarzyszonych oraz innych państw, z którymi UE podpisała porozumienie w dziedzinie zamówień publicznych. Jeżeli zastosowanie ma Porozumienie w sprawie zamówień rządowych zawarte w ramach WTO, umowy podwykonawstwa PPI muszą być również otwarte dla oferentów z państw, które ratyfikowały to porozumienie. Jeżeli zamówienie na innowacyjne rozwiązanie (PPI) obejmuje (i jest ograniczone do) zakupu zestawu prototypów lub produktów testowych, które zostały opracowane podczas poprzedniego działania PCP, beneficjent nie musi przeprowadzać otwartych konsultacji rynkowych ani publikować ogłoszenia o zamówieniu czy ogłoszenia o udzieleniu zamówienia zgodnie z lit. a), b) i e) powyżej. W takim przypadku musi on wystosować zaproszenie do składania ofert do co najmniej trzech dostawców (w tym do dostawców, którzy brali udział w poprzednim PCP), zgodnie z procedurą negocjacyjną bez publikacji ogłoszenia o zamówieniu wynikającą z dyrektyw 2004/18/WE (lub 2014/24/UE) oraz 2004/17/WE (lub 2014/25/UE)32.]

32 Zob. art. 28 i art. 31 ust. 2 lit. a) dyrektywy 2004/18/WE, zastąpione art. 26 i art. 32 ust. 3 lit. a) dyrektywy

2014/24/UE, oraz art. 40 ust. 3 lit. b) dyrektywy 2004/17/WE, zastąpiony art. 50 lit. b) dyrektywy 2014/25/UE.




40

[OPCJA 2 tylko w przypadku działań obejmujących PCP: W umowach podwykonawstwa dotyczących przedkomercyjnych zamówień publicznych należy przewidzieć następujące kwestie:

- nabycie przez podwykonawców praw własności intelektualnej w odniesieniu do uzyskanych przez nich wyników,

- nieodpłatne przyznanie nabywcy prawa dostępu do wyników – na własny użytek,

- prawo nabywcy do udzielania (lub do zobowiązania podwykonawców do udzielania) licencji niewyłącznych osobom trzecim do celów wykorzystywania wyników – na sprawiedliwych i rozsądnych warunkach – (bez prawa do udzielania sublicencji),

- zobowiązanie podwykonawców do przeniesienia na nabywcę praw własności intelektualnej uzyskanej przez podwykonawców w trakcie PCP, jeżeli podwykonawcy nie wykorzystają komercyjnie wyników w okresie ustalonym w umowie podwykonawstwa,

- prawo nabywcy do opublikowania – wraz z ogłoszeniem o udzieleniu zamówienia – tożsamości zwycięskich oferentów oraz streszczenia projektu dostarczonego przez zwycięskich oferentów, a także do opublikowania – po zakończeniu prac badawczo-rozwojowych oraz po konsultacji z podwykonawcami – streszczeń wyników, jak również tożsamości podwykonawców, którzy pomyślnie zakończyli ostatnią fazę PCP.

Beneficjent ma obowiązek zapewnić, by większość prac badawczo-rozwojowych wykonywanych przez podwykonawcę(-ów) (w tym prace głównych naukowców) była zlokalizowana w państwach członkowskich UE lub w państwach stowarzyszonych („miejsce wykonania zobowiązania”).] Zadania do realizacji oraz szacunkowe koszty każdej umowy podwykonawstwa muszą zostać określone w załączniku 1, a całkowite szacunkowe koszty podwykonawstwa muszą zostać określone w załączniku 2. [Komisja][Agencja] może jednakże zatwierdzić umowy podwykonawstwa, które nie zostały określone w załącznikach 1 i 2, bez wprowadzania zmiany (zob. art. 55), jeżeli:

- są one szczegółowo uzasadnione w okresowym raporcie merytorycznym; oraz

- nie pociągają one za sobą zmian w umowie, które podważałyby zasadność decyzji o udzieleniu dotacji lub naruszałyby zasadę równego traktowania kandydatów.

[OPCJA w przypadku informacji niejawnych: W ramach działania zadania obejmujące informacje niejawne mogą być zlecane podwykonawcom wyłącznie po uzyskaniu wyraźnej zgody (na piśmie) [Komisji][Agencji] (zob. art. 37).] Beneficjent musi zapewnić [Agencji,] Komisji, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu (ETO) oraz Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) możliwość korzystania z praw przysługujących im na mocy art. 22 i 23 także wobec swoich podwykonawców.



41

13.1.2 Beneficjent musi zapewnić, by jego obowiązki wynikające z art. 35, 36, 38 i 46 miały również zastosowanie do podwykonawców. Beneficjent, który jest „instytucją zamawiającą” w rozumieniu dyrektywy 2004/18/WE (lub dyrektywy 2014/24/UE) lub „podmiotem zamawiającym” w rozumieniu dyrektywy 2004/17/WE (lub dyrektywy 2014/25/UE), musi przestrzegać obowiązujących przepisów krajowych dotyczących zamówień publicznych. 13.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z art. 13.1.1 koszty związane z daną umową podwykonawstwa zostają uznane za koszty niekwalifikowalne (zob. art. 6) i zostają odrzucone (zob. art. 42). W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z art. 13.1.2 dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 14 – REALIZACJA ZADAŃ ZWIĄZANYCH Z DZIAŁANIEM PRZEZ

POWIĄZANE OSOBY TRZECIE [OPCJA 1: 14.1 Zasady zlecania powiązanym osobom trzecim realizacji części działania 14.1.1 Poniższe podmioty powiązane33 oraz osoby trzecie mające powiązanie prawne z beneficjentem34 („powiązane osoby trzecie”) mogą realizować zadania związane z działaniem przypisane im w załączniku 1:

33 Definicja znajduje się w art. 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia (UE) nr 1290/2013 w sprawie zasad uczestnictwa:

„podmiot powiązany” oznacza każdy podmiot prawny: - znajdujący się pod bezpośrednią lub pośrednią kontrolą uczestnika; lub - znajdujący się pod tą samą bezpośrednią lub pośrednią kontrolą co uczestnik; lub - bezpośrednio lub pośrednio kontrolujący uczestnika. „Kontrola” może przyjąć dowolną z następujących form:

a) bezpośrednie lub pośrednie posiadanie udziału przekraczającego 50 % wartości nominalnej wyemitowanego kapitału zakładowego przedmiotowego podmiotu prawnego lub posiadanie większości praw głosu akcjonariuszy lub wspólników tego podmiotu;

b) bezpośrednie lub pośrednie posiadanie faktycznych lub wynikających z prawa uprawnień decyzyjnych w przedmiotowym podmiocie prawnym.

Jednakże następujące związki między podmiotami prawnymi nie stanowią same w sobie stosunku kontroli: a) ta sama publiczna spółka inwestycyjna, ten sam inwestor instytucjonalny lub ta sama spółka

kapitału podwyższonego ryzyka posiada bezpośredni lub pośredni udział przekraczający 50 % wartości nominalnej wyemitowanego kapitału zakładowego lub większość praw głosu akcjonariuszy lub wspólników;

b) właścicielem przedmiotowych podmiotów prawnych lub podmiotem sprawującym nadzór nad nimi jest ten sam organ publiczny.

34 „Osoba trzecia mająca powiązanie prawne z beneficjentem” oznacza każdy podmiot prawny posiadający powiązanie prawne z beneficjentem oznaczające współpracę, która nie ogranicza się do danego działania.




42

- [nazwa podmiotu (nazwa skrócona)], powiązany z beneficjentem [OPCJA w przypadku wniosku o zastosowanie odpowiedzialności solidarnej:, jeżeli akceptuje odpowiedzialność solidarną wspólnie z beneficjentem (zob. załącznik 3a)]

- [nazwa podmiotu (nazwa skrócona)], powiązany z beneficjentem [OPCJA w przypadku wniosku o zastosowanie odpowiedzialności solidarnej:, jeżeli akceptuje odpowiedzialność solidarną wspólnie z beneficjentem (zob. załącznik 3a)] [powtórzyć dla każdej następnej powiązanej strony trzeciej]

Powiązane osoby trzecie mogą deklarować koszty, które ponoszą w celu realizacji zadań związanych z działaniem, jako kwalifikowalne, zgodnie z art. 6.3. Beneficjent musi zapewnić [Agencji,] Komisji, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu (ETO) oraz Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) możliwość korzystania z praw przysługujących im na mocy art. 22 i 23 także wobec powiązanych z nim osób trzecich. 14.1.2 Beneficjent musi zapewnić, by jego obowiązki wynikające z art. 18, 20, 35, 36 i 38 miały również zastosowanie do powiązanych z nim osób trzecich. 14.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się z któregokolwiek z obowiązków wynikających z art. 14.1.1 koszty poniesione przez powiązaną osobę trzecią zostają uznane za koszty niekwalifikowalne (zob. art. 6) i zostają odrzucone (zob. art. 42). W przypadku niewywiązania się z któregokolwiek z obowiązków wynikających z art. 14.1.2 dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6.] [OPCJA 2: Nie dotyczy] ARTYKUŁ 14a – REALIZACJA ZADAŃ ZWIĄZANYCH Z DZIAŁANIEM PRZEZ

PARTNERÓW MIĘDZYNARODOWYCH [OPCJA 1: 14a.1 Zasady zlecania partnerom międzynarodowym realizacji części działania

Poniżsi partnerzy międzynarodowi35 mogą realizować zadania związane z działaniem przypisane im w załączniku 1:

- [nazwa podmiotu (nazwa skrócona)], partner międzynarodowy beneficjenta - [nazwa podmiotu (nazwa skrócona)], partner międzynarodowy beneficjenta [powtórzyć w przypadku większej liczby partnerów międzynarodowych]

35 „Partner międzynarodowy” oznacza dowolną osobę prawną z siedzibą w niestowarzyszonym państwie

trzecim, która nie kwalifikuje się do otrzymywania finansowania na podstawie art. 10 rozporządzenia (UE) nr 1290/2013 w sprawie zasad uczestnictwa.



43

Koszty partnerów międzynarodowych są oszacowane w załączniku 2, ale:

− nie są zwracane; oraz

− nie są uwzględniane do celów obliczania dotacji.

Beneficjent musi zapewnić [Agencji], Komisji, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu (ETO) oraz Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) możliwość korzystania z praw przysługujących im na mocy art. 22 i 23 także wobec swoich partnerów międzynarodowych. Beneficjent musi zapewnić, by jego obowiązki wynikające z art. 18.1.1, art. 20.3 lit. a), art. 20.4 lit. a) oraz art. 35, 36 i 38 miały również zastosowanie do jego partnerów międzynarodowych. 14a.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków

W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6.]

[OPCJA 2: Nie dotyczy] ARTYKUŁ 15 – WSPARCIE FINANSOWE NA RZECZ OSÓB TRZECICH 15.1 Zasady zapewniania wsparcia finansowego osobom trzecim [OPCJA 1 stosowana, jeżeli tak przewidziano w programie prac: 15.1.1 Wsparcie finansowe musi być zapewniane przez beneficjenta zgodnie z warunkami określonymi w załączniku 1. Warunki te muszą obejmować przynajmniej:

a) maksymalną kwotę wsparcia finansowego na rzecz każdej osoby trzeciej. Maksymalna kwota nie może przekroczyć 60 000 EUR dla poszczególnych osób trzecich, chyba że jest to niezbędne dla osiągnięcia celów działania zgodnie z opisem w załączniku 1;

b) kryteria obliczania dokładnej kwoty wsparcia finansowego;

c) różne rodzaje działalności, które kwalifikują się do przyznania wsparcia finansowego, na podstawie wyczerpującego wykazu;

d) osoby lub kategorie osób, które mogą otrzymać wsparcie finansowe; oraz

e) kryteria przyznawania wsparcia finansowego.



44

Beneficjent musi zapewnić [Agencji,] Komisji, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu (ETO) oraz Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) możliwość korzystania z praw przysługujących im na mocy art. 22 i 23 także wobec osób trzecich otrzymujących wsparcie finansowe. 15.1.2 Beneficjent musi zapewnić, by jego obowiązki wynikające z art. 35, 36, 38 i 46 miały również zastosowanie do osób trzecich otrzymujących wsparcie finansowe.] [OPCJA 2: Nie dotyczy] 15.2 Wsparcie finansowe w postaci nagród [OPCJA 1 stosowana, jeżeli tak przewidziano w programie prac: 15.2.1 Wsparcie finansowe w postaci nagród musi być zapewniane przez beneficjenta zgodnie z warunkami określonymi w załączniku 1. Warunki te muszą obejmować przynajmniej:

a) warunki udziału;

b) kryteria udzielenia wsparcia;

c) wysokość nagrody; oraz

d) uregulowania dotyczące płatności. Beneficjent musi zapewnić [Agencji,] Komisji, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu (ETO) oraz Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) możliwość korzystania z praw przysługujących im na mocy art. 22 i 23 także wobec osób trzecich otrzymujących nagrodę. 15.2.2 Beneficjent musi zapewnić, by jego obowiązki wynikające z art. 35, 36, 38 i 46 miały również zastosowanie do osób trzecich otrzymujących nagrodę.] [OPCJA 2: Nie dotyczy] 15.3 Skutki niewywiązania się z obowiązków [OPCJA 1 stosowana jeżeli mają zastosowanie art. 15.1 lub 15.2: W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z art. 15.1.1 lub art. 15.2.1 koszty związane ze wsparciem finansowym lub z nagrodą zostają uznane za koszty niekwalifikowalne (zob. art. 6) i zostają odrzucone (zob. art. 42). W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z art. 15.1.2 lub art. 15.2.2 dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6.]



45

[OPCJA 2: Nie dotyczy] ARTYKUŁ 16 – ZAPEWNIANIE PONADNARODOWEGO LUB WIRTUALNEGO

DOSTĘPU DO INFRASTRUKTURY BADAWCZEJ 16.1 Zasady zapewniania ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej [OPCJA 1 w przypadku ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej: 16.1.1 „Dostawcy dostępu”36 muszą zapewnić dostęp do infrastruktury badawczej lub instalacji37 zgodnie z następującymi warunkami:

a) Dostęp, który należy zapewnić:

nieodpłatny, ponadnarodowy dostęp do infrastruktury badawczej lub instalacji dla wybranych grup użytkowników. Dostęp ten musi obejmować pomoc logistyczną, techniczną i naukową oraz specjalistyczne szkolenie, które jest normalnie zapewniane zewnętrznym naukowcom korzystającym z infrastruktury;

b) kategorie użytkowników, którzy mogą mieć dostęp:

ponadnarodowy dostęp musi być zapewniony wybranym „grupom użytkowników”, tzn. zespołom składającym się z jednego lub kilku naukowców (użytkowników) kierowanym przez „lidera grupy użytkowników”. Lider grupy użytkowników i większość użytkowników musi pracować w państwie innym niż państwo(-a), w którym(-ych) instalacja jest umieszczona. Zasada ta nie ma zastosowania:

- jeżeli dostęp jest zapewniany przez organizację międzynarodową, Wspólne Centrum Badawcze (JRC), ERIC lub podobne podmioty prawne;

- w przypadku zdalnego dostępu do szeregu instalacji znajdujących się w różnych państwach oferujących ten sam rodzaj usługi.

Z dostępu korzystać mogą jedynie te grupy użytkowników, które są uprawnione do rozpowszechniania wyników uzyskanych w ramach realizacji działania, chyba że użytkownicy ci pracują dla MŚP. Dostęp dla grup użytkowników, w składzie których większość użytkowników nie pracuje w jednym z państw UE ani w państwie stowarzyszonym38 zostaje ograniczony

36 „Dostawca dostępu” oznacza beneficjenta lub powiązaną osobę trzecią, który(-a) jest odpowiedzialny(-a)

za zapewnienie dostępu do jednej lub kilku infrastruktur badawczych lub instalacji, bądź do ich części, zgodnie z opisem w załączniku 1.

37 „Instalacja” oznacza część lub usługę infrastruktury badawczej, która może być wykorzystywana niezależnie od reszty. Infrastruktura badawcza składa się z jednej lub kilku instalacji.



46

do 20 % całkowitej liczby jednostek dostępu zapewnionych w ramach dotacji, chyba że w załączniku 1 przewidziano wyższą wartość procentową;

c) procedura i kryteria wyboru grup użytkowników:

Grupy użytkowników muszą zwrócić się o dostęp poprzez przedłożenie (na piśmie) opisu prac, które chcą wykonać, oraz imion i nazwisk, obywatelstwa i instytucji macierzystych użytkowników. Grupy użytkowników muszą być wybierane przez komisję selekcyjną utworzoną przez dostawców dostępu. Komisja selekcyjna musi składać się z międzynarodowych ekspertów w danej dziedzinie, przy czym co najmniej połowa z nich musi być niezależna od beneficjenta, chyba że określono inaczej w załączniku 1. Komisja selekcyjna musi ocenić wszystkie otrzymane wnioski i zarekomendować krótką listę grup użytkowników, które powinny korzystać z dostępu. Komisja selekcyjna musi opierać swój wybór na wartości naukowej, biorąc pod uwagę, że należy udzielić pierwszeństwa grupom składającym się z użytkowników, którzy:

- nie korzystali wcześniej z instalacji oraz - pracują w państwach, w których nie istnieje równorzędna infrastruktura

badawcza. Stosuje ona zasady przejrzystości, sprawiedliwości i bezstronności. [OPCJA: Beneficjent musi ponadto przestrzegać następujących dodatkowych zasad wyboru grup użytkowników: […]39].

d) pozostałe warunki:

Dostawca dostępu musi wystąpić o pisemną zgodę [Komisji][Agencji] (zob. art. 52) na wybór grup użytkowników, które potrzebują odbywać wizyty w instalacji(-ach) o


„państwo stowarzyszone” oznacza państwo spoza UE („państwo trzecie”), które jest stroną umowy międzynarodowej z Unią, określone w [OPCJA w przypadku dotacji UE: art. 7 rozporządzenia (UE) nr 1291/2013 w sprawie programu ramowego H2020. W art. 7 określono warunki przystąpienia państw spoza UE do programu „Horyzont 2020”.][OPCJA w przypadku dotacji Euratom: art. 5 rozporządzenia Rady (Euratom) nr 1314/2013 z dnia 16 grudnia 2013 r. w sprawie programu badawczo-szkoleniowego Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (2014–2018) uzupełniającego „Horyzont 2020” – program ramowy w zakresie badań naukowych i innowacji („rozporządzenie (Euratom) nr 1314/2013 w sprawie programu badawczo-szkoleniowego Euratomu”) (Dz.U. L 347 z 20.12.2013, s. 948). W art. 5 określono warunki przystąpienia państw spoza UE do programu „Horyzont 2020”.]

39 Jeżeli urzędnik zatwierdzający uznaje za niezbędne przyznanie pierwszeństwa niektórym kategoriom użytkowników.



47

okresie trwania powyżej 3 miesięcy, chyba że takie wizyty przewidziano w załączniku 1.

16.1.2 Ponadto dostawca dostępu musi:

- szeroko propagować, w tym na specjalnej stronie internetowej, dostęp oferowany w ramach umowy,

- promować równe szanse w propagowaniu dostępu i uwzględniać aspekt płci przy

określaniu wsparcia zapewnianego użytkownikom, - zapewnić, aby użytkownicy spełniali warunki niniejszej umowy, - zapewnić, aby jego obowiązki wynikające z art. 35, 36, 38 i 46 miały również

zastosowanie do użytkowników.] [OPCJA 2: Nie dotyczy] 16.2 Zasady zapewniania wirtualnego dostępu do infrastruktury badawczej [OPCJA 1 w przypadku wirtualnego dostępu do infrastruktury badawczej: „Dostawcy dostępu”40 muszą zapewnić dostęp do infrastruktury badawczej lub instalacji41 zgodnie z następującymi warunkami:

a) Dostęp, który należy zapewnić: nieodpłatny, wirtualny dostęp do infrastruktury badawczej lub instalacji. „dostęp wirtualny” oznacza swobodny i bezpłatny dostęp poprzez sieć komunikacyjną do zasobów niezbędnych do prac badawczych, bez selekcji naukowców, którym zapewnia się dostęp;

b) pozostałe warunki:

Dostawca dostępu musi poddawać usługi wirtualnego dostępu okresowej ocenie ze strony rady złożonej z międzynarodowych ekspertów w danej dziedzinie, przy czym co najmniej połowa z nich musi być niezależna od beneficjenta, o ile nie określono inaczej w załączniku 1.]

[OPCJA 2: Nie dotyczy] 16.3 Skutki niewywiązania się z obowiązków

40 „Dostawca dostępu” oznacza beneficjenta lub powiązaną osobę trzecią, który(-a) jest odpowiedzialny(-a)

za zapewnienie dostępu do jednej lub kilku infrastruktur badawczych lub instalacji, bądź do ich części, zgodnie z opisem w załączniku 1.

41 „Instalacja” oznacza część lub usługę infrastruktury badawczej, która może być wykorzystywana niezależnie od reszty. Infrastruktura badawcza składa się z jednej lub kilku instalacji.



48

[OPCJA 1 stosowana jeżeli mają zastosowanie art. 16.1 lub 16.2: W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z art. 16.1.1 lub art. 16.2 koszty dostępu zostają uznane za koszty niekwalifikowalne (zob. art. 6) i zostają odrzucone (zob. art. 42). W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z art. 16.1.2 dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6.] [OPCJA 2: Nie dotyczy] SEKCJA 2 PRAWA I OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z ZARZĄDZANIEM

DOTACJĄ ARTYKUŁ 17 – OGÓLNY OBOWIĄZEK UDZIELANIA INFORMACJI 17.1 Ogólny obowiązek przedstawiania informacji na żądanie Beneficjent musi przedstawiać – podczas realizacji działania lub później – wszystkie informacje wymagane w celu weryfikacji kwalifikowalności kosztów, prawidłowej realizacji działania i wypełniania wszelkich pozostałych obowiązków wynikających z umowy. 17.2 Obowiązek aktualizacji informacji oraz informowania o wydarzeniach i

okolicznościach, które mogą mieć wpływ na realizację umowy Beneficjent musi aktualizować informacje przechowywane w rejestrze beneficjentów na portalu dla uczestników (za pośrednictwem elektronicznego systemu wymiany, zob. art. 52), w szczególności informacje dotyczące jego nazwy, adresu, przedstawicieli prawnych, formy prawnej i rodzaju organizacji. Beneficjent musi niezwłocznie powiadomić [Komisję][Agencję] o:

a) wydarzeniach, które mogą istotnie wpłynąć na realizację działania lub interesy

finansowe UE lub spowodować opóźnienie, w szczególności:

(i) zmianach dotyczących jego sytuacji prawnej, finansowej, technicznej, organizacyjnej lub własnościowej [lub tego rodzaju zmianach dotyczących powiązanych z nim osób trzecich oraz

(ii) zmianach dotyczących nazwy, adresu, formy prawnej, rodzaju organizacji

powiązanych z nim osób trzecich;]

b) okolicznościach mających wpływ na:

(i) decyzję o przyznaniu dotacji lub



49

(ii) przestrzeganie wymogów wynikających z umowy.

17.3 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 18 – PRZECHOWYWANIE EWIDENCJI – DOKUMENTY

POTWIERDZAJĄCE 18.1 Obowiązek przechowywania ewidencji i innych dokumentów potwierdzających Beneficjent ma obowiązek – przez okres [OPCJA 1, domyślna: pięciu][OPCJA 2 w przypadku dotacji o niskiej wartości42: trzech] lat po dokonaniu płatności salda końcowego – przechowywać ewidencje i inne dokumenty potwierdzające, na potrzeby wykazania prawidłowej realizacji działania oraz kwalifikowalności deklarowanych przez niego kosztów. Musi je udostępniać na żądanie (zob. art. 17) lub w kontekście kontroli, przeglądów, audytów lub dochodzeń (zob. art. 22). W trakcie trwania kontroli, przeglądów, audytów, dochodzeń, sporów prawnych lub innego dochodzenia roszczeń na podstawie umowy (w tym przeniesienia ustaleń na inne dotacje, zob. art. 22) beneficjent musi przechowywać ewidencje i inne dokumenty potwierdzające do czasu zakończenia tych procedur. Beneficjent musi przechowywać oryginalne dokumenty. Dokumenty cyfrowe i przekształcone na format cyfrowy są uważane za oryginały, jeżeli są dopuszczone na podstawie obowiązującego prawa krajowego. [Komisja][Agencja] może akceptować nieoryginalne dokumenty, jeżeli uzna, że posiadają one porównywalny poziom wiarygodności. 18.1.1 Ewidencje i inne dokumenty potwierdzające realizację pod względem naukowym i technicznym Beneficjent ma obowiązek przechowywać ewidencje i inne dokumenty potwierdzające realizację działania pod względem naukowym i technicznym zgodnie z normami przyjętymi w danej dziedzinie. 18.1.2 Ewidencje i inne dokumenty potwierdzające deklarowane koszty

42 Definicja znajduje się w art. 185 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1268/2012 z dnia 29

października 2012 r. w sprawie zasad stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (Dz.U. L 362 z 31.12.2012, s. 1) („rozporządzenie (UE) nr 1268/2012 w sprawie zasad stosowania”): „dotacje o niskiej wartości” to dotacje nieprzekraczające kwoty 60 000 EUR.



50

Beneficjent musi przechowywać ewidencje i inne dokumenty potwierdzające deklarowane koszty, w szczególności:

a) w odniesieniu do kosztów rzeczywistych: odpowiednie ewidencje i inne dokumenty potwierdzające na potrzeby wykazania deklarowanych kosztów, takie jak kontrakty, umowy podwykonawstwa, faktury i zapisy księgowe. Ponadto zwyczajowa praktyka księgowania kosztów przez beneficjenta oraz jego procedury kontroli wewnętrznej muszą umożliwiać bezpośrednie powiązanie deklarowanych kwot z kwotami ujętymi w jego księgach rachunkowych, jak również z kwotami wskazanymi w dokumentach potwierdzających;

b) w odniesieniu do kosztów jednostkowych: odpowiednie ewidencje i inne dokumenty

potwierdzające na potrzeby wykazania liczby deklarowanych jednostek. [OPCJA w przypadku ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej: Przedmiotowa dokumentacja musi obejmować ewidencje imion i nazwisk, obywatelstwa i instytucji macierzystych użytkowników, jak również charakteru i wymiaru zapewnionego im dostępu.] Beneficjent nie musi wskazywać pokrytych rzeczywistych kosztów kwalifikowalnych ani przechowywać czy przedstawiać dokumentów potwierdzających (np. sprawozdań księgowych) na potrzeby wykazania kwoty na jednostkę.

Ponadto, w odniesieniu do kosztów jednostkowych obliczonych zgodnie ze zwyczajową praktyką księgowania kosztów przez beneficjenta, beneficjent musi przechowywać odpowiednie ewidencje i dokumenty na potrzeby wykazania, że stosowana praktyka księgowania kosztów spełnia warunki określone w art. 6.2. Beneficjent [i powiązane osoby trzecie] [może][mogą] przedłożyć Komisji – celem zatwierdzenia – świadectwo (sporządzone zgodnie z załącznikiem 6), w którym stwierdza się, że [jego][ich] zwyczajowa praktyka księgowania kosztów spełnia przedmiotowe warunki („ świadectwo kontroli metodyki”). Jeżeli świadectwo zostaje zatwierdzone, koszty deklarowane zgodnie z tą metodyką nie są później kwestionowane, chyba że beneficjent zataił informacje w celu uzyskania zatwierdzenia;

c) w odniesieniu do kosztów zryczałtowanych: odpowiednie ewidencje i inne

dokumenty potwierdzające konieczne do wykazania kwalifikowalności kosztów, do których stosowana jest stawka ryczałtowa. Beneficjent nie musi wskazywać pokrytych kosztów ani przedstawiać dokumentów potwierdzających (np. sprawozdań księgowych) na potrzeby wykazania kwoty deklarowanej jako stawka ryczałtowa[;][.]

d) [OPCJA jeżeli w art. 5.2 przewidziano płatność ryczałtową: w odniesieniu do

kosztów płatności ryczałtowej: odpowiednie ewidencje i inne dokumenty potwierdzające, konieczne do wykazania prawidłowej realizacji stosownych zadań lub części działania zgodnie z opisem w załączniku 1. Beneficjent nie musi wskazywać pokrytych rzeczywistych kosztów kwalifikowalnych ani przedstawiać dokumentów potwierdzających (np. sprawozdań księgowych) na potrzeby wykazania kwoty deklarowanej jako płatność ryczałtowa.]



51

Ponadto, w odniesieniu do kosztów personelu (deklarowanych jako koszty rzeczywiste lub na podstawie kosztów jednostkowych), beneficjent musi prowadzić ewidencję czasu pracy odnośnie do liczby deklarowanych godzin. Ewidencja czasu pracy musi mieć formę pisemną i musi być zatwierdzana co najmniej raz w miesiącu przez osoby pracujące przy realizacji działania i ich przełożonych. W przypadku braku wiarygodnej ewidencji czasu pracy odnośnie do godzin przepracowanych na rzecz działania [Komisja][Agencja] może zaakceptować alternatywny dowód potwierdzający liczbę deklarowanych godzin, jeżeli uzna, że posiada on odpowiedni poziom wiarygodności.

W drodze wyjątku, w przypadku osób pracujących wyłącznie na rzecz działania, nie ma potrzeby prowadzenia ewidencji czasu pracy, jeżeli beneficjent podpisze oświadczenie, w którym potwierdza, że dane osoby pracowały wyłącznie na rzecz działania. [OPCJA dodawana w przypadku gdy zastosowanie ma art. 14: W przypadku kosztów deklarowanych przez powiązane osoby trzecie (zob. art. 14) obowiązek przechowywania oryginałów sprawozdań finansowych i świadectw kontroli sprawozdań finansowych powiązanych osób trzecich spoczywa na beneficjencie.] 18.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu wszelkie niewystarczająco uzasadnione koszty zostają uznane za koszty niekwalifikowalne (zob. art. 6) i zostają odrzucone (zob. art. 42), a dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 19 – DOSTARCZANIE REZULTATÓW 19.1 Obowiązek dostarczenia rezultatów Beneficjent musi dostarczyć „rezultaty” wskazane w załączniku 1, zgodnie z harmonogramem i na warunkach określonych w tym załączniku. 19.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu [Komisja][Agencja] może zastosować dowolny ze środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 20 – SPRAWOZDAWCZOŚĆ – WNIOSKI O PŁATNOŚĆ 20.1 Obowiązek przedkładania raportów Beneficjent ma obowiązek przedkładać [Komisji][Agencji] (zob. art. 52) raporty merytoryczne i finansowe określone w niniejszym artykule. Raporty te obejmują wnioski o płatność i muszą być sporządzone przy zastosowaniu formularzy i wzorów udostępnionych w ramach elektronicznego systemu wymiany (zob. art. 52).



52

20.2 Okresy sprawozdawcze Działanie jest podzielone na następujące „okresy sprawozdawcze”: - OS1: od miesiąca 1 do miesiąca [X] [- OS2: od miesiąca [X+1] do miesiąca [Y] - OS3: od miesiąca [Y+1] do miesiąca [Z] [powtórzyć dla kolejnych OS] - OSN: od miesiąca [N+1] do [ostatniego miesiąca realizacji projektu].] 20.3 Raporty okresowe – Wnioski o płatności okresowe Beneficjent ma obowiązek przedłożyć raport okresowy w terminie 60 dni od końca każdego okresu sprawozdawczego. Raport okresowy musi obejmować następujące elementy:

a) „okresowy raport merytoryczny” zawierający:

(i) wyjaśnienie prac wykonanych przez beneficjenta;

(ii) przegląd postępów w realizacji celów działania, w tym kluczowych etapów oraz rezultatów określonych w załączniku 1. Raport taki musi zawierać wyjaśnienia uzasadniające różnice pomiędzy stanem prac przewidzianym w załączniku 1 i stanem faktycznie osiągniętym. Raport musi zawierać szczegółowe informacje na temat wykorzystania i upowszechniania wyników oraz – jeśli wymóg taki określono w załączniku 1 – uaktualniony „plan wykorzystania i upowszechniania wyników”. Raport musi także zawierać informacje o działalności w zakresie komunikacji[.][;] [OPCJA w przypadku ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej: Raport musi zawierać szczegółowe informacje na temat działań związanych z dostępem, ze wskazaniem członków komisji selekcyjnej, procedury selekcji, dokładnego zakresu dostępu zapewnianego grupom użytkowników, opisu ich prac, a także informacje dotyczące użytkowników (w tym imiona i nazwiska, obywatelstwo i instytucje macierzyste);] [OPCJA w przypadku wirtualnego dostępu do infrastruktury badawczej: Raport musi zawierać szczegółowe informacje na temat działań związanych z dostępem, wraz z danymi statystycznymi dotyczącymi wirtualnego dostępu zapewnianego w danym okresie, obejmującymi wymiar, rozkład geograficzny użytkowników oraz, w miarę możliwości, informacje/dane statystyczne dotyczące wyników naukowych (publikacji, patentów itp.) potwierdzające korzystanie z infrastruktury;]



53

(iii) streszczenie na potrzeby publikacji przez [Komisję][Agencję];

(iv) odpowiedzi na „kwestionariusz” obejmujący kwestie związane z realizacją działania oraz skutkami ekonomicznymi i społecznymi, zwłaszcza w kontekście kluczowych wskaźników skuteczności działania programu „Horyzont 2020” oraz przewidzianych w tym programie wymogów dotyczących monitorowania;

b) „okresowy raport finansowy” zawierający:

(i) „indywidualne sprawozdanie finansowe” (zob. załącznik 4) [od beneficjenta oraz od każdej powiązanej osoby trzeciej], za dany okres sprawozdawczy. Indywidualne sprawozdanie finansowe musi zawierać szczegółowe informacje na temat kosztów kwalifikowalnych (koszty rzeczywiste, koszty jednostkowe i koszty zryczałtowane[ oraz koszty płatności ryczałtowych], zob. art. 6) w odniesieniu do każdej kategorii budżetowej (zob. załącznik 2). Beneficjent [i powiązane osoby trzecie] [ma][mają] obowiązek deklarować wszystkie koszty kwalifikowalne, nawet jeśli – w przypadku kosztów rzeczywistych, kosztów jednostkowych i kosztów zryczałtowanych – przekraczają one kwoty podane w budżecie szacunkowym (zob. załącznik 2). Kwoty, które nie zostały zadeklarowane w indywidualnych sprawozdaniach finansowych, nie są uwzględniane przez [Komisję][Agencję]. Jeżeli indywidualne sprawozdanie finansowe za dany okres sprawozdawczy nie zostanie przedłożone, może ono zostać włączone do okresowego raportu finansowego za następny okres sprawozdawczy. Indywidualne sprawozdanie finansowe za ostatni okres sprawozdawczy musi również zawierać szczegółowe informacje na temat wpływów z działania (zob. art. 5.3.3). Beneficjent [i każda powiązana osoba trzecia] musi zaświadczyć, że:

- przedstawione informacje są kompletne, wiarygodne i prawdziwe, - deklarowane koszty są kwalifikowalne (zob. art. 6), - na uzasadnienie kosztów mogą zostać przedstawione odpowiednie

ewidencje i dokumenty potwierdzające (zob. art. 18), udostępniane na żądanie (zob. art. 17) lub w ramach kontroli, przeglądów, audytów i dochodzeń (zob. art. 22), oraz

- za ostatni okres sprawozdawczy: wszystkie wpływy zostały zadeklarowane

(zob. art. 5.3.3);

(ii) wyjaśnienie wykorzystania zasobów oraz informacje dotyczące podwykonawstwa (zob. art. 13) i wkładów niepieniężnych wnoszonych przez



54

osoby trzecie (zob. art. 11 i 12) [przedstawione przez beneficjenta i każdą powiązaną osobę trzecią] za dany okres sprawozdawczy;

(iii) nie dotyczy;

(iv) „okresowe zbiorcze sprawozdanie finansowe” (zob. załącznik 4), wygenerowane automatycznie przez elektroniczny system wymiany,[OPCJA jeżeli zastosowanie ma art. 14: konsolidujące indywidualne sprawozdania finansowe za dany okres sprawozdawczy i] obejmujące – z wyjątkiem ostatniego okresu sprawozdawczego – wniosek o płatność okresową.

20.4 Raport końcowy – Wniosek o płatność salda końcowego Oprócz raportu okresowego za ostatni okres sprawozdawczy beneficjent ma obowiązek przedłożyć raport końcowy w terminie 60 dni od końca ostatniego okresu sprawozdawczego. Raport końcowy musi obejmować następujące elementy:

a) „końcowy raport merytoryczny” wraz ze streszczeniem do publikacji, który zawiera:

(i) przegląd wyników oraz ich wykorzystania i upowszechniania,

(ii) wnioski płynące z działania; oraz

(iii) społeczno-ekonomiczne skutki działania;

b) „końcowy raport finansowy” zawierający:

(i) „końcowe zbiorcze sprawozdanie finansowe”, wygenerowane automatycznie przez elektroniczny system wymiany, konsolidujące indywidualne sprawozdania finansowe za wszystkie okresy sprawozdawcze i obejmujące wniosek o płatność salda końcowego oraz

(ii) „świadectwo kontroli sprawozdań finansowych” (sporządzone zgodnie z załącznikiem 5) [dla beneficjenta i dla każdej powiązanej osoby trzeciej], jeżeli wniosek dotyczy całkowitego wkładu wynoszącego 325 000 EUR lub więcej, w ramach zwrotu kosztów rzeczywistych i kosztów jednostkowych obliczonych na podstawie jego zwyczajowej praktyki księgowania kosztów (zob. art. 5.2 i art. 6.2).

20.5 Informacje na temat łącznych poniesionych wydatków [OPCJA 1 w przypadku dotacji powyżej 5 mln EUR i o okresach sprawozdawczych dłuższych niż 18 miesięcy43: Oprócz powyższych wymogów w zakresie sprawozdawczości

43 Należy dodać w przypadku dotacji powyżej 5 milionów EUR, dla których dokonywana jest płatność

zaliczkowa, a okresy sprawozdawcze dla płatności okresowych lub płatności salda końcowego przekraczają osiemnaście miesięcy.



55

(art. 20.1–20.3) beneficjent ma obowiązek poinformować [Komisję][Agencję] do dnia [31 grudnia][30 listopada] każdego roku o łącznych wydatkach poniesionych przez beneficjenta od daty rozpoczęcia działania. Informacje te są potrzebne Komisji do celów rachunkowych i nie będą wykorzystywane do obliczania ostatecznej kwoty dotacji.] [OPCJA 2: Nie dotyczy]

20.6 Waluta na potrzeby sprawozdań finansowych i przeliczania na euro Kwoty w sprawozdaniach finansowych muszą być podawane w euro. Jeżeli beneficjent [lub powiązana osoba trzecia] prowadzi księgowość w walucie innej niż euro, [musi on][muszą oni] przeliczać koszty ujęte w swoich księgach rachunkowych na euro według średniej dziennych kursów wymiany publikowanych w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, obliczonej dla odpowiedniego okresu sprawozdawczego. Jeśli dzienny kurs wymiany dla danej waluty nie jest opublikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, przeliczenia dokonuje się na podstawie średniej miesięcznych kursów publikowanych na stronie internetowej Komisji, obliczonej dla odpowiedniego okresu sprawozdawczego. Jeżeli beneficjent [lub powiązana osoba trzecia] prowadzi księgowość w euro, [musi on][muszą oni] przeliczać koszty poniesione w innej walucie na euro zgodnie ze swoją zwyczajową praktyką księgowania kosztów. 20.7 Język raportów Wszystkie raporty (raporty merytoryczne i finansowe, w tym sprawozdania finansowe) muszą być przedkładane w języku umowy. 20.8 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku gdy przedłożone raporty nie spełniają wymogów niniejszego artykułu, [Komisja][Agencja] może zawiesić bieg terminu płatności (zob. art. 47) oraz zastosować dowolny z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. W przypadku gdy beneficjent nie dopełni swojego obowiązku przedłożenia raportów oraz jeżeli nie wywiąże się z tego obowiązku w terminie 30 dni od pisemnego przypomnienia, [Komisja][Agencja] może rozwiązać umowę (zob. art. 50) lub zastosować dowolny z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 21 – PŁATNOŚCI I UREGULOWANIA DOTYCZĄCE PŁATNOŚCI 21.1 Dokonywane płatności Następujące płatności są dokonywane na rzecz beneficjenta:



56

- jedna płatność zaliczkowa;

- jedna płatność okresowa lub większa ich liczba, na podstawie wniosku(-ów) o płatność okresową (zob. art. 20), oraz

- jedna płatność salda końcowego, na podstawie wniosku o płatność salda końcowego (zob. art. 20).

21.2 Płatność zaliczkowa – Kwota – Kwota zatrzymana na potrzeby funduszu

gwarancyjnego [OPCJA 1, domyślna: Celem płatności zaliczkowej jest zapewnienie beneficjentowi płynności finansowej. Płatność zaliczkowa pozostaje własnością UE do czasu płatności salda końcowego. Kwota płatności zaliczkowej wynosi [podać kwotę (podać kwotę słownie)] EUR. [Komisja][Agencja] dokonuje – z wyjątkiem przypadku, gdy zastosowanie ma art. 48 – płatności zaliczkowej na rzecz beneficjenta w terminie 30 dni, licząc od daty wejścia w życie umowy (zob. art. 58) albo od 10 dni przed datą rozpoczęcia działania (zob. art. 3), w zależności od tego, która z tych dat jest późniejsza. Kwota wynosząca [podać kwotę (podać kwotę słownie)] EUR, co odpowiada 5 % maksymalnej kwoty dotacji (zob. art. 5.1), jest potrącana przez [Komisję][Agencję] z płatności zaliczkowej i przekazywana do „funduszu gwarancyjnego”.] [OPCJA 2 w przypadku gdy beneficjentem jest JRC: [DG][Agencja] dokonuje płatności zaliczkowej w wysokości [podać kwotę, w tym 5 % przeznaczone na wpłatę do funduszu gwarancyjnego (podać kwotę słownie)] EUR, w terminie 30 dni od przekazania noty debetowej z JRC po podpisaniu „porozumienia”.

JRC wyraża zgodę, aby kwota [podać kwotę: EUR: 5 % kwoty dotacji przeznaczone dla JRC (podać kwotę słownie)], odpowiadająca jego wkładowi do funduszu gwarancyjnego (zob. art. 21.2), została przekazana w jego imieniu przez [DG][Agencję] do funduszu gwarancyjnego.] 21.3 Płatności okresowe – Kwota – Obliczanie Płatności okresowe służą zwrotowi kosztów kwalifikowalnych poniesionych na potrzeby realizacji działania w odpowiednich okresach sprawozdawczych. [Komisja][Agencja] wypłaca beneficjentowi kwotę należną jako płatność okresowa w terminie 90 dni od otrzymania raportu okresowego (zob. art. 20.3), z wyjątkiem przypadku, gdy zastosowanie ma art. 47 lub art. 48. Warunkiem dokonania płatności jest zatwierdzenie raportu okresowego. Zatwierdzenie raportu nie oznacza stwierdzenia zgodności, autentyczności, kompletności ani poprawności zawartych w nim treści.



57

Kwota należna jako płatność okresowa jest obliczana przez [Komisję][Agencję] zgodnie z następującą procedurą:

Krok 1 – Zastosowanie stawek zwrotu Krok 2 – Ograniczenie do 90 % maksymalnej kwoty dotacji

21.3.1 Krok 1 – Zastosowanie stawek zwrotu Stawkę (stawki) zwrotu (zob. art. 5.2) stosuje się w odniesieniu do kosztów kwalifikowalnych (kosztów rzeczywistych, kosztów jednostkowych i kosztów zryczałtowanych[ oraz kosztów płatności ryczałtowych], zob. art. 6) zadeklarowanych przez beneficjenta [i powiązane osoby trzecie] (zob. art. 20) i zatwierdzonych przez [Komisję][Agencję] (zob. powyżej) za dany okres sprawozdawczy.

21.3.2 Krok 2 – Ograniczenie do 90 % maksymalnej kwoty dotacji

Całkowita kwota płatności zaliczkowej i płatności okresowych nie może przekraczać 90 % maksymalnej kwoty dotacji określonej w art. 5.1. Maksymalną kwotę płatności okresowej obliczana się w następujący sposób:

{90 % maksymalnej kwoty dotacji (zob. art. 5.1) pomniejszone o {płatność zaliczkową i wcześniejsze płatności okresowe}}.

21.4 Płatność salda końcowego – Kwota – Obliczanie –Uwolnienie kwoty zatrzymanej

na potrzeby funduszu gwarancyjnego Płatność salda końcowego służy zwrotowi pozostałej części kosztów kwalifikowalnych poniesionych przez beneficjenta na realizację działania. Jeżeli całkowita kwota wcześniejszych płatności jest wyższa niż ostateczna kwota dotacji (zob. art. 5.3), płatność salda końcowego przyjmuje formę obciążenia (zob. art. 44). Jeżeli całkowita kwota wcześniejszych płatności jest niższa od ostatecznej kwoty dotacji, [Komisja][Agencja] dokonuje płatności salda końcowego w terminie 90 dni od otrzymania raportu końcowego (zob. art. 20.4), z wyjątkiem przypadku, gdy zastosowanie ma art. 47 lub art. 48. Warunkiem dokonania płatności jest zatwierdzenie raportu końcowego. Zatwierdzenie raportu nie oznacza stwierdzenia zgodności, autentyczności, kompletności ani poprawności zawartych w nim treści. Kwota należna jako saldo jest obliczana przez [Komisję][Agencję] poprzez odjęcie całkowitej kwoty (ewentualnych) płatności: zaliczkowej i płatności okresowych, które zostały już dokonane, od ostatecznej kwoty dotacji określonej zgodnie z art. 5.3:



58

{ostateczna kwota dotacji (zob. art. 5.3) pomniejszona o {(ewentualne) dokonane płatności: zaliczkową i płatności okresowe}}.

W momencie płatności salda końcowego kwota zatrzymana na potrzeby funduszu gwarancyjnego (zob. powyżej) zostaje uwolniona i:

- jeżeli saldo jest dodatnie: uwolniona kwota zostaje wypłacona w całości beneficjentowi wraz z kwotą należną jako saldo;

- jeżeli saldo jest ujemne (płatność salda końcowego przyjmuje formę odzyskiwania

kwoty nienależnej): zostaje ono odjęte od uwolnionej kwoty (zob. art. 44.1.2). Jeżeli wynikająca z tego kwota:

- jest dodatnia, zostaje ona wypłacona beneficjentowi,

- jest ujemna, zostaje ona odzyskana.

Kwota do zapłaty może jednak zostać objęta potrąceniem – bez konieczności uzyskania zgody beneficjenta – względem wszelkich innych kwot, które beneficjent jest winny [Agencji, ]Komisji lub [innej] agencji wykonawczej (na podstawie budżetu UE lub budżetu Euratom), do wysokości maksymalnego wkładu UE określonego dla beneficjenta w budżecie szacunkowym (zob. załącznik 2). 21.5 Powiadomienie o należnych kwotach Przy dokonywaniu płatności [Komisja][Agencja] oficjalnie powiadamia beneficjenta o należnej kwocie, określając, czy dotyczy ona płatności okresowej czy płatności salda końcowego. W przypadku płatności salda końcowego w powiadomieniu określa się również ostateczną kwotę dotacji. W przypadku zmniejszenia dotacji lub odzyskania kwot nienależnych powiadomienie zostaje poprzedzone postępowaniem kontradyktoryjnym określonym w art. 43 i 44. 21.6 Waluta płatności [Komisja][Agencja] dokonuje wszystkich płatności w euro. 21.7 Płatności na rzecz beneficjenta Płatności są dokonywane na rzecz beneficjenta. Płatności zwalniają [Komisję][Agencję] z jej zobowiązania płatniczego. 21.8 Rachunek bankowy do dokonywania płatności



59

[OPCJA 1, domyślna: Wszystkie płatności są dokonywane na następujący rachunek bankowy:

Nazwa banku: […] Pełna nazwa posiadacza rachunku: […] Pełny numer rachunku (wraz z kodami banku): […] [Kod IBAN: […]]44]

[OPCJA 2 w przypadku gdy beneficjentem jest JRC: Wszystkie płatności są dokonywane zgodnie z zasadami rachunkowości obowiązującymi Komisję w kwestii fakturowania wewnętrznego, z linii budżetowej środków operacyjnych [DG][Agencji] na numer akt podmiotu prawnego (LEF) JRC oraz z podaniem numeru nakazu odzyskania środków. JRC przekazuje notę debetową z tytułu każdej płatności (w tym zaliczkowej).] 21.9 Koszty przelewów płatniczych Koszt przelewów płatniczych ponoszony jest w następujący sposób:

- [Komisja][Agencja] ponosi koszt opłat pobieranych z tytułu realizacji przelewów przez jej bank,

- beneficjent ponosi koszt opłat pobieranych z tytułu realizacji przelewów przez jego bank,

- strona powodująca ponowienie przelewu ponosi wszystkie koszty ponownego przelewu.

21.10 Termin płatności Płatności dokonywane przez [Komisję][Agencję] uznaje się za dokonane w dniu obciążenia nimi jej rachunku. 21.11 Skutki niewywiązania się z obowiązków 21.11.1 [OPCJA 1, domyślna: Jeżeli [Komisja][Agencja] nie dokonuje płatności w terminach płatności (zob. powyżej), beneficjentowi przysługują odsetki za opóźnienie w płatnościach według stopy stosowanej przez Europejski Bank Centralny (EBC) w odniesieniu do jego głównych operacji refinansowania w euro („stopa referencyjna”), powiększonej o trzy i pół punktu procentowego. Za stopę referencyjną przyjmuje się stopę obowiązującą pierwszego dnia miesiąca, w którym upływa termin płatności, opublikowaną w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej. Jeżeli kwota odsetek za opóźnienia w płatnościach nie przekracza 200 EUR, zostaje ona wypłacona jedynie na wniosek beneficjenta złożony w ciągu dwóch miesięcy od otrzymania opóźnionej płatności.

44 W przypadku państw, do których nie ma zastosowania kod IBAN, stosuje się kody BIC lub SWIFT.



60

Nie nalicza się odsetek za opóźnienie w płatnościach, jeżeli beneficjent jest państwem członkowskim UE (w tym organem administracji regionalnej i lokalnej lub innym podmiotem publicznym działającym w imieniu państwa członkowskiego do celów niniejszej umowy). Zawieszenia terminu płatności bądź zawieszenia płatności (zob. art. 47 i 48) nie uznaje się za opóźnienie w płatnościach. Odsetki za opóźnienie w płatnościach obejmują okres od dnia następującego po wyznaczonym terminie płatności (zob. powyżej) aż do dnia zapłaty należności włącznie. Odsetki za opóźnienie w płatnościach nie są uwzględniane na potrzeby obliczenia ostatecznej kwoty dotacji.] [OPCJA 2 w przypadku gdy beneficjentem jest JRC: Nie dotyczy] 21.11.2 Nie dotyczy ARTYKUŁ 22 – KONTROLE, PRZEGLĄDY, AUDYTY I DOCHODZENIA –

PRZENIESIENIE USTALEŃ NA INNE DOTACJE 22.1 Kontrole, przeglądy i audyty prowadzone przez [Agencję i] Komisję 22.1.1 Prawo do przeprowadzania kontroli Podczas realizacji działania lub po jego realizacji [Agencja lub] Komisja kontroluje prawidłowość realizacji działania i wywiązywanie się z obowiązków wynikających z umowy, oceniając także rezultaty i raporty. [Agencji lub] Komisji mogą pomagać w tym zadaniu osoby lub podmioty zewnętrzne. [Agencja lub] Komisja może także żądać dodatkowych informacji zgodnie z art. 17. Przedstawiane informacje muszą być dokładne, precyzyjne i kompletne oraz należy je przekazywać w żądanym formacie, w tym w formie elektronicznej. 22.1.2 Prawo do dokonywania przeglądów Podczas realizacji działania lub po jego realizacji [Agencja lub] Komisja może dokonywać przeglądów dotyczących prawidłowości realizacji działania (w tym ocen rezultatów i raportów), wywiązywania się z obowiązków wynikających z umowy oraz aktualności znaczenia działania z naukowego lub technicznego punktu widzenia. Przeglądy można wszcząć w okresie do dwóch lat od płatności salda końcowego. Beneficjent jest oficjalnie powiadamiany o przeglądach, a za dzień rozpoczęcia przeglądu uznaje się datę tego oficjalnego powiadomienia. Jeżeli przegląd dotyczy osoby trzeciej (zob. art. 10–16), beneficjent musi zawiadomić tę osobę trzecią.



61

[Agencja lub] Komisja może dokonywać przeglądów bezpośrednio (przy pomocy własnego personelu) lub pośrednio (przy pomocy osób lub podmiotów zewnętrznych, wyznaczonych do tego zadania). Przekazuje ona beneficjentowi informację o tożsamości tych osób lub podmiotów zewnętrznych. Beneficjent ma prawo sprzeciwić się wyznaczeniu osób lub podmiotów zewnętrznych ze względu na tajemnicę handlową. Beneficjent ma obowiązek przedstawić w żądanym terminie wszelkie informacje i dane dodatkowe, oprócz już przedłożonych rezultatów i raportów (w tym informacje dotyczące wykorzystania zasobów). Beneficjent może zostać wezwany do wzięcia udziału w spotkaniach, w tym w spotkaniach z ekspertami zewnętrznymi. W przypadku przeglądów na miejscu beneficjent musi przyznać prawo wstępu na swój teren i do swoich pomieszczeń, w tym osobom i podmiotom zewnętrznym, i musi zapewnić łatwą dostępność żądanych informacji. Przedstawiane informacje muszą być dokładne, precyzyjne i kompletne oraz należy je przekazywać w żądanym formacie, w tym w formie elektronicznej. Na podstawie ustaleń w wyniku przeglądu opracowywany jest „raport z przeglądu”. Raport z przeglądu jest oficjalnie przedstawiany przez [Agencję lub] Komisję beneficjentowi, który ma 30 dni na oficjalne zgłoszenie uwag do tego raportu („postępowanie kontradyktoryjne dotyczące przeglądu”). Językiem przeglądów (w tym raportów z przeglądów) jest język umowy. 22.1.3 Prawo do przeprowadzania audytów Podczas realizacji działania lub po jego realizacji [Agencja lub] Komisja może przeprowadzać audyty dotyczące prawidłowości realizacji działania oraz wypełniania obowiązków wynikających z umowy. Audyty można wszcząć w okresie do dwóch lat od płatności salda końcowego. Beneficjent jest oficjalnie powiadamiany o audytach, a za dzień rozpoczęcia audytu uznaje się datę tego oficjalnego powiadomienia. Jeżeli audyt dotyczy osoby trzeciej (zob. art. 10–16), beneficjent musi zawiadomić tę osobę trzecią. [Agencja lub] Komisja może przeprowadzać audyty bezpośrednio (przy pomocy własnego personelu) lub pośrednio (przy pomocy osób lub podmiotów zewnętrznych, wyznaczonych do tego zadania). Przekazuje ona beneficjentowi informację o tożsamości tych osób lub podmiotów zewnętrznych. Beneficjent ma prawo sprzeciwić się wyznaczeniu osób lub podmiotów zewnętrznych ze względu na tajemnicę handlową.



62

Beneficjent ma obowiązek przedstawić w żądanym terminie wszelkie informacje (w tym kompletne księgi rachunkowe, odcinki płacowe indywidualnych osób lub inne dane osobowe) w celu potwierdzenia zgodności z postanowieniami umowy. W przypadku audytów na miejscu beneficjent musi przyznać prawo wstępu na swój teren i do swoich pomieszczeń, w tym osobom i podmiotom zewnętrznym, i musi zapewnić łatwą dostępność żądanych informacji. Przedstawiane informacje muszą być dokładne, precyzyjne i kompletne oraz należy je przekazywać w żądanym formacie, w tym w formie elektronicznej. Na podstawie ustaleń w wyniku audytu opracowywany jest „projekt raportu z audytu”. Projekt raportu z audytu jest oficjalnie przedstawiany przez [Agencję lub] Komisję beneficjentowi, który ma 30 dni na oficjalne zgłoszenie uwag do tego raportu („postępowanie kontradyktoryjne dotyczące audytu”). W uzasadnionych przypadkach [Agencja lub] Komisja może przedłużyć ten okres. W „końcowym raporcie z audytu” uwzględniane są uwagi beneficjenta. Koordynator lub zainteresowany beneficjent jest oficjalnie powiadamiany o raporcie. Językiem audytów (w tym raportów z audytów) jest język umowy. [Agencji lub] Komisji przysługuje również prawo wglądu do ksiąg rachunkowych beneficjenta, których prowadzenie jest wymagane zgodnie z przepisami, w celu dokonania okresowej oceny kosztów jednostkowych lub kwot zryczałtowanych [lub płatności ryczałtowych]. 22.2 Dochodzenia prowadzone przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć

Finansowych (OLAF) Na mocy rozporządzeń (UE, Euratom) nr 883/201345 i (Euratom, WE) nr 2185/9646 (oraz zgodnie z ich przepisami i określonymi w nich procedurami) Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) może – w dowolnej chwili podczas realizacji działania lub po jego realizacji – przeprowadzać dochodzenia, w tym kontrole i inspekcje na miejscu, aby stwierdzić, czy nie doszło do nadużyć finansowych, korupcji lub innych nielegalnych działań na szkodę interesów finansowych UE. 22.3 Kontrole i audyty prowadzone przez Europejski Trybunał Obrachunkowy

(ETO)

45 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r.

dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady i rozporządzenie Rady (Euratom) nr 1074/1999 (Dz.U. L 248 z 18.9.2013, s. 1).

46 Rozporządzenie Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami finansowymi i innymi nieprawidłowościami (Dz.U. L 292 z 15.11.1996, s. 2).



63

Zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) i art. 161 rozporządzenia finansowego (UE, Euratom) nr 966/201247 Europejski Trybunał Obrachunkowy (ETO) może przeprowadzać audyty w dowolnej chwili podczas realizacji działania lub po jego zrealizowaniu. ETO przysługuje prawo dostępu do celów kontroli i audytów. 22.4 Kontrole, przeglądy, audyty i dochodzenia w przypadku organizacji

międzynarodowych [OPCJA 1 w przypadku organizacji międzynarodowych: Zgodnie ze swymi rozporządzeniami finansowymi Unia Europejska, w tym Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) i Europejski Trybunał Obrachunkowy (ETO), mogą przeprowadzać kontrole, przeglądy, audyty i dochodzenia, w tym na miejscu. Niniejszy artykuł stosuje się zgodnie ze szczegółowymi umowami dotyczącymi tych kwestii, zawartymi między organizacjami międzynarodowymi a Unią Europejską.] [OPCJA 2: nie dotyczy] 22.5 Skutki związane z ustaleniami w wyniku kontroli, przeglądów, audytów i

dochodzeń – Przeniesienie ustaleń na inne dotacje 22.5.1 Ustalenia dotyczące niniejszej dotacji Ustalenia w wyniku kontroli, przeglądów, audytów lub dochodzeń przeprowadzonych w kontekście niniejszej dotacji mogą prowadzić do: odrzucenia kosztów niekwalifikowalnych (zob. art. 42), zmniejszenia dotacji (zob. art. 43), odzyskania kwot nienależnych (zob. art. 44) lub do innych środków opisanych w rozdziale 6. W wyniku odrzucenia kosztów lub zmniejszenia dotacji po dokonaniu płatności salda końcowego otrzymuje się skorygowaną ostateczną kwotę dotacji (zob. art. 5.4). Ustalenia w wyniku kontroli, przeglądów, audytów lub dochodzeń mogą prowadzić do wniosku o zmianę załącznika 1 (zob. art. 55). Kontrole, przeglądy, audyty lub dochodzenia, w wyniku których ustalono, że wystąpiły systemowe lub powtarzające się błędy, nieprawidłowości, nadużycia finansowe lub naruszenia obowiązków, mogą również wpływać na inne dotacje UE lub Euratomu, które zostały przyznane na podobnych warunkach („przeniesienie ustaleń dotyczących niniejszej dotacji na inne dotacje”). Ponadto ustalenia wynikające z dochodzenia przeprowadzonego przez OLAF mogą prowadzić do wszczęcia postępowania karnego na podstawie przepisów krajowych.

47 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012

r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).



64

22.5.2 Ustalenia dotyczące innych dotacji [Agencja lub] Komisja może przenieść ustalenia dotyczące innych dotacji na niniejszą dotację („przeniesienie ustaleń dotyczących innych dotacji na niniejszą dotację”), jeśli:

a) zostanie stwierdzone w odniesieniu do innych dotacji UE lub Euratomu przyznanych na podobnych warunkach, że beneficjent dopuścił się systemowych lub powtarzających się błędów, nieprawidłowości, nadużyć finansowych lub naruszeń obowiązków, które mają istotny wpływ na niniejszą dotację; oraz

b) beneficjent jest oficjalnie powiadamiany o tych ustaleniach – i jednocześnie

przekazuje mu się wykaz dotacji, na które mają one wpływ – nie później niż dwa lata po płatności salda końcowego niniejszej dotacji.

Przeniesienie ustaleń może prowadzić do: odrzucenia kosztów (zob. art. 42), zmniejszenia dotacji (zob. art. 43), odzyskania kwot nienależnych (zob. art. 44), zawieszenia płatności (zob. art. 48), zawieszenia realizacji działania (zob. art. 49) lub rozwiązania umowy (zob. art. 50). 22.5.3 Procedura [Agencja lub] Komisja oficjalnie powiadamia beneficjenta o błędach systemowych lub powtarzających się błędach oraz o zamiarze przeniesienia tych ustaleń wynikających z audytu, przekazując mu jednocześnie wykaz dotacji, których to dotyczy. 22.5.3.1 Jeżeli ustalenia dotyczą kwalifikowalności kosztów, oficjalne powiadomienie obejmuje:

a) wezwanie do przedstawienia uwag do wykazu dotacji, na które ustalenia mają wpływ;

b) wezwanie do przedstawienia zmienionych sprawozdań finansowych dotyczących wszystkich dotacji, na które ustalenia mają wpływ;

c) stopę korekty na potrzeby ekstrapolacji ustaloną przez [Agencję lub ]Komisję na podstawie błędów systemowych lub powtarzających się błędów w celu obliczenia kwot, które zostaną odrzucone, w przypadku gdy beneficjent:

(i) uzna, że przedstawienie zmienionych sprawozdań finansowych nie jest możliwe lub wykonalne; lub

(ii) nie przedstawi zmienionych sprawozdań finansowych. Beneficjent może przedstawić uwagi, zmienione sprawozdania finansowe lub właściwie umotywowaną propozycję alternatywnej metody korekty w ciągu 90 dni od otrzymania powiadomienia. W uzasadnionych przypadkach [Agencja lub] Komisja może przedłużyć ten okres. [Agencja lub ]Komisja może następnie wszcząć procedurę odrzucenia kosztów zgodnie z art. 42 na podstawie:



65

- zmienionych sprawozdań finansowych, jeśli zostały zatwierdzone; - propozycji alternatywnej metody korekty, jeśli ją zaakceptowano;

lub

- pierwotnie zgłoszonej stopy korekty na potrzeby ekstrapolacji, jeśli nie otrzyma

żadnych uwag ani zmienionych sprawozdań finansowych, nie zaakceptuje uwag ani propozycji alternatywnej metody korekty albo nie zatwierdzi zmienionych sprawozdań finansowych.

22.5.3.2 Jeżeli ustalenia dotyczą istotnych błędów, nieprawidłowości, nadużyć finansowych lub poważnego naruszenia obowiązków, oficjalne powiadomienie obejmuje:

a) wezwanie do przedstawienia uwag do wykazu dotacji, na które ustalenia mają wpływ; oraz

b) ryczałtową stawkę, którą [Agencja lub] Komisja zamierza stosować zgodnie z zasadą proporcjonalności.

Beneficjent może przedstawić uwagi lub właściwie umotywowaną propozycję alternatywnej stawki ryczałtowej w ciągu 90 dni od otrzymania powiadomienia. [Agencja lub ]Komisja może następnie wszcząć procedurę zmniejszenia dotacji zgodnie z art. 43 na podstawie:

- propozycji alternatywnej stawki ryczałtowej, jeśli ją zaakceptowano;

lub

- pierwotnie zgłoszonej stawki ryczałtowej, jeżeli nie otrzyma żadnych uwag albo nie zaakceptuje uwag ani propozycji alternatywnej stawki ryczałtowej.

22.6 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu wszelkie niewystarczająco uzasadnione koszty zostają uznane za koszty niekwalifikowalne (zob. art. 6) i zostają odrzucone (zob. art. 42). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 23 – OCENA WPŁYWU DZIAŁANIA 23.1 Prawo do oceny wpływu działania [Agencja lub] Komisja może przeprowadzać okresowe lub końcowe oceny wpływu działania w kontekście celów wyznaczonych dla programu [UE][Euratom].



66

Oceny można rozpocząć w trakcie realizacji działania i w okresie do [OPCJA 1, domyślna: pięciu][OPCJA 2 w przypadku dotacji o niskiej wartości: trzech] lat od płatności salda końcowego. Za datę rozpoczęcia oceny uznaje się datę, w której beneficjent został o niej oficjalnie powiadomiony. [Agencja lub] Komisja może dokonywać ocen bezpośrednio (przy pomocy własnego personelu) lub pośrednio (przy pomocy osób lub podmiotów zewnętrznych upoważnionych przez nią do wykonania tego zadania). Beneficjent musi przekazać wszelkie informacje mające znaczenie dla oceny wpływu działania, w tym także informacje w formie elektronicznej. 23.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu [Komisja][Agencja] może zastosować środki opisane w rozdziale 6. SEKCJA 3 PRAWA I OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z ISTNIEJĄCĄ WIEDZĄ I

WYNIKAMI PODSEKCJA 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE ARTYKUŁ 23a – ZARZĄDZANIE WŁASNOŚCIĄ INTELEKTUALNĄ 23a.1 Obowiązek podjęcia działań w celu wykonania zalecenia Komisji w sprawie

zarządzania własnością intelektualną w ramach działań związanych z transferem wiedzy

Beneficjent będący uczelnią wyższą lub inną publiczną organizacją badawczą musi podjąć działania w celu wykonania zasad określonych w pkt 1 i 2 Kodeksu postępowania załączonego do zalecenia Komisji w sprawie zarządzania własnością intelektualną w ramach działań związanych z transferem wiedzy48. Nie ma to wpływu na obowiązki określone w podsekcjach 2 i 3 niniejszej sekcji. Beneficjent musi zapewnić, aby naukowcy i osoby trzecie uczestniczące w działaniu były o nich poinformowane. 23a.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków

48 Zalecenie Komisji C(2008) 1329 z dnia 10.4.2008 r. w sprawie zarządzania własnością intelektualną w

ramach działań związanych z transferem wiedzy oraz Kodeks postępowania dla uczelni wyższych i innych publicznych instytucji badawczych załączony do tego zalecenia.



67

W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu [Komisja][Agencja] może zastosować dowolny ze środków opisanych w rozdziale 6. PODSEKCJA 2 PRAWA I OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z ISTNIEJĄCĄ WIEDZĄ ARTYKUŁ 24 – UMOWA W SPRAWIE ISTNIEJĄCEJ WIEDZY [OPCJA 1, jeżeli zastosowanie ma opcja określona w art. 25.5: 24.1 Umowa w sprawie istniejącej wiedzy Beneficjent musi określić (w formie umowy pisemnej) istniejącą wiedzę związaną z działaniem. „Istniejąca wiedza” oznacza wszelkie dane, know-how lub informacje, bez względu na ich formę lub charakter (materialne lub niematerialne), w tym wszelkie prawa, takie jak prawa własności intelektualnej, które:

a) znajdują się w posiadaniu beneficjenta przed jego przystąpieniem do umowy; oraz

b) są potrzebne do realizacji działania lub do wykorzystania wyników działania. 24.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6.] [OPCJA 2: Nie dotyczy] ARTYKUŁ 25 – PRAWA DOSTĘPU DO ISTNIEJĄCEJ WIEDZY 25.1 Korzystanie z praw dostępu – Zrzeczenie się praw dostępu –Zakaz udzielania

sublicencji Aby móc korzystać z praw dostępu, konieczne jest uprzednie wystosowanie wniosku w formie pisemnej („wniosek o dostęp”). „Prawa dostępu” oznaczają prawa do korzystania z wyników lub istniejącej wiedzy na warunkach określonych w niniejszej umowie. Zrzeczenie się praw dostępu wymaga dla swojej ważności formy pisemnej. Prawa dostępu nie obejmują prawa do udzielania sublicencji, chyba że uzgodniono inaczej.



68

25.2 Prawa dostępu dla pozostałych beneficjentów do celów realizacji ich własnych zadań w ramach działania

Nie dotyczy 25.3 Prawa dostępu dla pozostałych beneficjentów do celów wykorzystania ich

własnych wyników Nie dotyczy 25.4 Prawa dostępu dla podmiotów powiązanych Nie dotyczy 25.5 Prawa dostępu dla osób trzecich [OPCJA 1 w przypadku ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej: Dostawca dostępu musi zapewnić użytkownikom nieodpłatnie dostęp do istniejącej wiedzy, która jest potrzebna do realizacji działania, chyba że podlega ograniczeniom prawnym, w tym wynikającym z praw osób trzecich (w tym personelu). Dostawca dostępu musi możliwie jak najwcześniej informować użytkowników o ograniczeniach, które mogłyby istotnie wpłynąć na przyznanie praw dostępu.] [OPCJA 2: Nie dotyczy] 25.6 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. PODSEKCJA 3 PRAWA I OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z WYNIKAMI ARTYKUŁ 26 – WŁASNOŚĆ WYNIKÓW 26.1 Prawo własności beneficjenta, który uzyskał wyniki Beneficjent jest właścicielem uzyskanych przez siebie wyników. „Wyniki” oznaczają wszelkie materialne lub niematerialne efekty działania, takie jak dane, wiedza lub informacje, uzyskane podczas działania, bez względu na ich formę lub charakter, niezależnie od tego, czy mogą być one chronione czy nie, a także wszelkie powiązane z nimi prawa, w tym prawa własności intelektualnej. 26.2 Współwłasność beneficjentów



69

Nie dotyczy 26.3 Prawa osób trzecich (w tym personelu) W przypadku gdy osoby trzecie (w tym personel) mogą rościć sobie prawa do wyników, beneficjent musi zapewnić, aby wykonywanie tych praw było zgodne ze spoczywającymi na nim obowiązkami wynikającymi z umowy. Jeżeli wyniki zostały uzyskane przez osobę trzecią, beneficjent musi otrzymać od tej osoby trzeciej wszystkie prawa (poprzez przeniesienie własności, udzielenie licencji lub w inny sposób) niezbędne mu do wywiązania się z jego obowiązków w taki sposób, jak gdyby wyniki te zostały uzyskane przez samego beneficjenta. Jeżeli otrzymanie praw jest niemożliwe, beneficjentowi nie wolno uzyskiwać wyników z pomocą osoby trzeciej. 26.4 Przejęcie własności przez [UE][Euratom][Agencję] w celu ochrony wyników 26.4.1 [UE][Euratom][Agencja] może – za zgodą beneficjenta – przejąć własność wyników w celu ich ochrony, jeżeli beneficjent zamierza – w ciągu maksymalnie czterech lat od upływu okresu wskazanego w art. 3 – upowszechnić wyniki, nie chroniąc ich, z wyjątkiem następujących przypadków:

a) rezygnacja z ochrony wynika z faktu, że ochrona wyników nie jest możliwa, racjonalna lub uzasadniona (w danych okolicznościach);

b) rezygnacja z ochrony wynika z braku możliwości przemysłowego lub handlowego wykorzystania wyników; lub

c) beneficjent zamierza przenieść własność wyników na rzecz osoby trzeciej mającej siedzibę w państwie członkowskim UE lub w państwie stowarzyszonym49, która będzie je chronić.

O ile nie ma zastosowania żadna z okoliczności wymienionych powyżej w lit. a), b) lub c), przed upowszechnieniem wyników beneficjent musi oficjalnie powiadomić [Komisję][Agencję] i jednocześnie poinformować ją o ewentualnych powodach odmowy zgody. Beneficjent może odmówić zgody jedynie wówczas, gdy jest w stanie wykazać, że jego uzasadnione interesy doznałyby istotnego uszczerbku.


„państwo stowarzyszone” oznacza państwo trzecie, które jest stroną umowy międzynarodowej z Unią, określone w [OPCJA 1 w przypadku dotacji UE: art. 7 rozporządzenia (UE) nr 1291/2013 w sprawie programu ramowego H2020. W art. 7 określono warunki przystąpienia państw spoza UE do programu „Horyzont 2020”.][OPCJA 2 w przypadku dotacji Euratom: art. 5 rozporządzenia Rady (Euratom) nr 1314/2013 z dnia 16 grudnia 2013 r. w sprawie programu badawczo-szkoleniowego Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (2014–2018) uzupełniającego „Horyzont 2020” – program ramowy w zakresie badań naukowych i innowacji („rozporządzenie (Euratom) nr 1314/2013 w sprawie programu badawczo-szkoleniowego Euratomu”) (Dz.U. L 347 z 20.12.2013, s. 948). W art. 5 określono warunki przystąpienia państw spoza UE do programu „Horyzont 2020”.]



70

Jeżeli [Komisja][Agencja] zdecyduje się przejąć własność wyników, oficjalnie powiadamia o tym beneficjenta w ciągu 45 dni od otrzymania jego powiadomienia. Wyniki nie mogą zostać upowszechnione przed końcem tego okresu, a jeżeli [Komisja][Agencja] zdecyduje się na przejęcie ich własności – do czasu podjęcia przez nią działań koniecznych do ochrony wyników. 26.4.2 [UE][Euratom][Agencja] może – za zgodą beneficjenta – przejąć własność wyników w celu ich ochrony, jeżeli beneficjent zamierza – w ciągu maksymalnie czterech lat od upływu okresu wskazanego w art. 3 – zaprzestać ochrony wyników lub zrezygnować z ubiegania się o przedłużenie ochrony, z wyjątkiem następujących przypadków:

a) rezygnacja z ochrony wynika z braku możliwości przemysłowego lub handlowego wykorzystania wyników;

b) przedłużenie ochrony nie jest uzasadnione w danych okolicznościach. O ile nie zachodzi żadna z okoliczności wymienionych powyżej w lit. a) lub b), beneficjent, który zamierza zaprzestać ochrony wyników lub zrezygnować z ubiegania się o przedłużenie ochrony, musi oficjalnie powiadomić [Komisję][Agencję] z wyprzedzeniem co najmniej 60 dni przed wygaśnięciem ochrony lub upływem terminu jej przedłużenia i jednocześnie poinformować ją o ewentualnych powodach odmowy zgody. Beneficjent może odmówić zgody jedynie wówczas, gdy jest w stanie wykazać, że jego uzasadnione interesy doznałyby istotnego uszczerbku. Jeżeli [Komisja][Agencja] zdecyduje się przejąć własność wyników, oficjalnie powiadamia o tym beneficjenta w ciągu 45 dni od otrzymania jego powiadomienia. 26.5 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 27 – OCHRONA WYNIKÓW – EKSPONOWANIE INFORMACJI O

FINANSOWANIU ZE ŚRODKÓW UNIJNYCH 27.1 Obowiązek ochrony wyników Beneficjent ma obowiązek zbadać możliwości ochrony swoich wyników i chronić je w należyty sposób – przez odpowiedni okres i na odpowiednim obszarze – jeżeli:

a) można racjonalnie spodziewać się, że wyniki będą miały zastosowanie przemysłowe lub handlowe; oraz

b) ich ochrona jest możliwa, racjonalna i uzasadniona (w danych okolicznościach).



71

Podejmując decyzję w sprawie ochrony, beneficjent musi uwzględnić swoje własne uzasadnione interesy. 27.2 Przejęcie własności przez [UE][Euratom][Agencję] w celu ochrony wyników Jeżeli beneficjent nie zamierza chronić wyników, zamierza zaprzestać ich ochrony lub zrezygnować z ubiegania się o przedłużenie ochrony, [UE][Euratom][Agencja] może – pod pewnymi warunkami (zob. art. 26.4) – przejąć własność wyników, aby zapewnić ich ochronę lub utrzymanie ochrony. 27.3 Informacje na temat finansowania ze środków unijnych O ile [Komisja][Agencja] nie zażąda lub nie postanowi inaczej, lub o ile nie jest to niemożliwe, wnioski o objęcie wyników ochroną (w tym zgłoszenia patentowe) złożone przez beneficjenta lub w jego imieniu muszą zawierać następującą informację:

„Projekt będący podstawą niniejszego wniosku/zgłoszenia otrzymał finansowanie z [programu ramowego Unii Europejskiej w zakresie badań naukowych i innowacji »Horyzont 2020«][programu badawczo-szkoleniowego Euratomu (2014–2018)] na podstawie umowy o udzielenie dotacji nr [numer]”.

27.4 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 28 – WYKORZYSTANIE WYNIKÓW 28.1 Obowiązek wykorzystywania wyników Beneficjent musi zastosować – w ciągu maksymalnie czterech lat od upływu okresu wskazanego w art. 3 – środki w celu zapewnienia „wykorzystywania” jego wyników (bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności poprzez przeniesienie własności lub udzielenie licencji, zob. art. 30) poprzez:

a) wykorzystanie ich w dalszej działalności badawczej (nieobjętej działaniem);

b) opracowanie, stworzenie i wprowadzenie do obrotu produktu lub procesu;

c) stworzenie i świadczenie usługi; lub

d) wykorzystanie ich do celów działalności normalizacyjnej. [OPCJA w przypadku gdy w programie prac przewidziane są dodatkowe obowiązki w zakresie wykorzystania wyników: Ponadto beneficjent musi wywiązać się – w ciągu



72

maksymalnie czterech lat od upływu okresu wskazanego w art. 3 – z dodatkowych obowiązków w zakresie wykorzystania wyników określonych w załączniku 1.] Nie ma to wpływu na obowiązki w zakresie bezpieczeństwa określone w art. 37, które w dalszym ciągu mają zastosowanie. 28.2 Wyniki, które mogą wpłynąć na normy europejskie lub międzynarodowe –

Informacje na temat finansowania ze środków unijnych [OPCJA w przypadku gdy w programie prac przewidziano wyniki, które mogą wpłynąć na normy: Jeżeli można racjonalnie spodziewać się, że wyniki mogą wpłynąć na normy europejskie lub międzynarodowe, beneficjent musi poinformować o tym [Komisję][Agencję] w ciągu maksymalnie czterech lat od upływu okresu wskazanego w art. 3. ] O ile [Komisja][Agencja] nie zażąda lub nie postanowi inaczej, lub o ile nie jest to niemożliwe, w przypadku włączenia wyników do normy beneficjent musi zwrócić się do organu normalizacyjnego z wnioskiem o zawarcie (w informacji dotyczącej tej normy) w tej normie następującego oświadczenia:

„Wyniki włączone do niniejszej normy zostały uzyskane w ramach działań finansowanych ze środków [programu ramowego Unii Europejskiej w zakresie badań naukowych i innowacji »Horyzont 2020«][programu badawczo-szkoleniowego Euratomu (2014–2018)] na podstawie umowy o udzielenie dotacji nr [numer]”.

28.3 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu dotacja może zostać zmniejszona zgodnie z art. 43. Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 29 – UPOWSZECHNIANIE WYNIKÓW – SWOBODNY DOSTĘP –

EKSPONOWANIE INFORMACJI O FINANSOWANIU ZE ŚRODKÓW UNIJNYCH

29.1 Obowiązek upowszechniania wyników Z wyjątkiem sytuacji, w której byłoby to sprzeczne z jego uzasadnionymi interesami, beneficjent musi „upowszechniać” swoje wyniki w najwcześniejszym możliwym terminie poprzez podanie ich do wiadomości publicznej przy wykorzystaniu właściwych środków (innych niż środki wynikające z ochrony lub wykorzystania wyników), w tym poprzez publikacje naukowe (w dowolnym medium). [OPCJA w przypadku gdy w programie prac przewidziane są dodatkowe obowiązki w zakresie upowszechniania wyników: Ponadto beneficjent musi wypełniać dodatkowe obowiązki w zakresie upowszechniania wyników określone w załączniku 1.]



73

[OPCJA w przypadku gdy w programie prac przewidziane są dodatkowe obowiązki w zakresie upowszechniania wyników do celów interoperacyjności: Ponadto beneficjent musi upowszechniać – w ciągu maksymalnie czterech lat od upływu okresu wskazanego w art. 3 – specyfikacje techniczne wyników, które są potrzebne do celów interoperacyjności.] [OPCJA w przypadku gdy w programie prac przewidziane są dodatkowe obowiązki w zakresie upowszechniania wyników do celów interoperacyjności transgranicznej: Ponadto beneficjent musi upowszechniać – w ciągu maksymalnie czterech lat od upływu okresu wskazanego w art. 3 – rezultaty dotyczące interoperacyjności transgranicznej (zob. załącznik 1) oraz wszelkie wyniki potrzebne do celów interoperacyjności transgranicznej (w szczególności wspólne specyfikacje techniczne i komponenty oprogramowania).] Nie ma to wpływu na obowiązek dotyczący ochrony wyników określony w art. 27, obowiązki zachowania poufności określone w art. 36, obowiązki w zakresie bezpieczeństwa określone w art. 37 ani na obowiązki ochrony danych osobowych określone w art. 39, które w dalszym ciągu mają zastosowanie. Jeżeli beneficjent nie zamierza zapewniać ochrony swoich wyników, w pewnych okolicznościach (zob. art. 26.4.1) może być od niego wymagane, aby oficjalnie powiadomił [Komisję][Agencję]przed rozpoczęciem upowszechniania. 29.2 Swobodny dostęp do publikacji naukowych Beneficjent musi zapewnić swobodny dostęp (bezpłatny dostęp online dla każdego użytkownika) do wszystkich recenzowanych publikacji naukowych dotyczących jego wyników. W szczególności musi on:

a) w najwcześniejszym możliwym terminie, a najpóźniej w dniu publikacji, złożyć w repozytorium publikacji naukowych nadającą się do przetwarzania automatycznego kopię elektroniczną wersji opublikowanej lub ostatecznego, zrecenzowanego manuskryptu przyjętego do publikacji. Ponadto beneficjent powinien złożyć jednocześnie w repozytorium dane naukowe konieczne do weryfikacji wyników przedstawionych w złożonych publikacjach naukowych;

b) zapewnić swobodny dostęp do złożonej publikacji za pośrednictwem repozytorium najpóźniej:

(i) w dniu publikacji, jeżeli wersja elektroniczna jest dostępna nieodpłatnie u wydawcy, lub

(ii) w ciągu sześciu miesięcy od publikacji (dwunastu miesięcy w przypadku publikacji z dziedziny nauk społecznych i humanistycznych) w pozostałych przypadkach;



74

a) zapewnić swobodny dostęp – za pośrednictwem repozytorium – do metadanych bibliograficznych identyfikujących złożoną publikację.

Metadane bibliograficzne muszą mieć standardowy format i zawierać wszystkie poniższe informacje:

- słowa [„Unia Europejska (UE)” i „Horyzont 2020”][„Euratom” i „program badawczo-szkoleniowy Euratomu (2014-2018)”],

- nazwę działania, akronim i numer dotacji,

- datę publikacji i długość okresu embarga (zwłoki między publikacją a wprowadzeniem swobodnego dostępu), jeżeli ma zastosowanie, oraz

- stały identyfikator. 29.3 Swobodny dostęp do danych naukowych [OPCJA 1 w przypadku działań uczestniczących w projekcie pilotażowym na rzecz swobodnego dostępu do danych naukowych: W odniesieniu do cyfrowych danych naukowych uzyskanych w ramach działania („dane”) beneficjent musi:

a) złożyć następujące dane w repozytorium danych naukowych i wprowadzić środki w celu umożliwienia osobom trzecim dostępu do tych danych, ich eksploracji, wykorzystania, powielania i upowszechniania (nieodpłatnie dla każdego użytkownika):

(i) dane, w tym powiązane metadane, konieczne do weryfikacji wyników przedstawionych w publikacjach naukowych – w najwcześniejszym możliwym terminie;

(ii) inne dane, w tym powiązane metadane, zgodnie z wykazem podanym w „planie zarządzania danymi” i w terminach określonych w tym planie (zob. załącznik 1);

b) przedstawić informacje – za pośrednictwem repozytorium – o narzędziach i

instrumentach, którymi dysponują beneficjenci i które są konieczne do weryfikacji wyników (oraz – w miarę możliwości – dostarczyć same narzędzia i instrumenty).

Nie ma to wpływu na obowiązek dotyczący ochrony wyników określony w art. 27, obowiązki zachowania poufności określone w art. 36, obowiązki w zakresie bezpieczeństwa określone w art. 37 ani na obowiązki ochrony danych osobowych określone w art. 39, które w dalszym ciągu mają zastosowanie. W drodze wyjątku beneficjent nie musi zapewniać swobodnego dostępu do określonych elementów swoich danych naukowych, jeżeli taki swobodny dostęp do tych elementów danych naukowych zagroziłby osiągnięciu głównego celu działania zgodnie z opisem w załączniku 1. W takim przypadku plan zarządzania danymi musi zawierać uzasadnienie odmowy dostępu.]



75

[OPCJA 2: nie dotyczy] 29.4 Informacje na temat finansowania ze środków unijnych – Obowiązek i prawo

wykorzystywania emblematu UE O ile [Komisja][Agencja] nie zażąda lub nie postanowi inaczej, lub o ile nie jest to niemożliwe, w przypadku upowszechniania wyników (w dowolnej formie, w tym elektronicznej) konieczne jest:

a) umieszczenie emblematu UE; oraz b) podanie następującej informacji:

„Projekt finansowany ze środków [programu ramowego Unii Europejskiej w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont 2020”][programu badawczo-szkoleniowego Euratomu (2014-2018)] na podstawie umowy o udzielenie dotacji nr [numer]”.

Jeżeli emblemat UE jest umieszczony w zestawieniu z innym logo, musi być odpowiednio wyeksponowany. Na potrzeby wywiązania się ze swoich obowiązków wynikających z niniejszego artykułu beneficjent może wykorzystywać emblemat UE bez konieczności uzyskania uprzedniej zgody [Komisji][Agencji]. Nie oznacza to jednak przyznania mu prawa do jego wykorzystywania na zasadzie wyłączności. Ponadto beneficjentowi nie wolno zawłaszczać emblematu UE ani żadnego innego podobnego znaku handlowego bądź logo poprzez rejestrację ani w jakikolwiek inny sposób. 29.5 Zastrzeżenie prawne wyłączające odpowiedzialność [Komisji][Agencji] Upowszechniając wyniki, należy wskazać, że przedstawiono w nich wyłącznie poglądy autora i że [Komisja][Agencja] nie ponosi odpowiedzialności za żadne ewentualne wykorzystanie zawartych w nich informacji. 29.6 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 30 – PRZENIESIENIE WŁASNOŚCI WYNIKÓW I ICH

UDOSTĘPNIANIE NA PODSTAWIE LICENCJI 30.1 Przeniesienie własności wyników



76

Beneficjent może przenieść prawo własności swoich wyników. Musi on jednak zapewnić, aby jego obowiązki wynikające z art. 26.2, 26.4, 27, 28, 29, 30 i 31 miały również zastosowanie do nowego właściciela i aby ten nowy właściciel był zobowiązany do przeniesienia tych obowiązków w związku z ewentualnym kolejnym przeniesieniem prawa własności. Nie ma to wpływu na obowiązki w zakresie bezpieczeństwa określone w art. 37, które w dalszym ciągu mają zastosowanie. 30.2 Udzielanie licencji Beneficjent może udzielać licencji bądź w inny sposób przyznawać prawo do korzystania z jego wyników, jeżeli:

a) nie utrudni to korzystania z praw dostępu na podstawie art. 31; oraz

b) [OPCJA 1 w przypadku istnienia dodatkowych obowiązków w zakresie wykorzystania wyników określonych w załączniku 1: beneficjent wypełnia dodatkowe obowiązki w zakresie wykorzystania wyników (zob. art. 28.1 i załącznik 1)] [OPCJA 2: nie dotyczy].

Nie ma to wpływu na obowiązki w zakresie upowszechniania wyników określone w art. 29 ani na obowiązki w zakresie bezpieczeństwa określone w art. 37, które w dalszym ciągu mają zastosowanie. 30.3 Prawo [Komisji][ Agencji] do zgłoszenia sprzeciwu wobec przeniesienia własności

lub udzielenia licencji [OPCJA 1 w przypadku dotacji UE: [Komisja][Agencja] może – w ciągu maksymalnie czterech lat od upływu okresu wskazanego w art. 3 – zgłosić sprzeciw wobec przeniesienia własności lub udzielenia wyłącznej licencji na wyniki, jeżeli:

a) jest ono dokonywane na rzecz osoby trzeciej mającej siedzibę w państwie nienależącym do UE, które nie jest stowarzyszone w ramach programu „Horyzont 2020”; oraz

b) [Komisja][Agencja] uzna, że przeniesienie własności lub udzielenie licencji jest niezgodne z interesami UE w zakresie konkurencyjności bądź jest sprzeczne z zasadami etyki lub wymogami bezpieczeństwa.

Beneficjent zamierzający przenieść prawo własności lub udzielić wyłącznej licencji musi oficjalnie powiadomić [Komisję][Agencję] przed tym przeniesieniem własności lub udzieleniem licencji i:

- wskazać wyniki, które są przedmiotem przeniesienia lub licencji,

- opisać szczegółowo nowego właściciela lub licencjobiorcę oraz planowane lub możliwe wykorzystanie wyników, oraz



77

- dołączyć popartą uzasadnieniem ocenę planowanego przeniesienia własności lub

udzielenia licencji pod kątem wpływu na konkurencyjność UE oraz zgodności z zasadami etyki i wymogami w zakresie bezpieczeństwa.

[Komisja][Agencja] może zażądać dodatkowych informacji. Jeżeli [Komisja][Agencja] zdecyduje się zgłosić sprzeciw wobec przeniesienia własności lub udzielenia wyłącznej licencji, musi oficjalnie powiadomić o tym beneficjenta w ciągu 60 dni od otrzymania powiadomienia (lub ewentualnych dodatkowych informacji, których zażądała). Przeniesienie własności lub udzielenie licencji jest niedozwolone w następujących przypadkach:

- przed wydaniem decyzji przez [Komisję][Agencję], podczas wskazanego powyżej okresu,

- w przypadku sprzeciwu [Komisji][Agencji],

- do czasu spełnienia określonych warunków, w przypadku gdy [Komisja][Agencja] wskazała je w swoim sprzeciwie. ]

[OPCJA 2 w przypadku dotacji Euratomu: Komisja może [OPCJA: – w ciągu maksymalnie czterech lat od upływu okresu wskazanego w art. 3 – ]zgłosić sprzeciw wobec przeniesienia własności lub udzielenia wyłącznej bądź niewyłącznej licencji na wyniki, jeżeli:

a) jest ono dokonywane na rzecz osoby trzeciej mającej siedzibę w państwie nienależącym do UE, które nie jest stowarzyszone w ramach programu badawczo-szkoleniowego Euratomu (2014-2018); oraz

b) Komisja uzna, że przeniesienie własności lub udzielenie licencji jest niezgodne z interesami UE w zakresie konkurencyjności bądź jest sprzeczne z zasadami etyki lub wymogami bezpieczeństwa. Wymogi bezpieczeństwa obejmują interesy obronne państw członkowskich w rozumieniu art. 24 traktatu EURATOM

Beneficjent zamierzający przenieść prawo własności lub udzielić licencji musi oficjalnie powiadomić Komisję przed tym przeniesieniem własności lub udzieleniem licencji i:

- wskazać wyniki, które są przedmiotem przeniesienia lub licencji,

- opisać szczegółowo te wyniki, a także nowego właściciela lub licencjobiorcę oraz planowane lub możliwe wykorzystanie wyników, oraz

- dołączyć popartą uzasadnieniem ocenę planowanego przeniesienia własności lub udzielenia licencji pod kątem wpływu na konkurencyjność UE oraz zgodności z zasadami etyki i wymogami w zakresie bezpieczeństwa.



78

Komisja może zażądać dodatkowych informacji. Jeżeli Komisja zdecyduje się zgłosić sprzeciw wobec przeniesienia własności lub udzielenia licencji, oficjalnie powiadamia o tym beneficjenta w ciągu 60 dni od otrzymania powiadomienia (lub ewentualnych dodatkowych informacji, których zażądała). Przeniesienie własności lub udzielenie licencji jest niedozwolone w następujących przypadkach:

- przed wydaniem decyzji przez Komisję, podczas wskazanego powyżej okresu,

- w przypadku sprzeciwu Komisji,

- do czasu spełnienia określonych warunków, w przypadku gdy Komisja wskazała je w swoim sprzeciwie. ]

[OPCJA 3: nie dotyczy] 30.4 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 31 – PRAWA DOSTĘPU DO WYNIKÓW 31.1 Korzystanie z praw dostępu – Zrzeczenie się praw dostępu –Zakaz udzielania

sublicencji Zastosowanie mają warunki określone w art. 25.1. Obowiązki określone w niniejszym artykule nie mają wpływu na obowiązki w zakresie bezpieczeństwa określone w art. 37, które nadal mają zastosowanie. 31.2 Prawa dostępu dla pozostałych beneficjentów do celów realizacji ich własnych

zadań w ramach działania Nie dotyczy 31.3 Prawa dostępu dla pozostałych beneficjentów do celów wykorzystania ich

własnych wyników Nie dotyczy 31.4 Prawa dostępu dla podmiotów powiązanych Nie dotyczy



79

31.5 Prawa dostępu dla unijnych instytucji, organów, urzędów lub agencji oraz dla

państw członkowskich UE [OPCJA 1, domyślna w przypadku dotacji UE: Beneficjent musi udzielać – nieodpłatnie – dostępu do swoich wyników unijnym instytucjom, organom, urzędom lub agencjom do celów tworzenia, wdrażania lub monitorowania polityk lub programów UE. Takie prawa dostępu są ograniczone do użycia niehandlowego i niekonkurencyjnego. Nie ma to wpływu na prawo wykorzystania wszelkich materiałów, dokumentów lub informacji otrzymanych od beneficjenta do celów działalności w zakresie komunikacji i promocji (zob. art. 38.2).] [OPCJA 2 w przypadku zaproszeń w ramach celu szczegółowego „Bezpieczne społeczeństwa – ochrona wolności i bezpieczeństwa Europy i jej obywateli”: Beneficjent musi udzielać – nieodpłatnie – dostępu do swoich wyników unijnym instytucjom, organom, urzędom i agencjom oraz organom krajowym państw członkowskich UE, które to wyniki są niezbędne do celów tworzenia, wdrażania lub monitorowania ich polityk lub programów w tej dziedzinie. Takie prawa dostępu są ograniczone do użycia niehandlowego i niekonkurencyjnego. Przyznanie dostępu jest uzależnione od zawarcia porozumienia w celu określenia szczegółowych warunków zapewniających:

a) wykorzystywanie prawa dostępu jedynie do zamierzonego celu; oraz

b) wywiązywanie się z odpowiednich obowiązków zachowania poufności. Państwo członkowskie UE lub instytucja, organ, urząd lub agencja UE, które zwracają się z wnioskiem, muszą powiadomić wszystkie pozostałe państwa członkowskie UE o takim wniosku. Nie ma to wpływu na obowiązki w zakresie bezpieczeństwa określone w art. 37, które w dalszym ciągu mają zastosowanie.] [OPCJA 3 w przypadku dotacji Euratomu: Beneficjent musi udzielać – nieodpłatnie – dostępu do swoich wyników Europejskiej Wspólnocie Energii Atomowej (Euratomowi) i jej wspólnym przedsięwzięciom do celów tworzenia, wdrażania i monitorowania polityk i programów Euratomu lub do celów wywiązania się z zobowiązań podjętych w ramach międzynarodowej współpracy z państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi. W drodze odstępstwa od art. 31.1, takie prawa dostępu obejmują prawo do upoważnienia osób trzecich do wykorzystania wyników do celów zamówień publicznych oraz prawo udzielania sublicencji i są ograniczone do użycia niehandlowego i niekonkurencyjnego.] 31.6 Prawa dostępu dla osób trzecich



80

[OPCJA 1a w przypadku gdy w programie prac przewidziane są dodatkowe prawa dostępu do celów dotacji uzupełniających: Beneficjent musi udzielać – na warunkach określonych poniżej – dostępu do swoich wyników dodatkowym beneficjentom50, do celów umowy (umów) o udzielenie dotacji uzupełniającej (zob. art. 2). Beneficjent musi nieodpłatnie udzielać dodatkowym beneficjentom dostępu do wyników potrzebnych im do realizacji swoich zadań w ramach dotacji uzupełniającej. Beneficjent musi udzielać dodatkowym beneficjentom – na sprawiedliwych i rozsądnych warunkach – dostępu do wyników potrzebnych im do wykorzystania ich własnych wyników. „Sprawiedliwe i rozsądne warunki” oznaczają odpowiednie warunki, w tym ewentualne warunki finansowe lub warunki udzielania nieodpłatnego dostępu, uwzględniające konkretne okoliczności wniosku o prawa dostępu, na przykład rzeczywistą bądź potencjalną wartość wyników, których dotyczy wniosek o prawa dostępu, lub zakres, czas trwania bądź inne cechy przewidzianego wykorzystania. Wnioski o dostęp do celów wykorzystania można składać w ciągu maksymalnie jednego roku od upływu okresu wskazanego w art. 3, chyba że uzgodniono inny termin.] [OPCJA 1b w przypadku gdy w programie prac przewidziane są dodatkowe prawa dostępu do celów interoperacyjności: Beneficjent musi udzielać osobom trzecim – w ciągu maksymalnie czterech lat od upływu okresu wskazanego w art. 3 oraz [OPCJA: na sprawiedliwych i rozsądnych warunkach][OPCJA: nieodpłatnie] – dostępu do swoich wyników potrzebnych do celów interoperacyjności. [OPCJA 1c jeżeli zastosowanie mają sprawiedliwe i rozsądne warunki: „Sprawiedliwe i rozsądne warunki” oznaczają odpowiednie warunki, w tym ewentualne warunki finansowe lub warunki udzielania nieodpłatnego dostępu, uwzględniające konkretne okoliczności wniosku o prawa dostępu, na przykład rzeczywistą bądź potencjalną wartość wyników, których dotyczy wniosek o prawa dostępu, lub zakres, czas trwania bądź inne cechy przewidzianego wykorzystania. ] [OPCJA 1d w przypadku gdy w programie prac przewidziane są dodatkowe prawa dostępu do celów interoperacyjności transgranicznej: Beneficjent musi udzielać osobom trzecim – w ciągu maksymalnie czterech lat od upływu okresu wskazanego w art. 3 i nieodpłatnie – dostępu do swoich wyników potrzebnych do celów interoperacyjności, w szczególności do wdrożenia wyników w państwach członkowskich UE lub w państwach stowarzyszonych nieuczestniczących w działaniu. Beneficjent musi udzielać dostępu do komponentów oprogramowania na podstawie unijnej licencji publicznej (lub zgodnych z nią licencji) i musi spełnić ewentualne dodatkowe wymogi określone w załączniku 1.] [OPCJA 1e w przypadku ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej: Dostawca dostępu musi zapewnić użytkownikom nieodpłatny dostęp do wyników potrzebnych do realizacji działania.]

50 „Dodatkowy beneficjent” oznacza beneficjenta umowy o udzielenie dotacji uzupełniającej.



81

[OPCJA 2: Nie dotyczy] 31.7 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. SEKCJA 4 POZOSTAŁE PRAWA I OBOWIĄZKI ARTYKUŁ 32 – REKRUTACJA I WARUNKI PRACY NAUKOWCÓW 32.1 Obowiązek podjęcia działań w celu wdrożenia zasad określonych w Europejskiej

karcie naukowca i Kodeksie postępowania przy rekrutacji pracowników naukowych

Beneficjent zobowiązani jest podjąć wszelkie działania w celu wprowadzenia w życie zasad określonych w zaleceniu Komisji w sprawie Europejskiej karty naukowca oraz Kodeksu postępowania przy rekrutacji pracowników naukowych51, w szczególności w odniesieniu do:

- warunków pracy;

- przejrzystości procesów rekrutacji, opartych na kryterium osiągnięć zawodowych; oraz

- rozwoju kariery zawodowej. Beneficjent musi zapewnić, aby naukowcy i osoby trzecie uczestniczące w działaniu były o nich poinformowane. 32.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu [Komisja][Agencja] może zastosować dowolny ze środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 33 – RÓWNOUPRAWNIENIE PŁCI 33.1 Obowiązek dążenia do równouprawnienia płci Beneficjent zobowiązany jest zastosować wszelkie środki wspierające równość szans kobiet i mężczyzn przy realizacji działania. Musi on dążyć do osiągnięcia w jak największym stopniu

51 Zalecenie Komisji 2005/251/WE z dnia 11 marca 2005 r. w sprawie Europejskiej Karty Naukowca oraz

Kodeksu postępowania przy rekrutacji pracowników naukowych (Dz.U. L 75 z 22.3.2005, s. 67).



82

równowagi płci na wszystkich szczeblach personelu przypisanego do działania, w tym na stanowiskach nadzorczych i kierowniczych. 33.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu [Komisja][Agencja] może zastosować dowolny ze środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 34 – ETYKA I RZETELNOŚĆ W BADANIACH NAUKOWYCH 34.1 Obowiązek przestrzegania zasad etyki i rzetelności w badaniach naukowych Realizując działanie, beneficjent zobowiązany jest do przestrzegania:

a) zasad etyki (w tym najwyższych standardów rzetelności w pracy badawczo-naukowej);

oraz

b) obowiązujących przepisów prawa międzynarodowego, unijnego i krajowego.

Nie przyznaje się finansowania na działalność prowadzoną poza terytorium UE, jeśli działalność taka jest zabroniona we wszystkich państwach członkowskich, ani na działalność, w ramach której niszczone są embriony ludzkie (np. w celu pozyskania komórek macierzystych). Beneficjent ma obowiązek zapewnić, by działalność prowadzona w ramach działania była ukierunkowana wyłącznie na zastosowania cywilne. Beneficjent ma obowiązek zapewnić, by działalność prowadzona w ramach działania nie miała na celu:

a) klonowania ludzi w celach reprodukcyjnych;

b) wprowadzenia zmian w dziedzictwie genetycznym człowieka, które mogłyby doprowadzić do dziedziczenia tych zmian (badania naukowe związane z leczeniem nowotworów gruczołów płciowych mogą być finansowane, jako wyjątek); lub

c) tworzenia ludzkich embrionów wyłącznie na potrzeby badań naukowych lub w celu pozyskiwania komórek macierzystych, w tym także za pomocą przeniesienia jądra komórki somatycznej.



83

Beneficjent musi przestrzegać najwyższych standardów rzetelności w pracy badawczo-naukowej, określonych między innymi w Europejskim kodeksie etyki i rzetelności w badaniach naukowych52.

Oznacza to w szczególności obowiązek przestrzegania następujących podstawowych zasad:

- uczciwość; - wiarygodność; - obiektywność; - bezstronność; - otwarta komunikacja; - należyta staranność; - sprawiedliwość; oraz - odpowiedzialność wobec przyszłych pokoleń naukowców.

Na beneficjencie spoczywa zatem obowiązek zapewnienia, by osoby wykonujące prace badawczo-naukowe:

- przedstawiały cele swoich badań naukowych i związane z nimi intencje w uczciwy i przejrzysty sposób;

- planowały swoje badania naukowe i prowadziły je w sposób rzetelny, uwzględniając

wpływ tych badań na społeczeństwo; - stosowały techniki i metodologie (w tym do celów gromadzenia danych i zarządzania

nimi) odpowiednie do danej dziedziny (danych dziedzin) badań; - dokładały należytej staranności w traktowaniu przedmiotu badań naukowych –

niezależnie od tego, czy są to ludzie, zwierzęta, środowisko naturalne czy dobra kultury;

- zapewniały obiektywność, dokładność i bezstronność przy rozpowszechnianiu przez

nie wyników; - przyznawały – [OPCJA w przypadku działań uczestniczących w projekcie

pilotażowym na rzecz swobodnego dostępu do danych naukowych: oprócz wypełniania obowiązków w zakresie swobodnego dostępu określonych w art. 29.3] w

52 Europejski kodeks etyki i rzetelności w badaniach naukowych (ang. European Code of Conduct for Research

Integrity), marzec 2011 r., wydany przez Zrzeszenie Europejskich Akademii Nauk (ang. All European Academies, ALLEA) i Europejską Fundację Naukową (ang. European Science Foundation, ESF).

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/hi/h2020-ethics_code-of-conduct_en.pdf

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/hi/h2020-ethics_code-of-conduct_en.pdf



84

jak największym zakresie i z uwzględnieniem uzasadnionego interesu beneficjenta – dostęp do danych naukowych w celu umożliwienia odtworzenia badań;

- zamieszczały niezbędne odniesienia do swoich prac i prac innych naukowców; - nie praktykowały żadnych form plagiatorstwa, fałszowania ani fabrykowania danych; - unikały podwójnego finansowania, konfliktów interesów, podawania

wprowadzających w błąd referencji oraz wszelkich innych nierzetelnych praktyk w badaniach naukowych.

34.2 Działalność wzbudzająca wątpliwości natury etycznej W przypadku działalności wzbudzającej wątpliwości natury etycznej należy stosować się do „wymogów w zakresie etyki”, określonych jako rezultaty w załączniku 1. Przed rozpoczęciem działalności wzbudzającej wątpliwości natury etycznej beneficjent zobowiązany jest do uzyskania:

a) wszelkich wymaganych w świetle prawa krajowego opinii komisji ds. etyki; oraz

b) wszelkich zawiadomień dotyczących działalności wzbudzającej wątpliwości natury etycznej lub zezwoleń na tę działalność, wymaganych w świetle prawa krajowego lub europejskiego,

koniecznych do realizacji odnośnych zadań związanych z działaniem.

Dokumenty te przechowuje się w dokumentacji, a beneficjent przedkłada je [Komisji][Agencji] na jej wniosek (zob. art. 52). Jeśli nie są sporządzone w języku angielskim, konieczne jest dostarczenie również ich streszczenia w języku angielskim, z którego jasno wynika, że odnośne zadania związane z działaniem są objęte zakresem tych dokumentów, i które zawiera wnioski, do jakich doszła komisja ds. etyki lub właściwy organ (jeśli wnioski te są dostępne). 34.3 Działalność z wykorzystaniem ludzkich embrionów lub ludzkich zarodkowych

komórek macierzystych Prowadzenie działalności wiążącej się z badaniami naukowymi przy wykorzystaniu ludzkich embrionów lub ludzkich zarodkowych komórek macierzystych dopuszczalne jest – pod warunkiem spełnienia wymagań określonych w art. 34.1 – tylko wtedy, gdy:

- działalność taką wymieniono w załączniku 1, lub

- beneficjent uzyskał wyraźną zgodę (na piśmie) [Komisji][Agencji] (zob. art. 52). 34.4 Skutki niewywiązania się z obowiązków



85

W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43), a umowa o dotację rozwiązana (zob. art. 50). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 35 – KONFLIKT INTERESÓW 35.1 Obowiązek niedopuszczania do konfliktu interesów Beneficjent zobowiązany jest podjąć wszelkie działania w celu niedopuszczenia do sytuacji zagrażającej – z przyczyn związanych z interesem gospodarczym, przynależnością polityczną lub narodową, więziami rodzinnymi lub uczuciowymi lub jakimikolwiek innymi wspólnymi interesami – bezstronnej i obiektywnej realizacji działania („konflikt interesów”). Musi on niezwłocznie oficjalnie powiadomić [Komisję][Agencję] o każdej sytuacji prowadzącej lub mogącej prawdopodobnie doprowadzić do konfliktu interesów, a także natychmiast poczynić wszelkie niezbędne kroki w celu naprawienia tej sytuacji. [Komisja][Agencja] ma prawo sprawdzać, czy poczynione kroki są wystarczające, i może zażądać przeprowadzenia w określonym terminie dodatkowych działań. 35.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43), a umowa o dotację rozwiązana (zob. art. 50). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 36 – POUFNOŚĆ 36.1 Ogólny obowiązek zachowania poufności W trakcie realizacji działania oraz w ciągu czterech lat po upływie okresu określonego w art. 3 strony mają obowiązek traktowania jako poufne wszelkich danych, dokumentów i innych materiałów (w jakiejkolwiek formie) określonych jako poufne w momencie ich udostępnienia („informacje poufne”). Na wniosek beneficjenta [Komisja][Agencja] może zgodzić się na zachowanie poufności informacji przez dodatkowy okres po upływie pierwotnego okresu czterech lat. Jeżeli informacje określono jako poufne tylko ustnie, zostaną one uznane za poufne wyłącznie jeżeli zostanie to potwierdzone w formie pisemnej w terminie 15 dni od ich udostępnienia w formie ustnej.



86

Strony mogą wykorzystywać poufne informacje wyłącznie w celu realizacji umowy, chyba że uzgodnią inaczej. Beneficjent może udostępniać informacje poufne osobom wchodzącym w skład swojego personelu lub osobom trzecim uczestniczącym w działaniu tylko wtedy, gdy:

(a) osoby te muszą znać odnośne informacje w celu realizacji umowy; oraz

(b) osoby te są zobowiązane do zachowania poufności. Nie ma to wpływu na obowiązki w zakresie bezpieczeństwa określone w art. 37, które w dalszym ciągu mają zastosowanie. [Komisja][Agencja] może udostępniać informacje poufne swoim pracownikom, innym instytucjom i organom UE. Może ona udostępniać informacje poufne osobom trzecim, jeżeli:

a) jest to konieczne do realizacji umowy lub zabezpieczenia interesów finansowych UE; oraz

b) odbiorcy tych informacji są zobowiązani do zachowania poufności. Na warunkach określonych w art. 4 rozporządzenia (UE) nr 1290/201353 w sprawie zasad uczestnictwa Komisja ma obowiązek udostępnienia informacji o wynikach innym instytucjom, organom, urzędom lub agencjom UE, jak również państwom członkowskim lub państwom stowarzyszonym. Obowiązki dotyczące zachowania poufności tracą moc wiążącą, jeżeli:

a) strona udostępniająca dane informacje wyraża zgodę na zwolnienie drugiej strony z tych obowiązków;

b) informacje te były już znane odbiorcy lub zostały mu przekazane bez nakładania na niego obowiązku zachowania poufności przez osobę trzecią, która nie była związana żadnym obowiązkiem zachowania poufności;

c) odbiorca wykaże, że informacje te powstały bez użycia informacji poufnych;

d) informacje te stały się ogólnie i publicznie dostępne, bez niedopełnienia jakiegokolwiek obowiązku zachowania poufności; lub

e) udostępnienie takich informacji jest wymagane w świetle prawa unijnego lub krajowego.

36.2 Skutki niewywiązania się z obowiązków

53 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1290/2013 z dnia 11 grudnia 2013 r.

ustanawiające zasady uczestnictwa i upowszechniania dla programu „Horyzont 2020” – programu ramowego w zakresie badań naukowych i innowacji (2014–2020) (Dz.U. L 347 z 20.12.2013, s.81).



87

W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 37 – OBOWIĄZKI DOTYCZĄCE BEZPIECZEŃSTWA 37.1 Wyniki objęte zaleceniami w kwestii bezpieczeństwa [OPCJA 1 jeżeli ma zastosowanie do danej dotacji: Beneficjent musi stosować się do zaleceń w kwestii bezpieczeństwa określonych w załączniku 1. W przypadku zaleceń w kwestii bezpieczeństwa ograniczających udostępnianie lub rozpowszechnianie beneficjent ma obowiązek – przed udostępnieniem wyników osobom trzecim (w tym powiązanym osobom trzecim, takim jak podmioty powiązane) lub ich rozpowszechnieniem wśród tych osób – wystąpienia o pisemną zgodę [Komisji][Agencji]. W przypadku zmiany związanej z bezpieczeństwem beneficjent ma obowiązek niezwłocznie powiadomić [Komisję][Agencję] oraz, w razie konieczności, zwrócić się z wnioskiem o wprowadzenie zmian do załącznika 1 (zob. art. 55).] [OPCJA 2: Nie dotyczy] 37.2 Informacje niejawne [OPCJA 1 jeżeli ma zastosowanie do danej dotacji: Beneficjent ma obowiązek stosowania się do zasad nadawania klauzul, określonych w załączniku 1 („dokument określający aspekty bezpieczeństwa (ang. security aspect letter, SAL)” i „przewodnik nadawania klauzul (ang. security classification guide, SCG)”). Z informacjami niejawnymi należy postępować zgodnie z dokumentem określającym aspekty bezpieczeństwa (SAL) i z decyzją 2015/44454 – do czasu odtajnienia tych informacji. W ramach działania zadania obejmujące informacje niejawne nie mogą być zlecane podwykonawcom bez uzyskania uprzednio wyraźnej pisemnej zgody [Komisji][Agencji]. W przypadku zmiany związanej z bezpieczeństwem beneficjent ma obowiązek niezwłocznie powiadomić [Komisję][Agencję] o każdej takiej zmianie oraz, w razie konieczności, zwrócić się z wnioskiem o wprowadzenie zmian do załącznika 1 (zob. art. 55).] [OPCJA 2: Nie dotyczy] 37.3 Działania z wykorzystaniem produktów podwójnego zastosowania lub

materiałów i substancji niebezpiecznych

54 Decyzja Komisji (UE, Euratom) 2015/444 z dnia 13 marca 2015 r. w sprawie przepisów bezpieczeństwa

dotyczących ochrony informacji niejawnych UE.



88

[OPCJA 1 jeżeli ma zastosowanie do danej dotacji: Działalność z wykorzystaniem produktów podwójnego zastosowania lub materiałów i substancji niebezpiecznych musi być prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa unijnego, krajowego i międzynarodowego. Przed rozpoczęciem działalności beneficjent ma obowiązek przedłożyć [Komisji][Agencji] (zob. art. 52) kopię wszelkich zezwoleń na wywóz lub transfer wymaganych w świetle prawa unijnego, krajowego lub międzynarodowego.] [OPCJA 2: Nie dotyczy] 37.4 Skutki niewywiązania się z obowiązków [OPCJA 1 stosowana jeżeli mają zastosowanie art. 37.1, 37.2 lub 37.3: W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6.] [OPCJA 2: Nie dotyczy] ARTYKUŁ 38 – PROMOWANIE DZIAŁANIA – EKSPONOWANIE INFORMACJI

O FINANSOWANIU ZE ŚRODKÓW UNIJNYCH 38.1 Działalność w zakresie komunikacji prowadzona przez beneficjenta 38.1.1 Ogólny obowiązek promowania działania i jego wyników Beneficjent ma obowiązek promowania działania i jego wyników poprzez dostarczanie informacji wielu różnym grupom odbiorców stosownie do potrzeb każdej z tych grup (w tym mediów i obywateli) oraz w sposób strategiczny i skuteczny. Nie ma to wpływu na obowiązki w zakresie upowszechniania określone w art. 29, obowiązki zachowania poufności określone w art. 36 ani obowiązki w zakresie bezpieczeństwa określone w art. 37, które w dalszym ciągu mają zastosowanie. Przed podjęciem działania w zakresie komunikacji o przewidywanym dużym oddźwięku w mediach beneficjent ma obowiązek poinformowania o nim [Komisji][Agencji] (zob. art. 52). 38.1.2 Informacje na temat finansowania ze środków unijnych – Obowiązek i prawo wykorzystywania emblematu UE O ile [Komisja][Agencja] nie zażąda lub nie postanowi inaczej, lub o ile nie jest to niemożliwe, w przypadku wszelkich form działalności w zakresie komunikacji dotyczącej działania (w tym w formie elektronicznej, za pośrednictwem mediów społecznościowych itp.) oraz wszelkich elementów infrastruktury, urządzeń i znaczących wyników finansowanych z dotacji konieczne jest:



89

a) umieszczenie emblematu UE; oraz

b) podanie następującej informacji:

W odniesieniu do działań w zakresie komunikacji: „Projekt finansowany ze środków [programu ramowego Unii Europejskiej w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont 2020”][programu badawczo-szkoleniowego Euratomu (2014-2018)] na podstawie umowy o udzielenie dotacji nr [numer]”. W odniesieniu do infrastruktury, urządzeń i znaczących wyników: Niniejszy(-e) [element infrastruktury][urządzenie][wstawić rodzaj wyniku] stanowi część projektu sfinansowanego ze środków [programu ramowego Unii Europejskiej w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont 2020”][programu badawczo-szkoleniowego Euratomu (2014-2018)] na podstawie umowy o udzielenie dotacji nr [numer]”.

Jeżeli emblemat UE jest umieszczony w zestawieniu z innym logo, musi być odpowiednio wyeksponowany. Na potrzeby wywiązania się ze swoich obowiązków wynikających z niniejszego artykułu beneficjent może wykorzystywać emblemat UE bez konieczności uzyskania uprzedniej zgody [Komisji][Agencji]. Nie oznacza to jednak przyznania mu prawa do jego wykorzystywania na zasadzie wyłączności. Ponadto beneficjentowi nie wolno zawłaszczać emblematu UE ani żadnego innego podobnego znaku handlowego bądź logo poprzez rejestrację ani w jakikolwiek inny sposób. 38.1.3 Zastrzeżenie prawne wyłączające odpowiedzialność [Agencji i ]Komisji W przypadku wszelkich form działalności w zakresie komunikacji dotyczącej działania należy wskazać, że przedstawiono w nich wyłącznie poglądy autora i że [Agencja i ] Komisja nie [ponosi][ponoszą] odpowiedzialności za żadne ewentualne wykorzystanie zawartych w nich informacji. 38.2 Działalność w zakresie komunikacji prowadzona przez [Agencję i ]Komisję 38.2.1 Prawo do wykorzystywania materiałów, dokumentów lub informacji dostarczonych przez beneficjenta [Agencja i ]Komisja [może][mogą] wykorzystywać do celów prowadzonej przez [nią][nie] działalności w zakresie komunikacji i promocji informacje odnoszące się do działania, dokumenty, w szczególności streszczenia na potrzeby publikacji i rezultatów udostępnianych publicznie, jak również wszelkie inne materiały, takie jak fotografie lub materiały audiowizualne, otrzymane (również w formie elektronicznej) od beneficjenta. Nie ma to wpływu na obowiązki w zakresie zachowania poufności określone w art. 36 ani obowiązki w zakresie bezpieczeństwa określone w art. 37, które w dalszym ciągu mają zastosowanie.



90

Jeżeli wykorzystanie tych materiałów, dokumentów lub informacji przez [Agencję lub ]Komisję mogłoby zagrozić uzasadnionym interesom, zainteresowany beneficjent może zwrócić się do [Agencji lub ]Komisji o ich niewykorzystywanie (zob. art. 52). Prawo do wykorzystywania materiałów, dokumentów i informacji dostarczonych przez beneficjenta obejmuje:

a) użycie na potrzeby własne (w szczególności udostępnianie ich osobom pracującym dla [Agencji, ]Komisji lub dla jakiejkolwiek innej instytucji, organu, urzędu lub agencji UE lub organu bądź instytucji w państwie członkowskim UE; oraz kopiowanie lub powielanie ich w całości lub części, w nieograniczonych ilościach);

b) rozpowszechnianie na użytek ogółu społeczeństwa (w szczególności publikowanie w wersji papierowej oraz w formacie elektronicznym lub cyfrowym, zamieszczanie w internecie jako pliku do pobrania lub odczytu, transmisję przy użyciu dowolnego kanału, udostępnianie lub prezentowanie publiczne, przekazywanie za pośrednictwem prasowych serwisów informacyjnych lub umieszczanie w dostępnych szerokiemu gronu odbiorców bazach danych i skorowidzach);

c) edytowanie lub przeredagowywanie na potrzeby działalności w zakresie komunikacji i promocji (w tym skracanie, streszczanie, wstawianie dodatkowych elementów (takich jak metadane, legendy i inne elementy graficzne, wizualne, dźwiękowe lub tekstowe), sporządzanie wyciągów (np. plików audio lub wideo), dzielenie na części, wykorzystanie przy tworzeniu zestawień);

d) tłumaczenie pisemne;

e) udzielanie dostępu, bez prawa do powielania czy wykorzystywania, w odpowiedzi na wnioski indywidualne zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1049/200155;

f) przechowywanie w formie papierowej, elektronicznej lub innej;

g) archiwizację zgodnie ze stosownymi zasadami zarządzania dokumentami; oraz

h) prawo do upoważniania osób trzecich do działania w jej imieniu lub do udzielania osobom trzecim sublicencji na sposoby wykorzystania określone w lit. b), c), d) i f), jeśli jest to niezbędne do działalności w zakresie komunikacji i promocji prowadzonej przez [Agencję lub ]Komisję.

Jeżeli prawo do wykorzystywania podlega ograniczeniom wynikającym z praw osób trzecich (w tym personelu beneficjenta), beneficjent musi zapewnić zgodność wykonywania tego prawa z jego obowiązkami wynikającymi z niniejszej umowy (w szczególności poprzez uzyskanie niezbędnej zgody osób trzecich, których to dotyczy).

55 Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie

publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43).



91

W stosownych przypadkach [Agencja lub ]Komisja zamieszcza następujące informacje (jeżeli zostały one dostarczone przez beneficjenta):

„© – [rok] – [nazwa właściciela praw autorskich]. Wszelkie prawa zastrzeżone. Licencja udzielona [[wstawić nazwę Agencji] oraz ][Unii Europejskiej (UE)][Euratomowi] na określonych warunkach”.

38.3 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z niniejszego artykułu dotacja może zostać zmniejszona (zob. art. 43). Niewywiązanie się z tych obowiązków może również prowadzić do zastosowania dowolnego z pozostałych środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 39 – PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH 39.1 Przetwarzanie danych osobowych przez [Agencję oraz ]Komisję Wszelkie dane osobowe w ramach umowy [Agencja lub] Komisja przetwarza zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/200156 oraz zgodnie z treścią „zawiadomień o czynnościach przetwarzania danych” przekazywanych inspektorowi ochrony danych [Agencji lub] Komisji (ogólnie dostępnych w rejestrze prowadzonym przez inspektora ochrony danych). Dane takie przetwarzane są przez „administratora danych” [Agencji lub ]Komisji na potrzeby realizacji umowy, zarządzania nią i jej monitorowania lub ochrony interesów finansowych UE lub Euratomu (włączając w to kontrole, przeglądy, audyty i dochodzenia, zob. art. 22). Osoby, których dane osobowe są przetwarzane, mają prawo wglądu do własnych danych osobowych i ich poprawiania. W tym celu muszą one przesłać wszelkie zapytania dotyczące przetwarzania ich danych osobowych administratorowi danych, za pośrednictwem punktu kontaktowego wskazanego w oświadczeniu(-ach) o polityce ochrony prywatności opublikowanym(-ych) na stronach internetowych [Agencji i ]Komisji. Osobom tym przysługuje również prawo do odwołania się w każdej chwili do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (EIOD). 39.2 Przetwarzanie danych osobowych przez beneficjenta Beneficjent ma obowiązek przetwarzania danych osobowych w ramach umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i krajowego w zakresie ochrony danych (w tym wymogami dotyczącymi pozwoleń lub zawiadomień). Beneficjent może udzielić swemu personelowi dostępu wyłącznie do danych, które są niezbędne do celów realizacji umowy, zarządzania nią i jej monitorowania. 56 Rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie

osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1).



92

Beneficjent ma obowiązek informowania osób wchodzących w skład personelu, których dane osobowe są gromadzone i przetwarzane przez [Agencję lub]Komisję, o tym fakcie. W tym celu musi on dostarczyć tym osobom oświadczenie(-a) o polityce ochrony prywatności (zob. powyżej), zanim ich dane osobowe zostaną przekazane [Agencji lub ]Komisji. 39.3 Skutki niewywiązania się z obowiązków W przypadku niewywiązania się przez beneficjenta z któregokolwiek z obowiązków wynikających z art. 39.2 [Komisja][Agencja] może zastosować dowolny ze środków opisanych w rozdziale 6. ARTYKUŁ 40 – CESJA ROSZCZEŃ O PŁATNOŚĆ ZE ŚRODKÓW

[KOMISJI][AGENCJI] Beneficjentowi nie przysługuje prawo do dokonywania cesji jego roszczeń o płatność ze środków [Komisji][Agencji] na osoby trzecie, chyba że [Komisja][Agencja] wyrazi na to zgodę w odpowiedzi na pisemny wniosek z uzasadnieniem. Jeśli [Komisja][Agencja] nie wyraziła zgody na taką cesję lub nie dotrzymano warunków cesji, nie ma ona skutków prawnych w odniesieniu do [Komisji][Agencji]. Cesja w żadnym przypadku nie zwalnia beneficjenta z ciążących na nim obowiązków wobec [Komisji][Agencji]. ROZDZIAŁ 5 ROLA I ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI BENEFICJENTA –

RELACJE Z DODATKOWYMI BENEFICJENTAMI – RELACJE Z PARTNERAMI W RAMACH WSPÓLNEGO DZIAŁANIA

ARTYKUŁ 41 – ROLA I ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI BENEFICJENTA –

RELACJE Z DODATKOWYMI BENEFICJENTAMI – RELACJE Z PARTNERAMI W RAMACH WSPÓLNEGO DZIAŁANIA

41.1 Rola beneficjenta i jego odpowiedzialność wobec [Komisji][Agencji] Beneficjent ponosi pełną odpowiedzialność za realizację działania i przestrzeganie postanowień umowy. Beneficjent jest odpowiedzialny za:

a) monitorowanie, czy działanie jest realizowane prawidłowo (zob. art. 7);

b) bezzwłoczne informowanie [Komisji][Agencji] o wszelkich wydarzeniach lub okolicznościach, które mogą mieć istotny wpływ na realizację działania lub ją opóźnić (zob. art. 17);

c) dostarczanie [Komisji][Agencji] rezultatów i przedkładanie jej odpowiednich raportów (zob. art. 19 i 20);



93

d) przedkładanie [Komisji][Agencji] w odpowiednim terminie wszelkich wymaganych przez nią dokumentów lub informacji;

i nie może wyżej wymienionych zadań przekazać ani zlecić w ramach podwykonawstwa żadnej osobie trzeciej (w tym powiązanym osobom trzecim). [OPCJA w przypadku gdy beneficjentem jest konsorcjum na rzecz europejskiej infrastruktury badawczej (ERIC)57 nieposiadające własnych zasobów: W drodze wyjątku beneficjent przekazuje wyżej wymienione zadania [wstawić nazwę członka ERIC]. Na beneficjencie nadal spoczywa wyłączna odpowiedzialność za wywiązanie się z obowiązków wynikających z umowy.] 41.2 Wewnętrzny podział ról i zakres odpowiedzialności Nie dotyczy 41.3 Uzgodnienia wewnętrzne między beneficjentami – umowa konsorcyjna Nie dotyczy 41.4 Relacje z dodatkowymi beneficjentami – Umowa o współpracy [OPCJA 1 w przypadku gdy w programie prac przewidziane są dotacje uzupełniające: Beneficjent ma obowiązek zawrzeć z dodatkowymi beneficjentami pisemną „umowę o współpracy” w celu koordynacji prac w ramach niniejszej umowy i umowy (umów) o udzielenie dotacji uzupełniających (zob. art. 2), zakres której (których) może obejmować:

- procedury skutecznego podejmowania decyzji, oraz

- sposoby rozstrzygania sporów. Współpraca nie może obejmować żadnych postanowień sprzecznych z niniejszą umową. Beneficjent i dodatkowi beneficjenci muszą stworzyć wspólne rady i struktury doradcze, których będą członkami i których zadaniem będzie podejmowanie decyzji dotyczących współpracy i synchronizacji działalności, w tym również zarządzania rezultatami badań, jednolitego podejścia do kwestii normalizacji, zaangażowania MŚP, powiązań z działalnością regulacyjną i strategiczną, a także wspólnych działań w zakresie rozpowszechniania wiedzy i zwiększania świadomości. Beneficjent musi zapewnić dodatkowym beneficjentom dostęp do swych wyników, do celów realizacji umowy (umów) o udzielenie dotacji uzupełniających (zob. art. 31.6). Beneficjent musi udostępniać raporty merytoryczne (zob. art. 20.3 i 20.4). Zastosowanie mają obowiązki w zakresie zachowania poufności określone w art. 36.]

57 Zob. rozporządzenie Rady (WE) nr 723/2009 z dnia 25 czerwca 2009 r. w sprawie wspólnotowych ram

prawnych konsorcjum na rzecz europejskiej infrastruktury badawczej (ERIC) (Dz.U. L 206 z 8.8.2009, s. 1).



94

[OPCJA 2: Nie dotyczy] 41.5 Relacje z partnerami w ramach wspólnego działania – Umowa o koordynacji [OPCJA 1 w przypadku wspólnych działań (zaproszenie do składania wniosków wystosowane wspólnie z państwem trzecim lub organizacją międzynarodową): Beneficjent ma obowiązek zawarcia z partnerami działania prowadzonego przez państwo trzecie lub organizację międzynarodową (zob. art. 2) „umowy o koordynacji”, której zakres może obejmować:

- wewnętrzną organizację beneficjentów w ramach obu działań, w tym procedury podejmowania decyzji,

- uregulowania dotyczące praw własności intelektualnej (np. ochrony,

upowszechniania, wykorzystywania i praw dostępu), - sposoby rozstrzygania wewnętrznych sporów, - uzgodnienia między beneficjentami dotyczące odpowiedzialności, odszkodowań i

poufności w ramach obu działań. Umowa o koordynacji nie może zawierać żadnych postanowień sprzecznych z niniejszą umową.] [OPCJA 2: Nie dotyczy] ROZDZIAŁ 6 ODRZUCENIE KOSZTÓW – ZMNIEJSZENIE DOTACJI –

ODZYSKIWANIE KWOT NIENALEŻNYCH – SANKCJE – ODSZKODOWANIA – ZAWIESZENIE – ROZWIĄZANIE UMOWY/ZAKOŃCZENIE UCZESTNICTWA – SIŁA WYŻSZA

SEKCJA 1 ODRZUCENIE KOSZTÓW – ZMNIEJSZENIE DOTACJI –

ODZYSKIWANIE KWOT NIENALEŻNYCH – SANKCJE ARTYKUŁ 42 – ODRZUCENIE KOSZTÓW NIEKWALIFIKOWALNYCH 42.1 Warunki W momencie dokonywania płatności okresowej, płatności salda końcowego lub w późniejszym terminie [Komisja][Agencja] odrzuca wszelkie koszty uznane za niekwalifikowalne (zob. art. 6), w szczególności w wyniku kontroli, przeglądów, audytów lub dochodzeń (zob. art. 22). Powodem odrzucenia kosztów może być również przeniesienie ustaleń dotyczących innych dotacji na niniejszą dotację (zob. art. 22.5.2). 42.2 Odrzucenie kosztów niekwalifikowalnych – Obliczanie – Procedura



95

Koszty niekwalifikowalne odrzuca się w całości [OPCJA w przypadku płatności ryczałtowej przewidzianej w art. 5.2:, z wyjątkiem kosztów płatności ryczałtowej, które odrzuca się w wysokości proporcjonalnej do zadań lub części działania, które nie zostały zrealizowane]. Jeżeli odrzucenie kosztów nie prowadzi do odzyskania kwot nienależnych (zob. art. 44), [Komisja][Agencja] powiadamia oficjalnie beneficjenta o odrzuceniu kosztów, wysokości odrzuconych kwot i powodach ich odrzucenia (w stosownych przypadkach powiadomieniu temu towarzyszy powiadomienie o kwotach należnych, zob. art. 21.5). Beneficjent może – w terminie 30 dni od otrzymania powiadomienia – oficjalnie zgłosić [Komisji] [Agencji] sprzeciw wobec odrzucenia, podając przy tym uzasadnienie. Jeżeli odrzucenie kosztów prowadzi do odzyskania kwot nienależnych, [Komisja][Agencja] po przeprowadzeniu postępowania kontradyktoryjnego przesyła pismo wstępne, o którym mowa w art. 44. 42.3 Skutki Jeśli [Komisja][Agencja] odrzuca koszty w chwili dokonywania płatności okresowej lub płatności salda końcowego, odlicza je ona od łącznych kosztów kwalifikowalnych działania zadeklarowanych w okresowym lub końcowym zbiorczym sprawozdaniu finansowym (zob. art. 20.3 i 20.4). Następnie oblicza ona kwotę płatności okresowej lub płatności salda końcowego zgodnie z art. 21.3 lub 21.4. Jeśli [Komisja][Agencja] – po dokonaniu płatności okresowej, ale przed dokonaniem płatności salda końcowego – odrzuca koszty zadeklarowane w okresowym zbiorczym sprawozdaniu finansowym, odlicza je ona od łącznych kosztów kwalifikowalnych działania zadeklarowanych w następnym okresowym zbiorczym sprawozdaniu finansowym lub w końcowym zbiorczym sprawozdaniu finansowym. Następnie oblicza ona kwotę płatności okresowej lub płatności salda końcowego zgodnie z art. 21.3 lub 21.4. Jeśli [Komisja][Agencja] odrzuca koszty po dokonaniu płatności salda końcowego, odlicza ona kwotę odrzuconych kosztów od łącznych kosztów kwalifikowalnych zadeklarowanych w końcowym zbiorczym sprawozdaniu finansowym. Następnie oblicza ona skorygowaną ostateczną kwotę dotacji zgodnie z art. 5.4. ARTYKUŁ 43 – ZMNIEJSZENIE DOTACJI 43.1 Warunki [Komisja][Agencja] może – w momencie dokonywania płatności salda końcowego lub w późniejszym terminie – zmniejszyć maksymalną kwotę dotacji (zob. art. 5.1), jeżeli:

a) beneficjent (lub osoba fizyczna uprawniona do reprezentowania go lub podejmowania decyzji w jego imieniu) dopuścił się:

(i) istotnych błędów, nieprawidłowości bądź nadużyć finansowych; lub

(ii) poważnego naruszenia obowiązków w ramach wykonywania umowy lub w trakcie procedury przyznania dotacji (obejmującego nieprawidłową realizację



96

działania, przedkładanie fałszywych informacji, nieprzedstawianie wymaganych informacji, naruszenie zasad etycznych); lub

b) beneficjent (lub osoba fizyczna uprawniona do reprezentowania go lub podejmowania

decyzji w jego imieniu) dopuścił się – w ramach innej dotacji UE lub Euratomu udzielonej mu na podobnych warunkach – systematycznych lub powtarzających się błędów, nieprawidłowości, nadużyć finansowych lub poważnego naruszenia obowiązków, które mają istotny wpływ na niniejszą dotację (przeniesienie ustaleń dotyczących innych dotacji na niniejszą dotację, zob. art. 22.5.2).

43.2 Kwota do zmniejszenia – Obliczanie – Procedura Kwota dotacji zostaje zmniejszona proporcjonalnie do wagi błędów, nieprawidłowości, nadużyć finansowych lub naruszenia obowiązków. Przed zmniejszeniem kwoty dotacji [Komisja][Agencja] oficjalnie powiadamia o tym beneficjenta za pomocą „pisma wstępnego”, w którym:

- informuje go o zamiarze i przyczynach zmniejszenia dotacji, a także o kwocie, o jaką dotacja ma być zmniejszona, oraz

- wzywa go do przedstawienia uwag w terminie 30 dni od otrzymania powiadomienia. Jeśli [Komisja][Agencja] nie otrzyma żadnych uwag lub pomimo otrzymanych uwag podejmie decyzję o dokonaniu zmniejszenia, oficjalnie przekazuje potwierdzenie zmniejszenia dotacji (w stosownych przypadkach razem z powiadomieniem o kwotach należnych, zob. art. 21). 43.3 Skutki Jeśli [Komisja][Agencja] zmniejsza dotację w momencie dokonywania płatności salda końcowego, oblicza ona zmniejszoną kwotę dotacji na działanie, a następnie ustala kwotę należną jako płatność salda końcowego (zob. art. 5.3.4 i 21.4). Jeśli [Komisja][Agencja] zmniejsza dotację po dokonaniu płatności salda końcowego, oblicza ona skorygowaną ostateczną kwotę dotacji (zob. art. 5.4). Jeżeli skorygowana ostateczna kwota dotacji jest niższa niż ostateczna kwota dotacji, [Komisja][Agencja] odzyskuje różnicę (zob. art. 44). ARTYKUŁ 44 – ODZYSKANIE KWOT NIENALEŻNYCH 44.1 Kwota podlegająca odzyskaniu – Obliczanie – Procedura W momencie dokonywania płatności salda końcowego lub w terminie późniejszym [Komisja][Agencja] występuje o zwrot wszelkich kwot, które zostały wypłacone, lecz nie są kwotami należnymi w świetle umowy. 44.1.1 Odzyskiwanie kwot po zakończeniu uczestnictwa beneficjenta



97

Nie dotyczy 44.1.2 Odzyskiwanie nienależnej kwoty w momencie dokonywania płatności salda końcowego Jeśli płatność salda końcowego przyjmuje postać wezwania do zwrotu kwoty nienależnej (zob. art. 21.4), [Komisja][Agencja] powiadamia o tym oficjalnie beneficjenta za pomocą „pisma wstępnego”, w którym:

- informuje go o zamiarze i przyczynach odzyskania kwoty nienależnej, a także o kwocie należnej jako saldo,

- precyzuje, że zamierza odliczyć kwotę podlegającą odzyskaniu od kwoty zatrzymanej na potrzeby funduszu gwarancyjnego; oraz

- wzywa go do przedstawienia uwag w terminie 30 dni od otrzymania powiadomienia. Jeśli [Komisja][Agencja] nie otrzyma żadnych uwag lub pomimo otrzymanych uwag podejmie decyzję o odzyskaniu nienależnej kwoty, potwierdza ona przeprowadzenie odzyskania (czemu towarzyszy powiadomienie o kwotach należnych, zob. art. 21.5) oraz:

- wypłaca różnicę między kwotą podlegającą odzyskaniu a kwotą zatrzymaną na potrzeby funduszu gwarancyjnego, jeżeli różnica ta jest dodatnia; lub

- oficjalnie przekazuje beneficjentowi notę debetową na kwotę różnicy między kwotą podlegającą odzyskaniu a kwotą zatrzymaną na potrzeby funduszu gwarancyjnego, jeśli różnica ta jest ujemna. W nocie tej określa się również warunki i termin płatności.

Jeżeli w terminie określonym w nocie debetowej nie dokonano płatności, [Agencja lub] Komisja odzyskuje kwotę, na którą opiewa nota:

a) w drodze jej potrącenia – bez konieczności uzyskania zgody beneficjenta – z jakiejkolwiek kwoty należnej beneficjentowi od [Agencji,] Komisji lub [innej] agencji wykonawczej (z budżetu UE lub Euratomu). W wyjątkowych okolicznościach, w celu zabezpieczenia interesów finansowych UE, [Agencja lub] Komisja może dokonać potrącenia przed terminem płatności określonym w nocie debetowej;

b) w drodze pobrania jej ze środków funduszu gwarancyjnego. [Agencja lub] Komisja oficjalnie przekazuje beneficjentowi notę debetową w imieniu funduszu gwarancyjnego i odzyskuje należną jej kwotę:

(i) [OPCJA 1 w przypadku gdy zastosowanie ma art. 14, a [Komisja][Agencja] zażądała odpowiedzialności solidarnej: jeśli powiązana osoba trzecia zaakceptowała odpowiedzialność solidarną (zob. art. 14), w drodze pociągnięcia osoby trzeciej do odpowiedzialności ograniczonej do wartości



98

maksymalnego wkładu UE przypadającego na tę osobę trzecią w szacunkowym budżecie (zob. załącznik 2) lub][OPCJA 2: nie dotyczy;]

(ii) w drodze wystąpienia z powództwem (zob. art. 57) lub przyjęcia decyzji stanowiącej tytuł egzekucyjny na podstawie art. 299 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) [, art. 106a traktatu Euratom] i art. 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego (UE) nr 966/2012.

Jeżeli w terminie określonym w nocie debetowej nie dokonano płatności, do kwoty podlegającej odzyskaniu (zob. powyżej) dolicza się odsetki za opóźnienie w płatnościach w wysokości określonej w art. 21.11, naliczane począwszy od dnia następującego po terminie płatności określonym w nocie debetowej do dnia (włącznie), w którym [Agencja lub] Komisja otrzymała płatność całej kwoty. Częściowe płatności pokrywają w pierwszej kolejności wydatki, opłaty i odsetki za opóźnienie w płatnościach, a dopiero w drugiej kolejności kwotę główną. Opłaty bankowe związane z odzyskaniem kwoty roszczenia ponosi beneficjent, chyba że zastosowanie mają przepisy dyrektywy 2007/64/WE. 44.1.3 Odzyskiwanie nienależnej kwoty po dokonaniu płatności salda końcowego Jeżeli skorygowana ostateczna kwota dotacji (zob. art. 5.4) jest niższa niż ostateczna kwota dotacji, beneficjent musi zwrócić [Komisji][Agencji] różnicę. [Komisja][Agencja] oficjalnie przekazuje beneficjentowi powiadomienie w formie pisma wstępnego, w którym:

- informuje go o zamiarze i przyczynach odzyskania kwoty nienależnej, wysokości tej kwoty, oraz

- wzywa go do przedstawienia uwag w terminie 30 dni od otrzymania powiadomienia. Jeśli [Komisja][Agencja] nie otrzyma żadnych uwag lub pomimo otrzymanych uwag podejmie decyzję o odzyskaniu nienależnie wypłaconej kwoty, potwierdza ona wysokość kwoty podlegającej odzyskaniu i oficjalnie przekazuje beneficjentowi notę debetową. W nocie tej określa się również warunki i termin płatności. Jeżeli w terminie określonym w nocie debetowej nie dokonano płatności, [Agencja lub] Komisja odzyskuje kwotę, na którą opiewa nota:

a) w drodze jej potrącenia – bez konieczności uzyskania zgody beneficjenta – z jakiejkolwiek kwoty należnej beneficjentowi od [Agencji,] Komisji lub [innej] agencji wykonawczej (z budżetu UE lub Euratomu). W wyjątkowych okolicznościach, w celu zabezpieczenia interesów finansowych UE, [Agencja lub] Komisja może dokonać potrącenia przed terminem płatności określonym w nocie debetowej;



99

b) w drodze pobrania jej ze środków funduszu gwarancyjnego. [Agencja lub] Komisja oficjalnie przekazuje beneficjentowi notę debetową w imieniu funduszu gwarancyjnego i odzyskuje należną jej kwotę:

(i) [OPCJA 1 w przypadku gdy zastosowanie ma art. 14, a [Komisja][Agencja]

zażądała odpowiedzialności solidarnej: jeśli powiązana osoba trzecia zaakceptowała odpowiedzialność solidarną (zob. art. 14), w drodze pociągnięcia osoby trzeciej do odpowiedzialności ograniczonej do wartości maksymalnego wkładu UE przypadającego na tę osobę trzecią w szacunkowym budżecie (zob. załącznik 2) lub][OPCJA 2: nie dotyczy;]

(ii) w drodze wystąpienia z powództwem (zob. art. 57) lub przyjęcia decyzji stanowiącej tytuł egzekucyjny na podstawie art. 299 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) [, art. 106a traktatu Euratom] i art. 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego (UE) nr 966/2012.

Jeżeli w terminie określonym w nocie debetowej nie dokonano płatności, do kwoty podlegającej odzyskaniu (zob. powyżej) dolicza się odsetki za opóźnienie w płatnościach w wysokości określonej w art. 21.11, naliczane począwszy od dnia następującego po terminie płatności określonym w nocie debetowej do dnia (włącznie), w którym [Agencja lub] Komisja otrzymała płatność całej kwoty. Częściowe płatności pokrywają w pierwszej kolejności wydatki, opłaty i odsetki za opóźnienie w płatnościach, a dopiero w drugiej kolejności kwotę główną. Opłaty bankowe związane z odzyskaniem kwoty roszczenia ponosi beneficjent, chyba że zastosowanie mają przepisy dyrektywy 2007/64/WE. ARTYKUŁ 45 – SANKCJE ADMINISTRACYJNE Obok środków przewidzianych w umowie [Agencja lub ]Komisja może przyjąć również sankcje administracyjne zgodnie z art. 106 i art. 131 ust. 4 rozporządzenia finansowego nr 966/2012 (tj. wykluczenie z udziału w przyszłych postępowaniach o udzielenie zamówienia, dotacjach, nagrodach i umowach eksperckich lub kary finansowe). SEKCJA 2 ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA SZKODY ARTYKUŁ 46 – ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA SZKODY 46.1 Odpowiedzialność [Komisji][Agencji] [Komisja][Agencja] nie ponosi odpowiedzialności za żadne szkody wyrządzone beneficjentowi lub osobom trzecim w następstwie wykonania umowy, w tym wynikłe z poważnego zaniedbania. [Komisja][Agencja] nie ponosi odpowiedzialności za żadne szkody spowodowane, w następstwie wykonania umowy, przez beneficjenta lub osoby trzecie zaangażowane w działanie.



100

46.2 Odpowiedzialność beneficjenta Z wyjątkiem przypadków działania siły wyższej (zob. art. 51), beneficjent musi zrekompensować [Komisji][Agencji] wszelkie szkody poniesione przez nią w wyniku realizacji działania lub w związku z tym, że działanie nie było realizowane w pełnej zgodności z umową. SEKCJA 3 ZAWIESZENIE I ROZWIĄZANIE ARTYKUŁ 47 – ZAWIESZENIE TERMINU PŁATNOŚCI 47.1 Warunki [Komisja][Agencja] może – w dowolnym momencie – zawiesić termin płatności (zob. art. 21.2–21.4), jeżeli wniosek o płatność (zob. art. 20) nie może zostać zatwierdzony w związku z tym, iż:

a) jest on niezgodny z postanowieniami umowy (zob. art. 20);

b) nie przedłożono raportów merytorycznych lub finansowych lub są one niekompletne lub niezbędne są dodatkowe informacje; lub

c) istnieją wątpliwości co do kwalifikowalności kosztów zadeklarowanych w sprawozdaniu finansowym i konieczne są dodatkowe kontrole, przeglądy, audyty lub dochodzenia.

47.2 Procedura [Komisja][Agencja] oficjalnie powiadamia koordynatora o zawieszeniu, podając uzasadnienie. Zawieszenie staje się skuteczne w dniu przesłania powiadomienia przez [Komisję][Agencję] (zob. art. 52). Jeżeli warunki uzasadniające zawieszenie terminu płatności nie są już spełnione, zawieszenie zostaje zniesione i bieg terminu płatności zostaje wznowiony. Jeżeli zawieszenie trwa dłużej niż dwa miesiące, beneficjent może zwrócić się do [Komisji][Agencji] z zapytaniem, czy zawieszenie będzie kontynuowane. Jeżeli termin płatności został zawieszony w związku z niezgodnością raportów merytorycznych lub finansowych (zob. art. 20) i nie przedłożono skorygowanych raportów ani sprawozdań lub przedłożone skorygowane raporty lub sprawozdania również zostały odrzucone, [Komisja][Agencja] może również rozwiązać umowę (zob. art. 50.3.1 lit. l)). ARTYKUŁ 48 – ZAWIESZENIE PŁATNOŚCI



101

48.1 Warunki [Komisja][Agencja] może – w dowolnym momencie – zawiesić płatności w całości lub w części, jeżeli:

a) beneficjent (lub osoba fizyczna uprawniona do reprezentowania go lub podejmowania decyzji w jego imieniu) dopuścił się lub jest podejrzewany o dopuszczenie się:


(ii) poważnego naruszenia obowiązków w ramach wykonywania umowy lub w trakcie procedury przyznania dotacji (obejmującego nieprawidłową realizację działania, przedkładanie fałszywych informacji, nieprzedstawianie wymaganych informacji, naruszenie zasad etycznych); lub


decyzji w jego imieniu) dopuścił się – w ramach innej dotacji UE lub Euratomu udzielonej mu na podobnych warunkach – systematycznych lub powtarzających się błędów, nieprawidłowości, nadużyć finansowych lub poważnego naruszenia obowiązków, które mają istotny wpływ na niniejszą dotację (przeniesienie ustaleń dotyczących innych dotacji na niniejszą dotację, zob. art. 22.5.2).

Jeżeli zawieszenie dotyczy płatności salda końcowego – po zniesieniu zawieszenia – płatność lub odzyskanie kwot nienależnych w odpowiedniej wysokości uznaje się za płatność salda końcowego na zakończenie działania. 48.2 Procedura Przed zawieszeniem płatności [Komisja][Agencja] oficjalnie powiadamia beneficjenta:

- informując go o zamiarze i przyczynach zawieszenia płatności oraz

- wzywając go do przedstawienia uwag w terminie 30 dni od otrzymania powiadomienia.

Jeżeli [Komisja][Agencja] nie otrzyma żadnych uwag lub mimo otrzymanych uwag podejmie decyzję o kontynuowaniu procedury, oficjalnie przekazuje potwierdzenie zawieszenia. W innych przypadkach oficjalnie powiadamia, że procedura zawieszenia płatności nie będzie kontynuowana.

Zawieszenie staje się skuteczne w dniu przesłania potwierdzenia przez [Komisję][Agencję]. Jeżeli spełnione są warunki wznowienia płatności, zawieszenie zostaje zniesione. [Komisja][Agencja] oficjalnie powiadamia beneficjenta. W okresie obowiązywania zawieszenia raport(-y) okresowy(-e) za wszystkie okresy sprawozdawcze z wyjątkiem ostatniego (zob. art. 20.3) nie mogą zawierać sprawozdań finansowych [beneficjenta i powiązanych z nim osób trzecich]. Beneficjent musi włączyć je



102

do kolejnego raportu okresowego przedkładanego po zniesieniu zawieszenia lub – jeżeli zawieszenia nie zniesiono przed zakończeniem działania – do ostatniego raportu okresowego. Beneficjent może zawiesić realizację działania (zob. art. 49.1) lub rozwiązać umowę (zob. art. 50.1 i 50.2). ARTYKUŁ 49 – ZAWIESZENIE REALIZACJI DZIAŁANIA 49.1 Zawieszenie realizacji działania następujące z inicjatywy beneficjenta 49.1.1 Warunki Beneficjent może zawiesić realizację działania lub dowolnej jego części, jeżeli wyjątkowe okoliczności – w szczególności siła wyższa (zob. art. 51) – sprawiają, że realizacja działania jest niemożliwa lub nadmiernie trudna. 49.1.2 Procedura Beneficjent musi niezwłocznie oficjalnie powiadomić [Komisję][Agencję] o zawieszeniu realizacji działania (zob. art. 52), podając:

- uzasadnienie oraz

- przewidywaną datę wznowienia realizacji działania. Zawieszenie staje się skuteczne w dniu otrzymania powiadomienia przez [Komisję][Agencję]. Z chwilą gdy okoliczności umożliwiają wznowienie realizacji działania, beneficjent musi niezwłocznie oficjalnie powiadomić [Komisję][Agencję] i zwrócić się o zmianę umowy w celu określenia daty, z którą ma nastąpić wznowienie działania, przedłużenia okresu realizacji działania oraz dokonania innych zmian niezbędnych dla dostosowania działania do nowej sytuacji (zob. art. 55) – chyba że umowa została rozwiązana (zob. art. 50). Zawieszenie zostaje zniesione ze skutkiem od daty wznowienia realizacji działania określonej w zmianie umowy. Data ta może być wcześniejsza niż data wejścia w życie zmiany. Koszty poniesione w okresie zawieszenia realizacji działania nie stanowią kosztów kwalifikowalnych (zob. art. 6). 49.2 Zawieszenie realizacji działania następujące z inicjatywy [Komisji][Agencji] 49.2.1 Warunki [Komisja][Agencja] może zawiesić realizację działania lub dowolnej jego części, jeżeli:

a) beneficjent (lub osoba fizyczna uprawniona do reprezentowania go lub podejmowania decyzji w jego imieniu) dopuścił się lub jest podejrzewany o dopuszczenie się:



103


(ii) poważnego naruszenia obowiązków w ramach wykonywania umowy lub w

trakcie procedury przyznania dotacji (obejmującego nieprawidłową realizację działania, przedkładanie fałszywych informacji, nieprzedstawianie wymaganych informacji, naruszenie zasad etycznych);


decyzji w jego imieniu) dopuścił się – w ramach innej dotacji UE lub Euratomu udzielonej mu na podobnych warunkach – systematycznych lub powtarzających się błędów, nieprawidłowości, nadużyć finansowych lub poważnego naruszenia obowiązków, które mają istotny wpływ na niniejszą dotację (przeniesienie ustaleń dotyczących innych dotacji na niniejszą dotację, zob. art. 22.5.2); lub

c) przypuszcza się, że działanie utraciło znaczenie z naukowego lub technicznego punktu widzenia.

49.2.2 Procedura Przed zawieszeniem realizacji działania [Komisja][Agencja] oficjalnie powiadamia beneficjenta:

- informując go o zamiarze i przyczynach zawieszenia realizacji działania oraz

- wzywając go do przedstawienia uwag w terminie 30 dni od otrzymania powiadomienia.

Jeżeli [Komisja][Agencja] nie otrzyma żadnych uwag lub mimo otrzymanych uwag podejmie decyzję o kontynuowaniu procedury, oficjalnie przekazuje potwierdzenie zawieszenia. W innych przypadkach oficjalnie powiadamia, że procedura nie będzie kontynuowana. Zawieszenie staje się skuteczne piątego dnia po otrzymaniu potwierdzenia przez beneficjenta (lub w późniejszej dacie określonej w potwierdzeniu). Zawieszenie zostaje zniesione, jeżeli spełnione są warunki wznowienia realizacji działania. Beneficjent zostaje oficjalnie powiadomiony o zniesieniu zawieszenia, a umowa zostaje zmieniona w celu określenia daty, z którą ma nastąpić wznowienie działania, przedłużenia okresu realizacji działania oraz dokonania innych zmian niezbędnych dla dostosowania działania do nowej sytuacji (zob. art. 55) – chyba że umowa została już rozwiązana (zob. art. 50). Zawieszenie zostaje zniesione ze skutkiem od daty wznowienia realizacji działania określonej w zmianie umowy. Data ta może być wcześniejsza niż data wejścia w życie zmiany. Koszty poniesione w okresie zawieszenia realizacji działania nie stanowią kosztów kwalifikowalnych (zob. art. 6).



104

Beneficjentom nie przysługują roszczenia odszkodowawcze w związku z zawieszeniem realizacji działania przez [Komisję][Agencję] (zob. art. 46). Zawieszenie realizacji działania nie narusza prawa [Komisji] [Agencji] do rozwiązania umowy (zob. art. 50), zmniejszenia dotacji lub odzyskania kwot nienależnie wypłaconych (zob. art. 43 i 44). ARTYKUŁ 50 – ROZWIĄZANIE UMOWY 50.1 Rozwiązanie umowy następujące z inicjatywy beneficjenta 50.1.1 Warunki i procedura Beneficjent może rozwiązać umowę. Beneficjent musi oficjalnie powiadomić [Komisję][Agencję] o rozwiązaniu umowy (zob. art. 52), podając:

- uzasadnienie oraz

- datę, z którą rozwiązanie umowy staje się skuteczne. Ta data musi być późniejsza od daty powiadomienia.

W przypadku braku uzasadnienia lub jeżeli [Komisja][Agencja] uważa, że przedstawione uzasadnienie jest niewystarczające do rozwiązania umowy, uznaje się, że umowa została „rozwiązana w sposób nieprawidłowy”. Rozwiązanie umowy staje się skuteczne w dniu określonym w powiadomieniu. 50.1.2 Skutki W terminie 60 dni od dnia, w którym rozwiązanie umowy staje się skuteczne, beneficjent musi przedłożyć:

(i) raport okresowy (za bieżący okres sprawozdawczy do dnia rozwiązania umowy, zob. art. 20.3); oraz

(ii) raport końcowy (zob. art. 20.4). Jeżeli [Komisja][Agencja] nie otrzyma raportów w terminie (zob. powyżej), uwzględnia się jedynie koszty wskazane w zatwierdzonym raporcie okresowym. [Komisja][Agencja] oblicza ostateczną kwotę dotacji (zob. art. 5.3) oraz saldo końcowe (zob. art. 21.4) na podstawie przedłożonych raportów. Jedynie koszty poniesione do dnia rozwiązania umowy stanowią koszty kwalifikowalne (zob. art. 6). Koszty dotyczące zamówień, których wykonanie przypada po rozwiązaniu umowy, nie stanowią kosztów kwalifikowalnych.



105

Nieprawidłowe rozwiązanie umowy może prowadzić do zmniejszenia dotacji (zob. art. 43). Po rozwiązaniu umowy obowiązki beneficjenta (w szczególności wynikające z postanowień art. 20, 22 i 23, rozdziału 4 sekcja 3 oraz art. 36, 37, 38, 40, 42, 43 i 44) mają w dalszym ciągu zastosowanie. 50.2 Zakończenie uczestnictwa co najmniej jednego beneficjenta z inicjatywy

beneficjentów Nie dotyczy 50.3 Rozwiązanie umowy następujące z inicjatywy [Komisji][Agencji] 50.3.1 Warunki [Komisja][Agencja] może rozwiązać umowę, jeżeli:

a) nie dotyczy;

b) zmiana sytuacji beneficjenta pod względem prawnym, finansowym, technicznym, organizacyjnym lub pod względem własności [(lub tego rodzaju zmiany w przypadku powiązanych z nim osób trzecich)] może mieć istotny negatywny wpływ na realizację działania bądź istotnie opóźniać realizację działania lub podważać zasadność decyzji o udzieleniu dotacji;

c) nie dotyczy;

d) realizacja działania jest niemożliwa w związku z działaniem siły wyższej (zob. art. 51) lub została zawieszona przez beneficjenta (zob. art. 49.1); oraz:

(i) wznowienie realizacji działania jest niemożliwe, albo

(ii) zmiany wymagane w umowie podważałyby zasadność decyzji o udzieleniu dotacji lub naruszały zasadę równego traktowania wnioskodawców;

e) beneficjent ogłosił upadłość lub znajduje się w stanie likwidacji, znajduje się pod

zarządem sądowym, zawarł ugodę z wierzycielami, zawiesił działalność gospodarczą lub jest przedmiotem innego podobnego postępowania lub innej podobnej procedury przewidzianej w przepisach krajowych;

f) beneficjent (lub osoba fizyczna uprawniona do reprezentowania go lub podejmowania decyzji w jego imieniu) dopuścił się uchybienia zawodowego dowiedzionego za pomocą wszelkich właściwych środków;

g) beneficjent nie przestrzega obowiązujących przepisów krajowych w zakresie opodatkowania i zabezpieczenia społecznego;

h) działanie utraciło znaczenie z naukowego lub technicznego punktu widzenia;



106

i) [OPCJA 1 w przypadku wspólnych działań (zaproszenie do składania wniosków wystosowane wspólnie z państwem trzecim lub organizacją międzynarodową): działanie państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (zob. art. 2) nie zostało rozpoczęte do dnia określonego w załączniku 1.][OPCJA 2: nie dotyczy];

j) [OPCJA 1 w przypadku wspólnych działań (zaproszenie do składania wniosków wystosowane wspólnie z państwem trzecim lub organizacją międzynarodową): działanie państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (zob. art. 2) zostało zakończone lub nie może już stanowić wkładu w działanie][OPCJA 2: nie dotyczy];

k) beneficjent (lub osoba fizyczna uprawniona do reprezentowania go lub podejmowania decyzji w jego imieniu) dopuścił się nadużycia finansowego, korupcji, udziału w zorganizowanej grupie przestępczej, prania pieniędzy lub jakiegokolwiek innego działania niezgodnego z prawem;

l) beneficjent (lub osoba fizyczna uprawniona do reprezentowania go lub podejmowania decyzji w jego imieniu) dopuścił się:


(ii) poważnego naruszenia obowiązków w ramach wykonywania umowy lub w trakcie procedury przyznania dotacji (obejmującego nieprawidłową realizację działania, przedkładanie fałszywych informacji, nieprzedstawianie wymaganych informacji, naruszenie zasad etycznych);

m) beneficjent (lub osoba fizyczna uprawniona do reprezentowania go lub podejmowania

decyzji w jego imieniu) dopuścił się – w ramach innej dotacji UE lub Euratomu udzielonej mu na podobnych warunkach – systematycznych lub powtarzających się błędów, nieprawidłowości, nadużyć finansowych lub poważnego naruszenia obowiązków, które mają istotny wpływ na niniejszą dotację (przeniesienie ustaleń dotyczących innych dotacji na niniejszą dotację, zob. art. 22.5.2);

n) [OPCJA 1: beneficjent nie składa wniosku o wprowadzenie zmiany do umowy w celu zakończenia uczestnictwa jednej z powiązanych z nim osób trzecich lub jednego z partnerów międzynarodowych, znajdujących się w którejkolwiek sytuacji wymienionej w lit. e), f), g), k), l) lub m), i o przeniesienie zadań tej osoby trzeciej/tego partnera, mimo iż [Komisja][Agencja] wyraźnie wezwała go do tego][OPCJA 2: nie dotyczy].

50.3.2 Procedura Przed rozwiązaniem umowy [Komisja][Agencja] przekazuje beneficjentowi oficjalne powiadomienie, w którym:

- informuje go o zamiarze i przyczynach rozwiązania umowy; oraz

- wzywa go do przedstawienia uwag oraz – w przypadku lit. l) ppkt (ii) powyżej – do poinformowania [Komisji][Agencji] o środkach zapewnienia zgodności z obowiązkami wynikającymi z umowy, w terminie 30 dni od otrzymania powiadomienia.



107

Jeżeli [Komisja][Agencja] nie otrzyma żadnych uwag lub pomimo otrzymanych uwag podejmie decyzję o kontynuowaniu procedury, oficjalnie przekazuje beneficjentowi potwierdzenie rozwiązania umowy oraz datę, w której staje się ono skuteczne. W innych przypadkach oficjalnie powiadamia, że procedura nie będzie kontynuowana. Rozwiązanie umowy staje się skuteczne:

- w przypadkach, o których mowa w lit. b), e), g), h), j), l) ppkt (ii) oraz lit. n) powyżej: w dniu określonym w przekazanym potwierdzeniu (zob. powyżej);

- w przypadkach, o których mowa w lit. d), f), i), k), l) ppkt (i) oraz lit. m) powyżej: w dniu następującym po dniu otrzymania przez beneficjenta potwierdzenia.

50.3.3 Skutki

W terminie 60 dni od dnia, w którym rozwiązanie umowy staje się skuteczne, beneficjent musi przedłożyć:

(i) raport okresowy (za ostatni bieżący okres sprawozdawczy do dnia rozwiązania umowy, zob. art. 20.3); oraz

(ii) raport końcowy (zob. art. 20.4). Jeżeli umowa zostaje rozwiązana w związku z niewywiązaniem się z obowiązku przedłożenia raportów (zob. art. 20.8 i 50.3.1 lit. l)), beneficjent nie może przedkładać jakichkolwiek raportów po rozwiązaniu umowy. Jeżeli [Komisja][Agencja] nie otrzyma raportów w terminie (zob. powyżej), uwzględnia się jedynie koszty wskazane w zatwierdzonym raporcie okresowym. [Komisja][Agencja] oblicza ostateczną kwotę dotacji (zob. art. 5.3) oraz saldo końcowe (zob. art. 21.4) na podstawie przedłożonych raportów. Jedynie koszty poniesione do dnia, w którym rozwiązanie umowy staje się skuteczne, stanowią koszty kwalifikowalne (zob. art. 6). Koszty dotyczące zamówień, których wykonanie przypada po rozwiązaniu umowy, nie stanowią kosztów kwalifikowalnych. Nie narusza to prawa [Komisji][Agencji] do zmniejszenia dotacji (zob. art. 43) lub do nałożenia sankcji administracyjnych (art. 45). Beneficjentowi nie przysługują roszczenia odszkodowawcze w związku z rozwiązaniem umowy przez [Komisję][Agencję] (zob. art. 46). Po rozwiązaniu umowy obowiązki beneficjenta (w szczególności wynikające z postanowień art. 20, 22 i 23, rozdziału 4 sekcja 3 oraz art. 36, 37, 38, 40, 42, 43 i 44) mają w dalszym ciągu zastosowanie. SEKCJA 4 SIŁA WYŻSZA



108

ARTYKUŁ 51 – SIŁA WYŻSZA „Siła wyższa” oznacza każdą sytuację lub każde zdarzenie, które:

- uniemożliwia którejkolwiek ze stron wypełnienie jej obowiązków wynikających z umowy,

- stanowi nieprzewidywalną, wyjątkową sytuację pozostającą poza kontrolą stron,

- nie wynika z błędu lub zaniedbania z ich strony (lub ze strony osób trzecich zaangażowanych w działanie), oraz

- okazuje się nieuniknione mimo zachowania wszelkiej należytej staranności. Za siłę wyższą nie uznaje się:

- przypadków niewykonania usługi, usterek urządzeń i wad materiałów lub opóźnień w ich dostawie (o ile nie stanowią bezpośredniego następstwa działania siły wyższej),

- sporów pracowniczych lub strajków, ani

- problemów finansowych.

O każdej sytuacji stanowiącej działanie siły wyższej należy niezwłocznie oficjalnie powiadomić drugą stronę, informując o jej charakterze, prawdopodobnym czasie trwania i przewidywalnych skutkach. Strony muszą niezwłocznie poczynić wszelkie niezbędne kroki w celu ograniczenia szkód wynikających z działania siły wyższej i podjąć wszelkie możliwe starania o jak najszybsze wznowienie realizacji działania. Żadna ze stron nie może zostać uznana za niewywiązującą się ze swoich obowiązków wynikających z umowy, jeżeli ich wypełnienie uniemożliwiła jej siła wyższa. ROZDZIAŁ 7 POSTANOWIENIA KOŃCOWE ARTYKUŁ 52 – KOMUNIKACJA MIĘDZY STRONAMI 52.1 Forma i środki komunikacji Komunikaty przekazywane w ramach wykonywania umowy (informacje, wnioski, przedkładane dokumenty, „oficjalne powiadomienia” itp.) muszą:

- mieć formę pisemną, oraz

- być opatrzone numerem umowy.



109

Wszystkie komunikaty muszą być przekazywane za pośrednictwem elektronicznego systemu wymiany na portalu dla uczestników i przy użyciu dostępnych w tym systemie formularzy i wzorów. Jeżeli – po dokonaniu płatności salda końcowego – [Komisja][Agencja] stwierdzi, że nie otwarto oficjalnego powiadomienia w systemie, drugie oficjalne powiadomienie zostanie przesłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru („oficjalne powiadomienie na piśmie”). Terminy będą liczone od momentu drugiego powiadomienia. Komunikaty w elektronicznym systemie wymiany muszą być przekazywane przez osoby upoważnione zgodnie z warunkami korzystania z portalu dla uczestników. Celem ustalenia osób upoważnionych beneficjent musi wskazać – przed podpisaniem niniejszej umowy – „upoważnionego przedstawiciela podmiotu prawnego (LEAR)”. Rolę i zadania LEAR określa się w jego nominacji (zob. warunki korzystania z portalu dla uczestników). W przypadku gdy elektroniczny system wymiany jest czasowo niedostępny, odpowiednie instrukcje są udostępniane na stronach internetowych [Agencji i] Komisji. 52.2 Data komunikatu Uznaje się, że komunikat został wydany w chwili, w której jest przesyłany przez stronę będącą jego nadawcą (tj. w dniu i godzinie, w których jest przesyłany przez elektroniczny system wymiany). Uznaje się, że oficjalnego powiadomienia za pośrednictwem elektronicznego systemu wymiany dokonano w chwili, w której jest ono odbierane przez stronę będącą jego odbiorcą (tj. w dniu i godzinie, w których jest ono akceptowane przez stronę będącą odbiorcą, zgodnie ze wskazaniem znacznika czasu). Oficjalne powiadomienie, które nie zostało zaakceptowane w terminie 10 dni po jego wysłaniu, uznaje się za zaakceptowane. Oficjalne powiadomienie na piśmie przesłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru (dotyczy to jedynie sytuacji po dokonaniu płatności salda końcowego) uznaje się za dokonane:

- w dniu doręczenia zarejestrowanym przez pocztę, albo

- w wyznaczonym terminie odbioru w urzędzie pocztowym.

W przypadku gdy elektroniczny system wymiany jest czasowo niedostępny, strona będąca nadawcą nie może zostać uznana za niewywiązującą się z obowiązku przesłania komunikatu w określonym terminie. 52.3 Adresy na potrzeby komunikacji Z elektronicznego systemu wymiany należy korzystać za pośrednictwem następującego

adresu URL:

[wstawić URL]



110

[Komisja][Agencja] z wyprzedzeniem oficjalnie powiadamia beneficjenta o wszelkich zmianach tego adresu URL. Oficjalne powiadomienia na piśmie (dotyczy to jedynie sytuacji po dokonaniu płatności salda końcowego) kierowane do [Komisji][Agencji] muszą być przesyłane na oficjalny adres pocztowy podany na stronie internetowej [Komisji][Agencji].

Oficjalne powiadomienia na piśmie (dotyczy to jedynie sytuacji po dokonaniu płatności salda końcowego) kierowane do beneficjenta muszą być przesyłane na jego oficjalny adres dostępny w rejestrze beneficjentów na portalu dla uczestników. ARTYKUŁ 53 – WYKŁADNIA UMOWY 53.1 Pierwszeństwo postanowień zawartych w warunkach umowy przed

postanowieniami zawartymi w załącznikach Postanowienia niniejszych warunków umowy mają pierwszeństwo przed postanowieniami zawartymi w załącznikach do niej. Załącznik 2 ma pierwszeństwo przed załącznikiem 1. 53.2 Przywileje i immunitety [OPCJA 1 w przypadku wszystkich organizacji międzynarodowych: Żadne z postanowień niniejszej umowy nie może być interpretowane jako zrzeczenie się przywilejów lub immunitetów przysługujących beneficjentowi na podstawie jego dokumentów statutowych lub przepisów prawa międzynarodowego.] [OPCJA 2: Nie dotyczy] ARTYKUŁ 54 – OBLICZANIE OKRESÓW, DAT I TERMINÓW Zgodnie z rozporządzeniem (EWG, Euratom) nr 1182/7158 okresy wyrażone w dniach, miesiącach lub latach nalicza się od chwili zaistnienia wydarzenia rozpoczynającego bieg terminu. Do takich okresów nie zalicza się dnia, w którym miało miejsce to wydarzenie. ARTYKUŁ 55 – ZMIANY UMOWY 55.1 Warunki Umowa może zostać zmieniona, chyba że pociąga to za sobą zmiany w umowie, które prowadziłyby do podważenia zasadności decyzji o udzieleniu dotacji lub naruszenia zasady równego traktowania wnioskodawców.

58 Rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 1182/71 z dnia 3 czerwca 1971 r. określające zasady mające

zastosowanie do okresów, dat i terminów (Dz.U. L 124 z 8.6.1971, s. 1).



111

Wniosek o zmianę umowy może złożyć każda ze stron. 55.2 Procedura Strona wnioskująca o zmianę musi złożyć wniosek o zmianę umowy podpisany w elektronicznym systemie wymiany (zob. art. 52). Wniosek o zmianę umowy musi zawierać:

- uzasadnienie,

- odpowiednie dokumenty uzupełniające. [Komisja][Agencja] może zażądać dodatkowych informacji. Jeżeli strona będąca odbiorcą wniosku wyraża zgodę na zmianę, musi podpisać zmianę w elektronicznym systemie wymiany w terminie 45 dni od otrzymania powiadomienia (lub ewentualnych dodatkowych informacji, których zażądała [Komisja][Agencja]). Jeżeli strona będąca odbiorcą wniosku nie wyraża zgody na zmianę, musi w tym samym terminie oficjalnie powiadomić o braku zgody. Termin ten może zostać przedłużony, jeżeli jest to konieczne do oceny wniosku. Jeżeli w wyznaczonym terminie nie otrzymano żadnego powiadomienia, wniosek uznaje się za odrzucony. Zmiana wchodzi w życie w dniu podpisania przez stronę będącą odbiorcą wniosku.

Zmiana staje się skuteczna w dniu uzgodnionym przez strony lub, w przypadku braku takiego uzgodnienia, w dniu, w którym zmiana wchodzi w życie.

ARTYKUŁ 56 – PRZYSTĄPIENIE DO UMOWY Nie dotyczy ARTYKUŁ 57 – PRAWO WŁAŚCIWE I ROZSTRZYGANIE SPORÓW 57.1 Prawo właściwe [OPCJA 1, domyślna: Niniejsza umowa podlega obowiązującym przepisom unijnym, w razie potrzeby uzupełnionym przepisami prawa belgijskiego.] [OPCJA 2 w przypadku organizacji międzynarodowych, które nie akceptują klauzuli o prawie właściwym: Nie dotyczy] [OPCJA 3 w przypadku organizacji międzynarodowych, które byłyby gotowe zaakceptować klauzulę o prawie właściwym, lecz nie standardową klauzulę o prawie unijnym i belgijskim: Niniejsza umowa podlega [obowiązującym przepisom unijnym][, w razie potrzeby uzupełnionym przepisami prawa ][przepisom prawa][[Belgii][wstawić nazwę państwa członkowskiego lub państwa EFTA]] [oraz, w stosownych przypadkach, ][ogólnym zasadom prawa organizacji międzynarodowych i przepisom ogólnego prawa międzynarodowego].]



112

57.2 Rozstrzyganie sporów [OPCJA 1, domyślna: Jeżeli spór dotyczący wykładni, stosowania lub ważności umowy nie może zostać rozstrzygnięty polubownie, wyłączną właściwość posiada Sąd lub – w przypadku odwołania – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Z powództwem takim należy wystąpić na podstawie art. 272 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE).] [OPCJA 2 jeżeli beneficjent jest beneficjentem spoza UE (z wyjątkiem beneficjenta z siedzibą w państwie stowarzyszonym, które zawarło umowę stowarzyszeniową w ramach programu „Horyzont 2020” ustanawiającą wyłączną właściwość Trybunału Sprawiedliwości): Jeżeli spór dotyczący wykładni, stosowania lub ważności umowy nie może zostać rozstrzygnięty polubownie, wyłączną właściwość posiadają odpowiednie sądy belgijskie.] [OPCJA 3 w przypadku beneficjenta będącego organizacją międzynarodową lub beneficjentem niekwalifikującym się do otrzymywania finansowania ze środków unijnych, niemogącego zgodnie ze swoim prawem krajowym podlegać jurysdykcji sądów belgijskich: Spory dotyczące wykładni, stosowania lub ważności umowy muszą – jeżeli nie mogą zostać rozstrzygnięte polubownie – zostać skierowane do arbitrażu. Każda strona ma obowiązek oficjalnie powiadomić drugą stronę o zamiarze skierowania do arbitrażu i tożsamości arbitra. Zastosowanie ma fakultatywny regulamin Stałego Trybunału Arbitrażowego dotyczący postępowania arbitrażowego dla organizacji międzynarodowych i państw, obowiązujący w chwili wejścia w życie umowy. Sekretarz Generalny Stałego Trybunału Arbitrażowego mianuje arbitra po złożeniu pisemnego wniosku przez każdą ze stron. Postępowanie arbitrażowe musi odbywać się w Brukseli, a językiem stosowanym w postępowaniu arbitrażowym jest język angielski. Decyzja arbitra jest wiążąca dla każdej ze stron i nie przysługuje od niej odwołanie.] Jeżeli spór dotyczy sankcji administracyjnych, potrącenia lub decyzji stanowiącej tytuł egzekucyjny na mocy art. 299 TFUE (zob. art. 44, 45 i 46), beneficjent musi wystąpić z powództwem do Sądu lub – w przypadku odwołania – do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej na podstawie art. 263 TFUE. [OPCJA w przypadku dotacji Agencji: Powództwa przeciwko potrąceniom i decyzjom stanowiącym tytuł egzekucyjny muszą być wnoszone przeciwko Komisji (nie przeciwko Agencji).] ARTYKUŁ 58 – WEJŚCIE W ŻYCIE UMOWY Umowa wchodzi w życie w dniu podpisania jej przez [Komisję][Agencję] lub przez beneficjenta, w zależności od tego, która data jest późniejsza. PODPISY W imieniu beneficjenta W imieniu [Komisji][Agencji]



113

[stanowisko/imię/nazwisko] [imię/nazwisko] [podpis elektroniczny] [podpis elektroniczny] Sporządzono w języku [polskim] Sporządzono w języku [polskim] dnia [elektroniczny znacznik czasu] dnia [elektroniczny znacznik czasu]



Format wydruku: A4, orientacja pozioma

B. Bezpośrednie koszty

podwykonawstwa

[C. Bezpośrednie

koszty wsparcia fin.]

E. Koszty

pośrednie2 Koszty ogółemStawka

zwrotu w %Maksymalny

wkład UE3 Maksymalna

kwota dotacji4

Informacje dotyczące kosztów

pośrednich:

Informacje dla audytorów:

Inne informacje:

[C.1 Wsparcie finansowe]

D.1 Podróże

[C.2 Nagrody] D.2 Urządzenia

D.3. Inne towary i usługi

[D.4 Koszty dużej infrastruktury badawczej]

Zryczałtowane10

25%

[nazwa skrócona beneficjenta]

[nazwa skrócona powiązanej osoby

trzeciej]


trzeciej niekwalifikującej się do otrzymania

finansowania ze środków unijnych]


trzeciej wnioskującej o zerowe finansowanie ze

środków unijnych]

[nazwa skrócona partnera

międzynarodowego]

[nazwa skrócona beneficjenta

niekwalifikującego się do otrzymania finansowania

ze środków unijnych]14

[nazwa skrócona beneficjenta

wnioskującego o zerowe finansowanie ze środków

unijnych]14


trzeciej]15

Ogółem beneficjent

D. Inne koszty bezpośrednie

[F. Koszty…]

A.4 Właściciele MŚP niepobierający wynagrodzenia

D.5 Koszty towarów i usług fakturowanych wewnętrznie

[F.1 Koszty …]5 [F.2 Koszty

…]5

WZÓR ZAŁĄCZNIKA 2 DO OGÓLNEGO WZORU UMOWY O UDZIELENIE DOTACJI JEDNEMU BENEFICJENTOWI W RAMACH PROGRAMU „HORYZONT 2020”

SZACUNKOWY BUDŻET DZIAŁANIA

Szacunkowe koszty kwalifikowalne1 (na kategorię budżetową) Wkład UE Informacje dodatkowe

Szacunkowe koszty

wkładów niepieniężnyc

h niewykorzysty

wanych na miejscu

Szacunkowe koszty w

przypadku beneficjenta/p

owiązanych osób trzecich

nieotrzymujących

finansowania ze środków

unijnych/partnerów

międzynarodowych

A.2 Osoby fizyczne pracujące na podstawie umowy bezpośredniej

A.5 Beneficjenci będący osobami fizycznymi niepobierającymi

d i

A. Bezpośrednie koszty personelu

A.1 Pracownicy (lub równoważne)

f Ogółem g

Kategoria kosztów6 Rzeczywist

e

Jednostko

we7 Jednostkowe

8 Rzeczywiste

A.3 Osoby oddelegowane

[A.6 Personel zapewniający dostęp do infrastruktury badawczej]

a Ogółem bLiczba godzin

Ogółem c d

Rzeczywiste

Tak/Nie

Rzeczywiste

j = a+b+c+d+[e] +f+g

+h+[i1] +[i2]k

Jednostkowe11

[Jednostkowe][Płatno

ści ryczałtowe

j]12

Jednostkowe9

Deklaracja kosztów w pkt

D.4

1 Aby zapoznać się z warunkami kwalifikowalności, zob. art. 6.

h = 0,25 x (a+b+c+f+g+

[h1] 12+[h2] 1

3-m)

Liczba jednostek

Ogółem [i1]

Ogółem [i2]

2 Koszty pośrednie objęte dotacją na działalność (otrzymaną na podstawie dowolnego programu finansowania UE lub Euratomu, zob. art. 6.5 lit. b)) są niekwalifikowalne na podstawie umowy o udzielenie dotacji. Dlatego beneficjent/powiązana osoba trzecia, który/która otrzymuje dotację na działalność

[e] l m n

3 Jest to kwota teoretyczna wkładu UE, którą system wylicza automatycznie (mnożąc wszystkie koszty uwzględnione w budżecie przez stawkę zwrotu). Ta teoretyczna kwota jest ograniczona „maksymalną kwotą dotacji” (ustaloną dla danego działania na podstawie decyzji Komisji/Agencji) (zob. art. 5.1).

4 „Maksymalna kwota dotacji” to maksymalna kwota dotacji ustalona na mocy decyzji Komisji/Agencji. Zazwyczaj odpowiada ona kwocie, na którą opiewał wniosek o dotację, ale może być niższa. 5 Zależnie od jej rodzaju, ta określona kategoria kosztów będzie obejmować koszty pośrednie lub nie. Określone koszty jednostkowe, które obejmują koszty pośrednie, to: koszty środków w zakresie poprawy efektywności energetycznej budynków, koszty dostępu w zakresie zapewnienia ponadnarodowe6 Aby zapoznać się z kategoriami kosztów, zob. art. 5.

7 Jednostka: godziny przepracowane przy realizacji działania; koszty na jednostkę (stawka godzinowa): obliczone zgodnie ze zwyczajową praktyką księgowania kosztów przez beneficjenta.

14 W kwestii beneficjentów nieotrzymujących finansowania ze środków unijnych, zob. art. 9.

15 Dotyczy wyłącznie powiązanych osób trzecich, które otrzymują finansowanie ze środków unijnych.

8 Aby zapoznać się ze szczegółowymi informacjami (koszty na godzinę (stawka godzinowa)), zob. załącznik 2a „Dodatkowe informacje na temat szacunkowego budżetu”.

9 Jednostka i koszty na jednostkę: obliczone zgodnie ze zwyczajową praktyką księgowania kosztów przez beneficjenta.10 Stawka ryczałtowa: 25 % bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych, z których wyłączone są: bezpośrednie koszty podwykonawstwa; koszty wkładów niepieniężnych niewykorzystywanych na miejscu; bezpośrednie koszty wsparcia finansowego oraz koszty jednostkowe zadeklarowane w kategorii budże11 Aby zapoznać się ze szczegółowymi informacjami (jednostki, koszty na jednostkę), zob. załącznik 2a „Dodatkowe informacje na temat szacunkowego budżetu”.12 Aby zapoznać się ze szczegółowymi informacjami (jednostki, koszty na jednostkę, szacunkowa liczba jednostek itd.), zob. załącznik 2a „Dodatkowe informacje na temat szacunkowego budżetu”. 13

Wyłącznie określone koszty jednostkowe, które nie obejmują kosztów pośrednich.



1

ZAŁĄCZNIK 2a

DODATKOWE INFORMACJE NA TEMAT SZACUNKOWEGO BUDŻETU

Instrukcje i przypisy wyróżnione niebieską czcionką nie pojawią się w tekście wygenerowanym

przez system informatyczny (ponieważ stanowią one jedynie instrukcje wewnętrzne). W przypadku opcji [w nawiasach kwadratowych]: system informatyczny wybierze opcję mającą

zastosowanie. Opcje, które nie zostały wybrane, automatycznie nie będą wyświetlane. W przypadku pól zaznaczonych na [szaro, w nawiasach kwadratowych] (nawet jeśli pojawiają się

jako część opcji, jak określono w poprzednim punkcie): system informatyczny wprowadzi odpowiednie dane.

Koszty jednostkowe ponoszone przez właścicieli MŚP/beneficjentów będących osobami fizycznymi niepobierających wynagrodzenia

1. Koszty ponoszone przez [właścicieli MŚP][beneficjentów będących osobami fizycznymi] niepobierających wynagrodzenia

Jednostki: godziny przepracowane przy realizacji działania

Kwota na jednostkę („stawka godzinowa”): obliczona zgodnie z następującym wzorem:

{{4 650 EUR / 143 godziny} pomnożone przez {współczynnik korygujący określony dla państwa, w którym beneficjent ma siedzibę}

Współczynniki korygujące dla poszczególnych państw (obowiązujące w czasie ogłaszania zaproszenia):

Państwa członkowskie UE

państwo

współczynnik

państwo

współczynnik

państwo

współczynnik

państwo

współczynnik

państwo

współczynnik

AT 104,8 % DK 135,3 % HR 97,5 % LV 75,9 % SE 111,7 % BE 100,0 % EE 78,3 % HU 76,2 % MT 89,6 % SI 86,1 % BG 71,5 % EL 92,7 % IE 113,5 % NL 104,3 % SK 82,6 % CY 91,8 % ES 97,6 % IT 106,7 % PL 76,4 % UK 120,3 % CZ 83,8 % FI 116,6 % LT 73,1 % PT 89,1 % DE 98,8 % FR 111,0 % LU 100,0 % RO 68,3 %

Państwa stowarzyszone w ramach H2020

państwo współczynnik państwo współczynnik państwo współczynnik państwo współczynnik państwo współczynnik AL 76,1 % FO 134,1 % LI 110,0 % MK 68,4 % TR 86,6 % BA 73,6 % IL 108,7 % MD 61,1 % NO 131,9 % CH 113,1 % IS 116,6 % ME 66,9 % RS 67,1 %

Inne państwa

państwo współczynnik państwo współczynnik państwo współczynnik państwo współczynnik państwo współczynnik AM 89,9 % CU 83,8 % JP 115,9 % NI 57,3 % TJ 64,9 % AO 114,6 % CV 76,4 % KE 78,1 % NP 73,5 % TL 78,3 % AR 58,5 % DJ 93,4 % KG 83,1 % NZ 94,1 % TN 70,5 % AU 105,0 % DO 66,9 % KH 70,5 % PA 57,0 % TO 85,0 %



2

AZ 93,0 % DZ 81,7 % KR 105,2 % PE 75,5 % TT 74,1 % BB 116,6 % EC 68,8 % KZ 100,2 % PG 83,0 % TW 83,6 % BD 47,2 % EG 48,6 % LA 77,7 % PH 65,8 % TZ 65,2 % BF 93,8 % ER 61,2 % LB 86,4 % PK 49,4 % UA 92,3 % BJ 92,6 % ET 85,2 % LK 61,6 % PS 100,4 % UG 65,7 % BM 151,5 % FJ 68,1 % LR 100,1 % PY 71,9 % US 99,4 % BO 51,3 % GA 113,1 % LS 56,7 % RU 115,5 % UY 75,3 % BR 92,0 % GE 89,5 % LY 60,0 % RW 87,3 % UZ 51,4 % BW 55,3 % GH 68,2 % MA 83,5 % SA 84,8 % VE 70,0 % BY 65,0 % GM 67,7 % MG 80,0 % SB 93,3 % VN 51,1 % BZ 75,3 % GN 60,4 % ML 90,4 % SD 65,1 % VU 112,6 % CA 86,4 % GT 78,8 % MR 64,5 % SG 102,5 % WS 75,8 % CD 127,6 % GW 102,7 % MU 72,7 % SL 85,2 % XK 58,6 % CF 114,3 % GY 58,9 % MW 76,0 % SN 86,2 % YE 68,1 % CG 124,9 % HK 93,8 % MX 70,4 % SR 50,6 % ZA 55,8 % CI 102,0 % HN 69,0 % MY 71,6 % SV 74,3 % ZM 66,4 % CL 67,1 % HT 108,7 % MZ 71,6 % SY 74,8 % ZW 47,2 % CM 103,3 % ID 75,3 % NA 68,3 % SZ 56,8 % CN 85,0 % IN 52,8 % NC 128,9 % TD 125,3 % CO 76,6 % JM 94,9 % NE 87,9 % TG 88,7 % CR 76,7 % JO 75,5 % NG 92,4 % TH 65,0 %

[dodatkowa OPCJA w przypadku beneficjenta lub powiązanej osoby trzeciej, wybierających opcję stosowania kosztów jednostkowych (we wniosku/w ramach zmiany): Dla [beneficjenta][następujących powiązanych osób trzecich] ustalono następujące kwoty na jednostkę (stawka godzinowa):

- Beneficjent/Powiązana osoba trzecia [nazwa skrócona]: [wstawić kwotę] EUR - Powiązana osoba trzecia [nazwa skrócona]: [wstawić kwotę] EUR [w razie potrzeby powtórzyć w przypadku innych powiązanych osób trzecich]]

Szacunkowa liczba jednostek: zob. załącznik 2

Koszt jednostkowy środków w zakresie poprawy efektywności energetycznej

[OPCJA jeżeli określony koszt jednostkowy ma zastosowanie do danej dotacji: 2. Koszty środków w zakresie poprawy efektywności energetycznej budynków

Jednostka: m2 kwalifikowalnej „ulepszonej” (tj. zbudowanej lub odnowionej) powierzchni użytkowej podłogi

Kwota na jednostkę*: zob. (w odniesieniu do każdego beneficjenta/każdej powiązanej osoby trzeciej i tabeli BEST) załączona „tabela kosztów jednostkowych”

*Kwota obliczona w następujący sposób: {0,1 EUR x szacunkowe oszczędności energii w kWh ogółem na m² na rok x 10}

Szacunkowa liczba jednostek: zob. (w odniesieniu do każdego beneficjenta/każdej powiązanej osoby trzeciej i tabeli BEST) załączona „tabela kosztów jednostkowych”

Tabela kosztów jednostkowych (koszty jednostkowe środków w zakresie poprawy efektywności energetycznej)1

1 Dane z „tabeli ze specyfikacjami energetycznymi budynku (tabela BEST)”, zawartej we wniosku i w

załączniku 1.



3

Nazwa skrócona beneficjenta/powiązanej osoby

trzeciej

Nr BEST Kwota kosztu na jednostkę

Szacunkowa liczba jednostek

Całkowity koszt jednostkowy(koszt

na jednostkę x szacunkowa liczba

jednostek)

]

Koszt jednostkowy infrastruktury badawczej

[OPCJA jeżeli określony koszt jednostkowy ma zastosowanie do danej dotacji: 3. Koszty zapewniania ponadnarodowego dostępu do infrastruktury badawczej

Jednostki2: zob. (dla każdego dostawcy dostępu i dla każdej instalacji) załączona „tabel kosztów jednostkowych”

Kwota na jednostkę*: zob. (dla każdego dostawcy dostępu i dla każdej instalacji) załączona „tabel kosztów jednostkowych”

*Kwota obliczona w następujący sposób: średni roczny całkowity koszt dostępu do instalacji (z dwóch ostatnich lat3) ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

średni roczny całkowity wymiar dostępu do instalacji (z dwóch ostatnich lat4)

Szacunkowa liczba jednostek: zob. (dla każdego dostawcy dostępu i dla każdej instalacji) załączona „tabel kosztów jednostkowych”

Tabela kosztów jednostkowych (koszty jednostkowe dostępu do infrastruktury badawczej)5

Nazwa skrócona dostawcy dostępu

Nazwa skrócona infrastru

ktury

Instalacja Jednostka

dostępu

Kwota na jednostkę

Szacunkowa liczba

jednostek

Całkowity koszt

jednostkowy(koszt na

jednostkę x szacunkowa

liczba jednostek)

Nr Nazwa skrócona

]

2 Jednostka dostępu (np. godziny generowania wiązki (ang. beam hours), tygodnie dostępu, próbka analiz)

ustalona i wskazana we wniosku przez dostawcę dostępu. 3 W wyjątkowych i należycie uzasadnionych przypadkach Komisja/Agencja może zgodzić się na inny okres

odniesienia. 4 W wyjątkowych i należycie uzasadnionych przypadkach Komisja/Agencja może zgodzić się na inny okres

odniesienia. 5 Dane z „tabeli szacunkowych kosztów jednostkowych/wymiaru dostępu, jaki należy zapewnić”, zawartej we

wniosku i w załączniku 1.



4

Koszt jednostkowy badań klinicznych

[OPCJA jeżeli określony koszt jednostkowy ma zastosowanie do danej dotacji: 4. Koszty badań klinicznych

Jednostki: pacjenci/podmioty, które uczestniczą w badaniu klinicznym

Kwota na jednostkę*: zob. (dla każdego badania klinicznego i każdego beneficjenta/powiązanej osoby trzeciej) załączona „tabela kosztów jednostkowych”

Szacunkowa liczba jednostek: zob. (dla każdego badania klinicznego i każdego beneficjenta/powiązanej osoby trzeciej) załączona „tabela kosztów jednostkowych”

* Kwota obliczona – w odniesieniu do każdego zadania opisanego w protokole – w następujący sposób:

{Zadanie 1 {składnik kosztu jednostkowego „koszty personelu” + składnik kosztu jednostkowego „koszty materiałów eksploatacyjnych” + składnik kosztu jednostkowego „koszty sprzętu medycznego” + składnik kosztu jednostkowego „koszty innych określonych usług” + składnik kosztu jednostkowego „koszty pośrednie”}

+ Zadanie 2 {składnik kosztu jednostkowego „koszty personelu” + składnik kosztu jednostkowego „koszty materiałów eksploatacyjnych” + składnik kosztu jednostkowego „koszty sprzętu medycznego” + składnik kosztu jednostkowego „koszty innych określonych usług” + składnik kosztu jednostkowego „koszty pośrednie”}

[powtórzyć dla wszystkich pozostałych zadań]}

Składniki kosztu jednostkowego obliczone w następujący sposób:

Składnik kosztu jednostkowego „koszty personelu” (tj. „koszty personelu lekarskiego” + „koszty pozostałego personelu medycznego” + „koszty personelu technicznego”)

W odniesieniu do składnika kosztu jednostkowego „koszty personelu lekarskiego”:

{„średni koszt godzinowy personelu lekarskiego”, tj.: poświadczone lub mogące podlegać audytowi całkowite koszty personelu lekarskiego za rok N-1 ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

{1720 * liczba ekwiwalentów pełnego czasu pracy dla kategorii personelu: lekarze, za rok N-1}

pomnożona przez szacunkową liczbę godzin przepracowanych przez lekarzy przy realizacji danego zadania (na

pacjenta/podmiot)}

W odniesieniu do składnika kosztu jednostkowego „koszty pozostałego personelu medycznego”:

{„średni koszt godzinowy pozostałego personelu medycznego”, tj.: poświadczone lub mogące podlegać audytowi całkowite koszty pozostałego personelu medycznego za rok N-1 ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

{1720 * liczba ekwiwalentów pełnego czasu pracy dla kategorii personelu: pozostały personel medyczny, za rok N-1}

pomnożona przez szacunkową liczbę godzin przepracowanych przez pozostały personel medyczny przy realizacji

danego zadania (na pacjenta/podmiot)}

W odniesieniu do składnika kosztu jednostkowego „koszty personelu technicznego”:



5

{„średni koszt godzinowy personelu technicznego”, tj.: poświadczone lub mogące podlegać audytowi całkowite koszty personelu technicznego za rok N-1 ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

{1720 * liczba ekwiwalentów pełnego czasu pracy dla kategorii personelu: personel techniczny, za rok N-1}

pomnożona przez szacunkową liczbę godzin przepracowanych przez personel techniczny przy realizacji danego

zadania (na pacjenta/podmiot)}

„całkowite koszty personelu” oznaczają rzeczywiście wypłacone wynagrodzenia + rzeczywiście poniesione składki na ubezpieczenia społeczne + rzeczywiście poniesione podatki i inne narzuty na wynagrodzenia, jeżeli wynikają z prawa krajowego lub umowy o pracę bądź równoważnego aktu zatrudnienia

Składnik kosztu jednostkowego „koszty materiałów eksploatacyjnych” (tj. „koszty materiałów eksploatacyjnych kategorii 1” + „koszty materiałów eksploatacyjnych kategorii 2” + „koszty materiałów eksploatacyjnych kategorii 3” itd.)

W odniesieniu do każdej kategorii materiałów eksploatacyjnych:

{„średnia cena za materiał”, tj.: {poświadczone lub mogące podlegać audytowi całkowite koszty zakupu materiałów

eksploatacyjnych danej kategorii w roku N-1 _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

całkowita ilość materiałów eksploatacyjnych danej kategorii zakupionych w roku N-1} pomnożona przez szacunkową ilość materiałów użytych do celów realizacji danego zadania (na pacjenta/podmiot)}

„całkowite koszty zakupu materiałów eksploatacyjnych” oznaczają całkowitą wartość (obejmującą powiązane cła, podatki i opłaty, takie jak niepodlegający odliczeniu VAT) udzielonych przez beneficjenta zamówień dotyczących materiałów eksploatacyjnych dostarczonych w roku N-1, pod warunkiem że zamówienia te zostały przyznane zgodnie z zasadą najlepszej relacji jakości do ceny i nie wystąpił przy nich konflikt interesu.

Składnik kosztu jednostkowego „koszty sprzętu medycznego” (tj. „koszty sprzętu medycznego kategorii 1” + „koszty sprzętu medycznego kategorii 2” + „koszty sprzętu medycznego kategorii 3” itd.)

W odniesieniu do każdej kategorii sprzętu medycznego:

{„średni koszt amortyzacji i bezpośrednio powiązanych usług na jednostkę stosowania”, tj.: {poświadczone lub mogące podlegać audytowi całkowite koszty amortyzacji sprzętu danej

kategorii w roku N-1 + poświadczone lub mogące podlegać audytowi całkowite koszty zakupu usług dotyczących sprzętu danej kategorii w roku N-1}

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

całkowity wymiar wykorzystania w roku N-1 pomnożony przez szacunkową liczbę jednostek stosowania danego sprzętu do celów realizacji danego zadania (na

pacjenta/podmiot)}

„całkowite koszty amortyzacji” oznaczają całkowitą kwotę odpisów amortyzacyjnych ujętą w księgach rachunkowych beneficjenta za rok N-1 dla danej kategorii sprzętu, pod warunkiem że sprzęt ten został zakupiony zgodnie z zasadą najlepszej relacji jakości do ceny i nie wystąpił przy tym konflikt interesu + całkowite koszty (obejmujące powiązane cła, podatki i opłaty, takie jak niepodlegający odliczeniu VAT) umów wynajmu lub dzierżawy sprzętu danej kategorii w roku N-1, pod warunkiem że nie przekraczają one kosztów amortyzacji podobnego sprzętu i nie obejmują kosztów finansowania.

Składnik kosztu jednostkowego „koszty innych określonych usług” (tj. „koszty umów o określoną usługę nr 1” + „koszty umów o określoną usługę nr 2” + „koszty umów o określoną usługę nr 3” itd.)

W odniesieniu do każdej kategorii określonych usług:

„średni koszt określonej usługi na pacjenta lub podmiot”, tj.:



6

poświadczone lub mogące podlegać audytowi całkowite koszty zakupu w roku N-1 usługi dla danej kategorii usług koniecznych do przeprowadzenia badań klinicznych

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________-___________________________________

całkowita liczba objętych badaniami klinicznymi pacjentów lub podmiotów, na rzecz których świadczona była dana usługa w roku N-1

„całkowite koszty zakupu usługi” oznaczają całkowitą wartość (obejmującą powiązane cła, podatki

i opłaty, takie jak niepodlegający odliczeniu VAT) udzielonych przez beneficjenta zamówień na określoną usługę świadczoną w roku N-1 na potrzeby badań klinicznych, pod warunkiem że zamówienia te zostały przyznane zgodnie z zasadą najlepszej relacji jakości do ceny i nie wystąpił przy nich konflikt interesu.

Składnik kosztu jednostkowego „koszty pośrednie”

{25 % pomnożone przez {składnik kosztu jednostkowego „koszty personelu” + składnik kosztu jednostkowego „koszty materiałów eksploatacyjnych” + składnik kosztu jednostkowego „koszty sprzętu medycznego”}} Wyklucza się następujące koszty:

− koszty przekazanych przez osoby trzecie wkładów niepieniężnych, które nie są wykorzystywane na miejscu u beneficjenta oraz

− (ewentualne) koszty zapewniania wsparcia finansowego osobom trzecim.

Tabela kosztów jednostkowych: koszt jednostkowy badań klinicznych6

[Wpisać nazwę badania klinicznego]

Zadania i składniki kosztu jednostkowego

Zasoby na pacjenta

Kwota na jednostkę w odniesieniu do beneficjenta/powiązanej osoby trzeciej 1 [wstawić nazwę skróconą]



…

wkłady niepieniężne wnoszone przez osobę trzecią*

Zadanie nr 1 Próbka krwi

Koszty personelu

lekarze ---- 0 0 0 0

pozostały personel medyczny

Pobranie krwi z żyły (pielęgniarka), 10 min

8,33 EUR 11,59 EUR 10,55 EUR 9,76 EUR

personel techniczny

Obróbka próbki (technik laboratoryjny), 15 min

9,51 EUR 15,68 EUR 13,77 EUR 12,35 EUR

6 Identyczna z tabelą zawartą we wniosku i w załączniku 1.



7

Koszty materiałów eksploatacyjnych

Kategoria 1 Strzykawka, 1 XX EUR XX EUR XX EUR XX EUR

Kategoria 2 Kaniula, 1 XX EUR XX EUR XX EUR XX EUR

Kategoria 2 Pojemnik na krew, 1 XX EUR XX EUR XX EUR XX EUR

…

Koszty sprzętu medycznego

Kategoria 1 Korzystanie z komory głębokiego mrożenia o temperaturze -80 °, 60 dni

XX EUR XX EUR XX EUR XX EUR

Kategoria 2 Korzystanie z wirówki, 15 min

XX EUR XX EUR XX EUR XX EUR

….

Koszty innych określonych usług

Kategoria 1

Kategoria 2

…

Koszty pośrednie

Zadanie nr 2

…

Całkowita kwota na jednostkę XX EUR XX EUR XX EUR XX EUR**

Szacunkowa liczba jednostek (pacjentów/podmiotów uczestniczących w badaniu)

XX XX XX XX

Całkowity koszt jednostkowy na beneficjenta/powiązaną osobę trzecią(całkowity koszt na jednostkę x szacunkowa liczba jednostek)

XX EUR XX EUR XX EUR

* Koszty wykorzystania poniesione przez osobę trzecią wnoszącą wkład niepieniężny. ** Ograniczona do wysokości ewentualnej płatności na rzecz osoby trzeciej.

]



1

ZAŁĄCZNIK 3a

OŚWIADCZENIE O ODPOWIEDZIALNOŚCI SOLIDARNEJ POWIĄZANYCH OSÓB TRZECICH

(wypełnia powiązana osoba trzecia i przedkłada beneficjent, jeżeli zastosowanie ma art. 14 i

[Komisja][Agencja] zażądała odpowiedzialności powiązanej osoby trzeciej) [pełna oficjalna nazwa podmiotu powiązanego z beneficjentem (nazwa skrócona)], z siedzibą w [pełny oficjalny adres], [OPCJA w przypadku powiązanych osób trzecich będących płatnikami VAT: numer VAT [wstawić numer]] („powiązana osoba trzecia”), reprezentowana do celów podpisania niniejszego oświadczenia o odpowiedzialności solidarnej przez jej przedstawiciela prawnego (przedstawicieli prawnych) [imię i nazwisko, stanowisko przedstawiciela prawnego (przedstawicieli prawnych) powiązanej osoby trzeciej], powiązana z beneficjentem [pełna oficjalna nazwa beneficjenta], [nazwa skrócona], z siedzibą w [pełny oficjalny adres], [OPCJA w przypadku beneficjenta będącego płatnikiem VAT: numer VAT [wstawić numer]] („beneficjent”),

niniejszym akceptuje odpowiedzialność solidarną wspólnie z beneficjentem

z tytułu wszelkich kwot należnych [Komisji][Agencji] od beneficjenta na mocy umowy o udzielenie dotacji nr [wstawić numer umowy] [(wstawić akronim)], do wysokości maksymalnego wkładu UE określonego, w odniesieniu do powiązanej osoby trzeciej, w szacunkowym budżecie (zob. załącznik 2). Powiązana osoba trzecia nieodwołalnie i bezwarunkowo zgadza się zapłacić [Komisji][Agencji] kwoty, których zażądano na mocy niniejszego oświadczenia, niezwłocznie i na pierwsze żądanie. W imieniu powiązanej osoby trzeciej [imię/nazwisko/stanowisko]

podpis Sporządzono w języku polskim w [miejscowość], dnia [data]



Format wydruku: A4, orientacja pozioma

WpływyInformacje dodatkowe

B. Bezpośrednie koszty

podwykonawstwa

[C. Bezpośrednie

koszty wsparcia fin.]

E. Koszty

pośrednie2 Koszty ogółem WpływyStawka zwrotu

w %Maksymalny

wkład UE3 Wnioskowany

wkład UEInformacje dotyczące kosztów pośrednich:

[C.1 Wsparcie finansowe] D.1 Podróże

[D.4 Koszty dużej infrastruktury badawczej]

[C.2 Nagrody] D.2 Urządzenia

Zryczałtowane5

25%

[nazwa skrócona beneficjenta/powiązanej osoby trzeciej]

Rzeczywiste

A.2 Osoby fizyczne pracujące na

Ogółem c

D.3. Inne towary i usługi

A.1 Pracownicy (lub równoważne)

A.5 Beneficjenci będący A.3 Osoby oddelegowane[A.6 Personel zapewniający dostęp

Kategoria kosztów4 Rzeczywiste

Liczba godzin

Jednostkowe Jednostkowe Rzeczywiste

Ogółem b

Rzeczywiste

A.4 Właściciele MŚP niepobierający wynagrodzenia

Rzeczywiste

a [e] nl mdk =

a+b+c+d+[e] +f+[g] +h+i+[j1] +[j2]

f Ogółem h

WZÓR ZAŁĄCZNIKA 4 DO OGÓLNEGO WZORU UMOWY O UDZIELENIE DOTACJI JEDNEMU BENEFICJENTOWI W RAMACH PROGRAMU „HORYZONT 2020”

SPRAWOZDANIE FINANSOWE [BENEFICJENTA [nazwa]/POWIĄZANEJ OSOBY TRZECIEJ [nazwa]] ZA OKRES SPRAWOZDAWCZY [okres sprawozdawczy]

Koszty kwalifikowalne1 (na kategorię budżetową) Wkład UE

D. Inne koszty bezpośrednie [F. Koszty…]A. Bezpośrednie koszty personelu

D.5 Koszty towarów i usług fakturowanych wewnętrznie

[F.1 Koszty…] [F.2 Koszty…] Koszty wkładów niepieniężnych

niewykorzystywanych na miejscu

Jednostkowe Jednostkowe [Jednostkowe][Pł

atności ryczałtowej]

Wpływy z działania do przedstawienia w ostatnim okresie sprawozdawczym zgodnie z art. 5.3.3

1 Aby zapoznać się z warunkami kwalifikowalności, zob. art. 6.

Ogółem [j1]

Ogółem [j2] o p

Beneficjent/powiązana osoba trzecia niniejszym potwierdza, że:

i=0,25 x (a+b+ c+f+[g] +h+

[j1]6

+[j2]6

-p)[g] Liczba

jednostek

2 Koszty pośrednie, które uwzględnione zostały we wniosku o płatność, nie mogą zawierać żadnych kwot objętych dotacją na działalność (otrzymaną na podstawie dowolnego programu finansowania UE lub Euratomu, zob. art. 6.2 pkt E). Jeżeli w tym okresie sprawozdawczym otrzymali Państwo dotację na działalność, nie mogą Państwo zadeklarować kosztów pośrednich, chyba że są Państwo w stanie wykazać, iż dotacja na działalność nie pokrywa żadnych kosztów działania.3 Jest to kwota teoretyczna wkładu UE, którą system wylicza automatycznie (mnożąc stawkę zwrotu przez ogólną kwotę zadeklarowanych kosztów). Wnioskowana kwota (w kolumnie „Wnioskowany wkład UE”) może być niższa.4 Aby zapoznać się z kategoriami kosztów, zob. art. 5.5 Stawka ryczałtowa: 25 % bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych, z których wyłączone są: bezpośrednie koszty podwykonawstwa; koszty wkładów niepieniężnych niewykorzystywanych na miejscu; bezpośrednie koszty wsparcia finansowego oraz koszty jednostkowe zadeklarowane w kategorii budżetowej F, jeżeli zawier6 Wyłącznie określone koszty jednostkowe, które nie obejmują kosztów pośrednich.

przedstawione informacje są kompletne, wiarygodne i prawdziwe;zadeklarowane koszty są kwalifikowalne (zob. art. 6);na uzasadnienie kosztów mogą zostać przedstawione odpowiednie ewidencje i dokumenty potwierdzające, udostępniane na żądanie lub w ramach kontroli, przeglądów, audytów i dochodzeń (zob. art. 17, 18 i 22);w odniesieniu do ostatniego okresu sprawozdawczego: wszystkie wpływy zostały zadeklarowane (zob. art. 5.3.3).

Należy zadeklarować wszystkie koszty kwalifikowalne, nawet jeśli przekraczają one kwoty wskazane w szacunkowym budżecie (zob. załącznik 2). Na dalszym etapie, w celu zastąpienia innych kosztów, które zostaną uznane za niekwalifikowalne, uwzględnione mogą zostać wyłącznie kwoty, które zostały zadeklarowane



1

ZAŁĄCZNIK 5

WZÓR ŚWIADECTWA KONTROLI SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO

W przypadku opcji [kursywą w nawiasach kwadratowych]: należy wybrać opcję mającą zastosowanie. Opcje, których nie wybrano, należy skreślić.

W przypadku opcji [zaznaczonych na szaro w nawiasach kwadratowych]: należy wprowadzić odpowiednie dane.

SPIS TREŚCI ZAKRES WYMAGAŃ I OBOWIĄZKÓW W ODNIESIENIU DO NIEZALEŻNEGO SPRAWOZDANIA Z FAKTYCZNYCH USTALEŃ W SPRAWIE KOSZTÓW ZADEKLAROWANYCH NA PODSTAWIE UMOWY O UDZIELENIE DOTACJI FINANSOWANEJ W RAMACH PROGRAMU RAMOWEGO W ZAKRESIE BADAŃ NAUKOWYCH I INNOWACJI „HORYZONT 2020” 2 NIEZALEŻNE SPRAWOZDANIE Z FAKTYCZNYCH USTALEŃ W SPRAWIE KOSZTÓW ZADEKLAROWANYCH NA PODSTAWIE UMOWY O UDZIELENIE DOTACJI FINANSOWANEJ W RAMACH PROGRAMU RAMOWEGO W ZAKRESIE BADAŃ NAUKOWYCH I INNOWACJI „HORYZONT 2020” 5



2

Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń w sprawie kosztów zadeklarowanych

na podstawie umowy o udzielenie dotacji finansowanej w ramach programu ramowego w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont 2020”

W niniejszym dokumencie określono „Zakres wymagań i obowiązków”, na podstawie którego [OPCJA 1: [wstawić nazwę beneficjenta] („beneficjent”)] [OPCJA 2: [wstawić nazwę powiązanej osoby trzeciej] („powiązana osoba trzecia”), osoba trzecia powiązana z beneficjentem [wstawić nazwę beneficjenta] („beneficjent”)], podejmuje się zlecić

[wstawić zarejestrowaną nazwę firmy audytorskiej] („audytorowi”) sporządzenie niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń („sprawozdania”) w sprawie sprawozdania finansowego (sprawozdań finansowych)1 sporządzonego (sporządzonych) przez [beneficjenta] [powiązaną osobę trzecią] w związku z umową o udzielenie dotacji w ramach programu „Horyzont 2020” [wstawić numer umowy o udzielenie dotacji, tytuł działania, akronim i okres obowiązywania od/do] („umowa”), oraz wydanie „świadectwa kontroli sprawozdań finansowych (CFS)”, o którym mowa w art. 20.4 umowy, w oparciu o obowiązkowy format sprawozdania określony przez Komisję. Umowa została zawarta w ramach programu ramowego w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont 2020” (H2020) między beneficjentem a [OPCJA 1: Unią Europejską, reprezentowaną przez Komisję Europejską („Komisja”)][OPCJA 2: Europejską Wspólnotą Energii Atomowej („Euratom”), reprezentowaną przez Komisję Europejską („Komisja”)][OPCJA 3: Agencją Wykonawczą ds. Badań Naukowych (REA)] [Agencją Wykonawczą Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (ERCEA)] [Agencją Wykonawczą ds. Innowacyjności i Sieci (INEA)] [Agencją Wykonawczą ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw (EASME)] („Agencja”), na mocy uprawnień przekazanych przez Komisję Europejską („Komisja”).] Jako podpisującego umowę z beneficjentem wymienia się tylko [Komisję] [Agencję]. [Unia Europejska][Euratom][Agencja] nie jest stroną niniejszego zlecenia. 1.1 Przedmiot zlecenia Beneficjent musi przedłożyć [Komisji][Agencji] raport końcowy w terminie 60 dni od końca ostatniego okresu sprawozdawczego, który to raport powinien obejmować, oprócz innych dokumentów, CFS za siebie i dla każdej ze swoich powiązanych osób trzecich, których wniosek dotyczy całkowitego wkładu w wysokości 325 000 EUR lub więcej, w ramach zwrotu kosztów rzeczywistych i kosztów jednostkowych obliczonych na podstawie ich zwyczajowej praktyki księgowania kosztów (zob. art. 20.4 umowy). CFS musi obejmować wszystkie okresy sprawozdawcze beneficjenta lub powiązanej osoby trzeciej, o których mowa powyżej. CFS składa się z dwóch odrębnych dokumentów:

- zakresu wymagań i obowiązków („ZWO”), który ma zostać podpisany przez [beneficjenta] [powiązaną osobę trzecią] i audytora,

1 W którym to sprawozdaniu zadeklarowano koszty poniesione w związku z realizacją umowy (zob. „Wzór

sprawozdania finansowego” w załączniku 4 do umowy o udzielenie dotacji).



3

- niezależnego sprawozdania audytora z faktycznych ustaleń („sprawozdania”) wydanego na papierze firmowym audytora, opatrzonego datą i pieczęcią oraz podpisanego przez audytora (lub właściwego urzędnika publicznego), zawierającego uzgodnione procedury („procedury”), które mają zostać przeprowadzone przez audytora, oraz standardowe ustalenia faktyczne („ustalenia”), które mają zostać potwierdzone przez audytora.

W przypadku gdy CFS musi zostać włączone do raportu końcowego zgodnie z art. 20.4 umowy, wniosku o płatność salda końcowego wynikającego z umowy nie można złożyć bez CFS. Płatność zwrotu kosztów objęta CFS nie uniemożliwia jednak Komisji, [Agencji, ] Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych i Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu przeprowadzania kontroli, przeglądów, audytów i dochodzeń zgodnie z art. 22 umowy. 1.2 Obowiązki [Beneficjent] [Powiązana osoba trzecia]:

• musi sporządzić sprawozdanie(-a) finansowe dla działania finansowanego na podstawie umowy zgodnie z obowiązkami wynikającymi z tej umowy. Sprawozdanie(-a) finansowe należy sporządzić zgodnie z systemem rachunkowości i księgowości [beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej] oraz opartymi na nim zapisami i księgami rachunkowymi;

• musi przesłać sprawozdanie(-a) finansowe audytorowi; • ponosi odpowiedzialność za prawidłowość sprawozdań finansowych. • ponosi odpowiedzialność za kompletność i prawidłowość informacji przekazywanych

audytorowi, aby umożliwić mu realizację procedur. Musi dostarczyć audytorowi pismo deklarujące prawidłowość i rzetelność procedur finansowo-księgowych, w którym deklaruje on prawdziwość tych oświadczeń. Pismo to musi zostać opatrzone datą i należy w nim wskazać okres objęty oświadczeniami;

• zgadza się, że audytor nie może przeprowadzać procedur, jeżeli nie uzyska pełnego dostępu do personelu i rachunkowości [beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej], jak również wszelkich innych stosownych zapisów i dokumentacji.

Audytor:

• [Opcja 1, domyślna: jest uprawniony do wykonywania ustawowych badań dokumentów rachunkowych zgodnie z dyrektywą 2006/43/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 17 maja 2006 r. w sprawie ustawowych badań rocznych sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych, zmieniającą dyrektywy Rady 78/660/EWG i 83/349/EWG oraz uchylającą dyrektywę Rady 84/253/EWG lub podobnymi przepisami krajowymi].

• [Opcja 2 w przypadku gdy beneficjent lub powiązana osoba trzecia jest podmiotem, w którym jest niezależny urzędnik publiczny: jest odpowiednio wykwalifikowanym i niezależnym urzędnikiem publicznym, któremu właściwe organy krajowe nadały uprawnienia do dokonywania audytu beneficjenta].

• [Opcja 3 w przypadku gdy beneficjent lub powiązana osoba trzecia jest organizacją międzynarodową: jest audytorem [wewnętrznym] [zewnętrznym] zgodnie z wewnętrznym regulaminem i procedurami finansowymi tej organizacji międzynarodowej].

Audytor: • musi być niezależny od beneficjenta [i powiązanej osoby trzeciej], w szczególności nie może

uczestniczyć w przygotowaniu sprawozdania finansowego [beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej];

• musi zaplanować pracę w taki sposób, aby możliwe było przeprowadzenie procedur oraz dokonanie oceny ustaleń;

• musi przestrzegać ustanowionych procedur i obowiązkowego formatu sprawozdania; • musi wykonać zlecenie zgodnie z niniejszym ZWO;



4

• musi udokumentować kwestie, które są istotne do celów sprawozdania; • musi sporządzić sprawozdanie na podstawie zebranego materiału dowodowego; • musi przedłożyć sprawozdanie [beneficjentowi] [powiązanej osobie trzeciej].

Komisja ustanawia procedury, które mają zostać przeprowadzone przez audytora. Audytor nie odpowiada za ich adekwatność lub zasadność. Ponieważ niniejsze zlecenie nie stanowi zlecenia w zakresie poświadczania wiarygodności, audytor nie przedstawia opinii pokontrolnej ani poświadczenia wiarygodności. 1.3 Stosowne normy

Audytor musi przestrzegać niniejszego zakresu wymagań i obowiązków oraz2:

- Międzynarodowego Standardu Usług Pokrewnych („ISRS”) 4400 „Zlecenia dotyczące realizacji uzgodnionych procedur w zakresie informacji finansowych”, wydanego przez Radę Międzynarodowych Standardów Rewizji Finansowej i Usług Atestacyjnych (IAASB);

- „Kodeksu etyki zawodowych księgowych” wydanego przez Radę Międzynarodowych Standardów Etycznych dla Księgowych (IESBA). Chociaż ISRS 4400 stanowi, że niezależność nie jest wymagana w przypadku zleceń dotyczących przeprowadzania uzgodnionych procedur, [Komisja] [Agencja] wymaga, aby audytor spełniał również wymogi tego kodeksu w zakresie niezależności.

Sprawozdanie audytora musi potwierdzać, że w związku ze sporządzeniem sprawozdania między audytorem a beneficjentem [i powiązaną osobą trzecią] nie ma konfliktu interesów i musi określać – jeśli usługa jest fakturowana – całkowitą wysokość wynagrodzenia wypłaconego audytorowi za sporządzenie sprawozdania. 1.4 Sprawozdawczość Sprawozdanie musi być sporządzone w języku umowy (zob. art. 20.7 umowy). Zgodnie z art. 22 umowy Komisja, [Agencja, ]Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych i Trybunał Obrachunkowy mają prawo do przeprowadzenia audytu prac wykonanych na rzecz działania, w odniesieniu do których deklarowane są koszty do zwrotu z budżetu [Unii Europejskiej] [Euratomu]. Audyt ten obejmuje prace związane z niniejszym zleceniem. Audytor musi zapewnić dostęp do wszystkich dokumentów roboczych (np. dotyczących ponownego obliczenia stawki godzinowej i weryfikacji czasu zadeklarowanego na realizację działania) związanych z tym zadaniem na żądanie Komisji[, Agencji], Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych lub Europejskiego Trybunału Obrachunkowego. 1.5 Termin Sprawozdanie musi zostać złożone do dnia [dd miesiąc rrrr]. 1.6 Pozostałe warunki 2 Najwyższe organy kontroli stosujące standardy INTOSAI mogą realizować procedury zgodnie z

odpowiednimi Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli i kodeksem etyki wydanymi przez INTOSAI zamiast Międzynarodowego Standardu Usług Pokrewnych („ISRS”) 4400 oraz „Kodeksu etyki zawodowych księgowych” wydanego przez Radę Międzynarodowych Standardów Rewizji Finansowej i Usług Atestacyjnych (IAASB) oraz Radę Międzynarodowych Standardów Etycznych dla Księgowych (IESBA).



5

[W tej sekcji [beneficjent] [powiązana osoba trzecia] i audytor mogą uzgodnić inne szczegółowe warunki, takie jak wynagrodzenie audytora, odpowiedzialność, prawo właściwe itp. Te szczegółowe warunki nie mogą być sprzeczne z warunkami określonymi powyżej.] [zarejestrowana nazwa firmy audytorskiej] [zarejestrowana nazwa [beneficjenta][powiązanej osoby trzeciej]] [imię i nazwisko oraz stanowisko upoważnionego przedstawiciela] [imię i nazwisko oraz stanowisko upoważnionego przedstawiciela] [dd miesiąc rrrr] [dd miesiąc rrrr] Podpis audytora Podpis [beneficjenta][powiązanej osoby trzeciej]



6

Niezależne sprawozdanie z faktycznych ustaleń w sprawie kosztów zadeklarowanych w ramach programu ramowego w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont 2020”

(Wydrukowane na papierze firmowym audytora) Adresat: [imię i nazwisko osoby (osób) wyznaczonej(-ych) do kontaktów], [stanowisko] [ nazwa [beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej] ] [adres] [ dd miesiąc rrrr] Szanowni Państwo, jak uzgodniono w zakresie wymagań i obowiązków z dnia [dd miesiąc rrrr] z [OPCJA 1: [wstawić nazwę beneficjenta] („beneficjent”)] [OPCJA 2: [wstawić nazwę powiązanej osoby trzeciej] („powiązana osoba trzecia”), osobą trzecią powiązaną z beneficjentem [wstawić nazwę beneficjenta] („beneficjent”)], my

[nazwa firmy audytorskiej] („audytor”), z siedzibą w

[dokładny adres/miasto/powiat/województwo/państwo], reprezentowani przez

[imię i nazwisko oraz stanowisko upoważnionego przedstawiciela], przeprowadziliśmy uzgodnione z Państwem procedury w odniesieniu do kosztów zadeklarowanych w sprawozdaniu(-iach) finansowym(-ych)3 [beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej] dotyczącym(-ych) umowy o udzielenie dotacji [wstawić odniesienie do umowy o udzielenie dotacji: numer, tytuł działania i akronim] („umowa”), o całkowitych zadeklarowanych kosztach w wysokości

[kwota łączna] EUR, oraz całkowitych kosztach rzeczywistych i „bezpośrednich kosztach personelu zadeklarowanych jako koszty jednostkowe obliczone zgodnie ze zwyczajową praktyką księgowania kosztów [beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej]”, zadeklarowanych w wysokości

[suma całkowitych kosztów rzeczywistych i całkowitych bezpośrednich kosztów personelu

zadeklarowanych jako koszty jednostkowe obliczone zgodnie ze zwyczajową praktyką księgowania kosztów [beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej]] EUR

i niniejszym przedstawiamy nasze niezależne sprawozdanie z faktycznych ustaleń („sprawozdanie”) z wykorzystaniem uzgodnionego z Państwem obowiązkowego formatu sprawozdania. Sprawozdanie

3 W którym to sprawozdaniu beneficjent deklaruje koszty poniesione w związku z realizacją umowy (zob.

„Wzór sprawozdania finansowego” w załączniku 4 do umowy).



7

Nasze zlecenie zostało wykonane zgodnie z zakresem wymagań i obowiązków („ZWO”) załączonym do niniejszego sprawozdania. Sprawozdanie obejmuje przeprowadzone uzgodnione procedury („procedury”) i zbadane standardowe ustalenia faktyczne („ustalenia”). Procedury zostały przeprowadzone wyłącznie w celu udzielenia [Komisji] [Agencji] wsparcia w przeprowadzeniu oceny, czy koszty [beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej] przedstawione w załączonym(-ych) sprawozdaniu(-iach) finansowym(-ych) zostały zadeklarowane zgodnie z umową. [Komisja] [Agencja] wyciąga ze sprawozdania własne wnioski i czerpie z niego wszelkie dodatkowe informacje, jakie uzna za konieczne. Zakres procedur został określony przez Komisję. Audytor nie odpowiada zatem za ich adekwatność ani zasadność. Ponieważ przeprowadzone procedury nie mają charakteru audytu ani przeglądu przeprowadzanych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej lub Międzynarodowymi Standardami Usług Przeglądu, audytor nie wydaje poświadczenia wiarygodności dotyczącego sprawozdania finansowego. W przypadku przeprowadzenia przez audytora dodatkowych procedur lub audytu sprawozdania finansowego [beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej] zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej lub Międzynarodowymi Standardami Usług Przeglądu, mógłby on uzyskać wiedzę na temat innych kwestii, które zostałyby wówczas uwzględnione w sprawozdaniu. Ustalenia niemające zastosowania Zbadaliśmy sprawozdanie(-a) finansowe, o którym(-ych) mowa powyżej, i uznaliśmy, że następujące ustalenia nie mają zastosowania: Wyjaśnienie (które należy usunąć ze sprawozdania): Jeżeli ustalenie nie miało zastosowania, w odpowiednim wierszu w prawej kolumnie tabeli należy wpisać „n.d.” („nie dotyczy”). Oznacza to, że ustalenie nie musi zostać potwierdzone przez audytora oraz że powiązana(-e) procedura(-y) nie musi (muszą) zostać zrealizowana(-e). Przyczyny niestosowania niektórych ustaleń muszą być oczywiste, tj.

(i) jeżeli w ramach danej kategorii nie zadeklarowano żadnych kosztów, wówczas odnośne ustalenia i procedura(-y) nie mają zastosowania;

(ii) jeżeli warunki, pod jakimi stosować można daną(-e) procedurę(-y) nie są spełnione, wówczas odnośne ustalenia i procedura(-y) nie mają zastosowania. Przykładowo w przypadku „beneficjentów prowadzących księgowość w walucie innej niż euro” procedura i ustalenie dotyczące „beneficjentów prowadzących księgowość w euro” nie mają zastosowania. Podobnie w przypadku niewypłacania żadnego dodatkowego wynagrodzenia odnośne ustalenia i procedura(-y) dotyczące dodatkowego wynagrodzenia nie mają zastosowania.

Proszę wymienić wszystkie ustalenia, które uznane są za niemające zastosowania w odniesieniu do niniejszego zlecenia, i wyjaśnić powody ich niestosowania. …. Wyjątki Oprócz wyjątków wymienionych poniżej, [beneficjent] [powiązana osoba trzecia] przekazał(-a) audytorowi wszystkie dokumenty i informacje księgowe potrzebne audytorowi do przeprowadzenia wymaganych procedur i oceny ustaleń. Wyjaśnienie (które należy usunąć ze sprawozdania):

- Jeżeli audytor nie był w stanie skutecznie przeprowadzić wymaganej procedury, w odpowiednim wierszu w prawej kolumnie tabeli należy wpisać „W” („wyjątek”). Poniżej należy wskazać, dlaczego audytor nie był w stanie przeprowadzić procedury (np. ze względu na niemożność uzgodnienia kluczowych informacji bądź niedostępność danych).

- Jeżeli po przeprowadzeniu odnośnej procedury audytor nie może potwierdzić standardowych ustaleń, w odpowiednim wierszu w prawej kolumnie tabeli również należy wpisać „W” („wyjątek”) i w miarę



8

możliwości poniżej należy wyjaśnić przyczyny, ze względu na które ustalenia nie zostały potwierdzone, oraz ewentualne konsekwencje tego faktu.

Proszę wymienić wszelkie wyjątki i podać wszelkie informacje na temat przyczyn i możliwych konsekwencji każdego wyjątku, o ile są znane. Jeżeli wyjątek ma charakter wymierny, należy podać odpowiednią liczbę. …. Przykład (który należy usunąć ze sprawozdania):

1. Beneficjent nie był w stanie uzasadnić ustalenia nr 1 dotyczącego..., ponieważ ... 2. Ustalenie nr 30 nie zostało potwierdzone, ponieważ metodyka zastosowana przez beneficjenta do

obliczania kosztów jednostkowych różniła się od metodyki zatwierdzonej przez Komisję. Wystąpiły następujące różnice: ... …

3. Po przeprowadzeniu uzgodnionych procedur w celu potwierdzenia ustalenia nr 31 audytor stwierdził różnicę w wysokości ____________ EUR. Różnicę tę można wytłumaczyć ...

Dalsze uwagi Oprócz informacji na temat wyników konkretnych procedur, które zostały przeprowadzone, audytor pragnie poczynić następujące uwagi ogólne: Przykład (który należy usunąć ze sprawozdania):

1. W odniesieniu do ustalenia nr 8 warunki dotyczące dodatkowego wynagrodzenia zostały uznane za spełnione, ponieważ...

2. Aby możliwe było potwierdzenie ustalenia nr 15, przeprowadziliśmy następujące procedury dodatkowe: ….

Wykorzystanie niniejszego sprawozdania Niniejsze sprawozdanie może być wykorzystane wyłącznie do celów opisanych powyżej. Niniejsze sprawozdanie zostało sporządzone wyłącznie w celu jego poufnego wykorzystania przez [beneficjenta] [powiązaną osobę trzecią] i [Komisję] [Agencję] oraz wyłącznie w celu jego przedłożenia [Komisji] [Agencji] w związku z wymaganiami określonymi w art. 20.4 umowy. Sprawozdanie nie może być wykorzystane przez [beneficjenta] [powiązaną osobę trzecią] ani przez [Komisję] [Agencję] w żadnym innym celu, ani przekazane żadnym innym stronom. [Komisja] [Agencja] może ujawnić sprawozdanie wyłącznie upoważnionym stronom, w szczególności Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu. Niniejsze sprawozdanie dotyczy wyłącznie sprawozdania (sprawozdań) finansowego(-ych) przedłożonego(-ych) [Komisji] [Agencji] przez [beneficjenta] [powiązaną osobę trzecią] w ramach umowy. W związku z tym sprawozdanie nie obejmuje żadnego innego sprawozdania finansowego [beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej]. W związku ze sporządzeniem niniejszego sprawozdania między audytorem a beneficjentem [i powiązaną osobą trzecią] nie wystąpił konflikt interesów4. Całkowita kwota wynagrodzenia

4 Do konfliktu interesów dochodzi, gdy obiektywizm audytora konieczny do wystawienia świadectwa zostanie

faktycznie lub pozornie zagrożony, jeżeli audytor na przykład: - był zaangażowany w przygotowanie sprawozdania finansowego; - odniesie bezpośrednie korzyści w przypadku przyjęcia świadectwa; - jest blisko związany z jakąkolwiek osobą reprezentującą beneficjenta; - jest dyrektorem, powiernikiem lub partnerem beneficjenta; lub - znajduje się w innej sytuacji, która zagraża jego niezależności lub zdolności do bezstronnego wystawienia

świadectwa.



9

wypłaconego audytorowi za opracowanie sprawozdania wyniosła ______ EUR (w tym___ EUR podlegającego odliczeniu podatku VAT). Pozostajemy do Państwa dyspozycji w razie konieczności omówienia naszego sprawozdania i jesteśmy gotowi przedstawić wszelkie dodatkowe informacje lub zapewnić pomoc. [zarejestrowana nazwa firmy audytorskiej] [imię i nazwisko oraz stanowisko upoważnionego przedstawiciela], [dd miesiąc rrrr] Podpis audytora

Nr umowy o udzielenie dotacji: [wstawić numer] [wstawić akronim] [wstawić identyfikator głównego zaproszenia]

H2020 Wzory umów o udzielenie dotacji: H2020 Ogólny wzór umowy o udzielenie dotacji jednemu beneficjentowi: v4.0 – dd.mm.2017

10

Uzgodnione procedury, które mają zostać przeprowadzone, oraz standardowe ustalenia faktyczne, które mają zostać potwierdzone przez audytora Komisja Europejska zastrzega sobie prawo (i) do przekazania audytorowi dodatkowych wskazówek dotyczących procedur, których należy przestrzegać, i ustaleń, które mają zostać potwierdzone, a także sposobu ich prezentacji (może to obejmować próby i ustalenia) lub (ii) do zmiany procedur w drodze pisemnego powiadomienia beneficjenta. Procedury przeprowadzane przez audytora w celu potwierdzenia standardowych ustaleń faktycznych wymienione są w poniższej tabeli. Jeżeli niniejsze świadectwo odnosi się do powiązanej osoby trzeciej, wszelkie poczynione niżej odniesienia do „beneficjenta” są uważane za odniesienia do „powiązanej osoby trzeciej”.

W kolumnie dotyczącej wyników należy wpisać: „P”, „W” lub „n.d.”:

„P” oznacza „potwierdzone” i wskazuje, że audytor może potwierdzić „standardowe ustalenie faktyczne”, a w związku z tym nie ma wyjątku, który należałoby zgłosić;

„W” oznacza „wyjątek” i wskazuje, że audytor przeprowadził procedury, ale nie może potwierdzić „standardowego ustalenia faktycznego”, lub że audytor nie był w stanie przeprowadzić konkretnej procedury (np. ze względu na niemożność uzgodnienia kluczowych informacji bądź niedostępność danych);

„n.d.” oznacza „nie dotyczy” i wskazuje, że ustalenie nie musi być badane przez audytora i powiązana(-e) procedura(-y) nie musi (muszą) zostać przeprowadzona(-e). Przyczyny niestosowania niektórych ustaleń muszą być oczywiste, tj. (i) jeżeli w ramach danej kategorii nie zadeklarowano żadnych kosztów, wówczas odnośne ustalenia i procedura(-y) nie mają zastosowania; (ii) jeżeli warunki, pod jakimi stosować można daną(-e) procedurę (-y) nie są spełnione, wówczas odnośne ustalenia i procedura(-y) nie mają zastosowania. Przykładowo w przypadku „beneficjentów prowadzących księgowość w walucie innej niż euro” procedura dotycząca „beneficjentów prowadzących księgowość w euro” nie ma zastosowania. Podobnie w przypadku niewypłacania żadnego dodatkowego wynagrodzenia odnośne ustalenia i procedura(-y) dotyczące dodatkowego wynagrodzenia nie mają zastosowania.

Nr ref. Procedury Standardowe ustalenie faktyczne

Wynik

(P / W / n.d.)

A RZECZYWISTE KOSZTY PERSONELU ORAZ KOSZTY JEDNOSTKOWE OBLICZONE PRZEZ BENEFICJENTA ZGODNIE Z JEGO ZWYCZAJOWĄ PRAKTYKĄ KSIĘGOWANIA KOSZTÓW

Audytor dobiera próbę pracowników, których koszty zostały zadeklarowane w sprawozdaniu(-iach) finansowym(-ych), w celu przeprowadzenia procedur określonych w kolejnych punktach niniejszej sekcji A.



11


Wynik

(P / W / n.d.)

(Próba powinna zostać wybrana losowo, tak aby była reprezentatywna. Jeżeli personel liczy mniej niż 10 osób (w tym pracownicy, osoby fizyczne pracujące na podstawie bezpośredniej umowy i personel oddelegowany przez osobę trzecią), obliczenia obejmują wszystkich członków personelu, w przeciwnym razie próba powinna obejmować co najmniej 10 osób lub 10 % łącznej liczby członków personelu, w zależności od tego, która z tych liczb jest większa)

Audytor dobrał próbę ______ pracowników z łącznej liczby ______ pracowników.

A.1 KOSZTY PERSONELU

W odniesieniu do osób objętych próbą i pracujących na podstawie umowy o pracę lub równoważnej umowy zatrudnienia (ogólne procedury dotyczące indywidualnych rzeczywistych kosztów personelu oraz kosztów personelu zadeklarowanych jako koszty jednostkowe)

W celu potwierdzenia standardowych ustaleń faktycznych wymienionych w pkt 1-5 w kolumnie obok audytor sprawdził następujące informacje/dokumenty przedstawione przez beneficjenta:

o wykaz osób objętych próbą ze wskazaniem okresu lub okresów, podczas których pracowali oni na rzecz działania, ich stanowisk (klasyfikacja lub kategoria) oraz rodzaju umowy;

o odcinki płacowe pracowników objętych próbą; o uzgodnienie kosztów personelu zadeklarowanych w sprawozdaniu(-ach)

finansowym(-ych) z kwotami ujętymi w systemie rachunkowości (w księgach rachunkowych projektu i w księdze głównej) i systemie płac;

o informacje dotyczące statusu zatrudnienia oraz warunków zatrudnienia personelu objętego próbą, w szczególności ich umowy o pracę lub równoważne umowy zatrudnienia;

o zwyczajową politykę płacową beneficjenta (np. politykę wynagrodzeń, rozliczania godzin nadliczbowych, wynagrodzenia zmiennego);

o mające zastosowanie przepisy krajowe w zakresie podatków, pracy i zabezpieczenia społecznego; oraz

1) Pracownicy (i) byli zatrudnieni bezpośrednio przez beneficjenta zgodnie z jego ustawodawstwem krajowym, (ii) znajdowali się pod wyłącznym nadzorem technicznym beneficjenta i pracowali na jego wyłączną odpowiedzialność oraz (iii) byli wynagradzani zgodnie ze zwyczajową praktyką beneficjenta.

2) Koszty personelu zostały ujęte w systemie rachunkowości/systemie płac beneficjenta.

3) Koszty zostały odpowiednio udokumentowane i uzgodnione z księgami rachunkowymi i ewidencją płacową.

4) Koszty personelu nie obejmują żadnych elementów niekwalifikowalnych.

5) Nie było żadnych rozbieżności między kosztami personelu naliczonymi w związku z realizacją działania a kosztami przeliczonymi przez audytora.



12


Wynik

(P / W / n.d.)

o inne dokumenty, które potwierdzają zadeklarowane koszty personelu.

Audytor dokonał również weryfikacji kwalifikowalności wszystkich składników wynagrodzenia (zob. art. 6 umowy ) i ponownie obliczył koszty personelu dla pracowników objętych próbą.

Dalsze procedury, jeżeli wypłacane jest „dodatkowe wynagrodzenie”

W celu potwierdzenia standardowych ustaleń faktycznych wymienionych w pkt 6–9 w kolumnie obok audytor przeprowadził następujące procedury:

o sprawdził stosowne dokumenty przedstawione przez beneficjenta (dotyczące formy prawnej, zobowiązań prawnych lub ustawowych, zwyczajowej polityki beneficjenta w zakresie dodatkowego wynagrodzenia, kryteriów stosowanych przy obliczaniu dodatkowego wynagrodzenia, zwyczajowej praktyki beneficjenta w zakresie wynagrodzenia przy realizacji projektów finansowanych ze środków krajowych programów finansowania itp.);

o ponownie obliczył kwotę dodatkowego wynagrodzenia, które kwalifikuje się jako wypłacone w związku z realizacją działania, w oparciu o otrzymane dokumenty uzupełniające (praca w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu, wyłączne lub niewyłączne zaangażowanie w realizację działania, wynagrodzenie zwyczajowo wypłacane za realizację projektów finansowanych ze środków programów krajowych) w celu otrzymania mającego zastosowanie ekwiwalentu pełnego czasu pracy w wymiarze rocznym i proporcjonalnego odsetka czasu pracy (zob. dane zgromadzone podczas realizacji procedur określonych w pkt A.2 „Efektywny czas pracy” i A.4 „System ewidencji czasu pracy”).

„DODATKOWE WYNAGRODZENIE” OZNACZA KAŻDĄ CZĘŚĆ WYNAGRODZENIA, KTÓRA PRZEKRACZA KWOTĘ, JAKĄ DANA OSOBA OTRZYMAŁABY ZA CZAS PRZEPRACOWANY PRZY REALIZACJI PROJEKTÓW FINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW PROGRAMÓW KRAJOWYCH.

JEŻELI JAKAKOLWIEK CZĘŚĆ WYNAGRODZENIA WYPŁACONA PRACOWNIKOM KWALIFIKUJE SIĘ

6) Beneficjent wypłacający „dodatkowe wynagrodzenie” był podmiotem prawnym o charakterze niezarobkowym.

7) Kwota wypłacanego dodatkowego wynagrodzenia była zgodna ze zwyczajową praktyką beneficjenta w zakresie wynagrodzeń i była uiszczana w jednolity sposób, w przypadku gdy wymagany był ten sam rodzaj pracy lub ta sama wiedza.

8) Kryteria obliczania dodatkowego wynagrodzenia są obiektywne i są zwyczajowo stosowane przez beneficjenta niezależnie od źródła finansowania.

9) Kwotę dodatkowego wynagrodzenia włączonego do kosztów personelu naliczonych w związku z realizacją działania ograniczono do 8 000 EUR w przeliczeniu na EPC/rok (lub do odpowiedniego proporcjonalnego odsetka kwoty, jeżeli dana osoba nie pracowała przy realizacji działania w pełnym wymiarze czasu pracy w ciągu



13


Wynik

(P / W / n.d.)

JAKO „DODATKOWE WYNAGRODZENIE”, A TAKŻE JEST KWALIFIKOWALNA ZGODNIE Z ART. 6.2 PKT A.1, MOŻE ZOSTAĆ NALICZONA JAKO KOSZT KWALIFIKOWALNY PONIESIONY W ZWIĄZKU Z REALIZACJĄ DZIAŁANIA W MAKSYMALNEJ WYSOKOŚCI OKREŚLONEJ PONIŻEJ:

A) JEŻELI DANA OSOBA PRACUJE W PEŁNYM WYMIARZE CZASU PRACY I WYŁĄCZNIE PRZY REALIZACJI DZIAŁANIA PRZEZ CAŁY ROK: DO KWOTY 8 000 EUR/ROK;

B) JEŻELI DANA OSOBA PRACUJE WYŁĄCZNIE PRZY REALIZACJI DZIAŁANIA, ALE W NIEPEŁNYM WYMIARZE CZASU PRACY LUB PRZEZ NIECAŁY ROK: DO ODPOWIEDNIEGO PROPORCJONALNEGO ODSETKA KWOTY 8 000 EUR; LUB

C) JEŻELI DANA OSOBA NIE PRACUJE WYŁĄCZNIE PRZY REALIZACJI DZIAŁANIA: DO PROPORCJONALNEGO ODSETKA KWOTY OBLICZONEGO ZGODNIE Z ART. 6.2 PKT A.1.

danego roku lub nie pracowała wyłącznie przy realizacji działania).

Dodatkowe procedury w przypadku gdy mają zastosowanie „koszty jednostkowe obliczone przez beneficjenta zgodnie z jego zwyczajową praktyką księgowania kosztów”:

Oprócz przeprowadzenia procedur określonych powyżej w celu potwierdzenia standardowych ustaleń faktycznych wymienionych w pkt 1–5, a w stosownych przypadkach – również w pkt 6–9, w celu potwierdzenia standardowych ustaleń faktycznych wymienionych w pkt 10–13 w kolumnie obok audytor przeprowadził następujące procedury:

o uzyskał opis zwyczajowej praktyki księgowania kosztów beneficjenta stosowanej do obliczania kosztów jednostkowych;

o sprawdził, czy zwyczajowa praktyka beneficjenta w zakresie księgowania kosztów została zastosowana w odniesieniu do sprawozdania finansowego będącego przedmiotem niniejszego CFS;

o potwierdził, że wynagrodzenie pracowników objętych próbą zostało naliczone według właściwej kategorii (zgodnie z kryteriami stosowanymi przez beneficjenta do

10) Koszty personelu zawarte w sprawozdaniu finansowym zostały obliczone zgodne ze zwyczajową praktyką beneficjenta w zakresie księgowania kosztów. Metodyka ta została zastosowana spójnie w odniesieniu do wszystkich działań w ramach programu „Horyzont 2020”.

11) Wynagrodzenie pracowników zostało naliczone na podstawie właściwej kategorii.

12) Łączne koszty personelu zastosowane do obliczania kosztów jednostkowych były zgodne z wydatkami zapisanymi w ustawowych sprawozdaniach finansowych.



14


Wynik

(P / W / n.d.)

ustalenia kategorii personelu) poprzez sprawdzenie umów/ewidencji kadrowej lub analitycznych zapisów księgowych;

o potwierdził, że nie ma różnicy między łączną kwotą kosztów personelu wykorzystywaną do obliczenia kosztu jednostkowego a łączną kwotą kosztów personelu zarejestrowaną w ustawowych sprawozdaniach finansowych;

o sprawdził, czy rzeczywiste koszty personelu zostały skorygowane na podstawie elementów uwzględnionych w budżecie lub szacowanych, a jeśli tak, to sprawdził, czy te wykorzystane elementy są faktycznie istotne dla obliczenia oraz czy są obiektywne i znajdują potwierdzenie w dokumentach.

13) Wszelkie elementy szacowane lub uwzględnione w budżecie wykorzystane przez beneficjenta do obliczenia jego kosztów jednostkowych były istotne dla obliczenia kosztów personelu i są zgodne z informacjami, które są obiektywne i możliwe do sprawdzenia.

W odniesieniu do osób fizycznych objętych próbą i pracujących na rzecz beneficjenta na podstawie bezpośredniej umowy innej niż umowa o pracę, takich jak doradcy (nie podwykonawcy).

W celu potwierdzenia standardowych ustaleń faktycznych wymienionych w pkt 14–18 w kolumnie obok audytor sprawdził następujące informacje/dokumenty przedstawione przez beneficjenta:

o warunki umów, w szczególności koszty, okres obowiązywania umowy, opis charakteru pracy, miejsce pracy, własność wyników wykonanej pracy i obowiązki sprawozdawcze wobec beneficjenta;

o warunki zatrudnienia pracowników tej samej kategorii dla porównania kosztów; oraz

o wszelkie inne dokumenty, które potwierdzają zadeklarowane koszty, oraz sposób ich rejestracji (np. faktury, dokumentacja księgowa itp.).

14) Osoby fizyczne pracowały na warunkach podobnych do warunków pracy zatrudnionego pracownika, w szczególności w odniesieniu do sposobu zorganizowania pracy, wykonywanych zadań oraz miejsca wykonywania zadań.

15) Wyniki wykonanej pracy należą do beneficjenta lub, jeżeli do niego nie należą, beneficjent otrzymał wszystkie prawa niezbędne mu do wywiązania się z jego obowiązków w taki sposób, jak gdyby wyniki te zostały uzyskane przez samego beneficjenta.

16) Ich koszty nie różniły się znacząco od kosztów członków personelu, którzy wykonywali podobne zadania na podstawie umowy o pracę zawartej z beneficjentem.



15


Wynik

(P / W / n.d.)

17) Koszty zostały potwierdzone przez dowody kontroli i zapisane w księgach rachunkowych.

W odniesieniu do personelu oddelegowanego przez osobę trzecią i objętego próbą (nie podwykonawców)

W celu potwierdzenia standardowych ustaleń faktycznych wymienionych w pkt 19–22 w kolumnie obok audytor sprawdził następujące informacje/dokumenty przedstawione przez beneficjenta:

o warunki umowy (umów) o oddelegowanie, w szczególności koszty, okres obowiązywania umowy, opis charakteru pracy, miejsce pracy, własność wyników wykonanej pracy;

o w przypadku gdy beneficjent dokonał zwrotu na rzecz osoby trzeciej z tytułu udostępnionych zasobów (wkładów niepieniężnych przekazywanych odpłatnie): wszelkie dokumenty potwierdzające zadeklarowane koszty (np. umowa, faktura, potwierdzenie płatności bankowej, dowód zapisu księgowego lub na liście płac itp.) i uzgodnienie sprawozdania (sprawozdań) finansowego(-ych) z systemem rachunkowości (księgi rachunkowe projektu i księga główna), jak również wszelkie dowody świadczące o tym, że kwota zafakturowana przez osoby trzecie nie obejmowała żadnych zysków;

o w przypadku gdy beneficjent nie dokonał zwrotu na rzecz osoby trzeciej z tytułu udostępnionych zasobów (wkładów niepieniężnych przekazywanych nieodpłatnie): dowód rzeczywistych kosztów poniesionych przez osobę trzecią z tytułu zasobów udostępnianych nieodpłatnie na rzecz beneficjenta, taki jak zestawienie kosztów poniesionych przez osobę trzecią i dowód zapisu księgowego lub na liście płac;

o wszelkie inne dokumenty, które potwierdzają zadeklarowane koszty (np. faktury itp.).

18) Oddelegowany personel podlegał beneficjentowi i pracował na miejscu u beneficjenta (o ile nie ustalono inaczej z beneficjentem).

19) Wyniki wykonanej pracy należą do beneficjenta lub, jeżeli do niego nie należą, beneficjent otrzymał wszystkie prawa niezbędne mu do wywiązania się z jego obowiązków w taki sposób, jak gdyby wyniki te zostały uzyskane przez samego beneficjenta.

W przypadku gdy personel został oddelegowany za wynagrodzeniem:

20) Zadeklarowane koszty znajdują potwierdzenie w dokumentach i zostały zapisane w księgach rachunkowych beneficjenta. Osoba trzecia nie odnotowała żadnych zysków.

W przypadku gdy personel został oddelegowany nieodpłatnie:

21) Zadeklarowane koszty nie przekraczają kosztów osoby trzeciej zapisanych w księgach rachunkowych osoby trzeciej i znajdują potwierdzenie w dokumentach.



16


Wynik

(P / W / n.d.)

A.2 EFEKTYWNY CZAS PRACY

W celu potwierdzenia standardowych ustaleń faktycznych wymienionych w pkt 23–28 w kolumnie obok audytor przeanalizował stosowne dokumenty, w szczególności przepisy krajowe, układy zbiorowe i umowy o pracę, a także ewidencję czasu pracy osób objętych próbą w celu dokonania weryfikacji, czy:

o mający zastosowanie roczny efektywny czas pracy został obliczony według jednej z metod opisanych poniżej,

o w przypadku pracowników pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy obliczono prawidłowo ekwiwalent pełnego czasu pracy (EPC).

Jeżeli beneficjent zastosował metodę B, audytor sprawdził poprawność metody obliczania łącznej liczby przepracowanych godzin oraz zweryfikował, że w umowach określono roczny czas pracy.

Jeżeli beneficjent zastosował metodę C, audytor potwierdził, że dane dotyczące „rocznego efektywnego czasu pracy” wykorzystane przy obliczaniu stawki godzinowej były równe co najmniej 90 % „standardowego rocznego czasu pracy”. Audytor może to zrobić tylko wtedy, gdy metoda obliczania standardowego rocznego czasu pracy może znaleźć potwierdzenie w dokumentach, takich jak przepisy krajowe, układy zbiorowe i umowy o pracę.

STOSOWANY PRZEZ BENEFICJENTA EFEKTYWNY CZAS PRACY DLA OSÓB PRACUJĄCYCH W PEŁNYM WYMIARZE CZASU PRACY OBLICZANY JEST WEDŁUG JEDNEJ Z NASTĘPUJĄCYCH METOD:

A. 1720 GODZIN ROCZNEGO EFEKTYWNEGO CZASU PRACY (LUB ODPOWIEDNI PROPORCJONALNY ODSETEK W PRZYPADKU OSÓB PRACUJĄCYCH W NIEPEŁNYM WYMIARZE CZASU PRACY)

B. ŁĄCZNA LICZBA GODZIN PRZEPRACOWANYCH PRZEZ DANĄ OSOBĘ W DANYM ROKU NA RZECZ BENEFICJENTA (W KOLUMNIE OBOK: „ŁĄCZNA LICZBA GODZIN PRZEPRACOWANYCH”).

22) Beneficjent zastosował metodę [proszę wybrać jedną z opcji i skreślić pozostałe]

[A: 1720 godzin]

[B: „łączna liczba godzin przepracowanych”]

[C: wykorzystana „standardowa liczba godzin rocznego efektywnego czasu pracy” odpowiada zwyczajowej praktyce księgowej]

23) Efektywny czas pracy obliczono w ujęciu rocznym.

24) W przypadku pracowników pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy prawidłowo zastosowano ekwiwalent pełnego czasu pracy (EPC).

Jeżeli beneficjent zastosował metodę B.

25) Obliczenia dotyczące liczby godzin „rocznego czasu pracy”, godzin nadliczbowych i nieobecności były możliwe do zweryfikowania w oparciu o dokumenty dostarczone przez beneficjenta.

25.1) Beneficjent oblicza stawki godzinowe na pełny rok obrotowy zgodnie z procedurą określoną w pkt A.3 (niedozwolone jest stosowanie metody B przez beneficjentów obliczających stawki godzinowe na



17


Wynik

(P / W / n.d.)

ŁĄCZNĄ LICZBĘ PRZEPRACOWANYCH GODZIN OBLICZA SIĘ W NASTĘPUJĄCY SPOSÓB: ROCZNY CZAS PRACY DANEJ OSOBY ZGODNIE Z UMOWĄ O PRACĘ, OBOWIĄZUJĄCYM UKŁADEM ZBIOROWYM LUB PRAWEM KRAJOWYM, POWIĘKSZONY O PRZEPRACOWANE GODZINY NADLICZBOWE, POMNIEJSZONY O NIEOBECNOŚCI (TAKIE JAK ZWOLNIENIE CHOROBOWE LUB URLOP OKOLICZNOŚCIOWY).

C. STANDARDOWA LICZBA GODZIN ROCZNEGO CZASU PRACY ZAZWYCZAJ STOSOWANA PRZEZ BENEFICJENTA W ODNIESIENIU DO JEGO PERSONELU ZGODNIE Z JEGO ZWYCZAJOWĄ PRAKTYKĄ KSIĘGOWANIA KOSZTÓW (W KOLUMNIE OBOK: „STANDARDOWA LICZBA GODZIN ROCZNEGO EFEKTYWNEGO CZASU PRACY”). LICZBA TA MUSI WYNOSIĆ CO NAJMNIEJ 90 % STANDARDOWEGO ROCZNEGO CZASU PRACY.

„ROCZNY CZAS PRACY” OZNACZA OKRES, PODCZAS KTÓREGO PRACOWNICY MUSZĄ PRACOWAĆ, SĄ DO DYSPOZYCJI PRACODAWCY ORAZ WYPEŁNIAJĄ SWE CZYNNOŚCI LUB OBOWIĄZKI WYNIKAJĄCE Z UMOWY O PRACĘ, OBOWIĄZUJĄCEGO UKŁADU ZBIOROWEGO LUB PRZEPISÓW KRAJOWYCH DOTYCZĄCYCH CZASU PRACY.

miesiąc).

Jeżeli beneficjent zastosował metodę C.

26) Obliczenia dotyczące liczby godzin „standardowego rocznego czasu pracy” były możliwe do zweryfikowania w oparciu o dokumenty dostarczone przez beneficjenta.

27) Dane dotyczące „rocznego efektywnego czasu pracy” wykorzystane do obliczenia stawki godzinowej były zgodne ze zwyczajową praktyką beneficjenta w zakresie księgowania kosztów i były równe co najmniej 90 % „rocznego czasu pracy”.

A.3 STAWKA GODZINOWA PRACOWNIKÓW

I) W odniesieniu do kosztów jednostkowych obliczonych zgodnie ze zwyczajową praktyką beneficjenta w zakresie księgowania kosztów (koszty jednostkowe):

Jeżeli beneficjent posiada zatwierdzone przez Komisję „Świadectwo dotyczące metodyki obliczania kosztów jednostkowych”, przedstawia on audytorowi opis zatwierdzonej metodyki i pismo zatwierdzające Komisji. Audytor potwierdził, że beneficjent rzeczywiście stosował zatwierdzoną metodykę. W takim przypadku dalsza weryfikacja nie jest konieczna.

28) Beneficjent zastosował metodę [proszę wybrać jedną z opcji i skreślić drugą]:

[Opcja I: „Koszty jednostkowe (stawki godzinowe) zostały obliczone zgodne ze zwyczajową praktyką beneficjenta w zakresie księgowania kosztów”].

[Opcja II: Zastosowano indywidualne stawki godzinowe].



18


Wynik

(P / W / n.d.)

Jeżeli beneficjent nie posiada zatwierdzonego przez Komisję „Świadectwa dotyczącego metodyki obliczania kosztów jednostkowych” lub jeżeli zatwierdzona metodyka nie była stosowana, wówczas audytor dokonał następujących czynności:

o przeanalizował dokumenty przedstawione przez beneficjenta, w tym podręczniki i wewnętrzne wytyczne, które wyjaśniają sposób obliczania stawek godzinowych;

o ponownie obliczył koszty jednostkowe (stawki godzinowe) dla pracowników objętych próbą w związku z wynikami procedur przeprowadzonych zgodnie z pkt A.1 i A.2.

II) W odniesieniu do indywidualnych stawek godzinowych:

Audytor:

o przeanalizował dokumenty przedstawione przez beneficjenta, w tym podręczniki i wewnętrzne wytyczne, które wyjaśniają sposób obliczania stawek godzinowych;

o ponownie obliczył stawki godzinowe dla pracowników objętych próbą (ponowne obliczenie wszystkich stawek godzinowych, jeżeli beneficjent stosuje roczne stawki, ponowne obliczenie stawek z wybranych losowo trzech miesięcy na każdy rok i osobę, jeżeli beneficjent stosuje stawki miesięczne) w związku z wynikami procedur przeprowadzonych zgodnie z pkt A.1 i A.2;

o (wyłącznie w przypadku stawek miesięcznych) potwierdził, że czas spędzony na urlopie rodzicielskim nie został odliczony oraz że, jeżeli części wynagrodzenia podstawowego generowane są w okresie dłuższym niż miesiąc, beneficjent uwzględnił jedynie udział wygenerowany w ciągu miesiąca.

„KOSZTY JEDNOSTKOWE OBLICZONE PRZEZ BENEFICJENTA ZGODNIE Z JEGO ZWYCZAJOWĄ PRAKTYKĄ KSIĘGOWANIA KOSZTÓW”: KOSZTY TE SĄ OBLICZANE POPRZEZ PODZIELENIE ŁĄCZNEJ KWOTY KOSZTÓW PERSONELU Z KATEGORII, DO KTÓREJ NALEŻY PRACOWNIK, ZWERYFIKOWANEJ ZGODNIE Z PROCEDURĄ OKREŚLONĄ W PKT A.1, PRZEZ LICZBĘ EPC I ŁĄCZNY ROCZNY EFEKTYWNY CZAS PRACY

W odniesieniu do opcji I dotyczącej kosztów jednostkowych i jeżeli beneficjent stosuje metodykę zatwierdzoną przez Komisję:

29) W celu obliczenia stawek godzinowych beneficjent zastosował metodykę zatwierdzoną przez Komisję. Było to zgodne ze zwyczajową praktyką księgowania kosztów organizacji i było stosowane konsekwentnie w odniesieniu do wszystkich działań, niezależnie od źródła finansowania.

W odniesieniu do opcji I dotyczącej kosztów jednostkowych i jeżeli beneficjent stosuje metodykę, która nie została zatwierdzona przez Komisję:

30) Koszty jednostkowe ponownie obliczone przez audytora były takie same jak stawki stosowane przez beneficjenta.

W odniesieniu do opcji II dotyczącej indywidualnych stawek godzinowych:

31) Indywidualne stawki godzinowe ponownie obliczone przez audytora były takie same jak stawki stosowane przez beneficjenta.

31.1) Beneficjent stosował tylko jedną opcję (na pełny rok obrotowy albo na miesiąc) we wszystkich obliczeniach za każdy badany rok obrotowy.



19


Wynik

(P / W / n.d.)

PRACOWNIKÓW TEJ SAMEJ KATEGORII OBLICZONY PRZEZ BENEFICJENTA ZGODNIE Z PROCEDURĄ OKREŚLONĄ W PKT A.2.

STAWKA GODZINOWA W ODNIESIENIU DO INDYWIDUALNYCH RZECZYWISTYCH KOSZTÓW PERSONELU: STAWKA TA JEST OBLICZANA W SPOSÓB PODANY W JEDNEJ Z PONIŻSZYCH OPCJI: A) [OPCJA DOMYŚLNA] POPRZEZ PODZIELENIE RZECZYWISTEJ ROCZNEJ KWOTY KOSZTÓW PERSONELU DANEGO PRACOWNIKA ZWERYFIKOWANEJ ZGODNIE Z PROCEDURĄ OKREŚLONĄ W PKT A.1 PRZEZ LICZBĘ GODZIN ROCZNEGO EFEKTYWNEGO CZASU PRACY ZWERYFIKOWANĄ ZGODNIE Z PROCEDURĄ OKREŚLONĄ W PKT A.2 (STAWKA GODZINOWA NA PEŁNY ROK OBROTOWY); B) POPRZEZ PODZIELENIE RZECZYWISTEJ MIESIĘCZNEJ KWOTY KOSZTÓW PERSONELU DANEGO PRACOWNIKA ZWERYFIKOWANEJ ZGODNIE Z PROCEDURĄ OKREŚLONĄ W PKT A.1 PRZEZ JEDNĄ DWUNASTĄ LICZBY GODZIN ROCZNEGO EFEKTYWNEGO CZASU PRACY ZWERYFIKOWANEJ ZGODNIE Z PROCEDURĄ OKREŚLONĄ W PKT A.2 (STAWKA GODZINOWA NA MIESIĄC).

31.2) Stawki godzinowe nie obejmują dodatkowego wynagrodzenia.

A.4 SYSTEM EWIDENCJI CZASU PRACY

W celu potwierdzenia, że system ewidencji czasu pracy zapewnia spełnienie wszystkich wymogów minimalnych oraz że liczba godzin zadeklarowanych w związku z realizacją działania była poprawna, precyzyjna, została odpowiednio zatwierdzona i znajduje potwierdzenie w dokumentach, audytor skontrolował, na podstawie ewidencji czasu pracy, w odniesieniu do osób objętych próbą, które zadeklarowały czas przepracowany w związku z realizacją działania:

o opis systemu ewidencji czasu pracy przedstawiony przez beneficjenta (rejestracja, zezwolenia, przetwarzanie w systemie działu kadr);

o jego rzeczywiste wdrożenie;

o czy ewidencja czasu pracy była podpisywana (w formie papierowej lub

32) Wszystkie osoby rejestrowały swój czas poświęcony realizacji działania codziennie/cotygodniowo/comiesięcznie z wykorzystaniem papierowego/komputerowego systemu rejestracji. (proszę skreślić odpowiedzi, które nie mają zastosowania)

33) Ich ewidencja czasu pracy była zatwierdzana przynajmniej raz w miesiącu przez kierownika projektu lub innego przełożonego.



20


Wynik

(P / W / n.d.)

elektronicznej) przez pracowników i zatwierdzana przez kierownika projektu lub innego przełożonego co najmniej raz w miesiącu;

o czy zadeklarowane godziny zostały przepracowane w okresie realizacji projektu;

o czy nie było godzin, które zostałyby zadeklarowane jako przepracowane w związku z realizacją działania, podczas gdy ewidencja kadrowa wykazywała nieobecność spowodowaną urlopem lub chorobą (dalsze kontrole krzyżowe w odniesieniu do podróży przedstawiono w pkt B.1 poniżej);

o czy godziny naliczone w związku z realizacją działania są zgodne z godzinami zapisanymi w systemie ewidencji czasu pracy.

WYŁĄCZNIE GODZINY PRZEPRACOWANE PRZY REALIZACJI DZIAŁANIA MOGĄ BYĆ NALICZANE. CAŁY NALICZANY CZAS PRACY POWINIEN BYĆ REJESTROWANY W CAŁYM CZASIE TRWANIA PROJEKTU I ODPOWIEDNIO POTWIERDZONY DOWODAMI CO DO PRAWDZIWOŚCI I WIARYGODNOŚCI EWIDENCJI (ZOB. WYMIENIONE PONIŻEJ WARUNKI SZCZEGÓŁOWE DLA OSÓB WYKONUJĄCYCH PRACE WYŁĄCZNIE W RAMACH DZIAŁANIA BEZ EWIDENCJI CZASU PRACY).

34) Zadeklarowane godziny zostały przepracowane w okresie realizacji projektu i były spójne z zapisem obecności/nieobecności w ewidencji kadrowej.

35) Nie stwierdzono rozbieżności między liczbą godzin naliczonych w związku z realizacją działania a liczbą godzin zapisanych w systemie ewidencji czasu pracy.

Osoby wykonujące prace wyłącznie w ramach działania bez ewidencji czasu pracy

W odniesieniu do osób wybranych do próby, które wykonywały prace wyłącznie w ramach działania bez ewidencji czasu pracy, audytor sprawdził dostępne dowody potwierdzające, że osoby te w rzeczywistości były wyłącznie zaangażowane w realizację działania i potwierdził, że beneficjent podpisał oświadczenie potwierdzające, że osoby te pracowały wyłącznie w ramach działania.

36) Wyłączne zaangażowanie w realizację działania jest potwierdzone przez oświadczenie podpisane przez beneficjenta i przez wszelkie inne zgromadzone dowody.

B KOSZTY PODWYKONAWSTWA

B.1 Audytor otrzymał szczegółowe informacje dotyczące kosztów/podziału kosztów podwykonawstwa i zbadał próbę ______ wybranych losowo pozycji kosztów (jeżeli pozycji kosztów jest mniej niż 10, obliczenia obejmują wszystkie pozycje, w przeciwnym razie próba powinna obejmować co najmniej 10 pozycji lub 10 % ich łącznej liczby, w zależności

37) Wykorzystanie zgłoszonych kosztów podwykonawstwa zostało przewidziane w załączniku 1 i koszty zostały zadeklarowane w kategorii



21


Wynik

(P / W / n.d.)

od tego, która z tych liczb jest większa).

W celu potwierdzenia standardowych ustaleń faktycznych wymienionych w pkt 38–42 w kolumnie obok audytor sprawdził następujące kwestie w odniesieniu do pozycji objętych próbą:

o zatrudnienie podwykonawców zostało przewidziane w załączniku 1;

o koszty podwykonawstwa zostały zadeklarowane w kategorii podwykonawstwo w sprawozdaniu finansowym;

o postępowano zgodnie z dokumentami uzupełniającymi dotyczącymi procedury kwalifikacji i udzielenia zlecenia;

o beneficjent zapewnił najlepszą relację jakości do ceny (ma to kluczowe znaczenie dla przestrzegania zasady przyznawania zlecenia podwykonawstwa ofercie najkorzystniejszej z ekonomicznego punktu widzenia, przy poszanowaniu zasad przejrzystości i równego traktowania). Jeżeli umowa podwykonawstwa została zawarta na podstawie istniejącej umowy ramowej, beneficjent zapewnił, by została ona zawarta zgodnie z zasadą najlepszej relacji jakości do ceny przy poszanowaniu zasad przejrzystości i równego traktowania).

W szczególności

(i) jeżeli beneficjent działał jako instytucja zamawiająca w rozumieniu dyrektywy 2004/18/WE (lub dyrektywy 2014/24/UE) lub dyrektywy 2004/17/WE (lub dyrektywy 2014/25/UE), audytor potwierdził, że postępował on zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi dotyczącymi udzielania zamówień publicznych oraz że podwykonawstwo było zgodne z warunkami umowy;

(ii) jeżeli beneficjent nie należał do wyżej wymienionej kategorii, audytor potwierdził, że beneficjent postępował zgodnie ze swoimi zwykłymi procedurami udzielania zamówień publicznych oraz przestrzegał warunków umowy.

podwykonawstwo w sprawozdaniu finansowym.

38) Istnieje dokumentacja w zakresie wniosków skierowanych do różnych usługodawców, różnych ofert i ocen ofert przeprowadzonych przed wyborem usługodawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami i zasadami udzielania zamówień. Podwykonawstwo zostało zlecone zgodnie z zasadą najlepszej relacji jakości do ceny.

(W przypadku gdy nie zgromadzono różnych ofert, audytor wyjaśnia powody przedstawione przez beneficjenta w ramach części sprawozdania zatytułowanej „Wyjątki”. Komisja przeanalizuje te informacje w celu oceny, czy koszty te można uznać za kwalifikowalne).

39) Nie dotyczy

40) Beneficjent i podwykonawca podpisali odpowiednie umowy dotyczące wszystkich zleceń podwykonawstwa.

41) Istnieją dowody świadczące o tym, że usługi były świadczone przez podwykonawców.



22


Wynik

(P / W / n.d.)

W odniesieniu do pozycji objętych próbą audytor potwierdził również, że:

o beneficjent i podwykonawca podpisali odpowiednie umowy;

o istnieją dowody świadczące o tym, że usługi były świadczone przez podwykonawcę.

C KOSZTY ZAPEWNIANIA WSPARCIA FINANSOWEGO OSOBOM TRZECIM

C.1 Audytor otrzymał szczegółowe informacje dotyczące kosztów/podziału kosztów zapewniania wsparcia finansowego osobom trzecim i zbadał próbę ______ wybranych losowo pozycji kosztów (jeżeli pozycji kosztów jest mniej niż 10, obliczenia obejmują wszystkie pozycje, w przeciwnym razie próba powinna obejmować co najmniej 10 pozycji lub 10 % ich łącznej liczby, w zależności od tego, która z tych liczb jest większa). Audytor potwierdził, że spełniono następujące warunki minimalne:

a) maksymalna kwota wsparcia finansowego dla poszczególnych osób trzecich nie przekroczyła 60 000 EUR, chyba że wyraźnie wspomniano o tym w załączniku 1;

b) wsparcie finansowe dla osób trzecich zostało uzgodnione w załączniku 1 do umowy

oraz postępowano zgodnie z innymi postanowienia dotyczącymi wsparcia finansowego dla osób trzecich, wymienionymi w załączniku 1.

42) Spełniono wszystkie warunki minimalne.

D INNE RZECZYWISTE KOSZTY BEZPOŚREDNIE

D.1 KOSZTY PODRÓŻY I ZWIĄZANYCH Z NIMI DIET

Audytor zbadał próbę ______ wybranych losowo pozycji kosztów (jeżeli pozycji kosztów jest mniej niż 10, obliczenia obejmują wszystkie pozycje, w przeciwnym razie próba powinna obejmować co najmniej 10 pozycji lub 10 % ich łącznej liczby, w zależności od tego, która z tych liczb jest większa).

Audytor zbadał próbę i potwierdził, że:

43) Koszty zostały poniesione, zatwierdzone i zwrócone zgodnie ze zwyczajową polityką beneficjenta w zakresie podróży.

44) Podróż była powiązana z działaniem.

45) Dokumenty uzupełniające były ze sobą



23


Wynik

(P / W / n.d.)

o koszty podróży i pobytu były spójne ze zwyczajową polityką beneficjenta w zakresie podróży. W tym kontekście beneficjent przedstawił dowody na potwierdzenie swojej zwyczajowej polityki w zakresie kosztów podróży (np. korzystanie z biletów pierwszej klasy, zwrot kosztów przez beneficjenta na podstawie rzeczywistych kosztów, płatności ryczałtowe lub diety), aby umożliwić audytorowi porównanie naliczonych kosztów podróży z tą polityką;

o koszty podróży są prawidłowo określone i przypisane do działania (np. podróże są bezpośrednio związane z działaniem) poprzez przegląd istotnych dokumentów uzupełniających, takich jak protokoły posiedzeń, warsztatów lub konferencji, ich rejestracja we właściwym rachunku projektu, ich zgodność z ewidencją czasu pracy lub z datami/czasem trwania warsztatów/konferencji;

o nie zadeklarowano żadnych niekwalifikowalnych kosztów ani nadmiernych bądź nieuzasadnionych wydatków (zob. art. 6.5 wzoru umowy o udzielenie dotacji).

spójne pod względem celu podróży, daty, czasu trwania i uzgodnione z ewidencją czasu pracy i systemem księgowym.

46) Nie zadeklarowano żadnych niekwalifikowalnych kosztów ani nadmiernych bądź nieuzasadnionych wydatków.

D.2 KOSZTY AMORTYZACJI URZĄDZEŃ, INFRASTRUKTURY LUB INNYCH AKTYWÓW


W odniesieniu do „urządzeń, infrastruktury lub innych aktywów” [zwanych dalej „aktywami”], które zostały wybrane do próby, audytor potwierdził, że:

o aktywa zostały nabyte zgodnie z wewnętrznymi wytycznymi i procedurami beneficjenta;

o zostały odpowiednio przypisane do działania (wraz z dokumentami uzupełniającymi, takimi jak dowód dostawy, faktura lub inny dowód wykazujący związek z działaniem);

47) Postępowano zgodnie z przepisami, zasadami i wytycznymi dotyczącymi udzielania zamówień publicznych.

48) Istniał związek pomiędzy umową o udzielenie dotacji i aktywami naliczonymi w związku z realizacją działania.

49) Aktywa naliczone w związku z realizacją działania były powiązane z zapisami księgowymi i z dokumentami stanowiącymi podstawę tych zapisów.

50) Metoda amortyzacji zastosowana do naliczania aktywów w związku z realizacją działania była zgodna z obowiązującymi przepisami państwa beneficjenta i ze



24


Wynik

(P / W / n.d.)

o zostały ujęte w systemie rachunkowości;

o zakres, w jakim aktywa były wykorzystane w związku z realizacją działania (jako odsetek), został potwierdzony wiarygodną dokumentacją (np. przy pomocy zbiorczej tabeli dotyczącej wykorzystania).

Audytor ponownie obliczył koszty amortyzacji i potwierdził, że były one zgodne z obowiązującymi przepisami w państwie beneficjenta oraz ze zwyczajową praktyką księgową beneficjenta (np. amortyzacja obliczona według wartości nabycia).

Audytor potwierdził, że nie zadeklarowano żadnych niekwalifikowalnych kosztów, takich jak podlegający odliczeniu podatek VAT, straty z tytułu kursu wymiany walut lub nadmierne bądź nieuzasadnione wydatki (zob. art. 6.5 umowy).

zwyczajową praktyką księgową beneficjenta.

51) Naliczona kwota odpowiada rzeczywistemu użyciu w ramach działania.

52) Nie zadeklarowano żadnych niekwalifikowalnych kosztów ani nadmiernych bądź nieuzasadnionych wydatków.

D.3 KOSZTY INNYCH TOWARÓW I USŁUG


W odniesieniu do zakupu towarów, robót lub usług objętych próbą audytor potwierdził, że:

o umowy nie obejmowały zadań opisanych w załączniku 1;

o zostały one prawidłowo zidentyfikowane, przypisane do odpowiedniego działania, ujęte w systemie rachunkowości (powiązane z dokumentami stanowiącymi podstawę zakupu, takimi jak zamówienia, faktury i zapisy księgowe);

o towary te nie zostały włączone do inwentarza trwałego wyposażenia;

o koszty naliczone w związku z realizacją działania zostały rozliczone zgodnie ze zwyczajową praktyką księgową beneficjenta;

o nie zadeklarowano żadnych niekwalifikowalnych kosztów ani nadmiernych bądź

53) Umowy dotyczące robót lub usług nie obejmowały zadań opisanych w załączniku 1.

54) Koszty zostały przypisane do odpowiedniego działania, a towary nie zostały włączone do inwentarza trwałego wyposażenia.

55) Koszty zostały naliczone zgodnie ze zwyczajową praktyką księgową beneficjenta i znajdują potwierdzenie w odpowiednich dokumentach.

56) Nie zadeklarowano żadnych niekwalifikowalnych kosztów ani nadmiernych bądź nieuzasadnionych wydatków. W przypadku faktur/opłat wewnętrznych została naliczona tylko



25


Wynik

(P / W / n.d.)

nieuzasadnionych wydatków (zob. art. 6 umowy).

Ponadto audytor potwierdził, że te towary i usługi zostały nabyte zgodnie z wewnętrznymi wytycznymi i procedurami beneficjenta, w szczególności:

o jeżeli beneficjent działał jako instytucja zamawiająca w rozumieniu dyrektywy 2004/18/WE (lub dyrektywy 2014/24/UE) lub dyrektywy 2004/17/WE (lub dyrektywy 2014/25/UE), audytor potwierdził, że postępował on zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi dotyczącymi udzielania zamówień publicznych oraz że zamówienie publiczne było zgodne z warunkami niniejszej umowy;

o jeżeli beneficjent nie należał do wyżej wymienionej kategorii, audytor potwierdził, że beneficjent postępował zgodnie ze swoimi zwykłymi procedurami udzielania zamówień publicznych oraz przestrzegał warunków umowy.

W odniesieniu do pozycji objętych próbą audytor potwierdził również, że:

o beneficjent zapewnił najlepszą relację jakości do ceny (ma to kluczowe znaczenie dla przestrzegania zasady udzielania zamówienia ofercie najkorzystniejszej z ekonomicznego punktu widzenia, przy poszanowaniu zasad przejrzystości i równego traktowania). Jeżeli umowa została zawarta na podstawie istniejącej umowy ramowej, audytor potwierdził również, że beneficjent zapewnił, by została ona zawarta zgodnie z zasadą najlepszej relacji jakości do ceny przy poszanowaniu zasad przejrzystości i równego traktowania).

TAKIE TOWARY I USŁUGI OBEJMUJĄ NA PRZYKŁAD: MATERIAŁY EKSPLOATACYJNE I ZAOPATRZENIE, UPOWSZECHNIANIE (W TYM SWOBODNY DOSTĘP), OCHRONĘ WYNIKÓW, SZCZEGÓŁOWĄ OCENĘ DZIAŁANIA, JEŻELI JEST ONA WYMAGANA UMOWĄ, ŚWIADECTWA KONTROLI SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO (JEŻELI SĄ WYMAGANE ZGODNIE Z UMOWĄ), ŚWIADECTWA KONTROLI METODYKI, TŁUMACZENIA I POWIELANIE.

pozycja kosztów bez dodatkowych opłat

57) Postępowano zgodnie z przepisami, zasadami i wytycznymi dotyczącymi udzielania zamówień publicznych. Istnieje dokumentacja w zakresie wniosków skierowanych do różnych usługodawców, różnych ofert i ocen ofert przeprowadzonych przed wyborem usługodawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami i zasadami udzielania zamówień. Zakupy zostały dokonane zgodnie z zasadą najlepszej relacji jakości do ceny.

(W przypadku gdy nie zgromadzono różnych ofert, audytor wyjaśnia powody przedstawione przez beneficjenta w ramach części sprawozdania zatytułowanej „Wyjątki”. Komisja przeanalizuje te informacje w celu oceny, czy koszty te można uznać za kwalifikowalne).

D.4 ZAGREGOWANE SKAPITALIZOWANE I OPERACYJNE KOSZTY INFRASTRUKTURY BADAWCZEJ 58) Koszty zadeklarowane jako koszty

bezpośrednie w przypadku dużych



26


Wynik

(P / W / n.d.)

Audytor zapewnił istnienie pozytywnej oceny ex ante (wydanej przez służby Komisji Europejskiej) na temat metodyki księgowania kosztów beneficjenta, umożliwiając stosowanie wytycznych na temat bezpośrednich kosztów dla dużych infrastruktur badawczych w ramach programu „Horyzont 2020”.

W przypadkach, w których wydano pozytywną ocenę ex ante (zob. standardowe ustalenia faktyczne w pkt 59-60 w kolumnie obok),

audytor ustalił, że beneficjent konsekwentnie stosował metodykę, jaka została wyjaśniona i zatwierdzona w pozytywnej ocenie ex ante.

W przypadkach, w których NIE wydano pozytywnej oceny ex ante (zob. standardowe ustalenie faktyczne w pkt 61 w kolumnie obok),

audytor potwierdził, że żadne koszty dużych infrastruktur badawczych nie zostały zaliczone jako koszty bezpośrednie w jakiejkolwiek kategorii kosztów.

W przypadkach, w których wydano projekt sprawozdania w sprawie oceny ex ante wraz z zaleceniami przyszłych zmian (zob. standardowe ustalenie faktyczne w pkt 61 w kolumnie obok), • audytor postępował zgodnie z tą samą procedurą co powyżej (jeżeli NIE wydano jeszcze

pozytywnej oceny ex ante) i przykładał szczególną wagę (wzmocniona kontrola) do pozycji kosztów, w odniesieniu do których w wyniku projektu oceny ex ante odrzucono ich włączenie jako kosztów bezpośrednich dużych infrastruktur badawczych albo wydano zalecenia.

infrastruktur badawczych (w odpowiedniej pozycji sprawozdania finansowego) są zgodne z metodyką opisaną w sprawozdaniu w sprawie pozytywnej oceny ex ante.

59) Wszelkie różnice pomiędzy zastosowaną metodyką i metodyką, która uzyskała pozytywną ocenę, zostały obszernie opisane i odpowiednio skorygowane.

60) Zadeklarowane koszty bezpośrednie nie obejmowały żadnych pozycji kosztów pośrednich związanych z dużą infrastrukturą badawczą.

D.5

Koszty towarów i usług fakturowanych wewnętrznie Audytor zbadał próbę wybranych losowo pozycji kosztów (jeżeli pozycji kosztów jest mniej niż 10, obliczenia obejmują wszystkie pozycje, w przeciwnym razie próba powinna obejmować co najmniej 10 pozycji lub 10 % ich łącznej liczby, w zależności od tego, która z tych liczb jest większa).

61) Koszty towarów i usług fakturowanych wewnętrznie zawarte w sprawozdaniu finansowym zostały obliczone zgodnie ze zwyczajową praktyką beneficjenta w zakresie księgowania kosztów.



27


Wynik

(P / W / n.d.)

W celu potwierdzenia standardowych ustaleń faktycznych wymienionych w pkt 62-66 w kolumnie obok audytor przeprowadził następujące procedury:

o uzyskał opis zwyczajowej praktyki księgowania kosztów stosowanej przez beneficjenta do obliczania kosztów towarów i usług fakturowanych wewnętrznie (koszty jednostkowe);

o sprawdził, czy zwyczajowa praktyka beneficjenta w zakresie księgowania kosztów została zastosowana w odniesieniu do sprawozdania finansowego będącego przedmiotem niniejszego CFS;

o ustalił, że metodyka obliczania kosztów jednostkowych jest stosowana spójnie, w oparciu o obiektywne kryteria, niezależnie od źródła finansowania;

o sprawdził, czy przy obliczaniu kosztów towarów i usług fakturowanych wewnętrznie nie uwzględniono żadnych pozycji niekwalifikowalnych lub kosztów zgłoszonych w innych kategoriach kosztów, w szczególności kosztów pośrednich (zob. art. 6 umowy o udzielenie dotacji);

o sprawdził, czy rzeczywiste koszty towarów i usług fakturowanych wewnętrznie zostały skorygowane na podstawie elementów uwzględnionych w budżecie lub szacowanych, a jeśli tak, to sprawdził, czy te wykorzystane elementy są faktycznie istotne dla obliczenia oraz stanowią obiektywne i możliwe do sprawdzenia informacje;

o sprawdził, czy przy obliczaniu kosztów towarów i usług fakturowanych wewnętrznie nie uwzględniono żadnych kosztów pozycji, które nie są bezpośrednio związane z produkcją fakturowanych towarów lub świadczeniem fakturowanej usługi (np. usługi pomocnicze, takie jak sprzątanie, księgowość ogólna, wsparcie administracyjne itd., niewykorzystywane bezpośrednio do celów produkcji danego towaru lub świadczenia danej usługi);

o sprawdził, czy wszelkie koszty pozycji wykorzystywanych do obliczania kosztów

62) Praktyka w zakresie księgowania kosztów wykorzystywana do obliczania kosztów towarów i usług fakturowanych wewnętrznie była stosowana przez beneficjenta spójnie, w oparciu o obiektywne kryteria niezależnie od źródła finansowania.

63) Koszt jednostkowy jest obliczany z wykorzystaniem rzeczywistych kosztów danego towaru lub usługi wykazanych w księgach rachunkowych beneficjenta, z wyłączeniem wszelkich niekwalifikowalnych kosztów zawartych w innych kategoriach budżetowych.

64) Koszt jednostkowy nie obejmuje kosztów pozycji, które nie są bezpośrednio związane z produkcją fakturowanych towarów lub świadczeniem fakturowanej usługi.

65) Pozycje kosztów wykorzystywane do obliczania rzeczywistych kosztów towarów i usług fakturowanych wewnętrznie były istotne, racjonalne oraz odpowiadały obiektywnym i możliwym do sprawdzenia informacjom.



28


Wynik

(P / W / n.d.)

towarów i usług fakturowanych wewnętrznie są potwierdzone przez dowody kontroli i zapisane w księgach rachunkowych.

E STOSOWANIE KURSÓW WYMIANY WALUT

E.1 a) W przypadku beneficjentów prowadzących księgowość w walucie innej niż euro

Audytor zbadał próbę ______ wybranych losowo pozycji kosztów i potwierdził, że kursy wymiany walut stosowane do przeliczenia innych walut na euro były zgodne z następującymi zasadami określonymi w umowie (jeżeli pozycji kosztów jest mniej niż 10, obliczenia obejmują wszystkie pozycje, w przeciwnym razie próba powinna obejmować co najmniej 10 pozycji lub 10 % ich łącznej liczby, w zależności od tego, która z tych liczb jest większa):

KOSZTY UJĘTE W KSIĘGACH RACHUNKOWYCH W WALUCIE INNEJ NIŻ EURO MUSZĄ BYĆ PRZELICZONE NA EURO WEDŁUG ŚREDNIEJ DZIENNYCH KURSÓW WYMIANY PUBLIKOWANYCH W SERII C DZIENNIKA URZĘDOWEGO UNII EUROPEJSKIEJ (https://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html ) OBLICZONEJ DLA ODPOWIEDNIEGO OKRESU SPRAWOZDAWCZEGO.

JEŚLI DZIENNY KURS WYMIANY DLA DANEJ WALUTY NIE JEST OPUBLIKOWANY W DZIENNIKU URZĘDOWYM UNII EUROPEJSKIEJ, PRZELICZENIA DOKONUJE SIĘ NA PODSTAWIE ŚREDNIEJ MIESIĘCZNYCH KURSÓW KSIĘGOWYCH USTALONYCH PRZEZ KOMISJĘ I OPUBLIKOWANYCH NA JEJ STRONIE INTERNETOWEJ (http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm ), OBLICZONEJ DLA ODPOWIEDNIEGO OKRESU SPRAWOZDAWCZEGO.

66) Kursy wymiany stosowane w celu przeliczenia innych walut na euro były zgodne z zasadami ustanowionymi w umowie o udzielenie dotacji i nie było różnicy w ostatecznych danych liczbowych.

https://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm



29


Wynik

(P / W / n.d.)

b) W przypadku beneficjentów prowadzących księgowość w euro

Audytor zbadał próbę ______ wybranych losowo pozycji kosztów i potwierdził, że kursy wymiany walut stosowane do przeliczenia innych walut na euro były zgodne z następującymi zasadami określonymi w umowie (jeżeli pozycji kosztów jest mniej niż 10, obliczenia obejmują wszystkie pozycje, w przeciwnym razie próba powinna obejmować co najmniej 10 pozycji lub 10 % ich łącznej liczby, w zależności od tego, która z tych liczb jest większa):

KOSZTY PONIESIONE W INNEJ WALUCIE PRZELICZA SIĘ NA EURO ZGODNIE ZE ZWYCZAJOWĄ PRAKTYKĄ KSIĘGOWĄ BENEFICJENTA.

67) Beneficjent stosował swoją zwyczajową praktykę księgową.

[zarejestrowana nazwa firmy audytorskiej] [imię i nazwisko oraz stanowisko upoważnionego przedstawiciela], [dd miesiąc rrrr] <Podpis audytora>

Numer(-y) umowy (umów) o udzielenie dotacji: [wstawić numery i akronimy]


1

ZAŁĄCZNIK 6

WZÓR ŚWIADECTWA KONTROLI METODYKI

W przypadku opcji [kursywą w nawiasach kwadratowych]: należy wybrać opcję mającą zastosowanie. Opcje, których nie wybrano, należy skreślić.

W przypadku opcji [zaznaczonych na szaro w nawiasach kwadratowych]: należy wprowadzić odpowiednie dane.

SPIS TREŚCI ZAKRES WYMAGAŃ I OBOWIĄZKÓW W ODNIESIENIU DO ZLECENIA BADANIA ŚWIADECTWA KONTROLI METODYKI W ZWIĄZKU Z JEDNĄ LUB WIELOMA UMOWAMI O UDZIELENIE DOTACJI FINANSOWANYCH W RAMACH PROGRAMU RAMOWEGO W ZAKRESIE BADAŃ NAUKOWYCH I INNOWACJI „HORYZONT 2020” 2 NIEZALEŻNE SPRAWOZDANIE Z FAKTYCZNYCH USTALEŃ W SPRAWIE METODYKI W ODNIESIENIU DO UMÓW O UDZIELENIE DOTACJI FINANSOWANYCH W RAMACH PROGRAMU RAMOWEGO W ZAKRESIE BADAŃ NAUKOWYCH I INNOWACJI „HORYZONT 2020” 5



2

Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do zlecenia badania świadectwa kontroli metodyki

w związku z jedną lub wieloma umowami o udzielenie dotacji finansowanych w ramach programu ramowego w zakresie badań naukowych i innowacji

„Horyzont 2020” W niniejszym dokumencie określono „Zakres wymagań i obowiązków”, na podstawie którego [OPCJA 1: [wstawić nazwę beneficjenta] („beneficjent”)] [OPCJA 2: [wstawić nazwę powiązanej osoby trzeciej] („powiązana osoba trzecia”), osoba trzecia powiązana z beneficjentem [wstawić nazwę beneficjenta] („beneficjent”)], podejmuje się zlecić

[wstawić zarejestrowaną nazwę firmy audytorskiej] („audytorowi”) sporządzenie niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń („sprawozdania”) w odniesieniu do zwyczajowej praktyki księgowej [beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej] w zakresie obliczania i zgłaszania bezpośrednich kosztów personelu zadeklarowanych jako koszty jednostkowe („metodyki”) w związku z umowami o udzielenie dotacji finansowanych w ramach programu ramowego w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont 2020”. Przewidziane procedury oceny metodyki będą oparte na określonej(-ych) poniżej umowie(-ach) o udzielenie dotacji:

[tytuł(-y) i numer(-y) umowy (umów) o udzielenie dotacji] („umowie” („umowach”))

Umowa(-y) została(-y) zawarta(-e) między beneficjentem a [OPCJA 1: Unią Europejską, reprezentowaną przez Komisję Europejską („Komisja”)][OPCJA 2: Europejską Wspólnotą Energii Atomowej („Euratom”), reprezentowaną przez Komisję Europejską („Komisja”)][OPCJA 3: [Agencją Wykonawczą ds. Badań Naukowych (REA)] [Agencją Wykonawczą Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (ERCEA)] [Agencją Wykonawczą ds. Innowacyjności i Sieci (INEA)] [Agencją Wykonawczą ds. Małych i Średnich Przedsiębiorstw (EASME)] („Agencja”), na mocy uprawnień przekazanych przez Komisję Europejską („Komisja”)]. Jako podpisującego umowę z beneficjentem wymienia się tylko [Komisję] [Agencję]. [Unia Europejska][Euratom][Agencja] nie jest stroną niniejszego zlecenia. 1.1 Przedmiot zlecenia Zgodnie z art. 18.1.2 umowy beneficjent [i powiązane osoby trzecie], [który zadeklaruje][którzy zadeklarują] bezpośrednie koszty personelu jako koszty jednostkowe obliczone zgodnie z [jego][ich] zwyczajową praktyką księgowania kosztów, [może][mogą] przedłożyć [Komisji] [Agencji] do zatwierdzenia świadectwo kontroli metodyki stwierdzające, że odpowiednie zapisy i dokumenty potwierdzają, że [jego][ich] praktyka księgowania kosztów spełnia warunki określone w art. 6.2. pkt. A. Przedmiotem niniejszego zlecenia jest świadectwo kontroli metodyki składające się z dwóch odrębnych dokumentów:

- zakresu wymagań i obowiązków („ZWO”), który ma zostać podpisany przez [beneficjenta] [powiązaną osobę trzecią] i audytora;



3

- niezależnego sprawozdania audytora z faktycznych ustaleń („sprawozdania”) wydanego na papierze firmowym audytora, opatrzonego datą i pieczęcią oraz podpisanego przez audytora, zawierającego: standardowe oświadczenia („oświadczenia”) ocenione i podpisane przez [beneficjenta] [powiązaną osobę trzecią], uzgodnione procedury („procedury”) przeprowadzone przez audytora oraz standardowe ustalenia faktyczne („ustalenia”) ocenione przez audytora. Oświadczenia, procedury i ustalenia podsumowano w tabeli stanowiącej część sprawozdania.

Informacje przekazywane za pomocą oświadczeń, procedur i ustaleń mają umożliwić Komisji stwierdzenie, czy [beneficjent] [powiązana osoba trzecia] stosuje zwyczajowe praktyki księgowania kosztów oraz czy praktyki te są odpowiednie, aby zagwarantować, że bezpośrednie koszty personelu zgłoszone na ich podstawie są zgodne z postanowieniami umowy. Komisja wyciąga ze sprawozdania własne wnioski i czerpie z niego wszelkie dodatkowe informacje, jakie uzna za konieczne. 1.2 Obowiązki

Stronami niniejszej umowy są [beneficjent] [powiązana osoba trzecia] i audytor. [Beneficjent] [Powiązana osoba trzecia]:

• ma obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe na potrzeby umowy (umów) („sprawozdanie finansowe”) zgodne z tymi umowami;

• ma obowiązek przedstawić sprawozdanie finansowe audytorowi i umożliwić audytorowi uzgodnienie go z systemem rachunkowości i księgowości [beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej] oraz opartymi na nim zapisami i księgami rachunkowymi. Sprawozdanie finansowe zostanie wykorzystane jako podstawa dla procedur, które audytor przeprowadzi na podstawie niniejszego ZWO;

• ponosi odpowiedzialność za metodykę i za prawidłowość sprawozdania finansowego; • ponosi odpowiedzialność za zatwierdzanie lub odrzucanie oświadczeń określonych w pozycji

„Oświadczenia przedstawiane przez beneficjenta/powiązaną osobę trzecią” w pierwszej kolumnie tabeli, która stanowi część sprawozdania;

• musi przedstawić audytorowi podpisane i opatrzone datą pismo deklarujące prawidłowość i rzetelność procedur finansowo-księgowych;

• uznaje, że zdolność audytora do skutecznego przeprowadzenia procedur zależy od zapewnienia przez [beneficjenta] [powiązaną osobę trzecią] pełnego i swobodnego dostępu do pracowników i ksiąg rachunkowych oraz innych odpowiednich ewidencji[beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej].

Audytor: • [Opcja 1, domyślna: jest uprawniony do wykonywania ustawowych badań dokumentów

rachunkowych zgodnie z dyrektywą 2006/43/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 17 maja 2006 r. w sprawie ustawowych badań rocznych sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych, zmieniającą dyrektywy Rady 78/660/EWG i 83/349/EWG oraz uchylającą dyrektywę Rady 84/253/EWG lub podobnymi przepisami krajowymi].

• [Opcja 2 w przypadku gdy beneficjent lub powiązana osoba trzecia jest podmiotem, w którym jest niezależny urzędnik publiczny: jest odpowiednio wykwalifikowanym i niezależnym urzędnikiem publicznym, któremu właściwe organy krajowe nadały uprawnienia do dokonywania audytu beneficjenta].

• [Opcja 3 w przypadku gdy beneficjent lub powiązana osoba trzecia jest organizacją międzynarodową: jest audytorem [wewnętrznym] [zewnętrznym] zgodnie z wewnętrznym regulaminem i procedurami finansowymi tej organizacji międzynarodowej].

Audytor:



4

• musi być niezależny od beneficjenta [i powiązanej osoby trzeciej], w szczególności nie może uczestniczyć w przygotowaniu sprawozdania finansowego beneficjenta [i powiązanej osoby trzeciej];

• musi zaplanować pracę w taki sposób, aby możliwe było przeprowadzenie procedur oraz dokonanie oceny ustaleń;

• musi przestrzegać ustanowionych procedur i obowiązkowego formatu sprawozdania; • musi wykonać zlecenie zgodnie z niniejszym ZWO; • musi udokumentować kwestie, które są istotne do celów sprawozdania; • musi sporządzić sprawozdanie na podstawie zebranego materiału dowodowego; • musi przedłożyć sprawozdanie [beneficjentowi] [powiązanej osobie trzeciej].

Komisja określa, jakie procedury należy przeprowadzić oraz jakie ustalenia ma zatwierdzić audytor. Audytor nie odpowiada za ich adekwatność lub zasadność. Ponieważ niniejsze zlecenie nie stanowi zlecenia w zakresie poświadczania wiarygodności, audytor nie przedstawia opinii pokontrolnej ani poświadczenia wiarygodności. 1.3 Stosowne normy Audytor musi przestrzegać niniejszego zakresu wymagań i obowiązków oraz1:

- Międzynarodowego Standardu Usług Pokrewnych („ISRS”) 4400 „Zlecenia dotyczące realizacji uzgodnionych procedur w zakresie informacji finansowych”, wydanego przez Radę Międzynarodowych Standardów Rewizji Finansowej i Usług Atestacyjnych (IAASB);

- „Kodeksu etyki zawodowych księgowych” wydanego przez Radę Międzynarodowych Standardów Etycznych dla Księgowych (IESBA). Chociaż ISRS 4400 stanowi, że niezależność nie jest wymagana w przypadku zleceń dotyczących realizacji uzgodnionych procedur, Komisja wymaga, aby audytor spełniał również wymogi tego kodeksu w zakresie niezależności.

Sprawozdanie audytora musi potwierdzać, że w związku ze sporządzeniem sprawozdania między audytorem a beneficjentem [i powiązaną osobą trzecią] nie było konfliktu interesów, który mógłby mieć wpływ na treść sprawozdania, i musi określać – jeśli usługa jest fakturowana – całkowitą wysokość wynagrodzenia wypłaconego audytorowi za sporządzenie sprawozdania. 1.4 Sprawozdawczość

Sprawozdanie musi być sporządzone w języku umowy (zob. art. 20.7 umowy). Na mocy art. 22 umowy Komisja, [Agencja], Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych i Trybunał Obrachunkowy mają prawo do przeprowadzenia audytu prac wykonanych w ramach działania, w odniesieniu do których deklarowane są koszty do zwrotu z budżetu [Unii Europejskiej][Euratomu]. Audyt ten obejmuje prace związane z niniejszym zleceniem. Audytor musi zapewnić dostęp do wszystkich dokumentów roboczych związanych z tym zadaniem na żądanie Komisji, [Agencji, ]Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych lub Europejskiego Trybunału Obrachunkowego.

1 Najwyższe organy kontroli stosujące standardy INTOSAI mogą realizować procedury zgodnie z

odpowiednimi Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli i kodeksem etyki wydanymi przez INTOSAI zamiast Międzynarodowego Standardu Usług Pokrewnych („ISRS”) 4400 oraz „Kodeksu etyki zawodowych księgowych” wydanego przez Radę Międzynarodowych Standardów Rewizji Finansowej i Usług Atestacyjnych (IAASB) oraz Radę Międzynarodowych Standardów Etycznych dla Księgowych (IESBA).



5

1.5 Termin

Sprawozdanie musi zostać złożone do dnia [dd miesiąc rrrr]. 1.6 Pozostałe warunki

[W tej sekcji [beneficjent] [powiązana osoba trzecia] i audytor mogą uzgodnić inne szczegółowe warunki, takie jak wynagrodzenie audytora, odpowiedzialność, prawo właściwe itp. Te szczegółowe warunki nie mogą być sprzeczne z warunkami określonymi powyżej.] [zarejestrowana nazwa firmy audytorskiej] [zarejestrowana nazwa [beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej]] [imię i nazwisko oraz stanowisko upoważnionego przedstawiciela] [imię i nazwisko oraz stanowisko upoważnionego przedstawiciela] [dd miesiąc rrrr] [dd miesiąc rrrr] Podpis audytora Podpis [beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej]



6

Niezależne sprawozdanie z faktycznych ustaleń w sprawie metodyki w odniesieniu do umów o

udzielenie dotacji finansowanych w ramach programu ramowego w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont 2020”

(Wydrukowane na papierze firmowym firmy audytorskiej) Adresat: [imię i nazwisko osoby (osób) wyznaczonej(-ych) do kontaktów], [stanowisko] [nazwa [beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej]] [adres] [ dd miesiąc rrrr] Szanowni Państwo, jak uzgodniono w zakresie wymagań i obowiązków z dnia [dd miesiąc rrrr] z [OPCJA 1: [wstawić nazwę beneficjenta] („beneficjent”)] [OPCJA 2: [wstawić nazwę powiązanej osoby trzeciej] („powiązana osoba trzecia”), osobą trzecią powiązaną z beneficjentem [wstawić nazwę beneficjenta] („beneficjent”)], my

[wpisać nazwę firmy audytorskiej] („audytor”), z siedzibą w

[dokładny adres/miasto/powiat/województwo/państwo], reprezentowani przez

[imię i nazwisko oraz stanowisko upoważnionego przedstawiciela], przeprowadziliśmy uzgodnione procedury („procedury”) i przedstawiamy niniejszym niezależne sprawozdanie z faktycznych ustaleń („sprawozdanie”), dotyczące zwyczajowej praktyki księgowej [beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej] przy obliczaniu i deklarowaniu bezpośrednich kosztów personelu zadeklarowanych jako koszty jednostkowe („metodyka”). Zwrócili się Państwo o przeprowadzenie określonych procedur w związku z umową (umowami) o udzielenie dotacji

[tytuł(-y) i numer(-y) umowy (umów) o udzielenie dotacji].

Sprawozdanie Nasze zlecenie zostało wykonane zgodnie z zakresem wymagań i obowiązków („ZWO”) załączonym do niniejszego sprawozdania. Sprawozdanie zawiera: standardowe oświadczenia („oświadczenia”) złożone przez [beneficjenta] [powiązaną osobę trzecią], przeprowadzone uzgodnione procedury („procedury”) oraz standardowe ustalenia faktyczne („ustalenia”) potwierdzone przez nas. Zlecenie polegało na przeprowadzeniu procedur oraz dokonaniu oceny ustaleń i wymaganej dokumentacji załączonej do niniejszego sprawozdania, a jego wyniki posłużą Komisji do wyciągnięcia wniosków na temat dopuszczalności metodyki zastosowanej przez [beneficjenta] [powiązaną osobę trzecią].



7

Sprawozdanie dotyczy metodyki stosowanej od dnia [dd miesiąc rrrr]. W przypadku gdy [beneficjent] [powiązana osoba trzecia] zmieni stosowaną metodykę, sprawozdanie nie będzie obejmowało sprawozdania finansowego2 złożonego po tej dacie. Zakres procedur i definicja standardowych oświadczeń i ustaleń zostały określone wyłącznie przez Komisję. Audytor nie odpowiada zatem za ich adekwatność ani zasadność. Ponieważ przeprowadzone procedury nie mają charakteru audytu ani przeglądu przeprowadzanych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej lub Międzynarodowymi Standardami Usług Przeglądu, nie wydajemy poświadczenia wiarygodności dotyczącego kosztów zadeklarowanych na podstawie metodyki stosowanej przez [beneficjenta] [powiązaną osobę trzecią]. W przypadku przeprowadzenia przez audytora dodatkowych procedur lub audytu lub przeglądu zgodnie ze wspomnianymi standardami, mógłby on uzyskać wiedzę na temat innych kwestii, które zostałyby wówczas uwzględnione w sprawozdaniu. Wyjątki Oprócz wyjątków wymienionych poniżej, [beneficjent] [powiązana osoba trzecia] zgodził(a) się ze standardowymi oświadczeniami i przekazał(a) audytorowi wszystkie dokumenty i informacje księgowe potrzebne audytorowi do przeprowadzenia wymaganych procedur i potwierdzenia standardowych ustaleń.

Wymienić wszelkie wyjątki i podać wszelkie informacje na temat przyczyn i możliwych konsekwencji każdego wyjątku, o ile są znane. Jeżeli wyjątek ma charakter wymierny, należy również podać odpowiednią liczbę.

.....

Wyjaśnienie ewentualnych wyjątków w formie przykładów (które należy usunąć ze sprawozdania): (i) [beneficjent] [powiązana osoba trzecia] nie zgadza się ze standardowym oświadczeniem numer ..., ponieważ...; (ii) audytor nie mógł przeprowadzić ustanowionej procedury ..., ponieważ ... (np. ze względu na niemożność uzgodnienia kluczowych informacji bądź brak lub niezgodność danych); (iii) audytor nie mógł potwierdzić standardowego ustalenia numer ..., ponieważ ...

Uwagi

Chcielibyśmy dodać następujące uwagi istotne dla właściwego zrozumienia metodyki stosowanej przez [beneficjenta] [powiązaną osobę trzecią] lub zgłoszonych wyników:

Przykład (który należy usunąć ze sprawozdania): W odniesieniu do metodyki stosowanej do obliczania stawek godzinowych ... W odniesieniu do standardowego ustalenia 15 należy odnotować, że ... [Beneficjent] [Powiązana osoba trzecia] wyjaśnił(a) odchylenie od oświadczenia dotyczącego wskaźnika XXIV w kwestii rejestracji czasu pracy personelu niezaangażowanego wyłącznie w realizację działania w następujący sposób: …

Załączniki Proszę przekazać audytorowi następujące dokumenty i załączyć je do sprawozdania przy składaniu Komisji niniejszego świadectwa kontroli metodyki:

2 Termin „sprawozdanie finansowe” odnosi się w tym kontekście wyłącznie do załącznika 4 do umowy, w

którym beneficjent deklaruje koszty w ramach umowy.



8

1. krótki opis metodyki obliczania kosztów personelu, efektywnego czasu pracy oraz stawek

godzinowych; 2. krótki opis systemu rejestracji czasu pracy; 3. przykład ewidencji czasu pracy stosowanej przez [beneficjenta] [powiązaną osobę trzecią]; 4. opis uwzględnionych w budżecie lub szacowanych elementów wraz z wyjaśnieniem, dlaczego

są one istotne dla obliczenia kosztów personelu i do jakiego stopnia są oparte na obiektywnych i możliwych do sprawdzenia informacjach;

5. zestawienie stawki godzinowej z bezpośrednimi kosztami personelu zadeklarowanymi przez [beneficjenta] [powiązaną osobę trzecią] oraz przeliczonymi przez audytora na każdego pracownika objętego próbą (podawanie nazwisk nie jest wymagane);

6. tabelę porównawczą zestawiającą dla każdej osoby wybranej do próby: a) czas zgłoszony przez [beneficjenta] [powiązaną osobę trzecią] w sprawozdaniu(-ach) finansowym(-ych) i b) czas według ewidencji czasu pracy zweryfikowanej przez audytora;

7. kopię pisma deklarującego prawidłowość i rzetelność procedur finansowo-księgowych przekazanego audytorowi.

Wykorzystanie niniejszego sprawozdania Niniejsze sprawozdanie zostało sporządzone wyłącznie w celu określonym w pkt 1.1 Uzasadnienie zlecenia. Sprawozdanie:

- jest poufne i ma zostać przedłożone Komisji przez [beneficjenta] [powiązaną osobę trzecią] w związku z art. 18.1.2 umowy,

- nie może być wykorzystane przez [beneficjenta] [powiązaną osobę trzecią] ani przez Komisję w żadnym innym celu, ani przekazane żadnym innym stronom,

- może zostać ujawnione przez Komisję wyłącznie upoważnionym stronom, w szczególności Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu;

- odnosi się jedynie do określonej powyżej zwyczajowej praktyki księgowania kosztów i nie stanowi sprawozdania z kontroli sprawozdań finansowych [beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej].

Pomiędzy audytorem a beneficjentem [i powiązaną osobą trzecią] nie występuje konflikt interesów3, który mógłby mieć wpływ na sprawozdanie. Całkowita kwota wynagrodzenia wypłaconego audytorowi za opracowanie sprawozdania wyniosła ___ EUR (w tym ___ EUR podlegającego odliczeniu podatku VAT). Pozostajemy do Państwa dyspozycji w razie konieczności omówienia naszego sprawozdania i jesteśmy gotowi przedstawić wszelkie dodatkowe informacje lub zapewnić konieczną pomoc. Z poważaniem [zarejestrowana nazwa firmy audytorskiej]

3 Do konfliktu interesów dochodzi, gdy obiektywizm audytora konieczny do wystawienia świadectwa zostanie

faktycznie lub pozornie zagrożony, jeżeli audytor na przykład: - był zaangażowany w przygotowanie sprawozdania finansowego; - odniesie bezpośrednie korzyści w przypadku przyjęcia świadectwa; - jest blisko związany z jakąkolwiek osobą reprezentującą beneficjenta; - jest dyrektorem, powiernikiem lub partnerem beneficjenta; lub - znajduje się w innej sytuacji, która zagraża jego niezależności lub zdolności do bezstronnego wystawienia

świadectwa.



9

[imię i nazwisko oraz stanowisko upoważnionego przedstawiciela] [dd miesiąc rrrr] Podpis audytora



10

Oświadczenia składane przez beneficjenta/powiązaną osobę trzecią („oświadczenia”), procedury przeprowadzane przez audytora („procedury”) oraz standardowe ustalenia faktyczne („ustalenia”) potwierdzane przez audytora Komisja zastrzega sobie prawo do przekazania audytorowi wskazówek dotyczących oświadczeń, które mają zostać złożone, procedur do przeprowadzenia i ustaleń, które mają zostać potwierdzone, a także sposobu ich prezentacji. Komisja zastrzega sobie prawo do zmiany oświadczeń, procedur lub ustaleń w drodze pisemnego powiadomienia beneficjenta/powiązanej osoby trzeciej w celu dostosowania procedur do zmian w umowie(-ach) o udzielenie dotacji lub do wszelkich innych okoliczności. Jeżeli niniejsze świadectwo kontroli metodyki odnosi się do zwyczajowej praktyki księgowej stosowanej przez powiązaną osobę trzecią przy obliczaniu i deklarowaniu bezpośrednich kosztów personelu zadeklarowanych jako koszty jednostkowe, wszelkie poczynione niżej odniesienia do „beneficjenta” są uważane za odniesienia do „powiązanej osoby trzeciej”.

Proszę wyjaśnić wszelkie rozbieżności w głównej części sprawozdania. Oświadczenia beneficjenta Procedury przeprowadzane i ustalenia potwierdzane przez audytora

A. Stosowanie metodyki

I. Opisana poniżej praktyka księgowania kosztów jest stosowana od dnia [dd miesiąc rrrr].

II. Kolejna planowana zmiana metodyki stosowanej przez beneficjenta zacznie obowiązywać od dnia [dd miesiąc rrrr].

Procedura:

Audytor uzgodnił te daty z terminami podanymi w dokumentacji przekazanej przez beneficjenta.

Ustalenie faktyczne:

1. Daty podane przez beneficjenta są zgodne z dokumentacją.

B. Opis metodyki

III. Metodyka obliczania kosztów jednostkowych jest stosowana w sposób spójny i znajduje odzwierciedlenie we właściwych procedurach.

[Proszę opisać stosowaną przez Państwa podmiot metodykę obliczania kosztów personelu, efektywnego czasu pracy oraz stawek godzinowych, przedstawić ten opis audytorowi i załączyć go do niniejszego świadectwa] [Jeżeli oświadczenie w sekcji „B. Opis metodyki” nie może zostać zatwierdzone przez beneficjenta, lub nie ma zapisu metodyki obliczania kosztów jednostkowych, powinno ono zostać wymienione poniżej i zgłoszone przez audytora jako wyjątek w głównym sprawozdaniu z faktycznych ustaleń:

- …]

Procedura:

Audytor przeprowadził przegląd opisu, stosownych podręczników lub wewnętrznych wytycznych zawierających opis metodyki.


2. Krótki opis był zgodny ze stosownymi podręcznikami, wewnętrznymi wytycznymi lub inną dokumentacją dowodową, których przegląd przeprowadził audytor.

3. Metodyka była standardowo stosowana przez beneficjenta w ramach jego zwyczajowych praktyk księgowania kosztów.



11

Proszę wyjaśnić wszelkie rozbieżności w głównej części sprawozdania. Oświadczenia beneficjenta Procedury przeprowadzane i ustalenia potwierdzane przez audytora C. Koszty personelu

Postanowienia ogólne IV. Koszty jednostkowe (stawki godzinowe) są ograniczone do wynagrodzeń, w

tym również w czasie urlopu rodzicielskiego, składek na ubezpieczenia społeczne, podatków i innych narzutów na wynagrodzenia, jeżeli wynikają z prawa krajowego lub umowy o pracę lub równoważnego aktu zatrudnienia.

V. Pracownicy są zatrudnieni bezpośrednio przez beneficjenta zgodnie z prawem krajowym i pracują pod jego wyłącznym nadzorem i na jego wyłączną odpowiedzialność.

VI. Wynagrodzenia pracowników beneficjenta są zgodne ze zwykle stosowaną przez niego praktyką. Oznacza to, że koszty personelu są naliczane zgodnie ze zwyczajową polityką płacową beneficjenta (np. polityką wynagrodzeń, rozliczania godzin nadliczbowych, wynagrodzenia zmiennego) i nie stosuje się warunków szczególnych dla pracowników przydzielonych do zadań związanych z Unią Europejską lub Euratomem, o ile nie zostało to wyraźnie przewidziane w umowie(-ach) o udzielenie dotacji.

VII. Beneficjent przydziela swoich pracowników do stosownych grup/kategorii/centrów kosztów do celów obliczania kosztów jednostkowych zgodnie ze zwyczajową praktyką księgowania kosztów.

VIII. Koszty personelu są oparte na systemie płacowym i systemie księgowym. IX. Wszelkie wyjątkowe korekty rzeczywistych kosztów personelu wynikające z

odpowiednich uwzględnionych w budżecie lub szacowanych elementów były oparte na obiektywnych i możliwych do sprawdzenia informacjach. [Proszę opisać „uwzględnione w budżecie lub szacowane elementy” i ich znaczenie dla kosztów personelu oraz wyjaśnić, dlaczego są racjonalne i oparte na obiektywnych i możliwych do sprawdzenia informacjach; proszę również przedstawić te wyjaśnienia audytorowi i załączyć je do niniejszego świadectwa].

X. Zgłoszone koszty personelu nie obejmują żadnych z następujących kosztów niekwalifikowalnych: koszty związane ze stopą zwrotu z kapitału; zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia; rezerwy na poczet przyszłych strat lub zobowiązań; należne odsetki; wątpliwe zobowiązania; straty wynikające z różnic kursowych; opłaty bankowe pobierane przez bank beneficjenta z tytułu realizacji przelewów Komisji/Agencji; nadmierne lub nieuzasadnione wydatki;

Procedura:

Audytor dobiera próbę pracowników w celu przeprowadzenia procedur określonych w niniejszej sekcji C i poniższych sekcjach D–F. [Audytor wybrał losowo próbę 10 pracowników przypisanych do działania (działań) w ramach programu „Horyzont 2020”. Jeśli do realizacji działania (działań) w ramach programu „Horyzont 2020” przypisano mniej niż 10 pracowników, audytor dobrał próbę obejmującą wszystkich pracowników przypisanych do realizacji tego działania (tych działań), uzupełnioną innymi pracownikami niezależnie od przypisanych im zadań, aż o osiągnięcia liczby 10 pracowników.]. W przypadku tej próby:

audytor dokonał przeglądu wszystkich dokumentów odnoszących się do kosztów personelu, takich jak umowy o pracę, odcinki płacowe, polityka płacowa (np. polityka wynagrodzeń, rozliczanie godzin nadliczbowych, wynagrodzenia zmienne), księgi rachunkowe i ewidencja listy płac, obowiązujących przepisów krajowych w zakresie podatków, pracy i zabezpieczenia społecznego oraz wszelkich innych dokumentów potwierdzających zgłoszone koszty personelu;

w szczególności audytor dokonał przeglądu umów o pracę pracowników objętych próbą w celu sprawdzenia, czy:

(i) byli oni zatrudnieni bezpośrednio przez beneficjenta zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi;

(ii) pracowali pod wyłącznym nadzorem technicznym partnera i na jego wyłączną odpowiedzialność;

(iii) byli wynagradzani zgodnie ze zwyczajową praktyką stosowaną przez beneficjenta;

(iv) zostali przydzieleni do właściwych grup/kategorii/centrów kosztów do celów obliczania kosztów jednostkowych zgodnie ze zwyczajowymi praktykami beneficjenta w zakresie księgowania kosztów;

audytor sprawdził, czy przy obliczaniu kosztów personelu nie uwzględniono żadnych pozycji niekwalifikowalnych lub kosztów zgłoszonych w innych kategoriach kosztów lub kosztów pokrytych przez inne rodzaje dotacji lub inne dotacje finansowane z budżetu Unii Europejskiej;

audytor dokonał liczbowego uzgodnienia łącznej kwoty kosztów personelu



12


podlegający odliczeniu podatek VAT lub koszty poniesione w okresie zawieszenia realizacji działania.

XI. Koszty personelu nie zostały zadeklarowane w ramach innych dotacji UE lub Euratomu (w tym dotacji udzielanych przez państwo członkowskie i finansowanych z budżetu UE i dotacji udzielanych przez organy inne niż Komisja/Agencja do celów wykonania budżetu UE lub Euratomu, otrzymywanych w tym samym okresie, chyba że beneficjent może wykazać, iż dotacja na działalność nie pokrywa żadnych kosztów działania).

Jeżeli wypłacono dodatkowe wynagrodzenie, o którym mowa w umowie(-ach) o udzielenie dotacji

XII. Beneficjent jest podmiotem prawnym o charakterze niezarobkowym. XIII. Dodatkowe wynagrodzenie jest częścią zwyczajowo stosowanej przez

beneficjenta praktyki w zakresie wynagrodzeń i jest uiszczane w jednolity sposób, w przypadku gdy wymagany jest ten sam rodzaj pracy lub ta sama wiedza.

XIV. Kryteria naliczania dodatkowego wynagrodzenia są obiektywne i są standardowo stosowane przez partnera niezależnie od źródła finansowania.

XV. Dodatkowe wynagrodzenie włączone do kosztów personelu stosowanych do obliczania stawek godzinowych na potrzeby umowy (umów) o udzielenie dotacji jest ograniczone do 8 000 EUR w przeliczeniu na ekwiwalent pełnego czasu pracy (proporcjonalnie zmniejszone, jeśli pracownik nie jest przydzielony wyłącznie do tego działania).

[Jeżeli oświadczenie(-a) w sekcji „C. Koszty personelu” nie może (nie mogą) zostać zatwierdzone przez beneficjenta, powinno(-y) zostać wymienione poniżej i zgłoszone przez audytora jako wyjątek w głównym sprawozdaniu z faktycznych ustaleń:

- …]

wykorzystanych do obliczenia kosztu jednostkowego z łączną kwotą kosztów personelu zarejestrowanych w ustawowym sprawozdaniu finansowym i systemie płacowym;

w zakresie, w jakim rzeczywiste koszty personelu zostały skorygowane na podstawie uwzględnionych w budżecie lub szacowanych elementów, audytor starannie zbadał te elementy i sprawdził źródła informacji w celu potwierdzenia, czy odpowiadają one obiektywnym i możliwym do sprawdzenia informacjom;

jeżeli został złożony wniosek o przyznanie dodatkowego wynagrodzenia, audytor sprawdził, czy beneficjent jest podmiotem prawnym o charakterze niezarobkowym, czy kwota została ograniczona do 8 000 EUR w przeliczeniu na ekwiwalent pełnego czasu pracy, oraz czy została proporcjonalnie zmniejszona w przypadku pracowników nieprzydzielonych wyłącznie do realizacji tego działania (tych działań);

audytor ponownie obliczył koszty personelu w odniesieniu do pracowników objętych próbą.


4. Wszystkie składniki wynagrodzenia, które zostały zgłoszone jako koszty personelu, są poparte odpowiednią dokumentacją.

5. Pracownicy objęci próbą byli zatrudnieni bezpośrednio przez beneficjenta zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi i pracowali pod jego wyłącznym nadzorem i na jego wyłączną odpowiedzialność.

6. Ich umowy o pracę są zgodne ze zwyczajową polityką beneficjenta. 7. Koszty personelu zostały należycie udokumentowane i obejmują wyłącznie

wynagrodzenia, składki na ubezpieczenia społeczne (składki emerytalne, ubezpieczenie zdrowotne, składki na fundusz dla bezrobotnych itp.), podatki i inne ustawowe narzuty na wynagrodzenia (płatne urlopy, trzynaste pensje itp.);

8. Łączne kwoty wykorzystane do obliczenia kosztów jednostkowych personelu są zgodne z kosztami zapisanymi w ewidencji listy płac i w księgach rachunkowych.

9. W zakresie, w jakim rzeczywiste koszty personelu zostały skorygowane na podstawie uwzględnionych w budżecie lub szacowanych elementów, elementy



13

Proszę wyjaśnić wszelkie rozbieżności w głównej części sprawozdania. Oświadczenia beneficjenta Procedury przeprowadzane i ustalenia potwierdzane przez audytora te były istotne dla obliczenia kosztów personelu i odpowiadały obiektywnym i

możliwym do sprawdzenia informacjom. Wykorzystano następujące uwzględnione w budżecie lub szacowane elementy: – (podać elementy i ich wartości).

10. Koszty personelu nie obejmowały niekwalifikowalnych elementów. 11. Przy wypłacie dodatkowego wynagrodzenia szczegółowe warunki

kwalifikowalności zostały spełnione: a) beneficjent jest zarejestrowany w umowach o udzielenie dotacji jako podmiot prawny o charakterze niezarobkowym; b) wynagrodzenie dodatkowe zostało wypłacone zgodnie z obiektywnymi kryteriami standardowo stosowanymi niezależnie od źródła finansowania i c) wynagrodzenie jest ograniczone do 8 000 EUR w przeliczeniu na ekwiwalent pełnego czasu pracy (lub do proporcjonalnego odsetka kwoty, jeśli dana osoba nie pracowała przy realizacji działania w pełnym wymiarze czasu pracy w ciągu danego roku lub nie pracowała wyłącznie przy realizacji działania).

D. Efektywny czas pracy

XVI. Zastosowana liczba godzin efektywnego czasu pracy na jednego pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy równa jest[niepotrzebne skreślić]: A. 1720 godzinom rocznego efektywnego czasu pracy na jednego

pracownika pracującego w pełnym wymiarze czasu pracy (lub odpowiedniemu proporcjonalnemu odsetkowi w przypadku osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy).

B. łącznej liczbie godzin przepracowanych przez daną osobę w danym roku na rzecz beneficjenta.

C. standardowej rocznej liczbie godzin zazwyczaj stosowanej przez beneficjenta w odniesieniu do jego personelu, zgodnie z jego zwyczajową praktyką księgowania kosztów. Liczba ta musi wynosić co najmniej 90 % standardowego rocznego czasu pracy.

Jeżeli stosowana jest metoda B

XVII. Łączną liczbę przepracowanych godzin oblicza się w następujący sposób:

Procedura (na podstawie tej samej próby, co w sekcji C: Koszty personelu):

Audytor sprawdził, czy zastosowana liczba godzin efektywnego czasu pracy jest zgodna z metodą A, B lub C.

Audytor sprawdził, czy liczba godzin efektywnego czasu pracy na jednego pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy jest prawidłowa.

Jeżeli stosowana jest metoda B, audytor sprawdził wszelkie stosowne dokumenty, przepisy krajowe, układy zbiorowe i umowy, aby (i) skontrolować sposób, w jaki określono łączną liczbę przepracowanych godzin, i (ii) stwierdzić, czy w umowie określono roczny czas pracy.

Jeżeli stosowana jest metoda C, audytor przeanalizował wszelkie stosowne dokumenty, przepisy krajowe, układy zbiorowe i umowy, aby ocenić sposób, w jaki obliczono standardową liczbę godzin rocznego czasu pracy, a także sprawdził, czy liczba godzin rocznego efektywnego czasu pracy zastosowana do tych obliczeń wynosiła co najmniej 90 % standardowej liczby godzin rocznego czasu pracy.




14


roczny czas pracy danej osoby zgodnie z umową o pracę, obowiązującym układem zbiorowym lub prawem krajowym, powiększony o przepracowane godziny nadliczbowe, pomniejszony o nieobecności (takie jak zwolnienie chorobowe i urlop okolicznościowy).

XVIII. „Roczny czas pracy” oznacza godziny, podczas których pracownicy muszą pracować, są do dyspozycji pracodawcy oraz wypełniają swe czynności lub obowiązki wynikające z umowy o pracę, obowiązującego układu zbiorowego lub przepisów krajowych dotyczących czasu pracy.

XIX. Umowa o pracę (obowiązujący układ zbiorowy lub przepisy krajowe dotyczące czasu pracy) określa czas pracy umożliwiający obliczenie rocznego czasu pracy.

Jeżeli stosowana jest metoda C

XX. Standardowa liczba godzin rocznego efektywnego czasu pracy jest równa ekwiwalentowi pełnego czasu pracy.

XXI. Liczba godzin rocznego efektywnego czasu pracy, na której opiera się stawka godzinowa (i) odpowiada zwyczajowej praktyce prowadzenia księgowości przez beneficjenta; (ii) wynosi co najmniej 90 % standardowej liczby godzin rocznego czasu pracy.

XXII. Standardowe godziny czasu pracy są to godziny, w czasie których pracownicy są do dyspozycji beneficjenta i wykonują obowiązki określone w odpowiedniej umowie o pracę, układzie zbiorowym lub krajowym prawie pracy. Standardowa liczba godzin rocznego czasu pracy, którą zgłasza beneficjent, jest poparta umowami o pracę, przepisami krajowymi i inną dokumentacją poświadczającą.

[Jeżeli oświadczenie(-a) w sekcji „D. Efektywny czas pracy” nie może (mogą) zostać zatwierdzone przez beneficjenta, powinno(-y) zostać wymienione poniżej i zgłoszone przez audytora jako wyjątki:

- …]

Postanowienia ogólne 12. Beneficjent zastosował liczbę godzin efektywnego czasu pracy zgodnie z

metodą A, B lub C wyszczególnioną w kolumnie po lewej stronie. 13. Liczba godzin rocznego efektywnego czasu pracy na jednego pracownika

zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy była prawidłowa.

Jeżeli stosowana jest metoda B

14. Liczba godzin „rocznego czasu pracy”, godzin nadliczbowych i nieobecności była możliwa do zweryfikowania na podstawie dokumentów dostarczonych przez beneficjenta, a wyliczenie łącznej liczby przepracowanych godzin jest prawidłowe.

15. W umowie określono czas pracy, co umożliwia obliczenie rocznego czasu pracy.

Jeżeli stosowana jest metoda C

16. Wyliczenie liczby godzin rocznego efektywnego czasu pracy odpowiadało zwyczajowej praktyce księgowania kosztów przez beneficjenta.

17. Wyliczenie standardowej liczby godzin rocznego czasu pracy zostało potwierdzone dokumentami przedstawionymi przez beneficjenta.

18. Liczba godzin rocznego efektywnego czasu pracy wykorzystana do obliczenia stawki godzinowej wynosiła co najmniej 90 % liczby godzin rocznego czasu pracy.

E. Stawki godzinowe

Stawki godzinowe są prawidłowe, ponieważ:

XXIII. stawki godzinowe zostały prawidłowo obliczone, gdyż są ilorazem rocznych

Procedura Audytor otrzymał wykaz wszystkich stawek osobowych obliczonych przez

beneficjenta zgodnie z zastosowaną metodyką. Audytor otrzymał wykaz wszystkich stosownych pracowników, na podstawie



15


kosztów personelu przez liczbę godzin efektywnego czasu pracy w danym roku w danej grupie (np. kategorii pracowników, w danym dziale lub centrum kosztów w zależności od zastosowanej metodyki), a także są zgodne z oświadczeniami złożonymi w sekcjach C i D powyżej.

[Jeżeli oświadczenie w sekcji „E. Stawki godzinowe” nie może zostać zatwierdzone przez beneficjenta, powinno zostać wymienione poniżej i zgłoszone przez audytora jako wyjątek:

- …]

którego obliczane są stawki osobowe. W odniesieniu do losowo dobranej próby 10 ekwiwalentów pełnego czasu pracy (ta sama próba, co w sekcji C: Koszty personelu):

Audytor ponownie obliczył stawki godzinowe. Audytor sprawdził, czy zastosowana metodyka odpowiada zwyczajowej

praktyce księgowej organizacji i czy jest stosowana konsekwentnie w odniesieniu do wszystkich działań organizacji na podstawie obiektywnych kryteriów, niezależnie od źródła finansowania.


19. W wyniku ponownego obliczenia stawki godzinowej w odniesieniu do pracowników objętych próbą nie stwierdzono rozbieżności.

F. Rejestracja czasu pracy

XXIV. W odniesieniu do wszystkich osób niezaangażowanych wyłącznie w realizację jednego z działań w ramach programu „Horyzont 2020” stosuje się rejestrację czasu pracy. Co najmniej wszystkie godziny przepracowane w związku z umową(-ami) o udzielenie dotacji są rejestrowane codziennie/co tydzień/co miesiąc [niepotrzebne skreślić] z wykorzystaniem papierowego/komputerowego systemu rejestracji [niepotrzebne skreślić].

XXV. W przypadku osób przypisanych wyłącznie do realizacji jednego z działań w ramach programu „Horyzont 2020” beneficjent podpisał oświadczenie w tej sprawie albo wprowadził ustalenia dotyczące rejestrowania czasu pracy.

XXVI. Ewidencja czasu pracy była podpisywana przez zainteresowane osoby (w wersji papierowej lub elektronicznej) i zatwierdzana przez bezpośrednich przełożonych lub przełożonych w ramach danego działania co najmniej raz w miesiącu.

XXVII. Wprowadzono środki, aby zapobiec sytuacjom, w których pracownicy: (i) rejestrowaliby dwukrotnie te same godziny pracy,

(ii) rejestrowaliby godziny pracy w okresach nieobecności (np. podczas dni wolnych, urlopów chorobowych),

(iii) rejestrowaliby liczbę godzin większą niż liczba godzin rocznego

Procedura Audytor przeprowadził przegląd krótkiego opisu i wszystkich stosownych

podręczników lub też wewnętrznych wytycznych zawierających opis metodyki rejestrowania czasu pracy.

Audytor dokonał przeglądu ewidencji czasu pracy w odniesieniu do losowo dobranej próby 10 ekwiwalentów pełnego czasu pracy, o której mowa w sekcji C: Koszty personelu, a w szczególności sprawdził:

czy ewidencja czasu pracy jest dostępna w odniesieniu do wszystkich osób nieprzydzielonych wyłącznie do realizacji działania;

czy ewidencja czasu pracy jest dostępna w odniesieniu do osób pracujących wyłącznie przy realizacji działania w ramach programu „Horyzont 2020” lub, ewentualnie, czy beneficjent podpisał w ich przypadku oświadczenie, że pracowały one wyłącznie przy realizacji działania w ramach programu „Horyzont 2020”;

czy ewidencja czasu pracy została podpisana i zatwierdzona w odpowiednim czasie i czy wszystkie minimalne wymagania zostały spełnione;

czy pracownicy pracowali przy realizacji działania w zadeklarowanych



16


efektywnego czasu pracy stosowana do obliczania stawek godzinowych, oraz

(iv) rejestrowaliby godziny przepracowane poza okresem realizacji działania.

XXVIII. Nie zarejestrowano czasu pracy poza okresem realizacji działania. XXIX. Nie zgłoszono liczby godzin większej niż liczba godzin efektywnego czasu

pracy stosowana do obliczania stawek godzinowych personelu. [Proszę przedstawić audytorowi krótki opis stosowanego systemu rejestracji czasu pracy oraz środków stosowanych w celu zapewnienia jego wiarygodności i załączyć ten opis do niniejszego świadectwa1]. [Jeżeli oświadczenie(-a) w sekcji „F. Rejestracja czasu pracy” nie może (mogą) zostać zatwierdzone przez beneficjenta, powinno(-y) zostać wymienione poniżej i zgłoszone przez audytora jako wyjątek:

- …]

okresach;

czy nie zgłoszono liczby godzin większej niż liczba godzin efektywnego czasu pracy stosowana do obliczania stawek godzinowych personelu;

czy wprowadzono kontrole wewnętrzne w celu zapobiegania sytuacjom, w których czas pracy jest rejestrowany dwukrotnie, w okresach nieobecności z powodu urlopu lub podczas zwolnienia chorobowego; czy nie zgłoszono większej rocznej liczby godzin na osobę w odniesieniu do działań w ramach programu „Horyzont 2020” niż wynosi liczba godzin rocznego efektywnego czasu pracy zastosowana do obliczenia stawek godzinowych; czy nie zarejestrowano czasu pracy poza okresem realizacji działania.

Audytor przeprowadził kontrolę krzyżową informacji z ewidencją kadrową w celu sprawdzenia ich spójności i upewnienia się, czy kontrole wewnętrzne były skuteczne. Ponadto audytor sprawdził, czy nie rozliczono większej rocznej liczby godzin na osobę w odniesieniu do działań w ramach programu „Horyzont 2020” niż wynosi liczba godzin rocznego efektywnego czasu pracy stosowana do obliczania stawek godzinowych oraz sprawdził, czy w odniesieniu do działania nie rozliczono czasu przepracowanego poza okresem realizacji działania.


20. Krótki opis, podręczniki lub wewnętrzne wytyczne dotyczące rejestracji czasu pracy przedstawione przez beneficjenta były spójne ze sprawozdaniami/ewidencją kierownictwa oraz innymi dokumentami poddanymi przeglądowi i były standardowo stosowane przez beneficjenta przy sporządzaniu sprawozdania finansowego.

21. W przypadku pracowników objętych próbą losową rejestrowano czas pracy lub, w przypadku pracowników pracujących wyłącznie przy realizacji

1 Opis systemu rejestracji czasu pracy musi zawierać między innymi informacje o zawartości ewidencji czasu pracy, jej zakresie (pełna rejestracja czasu pracy lub dotycząca

tylko działania, dla wszystkich pracowników lub tylko dla personelu zaangażowanego w działania w ramach programu „Horyzont 2020”), jej poziomie szczegółowości (czy podaje się czas wykonania poszczególnych zadań), jej formie, okresach rejestracji czasu pracy i zatwierdzaniu (system papierowy lub komputerowy; rejestracja codziennie, cotygodniowo lub comiesięcznie; osoby podpisujące i zatwierdzające), kontrolach stosowanych w celu zapobiegania podwójnemu naliczaniu czasu lub zapewnienia spójności z ewidencją kadrową dotyczącą np. nieobecności i podróży służbowych, a także o przepływie informacji wykorzystywanych do sporządzania sprawozdania finansowego.



17


działania, dostępne jest podpisane oświadczenie albo ewidencja czasu pracy.

22. W przypadku pracowników objętych próbą losową ewidencja czasu pracy została podpisana przynajmniej raz na miesiąc przez pracownika i bezpośredniego przełożonego/przełożonego w ramach danego działania.

23. Czas pracy zgłoszony w odniesieniu do działania pokrywa się ze zgłoszonymi okresami.

24. Nie zgłoszono liczby godzin większej niż liczba godzin efektywnego czasu pracy stosowana do obliczania stawek godzinowych personelu.

25. Istnieje dowód, że beneficjent sprawdził, czy czas pracy nie został zgłoszony dwukrotnie, że jest on zgodny z ewidencją nieobecności i liczbą godzin rocznego efektywnego czasu pracy oraz czy nie zgłoszono czasu pracy poza okresem realizacji działania.

26. Zgłoszony czas pracy pokrywa się z czasem zarejestrowanym przez dział kadr.

[zarejestrowana nazwa [beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej]]

[oficjalna nazwa audytora]

[imię i nazwisko oraz stanowisko upoważnionego przedstawiciela] [imię i nazwisko oraz stanowisko upoważnionego przedstawiciela] [dd miesiąc rrrr] [dd miesiąc rrrr] <Podpis [beneficjenta] [powiązanej osoby trzeciej]> <Podpis audytora>

Program „Horyzont 2020”ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/... · Wersja Data...

Documents

Transcript of Program „Horyzont 2020”ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/... · Wersja Data...