Porozumienia Facility Management wg normy FM

32
Porozumienia Facility Management Warszawa, październik 2013 Według normy PN-EN 15221-2:2007E

description

Porozumienia Facility Management według normy PN-EN 15221-2:2007E. Referat Zbigniewa MAZURKA na VII Kongresie FM.

Transcript of Porozumienia Facility Management wg normy FM

Page 1: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Porozumienia

Facility Management

Warszawa, październik 2013

Według normy

PN-EN 15221-2:2007E

Page 2: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Dla słuchaczy

W jaki sposób norma FM może pomóc w

przygotowaniu porozumienia FM

Jak przygotować i wdrożyć porozumienie

FM

Co powinno zawierać porozumienie FM

Page 3: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Prowadzący

Absolwent Politechniki Krakowskiej, manager z

wieloletnim doświadczeniem (w tym dwadzieścia lat

pracy we Francji). Pracował w firmach z branży

Facility Management i Real Estate. Obecnie prowadzi

firmę konsultingową w obszarze Facility Management

– MENPRESA. Posiada dużą praktykę w temacie

wdrożeń i zastosowania narzędzi informatycznych w

działalności FM (wdrożenia oprogramowania z

kategorii CMMS i CAFM). Członek Komitetu

Technicznego ds. Facility Management przy Polskim

Komitecie Normalizacyjnym, wykładowca na Akademii

Górniczo-Hutniczej w Krakowie.

Zbigniew

MAZUREK

Konsultant

Facility

Management

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 4: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Spis treści

Wstęp do przygotowania porozumienia FM

Charakterystyka porozumień FM

Przygotowanie i wdrożenie porozumienia FM

Struktura i zawartość porozumienia FM

Page 5: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Przypomnienie definicji Facility

Management

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Inne

usługi

pomocnicze

Działalność podstawowa

Usługi

Facility

Management

Page 6: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Działalność podstawowa

Dostarczane produkty i usługi

Odbiorcy produktów i usług

Wizerunek organizacji, …

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 7: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Zakres usług FM

• Stan początkowy obiektu

• Wymiany, remonty i

modernizacje

• Ulepszanie obiektu

• Zarządzanie

nieruchomością

• Optymalizacja i rozwój

portfolio nieruchomości

• Utrzymanie i eksploatacja

• Media

• Wyposażenie i

dostosowanie do

użytkownika

• Zarządzanie

powierzchniami

• Meble i obiekty

dekoracyjne (rośliny,

obrazy, …)

• Finanse i Księgowość

• Usługi HR (kadry,

płace, zatrudnienia,

szkolenia, …)

• Marketing i

komunikacja

• Zaopatrzenie i

zamówienia

• Sekretariat,

tłumaczenia, …

• Sprzątanie bieżące, sprzątanie

specjalistyczne

• Utrzymanie zieleni

• Odśnieżanie

• Recepcja

• Catering

• Logistyka

• Zrównoważony

rozwój

• Zarządzanie

jakością

• Zarządzanie

ryzykiem

• Wizerunek

organizacji

Page 8: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Spis treści

Wstęp do przygotowania porozumienia FM

Charakterystyka porozumień FM

Przygotowanie i wdrożenie porozumienia FM

Struktura i zawartość porozumienia FM

Page 9: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Rodzaj porozumienia

Potrzeby organizacji

Strategie inwestowania

Metody ustalania ceny

Systemy motywacyjne

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 10: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Cechy porozumienia FM

Niezbędny czas i zasoby

Partnerstwo i zrozumienie

obopólnych korzyści

Wspólne cele strategiczne

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 11: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Elementy porozumienia FM

Przepisy

Zakończenie

porozumienia

Normy

Zakres porozumienia

Usługi poza zakresem

Przepisy Okres

porozumienia

Odpowiedzialność

zarządcza

Poziom

wyłączności

Komunikacja Odpowiedzialność

informacyjna

Podwykonawcy

Page 12: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Zasady opracowania porozumienia FM

Elastyczność

Kryteria oceny wyników

Procedury raportowania, kontroli i audytów

Zasada ciągłego doskonalenia, innowacji i

stosowania najlepszych praktyk

Zarządzanie projektami, zarządzanie wymianą

aktywów

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 13: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Spis treści

Wstęp do przygotowania porozumienia FM

Charakterystyka porozumień FM

Przygotowanie i wdrożenie porozumienia FM

Struktura i zawartość porozumienia FM

Page 14: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Przygotowanie i wdrożenie porozumienia

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Przygotowanie Wdrożenie

Przygotowanie Wstępny

wybór Przetarg i negocjacje

Opracowanie umowy

Podpisanie umowy

Uruchomienie umowy

Zatwierdzenie informacji

Realizacja umowy

Zakończenie

Zgłoszenie

Kryteria

wyboru Przetarg

Oferta

List

intencyjny

Dokumenty

opisowe

Umowa

Umowa

Procedury

Pozwolenia

Inwent.

Informacje

OK

Dokumenty

końcowe

Page 15: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Przygotowanie (1/2)

Klient / Odbiorca Usług FM • Potwierdzenie informacji zdefiniowanych

uprzednio (działalność podstawowa i rodzaj porozumienia)

• Definicja nadrzędnych celów porozumienia FM i ich wpływ na efektywność organizacji

• Przeznaczenie odpowiednich zasobów, aby zagwarantować jakość i poprawność informacji

• Opis wymagań dotyczących usług FM, a nie opis tych usług

• Sprawdzenie czy procesy organizacji (zarządzania i zakupów) są odpowiednie

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 16: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Przygotowanie (2/2)

Klient / Odbiorca Usług FM

• Jakość i poprawność informacji

• Wymagania dotyczące usług FM, SLA

• Procesy organizacji

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 17: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Wstępny wybór

Klient / Odbiorca Usług FM • Określenie dostawców usług FM (pod

względem umiejętności i zdolności) branych pod uwagę we wstępnym wyborze

• Redakcja i opublikowanie dokumentu opisującego kryteria wyboru

• Przesłanie do dostawców usług FM informacji niezbędnych do udziału we wstępnym wyborze

Dostawca Usług FM • Zgłoszenie udziału

Klient / Odbiorca Usług FM • Analiza odpowiedzi i opracowanie „krótkiej

listy” do kolejnego etapu

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 18: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Przetarg i negocjacje

Klient / Odbiorca Usług FM • Redakcja i opublikowanie dokumentów

związanych z porozumieniem FM i z przetargiem

Dostawca Usług FM • Przygotowanie i przesłanie oferty na

wymagane usługi FM

Klient / Odbiorca Usług FM • Ocena odpowiedzi i wybór dostawcy usług FM

Wspólnie • Jeśli formalne porozumienie FM nie może być

bezzwłocznie podpisane, strony mogą podpisać list intencyjny

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 19: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Opracowanie umowy

Klient / Odbiorca Usług FM • Szczegółowe przygotowanie i redakcja

dokumentacji porozumienia/umowy FM i zakończenie wszystkich prac zbierania i sprawdzania informacji

Wspólnie • Określenie metodyki pozwalającej rozwiązywać

problemy dotyczące wszelkich niezgodności z warunkami porozumienia FM

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 20: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Podpisanie umowy

Wspólnie • Podpisanie porozumienia/umowy FM

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 21: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Uruchomienie umowy

Wspólnie • Przygotowanie i uruchomienie wszystkich

zasobów, systemów, danych, procedur,

pozwoleń, … przed przejęciem całkowitej

odpowiedzialności za usługi dostarczane w

ramach porozumienia FM

• Zdefiniowanie wszystkich niezbędnych

poziomów operacyjnych (dostęp do danych,

informacje o dostawcach i podwykonawcach,

obecność na spotkaniach, …)

Dostawca Usług FM • Inwentaryzacja podstawowych urządzeń

technicznych i określenie ich stanu

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 22: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Zatwierdzenie informacji

Wspólnie • Jeśli w fazie przygotowania porozumienia FM,

strony dostarczyły informacje niepotwierdzone,

należy teraz dokonać obopólnego

potwierdzenia wszystkich informacji

• Jeśli nie można potwierdzić informacji przed

datą rozpoczęcia porozumienia/umowy FM,

należy uzgodnić datę końcową potwierdzenia

informacji

• Należy również uzgodnić metodykę

rozwiązywania problemów niezgodności

informacji

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 23: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Realizacja umowy (1/2)

Wdrożenie i stabilizacja • Okres wdrożenia (rozruchu) powinien być zdefiniowany w

porozumieniu/umowie FM

Optymalizacja • Jest to okres właściwej realizacji porozumienia/umowy FM oraz

zastosowania uzgodnionej metodyki optymalizacji tego

porozumienia.

Przygotowanie do zakończenia porozumienia FM • Okres przygotowania do zakończenia oraz metodyka powinny

być zdefiniowane w porozumieniu/umowie FM

• Dostawca Usług FM rozpoczyna przygotowanie uzgodnionej

dokumentacji do przekazania Klientowi/Odbiorcy Usług FM

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 24: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Realizacja umowy (2/2)

Wdrożenie i

stabilizacja • Komunikacja:

- raporty operacyjne

- raporty zarządcze

(dashboard)

Optymalizacja • Projekty usprawnień

• Dodatkowe

oszczędności

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 25: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Zakończenie

Dostawca Usług FM • Przekazanie Klientowi/Odbiorcy Usług FM

wszystkich uzgodnionych informacji i

dokumentów w uzgodnionym formacie

Wspólnie • Uzgodnienie sposobów i terminów zakończenia

wszystkich zadań w trakcie realizacji

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 26: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Spis treści

Wstęp do przygotowania porozumienia FM

Charakterystyka porozumień FM

Przygotowanie i wdrożenie porozumienia FM

Struktura i zawartość porozumienia FM

Page 27: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Struktura i zawartość porozumienia FM

Warunki ogólne, obowiązujące w całym zakresie

umowy FM

Warunki szczególne, dotyczące poszczególnych

usług FM

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 28: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Warunki ogólne

Opis ogólny

Wymagania wynikające z

działalności podstawowej

Warunki ogólne

Postanowienia ogólne

Warunki zakończenia

Ogólne obowiązki odbiorcy

usług FM

Ogólne obowiązki dostawcy

usług FM

Przejęcie personelu

Główne daty

Cena, płatności, rachunkowość

Zarządzanie zmianami

Niedotrzymanie umowy

Audyty

Ryzyka i odpowiedzialności

Ubezpieczenia

Siła wyższa

Rozstrzyganie sporów

Wymiana aktywów

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 29: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Warunki szczególne

Opis ogólny

Procesy organizacyjne

Warunki ogólne

Struktury operacyjne i

komunikacja

Definicje i objaśnienia

Obowiązki i wymagania

Cena, płatności, rachunkowość

Załączniki

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 30: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Spis treści

Wstęp do przygotowania porozumienia FM

Charakterystyka porozumień FM

Przygotowanie i wdrożenie porozumienia FM

Struktura i zawartość porozumienia FM

Cdn.

Page 31: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Cdn.

W ramach Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej,

ISO (ang. International Organization for Standardization),

działa już Komitet Techniczny Facility Management,

TC267

Jednym z pierwszych tematów są właśnie wytyczne do

przygotowania porozumień Facility Management. Prace

oparte są na normie EN-15221

Porozumienia FM – PN-EN 15221-2:2007E

Page 32: Porozumienia Facility Management wg normy FM

Dziękuję za uwagę

web - http://www.menpresa.pl

Tel. - +48 606 189 233

Porozumienia

Facility Management

Według normy

PN-EN 15221-2:2007E