Polska, a fundusze unijne Po przystąpieniu do UE 1 maja 2004 r. Polska stała się

pełnoprawnym beneficjentem środków europejskich przeznaczonych na modernizację i restrukturyzację kraju, zarówno w perspektywie finansowania programu 2007-2013 jak i EUROPA 2020. W ramach polityki spójności i środków na programy rolne otrzymała najwyższe dofinansowanie. Możliwość wykorzystania środków unijnych przez polskich przedsiębiorców, organizacje pozarządowe, samorządy została osadzona w ramach przepisów prawnych zarówno na szczeblu unijnym jak i krajowym.

W perspektywie finansowej 2007-2013 zostały wdrożone zasady, które miały na celu przybliżenie systemu audytu oraz kontroli gospodarowania środkami unijnymi. Zgodnie z ustawą o finansach publicznych wspomniane środki zalicza się do środków publicznych, które zobowiązują przy ich wdrażaniu i rozliczaniu do objęcia ich szczególnym nadzorem w postaci audytów wewnętrznych i zewnętrznych.1

1 Art 5. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, Dz.U. 2009 nr 157, poz. 1240, z późń.zm.

Uregulowania prawne odnoszące się do audytu

środków pochodzących z UE 1. Międzynarodowe standardy audytu

2. Przepisy unijne oraz polskie przepisy i wytyczne ( np. wytyczne Ministerstwa Gospodarki i Pracy)

3. Wymogi międzynarodowe standardów rewizji finansowej

4. Postanowienia wydane przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów- normy wykonywania zawodu biegłego rewidenta

5. Rozporządzenie Rady nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, EFS i funduszu spójności

6. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie EFS oraz EFRR

7. Ustalenia wynikające z umowy o przeprowadzenie audytu z wykorzystania środków unijnych

Cel i znaczenia audytu funduszy unijnych

Głównym celem audytu, jest uzyskanie dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową o dofinansowanie, wnioskiem o dofinansowanie oraz z przepisami prawa. Audyt wewnętrzny polega na systematycznej i dokonywanej w uporządkowany sposób ocenie procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i ładu organizacyjnego i przyczynia się do poprawy ich działania. Pomaga organizacji osiągnąć cele, dostarcząjąc zapewnienia o skuteczności tych procesów, jak również poprzez doradztwo. Audyt projektów finansowanych z funduszy unijnych jest niezależną i obiektywną działalnością, której celem jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że projekty finansowane z funduszy unijnych są realizowane zgodnie z obowiązującymi w jednostce procedurami, w szczególności procedurą zarządzania projektami, instrukcją obiegu dokumentów finansowo-księgowych, procedurą udzielania zamówień publicznych oraz oceną funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej. Głównym celem jest zebranie dowodów w celu potwierdzenia zgodności realizacji projektu z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu.

Podmioty podlegające audytowi w zakresie środków z UE

Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju określa podmioty, które podlegają audytowi w zakresie środków z Unii Europejskiej, wskazując na wszystkie instytucje, które uczestniczą w procedurze wykorzystania tych środków, a są to:

• instytucja płatnicza, tj. minister właściwy ds. finansów publicznych,

• instytucja zarządzająca, tj. minister właściwy lub organ administracji publicznej odpowiedzialny za program operacyjny,

• komitet monitorujący, tj. komitet powołany przez instytucję zarządzającą, odpowiedzialny za ocenę efektywności wdrożenia programu operacyjnego,

• instytucja pośrednicząca, czyli jednostka, której instytucja zarządzająca przekazała część uprawnień,

• instytucja wdrażająca, czyli jednostka, która jest odpowiedzialna za przekazanie projektu beneficjentowi ostatecznemu,

• komisja oceny projektów, komisja zajmująca się ustaleniem listy rankingowej projektów rekomendowanych do akceptacji,

• beneficjent ostateczny, czyli jednostka realizująca projekt.

Kto przeprowadza audyt? Audyty projektów unijnych prowadzone są przez niezależne zespoły składające

się z audytorów wewnętrznych i biegłych rewidentów o wysokich kwalifikacjach

i doświadczeniu w kontroli projektów unijnych, które dokonują audytów pod kątem

prawidłowego przebiegu realizacji projektów.

Podmioty uprawnione do przeprowadzania audytu:

• podmioty uprawnione do badania sprawozdań finansowych,

• osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez

organizację,

• osoby posiadające międzynarodowe uprawnienia audytora wewnętrznego,

• osoby posiadające zaświadczenie o zdaniu egzaminu na audytora

wewnętrznego.

Od momentu przystąpienia do realizacji projektu najważniejszym dokumentem jest umowa o dofinansowanie, tak samo jest również w trakcie audytu, gdyż to właśnie w umowie zawarte są wszystkie szczegółowe kwestie dotyczące projektu. Sposoby składania, terminy, tryby oraz wzory sprawozdań są ogólnodostępne i określone przez polskie przepisy prawne. Wyróżnić można sprawozdania miesięczne, kwartalne, roczne i końcowe, które składa się w formie pisemnej i elektronicznej, a następnie przedkłada się je odpowiednim wskazanym w umowie instytucjom wdrażającym lub zarządzającym. Przedmiotem audytu w przypadku sprawozdań z projektów współfinansowanych ze środków europejskich jest badanie systemów zarządzania i kontroli oraz kwalifikowalność kosztów. Najważniejszym dokumentem w postępowaniu audytowym jest raport, który powinien być sporządzony jasnym i zwięzłym językiem, musi zawierać podstawowe wnioski z audytu oraz ma za zadanie wskazać działania niezbędne do zniwelowania słabych punktów. Wnioski z audytu powinny być przedyskutowane z przedstawicielem beneficjenta w miejscu audytu w taki sposób, aby odpowiedzi były uwzględnione w raporcie. W raporcie powinna znaleźć się również wzmianka, w jaki sposób audytor będzie kontrolował wykonanie swoich zaleceń.

Kryteria przeprowadzania audytu

Audyt przeprowadza się według następujących kryteriów:

• kompletności ewidencji, pozwalającej na sprawdzenie przebiegu

operacji,

• legalności, działania zgodnie z przepisami prawa,

• rzetelności, zgodności ewidencji z rzeczywistym przebiegiem

operacji,

• własności, potwierdzenie własności deklarowanych aktywów

beneficjenta,

• dokładności pomiaru, prawidłowości obliczeń,

• istnienia, wyceny i jakości nabywanych lub wnoszonych do

projektu składników majątku.

Zakres audytu wewnętrznego projektów finansowanych ze

środków unijnych Zakres audytu projektów finansowanych ze środków unijnych obejmuje między

innymi:

• ocenę gotowości organizacyjnej beneficjenta,

• audyt finansowy,

• audyt realizacji projektu,

• wizytę na miejscu realizacji inwestycji,

• ocenę prawidłowości i rzetelności prowadzenia i archiwizowania

dokumentacji,

• sprawdzenie zgodności projektu z politykami wspólnotowymi,

• sprawdzenie wdrożenia zaleceń pokontrolnych,

• analizę powodzenia projektu.

W audycie projektów finansowanych z funduszy strukturalnych

badaniom audytowym poddaje się następujące procesy:

a) stopień realizacji projektu – produkty, rezultaty, cele;

b) sposób realizacji projektu – zgodność z wnioskiem o

dofinansowanie, umową dofinansowania, dokumentami

programowymi;

c) kompletność dokumentacji projektu;

d) poprawność i transparentność wyboru realizatorów robót/usług,

dostawców (postępowania przetargowe), beneficjentów

ostatecznych;

e) fizyczną realizację robót, zakupów, usług (w terenie);

f) wysokość wynagrodzenia realizatorów robót/usług, dostawców w

stosunku do cen rynkowych;

g) sprawozdawczość – zgodność zapisów sprawozdań ze stanem

rzeczywistym;

h) realizację obowiązków z zakresu informacji i promocji.

Od strony dokumentacyjnej obszary poddane audytowi wewnętrznemu wiążą się z

następującymi dokumentami:

a) regulaminy organizacyjne, dokumenty w zakresie polityki kadrowej i szkoleniowej;

b) instrukcje obiegu dokumentów księgowych/przepływów finansowych;

c) instrukcje kancelaryjne, zasady archiwizacji;

d) procedury przetargowe i procedury kontroli;

e) procedury związane z informatyzacją;

f) opisy systemów zarządzania i kontroli (w tym z zakresu zarządzania projektami i

szczegółowe wytyczne odnoszące się do konkretnych projektów);

g) inne dokumenty związane z zarządzaniem i funkcjonowaniem jednostki

(organizacji).

W przypadku programów i projektów finansowanych ze środków unijnych

sposobem dokumentowania procesu zarządzania projektem jest ścieżka audytu,

która zakłada bardzo wyraźny podział obowiązków i odpowiedzialności. W celu

uzyskania zapewnienia, że ścieżka audytu spełni swoje zadanie, powinna ona

zawierać następujące elementy:

przepływy finansowe,

przepływy informacji,

przepływy dokumentów,

zasady kontroli.

Na czym powinien skoncentrować się audytor wewnętrzny?

Audytor wewnętrzny, przeprowadzając ocenę zgodności umowy o dofinansowanie projektu

oraz kwalifikowalności wydatków, powinien skoncentrować się przede wszystkim na:

a) ocenie dokumentacji projektowej;

b) weryfikacji, czy działania, które zostały uwzględnione we wniosku o dofinansowanie

realizacji projektu, zostały rzeczywiście podjęte;

c) weryfikacji, czy wskazane w dokumentach wydatki zostały faktycznie poniesione;

d) ocenie kwalifikowalności poniesionych wydatków, sposobu ich dokumentowania oraz

zgodności kwot, które wynikają z wniosków o płatność;

e) analizie wiarygodności przekazywanych sprawozdań z realizacji projektu;

f) ocenie sposobu monitorowania projektu, raportowania o postępach wdrażania projektu,

dotrzymania harmonogramu realizacji zadań projektu oraz zasad, które dotyczą promocji i

reklamy projektu;

g) weryfikacji sposobu archiwizacji dokumentów w celu oceny zgodności przedłożonego

wniosku o płatność do poszczególnych faktur;

h) weryfikacji poprawności procedur udzielania pomocy publicznej;

i) analizie wdrożenia zaleceń przeprowadzonych kontroli i audytów oraz ocenie

zastosowanych zaleceń.

Etapy prac audytorskich Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 r., określa szczegółowy

sposób i tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz przekazywania informacji o

pracy i wynikach audytu wewnętrznego, a w szczególności:

• sposób sporządzania oraz elementy rocznego planu audytu wewnętrznego,

• sposób dokumentowania przebiegu oraz wyników audytu wewnętrznego,

• sposób sporządzania oraz elementy wyników audytu wewnętrznego,

• sposób sporządzania oraz elementy sprawozdania z wykonania planu audytu,

• tryb przeprowadzania audytu wewnętrznego zleconego, o którym mowa w art. 292

ust. 1 pkt 1i art. 293 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,

• tryb przeprowadzania oceny prowadzenia audytu wewnętrznego, o której mowa w

art. 292 ust. 1 pkt 2 i art. 294 w/w ustawy.

Prace audytowe przebiegają w następujących kolejnych fazach:

a) planowanie zadania audytowego,

b) badanie i ocena określonego zadania audytowego,

c) przedstawienie wyników i rekomendacji,

d) przeprowadzenie czynności sprawdzających.

Po przeprowadzeniu audytu audytor zobowiązany jest do przygotowania opinii i raportu z audytu. Jednostka poddana audytowi ma prawo do odniesienia się do tych dokumentów. Opinia wraz z raportem, a także stanowisko jednostki audytowanej są przekazywane przez beneficjenta do instytucji wdrażającej oraz archiwizowane w dokumentacji dotyczącej projektu. Instytucja wdrażająca jest zobowiązana do archiwizacji ww. dokumentów oraz ich udostępnienia upoważnionym organom kontrolnym.

Opinia audytora

Na podstawie stwierdzonych błędów i uchybień oraz wniosków w sprawie możliwości ich usunięcia audytor powinien wydać opinię o projekcie. Można wyróżnić cztery rodzaje opinii, które audytor może wydać:

opinia pozytywna,

opinia negatywna,

opinia warunkowa,

brak opinii.

Opinie audytora

Wyróżniamy cztery rodzaje opinii, które mogą zostać wydane przez audytora:

1. opinia pozytywna - projekt został zrealizowany zgodnie z

zasadami i przepisami prawa, a znalezione błędy są mało istotne,

2. opinia negatywna – projekt został zrealizowany niezgodnie z

przepisami prawa bądź łamał zasady udzielonej pomocy, a

ustalone w nim błędy mówią o niezrealizowaniu projektu,

3. opinia warunkowa - audytor z różnych powodów nie jest w stanie

dokonać audytu całego projektu i wydaje opinię warunkową tylko

do tego obszaru, który został zbadany bądź gdy powodzenie

projektu zależy od spełnienia rekomendacji audytora,

4. brak opinii - wstrzymanie się od wydania opinii o projekcie jest

podejmowane w sytuacji gdy audytor nie może przeprowadzić

zadania audytowego zgodnie z powszechnie uznanymi

standardami.

Plan audytu zawiera w szczególności:

1) wyniki przeprowadzonej analizy ryzyka,

2) wyniki przeprowadzonej analizy zasobów osobowych,

3) listę obszarów ryzyka, w których zostaną przeprowadzone zadania zapewniające,

4) informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację poszczególnych zadań zapewniających,

5) informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności doradczych,

6) informacje na temat czasu planowanego w osobodniach na realizację czynności sprawdzających,

7) informację na temat cyklu audytu. W programie zadania audytowego audytor wewnętrzny określa w szczególności:

8) temat zadania,

9) cele zadania,

10) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania,

11) istotne ryzyka w obszarze ryzyka objętym zadaniem,

12) narzędzia i techniki przeprowadzania zadania,

13) kryteria oceny ustaleń stanu faktycznego,

14) sposób klasyfikowania wyników dla poszczególnych kryteriów.

Obszar ryzyka objęty zadaniem audytowym

Podczas planowania zadania audytowego należy dążyć do wytypowania w pierwszej

kolejności tych obszarów, dla których ryzyko jest ocenione jako najwyższe. Analiza ryzyka

powinna mieć indywidualny charakter dla każdego projektu, jednak wyróżnia się pewną

grupę czynników ryzyka o charakterze ogólnym, takich jak:

• zbyt wiele poziomów w strukturze zarządzania projektem,

• doświadczenie beneficjenta we wdrażaniu projektów,

• kwalifikacje pracowników (wiedza, doświadczenie, umiejętności),

• rotacja kadry (odpływ doświadczonych pracowników),

• potencjał finansowy i płynność finansowa beneficjenta,

• istnienie wewnętrznych systemów zarządzania i kontroli u beneficjenta,

• zmiany w uwarunkowaniach zewnętrznych (prawnych, rynkowych, społecznych),

• zmiany organizacyjne u beneficjenta,

• zaplecze sprzętowe (wyposażenie, sprzęt komputerowy),

• kultura organizacji,

• udział podmiotów zewnętrznych w realizacji projektu (np. podwykonawcy),

• wyniki dotychczasowych audytów, kontroli itp.

Karta informacyjna podmiotu realizującego projekty unijne

Fundusze UE w praktyce

https://www.youtube.com/watch?v=hgrR

O0IFZXc

https://www.youtube.com/watch?v=hgrRO0IFZXchttps://www.youtube.com/watch?v=hgrRO0IFZXchttps://www.youtube.com/watch?v=hgrRO0IFZXchttps://www.youtube.com/watch?v=hgrRO0IFZXc

Bibliografia

1. M.E. Karpińska, I. Joachimiak „Audyt projektów

dofinansowanych z funduszy unijnych”

2. Ustawa z dn. 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych.

3. K. Czerwiński „Audyt wewnętrzny”

4. M. Balcer, A. Rochewicz „Specyfika audytu wewnętrznego

projektów finansowanych ze środków unijnych”

5. P. Łagodzki „Audyt projektów finansowanych z funduszy

unijnych – wybrane zagadnienia”

6. G. Voss „Rachunkowe problemy audytu środków unijnych

w Polsce”