1

Podręcznik Procedur

Funduszu Partnerskiego w ramach Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko – Szwajcarskich Regionalnych Projektów

Partnerskich Szwajcarsko - Polskiego Programu Współpracy

Podręcznik obowiązuje od dnia 1 czerwca 2011 roku

2

DEFINICJE

Ilekroć w niniejszym Podręczniku jest mowa o:

Asesorze – naleŜy przez to rozumieć eksperta, który w sposób niezaleŜny i obiektywny dokonuje oceny merytorycznej Wniosków o dofinansowanie.

Beneficjencie – naleŜy przez to rozumieć Wnioskodawcę, z którym Operator zawarł Umowę o dofinansowanie projektu.

BSPPW - naleŜy przez to rozumieć Biuro Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.

Dofinansowaniu – naleŜy przez to rozumieć pomoc w formie bezzwrotnego wsparcia finansowego przeznaczonego na pokrycie części wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem z publicznych środków pomocowych pochodzących z utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko – Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich, a w nim Funduszu Partnerskiego oraz z publicznych środków krajowych.

Funduszu Partnerskim – naleŜy przez to rozumieć fundusz utworzony w ramach Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy mający na celu promowanie i/lub wzmacnianie partnerstw pomiędzy regionami, instytucjami i partnerami społecznymi w Polsce i Szwajcarii.

Grancie Blokowym – naleŜy przez to rozumieć Grant Blokowy dla Organizacji Pozarządowych i Polsko – Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich utworzony w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.

Komitecie Sterującym ds. zatwierdzania projektów partnerskich – naleŜy przez to rozumieć zespół ekspertów powołanych przez Operatora, którzy zatwierdzają bądź, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, modyfikują oceny projektów dokonane przez asesorów i formułują ostateczną listę rankingową projektów.

Krajowej Instytucji Koordynującej (KIK) – naleŜy przez to rozumieć polską instytucję odpowiedzialną za zarządzanie i nadzór nad realizacją Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy, w tym Grantu Blokowego.

Operatorze – naleŜy przez to rozumieć firmę ECORYS Polska Sp. z o.o. w partnerstwie ze Stowarzyszeniem Gmin RP Euroregion Bałtyk, które na podstawie umowy zawartej z Ministrem Rozwoju Regionalnego wykonują zadania Operatora Grantu utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.

Podręczniku – naleŜy przez to rozumieć Podręcznik Procedur Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko – Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.

Projekcie – naleŜy przez to rozumieć projekt partnerski realizowany w ramach Funduszu Partnerskiego będące przedmiotem Umowy o dofinansowanie między Beneficjentem a Operatorem.

Sponsorze – naleŜy przez to rozumieć podmiot, który moŜe zapewnić wkład własny Wnioskodawcy do projektu.

Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy (SPPW) – naleŜy przez to rozumieć bezzwrotną pomoc udzieloną Polsce w celu zmniejszenia róŜnic społeczno-gospodarczych w obrębie rozszerzonej Unii Europejskiej.

Wkładzie własnym – naleŜy przez to rozumieć określoną w Umowie o dofinansowanie część nakładów ponoszonych przez Beneficjenta na realizację projektu, nie podlegającą zwrotowi.

Wnioskodawcy – naleŜy przez to rozumieć podmiot ubiegający się o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.

3

Wniosku – naleŜy przez to rozumieć Wniosek o dofinansowanie składany w celu uzyskania dofinansowania na realizację Projektu.

4

I. INFORMACJE OGÓLNE 1.1. Informacje ogólne o Szwajcarsko-Polskim Programie Współpracy

Szwajcarsko-Polski Program Współpracy jest częścią programu bezzwrotnej pomocy finansowej dla rozszerzonej Unii Europejskiej. Państwami beneficjentami są Polska oraz 11 innych państw członkowskich Unii Europejskiej, które przystąpiły do niej w latach 2004 – 2007.. Wsparcie Szwajcarii jest wyrazem solidarności wobec nowych krajów członkowskich UE, kładącym jednocześnie podwaliny trwałych gospodarczych i politycznych powiązań z tymi krajami.

Utworzenie Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy ma na celu zmniejszanie róŜnic gospodarczych i społecznych pomiędzy Polską a bardziej rozwiniętymi państwami Unii Europejskiej oraz na terytorium Polski – pomiędzy dynamicznie rozwijającymi się ośrodkami miejskimi a regionami słabo rozwiniętymi pod względem strukturalnym, między innymi poprzez nawiązywanie partnerstw między polskimi a szwajcarskimi władzami lokalnymi i regionalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi.

U podstaw podejścia akcentującego rolę partnerskich wspólnot w rozwoju społeczeństwa leŜy przekonanie, Ŝe jedynie współpraca wszystkich krajów oparta na zaangaŜowaniu i przyjaźni zwykłych mieszkańców moŜe doprowadzić do przełamania barier pomiędzy narodami. Wzmocniona współpraca między Polską a bardziej rozwiniętymi państwami m.in. w Unii Europejskiej przyczyni się do stworzenia stabilnej, pokojowej i zamoŜnej rozszerzonej Europy, opierającej swoje istnienie na zasadach dobrego rządzenia, demokratycznych instytucjach, rządach prawa, poszanowaniu praw człowieka i zrównowaŜonym rozwoju.

Pomoc w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy przyznawana jest krajowym i międzynarodowym projektom na rzecz zrównowaŜonego ekonomicznie i społecznie rozwoju. Wsparcie uzyskują projekty skoncentrowane między innymi na takich zagadnieniach jak: bezpieczeństwo i wsparcie rozwoju regionalnego, poprawa stanu środowiska i infrastruktury, rozwój małych i średnich przedsiębiorstw, rozwój społeczny i zasobów ludzkich.

W ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy ustanowiony został specjalny instrument finansowy – Grant Blokowy dla Organizacji Pozarządowych i Polsko–Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich, a w jego obrębie 2 fundusze:

1. Fundusz dla Organizacji Pozarządowych.

2. Fundusz Partnerski.

Niniejszy podręcznik dotyczy drugiego z funduszy: Funduszu Partnerskiego.

1.2. Cele i zakres podmiotowy Funduszu Partnerskiego

Zgodnie z wytycznymi Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy celem Funduszu Partnerskiego jest promowanie, tworzenie i wzmacnianie partnerstw pomiędzy polskimi a szwajcarskimi władzami lokalnymi i regionalnymi lub instytucjami i partnerami społecznymi oraz tworzenie i wzmacnianie sieci współpracy polskich i szwajcarskich władz lokalnych i regionalnych, instytucji, partnerów społecznych z polskimi organizacjami pozarządowymi w celu zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu lub podregionu.

5

Działania w ramach Funduszu Partnerskiego powinny mieć na celu:

a) w przypadku tworzenia/wzmacniania partnerstw

• promowanie i wymianę najlepszych praktyk i/lub przekazanie know-how lub wiedzy w obrębie partnerskich podmiotów/instytucji;

• zapewnienie transferu wiedzy i doświadczeń szwajcarskich jednostek samorządowych, instytucji i partnerów społecznych polskim władzom lokalnym i regionalnym, instytucjom i partnerom społecznym w zakresie zapewnienia dostępu do informacji i udziału w procesie podejmowania decyzji dotyczących konkretnych przedsięwziąć takich jak działania informacyjne, konsultacje społeczne i negocjacje z partnerami społecznymi;

b) w przypadku tworzenia/wzmacniania sieci współpracy • współpracę polskich i szwajcarskich jednostek samorządowych, instytucji, partnerów

społecznych z polskimi organizacjami pozarządowymi w celu zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu i/lub podregionu

W ramach Funduszu Partnerskiego Wnioskodawcy będą mieli moŜliwość realizacji projektów nastawionych przede wszystkim na zacieśnienie współpracy bilateralnej pomiędzy Polską a Szwajcarią.

Celem Funduszu Partnerskiego jest takŜe tworzenie i wzmacnianie partnerstw pomiędzy regionami, instytucjami i partnerami społecznymi w Polsce i w Szwajcarii. Realizacja projektów współfinansowanych ze środków Funduszu Partnerskiego ma ponadto umoŜliwić przeprowadzenie takich przedsięwzięć, które przyczynią się do wzmocnienia partnerstw pomiędzy jednostkami samorządu regionalnego, instytucjami i partnerami społecznymi w Polsce i w Szwajcarii i do uzyskania znaczącej pozycji organizacji pozarządowych we współtworzeniu społeczności lokalnej.

Fundusz Partnerski stworzy równieŜ szansę na realizację projektów o charakterze lokalnym lub regionalnym w obrębie róŜnych sektorów tematycznych mających na celu wymianę najlepszych praktyk oraz transfer pomiędzy regionami.

Operatorem Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich utworzonego w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w wyniku konkursu przeprowadzonego przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego została firma ECORYS Polska Sp. z o.o. w konsorcjum ze Stowarzyszeniem Gmin RP Euroregion Bałtyk.

1.3. Aspekty horyzontalne

Projekty realizowane w ramach Funduszu Partnerskiego powinny być zgodne z priorytetami polityki społeczno-gospodarczej kraju oraz Unii Europejskiej. Podejmowane działania powinny zaś obejmować aspekty horyzontalne, które podnoszą jakość realizowanych projektów, a tym samym wywierają wpływ na osiągnięcie spójności społeczno-gospodarczej w obrębie rozszerzonej UE. Do głównych polityk horyzontalnych zalicza się tu:

1. ZrównowaŜony rozwój, czyli prawo do zaspokajania potrzeb i aspiracji rozwojowych obecnej generacji bez naruszania zdolności do zaspokajania potrzeb i aspiracji przyszłych pokoleń. Celem zrównowaŜonego rozwoju jest zapewnienie społeczeństwu długofalowej wizji rozwoju. ZrównowaŜony rozwój jest koncepcją złoŜoną obejmującą wszystkie obszary działania człowieka. Integruje wymiar środowiskowy, ekonomiczny i społeczny czyli: - ma na celu podniesienie jakości Ŝycia obecnych i następnych pokoleń przy jednoczesnym zachowaniu zdolności naszej planety do utrzymywania Ŝycia we wszelkich jego róŜnorodnych formach, czyli rozwój gospodarczy i cywilizacyjny nie powinien odbywać się kosztem wyczerpywania zasobów nieodnawialnych i niszczenia środowiska;

6

- wspiera wysoki poziom zatrudnienia w gospodarce, której siła opiera się na wykształceniu, innowacyjności, spójności społecznej i terytorialnej oraz ochronie zdrowia ludzkiego i środowiska naturalnego; - opiera się na zasadach demokracji, rządach prawa i poszanowaniu podstawowych praw, w tym wolności, równości szans i zróŜnicowania kulturowego; - zmniejsza rozwarstwienie społeczne oraz przeciwdziała dyskryminacji i marginalizacji.

2. Równość szans polega na zniesieniu nierówności oraz zwalczaniu wszelkich przejawów dyskryminacji w tym m.in. ze względu na wiek, płeć, narodowość, rasę, orientację seksualną i niepełnosprawność. Równość szans to zapewnienie jednakowego dostępu wszystkich osób do edukacji, informacji i zatrudnienia poprzez eliminację wszelkich barier fizycznych, finansowych, socjalnych czy psychologicznych, utrudniających lub zniechęcających do brania pełnego udziału w Ŝyciu społeczeństwa. NaleŜy dąŜyć do umoŜliwienia wszystkim osobom integrację z otoczeniem, czyli tworzyć warunki do równoprawnego uczestnictwa wszystkich osób w Ŝyciu społecznym i zawodowym;

3. Dobre zarządzanie, które określa udział szerokiej grupy partnerów w procesie podejmowania decyzji oraz opiera się na uwzględnieniu podstawowych zasad dobrego zarządzania w ogólnym zarządzaniu projektem przez Wnioskodawcę i partnera. Zasady dobrego zarządzania obejmują: podejmowanie decyzji zgodnie z prawem, odpowiedzialność, przejrzystość, partycypację oraz zdolność reakcji i podjęcia środków zaradczych na ewentualne problemy w realizacji projektu. Zasady dobrego zarządzania wymagane są oraz powinny być uwzględnione w całym cyklu projektowym, począwszy od etapów opracowywania projektu poprzez jego realizację, aŜ do zakończenia działań.

4. Promowanie i wzmacnianie partnerstw lokalnych i regionalnych pomiędzy Polską a Szwajcarią.

Stopień uwzględnienia aspektów horyzontalnych w projekcie będzie miał wpływ na jego ocenę, a tym samym - na szansę uzyskania dofinansowania.

7

II. ZASADY UDZIELANIA DOFINANSOWANIA

2.1. Wymagania dotyczące Wnioskodawców – jakie podmioty mogą ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego

Podmiotami uprawnionymi do ubiegania się o środki w ramach Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy są:

� polskie jednostki samorządu terytorialnego, w tym ich związki i stowarzyszenia załoŜone w oparciu o ustawy, z wyłączeniem Ustawy o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie, w partnerstwie ze szwajcarskimi jednostkami samorządu terytorialnego, w tym ich związkami i stowarzyszeniami, jak równieŜ szwajcarskimi partnerami społecznymi i instytucjami;

� polskie instytucje1 i polscy partnerzy społeczni w partnerstwie ze szwajcarskimi jednostkami samorządu terytorialnego, w tym ich stowarzyszeniami i związkami lub szwajcarskimi instytucjami i partnerami społecznymi.

Jednocześnie podmioty ubiegające się o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego muszą spełniać następujące warunki:

� mieć osobowość prawną, � być zarejestrowane co najmniej 12 miesięcy przed złoŜeniem Wniosku o dofinansowanie, � być zarejestrowane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, � działać na zasadzie non-profit lub non-for-profit, tj. nie dla osiągnięcia zysku lub przeznaczać

wygenerowany zysk na cele statutowe.

Uwaga! Organizacje pozarządowe typu non- profit i non- for- profit w rozumieniu art. 3.2 Ustawy o

działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie mogą występować tylko jako partnerzy lub beneficjenci

polskich jednostek samorządu terytorialnego lub instytucji i partnerów społecznych. Zatem w ramach

Funduszu Partnerskiego nie mogą być formalnym Wnioskodawcą.

Podmiot który nie ma osobowości prawnej lub jest zarejestrowany krócej niŜ 12 miesięcy w momencie składania Wniosku o dofinansowanie nie moŜe być Wnioskodawcą w ramach Funduszu Partnerskiego. MoŜe jednak uczestniczyć w projekcie jako partner, we współpracy z instytucją spełniającą kryteria Wnioskodawcy.

W kaŜdym z naborów uprawniony Wnioskodawca będzie mógł złoŜyć tylko jeden Wniosek o dofinansowanie.

Wnioski o dofinansowanie które będą naruszały powyŜszą zasadę zostaną odrzucone z przyczyn formalnych. O odrzuceniu Wniosków złoŜonych ponad ustalony powyŜej limit decyduje kolejność rejestracji w bazie danych Funduszu Partnerskiego.

1 Określenie „instytucja” uŜyte w niniejszym Podręczniku oznacza instytucję non-profit lub non-for-profit nie będącą organizacją pozarządową w myśl polskiej Ustawy o działalności poŜytku publicznego i wolontariacie z dnia 24 kwietnia 2003 (Dz.U. nr 96, poz. 873 z późn. zm.) podejmujące działania dla dobra publicznego, której właścicielem jest samorząd terytorialny.

8

2.2 Podmioty, które nie mogą ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego O dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego nie mogą ubiegać się podmioty inne niŜ wymienione w punkcie [2.1]. Podmioty uprawnione do złoŜenia Wniosku o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego określone w punkcie [2.1.] stanowią katalog zamknięty. Ponadto o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego nie ma prawa ubiegać się podmiot, jeśli:

� zbankrutował,

� został złoŜony wobec niego wniosek o ogłoszenie upadłości lub gdy pozostaje w stanie likwidacji lub podlega zarządowi komisarycznemu, lub zawiesił swoją działalność, lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze,

� zostało wszczęte przeciwko niemu postępowanie egzekucyjne,

� którykolwiek z urzędujących członków organu zarządzającego wnioskującego podmiotu został prawomocnie skazany za przestępstwa popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstw przekupstwa lub innych przestępstw popełnionych w celu osiągnięcia korzyści majątkowych,

� nie dopełnił obowiązku płacenia składek ZUS lub naleŜnych podatków.

Na etapie składania Wniosku o dofinansowanie Wnioskodawca będzie zobowiązany złoŜyć oświadczenie, którego treść będzie zawierała ww. wymagania. Po otrzymaniu pozytywnej decyzji o dofinansowaniu, w okresie przed podpisaniem umowy o dofinansowanie Operator zastrzega sobie prawo do Ŝądania stosownych zaświadczeń poświadczających ww. wymagania.

2.3. Partnerstwo

Zawiązanie partnerstwa międzynarodowego (pomiędzy kwalifikowalnymi podmiotami polskimi a kwalifikowalnymi podmiotami szwajcarskimi) w ramach Funduszu Partnerskiego jest obowiązkowe. ZwaŜywszy na optymalne wykorzystanie moŜliwości, jakie stwarza Fundusz Partnerski, szczególne znaczenie dla dofinansowywanych projektów ma tworzenie i wzmacnianie partnerstw oraz współpraca między polskimi i szwajcarskimi jednostkami samorządowymi, instytucjami i partnerami społecznymi mająca na celu promowanie i wymianę najlepszych praktyk oraz transfer wiedzy pomiędzy regionami, jak równieŜ tworzenie i wzmacnianie sieci współpracy polskich i szwajcarskich jednostek samorządowych, instytucji oraz partnerów społecznych z polskimi organizacjami pozarządowymi w celu zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu lub podregionu.

Kwalifikowalnymi Partnerami w ramach Funduszu Partnerskiego są:

� szwajcarskie i polskie jednostki samorządu terytorialnego, � szwajcarskie i polskie stowarzyszenia/związki załoŜone przez szwajcarskie i polskie jednostki

samorządowe, � szwajcarskie i polskie instytucje i partnerzy społeczni, � polskie organizacje pozarządowe typu non-profit i non-for-profit w rozumieniu artykułu 3.2

Ustawy o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie, zarejestrowane w Polsce, niezaleŜnie od władz rządowych i innych instytucji publicznych, partii politycznych lub instytucji działających w celu osiągnięcia zysku.

Ponadto partner uczestniczący w realizacji projektu powinien spełniać poniŜsze warunki:

9

� pochodzić ze Szwajcarii2 bądź Szwajcarii i Polski,

� mieć uzasadniony udział w projekcie w kontekście celów i zakresu projektu,

� partnerstwo w projekcie powinno opierać się na wniesieniu odpowiednich zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub finansowych w proporcji odpowiadającej realizowanym przez partnera zadaniom i podejmowanym działaniom,

� zaangaŜowanie partnera w projekcie powinno mieć charakter non-profit – partner projektu nie moŜe czerpać zysków z uczestnictwa w projekcie, co oznacza, Ŝe dofinansowaniu mogą podlegać jedynie rzetelnie obliczone niezbędne koszty udziału partnera w przedsięwzięciu,

� uczestnictwo partnera projektu jest przewidziane na kaŜdym etapie projektu począwszy od jego przygotowania,

� zakładane cele współpracy są podobne dla wszystkich partnerów, muszą odnosić się do wspólnego celu .

Partner projektu nie musi mieć osobowości prawnej lecz powinien być zarejestrowany dłuŜej niŜ 12 miesięcy, licząc od daty złoŜenia Wniosku.

Z uwagi na cel Funduszu, do którego naleŜy wzmocnienie dwustronnych stosunków między Polską a Szwajcarią, zawiązanie partnerstwa międzynarodowego jest warunkiem koniecznym aby ubiegać się o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Utworzenie partnerstwa z organizacją polską równieŜ będzie moŜliwe, jednakŜe pod warunkiem, iŜ dodatkowo partnerem projektu będzie organizacja szwajcarska spełniająca kryteria kwalifikowalne wymienione powyŜej. Szczegółowe zasady oceny zostały przedstawione w dalszej części niniejszego Podręcznika.

NiezaleŜnie od kraju pochodzenia partnera, do Wniosku o dofinansowanie naleŜy załączyć list intencyjny, deklarujący udział partnera/partnerów w projekcie. W przypadku przyznania dofinansowania, przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie, konieczne będzie podpisanie umowy partnerskiej/umów partnerskich definiującej/definiujących szczegółowo zakres prac, działań projektowych i odpowiedzialności partnera/partnerów w projekcie, jego/ich koszty/kosztów oraz wkład merytoryczny.

List intencyjny powinien zawierać następujące elementy:

� miejscowość i data, � oznaczenie stron partnerstwa z podaniem danych teleadresowych, � wskazanie przedmiotu partnerstwa (tytuł projektu), � szczegółowe określenie zasad współpracy oraz obszarów działania, � szczegółowe określenie obowiązków między partnerami w związku z realizacją projektu i

zarządzaniem nim, w tym zarządzaniem finansowym, oraz przepływ środków finansowych pomiędzy partnerami,

� podział kompetencji osób które będą zaangaŜowane w realizację projektu (ze strony Wnioskodawcy i partnera/partnerów).

� informację o zamiarze zawarcia umowy o partnerstwie w przypadku otrzymania przez Wnioskodawcę dofinansowania,

� podpisy osób uprawnionych do reprezentowania partnera.

List intencyjny naleŜy przygotować w języku polskim lub angielskim. List intencyjny moŜe być załączony do Wniosku o dofinansowanie w formie oryginału lub kopii poświadczanej za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentacji Wnioskodawcy.

WAśNE

2 Istnieje moŜliwość znalezienia partnera ze Szwajcarii poprzez Szwajcarską Agencję ds. Rozwoju i Współpracy. Szczegóły podane są na stronie internetowej Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy: www.swiss-contribution.admin.ch/poland

10

Niedołączenie listu intencyjnego do Wniosku o dofinansowanie potraktowane zostanie jako brak załącznika i spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych! W przypadku, gdy w projekcie występuje kilku partnerów, brak choćby jednego z listów intencyjnych traktowany będzie jako brak pełnego załącznika i spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych!

2.4. Podwykonawstwo

JeŜeli w celu właściwego zrealizowania działań projektowych konieczne jest zaangaŜowanie podwykonawcy, naleŜy w jasny i nie budzący wątpliwości sposób uzasadnić tę potrzebę, wyjaśnić, dlaczego Wnioskodawca nie jest w stanie wykonać tych działań we własnym zakresie oraz określić zakres prac i zadań, które zostaną zlecone podwykonawcy. Ponadto przy wyborze podwykonawcy Wnioskodawca ma obowiązek unikania konfliktu interesów. Operator zastrzega sobie prawo do uznania za niekwalifikowane koszty poniesione na realizację projektu w przypadku udowodnienia zaistnienia konfliktu interesów.

NaleŜy pamiętać, Ŝe podwykonawstwo nie powinno odbywać się w ramach formalnego partnerstwa w projekcie. W przypadku zawarcia formalnego partnerstwa w projekcie niedopuszczalne jest zawieranie w ramach umowy partnerskiej lub dodatkowo jakichkolwiek zleceń o charakterze komercyjnym.

W przypadku wszystkich umów o podwykonawstwo/umów wykonawczych podwykonawcy są zobowiązani do dostarczenia organom audytu i kontroli wszelkich niezbędnych informacji dotyczących działań w ramach podwykonawstwa.

Za podwykonawcę uwaŜa się osobę fizyczną lub prawną, której Beneficjent zleca wykonanie części działań w ramach realizowanego projektu.

Zlecanie na zewnątrz prac, które naleŜą do zadań statutowych Wnioskodawcy moŜe wpływać na otrzymanie mniejszej liczby punktów w ocenie merytorycznej projektu.

2.5. Wymagania dotyczące projektów, które mogą być przedmiotem dofinansowania

Projekty składane w ramach Funduszu Partnerskiego muszą realizować załoŜenia i cele Funduszu Partnerskiego, którymi są promocja i umacnianie współpracy pomiędzy polskimi i szwajcarskimi jednostkami samorządu terytorialnego, instytucjami i partnerami społecznymi oraz być zgodne z jednym z następujących kwalifikowalnych działań:

• projekty partnerskie mające na celu tworzenie/wzmacnianie partnerstw, w szczególności poprzez wdraŜanie wspólnych działań w określonych obszarach tematycznych przez polskie i szwajcarskie jednostki samorządowe, instytucje i partnerów społecznych w celu promowania i wymiany najlepszych praktyk i/lub przekazanie know-how lub wiedzy w obrębie partnerskich podmiotów /instytucji;

• projekty partnerskie mające na celu tworzenie/wzmacnianie partnerstw, w szczególności poprzez wdraŜanie wspólnych działań w określonych obszarach tematycznych przez polskie i szwajcarskie jednostki samorządowe instytucje i partnerów społecznych w celu zapewnienia transferu wiedzy i doświadczeń szwajcarskich jednostek samorządowych, instytucji i partnerów społecznych w zakresie zapewnienia dostępu do informacji i udziału w procesie podejmowania decyzji dotyczących konkretnych przedsięwzięć takich jak działania informacyjne, konsultacje społeczne i negocjacje z partnerami społecznymi;

• projekty partnerskie mające na celu tworzenie/wzmacnianie sieci współpracy polskich i

szwajcarskich jednostek samorządowych, instytucji, partnerów społecznych z polskimi

11

organizacjami pozarządowymi w celu zwiększenia ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu i/lub podregionu.

Przedmiotem dofinansowania będą tylko projekty „miękkie”/nieinwestycyjne skierowane na zwiększanie róŜnorodności działań podejmowanych przez Wnioskodawców i ich Partnerów, propagowanie dobrych praktyk, podnoszenie jakości i skuteczności prowadzonych przez nich działań. Podejście zorientowane na projekt Wszystkie działania opisane powyŜej będą uznane za kwalifikowalne jedynie w przypadku przedstawienia ograniczonych w czasie projektów partnerskich, które będą miały jasno sprecyzowane cele i spodziewane rezultaty oraz których działania będą skoncentrowane w obrębie danego obszaru tematycznego/obszarów tematycznych lub sektora/sektorów. Tworzenie i wzmacnianie współpracy

Działania związane z tworzeniem i wzmocnieniem współpracy mogą stanowić maksymalnie 30% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektów partnerskich. Koszty te związane są z ustanowieniem nowych kontaktów roboczych i partnerstw oraz z przygotowaniem do realizacji merytorycznych działań projektowych (w ramach projektu). Są to koszty poniesione na kontakty Wnioskodawcy i partnera/ów w celu omówienia i/lub przygotowania właściwych działań projektowych, np.: spotkanie w celu omówienia szczegółów wspólnej konferencji. Działania te nie są stricte merytorycznymi działaniami projektowymi.

Biorąc pod uwagę cele Funduszu Partnerskiego oraz projekty objęte wsparciem, tworzenie i wzmacnianie współpracy moŜe przybrać następujące formy: • wspólne spotkania, • wizyty studyjne, • inne podobne działania

W Funduszu Partnerskim Wnioskodawcy będą mieli moŜliwość realizacji jedynie projektów o charakterze non-profit. Projekty finansowane w ramach Funduszu Partnerskiego powinny odpowiadać na rzeczywiste problemy oraz dotyczyć stanu faktycznego lub jego prognozy.

2.5.1. Wymagania formalne projektów

W ramach Funduszu Partnerskiego dopuszcza się moŜliwość składania jednej kategorii projektów:

• kwota dofinansowania od 10 000 CHF do 250 000 CHF,

• okres realizacji projektu: brak ograniczenia czasowego, jednak nie dłuŜej niŜ do 30 września 2014 roku.

Kurs franka szwajcarskiego, po którym naleŜy ustalić w złotówkach wartość powyŜszych limitów będzie podany na stronie internetowej Funduszu Partnerskiego www.swissgrant.pl. Będzie to kurs kupna Narodowego Banku Polskiego z dnia ogłoszenia danej edycji konkursu.

WAśNE

W przypadku ubiegania się o dofinansowanie o wartości przekraczającej 30 000 franków szwajcarskich, wraz z podpisaniem Umowy o dofinansowanie, Wnioskodawca musi wnieść zabezpieczenie otrzymanej zaliczki w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, której wzór stanowi załącznik numer 4 do niniejszego Podręcznika.

Refundacji podlegać będą wyłącznie koszty poniesione od dnia podjęcia przez Komitet Sterujący ds. zatwierdzania projektów partnerskich decyzji o przyznaniu Wnioskodawcy dofinansowania

12

2.5.2. Projekty, które nie mogą uzyskać dofinansowania

Dofinansowaniu w ramach Funduszu Partnerskiego nie mogą podlegać projekty zawierające następujące działania:

• działania polegające na doraźnej pomocy (w tym na bezpośredniej pomocy socjalno–bytowej),

• działania, które mają na celu jedynie finansowanie bieŜących kosztów związanych z działalnością Wnioskodawcy,

• działania polegające na dalszej dystrybucji otrzymanych środków, tzw. re-granting tj. przekazywanie środków podmiotom trzecim w ramach oddzielnej procedury konkursowej bez moŜliwości bezpośredniej kontroli ich wydatkowania,

• projekty, w których odbiorcą grantu nie jest Wnioskodawca,

• projekty juŜ trwające lub zakończone,

• działania o charakterze komercyjnym (realizowane dla osiągnięcia zysku),

• działania o charakterze politycznym (związane z formą agitacji politycznej, organizowaniem kampanii wyborczych czy promowaniem działalności konkretnego ugrupowania, komitetu wyborczego lub partii politycznych, a takŜe organizacji je wspierających),

• działania o charakterze religijnym (związane ze sprawowaniem kultu religijnego oraz posługi kapłańskiej),

• działania związane z przygotowaniem i finansowaniem akcji protestacyjnych lub innych form protestu,

• działania inwestycyjne – w tym wszelkie zakupy sprzętu lub innych aktywów oraz wyposaŜenia, remonty, a takŜe adaptacja pomieszczeń.

2.6. Wymagania dotyczące kwalifikowalności wydatków

W ramach projektów sfinansowane mogą zostać wyłącznie koszty uznane za kwalifikowane. Za koszty kwalifikowane uznaje się koszty spełniające łącznie poniŜsze warunki:

� są bezpośrednio związane z realizowanym projektem i są niezbędne do właściwego jego przygotowania lub realizacji,

� są uwzględnione w budŜecie projektu,

� są racjonalnie skalkulowane na podstawie cen rynkowych,

� odzwierciedlają koszty rzeczywiste, a takŜe są skalkulowane proporcjonalnie dla przedsięwzięcia objętego finansowaniem (np. kosztem kwalifikowanym moŜe być jedynie część wynagrodzenia księgowego jeŜeli wykonuje on w ramach godzin pracy równieŜ inne zadania, niezwiązane z obsługą projektu, natomiast w przypadku wydatków poniesionych na czynsz i inne opłaty eksploatacyjne związane z utrzymaniem biura sfinansowana moŜe być tylko ta część wydatków, która bezpośrednio związana jest z realizacją projektu),

� są ponoszone celowo, rzetelnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami w ramach Funduszu Partnerskiego,

� są ponoszone z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji (z zastrzeŜeniem stosowania przepisów Ustawy Prawo zamówień publicznych w przypadku podmiotów zobligowanych do jej stosowania) oraz z dołoŜeniem wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów * (patrz punkt 3.2 Podręcznika Procedur),

� zostały poniesione w okresie uprawnionym/kwalifikowalnym (nie wcześniej niŜ dzień podjęcia decyzji o przyznaniu dofinansowania i nie później niŜ dzień zakończenia realizacji projektu określony w umowie o dofinansowanie),

13

� są poparte właściwymi dowodami księgowymi,

� są prawidłowo odzwierciedlone w ewidencji księgowej Beneficjenta (wszystkie wydatki, łącznie z wydatkami partnerów krajowych i/lub zagranicznych, muszą być moŜliwe do weryfikacji i zewidencjonowane w systemie księgowym Beneficjenta). Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej wszystkich środków finansowych otrzymanych i przeznaczonych na realizację zadania zgodnie z Ustawą o rachunkowości, w sposób umoŜliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.

WAśNE

Beneficjent pod rygorem uznania poniesionych wydatków za niekwalifikowane w ramach realizowanego projektu jest zobowiązany do realizacji wszystkich działań projektowych w oparciu o ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie (lub zgodnie z przepisami Ustawy Prawo zamówień publicznych w przypadku podmiotów zobligowanych do jej stosowania). .

WAśNE

Kwalifikowalność poniesionych kosztów weryfikowana jest na podstawie procedur Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko–Szwajcarskich Partnerstw Regionalnych i fakt przedstawienia ich we Wniosku o dofinansowanie nie jest jednoznaczny z uznaniem poniesionych wydatków za kwalifikowane.

2.6.1. Kategorie kosztów podlegające finansowaniu Koszty kwalifikowalne tj. podlegające finansowaniu zostały podzielone na 7 kategorii:

1. Koszty usług przygotowawczych i doradczych zatwierdzonego projektu (G 1), w tym :

- koszty konsultacji społecznych, - konsultacje specjalistyczne niezbędne do prawidłowej realizacji działań projektu partnerskiego np. konsultacje prawne lub usługi notarialne, - opracowanie narzędzi badawczych, - koszty badań pod warunkiem, Ŝe mają one nierozerwalny związek z projektem partnerskim.

2. Koszty informacji i promocji (G2), w tym wydatki związane z upowszechnianiem informacji o realizacji projektu partnerskiego i informacji o tym, Ŝe projekt jest współfinansowany ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. Kosztami kwalifikowanymi będą:

- utworzenie i prowadzenie stron internetowych, - przygotowanie i druk ulotek, broszur, plakatów, (banerów), naklejek, - przygotowanie i opublikowanie ogłoszeń i innych materiałów informacyjnych w prasie oraz na bilbordach, - przygotowanie i emisja ogłoszeń oraz innych materiałów informacyjnych w telewizji i radio, - tablice pamiątkowe, tablice informacyjne, - spotkania informacyjne, konferencje, konferencje prasowe, - przygotowanie materiałów audiowizualnych, - inne podobne wydatki związane z promocją.

3. Koszty opłat finansowych (G 3) w tym koszty:

- poręczeń finansowych i ubezpieczeń, - opłat za załoŜenie i prowadzenie rachunku na potrzeby realizacji projektu partnerskiego, przelewów

bankowych, poręczenia bankowe,

14

- inne koszty finansowe.

4. Koszty wynikające ze specyfiki realizowanego projektu (G 4), w tym koszty:

- usług hotelowych i gastronomicznych (dotyczących uczestników projektu, wykładowców, trenerów), - wynajem sal szkoleniowych i konferencyjnych, - tłumaczeń, - przygotowania materiałów szkoleniowych (np. druku, powielanie, wysyłka materiałów), - wynagrodzeń personelu merytorycznego m.in.: wykładowców, trenerów, ekspertów zewnętrznych, terapeutów,

- podróŜy, zakwaterowania i wyŜywienia osób spoza personelu zarządzającego projektu partnerskiego, które prowadzą spotkania/szkolenia/konferencje/debaty lub w nich uczestniczą (w przypadku ekspertów zagranicznych zwroty kosztów noclegów nie mogą być wyŜsze od wysokości limitów przyjętych przez Komisję Europejską), - diet, - inne koszty ściśle związane ze specyfiką projektu.

5. Koszty związane z tworzeniem i wzmacnianiem współpracy* (G5) tj. koszty związane z ustanowieniem nowych kontaktów roboczych i partnerstw oraz z przygotowaniem do realizacji działań projektowych. Są to koszty poniesione na kontakty Wnioskodawcy i partnera/ów w celu omówienia i/lub przygotowania właściwych działań projektowych, np.: spotkanie w celu omówienia szczegółów wspólnej konferencji. Działania te nie są stricte merytorycznymi działaniami projektowymi.

Są to:

- koszty podróŜy słuŜbowych, - koszty zakwaterowania, - koszty diet, - koszty usług gastronomicznych (cateringu, zaproszenia do restauracji, itp.), - tłumaczeń, - inne podobne wydatki. *Koszty związane z tworzeniem i wzmacnianiem współpracy nie mogą przekroczyć wartości 30% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu partnerskiego.

6. Koszty personelu zarządzającego projektem, (G.6) a w nich:

- koszty wynagrodzenia pracowników wraz ze wszystkimi składowymi (koszty zapłaconych i odprowadzonych podatków i składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne) z wyłączeniem premii nieregulaminowych, premii motywacyjnych lub nagród. Koszty te nie mogą być wyŜsze niŜ stawki powszechnie stosowane na rynku w danej dziedzinie i powinny być racjonalnie skalkulowane w odniesieniu do realizacji projektu partnerskiego. Ponadto koszty personelu zarządzającego projektem nie mogą przekroczyć wartości 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu partnerskiego.

7. Koszty biurowe, limit do 800 zł miesięcznie PLN (G7) w tym koszty:

- usług teleinformacyjnych i przesyłek pocztowych, - kopiowania dokumentów, - zakupu materiałów biurowych, - zakupu lub napełniania tonerów do sprzętu biurowego, - wynajęcia i eksploatacji pomieszczeń wykorzystywanych bezpośrednio do realizacji projektu partnerskiego* (koszt wynajmu lokalu, opłaty eksploatacyjne – ogrzewanie, energia elektryczna itp.)..

* Koszty wynajmu i opłat eksploatacyjnych związanych z realizacją projektu partnerskiego (prąd, ogrzewanie itp.) nie mogą być uznane za kwalifikowane w przypadku projektów partnerskich złoŜonych przez jednostki samorządu terytorialnego.

15

Istnieje moŜliwość poniesienia kosztów przez partnera bądź partnerów do wysokości 40% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu partnerskiego. Wysokość wydatków poniesionych przez partnera/partnerów powinna być uzaleŜniona od roli jaką odgrywa/odgrywają oraz od poziomu udziału w realizacji projektu.

WAśNE

Dopuszcza się moŜliwość przedstawienia we Wniosku o dofinansowanie wydatków niekwalifikowanych w ramach projektu jako dodatkowy element projektu, finansowany wyłącznie ze środków własnych. NaleŜy jednak pamiętać, Ŝe wydatki niekwalifikowane (dodatkowe) nie mogą zastępować wkładu własnego, który musi być kwalifikowany i musi stanowić część całkowitych wydatków projektu.

2.6.2. Wydatki niekwalifikowalne

Kosztami kwalifikowanymi nie są:

� koszty działań inwestycyjnych, w tym zakup sprzętu i wyposaŜenia, koszty remontu i adaptacji pomieszczeń, koszty nabycia środków transportu,

� zakup nieruchomości,

� pienięŜne i rzeczowe nagrody znacznej wartości dla uczestników konkursów i zawodów organizowanych w ramach projektu partnerskiego (dopuszczalne są tylko nagrody symboliczne, o wartości jednostkowej nieprzekraczającej 200 zł),

� podatki i opłaty, w tym podatek od towarów i usług, które w świetle obowiązujących przepisów prawnych mogą być odzyskiwane,

� mandaty, grzywny, kary finansowe, koszty postępowań sądowych,

� koszt oprocentowania salda debetowego z przeprowadzonych transakcji finansowych, straty spowodowane róŜnicami kursowymi, prowizje związane z wymianą walut,

� koszty zakupu i instalacji komputerowych systemów zarządzania organizacją,

� prowizje i odsetki z tytułu spłaty kredytów,

� koszty rozliczenia strat,

� wydatki sfinansowane z innych źródeł,

� wszelkiego rodzaju formy gratyfikacji rzeczowej lub finansowej, w tym nagrody i premie dla osób związanych z realizacją projektu partnerskiego,

� indywidualne stypendia socjalne, naukowe i szkoleniowe (środki finansowe wypłacane jednorazowo lub okresowo uczniom, studentom, nauczycielom akademickim itd., na pokrycie kosztów nauki, badań naukowych itp. poza miejscem zamieszkania),

� koszty wynagrodzenia za pracę jednej osoby w przypadku, gdy suma przepracowanych przez nią godzin przekracza 60 godzin tygodniowo,

� koszty przygotowania Wniosku o dofinansowanie,

� wydatki nieudokumentowane,

� wydatki poniesione niezgodnie z prawem zamówień publicznych w przypadku gdy Wnioskodawca ustawowo zobowiązany jest do przestrzegania prawa zamówień publicznych.

16

III SZCZEGÓŁOWE ZASADY DOFINANSOWANIA PROJEKTÓW W RAMACH FUNDUSZU PARTNERSKIEGO

3.1. Zasady ogólne dotyczące finansowania projektów

� projekt moŜe być współfinansowany z róŜnych źródeł, przy czym niedopuszczalne jest finansowanie wydatków, które zostały dofinansowane z innych źródeł (podwójne dofinansowanie),

� nakłady na realizację projektu powinny być adekwatne do oczekiwanych rezultatów,

� we Wniosku o dofinansowanie powinny być umieszczone wyłącznie wydatki niezbędne do prawidłowej realizacji celów projektu,

� dofinansowaniem w ramach Funduszu Partnerskiego objęte będą wyłącznie koszty kwalifikowane wskazane w niniejszym Podręczniku,

� dofinansowaniu podlegają wyłącznie koszty poniesione od dnia podjęcia decyzji o przyznaniu Wnioskodawcy dofinansowania do dnia zakończenia projektu określonego w umowie o dofinansowanie.

WAśNE

Działania projektowe nie mogą generować zysku w trakcie realizacji projektu. Zabronione jest pobieranie wpłat i opłat od adresatów projektu (np. jeŜeli w ramach projektu przeprowadzane są szkolenia – uczestnicy tych szkoleń nie mogą ponosić opłat za uczestnictwo).

3.2 Zasady dotyczące wydatkowania środków z Funduszu Partnerskiego

Podmioty ubiegające się o wsparcie z Funduszu Partnerskiego, zobowiązane do stosowania Ustawy Prawo zamówień publicznych, są zobligowane do stosowania ww. przepisów w odniesieniu do zamówień objętych kosztami kwalifikowanymi projektu.

W przypadku realizacji projektu przez Beneficjentów, których nie obejmują ww. przepisy, Beneficjent zobowiązany jest do realizacji wszystkich działań projektowych w oparciu o ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie, z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji oraz dołoŜyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów*, pod rygorem uznania poniesionych wydatków za niekwalifikowane w ramach realizowanego projektu. Oprócz tego Beneficjent zobowiązuje się do realizacji projektu z naleŜytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami w ramach Funduszu Partnerskiego. W szczególności Beneficjent przy wyborze osób i/ lub podmiotów realizujących działania projektowe lub przy wyłanianiu ich wykonawców nie moŜe wybrać oferty od osoby/podmiotu, z którą pozostaje w takim stosunku prawnym lub faktycznym, Ŝe moŜe to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób. W przypadkach uzasadnionych merytorycznie, gdzie wyjaśnienia Beneficjenta oraz stwierdzony stan faktyczny dowiodą, Ŝe zatrudnianie lub udzielanie zamówień w ramach projektów Funduszu Partnerskiego będzie stanowić nieodzowny element projektu, kluczowy dla wykonalności projektu, a w szczególności, gdy, wydatki zostaną poniesione celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów projektu, wówczas

17

Operator - ECORYS Polska, moŜe odstąpić od stosowania ww. zasad konfliktu interesów. W takich przypadkach Beneficjent zobowiązany jest do pisemnego poinformowania Operatora o zaistniałej sytuacji i zwrócenia się do Operatora o wyraŜenie zgody na odstąpienie od stosowania zasad unikania konfliktu interesów nie później niŜ 5 dni roboczych licząc od dnia w którym planowane jest zatrudnienie osób lub udzielenie zamówień w ramach projektu tym podmiotom co do których moŜe zachodzić podejrzenie zaistnienia konfliktu interesów. *) Konflikt interesów – sytuacja, w której z przyczyn gospodarczych, powiązań politycznych lub

narodowych, związków rodzinnych, emocjonalnych lub innych wspólnych interesów po stronie

jakiejkolwiek osoby realizującej umowę istnieje ryzyko nieobiektywnego wykonywania umowy lub braku

bezstronności w postępowaniu. W szczególności konflikt interesów ma miejsce wówczas, gdy do zadań

realizowanych w ramach projektu wybierane są osoby pozostające w związku pokrewieństwa, opieki

lub kurateli z pracownikami lub członkami organów Beneficjenta, gdy Beneficjent nabywa usługi lub

towary od podmiotów gospodarczych, będących własnością takich osób, lub wówczas, gdy w związku z

realizacją projektu, pracownicy lub członkowie organów Beneficjenta dostarczają towary lub usługi w

ramach prowadzonej działalności gospodarczej. 3.3. BudŜet projektu

3.3.1. Informacje ogólne

Maksymalna wartość dofinansowania wynosi 90% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. Beneficjenci zobowiązani są do współfinansowania co najmniej 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu.

Minimalna wartość dofinansowania na projekt, o jaką moŜna się ubiegać wynosi 10 000 CHF.

Maksymalna wartość dofinansowania na projekt, o jaką moŜna się ubiegać wynosi 250 000 CHF.

BudŜet projektu, raportowanie i rozliczanie będą prowadzone w polskich złotych. Kurs franka szwajcarskiego, po którym naleŜy ustalić w złotówkach budŜet projektu oraz wartość podanych powyŜej limitów, będzie podany na stronie internetowej Grantu Blokowego www.swissgrant.pl. Będzie to kurs kupna Narodowego Banku Polskiego obowiązujący w dniu ogłoszenia danej edycji konkursu.

3.3.2. Wkład własny

Beneficjent ma obowiązek wniesienia wkładu własnego w wysokości co najmniej 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych. Wkład ten moŜe pochodzić z zasobów własnych Wnioskodawcy lub Partnerów. Wkład własny stanowiący nie mniej niŜ 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu moŜe zostać wniesiony w całości w formie pienięŜnej lub teŜ moŜe składać się z części finansowej i rzeczowej. W przypadku, gdy składa się on z 2 części, wkład finansowy musi stanowić minimum 2% całkowitych kosztów kwalifikowanych. Pozostałe 8% moŜna zapewnić w postaci wkładu rzeczowego. Wkład własny finansowy moŜe zostać zapewniony przez samego Wnioskodawcę bądź Partnera lub Sponsora, wkład własny rzeczowy - przez samego Wnioskodawcę.

Uwaga! W przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego, wymagany wkład własny w wysokości nie mniejszej niŜ 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu musi być zapewniony w formie pienięŜnej.

3.3.2.1. Wkład własny finansowy

Za wkład własny finansowy uwaŜa się środki pienięŜne pochodzące od Wnioskodawcy, Partnera projektu bądź Sponsora przeznaczone na realizację projektu partnerskiego.

W celu udokumentowania zapewnienia wkładu własnego finansowego wskazanego we Wniosku o dofinansowanie (w wysokości10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu gdy Wnioskodawcą

18

jest jednostka samorządu terytorialnego bądź w wysokości od 2% do 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu w przypadku pozostałych Wnioskodawców) Wnioskodawca zobowiązany jest załączyć do Wniosku o dofinansowanie następujące dokumenty:

� w przypadku, gdy wkład własny finansowy zapewnia Wnioskodawca - informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym/której Wnioskodawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wnioskodawcy w wysokości nie mniejszej niŜ wartość wkładu finansowego przedstawionego i zadeklarowanego we Wniosku o dofinansowanie, wystawioną nie wcześniej niŜ 3 miesiące przed dniem złoŜenia Wniosku. Poprzez Informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej naleŜy rozumieć zaświadczenie wystawione przez bank Wnioskodawcy lub wyciąg z konta bankowego Wnioskodawcy,

� w przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego w miejsce powyŜszego dokumentu Wnioskodawca składa pisemne oświadczenie kontrasygnowane przez skarbnika o posiadaniu wystarczających środków finansowych i zapewnieniu wkładu własnego finansowego w przypadku ewentualnego otrzymania dofinansowania,

� jeŜeli wkład własny finansowy zapewnia Partner lub Sponsor - do Wniosku o dofinansowanie naleŜy dołączyć 2 dokumenty: a) oświadczenie Partnera/Sponsora projektu o zapewnieniu wkładu własnego finansowego do projektu w wysokości nie mniejszej niŜ wartość wkładu finansowego przedstawionego i zadeklarowanego we Wniosku o dofinansowanie oraz b) informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym/której Partner/Sponsor posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niŜ wartość planowanego wkładu finansowego, wystawioną nie wcześniej niŜ 3 miesiące przed dniem złoŜenia Wniosku,

� w przypadku, gdy wkład własny finansowy zapewnia Partner bądź Sponsor będący jednostką samorządu terytorialnego Wnioskodawca zobowiązany jest złoŜyć tylko 1 dokument - pisemne oświadczenie jednostki samorządu terytorialnego kontrasygnowane przez skarbnika o zapewnieniu wkładu finansowego do projektu w wysokości nie mniejszej niŜ przedstawiono i zadeklarowano we Wniosku o dofinansowanie.

Uwaga! Podczas rozliczania projektu Wnioskodawca będzie zobowiązany do formalnego udokumentowania wniesienia wkładu własnego finansowego.

3.3.2.2. Wkład własny rzeczowy

Za wkład rzeczowy uwaŜa się wniesienie do projektu określonych składników majątku, nie powodujących powstanie faktycznego wydatku pienięŜnego.

Wkład rzeczowy wniesiony na rzecz projektu moŜe obejmować tylko:

� nieodpłatną dobrowolną pracę, przez którą rozumie się prace wykonywane nieodpłatnie przez wolontariuszy pod warunkiem, Ŝe jej wymiar jest udokumentowany, a jej wartość jest ustalana z uwzględnieniem ilości spędzonego czasu oraz standardowej stawki godzinowej i dziennej za dany rodzaj wykonywanej pracy. Wycena nieodpłatnej dobrowolnej pracy musi uwzględniać wszystkie koszty, które zostałyby poniesione w przypadku jej odpłatnego wykonywania. W przypadkach, kiedy wolontariusz, którego wartość dobrowolnej nieodpłatnej pracy przedstawiona będzie do refundacji w ramach Funduszu Partnerskiego wykonuje inną pracę na rzecz Beneficjenta tzn. pobiera wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło bądź innych i koszty tych wynagrodzeń będą równieŜ przedstawione do refundacji w ramach Funduszy Partnerskiego to łączna ilość godzin (stanowiących podstawę refundacji) nie moŜe przekroczyć 60 godzin tygodniowo,

� udostępnienie lokalu/nieruchomości (np. powierzchnia biurowa, sale konferencyjne) – o ile jest on/ona udostępniony/udostępniona na potrzeby realizacji projektu nieodpłatnie. Koszt lokalu/ nieruchomości jest liczony/liczona jako część kosztów ponoszona w związku z jego/jej

19

uŜytkowaniem proporcjonalnie do wielkości powierzchni przeznaczonej na potrzeby projektu partnerskiego lub liczby osób pracujących na rzecz projektu,

� sprzęt i wyposaŜenie – o ile stanowi własność Wnioskodawcy i będzie udostępniony na potrzeby realizacji projektu nieodpłatnie. Koszty związane ze sprzętem i wyposaŜeniem naleŜy obliczać według stawki wyraŜającej proporcjonalnie stopień i czas wykorzystania danego urządzenia na potrzeby projektu. Koszty amortyzacji mogą być uznane za wkład rzeczowy do projektu tylko wtedy, gdy dotyczą sprzętu niezbędnego do realizacji projektu oraz są obliczane zgodnie z zasadami rachunkowości i odnoszą się wyłącznie do okresu uŜywania danego środka trwałego w okresie realizacji projektu.

Wkład własny rzeczowy by mógł być uznany za koszt kwalifikowany musi spełniać ww. wymagania i musi być kosztem kwalifikowanym.

Wkład własny rzeczowy nie moŜe być wyŜszy niŜ 80% wkładu własnego Beneficjenta wnoszonego na rzecz projektu oraz nie moŜe przekraczać 8% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu.

Kwoty deklarowane jako wartość wkładu rzeczowego muszą być ustalane na podstawie cen rynkowych.

Operator zastrzega sobie prawo Ŝądania przedstawienia aktualnej wyceny wkładu rzeczowego w dowolnym punkcie realizowania przez Wnioskodawcę projektu.

W czasie rozliczania projektu Wnioskodawca jest zobowiązany do formalnego udokumentowania wartości wniesionego wkładu rzeczowego.

Operator zastrzega sobie prawo zaŜądania od Wnioskodawcy przedstawienia opinii niezaleŜnego rzeczoznawcy/jednostki audytowej potwierdzającej wartość/wycenę wkładu rzeczowego.

WAśNE

W przypadku gdy Wnioskodawcą jest jednostką samorządu terytorialnego nie jest moŜliwym wniesienie wkładu własnego w formie wkładu rzeczowego. Cały wkład własny Wnioskodawcy musi być wniesiony w formie pienięŜnej.

20

IV SPOSÓB PRZYGOTOWANIA WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE

4.1. Informacje podstawowe

Przed przystąpieniem do wypełniania Wniosku o dofinansowanie naleŜy szczegółowo zapoznać się z niniejszym Podręcznikiem Procedur. NaleŜy upewnić się, czy organizacja, która zamierza ubiegać się o dofinansowanie spełnia oczekiwania co do podmiotów, które mogą aplikować zgodnie z zapisami niniejszego Podręcznika, rozdział 2, punkt 2.1, oraz czy ma odpowiednie zasoby osobowe, finansowe i techniczne, aby skutecznie i sprawnie zrealizować planowane przedsięwzięcie.

Wnioskodawcy mogą telefonicznie uzyskiwać informacje na temat zasad korzystania z Funduszu Partnerskiego. Operator będzie prowadził konsultacje telefoniczne w dni robocze w godzinach 10.00 - 17.00 pod numerem telefonu (22) 339 45 45.

MoŜliwe jest takŜe uzyskanie porad w formie konsultacji w siedzibie Operatora (ECORYS Polska Sp. z o.o., ul. Łucka 2/4/6, 00-845 Warszawa). Aby zapewnić właściwy poziom obsługi i odpowiednią ilość czasu konsultantów dla osób zainteresowanych uzyskaniem dofinansowania, konsultacje będą udzielane wyłącznie po wcześniejszym telefonicznym uzgodnieniu terminu. Zgłoszenia przyjmowane będą w dni robocze godzinach 10.00 - 17.00 pod numerem telefonu (22) 339 45 45.

Dodatkowo, poza w/w formami uzyskiwania informacji na temat Funduszu Partnerskiego w ramach Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy przeprowadzone zostaną szkolenia oraz warsztaty. Szczegółowe informacje na temat szkoleń oraz warsztatów – zakres tematyczny, terminy oraz miejsca wydarzeń podane będą na stronie internetowej Operatora: www.swissgrant.pl. Konsultacje, szkolenia oraz warsztaty nie mogą być związane z indywidualnym doradztwem merytorycznym dotyczącym przygotowania Wniosku o dofinansowanie.

W przypadku podjęcia decyzji o ubieganie się o dofinansowanie, naleŜy pobrać formularz Wniosku o dofinansowanie ze strony internetowej Operatora: www.swissgrant.pl. Wniosek naleŜy wypełnić ściśle według wskazówek zawartych w instrukcji wypełniania Wniosku o dofinansowanie stanowiącej załącznik numer 2 niniejszego Podręcznika.

Formularz Wniosku o dofinansowanie stanowi niezmienną całość. Nie jest moŜliwe modyfikowanie go przez Wnioskodawców, dokonanie jakichkolwiek zmian w formularzu będzie stanowiło podstawę do odrzucenia Wniosku ze względów formalnych. NaleŜy wypełniać jedynie rubryki wskazane w formularzu i stosować się do ograniczeń liczby znaków. ZłoŜenie Wniosku o dofinansowanie na błędnym formularzy takŜe stanowi podstawę do odrzucenia Wniosku z przyczyn formalnych.

WAśNE

Przekroczenie limitów znaków a tym samym ilości miejsca pozostawionego do uzupełnienia sprawi, Ŝe nadmiar tekstu nie będzie widoczny w wersji drukowanej, co spowoduje niemoŜność jego oceny przez asesorów. W trosce o uzyskanie jak najwyŜszych ocen, naleŜy dokładnie stosować się do Instrukcji wypełniania Wniosku o dofinansowanie oraz niniejszego Podręcznika. Dotyczy to równieŜ informacji zamieszczanych we Wniosku – muszą one jak najściślej odpowiadać na szczegółowe wymogi zawarte w Instrukcji wypełniania Wniosku.

Wnioski o dofinansowanie naleŜy sporządzać w języku polskim.

Podczas wypełniania Wniosku naleŜy zwrócić szczególną uwagę na opis realizacji celów i precyzyjne określenie oczekiwanych rezultatów. Projekty muszą być sformułowane w sposób jasny i logiczny oraz mieć realistyczny i jednoznaczny plan wdraŜania. Ponadto naleŜy przedstawić efektywne wykorzystanie środków finansowych oraz określić potencjalnych odbiorców ostatecznych projektu (np. społeczność lokalną, organizacje pozarządowe typu non-profit i non-for-profit w rozumieniu artykułu 3.2. Ustawy o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie).

21

NaleŜy precyzyjnie zdefiniować jakiego rodzaju rezultaty zostaną osiągnięte i w jaki sposób będzie moŜna je zmierzyć, a takŜe, jakie wielkości wskaźników są zakładane do osiągnięcia..

Przy przygotowywaniu Wniosku o dofinansowanie naleŜy zapoznać się z siatkami ocen zamieszczonymi w niniejszym Podręczniku w punktach [5.3] oraz [5.4], gdzie zostały zdefiniowane kryteria oceny formalnej oraz merytorycznej wraz z punktacją, jaka będzie przyznawana w poszczególnych kryteriach.

Wypełniając Wniosek o dofinansowanie, Wnioskodawca powinien zweryfikować ilość, jakość, spójność oraz kompletność zamieszczonych informacji, a takŜe kompletność wymaganych załączników.

4.2. Składanie Wniosków o dofinansowanie

Wnioskodawca zobowiązany jest do złoŜenia Wniosku o dofinansowanie w następujący sposób:

1. Oryginał Wniosku o dofinansowanie wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami – podpisane przez osoby upowaŜnione do reprezentowania Wnioskodawcy.

2. Dwie kopie Wniosku o dofinansowanie (bez wymaganych załączników) potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osoby upowaŜnione do reprezentowania Wnioskodawcy.

3. Jeden nośnik (CD, DVD lub inne) z nagraną elektroniczną wersją Wniosku o dofinansowanie.

Wskazane jest, by oryginał Wniosku o dofinansowanie, kopie Wniosku oraz wymagane załączniki dostarczone zostały w skoroszytach/”wąsach”/segregatorach (oparte na systemie „dwóch otworów”). Składane dokumenty naleŜy spiąć spinaczem/spinaczami. NaleŜy unikać zszywania przesyłanej dokumentacji. KaŜdy egzemplarz wniosku powinien być opisany w następujący sposób: oryginał, kopia, kopia. KaŜdy Wniosek o dofinansowanie (oryginał oraz dwie kopie) naleŜy przesłać w jednej kopercie. która powinna:

� zawierać pełną nazwę i adres Wnioskodawcy, � opatrzona być sformułowaniem „Wniosek o dofinansowanie projektu w ramach Funduszu

Partnerskiego Grantu Blokowego Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy”, � zawierać nazwę i adres Operatora.

Wnioskodawca składający Wniosek otrzyma potwierdzenie jego złoŜenia od Operatora. Dla Wnioskodawców przesyłających Wniosek drogą pocztową bądź drogą kurierską poświadczeniem będzie potwierdzenie nadania przesyłki.

Jeden Wnioskodawca moŜe złoŜyć tylko 1 Wniosek o dofinansowanie w ramach danego naboru.

Wnioski o dofinansowanie naleŜy przesłać listem poleconym, kurierem bądź dostarczyć osobiście do siedziby Operatora w zamkniętej kopercie w godzinach 9.00 – 17.00 w dni robocze..

W przypadku Wniosków, które zostały wysłane drogą pocztową bądź drogą kurierską o dotrzymaniu terminu składania Wniosków o dofinansowanie decyduje data stempla nadania przesyłki.

Dane teleadresowe Operatora: ECORYS Polska

ul. Łucka 2/4/6

00-845 Warszawa

Tel.: 22 339 45 45

Faks: 22 339 45 46

adres strony internetowej Operatora: www.swissgrant.pl

adres poczty elektronicznej Operatora: sfp@ecorys.pl

22

Ostateczny termin składania Wniosków o dofinansowanie upływa w ostatnim dniu naboru o godzinie 17.00 - w przypadku osobistego składania Wniosków, a w przypadku przekazania Wniosku drogą pocztową lub kurierską - obowiązuje data nadania przesyłki.

Wnioskodawcy nie później niŜ w ciągu 14 dni roboczych od upłynięcia terminu składania Wniosków o dofinansowanie otrzymają pocztą elektroniczną na adres poczty elektronicznej (podany we Wniosku o dofinansowanie) - potwierdzenie złoŜenia Wniosku wraz z nadanym numerem ewidencyjnym. Numer ewidencyjny będzie niezbędny do uzyskiwania jakichkolwiek informacji na temat Wniosku. W tym samym czasie na stronie internetowej Operatora: www.swissgrant.pl zostanie opublikowana lista wszystkich Wniosków o dofinansowanie złoŜonych w danym naborze. Wnioski o dofinansowanie złoŜone po terminie wskazanym przez Operatora zostaną odrzucone z przyczyn formalnych. Termin składania Wniosków nie podlega jakimkolwiek modyfikacjom czy negocjacjom ze strony Wnioskodawców.

4.3.Terminy przyjmowania Wniosków o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego

Planowane są następujące nabory Wniosków o dofinansowanie:

Numer

naboru

Okres naboru Wniosków BudŜet w frankach

szwajcarskich

I II kwartał 2011 1 800 000 CHF II I kwartał 2012 (w przypadku

niewykorzystania alokacji w pierwszym naborze)

środki niewykorzystane w pierwszym naborze

Szczegółowe terminy naborów Wniosków o dofinansowanie będą sukcesywnie ogłaszane na stronie internetowej Operatora www.swissgrant.pl, stronie internetowej Krajowej Instytucji Koordynującej www.programszwajcarski.gov.pl oraz stronie internetowej Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy www.swiss-contribution.admin.ch. 4.4. Formularz Wniosku o dofinansowanie oraz wymagane załączniki

Formularz Wniosku o dofinansowanie stanowi załącznik numer 1 niniejszego Podręcznika Procedur. Jest równieŜ dostępny na stronie internetowej dedykowanej Funduszowi www.swissgrant.pl.

Załączniki do Wniosku o dofinansowanie

Do Wniosku o dofinansowanie naleŜy dołączyć następujące dokumenty:

1. Oryginał albo kopię (poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŜnione statutu, umowy lub innego równowaŜnego dokumentu określającego cele i przedmiot działalności Wnioskodawcy (nie dotyczy jednostek samorządu terytorialnego).

2. Oryginał albo kopię (poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŜnione) wyciągu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego właściwego rejestru lub inny dokument potwierdzający datę rejestracji Wnioskodawcy, osobowość prawną ubiegającego się o dofinansowanie wraz z danymi osoby upowaŜnionej do reprezentowania Wnioskodawcy, wydane nie wcześniej niŜ 6 miesięcy przed dniem złoŜenia Wniosku.

W przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego w miejsce powyŜej wymienionych dokumentów Wnioskodawca składa oryginał albo kopię (poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŜnione)

23

dokumentu informującego o wyborze wójta/burmistrza/prezydenta miasta lub innego równowaŜnego dokumentu np. zaświadczenie z Państwowej Komisji Wyborczej.

3. Oryginał albo kopię, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŜnione dokumentów określających sytuację finansową ubiegającego się o dofinansowanie: zatwierdzony przez uprawniony organ bilans oraz rachunek zysków i strat za ostatni pełny okres obrachunkowy..

W przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego nie wymaga się przedstawienia dokumentów określających sytuację finansową.

4. List intencyjny/listy intencyjne Partnera/Partnerów projektu w języku polskim lub angielskim (oryginał albo kopię, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŜnione).

WAśNE

Niedołączenie listu intencyjnego do Wniosku o dofinansowanie potraktowane zostanie jako brak wymaganego załącznika i spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych!

W przypadku, gdy w projekcie występuje kilku Partnerów, brak choćby jednego z listów intencyjnych równieŜ potraktowany będzie jako brak pełnego załącznika i spowoduje odrzucenie Wniosku!

5. Informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym Wnioskodawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wnioskodawcy (w wysokości nie mniejszej niŜ wartość wkładu własnego finansowego przedstawionego we Wniosku – 2 do 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych), wystawioną nie wcześniej niŜ 3 miesiące przed dniem złoŜenia Wniosku – w przypadku, gdy wkład finansowy zapewnia Wnioskodawca.

W przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego w miejsce powyŜszego dokumentu Wnioskodawca składa pisemne oświadczenie kontrasygnowane przez skarbnika o posiadaniu wystarczających środków finansowych i zapewnieniu wkładu własnego finansowego w przypadku ewentualnego otrzymania dofinansowania.

Uwaga! W przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego, wymagany wkład własny finansowy nie moŜe być mniejszy niŜ 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu.

JeŜeli wkład własny finansowy zapewnia Partner projektu bądź Sponsor do Wniosku o dofinansowanie naleŜy dołączyć 2 dokumenty: a) oświadczenie partnera/sponsora projektu o zapewnieniu wkładu własnego finansowego do projektu w wysokości nie mniejszej niŜ wartość wkładu finansowego przedstawionego we Wniosku oraz b) informację z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym/której Partner/Sponsor posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową (w wysokości nie mniejszej niŜ wartość planowanego wkładu finansowego), wystawiona nie wcześniej niŜ 3 miesiące przed dniem złoŜenia Wniosku.

W przypadku gdy wkład własny finansowy zapewnia Partner projektu bądź Sponsor będący jednostką samorządu terytorialnego, Wnioskodawca zobowiązany jest złoŜyć tylko 1 dokument – pisemne oświadczenie jednostki samorządu terytorialnego kontrasygnowane przez skarbnika o zapewnieniu wkładu finansowego do projektu w wysokości nie mniejszej niŜ przedstawiono i zadeklarowano we Wniosku o dofinansowanie.

24

Wszystkie dokumenty wymienione powyŜej muszą potwierdzać wymaganą wysokość środków nie mniejszą niŜ wysokość wkładu finansowego przedstawionego i zadeklarowanego we Wniosku o dofinansowanie.

W przypadku, gdy Wnioskodawca występuje w charakterze partnera w innym/innych Wniosku/Wnioskach o dofinansowanie w ramach danego naboru i w obydwu/pozostałych Wnioskach zapewnia wkład własny finansowy, w celu udokumentowania zapewnienia wkładu własnego finansowego Wnioskodawca zobowiązany jest wykazać posiadane środki finansowe lub zdolność kredytową na kaŜdy projekt niezaleŜnie.

JeŜeli potwierdzeniem wysokości posiadanych środków finansowych na realizację projektów w ramach 1 naboru jest wyciąg lub zaświadczenie o stanie rachunku bankowego podmiotu zapewniającego wkład własny finansowy, wówczas wysokość znajdujących się środków finansowych na koncie bankowym nie moŜe być mniejsza niŜ suma wartości wkładów własnych finansowych przedstawionych we wszystkich Wnioskach.

Wymóg ten dotyczy równieŜ przypadków, w których wkład własny finansowy zapewniany jest przez jednego Partnera lub Sponsora dla 2 lub więcej projektów w ramach 1 naboru.

Informacja z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej musi zawierać wysokość posiadanych środków lub zdolności kredytowej Wnioskodawcy.

Przedstawienie informacji takich jak wysokość obrotów, stan „winien”, „ma” itp. nie będzie akceptowane i spowoduje odrzucenie Wniosku o dofinansowanie.

W przypadku zapewnienia wkładu własnego finansowego przez partnera projektu bądź sponsora informacja z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej musi zawierać informację dotyczącą wysokości posiadanych środków lub zdolności kredytowej partnera/sponsora. Przedstawienie informacji takich jak wysokość obrotów, stan „winien”, „ma” itp. nie będzie akceptowane i spowoduje odrzucenie Wniosku o dofinansowanie.

6 Oświadczenie Wnioskodawcy o otrzymanej pomocy publicznej (pomocy de minimis) – w formacie wskazanym w załączniku numer 3 niniejszego Podręcznika.

WAśNE

Oświadczenie o otrzymanej pomocy publicznej musi być złoŜone przez wszystkich Wnioskodawców ubiegających się o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego niezaleŜnie od faktu czy Wnioskodawca otrzymał w przeszłości pomoc publiczną czyjej nie otrzymał.

Niedołączenie oświadczenia de minimis skutkować będzie odrzuceniem Wniosku o dofinansowanie z powodów formalnych – brak wymaganego załącznika.

WAśNE

W przypadku podpisania Wniosku o dofinansowanie w inny sposób niŜ jest to określone w KRS lub innych właściwych dokumentach określających sposób reprezentacji Wnioskodawcy, wówczas do Wniosku naleŜy dołączyć stosowne upowaŜnienie podpisane zgodnie ze sposobem reprezentacji Wnioskodawcy. Brak takiego pełnomocnictwa (nawet jeŜeli osoba/osoby

25

podpisujące Wniosek formalnie są umocowane do reprezentowania Wnioskodawcy) spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych.

Podpisy poświadczające kopie dokumentów za zgodność z oryginałem muszą być zgodne z zasadami reprezentacji określonymi w KRS lub innych właściwych dokumentach potwierdzających sposób reprezentacji Wnioskodawcy.

Przed przesłaniem Wniosku o dofinansowanie do Operatora zalecane jest, aby Wnioskodawca dokładnie zapoznał się z kryteriami oceny formalnej i merytorycznej zawartymi w poszczególnych siatkach ocen w punktach [5.3] oraz [5.4] niniejszego Podręcznika.

26

V. PROCES OCENY I WYBORU WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE

5.1. Informacje podstawowe

Przyjmowanie Wniosków o dofinansowanie trwa do czasu, kiedy wpłyną wszystkie Wnioski o dofinansowanie nadane przed upływem terminu ich składania tj. przed upływem terminu zamknięcia danego naboru Wniosków. Jednocześnie Operator zastrzega sobie prawo do nieprzyjęcia Wniosku i odrzucenia go z przyczyn formalnych w przypadku wpłynięcia Wniosku do siedziby Operatora później niŜ 20 dni roboczych licząc od daty zamknięcia naboru.

Koperty z Wnioskami o dofinansowanie otwierane są w siedzibie Operatora z zachowaniem poufności otrzymanych informacji.

5.2. Ocena administracyjna.

KaŜdy Wniosek o dofinansowanie wprowadzany jest do bazy danych Operatora, gdzie zostaje mu nadany numer identyfikacyjny. Informacja o nadanym numerze przekazywana jest Wnioskodawcy – przy pomocy tego numeru Wnioskodawca będzie uzyskiwał wszelkie informacje na temat Wniosku.

Na tym etapie pracownicy administracyjni Operatora dokonują weryfikacji Wniosku pod kątem jego kompletności i zgodności ze wzorem. Sprawdzeniu podlegają takŜe załączniki. W przypadku stwierdzenia opisanych poniŜej błędów Operator informuje Wnioskodawcę o konieczności uzupełnienia brakujących elementów.

Dopuszczalne jest dokonanie korekty WYŁĄCZNIE następujących błędów:

� brak wersji elektronicznej Wniosku, � brak elementów załączników (np. strony z KRS, strony statutu itp.), � brak kopii Wniosku, � brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem kopii Wniosku, � brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem załączników dołączonych do Wniosku (w

przypadku przedłoŜenia kopii dokumentów), � brak podpisów na przedstawionych załącznikach.

WAśNE

Wniosek musi być kompletny, nie będzie moŜliwości uzupełniania brakujących stron Wniosku.

Nie będzie moŜliwe uzupełnianie w całości brakujących załączników do Wniosku o dofinansowanie.

W przypadku, gdy w projekcie występuje kilku partnerów, brak jednego z listów intencyjnych traktowany będzie jako brak pełnego załącznika i spowoduje odrzucenie Wniosku z przyczyn formalnych.

Niedołączenie oświadczenia de minimis (niezaleŜnie od faktu czy Wnioskodawca otrzymał w przeszłości pomoc publiczną czy nie) skutkować będzie odrzuceniem Wniosku o dofinansowanie z powodów formalnych – brak wymaganego załącznika.

Brak podpisu/podpisów osoby/osób uprawnionej/uprawnionych do reprezentowania Wnioskodawcy na oryginale Wniosku o dofinansowanie spowoduje odrzucenie Wniosku z przyczyn formalnych.

Podpisy złoŜone na Wniosku muszą być zgodne z zasadami reprezentacji określonymi w KRS lub innym właściwym dokumencie potwierdzającym sposób reprezentacji Wnioskodawcy.

W przypadku podpisania Wniosku w inny sposób niŜ jest to określone w KRS lub dokumentach określających sposób reprezentacji organizacji, naleŜy dołączyć stosowne upowaŜnienie dla

27

osoby/osób podpisującej/podpisujących Wniosek. Brak takiego pełnomocnictwa (nawet jeŜeli osoba/osoby podpisujące Wniosek formalnie są umocowane do reprezentowania Wnioskodawcy) spowoduje odrzucenie Wniosku.

Informacje o błędach będą wysyłane do Wnioskodawcy drogą elektroniczną (e-mailem) na adres podany we Wniosku oraz faksem.

Pisemne wyjaśnienia Wnioskodawcy lub uzupełnienia do Wniosku o dofinansowanie muszą wpłynąć do siedziby Operatora (faksem na numer 022 339 45 46 lub drogą e-mailową na adres sfp@ecorys.pl) nie później niŜ w przeciągu 10 dni roboczych od daty wysłania przez Operatora powiadomienia (informacji o wymaganych uzupełnieniach). Dokumenty wysłane faksem lub drogą elektroniczną naleŜy równocześnie przesłać listem poleconym.

W przypadku przekroczenia przez Wnioskodawcę terminu 10 dni roboczych Wniosek zostanie odrzucony z powodów formalnych. Wnioski będą odrzucane takŜe wówczas, gdy Wnioskodawca nie złoŜy wszystkich uzupełnień wskazanych przez Operatora.

Po uzupełnieniu wszystkich braków lub upływie terminu wyznaczonego przez Operatora na poprawę błędów administracyjnych Wniosek o dofinansowanie zostaje przekazany do oceny formalnej.

5.3. Ocena formalna

Ocena formalna polega na sprawdzeniu, czy Wniosek o dofinansowanie spełnia wszystkie wymagania formalne zgodnie z Kartą oceny formalnej Wniosków o dofinansowanie złoŜonych w ramach Funduszu Partnerskiego zamieszczoną poniŜej. Aby Wniosek o dofinansowanie mógł być przekazany do oceny merytorycznej, konieczne jest spełnienie wszystkich kryteriów formalnych wskazanych w karcie oceny formalnej. Niespełnienie nawet jednego z tych kryteriów spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych. W takiej sytuacji Wnioskodawca otrzymuje informację (faksem lub drogą elektroniczną oraz listem poleconym) o odrzuceniu Wniosku z podaniem przyczyny (np. złoŜenie Wniosku przez nieuprawnionego Wnioskodawcę, brak załącznika, niewłaściwa informacja z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo- kredytowej).

Oryginały Wniosków odrzuconych będą przechowywane przez Operatora. Kopie Wniosków odrzuconych Wnioskodawca moŜe odebrać osobiście (po wcześniejszym powiadomieniu Operatora) w terminie 20 dni roboczych od daty otrzymania informacji o odrzuceniu Wniosku. Po tym okresie kopie Wniosków o dofinansowanie zostaną zniszczone.

28

Kryteria oceny formalnej Wniosku o dofinansowanie

Kryterium TAK NIE

Poprawność Wniosku o dofinansowanie

Czy Wniosek jest kompletny (czy jest zgodny z wzorem i czy wszystkie pola przewidziane do

wypełnienia zostały wypełnione w języku polskim)?

Czy Wniosek złoŜono w terminie?

Czy Wniosek jest podpisany przez osobę/osoby upowaŜnione do reprezentowania

Wnioskodawcy zgodnie z zasadą reprezentacji określoną w KRS lub innym właściwym

dokumencie potwierdzającym sposób reprezentacji Wnioskodawcy?

Czy w przypadku podpisania Wniosku w inny sposób niŜ jest to określone w KRS lub innych

dokumentach określających sposób reprezentacji organizacji dołączono stosowne

upowaŜnienie/pełnomocnictwo dla osoby/osób podpisującej/podpisujących Wniosek?

Czy złoŜono oryginał Wniosku, 2 kopie oraz wersję elektroniczną?

Czy okres realizacji projektu obejmuje właściwe ramy czasowe (nie dłuŜej niŜ do 30 września

2014 roku)?

Czy budŜet projektu jest kompletny? Czy prawidłowo zostały wypełnione pola w zestawieniu i

kosztach działań, budŜecie i harmonogramie finansowym projektu oraz harmonogramie

realizacji w projekcie?

Czy Wniosek zawiera jedynie działania nieinwestycyjne/„miękkie” i nie zawiera działań

inwestycyjnych/”twardych”?

Czy Wnioskodawca przesłał w terminie stosowne wyjaśnienia i uzupełnienia do wniosku (jeŜeli

dotyczy)?

Spełnianie kryteriów dotyczących aplikującego Wnioskodawcy

Czy Wnioskodawca spełnia kryteria podmiotów wspieranych przez środki Funduszu

Partnerskiego?

Spełnianie kryteriów dotyczących partnera projektu

Czy Wnioskodawca zapewnia w projekcie udział przynajmniej jednego kwalifikowalnego

partnera ze Szwajcarii?

Spełnianie kryteriów dotyczących ilości złoŜonych Wniosków

Czy Wnioskodawca złoŜył tylko jeden Wniosek o dofinansowanie?

Zgodność wnioskowanych kwot dofinansowania z zasadami Funduszu Partnerskiego

Czy wnioskowana kwota dofinansowania mieści się w granicach: od 10 000 CHF do 250 000

CHF?

29

Czy kwota kosztów związanych z tworzeniem i wzmacnianiem współpracy (G.5) nie przekracza

30% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu?

Czy kwota kosztów personelu zarządzającego projektem (G.6) nie przekracza 10% całkowitych

kosztów kwalifikowalnych projektu?

Czy kwota kosztów partnera/partnerów nie przekracza 40% całkowitych kosztów

kwalifikowalnych projektu?

Czy Wnioskodawca zapewnia wkład własny w wysokości minimum 10% wartości całkowitych

kosztów kwalifikowalnych?

Czy Wnioskodawca zapewnia wkład własny finansowy w wysokości minimum 2% wartości

całkowitych kosztów kwalifikowalnych?

Czy Wnioskodawca będący jednostką samorządu terytorialnego zapewnia wkład własny

finansowy w wysokości minimum 10% wartości całkowitych kosztów kwalifikowalnych?

Załączniki Czy do Wniosku załączono:

- oryginał albo kopię, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub

osobę/osoby przez niego upowaŜnione statutu, umowy lub innego równowaŜnego dokumentu

określającego cele i przedmiot działalności Wnioskodawcy (nie dotyczy jednostek samorządu

terytorialnego),

- oryginał albo kopię, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub

osobę/osoby przez niego upowaŜnione wyciągu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego

właściwego rejestru lub inny dokument potwierdzający datę rejestracji Wnioskodawcy,

osobowość prawną ubiegającego się o dofinansowanie wraz z danymi osoby upowaŜnionej do

reprezentowania Wnioskodawcy, wydane nie wcześniej niŜ 6 miesięcy przed dniem złoŜenia

Wniosku(nie dotyczy jednostek samorządu terytorialnego),W - oryginał albo kopię,

poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego

upowaŜnione dokumentu o wyborze wójta/burmistrza/prezydenta miasta bądź innego

równowaŜnego dokumentu np. zaświadczenia z Państwowej Komisji Wyborczej - przypadku

gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego,

- oryginał albo kopię, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub

osobę/osoby przez niego upowaŜnione dokumentów określających sytuację finansową

Wnioskodawcy: zatwierdzony przez uprawniony organ bilans oraz rachunek zysków i strat za

ostatni pełny okres obrachunkowy.

W przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego nie wymaga się

przedstawienia dokumentów określających sytuację finansową).

- list intencyjny partnera/listy intencyjne partnerów projektu (oryginał albo kopię,

poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego

upowaŜnione),

- wyciąg z rachunku Wnioskodawcy, informację z banku lub informację ze spółdzielczej

kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym Wnioskodawca posiada rachunek,

potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową

Wnioskodawcy (w wysokości nie mniejszej niŜ wartość planowanego wkładu własnego

finansowego), wystawioną nie wcześniej niŜ 3 miesiące przed dniem złoŜenia wniosku (w

30

przypadku, gdy wkład finansowy zapewnia Wnioskodawca).

W przypadku gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego w miejsce

powyŜszego dokumentu Wnioskodawca składa pisemne oświadczenie kontrasygnowane

przez skarbnika o posiadaniu wystarczających środków finansowych i zapewnienie wkładu

własnego finansowego w przypadku ewentualnego otrzymania dofinansowania.

JeŜeli wkładu finansowego nie zapewnia Wnioskodawca – naleŜy złoŜyć 2 dokumenty a)

oświadczenie Partnera projektu lub Sponsora o zapewnieniu wkładu finansowego do projektu

w wysokości planowanego wkładu finansowego oraz b) informację z banku lub spółdzielczej

kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym Partner lub Sponsor posiada rachunek,

potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową (w

wysokości nie mniejszej niŜ wartość planowanego wkładu finansowego w projekcie),

wystawione nie wcześniej niŜ 3 miesiące przed dniem złoŜenia wniosku (dopuszczalny jest

równieŜ wyciąg bankowy partnera lub sponsora).

W przypadku gdy wkład własny finansowy zapewnia Partner bądź Sponsor będący jednostka

samorządu terytorialnego, Wnioskodawca zobowiązany jest złoŜyć tylko 1 dokument - pisemne

oświadczenie jednostki samorządu terytorialnego kontrasygnowane przez skarbnika o

zapewnieniu wkładu finansowego do projektu w wysokości nie mniejszej niŜ przedstawiono i

zadeklarowano we Wniosku o dofinansowanie.

- oświadczenie Wnioskodawcy o otrzymanej pomocy publicznej (pomocy de minimis) w

formacie wskazanym przez Operatora.

Akceptacja wniosku i przekazanie do oceny merytorycznej Tak Nie

Odwołania

JeŜeli Wnioskodawca nie zgadza się z oceną formalną, moŜe w ciągu 10 dni roboczych od dnia wysłania przez Operatora decyzji informującej o odrzuceniu Wniosku o dofinansowanie z przyczyn formalnych, złoŜyć pisemne odwołanie od tej decyzji.

Odwołanie naleŜy złoŜyć w 2 formach: a) faksem na numer (22) 339 45 46 lub drogą elektroniczną na adres sfp@ecorys.pl oraz b) listem poleconym na adres Operatora: ECORYS Polska, ul. Łucka 2/4/6, 00–845 Warszawa

Odwołanie Wnioskodawcy od decyzji o odrzuceniu Wniosku o dofinansowanie z powodów formalnych zostanie rozpatrzone przez Komitet Sterujący ds. zatwierdzania projektów partnerskich w ciągu 14 dni roboczych licząc od dnia, w którym Operator otrzyma (drogą elektroniczną lub faksem) ostatnie pismo z odwołaniem. Komitet Sterujący ds. zatwierdzania projektów partnerskich składa się z co najmniej 2 ekspertów mających kompleksową wiedzę i doświadczenie związane z sektorem samorządowym, z co najmniej 1 eksperta mającego kompleksową wiedzę i doświadczenie związane z działaniami partnerów społecznych, przynajmniej 1 eksperta mającego wiedzę i doświadczenie dotyczące sektora pozarządowego oraz – w roli obserwatorów - przedstawicieli Krajowej Instytucji Koordynującej, Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy oraz Stowarzyszenia Gmin RP Euroregion Bałtyk. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia odwołania, Wniosek zostanie przekazany do oceny merytorycznej w ramach naboru, do którego został złoŜony.

31

WAśNE

Nie ma moŜliwości odwołania od oceny merytorycznej, przedmiotem odwołania moŜe być jedynie ocena formalna.

5.4. Ocena merytoryczna

Wszystkie Wnioski o dofinansowanie spełniające kryteria formalne przechodzą do oceny merytorycznej, która jest przeprowadzana według ujednoliconych formularzy, zawierających kryteria oceny i liczbę punktów jaką moŜna przyznać za dane kryterium.

W wyniku oceny merytorycznej sporządzana zostaje przez Operatora lista rankingowa projektów, która ostatecznie zostaje zatwierdzona przez Komitet Sterujący ds. zatwierdzania projektów partnerskich. Maksymalna liczba punktów, jaką moŜna uzyskać w trakcie oceny wynosi 200 punktów. Projekty muszą otrzymać przynajmniej 130 punktów, aby zostały wpisane na listę rankingową. Jednocześnie muszą one uzyskać co najmniej 50% punktów w ramach pierwszego kryterium oceny merytorycznej „Kryterium spójności”. Projekty, które nie uzyskają minimum 130 punktów, lub nie uzyskają co najmniej 10 punktów w ramach pierwszego kryterium, zostają odrzucone.

32

5.4.1. Kryteria oceny merytorycznej

NAZWA KRYTERIUM OPIS KRYTERIUM

LIC

ZB

A

ZD

OB

YT

YC

H

PU

NK

TÓ

W

MA

KS

YM

AL

NA

L

ICZ

BA

P

UN

KT

ÓW

KOMENTARZE

I. KRYTERIUM SPÓJNOŚCI - maksymalnie 20 punktów

Kryterium to ocenia czy projekt zgodny jest z celami

i zakresem działań Funduszu Partnerskiego.

Uprawnione działania w ramach Funduszu

Partnerskiego:

1) Projekty partnerskie mają na celu

tworzenie/wzmacnianie partnerstw, w szczególności

poprzez wdraŜanie wspólnych działań w określonych

obszarach tematycznych przez polskie i szwajcarskie

jednostki samorządowe (szczebla lokalnego lub

regionalnego), instytucje i partnerów społecznych w

celu:

a) promowania i wymiany najlepszych praktyk i/lub

przekazanie know-how lub wiedzy w obrębie

podmiotów partnerskich/instytucji, lub

b) zapewnienia transferu wiedzy i doświadczeń

szwajcarskich jednostek samorządowych, instytucji i

partnerów społecznych w zakresie zapewnienia

dostępu do informacji i udziału w procesie

20 punktów - projekt moŜe otrzymać wówczas, gdy:

a) cel główny oraz cele szczegółowe projektu zostały jasno

i precyzyjnie opisane oraz wpisują się w cele, obszary działań oraz

załoŜenia Funduszu Partnerskiego,

b) działania zaproponowane do realizacji w pełni wpisują się w cele

Funduszu Partnerskiego

c) Wnioskodawca poprawnie wybrał i wskazał obszar działań, w jaki

wpisują się planowane działania projektowe,

d) z celów projektu postawionych przez Wnioskodawcę jasno

wynika, co ma się zmienić dzięki realizacji projektu, gdzie i kiedy

zmiana ma nastąpić oraz kto będzie beneficjentem zmiany.

e) cele sformułowane przez Wnioskodawcę są:

- konkretne (jasno wynika z nich co ma się zmienić w wyniku

realizacji projektu);

- dotyczą precyzyjnie określonego obszaru (wskazano teren działań

20

33

podejmowania decyzji dotyczących konkretnych

przedsięwzięć takich jak działania informacyjne,

konsultacje społeczne i negocjacje z partnerami

społecznymi,

2) Projekty partnerskie mają na celu

tworzenie/wzmacnianie sieci współpracy polskich i

szwajcarskich jednostek samorządowych (szczebla

lokalnego lub regionalnego), instytucji i partnerów

społecznych z polskimi organizacjami pozarządowymi

w celu zwiększenia ich roli w procesie podejmowania

decyzji dla regionu i/lub podregionu. Tworzenie i

wzmacnianie sieci współpracy moŜe mieć formę:

wspólnych spotkań, wizyt studyjnych, wizyt, wspólnych

konferencji, działań informacyjnych, innych podobnych

działań.

Spełnienie kryterium spójności jest kluczowym

elementem oceny merytorycznej. Zadaniem osoby

oceniającej jest sprawdzenie następujących informacji

przedstawionych przez Wnioskodawcę:

1) Czy cel główny projektu oraz cele szczegółowe

projektu zostały jasno i precyzyjnie opisane i czy

wpisują się w cele i załoŜenia Funduszu

Partnerskiego?

2) W jakim zakresie dany projekt będzie realizował

cele Funduszu Partnerskiego?

3) Czy planowane cele oraz działania wpisują się w

odpowiednie obszary działań Funduszu

Partnerskiego?

projektowych),

- są określone i zamknięte w konkretnym czasie,

- są realne do zrealizowania (adekwatne do moŜliwości

realizatorów).

f) projekt ma pozytywny wpływ na realizację wszystkich polityk

horyzontalnych

19 - 15 punktów – projekt moŜe otrzymać, gdy:

a) w odniesieniu do celów i obszarów działań Funduszu

Partnerskiego cel główny projektu został jasno i precyzyjnie opisany,

natomiast cele szczegółowe sformułowano mało precyzyjnie jednak

w toku oceny moŜliwe jest przypisanie działań do załoŜeń Funduszu

Partnerskiego

b) zaproponowane działania wpisują się w cele Funduszu

Partnerskiego

c) Wnioskodawca poprawnie wybrał obszar działań Funduszu

Partnerskiego. Zaproponowane działania w przewaŜającej

większości wpisują się w wybrany obszar.

d) z celów postawionych przez Wnioskodawcę wynika co ma się

zmienić dzięki realizacji projektu, gdzie i kiedy zmiana ma nastąpić

oraz kto będzie beneficjentem zmiany.

e) cele sformułowane przez Wnioskodawcę w większości są:

- konkretne,

- dotyczą określonego obszaru (wskazano teren działań

projektowych),

34

4) Czy Wnioskodawca prawidłowo wybrał odpowiedni

obszar działań?

5) Czy z celów projektu postawionych przez

Wnioskodawcę jasno wynika co ma się zmienić dzięki

realizacji projektu, gdzie i kiedy zmiana ma nastąpić

oraz kto będzie jej beneficjentem?

6) Czy cel (cele projektu) postawiony przez

Wnioskodawcę jest konkretny, mierzalny, odnosi się do

precyzyjnie określonego obszaru, jest określony w

czasie i czy jest realny do zrealizowania?

7) Czy i jak projekt wpływa na realizację polityk

horyzontalnych: zrównowaŜony rozwój, równość szans

oraz dobre zarządzanie?

- są określone w konkretnym czasie,

- są realne do zrealizowania (adekwatne do moŜliwości

realizatorów).

f) projekt ma pozytywny wpływ na realizację przynajmniej jednej z

polityk horyzontalnych .

14 - 10 punktów – projekt moŜe otrzymać, gdy:

a) cel główny oraz cele szczegółowe projektu sformułowane są mało

precyzyjnie jednak w toku oceny moŜliwe jest przypisanie działań do

celów i załoŜeń Funduszu Partnerskiego ,

b) zaproponowane działania w większości wpisują się w cele

Funduszu Partnerskiego,

c) Wnioskodawca nie wybrał odpowiedniego obszaru działań,

jednak w toku oceny moŜliwe jest przyporządkowanie działań

planowanych do realizacji do konkretnego obszaru,

d) z celów postanowionych przez Wnioskodawcę ogólnie wynika co

ma się zmienić dzięki realizacji projektu, gdzie i kiedy zmiana ma

nastąpić oraz kto będzie beneficjentem zmiany.

e) projekt odnosi się do polityk horyzontalnych na ogólnym

poziomie.

Projekty, które otrzymają mniej niŜ 10 punktów w ramach

niniejszego kryterium nie będą podlegały dalszej ocenie

merytorycznej (nie będą oceniane w pozostałych ośmiu kryteriach) i

tym samym nie będą wpisane na listę rankingową oraz nie

otrzymają dofinansowania.

35

9 - 1 punktów – projekt otrzymuje wówczas gdy:

a) cel główny oraz cele szczegółowe projektu sformułowane są

bardzo ogólnie i w toku oceny nie ma moŜliwości przypisania działań

do załoŜeń Funduszu Partnerskiego lub postawione cele tylko w

nieznacznym stopniu wpisują się w cele, obszary działań oraz

załoŜenia Funduszu Partnerskiego,

b) zaproponowane działania w większości nie wpisują się w cele

Funduszu Partnerskiego,

c) Wnioskodawca nie wskazał odpowiedniego obszaru działań, a w

toku oceny bardzo trudno jest określić obszar tematyczny oraz

powiązać go z określonymi celami Funduszu Partnerskiego,

Ta sytuacja moŜe dotyczyć w szczególności Wnioskodawców

zaznaczających więcej niŜ jeden obszar działań, które nie będą ze

sobą w sposób jasny i precyzyjny powiązane.

d) z celów postanowionych przez Wnioskodawcę nie wynika, co ma

się zmienić dzięki realizacji projektu, gdzie i kiedy zmiana ma

nastąpić oraz kto będzie beneficjentem zmiany

e) projekt nie ma wpływu na realizację polityk horyzontalnych.

0 punktów – jeŜeli projekt swoimi działaniami w ogóle nie pokrywa

się z celami, zakresem tematycznym oraz załoŜeniami Funduszu

Partnerskiego. W toku oceny nie ma moŜliwości przypisania

Ŝadnego z działań do któregoś z obszaru działań Funduszu

Partnerskiego.

0 punktów za powyŜsze kryterium przyznawane jest równieŜ, gdy:

− działania zaplanowanie w projekcie polegają na pomocy

doraźnej (w tym na bezpośredniej pomocy socjalno-bytowej),

36

− działania mają na celu jedynie finansowanie bieŜących kosztów

związanych z działalnością Wnioskodawcy,

− działania polegające na dalszej dystrybucji otrzymanych

środków, tzw. re-granting (przekazywanie otrzymanych

środków lub ich części innym podmiotom),

− działania w projekcie mają charakter komercyjny (są

realizowane dla osiągnięcia zysku),

− działania w projekcie mają charakter polityczny (są związane z

działalnością partii politycznych i organizacji je wspierających),

− działania w projekcie mają charakter religijny (związane są ze

sprawowaniem kultu religijnego oraz posługi kapłańskiej)

− działania w projekcie są związane z przygotowaniem i

finansowaniem akcji protestacyjnych lub innych form protestu.

Liczba punktów uzyskanych w ramach tego kryterium jest

czynnikiem decydującym o tym, czy projekt będzie podlegał

dalszej ocenie. W przypadku uzyskania mniej niŜ 10 punktów

projekt nie będzie dalej oceniany i zostanie odrzucony.

II. UZASADNIENIE REALIZACJI PROJEKTU (Uzasadnienie realizacji projektu określa zasadność wydatkowania środków na obszar tematyczny wskazany we Wniosku

o dofinansowanie) – maksymalnie 30 punktów.

1. POTRZEBA REALIZACJI PROJEKTU

Projekt musi określać, w jakim stopniu cele projektu

odpowiadają rzeczywistym potrzebom, a takŜe czy

projekt jest adekwatny do zdefiniowanych potrzeb.

Osoba oceniająca wniosek na etapie oceny

merytorycznej powinna zwrócić szczególną uwagę na

to:

1) Czy Wnioskodawca opisuje potrzeby, które mają

W ramach tego podkryterium projekt moŜe uzyskać maksymalnie 20

punktów

20 punktów – projekt moŜe otrzymać wówczas gdy:

a) dokładnie uzasadniono oraz dokładnie zdefiniowano potrzebę

realizacji działań projektowych, Wnioskodawca wskazał precyzyjnie:

- gdzie występuje problem,

20

37

być zaspokojone dzięki realizacji projektu?

2) Czy cele projektu są adekwatne do rzeczywistych,

zdefiniowanych potrzeb?

3) Na jakiej podstawie, z wykorzystaniem jakich źródeł

informacji, wiedzy Wnioskodawca definiuje i opisuje

potrzeby oraz cele projektu. Czy źródła wiedzy są

rzetelne, wiarygodne?

4) Czy i w jakim stopniu potrzeby, cele opisane we

Wniosku są ze sobą spójne i adekwatne do obszarów

działań i załoŜeń Funduszu Partnerskiego?

- kogo dotyczy,

- jaka jest istota problemu,

- czy problem narasta i jakie mogą być skutki nie podjęcia

odpowiednich działań,

- czy planowane działania projektowe, są lub były realizowane na

tym samym terenie przez inne podmioty,

b) cele projektu są adekwatne do rzeczywistych, zdefiniowanych

potrzeb,

c) Wnioskodawca wykazał, z jakich źródeł informacji i wiedzy

korzystał definiując i opisując potrzeby oraz cele projektu. Wskazuje

skąd wie o problemie i jego skali. Powołuje się na rzetelne i

wiarygodne źródła informacji (statystyki, analizy, raporty z badań

społecznych, realizowane przez samorządy, ministerstwa, znane

instytucje)

d) przedstawione potrzeby i cele są spójne i adekwatne do

obszarów działań i załoŜeń Funduszu Partnerskiego.

19 – 10 punktów - projekt moŜe uzyskać gdy:

a) stosunkowo dokładnie uzasadniono oraz zdefiniowano potrzebę

realizacji działań projektowych, a Wnioskodawca wskazał tylko

część z poniŜszych elementów:

- gdzie występuje problem,

- kogo dotyczy,

- jaka jest istota problemu,

- czy problem narasta i jakie mogą być skutki nie podjęcia

38

odpowiednich działań,

- czy na terenie, gdzie planowane są działania projektowe, ktoś

zajmuje się rozwiązaniem problemu

b) Cele projektu w większości adekwatne są do rzeczywistych,

zdefiniowanych potrzeb.

c) Wnioskodawca wykazał z jakich źródeł informacji i wiedzy

korzystał definiując i opisując potrzeby oraz cele projektu. Wskazuje

skąd wie o problemie i jego skali. W niewielkim stopniu powołuje się

na rzetelne i wiarygodne źródła informacji (statystyki, analizy,

raporty z badań społecznych, które realizowane są przez

samorządy, ministerstwa, znane instytucje).

d) Przedstawione potrzeby i cele w większości są spójne i

adekwatne do obszarów działań i załoŜeń Funduszu Partnerskiego.

9-1 punktów - projekt moŜe uzyskać wówczas, gdy:

a) ogólnie uzasadniono oraz zdefiniowano potrzebę realizacji

działań projektowych, a w toku oceny trudno jest stwierdzić

dokładnie

- gdzie występuje problem,

- kogo dotyczy,

- jaka jest istota problemu,

- czy problem narasta i jakie mogą być skutki nie podjęcia

odpowiednich działań,

- czy na terenie, gdzie planowane są działania projektowe, ktoś

zajmuje się rozwiązaniem problemu

39

b) nie wszystkie cele projektu adekwatne są do rzeczywistych,

zdefiniowanych potrzeb,

c) Wnioskodawca ogólnie wskazał, z jakich źródeł informacji i

wiedzy korzystał definiując i opisując potrzeby oraz cele projektu.

Brak powołania się na rzetelne i wiarygodne źródła informacji

(statystyki, analizy, raporty z badań społecznych, które realizowane

są przez samorządy, ministerstwa, znane instytucje).

d) przedstawione potrzeby i cele w większości nie są spójne i

adekwatne do obszarów tematycznych i załoŜeń Funduszu

Partnerskiego.

0 punktów – Wnioskodawca nie przedstawił uzasadnienia potrzeby

realizacji projektu lub przedstawione uzasadnienie jest zupełnie

nieadekwatne do realizacji projektu.

2. ZASPOKOJENIE POTRZEB GRUP

DOCELOWYCH

Czy i w jakim zakresie projekt ma wpływ na

zaspokojenie potrzeb grup docelowych?

Osoba oceniająca wniosek na etapie oceny

merytorycznej powinna zwrócić szczególną uwagę na

to:

1) Czy Wnioskodawca jasno definiuje grupy docelowe

do których skierowane są działania projektowe?

2) W jakim zakresie zdefiniowane wyŜej potrzeby będą

zaspokojone dzięki realizacji projektu. Czy

zaplanowane działania są odpowiednie do opisanych

potrzeb i czy będą prowadzić do osiągnięcia

W ramach tego podkryterium projekt moŜe uzyskać maksymalnie 10

punktów:

10 punktów – projekt moŜe otrzymać, gdy:

a) grupy docelowe, do których skierowane są działania zostały jasno

i dokładnie zdefiniowane,

b) korzyści dla grup docelowych płynące z realizacji projektu są

dokładnie przedstawione i bezsprzeczne. Działania zaproponowane

w projekcie odpowiadają na potrzeby grup docelowych i prowadzą

do osiągnięcia zamierzonych rezultatów.

9-6 punktów – projekt moŜe otrzymać, gdy:

a) grupy docelowe, do których skierowane są działania zostały

zdefiniowane,

10

40

zamierzonych korzyści.

Zaspokojenie potrzeb grup docelowych zdefiniowanych

w projekcie, a takŜe zakres korzyści, jakie płyną z

realizacji przedsięwzięcia dla ostatecznych odbiorców

decyduje o przydatności i sensie realizacji projektu.

b) większość korzyści płynących z realizacji projektu dla grup

docelowych zostało przedstawionych i są one bezsprzeczne.

Zaproponowane w projekcie działania w większości odpowiadają na

potrzeby grup docelowych i prowadzą do osiągnięcia zamierzonych

korzyści.

5 – 1 punktów – projekt moŜe otrzymać, gdy:

a) grupy docelowe, do których skierowane są działania zostały

ogólnie zdefiniowane,

b) ogólnie wskazano korzyści płynące z realizacji projektu dla grup

docelowych lub/i wpływ projektu na grupy docelowe budzi

wątpliwości – zaproponowane działania nie odpowiadają w pełni na

zdefiniowane potrzeby.

0 punktów – jeŜeli nie zostały zdefiniowane grupy docelowe lub

przedstawione działania projektowe w ogóle nie mają wpływu na

zaspokojenie potrzeb grup docelowych i nie prowadzą do Ŝadnych

korzyści.

III ZDOLNOŚĆ WNIOSKODAWCY I PARTNERA DO ZREALIZOWANIA PROJEKTU - maksymalnie 30 punktów

1. ZASOBY KADROWE I ORGANIZACYJNE

WNIOSKODAWCY

Osoba oceniająca Wniosek na etapie oceny

merytorycznej powinna zwrócić szczególną uwagę na:

1) Czy Wnioskodawca posiada wystarczające,

odpowiednie zasoby kadrowe (merytoryczne oraz

kierownicze) niezbędne do skutecznego wdraŜania

projektu? Czy osoby zaangaŜowane w realizacje

projektu mają odpowiednie doświadczenie?

W ramach tego podkryterium projekt moŜe uzyskać 10 punktów

Zdolność Wnioskodawcy do sprawnej i płynnej realizacji projektu

jest oceniana pod kątem zapewnienia odpowiednich zasobów

kadrowych niezbędnych do skutecznego i prawidłowego wdraŜania

projektu oraz pod kątem posiadanego zaplecza organizacyjnego.

10 punktów – wówczas gdy:

a) Wnioskodawca posiada wystarczające zasoby kadrowe

(merytoryczne oraz kierownicze) niezbędne do prawidłowej realizacji

projektu). Dokładnie opisano doświadczenie oraz kompetencje

10

41

2) Czy Wnioskodawca wskazuje, jak będzie

wyglądała struktura organizacyjna i personalna

projektu oraz podział zadań i kompetencji kadry

kluczowej zaangaŜowanej w realizację projektu?

3) Czy i w jakim stopniu Wnioskodawca posiada

odpowiednie zasoby lokalowe i wyposaŜenie, aby móc

sprawnie zrealizować projekt?

wszystkich kluczowych osób, które zaangaŜowane będą w

realizację projektu. Kadra ma odpowiednie doświadczenie i

kompetencje,

b) dokładnie wskazano jak będzie wyglądała struktura

organizacyjna i personalna projektu oraz szczegółowo

przedstawiono podział zadań kadry kluczowej zaangaŜowanej w

realizację projektu,

c) Wnioskodawca dokładnie przedstawił posiadane zaplecze

organizacyjne (lokal, wyposaŜenie), które jest wystarczające do

realizacji projektu.

.9 – 6 punktów – wówczas, gdy:

a) wymieniono osoby, które stanowić będą kadrę kluczową projektu

oraz opisano doświadczenie i kompetencje większości tych osób.

Na podstawie przedstawionego opisu moŜna stwierdzić, Ŝe

Wnioskodawca posiada wystarczające zasoby kadrowe

(merytoryczne oraz kierownicze) niezbędne do prawidłowej realizacji

projektu),

b) wskazano strukturę organizacyjną i personalną projektu.

Przedstawiono podział zadań dotyczących większości kadry

kluczowej zaangaŜowanej w realizację projektu,

c) Wnioskodawca ogólnie przedstawił posiadane zaplecze

organizacyjne (lokal, wyposaŜenie), jednak moŜna wnioskować Ŝe

jest ono wystarczające do prawidłowej realizacji projektu.

5-1 punktów – wówczas, gdy:

a) wymieniono osoby, które stanowić będą kadrę kluczową projektu,

jednak doświadczenie i kompetencje tych osób przedstawiono na

ogólnym poziomie, Z przedstawionego opisu nie wynika

42

jednoznacznie, czy Wnioskodawca posiada wystarczające zasoby

kadrowe (merytoryczne oraz kierownicze) niezbędne do prawidłowej

realizacji projektu,

b) ogólnie wskazano strukturę organizacyjną i personalną projektu

oraz pobieŜnie przedstawiono podział zadań kadry kluczowej

zaangaŜowanej w realizację projektu,

c) Wnioskodawca ogólnie przedstawił posiadane zaplecze

organizacyjne (lokal, wyposaŜenie). Z przedstawionego opisu nie

wynika jednoznacznie, czy jest ono wystarczające do prawidłowej

realizacji projektu.

0 punktów – Wnioskodawca nie przedstawił ani kadry, która

zaangaŜowana miałaby być w realizację projektu ani posiadanego

zaplecza organizacyjnego (lokal, wyposaŜenie) lub przedstawione

zasoby kadrowe i organizacyjne są nieadekwatne i niewystarczające

do prawidłowej realizacji projektu.

2. ZASOBY KADROWE I ORGANIZACYJNE

PARTNERA

Osoba oceniająca Wniosek na etapie oceny

merytorycznej powinna zwrócić szczególną uwagę na

1) Czy zaangaŜowany w projekt partner (bądź

partnerzy) posiada wystarczające, odpowiednie zasoby

kadrowe (przygotowane merytorycznie) niezbędne do

skutecznego wdraŜania projektu? Czy osoby

zaangaŜowane w realizację projektu mają

odpowiednie doświadczenie?

2) Czy i w jakim stopniu partner (partnerzy) posiada

odpowiednie zasoby lokalowe i wyposaŜenie, aby

sprawnie zrealizować projekt?

W ramach tego podkryterium projekt moŜe uzyskać maksymalnie 10

punktów:

Zdolność partnera (partnerów) do sprawnej i płynnej realizacji

projektu jest oceniana pod kątem zapewnienia odpowiednich

zasobów kadrowych niezbędnych do skutecznego i prawidłowego

wdraŜania projektu oraz pod kątem posiadanego zaplecza

organizacyjnego.

10 punktów – wówczas, gdy:

a) Partner (partnerzy) posiada wystarczające zasoby kadrowe

(przygotowane merytorycznie) niezbędne do prawidłowej realizacji

projektu. Dokładnie opisano doświadczenie oraz kompetencje osób,

które zaangaŜowane będą do realizacji projektu. Kadra ma

10

43

odpowiednie doświadczenie i kompetencje,

b) Partner posiada zaplecze organizacyjne (lokal, wyposaŜenie),

które jest wystarczające do realizacji projektu.

.9 – 6 punktów – wówczas, gdy:

a) wypisano osoby zaangaŜowane w projekt ze strony partnera oraz

opisano doświadczenie i kompetencje większości tych osób. Z

przedstawionego opisu moŜna wnioskować, Ŝe partner posiada

wystarczające zasoby kadrowe (przygotowane merytorycznie)

niezbędne do prawidłowej realizacji projektu),

b) ogólnie przedstawiono zaplecze organizacyjne partnera (lokal,

wyposaŜenie), jednak moŜna wnioskować Ŝe jest ono wystarczające

do prawidłowej realizacji projektu.

5-1 punktów – wówczas, gdy:

a) Wypisano osoby zaangaŜowane w projekt ze strony partnera,

jednak doświadczenie i kompetencje tych osób przedstawiono na

ogólnym poziomie. Z przedstawionego opisu nie wynika

jednoznacznie, czy partner posiada wystarczające zasoby kadrowe

(przygotowane merytorycznie) niezbędne do prawidłowej realizacji

projektu,

b) ogólnie przedstawiono zaplecze organizacyjne partnera (lokal,

wyposaŜenie). Z przedstawionego opisu nie wynika jednoznacznie,

czy jest ono wystarczające do prawidłowej realizacji projektu.

0 punktów – nie przedstawiono kadry ze strony partnera

(partnerów), która zaangaŜowana miałaby być w realizację projektu

ani posiadanego zaplecza organizacyjnego (lokal, wyposaŜenie) lub

przedstawione zasoby kadrowe i organizacyjne są nieadekwatne i

niewystarczające do prawidłowej realizacji projektu.

44

3. DOŚWIADCZENIE

Czy Wnioskodawca oraz/lub partner ma

doświadczenie w realizacji projektów partnerskich o

podobnym charakterze?

W ramach tego podkryterium projekt moŜe uzyskać 10 punktów:

Posiadanie doświadczenia w realizacji podobnych projektów

obejmujących rozwój i aktywizację formuły partnerstwa, w

szczególności partnerstwa międzynarodowego wskazuje, Ŝe

Wnioskodawca oraz/lub partner mają minimalną wiedzę praktyczną

w tym zakresie.

10 punktów – Wnioskodawca oraz/lub partner ma doświadczenie

w realizacji podobnych projektów partnerskich w zbliŜonym

obszarze działań i w ciągu ostatnich 5 lat zrealizował i zakończył

podobne projekty obejmujące partnerstwo międzynarodowe,

9-5 punktów – Wnioskodawca oraz/lub partner posiada ogólne

doświadczenie w realizacji projektów w zakresie partnerstwa o

kwocie równej lub większej od kwoty o którą obecnie wnioskuje, lecz

nigdy nie zrealizował projektów obejmujących rozwój i aktywizację

formuły partnerstwa międzynarodowego/ lub realizował projekty w

formule partnerstwa międzynarodowego, ale o kwocie mniejszej od

tej o którą wnioskuje,

4-1 - Wnioskodawca oraz/lub partner posiada niewielkie

doświadczenie w realizacji projektów w zakresie partnerstwa i nigdy

nie realizował projektów w partnerstwie międzynarodowym.

Dotychczasowe zrealizowane projekty były mniejsze od kwoty, o

którą wnioskuje.

0 punktów - Wnioskodawca ani partner nie mają doświadczenia w

realizacji projektów partnerskich

10

IV. OPIS PROJEKTU ORAZ FINANSE PROJEKTU– maksymalnie 60 punktów

1. SPÓJNOŚĆ I RACJONALNOŚĆ DZIAŁAŃ

Czy projekt jest wewnętrznie spójny (logicznie

W ramach tego podkryterium projekt moŜe uzyskać maksymalnie 15

punktów:

Aby we właściwy sposób zdefiniować planowane przedsięwzięcie,

15

45

sformułowany)?

Osoba dokonująca oceny sprawdza:

a) racjonalność i spójność planowanych działań, czy

projekt stanowi spójną całość i czy działania

zaplanowane są w sposób logiczny i przejrzysty,

b) dostosowanie działań do zakładanych

rezultatów,

c) czy przedstawione działania są moŜliwe do

zrealizowania w zaproponowanym harmonogramie?

naleŜy opisać je w sposób spójny i logiczny, a więc z opisu

zawartego we Wniosku musi wynikać jednoznacznie: poprzez jakie

działania Wnioskodawca zamierza realizować cele projektu, jakie są

koszty i korzyści wynikające z realizacji projektu.

15 punktów – wówczas, gdy:

a) wszystkie planowane działania są racjonalne i spójne, a projekt

stanowi logiczną całość. Działania zaplanowane są w sposób spójny

i przejrzysty oraz wzajemnie się uzupełniają,

b) wszystkie działania dostosowane zostały do zakładanych

rezultatów, a realizacja tych działań powinna doprowadzić do

osiągnięcia oczekiwanych korzyści,

c) wszystkie zaplanowane działania są moŜliwe do zrealizowania w

zaproponowanym harmonogramie.

14 – 8 punktów wówczas gdy:

a) większość planowanych działań jest racjonalnych i spójnych, a

projekt generalnie stanowi logiczną całość. Działania w większości

zaplanowane są w sposób spójny i przejrzysty oraz wzajemnie się

uzupełniają,

b) większość działań dostosowanych zostało do zakładanych

rezultatów, a realizacja tych działań powinna doprowadzić do

osiągnięcia większości oczekiwanych korzyści,

c) działania w większości moŜliwe są do zrealizowania w

zaproponowanym harmonogramie.

7 – 1 punktów wówczas, gdy:

a) część planowanych działań nie jest racjonalnych i spójnych, a

46

projekt miejscami nie stanowi logicznej całość. Nie wszystkie

działania wzajemnie się uzupełniają.

b) część działań nie zostało dostosowanych do zakładanych

rezultatów oraz istnieje wątpliwość, czy ich realizacja doprowadzi do

osiągnięcia oczekiwanych korzyści,

c) co do części działań istnieje wątpliwość, czy będą moŜliwe do

zrealizowania w zaproponowanym harmonogramie,

0 punktów – projekt jest niespójny wewnętrznie. Brakuje logicznych

powiązań między poszczególnymi elementami jego realizacji.

(przedstawione działania nie uzupełniają się wzajemnie). Działania

nie zostały dostosowane do zakładanych rezultatów i oczekiwanych

korzyści. Realizacja działań wydaje się niemoŜliwa w ramach

zaproponowanego harmonogramu.

2. OPIS DZIAŁAŃ

Czy działania zostały precyzyjnie określone?

Osoba dokonująca oceny sprawdza, czy zaplanowane

działania są opisane w sposób dokładny, przejrzysty i

wyczerpujący.

Czy podano poszczególne etapy realizacji działań

projektowych, określono czas ich trwania, oraz osoby

odpowiedzialne za ich prawidłową realizację?

W ramach tego podkryterium projekt moŜe uzyskać 15 punktów:

Działania projektu muszą być precyzyjnie opisane i zawierać takie

elementy jak: zakres działania, czas realizacji działania,

osoby/organizacje odpowiedzialne za zrealizowanie danego

działania oraz biorące udział w jego realizacji, budŜet działania, rolę

partnera projektu w realizacji działania.

15 punktów – wówczas, gdy wszystkie działania opisane są w

sposób dokładny i wyczerpujący. Co do kaŜdego działania

Wnioskodawca przedstawił: a) poszczególne etapy realizacji

działania, b) jego zakres, c) czas (ramy czasowe) jego realizacji, d)

osoby i/lub organizacje odpowiedzialne za jego realizację.

14 – 8 punktów wówczas, gdy większość działań opisanych zostało

w sposób dokładny i przejrzysty. Co do większości działań

Wnioskodawca przedstawił: a) poszczególne etapy realizacji

działania, b) jego zakres, c) czas (ramy czasowe) jego realizacji, d)

15

47

osoby i/lub organizacje odpowiedzialne za jego realizację.

7 – 1 punktów wówczas gdy część działań opisanych zostało w

sposób mało dokładny i przejrzysty. Nie we wszystkich działaniach

przedstawiono: a) poszczególne etapy realizacji działania, b) jego

zakres, c) czas (ramy czasowe) jego realizacji, d) osoby i/lub

organizacje odpowiedzialne za jego realizację.

0 punktów – przedstawione działania zostały tylko zasygnalizowane

i w ogóle nie mają takich informacji jak a) poszczególne etapy

realizacji działania, b) jego zakres, c) czas (ramy czasowe) jego

realizacji, d) osoby i/lub organizacje odpowiedzialne za jego

realizację.

3. RACJONALNOŚĆ KOSZTÓW I KONSTRUKCJA

BUDśETU

Czy budŜet projektu jest jasno i racjonalnie

skonstruowany?

Czy szczegółowo przedstawiono koszty

poszczególnych działań?

Czy i w jakim stopniu zaproponowane koszty są

zasadne, niezbędne i logicznie powiązane z

poszczególnymi działaniami projektowymi oraz czy

nakłady finansowe są adekwatne do planowanych

rezultatów?

Czy wydatki określono na poziomie rynkowym?

W ramach tego podkryterium projekt moŜe uzyskać 20 punktów:

O racjonalności budŜetu stanowi m.in. zgodność z wytycznymi,

konieczność i realność wydatków (są określone na rynkowym

poziomie), spójność planu finansowego w odniesieniu do

poszczególnych działań.

20 punktów – wówczas, gdy:

a) budŜet projektu jest jasno i racjonalnie skonstruowany,

b) Wnioskodawca szczegółowo przedstawił koszty wszystkich

poszczególnych działań,

c) wszystkie zaproponowane koszty są zasadne, niezbędne i

logicznie powiązane z poszczególnymi działaniami. Nakłady są

adekwatne do planowanych rezultatów,

d) Wszystkie wydatki określono na poziomie rynkowym.

20

48

19-10 punktów – wówczas, gdy:

a) budŜet projektu w większości jest jasno i racjonalnie

skonstruowany,

b) Wnioskodawca szczegółowo przedstawił koszty większości

poszczególnych działań,

c) większość zaproponowanych kosztów jest zasadnych,

niezbędnych i logicznie powiązanych z poszczególnymi działaniami.

Nakłady w większości są adekwatne do planowanych rezultatów,

d) większość wydatków określono na poziomie rynkowym.

9-1 punktów – wówczas, gdy:

a) budŜet projektu skonstruowany jest ogólnie i mało czytelnie,

b) Wnioskodawca nie przedstawił szczegółowo kosztów

poszczególnych działań,

c) część zaproponowanych kosztów wydaje się niezasadna i zbędna

oraz trudno jest je powiązać z poszczególnymi działaniami. Część

nakładów nie jest adekwatna do planowanych rezultatów,

d) część wydatków wydaje się zawyŜona.

0 punktów – budŜet projektu skonstruowany jest nieczytelnie i na

bardzo ogólnym poziomie, brak przedstawienia poszczególnych

kosztów działań lub przedstawione koszty są nieracjonalne,

zawyŜone i zupełnie nieadekwatne do planowanych rezultatów.

4. KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW

Czy właściwie określono koszty kwalifikowane w

ramach poszczególnych kategorii budŜetowych

W ramach tego podkryterium projekt moŜe uzyskać 10 punktów.

W ramach budŜetu przedstawionego przez Wnioskodawcę

sprawdzana będzie zgodność rodzaju kosztów kwalifikowanych z

10

49

wydatków projektu? Czy poszczególne wydatki

przypisane są do odpowiednich grup kosztów?

Czy wszystkie koszty przedstawione w budŜecie

moŜna uznać za koszty kwalifikowane?

Czy przedstawiony wkład własny rzeczowy jest

zgodny z procedurami (jeŜeli dotyczy)?

zakresem poszczególnych kategorii budŜetowych wydatków

określonych w wytycznych dla Wnioskodawców

10 punktów – wówczas, gdy:

a) Ŝadne koszty przedstawione w budŜecie nie budzą wątpliwości w

zakresie przypisania ich do właściwej kategorii budŜetowej

wydatków - poszczególne wydatki przypisane zostały do

odpowiednich grup kosztów,

b) wszystkie koszty przedstawione w budŜecie moŜna uznać za

koszty kwalifikowane,

c) wkład własny rzeczowy zgodny jest z procedurami (jeŜeli

dotyczy).

9 – 6 punktów wówczas, gdy:

a) większość kosztów przedstawionych w budŜecie nie budzi

wątpliwości w zakresie przypisania ich do właściwej kategorii

budŜetowej wydatków - większość wydatków przypisanych zostało

do odpowiednich grup kosztów,

b) koszty przedstawione w budŜecie moŜna uznać za koszty

kwalifikowane,

c) wkład własny rzeczowy w większości zgodny jest z procedurami

(jeŜeli dotyczy).

5 – 1 punktów wówczas, gdy:

a) część kosztów przedstawionych w budŜecie budzi wątpliwości w

zakresie przypisania ich do właściwej kategorii budŜetowej

wydatków. Niektóre wydatki przypisane zostały do nieodpowiednich

50

grup kosztów,

b) nie wszystkie koszty przedstawione w budŜecie moŜna uznać za

koszty kwalifikowane,

c) część wkładu własnego rzeczowego nie jest zgodna z

procedurami (jeŜeli dotyczy).

0 punktów – wszystkie koszty przypisano do błędnych kategorii

budŜetowych. Większość kosztów przedstawionych w budŜecie

moŜna uznać za koszty niekwalifikowane. Wkład własny rzeczowy

jest niezgodny z procedurami (jeŜeli dotyczy).

V. PARTNERSTWO - maksymalnie 30 punktów

Czy i w jaki sposób udział partnerów wzmacnia

potencjał projektu?

Charakter i formuła partnerstwa polskich

i szwajcarskich jednostek samorządu terytorialnego,

instytucji i partnerów społecznych stanowi kolejny

kluczowy element oceny merytorycznej.

Zadaniem osoby oceniającej jest weryfikacja informacji

przedstawionej przez beneficjenta w zakresie:

1) Czy w ramach przygotowania projektu

Wnioskodawca przeprowadził działania

przygotowawcze w zakresie partnerstwa, które ma

zostać nawiązane i/lub wzmacniane w trakcie realizacji

projektu, tzn. czy w trakcie przygotowywania wniosku

przeprowadzono niezbędne konsultacje i wymianę

informacji w zakresie realizacji planowanych w

projekcie działań? Czy określono wzajemne

oczekiwania i potrzeby, które mają być zaspokojone w

W tym kryterium moŜna uzyskać maksymalnie 30 punktów:

Realizacja przedsięwzięcia powinna słuŜyć w szczególności

zacieśnieniu współpracy bilateralnej pomiędzy organizacjami z

Polski a Konfederacji Szwajcarii.

30 punktów – moŜna uzyskać wówczas, gdy:

a) w ramach przygotowania projektu Wnioskodawca przeprowadził

działania przygotowawcze w zakresie partnerstwa, które ma zostać

nawiązane i/lub wzmacniane w trakcie realizacji projektu.

Przeprowadzono niezbędne konsultacje i wymianę informacji w

zakresie realizacji działań planowanych w projekcie oraz określono

wzajemne oczekiwania i potrzeby w ramach planowanego

partnerstwa,

b) szczegółowo opisano działania, które mają być realizowane w

ramach partnerstwa oraz przedstawiono podział kompetencji osób,

które będą zaangaŜowane w realizację projektu - zarówno ze strony

Wnioskodawcy jak i partnera/partnerów projektu. Informacje te

30

51

ramach planowanego partnerstwa?

2) Czy zaplanowane w projekcie działania oraz podział

kompetencji osób (które będą zaangaŜowane w

realizację projektu) zostały szczegółowo opisane w

listach intencyjnych partnerów załączonych do

Wniosku ?

3) Czy opis partnerstwa planowanego w projekcie daje

podstawę by sądzić, Ŝe wszystkie planowane działania

są realistyczne do zrealizowania i zapewnią wysoką

wartość dodaną dla obu stron?

4) Czy partnerstwo planowane w projekcie jest

faktyczne i nie ma charakteru podwykonawstwa? Czy

partner planowany w projekcie będzie uczestniczył w

realizacji działań na kaŜdym etapie realizacji projektu:

we wdraŜaniu, rozliczaniu i monitorowaniu działań

projektowych?

5) Czy partner w znaczący sposób wzmacnia potencjał

projektu i dodatnio wpływa na jakość realizacji działań

zaplanowanych w projekcie?

zawarte są równieŜ w listach intencyjnych załączonych do Wniosku,

c) opis partnerstwa planowanego w projekcie daje podstawę by

sądzić, Ŝe wszystkie planowane działania są realistyczne do

zrealizowania i zapewnią wysoką wartość dodaną dla obu stron,

d) partnerstwo planowane w projekcie jest faktyczne i nie ma

charakteru podwykonawstwa. Partner (partnerzy) zaangaŜowany w

projekt będzie uczestniczył w realizacji działań na kaŜdym etapie

realizacji projektu: we wdraŜaniu, rozliczaniu i monitorowaniu

działań projektowych,

e) zaangaŜowany partner (partnerzy) w istotny sposób wzmacnia

potencjał projektu oraz znacznie podnosi jakość realizacji

zaplanowanych w projekcie działań.

29 - 20 punktów:

a) w ramach przygotowania projektu Wnioskodawca przeprowadził

działania przygotowawcze w zakresie partnerstwa, które ma zostać

nawiązane i/lub wzmacniane w trakcie realizacji projektu.

Przeprowadzono konsultacje i wymianę informacji w zakresie

realizacji działań planowanych w projekcie oraz ogólnie określono

wzajemne oczekiwania i potrzeby w ramach planowanego

partnerstwa, b) szczegółowo opisano większość działań, które mają

być realizowane w ramach partnerstwa, oraz przedstawiono podział

kompetencji większości osób, które będą zaangaŜowane w

realizację projektu - ze strony zarówno Wnioskodawcy, jak i

partnera/partnerów projektu. Informacje te zawarte są równieŜ w

listach intencyjnych załączonych do wniosku,

c) opis partnerstwa planowanego w projekcie daje podstawę, by

sądzić, Ŝe planowane działania są realistyczne do zrealizowania

i zapewnią wartość dodaną dla obu stron,

52

d) opis partnerstwa daje podstawę by twierdzić, Ŝe planowane w

projekcie partnerstwo jest faktyczne i nie ma charakteru

podwykonawstwa. ZaangaŜowany w projekcie partner (partnerzy)

będzie uczestniczył w realizacji działań przynajmniej w jednym z

etapów realizacji projektu: we wdraŜaniu, rozliczaniu i/lub

monitorowaniu działań projektowych,

e) zaangaŜowany partner (partnerzy) wzmacnia potencjał projektu

oraz podnosi jakość realizacji działań zaplanowanych w projekcie.

19 – 10 punktów

a) w ramach przygotowania projektu Wnioskodawca przeprowadził

działania przygotowawcze w zakresie partnerstwa, które ma zostać

nawiązane i/lub wzmacniane w trakcie realizacji projektu, jednak

wzajemne oczekiwania i potrzeby w ramach planowanego

partnerstwa przedstawione są ogólnie,

b) szczegółowo opisano tylko połowę działań, które mają być

realizowane w ramach partnerstwa oraz przedstawiono podział

kompetencji tylko połowy osób, które będą zaangaŜowane w

realizację projektu - zarówno ze strony Wnioskodawcy jak i

partnera/partnerów projektu. Nie wszystkie informacje zawarte są w

listach intencyjnych załączonych do wniosku.

c) opis partnerstwa planowanego w projekcie daje podstawę by

sądzić, Ŝe planowane działania są realistyczne do zrealizowania

i powinny zapewnić wartość dodaną dla obu stron.

d) opis partnerstwa daje podstawę by twierdzić, Ŝe planowane w

projekcie partnerstwo jest faktyczne i nie ma charakteru

podwykonawstwa. ZaangaŜowany w projekcie partner (partnerzy)

będzie uczestniczył w realizacji działań przynajmniej w jednym z

etapów realizacji projektu: we wdraŜaniu, rozliczaniu i/lub

53

monitorowaniu działań projektowych

e) z opisu partnerstwa moŜna wnioskować, Ŝe zaangaŜowany

partner (partnerzy) wzmocni potencjał projektu oraz podniesie

jakość realizacji działań zaplanowanych w projekcie.

9 – 1 punktów:

a) w ramach przygotowania projektu Wnioskodawca przeprowadził

nieznaczne działania przygotowawcze w zakresie partnerstwa, które

ma zostać nawiązane i/lub wzmacniane w trakcie realizacji projektu.

Przeprowadzone konsultacje i wymiana informacji w zakresie

realizacji działań planowanych w projekcie wydają się

niewystarczające. Bardzo ogólnie lub w ogóle nie określono

wzajemnych oczekiwań i potrzeb w ramach planowanego

partnerstwa.

b) ogólnie opisano działania, które mają być realizowane w ramach

partnerstwa oraz ogólnie przedstawiono lub w ogóle nie

przedstawiono podziału kompetencji osób, które będą

zaangaŜowane w realizację projektu - zarówno ze strony

Wnioskodawcy, jak i partnera/partnerów projektu. Listy intencyjne

dołączone do wniosku ogólnie określają zadania i podział

kompetencji Wnioskodawcy i partnera/partnerów projektu.

c) opis partnerstwa planowanego w projekcie budzi wątpliwości czy

planowane działania są realistyczne do zrealizowania i czy

zapewnią wartość dodaną dla obu stron,

d) opis partnerstwa budzi wątpliwości partnerstwo czy planowane w

projekcie jest faktyczne i czy nie ma charakteru podwykonawstwa.

Partner (partnerzy) zaangaŜowany w projekt będzie uczestniczył w

realizacji niewielkiej części działań projektowych,

e) z opisu partnerstwa trudno jest wywnioskować, czy

54

zaangaŜowany partner (partnerzy) wzmocni potencjał projektu oraz

czy podniesie jakość realizacji działań zaplanowanych w projekcie.

0 punktów:

a) planowane partnerstwo nie zostało poprzedzone Ŝadnymi

działaniami przygotowawczymi, oprócz tych wymaganych w ramach

oceny formalnej (podpisanie listu intencyjnego,

b) bardzo ogólnie opisano lub w ogóle nie opisano działań, które

mają być realizowane w ramach partnerstwa oraz nie przedstawiono

podziału kompetencji osób, które będą zaangaŜowane w realizację

projektu - zarówno ze strony Wnioskodawcy, jak i

partnera/partnerów projektu. W listach intencyjnych dołączonych do

Wniosku brakuje opisu działań planowanych w ramach partnerstwa

oraz podziału kompetencji osób zaangaŜowanych w realizację

projektu,

c) opis partnerstwa planowanego w projekcie nie daje podstaw by

stwierdzić, Ŝe planowane działania są realistyczne do zrealizowania

i Ŝe zapewnią wartość dodaną dla obu stron,

d) opis partnerstwa wskazuje, Ŝe ma ono głównie charakter

podwykonawstwa,

e) z bardzo ogólnego opisu partnerstwa lub jego braku nie moŜna

wywnioskować, czy zaangaŜowany partner (partnerzy) wzmocni

potencjał projektu oraz czy podniesie jakość realizacji działań

zaplanowanych w projekcie.

VI. OCZEKIWANE REZULTATY ORAZ TRWAŁOŚĆ PROJEKTU – maksymalnie 30 punktów

1. REZULTATY PROJEKTU

Czy wskaźniki osiągnięcia celów i rezultatów projektu

W ramach tego podkryterium projekt moŜe uzyskać maksymalnie 15

punktów. 15

55

są właściwie skonstruowane?

Osoba oceniająca wniosek na etapie oceny

merytorycznej powinna zwrócić szczególną uwagę na:

1) Rezultaty ilościowe:

a) czy i w jakim stopniu Wnioskodawca precyzyjnie

i kompleksowo określa rezultaty ilościowe (produkty)

projektu?

b) czy podane zostały policzalne, dające się

zweryfikować wskaźniki produktu (zawierające

wartości, jednostki miary), które będą mierzyć

planowane rezultaty ilościowe projektu?

c) czy wskaźniki są spójne z działaniami określonymi

we Wniosku?

d) czy zaproponowane wskaźniki ilościowe są moŜliwe

do osiągnięcia?

e) czy wskazano obiektywne/ rzetelne źródła i metody

weryfikacji wskaźników?

2) Rezultaty jakościowe:

a) czy i w jakim stopniu Wnioskodawca precyzyjnie

i kompleksowo określa rezultaty jakościowe projektu,

czy wskazano efekty projektu w odniesieniu do

korzyści dla odbiorców działań projektowych?

b) czy Wnioskodawca przedstawia realne wskaźniki

osiągnięcia rezultatów projektu i wskazuje, w jaki

Wskaźniki osiągnięcia celów i rezultatów projektu stanowią

podstawę do weryfikacji prawidłowej realizacji projektu. Aby to było

moŜliwe, wskaźniki muszą jasno określać, jakiego rodzaju rezultaty

zostaną osiągnięte i w jaki sposób będzie moŜna je zmierzyć, a

takŜe, jakie wielkości wskaźników są zakładane do osiągnięcia.

Równie istotne jest wskazanie jak przeprowadzana będzie ich

weryfikacja oraz obiektywna ocena ich osiągnięcia.

15 punktów –wówczas, gdy:

a) precyzyjnie określono rezultaty ilościowe oraz jakościowe

projektu,

b) podano policzalne, dające się zweryfikować wskaźniki ilościowe

(produkty) i jakościowe,

c) podane wskaźniki są spójne z działaniami określonymi we

Wniosku,

d) zaproponowane wskaźniki są realne, moŜliwe do osiągnięcia,

e) wskazano źródła weryfikacji wszystkich wskaźników.

14 - 8 punktów – wówczas, gdy:

a) określono rezultaty ilościowe i jakościowe projektu,

b) podane wskaźniki ilościowe i jakościowe dają się zweryfikować,

c) większość wskaźników jest spójnych z działaniami określonymi

we Wniosku,

d) większość zaproponowanych wskaźników jest moŜliwych do

osiągnięcia,

56

sposób będzie je mierzył?

c) czy wskazano źródła weryfikacji wskaźników?

e) wskazano źródła weryfikacji dla więcej niŜ połowy wskaźników.

7-1 punktów – wówczas, gdy:

a) nie określono rezultatów ilościowych lub jakościowych projektu,

b) część podanych wskaźników ilościowych lub jakościowych jest

trudna do weryfikacji,

c) część wskaźników nie jest spójna z działaniami określonymi we

Wniosku,

d) część zaproponowanych wskaźników wydaje się niemoŜliwa do

osiągnięcia i budzi wątpliwości w odniesieniu do specyfiki projektu,

e) źródła weryfikacji podano tylko dla pojedynczych wskaźników.

0 punktów – brak wskaźników lub nie są one adekwatne do opisu

projektu i podejmowanych w nim działań.

2. TRWAŁOŚĆ PROJEKTU

Czy przewiduje się kontynuowanie realizacji działań

projektowych po zakończeniu finansowania projektu?

Czy po zakończeniu projektu przewiduje się dalszą

współpracę z partnerem/partnerami projektu?

Czy projekt wzmacnia współpracę między partnerami?

W ramach tego podkryterium projekt moŜe uzyskać maksymalnie 15

punktów:

Kontynuowanie działań projektu po zakończeniu finansowania

podkreśla potrzebę jego realizacji. Istotne znaczenie ma to, czy

zostanie zapewniona dalsza realizacja projektu, biorąc pod uwagę

sposoby jego finansowania przez organizację Wnioskującą lub inną.

Bardzo istotne z punktu widzenia celów Funduszu Partnerskiego są

równieŜ wzmocnienie i kontynuacja współpracy między partnerami

po zakończeniu realizacji projektu.

15 punktów – Wnioskodawca deklaruje, Ŝe po zakończeniu

dofinansowania projekt będzie kontynuowany w pełnym zakresie i w

tym samym partnerstwie. Wskazano stabilne źródła finansowania

jego dalszej realizacji.

15

57

14-11 punktów – Wnioskodawca deklaruje, Ŝe po zakończeniu

dofinansowania kontynuowana będzie realizacja większości działań

projektowych w tym samym partnerstwie. Przedstawiono jakie to

będą działania. Wskazano stabilne źródła ich finansowania.

10–7 punktów – Wnioskodawca deklaruje, Ŝe po zakończeniu

dofinansowania kontynuowana będzie tylko część działań

projektowych w tym samym partnerstwie Przedstawiono, jakie to

będą działania. Wskazano stabilne źródła ich finansowania.

6-4 punktów – Wnioskodawca przewiduje kontynuację działań

projektowych w tym samym partnerstwie, jednak ich opis oraz źródła

finansowania przedstawiono ogólnie, lub Wnioskodawca deklaruje,

Ŝe po zakończeniu dofinansowania kontynuowana będzie realizacja

działań projektowych, ale juŜ nie w tej samej formule partnerskiej

(nie planuje się kontynuacji współpracy z partnerem/partnerami

projektu) – przedstawiono, jakie działania będą kontynuowane oraz

wskazano stabilne źródła ich finansowania.

3-1 punktów – po zakończeniu dofinansowania Wnioskodawca nie

przewiduje kontynuacji współpracy partnerskiej, ale deklaruje

kontynuację części działań projektowych. Opis działań

przedstawiono ogólnie. Wskazane źródła finansowania wydają się

mało stabilne lub nie wskazano ich w ogóle.

0 punktów – nie przewiduje się kontynuowania projektu ani

współpracy partnerskiej po zakończeniu dofinansowania.

58

WYNIKI OCENY PROJEKTU

NAZWA KRYTERIUM LICZBA ZDOBYTYCH PUNKTÓW WAGI (% SUMY PUNKTÓW)

I. KRYTERIUM SPÓJNOŚCI 20 10%

II. UZASADNIENIE REALIZACJI PROJEKTU 30 15%

1. POTRZEBA REALIZACJI PROJEKTU 20 10%

2. ZASPOKOJENIE POTRZEB GRUP DOCELOWYCH 10 5%

III. ZDOLNOŚĆ WNIOSKODAWCY DO ZREALIZOWANIA PROJEKTU 30 15%

1. ZASOBY KADROWE I ORGANIZACYJNE WNIOSKODAWCY 10 5%

2. ZASOBY KADROWE I ORGANIZACYJNE PARTNERA 10 5%

3. DOŚWIADCZENIE 10 5%

IV. OPIS PROJEKTU ORAZ FINANSE PROJEKTU 60 30%

1. SPÓJNOŚĆ I RACJONALNOŚĆ DZIAŁAŃ 15 7,5%

2. OPIS DZIAŁAŃ 15 7,5%

3. RACJONALNOŚĆ KOSZTÓW I KONSTRUKCJA BUDśETU 20 10%

4. KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW 10 5%

V. PARTNERSTWO 30 15%

VI. OCZEKIWANE REZULTATY ORAZ TRWAŁOŚĆ PROJEKTU 30 15%

1. REZULTATY PROJEKTU 15 7,5%

2. TRWAŁOŚĆ PROJEKTU 15 7,5%

SUMA 200 100%

59

5.4.2. Procedura oceny merytorycznej Wniosków o dofinansowanie

Wnioski o dofinansowanie są oceniane przez asesorów, którymi są niezaleŜni eksperci mający rozległą, kompleksową i praktyczną wiedzę oraz wieloletnie doświadczenie pozwalające na dogłębną, specjalistyczną ocenę Wniosków wspieranych w ramach Funduszu Partnerskiego. Asesorzy mają wysokie kwalifikacje i kompetencje merytoryczne oraz charakteryzują się obiektywizmem i bezstronnością w ocenie projektów.

Wszyscy asesorzy przechodzą szkolenie dotyczące zasad dokonywania oceny oraz obowiązku formułowania uwag do projektu w trakcie jej dokonywania.

SłuŜy to zapewnieniu:

� dokonywania ocen wysokiej jakości, � ujednoliconego sposobu oceniania Wniosków o dofinansowanie przez poszczególnych

asesorów. Ocena będzie przebiegała zgodnie z procedurą i zasadami opisanymi w niniejszym Podręczniku.

Asesorzy oceniając Wnioski przyznają punkty za poszczególne kryteria zgodnie z formularzem oceny i dokładnymi wskazówkami opisanymi powyŜej. Liczba punktów przyznanych projektowi stanowi średnią punktów przyznanych przez dwóch niezaleŜnych asesorów. Wartość punktowa jest podstawą do utworzenia listy rankingowej, która przekazywana jest do akceptacji do Komitetu Sterującego ds. zatwierdzenia projektów partnerskich.

W przypadkach, kiedy róŜnica w punktacji przyznanej przez asesorów jest większa niŜ 20% maksymalnej wartości punktowej, Wniosek o dofinansowanie jest oceniany dodatkowo przez trzeciego oceniającego - MenadŜera ds. Rekrutacji i Oceny Wniosków. Po zapoznaniu się z uzasadnieniami/komentarzami sporządzonymi przez asesorów, MenadŜer dokonuje ponownej oceny Wniosku zgodnie z tabelą ocen oraz wskazówkami dotyczącymi oceny. Punkty przyznane w wyniku tej oceny stanowią podstawę do wpisania projektu na listę rankingową.

MenadŜer ds. Rekrutacji i Oceny Wniosków rozstrzyga równieŜ czy Wniosek przechodzi do dalszej oceny merytorycznej w przypadku, gdy jeden z asesorów nie przyznał minimalnej liczby punktów za pierwsze kryterium.

W sytuacji, kiedy obaj asesorzy niezaleŜnie oceniając Wniosek (lub MenadŜer), nie przyznają minimalnej liczby punktów za pierwsze kryterium, Wniosek zostaje odrzucony. Wnioskodawca otrzyma dokładne uwagi asesorów do Wniosku, aby w ewentualnym kolejnym naborze Wniosków o dofinansowanie mógł lepiej dostosować swój Wniosek do wymagań Funduszu.

Lista rankingowa projektów, które pozytywnie przeszły ocenę merytoryczną i otrzymały co najmniej 130 punktów zostaje przedstawiona do akceptacji do Komitetu Sterującego ds. zatwierdzania projektów partnerskich. KaŜdy Komitet sterujący ds. zatwierdzania projektów partnerskich składa się z przynajmniej 2 ekspertów mających kompleksową wiedzę i doświadczenie dotyczącą sektora samorządowego, przynajmniej 1 eksperta mającego kompleksową wiedzę i doświadczenie związane z działaniami partnerów społecznych, przynajmniej 1 mającego wiedzę i doświadczenie dotyczące sektora pozarządowego. Dodatkowo, w roli obserwatorów, do Komitetu Sterującego ds. zatwierdzania projektów partnerskich zaproszeni są przedstawiciele Krajowej Instytucji Koordynującej, Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy oraz Stowarzyszenia Gmin RP Euroregion Bałtyk.

Rolą Komitetu sterującego ds. zatwierdzania projektów partnerskich jest podejmowanie decyzji o dofinansowaniu projektów. Decyzja jest podejmowana po zapoznaniu się przez członków Komitetu z ocenami dokonanymi przez asesorów oraz z ich uzasadnieniem. W ściśle uzasadnionych przypadkach Komitet ma prawo dokonać zmiany oceny dokonanej przez

60

asesorów. Wówczas – oprócz uwag asesorów, Wnioskodawca otrzyma uzasadnienie dokonanej zmiany. Komitet zatwierdza ostateczną listę projektów kwalifikujących się do dofinansowania ze środków Funduszu Partnerskiego.

Po zatwierdzeniu przez Komitet Sterujący ostatecznej listy rankingowej projektów w danym naborze, listy projektów dofinansowanych, listy projektów odrzuconych merytorycznie, listy projektów odrzuconych na kryterium spójności oraz listy projektów odrzuconych z przyczyn formalnych, Wnioskodawcy zostaną indywidualnie powiadomieni o wynikach postępowania drogą listowną oraz dodatkowo pocztą elektroniczną w przypadku projektów dofinansowanych, wraz z uzasadnieniem oceny.

WyŜej wymienione listy zostaną podane do publicznej wiadomości poprzez umieszczenie ich na stronie internetowej Operatora: www.swissgrant.pl. Ogłoszenie wyników konkursu nastąpi w przeciągu 2 dni roboczych od momentu zatwierdzenia listy rankingowej i wyłonienia listy projektów, które otrzymają wsparcie ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w ramach Funduszu Partnerskiego.

Operator planuje rozpoczęcie procesu zawierania Umów o dofinansowanie z Wnioskodawcami, którym zostało przyznane dofinansowanie, w ciągu 3 trzech miesięcy od daty zamknięcia naboru Wniosków o dofinansowanie. Planowany termin moŜe ulec wydłuŜeniu w przypadku otrzymania bardzo duŜej ilości Wniosków, jednakŜe Operator dołoŜy wszelkich starań, aby termin ten nie był przedłuŜony o okres dłuŜszy niŜ 1 miesiąc. W przypadku wydłuŜenia terminu, o którym mowa powyŜej zostanie umieszczona stosowna informacja na stronie internetowej Operatora z podaniem szczegółów dotyczących terminu rozpoczęcia procesu zawierania Umów o dofinansowanie.

61

VI REALIZACJA PROJEKTU

6.1. Zawarcie Umowy o dofinansowanie z Beneficjentem

W przypadku przyjęcia projektu do realizacji Beneficjent otrzyma wezwanie do dostarczenia następującej dokumentacji niezbędnej w celu podpisania umowy:

1. Zaświadczenia z banku lub kopii umowy zawierającej numer rachunku bankowego utworzonego specjalnie do obsługi środków uzyskanych z Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego dla Organizacji Pozarządowych i Polsko–Szwajcarskich Regionalnych Projektów Partnerskich utworzonego w ramach Szwajcarko - Polskiego Programu Współpracy.

2. Umowę/Umowy o partnerstwie szczegółowo definiującej zakres obowiązków i podział zadań pomiędzy podmiotami tworzącymi partnerstwo (oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŜnione).

3. Aktualnego (wystawionego nie wcześniej niŜ 3 miesiące przed dniem złoŜenia u Operatora) zaświadczenia z Urzędu Skarbowego potwierdzającego, Ŝe Beneficjent nie zalega z regulowaniem naleŜności z tytułu podatków i innych wymaganych opłat (oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŜnione). W przypadku gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego przedłoŜenie w/w dokumentu nie jest wymagane.

4. Aktualnego (wystawionego nie wcześniej niŜ 3 miesiące przed dniem złoŜenia u Operatora) zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzającego, Ŝe Beneficjent nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne (oryginału lub kopii, poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŜnione).W przypadku gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego przedłoŜenie w/w dokumentu nie jest wymagane.

5. Aktualną (wydaną nie wcześniej niŜ 6 miesięcy przed dniem złoŜenia u Operatora) informację z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) wystawioną indywidualnie dla kaŜdej osoby uprawnionej do reprezentacji Beneficjenta, stwierdzającą, Ŝe dana osoba nie została prawomocnie skazana za przestępstwa popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwa przekupstwa, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, lub inne przestępstwa popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, przestępstwa skarbowe lub udziału w zorganizowanej grupie przestępczej, albo mających na celu popełnienie przestępstw lub przestępstw skarbowych (oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŜnione). W przypadku gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego przedłoŜenie w/w dokumentu nie jest wymagane..

6. Weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową stanowiącą załącznik numer 4 niniejszego Podręcznika (dotyczy projektów, w których wartość dofinansowania przekracza 30 000 CHF) – nie dotyczy jednostek Sektora Finansów Publicznych .

7. Oświadczenia Zarządu (organu zarządzającego) potwierdzające fakt, Ŝe wobec Beneficjenta nie został złoŜony wniosek o ogłoszenie upadłości, Beneficjent nie znajduje się w stanie likwidacji, nie podlega zarządowi komisarycznemu, nie zawiesił swojej działalności i nie jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze. W przypadku gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego przedłoŜenie w/w oświadczenia nie jest wymagane.

Po złoŜeniu przez Beneficjenta kompletnej i prawidłowej dokumentacji wskazanej powyŜej, podpisywana jest umowa o dofinansowanie projektu w ramach Funduszu Partnerskiego. Umowa o dofinansowanie określa szczegółowo:

� datę rozpoczęcia i zakończenia projektu,

62

� zakres rzeczowy projektu, � harmonogram finansowy projektu, � terminy raportowania � zasady wypłaty dofinansowania � informacje na temat promocji projektu, � zobowiązania stron.

Umowa o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy podpisywana jest w siedzibie Operatora, ul. Łucka 2/4/6, 00 – 845 Warszawa. W uzasadnionych przypadkach Operator dopuszcza moŜliwość zawarcia z Beneficjentem umowy o dofinansowanie drogą pocztową zgodnie z opisem przedstawionym poniŜej.

Umowa o dofinansowanie jest przesyłana pocztą elektroniczną do Wnioskodawcy, który drukuje ją w 2 egzemplarzach, parafuje, podpisuje i przesyła do Operatora. Ten, po podpisaniu, odsyła 1 egzemplarz Wnioskodawcy listem poleconym, a drugi archiwizuje.

Operator zastrzega sobie prawo do nie podpisania umowy w następujących przypadkach:

� odmowy dostarczenia dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy, � niedostarczenia dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy w terminie 30 dni

roboczych od dnia ogłoszenia wyników naboru na stronie internetowej Operatora www.swissgrant.pl chyba, Ŝe wystąpiły nadzwyczajne okoliczności które uniemoŜliwiają Beneficjentowi dostarczenie wymaganej dokumentacji w terminie określonym powyŜej ,

� zalegania przez Wnioskodawcę z naleŜnościami wobec skarbu państwa, � gdy którykolwiek z urzędujących członków organu zarządzającego Wnioskodawcy został

prawomocnie skazany za przestępstwa popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwa przekupstwa, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, lub inne przestępstwa popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, przestępstwa skarbowe lub udziału w zorganizowanej grupie przestępczej, albo mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowe, gdy został złoŜony wobec Wnioskodawcy wniosek o ogłoszenie upadłości lub gdy Beneficjent pozostaje w stanie likwidacji lub podlega zarządowi komisarycznemu lub zawiesił swoją działalność lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze, w tym jest przedmiotem postępowania egzekucyjnego,

� gdy Wnioskodawca złoŜy podrobione, przerobione lub stwierdzające nieprawdę dokumenty w celu uzyskania wsparcia finansowego w ramach umowy.

Operator zastrzega sobie prawo do obniŜenia dofinansowania, jeŜeli potrzeba taka będzie wynikała z przepisów dotyczących pomocy publicznej. Jednocześnie Beneficjent będzie zobowiązany do pokrycia róŜnicy z własnych środków tak, aby wartość całkowitych kosztów kwalifikowanych przedstawionych we Wniosku o dofinansowanie pozostała niezmieniona. W przypadku odmowy Beneficjenta do pokrycia róŜnicy, o której mowa powyŜej Operator zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zawarcia umowy o dofinansowanie z Beneficjentem.

6.2. Raportowanie i płatności

6.2.1 Sprawozdania z realizacji projektu Beneficjent zobowiązany jest do przedkładania sprawozdań z realizacji projektu w następujący sposób:

63

• okresowe (kwartalne) – w ciągu 21 dni kalendarzowych od zakończenia okresu sprawozdawczego

• końcowy - w ciągu 21 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu określonego w umowie o dofinansowanie.

Sprawozdanie z realizacji projektu składa się z 2 części: części merytorycznej (Raportu) oraz części finansowej (Wniosku o płatność). Raport oraz Wniosek naleŜy sporządzić na formularzach udostępnionych przez Operatora zgodnie z instrukcją ich wypełniania. Do Wniosku o płatność naleŜy dołączyć załączniki, zgodnie z listą załączników podaną poniŜej. Raport nie wymaga dodatkowych załączników. Jednocześnie Operator zastrzega sobie prawo do Ŝądania wybranych dokumentów potwierdzających zrealizowanie działań opisanych przez Beneficjenta w Raporcie.

Wypełniony Raport oraz Wniosek o płatność naleŜy przesłać pocztą elektroniczną, a następnie w formie papierowej podpisany przez osobę/y upowaŜnione ze strony Beneficjenta wraz z wymaganymi załącznikami naleŜy złoŜyć osobiście lub przesłać listem poleconym do siedziby Operatora w terminie przewidzianym w umowie.

W kaŜdym przypadku, gdy nie określono inaczej, załączniki powinny być złoŜone w formie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upowaŜnione ze strony Beneficjenta lub notariusza bądź podmiot, który wydał dokument.

Wniosek o płatność oraz Raport w pierwszej kolejności podlegają weryfikacji pod kątem wypełnienia wszystkich pól Wniosku oraz Raportu a takŜe załączenia wymaganych dokumentów. Następnie Raport oraz Wniosek podlegają dalszej ocenie pod względem poprawności i zgodności z umową. W przypadku złoŜenia Raportu lub Wniosku nieprawidłowo wypełnionego lub bez wymaganych załączników Operator wzywa Beneficjenta do uzupełnienia Raportu lub Wniosku w terminie 10 dni roboczych liczonych od następnego dnia roboczego po dniu przekazania wezwania drogą elektroniczną. Okres rozpatrywania dokumentów sprawozdawczych wynosi 30 dni roboczych liczonych od dnia otrzymania przez Operatora podpisanych wersji papierowych Raportu oraz Wniosku. Termin ten zostaje wydłuŜony o okres potrzebny na uzupełnienie lub poprawienie Wniosku i/lub Raportu.

Do Wniosków o Płatność Okresową naleŜy dołączyć: 1) wyciąg z rachunku bankowego potwierdzający dokonanie płatności oraz kopie innych

dokumentów księgowych stanowiących dowód poniesionych kosztów, zawierające datę i poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta,

2) kserokopie 3 faktur bądź innych dowodów o równowaŜnej wartości dowodowej o najwyŜszej wartości w danym okresie rozliczeniowym, poświadczone ze zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta,

3) oświadczenie o kwalifikowalności podatku od towarów i usług (składane w sytuacji, gdy Wnioskodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT i kwoty przedstawiane do refundacji są kwotami brutto) - w przypadku pierwszego Wniosku o płatność okresową,

4) wydruk z ewidencji księgowej prowadzonej na potrzeby projektu – w przypadku pierwszego wniosku o płatność.

Do Wniosku o płatność końcową naleŜy dołączyć:

1) wyciąg z rachunku bankowego potwierdzający dokonanie płatności oraz kopie innych dokumentów księgowych stanowiących dowód poniesionych kosztów, zawierające datę i poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta,

64

2) kserokopie 3 faktur bądź innych dowodów o równowaŜnej wartości dowodowej o najwyŜszej w ostatnim okresie rozliczeniowym wartości poświadczone ze zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania Beneficjenta,

3) kompletną historię z rachunku bankowego za cały okres trwania projektu z zaznaczonymi w widoczny sposób kwotami odsetek zgromadzonych na rachunku bankowym,

4) oświadczenie o kwalifikowalności podatku od towarów i usług (składane w sytuacji, gdy Wnioskodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia VAT i kwoty przedstawiane do refundacji są kwotami brutto),

5) wydruk z ewidencji księgowej prowadzonej na potrzeby projektu za cały okres trwania projektu.

W sytuacji pojawienia się wątpliwości bądź nieprawidłowości wydatkowania środków finansowych wykazanych we Wniosku o płatność, Operator Grantu Blokowego zastrzega sobie prawo Ŝądania od Beneficjenta przedłoŜenia kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem wszystkich faktur lub innych dokumentów księgowych o równowaŜnej wartości dowodowej wykazanych we Wniosku o Płatność w części 2 „Zestawienie wydatków poniesionych w okresie sprawozdawczym” wraz z dowodami zapłaty. W przypadku, gdy w „Zestawieniu” znajduje się faktura (nota, rachunek) wystawiona przez Partnera, wówczas Beneficjent załącza: podsumowane zestawienie wydatków, kserokopie dokumentów stanowiących podstawę wykonania płatności oraz kserokopie dowodów dokonania płatności.

Wszystkie dokumenty dołączone do Wniosku o płatność muszą być podpisane przez osobę/osoby upowaŜnione ze strony Beneficjenta. Dokumenty złoŜone w formie kopii naleŜy potwierdzić za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby upowaŜnione lub notariusza lub podmiot, który wydał dokument.

WAśNE

Wszystkie faktury lub inne dokumenty księgowe o równowaŜnej wartości dowodowej przedstawione do refundacji muszą zostać opłacone w całości.

Faktury oraz inne dowody księgowe o równowaŜnej wartości dowodowej stanowiące podstawę refundacji naleŜy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych.

6.2.2 Wypłata dofinansowania. Sposób finansowania

WAśNE

Beneficjent ma obowiązek posiadania wyodrębnionego rachunku bankowego (lub subkonta) w złotych do obsługi środków pochodzących z dofinansowania.

Beneficjent musi być jedynym posiadaczem wskazanego rachunku bankowego oraz jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej (na wydatkach, kosztach i przychodach) dokumentacji finansowo-księgowej wszystkich środków finansowych otrzymanych i przeznaczonych na realizację zadania zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.), w sposób umoŜliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.

65

Przekazanie środków finansowych następuje na numer rachunku bankowego podany w umowie o dofinansowanie po podpisaniu jej przez obydwie strony w terminach określonych w umowie.

Wypłata środków finansowych na realizację projektu przekazywana będzie w transzach według następującego systemu:

Pierwsza płatność obejmuje zaliczkę stanowiącą 40% wartości przyznanego dofinansowania, jednakŜe nie więcej niŜ równowartość w złotych kwoty 60 000 franków szwajcarskich. Zaliczka zostanie wypłacona na konto Beneficjenta wskazanego w umowie w ciągu 2 dni roboczych po jej podpisaniu przez obydwie strony i dostarczeniu wszystkich niezbędnych dokumentów (w szczególności dokumentu zabezpieczenia zaliczki w przypadku projektów, których kwota dofinansowania przekracza 30 000 franków szwajcarskich).

Kolejne płatności (pośrednie) dokonywane będą na podstawie faktycznie poniesionych kosztów w danym okresie sprawozdawczym, na podstawie Raportów okresowych (składanych kwartalnie) i Wniosków o płatność okresową (składanych kwartalnie). Wysokość kolejnych transz będzie uzaleŜniona od wysokości wykorzystanej zaliczki. Nie ma określonych minimalnych wartości, jakie musi rozliczyć Beneficjent, by otrzymać kolejną transzę.

Płatność końcowa zostanie przekazana po zaakceptowaniu Raportu końcowego i Wniosku o płatność końcową z realizacji projektu oraz przeprowadzeniu kontroli finansowej. Wysokość tej płatności uzaleŜniona jest od faktycznie poniesionych kosztów na realizację projektu, jednak planowana płatność końcowa nie moŜe być niŜsza niŜ 10% planowanej kwoty dofinansowania. PowyŜsza zasada wypłacania kolejnych transz dotyczy projektów, których okres realizacji jest dłuŜszy niŜ jeden kwartał. W projektach, których okres realizacji nie przekroczy jednego kwartału sposób finansowania przedstawia się następująco:

Pierwsza płatność obejmuje zaliczkę stanowiącą 60% wartości przyznanego dofinansowania, jednakŜe nie więcej niŜ równowartość w złotych kwoty 60 000 franków szwajcarskich.

Druga płatność będąca jednocześnie płatnością końcową zostanie przekazana po zaakceptowaniu Raportu końcowego i Wniosku o Płatność o Końcową z realizacji projektu oraz przeprowadzeniu kontroli finansowej. Wysokość tej płatności uzaleŜniona jest od faktycznie poniesionych kosztów na realizację projektu, jednak planowana płatność końcowa nie moŜe być wyŜsza niŜ 40% planowanej kwoty dofinansowania.

Liczba transz uzaleŜniona jest od okresu realizacji projektu. Maksymalny czas trwania projektu ustala się do dnia 30 września 2014.

Wysokość oraz terminy przekazywania transz zostaną określone w umowie o dofinansowanie, na podstawie harmonogramu finansowego sporządzonego przez Beneficjenta. Wypłaty dla Beneficjentów dokonywane będą kwartalnie, na podstawie składanych Raportów oraz Wniosków o płatność.

Kwota dofinansowania wynosi nie więcej niŜ 90% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu. Pozostałe co najmniej 10% stanowi wkład własny Beneficjenta. W kaŜdym okresie sprawozdawczym musi być zachowana proporcja wkładu własnego Beneficjenta w odniesieniu do całości kosztów kwalifikowalnych.

Płatności pośrednie oraz płatność końcowa zostaną przekazane Beneficjentowi w ciągu 3 dni roboczych licząc od dnia, w którym zostanie zaakceptowany Raport oraz Wniosek o płatność. Informacja o dokonanej wpłacie przekazana zostanie Beneficjentowi drogą elektroniczną.

66

Beneficjent będzie zobowiązany do przechowywania dokumentacji finansowej projektu przez okres 5 lat od dnia dokonania ostatniej płatności. W przypadku Beneficjentów, którym udzielona zostanie pomoc de minimis okres ten wydłuŜa się do lat 10. 6.2.3 Zasady rozliczania dofinansowania

Beneficjent jest zobowiązany do wykorzystania przekazanego dofinansowania zgodnie z zasadami Funduszu Partnerskiego oraz z celem, na który je uzyskał, a takŜe na warunkach określonych w umowie o dofinansowanie.

W związku z tym, przed przystąpieniem do działań zmierzających do rozliczenia przyznanego dofinansowania, w pierwszej kolejności naleŜy zapoznać się z treścią umowy oraz niniejszym Podręcznikiem.

ZłoŜenie Raportu końcowego wraz z Wnioskiem o płatność końcową powinno nastąpić nie później niŜ do 21 października 2014. Zatem ustalając termin zakończenia realizacji projektu naleŜy wziąć pod uwagę czas potrzebny na zgromadzenie odpowiedniej dokumentacji oraz sporządzenie wymaganych dokumentów.

Rozliczenie dofinansowania następuje na podstawie dowodów księgowych, które zgodnie z Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2002 Nr 76, poz. 694, z późn. zm.) są podstawą stwierdzającą dokonanie operacji gospodarczej.

Dowody księgowe powinny być rzetelne, tzn. zgodne z rzeczywistym przebiegiem działań, które dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych.

W ramach dokumentowania prowadzonych działań naleŜy równieŜ prowadzić listy obecności na spotkaniach i szkoleniach, protokoły ze spotkań, karty czasu pracy itp.

WAśNE

Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej wszystkich środków finansowych otrzymanych na realizację zadania oraz środków będących wkładem własnym finansowym wniesionym do projektu zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2002 Nr 76, poz. 694, z późn. zm.) w sposób umoŜliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.

W szczególności następujące dokumenty potwierdzają koszty kwalifikowane i mogą zostać ujęte we Wniosku o płatność w zestawieniu faktur i innych dokumentów księgowych o równowaŜnej wartości dowodowej przedstawionym do refundacji:

1. Faktury VAT.

2. Rachunki.

3. Faktury korygujące.

4. Noty korygujące (wraz z dokumentami, których dotyczą).

5. Umowy sprzedaŜy wraz z załączonym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku w związku z zawarciem umowy np. dowód wpłaty, wyciąg z rachunku bankowego, polecenie przelewu.

6. Umowy zlecenia, umowy o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne, jeŜeli koszty z nimi związane mogą być kosztami kwalifikowanymi, wraz z dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku (np. wyciąg z rachunku bankowego, polecenie przelewu). Do umów - zleceń oraz umów o dzieło, jeŜeli zostały zawarte z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, naleŜy dołączyć rachunek określający

67

wysokość podatku dochodowego oraz dokument stwierdzający istnienie obowiązku podatkowego wraz z dowodem zapłaty podatku, a takŜe dokument wskazujący wysokość składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz dowód ich zapłaty.

7. Rozliczania wyjazdów słuŜbowych dokonuje się na podstawie rozliczenia (druk delegacji) polecenia wyjazdu słuŜbowego wraz ze sposobem obliczenia naleŜnej diety i dokładnym opisem potwierdzającym powiązanie wyjazdu słuŜbowego z celami projektu. Środek transportu właściwy do odbycia podróŜy określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Dopuszcza się takŜe moŜliwość rozliczania wyjazdów słuŜbowych w formie tzw. kilometrówki(na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów uŜywania do celów słuŜbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. nr 201, poz. 1462).

8. Wynagrodzenia pracowników realizujących projekt (np. kopia umowy, lista płac, kopia przelewu wynagrodzenia/wypłaty z kasy, kopia przelewu naleŜności do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego, wyciągi bankowe/raporty kasowe, kopie deklaracji przekazanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego).

9. Dokumenty, które mogą być sporządzone na udokumentowanie zapisów w księdze dotyczących niektórych kosztów (wydatków), zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne).

Przedstawiony dowód księgowy powinien spełniać podstawowe warunki określone w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2002 Nr 76, poz. 694, z późn. zm.). Zgodnie z ww. ustawą dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - takŜe datę sporządzenia dowodu, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (z zastrzeŜeniem art. 21 § 1a wyŜej wymienionej ustawy).

Lista przedstawiona powyŜej nie zamyka w sposób definitywny moŜliwości udokumentowania poniesionych kosztów innymi dokumentami, jeśli wymagają tego okoliczności oraz charakter realizowanego projektu.

KaŜdy z dowodów księgowych powinien zawierać opis sporządzony w sposób trwały zawierający następujące dane:

� numer umowy o dofinansowanie projektu, � tytuł projektu, � zapis informujący, Ŝe projekt jest realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach

szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej, � wskazanie na powiązanie poniesionego wydatku (z danej faktury bądź innego dokumentu

o równowaŜnej wartości) z odpowiednią pozycją budŜetu projektu (grupą kosztów), � nazwę działania w ramach którego został poniesiony koszt, � wysokość kwoty będącej kosztem kwalifikowanym w ramach projektu, � pozycję według ewidencji księgowej, � informację o poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej.

68

Dowody księgowe powinny być podpisane przez osobę lub osoby uprawnione do akceptacji dokumentów księgowych w danej jednostce oraz osobę odpowiedzialną za prawidłową realizację projektu.

Wszystkie dokumenty księgowe muszą być w całości opłacone. Dowody zapłaty naleŜy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych.

Dowodami zapłaty są w szczególności:

� kopie wyciągów z rachunku bankowego Beneficjenta przedstawiające dokonane operacje bankowe,

� kopie przelewów bankowych potwierdzających poniesienie wydatków, � kopia rozliczenia zaliczki pobranej przez pracownika, � kopia raportu kasowego uwzględniającego dany wydatek, � kopia KP lub KW potwierdzająca dokonanie zakupu, � kopia faktury (rachunku), na której jest napisane „zapłacono gotówką” z odpowiednią datą

oraz podpisem i pieczątką wystawcy faktury. Uznaje się, Ŝe koszty są poniesione w okresie kwalifikowalności, jeŜeli są zrealizowane i zafakturowane, a przedmiot tj. towary, usługi są dostarczone w ramach tego okresu.

Dopuszcza się uznanie za kwalifikowane wydatków poniesionych na podstawie faktur/rachunków, które zostały wystawione w terminie późniejszym niŜ okres realizacji projektu, o ile jest to zgodne z przepisami (np. ustawa o VAT) i koszty te są bezpośrednio związane z czynnościami zrealizowanymi w okresie realizacji projektu (czyli zobowiązanie zostało podjęte w okresie realizacji projektu), a takŜe wydatki te (dowody zapłaty) zostały poniesione przed złoŜeniem Wniosku o płatność końcową przez Beneficjenta.

6.2.4 Dokumentowanie poszczególnych kosztów

1. Koszty związane z personelem:

� umowy cywilno – prawne, jeśli takie zostały zawarte, rachunki do tych umów, dowody zapłaty za te rachunki;

� listy płac z dowodami pobrania wynagrodzenia (podpisy pracowników na liście płac lub wyciągi bankowe dokumentujące przelewy na rachunki indywidualne pracowników),

� dokumenty wystawiane dla ZUS i US z dowodami przelewów lub wpłat na rachunki tych instytucji,

� karty czasu pracy, jeŜeli w ramach pobieranego wynagrodzenia pracownika tylko część jego wynagrodzenia, a więc i czasu pracy dotyczy realizowanego projektu.

Dodatkowo: w przypadku, gdy tylko część kosztów zatrudnienia pracowników dotyczy realizowanego projektu, naleŜy sporządzać dodatkowe zestawienia osób uczestniczących w jego realizacji, w których naleŜy wykazać wynagrodzenia i narzuty w podziale na finansowane ze środków projektu i inne źródła.

2. Koszty związane z podróŜami słuŜbowymi:

� w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę - druk delegacji z rozliczeniem delegacji i dowodami poniesionych kosztów: faktury za zakwaterowanie, faktury lub bilety za przejazdy z dowodami zapłaty,

� w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilno – prawnej, w której zawarto zapisy dotyczące zwrotu kosztów wyjazdów słuŜbowych: druk delegacji z rozliczeniem delegacji lub oświadczenie o odbytej podróŜy i rozliczeniem tej podróŜy; do oświadczenia dołącza się dowody poniesionych w czasie podróŜy wydatków takie jak: faktury za zakwaterowanie, faktury lub bilety za przejazdy z dowodami zapłaty.

69

3. Wydatki związane z utrzymaniem pomieszczeń:

� faktury z dowodami zapłaty, � rachunki z dowodami zapłaty.

4. Koszty związane z prowadzeniem rachunku bankowego:

� wyciągi bankowe, � umowy rachunku bankowego.

5. Koszty związane z poradami prawnymi, ekspertyzami, tłumaczeniami, itp:

� umowy, � rachunki do umów cywilnoprawnych wraz z potwierdzeniami zapłaty (łącznie z kosztami

ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych i podatku dochodowego), � faktury z dowodami zapłaty.

6. Koszty związane z zakupem materiałów:

� faktury, rachunki z dowodami zapłaty. W przypadku nabycia dostaw i/lub usług z zastosowaniem procedury udzielenia zamówienia publicznego naleŜy przechowywać i w razie konieczności udostępniać dokumentację z tym związaną zgodną z przepisami Prawa zamówień publicznych.

7. Wkład własny rzeczowy wniesiony na rzecz projektu moŜe zostać rozliczony w szczególności na podstawie:

� umowy uŜyczenia, � oświadczenie Beneficjenta o wykorzystywanych zasobach rzeczowych wraz z ich aktualną

wyceną zaangaŜowanych w realizację projektu, � porozumienia wolontariackiego wraz z zestawieniem uwzględniającym stawkę godzinową i

faktyczny czas pracy oraz kartę czasu pracy wolontariusza.

8. Koszty związane z amortyzacją środków trwałych:

� dokument z ewidencji środków trwałych zawierający stawki i kwoty amortyzacji, � rozliczenie amortyzacji na rzecz projektu

Pozycja wydatków przedstawionych we Wniosku o płatność zostanie uznana za zgodną z budŜetem danej kategorii kosztów, gdy nie nastąpiło jej zwiększenie o więcej niŜ 10%, w odniesieniu do całkowitej wartości tej grupy kosztów według umowy o dofinansowanie. Oznacza to, Ŝe jeŜeli Beneficjent wygeneruje oszczędności, moŜe dokonać przesunięcia zaoszczędzonej kwoty na inną pozycję budŜetu (kategorię kosztów), nie powodując jej zwiększenia o więcej niŜ 10% całkowitej wartości, wynikającej z budŜetu.

Koszty personelu zarządzającego projektem nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu określonych w budŜecie projektu będącym załącznikiem do umowy o dofinansowanie.

Koszty związane z tworzeniem i wzmacnianiem sieci współpracy nie mogą przekroczyć 30% całkowitych kosztów kwalifkowalnych projektu określonych w budŜecie projektu będącym załącznikiem do umowy o dofinansowanie.

A co z kosztami biurowymi? Wnioskuję by kwota przedstawiona we wniosku o dofinansowanie była tą ostateczną. PoniŜej zaproponowany zapis:

Koszty biurowe przedstawione we Wniosku o dofinansowanie nie mogą zostać zwiększone. Kwota przedstawiona we Wniosku o dofinansowanie jest kwotą stanowiącą górny limit kosztów, które mogą zostać zrefundowane w ramach Funduszu Partnerskiego.

70

WAśNE

Beneficjent jest zobligowany do zachowania proporcji między wkładem własnym, a kwotą dofinansowania w kaŜdym z okresów sprawozdawczych.

W trakcie realizacji projektu proporcja pomiędzy środkami własnymi a kwotą dofinansowania nie moŜe ulec zmniejszeniu. Jednocześnie, nie ma Ŝadnych ograniczeń związanych ze zwiększeniem środków własnych zaangaŜowanych w realizację przedsięwzięcia.

6.2.5. Podatek VAT

Co do zasady podatek VAT nie stanowi kosztu kwalifikowanego, jednakŜe w sytuacji, gdy VAT jest przez podmiot realizujący projekt „prawdziwie i definitywnie” poniesiony, wówczas stanowi on koszt kwalifikowany. Z taką sytuacją będziemy mieli do czynienia wówczas, gdy Beneficjentowi nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT z tytułu danego zakupu.

Przykładowo, gdy dany podmiot nie będzie podatnikiem VAT, wówczas podatek zawarty w zakupach dokonywanych przez podmiot będzie stanowił koszt kwalifikowany.

Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn,. zm.) (dalej: Ustawa o VAT) za kryterium decydujące o uznaniu podmiotu jako podatnika podatku VAT uwaŜa samodzielne wykonywanie działalności gospodarczej bez względu na cel i rezultat takiej działalności.

W przypadku, gdy Beneficjent nie ma prawa do odliczania podatku VAT na mocy obowiązujących przepisów, wówczas podatek VAT uznawany będzie jako koszt kwalifikowany i Beneficjent ma obowiązek przy złoŜeniu pierwszego Wniosku o płatność okresową oraz Wniosku o płatność końcową złoŜenia oświadczenie o braku moŜliwości odliczania podatku VAT na mocy obowiązujących przepisów. Oświadczenie naleŜy sporządzić według wzoru udostępnionego przez Operatora.

6.3 Zmiany w Umowie o dofinansowanie

6.3.1. Informacje podstawowe

W przypadkach, gdy jest to niezbędne Beneficjent ma prawo wystąpić o zmianę umowy o dofinansowanie z zastrzeŜeniem dopełnienia formalności, o których mowa poniŜej. Zmiany do umowy wymagają formy aneksu. Beneficjent ma obowiązek przesłać do Operatora pisemny wniosek o dokonanie zmian opatrzony datą i podpisem osób upowaŜnionych do reprezentacji.

Wniosek o zmiany powodujące modyfikacje w harmonogramie finansowym bądź harmonogramie realizacji projektu naleŜy złoŜyć najpóźniej na 10 dni roboczych przed rozpoczęciem okresu sprawozdawczego, którego dotyczą zmiany. W sytuacji, gdy Beneficjent nie dotrzyma wskazanego powyŜej terminu, zmiany powodujące modyfikacje w harmonogramie finansowym bądź harmonogramie realizacji projektu, o które wnioskuje Beneficjent mogą być przez Operatora nie zaakceptowane. Rozpatrywanie wniosków o aneks trwa 10 dni kalendarzowych. W przypadku wyraŜenia zgody na zmianę, o którą wnioskuje Beneficjent następuje podpisanie aneksu do umowy.

NaleŜy zaznaczyć, Ŝe wszelkie wnioski o aneks muszą zostać poparte szczegółowym uzasadnieniem oraz pełnymi informacjami na temat zmian będących przedmiotem wniosku.

71

Niedostarczenie takiej dokumentacji na poparcie wniosku moŜe znacznie opóźnić proces jego rozpatrywania i prowadzić do odmownego jego rozpatrzenia.

PoniŜej przedstawiono opis zmian do umowy. PoniŜsza lista ma na celu zwrócenie uwagi Beneficjenta na zmiany, których wprowadzenie wymagają formalnej zgody Operatora. Lista potencjalnych zmian nie jest wyczerpująca, jeśli zatem Beneficjent nie jest pewien, czy konieczne jest złoŜenie wniosku o formalną poprawkę, lub teŜ ma jakiekolwiek pytania dotyczące procedury, do której naleŜy się stosować, powinien zwrócić się do Operatora o dodatkowe wyjaśnienia.

Beneficjenci powinni dołoŜyć wszelkich starań, by w miarę moŜliwości ograniczyć liczbę zmian, o które wnioskują w okresie obowiązywania umowy o dofinansowanie.

Zmiany niepowodujące modyfikacji umowy o dofinansowanie oraz zmiany o charakterze pozaumownym (np. zmiana danych kontaktowych) nie wymagają zawarcia aneksu do umowy, jednakŜe muszą być zgłaszane nie później niŜ 10 dni roboczych przed datą wprowadzenia zmian w Ŝycie.

6.3. 2. Zmiany w wysokości kosztów działań w budŜecie i harmonogramie finansowym

Wartość danej grupy kosztów zostanie uznana za zgodną z budŜetem, gdy nie nastąpiło jej zwiększenie o więcej niŜ 10% w odniesieniu do całkowitej wartości tej grupy kosztów według umowy o dofinansowanie. Oznacza to, Ŝe jeŜeli Beneficjent wygeneruje oszczędności, moŜe dokonać przesunięcia zaoszczędzonej kwoty do innej grupy kosztów nie powodując zwiększenia jej całkowitej wartości wynikającej z budŜetu o więcej niŜ 10%. Jednocześnie nie jest moŜliwym bez uprzedniej zgody Operatora, dokonanie przesunięć zaoszczędzonej kwoty na działania, które nie zostały ujęte we Wniosku o dofinansowanie.

KaŜda zmiana w poszczególnych grupach kosztów o więcej niŜ 10% wymaga zawarcia stosownego aneksu do umowy Koszty personelu zarządzającego projektu nie mogą przekroczyć 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu określonych w budŜecie projektu będącym załącznikiem do umowy o dofinansowanie, a koszty związane z tworzeniem i wzmacnianiem sieci współpracy nie mogą przekroczyć 30% całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu określonych w budŜecie projektu będącym załącznikiem do umowy o dofinansowanie. W przypadku zmniejszenia o więcej niŜ 10% danej pozycji kosztów naleŜy wraz z Wnioskiem o płatność złoŜyć stosowne wyjaśnienia.

6.3.3. Zmiany w harmonogramie płatności

KaŜda zmiana w harmonogramie płatności wymaga zawarcia stosownego aneksu. NaleŜy zauwaŜyć, Ŝe Operator dokonuje kolejnych płatności w oparciu o dane zawarte w umowie o dofinansowanie w harmonogramie płatności.

6.3.4. Zmiana okresu realizacji projektu

Zmiany powodujące modyfikacje w budŜecie projektu naleŜy złoŜyć na 10 dni roboczych przed rozpoczęciem okresu sprawozdawczego, którego dotyczą zmiany.

NaleŜy przedstawić następujące informacje:

� datę ukończenia wszystkich działań, � nowy harmonogram działań i plan prac, � nowy budŜet finansowy projektu.

Wszelkie zmiany daty zakończenia okresu uprawnionego automatycznie skutkują zmianą ostatecznego terminu złoŜenia Raportu Końcowego oraz Wniosku o płatność końcową.

72

6.4. Zarządzanie finansami projektu przez Beneficjenta

6.4.1 Rachunek bankowy

NaleŜy unikać wypłat gotówki z rachunku. Wszelkie wypłaty gotówki muszą mieć potwierdzenie np. w postaci paragonów.

Odsetki zgromadzone na rachunku utworzonym do obsługi środków uzyskanych z Grantu Partnerskiego naleŜy zadeklarować na etapie składania Wniosku o płatność końcową. Zostaną one odjęte od ostatecznej kwoty do wypłaty lub dodane do ewentualnego zwrotu.

6.4.2 System księgowania

Beneficjent ma obowiązek wdroŜyć system księgowania lub odpowiedni system wewnętrzny, który umoŜliwi zidentyfikowanie:

� źródeł finansowania projektu, � wszystkich wydatków z tytułu realizacji projektu poniesionych w okresie uprawnionym.

Beneficjent zobowiązany jest do:

� prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby projektu umoŜliwiającej jednoznaczną identyfikację wszystkich kosztów i przychodów dotyczących projektu,

� rejestrowania wszystkich operacji gospodarczych (dotyczących m.in.: płatności, kosztów, przychodów),

� sprawowania kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej, � bieŜącego monitorowania wydatków oraz dokonywania oceny wykorzystania środków, � rzetelnego dokumentowania wydatków za pomocą oryginałów dokumentów stanowiących

podstawę dokonywanych płatności.

Prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej moŜe polegać na wprowadzeniu nowych kont w zakładowym planie kont, słuŜących wyłącznie do obsługi projektu. Konta te mogą być wyodrębnione na poziomie analitycznym.

Wyodrębnienie to obowiązuje dla wszystkich zespołów kont. Przykładowo, jeŜeli dokonywano zakupów środków trwałych, naleŜy tak rozbudować analitykę do „zespołu 0”, aby było moŜliwe ustalenie wartości początkowych środków trwałych zakupionych w ramach projektu oraz wartości ich umorzenia.

Podatnicy obowiązani do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów powinni, na potrzeby projektu, prowadzić dodatkową ewidencję umoŜliwiającą jednoznaczną identyfikację kosztów.

Ewidencja ta moŜe być prowadzona w arkuszu kalkulacyjnym. Powinna ona umoŜliwiać sporządzanie stosownych zestawień i sprawozdań.

W odniesieniu do podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów zaleca się równieŜ prowadzenie wykazu środków trwałych zakupionych na potrzeby projektu lub otrzymanych w uŜytkowanie, zawierającego: nazwę, wartość początkową, wskazanie dowodu zakupu oraz miejsce uŜytkowania środka trwałego.

W przypadku projektów realizowanych z udziałem Partnera Beneficjent w swoich księgach rachunkowych rejestruje operacje zbiorczo na podstawie faktury (rachunku, noty) wystawionej przez Partnera. Na podstawie zapisów dokonanych w księgach rachunkowych oraz zestawień wydatków przekazanych przez Partnera/Partnerów, Beneficjent zobowiązany jest do sporządzenia rozliczenia środków finansowych na dofinansowanie projektu.

73

6.4.3 Przechowywanie dokumentów księgowych

Dokumenty księgowe stanowiące podstawę płatności dokonywanych ze środków objętych umową o dofinansowanie powinny być opatrzone informacją wskazującą źródło finansowania wydatków i przechowywane wraz z umową.

Zgodnie z umową dofinansowania, Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją zadań objętych dofinansowaniem przez 5 lat po zakończeniu realizacji projektu. W przypadku Beneficjentów, którzy otrzymali pomoc de minimis okres ten wydłuŜa się do lat 10.

Dowody księgowe naleŜy przechowywać w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie. Księgi rachunkowe i dowody księgowe naleŜy przechowywać w naleŜyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnianiem lub zniszczeniem.

6.4.4 Proponowany model rozliczeń pomiędzy Beneficjentem a Partnerami

Beneficjent jako strona umowy otrzymuje środki finansowe i zgodnie z przyjętym sposobem wdraŜania jest odpowiedzialny za ich rozliczenie wobec Operatora.

Beneficjent w swoich księgach rachunkowych rejestruje operacje zbiorczo na podstawie faktury (rachunku, noty) wystawianej przez Partnera. Na podstawie zapisów dokonanych w księgach rachunkowych oraz zestawień wydatków przekazanych przez Partnerów, Beneficjent zobowiązany jest do sporządzenia rozliczenia środków finansowych na dofinansowanie projektu.

W prezentowanym modelu Partner:

� dokonuje zakupu towarów i usług, występując jako nabywca i płatnik, � wystawia zbiorczą fakturę (rachunek, notę) na Beneficjenta, w której ujmuje koszty

wykorzystania zasobów własnych (koszty personelu oraz zasoby materialne) oraz koszty zakupów towarów i usług od podmiotów spoza Partnerstwa.

Do faktury (rachunku, noty) Partner załącza:

� podsumowane zestawienie wydatków, � kserokopie dokumentów stanowiących podstawę wykonania płatności, � kserokopie dowodów dokonania płatności.

Załączone do zestawienia wydatków kserokopie dokumentów stanowiących dowody poniesienia wydatków przez Partnera powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upowaŜnioną (np.: głównego księgowego, kwestora, skarbnika, dyrektora finansowego).

Dokumenty poświadczające wydatki powinny być opisane na odwrocie w taki sposób, aby widoczny był związek z projektem.

Rozliczając poniesione wydatki naleŜy dostarczyć kopie obu stron dokumentów. Obie strony powinny zostać poświadczone za zgodność z oryginałem.

W zestawieniu wydatków naleŜy wykazywać wyłącznie wydatki kwalifikowalne.

6.5. Rozwiązanie umowy

Umowa o dofinansowanie zawierana jest na czas realizacji projektu. Operator ma prawo rozwiązać umowę w sytuacji, gdy:

� Beneficjent wykorzysta w całości lub w części przekazane środki na cel inny niŜ określony w projekcie lub niezgodnie z zawartą umową,

74

� Beneficjent złoŜy podrobione, przerobione lub stwierdzające nieprawdę dokumenty w celu uzyskania wsparcia finansowego w ramach umowy,

� został złoŜony wobec Beneficjenta wniosek o ogłoszenie upadłości lub gdy Beneficjent pozostaje w stanie likwidacji, lub podlega zarządowi komisarycznemu, lub zawiesił swoją działalność, lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze,

� Beneficjent nie rozpoczął realizacji projektu w ciągu 3 miesięcy od daty rozpoczęcia projektu ustalonej we Wniosku o dofinansowanie, zaprzestał realizacji projektu lub realizuje go w sposób niezgodny z umową,

� Beneficjent nie osiągnie zamierzonego w projekcie celu z przyczyn przez siebie zawinionych,

� Beneficjent odmówi poddania się kontroli, � Beneficjent nie doprowadzi do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w terminie

ustalonym przez Operatora, � Beneficjent nie przedłoŜy w ustalonym terminie i na ustalonych zasadach Raportu

okresowego i Wniosku o płatność okresową, � Beneficjent nie przedłoŜy w ustalonym terminie i na ustalonych zasadach Raportu

Końcowego i Wniosku o płatność końcową, � Beneficjent nie wniesie zadeklarowanego wkładu własnego na realizację projektu, � zostanie wprowadzona zmiana umowy partnerstwa dokonana bez zgody Operatora.

W przypadku wystąpienia opisanych powyŜej przyczyn skutkujących rozwiązaniem umowy, Operator zadecyduje o wysokości środków, które podlegać będą zwrotowi. Wysokość środków uzaleŜniona będzie od osiągniętych rezultatów i celów projektu.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji projektu Operator zastrzega sobie prawo do Ŝądania zwrotu wszystkich przekazanych na realizację projektu środków.

Zaistnienie okoliczności opisanych w niniejszym podrozdziale moŜe skutkować odebraniem Beneficjentowi moŜliwości ubiegania się o środki publiczne na okres 3 kolejnych lat od dnia rozwiązania umowy.

6.6. Projekty nieukończone

W sytuacji, gdy Beneficjent rezygnuje z realizacji projektu przed upływem okresu przewidzianego na jego realizację i oznacza to niewykorzystanie środków, wówczas mamy do czynienia z projektem nieukończonym. W przypadku zagroŜenia nieukończeniem projektu Beneficjent jest zobowiązany niezwłocznie poinformować Operatora o chęci wycofania się z realizacji projektu wraz z podaniem uzasadnienia. Zgłoszenie powinno mieć miejsce przed upływem terminu określonego w umowie. Operator zadecyduje o wysokości środków, która podlega zwrotowi, w zaleŜności od osiągniętych rezultatów i celów projektu.

6.7. Monitorowanie i kontrola projektów realizowanych w ramach Funduszu Partnerskiego

6.7.1. Monitorowanie

Stałe monitorowanie projektów realizowanych przez Beneficjentów jest jednym z głównych zadań Operatora. Polega on na systematycznym zbieraniu, raportowaniu i interpretowaniu danych opisujących postęp i efekty realizowanych projektów. Działania monitorujące mają charakter:

� rzeczowy – polegający na śledzeniu faktycznych postępów realizacji projektu (np. wykonania kolejnych działań w zaplanowanych terminach),

� finansowy – w ramach którego kontrolowane będą wydatki projektowe oraz realizowane kolejne płatności dla Beneficjenta.

75

Beneficjent jest zobowiązany do składania sprawozdań okresowych z postępów realizacji projektu oraz do złoŜenia sprawozdania końcowego. Formularze sprawozdań dostępne są na stronie internetowej Operatora: www.swissgrant.pl.

6.7.2. Kontrola o charakterze rzeczowym

Przedmiotem kontroli będzie ocena stopnia wykonania przez Beneficjenta działań w odniesieniu do celów określonych w umowie o dofinansowanie. Kontrola koncentrować będzie się na sprawdzeniu:

� czy działania podjęte przez Beneficjenta są zgodne z zaplanowanymi we Wniosku o dofinansowanie harmonogramem działań, budŜetem oraz opisem szczegółowym projektu,

� czy Beneficjent uzyskał wartości wszystkich wskaźników projektu zakładanych we Wniosku o dofinansowanie,

� czy cele oraz rezultaty załoŜone przez Beneficjenta zostały osiągnięte, � czy partner/partnerzy brał/brali czynny udział w realizacji projektu/wywiązali się z

umowy/umów partnerskich zawartych z Beneficjentem, � czy Beneficjent zapewnił odpowiednią informację i promocję dotyczącą realizacji projektu.

Beneficjent będzie zawiadamiany o kontroli przynajmniej na 5 dni roboczych przed planowanym terminem wizyty, co pozwoli na skompletowanie informacji i niezbędnych dokumentów. W wizycie monitorującej uczestniczyć mogą równieŜ przedstawiciele Krajowej Instytucji Koordynującej i Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.

W trakcie wizyty monitorującej wykorzystywane będą standardowe kwestionariusze. Po zakończeniu wizyty przesłany zostanie Beneficjentowi list zawierający wnioski oraz rekomendacje po przeprowadzonej wizycie. Beneficjent powinien ustosunkować się do niniejszego pisma w ciągu 10 dni roboczych. 6.7.3. Kontrola finansowa

Przedmiotem kontroli finansowej będzie prawidłowość wydatkowania środków pozyskanych przez organizację, a jej celem będzie eliminowanie ewentualnych uchybień i wypracowywanie właściwych procedur dla słuŜb finansowych organizacji. Kontrola finansowa będzie koncentrowała się na:

� sprawdzeniu prawidłowości dokonanych płatności pod kątem zgodności wdraŜanego projektu z Wnioskiem o dofinansowanie oraz Wnioskami o płatność,

� sprawdzeniu prawdziwości i kwalifikowalności kosztów wykazanych przez Beneficjenta, � sprawdzeniu prawidłowości i rzetelności sprawozdawczości finansowej, � ocenie efektywności mechanizmów zarządzania i kontroli, � sprawdzeniu kwalifikowalności wydatków, � kontroli wypełniania przez Beneficjenta zobowiązań wynikających z dokumentów

programowych.

Beneficjent otrzymujący wsparcie z Funduszu Partnerskiego będzie zawiadamiany o kontroli finansowej przynajmniej na 5 dni roboczych przed planowanym terminem kontroli, co pozwoli na skompletowanie informacji i niezbędnych dokumentów. W trakcie kontroli wykorzystywane będą standardowe kwestionariusze. Po zakończeniu kontroli przesłany zostanie Beneficjentowi list zawierający wnioski oraz rekomendacje po przeprowadzonej wizycie. Beneficjent powinien ustosunkować się do niniejszego pisma w ciągu 10 dni roboczych.

76

W przypadku przeprowadzenia wizyt monitorujących, zarówno rzeczowej jak i finansowej Beneficjent zobowiązany jest udostępnić przedstawicielom Operatora wszelką dokumentację w jakikolwiek sposób powiązaną z realizacją projektu.

6.7.4. Archiwizacja dokumentów

Beneficjent ma obowiązek przechowywania w swojej siedzibie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres 5 lat. W przypadku Beneficjentów, którzy otrzymali pomoc de minimis, istnieje obowiązek przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres 10 lat. W przypadku wizyt monitorujących, naleŜy dokumentację udostępnić do wglądu przedstawicielom Operatora, Krajowej Instytucji Koordynującej oraz Biura Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy.

77

VII INNE

KWESTIE ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ PROJEKTU

7.1. Informacja i promocja

Celem działań informacyjno-promocyjnych prowadzonych przez Beneficjenta jest zwiększenie świadomości społeczeństwa na temat udziału środków Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w realizowanym projekcie. Beneficjent powinien zadbać, aby informacja o projekcie dotarła zarówno do otoczenia projektu (tj. społeczności lokalnej, lokalnego sektora prywatnego, publicznego i pozarządowego, lokalnych mediów itp.) jak i odbiorców projektu (np. uczestników konferencji i szkoleń dofinansowanych w ramach projektu).

W związku z otrzymaniem dofinansowania ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy w ramach Funduszu Partnerskiego Beneficjent zobowiązany jest do informowania o otrzymanym wsparciu we wszystkich dokumentach związanych z projektem oraz na kaŜdym materiale informacyjno-promocyjnym (np. materiały szkoleniowe, broszury, ulotki, plakaty, banery). Ponadto, informacją o źródle finansowania naleŜy opatrzyć wszystkie przekazywane gadŜety promocyjne (długopisy, ołówki, torby, notatniki itd. w ramach projektu).

Wszelkie zainicjowane działania muszą zostać opatrzone podaną niŜej informacją oraz logotypami:

Projekt realizowany przy wsparciu Szwajcarii w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej

Beneficjenci zobowiązani są do przedstawiania Operatorowi projektów wszystkich materiałów informacyjnych, ulotek, plakatów, tablic itp. w celu ich akceptacji przed wykonaniem.

Przykładowe instrumenty przekazu informacji i promocji:

Systemy wystawiennicze typu bilbordy, banery, roll-upy i itp.

W celu informowania beneficjentów projektów realizowanych w ramach Funduszu Partnerskiego oraz opinii publicznej o roli odgrywanej przez Szwajcarsko-Polski Program Współpracy, Beneficjent powinien prezentować systemy wystawiennicze informujące o wsparciu projektu przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Systemy te winny być umieszczone w siedzibie instytucji wdraŜających projekt i/lub korzystających z pomocy dostarczanej przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. .

Materiały informacyjne

JeŜeli w ramach projektu planowane są publikacje (np. broszury, ulotki, plakaty, newslettery, ogłoszenia lub artykuły w prasie, albumy, ksiąŜki), powinny one zawierać na stronie tytułowej informacje o źródle dofinansowania oraz jego emblemat, a takŜe logotypy Operatora. Emblematom Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy mogą towarzyszyć symbole narodowe lub regionalne. W przypadku ogłoszeń oraz sponsorowanych artykułów prasowych informacje na temat źródła dofinansowania oraz wszystkie wymagane logotypy naleŜy umieścić w miejscu widocznym dla czytelnika.

Zasady podane powyŜej powinny mieć zastosowanie równieŜ w przypadku materiałów informacyjnych udostępnianych drogą elektroniczną (np. poprzez strony internetowe,

78

elektroniczne bazy danych dla potencjalnych Beneficjentów) lub materiałów audio-wizualnych (np. prezentacje multimedialne).

Plakat

Sugerowaną formą komunikacji i promocji są plakaty informujące o projekcie. Plakaty te winny być umieszczone w miejscu realizacji projektu, a takŜe w siedzibach Beneficjenta i partnerów w widocznym miejscu.

Wydarzenia informacyjne

Organizatorzy wydarzeń informacyjnych (takich jak konferencje, seminaria, targi i wystawy) przygotowywanych w związku z wdraŜaniem projektów współfinansowanych przez Szwajcarsko-Polski Program Współpracy w ramach Funduszu Partnerskiego powinni wyraźnie wskazać źródło dofinansowania projektu. Organizatorzy powinni informować Operatora o tych wydarzeniach z odpowiednim wyprzedzeniem tak, aby było moŜliwe zorganizowanie stosownego udziału, jeŜeli będzie to uznane za konieczne. Relacja z kaŜdego wydarzenia powinna znaleźć się na stronie internetowej projektu.

Strona WWW

Aby umoŜliwić dotarcie do szerokiego kręgu odbiorców, Beneficjent, w przypadku posiadania strony internetowej, powinien zamieścić na niej informacje o projekcie, wraz z logotypami i informacją o źródle dofinansowania, MoŜliwe jest takŜe utworzenie oddzielnej strony internetowej, poświęconej wyłącznie realizowanemu projektowi. Informacje na stronie powinny być aktualizowane wraz z postępami w realizacji projektu.

Szczegółowe informacje dotyczące identyfikacji wizualnej oraz działań informacyjnych i promocyjnych w ramach Funduszu Partnerskiego podane są na stronie internetowej Operatora www.swissgrant.pl. 7.2. Pomoc publiczna a Fundusz Partnerski

Wszyscy Wnioskodawcy ubiegający się o dofinansowanie w ramach Funduszu Partnerskiego zobligowani są do przedłoŜenia oświadczenia o pomocy de minimis otrzymanej w okresie ostatnich 3 lat przed dniem złoŜenia Wniosku o dofinansowanie (załącznik numer 3 do niniejszego Podręcznika).

Oświadczenie te przedkładają takŜe Wnioskodawcy, którzy tej pomocy nie otrzymali.

WAśNE

Niedołączenie powyŜszego załącznika do Wniosku spowoduje odrzucenie Wniosku z powodów formalnych!

Pomoc publiczną kwalifikuje się jako zakazaną na gruncie art. 87 ust. 1 Traktatu Ustanawiającego Wspólnotę Europejską (TWE), jeŜeli jej charakter i rozmiar mogą zakłócić konkurencję i mieć wpływ na handel między państwami członkowskimi Wspólnoty.

Udzielenie pomocy publicznej ze środków publicznych ma miejsce wobec podmiotów prowadzących działalność gospodarczą lub planujących jej rozpoczęcie w wyniku realizacji projektu.

Forma prawna tych podmiotów nie ma znaczenia bowiem pojęcie "przedsiębiorcy" w prawie wspólnotowym jest szeroko interpretowane przez sądy europejskie i obejmuje swym zasięgiem wszystkie kategorie podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, niezaleŜnie od formy prawnej tych podmiotów i źródeł ich finansowania. Nie ma znaczenia fakt, Ŝe są to podmioty nie

79

nastawione na zysk (organizacje non-profit) lub, Ŝe są to podmioty sektora publicznego. JeŜeli prowadzą one działalność gospodarczą udzielane wsparcie powinno być zbadane pod kątem czterech przesłanek pomocy publicznej, tj.:

1. udzielane jest ono przez Państwo lub ze środków państwowych,

2. przedsiębiorca uzyskuje przysporzenie na warunkach korzystniejszych od oferowanych na rynku,

3. ma charakter selektywny (uprzywilejowuje określonego lub określonych przedsiębiorców albo produkcję określonych towarów),

4. grozi zakłóceniem lub zakłóca konkurencję oraz wpływa na wymianę handlową między krajami członkowskimi UE.

Wsparcie dla podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą spełniające jednocześnie wszystkie cztery przesłanki uznane jest za pomoc publiczną i moŜe być udzielone na zasadzie pomocy de minimis pod warunkiem, Ŝe łącznie z inną pomocą de minimis otrzymaną w ciągu kolejnych 3 lat z róŜnych źródeł i w róŜnych formach, nie przekroczy kwoty 200.000 euro brutto, z uwzględnieniem art. 63 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz.U. Nr 123, poz. 1291 ze zm.).

7.3. Stosowanie ustawy Prawo zamówień publicznych

Podmioty ubiegające się o wsparcie z Funduszu Partnerskiego, zobowiązane do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych są zobligowane do stosowania ww. przepisów w odniesieniu do zamówień objętych kosztami kwalifikowanymi projektu.

W przypadku realizacji projektu przez Beneficjentów, którzy nie muszą stosować procedur określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych, Beneficjenci zobowiązani są do realizacji wszystkich działań projektowych w oparciu o ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie, z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji oraz dołoŜyć wszelkich starań, aby uniknąć konfliktu interesów, pod rygorem uznania za niekwalifikowane wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu.

W przypadku korzystania z usług zewnętrznych oraz podwykonawców Beneficjent środków otrzymanych w ramach Funduszu Partnerskiego Szwajcarsko–Polskiego Programu Współpracy jest zobowiązany do zebrania co najmniej 3 równowaŜnych ofert.

Beneficjent nie jest zobowiązany do zebrania przedmiotowych ofert w przypadku zakupu pojedynczego produktu lub usługi o równowartości mniejszej niŜ 2000 zł.

Przez ofertę równowaŜną naleŜy rozumieć taką, która przedstawia opis produktu lub usługi wynikający z Wniosku o dofinansowanie.

Poprzez ofertę równowaŜną rozumie się równieŜ taką, która przedstawia opis przedmiotu zamówienia o takich samych parametrach lub zbliŜonych do tych, jakie zostały określone w budŜecie Wniosku o dofinansowanie, która moŜe być oznaczona innym znakiem towarowym, patentem lub pochodzeniem. PowyŜsze nie dotyczy działań projektowych przewidzianych we Wniosku o dofinansowanie, związanych z zakupem materiałów i wyposaŜenia biurowego, zakupu usług komunalnych, energii elektrycznej, paliw, kosztów utrzymania nieruchomości, wynajmu pomieszczeń itp., a takŜe zatrudnieniem osób fizycznych jako personelu zarządzającego i merytorycznego w ramach umów o pracę lub umów cywilnoprawnych.

Nie ma konieczności, aby przedmiotowe oferty były wiąŜące na gruncie przepisów kodeksu cywilnego, Dopuszcza się zebranie ofert w formie obowiązujących cenników, publikowanych cen, informacje-mail, odpowiedzi na zapytania itp.

Dokumenty, o których mowa wyŜej, Beneficjent zobowiązany jest przechowywać wraz z dokumentacją finansową projektu. Beneficjent jest zobowiązany do umieszczenia na

80

dokumentach ofert jasnej informacji o tym, Ŝe dana oferta dotyczy konkretnego wydatku poniesionego w ramach projektu – zgodnie z pozycją pkt [3.3.2] Wniosku o dofinansowanie (nazwa i zakres działania), fakturą lub innym dokumentem źródłowym.

81

Załącznik nr 1 Wniosek o dofinansowanie

82

83

84

85

86

87

88

89

Załącznik nr 2 Instrukcja wypełniania formularza Wniosku o dofinansowanie

W ramach wzoru Wniosku o dofinansowanie projektu wyróŜniono sześć elementów:

1. Informacje ogólne o projekcie

2. Wnioskodawca

3. Opis projektu

4. BudŜet i harmonogram finansowy projektu

5. Harmonogram realizacji projektu

6. Oświadczenia

1. INFORMACJE OGÓLNE O PROJEKCIE

1.1 Tytuł projektu

Tytuł projektu powinien być opisowy, praktyczny i krótki. MoŜe się odnosić do lokalizacji geograficznej i celu (słowa kluczowe).

1.2 Numer Wniosku oraz data złoŜenia Wniosku

W tych polach nie naleŜy nic wpisywać. Numer Wniosku oraz datę wpłynięcia uzupełnia Operator.

1.3 Zakres tematyczny którego dotyczy projekt

NaleŜy wybrać z listy zakres tematyczny, którego dotyczy projekt.

1.4 Streszczenie projektu (maksymalnie 1 000 znaków)

NaleŜy przedstawić krótkie streszczenie informacji zawartych w całym Wniosku. W przypadku przyznania dofinansowania, opis ten będzie stanowił metrykę projektu.

Streszczenie najlepiej jest napisać na końcu przygotowywania Wniosku o dofinansowanie, kiedy Wnioskodawca zna juŜ wszystkie szczegóły projektu.

W streszczeniu powinny znaleźć się następujące informacje:

� wskazanie celu projektu, � opis projektu zawierający główne działania, � wskazanie grupy docelowej projektu.

Streszczenie nie powinno stanowić spisu treści Wniosku lub listy załączników.

2. WNIOSKODAWCA

2.1 Nazwa i dane do kontaktu

NaleŜy uzupełnić rubryki zgodnie z dokumentem rejestrowym Wnioskodawcy. Numer telefonu oraz faksu naleŜy podać wraz z numerem kierunkowym.

2.2 Osoba do kontaktu

NaleŜy podać dane osoby wskazanej przez Wnioskodawcę do kontaktów w sprawach dotyczących realizacji projektu. Niezbędne jest wskazanie adresu poczty elektronicznej, na który będzie kierowana korespondencja dotycząca projektu. Poczta elektroniczna będzie stanowiła podstawowy kanał komunikacji Operatora z Beneficjentami, dlatego naleŜy wpisać bezpośredni adres e-mailowy osoby, która wskazana jest do kontaktu.

90

Osoba podpisująca Wniosek w imieniu Wnioskodawcy (w punkcie 6 formularza), nie musi być jednocześnie osobą do kontaktu, wskazaną w punkcie 2.2 formularza.

Numer telefonu oraz faksu naleŜy podać wraz z numerem kierunkowym.

2.3 Adres do korespondencji

NaleŜy podać adres do korespondencji. JeŜeli adres do korespondencji jest toŜsamy z adresem siedziby podanym w punkcie [2.1] naleŜy go ponownie wpisać, jeŜeli jest inny niŜ siedziba Wnioskodawcy naleŜy go podać.

2.4 Rodzaj Wnioskodawcy

Forma prawna/organizacyjna – naleŜy wybrać właściwą opcję z rozwijanej listy:

� jednostka samorządu terytorialnego

� związek/stowarzyszenie załoŜony przez jednostkę samorządu terytorialnego w oparciu o ustawy, z wyłączeniem Ustawy o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie

� instytucja non profit lub non for profit niebędącą organizacją pozarządową w myśl polskiej Ustawy o działalności poŜytku publicznego i wolontariacie z dnia 24 kwietnia 2003 (Dz.U. nr 96, poz. 873 z późn. zm.) podejmująca działania dla dobra publicznego, której właścicielem jest samorząd terytorialny

� partner społeczny.

Data rejestracji - proszę wpisać datę rejestracji organizacji wnioskującej o dofinansowanie. W przypadku gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego pole naleŜy pozostawić puste.

2.5 Charakterystyka Wnioskodawcy

2.5.1 Opis Wnioskodawcy (maksymalnie 3 600 znaków)

Proszę przedstawić zwięzły opis Wnioskodawcy. Opis powinien obejmować następujące kluczowe zagadnienia:

1. Krótką historię instytucji, 2. Strukturę zarządzania (w tym podział kompetencji osób które będą zaangaŜowane w

realizację projektu) i zasoby (w tym zasoby finansowe, lokalowe, sprzętowe), 3. Wielkość organizacji – naleŜy wpisać ilość osób na stałe zaangaŜowanych w działalność

organizacji. Chodzi tu zarówno o pracowników etatowych, jak teŜ wolontariuszy i inne osoby na stałe działające na rzecz organizacji,

2.5.2 Zasoby kadrowe i organizacyjne Partnera/Partnerów (maksymalnie 1 000 znaków)

W tym polu naleŜy opisać strukturę zarządzania i zasoby (w tym zasoby finansowe, lokalowe, sprzętowe) Partnera/Partnerów w projekcie,

2.5.3 Doświadczenie Wnioskodawcy w realizacji podobnych projektów

Proszę przedstawić projekty zrealizowane w ciągu ostatnich 5 lat o zakresie podobnym do projektu, o którego dofinansowanie Wnioskodawca ubiega się w niniejszym konkursie.

2.5.4 Obecnie prowadzone projekty

1. Proszę opisać, czy Wnioskodawca aktualnie realizuje inne projekty, w tym dofinansowywane na przykład ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy,

91

funduszy unijnych lub innych źródeł finansowania. Proszę zwięźle scharakteryzować te projekty.

2. Proszę opisać, czy Wnioskodawca aktualnie uczestniczy jako partner w innych projektach, w tym dofinansowywanych na przykład ze środków Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy lub funduszy unijnych. Proszę zwięźle scharakteryzować te projekty oraz rolę Wnioskodawcy.

3. OPIS PROJEKTU

3.1 Szczegółowy opis projektu (maksymalnie 7 200 znaków)

W opisie projektu naleŜy zawrzeć następujące elementy:

� genezę projektu, � ogólny opis przedmiotu projektu, � grupy docelowe, do których projekt jest skierowany – kto, poza Wnioskodawcą, skorzysta

na realizacji projektu (np. społeczności lokalne itp.), jakiego typu będą to korzyści, � planowane działania – dokładny opis działań, jakie zostaną podjęte w celu właściwej

realizacji projektu. W tym miejscu naleŜy opisać czynności, jakie będą realizowane w ramach kaŜdego z nich, tak, aby w moŜliwie najbardziej przejrzysty i precyzyjny sposób opisać projekt. Nie naleŜy posługiwać się zbyt ogólnikowymi lub szerokimi hasłami. Punkt ten musi być spójny z opisem działań zamieszczonym w punkcie [3.3.2] Wniosku

� działania towarzyszące, jeŜeli są planowane w ramach projektu. 3.1.1 Obszar realizacji projektu

NaleŜy wskazać województwo (-a), w którym realizowane będą działania w projekcie. W przypadku projektu obejmującego terytorium całego kraju naleŜy wpisać „ogólnopolski”. 3.2 Uzasadnienie realizacji projektu (maksymalnie 7 200 znaków)

W punkcie tym naleŜy wskazać, dlaczego realizacja projektu jest konieczna. Uzasadnienie powinno zawierać następujące informacje:

� w jaki sposób projekt realizuje cele Funduszu Partnerskiego, � jakie są zidentyfikowane potrzeby dla realizacji projektu, � jakie są przyczyny wyboru zaplanowanych działań, � jakie jest znaczenie przedsięwzięcia dla określonych potrzeb organizacji – w jaki sposób

przedsięwzięcie wpłynie na poprawę sytuacji organizacji (np. potencjał merytoryczny, administracyjny, poprawa wizerunku, zwiększenie zasięgu oddziaływania),

� jaka jest relacja charakteru projektu do dotychczas wykonywanej działalności Wnioskodawcy – czy jest związany z dotychczasową działalnością, jeŜeli tak, to w jaki sposób lub czy stanowi rozpoczęcie działalności w nowym obszarze – wówczas naleŜy uzasadnić umiejętność przeprowadzenia projektu,

� jakie jest znaczenie przedsięwzięcia dla wskazanych grup docelowych – jakie korzyści odniosą grupy docelowe w wyniku realizacji projektu,

� przyczyny wyboru zaproponowanych metod realizacji działań, � sposób w jaki dokonano oszacowania kosztów projektu.

3.3 Koszty realizacji projektu

3.3.1 Przewidywany czas trwania projektu

NaleŜy wskazać planowane ramy czasowe projektu. Ostateczny termin zakończenia projektów upływa dnia 30 września 2014 roku.

92

3.3.2 Zestawienie i koszt działań

NaleŜy przedstawić szczegółowy opis działań, które będą realizowane w projekcie. Opis ten powinien uwzględniać wszelkie koszty poniesione w ramach działania i precyzyjnie obrazować zakres prac. Podczas oceny merytorycznej oceniana jest m.in. przejrzystość budŜetu, a co za tym idzie szczegółowy i precyzyjny kosztorys działań.

Nazwa i zakres działania (kolumna 2) – naleŜy podać nazwę i szczegółowo przedstawić zakres kosztowy kaŜdego z działań

Przykład:

LP Nazwa i zakres działania

1 2

1

Działanie 1. Organizacja konferencji.

Zakres prac: - wynajem sali konferencyjnej – 3000 zł, - wydruk zaproszeń i agendy - 300 zł, - wynajem projektora -150 zł, - wydruk materiałów szkoleniowych – 1 000 zł, - catering – 2 500 zł, - koszty podróŜy i zakwaterowania (liczba osób) itp.

2 Działanie 2

Kwota działania (kolumna 3) - pole wypełniane automatycznie; suma poszczególnych grup kosztów przypisanych do danego działania (kolumna 4+5+6+7+8). Całkowita kwota działania przedstawiona w kolumnie 3 stanowi koszt danego działania bez kosztów biurowych i kosztów personelu obliczanych w odniesieniu do całości projektu.

Koszty kwalifikowane według grup (kolumna 4 – 8) - do kaŜdego działania naleŜy przypisać odpowiednią kwotę. Koszty realizacji działań podzielone są na poszczególne grupy (zgodnie z grupami kosztów przedstawionymi w budŜecie):

Grupa 1 - Koszty usług przygotowawczych i doradczych (G1) Grupa 2 - Koszty informacji i promocji (G2) Grupa 3 - Koszty opłat finansowych (G3) Grupa 4 - Koszty wynikające ze specyfiki realizowanego projektu (G4) Grupa 5 - Koszty związane z tworzeniem i wzmacnianiem współpracy (G5) Przykład:

Jeśli zakres Działania 1 dotyczy zorganizowania konferencji w miejscu poza siedzibą organizacji to koszty wynajmu sali, poczęstunek dla gości oraz delegacje pracowników obsługujących konferencję poza miejscem pracy naleŜy ująć w grupie kosztów wynikających ze specyfiki realizowanego projektu (G4) itp.

Koszty działań bez kosztów personelu zarządzającego projektem, kosztów biurowych i wkładu rzeczowego – pole wypełniane automatycznie; podsumowanie poszczególnych grup kosztów (SUMA kolumny 4; SUMA kolumny 5; SUMA kolumny 6; SUMA kolumny 7; SUMA kolumny 8;)

Koszty personelu zarządzającego projektem (G6) - w ramach kosztów personelu zarządzającego projektem naleŜy przedstawić osobną kalkulację podając niŜej wymienione dane:

� Stanowisko – naleŜy podać funkcję,

93

� Liczba dni roboczych - naleŜy określić szczegółowo liczbę dni roboczych danego pracownika zaangaŜowanego w realizację projektu,

� Stawka dzienna - naleŜy wpisać stawkę dzienną danego pracownika wyliczoną na podstawie stawek powszechnie stosowanych na rynku w danej dziedzinie,

� Forma zatrudnienia - naleŜy wpisać odpowiednio: umowa o pracę lub umowa cywilno-prawna,

� Suma - pole wypełniane automatycznie; iloczyn dni roboczych danego pracownika i stawki dziennej jego pracy; całkowity koszt zatrudnienia danej osoby w trakcie realizacji projektu,

� Razem - pole wypełniane automatycznie; koszty personelu zarządzającego projektem,

Koszty personelu merytorycznego naleŜy ująć w grupach kosztów od G.1 do G.5.

Koszty personelu zarządzającego projektem nie mogą być wyŜsze niŜ 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu. W przypadku, gdy wartość ta będzie wyŜsza niŜ 10%, pojawi się komunikat o błędzie. Wówczas naleŜy odpowiednio zmniejszyć koszty w grupie G.6.

Kalkulacja winna być przeprowadzona proporcjonalnie i racjonalnie, w oparciu o ceny rynkowe. Kwotę wyliczoną we Wniosku o dofinansowanie naleŜy wyliczyć rzetelnie i dokładnie, z uwzględnieniem wszystkich czynników mogących mieć wpływ na prawidłową realizację projektu, gdyŜ kalkulacja kosztów personelu jest elementem oceny Wniosku (kryterium 4 oceny merytorycznej) i przeszacowanie kosztów związanych z zarządzaniem projektem moŜe mieć wpływ na obniŜenie ilości punktów w ramach tego kryterium.

Koszty biurowe (G7) - kalkulacja kosztów biurowych kwalifikujących się do refundacji stanowi iloczyn liczby miesięcy realizacji projektu (kolumna Liczba miesięcy) oraz przyjętej stawki miesięcznej/ryczałtu do wysokości 800 zł (kolumna Przyjęta stawka miesięczna). Koszty biurowe dotyczą wyłącznie kosztów na utrzymanie biura projektowego. NaleŜy podkreślić, Ŝe wyliczone koszty biurowe we Wniosku o dofinansowanie nie mogą zostać zwiększone. Kwota przedstawiona we Wniosku o dofinansowanie jest kwotą stanowiącą górny limit kosztów, które mogą zostać zrefundowane w ramach Funduszu Partnerskiego. Łączne koszty biurowe wyliczone we Wniosku o dofinansowanie bezwarunkowo nie podlegają dalszym zmianom powodującym ich zwiększenie (moŜliwym jest jednakŜe zmniejszenie kosztów biurowych przedstawionych do refundacji).

Wkład własny rzeczowy (WR) - tabela opisująca wkład rzeczowy określa zakres i wartość wkładu rzeczowego. W tabeli naleŜy opisać i dokładnie skalkulować wnoszony wkład rzeczowy do projektu w szczególności:

� nieodpłatną dobrowolną pracę – wartość winna zostać ustalona w oparciu o liczbę osób, z

uwzględnieniem ilości spędzonego czasu oraz standardowej stawki godzinowej i dziennej za dany rodzaj wykonywanej pracy,

� udostępnienie nieruchomości/lokalu – koszt winien zostać ustalony w oparciu o szacowane

koszty jakie Beneficjent poniósłby w razie zawarcia umowy najmu lub dzierŜawy nieruchomości przez okres w jakim uŜytkowanie pomieszczeń i obiektów jest niezbędne do realizacji projektu,

� sprzęt i wyposaŜenie – koszty związane ze sprzętem i wyposaŜeniem naleŜy obliczać według

stawki wyraŜającej proporcjonalnie stopień i czas wykorzystania danego urządzenia na potrzeby projektu. Koszty amortyzacji mogą być uznane za wkład rzeczowy do projektu tylko wtedy, gdy dotyczą sprzętu niezbędnego do realizacji projektu oraz są obliczane zgodnie z zasadami rachunkowości i odnoszą się wyłącznie do okresu uŜywania danego środka trwałego w okresie realizacji projektu. W przypadku wniesienia do projektu nieruchomości, wartość określana jest przez niezaleŜnego rzeczoznawcę majątkowego w rozumieniu Ustawy

94

z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. 1997, nr 115, poz.741) lub naleŜycie upowaŜniony właściwy organ administracyjny.

Wkład własny rzeczowy nie moŜe przekroczyć 80% wkładu własnego. JednakŜe naleŜy podkreślić, Ŝe niŜsza wartość wkładu rzeczowego powoduje konieczność zwiększenia finansowego udziału własnego, który jest automatycznie wskazywany w części Wniosku: [3.3.3]. Podsumowanie.

Po wypełnieniu tabeli w podsumowaniu kolumny Wartość wkładu rzeczowego pojawi się kwota stanowiąca równowartość sumy poszczególnych składników wkładu rzeczowego.

Uwaga! W przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego, wymagany wkład własny finansowy nie moŜe być mniejszy niŜ 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu.

3.3.3. Podsumowanie

„Koszt całkowity projektu” (wypełnia Wnioskodawca) – naleŜy wpisać kwotę przewidywanego kosztu całego projektu uwzględniającego zarówno koszty kwalifikowane do refundacji, jak i koszty nie podlegające refundacji (np. koszty niekwalifikowalne).

„Wnioskowana kwota dofinansowania” (wypełnia Wnioskodawca) – naleŜy wpisać kwotę, o którą ubiega się Wnioskodawca. W polach zaznaczonych kolorem czerwonym przy pozycji „Wnioskowana kwota dofinansowania” Operator informuje o minimalnej i maksymalnej kwocie dofinansowania, o jaką moŜe aplikować Wnioskodawca.

Minimalna kwota dofinansowania to równowartość w złotych polskich 10 000 CHF. Limit maksymalny wynosi 90% całkowitych kosztów kwalifikowalnych, jednakŜe nie więcej niŜ równowartość 250 000 CHF.

„Koszty kwalifikowane” (pole wyliczane automatycznie) - to podsumowanie „Kosztów działań bez kosztów personelu zarządzającego projektem, kosztów biurowych i wkładu własnego rzeczowego” oraz „Kosztów personelu zarządzającego projektem”, „Kosztów biurowych” oraz „Wkładu własnego rzeczowego (WR)”

„Procent dofinansowania” (pole wyliczane automatycznie) – wartość dofinansowania zostanie automatycznie wyliczona po wprowadzeniu odpowiednich danych. JednakŜe wartość dofinansowania nie moŜe być wyŜsza niŜ 90%. W przypadku, gdy wartość ta będzie wyŜsza niŜ 90% pojawi się komunikat o błędzie. Wówczas naleŜy odpowiednio zmniejszyć wartość wpisaną do pola „Wnioskowana kwota dofinansowania”.

„Kwota udziału własnego w kosztach kwalifikowalnych” (pole wyliczane automatycznie) – wartość jest obliczana na podstawie wprowadzonych danych i jest róŜnicą pomiędzy kosztami kwalifikowanymi, a wnioskowaną kwotą dofinansowania.

„Kwota udziału własnego rzeczowego w kosztach kwalifikowalnych” (pole wyliczane automatycznie) – w przypadku, gdy wartość wkładu rzeczowego jest wyŜsza niŜ 80% udziału własnego pojawi się komunikat o błędzie. Wówczas naleŜy zmniejszyć wartość wkładu rzeczowego wpisanego w pozycji (WR).

„Kwota udziału własnego finansowego w kosztach kwalifikowalnych” (pole wyliczane automatycznie) – wartość ta jest obliczana automatycznie jako róŜnica pomiędzy udziałem własnym w kosztach kwalifikowanych, a kwotą udziału własnego rzeczowego w kosztach kwalifikowanych.

Kwota ta nie moŜe być niŜsza niŜ 20% kwoty udziału własnego, co jest podkreślone w polu obok zaznaczonym na czerwono „Minimum”.

95

„Koszty nie podlegające refundacji” (pole wyliczane automatycznie) - w przypadku, gdy w ramach projektu ponoszone będą koszty niekwalifkowane, naleŜy wpisać ich wartość w „Kosztach całkowitych projektu”. W przypadku, gdy VAT jest kosztem niekwalifkowanym naleŜy wpisać jego wartość w „Kosztach całkowitych projektu”

WAśNE

W przypadku pojawienia się komunikatu o błędzie naleŜy poprawić wprowadzone dane.

WAśNE

Wszystkie koszty winny być przedstawione w złotówkach po zaokrągleniu do pełnego złotego. W przypadku, gdy podatek od towarów i usług jest kosztem niekwalifikowanym, wszystkie wartości powinny być przedstawione w kwocie netto (bez podatku VAT). W pozostałych przypadkach naleŜy podać kwoty brutto (z VAT).

3.4 Cele i wskaźniki osiągnięć projektu

3.4.1 Zgodność celów projektu z celami Funduszu Partnerskiego (maksymalnie 720 znaków)

NaleŜy wskazać jakie są cele realizacji projektu oraz w jaki sposób przyczyniają się one do realizacji celów Funduszu Partnerskiego. Cel lub cele projektu odnoszą się do wpływu zrealizowanych działań (rezultatów projektu) na Beneficjentów końcowych i są osiągane natychmiast po zakończeniu realizacji projektu. 3.4.2 Wskaźniki realizacji projektu

NaleŜy określić, jakie będą bezpośrednie efekty realizacji projektu – produkty materialne i usługi, które pozyskuje beneficjent w ramach realizacji projektu. Muszą one być rzeczywiste, policzalne, odpowiadające działaniom projektowym. NaleŜy opisać twarde i miękkie rezultaty projektu w odniesieniu do działań zaplanowanych w projekcie oraz wskazać sposób, w jaki te rezultaty będą mierzone w trakcie realizacji projektu. NaleŜy wykazać, w jaki sposób zakładane rezultaty wpłyną na realizację załoŜonego celu/celów projektu. Ich osiągnięcie stanowi podstawę późniejszej weryfikacji realizacji projektu.

Przykład 1:

Dla projektu „Utworzenie i wzmocnienie partnerstwa pomiędzy polską jednostką samorządu regionalnego X a szwajcarską jednostką samorządu regionalnego Y mającego na celu zapewnienie transferu i wiedzy szwajcarskiej jednostki samorządu regionalnego Y na temat polityki środowiskowej wskaźnikiem realizacji projektu moŜe być m.in. wizyta studyjna polskiej jednostki samorządu regionalnego X w Szwajcarii.

Przykład 2:

Dla projektu z zakresu tworzenia/wzmacniania sieci współpracy polskich i szwajcarskich jednostek samorządowych z polskimi organizacjami pozarządowymi mającego na celu zwiększenie ich roli w procesie podejmowania decyzji dla regionu X wskaźnikiem moŜe być m.in. liczba wspólnych konferencji.

96

Przykład 3:

Dla projektu z zakresu tworzenia/wzmacniania partnerstw pomiędzy polskimi i szwajcarskimi instytucjami w obrębie róŜnych sektorów tematycznych mających na celu promowanie i wymianę najlepszych praktyk wskaźnikiem moŜe liczba wspólnych spotkań.

3.5 Zarządzanie projektem (maksymalnie 4 300 znaków)

Proszę opisać, w jaki sposób projekt będzie zarządzany. NaleŜy przedstawić zakres obowiązków i odpowiedzialności (zarówno partnerów, jak i poszczególnych członków zespołu), sposób przepływu informacji i sprawozdawczości, procedury w zakresie bieŜącego zarządzania. Opis powinien zawierać krótkie wyjaśnienie ustaleń dotyczących finansowego zarządzania projektem, włączając sposób rozliczania się z partnerami. NaleŜy wskazać osoby lub organizacje biorące udział w projekcie i odpowiedzialne za realizację działań, np. koordynatora projektu, asystenta, partnera projektu oraz dokładnie wskazać jego rolę w realizacji działań projektu i zakres obowiązków. NaleŜy wskazać, czy Wnioskodawca będzie realizował projekt we własnym zakresie (z wykorzystaniem pracowników lub stałych współpracowników organizacji), czy teŜ będzie korzystał z podwykonawców.

3.6 Partnerstwo

3.6.1 Nazwa partnera, kraj pochodzenia, adres

Proszę podać nazwę instytucji partnerskiej oraz kraj, z którego pochodzi wraz z danymi adresowymi.

Z kaŜdą instytucją wpisaną do Wniosku w charakterze partnera naleŜy zawrzeć porozumienie, zaś dokument w postaci listu intencyjnego załączyć do Wniosku o dofinansowanie.

3.6.2 Rola partnera w projekcie (maksymalnie 3 600 znaków)

Proszę wskazać rolę partnera w projekcie, opisać dokładnie jego wkład merytoryczny w projekt. Partner powinien wnosić do projektu unikalną wiedzę, wsparcie merytoryczne i wzmacniać potencjał projektu. NaleŜy wskazać konkretne działania, w których partner będzie uczestniczył oraz zakres tego udziału, oraz przedstawić podział kompetencji osób które będą zaangaŜowane w realizację projektu. NaleŜy pamiętać, Ŝe udział partnera w projekcie musi mieć charakter niedochodowy – partner nie moŜe czerpać zysków z uczestnictwa w projekcie.

3.6.3 Koszty partnera w projekcie

Proszę wpisać łączną kwotę kosztów partnera w projekcie. W przypadku występowania w projekcie dwóch i więcej partnerów, naleŜy wpisać łączną kwotę kosztów w projekcie dla kaŜdego partnera osobno. Łączna kwota kosztów partnera, bądź partnerów, nie moŜe przekroczyć 40% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu. W przypadku wpisania kwoty wyŜszej niŜ 40% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu pojawi się komunikat o błędzie. Wówczas naleŜy zmniejszyć koszty partnera, bądź partnerów, w projekcie.

3.7 Trwałość projektu (maksymalnie 2 100 znaków)

Proszę opisać czy, i w jaki sposób, projekt będzie kontynuowany, rozwijany po jego zakończeniu. NaleŜy wskazać:

� czy i w jaki sposób, planowane efekty projektu będą miały znaczący, trwały wpływ na grupy docelowe oraz rozwój organizacji Wnioskodawcy – naleŜy precyzyjnie opisać, na

97

czym będzie ten wpływ polegać, w tym - jakie długofalowe korzyści przyniosą rezultaty projektu, itd.,

� czy i w jaki sposób, projekt będzie kontynuowany (w tym – jak planuje się wykorzystać uzyskane rezultaty projektu w kolejnych latach),

� w jaki sposób kontynuacja projektu będzie finansowana po jego zakończeniu.

3.8 Realizacja polityk horyzontalnych (maksymalnie 700 znaków)

Realizowane projekty powinny być zgodne z priorytetami polityki społeczno-gospodarczej kraju oraz Unii Europejskiej. Podejmowane w ramach Grantu Blokowego Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy działania powinny ponadto obejmować aspekty horyzontalne, które podnoszą jakość realizowanych projektów, a tym samym zwiększają wpływ na osiągnięcie spójności społeczno-gospodarczej. NaleŜy opisać, w jaki sposób projekt przyczynia się do realizacji polityk horyzontalnych:

1. ZrównowaŜony rozwój, czyli prawo do zaspokajania potrzeb i aspiracji rozwojowych obecnej generacji bez naruszania zdolności do zaspokajania potrzeb i aspiracji przyszłych pokoleń. Celem zrównowaŜonego rozwoju jest zapewnienie społeczeństwu długofalowej wizji rozwoju. ZrównowaŜony rozwój jest koncepcją złoŜoną obejmującą wszystkie obszary działania człowieka. Integruje wymiar środowiskowy, ekonomiczny i społeczny czyli: - ma na celu podniesienie jakości Ŝycia obecnych i następnych pokoleń przy jednoczesnym zachowaniu zdolności naszej planety do utrzymywania Ŝycia we wszelkich jego róŜnorodnych formach, czyli rozwój gospodarczy i cywilizacyjny nie powinien odbywać się kosztem wyczerpywania zasobów nieodnawialnych i niszczenia środowiska; - wspiera wysoki poziom zatrudnienia w gospodarce, której siła opiera się na wykształceniu, innowacyjności, spójności społecznej i terytorialnej oraz ochronie zdrowia ludzkiego i środowiska naturalnego; - opiera się na zasadach demokracji, rządach prawa i poszanowaniu podstawowych praw, w tym wolności, równości szans i zróŜnicowania kulturowego; - zmniejsza rozwarstwienie społeczne oraz przeciwdziała dyskryminacji i marginalizacji,

2. Równość szans polega na zniesieniu nierówności oraz zwalczaniu wszelkich przejawów dyskryminacji w tym m.in. ze względu na wiek, płeć, narodowość, rasę, orientację seksualną i niepełnosprawność. Równość szans to zapewnienie jednakowego dostępu wszystkich osób do edukacji, informacji i zatrudnienia poprzez eliminację wszelkich barier fizycznych, finansowych, socjalnych czy psychologicznych, utrudniających lub zniechęcających do brania pełnego udziału w Ŝyciu społeczeństwa. NaleŜy dąŜyć do umoŜliwienia wszystkim osobom integrację z otoczeniem, czyli tworzyć warunki do równoprawnego uczestnictwa wszystkich osób w Ŝyciu społecznym i zawodowym

3. Dobre zarządzanie, które określa udział szerokiej grupy partnerów w procesie podejmowania decyzji oraz opiera się na uwzględnieniu podstawowych zasad dobrego zarządzania w ogólnym zarządzaniu projektem przez Wnioskodawcę i partnera. Zasady dobrego zarządzania obejmują: podejmowanie decyzji zgodnie z prawem, odpowiedzialność, przejrzystość, partycypację oraz zdolność reakcji i podjęcia środków zaradczych na ewentualne problemy w realizacji projektu. Zasady dobrego zarządzania wymagane są oraz powinny być uwzględnione w całym cyklu projektowym, począwszy od etapów opracowywania projektu poprzez jego realizację, aŜ do zakończenia działań projektowych.

3.9 Informacja i promocja (maksymalnie 2 100 znaków)

Proszę wskazać, w jaki sposób projekt będzie promowany, jakie grupy docelowe będą odbiorcą tej promocji i czemu będzie ona słuŜyła (cel). NaleŜy równieŜ wskazać, w jaki sposób uczestnicy projektu oraz społeczeństwo będą informowani o wsparciu Szwajcarii w ramach

98

szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej (metody i środki wdroŜenia planu promocji). 4. BudŜet i harmonogram finansowy projektu

BudŜet i harmonogram finansowy projektu przedstawia koszty kwalifkowalne projektu oraz harmonogram poniesienia kosztów w ramach projektu. Przedstawiony przez Wnioskodawcę budŜet stanowić będzie załącznik do Umowy o dofinansowanie w przypadku, gdy projekt zostanie zaakceptowany do dofinansowania. W związku z powyŜszym, kaŜda zmiana budŜetu powodująca zmianę danej kategorii kosztów o więcej niŜ 10%, wymagała będzie zawarcia stosownego aneksu. Dlatego budŜet powinien zostać przygotowany w sposób dokładny, rzetelny i musi odzwierciedlać wszystkie koszty kwalifkowalne projektu w ramach okresów kwartalnych.

Projekty mogą być realizowane maksymalnie do 30 września 2014 roku. BudŜet i harmonogram finansowy naleŜy wypełnić odpowiednio do ilości kwartałów odpowiadających czasowi realizacji konkretnego projektu.

BudŜet projektu składa się z następujących 8 grup kosztów kwalifikowalnych:

G.1 Koszty usług przygotowawczych i doradczych

G.2 Koszty informacji i promocji

G.3 Koszty opłat finansowych

G.4 Koszty wynikające ze specyfiki realizowanego projektu

G.5 Koszty związane z tworzeniem i wzmacnianiem współpracy

G.6 Koszty personelu zarządzającego

G.7 Koszty biurowe

WR Wkład własny rzeczowy

Koszty kwalifkowalne w ramach poszczególnych grup (kolumna 3) muszą być toŜsame z podsumowaniem kosztów poszczególnych grup przedstawionym w punkcie 3.4.2 Wniosku o

dofinansowanie „Zestawienie i koszt działań”. W związku z powyŜszym: wysokość kosztów G1 (kolumna 3) w budŜecie musi być toŜsama z wysokością kosztów G1 w „Zestawieniu …”; Kosztów G2 (kolumna 3) w budŜecie musi być toŜsame z wysokością kosztów G2 w „Zestawieniu….”; Kosztów G3 (kolumna 3) w budŜecie musi być toŜsame z wysokością kosztów G3 w „Zestawieniu….”; itd.

NaleŜy przedstawić harmonogram poniesienia poszczególnych kosztów realizacji projektów w podziale na kwartały (kolumny 4-13 wypełnia Wnioskodawca). Koszty przedstawione w kolumnie 3 to suma kosztów przedstawionych w ramach poszczególnych kwartałów w odniesieniu do danej grupy kosztów.

Całkowite koszty kwalifkowalne projektu (poz. I) to suma wszystkich grup kosztów kwalifkowalnych, stanowiąca podstawę do naliczenia refundacji.

Kwota dofinansowania (poz. I.1 – pole wypełniane automatycznie) to wnioskowana kwota refundacji poniesionych kosztów przez Beneficjenta. Kwota dofinansowania to iloczyn procentu dofinansowania określonego w punkcie 3.3.3 Wniosku o dofinansowanie oraz całkowitych kosztów kwalifkowalnych (procent dofinansowania x poz. I).

Kwota udziału własnego (poz. I.2) to kwota będącą róŜnicą pomiędzy całkowitymi kosztami kwalifkowalnymi, a kwotą dofinansowania. Jej wartość nie moŜe być niŜsza niŜ 10% całkowitych kosztów kwalifkowalnych projektu (10% x poz. I). Beneficjent jest zobligowany do zachowania odpowiedniej proporcji wkładu własnego w kaŜdym kwartale.

99

Kwota udziału własnego rzeczowego (poz. I.2.1 – pole wypełniane automatycznie). Wartość jest równa kwocie wpisanej w punkcie 3.3.3.

Kwota udziału własnego finansowego (poz. I.2.2 – pole wypełniane automatycznie). Wartość jest równa kwocie wpisanej w punkcie 3.3.3.

5. Harmonogram realizacji działań w projekcie

Działania zaplanowane w pkt [3.3.2] Wniosku naleŜy przedstawić w harmonogramie rozpisując je na kwartały, w których będą realizowane z podaniem kosztów. Niektóre działania mogą być realizowane w kwartale bez ponoszenia kosztów.

Nazwa działania (kolumna 2) – naleŜy wpisać nazwy działań toŜsame z pkt. [3.3.2]

Kwota działania (kolumna 3) – pole wypełniane automatycznie; podsumowanie kosztów kaŜdego z działań rozpisanych na kwartały w kolumnach 4-13, toŜsame z kolumną 3 w tabeli 1 w pkt. [3.3.2].

Rozplanowanie czasowe działań (kolumny 4-13) – naleŜy wypełnić pola odpowiednich kwartałów, w których zaplanowana jest realizacja danego działania. Dodatkowo naleŜy podać koszty realizacji działania dla kaŜdego z zaznaczonych kwartałów.

6. Oświadczenia

Oświadczenia muszą zostać podpisane przez osoby upowaŜnione do reprezentowania Wnioskodawcy zgodnie z zasadą reprezentacji określoną w KRS lub w innych właściwych dokumentach potwierdzających sposób reprezentacji Wnioskodawcy.

W przypadku podpisania Wniosku o dofinansowanie w inny sposób niŜ jest to określone w KRS lub dokumentach określających sposób reprezentacji organizacji, czyli na postawie upowaŜnienia, wówczas do Wniosku naleŜy dołączyć stosowne upowaŜnienie podpisane zgodnie ze sposobem reprezentacji Wnioskodawcy. Brak takiego pełnomocnictwa (nawet jeŜeli osoba/osoby podpisujące Wniosek formalnie są umocowane do reprezentowania Wnioskodawcy) spowoduje odrzucenie Wniosku z przyczyn formalnych.

Załączniki do Wniosku o dofinansowanie (szczegółowy opis załączników w rozdziale [4.4] Podręcznika Procedur)

1. Oryginał albo kopia, poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŜnione statutu, umowy lub innego równowaŜnego dokumentu określającego cele i przedmiot działalności Wnioskodawcy. Załącznik nie dotyczy Wnioskodawców będących jednostkami samorządu terytorialnego.

2. Oryginał albo kopia, poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŜnione wyciągu z Krajowego Rejestru Sądowego, innego właściwego rejestru lub inny dokument potwierdzający datę rejestracji Wnioskodawcy, osobowość prawną ubiegającego się o dofinansowanie wraz z danymi osoby upowaŜnionej do reprezentowania Wnioskodawcy, wydane nie wcześniej niŜ 6 miesięcy przed dniem złoŜenia Wniosku,

W przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego w miejsce powyŜej wymienionych dokumentów Wnioskodawca składa oryginał albo kopię (poświadczoną za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŜnione) dokumentu informującego o wyborze wójta/burmistrza/prezydenta miasta lub innego równowaŜnego dokumentu np. zaświadczenie z Państwowej Komisji Wyborczej.

100

3. Oryginał albo kopia, poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŜnione dokumentów określających sytuację finansową ubiegającego się o dofinansowanie: a) zatwierdzony bilans za ostatni pełny okres obrachunkowy oraz b) rachunek zysków i strat za ostatni pełny okres obrachunkowy. Załącznik nie dotyczy Wnioskodawców będących jednostkami samorządu terytorialnego.

4. List intencyjny partnera projektu/Listy intencyjne partnerów projektu (oryginał albo kopia, poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wnioskodawcę lub osobę/osoby przez niego upowaŜnione),

5. Informacja z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w którym Wnioskodawca posiada rachunek, potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wnioskodawcy (w wysokości nie mniejszej niŜ wartość wkładu finansowego planowanego we Wniosku – 2 do 10% kosztów kwalifikowalnych), wystawiona nie wcześniej niŜ 3 miesiące przed dniem złoŜenia Wniosku - w przypadku, gdy wkład finansowy zapewnia Wnioskodawca.

W przypadku, gdy Wnioskodawcą jest jednostka samorządu terytorialnego w miejsce powyŜszego dokumentu Wnioskodawca składa pisemne oświadczenie kontrasygnowane przez skarbnika o posiadaniu wystarczających środków finansowych i zapewnieniu wkładu własnego finansowego w przypadku ewentualnego otrzymania dofinansowania.

JeŜeli wkładu finansowego nie zapewnia Wnioskodawca - oświadczenie partnera projektu lub sponsora o zapewnieniu wkładu finansowego do projektu w wysokości przedstawionej we Wniosku wraz z informacją z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, w którym partner lub sponsor posiada rachunek potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową (w wysokości nie mniejszej niŜ w wysokości przedstawionej jako wkład własny finansowy we Wniosku), wystawiona nie wcześniej niŜ 3 miesiące przed dniem złoŜenia Wniosku.

W przypadku gdy wkład własny finansowy zapewnia Partner projektu bądź Sponsor będący jednostką samorządu terytorialnego, Wnioskodawca zobowiązany jest złoŜyć tylko 1 dokument – pisemne oświadczenie jednostki samorządu terytorialnego kontrasygnowane przez skarbnika o zapewnieniu wkładu finansowego do projektu w wysokości nie mniejszej niŜ przedstawiono i zadeklarowano we Wniosku o dofinansowanie.

PowyŜsze dokumenty muszą potwierdzać wymaganą wysokość środków tj. nie mniejszą niŜ wysokość wkładu własnego finansowego przedstawionego we Wniosku o dofinansowanie 5. Oświadczenie Wnioskodawcy w zakresie uzyskanej pomocy publicznej (de minimis). Zaleca się by po wypełnieniu formularza Wniosku o dofinansowanie sprawdzić czy:

� działania projektowe zostały precyzyjnie opisane, są sformułowane w sposób jasny i logiczny

� plan wdraŜania projektu jest realistyczny i jednoznaczny,

� zaproponowane zostały efektywne wykorzystanie środków finansowych – dokładnie uzasadniono realizację projektu oraz określone zasadność wydatkowania środków na wskazane w projekcie cel/cele,

� precyzyjnie określeni zostali potencjalni beneficjenci projektu,

� dokładnie zdefiniowano planowane do osiągnięcia rezultaty projektu oraz korzyści dla grup docelowych; wskaźniki celów i rezultatów projektu powinny jasno określać, jakiego rodzaju rezultaty zostaną osiągnięte i w jaki sposób będzie moŜna je zmierzyć, a takŜe jakie wielkości wskaźników są zakładane do osiągnięcia,

� zapewniono dalszą kontynuację działań projektowych.

101

Załącznik nr 3 Oświadczenie Wnioskodawcy o otrzymanej

Pomocy Publicznej (Pomocy de minimis) Załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010 r. (poz. 311)

Wzór

Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis A. Informacje dotyczące wnioskodawcy 1. Imię i nazwisko albo nazwa ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... 2. Adres miejsca zamieszkania albo adres siedziby ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... 3. Identyfikator gminy, w której wnioskodawca ma miejsce zamieszkania albo siedzibę3)

....................................................................................................................................................... 4. Numer identyfikacji podatkowej (NIP) ....................................................................................................................................................... …………………………………………………………………………………………………... 5.

Forma prawna2)

przedsiębiorstwo państwowe

jednoosobowa spółka Skarbu Państwa

spółka akcyjna albo spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, w stosunku do których Skarb Państwa, jednostka samorządu terytorialnego, przedsiębiorstwo państwowe lub jednoosobowa spółka Skarbu Państwa są podmiotami, które posiadają uprawnienia takie, jak przedsiębiorcy dominujący w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.)

3) NaleŜy wpisać siedmiocyfrowe oznaczenie nadane w sposób określony w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 15 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia, stosowania i udostępniania krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju oraz związanych z tym obowiązków organów administracji rządowej i jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 157, poz. 1031, z późn. zm.).

102

inna forma prawna (podać jaka)

…………………………………………………………………………………………

6.

Wielkość wnioskodawcy, zgodnie z załącznikiem I do rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólnego rozporządzenia w sprawie wyłączeń blokowych) (Dz. Urz. UE L 214 z 9.08.2008, str. 3)4):

1) mikroprzedsiębiorstwo

2) małe przedsiębiorstwo

3) średnie przedsiębiorstwo

4) przedsiębiorstwo inne niŜ wskazane w pkt 1-3

7. Klasa działalności, w związku z którą wnioskodawca ubiega się o pomoc de minimis, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) (Dz. U. Nr 251, poz. 1885, z późn. zm.) ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... 8. Data utworzenia …………………………………………..............................................................................................................................................................................................................................................

4) Zaznaczyć właściwą pozycję znakiem X.

103

B. Informacje dotyczące sytuacji ekonomicznej wnioskodawcy

1) Czy, w przypadku spółki akcyjnej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki komandytowo-akcyjnej, wysokość niepokrytych strat

przewyŜsza 50 % wysokości kapitału zarejestrowanego5), w tym wysokość straty w ciągu ostatnich 12 miesięcy przewyŜsza 25 % wysokości tego kapitału?

2) Czy, w przypadku spółki jawnej, spółki komandytowej, spółki partnerskiej oraz spółki cywilnej, wysokość niepokrytych strat przewyŜsza 50 % wysokości jej kapitału według ksiąg spółki, w tym wysokość straty

w ciągu ostatnich 12 miesięcy przewyŜsza 25 % wysokości tego kapitału?

3) Czy wnioskodawca spełnia kryteria kwalifikujące go do objęcia postępowaniem upadłościowym?

4) Czy wnioskodawca spełnia kryteria kwalifikujące go do objęcia postępowaniem naprawczym6)?

5) W przypadku zaznaczenia odpowiedzi innych niŜ twierdzące w pkt 1-4, naleŜy dodatkowo określić, czy w odniesieniu do okresu ostatnich 3 lat poprzedzających dzień wystąpienia z wnioskiem o udzielenie pomocy de minimis:

a) wnioskodawca odnotowuje rosnące straty?

b) obroty wnioskodawcy maleją?

c) zwiększeniu ulegają zapasy wnioskodawcy lub niewykorzystany potencjał do świadczenia usług?

d) wnioskodawca ma nadwyŜki produkcji7)?

e) zmniejsza się przepływ środków finansowych?

f) zwiększa się suma zadłuŜenia wnioskodawcy?

g) rosną kwoty odsetek od zobowiązań wnioskodawcy?

h) wartość aktywów netto wnioskodawcy zmniejsza się lub jest zerowa?

i) zaistniały inne okoliczności (podać jakie) wskazujące na trudności w zakresie płynności finansowej? ………………………………………………………………………………………….... ……………………………………………………………………………………………

tak nie

nie dotyczy

tak nie

nie dotyczy

tak nie

tak nie

tak nie

tak nie

tak nie

tak nie

tak nie

tak nie

tak nie

tak nie

tak nie

5) Wysokość strat naleŜy obliczać w odniesieniu do sumy wysokości kapitałów: zakładowego, zapasowego, rezerwowego oraz kapitału z aktualizacji wyceny. 6) W rozumieniu ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe i naprawcze (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1361, z późn. zm.). 7) Dotyczy wyłącznie producentów.

104

6) Czy pomimo wystąpienia okoliczności wymienionych w pkt 5, wnioskodawca jest w stanie odzyskać płynność finansową?

Jeśli tak, to w jaki sposób? ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………

7) Czy wnioskodawca naleŜy do grupy kapitałowej?

W przypadku zaznaczenia odpowiedzi twierdzącej, naleŜy dodatkowo wskazać:

a) czy trudności wnioskodawcy mają charakter wewnętrzny?

b) czy na trudną sytuację wnioskodawcy miały wpływ

decyzje podmiotu dominującego dotyczące alokacji kosztów w ramach grupy kapitałowej?

c) czy trudności wnioskodawcy mogą być przezwycięŜone przez grupę?

tak nie

tak nie

tak nie

tak nie

nie dotyczy

tak nie

nie dotyczy

nie dotyczy

105

C. Informacje dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej, w związku z którą wnioskodawca ubiega się o pomoc de minimis Czy wnioskowana pomoc de minimis dotyczy działalności:

1) w sektorze rybołówstwa i akwakultury8)?

2) w dziedzinie produkcji podstawowej produktów rolnych wymienionych w załączniku I do Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej?

3) w dziedzinie przetwarzania i wprowadzania do obrotu produktów rolnych wymienionych w załączniku I do Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej?

4) w sektorze węglowym9)?

5) w sektorze transportu drogowego10)?, jeśli tak to:

a) czy pomoc będzie przeznaczona na nabycie pojazdów wykorzystywanych do świadczenia usług w zakresie

drogowego transportu towarowego?

b) czy zapewniona jest rozdzielność rachunkowa działalności prowadzonej w sektorze transportu drogowego i pozostałej działalności gospodarczej prowadzonej przez wnioskodawcę (w jaki sposób)?

……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………

tak nie

tak nie

tak nie

tak nie

tak nie

tak nie

tak ie

8)

Objętych rozporządzeniem Rady (WE) nr 104/2000 z dnia 17 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnej organizacji

rynków produktów rybołówstwa i akwakultury (Dz. Urz. WE L 17 z 21.01.2000, str. 22, z późn. zm.; Dz. Urz.

UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 4, t. 4, str. 198). 9)

Zgodnie z definicją zawartą w rozporządzeniu Rady (WE) nr 1407/2002 z dnia 23 lipca 2002 r. w sprawie

pomocy państwa dla przemysłu węglowego (Dz. Urz. WE L 205 z 2.08.2002, str. 1, z późn. zm.; Dz. Urz. UE

Polskie wydanie specjalne rozdz. 8, t. 2, str. 170). 10) W rozumieniu art. 4 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874, z późn. zm.).

106

D. Informacje dotyczące pomocy otrzymanej w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą, na pokrycie których ma być przeznaczona pomoc de minimis11)

11)

NaleŜy wypełnić zgodnie z instrukcją stanowiącą załącznik do „Formularza informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis”.

Lp. Dzień udzielenia pomocy

Podmiot udzielający

pomocy

Podstawa prawna udzielenia pomocy Numer programu

pomocowego, pomocy

indywidualnej

Forma pomocy

Wartość otrzymanej pomocy

Przeznaczenie pomocy

informacje podstawowe

informacje szczegółowe

nominalna brutto 1 2 3a 3b 3c 3d 3e 4 5 6a 6b 7

1.

2.

3.

4.

5.

107

JeŜeli w tabeli wykazano otrzymaną pomoc inną niŜ pomoc de minimis, naleŜy dodatkowo wypełnić pkt 1-8 poniŜej:

1) opis przedsięwzięcia:

...........................................................................................................................................

2) koszty kwalifikujące się do objęcia pomocą w wartości nominalnej i zdyskontowanej oraz ich rodzaje:

…………………………………………………………………………………………...

3) maksymalną dopuszczalną intensywność pomocy:

…………………………………………………………………………………………...

4) intensywność pomocy juŜ udzielonej w związku z kosztami, o których mowa w pkt 2:

……………………………………………………………………………………….......

5) lokalizacja przedsięwzięcia:

…………………………………………………………………………………………...

6) cele, które mają być osiągnięte w związku z realizacją przedsięwzięcia:

…………………………………………………………………………………………...

7) etapy realizacji przedsięwzięcia:

…………………………………………………………………………………………...

8) data rozpoczęcia i zakończenia realizacji przedsięwzięcia:

…………………………………………………………………………………………………...

Dane osoby upowaŜnionej do przedstawienia informacji:

________________ __________________ __________________

imię i nazwisko nr telefonu data i podpis

_____________________

stanowisko słuŜbowe

108

Załącznik do formularza informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis

Instrukcja wypełnienia tabeli w części D formularza informacji przedstawianych przy ubieganiu się o

pomoc de minimis

NaleŜy podać informacje o dotychczas otrzymanej pomocy, w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą, na pokrycie których udzielana będzie pomoc de minimis. Na przykład, jeŜeli podmiot ubiegający się o pomoc de minimis otrzymał w przeszłości pomoc w związku z realizacją inwestycji, naleŜy wykazać jedynie pomoc przeznaczoną na te same koszty kwalifikujące się do objęcia pomocą, na pokrycie których ma być udzielona pomoc de minimis.

1. Dzień udzielenia pomocy (kol. 1) – naleŜy podać dzień udzielenia pomocy w rozumieniu art. 2 pkt 11 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej. 2. Podmiot udzielający pomocy (kol. 2) – naleŜy podać pełną nazwę i adres podmiotu, który udzielił pomocy. W przypadku gdy podmiot uzyskał pomoc na podstawie aktu normatywnego, który uzaleŜnia nabycie prawa do otrzymania pomocy wyłącznie od spełnienia przesłanek w nim określonych, bez konieczności wydania decyzji albo zawarcia umowy, naleŜy pozostawić to miejsce niewypełnione. 3. Podstawa prawna udzielenia pomocy (kol. 3) Uwaga: istnieją następujące moŜliwości łączenia elementów tworzących podstawę prawną udzielenia pomocy, które naleŜy wpisać w poszczególnych kolumnach tabeli w sposób przedstawiony poniŜej.

Podstawa prawna - informacje podstawowe

Podstawa prawna - informacje szczegółowe

3a 3b 3c 3d 3e

ustawa przepis ustawy - - -

ustawa przepis ustawy akt

wykonawczy przepis aktu

wykonawczego -

ustawa przepis ustawy akt

wykonawczy przepis aktu

wykonawczego decyzja/uchwała/

umowa

ustawa przepis ustawy - - decyzja/uchwała/

umowa

Kol. 3a - Podstawa prawna - informacje podstawowe - jeŜeli pomoc została udzielona na podstawie ustawy naleŜy podać w następującej kolejności: datę aktu i tytuł aktu oraz oznaczenie roku, numeru i pozycji Dziennika Ustaw, w którym akt został opublikowany. Kol. 3b - Podstawa prawna - informacje podstawowe - naleŜy podać oznaczenie przepisu będącego podstawą udzielenia pomocy (w kolejności: artykuł ustawy, ustęp, punkt, litera, tiret). Kol. 3c - Podstawa prawna - informacje szczegółowe - jeŜeli podstawą udzielenia pomocy był akt wykonawczy do ustawy, naleŜy podać w następującej kolejności: nazwę organu wydającego akt, datę aktu i tytuł aktu oraz oznaczenie roku, numeru i pozycji Dziennika Ustaw, w którym akt został opublikowany. Kol. 3d - Podstawa prawna - informacje szczegółowe - naleŜy podać oznaczenie przepisu aktu wykonawczego będącego podstawą udzielenia pomocy (w kolejności: paragraf, ustęp, punkt, litera, tiret). Kol. 3e - Podstawa prawna - informacje szczegółowe - jeŜeli podstawą udzielenia pomocy była decyzja, uchwała lub umowa, naleŜy podać symbol określający ten akt; w przypadku decyzji - numer

109

decyzji, w przypadku uchwały - numer uchwały, w przypadku umowy – numer, przedmiot oraz strony umowy. 4. Numer programu pomocowego/pomocy indywidualnej (kol. 4) - w przypadku gdy pomoc publiczna była udzielona w ramach programu pomocowego, naleŜy podać numer programu pomocowego nadany przez Komisję Europejską, a w przypadku pomocy indywidualnej naleŜy podać numer pomocy indywidualnej nadany przez Komisję Europejską (numery programów pomocowych oraz pomocy indywidualnej zamieszczone są na stronie internetowej Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów). W przypadku pomocy de minimis kolumny nr 4 nie wypełnia się. 5. Forma pomocy (kol. 5) - naleŜy podać formę otrzymanej pomocy (np. dotacja, refundacja, ulga podatkowa). 6. Wartość otrzymanej pomocy (kol. 6) - naleŜy podać: a) wartość nominalną pomocy (jako całkowitą wielkość środków finansowych będących podstawą do

obliczania wielkości udzielonej pomocy, np. kwota udzielonej poŜyczki lub kwota odroczonego podatku) oraz

b) wartość brutto (jako ekwiwalent dotacji brutto obliczony zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie szczegółowego sposobu obliczania wartości pomocy publicznej udzielanej w róŜnych formach (Dz. U. Nr 194, poz. 1983, z późn. zm.)).

7. Przeznaczenie pomocy (kol. 7) – naleŜy podać kod wskazujący przeznaczenie otrzymanej pomocy według poniŜszej tabeli.

Wyszczególnienie Kod

1 2 A. POMOC HORYZONTALNA

Pomoc na działalność badawczą, rozwojową i innowacyjną pomoc na projekty badawczo-rozwojowe a1.1 pomoc dla młodych innowacyjnych przedsiębiorstw a1.2 pomoc na techniczne studia wykonalności a1.3 pomoc na innowacje w obrębie procesów i innowacje organizacyjne w sektorze usług

a1.4

pomoc na usługi doradcze w zakresie innowacji i usługi wsparcia innowacji a1.5 pomoc na tymczasowe zatrudnienie wysoko wykwalifikowanego personelu a1.6 pomoc na klastry innowacyjne a1.7 pomoc na pokrycie kosztów praw własności przemysłowej dla małych i średnich przedsiębiorstw

a1.8

Pomoc na ochronę środowiska pomoc inwestycyjna umoŜliwiająca przedsiębiorstwom dostosowanie do norm wspólnotowych (zgodnie z załącznikiem XII Traktatu o przystąpieniu Rzeczpospolitej Polskiej do Unii Europejskiej), zastosowanie norm surowszych niŜ normy wspólnotowe w zakresie ochrony środowiska lub podniesienie poziomu ochrony środowiska w przypadku braku norm wspólnotowych

a2.1

pomoc na nabycie nowych środków transportu spełniających normy surowsze niŜ normy wspólnotowe lub podnoszących poziom ochrony środowiska w przypadku braku norm wspólnotowych

a2.2

pomoc na szybkie przystosowanie małych i średnich przedsiębiorstw do przyszłych norm wspólnotowych

a2.3

pomoc w obszarze ochrony środowiska na inwestycje zwiększające oszczędność energii

a2.4

pomoc inwestycyjna w obszarze ochrony środowiska na układy kogeneracji o wysokiej sprawności

a2.5

pomoc inwestycyjna w obszarze ochrony środowiska na propagowanie energii ze źródeł odnawialnych

a2.6

pomoc na badania środowiska a2.7 pomoc na ochronę środowiska w formie ulg podatkowych a2.8 pomoc na efektywne energetycznie ciepłownictwo komunalne a2.9

110

pomoc na gospodarowanie odpadami a2.10 pomoc na rekultywację zanieczyszczonych terenów a2.11 pomoc na relokację przedsiębiorstw a2.12 pomoc dotycząca programów handlu uprawnieniami a2.13 Pomoc inwestycyjna i na zatrudnienie dla małych i średnich przedsiębiorstw pomoc inwestycyjna a3 pomoc na zatrudnienie a4 Pomoc na usługi doradcze dla małych i średnich przedsiębiorstw oraz udział małych i średnich przedsiębiorstw w targach pomoc na usługi doradcze a5 pomoc na udział w targach a6 Pomoc na rzecz małych przedsiębiorstw nowo utworzonych przez kobiety a24 Pomoc dla pracowników znajdujących się w szczególnie niekorzystnej sytuacji oraz pracowników niepełnosprawnych pomoc w formie subsydiów płacowych na rekrutację pracowników znajdujących się w szczególnie niekorzystnej sytuacji

a11

pomoc w formie subsydiów płacowych na zatrudnianie pracowników niepełnosprawnych

a12

pomoc na rekompensatę dodatkowych kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników niepełnosprawnych

a13

Pomoc szkoleniowa a14 Pomoc na ratowanie a15 Pomoc na restrukturyzację a16 Pomoc udzielana na naprawienie szkód wyrządzonych przez klęski Ŝywiołowe lub inne nadzwyczajne zdarzenia

a17

Pomoc udzielana na zapobieŜenie lub likwidację powaŜnych zakłóceń w gospodarce o charakterze ponadsektorowym

a18

Pomoc udzielana na wsparcie krajowych przedsiębiorców działających w ramach przedsięwzięcia gospodarczego podejmowanego w interesie europejskim

a19

Pomoc na wspieranie kultury i zachowanie dziedzictwa kulturowego a20 Pomoc o charakterze socjalnym dla indywidualnych konsumentów a21 Pomoc w formie kapitału podwyŜszonego ryzyka a22 Pomoc przeznaczona na ułatwianie rozwoju niektórych działań gospodarczych lub niektórych regionów gospodarczych, o ile nie zmienia warunków wymiany handlowej w zakresie sprzecznym z rynkiem wewnętrznym

a23

B. POMOC REGIONALNA pomoc inwestycyjna b1 pomoc na zatrudnienie b2 regionalna pomoc inwestycyjna na duŜe projekty inwestycyjne b3 pomoc operacyjna b4 pomoc dla nowo utworzonych małych przedsiębiorstw b5

C. INNE PRZEZNACZENIE pomoc stanowiąca rekompensatę za realizację usług świadczonych w ogólnym interesie gospodarczym

c5

pomoc de minimis e1 D. POMOC W SEKTORACH - przeznaczenia szczególne

SEKTOR GÓRNICTWA WĘGLA pomoc na pokrycie kosztów nadzwyczajnych d3.1 pomoc na pokrycie kosztów produkcji bieŜącej dla jednostek objętych planem likwidacji

d3.2

pomoc na pokrycie kosztów produkcji bieŜącej dla jednostek objętych planem dostępu do zasobów węgla

d3.3

pomoc na inwestycje początkowe d3.4 SEKTOR TRANSPORTU śEGLUGA MORSKA pomoc inwestycyjna d4.1

111

pomoc na poprawę konkurencyjności d4.2 pomoc na repatriację marynarzy d4.3 pomoc na wsparcie Ŝeglugi bliskiego zasięgu d4.4 LOTNICTWO pomoc na budowę infrastruktury portu lotniczego d5.1 pomoc na usługi portu lotniczego d5.2 pomoc dla przewoźników na rozpoczęcie działalności d5.3 SEKTOR KOLEJOWY pomoc regionalna w celu zakupu lub modernizacji taboru d6.1 pomoc w celu anulowania długów d6.2 pomoc na koordynację transportu d6.3 TRANSPORT MULTIMODALNY I INTERMODALNY d7 INNA POMOC W SEKTORZE TRANSPORTU t SEKTOR ENERGETYKI pomoc na pokrycie kosztów powstałych u wytwórców w związku z przedterminowym rozwiązaniem umów długoterminowych sprzedaŜy mocy i energii elektrycznej

d8

SEKTOR KINEMATOGRAFII pomoc dotycząca kinematografii i innych przedsięwzięć audio-wizualnych d9 SEKTOR TELEKOMUNIKACYJNY d10

112

Załącznik 4

Miejscowość……………………. , data……………

DEKLARACJA WYSTAWCY WEKSLA IN BLANCO

Jako zabezpieczenie kwoty zaliczki na poczet realizacji umowy o udzielenie wsparcia na przedsięwzięcie pt.: „…………………………………………...” nr ………………… z dnia dd/mm/rrrr, finansowanej ze środków Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy w ramach Funduszu Partnerskiego, w załączeniu jako Beneficjent składam(-y) do dyspozycji ECORYS Polska Sp. z o. o. weksel własny in blanco w imieniu osoby prawnej: …………….……………………………………………………………………………………………..,

<pełna nazwa beneficjenta> który ECORYS Polska Sp. z o.o. ma prawo wypełnić w kaŜdym czasie na kwotę równą kwocie wypłaconej zaliczki wraz z odsetkami w wysokości ustawowej, liczonymi od dnia obciąŜenia rachunku bankowego ECORYS Polska Sp. z o.o. na rzecz beneficjenta do dnia jej zwrotu, powiększoną o stopę redyskonta weksli. ECORYS Polska Sp. z o. o. ma prawo opatrzyć ten weksel datą płatności według swego uznania. Weksel będzie płatny w Warszawie na rachunek ECORYS Polska Sp. z o. o.. ECORYS Polska Sp. z o. o. zawiadomi o powyŜszym: ……………………………………………………………………………………………………………

< pełna nazwa beneficjenta> listem poleconym wysłanym co najmniej na 7 dni przed terminem płatności na podany poniŜej adres, chyba Ŝe beneficjent powiadomi ECORYS Polska Sp. z o. o. o zmianie adresu. Pismo zwrócone z adnotacją urzędu pocztowego: „nie podjęto w terminie”, „adresat wyprowadził się” lub tym podobne, uznaje się za doręczone. ..................................................... ............................................................... (Nazwa, adres wystawcy weksla) (pieczęć jednostki czytelne podpisy osób upowaŜnionych do wystawienia weksla,) Dane osób upowaŜnionych do wystawienia weksla: 1. Imię, nazwisko, pełniona funkcja

Seria i nr dowodu osobistego Pesel Imiona rodziców ........................................ Data i miejsce urodzenia (podpis)

2. Imię, nazwisko, pełniona funkcja Seria i nr dowodu osobistego Pesel Imiona rodziców ........................................ Data i miejsce urodzenia (podpis)