Bez trudu i ryzyka!Jak tworzyć przepływy pracy w SharePoint?

Tomasz Głogosz

O mnie• Project manager (PMP) i developer (MCTS)• 10 lat doświadczenia IT• Project manager i główny architekt Datapolis Process

System• Byłem odpowiedzialny za projekty wdrażania

przepływów pracy w średnich i dużych organizacjach

Chcę powiedzieć, że…• SharePoint jest świetną platformą dla przepływów

pracy!• Wielu problemów można uniknąć dzięki planowaniu• Projekt udany = użyteczny dla biznesu

Agenda• Przepływy pracy w SharePoint• Narzędzia przepływów pracy• Główne wyzwania…• … i jak je pokonać!

Przepływy pracy w SharePoint

Co dają przepływy?• Wykonanie procesu zgodnie z procedurami• Automatyzacja zadań• Przyspieszenie procesów• Śledzenie toku procesów

ŚrodowiskaWWF 3 WWF 4

On-premises

Cloud

Działanie Customcode

UXcustomizacja

Po stronie SP

W SP

Pełna

Oddzielny serwer (WM)

W Workflow Manager

Pełna

Oddzielny serwer (WM)

Brak/na zewnątrz

OgraniczonaX

Narzędzia przepływów pracy

Gotowe przepływy w SharePoincie

• Gotowe do użycia• Sprawdzone i zoptymalizowane

• Bardzo ograniczone• Proste scenariusze• Nie można modyfikować

Microsoft SharePoint Designer

• Darmowy• Zintegrowany z Visio i InfoPath• Automatyzuje typowe czynności• Może modyfikować gotowe

przepływy w SharePoincie

• Dane i aktywności tylko z bieżącej witryny• Ograniczony zakres aktywności i modyfikacji

danych• Trudna obsługa większych przepływów

Microsoft Visual Studio

• „Można wszystko”• Dostęp do danych z całego SharePointa i aplikacji LOB• Pełna kontrola nad procesem

• Wymaga deweloperów• Wymaga licencji• Długi cykl pracy

Narzędzia firm trzecich

Narzędzia firm trzecich

• Graficzna definicja procesu• Wiele aktywności• Konfigurowalne• Dostęp do danych z innych witryn / kolekcji

witryn• Połączenie z aplikacjami LOB

• Wymagają licencji• Czasem trudne do przewidzenia ograniczenia• Wymagają „dostrojenia” we wdrożeniach

biznesowych

Decydujące czynnikiOptymalne

Funkcjonalność

Koszty wdrożenia

Support

Koszty

licencji

Decydujące czynnikiRzeczywiste

Koszty licencji

Funkcjonalność

Koszty wdrożenia

Suppor

t

Najlepsze narzędzie

Najlepsze narzędzie nie istnieje

Najlepsze narzędzie• Narzędzia firm trzecich – 80% przypadków• Jednorazowa inwestycja w licencje• Krótszy czas wdrożenia niż w SPD i VS• Większe możliwości niż w gotowych przepływach i SPD• Gotowy do użycia interfejs• Łatwiejsza modyfikacja i optymalizacja niż w OOB, SPD i VS• Łatwiejsze do zrozumienia przez biznes

• Pozostałe 20%• Proste procesy – OOB i SPD są tańsze• Bardzo wydajne i customizowane przepływy – VS = lepsza

kontrola

Główne wyzwania

Funkcjonalność i UX• SharePoint – interfejs i zachowanie• Formularze• Ograniczenia narzędzia i środowiska• Dojrzałość procesu

Uprawnienia…• Do danych SharePointa• Do informacji w przepływie• Do działań w przepływie

Struktura danych• Powiązania• Zewnętrzne dane

Wydajność• Liczba startujących przepływów• Liczba równoległych przepływów• Liczba elementów

Jak pokonać wyzwania!

Ogólne wskazówki• Obowiązują standardowe zasady tworzenia oprogramowania!• Pracuj z biznesem:• Modeluj proces wspólnie z biznesem• Znajdź power userów i zatroszcz się o nich• Jak najczęściej dziel się wiedzą o procesie

• Spodziewaj się zmiany – bądź przygotowany• Zawsze myśl o wydajności• Optymalizuj proces po każdej zmianie• Nie zapominaj o testach i wdrażaniu

Funkcjonalność i UX• UX SharePointa nie wystarczy!• Pomyśl o:• Starcie przepływu• Decyzjach w przepływie• Rzeczach, które chcą widzieć użytkownicy (zadania, filtrowany

widok)• Formularze• Upewnij się, czy zaawansowane formularze są niezbędne• Wybierz dobre narzędzie (SPD, InfoPath, trzecia firma, własne) • Poznaj ograniczenia

Funkcjonalność i UX• Narzędzia przepływów pracy• Poznaj narzędzia i ich ograniczenia• Nie stosuj przepływów do wszystkiego• Przetestuj obejścia problemów – wydajność i wpływ na proces• Pomyśl o zakodowaniu własnych aktywności/funkcji

• Dojrzałość procesu• Znajdź analityka• Zrozum proces• Pomóż użytkownikom zrozumieć proces• Unikaj dopasowania procesu do narzędzia

Uprawnienia• Na początku poznaj wymagania• Bezpieczeństwo powinno być częścią architektury• Poznaj ograniczenia SharePointa:• Uprawnienia na poziomie elementu(!)• Uprawnienia na poziomie kolumny• Uprawnienia do startu i zakończenia przepływu• Uprawnienia do zadań i interfejsu decyzji

• Pamiętaj o zastępstwach i administratorze• Używaj AD i grup

Struktura danych• Jak najszybciej zdefiniuj wszystkie obiekty• Poznaj ograniczenia SharePointa:• Powiązania• Interfejs• Skojarzone pola• Wydajność

• Uwzględnij zewnętrzne dane• Zewnętrzne listy – poznaj ograniczenia• Ostrożnie z synchronizacją• Ogranicz liczbę zapytań

Wydajność• Poznaj spodziewane obciążenie:

• Elementy – główne elementy, elementy skojarzone, polityka wersjonowania

• Użytkownicy – ilu, jak wielkie obciążenie• Procesy

• Poznaj zalecane ograniczenia (Technet, MSDN)• Planuj, testuj, optymalizuj• Pamiętaj – przepływy są zasobożerne• Zoptymalizuj farmę:

• Front-endy, baza danych, położenie czasomierza, liczba serwerów WM• Restarty usług (IIS, Timer)

Wydajność• Przepływy:• Zarządzaj zmianą – analizuj i modyfikuj przepływy• Uważaj na:

• Zapytania• Pętle• Przepływy kaskadowe

• Archiwizuj:• Elementy• Historia

Podsumowanie• Przepływy pracy w SharePoincie są świetnymi

narzędziami• SharePoint nie może wszystkiego• Dobrze zaplanowane rozwiązanie + dobra komunikacja

z biznesem = (prawie) 100% szans na sukces!

Pytania?Tomasz Głogosz

tomasz.glogosz@datapolis.comwww.datapolis.com