Outsourcing inwentaryzacji

8

Click here to load reader

description

Zakłócenia w pracy, błędy, demotywacja i sporo zmarnowanego czasu - tak zazwyczaj wyglądają okresowe inwentaryzacje. Aby uniknąć tych problemów, organizacje coraz częściej decydują się powierzyć to zadanie specjalistom z zewnątrz.

Transcript of Outsourcing inwentaryzacji

Page 1: Outsourcing inwentaryzacji

Outsourcing inwentaryzacji

Page 2: Outsourcing inwentaryzacji

Kiedy zlecać inwentaryzację firmie zewnętrznej?

2 | SmartMedia

Większość organizacji przeprowadza inwentaryzację swoimi wewnętrznymi siłami. Jeżeli jednak organizacja nie może pozwolić sobie na oddelegowanie pracowników do przeprowadzenia spisu lub nie posiada w swoich szeregach wymaganej kadry, w grę wchodzi jeszcze jedno rozwiązanie – wynajęcie firmy, która przeprowadzi spis za nią.

Page 3: Outsourcing inwentaryzacji

Zalety outsourcingu inwentaryzacji

3 | SmartMedia

Inwentaryzacja dokonywana przez pracowników wyspecjalizowanych firm, posiadających doświadczenie w inwentaryzowaniu różnych typów organizacji przebiega znacznie sprawniej i szybciej. Gwarantuje także dokładność i obiektywność, bowiem pracownicy zewnętrzni nie mają interesu w przekazaniu nieprawdziwych danych na temat majątku organizacji. Biegłe wykorzystanie przez nich nowoczesnych technologii w postaci specjalistycznego oprogramowania i kolektorów danych również minimalizuje czas poświęcony na spis.

Wszystko to sprawia, że nowoczesny outsourcing inwentaryzacyjny stał się alternatywą dla czasochłonnych i niewydajnych metod tradycyjnych. Nic więc dziwnego, że w obliczu takich zalet coraz więcej organizacji decyduje się powierzyć przeprowadzenie inwentaryzacji zewnętrznym specjalistom.

Page 4: Outsourcing inwentaryzacji

Jak wygląda inwentaryzacja prowadzona przez zewnętrzną firmę?

4 | SmartMedia

Inwentaryzacja fizyczna dokonywana jest przez zespół specjalistów na podstawie bazy danych lub ksiąg klienta. Podczas spisu wykorzystywane są procedury dostosowywane do specyfiki funkcjonowania konkretnego klienta.

Cały projekt inwentaryzacji rozpoczyna się analizą organizacji. Podczas tej analizy weryfikowane są wewnętrze procedury, zakres spisu oraz ustalany jest harmonogram. Następnie wykonawcy spisu podczas przeszkolenia zapoznają się ze specyfiką majątku i ustalonymi procedurami inwentaryzacyjnymi. Wyznaczone zespoły spisowe kolejno inwentaryzują poszczególne pola spisowe, wykorzystując terminale mobilne.

Na koniec klient otrzymuje gotowy raport, dokładnie obrazujący stan majątku organizacji. 

Page 5: Outsourcing inwentaryzacji

Korzyści z outsourcingu inwentaryzacji

5 | SmartMedia

Spis trwa znacznie krócej, a organizacja otrzymuje uporządkowane i aktualne informacje o stanie swojego majątku

Brak konieczności angażowania pracowników organizacji w prace podczas spisu

Duża oszczędność czasu Obniżenie kosztów związanych z logistyką projektu inwentaryzacji Rzetelnie przeprowadzony spis dzięki doświadczonym specjalistom

Page 6: Outsourcing inwentaryzacji

Proces inwentaryzacji fizycznej – model outsourcingowy

6 | SmartMedia

Proces inwentaryzacji fizycznej w modelu outsourcingowym składa się z 6 etapów:

I. Analiza wstępna: konsultacje na temat potrzeb klienta w zakresie inwentaryzacji

fizycznej, zaplanowanie prac zespołu inwentaryzacyjnego tak, aby proces

zakończył się jak najszybciej, a zarazem absorbował jak najmniej czasu pracowników firmy, której inwentaryzacja dotyczy.

II. Przygotowanie elektronicznej bazy danych składników majątku oraz miejsc ich użytkowania na podstawie dokumentów klienta, np. ksiąg inwentarzowych, arkuszy spisu z natury lub plików z danymi.

Page 7: Outsourcing inwentaryzacji

Proces inwentaryzacji fizycznej – model outsourcingowy

7 | SmartMedia

III. Zaprojektowanie i wydruk etykiet z kodem kreskowym - przygotowywanie etykiet składników, miejsc użytkowania.

IV. Spis z natury - zaewidencjonowanie majątku będącego w posiadaniu danej organizacji według ustalonych, ściśle przestrzeganych w trakcie spisu zasad.

V. Przesłanie informacji o odczytanych składnikach do aplikacji (np.: STOCK):

porównanie danych z dotychczas prowadzoną ewidencją, możliwość przesyłania informacji do aplikacji z każdego

miejsca i w każdym momencie, monitorowanie postępu inwentaryzacji możliwe w czasie

rzeczywistym.

VI. Analiza wyników i przygotowanie raportów poinwentaryzacyjnych. W skład przygotowywanej dokumentacji wchodzą m. in.: arkusz spisu, wykaz niedoborów, nadwyżek, różnic oraz podsumowanie inwentaryzacji

Page 8: Outsourcing inwentaryzacji

www.smartmedia.com.pl