Планирование

личный кабинет

контроль

коммуникации

Документооборот

CRM

IT

уПравление

бизнес

Эффективность

организация

автоматизация

система

каДры

WoRkfloW

Проекты

3

Содержание

О системе «Первая Форма» 5

Контроль задач и поручений 6

Документооборот 8

Управление проектами 10

CRM 12

Почтовый клиент 14

Корпоративный портал 16

Организационная структура 18

Управление персоналом 20

Enterprise 2.0 22

Возможность работы из любой точки мира 24

Личный кабинет 25

Возможность самостоятельной настройки «Первой Формы» 26

Возможность самостоятельной поддержки «Первой Формы» 28

Дополнительные возможности «Первой Формы» 29

Возможности «Первой формы»

как инструмента решения различных бизнес-задач 30

Преимущества «Первой Формы» 34

Экономическое обоснование внедрения 35

Модельная технология внедрения «Первой Формы» 36

4 5

О системе «Первая Форма»

Одной из главных тенденций последних лет на российском рынке стало активное использование компаниями про-мышленных систем управления бизнес-процессами.Рано или поздно любая организация сталкивается с необходимостью автоматизировать управление компанией.«Первая Форма» – это эффективная система учета, контроля и развития бизнеса.Система класса Workflow (управление рабочим потоком) сочетает в одном продукте все необходимое для эффектив-ного управления.

«Первая Форма» содержит богатый инструментарий для настройки разнообразных бизнес-процессов в самых различных отраслях, таких как торговля, строительство, производство, консалтинг и многих других. Система разработана в России и поэтому учитывает все особенности российского бизнеса.«Первая Форма» – это управление из любой точки мира без снижения эффективности менеджмента.

система управления

Постановкаи контроль

задач

Деловыекоммуникации

система CRM

Электронный документо-

оборот

Проектная деятельность

6 7

Контроль задач и поручений

Делегирование и эскалирование

Один из важнейших шагов на пути к росту эффективности бизнеса – автоматизация основных бизнес-процессов и установка временных нормативов для каждого этапа выполнения задач. Опыт показывает, что только автомати-зация управления задачами дает прирост производительности труда в компании на 15-20 %. Система управления «Первая Форма» позволяет не только ставить задачи, но и эффективно контролировать их исполнение.

Система уведомлений не даст забыть ис-полнителю о необходимости выполнения пос тавленной задачи, а при нарушении сроков проинформирует непосредственного руководителя сотрудника, а затем и выше-стоящего руководителя.

Система позволяет создать абсолютно про-зрачную коммуникационную среду – все подразделения компании, включая удален-ные, становятся видны как на ладони.В результате легко выявить участки, на которых можно ускорить процесс со-гласования документов, повысить качество и уровень деловых коммуникаций, оптими-зировать распределение полномочий.

контроль исполнения поручений в «Первой форме» это:• Постановка задач

подразделениям и отдельным сотрудникам;

• Автоматическое отслеживание выполнения задач;

• Контроль текущей загрузки персонала;

• Оценка эффективности работы каждого сот рудника

Система может интегрироваться с календарем Outlook, что позволит точнее планировать загрузку. Вы можете увидеть в одном окне все встречи, наиболее важные дела и задачи, требующие контроля.Отображение связи Заказчика и Исполнителя позволяет быстро найти высокоприоритетные задачи от руководства

Основные вкладки

Возможность календарного отображения задач

Главная страница. Отображение задач и комментариев

Распределение задач по срокам

Сводка по загрузке подразделений

Объекты внимания сотрудника

Задача просрочена более чем на 3 часа

8 9

Документооборот

СЭД в «Первой Форме» это: Дополнительные выгоды внедрения СЭД:

Встроенная в «Первую Форму» система электронного документооборота (СЭД) полностью соответствует концепции систем класса Enterprise Content Management (ECM). Система обеспечивает процесс создания, редактирования и дви-жения по маршруту документов любого типа.СЭД переводит управленческие механизмы в упорядоченную контролируемую среду: от организационно-распоряди-тельной документации в управлении организацией до потока документов в регулярной коммерческой деятельности. Согласование договоров, платежных документов, работа с входящими и исходящими письмами компании в официаль-ном документообороте, юридически значимый защищенный электронный документооборот с поставщиками и покупате-лями – все это с легкостью реализуется при помощи «Первой Формы».СЭД в «Первой Форме» позволяет настраивать любые маршруты прохождения документов, ограничивать просмотр тех или иных полей в зависимости от прав доступа пользователя. Встроенный механизм главенствующих и подчиненных документов оптимизирует контроль и поиск по всей распорядительной и договорной документации.

Традиционный бумажный документооборот поддерживается с помощью механизмов генерации типовых форм с при-менением штрих-кодов и QR-кодов. Внутренний документооборот (заявки на закупку, просьбы и т. д.) может быть полностью перенесен в электронный вид.Централизованное хранилище всех документов в электронном архиве обеспечит надежную сохранность данных.

• Неограниченное количество уровней согласования и неограниченное количество типов документов;

• Централизованное хранение и совместная работа над документами;

• Визирование и согласование;• Версионность документов;• Взаимодействие с клиентами, обработка обращений,

организация проектного документооборота;• Сокращение оборота бумажных документов на пред-приятии.

• Повышение эффективности организационно-распорядительного документооборота, как следствие – улучшение качества управления организацией в целом.

• Протоколирование всех рабочих взаимодействий и изменений;

• Возможность совместного обсуждения документов в процессе движения;

• Поддержка механизмов накопления, управления и доступа к информации.

Регистрация документа

Лист подписей

Вынесение резолюции

Маршрут документаОтправка документа на исполнение

Схема документооборота

Работа с входящими документами

Получениекорреспон-

денции

Занесение документа в систему

Отправка на исполнение

Контрольисполнения

Приемка работ по

исполнению документа

Выполнение работ

по документу

Вынесение резолюции

Конт

роле

рИ

спол

ните

лиРу

ково

дите

льД

елоп

роиз

води

тель

Документ НЕна контроле

На доработку

Документна контроле

Работы приняты

Регистрациядокумента

10 11

Управление проектамиВ модуль «Управление проектами» в «Первой Форме» заложены принципы, описанные в международных стандартах проектного управления: ISO 21500:2012 и PMBoK (Project Management Body of Knowledge), а также в российском стандарте — ГОСТ Р 54869.Разработанная на основе лучших мировых практик, проектная деятельность в «Первой Форме» также учитывает пот ребности и специфику российских компаний.

«Первая Форма» позволяет руководителям управлять проектами на всех стадиях от инициации до завершения, а именно:

• Планировать состав работ;• Планировать сроки, человеческие, материальные,

финансовые и прочие ресурсы;• Управлять коммуникацией между участниками проекта;• Планировать и оценивать риски;• Отслеживать ход реализации проекта;• Управлять документооборотом проекта;• Управлять бюджетом проекта и поставками;• Получать аналитические отчеты;• Интегрировать проектную деятельность компании с ее

функциональной структурой.

Календарный план проекта в виде диаграммы Ганта

Расписание проектных работ и загрузка ресурсов

Визуальное отображение проекта в виде диаграммы Ганта, календарного расписания и диаграммы загрузки участни-ков проекта позволяют оптимально распределять загрузку ресурсов и сократить срок реализации проекта в целом.

Сводная информация о загрузке исполнителей в рамках проекта, портфеля проектов и текущих операционных задач дает руководителю реальную информацию о доступности ресурсов.

Базовые планы помогают анализировать отклонения сроков выполнения проектных работ как с момента старта проек-та, так и на отдельном этапе.

Отслеживание изменений на базовом плане

Преимущество

«Первая Форма» интегрирует проектную деятель-ность в структуру бизнес-процессов компании:

• Учитывает общую загрузку сотрудников при рас-пределении времени работ в рамках проекта;

• Использует в проектной деятельности уже смо-делированные в компании бизнес-процессы;

• Сокращает количество дополнительно исполь-зуемых программных продуктов. Переводит всю работу в режим «одного окна».

12 13

CRM

CRM

CRM-система – программный продукт для управления взаимоотношениями с клиентами. Автоматизированная си-стема поддержки и развития продаж является одним из функциональных блоков «Первой Формы».CRM-система представляет собой не просто хранилище информации о клиентах и партнерах, но и инструмент стан-дартизации и управления процессом продаж на всех этапах: от поиска и привлечения клиентов, заключения сделки, до сбора рекомендаций и отзывов. CRM – это не только клиентская база, это инструмент оптимизации процессов продаж и автоматизации механизмов их выполнения и конт роля.

Процесс продаж

Карточка компании

Разделы CRM

Договор

Cправочник

Взаимодействия с компанией

CRM в «Первой Форме» это:• Часть единого информационного пространства компании;• Инструмент контроля качества работы с клиентами и оперативная отработка рекламаций;• Централизованное хранение полной истории взаимоотношений с клиентом;• Работа над проектом совместно с клиентом.

Поиск и назначение

встречи с клиентом

Проведение презентации

Выставление КП, согласова-ние условий

Заключение договора

Оплата счета

14 15

Почтовый клиентМодуль «Почтовый клиент», встроенный в «Первую Форму», – это доступ к электронной почте через интерфейс системы. Почтовый клиент дает возможность использовать в сис теме несколько почтовых ящиков, организовывать упрощен-ную передачу прав на них, ставить задачи сотрудникам из переписки и прикреплять письма к задачам.Возможность тонкой настройки правил доступа к переписке по определенным клиентам или проектам упрощает сов местную работу над задачами. Электронные письма можно привязать к любой задаче в качестве вложений. По-чтовый клиент позволяет всем заинтересованным сотрудникам всегда оставаться в курсе того, что происходит.

Почтовый клиент не оставит без рассмотрения ни одно обращение по каналу обратной связи: система сама генерирует задачи на департамент по работе с клиентами, подключая всех ответственных исполнителей.Почта становится контролируемым инструментом работы с клиентами и контрагентами.

Почтовый клиент

Электронная почта в «Первой Форме»

Создание задачи из письма

Привычный интерфейс

Работа с отзывами и рекламациями

Встроенный почтовый клиент это:• Часть системы «Первая Форма»;• Постановка задач и поручений из электронной почты;• Гибкие правила с возможностью настройки доступа к учетной записи;• Эффективная работа с обратной связью;• Интерфейс, для освоения которого не требуется дополнительное обучение;• Отправка документов из системы «в один клик».

16 17

Корпоративный порталКорпоративный портал – система для коллективного использования сотрудниками информационных ресурсов компании. Встроенный в «Первую Форму» корпоративный портал организует единую точку доступа к корпоративной информации, значительно сокращает время на поиск необ ходимых файлов, доведения до сотрудников внутренних распоряжений, правил и новостей компании.

Удобный инструментарий корпоративного портала позволяет удовлетворять потребности всех групп пользователей:

личная карточка содержит полную информацию о со-труднике, структуру подчинения, данные о заместите-лях, календарь, график отсутствий, а также отображает протоколы взаимодействий с ним. Адресная книга дает возможность быстрого поиска контактных данных, теле-фонов, должности и физического места расположения любого коллеги.

чат – один самых быстрых способов обсуждения текущих вопросов, позволяющий взаимодействовать с коллегами из смежных подразделений и удаленных офисов не по-кидая рабочего места, а также вовлекать в обсуждение сотрудников, находящихся в командировке. Все обсужде-ния остаются запротоколированными в системе.

объявления, регламенты и распоряжения руководства, внутренние правила и график мероприятий компании размещаются в специальном разделе корпоративного портала, позволяя оперативно знакомить всех сотрудни-ков с актуальными изменениями.

бронирование переговорных дает возможность выбора свободного помещения, его технического оснащения, отмены брони в случае необходимости. С помощью кор-поративного портала также удобно выстраивать взаимо-действие с сервисными службами компании.

надежное файловое хранилище не даст потеряться ни одному документу. Универсальная система хранения папок и документов позволяет в любой момент найти нужный файл в удобно структурированной библиотеке документов.

Дизайн корпоративного портала

Адресная книга

Публикация объявлений

Быстрый поиск сотрудника Общение в чате

База регламентов

18 19

Организационная структура«Первая Форма» покажет, как на самом деле выглядит структура Вашей организации. При разработке организа-ционной структуры компании учитываются все функциональные особенности. Система конструирует визуальную структуру организации, основываясь на настроенных бизнес-процессах, списках рассылки, группах и пользователях, которые могут быть синхронизированы с Active Directory.В этом случае изменения организационной структуры, данных о сотрудниках, уровней доступа к информации и полномочий осуществляются автоматически.«Первая Форма» позволяет моделировать любые оргструктурные модели, в том числе разветвленные структуры с участием нескольких юридических лиц. Гибкая настройка прав и используемая ролевая модель позволяют учиты-вать одновременно юридическую, организационную и функциональную структуры компании.

Настройка организационной структуры в «Первой Форме» это:

• Управление компанией, имеющей сложную юридичес кую структуру;

• Возможность визуализации функциональной струк-туры любой сложности;

• Настройка нестандартных структурных схем, в том числе с участием нескольких юридических лиц в рамках одной структуры;

• Привязка сотрудника к функциональным подраз-делениям по различным критериям исполняемых должностных обязанностей;

• Четкая и понятная схема подчинения в компании.

Разветвленная сеть

Настройка прав доступа

Синхронизация с Active Directory

Настройка групп

20 21

Управление персоналом«Первая Форма» позволяет не только оптимизировать управление внутренними бизнес-процессами организации, но и эффективно управлять персоналом. Система автоматизирует процессы кадрового делопроизводства: прием и увольнение сотрудников, адаптацию, расчет отпусков, больничных, выход на пенсию и т. д. Кроме того, система обеспечивает четкую и слаженную работу внутренних служб, автоматически создавая задачи на различные подраз-деления при приеме / увольнении сотрудника, такие как: IT, безопасность, бухгалтерия, хозяйственная служба и др.

Система контроля качества исполнения задач и учета трудозатрат позволяет быстро выявить участки, на которых можно ускорить процесс согласования документов, повысить уровень коммуникаций, оптимизировать распределение полномочий.

Встроенная в «Первую Форму» система оценки эффективности позволит объективно оценить загрузку персонала, а также увидеть качество работы каждого сотрудника.

Прием новых сотрудников

Постановка кадровых задач на подразделения

Увольнение

Календарь

Отпуск

Управление персоналом в «Первой Форме» это:

• Автоматизация заявок на поиск и подбор персонала;• Ведение базы соискателей;• Автоматическая постановка задач на подготовку

рабочего места;• Ведение графика тренингов и аттестаций;

• Контроль перемещения кадров между подразделе-ниями;

• Система оценки эффективности;• Автоматическая постановка задач на внутренние

службы при увольнении.

22 23

Enterprise 2.0 Enterprise 2.0 – это концепция использования прогрессивных инструментов социальных сетей для эффективного решения бизнес-задач, позволяющая максимально задействовать инновационный потенциал сотрудников.

Система управления «Первая Форма», построенная для воплощения современных принципов ведения бизнеса, основана на идее постоянного взаимодействия сотрудников в единой информационной среде, открытого доступа к рабочей информации. Возможности системы позволяют выстраивать оптимальное взаимодействие с удаленными работниками, партнерами и дилерами. Все инструменты, используемые в системе, знакомы и привычны пользовате-лям. «Первая Форма» интуи тивно понятна уже с первого дня работы.

Инструменты Enterprise 2.0 незаменимы в работы отдельных подразделений, непосредственно отвечающих за рост финансовых показателей компании, таких как клиентская поддержка, маркетинг, продажи, закупки и др.

К технологиям Enterprise 2.0 относятся: вики, блоги, чаты, обсуждения и другие элементы Web 2.0, ускоряющие бизнес-процессы посредством вовлечения сотрудников, партнеров или поставщиков в работу в единой информационной среде.

Профиль сотрудника

Адресная книга и профиль сотрудника

Ленты обсуждений и комментариев

Быстрый доступ к избранным категориям Календарь

Чат для быстрого общения

Файловое хранилище

Enterprise 2.0 в «Первой Форме» это:• Привычные инструменты работы в социальной сети;• Эффективное взаимодействие в рамках рабочих групп;• Удобные возможности для работы удаленных сотрудников;• Коммуникация в единой корпоративной информационной среде;• Сохранение и воспроизводство компетенций;• Доступ из любой точки мира.

24 25

Возможность работы из любой точки мира

Личный кабинет

В современном бизнесе важнейшим конкурентным преимуществом является скорость реакции на изменения, а клю-чевой задачей большинства компаний – сокращение сроков принятия решений. Часто согласование любого важно-го решения требует вовлечения десятков сотрудников, проведения нескольких совещаний, рассылки и прочтения сотен электронных писем и, в итоге, месяцев времени. С «Первой Формой» Вы сможете отказаться от большей части совещаний и контролировать исполнение задач в режиме реального времени.Достичь непрерывности управления в условиях существующих инфраструктурных проблем, перебоев в работе сотовых сетей и разницы во времени зачастую бывает нелегко. Мобильность бизнеса сегодня – это эффективная система автоматизации. Управление бизнес-процессами с помощью «Первой Формы» позволяет контролировать качество работы и эффективность внутренних процессов, высвобождая дополнительное время на решение страте-гических задач.

Личный кабинет, интегрированный с «Первой Формой» – это возможность использовать преимущества системы при работе с клиентами и партнерами. Сервис легко устанавливается и дает доступ пользователям к возможностям системы через Ваш собственный сайт.

С помощью личного кабинета Вы получаете четко выстроенную систему взаимодействия с клиентами и партнерами в привычной рабочей среде. Благодаря легкости и удобству дизайна, личный кабинет отлично впишется в любой корпо-ративный веб-сайт.

Современные системы автоматизации бизнеса класса Workflow обеспечивают непрерывное управ-ление рабочими потоками. Для эффективного управления бизнесом в «Первой Форме» достаточно выхода в интернет и получаса времени в день.

Личный кабинет в «Первой Форме» это:

• Качественная обратная связь. Обращения ваших клиен-тов будут зафиксированы в соответствующем разделе «Первой Формы»;

• Личный кабинет для партнеров. Дополнительные воз-можности для командной работы, доступ к совместным задачам и комментариям;

• Удобство взаимодействия с контрагентами. Упрощенный доступ к общим документам, загрузка файлов и обсуж-дение задач.

26 27

Возможность самостоятельной настройки «Первой Формы»

«Первая форма» — комплексное управленческое решение, представляющее из себя гибкий конструктор, настраивае-мый в точном соответствии с потребностями компании. Система позволяет автоматизировать бизнес «как есть», благо-даря чему развернуть «Первую Форму» в организации возможно силами любого ИТ-специалиста всего за один день.

Встроенные инструменты визуального моделирования позволяют быстро и легко выстраивать схемы взаимо-действия сотрудников и подразделений в рамках Ваших бизнес-процессов.

Мастер «Быстрый старт» предназначен для быст­рого создания пользователей и групп на основе организационной структуры предприятия в 5 шагов.

С помощью мастера быстрой настройки можно:• задавать роли и должности;• настраивать подписи;• создавать разделы с настроенными правами

для каждого подразделения;• создавать категорию «Текущие задачи», отражающую основной бизнес-процесс подразделения.

Преимущество

«Первая Форма» дает возможность быстрой автоматизации без дополнительных финансовых затрат:• Настраивается собственными силами без привлечения сторонних специалистов;• Не требует специальной квалификации;• Не требует длительной адаптации персонала.

Шаг 1.Создание структуры подразделений (организационной структуры предприятия)

Шаг 3. Настройка подписей

Шаг 4. Дополнительные настройки

Шаг 5. Предпросмотр

Шаг 2. Наполнение созданных подразделений пользователями

При использовании Active Directory «Первая форма» может применить имеющиеся справочники пользователей.

Дополнительные настройки позволяют более точно настроить систему в соответствии с существующими бизнес-процессами.

На завершающем этапе отображается сводная визуальная информация обо всех настроенных процессах, созданных группах и пользователях.

28 29

Возможность самостоятельной поддержки «Первой Формы»

Дополнительные возможности «Первой Формы»

Настройки конфигурации и поддержка в течение всего времени использования «Первой Формы» производятся через административный интерфейс системы. Все последующее управление и настройка может осуществляться специали-стами компании самостоятельно. В отличие от многих систем управления бизнесом, предлагаемых в формате SaaS, «Первая Форма» может устанавливаться на ваш собственный сервер, доступ к которому имеете только Вы и Ваши IT-специалисты.

Функционал SMART — «искус-ственный интеллект» системы «Первая Форма». Он позволяет настраивать в системе автомати-ческое выполнение любых дейст-вий при наступлении заданных условий.

SMART легко оптимизирует биз-нес-процессы с учетом специфики предприятия и становится неза-менимым инструментом в реше-ний различных бизнес-задач.

При помощи smart-функции система может автоматически осуществлять такие действия как:

• Создавать задачу;• Назначать исполнителя;• Запрашивать подпись;• Изменять срок исполнения задач

и поручений;• Изменять значения параметров;• Формировать текст уведомления

и автоматически отправлять по электронной почте;

• Формировать документы MS Office по заданному шаблону.

Учетные записи сотрудников

Настройка прав пользователям, объединенным по определенному признаку

Дополнительные параметры формализации данных в системе

Преимущество

«Первая Форма» имеет широкие возможности для самостоятельного развития:• Интуитивно понятный интерфейс, легкость администрирования;• Система может быть настроена любым системным администратором без специальной подготовки;• Не несет скрытых затрат на поддержку и развитие;• Исключена возможность случайного или намеренного удаления данных; • Возможность интеграции с внутренними системами.

Примеры

Использование возможностей SMART в решении повседневных бизнес-задач:

• С помощью функционала SMART можно настроить автоматическое формирование реестра платежей по заданному шаблону с последующей отправкой на указанную электронную почту.

• SMART можно использовать для автоматической отправки запроса согласования с руководителем платежа (или скидки), превышающих установленный лимит.

• Возможности SMART позволяют автоматически закреплять за сотрудником задачи определенного типа, или наст роить запрос на подпись руководителя для выбранных задач.

Главная страница административного интерфейса отображает структуру и взаимосвязь всех элементов

Выбор акцептанта при запросе подписей

Шаблон настройки внешнего вида и бизнес-логики объектов

Настройка состояний объекта в процессе движения по маршруту

Функционал SMART

Согласование заявки на оплату

Формирование реестра платежей

30 31

Ресторанный бизнес

Проблемы, с которыми столкнулась компания:

Проблемы, с которыми столкнулась компания:

Внедрение «Первой Формы»:

Внедрение «Первой Формы»:

Общие результаты и новое качество управления:Общие результаты и новое качество управления:

Бизнес-задача:

Бизнес-задача:

Нарушение сроков открытия новых ресторанов сети; Высокие инвестиционные затраты и выход за рамки бюджета;

Снижение показателей развития сети; Проблема с оперативным доведением до персонала изменений в проекте;

Более 60 участников и десяти подразделений по каждому объекту;

Дезинформация в отчетах.

Спущенные в филиалы приказы выполняются «на словах»; Частые переносы сроков по поручениям топ-менеджмента; Размытая ответственность за исполнение поручений генерального директора между директорами филиалов и функциональными директорами;

Документы передаются из филиалов почтовыми сообщениями с большими задержками;

1000 сообщений в день в почтовых ящиках директоров управляющей компании в Москве;

Исполнение многих контрактов требует участия нескольких филиалов;

Генеральному директору физически не хватает времени для полноценного контроля всех распоряжений и оперативного реагирования на возникающие отклонения и риски;

Долгий срок передачи дел при замене функционального директора или директора филиала.

Установлена «Первая Форма» (1 день); Описан и сконструирован в системе основной бизнес-процесс (2 недели, задействован 1 администратор клиента);

Обучен ключевой персонал (67 человек, 3 дня); Основные бизнес-процессы полностью переведены в «Первую Форму» (4 месяца, без привлечения консультантов).

Установлена «Первая Форма» (1 день); Составлено сводное описание процесса исполнения распоряжений (1 день, проинтервьюировано 3 руководителя управляющей компании в Москве);

Настроены инструменты постановки и контроля исполнения распоряжений, реализованы автоматическая эскалация задач, фиксирование

трудозатрат, оценка исполнителей, сервисы SMS и E-mail оповещений (1 неделя, задействован 1 администратор клиента); Обучен персонал (18 директоров филиалов, топ-менеджмент компании – 3 дня);

Ключевые бизнес-процессы полностью переведены в «Первую Форму» (1 месяц).

В течение следующих 2 лет показатели темпа роста сети увеличились в полтора раза и составили 9 ресторанов в год;

Под сокращение попали 6 сотрудников, занимающихся хищением инвестиционных средств;

Сервисное сопровождение сети было переведено на централизованный формат;

Генеральный директор снизил на 80 % свое личное участие в проектах. Это время было с пользой потрачено на оптимизацию стратегии развития сети;

Отклонения по срокам открытия не превышают 1 недели;

Все возможные отклонения прогнозируются заранее.

Работа сотрудников оценивается через систему показателей. По результатам оценки уволены два руководителя филиала;

За первый месяц выявлено несколько случаев подлога в предоставляемой информации на уровне функциональных дирекций;

Исключен человеческий фактор из процесса подготовки документов;

Срок согласования документов сократился в 6 раз за первые полгода работы в системе;

ФД уволил заместителя за несоответствие занимаемой должности;

Топ-менеджмент теперь оперативно получает обратную связь;

Срок передачи дел новому руководителю подразделения сокращен до 1 недели (с помощью протоколов работы сотрудников и подразделений);

Благодаря тотальному контролю со стороны ГД продажи за июнь побили по показателям выручки за май, самый пиковый месяц по продажам;

Руководством был усилен контроль бюджетов. За сры-вы сроков на ответственных менеджеров налагались штрафы. Однако это не снимало проблемы контроля должного исполнения поручений руководства на ме-стах и длительности процесса согласований, что пре-пятствовало естественному росту и развитию компании.

Стало критически важно отслеживать – кем, когда и что было сделано по конкретной задаче. Было реше-но обратиться к возможностям систем автоматизации бизнеса. Выбор был сделан в пользу системы «Первая Форма», максимально соответствующей потребностям компании.

Текущий уровень производительности труда оценивался руководством как неудовлетворительный. Документы часто терялись, поручения исполнялись несвоевременно. Использование современных средств связи не помогало оптимизировать коммуникации и фиксировать сроки и договоренности.

Для решения всего комплекса управленческих проблем была выбрана система «Первая Форма», так как управление на основе четких задач позволило бы контролировать своевременность и эффективность действий сотрудников.

Генеральный директор: «Ранее для контроля над исполнением поручений требовалась моя высокая вовлеченность в каждый проект. После автоматизации с «Первой Формой» появилась возможность уделять больше времени стратегическим вопросам. Система помогает не только контролировать исполнения поручений на местах, но и повышает ответственность всех участников процесса. Деятельность удаленных офисов стала прозрачной. Темпы развития сети существенно возросли, система помогает нам в этом»

Финансовый директор: «Ранее в компании не удавалось четко очертить ответственность сотрудников. Огромное количество времени тратилось на оперативное управление. С внедрением «Первой Формы» срывы сроков сократились в разы, появилась возможность в режиме реального времени видеть ход исполнения распоряжений и заблаговременно реагировать на риски».

развитие сети

18 филиалов по России, более 300 сотрудников. Центр принятия решений – Москва.

Географически распределенная структура подразделений, более 200 ресторанов в России и СНГ.

Возможности «Первой формы» как инструмента решения различных бизнес-задач

подтверждены широким отраслевым опытом.

Транспортная компанияуправление филиалами

32 33

Торговая компанияоткрытие магазинов

Строительная компаниясогласование смет и проектный учет

Крупная холдинговая компания Строительство жилых домов, офисов и реконструкция зданий.

Проблемы, с которыми столкнулась компания: Проблемы, с которыми столкнулась компания:

Внедрение «Первой Формы»:

Внедрение «Первой Формы»:

Общие результаты и новое качество управления:

Общие результаты и новое качество управления:

Бизнес-задача:Бизнес-задача:

Высокие инвестиционные затраты; Низкие показатели развития сети; Затруднен контроль над субподрядчиками; Совмещение роли руководителя проекта на 3 проектах одновременно;

Превышение сроков открытия магазинов, значительный рост издержек.

Несвоевременная сдача объектов; Затягивание принятия решения по согласованию плановых смет;

Большое количество сторон, участвующих в согласовании;

«Дыры» в бюджете.

Установлена «Первая Форма» (1 день); Описан и сконструирован в системе процесс документооборота (2 недели, задействован 1 администратор клиента).;

Обучен персонал (30 человек, 2 дня), записан видеоролик с обучением для текущих и будущих сотрудников;

Ключевые бизнес-процессы полностью переведены в «Первую Форму» (3 месяца).

Установлена «Первая Форма» (1 день); Описан и сконструирован в системе основной бизнес-процесс (1,5 недели, задействованы 2 администратора клиента);

Обучен персонал (60 человек, 3 дня); Ключевые бизнес-процессы полностью переведены в «Первую Форму» (3 месяца, без привлечения консультантов).

В течение следующих 2 лет темпы роста сети приблизились к 90 % и составили 12-14 магазинов в год;

Генеральный директор снизил на 80 % свое участие в проектах. Это время было с пользой потрачено на решение стратегических вопросов;

Исчезли «недоделки» в первые дни работы магазина;

Сервисное сопровождение сети было переведено на централизованный формат;

Накопленная информация по всем процессам и действиям в системе позволила выявить неэффективных руководителей и обоснованно снять их с должностей.

В течение 6 месяцев увеличение числа проектов на 30 %;

Уволены два финансовых менеджера за нецелевое использование средств;

Регламентированы более 80 % бизнес-процессов, по сравнению с 30 % ранее;

Отклонения по срокам сдачи объекта – в пределах допустимых 14 дней;

Максимально сокращено время простоя арендованного оборудования;

Четкая регламентация статей бюджета; Оперативное согласование всех аспектов проекта.

Активное развитие сети способствовало быстрому росту штата сотрудников. Однако для эффективного контроля деятельности всех подразделений требовалось организация прозрачной системы коммуникаций внутри компании, позволяющей

централизованно управлять всеми территориальными подразделениями. Выбор был сделан в пользу «Первой Формы» из-за легкости внедрения и возможности масштабирования системы.

Затягивание сроков реализации проектов, снижение прибыли и рост недовольства заказчиков вынудили руководство признать необходимость жесткой

регламентации бизнес-процессов и внедрения системы автоматизации.

Генеральный директор: «С помощью системы «Первая Форма» мы смогли объединить все удаленные подразделения в единое информационное пространство. У меня появилась возможность часть полномочий делегировать помощникам и заместителям. Сократилось количество срывов сроков, конфликтных ситуаций, ни одно распоряжение не остается без исполнения».

Генеральный директор:: «В целом могу отметить положительный экономический эффект от внедрения «Первой Формы». За счет соблюдения сроков по проектам удалось значительно сократить издержки. Можно сказать, что с помощью «Первой Формы» компания привела дела в порядок».

34 35

Преимущества«Первой Формы»

Экономическое обоснование внедрения «Первой формы» путем оценки затрат на ФОТ за счет изменения коэффициента эффективности труда:

Для владельца бизнеса Повышение стоимости компании, так как наличие систе-мы управления бизнесом учитывается инвестиционными консультантами при расчете средневзвешенной стоимо-сти капитала (WACC);

Уменьшение рисков потери инвестиций за счет увеличе-ния контроля и прозрачности;

Снижение кадровых рисков.

«Я как собственник бизнеса не пользуюсь «Первой Формой». Но управляющий партнер и все сотрудники компании (их 250 человек), не представляют себе работу вне этой системы. «Первая Форма» помогает осуществлять опера-тивное управление бизнес-процессами, контролировать сроки и качество выполнения задач, получать самый пол-ный отчет о текущей деятельности и эффективности каждого сотрудника. Мне как собственнику важен конеч-ный результат – полностью задокументированный в виде протоколов взаимодействий собственный бизнес. Это и обеспечивает мне «Первая Форма», – Игорь Островский, старший партнер консалтинговой компании «КСК Групп».

Для топ-менеджера Упрощенное принятие управленческих решений; Ускорение запуска новых продуктов и открытия филиа-лов;

С «Первой Формой» Вы сможете отказаться от большей части совещаний и планерок;

Контроль выполнения планов и задач в режиме реаль-ного времени;

Система оценки эффективности позволит объективно оценить загрузку персонала;

Контроль качества обслуживания клиентов и эффектив-ность внутренних процессов;

Хранение и обработка информацию о клиентах и пар-тнерах.

«Первая Форма» помогла формализовать бизнес-процессы, нам стало проще контролировать их выполнение. Кроме того, появилась возможность оперативно управлять 13 территориально распределенными подразделениями. Зна-чительно упростилось решение конфликтных ситуаций. Возможность удаленной работы позволяет оптимально распределять мое рабочее время. Удалось избавиться от большой кипы бумажных документов. «Первая Форма» берет всю рутинную работу на себя», – Андрей Алехин, генеральный директор «Апогей Металл».

Для финансового директора Ускоренный процесс бюджетного планирования; Система документооборота значительно упростит сбор необ ходимой информации;

Обсуждение связанных с бюджетом вопросов без отры-ва от рабочего процесса;

Интеграция с вашей ERP системой (1С, SAP и др.) по-зволит перенести часть задач, связанных с отгрузками и контролем оплат, в «Первую Форму» и снизит нагрузку на бухгалтерию;

Организованная система заявок на платежи и использо-вание наличных средств;

Оперативное управление кредиторской задолженно-стью.

«Функции финансового директора компании закреплены за генеральным директором. За год в компании согла-совывалось более 1500 платежей, это 5 − 10 и более согласований в день. Ранее все эти процессы происходили по телефону или почте, отсутствовала структуриро-ванность, были задержки из-за отсутствия нужного сотрудника на рабочем месте. После установки «Первой Формы» временные затраты значительно сократились: 90 % всех документов проходит через систему», – Максим Воскобойников, генеральный директор «Макси Флора».

Для IT-директора «Первая Форма» не создаст дополнительной нагрузки на IT-службу;

Инструмент управления заявками внутренних заказчи-ков;

Регламентация и планирование IT-инфраструктуры; Встроенная возможность оценки качества.

«Раньше об этом некогда было думать, сейчас улучшаем технологии, повышаем производительность. Благода-ря «Первой Форме» у меня появилось время на обучение, сертификацию и стратегическое развитие IT-структуры», – Денис Горчаков, начальник отдела информационных технологий, «Ариэль Металл»

Оценка экономического эффекта внедрения базировалась на затратах на фонд оплаты труда (ФОТ) с учетом коэффи-циента эффективности труда: начальный коэффициент был принят равным 50 %, так как примерно половину рабочего времени сотрудники тратят на напоминания коллегам, «вспоминание» договоренностей и деталей, попытки самоорга-низоваться и т. д. Внедрение «Первой Формы» предполагало повышение эффективности труда работников и снижение за счет этого потерь ФОТ.

В среднем, «Первая Форма» повышает производительность на 30 % без существенной перестройки бизнес-процессов. Качество выполнения задач и поручений повышается, как минимум, на 50 %. Если результат заказчика не устраивает, задача незамедлительно обжалуется и возв ращается на доработку до тех пор, пока качество исполнения не удовлет-ворит заказчика.

Ключевые особенности «Первой Формы» как системы управления бизнесом:

Гибкость системы и автоматизация бизнеса «как есть»; Простота развертывания и быстрота обучения персонала; Возможность развития собственными силами без привлечения сторонних специалистов; Удобный интерфейс, отсутствие требований к рабочим местам.

«Первая форма» увеличивает скорость, качество и эффективность работы сотрудников на любом предприятии. система помогает быстрее получить всю необходимую информацию для исполнения обязанностей и принятия решений.

инна гильбух, финансовый директор, гк Шерл.«Компания имеет филиалы в 22 городах России и доставляет более 1000 тонн грузов ежедневно. На оперативное управление уходит от 4 до 6 часов в день (собрать бумажки, распечатать, отнести на подпись генеральному директору, раздать ответственным лю-дям, отправить в филиалы, внести в управленческий учет, проконтролировать получение обратной связи, напомнить секретарю, чтобы напомнил спросить завтра и т. д.) Для про-ведения совещаний и организации совместной работы использовался Skype и Outlook.Замдиректора рисует задачу, все кивают головой, проходит неделя – кто-то не сделал, кто-то справился за три часа, кто-то вообще «заболел». Генеральный директор завален «бумажками».Для решения всего комплекса управленческих проблем была выбрана система документоо-борота и управления задачами «Первая Форма». Ожидания руководства компании от вне-дрения оправдались – в течение первых 2 месяцев после внедрения системы производи-тельность труда сотрудников повысилась, как минимум, на 30 %».

Пример:Зарплаты сотрудникам 5 000 000 рублей:Эффективность – 50 % (средняя по стране)Реальная отдача (в деньгах) = 2 500 000 рублей2,5+30 %= 3 250 000 рублей (+750 000 рублей)Стоимость одной лицензии «Первой Формы» = 9 тыс. рублей

Итого:После заверше-ния внедрения при средней зар-плате сот рудника в 50 тыс. рублей «Первая Форма» окупится менее чем за 2 месяца.

Окупаемость лицензии «Первой Формы», измеряемая в месяцах, оценивалась как стоимость лицензии, руб. / ФОТ, руб.* рост производительности труда,%.

36 37

Модельная технологиявнедрения «Первой Формы»

Этапы внедрения«Первой Формы»

Внедрение программного продукта в организации – долговременное и затратное предприятие. Использование модельной технологии при внедрении «Первой Формы» позволяет значительно упростить этот процесс. Модельная технология удешевляет процесс внедрения и ускоряет переход на новый функционал.

Проектная модель:

Временной разрыв между началом проекта и получением заказчиком первых результатов – 6-7 месяцев;

Уточненный реальный бюджет всего проекта – только через 2,5-3 месяца;

Бизнес-процессы на предприятии изменились – изменились требования к системе;

Риск изменения состава функциональных заказчиков;

Риск возникновения новых требований в связи с изменениями процессов и сменой состава участников. Изменение требований часто сопряжено с увеличением сроков, и, как следствие, смет.

модельная технология внедрения:

Получение первых результатов через 2-3 месяца; Реальный бюджет проекта через 3-5 дней; Быстрый запуск значительно сокращает риски изменений в процессе и структуре компании заказчика; Принцип рабочей группы: все ключевые заказчики и пользователи участвуют в процессе формирования требований и тестировании функционала системы

1. Экспресс-аудит бизнес-процессов за 3 дня. В рамках этого этапа мы обследуем предметную область, формали-зуем требования к функционалу, составим проект техни-ческого задания на настройку необходимых процессов и определим требования к интеграции с имеющимися системами.

итог этапа: составлен проект технического задания. Определены рамки пилотного проекта. Сформулирована бизнес-задача внедрения «Первой Формы».

2. Пилотный проект – внедрение «Первой Формы» в группе административнх сотрудников. Подробный биз-нес-анализ в рамках выделенной предметной области. Обучение администратора, настройка процессов, обуче-ние пользователей и тестовая эксплуатация.

итог этапа: обозначенные задачи внедрения полностью решены в масштабе выбранной группы пользователей, сот рудники приобрели навыки работы в системе, бизнес задача в «Первой Форме» решается в разы быстрее и эф-фективнее.

3. основное внедрение – определение и последующая автоматизация остальных процессов и функциональных блоков в рамках общих задач внедрения с учетом допол-нительных требований, возникших по итогам пилотного проекта и имеющейся практики эксплуатации. Для реали-зации этапа должны быть установлены лицензии и прове-дено обучение для всех остальных пользователей.

итог этапа: все задачи внедрения решены, все пользова-тели обладают навыками использования системы, эффек-тивность работы организации существенно возросла.

4. Доработки, улучшения – прочие дополнительные ра-боты и услуги, направленные на извлечение максималь-ного эффекта автоматизации.

итог этапа: все информационные потоки организации полностью переведены в «Первую форму», все задачи эффективно решены с учетом возникших в процессе экс-плуатации дополнительных требований.

38

Подробнее ознакомиться с возможностями системы «Первая Форма» можно на нашем сайте www.1forma.ru

Заказать презентацию работы системы можно, написав нам email: info@1forma.ru

www.1forma.ru

+7 (495) 660-38-09